CRITERIALIJST VOOR SUBSIDIEAANVRAGEN TER PROMOTIE VAN EEN BREED SPORTAANBOD DOOR EVENEMENTEN MET EEN BOVENLOKAAL EN COMPETITIEF KARAKTER Voor meer informatie kan u steeds terecht bij Vlaamse overheid Agentschap Sport Vlaanderen Afdeling Subsidiëring Arenbergstraat 5 1000 Brussel Tel. 02 553 41 03 E-mail:
[email protected] Website: www.sport.vlaanderen 1. Situering Met dit subsidiekanaal willen we goed uitgewerkte evenementen voor jeugd of volwassenen, met een bovenlokaal en competitief karakter, binnen sporten die niet in aanmerking komen voor traditionele subsidiëring via Topsport Vlaanderen, in de spotlights plaatsen. Indien het een jeugdevenement betreft, dient er ook een internationaal deelnemersveld te zijn. Naast de bestaande subsidiekanalen en decretale subsidies blijft de nood bestaan aan een kanaal om unieke sportpromotionele evenementen van sporten met een beperkte media–aandacht te ondersteunen. Er werd een opsplitsing gemaakt tussen evenementen met de nadruk op participatie enerzijds en competitieve evenementen met een bovenlokale dimensie anderzijds. Onderstaande criteria passen binnen het competitieve luik. Een evenement dat aanspraak wil maken op deze subsidies, moet via een sterk onderbouwd concept bijdragen aan het kenbaar maken van deze sport in Vlaanderen. 2. Wie komt in aanmerking? • •
• •
•
Organisaties die behoren tot de doelgroep die omschreven wordt in de situering. Subsidieaanvragen kunnen enkel ingediend worden door vzw’s (Alleen instellingen of rechtspersonen, die ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel kunnen via deze site een aanvraag indienen. Aanvragen voor individuele hulp kunnen dus niet.). Het evenement vindt plaats in het Nederlandse taalgebied of het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. De organiserende vereniging is gevestigd in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad en wordt, wegens haar activiteiten, beschouwd uitsluitend te behoren tot de Vlaamse Gemeenschap. Verenigingen, die al subsidies ontvangen van de Vlaamse overheid of een andere overheidsinstelling, moeten in hun begroting of aanvraagdossier aangeven hoeveel ze reeds ontvangen (of aangevraagd) hebben, van welke overheid en waarvoor de gelden gebruikt worden. De vereniging mag voor dezelfde kosten binnen het evenement niet tweemaal subsidies ontvangen vanuit de Vlaamse overheid of instellingen die hiervan afhangen.
1
•
Verenigingen die al subsidies via Topsport Vlaanderen, via het reglement voor subsidieaanvragen ter promotie van een breed sportaanbod voor evenementen met een focus op participatie en/of binnen de facultatieve opdracht topsport (decreet houdende de regeling van de erkenning en subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties, de koepelorganisaties en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding) ontvangen of aangevraagd hebben, kunnen geen aanvraag indienen voor dit subsidiekanaal. 3. Criteria De Vlaamse overheid beoordeelt eerst volgende vaste criteria:
• • • • •
• • • •
• •
• •
Het sportevenement dient een bovenlokaal karakter te hebben. Het sportevenement heeft een duidelijk competitief karakter (wedstrijd of tornooi). De nadruk ligt op geoefende sporters, recreanten kunnen niet aan het evenement deelnemen. Sporten die traditioneel minder onder de aandacht komen, krijgen voorrang. Het evenement biedt een duidelijke meerwaarde aan de promotie van de sport in kwestie. Het evenement is duurzaam en vernieuwend en is er op gericht een vaste plaats in te nemen in het Vlaamse sportlandschap. Met vernieuwend of innovatief wordt bedoeld: vernieuwend zijn op het vlak van methodiek of inhoud en inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Duurzaamheid betekent ook dat het evenement niet uitsluitend afhankelijk mag zijn van een subsidie door de Vlaamse overheid. Workshops, demotrainingen of andere acties die aan toeschouwers aangeboden worden om ze de kans te geven met de sport kennis te maken, vormen een meerwaarde. Jongeren tot 14 jaar krijgen als toeschouwers gratis toegang tot het evenement. Het evenement is georganiseerd in goede samenwerking met andere relevante partners, zoals sportclubs, de gemeentelijke sportdienst of de federatie. Indien het evenement waarvoor een aanvraag wordt ingediend een jeugdevenement is, o dient het bij de top te behoren van evenementen