Referentiearchitectuur

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier

Referentiearchitectuur

Dit werk valt onder een CCL licentie 3.0 Nederland. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/nl/ Naamsvermelding: Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie NietCommercieel Gelijkdelen.

Versie 1.5

1 /117


Documenthistorie Colofon Auteur

Status

Projectbureau SGGV ondernemingsdossier

Definitief

Project

Datum

ondernemingsdossier

juli 2011

Organisatie

Rubricering

SGGV

Openbaar

Titel


Redactieteam R.F. Gooszen EMIM Dr.ir. W.J.C. Bakkeren J. Rasser Onderstaande experts hebben door deelname aan de marktconsultatie in 2010 een actieve bijdrage geleverd in de totstandkoming van de referentiearchitectuur versie 1.0

E. vd Maas M. Pijpelink J. Baarda E-J Couperus R. Streekstra J. Verbeek M. van Rijk A. Vermeulen A. Cnossen J. Kleijn E. Berends W. Engbers V. van der Lelij

T. Ten Cate W. Van Stokkum J.P.M. Van der Meer R.H.W. Scherrenburg M.W.J. Van Zuijlen R. Van Oostrom A. Brienen R. Hurkmans J. Campschoer J. de Vries B. Koster M. Van der Ven R. Duivenvoorde

Afstemming Onderstaande organisaties zijn geconsulteerd bij de totstandkoming van de referentiearchitectuur 1.0.

VNO/NCW en MKB Nederland Vereniging Nederlandse Gemeenten en KING Regiegroep regeldruk Bureau inspectieraad Programma e-Inspecties Programma e-Herkenning voor bedrijven Programma Antwoord voor bedrijven Branchevereniging NRK Koninklijke Horeca Nederland Forum Standaardisatie Ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie Programma LEGIS

Versie 1.5

2 /117


Historie Datum

Versie

Wijziging

06-01-2010 26-02-2010 15-03-2010

0.1 0.5 0.7

eerste opzet concept verwerken consultatie werkgroepen concept verwerken werkgroep 3 maart en ontwikkelingen PvA ondernemingsdossier

Gooszen 25-03-2010 0.8 29-03-2010 0.83 18-04-2010 0.84 10-05-2010 0.87 25-06-2010 0.90 25-07-2010 0.92 05-08-2010 1.0 25-08-2010

1.0

12-10-2010 01-01-2011 01-05-2011

1.1 1.3 1.4

01-08-2011

1.5

Status

diverse wijzigingen concept diverse wijzigingen concept diverse wijzigingen concept diverse wijzigingen concept diverse wijzigingen concept ervaringen horeca digitaal en interne toets concept Aangepast domeinmodel, en overwegingen toegevoegd def concept inzichten PvE ondernemingsdossier-basis verwerkt definitief domeinmodel aangepast en koppelvlakken concept voortschrijdend inzicht Q4 2010 verwerkt concept Aanpassing huisstijl, NTA verwijzing, voortschrijdend inzicht domeinmodel, eHerkenning, digitale agenda.nl concept redactionele wijzigingen EL&I definitief

Verwerkt door

Gooszen Gooszen concept Gooszen/Bakkeren Gooszen/Bakkeren Gooszen/Bakkeren Gooszen/Bakkeren Gooszen/Bakkeren Gooszen/Bakkeren Gooszen Gooszen/Bakkeren Gooszen Gooszen

Gooszen Gooszen

Distributielijst Datum

Distributie

09-01-2010 01-03-2010 15-03-2010 25-03-2010 25-06-2010 25-07-2010 01-09-2010 12-10-2010 01-01-2011 01-05-2011 01-08-2011

Deelnemers werkgroepen Deelnemers werkgroepen SGGV intern EL&I Sggv Intern Sggv team ondernemingsdossier Sggv team ondernemingsdossier en extern Koploperbranches SGGV intern NTA deelnemers en EL&I voor publicatie Publicatie op sggv.nl

Presentatie

Versie

0.1 0.5 0.7 0.8 0.9 1.0 concept 1.0 definitief 1.1 1.3 1.4 1.5 definitief

Disclaimer Deze publicatie is met zorg samengesteld maar aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend.

Referten Digitale Agenda.nl, kamerstukken II, 2010-2011,29515-331 Visiedocument ondernemingsdossier december 2010 NEN NTA nr 9040 delen 1-4

Versie 1.5

3 /117


Inhoud Voorwoord ................................................................................................................................. 7 1 Inleiding .............................................................................................................................. 9 1.1 Doel van dit document............................................................................................... 9 1.2 Doelgroep en leeswijzer........................................................................................... 10 1.2.1 Voor wie is dit document geschreven?............................................................ 10 1.2.2 Leeswijzer ......................................................................................................... 10 1.3 Bij versie 1.5 van de referentiearchitectuur ............................................................ 11 1.4 Beheer van dit document......................................................................................... 11 1.5 Architectuurbeschrijvingsmodel .............................................................................. 11 1.6 Terminologie en Typografie ..................................................................................... 12 1.6.1 Terminologie .................................................................................................... 12 1.6.2 Typografie......................................................................................................... 12 2 Begripsdefinities en afkortingen ...................................................................................... 13 3 Aanleiding en context....................................................................................................... 19 3.1 Aanleiding................................................................................................................. 19 3.2 Streefbeeld : het ondernemingsdossier-concept .................................................... 20 3.3 Overwegingen bij de toepassing van het ondernemingsdossier-concept............... 23 3.4 Doelstelling van het ondernemingsdossier-concept ............................................... 25 3.5 Kosten en baten ....................................................................................................... 26 3.5.1 Voor de onderneming ...................................................................................... 26 3.5.2 Voor de Overheden .......................................................................................... 27 3.6 Verantwoordelijkheidverdeling ............................................................................... 28 3.7 Van nu naar het streefbeeld: groeiscenario ondernemingsdossier........................ 29 3.7.1 Koploperbranches ............................................................................................ 29 3.7.2 Groei van een ondernemingsdossier ............................................................... 30 3.8 Het ondernemingsdossier in zijn omgeving............................................................. 31 3.8.1 eHerkenning ..................................................................................................... 31 3.8.2 Eigen administratiesystemen en ondernemingsdossier .................................. 32 3.8.3 Omgevingsvergunningen (inclusief AIM en milieumelding) ............................ 32 3.8.4 "LNV Loket" van Dienst Regelingen ................................................................. 33 3.8.5 Tendernet en het eLoket van Agentschap NL .................................................. 33 3.8.6 Belastingdienst en SUWI keten ........................................................................ 34 3.8.7 Antwoord voor bedrijven en Ondernemersplatform ...................................... 34 3.8.8 Berichtenbox bedrijven en Digipoort als communicatie-infrastructuur.......... 35 3.8.9 Toezicht: Inspectieview, Digikoppeling , SUWINET.......................................... 36 3.8.10 Basisregistraties................................................................................................ 37 3.9 Beheer en financiering van een ondernemingsdossier-toepassing......................... 37 3.10 Juridische aspecten, eigenaarschap en aansprakelijkheid ...................................... 37 4 Ondernemingsdossier-concept uitgangspunten en leidende ontwerpprincipes ............ 39 4.1 Uitgangspunten en resulterende Randvoorwaarden .............................................. 39 4.2 Leidende ontwerpprincipes ..................................................................................... 43 5 Procesmodel, Domeinmodel en afsprakenstelsel ondernemingsdossier........................ 50 5.1 Procesmodel............................................................................................................. 50 5.1.1 Procesmodel en rollen ..................................................................................... 50 5.1.2 Deelproces regels afleiden ............................................................................... 52 5.1.3 Deelproces toestemming verkrijgen ................................................................ 53 5.1.4 Deelproces Toezicht ondergaan....................................................................... 54

Versie 1.5

4 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 5.2 Domeinmodel ondernemingsdossier-concept......................................................... 56 5.2.1 Wettelijk onderwerp en bedrijfsonderwerp.................................................... 56 5.2.2 Thema, regeling en bestuursorgaan ................................................................ 57 5.2.3 Wettelijke eis en maatregel ............................................................................. 58 5.2.4 Nalevingsactie, nalevingsresultaat en bestuurlijke uitspraak.......................... 59 5.3 Ondernemingsdossier-afsprakenstelsel................................................................... 61 5.4 Koppelvlakken en onderdelen.................................................................................. 62 6 Ondernemingsdossier-regelhulp...................................................................................... 67 6.1 Werking .................................................................................................................... 67 6.2 Ontwerpprincipes regelhulp .................................................................................... 69 6.3 Semantiek en syntax ................................................................................................ 73 6.4 Functionele componenten van het onderdeel ........................................................ 74 6.5 Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel................................................ 75 7 Ondernemingsdossier Aanvraag ...................................................................................... 76 7.1 Werking .................................................................................................................... 76 7.2 Principes ................................................................................................................... 77 7.3 Semantiek en syntax ................................................................................................ 81 7.4 Functionele Componenten van het onderdeel ....................................................... 81 7.5 Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel................................................ 81 8 Ondernemingsdossier toezicht ........................................................................................ 82 8.1 Werking .................................................................................................................... 82 8.2 Principes ................................................................................................................... 83 8.3 Semantiek en syntax ................................................................................................ 85 8.4 Functionele componenten van het onderdeel ........................................................ 85 8.5 Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel................................................ 86 9 Ondernemingsdossier kernonderdeel ............................................................................. 87 9.1 Werking .................................................................................................................... 87 9.2 Principes ................................................................................................................... 88 9.3 Semantiek en syntax ondernemingsdossier-inhoud................................................ 89 9.4 Functionele Componenten van het kernonderdeel................................................. 95 9.4.1 Gebruikersinterface.......................................................................................... 95 9.4.2 Autorisatiemodule en eHerkenning................................................................. 95 9.4.3 Gegevens- en documentenbeheer................................................................... 97 9.4.4 Gegevensuitwisseling/communicatiemodule.................................................. 97 9.4.5 Bepalen en bewaken van nalevingsacties........................................................ 98 9.5 Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel................................................ 98 9.6 Algemene eisen voor een ondernemingsdossier-toepassing ................................. 99 10 Bijlagen ....................................................................................................................... 102 10.1 Overzicht van randvoorwaarden en ontwerpprincipes ......................................... 103 10.2 Autorisatiebeheer in het ondernemingsdossier .................................................... 105 10.2.1 Autorisatiebeheer intern................................................................................ 105 10.2.2 Autorisatiebeheer in eHerkenning................................................................. 105 10.3 Ondernemingsdossier-toepassing realiseren ........................................................ 106 10.4 Overwegingendocument ondernemingsdossier.................................................... 107 10.4.1 Overwegingen uit de marktconsultatie 2010 ................................................ 107 10.4.2 Overwegingen bij internationale ontwikkelingen.......................................... 108 10.4.3 Overwegingen voor realiseren van alleen deelfunctionaliteit van de ondernemingsdossier-toepassing .................................................................................. 109

Versie 1.5

5 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 10.4.4 Overweging ondernemingsdossier regelhulp als samenspel van alle stakeholders ................................................................................................................... 110 10.5 Template voor wijzigingsvoorstellen ..................................................................... 113 10.6 Handreiking Beheermodel ..................................................................................... 114 10.7 Ondernemingsdossier domeinmodel en autorisatiemodel................................... 116

Versie 1.5

6 /117


Voorwoord Veel ondernemers ervaren de hoeveelheid tijd en geld die zij moeten besteden aan naleving van regelgeving vanuit de overheid, als een rem op hun ondernemerschap. Voor ondernemers is weten regelgeving vaak ingewikkeld en moeilijk te begrijpen, zodat ondernemers niet altijd weten wat zij precies moeten doen om de regels goed na te leven. De uitgebreide informatieverplichtingen zorgen voor de nodige ergernis en kosten veel tijd. Het Ondernemingsdossier draagt bij aan de vermindering van regeldruk doordat het eenmalige gegevensaanlevering mogelijk maakt, vooral voor MKB-bedrijven die te maken hebben met de stapeling van regelgeving vanuit verschillende overheidsorganisaties. Om eenmalige gegevensaanlevering te kunnen realiseren is ketenomkering noodzakelijk. Dit sluit aan bij het advies van de Commissie Regeldruk Bedrijven (de “Commissie Wientjes”) van mei 2009 om regeldruk aan te pakken via de zogenaamde ketenomkering; de overheid sluit bij de digitale gegevensuitvraag aan op de primaire processen en de gegevens van bedrijven in hun administratie. De Commissie Wientjes heeft aangegeven dat het Ondernemingsdossier hiervan een goede uitwerking is en dat het Ondernemingsdossier met kwalitatief hoogwaardige en actuele informatie een stimulans zal zijn voor het efficiënter en effectiever organiseren van toezicht. Deze referentiearchitectuur is een onderdeel van de aanpak voor het Ondernemingsdossier. Die aanpak is het resultaat van de samenwerking tussen bedrijfsleven en overheid, ondersteund door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie (EL&I). De referentiearchitectuur geeft samen met de standaarden (NEN) voor de aansluiting op de omgeving en het programma van eisen invulling aan het Ondernemingsdossier, zoals opgenomen in de actielijn van de Digitale Agenda.nl "meer ruimte voor ondernemers om slimmer te werken". Het is een manier om regie te kunnen voeren op de invulling van het ondernemingsdossierconcept en de afspraken over de samenhang en samenwerking van processen, informatie en techniek met een ondernemingsdossier-toepassing. In 2010 is na een intensieve periode van consultatie en samenwerking met vele betrokken partijen een eerste versie van de referentiearchitectuur Ondernemingsdossier opgesteld. Vervolgens is een programma van eisen geschreven waaraan een ondernemingsdossiertoepassing moet voldoen in lijn met de referentiearchitectuur. Tenslotte is in 2011, volgens een proces van het NEN, samen met de betrokken partijen de formele aansluitstandaard vastgesteld. Deze referentiearchitectuur vormt zo het uitgangspunt en het toetsingskader bij het maken van het detailontwerp van een ondernemingsdossier-toepassing voor een specifieke doelgroep. Dit document geeft daarmee richting voor de realisatie van het ondernemingsdossierconcept op een zodanige manier dat sprake is van samenhang met bestaande voorzieningen en een ontwikkeling die convergeert. Hiervoor bevat het document:

Versie 1.5

7 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier Een eenduidige beschrijving van het ondernemingsdossier-concept en bijbehorende begrippen Uitgangspunten en (inrichtings)principes voor de implementatie van het ondernemingsdossier-concept Generieke functionaliteiten en verwijzing naar NEN standaarden voor elke ondernemingsdossier-toepassing. Een opsomming van de keuzen die nog gemaakt moeten worden bij het ontwerp van een specifieke ondernemingsdossier-toepassing (voor een branche cq. Wetsdomein) Voor de zelfstandige leesbaarheid van dit document is in hoofdstuk 3 een korte samenvatting van de context beschreven. Dit is gedaan om de lezer beeld te geven bij de omgeving waarin het concept tot wasdom kan komen. Dit document is niet het eindpunt maar het begin van verdere ontwikkeling. De status van het document is dat deze versie voldoende draagvlak heeft bij de betrokken belanghebbenden om als referentie te kunnen dienen voor de komende tijd van implementatie. Deze versie zal na ervaringen met de eerste implementaties van het ondernemingsdossier in 2012 worden aangevuld en verbeterd. Het legt zo steeds de kennis vast die op dat moment is opgedaan en kan dienen voor volgende implementaties. Zowel bedrijfsleven als overheden zijn betrokken bij en verantwoordelijk voor de totstandkoming en het onderhoud van de afspraken over de invulling van het ondernemingsdossier-concept, uitgangspunten voor de implementatie en generieke functionaliteiten zoals deze in de Referentiearchitectuur worden beschreven. Het ministerie van EL&I ondersteunt in de beginfase de ontwikkeling van het ondernemingsdossier-concept en de uitrol hiervan, onder andere via procesbegeleiding. Ik nodig de lezer dan ook uit om in dialoog met het projectbureau verbeteringen aan te dragen. Mark Brugman Programmamanager.

