Crisis(communicatie) bij ROC Mondriaan Gerardo Filius, coördinator veiligheid & beveiliging Willem van de Ven, adviseur communicatie
Volgorde • • • • •
Introductie Korte schets Mondriaan Crisisplan Mondriaan en wijze van organiseren Communicatie Ervaringen uit crisis(communicatie)trainingen
Werkgebied: Haaglanden
Den Haag I
Den Haag II
Organisatie Onderwijsdirecteuren
Onderwijsmanagers 28 scholen
College van Bestuur
Raad van Toezicht
OR Studentenraad
Studie- en Loopbaancentrum, Financiën & Control, HRM, Strategisch Beleidscentrum, Bureau Informatiemanagement, Facilitair Bedrijf, Communicatie
Campussen
•7
Aantal studenten Totaal
MBO
VAVO
Educatie
16.816
606
3.734
•VAVO: stand op 1 oktober •Educatie: per kalenderjaar
Aanleiding crisisplan • Maatschappelijke ontwikkelingen • Incidenten • Onduidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden • Professionalisering
Crisisplan • • • • • • • •
Benadering per campus Alarmering Accent op calamiteiten Onderscheid CMT niveau 2 en 3 Taken en verantwoordelijkheden Verbinding stafleden Crisiskamer Vergaderstructuur
Crisisplan • • • • • • • •
Benadering per campus Alarmering Accent op calamiteiten Onderscheid CMT niveau 2 en 3 Taken en verantwoordelijkheden Verbinding stafleden Crisiskamer Vergaderstructuur
Incidentenregistratie
Onderdelen veiligheid • Sociale veiligheid • Harde veiligheid • Communicatie
Beschrijving samenwerking Sociale veiligheid
Beveiliging & veiligheid
Integrale veiligheid
Integrale veiligheid & Communicatie
Communicatie Sociale
Crisis?
Crisis?
Praktijk
Praktijk
Praktijk
Mogelijke gebeurtenissen • • • • • • • •
Zeden Onderwijs/examens Bestuur Bedrijfsvoering Ongevallen Wangedrag Geweld(sdreiging) Gezondheid
Inrichting communicatie
Werkwijze • Buitenwereld naar binnen • Binnenwereld naar buiten • Beleving staat centraal
Wanneer rol voor communicatie? • Voorafgaand aan crisis • Tijdens een crisis • Na een crisis
Crisis of calamiteit? • Crisis – Min of meer acute situatie met financiële, materiële of persoonlijke schade, die bovendien kan leiden tot reputatieschade
• Calamiteit – Acute noodsituatie, die zich min of meer van buitenaf aan organisatie opdringt
Alarmering • • • •
Zwaailichten voor de deur Plotselinge gebeurtenis intern Vragen van buiten of ‘beweging’ op social media Sluipende gebeurtenis intern
Calamiteit - meteen op straat • Geen keus tussen wel of niet communiceren • In principe publieke zaak • Externen betrokken • Communiceer feiten op het moment dat je ze weet
Crisis - niet meteen op straat • Er is afweging te maken • Goede reacties – Erken het probleem – Bouw bescherming – Leer van het probleem
• Foute reacties: – Niks aan de hand – Niet onze schuld – We verzinnen wel wat
Pownews
https://www.youtube.com/watch?v=9u681SfjfTw
Communicatieteam
Scenario
Terminologie 1
(bron: BDRP)
Op basis van directe schade door de calamiteit
Aanduiding
Beschrijving
Gering
Geen schade, geen ongemak, geen letsel
Beperkt
Enige materiële schade, licht persoonlijk letsel
Flink
Alleen aanzienlijke materiële schade
Vrij ernstig
Zwaar letsel, maar niet levensbedreigend
Ernstig
Levensbedreigend letsel, een of twee doden
Zeer ernstig
Meer dan twee doden
Rampzalig
Meer dan tien doden
Terminologie 2
(bron: BDRP)
Op basis van persoonlijke hinder door calamiteit Aanduiding
Beschrijving
Onbeduidend
Niemand heeft iets gemerkt
Vervelend
Kortstondige hinder
Schadelijk
Financiële, materiële schade
Ingrijpend
Bezigheden en gedrag urenlang verstoord
Schokkend
Hevige emotionele reacties
Verschrikkelijk
Duurzame trauma’s
Middelen • Zo min mogelijk platforms • Ken je (gebrek aan) kanalen • Rol media
Calamiteiten pop up website
Voorbeeld ID College
Lessen uit training Communicatie • • • • •
Ken dynamiek buiten je organisatie Ken het netwerk Ken interne rollen en zorg voor vervanging Regel capaciteit/deskundigheid Wees voorbereid
Lessen uit trainingen crisismanagement • • • •
Bewustzijn van taken en verantwoordelijkheden Technisch voorzitter Scenario denken Denk vooral in termen als: – impact – reputatieschade – risico op escalatie
• Structuur is essentieel
BOB De basis is: • Proces (afspraken) • Beeldvormen (wat is er aan de hand?) • Oordeel vormen (wat betekent dat? Wat verwacht ik?) • Besluitvormen (wat gaan we er aan doen?)
Casus • In de school is geschoten en de dader is voortvluchtig • Er is paniek onder de studenten en docenten • Ouders bellen naar school
B-O-B
Stelling 1 Als de hulpdiensten er zijn ben jij de crisis kwijt.
Stelling 2 Crisiscommunicatie: beter snel en onvolledig dan traag en volledig
Stelling 3 Een strakke interne structuur voor crisismanagement past niet bij het onderwijs
Stelling 4 Een goede afhandeling van een crisis is afhankelijk van samenwerking en wordt dus voorafgaand aan een crisis gerealiseerd, niet tijdens
EINDE
[email protected] [email protected]
