Red een portret!
Het digitaliseren, beschrijven en beschikbaar stellen van de collectie Merkelbach met, door en voor een breed publiek in een ‘public-private-pilot’
Projectvoorstel Stadsarchief Amsterdam Mei 2012
1
INHOUDSOPGAVE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
1.
Inleiding Doelstelling Doelgroepen Aanpak Organisatie Planning Financiering
INLEIDING
Merkelbach In april 1913 opende Jacob Merkelbach (1877-1942) een luxe portretatelier boven het modepaleis Hirsch & Co aan het Leidseplein, een toplocatie voor een ambitieuze fotograaf. Hier heerste ‘luxe et volupté’ en klanten uit de bovenlaag van de burgerij, maar ook uit de wereld van het theater, de dans, kleinkunst en film vonden hun weg naar de portretstudio. Naar de geest van de tijd onderging iedere opname een uitvoerige bewerking voordat hij geschikt was om afgedrukt te worden. De klant kon kiezen uit diverse formaten, oplopend tot 50x60 cm. Glasplaten werden gematteerd en van potloodretouche voorzien, de emulsiezijde werd met verf gedekt, achtergronden werden ingeschilderd als een acteur kwam poseren in het kostuum van zijn laatste rol. Ieder negatief werd zo een kunstwerkje op zich. In de jaren dertig kwam Bobby Rosenboom (1904-1978) als assistent in dienst. Met hem deden nieuwe opvattingen over belichting (kunstlicht!) hun intrede en hij was de trait d’union naar de Nederlandse filmindustrie. Van 1935 tot eind jaren vijftig fotografeerde hij alle filmproducties in de Cinetone studio’s in Duivendrecht. In 1939 huwt hij Mies Merkelbach (1904-1985) die haar vader opvolgt als hoofd van het atelier. De oorlogsjaren zijn moeilijk; Bobby Rosenboom wordt al in 1941 gearresteerd, maar overleeft het kamp, Jacob Merkelbach overlijdt in 1942 en Mies moet een deel van het atelier afstaan in verband met het luchtafweergeschut dat de Duitsers op het dak van het Hirsch-gebouw hebben geïnstalleerd. Onder dekking van de aanwezige Duitsers doet ze haar illegale werk. Na de oorlog wordt de loop naar de studio minder, de concurrentie heviger, theaterfotografie verplaatst zich naar de toneelvloer en op den duur delven alle gespecialiseerde portretstudio’s het onderspit in de strijd met de doe-het-zelf-fotografie. Het betekent het einde van een tijdperk dat in 1839 inzette met de eerste daguerreotypiestudio’s. Een eeuw lang was het maken van portretten de belangrijkste inkomstenbron voor beroepsfotografen. Door de fotografie zijn we eraan gewend geraakt onszelf, onze naasten en onbekenden op dezelfde wijze te aanschouwen, waar en wanneer we willen. Digitale camera’s en nieuwe media zorgen voor een wereldwijde, reusachtige etalage waarin we ons allemaal te kijk kunnen zetten. De foto’s van Merkelbach getuigen van een tijd toen het nog de fotograaf was die de regie voerde over het beeld dat wij van onszelf wilden creëren, met zijn apparatuur, uitgekiende lichtomstandigheden en legertje assistenten, ontvangstdames en retoucheurs,
2
Inhoud collectie Zwaartepunten in de collectie zijn de modefotografie voor Hirsch & Co en andere modehuizen, de foto’s van toneel- en filmacteurs, dansers en kleinkunstenaars, portretten van kunstenaars, politici en bekende Nederlanders van Mata Hari tot Koningin Wilhelmina. Maar hoog boven het Leidseplein kon iedereen zich in de stijlvolle entourage van het atelier even een diva wanen. In meer dan een halve eeuw zijn er naar schatting 150.000 portretten gemaakt waarin het verglijden van de tijd voelbaar wordt: mode gaat maar één seizoen mee, diva’s raken in de vergetelheid, generaties komen en gaan. Maar ook de grote geschiedenis hield geen halt bij de deur van het atelier: de joodse clientèle van voor de oorlog maakte plaats voor Duitse officieren in uniform, die op hun beurt na de bevrijding het veld ruimden voor de Canadese generaal Foulkes. In 1948 kreeg Mies Merkelbach de eervolle opdracht het staatsieportret van Wilhelmina te maken. De sessies hadden plaats in het Koninklijk Paleis. Daarnaast fotografeerde Atelier Merkelbach in de Cinetone studio’s in Duivendrecht. Deze portretten, filmstills en setfoto’s tonen de vergeten wereld van de Nederlandse speelfilm.