Versie 1.5

8 /117


1

Inleiding 1.1 Doel van dit document

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Het is voor de ontwikkeling van het ondernemingsdossier-concept tot werkende ondernemingsdossier-toepassingen van groot belang een uniform beeld van het ondernemingsdossier-concept te beschrijven. Om daarnaast te voorkomen dat bij iedere ontwikkeling van een ondernemingsdossiertoepassing opnieuw het wiel moet worden uitgevonden en te borgen dat de ontwikkeling past in de omgeving van bestaande toepassingen is de totstandkoming van een afsprakenstelsel gewenst op basis waarvan processen en bijbehorende ICT-toepassingen op elkaar aansluiten. Door een ondernemingsdossier-toepassing te implementeren die voldoet aan het afsprakenstelsel is zeker gesteld dat een set van afspraken wordt gevolgd die al zijn gemaakt, dat hergebruik mogelijk is van eerder gebouwde onderdelen, sluit de ondernemingsdossiertoepassing aan op de IT-toepassingen van overheid en bedrijf die al bestaan en hoeft er minder uitzoekwerk te worden gedaan voordat met het ontwerp en de bouw kan worden begonnen. Een referentiearchitectuur is een manier om het ondernemingsdossier-concept en de afspraken over de samenhang en samenwerking van processen, informatie en techniek te beschrijven op generiek niveau. Een referentiearchitectuur vormt het uitgangspunt bij het maken van het detailontwerp van een ondernemingsdossier-toepassing voor een specifieke doelgroep. Daarnaast is de referentiearchitectuur een communicatiehulpmiddel in de dialoog en afstemming met alle betrokken partijen. De referentiearchitectuur richt zich op de modelmatige generieke beschrijving van WAT het ondernemingsdossier-concept en een ondernemingsdossier-toepassing functioneel is (het beschrijvende deel) en HOE de koppelvlakken tussen ondernemingsdossier-toepassing, bedrijfssystemen en overheidstoepassingen eruit zien (NEN NTA norm). De referentiearchitectuur beschrijft een streefbeeld en doet geen uitspraken over de inrichting (het WAARMEE) van de functionaliteiten zelf en geeft hooguit mogelijke scenario's aan. Binnen de diverse implementaties van het ondernemingsdossier-concept kan een zekere variëteit aan systeemarchitecturen en systeeminvullingen worden toegepast. Dit is een eigen verantwoordelijkheid van aanbieder/afnemer van een ondernemingsdossiertoepassing. Vergelijk dit met een bestemmingsplan waarin bepaalde keuzes al zijn gemaakt maar de invulling nog vrijheden heeft. De ontwerper gaat op basis van het bestemmingsplan de specifieke vraag van de opdrachtgever nader invullen binnen de kaders van het bestemmingsplan en rekening houdend met de stand van de techniek van dat moment. In dit document zijn ook de aanleiding en context beschreven van hoe het ondernemingsdossier-concept tot stand gekomen is en welke uitgangspunten ten grondslag liggen aan het concept. Dit is overgenomen uit het visiedocument ondernemingsdossier zodat dit document zelfstandig leesbaar is.

Versie 1.5

9 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1

1.2 Doelgroep en leeswijzer

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1.2.1 Voor wie is dit document geschreven?

17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

Dit document richt zich primair op de inhoudelijke deskundige (business analist, architect, ontwerper etc) die de implementatie van een specifieke ondernemingsdossier-toepassing gaat voorbereiden en begeleiden. Het document geeft inzicht in het ondernemingsdossier-concept en de daarmee samenhangende begrippen, modellen en componenten en de koppelvlakken met de elementen die wel onderdeel zijn van het ondernemingsdossier-concept maar niet altijd onderdeel zijn van de te bouwen ondernemingsdossier-toepassing zelf. Daarnaast helpt het document om samen met alle stakeholders te komen tot : • Inventarisatie van wensen en behoeften; • Besluitvorming over de te kiezen oplossingsrichting en inrichting; • Samenwerking voor een beter resultaat • Een eenduidig beeld van het ondernemingsdossier

1.2.2 Leeswijzer Dit hoofdstuk benoemt doel en doelgroep van het document en de conventies over de structuur. Hoofdstuk 2 licht de belangrijkste begrippen toe die een rol spelen bij het ondernemingsdossier-concept en deze referentiearchitectuur. Daarmee is een gemeenschappelijke taal gedefinieerd. Hoofdstuk 3 beschrijft kort de aanleiding en context zoals die ook in het visiedocument staan beschreven en hoofdstuk 4 richt zich op de randvoorwaarden om een ondernemingsdossiertoepassing succesvol te implementeren en de resulterende leidende ontwerpprincipes. In hoofdstuk 5 wordt de essentie van het ondernemingsdossier-concept vertaald naar een procesmodel, een domeinmodel en wordt beschreven uit welke hoofdonderdelen een ondernemingsdossier-toepassing bestaat en welke koppelvlaken in het kader van een ondernemingsdossier-toepassing nodig zijn. In de hoofdstukken 6 t/m 10 worden deze onderdelen en koppelvlakken verder uitgewerkt naar de beoogde werking voor het onderdeel, de ontwerpprincipes voor het onderdeel, de bijbehorende functionele componenten en koppelvlakken en benodigde semantische afspraken. Hierbij wordt verwezen naar de geformaliseerde NEN norm voor het ondernemingsdossier. Vervolgens wordt afgesloten met een aantal bijlagen. Voor lezers die alleen een globaal inzicht willen in het ondernemingsdossier-concept en de belangrijkste uitgangspunten is lezing van hst 3,4 en 5 voldoende. Voor lezers die een ondernemingsdossier-toepassing willen ontwerpen en implementeren is het hele document verplichte kost. Versie 1.5

10 /117


1.3 Bij versie 1.5 van de referentiearchitectuur

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

In de Digitale Agenda is als actielijn opgenomen dat vanaf het vierde kwartaal 2011 het Ondernemingsdossier wordt ingevoerd in de horeca, recreatie en rubber- en kunststofindustrie. De referentiearchitectuur geeft samen met de standaarden (NEN) voor de aansluiting op de omgeving en het programma van eisen invulling aan de actielijn in de digitale agenda.nl "meer ruimte voor ondernemers om slimmer te werken". Dit document is gebaseerd op de kennis van augustus 2011 en de afstemming met alle betrokken partijen tot dat moment. Het is een vertrekpunt om mee aan de slag te gaan in het kader van de Digitale Agenda.nl. In het document zijn de uitkomsten van de marktconsultatie met ICT leveranciers in 2010 verwerkt en van het NEN traject om te komen tot enkele standaarden in 2011. Het document is gebruikt bij het opstellen van een programma van eisen voor een basis ondernemingsdossier-toepassing. Daarnaast wordt het document nu gedeeld met alle belanghebbenden om het begrip en draagvlak van het concept te vergroten. De beschrijvingen van de koppelvlakken die onder regie van het NEN met marktpartijen tot stand zijn gebracht (zogenaamde NTA's (Nederlandse Technische Afspraak)) zijn als toevoeging op de referentiearchitectuur beschikbaar bij NEN. De referentiearchitectuur is een levend document. Nieuwe inzichten en ervaringen bij de implementatie kunnen aanleiding zijn voor een herziening. In 2012 is in elk geval een herziening gepland die de geleerde lessen en eerste ervaringen met implementatie bevat. Bij de totstandkoming van dit document is ook gekeken naar ontwikkelingen buiten Nederland en of daaruit lessen zijn te trekken. In de bijlage 10.4.2 Overwegingen is aangegeven welke ontwikkelingen zijn gesignaleerd en hoe die zijn beoordeeld op relevantie voor het ondernemingsdossier.

1.4 Beheer van dit document

28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

Deze referentiearchitectuur is momenteel in beheer bij het projectbureau ondernemingsdossier binnen het programma Sggv. Aan de hand van de ervaringen bij de uitvoering en de eerste ervaringen met de ontwikkeling van een ondernemingsdossier-toepassing zal het document verder worden verfijnd en gevalideerd. Een moment daarvoor is begin 2012. Na overdracht aan een nog te kiezen beheerpartij zal een releasekalender worden vastgesteld. Voor het doen van wijzigingsvoorstellen is het sjabloon van bijlage 10.5 beschikbaar.

1.5 Architectuurbeschrijvingsmodel

38 39 40 41 42 43 44 45

Het vertrekpunt is de beoogde werking van het ondernemingsdossier-concept zoals beschreven in de paragraaf 3.2. Daaruit is eerst een domeinmodel en hoofdprocesmodel afgeleid en beschreven dat resulteert in het kunnen aanduiden van een aantal te onderscheiden onderdelen en koppelvlakken van een ondernemingsdossier-toepassing. Deze onderdelen zijn op hun beurt nader uitgewerkt en beschreven met een architectuurmodel dat de minimale versie en de te bereiken streefsituatie weergeeft.

Versie 1.5

11 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6

Voor de uitwerking van de onderdelen is gekozen uit te gaan van een eenvoudig model, dat aansluit bij gangbare en praktische beschrijvingsmethodieken voor architectuur. Per onderdeel worden de relevante principes genoemd, vervolgens wordt afgeleid welke componenten (of functionaliteiten) nodig zijn en hiervan worden de koppelvlakken beschreven.

1.6 Terminologie en Typografie

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

1.6.1 Terminologie Hoewel deze referentiearchitectuur geen specificatie is in de zin van de RFC 2119 moeten de woorden geschreven in hoofdletters vanaf hoofdstuk 4 “MOET”, “MAG NIET”, “ZOU MOETEN”, “ZOU NIET MOETEN”, en “MAG” worden geïnterpreteerd gelijk aan hun Engelstalige equivalenten (“MUST", "MUST NOT / SHALL NOT", "SHOULD", "SHOULD NOT", and "MAY") als beschreven in RFC 2119 ( http://www.ietf.org/rfc/rfc2119.txt ). De betekenis van deze woorden is: • MOET: een absolute vereiste • MAG NIET: een absoluut verbod • ZOU MOETEN: sterke wens, tenzij er valide reden is in specifiek geval af te wijken • ZOU NIET MOETEN: ongewenst, tenzij er valide reden is om het in specifiek geval toe te laten • MAG: een vrije keuze, een optie

1.6.2 Typografie De woorden “MOET”, “MAG NIET”, “ZOU MOETEN”, “ZOU NIET MOETEN”, en “MAG” worden altijd in hoofdletters genoteerd. Alle begrippen die zijn opgenomen in de begrippenlijst worden vanaf hoofdstuk 3 onderstreept genoteerd. Verwijzingen naar andere documenten (URL) worden in blauw onderstreept genoteerd. Voorbeelden worden in een kader genoteerd.

Versie 1.5

12 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

2

Begripsdefinities en afkortingen

Voor een goed begrip van de volgende hoofdstukken is het van belang een eenduidig begrippenkader te hanteren. Er is een belangrijk onderscheid tussen algemeen aanvaarde begrippen (externe bron) en begrippen die alleen in de context van een ondernemingsdossier een bepaalde betekenis hebben en in dit document worden gedefinieerd. De laatsten worden in dit document onderstreept genoteerd. Van de algemeen aanvaarde begrippen is de bron genoemd. De begrippen worden hierna beschreven in de vorm van een definitie en een toelichting. Een synoniem is tussen [ … ] haken gezet. Een bronvermelding tussen (…) haken --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aanvraag (AWB art 1:3) = het verzoek van een belanghebbende een besluit te nemen. In het kader van het ondernemingsdossier concept is de belanghebbende de onderneming of zijn gemachtigde. Het besluit (beschikking van een bestuursorgaan) gaat om toestemming of ontheffing voor bepaalde bedrijfsactiviteiten. Het verzoek bevat tevens de door het bestuursorgaan gevraagde informatie om het besluit te kunnen nemen (indieningsvereisten). Het initiatief voor een aanvraag ligt bij de onderneming. Als een aanvraag met de ondernemingsdossier-toepassing wordt gedaan is dat een type ondernemingsdossier-transactie Het besluit dat volgt op de aanvraag wordt gezien als een nalevingsresultaat. Administratieve last (ACTAL) = de kosten om te voldoen aan informatieverplichtingen uit de regelgeving. Administratieve last is een onderdeel van de regeldruk en omvat verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie. Voorbeelden van informatieverplichtingen zijn het verplicht bijhouden van een mestboekhouding, het aanvragen van een bouwvergunning, het rapporteren over de uitkomst van emissiemetingen en het tonen van diploma’s. Het betalen van leges wordt niet tot informatieverplichtingen gerekend. Autorisatielabel = kenmerk van ondernemingsdossier –inhoud waarmee toegang tot die inhoud wordt bepaald. Naast de autorisatielabels "openbaar" en "intern" worden labels gekozen die passen bij de gekozen thema's. Bedrijfsgebeurtenis [life event] = een verandering die betrekking heeft op een bedrijfsonderwerp. Een bedrijfsgebeurtenis kan aanleiding zijn om opnieuw regelhulp te doorlopen en tot nieuwe maatregelen te komen. Bedrijfsonderwerp [bedrijfsprofielelement]= een voorkomen (exemplaar) van een wettelijk onderwerp binnen de onderneming waarover in een ondernemingsdossier gegevens worden vastgelegd.

Versie 1.5

13 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

Er zijn twee typen bedrijfsonderwerpen te onderkennen: bedrijfsactiviteiten en bedrijfsobjecten. Bedrijfsactiviteit [activiteit] = Handelingen van de onderneming die als wettelijk onderwerp zijn benoemd. Bijvoorbeeld "café X uitbaten (horecabedrijf)" of "restaurant uitbaten (bereiden van voedingsmiddelen)". (Voor een clustering van samenhangende bedrijfsactiviteiten kan worden aangesloten bij de SBI http://www.kvk.nl/download/Standaard%20Bedrijfs%20Indeling%20%28SBI%29%202 008%20_tcm73-191363.pdf ) Bedrijfsobject = Object (of subject (persoon)) van de onderneming dat als wettelijk onderwerp is benoemd. Bijvoorbeeld "Jan Jansen (in zijn rol van leidinggevende)", "dieselgenerator 3 (stookinstallatie)" . Komt ook vaak overeen met het object waarop in het kader van weten regelgeving toezicht gehouden dient te worden (het inspectieobject).

Bedrijfsprofiel = de verzameling van wettelijke onderwerpen van een onderneming. Het bedrijfsprofiel geeft inzicht in de wetgeving die op de onderneming van toepassing is. Bestuursorgaan (AWB art 1:1) = een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed Bestuurlijke uitspraak = Beschikking, reactie of rapport van een bestuursorgaan op een nalevingsresultaat. Inspecteur = Een medewerker van een toezichthouder (organisatie) die namens die organisatie het toezicht uitoefent. Ketenomkering (brief MINEZ ET/IT/9200931 19112009) = de Overheid sluit bij de (digitale) gegevensuitvraag aan op de primaire processen en de gegevens van bedrijven in hun administratie. Locatie (NHR) = adres waar de maatschappelijke activiteiten van de onderneming plaatsvinden (adres van de vestiging). Maatregel = concrete invulling van een wettelijke eis. Het is de vertaling van een juridisch geformuleerde eis naar een concreet uitvoerbare maatregel om aan die eis te voldoen. De wetgever schrijft immers niet altijd concreet voor wat je moet doen. Om aan één wettelijke eis te voldoen zijn soms meerdere maatregelen nodig (en/en) of kan gekozen worden uit verschillende opties (of/of), de ondernemer of de branche moet dan een keuze maken. Een maatregel heeft altijd een relatie met een wettelijke eis en dus met een wettelijk onderwerp.

