Correspondence II Level B1 Een handreiking voor de cursus correspondentie Engels voor leerlingen van het ROC Ter AA.
DOEL: Correspondentie m.b.v. van standaardzinnen in e-mail, brieven en het invullen van formulieren e.d
LES 1 Inhoud: Kennismaken met de verplichte layout en de verschillende soorten van schriftelijke communicatie. (Verschil e-mail/brief etc.) Uitleg doel van een layout aan de hand van een voorbeeldbrief, e-mail etc. Introductie standaardterminologie zakelijke correspondentie en waar je dit vindt. Huiswerk: maak een correcte layout Voeg een openings- en een slotzin toe.
LES 2 Inhoud: Toepassen van layout door verknipte brieven goed te zetten en zelf goede begin- en slotzinnen te laten noteren. Modelbrief opstellen met behulp van die begin- en slotzinnen bij de verschillende briefsoorten. Briefopdrachten met fouten in layout en format corrigeren. Huiswerk: afmaken opdrachten.
LES 3 Inhoud: Informatieaanvraag schrijven aan de hand van situatieschets met gebruik van Prisma of andere standaardzinnen. (Samen) bepreken. Huiswerk: werk dat niet af is.
LES 4 Inhoud: Afspraakbrief schrijven aan de hand van situatieschets met gebruik van Prisma of andere standaardzinnen. (Samen) bepreken. Huiswerk: werk dat niet af is.
LES 5 Inhoud: Eenvoudige brief over facturen/aanmaningen/ offerte met gebruik van Prisma of andere standaardzinnen. (Samen) bepreken. Huiswerk: werk dat niet af is.
LES 6 Inhoud: Eenvoudige klachtenbrief /e-mail schrijven m.b.v. standaardzinnen met gebruik van Prisma of andere standaardzinnen. (Samen) bepreken. Huiswerk: werk dat niet af is.
Pagina 2
LES 7 Inhoud: Oefentoets Brief schrijven van een van de hiervoor behandelde soorten.
LES 8 Inhoud: Toets brief en/of formulierschrijven.
Pagina 3
In de zakelijke wereld wordt heel wat gecorrespondeerd. Men stuurt brieven, faxen emails, kaartjes en soms zelfs faxen. Een brief is vaak het visitekaartje van het bedrijf en vertelt veel over de afzender. In deze cursus leer je o.a.: • De indeling • Standaardzinnen • Werken met het hulpprogramma “Prisma brieven Schrijven” • Verschillende vormen van correspondentie De briefsoorten die je tijdens deze cursus tegenkomt zijn o.a.: • Informatieaanvraag • Offerte • Bestelling • Uitnodiging • Klachtenbrief • Sollicitatiebrief Op de website van het Talencentrum (www.talencentrum.opschool.nl) kun je een heleboel opdrachten vinden. Het is niet gemakkelijk om een goede zakelijke brief te schrijven en dus is het belangrijk dat je gebruik maakt van zoveel mogelijk beschikbare hulpmiddelen: • Spellingcontrole (zie uitleg) • Easy Reference (een soort woordenboek) uitleenbaar • Prisma programma (zie uitleg) • Online woordenboeken: bijv. www.interglot.com.
Pagina 4
Ons advies is om bij het schrijven van een zakelijke brief een stappenplan te volgen. Je zou de stappen voor een aantal brieven los kunnen oefenen en daarna pas alles achter elkaar.
STAP 1 • •
Zorg ervoor dat je de regels van de layout goed begrijpt Je moet antwoord kunnen geven op de volgende vragen: o Wat voor soort brief wil ik schrijven? o Wat is het doel van de brief? (waarom schrijf ik de brief?)
STAP 2 • • •
Zorg ervoor dat je de layout foutloos kunt toepassen Kies een goede beginzin en eindzin (evt. met behulp van het programma Prisma Brieven Schrijven) Verdeel de informatie in alinea’s
STAP 3 (je kunt stap 1 en 2 foutloos toepassen) • •
Oefen met het schrijven van briefteksten Onderstreep de zinnen waaraan je twijfelt
STAP 4 •
Twijfel wegnemen door de onderstreepte zinnen met je docent te bespreken.
Pagina 5
SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE IN HET ALGEMEEN! Bij het schrijven van een brief moet je drie zaken goed in gedachten houden: 1. De schrijver (jij) 2. De ontvanger (degene aan wie je schrijft) 3. De boodschap (de inhoud van wat je schrijft) Voordat je je brief schrijft zul je moeten weten welke boodschap je precies wilt overbrengen. De boodschap moet niet alleen helder en ondubbelzinnig zijn, maar ook worden begrepen op de manier die jou voor ogen staat. Met andere woorden: houd rekening met de ontvanger. Hoe zal deze de brief lezen en interpreteren?