Geschiedenis collectie De geschiedenis van de collectie is een turbulente. Al in de nadagen van het atelier heeft Mies Merkelbach porties negatieven verkocht aan het Stadsarchief en het Theater Instituut en afdrukken aan het Prentenkabinet van de Universiteit Leiden. Na de opheffing in 1969 is meer materiaal verspreid geraakt: alle opnamen van de Cinetone-studio’s zijn overgedragen aan het Filmmuseum, wat er nog restte aan afdrukken ging naar het Prentenkabinet in Leiden en de fotoverzamelaar Bert Hartkamp. In 1971 nam de toenmalige gemeentearchivaris de stoutmoedige beslissing zich te ontfermen over de ontzagwekkende hoeveelheid glasnegatieven, naar schatting 150.000. Na ontvangst zijn er opnieuw samenhangende groepen negatieven uitgelicht en terechtgekomen in het Rijksmuseum afdeling Nederlandse geschiedenis en het Joods Historisch Museum. Geen enkele instelling in Nederland was toentertijd toegerust voor de letterlijk loodzware taak om zo’n enorm glasplatenarchief te beheren. Noodgedwongen werd de collectie opgeslagen in een naburige loods, waar een overstroming grote schade aanrichtte. 75% van de collectie ging daarbij verloren. In het afgelopen decennium heeft het Rijksmuseum zijn Merkelbach-negatieven overgedragen aan het Stadsarchief. Ook een andere afgedwaalde portie is weer teruggekeerd.
Materiële staat: zorgelijk In 1991 is met de inmiddels aanwezige kennis van fotoconservatoren en -restauratoren een eerste schade-inventarisatie gedaan. De verhuizing van het Stadsarchief naar de nieuwe locatie in de Vijzelstraat is aangegrepen om alle nog aanwezige negatieven, ca. 40.000 stuks, te verpakken in zuurvrije fourflaps en de metadata in te voeren in een database. In 2008 is nog een kleinschalig conserveringsproject uitgevoerd; 85 gebroken glasnegatieven zijn gereinigd en bij de juiste luchtvochtigheid voorzien van een drager en dekglas van borosilicaatglas. Hierdoor kunnen deze platen zonder problemen gedigitaliseerd worden. Bij de schade-inventarisaties en het ompakken van de collectie werd duidelijk hoe zorgelijk de situatie is. Door de overstroming in de jaren zeventig zijn emulsies deels weggespoeld of verkleefd geraakt met de pergamijnen negatiefzakjes. De grootste platen van 30x40 en 50x60 cm zijn extra kwetsbaar.
3
Tijd voor grootschalige actie Al twintig jaar leeft bij de betrokken instellingen de wens om ‘iets te doen’ met Merkelbach. De gezichten van vroeger, onbekend of beroemd, fascineren. Vanuit die fascinatie heeft de cineast Kees Hin samen met Wim T. Schippers in 1976 een stomme film samengesteld uit portretten uit het Merkelbacharchief: ‘De gevoelige plaat’. In 1998 heeft het Amsterdams Historisch Museum in de opstelling ‘De stad door de jaren’ een kleine presentatie gemaakt met foto’s van Merkelbach die veel reacties opriep. Twee jaar geleden heeft de Duitse kunstenares Isi Kunath in de etalages van het Hirsch-gebouw stills van Merkelbachnegatieven getoond. En bij ieder initiatief verzuchten wij en de initiatiefnemers: ‘er moet iets gebeuren met dit prachtige archief, maar het is zo veel..’. Om dit omvangrijke negatievenarchief te behouden voor ons nageslacht zal een heel groot project nodig zijn, waar we alle mogelijke partijen en een breed publiek bij betrekken. Volgend jaar is het 100 jaar geleden dat het atelier Merkelbach van start ging. Volgend jaar zal er ook extra aandacht voor familieportretten zijn in de door het Fotomuseum en Foam geïnitieerde Fotoweek (vergelijkbaar aan de Boekenweek). Als we er niet in slagen om volgend jaar een grootschalig project te realiseren dan zal het nooit meer lukken. Daarom nu of nooit: Red een portret!
