CORA: De referentiearchitectuur voor Nederlandse woningcorporaties Versie 3.0 Verkenningen en voorbeelden (Tablet)
CORA is tot stand gekomen met medewerking van de volgende woningcorporaties: De Alliantie, Eigen Haard, Havensteder, Lefier, Mitros, Portaal, Rochdale, RWS Goes, Stadgenoot, Vestia, Wonen Breburg, Woonbedrijf Eindhoven, Woonbron, De Woonplaats, Woonstad Rotterdam, Woonzorg Nederland en Ymere.
Verder hebben verschillende marktpartijen en overheidsinstellingen een bijdrage geleverd aan CORA. Het traject om tot deze versie van CORA te komen werd begeleid door PMtD Consultancy
CORA werd mede mogelijk gemaakt door NetwIT, het Netwerk woningcorporaties en Informatie Technologie
FLOW, de Stichting Fonds Leren en Ontwikkelen Wooncorporaties
Vereniging van woningcorporaties Aedes.
Dit is de tabletversie. Er is ook een versie beschikbaar in hoge resolutie waardoor figuren beter leesbaar zijn. CORA is als PDF bestand op te vragen bij NetwIT (www.netwit.nl) en Aedes (www.aedes.nl). Contactinformatie:
[email protected] onder vermelding van: CORA © Aedes | © NetwIT, december 2012
CORA 3.0
2
Inhoudsopgave 1
Inleiding .................................................................................... 4
2
Voorbeeld uitwerking onderhouden eenheden ..................................... 5
3
Voorbeeld uitwerking proces vastgoedsturing .................................... 17
4
Voorbeelden applicatiearchitectuur ................................................ 26
5
Identificering en typering relaties .................................................. 33
6
Woonruimteverdeling (Vastgoed-Relaties) ......................................... 36
7
Praktijkvoorbeelden BAG ............................................................. 42 7.1 Arubastraat te Delft.............................................................. 44 7.2 Catharinastraat te Breda ........................................................ 48 7.3 Groepswoning te IJburg ......................................................... 51 7.4 Javaplein te Amsterdam ........................................................ 53 7.5 Oppert te Rotterdam ............................................................ 56 7.6 Schorsmolenstraat en omgeving te Breda ................................... 60 7.7 Van Baerleplantsoen te Dordrecht ............................................ 66
8
Sjablonen voor beschrijving van dienstverlening ................................ 70
CORA 3.0
3
1 Inleiding Dit document is CORA Verkenningen en voorbeelden. Het bevat voorbeelden en praktijkcases van de focusgebieden uit CORA 3.0. Niet alle voorbeelden en praktijkcases sluiten aan op de modellering en conventies van CORA 3.0, sommige voorbeelden zijn nog gebaseerd op CORA 1.0 of CORA 2.0.
CORA 3.0
4
2 Voorbeeld uitwerking onderhouden eenheden Om tot een uitwerking te komen van de onderhoudprocessen, en daarbij het in ogenschouw nemen van de gevolgen voor (mutaties aan) het vastgoed, wordt eerst de levenslijn van het vastgoed bij een corporatie gepresenteerd. Levenslijn Het vastgoed komt in beeld bij de woningcorporatie bij de ontwikkeling, de nieuwbouw van eenheden of de aankoop van nieuwe eenheden. Na het akkoord op de oplevering c.q. de acceptatie van een vastgoedeenheid begint het leven van deze eenheid in het kader van het beheer en onderhoud (het beginpunt in de levenslijn).
SVB = Strategisch voorraadbeheer, ZAV = Zelf aangebrachte voorziening
Figuur 2.1 levenslijn onderhouden eenheden De voorgaande processen met betrekking tot ontwikkeling of aankoop worden hier niet verder uitgewerkt (buiten beschouwing). Bij dit beginpunt zijn de vastgoedgegevens van een eenheid vastgelegd als de beginsituatie van het beheer (exploitatie) en voor de gewenste vorm van dienstverlening. Dit kan betekenen dat alleen dienstverlening wordt gedaan in het kader van (planmatig) onderhoud (verkochte eenheid) of dat zowel verhuur, onderhoud en andere vormen van dienstverlening worden toegepast (verhuurde eenheid). Meer of minder dienstverlening impliceert ook dat er meer of minder gebeurtenissen zijn in de levenslijn voor het uitvoeren van werkprocessen die invloed hebben op de situatie van de (vastgoed)eenheid. De levenslijn eindigt als de eenheid definitief uit beheer (exploitatie) wordt genomen voor de corporatie. Dit impliceert dat de eenheid wordt gesloopt, verkocht zonder terugkoopplichten of zodanig wordt aangepast, dat de eenheid niet meer bestaat. De processen voor de afhandeling van het uit beheer nemen, sloop, verkoop of herstructurering worden hier niet verder uitgewerkt (buiten beschouwing). Gebeurtenissen In de levenslijn van het vastgoed zijn gebeurtenissen onderkend, die werkprocessen initiëren (triggeren) en daarmee invloed hebben op het vastgoed. Deze gebeurtenissen bepalen de verschillen in de processen, zoals met name aan de voorkant (initiëren onderhoud) en de achterkant (verwerken resultaten). Deze aspecten zijn: • Initiatief gepland of niet gepland; • Kosten voor klant; deels of geheel, direct of indirect; • Tijdelijke of definitieve herhuisvesting noodzakelijk ; • Functie c.q. doelgroepverandering tot gevolg. CORA 3.0
5
Dit levert de onderstaande matrix: Gebeurtenis
Gepland
Kosten
Herhuis-
Functie-
ZAV- afhandeling*
Nee
klant
vesting
verandering
Ja
Nee
Nee
Proces Verwerken verzoek tot ZAV
Reparatie
Nee
Nee, mits
Nee
Nee
Verwerken verzoek tot Reparatie
Huuropzegging
Nee
Nee, mits
Nee, maar
Nee
Verwerken verzoek huuropzegging
Aanpassing op medische
Nee
Ja
Nee
Nee, maar
Verwerken verzoek medische
indicatie
(gemeente)
aanpassing
Individuele verbetering
Nee
Ja
Nee
Nee, maar
Verwerken verzoek individuele
Calamiteit - afhandeling
Nee
Nee, mits
Nee, mits
Nee, mits
Verwerken calamiteit
Periodiek onderhoud
Ja
Nee
Nee
Nee
Onderhouden periodiek
SVB
Ja
Ja, maar
Nee, maar
Ja, maar
Verbeteren complex (renoveren)
SVB
Ja
Ja, maar
Ja, definitief
Ja
Herstructureren
verbetering
* ZAV = Zelf Aangebrachte Voorziening
Figuur 2.2 matrix aspecten per onderhoudsproces Uit de matrix komt naar voren dat er 9 verschillende processen zijn te benoemen. Deze processen hebben wel allemaal het gemeenschappelijke kernproces voor de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden. De renovatieprocessen en herstructureringsprocessen die voortkomen uit SVB (strategisch voorraadbeheer) zijn hier niet verder gemodelleerd. Wel worden ze geraakt in het proces Periodiek Onderhoud. Buiten Renoveren en Herstructureren zijn de processen hierna in detail uitgewerkt, waarbij eenmalig het gemeenschappelijke kernproces (het daadwerkelijke onderhoud) is beschreven. De processen zijn generiek en inrichtingsonafhankelijk beschreven, dus zonder verwijzing naar afdelingen of ondersteunende systemen. Hoofdschema Onderhouden Vastgoed Niet planmatig onderhoud Dit processchema laat op hoog abstractieniveau zien welke soort gebeurtenis tot onderhoud en daarmee wijzigingen in het vastgoed kan leiden: • Verzoek tot ZAV (zelf aangebracht voorziening), deze wordt alleen in het hoofdschema beschreven • Verzoek tot reparatie (reparatieonderhoud) • Verzoek tot huuropzegging (mutatieonderhoud) • Individueel verzoek tot verbetering • Melding calamiteit (onderhoud t.g.v. een calamiteit) • Verzoek op medische indicatie (aanpassingen vanwege medische oorzaak) Het beoordelen van een verzoek of melding en de uitvoering ervan zijn gesplitst. De uitwerking van de onderhoudsprocessen verschilt per gebeurtenis. Het subproces Verzoek tot ZAV is alleen in het hoofdschema uitgewerkt in plaats van in een aparte tekening. Daarom is de ZAV stroom in onderstaande afbeelding ook oranje weergegeven. Het uitvoeren van het onderhoud zelf, gaat veelal op dezelfde manier. Daarom is dit in één proces weergegeven. De verwerking van de resultaten nadat het onderhoud is uitgevoerd kan ook weer verschillen per gebeurtenis, dit is niet tot in detail uitgewerkt, alleen in het hoofdschema.
CORA 3.0
6
De tekening laat dus de samenhang zien tussen de gebeurtenissen en het uitvoeren van het onderhoud en geeft aan dat dit kan leiden tot diverse gevolgen voor de cartotheek, huurprijzen, crediteuren en/of debiteurenadministratie. Het planmatig onderhoud is niet in dit schema opgenomen (zie volgende paragraaf).