STRUCTUUR, ORGANISATIE, SAMENHANG • • • •
Breng zoveel mogelijk structuur aan in wat je wilt schrijven. Maak een lijstje van de punten die je aan bod wilt laten komen en zet die in een logische volgorde. Ben duidelijk in wat je wilt vertellen. Houd je brief zo kort mogelijk.
TAALGEBRUIK • •
Wees nauwkeurig. Wees beleefd.
NAUWKEURIGHEID • •
Schrijf zonder fouten door gebruik te maken van spellingcontrole Kijk de brief nog twee maal na want de computer maakt geen verschil tussen there/their; to/too etc.
Pagina 6
Briefconventies Opmerking
Engels
Adres afzender/Briefhoofd
Naam (met logo) Adres zoals in land gebruikelijk Telefoon Fax e-mail Web-site BTW-nr Bank/gironummers Our ref: your ref: Naam bedrijf (attn of C/o) Ontvanger Afdeling of functie) Naam gebouw Huisnummer, straat Plaatsnaam (Graafschap) Land Postcode Dag maand jaar
Zoveel mogelijk gegevens vermelden. Behalve bij ernstige klacht (bewijs)
Kenmerk Adressering Postcode altijd op laatste regel van adres. Alleen bij UK adres Als land is United Kingdom altijd correct.
Datum Nooit plaatsnaam vermelden. Maand met een hoofdletter beginnen en voluit schrijven. Onderwerp onderstreept of in italics Aanhef1 Als je niet weet aan wie je schrijft: Aanhef2 Als je weet aan wie je schrijft: Als persoon zelf aangeeft: Bij dames is Ms altijd correct Brieftekst
Amerikaans daar waar het afwijkt:
Naam bedrijf (attn of C/o) Ontvanger Afdeling of functie Naam gebouw Huisnummer, straat Plaatsnaam staat postcode land Maand dag jaar
Subject: of Re: of _________ Dear Sir/ Madam, Dear Mr Name, of Dear Ms Name, Dear Miss Name of Dear Mrs Name Begin Midden
Afluiting1 Als je niet weet aan wie je schrijft: Indien meer dan typiste: Afsluiting2 Als je weet aan wie je schrijft: Indien meer dan typiste: Bijlagen Vaak gebruik je in de brief voor de kantlijn een verwijzingsteken om aan te geven dat er een bijlage bij is bijv: # of ./.
Slot(zin) Yours faithfully, (BEDRIJFSNAAM) Ondertekening Naam afzender Functie/afdeling Yours sincerely, (BEDRIJFSNAAM) Ondertekening Naam afzender Functie/afdeling Encl. (specificeren) (bij voorkeur) Encl.: 1 Encls: 3
Yours truly, (BEDRIJFSNAAM) Ondertekening Naam afzender Functie/afdeling Yours truly, (BEDRIJFSNAAM) Ondertekening Naam afzender Functie/afdeling
Pagina 7
Opmaak van een zakelijke e-mail Inleiding Voor de opmaak van een zakelijke e-mail gelden over het algemeen minder strenge conventies dan voor een gewone zakelijke brief. Zoals bij een zakelijke brief is het van belang om een aantal praktische regels in aanmerking te nemen. Er zijn een aantal verschillen tussen een brief en een e-mail. Omdat e-mails bijvoorbeeld sneller geschreven worden dan brieven en meestal van het scherm gelezen worden, is de inhoud vaak beknopter. De begroetingsformule in een e-mail is dikwijls ook wat minder formeel. Afzender en geadresseerde(n) De afzender van een e-mail wordt meestal automatisch toegevoegd door het mailprogramma op de regel Van (of From). Op de regel Aan (of To) kunt u een of meer geadresseerden opgeven. Op de regel Cc (carbon copy) kan worden aangeven wie er een afschrift van het bericht ontvangt. U kunt eventueel ook gebruikmaken van de regel Bcc (blind carbon copy). De namen die aan deze regel worden toegevoegd, zijn niet zichtbaar voor de andere geadresseerden. Onderwerp en datum Het onderwerp is een belangrijk onderdeel van een e-mail. In een e-mailbericht wordt de datum en ook het uur waarop de e-mail verzonden wordt, automatisch ingevuld door het mailprogramma. Aanhef en slotgroet Net als in een brief mogen een gepaste aanhef en slotgroet niet ontbreken in een email. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. Het spreekt voor zich dat aanhef en slotgroet op elkaar afgestemd zijn. Inhoud De eigenlijke inhoud van uw e-mail wordt op dezelfde manier ingedeeld als in een brief, maar de tekst wordt bij voorkeur korter gehouden. In de eerste alinea komt de kernmededeling en de context van het bericht. Daarna volgt de uitwerking. Ondertekening Na de slotgroet ondertekent u de e-mail met uw naam, functie (of afdeling) en uw telefoonnummer. Ook het postadres, e-mailadres, faxnummer en eventueel webadres kunnen worden vermeld. Deze elementen kunnen ook worden samengenomen in een signature of elektronische handtekening. Dat is een vaste afsluitingstekst met uw naam, functie en adresgegevens die u automatisch kunt laten invoegen bij elk bericht dat u schrijft. Soms wordt ook een vaste slotgroet (bijvoorbeeld Met vriendelijke groet) opgenomen in de signature.