Versie 1.5

14 /117


Melding = verplichting om informatie over een bedrijfsonderwerp aan de overheid te melden. Het is een type ondernemingsdossier-transactie. Het verschil met een aanvraag is dat de overheid geen besluit neemt maar op basis van de verstrekte informatie eerst beoordeelt of actie noodzakelijk is (en bijvoorbeeld alsnog een aanvraag moet worden ingediend). Op de plicht om te melden kan toezicht worden gehouden. Het initiatief voor een melding ligt bij de onderneming. Nalevingsactie [taak] = De handeling die in een ondernemingsdossier-toepassing wordt gepland en bewaakt om aan een maatregel te voldoen en die een nalevingsresultaat oplevert. Een maatregel is op alle bedrijfsonderwerpen (exemplaren van een wettelijk onderwerp) van toepassing. Afhankelijk van de maatregel is dan per bedrijfsonderwerp een nalevingsresultaat nodig of is de keuze om voor de groep een nalevingsactie te plannen. Bijvoorbeeld : maatregel <een opslagtank moet jaarlijks gekeurd worden> Een bedrijf heeft 4 opslagtanks. De onderneming kiest ervoor om 4 nalevingsacties te plannen om voor elke tank een keuringsrapport (nalevingsresultaat) op te laten maken. Nalevingsresultaat [bewijs] = de informatieve weerslag (een document) van het voldoen aan een maatregel. Voorbeelden van een nalevingsresultaat zijn; een verstrekte vergunning, een afgegeven certificaat, een ingevuld logboek of gegevensoverzicht, een veiligheidsplan, een melding etc. Ondernemingsdossier-concept [ondernemingsdossier] = een nieuwe manier van samenwerken en informatie delen tussen onderneming en overheden met als doel de regeldruk te verminderen. Het ondernemingsdossier wordt bezien vanuit de optiek van vergunningverlening, toezicht en handhaving maar ook subsidieverlening en subsidietoezicht vallen binnen het concept Het begrip omvat de beleidmatige uitgangspunten en vooronderstellingen die ten grondslag liggen aan het concept voor het ondernemingsdossier. Vergelijk dit met het begrip van "Openbaar vervoer". In dit document wordt voor de duidelijkheid als dat nodig is expliciet onderscheid gemaakt tussen het ondernemingsdossier-concept en de ondernemingsdossier-toepassing. Als het evident is over welk begrip wordt gesproken wordt volstaan met het begrip ondernemingsdossier. In dit document wordt het begrip ondernemingsdossier afgekort tot ONDS. Ondernemingsdossier-inhoud = Alle (gestructureerde en ongestructureerde) gegevens, documenten en de metagegevens daarover betreffende één onderneming die in een ondernemingsdossier-toepassing worden samengebracht. Vergelijk dit in het openbaar vervoer met de "reiziger".

Versie 1.5

15 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49

Ondernemingsdossier-toepassing [ondernemingsdossier] = de technische faciliteit die nodig is om het ondernemingsdossier-concept en de functionaliteiten voor een specifieke branche en benoemd wetsdomein in te vullen. Vergelijk dit met een toepassing als "taxi" in het openbaar vervoer. ondernemingsdossiertoepassing is te beschouwen als een klasse waarvan meerdere verschijningsvormen kunnen zijn. Vergelijk bij openbaar vervoer de klassen bus, trein, metro, taxi etc. Ondernemingsdossier-transactie = de (geformaliseerde) overdracht van een nalevingsresultaat aan de overheid middels de ondernemingsdossier-toepassing (volgens een uitwisselingsprotocol). Dit zal zijn in het kader van een aanvraag of melding. Regeldruk (programma regeldruk bedrijven 2011-2015) = de totale last die een onderneming ondervindt als gevolg van de regelgeving. Regeldruk omvat naast administratieve last, toezichtlast, last van gebrekkige dienstverlening en kosten voor verplichte maatregelen. De laatste zijn bijvoorbeeld kosten voor leges of een verplicht roetfilter. Regelhulp= toepassing in het ondernemingsdossier-concept die een onderneming geautomatiseerd ondersteunt bij het achterhalen en ontvangen van een overzicht van op die onderneming van toepassing zijnde wettelijke onderwerpen, bijbehorende wettelijke eisen en de daarbij behorende maatregelen. Regelhulp is de geautomatiseerde vorm van compliance assistance. Handmatige compliance assistance zoals van Antwoord voor Bedrijven of een adviesorgaan valt er dus niet onder. Regelhulp als toepassing maakt geen deel uit van de ondernemingsdossier-toepassing maar werkt ermee samen. Regeling (Aanwijzingen voor de regelgeving )= omvat alle algemeen verbindende voorschriften, interne regelingen en beleidsregels. Feitelijk iedere vorm van formele regelgeving door de (decentrale) overheid; wetten, AmvB, decentrale regelgeving en dergelijke. In de context van het ondernemingsdossier wordt de term regeling opgerekt om ook eigen branche of bedrijfspecifieke regelgeving te omvatten. Wettelijke onderwerpen en wettelijke eisen kunnen dan ook worden gezien als onderwerpen en eisen in eender welk voorschrift of handboek.

Snapshot = een verzameling nalevingsresultaten voor een bepaald tijdstip. Thema ([toezichtsgebied],[wetsdomein] ) = Groepering van wettelijke onderwerpen De onderneming kan in het ondernemingsdossier vanuit het perspectief van een bepaald thema worden beschouwd. Het ondernemingsdossier bevat dus 1-n ondernemingsperspectieven (bijvoorbeeld brandveiligheid, voedselveiligheid, arbeidsomstandigheden, milieubescherming ). Dit valt niet perse samen met de groepering in de wet. Er kunnen Versie 1.5

16 /117


meerdere wetten bij een thema horen. Een thema is niet hetzelfde als een branche of sector. Middels een thema wordt de ondernemingsdossier-inhoud ingedeeld of gegroepeerd om overzicht te houden en om autorisaties aan te koppelen (autorisatielabel). Toezicht (Kaderstellende visie op toezicht, Tweede Kamer, vergaderjaar 2000-2001, 27 831, nr. 1)= Het verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen, het zich daarna vormen van een oordeel daarover en het eventueel naar aanleiding daarvan interveniëren. In het kader van het ondernemingsdossier gaat het om een handeling of zaak van een onderneming (nalevingstoezicht). Dit i.t.t. uitvoeringstoezicht (op uitvoering van publieke taken) en interbestuurlijk toezicht (tussen overheden). Toezichthouder (AWB artikel 5:11 )[inspecteur] = een organisatie of persoon bij of krachtens wettelijk voorschrift belast met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. In dit document gebruiken we toezichthouder om de organisatie aan te duiden en inspecteur om de natuurlijke persoon aan te duiden. In de AWB zijn de onderstaande bevoegdheden toegekend. Een toezichthouder is bevoegd inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden. Hij is bevoegd van de gegevens en bescheiden kopieën te maken. Indien het maken van kopieën niet ter plaatse kan geschieden, is hij bevoegd de gegevens en bescheiden voor dat doel voor korte tijd mee te nemen tegen een door hem af te geven schriftelijk bewijs. Bij de uitoefening van zijn taak draagt een toezichthouder een legitimatiebewijs bij zich, dat is uitgegeven door het bestuursorgaan onder verantwoordelijkheid waarvan de toezichthouder werkzaam is. Toezichtlast = onderdeel van de regeldruk dat te maken heeft met ondergaan van toezicht. Binnen de toezichtlast kan sprake zijn van administratieve last (als het gaat om informatieverplichtingen, vaak de kwantitatieve toezichtlast genoemd) en van gebrekkige dienstverlening (vaak aangeduid als de kwalitatieve toezichtlast). Vergunning (IVW) = verleende toestemming door een bestuursorgaan aan een bedrijf om activiteiten te verrichten, nadat toetsing heeft plaatsgevonden of aan de wettelijke eisen is voldaan. Vestiging (NHR) = gebouw of een complex van gebouwen waar duurzame uitoefening van activiteiten van een onderneming plaatsvindt. De vestiging van een onderneming moet men opvatten als een (kleinste eenheid) bundeling van economische activiteiten op een locatie.

Versie 1.5

17 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Wettelijke eis [eis of voorschrift] = een dwingende eis die van toepassing is op een wettelijk onderwerp. Wettelijk onderwerp= classificatie van een onderwerp in de werkelijkheid waarover een regeling uitspraken doet. Die uitspraken zijn in de vorm van één of meer wettelijke eisen. Een Wettelijke onderwerp definieert voor een bepaalde regeling een onderwerpsoort en heeft betrekking op één of meer bedrijfsonderwerpen van die soort maar heeft vaak een andere benaming waardoor eerst moet worden nagegaan welk bedrijfsonderwerpen precies worden bedoeld. Bijvoorbeeld: in de wet milieubeheer wordt gesproken over een stookinstallatie. Dit wettelijk onderwerp heeft betrekking op het bedrijfsonderwerp "CV ketel in gebouw 1", "de dieselgenerator in gebouw 3"en de "CV in gebouw 3". Een wettelijk onderwerp kan ook als homoniem bestaan. Dezelfde benaming maar in verschillende regelingen met verschillende betekenis. Merk op dat met de gehanteerde brede definitie van regeling (ook een private regeling zoals een bedrijfseigen handboek) een wettelijk onderwerp ook een onderwerp kan zijn in een private regeling.

Versie 1.5

18 /117


3

3.1 Aanleiding

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

Aanleiding en context

Ondernemers zijn op basis van weten regelgeving verplicht informatie aan te leveren aan de overheid. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om informatie voor het verkrijgen van vergunningen, meldingen aan een toezichthouder of het CBS maar ook om informatie over naleving van regelgeving op basis waarvan een inspectie toezicht uitoefent. Veel ondernemers ervaren de hoeveelheid tijd en geld die zij moeten besteden aan naleving van regelgeving vanuit de overheid, als een rem op hun ondernemerschap. Voor ondernemers is weten regelgeving vaak ingewikkeld en moeilijk te begrijpen, zodat ondernemers niet altijd weten wat zij precies moeten doen om de regels goed na te leven. Vaak sluit de wettekst niet aan bij de belevingswereld van de ondernemer en zijn bedrijf. De ondernemer moet ook nog vaak dezelfde informatie meerdere malen verstrekken omdat deze door de overheid niet bewaard of hergebruikt wordt of kan worden. En inspecties zijn nog onvoldoende afgestemd om de ondernemer te ontlasten. Het gevolg is dubbel werk, ergernis en inefficiëntie. De overheid neemt dit probleem serieus en werkt daarom met ondernemers aan vermindering van de regeldruk en de verbetering van de elektronische dienstverlening aan bedrijven. Ook het kabinet Rutte spreekt in het regeerakkoord de ambitie uit om met een faciliterend en stimulerend beleid de regeldruk voor bedrijven verder te laten dalen. Het ondernemingsdossier draagt bij aan de vermindering van regeldruk doordat het eenmalige gegevensaanlevering mogelijk maakt, vooral voor MKB-bedrijven die te maken hebben met de stapeling van regelgeving vanuit verschillende overheidsorganisaties. Daarnaast sluit het concept aan op de ambitie van het Kabinet om bedrijven die over eigen kwaliteitssystemen beschikken en goed naleefgedrag laten zien minder zwaar met inspectiebezoeken te belasten (inspectievakantie). Door het toegankelijk maken van bedrijfseigen informatie vanuit het ondernemingsdossier kan een fysieke inspectie op locatie verschuiven naar een minder belastend regiem, zoals systeemtoezicht of inspectie op afstand. Om eenmalige gegevensaanlevering te kunnen realiseren is ketenomkering noodzakelijk. Dit sluit aan bij het advies van de Commissie Regeldruk Bedrijven (de “Commissie Wientjes”) van mei 2009 om regeldruk aan te pakken via de zogenaamde ketenomkering; “ Maak een fundamentele omslag in beleid, uitvoering en regelgeving door uit te gaan van de primaire processen en de gegevens in de administraties van bedrijven, werk van buiten naar binnen” “ Versterk de regie op de omkering van de informatieketen en werk dit uit via concrete projecten” De Commissie kleurt deze aanbeveling verder in met het voorstel om een aantal concrete projecten met ketenomkering en ketensamenwerking in regeldichte domeinen uit te voeren, waar bedrijven te maken hebben met een stapeling van weten regelgeving vanuit verschillende overheden. De Commissie denkt daarbij aan voorbeelden op het gebied van Transport, Voedsel en Waren, Milieu en Bedrijfsvoering (financiële verslaglegging).

Versie 1.5

19 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

In haar reactie op het advies van november 2009 neemt de toenmalige staatssecretaris van Economische Zaken de omkering van de informatieketen als uitgangspunt over en pleit voor een intensieve samenwerking met het bedrijfsleven om deze verder vorm te geven. Tevens geeft het Kabinet aan dat dit uitgangspunt via een stap voor stap aanpak gerealiseerd moet worden:

30

3.2 Streefbeeld : het ondernemingsdossier-concept

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

“ Vanwege de complexiteit van vraaggericht werken en ketenomkering en het grote aantal betrokken partijen staat het ministerie van EL&I een stap voor stap aanpak voor ogen gebaseerd op de realisatie van concrete voorbeeldprojecten en leermomenten voor alle betrokken partijen. Immers, de realisatie van het genoemde centrale principe in complexe ketens met overheidspartijen staat nog in de kinderschoenen en de gegevensuitwisseling tussen bedrijven en overheden in ketens is veelal nog niet toereikend gedigitaliseerd en gestandaardiseerd” In de Kabinetsreactie wordt een aantal voorbeelden genoemd van concrete uitwerkingen in sectoren en wordt het ondernemingsdossier als generiek dienstenconcept voor het bedrijfsleven geïntroduceerd. In een recent uitgebracht advies over ICT en Regeldruk (april 2011) geeft de Commissie Wientjes aan dat zij verwacht dat het ondernemingsdossier een positieve bijdrage kan leveren aan de vermindering van regeldruk. De Commissie ziet uit naar invoering en opschaling van het Ondernemingsdossier naar meer sectoren waarvoor in elk geval een positieve businesscase aanwezig is. Het huidige kabinet sluit hierop aan door in de Digitale Agenda 2011 als actielijn op te nemen dat vanaf het vierde kwartaal 2011 het Ondernemingsdossier wordt ingevoerd in de horeca, recreatie en rubber- en kunststofindustrie en dat na evaluatie wordt besloten in hoeverre voor de periode 2012 – 2014 de aanpak wordt verbreed naar andere regeldichte (top)sectoren. Er start een verkenning naar mogelijkheden voor invoering van het ondernemingsdossier in topsectoren, zoals agrofood, tuinbouw en creatieve industrie.

In deze referentiearchitectuur wordt het ondernemingsdossier-concept beschreven als streefbeeld voor de toekomst. Als gesproken wordt over het ondernemingsdossier-concept wordt hiermee verwezen naar de generieke uitgangspunten en modellen die aan het concept ten grondslag liggen en die in hoofdstuk 4 en 5 worden gedetailleerd. Daarnaast wordt gesproken over een ondernemingsdossier-toepassing (ook wel het dossier of ondernemingsdossier). Dit refereert aan de technische faciliteit die nodig is om het concept en de functionaliteiten voor een branche in te vullen. De ondernemingsdossier-toepassing wordt in de hoofdstukken 6 t/m 10 nader uitgewerkt Het ondernemingsdossier-concept steunt op: Samenwerking tussen bedrijven en overheden gebaseerd op vertrouwen Digitale gegevensuitwisseling op basis van overeengekomen standaarden ondersteund door een gebruiksvriendelijke ondernemingsdossier-toepassing Regelhulp: slimme uitleg van wat ondernemer moet doen om regels na te leven