2.
DOELSTELLING
Voor collectie, publiek en erfgoedveld Doel van het project is om de fotografische nalatenschap van atelier Merkelbach de plaats te geven in de geschiedenis van de fotografie die deze bijzondere collectie verdient in een innovatief samenwerkingsverband tussen een brede groep publieke en private partijen. Een divers samengestelde groep partijen wordt uitgenodigd zowel inhoudelijk als financieel deel te nemen aan dit project. Wij vertrouwen er op dat het enthousiasme groot zal zijn niet alleen omdat de collectie behoort tot de top van ons cultureel erfgoed, maar ook omdat het project voor iedereen leuk en interessant werk oplevert, waar bovendien alle partijen van kunnen leren en zelf belang bij hebben. Deze brede doelstelling kan worden onderverdeeld in een drietal concrete doelen die in dit project behaald moeten worden: - Collectie Merkelbach digitaliseren, ontsluiten, beschikbaar stellen en publiceren in een tentoonstelling, een boek en online. - Diverse publieke en private partijen bijeen brengen om het werk aan de collectie voor elkaar te krijgen, van de financiering tot en met uitvoering. - De ervaring van het project delen met het erfgoedveld, met name de lessen op het gebied van projectfinanciering en interactieve vormen van samenwerking tussen erfgoedveld en publiek
Grootschalige opzet: 5 gerelateerde projecten met één doelstelling Omdat het om een grote collectie gaat en een complexe projectdoelstelling, is er veel inspanning en geld nodig om ons doel te bereiken. Daarom is er voor gekozen niet één maar vijf aan elkaar gerelateerde projecten op te zetten. De projecten zijn organisatorisch onafhankelijk met ieder een eigen projectleider, planning en budget. Maar ze zullen elkaar in de communicatie versterken en dienen allen dezelfde doelstelling: met, door en voor een breed publiek de fotografische nalatenschap van atelier Merkelbach behouden en publiceren.
4
De vijf projecten zijn: - Red een portret. Benefietavond en website om middels crowdfunding en crowdsourcing de collectie Merkelbach te digitaliseren, onderzoeken, beschrijven en aan te vullen. - Atelier Merkelbach, gezichten van vroeger, 1913-1969. Tentoonstelling in het Stadsarchief Amsterdam van september 2013 tot januari 2014 met topstukken uit de collecties van de deelnemende instellingen. Vintage prints, moderne drukken, de glasplaten zelf en – als het lukt – de originele camera van Jacob Merkelbach. - Atelier Merkelbach. Een publieksboek op wetenschappelijk basis over Atelier Merkelbach met bijdragen over zowel portretfotografie als mode-, theater-, en filmfotografie. - Professionele portretten van nu. Opdracht aan drie hedendaagse portretfotografen verleend door Stadsarchief Amsterdam en het Amsterdams Fonds voor de Kunst, ten toon gesteld in de hal van Stadsarchief van oktober 2013 tot januari 2014. - Portretten van iedereen: museumnacht. Welk gezicht laten we zien aan elkaar en aan de wereld? Pasfoto’s, fotohokjes, facebook, gemaskerd bal en nog meer manieren om je gezicht wel of niet te tonen.
Project 1: Red een portret Het project dat als eerste van start gaat en waarvan het succes de voorwaarden moet scheppen voor de overige projecten is Red een portret. Dit projectvoorstel betreft in de eerste plaats het project Red een portret.
3.