Pagina 8
Bijlage en disclaimer U kunt een elektronische bijlage of attachment meesturen met uw e-mail. Voor het gebruiksgemak van de ontvanger geeft u de bestanden die u meestuurt een duidelijke naam. Die naam wordt automatisch weergegeven op de regel Bijlagen (of Attachments), onder de regel Cc of Bcc. Check ten slotte ook altijd even of u het aangekondigde bestand ook daadwerkelijk bij uw e-mail hebt bijgevoegd. Heel wat bedrijven plaatsen een disclaimer onder hun e-mailberichten. Een disclaimer heeft vooral een juridisch doel. Hij is bedoeld als voorzorgsmaatregel tegen misbruik van de informatie in de e-mail of tegen de gevolgen van eventuele fouten. U kunt dit soort toevoegingen opnemen als dat binnen uw organisatie gebruikelijk is. De disclaimer komt dan onderaan in de tekst, duidelijk gescheiden van de rest van het bericht. De tekst wordt bij voorkeur zo beknopt mogelijk gehouden. Voorbeeld: Van:
[email protected] Aan:
[email protected] Cc: Bijlage: prijsofferte.doc Onderwerp: prijsofferte bouwmaterialen Geachte mevrouw Verheiden, Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze prijsofferte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Lanaken. In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 31 oktober 2006. Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het onderstaande e-mailadres of telefoonnummer. Met vriendelijke groet, Siem Meerman Hoofd P & O Buildit nv / sa Broekstraat 88 6201 BZ MAASTRICHT Tel. 0031 43 587 49 19 Fax 0031 43 587 49 20 E-mail
[email protected] www.buildit.nl --------Disclaimer Dit bericht is alleen bestemd voor de geadresseerden. Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend.
Pagina 9
Enkele standaardzinnen voor het schrijven van e-mails en brieven: Openings: The standard opening for formal correspondence is Dear Dear Sir Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Sirs
Dear Mr Name Dear Mrs Name Dear Ms Name
Useful phrases: Thank you for your letter of [date] concerning Thank you for sending me a [catalogue, quotation] Thank you for your enquiry of [date] I refer to your letter of [date] concerning Further to our telephone conversation of [date] I am writing to confirm our telephone conversation of [date] I would be grateful if you could forward me a [price list, catalogue] I am contacting you regarding I am writing to complain
I apologise for the delay in replying As stated in your letter/fax of [date] I wish to draw your attention to the I wish to inform you that I am writing to inform you that I am writing to express my dissatisfaction with Please note that Please find enclosed
Closures: I look forward to hearing from you
I trust that you will give this matter your urgent attention I look forward to hearing your response I hope you can settle this matter to my satisfaction I would be most grateful if you would look Please do not hesitate to contact me into this matter as soon as possible should you require further information Please let me know as soon as possible Please contact me if you require further what action you propose to take details If you know the person’s name use: Yours sincerely If you don’t know the person’s name use: Yours faithfully
Pagina 10
Phrases for Letters about Employment Openings: The standard opening for formal correspondence is Dear Dear Sir Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Sirs
Dear Mr Name Dear Mrs Name Dear Ms name
Useful phrases: I am writing in response to your advertisement in [publication] I am writing to apply for the post of
Thank you for your letter of [date] offering me the post of I am delighted to accept the position of [job title] I should be pleased to attend an interview I look forward to starting work with you Closures: Thank you for considering this application I should be pleased to attend an interview Please do not hesitate to contact me on the above number if you should require further information I look forward to hearing from you If you know the name of the person use: Yours sincerely If you don’t know the name of the person use: Yours faithfully
Pagina 11
PRISMA BRIEVEN SCHRIJVEN Hoe krijg ik dit programma: Start -> Alle Programma’s -> Talen -> Spectrum -> Prisma Brieven Schrijven: Afbeelding 1 laat het beginscherm zien Hier kun je zinnen via trefwoord zoeken maar soms is het handiger om via briefsoort te zoeken. Dit kun je bij index veranderen (zie scherm 2). Kies zoals in scherm 3 je briefsoort en kijk of je afnemer of leverancier bent. (scherm 4.) Dubbelklik… et voilà!! Kopiëren kan alleen via de knop Bewerken boven aan je scherm of via CTRL-C -> CTRL-V.