in Vlaanderen voor jeugdcategorieën in die sport. o moet het een internationale dimensie hebben, waardoor onze Vlaamse jeugdsporters de kans krijgen zich te meten met een internationaal deelnemersveld (ontvankelijkheidsvoorwaarde). De organisatoren werken een goede communicatiestrategie uit in functie van de promotie van hun eigen sporttak. Alle evenementen die financieel ondersteund worden door de Vlaamse overheid moeten de visibiliteit voor Vlaanderen garanderen. Het logo van het Agentschap Sport Vlaanderen dient opgenomen te worden in de verschillende communicatie- en promotie initiatieven van het evenement (cfr. Punt 8 en 9). Kampioenschappen waarvan de organisatie tot de basisopdrachten van de federatie behoort, komen niet in aanmerking. Nieuwe aanvragen genieten voorrang: o Een subsidieaanvraag van een evenement dat het jaar voordien ondersteund werd via dit kanaal, is automatisch onontvankelijk. Een organisatie kan in het daaropvolgende jaar opnieuw een subsidie aanvragen. Kortom, je kan om de twee jaar een subsidie ontvangen als jouw aanvraag goedgekeurd wordt. o Per indiendatum kunnen maximum drie evenementen binnen eenzelfde sporttak geselecteerd worden in dit kader. Indien meerdere evenementen ingediend worden krijgen organisaties die voorheen geen ondersteuning van de Vlaamse overheid genoten voorrang. Daarna zullen het innovatieve karakter van het evenement en de kwaliteit van het dossier uitsluitsel brengen.
2
•
Per evenement kan maximaal een bedrag van 5000 euro worden toegekend. Het subsidiebedrag dat aangevraagd wordt mag niet hoger liggen dan 30% van de begrootte kosten in het aanvraagdossier. 4. Waar en hoe dient u het dossier in? De aanvragen dienen gericht te zijn aan het Agentschap Sport Vlaanderen t.a.v. de Afdeling Subsidiëring - Arenbergstraat 5 - 1000 Brussel. Het ingevulde aanvraagformulier wordt ondertekend, eventueel met de bijhorende bijlage (Excelformulier begroting), bij het Agentschap Sport Vlaanderen op het volgend elektronisch adres:
[email protected] en in papieren versie aangetekend of tegen ontvangstmelding, naar de Afdeling Subsidiëring verzonden op het bovenstaande adres. Afhankelijk van het ogenblik waarop uw sportevenement plaatsvindt, zijn er twee indiendata: • uiterlijk op 15 maart, voor sportevenementen die plaatsvinden tussen 1 juli en 31 december van het indienjaar; • uiterlijk op 30 september, voor sportevenementen die plaatsvinden tussen 1 januari en 30 juni van het daaropvolgende jaar. In geval van aangetekende verzending, moeten deze uiterlijk de werkdag vóór de uiterste indieningsdatum bij de post worden aangeboden. De poststempel geldt als bewijs. 5. Uit welke onderdelen bestaat het dossier dat u indient? Organisaties reageren op de oproep door het indienen van: • een volledig ingevuld en ondertekend formulier ‘Aanvraagformulier voor de ondersteuning van evenementen met een bovenlokaal en competitief karakter ter promotie van een breed sportaanbod’ • een begroting (inkomsten-uitgaven) voor het geplande evenement 6. Op welke manier wordt uw dossier beoordeeld? De dossiers worden in eerste instantie beoordeeld op ontvankelijkheid. De volgende dossiers worden niet meegenomen voor beoordeling: • Dossiers die de deadline voor indiening niet respecteren (cfr. punt 4). • Dossiers die ingediend worden door een organisator die niet gestructureerd is als een vzw (cfr. punt 2). • Organisaties die het voorgaande jaar een subsidie ontvingen voor hetzelfde evenement. • Dossiers waarvan het aanvraagformulier niet volledig en correct is ingevuld. De dossiers die wel worden weerhouden, worden vervolgens door het Agentschap Sport Vlaanderen, beoordeeld. Hierbij wordt volgend scoresysteem gehanteerd: 1. Kwaliteit dossier: Het dossier werd volledig, correct en grondig ingevuld en uit het aanvraagformulier blijkt dat de criteria goed werden nagelezen: maximale score is 5 punten en de minimale 0 punten. 2. Bovenlokaal en competitief karakter: Het evenement is in hoofdzaak gericht op de geoefende sporters en wordt niet enkel regionaal gepromoot (internationaal is een meerwaarde maar een vereiste voor jeugdevenementen): maximale score is 4 punten en de minimale 0 punten. 3. Breed sportaanbod: De sporten die traditioneel minder onder de aandacht komen hebben voorrang: maximale score bedraagt 3 punten en de minimale 1 punt.