DOELGROEPEN
De doelstelling van het project is enerzijds gericht op het behoud van een collectie en anderzijds op vernieuwing van samenwerkingsverbanden tussen instellingen, publiek en bedrijfsleven. Daarom zijn er twee categorieën doelgroepen te onderscheiden. Aan de ene kant zijn er de doelgroepen voor wie we de collectie willen behouden en beschikbaar stellen. Dat zou je de klassieke publieksdoelgroepen kunnen noemen. En aan de andere kant zijn er de partijen die in nieuwe vormen van samenwerking allen bijdragen aan het behoud en de beschikbaarstelling van de collectie. Dat zijn in de eerste plaats de culturele instellingen die de collecties beheren. Maar het zijn ook de bedrijven die hun diensten leveren aan het erfgoedveld evenals de partijen die budgetten beschikbaar stellen voor het beheer en behoud van de collecties. En ook de opleidingsinstituten waar stagiairs vandaan komen die gaan deelnemen aan het project, kun je in zekere zin te beschouwen als partij in het project. Omdat vernieuwing van het samenwerkingsverband tussen deze partijen onderling én tussen de partijen en het publiek op zich een doel is van dit project kun je de deelnemers van dit netwerk van betrokken partijen als ‘doelgroepen’ van het project beschouwen. Daarom hieronder een overzicht van de doelgroepen in een zeer brede definitie van het begrip, dus inclusief publiek en partners. Publieksdoelgroepen De collectie Merkelbach zal door sfeer en inhoud een aantal verschillende doelgroepen aanspreken: - Liefhebbers en onderzoekers van de geschiedenis van o (Portret)fotografie o Film
5
-
o Theater o Mode o Reclame o Amsterdammers en Bekende Nederlanders uit de eerste helft van de 20e eeuw. Genealogen en mensen op zoek naar beeld van hun (verdwenen) familie en vrienden. Ieder die meer wil weten over de geschiedenis en waarde van de portretfoto’s van familieleden of anderen in eigen privé bezit Ieder die nadenkt over een portret van zichzelf of van zijn naasten; voor in een lijstje op de schoorsteen of voor een nieuw gezicht op Facebook.
Om het bereik van het project te verbreden worden verbanden gelegd met moderne professionele portretfotografie en met het wijdverbreide gebruik van ‘faces’ die op moderne media ‘laten zien wie je bent’. Tijdens de Museumnacht en de tentoonstelling van de professionele portretfotografie in opdracht van het AFK staan deze linken naar het heden op de voorgrond, maar ook op de benefietavond van Red en Portret komt de actualiteit van het portret aan de orde. Op deze manier hopen we ook doelgroepen te bereiken in een andere leeftijdscategorie en in een bredere maatschappelijke context. Collega-instellingen met opnamen van Merkelbach in de collectie Alle vijf instellingen die zelf ook werk van Merkelbach beheren, te weten: het Theaterinstituut, Joods Historisch Museum, Rijksmuseum, Bijzondere collecties van de Universiteit Leiden en Eye Film, hebben enthousiast gereageerd op ons verzoek mee te doen met de Merkelbach-projecten. Dat betekent dat we in ieder geval voor de tentoonstelling en het boek kunnen rekenen op bruiklenen en reproducties. We hopen dat het ook zal lukken de foto’s in hun collecties in de projectwebsite online te krijgen. Collega-instellingen met interesse voor innovatie op het terrein van publieksparticipatie Bij dit project zal het Stadsarchief de ervaringen die zijn opgedaan in eerdere projecten voor crowdfunding en crowdsourcing kunnen toetsen en verdiepen. Publiek is bereid geld en tijd te geven aan het erfgoedveld in ruil voor het plezier, de waardering en de beloning die ze daarvoor ontvangen. Daardoor verandert de relatie met het publiek. Voor instellingen betekent dit een cultuuromslag op het terrein van de dienstverlening. Dienstverlening verandert in de richting van relatiemanagement. Het denken in doelgroepen wordt omgezet in het denken in netwerkgemeenschappen. Het Stadsarchief wil deze ervaringen graag delen met de collegainstellingen via publicatie en tijdens congressen op het vakgebied. Opleidingsinstituten We hopen stagiaires te interesseren voor een stage waarbij veel geleerd kan worden over bijvoorbeeld: - conserveren van glasnegatieven - portretfotografie - persoonsgebonden archiefonderzoek - publieksparticipatie in erfgoedinstellingen - financiering van erfgoedprojecten ‘Private Partner’ voor het digitaliseren van de collectie Voor het digitaliseren van de collectie wordt een partner gezocht die bereid en in staat is een opdracht aan te nemen waarvan de omvang bij de start van Red een portret mede afhankelijk