Afbeelding 1
Pagina 12
Afbeelding 2
Afbeelding 3
Pagina 13
Afbeelding 4
Afbeelding 5 Woordenlijsten die nuttig kunnen zijn
Pagina 14
HET INSTELLEN VAN DE SPELLINGCONTROLE IN DE JUISTE TAAL: Voor je ook maar een letter getypt hebt volg je de stappen die in de plaatjes zijn aangegeven. Voor een bestaande tekst houd je de CTRL-toets ingedrukt en tik je op de ’A’. Daarna volg je de stappen in de plaatjes.
Afbeelding 1
Afbeelding 2
Pagina 15
VOORBEELDBRIEVEN • • • • •
Letter of complaint Letter of confirmation Letter of application Letter of application ICT-job Order letter
Pagina 16
Letter of complaint: 65 Market Street Val Haven, CT 95135 June 30, 2004 Customer Service Cool Sports, LLC 8423 Green Terrace Road Asterville, WA 65435 Dear Sir or Madam: I have recently ordered a new pair of soccer cleats (item #6542951) from your website on June 21. I received the order on June 26. Unfortunately, when I opened it I saw that the cleats were used. The cleats had dirt all over it and there was a small tear in front of the part where the left toe would go. My order number is AF26168156. To resolve the problem, I would like you to credit my account for the amount charged for my cleats, I have already gone out and bought a new pair of cleats at my local sporting goods store so sending another would result in me having two pairs of the same cleats. Thank you for taking the time to read this letter. I have been a satisfied customer of your company for many years and this is the first time I have encountered a problem. If you need to contact me, you can reach me at (555) 555-5555. Yours faithfully, Signature Ken Thomas
Pagina 17
Letter of confirmation:
Mr. Rodney Giles Manager, Customer Support Inter-Office Solutions Inc. 1289 Luxor Station Rd. Cedar Springs, IL, 34985 July 20, 2006 Dear Rodney: This is further to our meeting of last week at which we agreed to hold a series of meetings over the next two months to review your experiences with the pilot implementation of the 1to1 Customer Relationship Management Program. As discussed at that meeting, the objectives of our review sessions will be to: •
Review and assess the overall effectiveness of the program;
•
Identify and document strengths weaknesses of the program;
•
Propose customer-focused solutions to address areas of weakness;
•
Develop an approach and action plan for Phase 2 of the project;
•
Determine the staff members who will make up the Phase 2 Team.