Versie 1.5

20 /117


Het ondernemingsdossier-concept vraagt om intensieve samenwerking tussen bedrijven en overheden. Samenwerking gebaseerd op vertrouwen en de bereidheid om over de grenzen van de eigen organisatie en werkprocessen heen te kijken. Het ondernemingsdossierconcept geeft invulling aan de uitgangspunten van vernieuwing toezicht, te weten een omkering van toezicht uit wantrouwen naar vertrouwen (high trust), werken met risicoprofielen, betere afstemming tussen toezichthouders en minder fysieke controles. Daarbij zijn de uitgangspunten : Het integraal ondersteunen van de onderneming in zijn nalevingverplichtingen staat centraal en niet de regelgeving en naleving per bevoegd gezag. Ketenomkering; de overheid sluit bij het maken van weten regelgeving en de uitvraag van gegevens meer aan bij bedrijfsgegevens en bedrijfsbegrippen zodat een bedrijf de regels beter begrijpt en de gewenste gegevens gemakkelijker kan leveren vanuit de eigen bedrijfsadministratie. De onderneming kan eenvoudiger de toepasselijke regelgeving achterhalen en vereisten vastleggen door middel van een regelhulp en het voldoen aan de eisen bewaken. Efficiënte gegevensuitwisseling noodzaakt om de gehele keten in samenhang te bezien; vanaf het verkrijgen van informatie over de regelgeving naar het aanvragen van vergunningen/subsidies, het verkrijgen van toestemming tot en met toezicht. Hiertoe wordt een gedeeld dossier ingericht voor door de onderneming geautoriseerde deelnemers. Samenwerking tussen bedrijven en overheden gaat op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen. De ondernemer stelt aan door hem geautoriseerde overheden informatie beschikbaar over het bedrijf op basis waarvan toezichthouders zich een beeld vormen van het voldoen aan de wettelijke eisen. De samenwerking tussen bedrijven en overheden moet voor beiden kostenvoordelen opleveren, bijvoorbeeld doordat de onderneming gegevens slechts één keer hoeft te overleggen en toezicht gerichter en meer op afstand gebeurt. Daarnaast spelen overwegingen als gemak, meer transparantie en kwaliteitsverbetering een belangrijke rol. In het ondernemingsdossier-concept gaat de digitale gegevensuitwisseling tussen ondernemers en overheden om te voldoen aan de wettelijke eisen als volgt verlopen met gebruik van de ondernemingsdossier-toepassing: 1- Op basis van de kennis over het bedrijf (het bedrijfsprofiel) kan de onderneming uit een externe bron een op haar toegesneden overzicht van wettelijke onderwerpen en eisen afleiden en de bijbehorende maatregelen en deze vastleggen in het ondernemingsdossier, idealiter door een aantal vragen te beantwoorden en het resultaat te bewaren, we noemen dit regelhulp gebruiken. 2- De onderneming plant vervolgens het voldoen aan deze maatregelen, bewaakt de uitvoering door middel van signaleringen en legt het bewijs vast in de ondernemingsdossiertoepassing. Zo verzamelt de onderneming nalevings-informatie, die mede uit de eigen administratiesystemen komt. 3- Door middel van actief aanbieden van die informatie (bijvoorbeeld bij een aanvraag) of toegang verlenen tot die informatie aan door de onderneming geautoriseerde

Versie 1.5

21 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

toezichthouder(s) (dossier inzien) maakt de onderneming zijn nalevingsresultaat eenvoudig beschikbaar aan de betrokken instanties. 4- Deze controleren de informatie, nemen hierop actie (een besluit) en melden de uitkomst aan de onderneming. Deze uitkomst kan bijvoorbeeld bestaan uit een onderzoeksrapport of een vergunning die wordt bewaard in de ondernemingsdossier-toepassing. Schematisch is dit proces als volgt weer te geven (het wordt in hst 5 gedetailleerd):

Figuur 1.

ondernemingsdossier-concept werking

De Commissie Wientjes doet daarbij de volgende aanbeveling: “Ontwikkel slimme digitale regelhulpen die overheidsregelgeving op een dusdanige manier uitleggen dat ze de ondernemer in staat stellen om sectorspecifieke regels na te leven (bijvoorbeeld de internetmodule voor het Activiteitenbesluit)". Digitale regelhulpen van de overheid dragen bij aan standaardisatie en duidelijkheid over de invulling van het Ondernemingsdossier voor een sector. Indien regelhulpen via de markt beschikbaar zijn (bijvoorbeeld branchemiddelen, zoals een arbo-catalogus), kan hierbij aangesloten worden. Regelhulp van een overheid heeft niet tot doel om ondernemers te adviseren. Regelhulp vertelt de ondernemer wat hij moet doen om de regels na te leven, niet hoe hij dit moet doen, dat blijft zijn eigen verantwoordelijkheid. Slimme regelhulpen dragen bij aan kostenbesparingen en betere naleving.

Versie 1.5

22 /117


3.3 Overwegingen bij de toepassing van het ondernemingsdossier-concept

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

Het ondernemingsdossier-concept betekent niet dat er één centrale ondernemingsdossiertoepassing is. Gezien de verschillen in bedrijven en hun activiteiten en processen is er geen "one size fits all" ondernemingsdossier-toepassing. Het ondernemingsdossier-concept kan leiden tot verschillende verschijningsvormen van een ondernemingsdossier-toepassing, afhankelijk van de branche. Per ondernemingsdossier-toepassing zullen specifieke ketenafspraken moeten worden gemaakt die een nadere invulling zijn van het generieke concept. Wel zijn er generieke functionaliteiten te benoemen die bij het ondernemingsdossier-concept horen om de uitgangspunten in te vullen. Aan deze functionaliteiten is een ondernemingsdossier-toepassing te herkennen, ze worden in hoofdstuk 5 en verder beschreven. Gebruik van een ondernemingsdossier is voorlopig vrijwillig. Ketenpartners, ondernemers en overheden, bepalen gezamenlijk of zij een ondernemingsdossier-toepassing als passende oplossing zien en implementeren die vervolgens. Deze vrijwilligheid betekent niet vrijblijvendheid. Heldere afspraken over organisatie, verantwoordelijkheden en financiering zijn geboden. Er zullen voorlopig ondernemingen blijven die geen ondernemingsdossier-toepassing gebruiken. De verbeterde dienstverlening van de overheid wordt dus met een ondernemingsdossier niet minder belangrijk. Het verschil met een onderneming die ervoor kiest om wel een ondernemingsdossier-toepassing te gaan gebruiken is dat de onderneming zonder ondernemingsdossier afhankelijk is van het tempo van de overheid om de lasten te verlichten en de dienstverlening te verbeteren. Daarnaast heeft een onderneming met een ondernemingsdossier een andere relatie met de toezichthouders die, bij een juist gebruik van het Ondernemingsdossier volgens de samenwerkingsafspraken, leidt tot minder toezichtslast. Alleen door de onderneming geautoriseerde deelnemers hebben, via internet, tijden plaatsonafhankelijk, toegang tot het ondernemingsdossier. Voor het functioneren van een ondernemingsdossier-toepassing is het dus niet nodig dat deelnemers op hetzelfde moment online zijn. Iedere deelnemer kan zo op elk moment en op elke locatie met een internetverbinding toegang krijgen tot de informatie in de ondernemingsdossier-toepassing. Dus ook via mobiele apparaten. Daarbij is het de onderneming die bepaalt welke informatie op welk moment beschikbaar is. De onderneming is altijd de schakel tussen de eigen administratie (de real-time informatie) en de ondernemingsdossier-inhoud (een snapshot). Voor een onderneming met meerdere vestigingen is het uitgangspunt dat per vestiging een subdossier wordt aangelegd omdat per vestiging een andere situatie en regelgeving (denk aan gemeenten) van toepassing kan zijn. Er is dan sprake van een algemeen deel in het ondernemingsdossier van die onderneming en onderdelen per vestiging. Binnen het ondernemingsdossier-concept wordt de ondernemingsdossier-toepassing gepositioneerd aan de private kant en dus niet als voorziening van de overheid (bijvoorbeeld bij Antwoord voor bedrijven). Dit is omdat een ondernemingsdossier-toepassing vraaggestuurd tot stand moet komen op basis van een business case, waarbij vooral de

Versie 1.5

23 /117


onderneming zelf het uitgangspunt is. Ondanks de steeds uitgebreidere dienstverlening van de overheid is de eigen administratie rond nalevingsverplichtingen uiteindelijk een verantwoordelijkheid van de onderneming zelf. De ondernemer is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de gegevens en bepaalt welke overheidsorganisatie toegang heeft tot welke gegevens De overheid blijft zelf verantwoordelijk voor de informatie die ze over een onderneming wil vastleggen en de voorzieningen die ze daarvoor inricht. Positionering aan de private kant zorgt er ook voor dat sommige eisen die wel gesteld worden aan voorzieningen van de overheid niet van kracht zijn hetgeen meer vrijheid in de realisatie geeft. Achterhalen van de van toepassing zijnde wettelijke eisen en maatregelen wordt in het ondernemingsdossier-concept ondersteund met een aparte regelhulp die buiten de ondernemingsdossier-toepassing functioneert. Dit is gedaan omdat het komen tot een toepassing voor achterhalen van de van toepassing zijnde maatregelen een eigen, complexe, aanpak vergt. Bovendien is het idee dat één regelhulp voor meerdere ondernemingsdossiertoepassingen kan worden gebruikt om de maatregelen voor dat wetsdomein af te leiden. Bij het komen tot toepassingen voor regelhulp kan de overheid wel een belangrijke rol spelen (zie Antwoord voor bedrijven) omdat dit overleg met vele partijen vergt die vooral aan de overheidskant zitten (wetgever, toezichthouder en bedrijfschap of branchevereniging) Gebaseerd op de uitgevoerde praktijktesten is de verwachting dat het ondernemingsdossierconcept vooral meerwaarde heeft bij bedrijven die te maken hebben met regelgeving vanuit verschillende overheidsorganisaties, die de administratie "erbij moeten doen" en die een lage automatiseringsgraad hebben. Bedrijven met uitgebreide administratiesystemen en dito afdelingen zullen minder snel baat hebben bij een ondernemingsdossier-toepassing. Het ondernemingsdossier-concept is een uitdagend concept omdat het om nieuwe manieren van samenwerking vraagt tussen overheid en bedrijfsleven. Om het te laten werken moeten daarom, naast de ondernemingsdossier-toepassing zelf, een aantal randvoorwaarden worden ingevuld. Deze zijn geen onderdeel van de referentiearchitectuur maar worden verder uitgewerkt als onderdeel van het invoeringsplan. Er schuilt een paradox in het toepassen van het concept. Gebruik van een ondernemingsdossier-toepassing vergemakkelijkt het voldoen aan alle regels waardoor de noodzaak bij de overheid om die regeldruk te verlagen zou kunnen wegvallen. Daarnaast kan betere registratie en meer transparantie in potentie leiden tot meer ingrijpen door de overheid. Bij het toepassen van het ondernemingsdossier-concept moet daarom steeds het doel worden bewaakt en moeten goede afspraken worden gemaakt over de "bonus" op het gebruik. Het ondernemingsdossier-concept kan alleen maar vorm krijgen door intensieve samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven. Het veronderstelt diepgaande kennis van werkprocessen van het bedrijf en de verschillende overheden. Omdat het ondernemingsdossier-concept een samenwerkingsverband is tussen overheid en bedrijfsleven is ook een heldere verantwoordelijkheidsverdeling van belang.

Versie 1.5

24 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Het ondernemingsdossier-concept veronderstelt ook samenwerking op basis van vertrouwen. De ondernemer stelt door hem geautoriseerde overheidsdiensten veel informatie beschikbaar over het bedrijf op basis waarvan toezicht plaatsvindt. Een vertrouwensbasis tussen bedrijf en overheid is nodig om op deze wijze met elkaar te kunnen werken. De onderneming die met een ondernemingsdossier werkt en voldoet aan weten regelgeving mag bij juist gebruik volgens de samenwerkingsafspraken als aansporing verminderd toezicht verwachten. Ook andere aansporingen kunnen aan de orde zijn zoals gemak, meer transparantie, lagere kosten (leges) en kwaliteitsverbetering. Om het ondernemingsdossier-concept mogelijk te maken is een afsprakenstelsel nodig om een efficiënte gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Door nu afspraken en standaarden vast te leggen voor het ondernemingsdossier-concept is het mogelijk om een ondernemingsdossier-toepassing in modules op te bouwen en is een ondernemingsdossiertoepassing uitbreidbaar. Dit afsprakenstelsel wordt in hoofdstuk 5 (procesmodel) en verder beschreven en waar nodig vastgelegd in een NTA (Nederlandse Technische Afspraak) van NEN.

3.4 Doelstelling van het ondernemingsdossier-concept

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

Met het ondernemingsdossier-concept willen het bedrijfsleven en de overheid de volgende doelstellingen realiseren;

het ondernemingsdossier heeft primair tot doel te komen tot administratieve lastenvermindering voor bedrijven. Met vereenvoudiging van gegevensuitwisseling in een keten en met invoering van het Ondernemingsdossier kan voor betrokken ondernemers een lastenreductie van minimaal 15% worden behaald. Daarmee levert het ondernemingsdossier een bijdrage aan vermindering regeldruk en lastenvermindering voor het bedrijfsleven. Alvorens een ondernemingsdossiertoepassing te ontwikkelen kan op basis van een kosten/baten analyse berekend worden welke opbrengsten een ondernemingsdossier met zich meebrengt. Het ondernemingsdossier-concept draagt bij aan de vernieuwing van het toezicht zoals in het kabinetsbeleid beoogd; meer effect met minder overlast. Het ondernemingsdossier-concept vraagt om samenwerking tussen inspecties en toezichthouders en zorgt voor een effectievere inzet van het toezicht. Een afgeleid effect en misschien ook wel deels een doel zijn de verhoging van de kwaliteit van naleving van weten regelgeving door bedrijven. Omdat door realisatie van het ondernemingsdossier-concept bedrijven meer zicht krijgen op de voor hun relevantie wetgeving en geholpen worden met regelhulp zal de naleving door bedrijven op een hoger niveau komen. Daarom is het van essentieel belang dat een ondernemer een zekere incentive vanuit het toezicht ervaart bij gebruikmaking van een ondernemingsdossier-toepassing in de branche.

Het ondernemingsdossier-concept voorkomt niet ingewikkelde wet-en regelgeving of door het bedrijfsleven als verkeerd ervaren wetgeving. Dit moet op wetgevend niveau opgelost worden. Het ondernemingsdossier-concept neemt de regeling als uitgangspunt en wil via regelhulp deze hanteerbaar maken en naleving vergemakkelijken. Door het inrichten en gebruiken van een ondernemingsdossier-toepassing kunnen wel tegenstrijdige en onuitvoerbare voorschriften en eisen aan het licht komen. Deze signalerende functie van

Versie 1.5

25 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

het ondernemingsdossier-concept draagt daarmee bij aan betere wetgeving en dient in de organisatie van het ondernemingsdossier-concept geborgd te worden door een meldfaciliteit aan te wijzen (zoals bijvoorbeeld bij Antwoord voor bedrijven http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/meldpunt). Ketenomkering bij het opstellen van de wetgeving is een belangrijke wens van het bedrijfsleven en onderdeel van het advies van de Commissie Wientjes van mei 2009. De verankering van ketenomkering als basisprincipe bij het wetgevingsproces is primair een verantwoordelijkheid van desbetreffende ministeries, provincies, waterschappen en gemeenten. Het integraal Afwegingskader (IAK) kan hier een rol in spelen door ketenomkering te noemen als aandachtspunt in het wetgevingsproces en dit kader tijdig op voorgenomen weten regelgeving toe te passen. Het ondernemingsdossier-concept is er van afhankelijk voor een betere werking. Het proces waarbij repressieve (strafrechtelijke) maatregelen worden genomen (boetes, sluiting etc) valt buiten de scope van het ondernemingsdossier-concept aangezien dit geen knelpunt is van de administratieve last van de onderneming en omdat de ondernemer geen belang heeft bij het administreren ervan in zijn ondernemingsdossier-toepassing (hij zal het niet tbv de toezichthouder gaan bijhouden).

3.5 Kosten en baten Dit hoofdstuk beschrijft de baten en de kosten op hoofdlijnen. Het uitgangspunt is dat een business case opgesteld zal worden in de aanloop naar de besluitvorming over de toepassing van een ondernemingsdossier in een specifieke branche/keten.

3.5.1

Voor de onderneming

De baten voor de ondernemer bij het gebruik van het ondernemingsdossier zijn: • Voor de wetgevingsdomeinen waarvoor regelhulp bestaat geldt dat de ondernemer eenvoudig en gebruiksvriendelijk geïnformeerd wordt over zijn te nemen maatregelen. Dit scheelt uitzoekwerk (tijd). • Het meervoudig gebruik maken van de eenmaal in het dossier of de eigen bedrijfsadministratie verzamelde informatie en documenten. Deze worden geordend en zijn centraal vindbaar in een overzichtelijk en samenhangend dossier dat overal via internet is te benaderen. Hierdoor bespaart de onderneming tijd bij het overleggen van informatie aan de verschillende overheden. • Nalevingsacties kunnen worden toegewezen en bewaakt waardoor de kwaliteit van naleven toeneemt, de ondernemer weet dat hij volledig is in zijn inspanningen. Gebruik kan mogelijke invulling zijn van een kwaliteitsprogramma. • Indien hij dit wenst heeft de ondernemer de mogelijkheid om (voor een deel van) de gegevens een koppeling aan te brengen met zijn eigen bedrijfssystemen en processen. Dit levert extra efficiencywinst op. • De ondernemer zal minder en kortere controles op locatie ondervinden doordat de toezichthouder de relevante gegevens op afstand kan inzien en zijn bezoek kan voorbereiden. Ook bevordert dit het vertrouwen bij de toezichthouder over de naleving door het bedrijf. Ook de nacontrole kan op afstand.