CORA 3.0
7
zelf aan te brengen verbetering Verzoek tot ZAV
Verzoek tot huuropzegging
Verzoek tot reparatie
Individueel verzoek tot verbetering
Vaststellen actie op melding
Verzoek op medische indicatie
Melding calamiteit
Vaststellen actie op melding Uitgewerkt in subprocessen
Afgewezen melding
XOR
XOR
Goedgekeurd onderhoudsverzoek
Goedgekeurd ZAV verzoek
Uitvoeren onderhoud
Vastleggen afspraken met huurder
Uitgevoerd onderhoud
Vastgelegde afspraken met huurder
Uitgewerkt in subproces “Uitvoeren niet planmatig onderhoud”
V Uitvoeren ZAV
Aanpassen carthoteek
Aanpassen huurprijzen
Afwikkelen crediteuren
Afwikkelen debiteuren
V
Afgeronde ZAV
Afgeronde reparatie
Afgeronde huuropzegging
Afgerond individuele verbetering
Afgeronde calamiteit
Afgeronde medische aanpassing
Figuur 2.3 Hoofdschema Onderhouden Vastgoed Niet planmatig onderhoud Toelichting symbolen: = OF (en/of); elke binnenkomende tak, of een combinatie daarvan, zet de uitgaande tak in werking. Een of meer uitgaande takken wordt geactiveerd als een inkomende tak is afgerond. = XOR = excluded OR; alleen één binnenkomende tak zet de uitgaande tak in werking. Alleen één uitgaande tak wordt in werking gezet als de inkomende tak is afgerond. = EN; de uitgaande tak wordt alleen in werking gezet nadat alle binnenkomende takken zijn afgerond. Twee of meer uitgaande takken worden in werking gezet nadat de binnenkomende tak is afgerond. Toelichting gebruik informatiebronnnen (blauwe symbolen): • Worden niet in het hoofdschema gebruikt • Worden niet gebruikt voor standaard procedures, werkinstructies, beleidregels etc. CORA 3.0
8
Subproces Verwerken verzoek tot reparatie Dit proces beschrijft het aannemen en beoordelen van een verzoek tot reparatie. Dit proces gaat vooraf aan het proces “Uitvoeren van Niet Planmatig Onderhoud en verwerken resultaat”. 1. Een verzoek tot reparatie wordt ontvangen van de huurder. 2. De aanvraag wordt geregistreerd en beoordeeld op volledigheid, juistheid, of behandeling past in het beleid en of actueel of gepland onderhoud bekend is. 3. Als de melding niet in behandeling wordt Verzoek tot reparatie genomen volgt afwijzing en terugkoppeling naar de aanvrager. 4. Als het nodig is wordt het pand Ontvangen melding geïnspecteerd en bepaald of reparatie nodig is. Als reparatie niet nodig blijkt, volgt afwijzing en terugkoppeling naar Ontvangst melding de aanvrager. 5. Er wordt bepaald hoe de kosten gedekt Vastleggen en Reparatieverzoek beoordelen worden, bijvoorbeeld garantie die van reparatiemelding toepassing is of dat de huurder aansprakelijk is voor schade aan Afwijzing XOR de woning. melding 6. Als de dekking van de kosten akkoord is, wordt opdracht tot uitvoering gegeven. Geaccepteerd reparatieverzoek
XOR
Inspectieverslag
Inspecteren woning
Geïnspecteerde woning
Bepalen noodzaak reparatie
Goedkeuring reparatieverzoek
XOR
Afwijzing reparatieverzoek
Bepalen dekking kosten
Kostendekking reparatie
Kostendekking reparatie
Beoordelen dekking kosten
XOR
Factuurgegevens
Ingetrokken reparatieverzoek
Goedgekeurd onderhoudsverzoek
Figuur 2.4 subproces Verwerken verzoek tot reparatie CORA 3.0
9
Subproces Verwerken verzoek tot huuropzegging Dit proces beschrijft het opzeggen van een huurovereenkomst, waaruit mutatieonderhoud kan volgen. Dit proces gaat vooraf aan “Uitvoeren Niet Planmatig Onderhoud en verwerken resultaat”. 1. Het verzoek tot huuropzegging wordt ontvangen van de huurder of vertegenwoordigende partij. 2. Het verzoek wordt geregistreerd en beoordeeld op volledigheid en juistheid. 3. Als het verzoek niet in behandeling wordt genomen volgt een afwijzing. 4. De woning wordt geïnspecteerd. Tijdens de inspectie wordt geregistreerd: Verzoek tot a. eventuele gebreken met bijkomende kosten Huuropzegging b. eventuele ZAV afspraken c. huurprijsaanpassingen d. benodigd planmatig onderhoud (voor rekening van corporatie). Ontvangen melding e. Benodigd mutatieonderhoud (voor rekening van de corporatie) f. opleverdatum van de woning. 5. Als werkzaamheden voor rekening van de huurder zijn, wordt met Ontvangst melding de huurder besproken of die de gebreken zelf herstelt. Zo ja, voert deze het werk zelf uit. Dit wordt bij de eindcontrole gecontroleerd. Vastleggen en 6. Als de huurder het werk niet zelf uitvoert wordt een opdracht beoordelen vz tot huurtot mutatieonderhoud gegeven. opzegging 7. Als er planmatig onderhoud uitgevoerd moet Geaccepteerd Afwijzing Vz tot huurXOR worden, wordt hiervoor opdracht gegeven melding opzegging (vindt plaats na einde contractdatum). 8. O.b.v. het inspectieverslag wordt de huuropzegging verwerkt (einddatum contract). 9. Bij de eindcontrole wordt Afspraken ZAV Inspecteren Inspectieverslag woning gecontroleerd of de huurder de woning goed heeft Uit te voeren opgeleverd, worden Geïnspecwerk huurder teerde woning meterstanden opgenomen enz. V
Uitvoeren werk huurder
Verzoeken tot versneld planmatig onderhoud
Opstellen aanbod mutatieonderhoud
Uitgevoerd werk huurder
Verzoek tot planmatig onderhoud
Aanbod mutatieonderhoud
Uitvoeren eindcontrole
Afgeronde huuropzegging
Inspectieverslag
Reactie huurder op aanbod mutatieonderhoud
Goedkeuren huuropzegging
Goedgekeurde huuropzegging
Aanbod mutatieonderhoud
Beoordelen aanbod mutatieonderhoud
V
Afgekeurde huuropzegging
Goedgekeurd onderhoudsverzoek
Figuur 2.5 subproces Verwerken verzoek tot huuropzegging CORA 3.0
10
Subproces Verwerken Individueel verzoek tot verbetering. Dit proces beschrijft het aannemen en beoordelen van een individueel verzoek tot verbetering (geriefverbetering). Dit proces gaat vooraf aan het proces “Uitvoeren van Niet Planmatig Onderhoud en verwerken resultaat”. 1. Een individueel verzoek tot verbetering wordt ontvangen van de huurder. 2. De aanvraag wordt geregistreerd en beoordeeld op volledigheid, juistheid, of behandeling past in het beleid en of actueel of gepland onderhoud bekend is. Individueel Verzoek tot 3. Als de melding niet in verbetering behandeling wordt genomen volgt afwijzing. Ontvangen 4. Het pand wordt melding geïnspecteerd, als voorbereiding op het Ontvangst vaststellen van de melding werkzaamheden en het maken van de offerte aan de Afwijzing verzoek op Lijst met stanVastleggen en basis van lijst daard toegestane beoordelen vz huurder. standaard toegestane individuele tot individuele verbeteringen verbeteringen verbetering 5. De uit te voeren werkzaamheden worden Afwijzing vastgesteld, XOR melding op basis daarvan wordt een offerte gemaakt voor Geaccepteerd Indiv Vz tot de huurder. Dit kan door de Verbetering corporatie worden gedaan, maar ook uitbesteed XOR worden aan een externe partij. Bij uitbesteding wordt de offerte Inspectieverslag Inspecteren woning eerst beoordeeld door de corporatie, voor deze naar de huurder gaat. Geïnspecteerde woning 6. De huurder beoordeelt de offerte. Offerte 7. De huurder kan het verzoek Individuele Opstellen verbetering offerte intrekken na beoordeling van de offerte. 8. Na goedkeuring van de Offerte Individuele offerte volgt opdracht verbetering tot uitvoering. Reactie huurder op offerte individuele verbetering
Beoordelen offerte individuele verbetering
XOR
Ingetrokken verzoek tot individuele verbetering
Goedgekeurd onderhoudsverzoek
Figuur 2.6 subproces Verwerken Individueel verzoek tot verbetering CORA 3.0
11
Subproces Verwerken calamiteitenmelding Dit proces beschrijft het aannemen van een calamiteitenmelding. Dit proces gaat vooraf aan het proces “Uitvoeren Niet Planmatig Onderhoud en verwerken resultaat”. 1. Een calamiteit wordt ontvangen van de huurder, een medewerker of een externe partij. 2. De melding wordt beoordeeld op volledigheid en juistheid. 3. Als de melding niet in behandeling wordt genomen volgt afwijzing. 4. De calamiteit wordt geïnspecteerd. Tevens wordt 5. bekeken of de verzekeraar dient te worden ingeschakeld. 6. Direct uit te voeren activiteiten regelen. 7. Van activiteiten die later uitgevoerd kunnen worden, wordt de dekking van de kosten bepaald en gecontroleerd welk onderhoud gepland staat. 8. Als de bewoners niet in de woning kunnen (ver)blijven, wordt herhuisvesting in gang gezet. 9. Als het pand niet meer kan worden hersteld, gaat het uit exploitatie. Dit is buiten de scope van het onderhoudsproces. 10. De uit te voeren werkzaamheden worden vastgesteld en besproken met de huurder of aanvrager. Incidenteel kan dit leiden tot een (extra) verzoek tot verbetering. 11. De opdracht tot uitvoering wordt gegeven.
Figuur 2.7 subproces Verwerken calamiteitenmelding CORA 3.0
12
Subproces Verwerken verzoek aanpassing op medische indicatie Dit proces beschrijft het aannemen en beoordelen van een verzoek tot aanpassing op medische indicatie. Dit proces gaat vooraf aan het proces “Uitvoeren van Niet Planmatig Onderhoud en verwerken resultaat”. 1. Een verzoek op medische indicatie wordt ontvangen van de huurder. 2. De aanvraag wordt geregistreerd en beoordeeld op volledigheid, juistheid en of behandeling past in het beleid. 3. Als de melding niet in behandeling wordt genomen volgt afwijzing en terugkoppeling naar de aanvrager. 4. Als het geen standaardaanpassing is, wordt de woning Verzoek op medische 5. geïnspecteerd en beschreven hoe de aanpassing plaats indicatie 6. kan vinden. Er wordt dan een offerte gemaakt van de kosten van de aanpassing. Ontvangen 7. In de praktijk zijn er aanpassingen die zo standaard zijn melding dat er geen offerte voor de gemeente nodig is, alleen prijsafspraken. Bijvoorbeeld: een verhoogde toiletpot, Ontvangst handgrepen melding 8. In andere gevallen bepaalt de gemeente of de aanpassing doorgang kan vinden en Lijst met Afwijzing verzoek op Vastleggen en basis beleid en beoordelen Vz standaard of de huurder een eigen bijdrage moet mogelijkheden voorzieningen op medische indicatie leveren. 9. Als de aanpassing niet doorgaat, volgt Afwijzing XOR intrekking van het verzoek. melding 10. Als de aanpassing akkoord is gegeven door gemeente en huurder Geaccepteerd Vz tot wordt opdracht tot uitvoering gegeven. Aanpassing XOR
Prijsafspraken gemeente medische aanpassing
Goedkeuren standaard aanpassing
XOR
Toestemming gemeente nodig
Inspectieverslag
Inspecteren woning
Geïnspecteerde woning
Offerte benodigde aanpassing
Opstellen offerte
Offerte benodigde aanpassing
Beoordelen Offerte benodigde aanpassing
V
React. gemeente offerte aanpassing
optioneel
Reactie huurder eigen bijdrage
Ingetrokken verzoek op medische indicatie
Goedgekeurd onderhoudsverzoek
Figuur 2.8 subproces Verwerken verzoek aanpassing op medische indicatie CORA 3.0
13
Subproces Uitvoeren Niet Planmatig Onderhoud Dit proces beschrijft het generieke deel van het uitvoeren van “Niet Planmatig Onderhoud”. Vanuit de subprocessen verzoek tot ZAV, reparatie, huuropzegging, verbetering, op medische indicatie of melding calamiteit is een goedgekeurd onderhoudsverzoek ingediend. De aanvrager kan een medewerker zijn of een huurder. 1. Onderhoud maakt een (werk)opdracht aan. 2. De uitvoerder wordt bepaald, dit kan of intern of extern worden uitgevoerd. Als het werk wordt uitbesteed wordt de prijs bepaald waarvoor dit wordt uitgevoerd. Meestal wordt gewerkt met standaardprijzen (bijvoorbeeld Goedgekeurd 3. vanuit een raamovereenkomst of andere afspraak), onderhoudsverzoek 4. anders wordt een prijs afgesproken via een 5. offertetraject (het deel over prijsbepaling is niet Aanmaken 6. in het schema gemodelleerd). Opdracht Ook afspraken die de planning beïnvloeden worden hier bepaald. Aangemaakte 7. De opdracht wordt gepland met de aanvrager. opdracht 8. Het onderhoud wordt uitgevoerd. De uitvoerder registreert hierbij de verbruikte materialen, de bestede uren en de status. Bepalen uitvoerder 9. De aanvrager inspecteert het resultaat. Als de uitvoering niet akkoord is, wordt een aanvullende werkopdracht gepland. Of, als blijkt dat de XOR opdracht niet volledig was, een nieuwe opdracht gepland. Interne uitvoerder
Externe uitvoerder
Bepalen planning uit te voeren werk
Afspraken met huurder
Vastgelegde planning
Uitvoeren werk
Uitgevoerd werk
Registratie uitgevoerd werk
Registratie verbruikte resources
Beoordelen uitgevoerd werk
Onvolledige uitvoering
XOR
Afgekeurde uitvoering Aanvullende opdracht nodig
Uitgevoerd onderhoud
Figuur 2.9 Subproces Uitvoeren Niet Planmatig Onderhoud CORA 3.0
14
Processchema Uitvoeren planmatig onderhoud Het planmatig onderhoud gaat over de gebeurtenissen aan de onderkant van de levenslijn:
Figuur 2.10 Levenslijn onderhouden eenheden Planmatig onderhoud is “gepland onderhoud” (vaak wordt ook de term projectmatig onderhoud gebruikt) en omvat zowel het periodiek onderhoud als het onderhoud dat voortkomt uit strategische overwegingen (SVB = Strategisch Voorraad Beheer). 1. Vanuit het beheerplan voor het bezit wordt het periodiek onderhoud vastgesteld (schilderwerk, cv’s vervangen enz.). 2. Vanuit strategische beleidskeuzes worden plannen gemaakt om het bezit te verbeteren of anderszins te wijzigen (isolatie, renovatie, liften plaatsen enz.). Er zijn 3 fasen te onderscheiden: • Meerjarenonderhoudsplan-MJOP (vaak ook aangeduid als meerjarenonderhoudsraming MJOR) • Onderhoudsjaarbegroting (1 jaar) • Uitvoeren onderhoudsjaarbegroting 3. De plannen voor periodiek- en verbeteronderhoud worden opgenomen in het Meerjaren onderhoudsplan (MJOP of MJOR). 4. Elk jaar wordt bepaald welke plannen uitgevoerd gaan worden. Plannen uit het meerjaren onderhoudsplan kunnen opgeschoven worden. 5. De onderhoudsjaarbegroting wordt opgesteld. Voor de goedgekeurde plannen wordt de werkvoorbereiding gedaan (specificaties en planning opstellen, offertes aanvragen en bestellingen plaatsen). Het kan ook worden uitgevoerd op contractbasis, bijvoorbeeld onderhoud van liften, vervanging van cv’s. 6. De bewoners worden op de hoogte gesteld. 7. Bij verbeterprojecten kunnen de bewoners inspraak hebben of ze de verbeteringen afnemen. 8. Bij inspraak kan een deel van het project (een reeks verbeteringen in een reeks woningen) worden afgezegd. Voor het periodiek onderhoud en de niet afgekeurde verbeteringen wordt opdracht tot uitvoering gegeven. Op basis hiervan vindt realisatie plaats en worden kosten geboekt (als gevolg van urenschrijven, facturen van aannemers, e.d.). Deze kosten worden bewaakt door ze te vergelijken met de budgetten van de (goedgekeurde) onderhoudsjaarbegroting.