As agreed, meetings will be held every second Tuesday from 9:00 a.m. until noon, and the location will alternate between our two offices, the first one to be convened here at Inter-Office on August 14, 2005. Fred Johnson of your CRM group is to act as the meeting co-ordinator and recording secretary throughout the process. As discussed, at the end of the process, Deborah Buxton of Consultek will draft the summary report for review by the steering committee. As you requested, a copy of her C.V. has been enclosed. I trust I have covered all of the points that we discussed. If you have any questions or would like to add anything please give me a call at 745-9878. We look forward to seeing you at the August 14th meeting. Sincerely, Marilyn French Senior Consultant Pagina 18
Letter of application:
311 Nestor Street West Lafayette, IN 47902 June 6, 1998 Ms. Christine Rennick Engineer Aerosol Monitoring and Analysis, Inc. P.O. Box 233 Gulltown, MD 21038 Dear Ms. Rennick: Dr. Saul Wilder, a consultant to your firm and my Organizational Management professor, has informed me that Aerosol Monitoring and Analysis is looking for someone with excellent communications skills, organizational experience, and leadership background to train for a management position. I believe that my enclosed resume will demonstrate that I have the characteristics and experience you seek. In addition, I'd like to mention how my work experience last summer makes me a particularly strong candidate for the position. As a promoter for Kentech Training at the 1997 Paris Air Show, I discussed Kentech's products with marketers and sales personnel from around the world. I also researched and wrote reports on new product development and compiled information on aircraft industry trends. The knowledge of the aircraft industry I gained from this position would help me analyze how Aerosol products can meet the needs of regular and prospective clients, and the valuable experience I gained in promotion, sales, and marketing would help me use that information effectively. I would welcome the opportunity to discuss these and other qualifications with you. If you are interested, please contact me at (317) 555-0118 any morning before 11:00 a.m., or feel free to leave a message. I look forward to meeting with you to discuss the ways my skills may best serve Aerosol Monitoring and Analysis. Sincerely yours,
First Lastname Enclosure: resume
Pagina 19
Letter of application ICT-job L. van der Linden Opsterland 14 3524 CH Utrecht The Netherlands
[email protected] Shell UK 2nd floor Rowlandsway House Nigg Chester United Kingdom M22 5SB April 21st 2003 Dear Sir or Madam, Your advertisement in the Volkskrant dated April 19th drew my attention because you offer a job in which I see many possibilities to expand my experience as an IT specialist. I am Laura van der Linden, 33 years old and I work for a small business in Utrecht since 1997 as a system administrator. This line of work is perfect for me because there is never a dull day. Every day is different from the day before. The only downside is that there are no career opportunities for me left in this company. I would like to get ahead and learn more about networking, Internet and all the side aspects but that is just not possible here. That is the reason why your advertisement is so attractive. Please find further details about my education and work experience in enclosed CV. I would very much like to amplify this letter and discuss our mutual expectations in a personal conversation. I am looking forward to hearing from you soon. Yours faithfully, Laura van der Linden Encl.: CV
Pagina 20
Letter of application Technical job Mr. Pete Carlton Senior Site Manager Showcase Arena Ext. 8830 Dear Mr. Carlton, I found your request for a Level IV Electrical Site Manager among the Showcase Interoffice memo board; it sounded very interesting to me. I currently work for Bill Wilkins in the Events Planning Division, and, as he will be retiring this Fall, I have been looking for a position in Site Management to apply my skills and 22 years of engineering and management experience. I'm very organized, I'm a self-motivated worker, but I enjoy working as a team player. My belief is that since we spend the majority of our lives in the workplace, work should be a pleasant experience. As a manager, I try to make the job one that employees enjoy going to everyday. Not only has this kept those under my supervision satisfied, it has enabled me to run the most efficient workgroups at Tri Edison. I would like to continue my success under your direction in Site Management. If my experience and management philosophy are attractive to you, please feel free to contact me at the Events Planning office or beeper number 7309. Thank you for your consideration. Very truly yours, William Baxson
Pagina 21
Letter of application in nursing:
Your Address Employer Name Employer Address Employer reference (if any) Dear Mr. Mrs. Ms...... (find out name if possible) I wish to apply for the post of .........as advertised in......... I successfully completed my Nursing (Adult Branch) training at Buckinghamshire College in.... and am now seeking full-time employment. I enclose a completed application form(or CV) for your attention. One paragraph on your training/skills/knowledge gained with concrete examples specific to you. Employers want to know about you and your potential ability to develop to do the job in a professional manner. Avoid generalisations and philosophising. Look to the advert and job description for an indication of the particular skills required. What qualities/ experience are they asking for? Take note of key words. One paragraph on why you are applying for that particular post-even if you are desperate to work for any hospital trust this is the crucial paragraph! What is it that is attractive about the job , the employer, the location? What have you found out about the trust? Do some research. Optional paragraph and any other information. I will be available for interview ..........and look forward to hearing from you. Yours ...... Sign (your name) PRINT YOUR NAME
Pagina 22
Order letter:
February 14, 20XX Lindsay Office Products P.O. Box 1879 Spokane, Washington 98989 Subject: Furniture and equipment order Please ship the following items from your sales catalogue dated January 31, 20XX: ITEM Conference Desk Credenza Executive Chair File Cabinet Letter Tray
CATALOGUE # COLOR HN-33080-WB HN-36887-WK HP-56563-SE HN-5344C-K K5-299907-A
Sandalwood Sandalwood Toasted Tan Beige Black
QTY
PRICE
2 2 4 2 6
$478.60 ea 431.40 ea 422.00 ea 135.90 ea 16.95 ea
The items ordered above should be shipped C.O.D. to this address: CLAIMS DIVISION, LAW DEPARTMENT City of Austin P.O. Box 96 Austin, Texas 78767-0096 The costs above reflect a discount of 50/10, with net due in 30 days after the invoice date. The merchandised is to be shipped by your company's own truck line at a rate of 7 percent of the total net cost. We are remodelling our offices and have a target completion date of March 30, 20XX. If there is any reason you see that you can keep your part of this schedule, please let me know immediately. Yours faithfully,
Berenice Chamala Supervisor, Clerical Services BKC: amm
Pagina 23
EXERCISES More exercises can be found on our website: http://www.talencentrum.opschool.nl under the heading ‘Writing’
Pagina 24
Exercise 1: Write the following dates as they should be written in a letter: 1. 19-03-1988 7. 08-04-1991 2. 02-05-1994 8. 28-07-1996 3. 26-10-1992 9. 24-06-1987 4. 31-12-1999 10. 03-11-1956 5. 01-01-2000 11. 27-02-1989 6. 11-09-1990 12. 18-08-1979
Exercise 2: Correct the mistakes in the following parts of a business letter: 1. New Oxford Street 102 2. Londen 3. Nashua, New Hampshire USA 03060 4. Dear Gentlemen: 5. Enclose 2 6. attn Mr Peter Green The Computer Wholesalers UK Ltd 7. 17 mai 1992 8. Mister Hartman 9. yours sincerely 10. dear Sir Jones
Exercise 3: Translate: 1. 14 juni 1994 2. Verenigd Koninkrijk 3. Mijne Heren 4. Geachte heer Jones 5. met vriendelijke groet 6. bijlage 7. Bedankt voor uw brief van 29 maart jl. 8. Wij sturen u de artikelen 30 oktober a.s. 9. Wij hebben een prijslijst bijgesloten 10. ter attentie van Mw. Arden
Pagina 25
Exercise 4: Correct the following letter: Dear sirs 2rd february 2005 Deluxe Corrugated Cardboard Ltd Coast Road 7 Brighton UK BG5 7GU We thank you for your catalog and prizelist. We are very impressed by your low prices and favourable terms of delivery. We would like it to place a trial order for the next goods: 300 2,000 950
boxes 8 x 10 x 15 boxes 12 x 50 x 15 boxes 50 x 50 x 50
Could you pleaze sent us a confirmation of order? If this order is executed to our satisfying, more order will undoubtedly follow. YOURS SINCERELY BLIKKER HUISHOUDELIJKE PRODUKTEN BV J. Blikker Buying Manager Encl.
Pagina 26
Exercise 5: Put the parts of the letter in the correct order: We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases on line at http://jacksonbros.com.
1. 2.
Yours sincerely
3.
September 12, 2000
4.
Jackson Brothers 3487 23rd Street New York, NY 12009
5.
Thank you for your enquiry of 12 September asking for the latest edition of our catalogue.
6.
Dennis Jackson Marketing Director
7.
Kenneth Beare Administrative Director English Learners & Company 2520 Vista Avenue Olympia, WA 98501 8.
We look forward to welcoming you as our customer.
9.
(signature)
10.
Dear Mr Beare
11.
Encl.: brochure
Pagina 27
Exercise 6: Put the parts of the letter in the correct order: 1.
Our annual demand will probably amount to some 10,000 kgs of mushrooms and some 25,000 kgs of mixed vegetables, purchased quarterly. Would you please quote us for these amounts, including information on price and quality of your product, as well as on terms of delivery, transportation and payment.
2.
19 January 2006
3.
Yours faithfully
4.
JAMES BLACKWELL VEGETABLES IM- & EXPORT 45 GROSVENOR ST LONDON GREAT BRITAIN EC1
5.
James Blackwell Jr. Buying Manager
6.
We were pleasantly surprised when we visited your stand at the recent Food and Distribution Fair in Blackpool. On the basis of the conversation we had with Ms Fairy we would like to express our interest in your frozen mushrooms and mixed vegetables. If these products really are up to the standard we saw in Blackpool, we would very much like to add them to our range.
7.
Ecotermables Ltd. 123 Kiln Road Dublin Ireland DU1 L2
We would like to thank you in advance for your co-operation.