3
4. Innovatie: Vernieuwend zijn op het vlak van methodiek of inhoud, inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Het evenement mag niet uitsluitend afhankelijk zijn van een subsidie door de Vlaamse Overheid: maximale score bedraagt 5 punten en de minimale 0 punten. 5. Organisatie en communicatie: Duidelijke meerwaarde voor de sport, goede communicatiestrategie, goede samenwerking met relevante partners,…: maximale score is 3 punten en de minimale 0 punten. Evenementen moeten minimaal 14 op 20 behalen om in aanmerking te komen voor subsidiëring. Deze rangorde is doorslaggevend. Rekening houdend met de door de beoordelingscommissie aanvaarde projecten en ingediende begrotingen en de beschikbare middelen, wordt beslist welke dossiers ondersteund zullen worden. 7. Procedure • •
•
• •
Het Agentschap Sport Vlaanderen beoordeelt de aanvragen en maakt een advies op aan de Vlaamse minister, bevoegd voor sport, ten laatste 5 weken na de respectievelijke deadline. De definitieve toekenning gebeurt door de Vlaamse minister, bevoegd voor sport. De organisaties worden elektronisch op de hoogte gebracht van de beslissing over hun dossier respectievelijk vóór 15 mei en 30 november Het financieel eindverslag zal onder andere een ondertekende afrekeningsstaat van inkomsten en uitgaven en een inhoudelijk verslag moeten omvatten. Deze bewijsstukken dienen uiterlijk 2 maanden na de einddatum van het evenement te worden ingediend. De verantwoordingsstukken (facturen e.d.) kunnen steekproefsgewijs bij organisaties opgevraagd worden. Het toegekende bedrag kan niet hoger zijn dan de aangetoonde uitgaven. Indien de kosten lager zijn dan de al betaalde subsidie, wordt het niet bestede deel van het voorschot teruggevorderd. Door het aanvaarden van de subsidie verleent de begunstigde meteen aan het Agentschap Sport Vlaanderen het recht om controle ter plaatse uit te oefenen op de aanwending van de toegekende subsidie. Blijft de begunstigde in gebreke verantwoording te verstrekken dan is hij tot terugbetaling gehouden ten belope van het deel dat niet werd verantwoord. 8. Communicatieve return
•
Het standaardlogo dat door het Agentschap Sport Vlaanderen wordt aangereikt, wordt opgenomen op volgende communicatiedragers: o Website o Flyers o Uitnodigingen o Affiches o Programmaboekje
•
Elke organisator kan gebruik maken van de spandoeken van de Vlaamse overheid. Organisatoren die een subsidie van minimaal 3000 euro ontvangen worden verplicht om minimaal één spandoek tijdens het evenement op een duidelijk zichtbare plaats op te hangen.
4
9. Te gebruiken logo:
•
De standaardlogo’s worden door het Agentschap Sport Vlaanderen aan de gesubsidieerde organisaties bezorgd.
5