6
is van het slagen van het project. Deelnemen aan dit project als leverancier is niet zonder risico. Gezien de kwetsbaarheid en complexiteit van de glasnegatieven moeten hoge eisen worden gesteld aan de veiligheid en kwaliteit van het productieproces en tegelijkertijd moet, om de kosten zo laag mogelijk te houden, ook een bedrijfsmatig efficiënt werkproces ingericht worden. Mediapartners Om een breed publiek te bereiken zal het nodig zijn veel publiciteit te genereren. We hopen met de prachtcollectie, onze kennis en innovatieve aanpak ruim aandacht in verschillende media te krijgen. Met name optreden in één van de bekende talkshows op tv zou geweldig zijn. Daarnaast dagblad als mediapartner, bij voorbeeld Parool. Bedrijfsleven In de collectie Merkelbach zitten reclamefoto’s van bedrijven die ook nu nog actief zijn, zoals Philips. En ook in de modefoto’s van inmiddels niet meer bestaande firma’s kunnen bedrijven van nu geïnteresseerd zijn. We hopen dat we zo sponsors vinden voor Red een portret! Vanzelfsprekend mogen bedrijven dan ook ‘hun’ foto’s gebruiken in reclamecampagnes van nu. Vrienden van het Stadsarchief De vrienden van het Stadsarchief wordt gevraagd een eigen sponsoravond te organiseren waarvan de opbrengst ten goede komt aan Red een Portret! Fondsen Om de opzet van de projecten mogelijk te maken wordt projectsubsidie gevraagd aan fondsen met een doelstelling op cultureel terrein. We hopen dat zij voldoende reden zien om het project te steunen in de brede combinatie van drie doelstellingen, met naast de klassieke collectie-doelstelling ook de innovatieve manier van netwerk-samenwerking tussen diverse publieke en private partijen.
4.
AANPAK
Het project Red een portret bestaat uit enerzijds de werkzaamheden ten behoeve van de collectie zelf en anderzijds uit de op publieksparticipatie en fondsenwerving gerichte acties.
4.1
Voor de toekomst veilig stellen van de collectie Merkelbach
De collectie glasnegatieven van het Stadsarchief is geborgen in 15 stellingkasten en bestaat uit: - circa 25.000 negatieven in klein formaat, uiteenlopend van 9x6 tot 13x18 cm. - circa 12.000 negatieven in midden formaat, 18x24 cm - 15 dozen met negatieven in groot formaat, 24x30 cm - 31 dozen met negatieven in giga formaat, 30x40 en 50x60 cm Bij de collectie is overgedragen een kaartsysteem met namen van opdrachtgevers, debiteurennummers en informatie over maten en prijzen. Er zijn nog 6 instellingen die (kleinere) onderdelen van de collectie Merkelbach beheren
7
-
Eye Filminstituut:1400 glasnegatieven, honderden rolfilms, onbekend aantal afdrukken Joods Historisch Museum: 1230 negatieven Theater Instituut: 147 afdrukken en 368 negatieven Rijksmuseum: 166 afdrukken Universiteit Leiden, prentenkabinet / bijzondere collecties: 235 afdrukken Amsterdam Museum: de camera van Merkelbach
Binnen dit project willen we de totale collectie Merkelbach digitaliseren, beschrijven, onderzoeken en aanvullen. Alle instellingen hebben grote interesse getoond om mee te doen met het project. Digitaliseren Digitaliseren van de volledige collectie is nodig om de opnamen te kunnen bestuderen, beschrijven en leveren. Bovendien is de materiële staat van de negatieven zo precair, dat het niet goed mogelijk is te voorspellen of en hoe het beeld op het glas bewaard zal blijven. Door de aard van de collectie vraagt het digitaliseren zowel grote technische vakkennis als een uiterst zorgvuldig en efficiënt werkproces. Beschrijven De basale metadata over de afzonderlijke opnamen zijn afkomstig uit de debiteurenadministratie en van aantekeningen op de oude negatiefzakjes en plaatranden van het glas. Deze gegevens zijn grotendeels ingevoerd in een database. Het gaat om: naam en (soms) adres van de opdrachtgever, datum van de productie, negatiefnummer, plaatmaat