Versie 1.5

26 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Deze baten zullen zich vanaf het begin voordoen, maar in het begin op meer beperkte schaal. Immers, de eerste ondernemingsdossier-toepassingen zullen niet alle wetsdomeinen omvatten, en ook de koppeling met de eigen bedrijfssystemen van de ondernemer zal niet direct geregeld zijn. Aan de kostenkant staan voor de ondernemer de gebruikskosten van de benodigde ondernemingsdossier-toepassing en de implementatiekosten in de eigen organisatie. De business case die opgesteld wordt per branche/keten voor de start van een ondernemingsdossier zal (ook kwantitatief) inzichtelijk moeten maken of de kosten en baten voor de ondernemer tegen elkaar opwegen. Voor de brancheorganisaties kan daarnaast een ondernemingsdossier een middel zijn om meer service te bieden voor de aangesloten leden en ledenbinding en ledenwerving te vergroten. Uitgangspunt is overigens wel dat een ondernemingsdossier nooit exclusief aan branche leden via een branche-organisatie aan bedrijven zal worden aangeboden. Ieder bedrijf moet in staat zijn een ondernemingsdossier-toepassing als dienst af te nemen. Er kan wel sprake zijn van prijsdifferentiatie voor leden en niet-leden en niet-leden zullen zich wel moeten conformeren aan de samenwerkingsafspraken die de branche cq aangesloten ondernemingen met de overheden hebben gemaakt (de gebruiksvoorwaarden). Afhankelijk van de rol die een brancheorganisatie voor zichzelf ziet kan deze (deels) de kosten van gebruik van ondernemingsdossier voor haar leden financieren om de drempel voor gebruik te verlagen.

3.5.2

Voor de Overheden

25 26 27 28 29 30

Het is van belang de gelaagdheid van de overheid te onderkenen in de baten en kosten van het ondernemingsdossier voor de overheid. Het rijk, provincies en gemeenten hebben ieder eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden met daarbij behorende regelgeving en toezicht. Ook spelen waterschappen, product/bedrijfsschappen en Kamers van Koophandel een rol.

31

De baten voor de overheid zijn:

32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

• Het ondernemingsdossier draagt bij aan beleidsdoelstellingen als vermindering van regeldruk en verbetering van dienstverlening. • De verwachting is dat de ontwikkeling van regelhulp informatie zal opleveren over tegenstrijdig dan wel lastig uitvoerbare regelgeving. Daarnaast is de verwachting dat regelhulp zal leiden tot betere naleving van regels omdat gebrekkige naleving deels niet zozeer te maken heeft met niet willen naleven, maar met niet weten of snappen wat de regels zijn. • Ook voor overheidsorganisaties zal gebruik van een ondernemingsdossier-toepassing efficiencywinst opleveren. Een goede regelhulp vermindert vragen aan de balie en een goede aanvraagmodule in het ondernemingsdossier voorkomt foutief ingevulde aanvragen. Medewerkers zijn hier minder tijd aan kwijt dan nu het geval is. • De snelheid en kwaliteit van vergunningverlening en toezicht neemt toe omdat de gegevens van de onderneming van hogere kwaliteit zullen zijn. Immers, het komt momenteel voor dat een ondernemer een wijziging in zijn situatie niet doorgeeft als het veel rompslomp geeft terwijl de sanctie op het niet doorgeven laag is. Bij minder rompslomp zal

Versie 1.5

27 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

meer aandacht mogelijk zijn voor correcte gegevens. Ook zal het feit dat dezelfde gegevens door meerdere overheidsorganisaties gebruikt worden er eerder toe leiden dat eventuele fouten gecorrigeerd worden. • Een ondernemingsdossier is voor toezichthouders potentieel een overzichtelijke bron van informatie over een bedrijf die op afstand is in te zien. Hierdoor is tijdwinst mogelijk en help het bij de risico-inschatting (informatiegestuurd toezicht). De toezichthouders kunnen meer vertrouwen krijgen in de naleving door ondernemers die een ondernemingsdossiertoepassing gebruiken waardoor toezicht zich meer kan richten op de bedrijven die het minder nauw nemen met de regels. Aan de kostenkant staan voor de rijksoverheid het beheer van het afsprakenstelsel.

11 12 13

Daarnaast zullen overheden die gebruik maken van de gegevens in een ondernemingsdossier de aansluitkosten voor hun rekening moeten nemen. Ook deze kosten zullen onderdeel uitmaken van de business case bij de start van een ondernemingsdossier.

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

3.6 Verantwoordelijkheidverdeling Eerder is aangegeven dat een basisvoorwaarde voor de realisatie van het ondernemingsdossier-concept is dat een succesvolle samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven tot stand komt. De overheid en het bedrijfsleven hebben ieder hierin ieder hun eigen verantwoordelijkheid te dragen. Een generiek uitgangspunt is dat het bedrijfsleven zelf verantwoordelijk is voor het tot stand komen en beheren van hun ondernemingsdossier-toepassing. Daarnaast heeft het georganiseerde bedrijfsleven een verantwoordelijkheid voor het creëren van draagvlak voor het ondernemingsdossier- concept in branches/ketens. De bij een ondernemingsdossier betrokken overheden zijn verantwoordelijk voor hun aansluiting op een ondernemingsdossier. Daarnaast is er een brede beleidsverantwoordelijkheid van betrokken overheden voor het creëren van draagvlak en doorzettingsmacht binnen de overheid. Het ministerie van EL&I is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het afsprakenstelsel en het beheer ervan. Een gedeelde verantwoordelijkheid is er bij alle partijen voor de totstandkoming en het onderhoud van de samenwerkingsafspraken, die noodzakelijk zijn. Daarnaast ondersteunt EL&I in de beginfase de ontwikkeling van het ondernemingsdossierconcept en de uitrol hiervan, onder andere via procesbegeleiding. Omdat een breed bestuurlijk draagvlak nodig is om de invoering van het Ondernemingsdossier te laten slagen, is conform de eerdere toezegging aan de Tweede Kamer tijdens het AO regeldruk van 10 februari 2011, in overleg met de koploperbranches en VNO-NCW/MKB-Nederland besloten tot het instellen van een overleg op bestuurlijk niveau. Dit Beraad Ondernemingsdossier komt onder voorzitterschap van een onafhankelijk voorzitter en zal bestaan uit vertegenwoordigers van het bedrijfsleven (VNO-NCW, koploperbranches), overheid (EL&I, inspecties, provincies, VNG, gemeenten) en wetenschap. Het Beraad heeft als voornaamste taken het bewaken van de consistentie van de aanpak, het realiseren van een toereikend

Versie 1.5

28 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

bestuurlijk draagvlak en het beheersen van het tempo van de invoering. Het Beraad zal in het derde kwartaal van 2011 van start gaan. Het afsprakenstelsel voor het ondernemingsdossier moet nadrukkelijk ook goede randvoorwaarden scheppen voor marktontwikkeling. Vooral in het ontwikkelen van slimme toepassingen voor een ondernemingsdossier liggen veel mogelijkheden voor ICTleveranciers. De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van regelhulp is verdeeld over publieke en private partijen. Overheden zijn niet wettelijk verplicht om regelhulp te bieden. Toch kiezen sommige overheden ervoor om ingewikkelde regelgeving, bijvoorbeeld omgevingsrecht, via een regelhulp te ontsluiten (de vergunningencheck). Anderzijds zijn er ook private aanbieders (Branches, SDU, Kluwer) die ervoor kiezen om specifieke dienstverlening in de vorm van regelhulp te bieden tegen betaling. Binnen het ondernemingsdossier-concept wordt uitdrukkelijk als randvoorwaarde gesteld dat een door de overheid aangeboden regelhulp zich moet beperken tot het verstrekken van generieke toelichting op weten regelgeving en het geven van algemene wettelijke informatie over de eisen waaraan moet worden voldaan en mogelijk te nemen maatregelen. Dergelijke regelhulp zal niet alle mogelijke situaties kunnen afdekken en zal altijd een disclaimer bevatten die aangeeft dat uiteindelijk de ondernemer zelf verantwoordelijk is voor het juist naleven van de wet, de regelhulp is een hulpmiddel en geen vervanging van de wet. Een regelhulp van de overheid heeft dus niet tot doel om de ondernemer individueel te adviseren over hoe de onderneming aan de eisen kan voldoen. Het is de verantwoordelijkheid van de ondernemer zelf om advies in te winnen indien hij daar behoefte aan heeft. Dit kan bijvoorbeeld via branche-organisaties of door advies in te kopen via intermediaire organisaties of dienstenleveranciers (denk aan uitgeverijen) die de maatregelen specifiek uitwerken voor individuele of specifieke situaties. Een regelhulp van een private partij kan meer toegesneden zijn op bepaalde situaties.

3.7 Van nu naar het streefbeeld: groeiscenario ondernemingsdossier

29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

3.7.1 Koploperbranches Het ondernemingsdossier-concept is niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Invoering vergt een ontwikkeltraject dat voor de deelnemende partijen organisatorisch en bestuurlijk complex is en waarin een aantal wezenlijke onderdelen nog worden onderzocht en uitgewerkt. Daarom is in de hoofdstukken 6 en verder de beschrijving van meerdere scenario's opgenomen van een ondernemingsdossier implementatie. Het scenario voor de korte termijn richt zich op implementatie van een ondernemingsdossier voor de koploperbranches; de Koninklijke Horeca Nederland in samenwerking met het bedrijfschap Horeca en Catering, de Nederlandse Rubber en Kunststof industrie en RECRON. Met deze branches wordt gefaseerd de invoering van een ondernemingsdossier gerealiseerd. In de eerste fase wordt met een beperkt aantal deelnemers gestart, wordt de samenwerking vorm gegeven en wordt de financiering en invoeringsplanning uitgewerkt waarna een evaluatiemoment is ingebouwd om de business case te toetsen. Vervolgens voeren de branches het invoeringsplan voor de definitieve invoering uit in hun sector. EL&I draagt hierbij zorg voor de begeleiding en de ICT-standaardisatie en voert een viertal onderzoeken

Versie 1.5

29 /117


uit ter ondersteuning van de ontwikkeling op gebied van de volgende onderwerpen: positionering van regelhulp, financierings- en exploitatie, samenhang met de digitale voorzieningen van de overheid en opschaling naar andere braqnches. In dit document zijn enkele mogelijke financieringsmodellen voor de exploitatie en juridische aspecten benoemd die voor de groei naar een volledige invulling van het ondernemingsdossier-concept nader moeten worden uitgewerkt tijdens de ontwikkeling. De weg naar het uiteindelijke streefbeeld zal langs plateaus verlopen en langs functionele groei zoals geschetst in de volgende paragraaf.

3.7.2 Groei van een ondernemingsdossier Er kunnen in het ondernemingsdossier-concept meerdere ondernemingsdossiertoepassingen ontstaan, bijvoorbeeld per branche. Deze ondernemingsdossier-toepassingen kunnen een andere vorm en inhoud hebben, maar volgen wel hetzelfde generieke ontwerp van de functionaliteiten beschreven in deze referentiearchitectuur en volgen het afsprakenstelsel. Afhankelijk van waar in een branche het zwaartepunt ligt qua regeldruk, wordt het ondernemingsdossier daar in eerste instantie op geënt. Maar het moet mogelijk zijn om een dergelijk ondernemingsdossier later uit te breiden met modules die een ander wetgevingsdomein of een extra functionaliteit toevoegen. Idealiter kan dat door een module van een ander ondernemingsdossier toe te voegen en eventueel aan te passen op de omstandigheden voor die branche. Er is namelijk sprake van bedrijfsgebonden regelgeving (bijvoorbeeld de drank en horeca wet) maar ook van algemene regelgeving (bijvoorbeeld op gebied van milieu) die op ieder bedrijf van toepassing is. Door de verschillende toepassingen vanaf het begin op dezelfde wijze generiek in te richten met dezelfde standaarden en koppelvlakken kan op termijn een "plug and play" ondernemingsdossier worden samengesteld naar gelang de behoefte. Verschillende combinaties van regelhulp en aanvraagproducten kunnen voor de onderneming worden samengevoegd in één ondernemingsdossier. Zo ontstaat een integraal ondernemingsdossier dat alle wetgevingsdomeinen en de gewenste functionaliteiten afdekt voor een onderneming. De generieke afspraken en standaarden voor de verschillende onderdelen van de ondernemingsdossier-toepassing liggen vast in deze referentiearchitectuur. Zo is de toepassing modulair op te bouwen en uitbreidbaar. Een ondernemingsdossier-toepassing kan in eerste instantie een bedrijfsprofiel bevatten dat maar bij één wetsdomein hoort, met één regelhulp bij dat wetsdomein en de dossierfunctie voor toezicht op die wet. Later kunnen dan andere wetsdomeinen worden toegevoegd of extra functionaliteiten om bijvoorbeeld een vergunning aan te vragen en meldingen te doen. Voor de realisatie van een ondernemingsdossier-toepassing is een verbijzondering en uitwerking van de generieke afspraken uit deze referentiearchitectuur naar een systeemontwerp noodzakelijk. Door de referentiearchitectuur te volgen is hergebruik van modules en uitbreiding later mogelijk. Een ondernemingsdossier kan dus op verschillende manieren groeien (Zie afbeelding 6):

Versie 1.5

30 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

• •

Vertikaal over de as van de deelnemers: er sluiten zich andere branches aan bij hetzelfde ondernemingsdossier omdat ze voor dezelfde regelgeving ondersteuning willen. Horizontaal over de as van regelgeving; een ondernemingsdossier wordt uitgebreid met nieuwe regelgeving omdat de deelnemers daar ook ondersteuning voor willen hebben.

Daarnaast kan de functionaliteit van het ondernemingsdossier stapsgewijs worden uitgebreid (notificaties, andere rollen toevoegen, transacties toevoegen etc).

Branche 1

ONDS 1

ONDS 2

Branche 2

Branche 3

ONDS 3

Wet 4

Wet 3

Wet 5

Wet 1

Wet 2

Branche n

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Branche 1 zou in ondernemingsdossier 1 op termijn de module voor wet 3 uit ondernemingsdossier 2 kunnen toevoegen om ondernemingsdossier 1 te completeren. Branche 2 kan voor ondernemingsdossier 2 hetzelfde doen met de module voor wet 1 uit ondernemingsdossier 1. De wetten 4/5 zijn uniek voor een branche en kennen geen hergebruik. Juist voor deze wetten wordt een ondernemingsdossier vaak in eerste instantie aangelegd.

22

3.8 Het ondernemingsdossier in zijn omgeving

23 24 25 26

Figuur 2.

ondernemingsdossier-concept tov ketens en wetsdomeinen.

3.8.1 eHerkenning Momenteel is het afsprakenstelsel eHerkenning in werking op basis waarvan marktpartijen herkenningsdiensten aanbieden voor identificatie en machtiging van afnemers van diensten van de overheid. Voor het ondernemingsdossier-concept is het voor sommige interacties

Versie 1.5

31 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

met de overheid (rapportage en aanvraag) van belang dat de overheid een onderneming kan herkennen. Omgekeerd is het van belang dat ook de overheid wordt herkend en kan worden geautoriseerd om toegang te krijgen tot diensten in het ondernemingsdossier-concept (inzage in het dossier door toezichthouders). De ondernemingsdossier-toepassing kan voor toegang gebruik maken van het stelsel 1.0 van eHerkenning.

3.8.2 Eigen administratiesystemen en ondernemingsdossier In de streefsituatie komt de door de overheid gewenste informatie rechtstreeks uit de bedrijfsadministratie (ketenomkering) en is het ondernemingsdossier de faciliteit om die informatie veilig en gecontroleerd te verstrekken met zo min mogelijk moeite. Daarom is een NTA opgesteld voor de koppeling met de eigen bedrijfsapplicaties. In de eerste fase zal het nog noodzakelijk zijn om gegevens over te hevelen naar het ondernemingsdossier. Belangrijkste reden is dat bedrijven aan overheden niet snel toegang op hun eigen administratieve systemen zullen geven. Het ondernemingsdossier is dan een publicatievoorziening richting overheid. In een volgende fase kan het ondernemingsdossier verwijzen naar de bronsystemen en in de eindfase is de functionaliteit van het ondernemingsdossier geïntegreerd met de bedrijfsapplicaties die dan een publicatiefunctie richting overheid hebben voor de inzage. Daarbij maakt het niet uit of het webapplicaties zijn (bijvoorbeeld Exact online) of applicaties in eigen beheer. De beheerder van de bedrijfsapplicaties zal het integratievraagstuk met het ondernemingsdossier moeten oplossen met behulp van de overeengekomen standaarden.