Pagina 28
INFORMATION: Aan : Central Bureau of Educational Visits & Exchanges, 44 Baker Street, London, W1M 2HJ Van: jezelf Datum: gebruik de datum waarop je de opdracht maakt. In de vakantie ga je in het kader van een uitwisseling tussen jouw school en een school in Engeland 3 weken naar Engeland. Je schrijft naar deze organisatie omdat zij brochures hebben met adressen waar je kunt verblijven. Ze hebben o.a. brochures getiteld: Paying Guests en Cheap Accommodation. Je vraagt dus één brochure aan en je mag zelf uitmaken welke. Vermeld de volgende punten in je brief of je een jongen of een meisje bent en je leeftijd. Schrijf dat je een opleiding volgt voor administratief assistent en in welke periode je wilt gaan en welk deel van Engeland je voorkeur heeft. Maak een goede slotzin.
Aan: English Speaking Theatre, p/a Madame Tussaud, Kalverstraat 156, 1016 CA Amsterdam. Van: School Datum: datum waarop je de opdracht maakt Schrijf een brief in het Engels waarin je meedeelt wie je bent en dat je op een school voor beroepsonderwijs (vocational training) zit. Op school besloten is om hun gezelschap uit te nodigen voor een voorstelling en daarom wil je wat informatie hebben over de stukken die ze spelen, op welke dagen ze kunnen en hoeveel ze vragen voor een voorstelling. Onderteken met je eigen naam.
Van: Scottish Wool Ltd, t.a.v. Mr MacIntyre, Loch Ness Road, Gretna Green, GG8 9VV Scotland aan: Amstel NL, Molenstraat 89, 5212 EB Amsterdam, NL Datum: gebruik de datum waarop je de opdracht maakt Vraag of ze per omgaande de nieuwste catalogus en prijslijst van Amstel thuistap willen sturen. Je vraagt wanneer hun vertegenwoordiger weer naar Schotland komt en je wilt graag een afspraak maken. Als de vertegenwoordiger niet van plan is spoedig te komen, zou het dan gelegen komen wanneer jij Amsterdam bezoekt? Je hoopt spoedig een gunstig bericht te ontvangen.
Pagina 29
APPOINTMENTS: Van: internaat Hondsberg La Salle, Postbus 10102, 5060 GA OISTERWIJK Aan: Fam. P Mathanyana, Bergweg 47, 7247 XP Winterswijk Je moet een brief schrijven naar de ouders van een van de cliënten in je groep. Deze cliënt komt uit Kameroen en zijn ouders kennen nauwelijks Nederlands dus je zult hen in het Engels moeten schrijven. Vermeld de volgende punten in je brief maar schrijf die niet puntsgewijs: Adres internaat: Postbus 10102, 5060 GA OISTERWIJK Je laat weten dat de cliënt zich de laatste tijd erg goed gedraagt op de woongroep. Zijn gedrag is in de laatste 2 weken positief veranderd en jij van de woongroep denkt dat het mogelijk is dat de cliënt voortaan om de 2 weken een weekendje naar huis mag. Je vraagt je af hoe de ouders hierover denken. Vraag of ze een afspraak willen maken om dit verder met jullie te bespreken zodat je een planning kunt maken met betrekking tot de weekendjes die hij eventueel naar huis mag. Maak een goede slotzin. Aan: International Trading Company, t.a.v. dhr G. Jones, 12 Park Lane, Sheffield WC1 3AT Van: Brandhoudt BV, Assendelftstraat 23, 4122 CC Delft Datum: gebruik de datum waarop je de opdracht maakt Schrijf namens je cheffin mevrouw van Delft de volgende brief: je zult naar aanleiding van een uitnodiging de voorjaarsbeurs in Sheffield bezoeken van 12 t/m 18 augustus om met hun vertegenwoordiger te spreken over hun producten en je zoon zal je vergezellen om boeken voor zijn opleiding te kopen bij Foyles' Bookshop en om de mooie stad Sheffield te bezichtigen. Je wilt daarom graag een tweepersoonskamer reserveren in het Hilton Hotel van 11 t/m 19 augustus en je wilt graag afgehaald worden van het vliegveld. Je verheugt je op het bezoek. Slotzin
Pagina 30