en eventuele verdere bijzonderheden. Voor nader onderzoek en presentatie op een website moeten deze metadata aangevuld en omgewerkt worden naar volledige beschrijvingen. Onderzoeken Voor het identificeren van de geportretteerde zijn de bestaande gegevens niet altijd voldoende: wie zijn de afzonderlijke leden van het gezin, verwijst de naam van de opdrachtgever naar een natuurlijke persoon of een corporatie? Veel vragen kunnen nu nog niet beantwoord worden. We hopen dan ook dat geportretteerden worden herkend door familie en vrienden die de scans kunnen vergelijken met andere foto’s in eigen bezit. Persoonsgebonden archiefonderzoek zal in veel gevallen zeker ook licht werpen op de identiteit van de vele anonieme geportretteerden. Daarnaast vermoeden we dat zich tussen deze geportretteerden nog bekende Nederlanders bevinden, die door vergelijking met andere portretten, al dan niet online, geïdentificeerd kunnen worden. Hiervoor vragen we de steun van zowel het brede publiek als collega’s en studenten. Aan de studenten van de opleidingsinstituten willen we naast vaktechnische stages ook inhoudelijke onderzoeksstages aanbieden, die onder andere kunnen leiden tot publicatie op de website. We zijn er van overtuigd dat er in en over deze grote collectie die nog door niemand in zijn geheel goed is bestudeerd, belangrijke nieuwe ontdekkingen worden gedaan. Aanvullen Het atelier Merkelbach heeft nog tienduizenden foto’s gemaakt waar de negatieven van verloren zijn gegaan, met name door de eerder genoemde overstroming. We verwachten dat publiciteit rond dit project mensen attendeert op foto’s van Merkelbach tussen hun familiefoto’s. Het SAA zou graag alle foto’s van Merkelbach in de collectie opnemen. Bij voorkeur originele afdrukken, maar ook scans van Merkelbachfoto’s zijn van harte welkom,
8
evenals referentiefoto’s bij de bestaande collectie. Voor het laten beoordelen en interpreteren van eigen portretten worden bij de benefietavonden speciale ‘kunst-of-kitsch-sessies’ georganiseerd, waarbij de fotoconservatoren van de deelnemende instellingen hun kennis graag zullen delen met het publiek.
4.2
Crowdfunding en crowdsourcing
Het publiek wordt zowel online als offline gevraagd deel te nemen aan het project. Online is een website de kern van het project. Alle activiteiten zijn er op gericht kennis en nieuwe foto’s te verwerven voor de collectie, maar vooral ook geld om het project te betalen. Offline is de fondsenwerving geconcentreerd rond een benefietavond. De activiteiten offline en online vullen elkaar aan. Vanzelfsprekend zijn er ook nauwe relaties met de andere vier Merkelbachen portretprojecten. Website Via de website kan men: - ‘een portret redden’. Alle metadata zullen zichtbaar en doorzoekbaar zijn, maar zolang het portret niet is ‘gered’ is de scan nog onzichtbaar. Door een schenking vanaf € 10,red je een portret. Je kunt kiezen voor bijvoorbeeld het portret van een familielid, een naamgenoot of van ‘zomaar’ iemand. Als dank mag de schenker een hoge resolutie scan van zijn portret downloaden. Maar gaat de voorkeur uit naar een ander portret uit de collectie, dan kan dat ook. Als een portret is ‘gered’ is de afbeelding zichtbaar voor iedereen. Op de website zal een lijst van donateurs te zien zijn. Anoniem schenken mag ook. - onbekende portretten identificeren. Familie en vrienden die mensen herkennen wordt gevraagd ontbrekende gegevens aan te vullen. Ook hopen we dat het met onderzoek in archieven en collecties zal lukken onbekenden te identificeren. - eigen afbeeldingen uploaden. Foto’s die dienen als referentie bij de identificatie en andere portretten van Merkelbach ter aanvulling op de collectie zijn van harte welkom op de website. - producten kopen: foto-afdrukken, al dan niet in een mooie lijst, speciale oplage van het Merkelbachboek met masterprint, entreebewijzen voor de tentoonstelling en voor evenementen rondom de tentoonstelling, ansichtkaarten, en andere producten. Alles met een opslag om bij te dragen aan Red een portret! - publiceren: onderzoek over Merkelbach, fotografie en de geportretteerden, met name ook de studenten/stagiairs van de opleidingsinstituten.