CORA 3.0
15
Figuur 2.11 Processchema planmatig onderhoud CORA 3.0
16
3 Voorbeeld uitwerking proces vastgoedsturing In hoofdstuk 5 van CORA 3.0 is een uitwerking gemaakt van de processen rond vastgoedsturing. Dit geeft inzicht in de positionering en samenhang van sturende processen op strategisch en tactisch niveau en de wijze waarop de portefeuillestrategie vertaald wordt naar tactische kaders voor de operationele uitwerking. Conventies Het voorbeeld gaat uit van een indeling in processen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Deze wijze van modelleren is afwijkend van het procesmodel in CORA 3.0 en is gedaan om de samenhang van sturingsprocessen op strategisch en tactisch niveau duidelijk te illustreren. De processen van vastgoedsturing op strategisch en tactisch niveau zijn uitgewerkt conform onderstaande tekenconventie.
Figuur 3.1 tekenconventie proces Naamconventies voor het aanduiden van de processen zijn conform CORA 3.0 (werkwoord + zelfstandig naamwoord, bijv. Opstellen vastgoedstrategie). Verder zijn er een aantal specifieke conventies gehanteerd: • Beheren – Bij processen met de aanduiding “Beheren…” wordt beheren in brede zin bedoeld, als aanduiding voor een proces waarin een regelkring zit ( Deming circle PlanDo-Check-Act). Dergelijke processen hebben dus geen betrekking op ‘operationeel beheren’. •
Evalueren – Bij processtappen met de aanduiding “Evalueren…” wordt informatie gebruikt over beleid, plannen en bereikte resultaten. Deze informatie is afkomstig uit andere processen maar deze relaties zijn omwille van de leesbaarheid niet expliciet opgenomen.
Achtereenvolgens worden behandeld: • Procesmodel waarin alle processen van de corporatie gepositioneerd zijn op strategische, tactisch en operationeel niveau. • De sturingscyclus van vastgoedsturing (8 baan model). • Uitwerking van de processen m.b.t. vastgoedsturing op strategisch en tactisch niveau.
CORA 3.0
17
Procesmodel - Positionering corporatieprocessen In onderstaand procesmodel zijn de corporatieprocessen gepositioneerd op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Figuur 3.2 procesmodel Opmerkingen • De sturende processen m.b.t. vastgoedsturing op strategisch en tactisch niveau zijn licht blauw gemarkeerd. Deze worden onderstaand verder uitgewerkt. • Alle (primaire) processen op operationeel niveau zijn voor de sturingscyclus van vastgoedsturing gegroepeerd en aangeduid met “Exploiteren en Investeren”(zie grijs gemarkeerd blok). De processen binnen dit blok zijn nog gebaseerd op CORA 1.0. Vastgoedsturingscyclus Op de volgende pagina is de sturingscyclus van de vastgoedportefeuille weergegeven (RIGO 8 baan model, gebaseerd op Deming circle Plan-Do-Check-Act). Hierin wordt de samenhang duidelijk tussen de processen op strategisch, tactische en operationeel niveau.
CORA 3.0
18
Figuur 3.3 baan model vastgoedsturing De besturingscyclus van de vastgoedgerelateerde dienstenportefeuille is op de volgende pagina samengevat.
Figuur 3.4 baan model sturing diensten CORA 3.0
19
De processen van vastgoedsturing op strategisch en tactisch niveau zijn onderstaand weergegeven. Strategische processen
Figuur 3.5 strategische processen vastgoed Ontwikkelen gebiedsstrategie
Figuur 3.6 proces ontwikkelen gebiedsstrategie Ontwikkelen gebiedsstrategie Analyse leefomgeving en gebiedsontwikkeling Het analyseren van: de huidige markt, de politieke omgeving, nationale en internationale wetgeving en andere omgevingsfactoren. Vaststellen doelgroepen gebied en wijkbehoeften Het vaststellen van een doelgroep voor een gebied rekening houdend met de analyse van de leefomgeving en de gebiedsontwikkeling. Tevens wordt de wijkbehoeften gedefinieerd. Bepalen gebiedsvisie en beleidsuitgangspunten Het bepalen van de gebiedsvisie rekening houdend met de analyse van de leefomgeving en de gebiedsontwikkeling. Tevens worden op basis hiervan de strategische beleidsuitgangspunten vastgesteld m.b.t. de vraag vanuit de gebieden die bediend worden. CORA 3.0
20
Ontwikkelen vastgoedstrategie
Figuur 3.7 proces ontwikkelen vastgoedstrategie Ontwikkelen vastgoedstrategie Opstellen vastgoedportefeuillestrategie Het bepalen van strategische kaders voor de gehele vastgoedportefeuille (aanbod) rekening houdend met de bepaalde gebiedsvisie en beleidsuitgangspunten (vraag). Opstellen portefeuille- en beleidsplannen Het opstellen van een nieuwe/herijkte portefeuillebeleidsplannen op het gebied van duurzaamheid, verkopen, investeren, onderhouden, slopen en verhuren rekening houdend met de bredere context en omgeving. Opstellen complexvisie en uitgangspunten Het bepalen van de complexvisie (alle complexen / clusters) rekening houdend met gemaakte analyses (intern en extern) en de opgestelde portefeuillestrategie en -plannen. Tevens worden op basis hiervan de strategische beleidsuitgangspunten vastgesteld voor alle complexen / clusters die het vastgoedaanbod vormen. Evalueren portefeuillebeleidsplan Het bepalen of de vastgoedportefeuillestrategie en het vastgoedbeleid aangepast moet worden op basis van de evaluatie van de bereikte resultaten ten opzichte van de opgestelde complexvisie en uitgangspunten.
CORA 3.0
21
Ontwikkelen dienstenstrategie
Figuur 3.8 proces ontwikkelen dienstenstrategie Ontwikkelen diensten(portefeuille)strategie Opstellen dienstenportefeuille strategie Het bepalen van strategische kaders voor de gehele dienstenportefeuille (aanbod) rekening houdend met de bepaalde gebiedsvisie en beleidsuitgangspunten (vraag). Vaststellen dienstenbeleid Het opstellen van een nieuwe/herijkte dienstenbeleid rekening houdend met de bredere context en omgeving. Vaststellen dienstontwikkelings-/verbeterplan Het bepalen van de toekomstige strategie van de dienst rekening houdend met de analyse markt en beleidsomgeving. Het plannen van ontwikkeling en vertering van het dienstenaanbod (alle diensten) rekening houdend met gemaakte analyses (intern en extern) en de opgestelde portefeuillestrategie en -plannen. Evalueren dienstenportefeuille strategie Het bepalen of de dienstenportefeuille strategie aangepast moet worden op basis van de evaluatie van de bereikte resultaten ten opzichte van het vastgestelde plannen voor ontwikkeling en verbetering van het dienstenaanbod.
CORA 3.0
22
Tactische processen
Figuur 3.9 tactische processen vastgoed Beheren vastgoedplannen
Figuur 3.10 processchema beheren vastgoedplannen Opstellen vastgoedplannen Op basis van de strategie visie, uitgangspunten en plannen worden plannen uitgewerkt voor het vastgoedbeheer. Dit t.a.v. aankoop, verkoop, sloop, onderhoud en verhuur van vastgoed. Vaststellen vastgoedplannen De opgestelde vastgoedbeheerplannen worden vastgesteld. Deze plannen zijn kaderstellen voor het te voeren beleid m.b.t. (individuele) complexen / clusters. Evalueren vastgoedplannen Evaluatie van de realisatie van de vastgoedbeheerplannen. CORA 3.0
23
Beheren complexbeleid
Figuur 3.11 processchema beheren complexbeleid Uitvoeren Omgevingsanalyse op complexniveau Op basis van de vastgoedplannen en informatie over de wijk wordt een omgevingsanalyse uitgevoerd voor het toekomstige complexbeheer. Opstellen complex beheerplannen Het opstellen van de complex beheerplannen op basis van de uitgevoerde omgevingsanalyse. Vaststellen complex beheerplannen Het vaststellen van de complex beheerplannen. Deze plannen zijn kaderstellen voor het exploiteren van en investeren in complexen / clusters. Tevens wordt hiermee de onderhouds- en investeringsplanning gevoed. Evalueren complex beheerplannen Het evalueren realisatie van de complex beheerplannen.