INVOICES/QUOTATIONS/ REMINDERS: Van: Undersmith, Hammersmith Road 231, London WC1 4HH, UK Aan: Aristo BV, Zwanenburglaan 36, 2110 AV Beringen, t.a.v. Dhr Meissen, NL Datum: gebruik de datum waarop je de opdracht maakt bedank voor de aanvraag voor een offerte van 25 computers, merk Dell type TX7878 hebben offerte bijgesloten. Jullie kunnen de computers uit voorraad leveren en ze kunnen binnen de vereiste tijd geleverd worden. Vertel dat de computers van uitstekende kwaliteit zijn en dat jullie voorwaarden de meest gunstige zijn. Schrijf dat omdat de prijzen van de grondstoffen stijgen je adviseert om voor het eind van de maand de bestelling te plaatsen en in dat geval krijgen ze nog een extra korting van 2%. Schrijf dat jullie de bestelling met belangstelling tegemoet zien. Aan: G. Willemse BV, Boslaan 35, 2502 GG Den Haag Van: Modern Plastics Ltd, 45 Prince Albert Street, Birmingham B21 8DJ Datum: gebruik de datum waarop je de opdracht maakt Je hebt met belangstelling de brief van (datum twee dagen geleden) gelezen en het doet je genoegen dat Willemse van plan is producten uit jullie assortiment te importeren. Schrijf dat de separaat gezonden monsters een uitstekende indruk geven van de kwaliteit van de producten en als de goederen dringend nodig zijn kun je zorgen voor vervoer per vliegtuig. Het spreekt vanzelf dat de hogere vrachtkosten dan natuurlijk voor rekening van de klant zijn. Je hebt een catalogus en prijslijst bijgevoegd, de prijzen zijn CIF Birmingham je ziet een proefbestelling met belangstelling tegemoet. Slotzin. Van: Verpleeghuis De Weerde; Gen.Eisenhowerlaan 23; 4051 DE Eindhoven Aan: Mrs M. Wilson; 7 Patterson Avennue; Camden Town; CA5 U90 Schrijf aan mevrouw Wilson dat de rekening voor haar verblijf van 3 maanden in het verpleeghuis nog steeds openstaat. Ze is inmiddels al zes maanden weer thuis maar er is nog steeds niets betaald. Jullie hebben al twee keer eerden een factuur gestuurd maar nu moet er binnen twee weken betaald worden anders gaan jullie juridische stappen ondernemen. Slotzin
Pagina 31
COMPLAINTS: Van: Free Record Shop, Waterweg 15, 3870 BN Hoevelaken, NL Aan: Sound Records, 92 Horse Road, Chichester, S96 4B, UK Datum: gebruik de datum waarop je de opdracht maakt Jullie hebben order nr 76 ontvangen maar de order is niet goed uitgevoerd. Een van de dozen met CD's was niet goed verpakt met het gevolg dat er een aantal CD's beschadigd zijn en in doos nr 4 ontbraken 5 CD's. De verzendafdeling stuurt doos nr 4 terug en verwacht dat Sound Records deze zullen vervangen en dat ze de ontbrekende CD's zo spoedig mogelijk zullen sturen. Het spreekt vanzelf dat de kosten voor hun rekening zijn. Jullie willen graag zo spoedig mogelijk bericht. Van: O.J.C. de Buitenakker, Langenakker 35, 5730 VC Helmond Aan: Philips Ltd, 33 York Lane, Brighton B7 5EX Datum: vandaag Je werkt in een jongerencentrum. Een maand geleden hebben jullie 20 nieuwe printers besteld. De levertijd zou eigenlijk 2 weken zijn, je hebt al meerdere keren proberen te bellen, maar er wordt niets aan gedaan. Je schrijft nu een klachtenbrief naar het bedrijf waarin je beschrijft wat het probleem is en dat je het niet toepasselijk vindt dat het niet afgehandeld wordt. Schrijf ook of ze zo snel mogelijk contact op kunnen nemen over eventuele afhandelingen. Schrijf dat wanneer ze niet binnen 1 week gereageerd hebben je de bestelling als geannuleerd zult beschouwen Van: OJC De Zwarte Hand, Pier Baan Straat 5, 2501 CV Den Haag Aan: de ouders van Pietje Bell, Torenkamer 4, 2501 XX Den Haag Datum: vandaag Je werkt in een jongerencentrum en er is een probleem met een jongere. Hij is elke inloopavond erg vervelend, en hij luistert niet naar de leiding. Het loopt de laatste tijd zo uit de hand dat je genoodzaakt bent om een brief naar de ouders te schrijven. Er moet in die brief komen staan wie jij bent en wat jouw functie binnen het jongerencentrum is en wat het probleem is en wat jij als de beste oplossing ziet. Jij nodigt de ouders uit op gesprek te komen samen met het kind en jij bedankt ze voor hun begrip en sluit de brief correct af .
Pagina 32