3.8.3 Omgevingsvergunningen (inclusief AIM en milieumelding) Het Omgevingsloket Online integreert een aantal vergunningen en meldingen in het kader van het omgevingsrecht en ondersteunt met het achterhalen van de bijbehorende regelgeving. Daarnaast wordt de coördinatie tussen verschillende overheden die bij een (geïntegreerde) aanvraag betrokken zijn ondersteund en heeft de klant één aanspreekpunt in plaats van meerdere. Het OLO vormt zo een invulling van de één loket gedachte. Qua functionaliteit komt dit deels overeen met de onderdelen 1.Regelhulp en 2.Rapportage en Aanvraag van het ondernemingsdossier. Vergeleken met de oude situatie is er nu één loket voor alle omgevingsaanvragen en meldingen (een schil richting de 400+ gemeenten) en wordt de coördinatie tussen betrokken overheden niet bij de klant gelegd maar bij de overheid. Het omgevingsloket online kent op dit moment maar één manier van interactie met de aanvrager. Deze moet op de website als mens handelingen verrichten om de aanvraag in te kunnen dienen. Als er vanuit de onderneming gezien weinig interactie is in het kader van omgevingsrecht dan is de keuze eenvoudig; werk rechtsreeks in het OLO voor die enkele keer dat het nodig is. Er kan dan geen rechtstreeks gebruik worden gemaakt van functionaliteit in het ondernemingsdossier.

Versie 1.5

32 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Als een onderneming vaak te maken heeft met omgevingsrecht dan zou het voordelig kunnen zijn om vanuit een ondernemingsdossier samen te werken met het omgevingsloket. Het is dan noodzakelijk dat het OLO in staat is om machine-machine interactie te ondersteunen (webservices). De verschillende regelhulpen in het OLO zouden dan via de NTA standaard te benaderen moeten zijn evenals de rapportage en aanvraag gedeelten. Het OLO kan dan worden gevoed rechtstreeks vanuit het ondernemingsdossier of een andere toepassing. Zolang dit niet kan is het OLO een portaal als alle andere: een mens moet de interactie uitvoeren in het OLO zelf en hergebruik van eerder ingevulde informatie moet binnen het OLO worden geregeld.

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

3.8.4 "LNV Loket" van Dienst Regelingen

32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

In het AGRO domein is al enige tijd het "LNV loket" beschikbaar voor het voldoen aan de informatieplicht richting toezichthouder VWA en voor diverse landbouw en visserij gerelateerde regelingen. Het gaat onder andere om registreren van vee en verplaatsingen daarvan, de verplichte mestadministratie en diverse subsidies. Feitelijk is het "Mijn dossier" van LNV een interactieve dienst die bouwt op de gegevensverzamelingen die de toezichthouder nodig heeft om de wettelijke taak uit te voeren. Net als het omgevingsloket is het "LNV loket" een invulling van de één loket gedachte maar dan gericht op een ander domein. De interactie met het LNV loket kan via een callcenter, via de website of vanuit een eigen toepassing (via een systeemkoppeling) aangezien in de sector veel intermediairs actief zijn met eigen systemen. Dit betekend dat de dienstverlening van het "LNV loket" op dezelfde manier gegevens kan uitwisselen met het ondernemingsdossier als nu de systemen van intermediairs. Het gaat dan vooral om het Rapportage en Aanvraag onderdeel van het ondernemingsdossier. Regelhulp is nog niet beschikbaar op de gewenste manier. Er is vooral sprake van informatiepagina's op de website van LNV.

3.8.5 Tendernet en het eLoket van Agentschap NL Tendernet en het eLoket zijn te beschouwen als varianten op het OLO of "LNV loket". Een doelgerichte dienstverlening dus die momenteel alleen via een website als mens te benaderen is. De voornaamste functie (gezien vanuit de onderneming) is het indienen van offertes of subsidieaanvragen waarvoor een reeks gegevens en bewijsstukken moet worden overlegd. Dit komt overeen met het onderdeel Rapportage en Aanvraag van het ondernemingsdossier. Als deze loketten in de toekomst te benaderen zouden zijn volgens de standaarden voor webservices dan kan een ondernemingsdossier hierop aansluiten en zijn ze complementair. Het dossiergedeelte in Tendernet zou gevuld kunnen worden met gegevens vanuit een ondernemingsdossier mits dit voor de Tendernet applicatie toegankelijk is. Of het dossiergedeelte van Tendernet (het register) kan toegankelijk worden gemaakt voor een ondernemingsdossier en zo de inkijk- en beheerfunctie via een andere applicatie mogelijk maken.

Versie 1.5

33 /117


Belangrijke vraag is nog of beide ook Regelhulp functionaliteit bevatten. Die zou dan net als bij het OLO vanuit het ondernemingsdossier benaderbaar moeten zijn conform de NTA standaard voor regelhulp.

3.8.6 Belastingdienst en SUWI keten Voor het voldoen aan fiscale regels moet een onderneming gegevens verstrekken aan de belastingdienst. Hiervoor kent de belastingdienst een aantal standaarden waaronder de XML Business Reporting Language (XBRL). Veel van deze rapportages zijn al onderdeel van administratiesystemen bij de onderneming (pakketen als van Exact) waarin ook deels de regelgeving is opgenomen als logica in de software. Een ondernemingsdossier voegt hier op dit moment geen waarde toe. Daarom is de fiscale regelgeving vooralsnog buiten scope gelaten als mogelijk wetsdomein in een ondernemingsdossier voor het onderdeel rapportage en aanvraag. Als in de toekomst leveranciers van administratieve softwarepakketten hun dienstverlening zouden willen uitbreiden naar andere wetsdomeinen (ARBO, SUWI domein) is het ondernemingsdossier wel in beeld als uitbreidingsoptie op het administratiepakket. In de standaarden voor het ondernemingsdossier is geborgd dat aangesloten kan worden op de voorzieningen van de belastingdienst en de SUWI keten.

3.8.7 Antwoord voor bedrijven en Ondernemersplatform Met Antwoord voor Bedrijven heeft de dienstverlening van de overheid aan bedrijven een grote impuls gekregen. Op deze site wordt op heldere wijze overheidsinformatie ontsloten. Naast algemene informatie voor alle ondernemers wordt via de zogenaamde branchewijzers weten regelgeving ook per branche ontsloten. Voor deze site in zijn geheel bestaat in het bedrijfsleven veel waardering. Met het ondernemersplatform van Antwoord voor Bedrijven (in bètaversie beschikbaar) kunnen ondernemers een persoonlijke pagina aanmaken en deze vullen met relevante overheidsinformatie en -diensten. Op deze manier worden overheidsinformatie en -diensten gepersonaliseerd en op maat beschikbaar gemaakt voor ondernemers. De EU dienstenrichtlijn is via het dienstenloket van Antwoord voor Bedrijven ingevuld en schrijft voor dat vanaf 1 januari 2010 de overheid een dienstenloket heeft waarbij een onderneming kan kiezen om langs digitale weg (de berichtenbox bedrijven) zaken te doen met de overheid als het gaat om informatie verkrijgen en het doen van een aanvraag voor een voorgeschreven aantal diensten van de overheid. De overheid is verplicht om via hetzelfde kanaal te reageren. Dit biedt interessante aanknopingspunten voor de juridische inbedding van het gebruik van het ondernemingsdossier-concept. De onderneming kan via de berichtenbox veilig communiceren met het relevante bestuursorgaan zonder te hoeven weten wie de behandelaar is (postbus). In de ondernemingsdossier-toepassing moet het mogelijk zijn de berichtenbox op te nemen als communicatiekanaal voor ongestructureerde informatie van mens-naar-mens. Daarnaast heeft Antwoord voor Bedrijven ervaring met het opstellen van branchewijzers en het ontsluiten van informatie van allerlei overheidslagen. Deze ervaringen, lessons learned en best practices zijn bruikbaar voor het ontwikkelen van regelhulp binnen het

Versie 1.5

34 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

ondernemingsdossier-concept. De informatie uit de branchewijzers kan gebruikt worden bij de verdere uitwerking van regelhulp in branches. Tot slot is Antwoord voor bedrijven een plek van waaruit de ondernemingsdossiertoepassing en informatie over de ondernemingsdossier-toepassingen bekend kan worden gemaakt. Dit kan zowel op de algemene website Antwoord voor bedrijven als de persoonlijke pagina, die Antwoord voor bedrijven aan het ontwikkelen is (het ondernemersplatform). Voor ondernemingen zonder ondernemingsdossier (in niet-regeldichte sectoren) is het beoogde ondernemersplatform een handige wegwijzer naar de dienstverlening van overheden (waarbij een mens de informatie op websites tot zich neemt of wordt verwezen naar de juiste loketten). Ondernemingen met een ondernemingsdossier hebben, voor de domeinen die het ondernemingsdossier afdekt, geen behoefte aan het ondernemersplatform aangezien ze vanuit hun ondernemingsdossier de relevante regelgeving afleiden met behulp van de aangesloten regelhulpen en hun transacties vanuit het ondernemingsdossier starten. De regelhulpen die voor het ondernemingsdossier geschikt zijn kunnen overigens ook via Antwoord voor bedrijven worden gevonden en worden gebruikt door ondernemingen zonder ondernemingsdossier. Antwoord voor bedrijven en ondernemingsdossier vullen elkaar, gezien vanuit de onderneming, aan.

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

3.8.8 Berichtenbox bedrijven en Digipoort als communicatie-infrastructuur Voor de gegevensuitwisseling met de overheid moet in de samenwerkingsafspraak tussen bedrijfsleven en overheden per ondernemingsdossier-toepassing een keuze worden gemaakt hoe de berichtenbox voor bedrijven (voor diensten onder de werking van de dienstenwet) en Digipoort worden toegepast. Voordeel van Digipoort en berichtenbox is dat de onderneming niet hoeft te zoeken naar de juiste afleveradressen van overheidsinstanties en steeds meer instanties zijn via deze kanalen te bereiken. De berichtenbox is een veilige webmail voorziening waarvoor op dit moment alleen een webportaal beschikbaar is. Er is geen rechtstreekse koppeling met het ondernemingsdossier mogelijk; een mens zit ertussen. De berichtenbox voor bedrijven kan dus zonder meer worden toegepast maar het gebruik kan omslachtig lijken omdat integratie (nog) niet mogelijk is. Digipoort is voor het ondernemingsdossier-concept de standaard voor systeem-naarsysteem overdracht van gestructureerde berichten tussen een ondernemingsdossiertoepassing en de toepassingen van de overheid. Een andere optie is om gebruik te maken van een rechtstreekse koppeling maar dat is niet gewenst vanuit oogpunt van standaardisatie. Digipoort als "single window" (postbus) voor alle berichten aan de overheid is een belangrijke schakel tussen onderneming en de overheidspartijen die informatie ontvangen. Per implementatie van een ondernemingsdossier-toepassing moeten afspraken worden gemaakt met Logius als Digipoort wordt toegepast. Gebruik van digipoort vereist dat de ontvangende overheidspartij een aansluiting heeft op Digipoort en per berichtenstroom een specificatie van de berichtenstroom. Digipoort kan zo een rol spelen bij het doen van aanvragen en meldingen met gestructureerde berichten (formulieren).

Versie 1.5

35 /117


De standaarden van het ondernemingsdossier borgen dat gebruik kan worden gemaakt van Digipoort en de berichtenbox voor bedrijven.

3.8.9 Toezicht: Inspectieview, Digikoppeling , SUWINET Een relevant programma voor het ondernemingsdossier is het rijksbrede programma Vernieuwing Toezicht (http://www.inspectieloket.nl/vernieuwing_toezicht/). In de uitvoeringsagenda van het Bestuursakkoord tussen rijk, VNG, IPO en Unie van Waterschappen worden dit najaar op koepelniveau afspraken gemaakt over de inzet op toezicht als onderdeel van een breder pakket aan maatregelen voor vermindering van regeldruk. Inzet daarbij is dat rijk en medeoverheden hun toezicht organiseren langs de lijnen van de Kaderstellende Visie op Toezicht, die het Kabinet in voorjaar 2012 actualiseert en waarin onder andere wordt ingegaan op de principes van risicogericht en selectief toezicht. Lokale toezichthouders zullen inspectiegegevens over naleefgedrag en risico’s van bedrijven verzamelen en uitwisselen, niet alleen tussen de eigen organisatieonderdelen maar ook met de rijksinspecties. Toezichthouders worden daarbij ook ondersteund door het ondernemingsdossier, waarmee toezichthouders (digitaal) toegang krijgen tot gegevens over bv. vergunningen en naleefgedrag. Samenwerking met branches is een essentieel onderdeel van dit programma. De rol van het ondernemingsdossier-concept in het vernieuwen van toezicht is dat de risico-inschatting van de inspecteur wordt verbeterd door informatie van de onderneming digitaal beschikbaar te hebben en rijkere informatie op grond van 'high trust' te verkrijgen waardoor minder toezicht op locatie noodzakelijk is. Het ondernemingsdossier-concept draagt dus rechtstreeks bij aan "Beter toezicht met minder last". Het deelprogramma E-inspecties stimuleert ondermeer de digitale samenwerking tussen inspecties en bevordert standaarden. Binnen het programma e-Inspecties is een visie op toezicht en ICT in ontwikkeling, die gebaseerd is op het principe om informatie over objecten van toezicht zoveel mogelijk bij de bron te laten. Eén van de belangrijkste bronnen is de bedrijfsadministratie. Dit sluit hier goed aan op het ondernemingsdossier-concept. Omdat de toezichthouder een belangrijke dragende partij is bij het ondernemingsdossier is een goede verbinding met dit programma essentieel. Het programma e-inspecties heeft een "zoekmachine" gerealiseerd genaamd Inspectieview waarmee inspectiediensten onderling gegevens uit de bronsystemen van de inspecties opvragen over onder andere gehouden inspecties en overtredingen bij bedrijven. De ondernemingsdossier-toepassing treedt niet in de plaats van applicaties waarin inspectieresultaten zijn opgeslagen, maar is complementair, doordat het inzicht geeft in de brongegevens, waarop de inspectieresultaten gebaseerd zijn. Voor het ondernemingsdossier-concept is relevant of een ondernemingsdossier-toepassing ook aangesloten moet worden op Inspectieview zodat inspecteurs ook de gegevens uit een ondernemingsdossier kunnen opvragen. Daarvoor moeten dan afspraken worden gemaakt. Voorlopig is de eerste stap dat vanuit Inspectieview een ondernemingsdossier-toepassing als potentiële bron kan worden gevonden als een inspectie zoekt op een aantal generieke termen (bijvoorbeeld NHR/KVK nummer, adres, bedrijfsnaam). De inspectie kan dan toegang vragen tot de ondernemingsdossier-toepassing via een afgesproken procedure. Voor het bevragen van een ondernemingsdossier kan op termijn de infrastructuur van Inspectieview of bijvoorbeeld SUWINET inkijk worden gebruikt volgens de (semantische) standaarden van die voorzieningen waaronder de digikoppeling standaarden. Digikoppeling is voor overheden

Versie 1.5

36 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

de standaard om diensten af te nemen van het overheidsdienstenplatform (ontsluiting basisregistraties en terugmeldfaciliteit) en onderlinge diensten te gebruiken. Het ondernemingsdossier gedraagt zich dan feitelijk als één van de bronsystemen die vanuit een overheidstoepassing kan worden bevraagd. Of de koppeling ook op technisch niveau kan worden gemaakt hangt af van de beveiligingseisen die de overheidsinfrastructuur stelt. De NTA Toezicht legt de standaarden vast.