CORA 3.0
24
Beheren Onderhouds en investeringsplanning
Figuur 3.12 processchema beheren onderhouds en investeringsplanning Beheren meerjaren onderhouds- en investeringsplanning Op basis van de complex beheerplannen wordt de definitieve keus bepaald voor het toekomstige complexbeheer over meerdere jaren.(M.O.P./M.I.P.). Hierbij wordt ook de externe informatie over de wijksituatie betrokken. De vastgestelde meerjaren onderhoudsen investeringsplanning is kaderstellend voor (onderhouds)jaarplannen. Periodiek vindt evaluatie plaats van de meerjarenplanning. Beheren onderhoud jaarplan Op basis van de complex beheerplannen en de meerjarenplanning (M.O.P./M.I.P.) worden definitieve keuzes gemaakt voor het onderhoud aan complexen / clusters voor de komende jaren. Deze planning is kaderstellend voor de projectvoorbereiding. Periodiek vindt evaluatie plaats van de jaarplanning. Uitvoeren projectvoorbereiding Uit te voeren projecten uit het jaarplan worden voorbereid (nieuwbouw, renovatie, herontwikkeling en overige projecten). Hiermee samenhangende investeringsbeslissingen worden genomen. Dit is kaderstellend voor het uitvoeren en realiseren van de projecten op operationeel niveau (exploiteren en investeren). Evalueren onderhoud en investering Evaluatie van de realisatie van de jaarplannen.
CORA 3.0
25
4 Voorbeelden applicatiearchitectuur In dit hoofdstuk zijn enkele voorbeeldscenario’s op basis van het informatiefunctie model geschetst. Het informatiefunctie model zelf is beschreven in paragraaf 9.2 van CORA 3.0. De voorbeeldscenario’s zijn sterk vereenvoudigd en als voorbeelden bedoeld om een indruk te krijgen van de manier waarop een referentiearchitectuur vertaald kan worden naar de wensen en eisen van specifieke organisaties. De voorbeelden hoeven elkaar niet uit te sluiten, het is niet óf – óf. Applicatiearchitectuur volgens een ERP-scenario Een voorbeeld gebaseerd op één grote applicatie die alle functionaliteiten afdekt is weergegeven in figuur 4.1. Er zijn op dit moment geen leveranciers die zo’n brede applicatie kunnen leveren, geschikt voor woningcorporaties. Over het algemeen biedt een ERParchitectuur de mogelijkheid om basale administraties te voeren waarmee een eenduidige gegevensadministratie ontstaat. Naast de ERP-applicaties zullen andere applicaties ook van deze gegevens gebruik gaan maken.
Figuur 4.1: Applicatiearchitectuur volgens een ERP-scenario
CORA 3.0
26
In CORA 3.0 (paragraaf 9.1) applicatie-strategieën zijn in figuur 9.3 de belangrijkste applicatie-strategieën opgenomen. Dit voorbeeld is in dit figuur als volgt te plaatsen:
Figuur 4.2 Informatiefunctiemodel volgens een ERP-scenario Het voorbeeld laat zien dat de ERP-applicatie hier ook in staat moet zijn (de koppelvlakken moet bieden) om de kanaalfuncties te kunnen ondersteunen. Mogelijk kan dat via webservices, en kunnen communicatiekanalen zoals de website en het callcenter ingericht worden met die webservices. Wanneer een klant bijvoorbeeld een melding wil doen via de website, wordt de desbetreffende webservice aangeroepen, die de melding in de ERPapplicatie opneemt en klaar zet voor verwerking door een backoffice medewerker.
CORA 3.0
27
Applicatiearchitectuur volgens een best-of-breed scenario Alle informatiefuncties vervullen met één applicatie is een utopie en nergens de praktijk: woningcorporaties hebben over het algemeen met meer dan één applicatie te maken. Het combineren van applicaties op verschillende informatiefuncties als strategische keuze wordt ‘best-of-breed’ genoemd. Daarbij wordt het geheel van benodigde functionaliteiten gerealiseerd door verschillende applicaties met elkaar te laten samenwerken. Figuur 4.3 geeft een hypothetische situatie weer waarbij er verschillende backoffice en frontoffice applicaties zijn die allemaal informatie uitwisselen.
Figuur 4.3: Applicatiearchitectuur volgens een ‘best-of-breed’ scenario
CORA 3.0
28
Dit voorbeeld past als volgt in figuur 9.3 van CORA paragraaf 9.1 applicatie-strategieën:
Figuur 4.4 Informatiefunctiemodel volgens een ‘best-of-breed’ scenario Een wezenlijk aspect dat in een ’best-of-breed’ benadering geadresseerd moet worden is het benoemen van bronapplicaties en afgeleide applicaties. De afzonderlijke applicaties hebben meestal interne referentiebestanden nodig om goed te kunnen werken. Daarvoor kan het nodig zijn bijvoorbeeld relatie-, vastgoed- en overeenkomstgegevens onderling uit te wisselen. Bronapplicaties worden benoemd voor het eenduidig beheer van de gegevens. Tegelijkertijd wordt daarmee bepaald wie eigenaar is van de gegevens. Het ‘schakelstation’ in het midden zou idealiter voor de informatie-uitwisseling moeten zorgen. In de praktijk is een ‘best-of-breed’ scenario eerder onbedoeld in de loop der jaren ontstaan zonder dat de nodige koppelingen gelegd zijn. Noodzakelijke informatieuitwisseling wordt in de praktijk vaak handmatig uitgevoerd door overtikken van het ene systeem in het andere. Het kan ook voorkomen dat gebruikers verschillende applicaties tegelijkertijd moeten gebruiken. Een front- mid- backoffice concept zou hierbij passen, echter dat neemt het probleem niet weg dat de diverse applicaties de juiste koppelvlakken moeten hebben. Juist wil in dit verband zeggen dat er inhoudelijke consistentie moet zijn bij de informatie-uitwisseling tussen applicaties onderling. ’Best-of-breed’ wordt veelal benaderd via een service gerichte aanpak, zie de voorbeelduitwerking hierna.
CORA 3.0
29
Applicatiearchitectuur volgens service oriëntatie Service (of diensten-) oriëntatie (SOA, Service Oriented Architecture) is een ontwerpbenadering waarbij de componenten elkaar onderling diensten aanbieden. Er zijn gegevensdiensten die de gegevens ontsluiten en beheren, functionele diensten die de functionaliteit bieden en presentatie diensten die ervoor zorgen dat de functionaliteit in de juiste interface en context wordt aangeboden aan gebruikers. Een ‘enterprise service bus’ zorgt voor de berichtenuitwisseling en orkestratie van de processen. Op dit moment zijn de diensten die corporaties nodig hebben, zoals in figuur 4.5 hieronder, beperkt op de markt.
Figuur 4.5: Applicatiearchitectuur volgens service oriëntatie
CORA 3.0
30
Dit voorbeeld past als volgt in figuur 9.3 van de CORA paragraaf 9.1 applicatie-strategieën:
Figuur 4.6 Informatiefunctiemodel volgens service oriëntatie Applicatiearchitectuur gebaseerd op workflow zaakbehandeling
Figuur 4.7: Applicatiearchitectuur gebaseerd op workflow zaakbehandeling
CORA 3.0
31
Om dit voorbeeld in een groter geheel te plaatsen wordt verwezen naar CORA 3.0 (Focusgebied: Zaaktypen en Zaakgericht werken). Vooral in de overheidswereld komt de laatste tijd het zaakgericht werken in zwang. Dat concept sluit goed aan bij het dienstverleningsproces: alle aanvragen van klanten worden beheerd in een zaakdossier waarin op elk moment de status van de aanvraag wordt bijgehouden. De verwerking wordt uitgevoerd met de backoffice applicaties. Dit principe lijkt erg op workflow, maar meestal met minder stappen in het behandelproces. In de bijbehorende applicatiearchitectuur is aan te raden om het “zaaksysteem” optimaal te integreren met de overige systemen (zoals, bijvoorbeeld, een ERP-systeem), waar het zaakdossier een hechte relatie mee heeft. Een separaat “zaaksysteem” blijkt in vergelijkbare sectoren vaak een complicerende factor. Nut en noodzaak worden mede bepaald door de mate waarin het bestaande applicatielandschap is versnipperd.
CORA 3.0
32
5 Identificering en typering relaties Inleiding Dit hoofdstuk bevat een uitwerking van het gegevensdomein Relaties voor het uniek identificeren en typeren van relaties. De beschreven gegevens sluiten aan op de gegevensdefinities van CORA 1.0. Identificering en typering
Figuur 5.1 Variant op gegevensmodel relaties Bovenstaand model is een variant op het objectenmodel Relaties zoals dit in CORA 3.0 (paragraaf 10.1 Gegevensmodel) is opgenomen.
CORA 3.0
33
In dit hoofdstuk wordt de nadruk gelegd op de identificering van relaties en de typering zoals die bij tkype contactpersoon en type overeenkomst is opgenomen. Daarnaast wordt een aantal gegevens beschreven die nader worden vastgelegd binnen de relatie objecten. BSN-nummer Niet iedereen mag zomaar het BSN-nummer gebruiken. Welke instanties of organisaties het mogen gebruiken is wettelijk geregeld. Woningcorporaties mogen het BSN-nummer uitwisselen met de Belastingdienst/Toeslagen. •
Tweelingzussen J(oke) Jansen en J(antine) Jansen wonen samen op 1 adres. Indien er geen BSN-nummer opgenomen is, zijn alle relatiegegevens hetzelfde terwijl het verschillende personen betreft.
Voorkomende situaties Vanuit verschillende situaties kunnen contacten ontstaan met personen en niet natuurlijke personen. Vanuit enkele voorbeelden is dit verder vormgegeven: • • •
Man A woont samen met vrouw B. Vrouw B is huurder (contractant). Ze gaan uit elkaar. Man A schrijft zich in als woningzoekende met een nieuwe partner C. De man A belt met klacht over lekkage bij de buren. (Man A is Klant) Man A was contactpersoon voor leverancier X. Man A werkt nu voor leverancier Y en wil een afspraak met de inkoper van de corporatie (Man A is leverancier)
Hoedanigheid en type overeenkomst Een relatie kan in de loop der tijd in verschillende hoedanigheden met een corporatie te maken hebben. Het type overeenkomst bepaalt dit. Extra relatiegegevens hangen samen met de overeenkomst en worden dan ook bij de overeenkomst opgenomen: • • • • • • • • • •
Een interne medewerker heeft een loonovereenkomst. Een klant heeft een huurovereenkomst. Een VVE heeft een VVE beheerovereenkomst. Een leverancier heeft een leverantieovereenkomst. Een uitvoerder (intern of extern) heeft een uitvoerderovereenkomst waarop o.a. zijn vakgroep staat. Een makelaar heeft een makelaarsovereenkomst waarop o.a. zijn courtage staat vermeld. Een notaris heeft een notarisovereenkomst. Een huismeester heeft een huismeesterovereenkomst. Een woonconsulent heeft een woonconsulentovereenkomst. Een budgethouder heeft een mandaatovereenkomst waarop o.a. zijn mandaatgrens vastgelegd is.
Een aantal overeenkomsten zal alleen voor interne medewerkers gebruikt worden.