Benefietavond als startschot van Red een Portret! In samenwerking met bij voorkeur een grote mediapartner een benefietavond in De Bazel op de 100e verjaardag van atelier Merkelbach waarbij de website officieel wordt gelanceerd. Vanzelfsprekend zal er veel te horen zijn over de collectie Merkelbach. De conservatoren van de zes deelnemende instellingen vertellen over hun collecties en een fotorestaurator legt uit hoe je glasplaten moet behandelen. Daarnaast denken we aan acties zoals: - ‘Portret met …’; op de foto met Eberhard van der Laan, Paul de Leeuw, Joup van ‘t Hek, Joop van de Ende en andere beroemdheden die bereid zijn Red een portret! te sponsoren door een uur van hun tijd beschikbaar te stellen. - ‘Portret door …’; verkoop / veiling van gesigneerde portretten door de fotografen die meedoen met de Amsterdams Fonds voor de Kunst opdracht
9
-
5.
‘Portret van...’; fotoconservator Anneke van Veen herkent en waardeert uw oude fotoportretten zoals bij Kunst of Kitsch.
ORGANISATIE
Projectteam Het project wordt aangestuurd door de staf van PD en ondersteund door diverse medewerkers van het SAA. Voor de projectleiding, de begeleiding van de productie van 40.000 scans, het beheer van het forum op de website en de coördinatie van het onderzoek door vrijwilligers en stagiairs is parttime extra mankracht nodig. De kosten voor de tijdelijke medewerkers en voor stagevergoeding zijn opgenomen in de projectbegroting. De vaste medewerkers van het Stadsarchief in het projectteam: - Afdelingshoofd publieksdiensten - Senior medewerker Presentatie, projectleider tentoonstellingen en publicatie - Senior medewerker Informatievoorziening, projectleider digitalisering Drie tijdelijke projectmedewerkers: - Projectcoördinator - Productiebegeleider - Web en community management Circa 4 stagiairs: - digitalisering, conservering, ontsluiting - community management - evenementorganisatie - fotohistorisch onderzoek
6.
PLANNING
Red een portret! gaat als eerste van de vijf gerelateerde projecten van start voor het publiek op de 100e verjaardag van Atelier Merkelbach in het voorjaar van 2013. Voor die tijd moet de website worden gebouwd en een zo groot mogelijk deel van de collectie worden gescand. Hoeveel scans er vóór april 2013 kunnen worden gemaakt hangt af van de mate waarin de scanleverancier bereid is risico te dragen en hoeveel fondsen en sponsors bereid zijn al in een vroeg stadium te participeren in het project. Na de zomer openen de twee tentoonstellingen die zullen eindigen na de Kerstvakantie in de eerste helft van januari. In november zal de Museumnacht het laatste grote evenement zijn. De totale duur van het project is twee jaar: van mei 2012 tot april 2014. Deze twee jaar zijn verdeeld in vier fasen: Voorbereidingsfase: mei 2012 – oktober 2012 - vooronderzoek collectie - werven samenwerkingspartners en projectassistentie - basisfinanciering regelen Digitaliseren, voorbereiden website, organisatie Benefietavond: oktober 2012 – april 2013
10
-
scannen negatieven website ontwikkelen werven avant-garde vrijwilligers
Publieksfase: april 2013 – april 2014 - Benefietavond april 2013 - website online Afrondingsfase project: april 2014 - mei 2014 - gegevens controleren, opnemen in E-depot SAA - financiële afronding en verantwoording aan sponsors - eindfeest voor vrijwilligers
7.