3.8.10 Basisregistraties Het ondernemingsdossier is een privaat gepositioneerde voorziening. Daardoor is rechtstreeks gebruik van basisregistraties voorlopig uitgesloten. Het ondernemingsdossier kan voor het importeren van bedrijfsgegevens wel aansluiten op de publieke kant van het NHR; de KvK diensten voor particulieren en bedrijven. Voor persoonsgegevens moet gebruik worden gemaakt van de eigen personeelsadministratie want aansluiting op de GBA is uitgesloten. De overheid blijft zelf verantwoordelijk voor het verifiëren van aangeleverde gegevens.

3.9 Beheer en financiering van een ondernemingsdossiertoepassing Bij de ontwikkeling van het ondernemingsdossier is een indeling nodig van verantwoordelijkheden bij de ontwikkeling van het ondernemingsdossier- concept en de ondernemingsdossier toepassing in de branches. Op basis hiervan kunnen de volgende keuzes, of combinaties daarvan, voor de verdeling van de kosten gemaakt worden voor de ontwikkeling van een ondernemingsdossier-toepassing in het bedrijfsleven: De brancheorganisatie als investeerder, gebruikers betalen gebruikskosten Een ICT-leverancier als investeerder, gebruikers betalen licenties Ondernemers als investeerder (stichtingsvorm) Overheid als investeerder (subsidiemodel) Inrichting van de beheerorganisatie omvat tenminste : Operationeel beheer en helpdesk Wijzigingenbeheer en issuemanagement Een dienstverleningsovereenkomst ondernemingsdossier Een keuze voor de rechtsvorm van de beheerorganisatie In bijlage 10.6 is een mogelijke opzet voor het beheer van een ondernemingsdossiertoepassing en een regelhulp nader uitgewerkt. Beheer en beheermodellen zijn onderdeel van de realisatie van een ondernemingsdossier en de referentiearchitectuur geeft hiervoor slechts aanknopingspunten.

3.10 Juridische aspecten, eigenaarschap en aansprakelijkheid

41 42 43

Bij de ontwikkeling van het ondernemingsdossier-concept en de uitrol in branches spelen ook juridische aspecten een rol.

Versie 1.5

37 /117


Belangrijke principes voor de komende jaren zijn:

2 3 4 5 6

• Gebruik van de ondernemingsdossier-toepassing is vrijwillig. Ketenpartners, ondernemers en overheden, bepalen gezamenlijk of zij het ondernemingsdossier als passende oplossing zien en implementeren dat vervolgens. Deze vrijwilligheid betekent niet vrijblijvendheid. Heldere afspraken tussen ketenpartners over organisatie, verantwoordelijkheden en financiering zijn geboden

7 8 9

• De zeggenschap over de ondernemingsdossier-toepassing ligt bij de onderneming. Deze is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de gegevens en bepaalt welke overheidsorganisatie toegang heeft tot welke gegevens.

10 11 12 13 14

In de Dienstenwet is niet alleen een belangrijk raamwerk neergelegd voor elektronisch zakendoen met de overheid, het geeft ook belangrijke kaders mee voor nieuwe vormen van elektronisch zakendoen tussen ondernemer en overheid. Het ondernemingsdossier-concept kan gebruik maken van het dienstenloket in de Dienstenwet (de berichtenbox voor bedrijven).

15 16 17 18

De verwerking van persoonsgegevens als bedoeld onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) zal in het ondernemingsdossier zorgvuldig moeten gebeuren. Maar de verwerking is niet anders dan hoe de ondernemer op dit moment met persoonsgegevens dient om te gaan.

19 20 21 22 23 24

In de principes in hoofdstuk 4 is nogmaals beschreven dat de ondernemingsdossier ontwikkeling door de ketenpartners de komende jaren binnen de bestaande bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke wetgeving dient plaats te vinden. Dus rekening houdend met bijvoorbeeld de Algemene Wet Bestuursrecht, de Wet op het Elektronisch Bestuurlijk Verkeer, de Dienstenwet, de Archiefwet en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht.

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Bij het komen tot samenwerkingsafspraken in de keten dient door de ketenpartners nader afgesproken te worden wat de invulling zal zijn van het principe dat niemand mee hoeft te werken aan zijn eigen veroordeling. Met de ondernemingsdossier-toepassing kan de ondernemer, indien hij dit wenst, meer gegevens verstrekken dan strikt noodzakelijk op basis van de wet (high trust). Op grond daarvan zouden overtredingen geconstateerd kunnen worden die normaal niet zonder nader onderzoek waren ontdekt. Een protocol lijkt geboden tussen ondernemer en toezichthouder om hierover afspraken te maken. Binnen de Rijksinspecties zijn daarvan al diverse voorbeelden voorhanden; bijvoorbeeld voor systeemtoezicht en verminderd toezicht bij goede naleving. Het is verstandig om van deze voorbeelden gebruik te maken.

35 36 37 38 39

Bij de realisatie van een ondernemingsdossier zullen de ketenpartners een aantal vragen moeten beantwoorden die aan de orde kunnen komen bij de invulling van het HOE. In de referentiearchitectuur zijn deze vragen als controlevragen geformuleerd bij het betreffende onderwerp. Zo wordt geborgd dat bij het uitwerken van een implementatie die vragen aan de orde komen en er afspraken over kunnen worden gemaakt. Zie ook de bijlage 10.3.

Versie 1.5

38 /117


4

2

Ondernemingsdossier-concept uitgangspunten en leidende ontwerpprincipes

3

4.1 Uitgangspunten en resulterende Randvoorwaarden

1

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

Om tot een succesvolle implementatie van het ondernemingsdossier-concept te komen MOET een vijftal uitgangspunten worden getoetst. Die uitgangspunten U1 tot en met U5 richten zich op de omgeving waarin het ondernemingsdossier-concept realiteit moet worden. De belanghebbenden of ketenpartijen die volgens het ondernemingsdossierconcept willen gaan werken MOETEN deze uitgangspunten onderkennen en bereid zijn om de tien resulterende randvoorwaarden na te komen en in te vullen. Deze bereidheid kan bijvoorbeeld in een samenwerkingsovereenkomst worden uitgesproken.

38 39 40 41

R1.

U1. Het ondernemingsdossier-concept vermindert de regeldruk voor de onderneming Rationale van het uitgangspunt Werken volgens het concept van een ondernemingsdossier is bedoeld om het proces van naleven van weten regelgeving te verbeteren en te vergemakkelijken om zo de moeite die het kost om de regels na te leven en ze te handhaven te verminderen. Die moeite wordt ook wel aangeduid met de regeldruk. Het effect van hoge regeldruk bij naleving is daarnaast dat men zich slecht aan de regels houdt. Een ondernemingsdossier-toepassing vermindert de moeite die het kost om aan de bestaande regels te voldoen en verhoogt daardoor de kwaliteit van de naleving. Het bevorderen van de naleving is een gedeeld ketenbelang van ondernemers, wetgevende- en handhavende overheid. Immers de goedwillende ondernemer wil maatschappelijk verantwoord ondernemen en zich aan de regels houden en wil dat toezicht en handhaving zich richt op de overtreders. Tegelijk wil de overheid zo min mogelijk regeldruk opleggen omdat dit de economische positie versterkt maar wel dat men zich aan de regels houdt. Het verminderen van de regeldruk draagt dus bij aan een doel van zowel onderneming als overheid. De mate van voordeel hangt af van de wijze waarop het ondernemingsdossier-concept wordt ingevuld. Een ondernemingsdossier-toepasing kan worden beschouwd als een ketentoepassing die vooral het gezamenlijk belang van de keten dient en niet alle belangen van alle betrokkenen. Het dominante ketenprobleem is hier de regeldruk voor de onderneming. Dit probleem staat het belang van betere naleving en een sterke economische positie in de weg. Hoewel het concept ook de kosten van informatieverwerking bij de overheid kan verminderen moet ervoor gewaakt worden dat een ondernemingsdossier-toepassing als oplossing van alle problemen wordt neergezet. Dit vergroot de complexiteit van de oplossing. Resulterende Randvoorwaarden Bij het komen tot een oplossing (waaronder inrichten van een ondernemingsdossiertoepassing) MOETEN alle belanghebbenden betrokken worden en MOET een partij worden aangewezen die bewaakt dat het overall resultaat leidt tot een vermindering van regeldruk (positieve business case).

Versie 1.5

39 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

R2.

Er MOET een meetinstrument zijn en een nulmeting worden gedaan om de vermindering van regeldruk te meten en eventueel het effect ervan op de verbeterde naleving1.

U2. Transparantie wordt beloond; een onderneming heeft minder toezichtslast als het ondernemingsdossier-concept wordt toegepast Rationale van het uitgangspunt Een onderdeel van de administratieve last vormt de toezichtlast. Bij het werken volgens het ondernemingsdossier-concept is het uitgangspunt dat de onderneming transparant wil zijn en dat die transparantie van de zijde van de onderneming door de toezichthouder moet worden beloond met minder toezichtslast. Dit is de stimulans voor de onderneming om transparant te zijn en met een ondernemingsdossier te werken. Transparantie kan zich, naast de wettelijk verplichte informatie, uitstrekken tot aanvullende informatie waarmee de onderneming het vertrouwen van de toezichthouder verhoogt. De stimulans voor de toezichthouder is bij deze werkwijze dat hij meer tijd kan besteden aan de ondernemingen die zich slecht aan de regels houden. Het controleren van de nalevingsacties en corrigerende maatregelen wordt voor de toezichthouder op afstand mogelijk waardoor deze minder fysieke inspecties hoeft uit te voeren en zich kan richten op ondernemingen waar het minder goed is gesteld met de naleving. Zonder dit uitgangspunt zal de onderneming niet snel overgaan tot het gebruik van een ondernemingsdossier-toepassing omdat maar een deel van de administratieve last afneemt. Als het aantal fysieke inspecties niet afneemt en de toezichthouder vraagt nog steeds naar de bekende weg dan is de winst ten opzichte van de huidige werkwijze waarschijnlijk gering. Resulterende Randvoorwaarde R3.

Zonder goede samenwerking doet zich de detectieparadox voor; bij een onderneming die transparant is wordt eerder een overtreding geconstateerd dan bij een onderneming die dat niet is. Dit geldt ook voor "toezicht op controle". Toezichthouders MOETen hun werkwijze daarom aanpassen aan ondernemingen met een ondernemingsdossier, de (aanvullende) informatie waarderen en vertrouwen en samenwerkingsafspraken maken over de beloning. Tegelijk zal een onderneming transparant MOETen zijn anders heeft het ondernemingsdossier voor de toezichthouder geen toegevoegde waarde boven zijn eigen bronnen.

U3. Het ondernemingsdossier-concept vraagt om ketenomkering Rationale van het uitgangspunt Een belangrijk beleidsdoel van VNO-NCW/MKB Nederland en het ministerie van EL&I is dat het naleven van weten regelgeving meer aansluit op de primaire bedrijfsprocessen en bedrijfsgegevens en zo de ondernemer minder moeite kost. Dit noemen we ketenomkering: bedrijfsgerichte dienstverlening. Ketenomkering is denken en handelen vanuit de processen en administraties van het bedrijf in plaats van vanuit de processen en administraties van de Overheid.

1

Bijvoorbeeld het StandaardKostenModel voor administratieve last van ACTAL

Versie 1.5

40 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

In plaats van het aanleveren van grote hoeveelheden informatie in door de overheid gespecificeerde formaten en langs verschillende kanalen moet de ondernemer eenvoudig zijn informatie uit de eigen administratie ter beschikking kunnen stellen aan de relevante overheden. Die krijgen de door de ondernemer vrijgegeven informatie dus uit de bronsystemen. Hiervoor is het ook noodzakelijk dat bij het opstellen van weten regelgeving de wetsteksten aansluiten op de bedrijfsprocessen en –gegevens (met name semantiek). Dat betekent dat de wetgever meer in dialoog met het bedrijfsleven moet vaststellen hoe zaken worden benoemd en geadministreerd. Als het streven naar ketenomkering niet door de overheid wordt onderschreven zal het ondernemingsdossier-concept minder baten opleveren.

14 15 16 17 18 19 20

R4.

De betrokken Overheden MOETen gebruik willen maken van de bedrijfsmatig gegenereerde gegevens en de informatiestructuur uit de bronadministratie van de ondernemer. De Overheid kan op basis van de regeling wel eisen welke gegevens de onderneming moet overleggen (inhoud) maar niet in welke vorm (formaat). Er MOET de bereidheid zijn bij het bedrijfsleven om afspraken te maken over betekenis en uniformiteit van gegevens om tot efficiëntere gegevensuitwisseling te kunnen komen (het Standard Business Reproting-programma is hiervan een eerste voorbeeld).

21 22

R5.

De onderneming MOET nagaan of het gebruik van de gegevens uit de eigen administratie mogelijk is en winst oplevert.

23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

R6.

De wetgever MOET bereid zijn een inspanning te leveren om wetgeving meer af te stemmen op de werkwijze en behoefte van de bedrijven door in dialoog te gaan bij het opstellen van regelgeving.

37 38 39 40 41 42 43

Resulterende Randvoorwaarden

U4. Het ondernemingsdossier-concept kan werken binnen het bestaande bestuursrecht Rationale van het uitgangspunt Het aanpassen van bestaande wetten MAG NIET voorwaarde zijn om tot een oplossing in het kader van betere naleving en vermindering van regeldruk te komen. Een ondernemingsdossier-toepassing MOET kunnen functioneren met de bestaande Algemene Wet Bestuurrecht, Wet elektronisch bestuurlijk verkeer e.d. Dit uitgangspunt moet worden getoetst bij de realisatie om te voorkomen dat er een afhankelijkheid ontstaat van de wetgever om tot een oplossing te komen. Resulterende Randvoorwaarde R7.

Bij het werken volgens het ondernemingsdossier-concept MOET worden getoetst of voor de betrokken processen kan worden voldaan aan het bestuursrecht.

Versie 1.5

41 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

U5. Het ondernemingsdossier-concept brengt bestaande toepassingen samen. Rationale Een ondernemingsdossier-toepassing vervangt niet de bestaande toepassingen maar brengt deze samen en fungeert als knoop in een netwerk van informatiebronnen en andere toepassingen. Voorkomen moet worden dat een ondernemingsdossier-toepassing als concurrent wordt neergezet van bestaande ondersteunende toepassingen van zowel bedrijfsleven als overheden. Een ondernemingsdossier faciliteert en integreert bestaande toepassingen tot één virtueel kantoor voor de ondernemer. Voor de onderneming moet het mogelijk zijn om bijvoorbeeld een documentenopslag te koppelen of een administratie waarin gegevens staan die een toezichthouder verlangt. Daar waar mogelijk wordt ook aansluiting gezocht bij ontwikkelingen in het kader van de elektronische overheid. Voor formele transacties bijvoorbeeld (meldingen, bevindingen, beschikkingen) wordt aangesloten bij transactietoepassingen van de overheid, zoals de Berichtenbox en DigiPoort. Voor de overheid blijft de NORA onverkort van toepassing tav dienstverlening aan bedrijven. Resulterende Randvoorwaarden

20 21 22 23

R8.

Vooraf MOETen de eisen voor de koppelbaarheid met de bestaande toepassingen en de integratiekracht van de ondernemingsdossier-toepassing worden geïnventariseerd. Er MOET inzicht zijn in de gewenste mate van samenwerking met de toepassingen van het bedrijf zelf en van de elektronische overheid.

24 25 26 27 28

R9.

Er MOET een keuze worden gemaakt in welke toepassing welke functionaliteit wordt belegd. Archiveren bijvoorbeeld blijft een functie van de bestaande bronnen. De bewaarplicht voor bedrijven en de archiefwet voor overheden is onverkort van kracht en een ondernemingsdossier-toepassing zal hooguit de bewaarplicht ondersteunen, de overheid moet zelf zorg dragen voor archiveren.

29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

R10. Er MOET worden vastgesteld op welke verschillende digitale volwassenheidsniveau's en (open) standaarden moet worden aangesloten met het ondernemingsdossierconcept. Korte termijn afwijking Voor de korte termijn zal een echte virtuele omgeving nog niet haalbaar zijn. Niet alle bronnen laten zich benaderen via webservices en de autorisatie tot informatie (toegang) zal vaak spelbreker zijn of de administratieve last juist verhogen. Daarom zal voor de korte termijn waarschijnlijk informatie in de ondernemingsdossier-toepassing zelf moeten worden opgenomen (als kopie) om de beoogde werking te realiseren.