CORA 3.0
34
Overeenkomst en contactpersonen Een overeenkomst wordt afgesloten met 1 of meer relaties. Bij deze relaties moeten contactgegevens aanwezig zijn, anders is het opnemen van deze relaties bij de overeenkomst nutteloos. Bij een overeenkomst met een niet natuurlijk persoon (bijvoorbeeld een VVE), kunnen de contactpersonen in de loop der tijd wijzigen, maar de overeenkomst blijft bestaan met dezelfde relatie. Ook als er geen contactpersoon bekend is, moet contact met deze relatie opgenomen kunnen worden. De overeenkomst bepaalt dus ook de contactpersonen. Een relatie kan bij de ene overeenkomst zelf contactpersoon zijn, bij een ander contract een andere relatie. Bij relaties zijn er 0 of meer contactpersonen mogelijk. Prospects worden bepaald door het type contactpersoon Een woningzoekende (via inschrijving of woonbon) neemt al een dienst van de corporatie af en is dus een klant en geen prospect (bij sommige corporaties moet daar ook voor betaald worden). De extra woningzoekende gegevens passen daarmee ook beter in het schema zoals opgenomen in figuur 5.1 Variant op gegevensmodel relaties. Bij relatie kunnen extra contactgegevens opgenomen zijn (via het contract), bij een prospect niet. Contactsoorten Een relatie kan verschillende typen contactpersoon hebben voor verschillende contactsoorten: • Advocaat; • Gemeentelijke Sociale Dienst; • Afwijkende betaler; • Erfgenaam; • Inkoper; • Directeur. Afhankelijk van het contact en vaak ook contract, wordt de contactpersoon bepaald, of afgeleid waarvoor een contactpersoon contact opneemt. Relaties, overeenkomst en contactgegevens De woningcorporatie en zijn interne medewerkers zijn bijzondere relaties. Van interne medewerkers zijn veel meer gegevens vastgelegd dan van andere relaties: • Er is een organisatiestructuur (directeur, managers, etc.); Via de loonovereenkomst moeten andere loonovereenkomsten (manager/leidinggevende) gekoppeld kunnen worden. Een VVE is een Relatie met een VVE-beheerovereenkomst. Bij een VVE zijn de eigenaren relevant. Sommige eigenaren vormen een bestuur met een voorzitter en penningmeester. Doorgaans is er ook een (externe) administrateur betrokken. In veel voorkomende gevallen is de corporatie ook lid van de VVE. Via contactgegevens zijn deze relaties vast te leggen. Soms moet immers met de individuele leden gecommuniceerd worden, soms met voorzitter, etc. Dit geldt ook voor andere niet natuurlijke relaties zoals huurcommissie, bedrijven, huishoudens, etc.
CORA 3.0
35
6 Woonruimteverdeling (Vastgoed-Relaties) In dit hoofdstuk wordt ingegaan op woonruimteverdeling. De beschreven gegevens sluiten aan op de gegevensdefinities van CORA 1.0. Een woningcorporatie legt in essentie de gegevens voor woonruimteverdeling vast zoals weergegeven in figuur 6.1. Woonruimteverdeling is een stelsel van wetgeving en afspraken om huurwoningen te verdelen.
Figuur 6.1: Gegevensmodel voor Woonruimteverdeling
CORA 3.0
36
In dit aanbodmodel1 zijn de onderstaande verbanden tussen de verschillende objecten2 gemodelleerd: • Een prospect (=VHE-zoekende) bestaat uit één of meer verhuuraanvragers. • Een prospect kan reageren op een verhuuradvertentie. • Een VHE wordt verhuurd aan een klant, dit wordt vastgelegd in een huurovereenkomst. 3 • Een prospect krijgt een VHE aangeboden / toegewezen. • Een verhuuraanvrager kan nul, één of meer voorrangsaanduidingen hebben. • Een verhuuraanvrager bestaat uit een natuurlijk persoon of rechtspersoon. • Een verhuuradvertentie betreft één VHE of complex / cluster. • Een verhuuradvertentie heeft één of meer verhuurreacties. • Een verhuureditie bestaat uit één of meer verhuuradvertenties. • Een verhuurreactie maakt onderdeel uit van een verhuurreactielijst. • Een verhuurreactielijst bestaat uit één of meer reacties. • Een verhuurtoewijzing betreft één of meer VHE’s. • Een verhuurtoewijzing heeft één of meer VHE-zoekenden (prospects). • Een verhuurtoewijzing heeft één verhuurmodel. Toelichting op het gegevensmodel Een uitgangspunt binnen het gegevensdomein woonruimteverdeling is dat dit alleen over het verhuren van VHE’s gaat. Objecten die alleen een rol spelen in de context van woonruimteverdeling hebben een prefix “Verhuur” gekregen. Een voorrangsaanduiding is verhuuraanvrager gebonden. Elk complex / cluster of VHE van een verhuureditie heeft een eigen verhuurreactielijst. Een verhuurreactie wordt vastgelegd bij een verhuuradvertentie. Een verhuurreactielijst bestaat uit één of meer reacties. Gegevensdefinities woonruimteverdeling Deze paragraaf bevat de definities van de objecten in het gegevensdomein Woonruimteverdeling en dan specifiek die objecten die alleen een rol spelen in de context van woonruimteverdeling. De keuze of een object is opgenomen in deze uitwerking is gemaakt op basis van de 80/20 regel. Als in 80% van de geanalyseerde gevallen het object een rol speelt in het Woonruimteverdelingsproces is het object opgenomen in de uitwerking.
1
In het objectmodel voor woonruimteverdeling wordt uitgegaan van het aanbodmodel voor de verhuur van woningen. Andere vormen van modellen zijn: optiemodel en distributiemodel. Dan wordt namelijk niet d.m.v. een advertentie het aanbod kenbaar gemaakt. 2 Objecten die alleen een rol spelen in de context van woonruimteverdeling hebben een prefix “Verhuur” gekregen. 3 VHE waarvan bekend is, dat deze voor verhuur beschikbaar komt. CORA 3.0
37
Dit zijn de objecten4: • Type voorrangsaanduiding • Verhuuraanvrager • Verhuuradvertentie • Verhuureditie • Verhuurmodel • Verhuurreactie • Verhuurreactielijst • Verhuurtoewijzing • Voorrangsaanduiding Naam Soort Definitie Relaties Contexten
Type voorrangsaanduiding Subtype Eenduidig vastgelegde type voorrangsaanduiding • Een voorrangsaanduiding heeft altijd een type voorrangsaanduiding. • Het type voorrangsaanduiding concretiseert waarom een verhuuraanvrager voorrang kan krijgen in het woonruimteverdelingsproces. Bijvoorbeeld: urgentie, herstructurering en zorgindicatie. • Type voorrangsaanduiding is een enumeratie. Een enumeratie is een reeks velden met een vaste, duidelijke, onveranderbare betekenis. Hierdoor is altijd bekend wat er met een bepaald gegeven uit een enumeratie bedoeld wordt. Variabelen van een enumeratietype kunnen een vaststaand aantal waarden aannemen, die met een identifier kunnen worden aangeduid. Over het algemeen worden de waarden van een enumeratietype intern weergegeven door een (kleine) integer.
Synoniemen Reden wijziging Naam Soort Definitie Relaties
Contexten
Verhuuraanvrager Subtype Een verhuuraanvrager is een natuurlijk- of rechtspersoon die aangegeven heeft dat hij een verhuurbare eenheid wil huren. • Maakt onderdeel uit van de aggregatie VHE-zoekende. • Een verhuuraanvrager kan nul, één of meer voorrangsaanduidingen hebben. • Een verhuuraanvrager bestaat uit een natuurlijk persoon of rechtspersoon. Verhuuraanvrager is gekozen, omdat het hier gaat over het domein Verhuur. Dit moet worden gelezen als de aanvrager of de aanvragers die wil/willen huren.
Synoniemen Reden wijziging
4
De rol prospect (onderdeel objectenmodel Relaties) wordt beschouwd als “VHE-zoekende” en is dus niet apart gemodelleerd
binnen dit objectenmodel.
CORA 3.0
38
Naam Soort Definitie Relaties Contexten
Verhuuradvertentie Basisobject Een verhuuradvertentie is het bekend maken van een te (weder)verhuren VHE of complex / cluster • Een verhuuradvertentie betreft één VHE of complex / cluster. • Een verhuuradvertentie heeft nul, één of meer verhuurreacties. Een verhuuradvertentie kan ook via het ‘Te Woon’ principe worden geadverteerd. De VHE-zoekende (prospect) heeft dan de keuze tussen huren of kopen. Indien een prospect besluit om te kopen, dan kan een verhuuradvertentie leiden tot een koopovereenkomst. Een verhuuradvertentie kan gekoppeld zijn aan een verhuurmodel.
Synoniemen Reden wijziging Naam Soort Definitie Relaties
Contexten
Verhuureditie Aggregatie Een verhuureditie is een groep van één of meer verhuuradvertenties, die op een tijdstip worden gepubliceerd. • Een verhuureditie bestaat uit één of meer verhuuradvertenties. • Elke verhuuradvertentie van een verhuureditie heeft een eigen verhuurreactielijst. • Een verhuureditie is bijvoorbeeld een advertentie of een groep van advertenties met een gelijke start- en einddatum. • Een verhuureditie kan ook een set van advertenties met een gemeenschappelijke eigenschap zijn bijvoorbeeld alle Vhe’s die direct te huren zijn. • Niet alle VHE’s worden in een verhuureditie gepubliceerd. Dit zijn bijvoorbeeld de VHE’s die direct worden toegewezen.
Synoniemen Reden wijziging
CORA 3.0
39
Naam Soort Definitie Relaties Contexten
Verhuurmodel Subtype Een verhuurmodel bepaalt volgens welk proces een VHE wordt verhuurd. •
•
Voorbeelden van verhuurmodellen zijn Aanbodmodel, Direct te huur, Inschrijfmodel, Optiemodel, Lotingmodel, Bemiddeling Verhuurmodel is een enumeratie. Een enumeratie is een reeks velden met een vaste, duidelijke, onveranderbare betekenis. Hierdoor is altijd bekend wat er met een bepaald gegeven uit een enumeratie bedoeld wordt. Variabelen van een enumeratietype kunnen een vaststaand aantal waarden aannemen, die met een identifier kunnen worden aangeduid. Over het algemeen worden de waarden van een enumeratietype intern weergegeven door een (kleine) integer.
Synoniemen Reden wijziging Naam Soort Definitie Relaties
Contexten
Synoniemen Reden wijziging Naam Soort Definitie
Relaties Contexten Synoniemen Reden wijziging
CORA 3.0
Verhuurreactie Basisobject In een verhuurreactie geeft een VHE-zoekende (prospect) aan dat hij in aanmerking wenst te komen voor een beschikbare VHE. • Een verhuurreactie is gekoppeld aan één VHE-zoekende. • Een verhuurrreactie wordt vastgelegd bij een verhuuradvertentie. • Een verhuurreactie maakt onderdeel uit van een verhuurreactielijst. • Een VHE-zoekende geeft aan dat hij in aanmerking wil komen voor een vrij gekomen VHE. • Een VHE-zoekende kan meer dan één verhuurreacties plaatsen. • Een VHE-zoekende geeft aan dat hij in aanmerking wil komen voor een nog vrij te komen VHE in een bepaald complex / cluster. Optie
Verhuurreactielijst Aggregatie Een verhuurreactielijst is een verzameling van één of meer verhuurreacties waarvan de volgorde volgens bepaalde spelregels kan worden bepaald. • Een verhuurreactielijst bestaat uit nul, één of meer reacties.