FINANCIËN
Het is altijd al lastig om in een voorbereidingsfase van een project een gedetailleerde begroting op te stellen, maar bij dit project, waarbij de definitieve omvang van de collectie met de te verwachten nieuwe aanvullingen wordt bepaald door het succes van het project, is het helemaal lastig. Ook het succes van de fondsenwerving binnen het project is niet te voorspellen. Hoeveel geld zal het publiek bereid zijn te doneren voor het digitaliseren van de collectie? Wat zal de opbrengst zijn van een fotoveiling op een benefietavond? Lukt het om een BN-er te strikken op te treden als ‘fotomodel’ voor de portret-met-actie? En dan is ook deze vorm van publiek private samenwerking met een digitaliseringspartner nieuw. Hoe schat deze partner de risicofactor in? En wat te doen als het project zo succesvol is dat er meer geld binnenkomt dan nodig is? We denken niet dat er ‘winst’ gemaakt mag worden in een project als dit en vinden dat eventuele extra inkomsten, waar we misschien alleen maar van dromen, ten goede moeten komen aan de collecties van de deelnemende instellingen. Duidelijk is in ieder geval dat het project alleen kan slagen als alle partijen zich scharen achter de doelstelling van het project, elkaar vertrouwen en in volledige openheid samenwerken.
BEGROTING KOSTEN
Nr 1
Product Projectteam
Kostensoort Projectcoördinator Productiebegeleider: ca. 20 transporten en controle originelen en scans Web en community management Stagevergoeding
2
Scannen negatieven
25.000 x € 3 12.000 x € 5
Berekening Gemiddeld 20 upw, 15 mnd, € 35 6 u per transport = 120 uur x € 35 250 scans per uur = 160 x € 35 10 upw,15 mnd, € 35 Ca. € 1.200 per stagiair 75.000 60.000
Bedrag 45.500 9.800
22.750 4.800
11
SAA en overige deelnemers
3.000 x € 7 ca. 3.000 x € 5
21.000 15.000 171.000
3
Website
Framework: login, accountbeheer, nieuws en mailfunctie, e.d. Front: content, navigatie, vormgeving, e.d. E-commerce: donatiemodule, winkel (2 jaar) Interactie: kennisdeling publiek, XML-export naar instellingen Storage en hosting (2 jaar): opslag, datatransport en processorkracht Onderhoud: Helpdesk en ondersteuning (2 jaar)
20.000 10.000 15.000
15.000
10.000 5.000 75.000
4
Benefietavond
Ondersteunend personeel: organisatie, schoonmaak, beveiliging e.d. Techniek: huur licht, schermen, film Inrichting: podium, kraampjes, bloemen Muziek Onvoorzien
3.000 2.500 2.500 1.000 1.000 10.000
5
Communicatie
Publiciteit: affiches, advertenties Kennis delen met erfgoedveld: rapport + presentatie 30.000
6
Overig en onvoorzien Totaal
20.000 388.850
Toelichting op begroting kosten: 1. Vanwege flexibele inzet bij voorkeur freelance medewerkers op uurcontract 2. Schatting van stuksprijs scankosten gebaseerd op tarieven eerdere scans van glasplaatnegatieven; schatting aantal te scannen platen op basis van eerdere tellingen en steekproef. Schatting platen / foto’s van overige deelnemers op basis van eigen schatting door deelnemers.
12
3. Begroting kosten website op basis van vergelijking met de kosten voor ontwikkeling en onderhoud van de projectwebsites VeleHanden en Militieregisters. Die sites zijn vergelijkbaar op hoofdlijnen wat betreft backoffice onderdelen en omvang en duur van de hosting. De donatie- en winkelmodule zijn niet vergelijkbaar. 4. Deze kostenberekening gaat uit van een avond in het Stadsarchief en is gebaseerd op de ervaring van kosten voor grote evenementen in het Stadsarchief. 5. Voor het succes van het project is een forse publiciteitscampagne nodig. 6. Gezien de onzekerheden rondom dit project is een hoog bedrag ‘overige en onvoorzien’ begroot. Kosten voor contracten en accountant komen ten laste van deze post.
BEGROTING DEKKING Stadsarchief Amsterdam Crowdfunding via website Benefietavond Sponsoring van fondsen en bedrijfsleven Mondriaan Stichting VSB Fonds Totaal
38.850
200.000 75.000 75.000 388.850
13