40
Naam Soort Definitie Relaties
Contexten
Synoniemen Reden wijziging Naam Soort Definitie Relaties Contexten
Verhuurtoewijzing Basisobject / aggregatie Voorstel aan een prospect om in aanmerking te komen voor het gaan huren van één of meer VHE's. • Een verhuurtoewijzing betreft één VHE. • Een verhuurtoewijzing heeft één of meer VHE-zoekenden. • Een verhuurtoewijzing heeft één verhuurmodel • Een VHE wordt toegewezen aan een VHE-zoekende (prospect) op basis van de verhuurreactielijstsortering. • Indien een VHE-zoekende de toewijzing weigert, kan de VHE worden toegewezen aan een andere VHE-zoekende uit de verhuurreactielijst • Dit kan ook een groep van VHE-zoekenden zijn. Aanbieding
Voorrangsaanduiding Basisobject In een voorrangsaanduiding wordt vastgelegd waarom een aanvrager voorrang kan krijgen in het Woonruimteverdelingsproces. • Een voorrangsaanduiding is verhuuraanvrager gebonden. • In een voorrangsaanduiding wordt vastgelegd waarom een verhuuraanvrager voorrang kan krijgen in het Woonruimteverdelingsproces. • Een voorrangsaanduiding kan tijdsgebonden zijn. • Een voorrangsaanduiding wordt NIET afgegeven door de VHEzoekende.
Synoniemen Reden wijziging
CORA 3.0
41
7 Praktijkvoorbeelden BAG Dit hoofdstuk bevat praktijkvoorbeelden voor de aansluiting van corporaties op de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). De voorbeelden sluiten aan op de gegevensdefinities van CORA 3.0. Aanbevelingen n.a.v. praktijkvoorbeelden Naar aanleiding van de praktijkvoorbeelden uit deze paragraaf kunnen de volgende aanbevelingen gedaan worden omtrent het gebruik van de gegevens en het beheersen van de kwaliteit daarvan: • Indien een gebouw uit verschillende verblijfsobjecten (VBO) bestaat neem dan de adressenreeks over van alle daarin voorkomende VBO’s. (zie figuur 7.5 Arubastraat). • Indien een onzelfstandige eenheid niet in de BAG voorkomt gebruik dan de corporatieaanduiding (zie figuur 7.8 Catharinastraat). • Terugmelden van fouten indien de bronhouder van panden niet conform voorschriften afbakent (zie figuur 7.10 IJburg). • Terugmelden indien de oppervlakte van de VBO afwijkt van oppervlakte WWS en dit laatste aantoonbaar beter is (zie tabel 7.1). • Terugmelden als BAG meerdere VBO’s onderscheidt maar dit eigenlijk niet klopt (zie figuren 7.16 en 7.17 Pand en objecten). • Houd er rekening mee dat een VBO meerdere panden kan betreffen (zie figuren 7.37, 7.38 en 7.39 Van Baerleplantsoen). • Zorg dat eigen aanpassingen die niet meer conform afbakening VBO zijn, alsnog teruggemeld worden. WOZ wordt daar ook beter van. Soort praktijkvoorbeelden Wonen Breburg, Woonbron en Ymere zijn in de praktijk tegen situaties aangelopen die duidelijk maken dat het koppelen van administratieve eenheden aan de BAG soms meer aandacht vraagt. Om deze ervaringen te delen hebben we de belangrijkste praktijkvoorbeelden opgenomen: • Arubastraat te Delft, dat laat zien hoe een pand als administratieve eenheid een relatie heeft met de BAG en zodoende indirect adresseerbaar is. • Catharinastraat te Breda, dat laat zien dat de afbakening van panden door bronhouders soms anders wordt geïnterpreteerd en laat verder zien dat BAG en WOZ weliswaar overeen kunnen komen, maar dat de corporatie toch meer administratieve eenheden onderscheidt. • Groepswoning te IJburg, dat laat zien dat de afbakening administratief en BAG tot verschillen leidt en ook oppervlakte afwijkingen laat zien tussen WOZ en eigen bevinding corporatie. • Javaplein te Amsterdam, hoe onzelfstandige eenheden voor de corporatie tot meer eenheden leidt dan de BAG thans onderscheidt. • Oppert te Rotterdam, dat een verblijfsobject toont dat een onderdeel vormt van meerdere panden en waarbij het verblijfsobject in dit geval ook de administratieve eenheid vormt. • Schorsmolenstraat en omgeving te Breda, dat een gebouw met woon- en kantoorfunctie betreft waarin duidelijk wordt dat de afbakening van eenheden van BAG, WOZ en
CORA 3.0
42
•
corporatie tot verschillen kan leiden; onder andere doordat onzelfstandige eenheden voor de corporatie tot meer eenheden leidt dan de BAG thans onderscheidt. Van Baerleplantsoen te Dordrecht, dat laat zien dat een gebouw bestaande uit twee panden in de BAG een andere afbakening kent dan administratief door de corporatie wordt aangehouden.
CORA 3.0
43
7.1 Arubastraat te Delft Woonbron Delft is de vastgoedeigenaar van het verzorgingstehuis dat is gelegen aan de Arubastraat 2 te Delft. Omdat het gehele gebouw verhuurd wordt aan zorginstelling Stichting Pieter van Foreest vormt dit gebouw een administratieve eenheid in de administratie van de corporatie:
Figuur 7.1 Foto Arubastraat met afbakening administratieve eenheid
Figuur 7.2 Administratieve eenheid volgens het basisregistratiesysteem
CORA 3.0
44
In de BAG is sprake van één pand met 9 verblijfsobjecten:
Figuur 7.3 Arubastraat weergegeven op de achtergrondkaart van de BAG Om deze administratieve eenheid van een BAG-adres te kunnen voorzien, moet de relatie van de administratieve eenheid met het pand gelegd worden, om via het pand de adresgegevens van verblijfsobjecten uit de BAG te kunnen ophalen. Hoe dit uit het gegevensmodel voor vastgoed afgeleid kan worden, is te zien in figuur 7.4 waarin schematisch de volgende rood weergegeven relaties gelegd kunnen worden (de relevante objecten zijn blauw weergegeven):
CORA 3.0
45
Figuur 7.4 Relatie een verhuurbare eenheid `Pand´ met adressen uit de BAG Voor deze verhuurbare eenheid zien we in de BAG de volgende 9 verblijfsobjecten: Arubastraat 2, 4, 4A, 4B, 4C, 4D, 4E, 4G en 4H. De meest voor de hand liggende adresaanduiding in de administratie van de woningcorporatie zou derhalve Arabastraat 2 t/m 4H zijn, waarmee aangegeven wordt dat alle voorkomende verblijfsobjecten onderdeel vormen van deze administratieve eenheid. Idealiter zou de eenhedenkaart als volgt dan gevuld moeten worden:
CORA 3.0
46
Figuur 7.5 Pand en onderliggende verblijfsobjecten volgens het basisregistratiesysteem Omdat de administratieve eenheid een pand is, zal alleen het pandnummer gekoppeld moeten worden en via het pand de onderliggende verblijfsobjecten.
CORA 3.0
47
7.2 Catharinastraat te Breda De Catharinastraat 30 te Breda is de locatie waar WonenBreburg Breda onzelfstandige verblijfsobjecten verhuurt. In de BAG vormt deze administratieve eenheid samen met de Catharinastraat 28 één gebouw dat volgens de BAG zou bestaan uit één pand.
Figuur 7.6 Catharinastraat weergegeven op de achtergrondkaart van de BAG
Figuur 7.7 Foto Catharinastraat met afbakening administratieve eenheid
CORA 3.0
48
In het pand zijn er 18 verblijfsobjecten met het gebruiksdoel woonfunctie. Er zijn 6 verblijfsobjecten voor de Catharinastraat 28 en 12 verblijfsobjecten voor de Catharinastraat 30. In het dagelijks gebruik vormt het pand aan de Catharinastraat 30 22 administratieve eenheden met een woonfunctie:
Figuur 7.8 Verblijfsobject volgens het basisregistratiesysteem Voor de gemeente Breda bestaat de Catharinastraat 30 uit 12 WOZ-objecten waar de corporatie aanslagen van ontvangt:
Figuur 7.9 Verblijfsobjecten in de basisregistratie Het aantal WOZ-objecten voor de Catharinastraat 28 is niet bekend, omdat de corporatie hier geen eigenaar van is. Uit dit voorbeeld zijn een tweetal zaken op te merken: 1
We hebben hier te maken met een gebouw dat bestaat uit twee panden, die elk een andere eigenaar hebben. Op zich is het eigenaarschap een kadastrale aangelegenheid en heeft geen invloed op de BAG. Het feit dat de BAG maar één pand kent, is onjuist. Conform de BAG-definitie van pand ‘Een PAND is de kleinste bij de totstandkoming
CORA 3.0
49
functioneel en bouwkundig-constructief zelfstandige eenheid die direct en duurzaam met de aarde is verbonden en betreedbaar en afsluitbaar is’ zijn beide adressen afzonderlijke panden. 2
Zowel de BAG als de WOZ kennen 12 objecten. De corporatie kent 22 administratieve eenheden. Het verschil in de aantallen komt doordat de corporatie bij de administratieve eenheden onzelfstandige eenheden kent. De BAG kent dit soort eenheden niet daar de BAG alleen zelfstandige eenheden kent. Hierdoor is een koppeling met de BAG alleen te maken door meerdere onzelfstandige eenheden aan één BAG verblijfsobject te koppelen. De koppeling met de WOZ heeft hetzelfde euvel.
CORA 3.0
50
7.3 Groepswoning te IJburg Ymere heeft in IJburg een groepswoning gerealiseerd die bestaat uit 8 appartementen (3 op de begane grond en 5 op de eerste woonlaag). Deze appartementen voldoen aan de criteria van de BAG als verblijfsobject want ze beschikken ieder over een af te sluiten woon/slaapgelegenheid, eigen natte cel incl. bad, douche, toilet en een keukenblok (met stopcontact, dus kookgelegenheid). Omdat ze in de BAG als 8 verblijfsobjecten zijn afgebakend, beschikken ze ieder over een eigen adres.
Figuur 7.10 Foto groepswoning met afbakening administratieve eenheid Daarnaast kent het complex een grote gemeenschappelijke keuken en woonkamer. De eenheden zijn in de administratie van de corporatie individueel opgevoerd. De corporatie verhuurt echter het gehele complex aan een stichting, dat de individuele eenheden aan de bewoners verhuurt. Voor de WOZ-taxatie krijgt de corporatie één WOZ-object dat gekoppeld is aan één BAGobject (huisnummer 15). De oppervlakte van dit WOZ-object is volgens de gemeente 230 m2. Uit de bouwtekening valt af te leiden dat de eenheden 33 m2 oppervlakte hebben. Deze zien we ook terug in de BAG. Van de gedeelde ruimten die in onderstaande plattegrond aan de rechterzijde gelegen zijn, is zowel in de administratie van de corporatie, de BAG als in de WOZ-taxatie niets terug te vinden.
CORA 3.0
51
Figuur 7.11 Plattegrond groepswoning Verder is het opvallend dat de oppervlakten van de appartementen verschillen opleveren: volgens de plattegrond is de uitkomst (33m2 per eenheid = 33*8=264 m2 plus voor de gedeelde ruimten nog een keer: 211 m2) 475 m2. Dit is dus 245 m2 meer dan de gemeente in de WOZ-taxatie noemt. De oppervlakte van de eenheden in administratie van de corporatie bedraagt daarentegen (51 m2 p/st. 8*51 =) 408 m2 totaal. BAG, WOZ en corporatie komen ieder tot een verschillend aantal eenheden en oppervlakten: Tabel 7.1 De drie bronnen vergeleken Pand BAG WOZ Aantal eenheden Oppervlakte
8 2 33 m per verblijfsobject
1 2 230 m voor het WOZobject
administratie corporatie
Volgens plattegrond
8 2 51 m per eenheid
8+ gedeelde ruimte 2 33 m per eenheid + 245 2 m gedeelde ruimten = 2 475 m voor de groepswoning
We zien tevens dat corporaties verschillend omgaan met het opvoeren van administratieve eenheden als we dit voorbeeld afzetten tegen het voorbeeld van Arubastraat te Delft.
CORA 3.0
52
7.4 Javaplein te Amsterdam Aan het Javaplein te Amsterdam verhuurt Ymere onzelfstandige eenheden aan studenten.
Figuur 7.12 Foto Javaplein met afbakening administratieve eenheden
Figuur 7.13 Pand en weergegeven op de achtergrondkaart van de BAG
CORA 3.0
53
Het pand bestaat uit 14 onzelfstandige eenheden en een conciërgekantoor linksonder.
Figuur 7.14 Dwarsdoorsnede van het pand Per verdieping zijn er 4 onzelfstandige kamers:
Figuur 7.15 Plattegrond van de 3e verdieping
CORA 3.0
54
De gemeente Amsterdam heeft echter als bronhouder iedere onzelfstandige eenheid als verblijfsobject onderscheiden en dus een eigen adres toegekend
Figuur 7.16 Pand volgens het basisregistratiesysteem De gemeente heeft besloten om iedere verdieping als een WOZ-object af te bakenen.
Figuur 7.17 WOZ-objecten volgens het basisregistratiesysteem Per bron worden andere oppervlakten bij deze objecten aangehouden: • Voor de WOZ is door de gemeente per verdieping een oppervlakte opgeven van 79 m2. • Per kamer staat in de BAG 14 m2 (oppervlakte van gedeelde ruimten zijn in de BAG niet beschikbaar!). Voor het conciërgekantoor zelfs maar 1 m2. • In de administratie van de corporatie hebben de kamers een oppervlakte van 15,3 m2 en zijn de gedeelde ruimten niet beschikbaar. • Op de plattegrond is de oppervlakte per kamer 13,3 of 13,5 m2. • Een optelsom vanaf de plattegrond voor alle ruimten komt op 74 m2. Alleen het vergelijken van de administraties levert een dusdanig verschil op dat het eventueel terugmelden veel tijd met zich meebrengt (afwijking voor de studentenkamers 14%).
CORA 3.0
55
7.5 Oppert te Rotterdam Aan de Oppert 4a te Rotterdam verhuurt Woonbron een bedrijfsruimte aan een wijnkoperij. Deze bedrijfsruimte vormt in de administratie van de corporatie slechts één administratieve eenheid:
Figuur 7.18 Foto Oppert met afbakening administratieve eenheid
Figuur 7.19 Administratieve eenheid volgens het basisregistratiesysteem
CORA 3.0
56
Voor de dienst belastingen van de gemeente Rotterdam is dit eveneens één object: Tabel 7.2 WOZ- volgens het basisregistratiesysteem regelnr heffing belobjnr Object Straat oms naam
huisnr huislt
12295828
WOZE
59900246240
Winkel
Oppert
4
A
12295827
OZBENW
59900246240
Winkel
Oppert
4
A
12295829
RIOEHNW
59900246240
Winkel
Oppert
4
A
Aanduiding
toev
In de BAG is te zien dat dit verblijfsobject deel uitmaakt van 5 aangesloten panden:
Figuur 7.20 Oppert 4 A weergegeven als onderdeel van het eerste pand
Figuur 7.21 Oppert 4 A weergegeven als onderdeel van het tweede pand CORA 3.0
57
Figuur 7.22 Oppert 4 A weergegeven als onderdeel van het derde pand
Figuur 7.23 Oppert 4 A weergegeven als onderdeel van het vierde pand
CORA 3.0
58
Figuur 7.24 Oppert 4 A weergegeven als onderdeel van het vijfde pand De relatie bedrijfsruimte en pand is in dit geval 1 op 5. Dat impliceert dat de relatie pand en verblijfsobject van de BAG een veel-op-veel relatie moet worden in het CORA domein Vastgoed. Als deze panden verschillende bouwjaren zouden hebben, dan levert dit natuurlijk de vraag op welk bouwjaar van toepassing zou zijn op het verblijfsobject oftewel de administratieve eenheid. Dit vraagstuk zal zich niet vaak voordoen, maar kan in bijzondere situaties wel spelen, zoals in oudere gebouwen waar corporaties maatschappelijke opvangplaatsen creëren of studentenhuisvesting realiseren.
CORA 3.0
59
7.6 Schorsmolenstraat en omgeving te Breda De Schorsmolenstraat te Breda is de locatie waar WonenBreburg Breda is gehuisvest. Naast het kantoorpand zijn in de Schorsmolenstraat \ Leuvenaarstraat \ Middellaan ook een aantal (on)zelfstandige verblijfsobjecten. Samen vormen deze objecten één gebouw dat bestaat uit vier panden. Het eerste pand is gelegen aan de Schorsmolenstraat waar tevens de ingang van het kantoor van de corporatie is gelegen:
Figuur 7.25 Foto Schorsmolenstraat met afbakening eerste pand
Figuur 7.26 Pand en verblijfsobjecten weergegeven op de achtergrondkaart van de BAG In het pand is er één verblijfsobject met het gebruiksdoel kantoorfunctie en 6 verblijfsobjecten met het gebruiksdoel woonfunctie.
CORA 3.0
60
Het tweede pand is eveneens gelegen aan de Schorsmolenstraat, maar in dit deel is het overgrote deel van het kantoor gelegen, terwijl in de BAG het kantoor geheel in het eerste pand gesitueerd zou zijn:
Figuur 7.27 Foto Schorsmolenstraat met afbakening tweede pand
Figuur 7.28 Pand en verblijfsobjecten zoals weergegeven door de BAG In dit pand zijn er 21 verblijfsobjecten opgenomen allen met het gebruiksdoel woonfunctie. In het dagelijks gebruik vormen de 2 panden aan de Schorsmolenstraat 18 administratieve eenheden met een woonfunctie en één verblijfsobject met een kantoorfunctie, waarvan hieronder een voorbeeld zoals een eenheid opgenomen is in de administratie:
CORA 3.0
61
Figuur 7.29 Derde pand volgens het basisregistratiesysteem Het derde pand is gelegen aan de Leuvenaarstraat en betreft in het dagelijks gebruik 141 administratieve eenheden:
Figuur 7.30 Foto en afbakening derde pand
CORA 3.0
62
Figuur 7.31 Pand en verblijfsobejcten weergegeven door de BAG In dit pand zijn er slechts 22 verblijfsobjecten te onderscheiden allen met het gebruiksdoel woonfunctie. Inzoomend op een willekeurig adres aan deze straat zien we het volgende:
Figuur 7.32 Foto adres Leuvenaarstraat 10 en 12
CORA 3.0
63
Figuur 7.33 Gegevens van een verblijfsobject volgens het basisregistratiesysteem Conform de afbakening in de BAG heeft iedere voordeur toegang tot een verblijfsobject In dit geval Leuvenaarstraat 10 en 12. Iedere voordeur heeft dus ook slechts 1 huisnummer. De corporatie verhuurd echter 3 onzelfstandige eenheden op het adres Leuvenaarstraat 12, namelijk Leuvenaarstraat 12A, 12B en 12C en kent die als zodanig in haar administratie. Op de voordeur zelf is dit onderscheid met 3 aparte naamplaatjes te herkennen, maar dus niet aan het huisnummer. Die is immers overeenkomstig de BAG aangebracht. Het vierde pand is gelegen aan de Middellaan en vormt In het dagelijks gebruik 21 administratieve eenheden:
Figuur 7.34 Foto en afbakening van het vierde pand CORA 3.0
64
Figuur 7.35 Pand en verblijfsobjecten volgens de BAG In dit pand zijn er 8 verblijfsobjecten alleen met het gebruiksdoel woonfunctie. In totaal kent de BAG in deze 4 panden gezamenlijk dus 58 verblijfsobjecten. Voor de gemeente Breda is de Schorsmolenstraat, Leuvenaarstraat en de Middellaan respectievelijk 19, 32 en 8 WOZ-objecten waar de corporatie aanslagen van ontvangt. In totaal dus 59 WOZ-objecten, waarvan in onderstaande tabel een aantal vermeld wordt: Biljetnummer 2012000138596 2012000138596 2012000138596 2012000138596 2012000138596 2012000138596 2012000138596 2012000138596 2012000138596 2012000138596
Bilj. vlgnr Code Straatnaam 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat 00 04192 Leuvenaarstraat
Huisnum. Huislet. Toev. Cijf. Let. pcd. Bel.srt 2 4811 VZ 01 4 4811 VZ 01 6 4811 VZ 01 8 4811 VZ 01 10 4811 VZ 01 12 4811 VK 01 14 4811 VK 01 16 4811 VK 01 18 4811 VK 01 20 4811 VK 01
Bel.pl.nr. 0000010821762 0000010821763 0000010821764 0000010821765 0000010821766 0000010821735 0000010821736 0000010821737 0000010821738 0000010821739
Belastingjaar 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012
Soort 1179 1179 1179 1179 1179 1179 1179 1179 1179 1179
WOZ-obj. nr Aanslagbedrag 75800075708 75800075709 75800075710 75800075711 75800075712 75800075681 75800075682 75800075683 75800075684 75800075685
Figuur 7.36 WOZ-objecten volgens het basisregistratiesysteem BAG, WOZ en corporatie komen ieder tot een verschillend aantal eenheden: Tabel 7.3 De drie bronnen vergeleken Pand Aantal verblijfsobjecten BAG
Aantal WOZobjecten
Aantal administratieve eenheden corporatie
Schorsmolenstraat 1+2
28
19
19
Leuvenaarstraat
22
32
141
Middellaan
8
8
21
Totaal aantallen
58
59
180
De afbakening van eenheden met BAG, WOZ en administratieve eenheden kan per register tot diverse verschillen leiden.
CORA 3.0
65
7.7 Van Baerleplantsoen te Dordrecht Van Baerleplantsoen 26 te Dordrecht is de locatie waar de regiovesting Dordrecht en het onderhoudsbedrijf S&O van de corporatie gezamenlijk zijn gehuisvest. Op dit adres is sprake van één gebouw dat bestaat uit twee panden. Het eerste pand is gebouwd in 1794:
Figuur 7.37 Het eerste pand weergegeven volgens de BAG En in 1981 is het gebouw uitgebreid met een aanbouw:
Figuur 7.38 De aanbouw volgens de BAG
CORA 3.0
66
In de BAG is het verblijfsobject met het gebruiksdoel industriefunctie afgebakend en is onderdeel van beide panden. In het dagelijks gebruik vormt het pand uit 1974 plus een deel van de aanbouw uit 1981 het kantoorpand van de vestiging Dordrecht van de corporatie en is het als administratieve eenheid met het adres Van Baerleplantsoen 26 opgenomen:
Figuur 7.39 Foto en afbakening Van Baerleplantsoen 26
Figuur 7.40 Het verblijfsobject volgens het basisregistratiesysteem
CORA 3.0
67
Het andere deel van de aanbouw uit 1981 vormt in het dagelijks gebruik het kantoorpand van het onderhoudsbedrijf S&O van de corporatie en is het als administratieve eenheid met het adres Van Baerleplantsoen 26 M opgenomen:
Figuur 7.41 Foto en afbakening Van Baerleplantsoen 26 M
Figuur 7.42 Van Baerleplantsoen 26 M volgens het basisregistratiesysteem
CORA 3.0
68
Voor de gemeente is Van Baerleplantsoen 26 ook één WOZ-object waar de corporatie jaarlijks de diverse aanslagen voor ontvangt terwijl het WOZ-object uit ten minste 3 deelobjecten bestaat, namelijk het pand uit 1794, de aanbouw uit 1981 plus het perceel waarop deze panden zijn gebouwd. In de aanslag wordt dit echter niet gespecificeerd. Tabel 7.4 WOZ-objecten volgens het basisregistratiesysteem BELOBJNR
SOORT
STRAAT
Hsnr.
Toevoeg-
Toevoeg-
GROND-
sel
sel2
SLAG
aanslagnr.
2416
OZBE
Van Baerleplantsoen
26
2084000
911253728
2416
OZBG
Van Baerleplantsoen
26
2084000
911253728
2416
RIOE
Van Baerleplantsoen
26
1
911253728
2416
RIOM
Van Baerleplantsoen
26
1050
911253728
Uit dit voorbeeld valt op te maken dat het een gebouw betreft dat bestaat uit twee panden die samen één verblijfsobject delen. De indeling van het gebouw rechtvaardigt echter een scheiding van twee verblijfsobjecten omdat beide eenheden die de corporatie als administratieve eenheden onderscheidt, ook voldoen aan de definitie van verblijfsobject. De afbakening van verblijfsobjecten correspondeert echter niet met de afbakening van de panden.
CORA 3.0
69
8 Sjablonen voor beschrijving van dienstverlening Bij het ontwerpen van processen is de te leveren dienst het verstrekpunt, niet het proces zelf. Bij het procesontwerp dient gestart te worden met het identificeren en het specificeren van de te leveren dienst. Het specificeren van de dienst kan door een sjabloon voor de betreffende dienst (bijvoorbeeld “verhuur woning”) in te vullen. Onderstaand is een aantal sjablonen opgenomen voor de beschrijving van dienstverlening.
Metagegevens Uniek Nummer Dienst Naam Dienst
Versie Status
Publicatiedatum Opsteller Specificatie
Volgnummer. Geef deze geen betekenis. Naamconventie: zelfstandig naamwoord, eventueel afgeleid van een werkwoord, eventueel met als achtervoegsel ‘Service’. Niet technisch; moet aanspreken bij de afnemer. Versienummer. In de vorm van x.y. Als y=0 dan is deze goedgekeurd (en definitief), zie onder. • Concept: In meerdere slagen kunnen meerdere concepten met andere versies de revue passeren. • Goedgekeurd: door Management/ Stuurgroep. • Geïmplementeerd: de dienst is klaar met alles erop en eraan en is in productie gezet. • Gevalideerd: de dienst is na verloop van tijd geëvalueerd en is goed bevonden. Als dit niet zo is, wordt een nieuwe versie gemaakt • Verouderd: de dienst wordt nog geleverd, maar is verouderd. Aan nieuwe klanten wordt deze dus niet meer geleverd. • Teruggetrokken: de (betreffende versie van de) dienst is definitief teruggetrokken en wordt niet meer geleverd en ondersteund. Datum dat de Dienst in Productie is gezet. Functie Functie van opsteller. Naam
Naam van opsteller.
Diensten (algemeen) Aanbieder
(Potentiële) afnemer(s)
CORA 3.0
Bedrijf Bedrijfsfunctie
Sector/ Afdeling Klantgroep/ Functie Sector
Naam van Woningcorporatie. Bedrijfsfunctie die de dienst aanbiedt en die verantwoordelijk is voor het nakomen van levering. In geval dat een dienst meerdere bedrijfsfuncties raakt (en dat is meestal het geval) • Kies dan voor de generieke bedrijfsfunctie dienstverlening; • of kies voor de belangrijkste inhoudelijke bedrijfsfunctie en dus niet de bedrijfsfuncties uit de ‘periferie’ als Klantcontact, Financiën, Facilitair enzovoort. De sector of afdeling horende bij de betreffende bedrijfsfunctie. Omschrijving van de markt of klantgroep. Eventueel aangevuld met zijn of haar professionele functie. Optioneel: als binnen de klantgroep specifieke 70
ArcheType Dienst
Doel(stelling)
Beknopte beschrijving Context
Wettelijk Kader en externe regelingen
Regelingen
sectoren afnemers zijn van de dienst, dan kunnen deze hier ingevuld worden. Bedrijf Als de dienst gemaakt is voor één specifiek bedrijf of organisatie, dan kan deze hier ingevuld worden. Transactie: dienst die niet-anoniem op basis van een juridische status wordt afgenomen (op basis van een contract of eenmalige overeenkomst “bij acceptatie gaat u akkoord met…” ) in het algemeen tegen vergoeding financieel of anderszins (bijvoorbeeld een mantelcontract) afgedekt. Melding: dienst die anoniem of niet-anoniem wordt afgenomen om een melding te maken van een bepaalde gebeurtenis. Er vindt wijziging in de gegevenshuishouding plaats. Voorbeeld: (niet anonieme) melding adreswijziging, (anonieme) melding incident. Opvraag: dienst die anoniem wordt afgenomen zonder juridische status; er vindt geen wijziging in de gegevenshuishouding plaats, behalve dat de opvraag zelf wordt geregistreerd. Voorbeeld: opvraag productcatalogus. Het leveren van de dienst draagt bij aan het doel van de leverende organisatie of bedrijf. Daarnaast kan hier een aantal - meer SMART geformuleerde - doelstellingen worden geformuleerd. In één of twee zinnen een beschrijving van de dienst. Als de dienst wordt gebruikt in combinatie met andere diensten of voorafgaand is of kan volgen op een andere dienst dan wordt dat hier beschreven. Een dienst is het resultaat van een afgerond iets als resultaat van een bedrijfsproces. Het is dus niet de bedoeling om de dienst “te groot” te maken. Voorbeeld: de dienst Vergunningverlening kan een adviesdienst vooraf kennen en diensten in het kader van Handhaving. Deze worden hier kort als context toegelicht. Als de dienst in het kader van een wet moet worden verleend, dan wordt dat hier toegelicht. Ook als er wettelijke beperkingen en bepalingen zijn die van invloed zijn op de inhoud. Verwijs niet alleen maar naar wet en artikel nummers maar geeft kort de naam van de wet of besluit en vervolgens een link of verwijzing waar deze te vinden is. Als bij “Wettelijk kader”, maar dan voor (interne) (Beleids-)regelingen van het bedrijf die de dienst aanbiedt.
Semantiek en begripsomschrijvingen van diensten(Betekenis) Domein
Begrip/ Definitie
Effect/ Prestatie
CORA 3.0
Hierin wordt beschreven waar en op welk gebied de dienst betrekking heeft, waar de dienst over gaat. Dit wordt met de term ‘domein’ aangeduid. Hieronder bij de Begrippen kunnen bepaalde - meest zelfstandige naamwoorden verder geformaliseerd worden.
Definitie of omschrijving. Definitie of omschrijving. Definitie of omschrijving. Preconditie Aan welke voorwaarden moet zijn voldaan (in principe door afnemer maar kan ook leverancier zijn) om de dienst af te nemen. Postconditie Wat is er veranderd na het afnemen van de dienst. 71
Syntax (Uitvoering) Dialoog
Uitingen
Technologische middelen Beveiliging
Hier wordt kort opgesomd (beperk tot maximaal 10, maar meestal zal een stuk of 6 voldoende zijn) • … • … wat de dialoog is met de afnemer van de dienst. Het is niet de bedoeling om het gehele proces hier neer te zetten (dat staat straks in het procesmodel). Ook is het niet de bedoeling dat interne procesovergangen worden opgetekend, want hier wordt alleen de dialoog vanuit de afnemer (de klant) beschreven. Hier wordt kort opgesomd (van plm. 3 tot 8) • … • … wat uitingen (elektronische berichten, brieven, e-mails, telefoon, …) in de dialoog zijn tussen aanbieder en afnemer van de dienst. Dit zal vaak, maar hoeft niet, gelijk lopen met de dialoog. Hier wordt beschreven welke technologische middelen de afnemer tegen komt en de aanbieder dus moet bieden om de dienst af te kunnen nemen. De afnemer moet weten dat de dienst veilig (of zo veilig mogelijk) kan worden afgenomen. Hierin wordt kort beschreven hoe dat door de aanbieder wordt ingevuld. Verwijs niet alléén naar het vigerende beveiligingsbeleid; een link er naar toe wordt wel aanbevolen.
Dienstenniveau Kwaliteit
Juistheid/ volledigheid/ rechtmatigheid
Tijdigheid
Servicetijden
Beschikbaarhei d Prestatie
Ondersteuning
Telcriterium
Teleenheid
Telmoment
CORA 3.0
Geef aan wat de kwaliteit is van de dienst in termen van juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. Dat is vaak niet gemakkelijk, maar probeer het toch zo goed mogelijk te omschrijven. Dit is ook het vertrekpunt voor prestatie indicatoren, risicoanalyse en beheer. Idem, maar dan voor de tijdige levering van de dienst. Dit is altijd een prestatie indicator voor het proces dat de dienst realiseert. Binnen welke uren kan de dienst aan afnemers geleverd worden. Vaak 24/7 (bij geautomatiseerde diensten) of kantoortijden. Beschrijf hier hoeveel diensten er per een bepaald tijdsmoment (seconde, dag, week, maand) kunnen worden geleverd. Binnen welke uren kan er door de aanbiedende organisatie ondersteuning worden geboden voor afhandeling van de dienst. Denk aan vragen, afhandeling aanvullende informatie enzovoort. Vaak kantoortijden. Wanneer wordt de dienst als dienst geteld? Is dat ook als deze wordt afgebroken, of als een aanvraag wordt afgewezen? Op welke momenten wordt de balans van het aantal geleverde diensten opgemaakt? Is dat per seconde, per dag, per week, per maand, per jaar?
72
Policy (Voorwaarden) Autorisatie Keuzevrijheden
Hoe wordt de (identificatie en) autorisatie geregeld voor het afnemen van de dienst. Zijn er keuzevrijheden in de afname van de dienst. Dan moet de dienst bestaan uit een aantal componenten of add-ons voor de afnemer. Het kan ook zijn dat bepaalde klantgroepen iets anders/ extra’s mogen dan andere klantgroepen. Dat wordt hier beschreven.
Wederprestatie (Prijzen, Services) Kosten Opmerking
CORA 3.0
In het algemeen zal een dienst geleverd worden tegen betaling. Maar dat hoeft niet. De afnemer kan ook een abonnement hebben of iets dergelijks. Het kan ook zijn dat via een andere instantie (fonds) een vergoeding aan de aanbieder geeft om de dienst te leveren; of te kunnen leveren. Dat wordt hier kort beschreven.
73