Versie 1.5

42 /117


4.2 Leidende ontwerpprincipes

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Als de verschillende belanghebbenden hebben besloten om samen te werken volgens het ondernemingsdossier-concept en de tien randvoorwaarden daarvoor hebben getoetst is een volgende stap het ontwerp van de ondersteunende faciliteit; de ondernemingsdossiertoepassing Uit de bovenstaande uitgangspunten en randvoorwaarden zijn leidende principes geformuleerd voor de te ontwerpen ondernemingsdossier-toepassing. Een principe is een richtinggevende uitspraak die de ontwerpkeuzes voor de oplossing stuurt in de gewenste richting. Deze leidende principes zijn hierna in dit document vertaald naar ontwerpprincipes per onderdeel. Zo ontstaat een hiërarchie van principes die uiteindelijk terug te voeren zijn op de uitgangspunten. De figuur hieronder illustreert hoe de 5 uitgangspunten zijn vertaald in 9 leidende ontwerpprincipes

P1 17 18 19

P2

P3 Figuur 3.

P4

U5

U4

U3

U2

U1

P5

P6

P7

P8

P9

Van uitgangspunten naar ontwerpprincipes.

20 21

P1. Het ondernemingsperspectief (gegevens en processen van de onderneming) is leidend.

22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Rationale Dit principe is de rechtstreekse consequentie van U3 (ketenomkering); "primaire bedrijfsprocessen en gegevens centraal". Tot nu toe worden toepassingen voor naleving vaak vanuit het perspectief van de betreffende overheidsorganisatie ontworpen en met een specifieke scope. Hierdoor ontstaan vanuit het perspectief van de onderneming meerdere toepassingen die de naleving moeten vergemakkelijken die zich als afzonderlijke zuilen gedragen. Belastingdienst, UWV, arbeidsinspectie etc hebben ieder hun eigen ontwerp voor het eigen domein maar de onderneming ziet er in het dagelijks uitvoeren van zijn nalevingsverplichtingen drie. Om tot een geïntegreerde toepassing als het ondernemingsdossier te komen moet het perspectief van de onderneming worden gekozen en niet van de afzonderlijke aanbieders van diensten en producten van de overheid. Consequenties Het bedrijfsleven MOET betrokken worden in het ontwerptraject. Door te werken met usecases kan beter worden beoordeeld of een oplossing voor de verschillende gebruikers van de ondernemingsdossier-toepassing zal werken. De ondernemingsdossier-toepassing MOET rekening houden met de digivaardigheid van de beoogde gebruikers. Simpel en intuïtief aansluiten bij de werkwijze etc.

Versie 1.5

43 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

De overheid en het bedrijfsleven MOETen komen tot afspraken over semantiek en syntax in de ondernemingsdossier-toepassing. Daarbij worden de bedrijfsgegevens uitgangspunt. De toezichthouder kan wel eisen stellen aan de inhoud (op basis van wettelijke eisen) maar volgt in principe de vorm of format van de bedrijfsgegevens. De overheid MOET genoegen nemen met de onbewerkte gegevens (ruwe data) van de onderneming en zelf aggregatie van gegevens of omrekenslagen uitvoeren. Dit zorgt ook voor de noodzakelijke ontkoppeling tussen wat het bedrijf aan gegevens heeft en wat de overheid daar uit af wil leiden. Als de overheid plots een andere vraag wil beantwoorden kan dat nog steeds met dezelfde gegevens. Er MOET worden voorkomen dat de overheden een onevenredige last krijgen om met een ondernemingsdossier-toepassing de naleving te verbeteren. De lastendruk bij de overheid mag niet meer toenemen dan dat die bij de ondernemer afneemt.

13

P2. Een ondernemingsdossier-toepassing is voor en van de onderneming.

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Rationale Volgt uit U5. Het ondernemingsdossier is een toepassing voor efficiëntere en daardoor betere naleving. Dat is primair een verantwoordelijkheid van de onderneming. De ondersteunende toepassing en de inhoud (de informatie van de ondernemer) staan daarom aan de private kant. Tot nu toe ondersteunt de overheid alleen op deelgebieden de naleving en niet integraal. Vandaar deze keuze. Zie een ondernemingsdossier-toepassing hier als integratie van de nalevingsadministratie die de onderneming nu ook al voert. Hij is de bronhouder van de gegevens, verantwoordelijk voor die gegevens en hun actualiteit. De onderneming is ook de regisseur over het gebruik. Let op: dit principe staat gebruik van een ondernemingsdossier-toepassing door de overheid niet in de weg! Maar de onderneming bepaalt. Consequenties De functionaliteit van een ondernemingsdossier-toepassing MOET worden bepaald in overleg met de onderneming. De ondernemingsdossier-inhoud dient de onderneming zorgvuldig te beheren net zoals deze nu een administratie voert. Een bedrijf MOET inzage in de eigen gegevens hebben. Een bedrijf MOET de eigen gegevens kunnen verwijderen. Een bedrijf MOET anderen toegang kunnen geven tot onderdelen van de gegevens. Een bedrijf MOET anderen de toegang kunnen ontnemen. Er MOETen rollen voor beheer worden gedefinieerd en vastgelegd. Voor de inhoud MOET een CRUD-matrix (Create, Read, Update, Delete) worden gemaakt met die rollen. Een ondernemingsdossier-toepassing MOET voorzien in identificatie en autorisatiebeheer. Een ondernemingsdossier-toepassing MAG NIET de archiefplicht van de overheid invullen. De Archiefwet is ondanks het gebruik van een ondernemingsdossier-toepassing onverkort van toepassing op de overheid.

41

P3. Een ondernemingsdossier-toepassing kan samenwerken met regelhulp.

42 43 44 45

Rationale De Rijksoverheid en decentrale Overheden en privaye partijen ondersteunen de naleving van wetten en regels met voorlichting en advies (compliance assistance). Bij deze partijen zit ook de benodigde kennis voor het beantwoorden van inhoudelijke vragen. In het

Versie 1.5

44 /117


ondernemingsdossier-concept leveren ze compliance assistance bij voorkeur via een transparante regelhulp. Dit principe volgt uit U1 (verlagen regeldruk). Een ondernemingsdossier-toepassing die samenwerkt met een regelhulp draagt rechtstreeks bij aan regeldrukvermindering. De ondernemer hoeft niet meer zelf uit te pluizen aan welke eisen hij moet voldoen. Hij interacteert via zijn ondernemingsdossier-toepassing met de regelhulp door de juiste gegevens aan te leveren die hij zelf weet (zijn bedrijfsprofiel of bedrijfskenmerken en activiteiten). De regelhulp koppelt deze input aan de wettelijke onderwerpen en -eisen en geeft deze samen met de te nemen maatregelen aan de ondernemingsdossier-toepassing terug waarmee is vastgelegd welke maatregelen op de onderneming van toepassing zijn. Hierbij is natuurlijk de onderneming verantwoordelijk voor het juist invullen van de regelhulp! Een voorbeeld van een geautomatiseerde regelhulp is de Activiteitenbesluit Internet Module van VROM. Er is bewust voor gekozen om in het concept de regelhulp niet te integreren in de ondernemingsdossier-toepassing maar om deze regelhulp als een aparte module te beschouwen. Zo kan één regelhulp door meerdere ondernemingsdossier-toepassingen worden gebruikt. Niet alleen de onderneming maar ook de toezichthouder heeft baat bij eenduidige interpretatie van de regels en eisen. Daarom is een dialoog noodzakelijk tussen regelgever, onderneming en toezichthouder/vergunningverlener. De partijen moeten met elkaar de interpretatie van de regels vaststellen. Om de moeite te verminderen die het bewaken van de toepasselijke wetgeving kost moet een ondernemer ook een notificatie krijgen bij wijziging van de regeling die impact heeft op zijn bedrijfsactiviteiten of die leiden tot andere toepasbaarheid van wet/regelgeving. De samenwerking met de regelhulp moet hierin voorzien. Regelhulp houdt dus ook in dat de onderneming niet hoeft te zoeken naar gewijzigde wetgeving maar dat hij hiervan actief op de hoogte wordt gesteld. Consequenties Er MOET regelhulp beschikbaar zijn, worden onderhouden en beheerd. Dat kan voor de korte termijn op een aantal manieren maar ultimo MOET logica worden ontwikkeld en gebouwd om de wetten en regels geautomatiseerd te kunnen toespitsen op ingevoerde kenmerken en activiteiten en de resulterende eisen en maatregelen te tonen. Er MOETEN afspraken worden gemaakt over de standaarden voor het aanroepen van de regelhulp (aansluitvoorwaarden, formats voor uitwisseling etc). Er MOETen afspraken worden gemaakt over het vastleggen van de uitkomsten van regelhulp (wetgeving/eisen en maatregelen). Transparant wil hier zeggen dat de onderneming geen verschil merkt tussen gebruik van een regelhulp rechtstreeks bij de regelgever, bij een sectorale vereniging of via AvB ("no wrong door" principe). Hij komt uiteindelijk altijd bij de juiste informatie uit. De regelhulp MOET vanuit diverse startpunten benaderbaar zijn maar vanuit één bron ter beschikking worden gesteld en beheerd. Een onderneming MOET zich kunnen abonneren op notificaties van de regelhulp als gevolg van wetswijziging en deze in de ondernemingsdossier-toepassing ontvangen. Voor de korte

Versie 1.5

45 /117


termijn kan hij zich abonneren op een RSS feed van antwoord voor bedrijven die hem waarschuwt als er nieuws is op een bepaald gebied. Korte termijn afwijking Het realiseren van een regelhulp of het koppelen van een bestaande regelhulp kan een langdurig traject zijn. Voor de korte termijn kan een deel van de regelhulp ook worden ingevuld door checklijsten conform de standaard voor regelhulp te koppelen en de uitkomsten hiervan (als een wettelijk onderwerp X op mij van toepassing is welke maatregelen moet ik dan nemen) in de ondernemingsdossier-toepassing op te nemen zodat de onderneming er taken voor kan plannen.

12 13

P4. Een ondernemingsdossier-toepassing vergemakkelijkt het uitwisselen van informatie tussen onderneming en overheden.

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

Rationale Naleven is een verantwoordelijkheid van de ondernemer. Hij is dus ook verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de gegevens daarover (het nalevingsresultaat) als de regeling dat voorschrijft. De onderneming MOET de wettelijk verplichte informatie naar waarheid verstrekken aan het bevoegd gezag. Dat is nu ook al zo. De ondernemingsdossiertoepassing moet de administratieve last die daarmee samenhangt verminderen (U1). Gemakkelijker uitwisselen van informatie voorkomt meervoudige uitvraag. Bij aanvraag en toezicht is geen winst als het delen van informatie niet eenvoudiger gaat. Nieuw is dat de ondernemingsdossier-toepassing het ook mogelijk maakt om aanvullende nalevingsinformatie ter beschikking te stellen in aanvulling op de wettelijk verplichte informatie, zonder dat dit veel moeite kost. De toezichthouder kan zo beter beoordelen of de naleving op orde is. Het moet het vertrouwen in de onderneming vergroten. De onderneming bepaalt welke aanvullende nalevingsinformatie beschikbaar wordt gesteld voor het bevoegd gezag. Dit ondersteunt U2. Consequenties Het mechanisme om informatie te delen met overheden MOET gemakkelijker zijn dan zonder de ondernemingsdossier-toepassing. Door te werken volgens het principe van ketenomkering ontstaat een situatie waarbij informatie van de onderneming toegankelijk is voor de betrokken overheden op een centrale plek; een ondernemingsdossier-toepassing. Het betreffende bestuursorgaan MOET de gegevens kunnen ontvangen en/of inzien en bewaren. Hiervoor is functionaliteit in de ondernemingsdossier-toepassing nodig en afspraken over gebruik en beheer. De onderneming MOET bepalen en bewaken welk bevoegd gezag gebruik maakt van welke aanvullende informatie. Een ondernemingsdossier-toepassing MOET aansluiten op de (web)formulieren en andere uitwisselings-mechanismen voor het verstrekken van informatie. Korte termijn afwijking Als het op korte termijn niet mogelijk is om informatie ter beschikking te stellen aan geautoriseerde overheden door gebrek aan bruikbare identificatie/authenticatie en autorisatie middelen is het alternatief dat een onderneming in elk geval in staat is om dezelfde set informatie eenvoudig naar alle overheden te sturen, ook op verzoek. De onderneming is dan minder tijd kwijt aan het opnieuw samenstellen van die set.

Versie 1.5

46 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

P5. Eenmaal middels een ondernemingsdossier-toepassing beschikbaar gestelde documenten en gegevens worden niet langs andere weg uitgevraagd door de toezichthouder. Rationale Dit principe brengt de administratieve last omlaag en is in lijn met de NORA principes over uitvraag van gegevens. Als de onderneming de gevraagde informatie overlegt middels een ondernemingsdossier-toepassing kan de toezichthouder erover beschikken en mag die het niet via andere weg nogmaals uitvragen (behoudens bij calamiteiten of strafrechtelijk onderzoek). Een ondernemingsdossier-toepassing ondersteunt zo het principe van eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik door gegevens eenmalig via een ondernemingsdossier-toepassing ter beschikking te stellen en vervolgens zelf te hergebruiken (de ondernemer) bij het samenstellen van een andere melding. Daarnaast vergemakkelijkt een ondernemingsdossier het delen van gegevens en documenten (P4) als aanvulling op de inspanningen die de overheid hiervoor doet. Het ondernemingsdossier maakt dit mogelijk door die gegevens ter beschikking te stellen aan bevoegde autoriteiten op autorisatie van de ondernemer. De overheid streeft ernaar dat gegevens kunnen worden hergebruikt en dat ondernemingen niet meermaals naar dezelfde gegevens wordt gevraagd. Momenteel is dit voor bepaalde (basis)gegevens al het geval. Maar veel overheden zijn nog niet ingericht op het gebruiken van de basisgegevens bij alle transacties met bedrijven. Bovendien belet soms de wetgeving het delen van gegevens (doelbinding). Consequenties De overheid MOET weten welke informatie een onderneming beschikbaar heeft gesteld om dubbele uitvraag te voorkomen. Zolang de overheid hiervoor geen eigen middelen heeft zal de ondernemingsdossier-toepassing gebruikt moeten worden om dit na te gaan. Een ondernemingsdossier zal een opslagcomponent MOETen bevatten of kunnen verwijzen naar andere bronnen waar de gegevens in vastliggen. Het delen en het gebruik van in een ondernemingsdossier-toepassing beschikbaar gestelde gegevens door de verschillende bevoegde gezagen MOET gebaseerd zijn op een rechtsgrond of de toestemming van de onderneming. Gebruik van basisregistraties MOET worden gestimuleerd zodat overheden minder gegevens uitvragen. Korte termijn afwijking Voor de korte termijn zal in veel gevallen de ondernemingsdossier-inhoud eenvoudiger te benaderen zijn dan bronnen aan de kant van de overheid. Per geval moet een keuze worden gemaakt wat als bron voor welke gegevens zal dienen.

39 40

P6. Een ondernemingsdossier-toepassing kan statusinformatie geautomatiseerd verwerken.

41 42 43 44 45 46

Rationale Voor ketenomkering/bedrijfsgerichte dienstverlening is statusinformatie van belang. Naleving moet een samenspel zijn van de betrokken partijen en daar hoort informatie bij om te kunnen beoordelen of het goed gaat. Het bevoegd gezag blijft aanspreekpunt voor de procesinrichting en statusmeldingen van een beschikking (aanvraag) en moet daarover (volgens de AWB 4:3a, 4:14, 4:15) informatie verstrekken. Als een ondernemingsdossier-

Versie 1.5

47 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

toepassing dit geautomatiseerd kan verwerken scheelt dat administratieve last (nu moet een mens vaak de informatie verwerken). Status informatie wordt door de ondernemingsdossier-toepassing gebruikt voor bewaken van nalevingsacties en notificatie bij verloop van een einddatum door een vervolgactie te genereren en te verzenden aan (ingestelde) e-mail adressen of SMS ontvangers. Consequenties De overheid MOET statusinformatie over besluiten zodanig digitaal beschikbaar maken dat de ondernemer deze met een ondernemingsdossier-toepassing geautomatiseerd kan opvragen of ontvangen en verwerken. Een ondernemingsdossier-toepassing MOET communicatie met de overheid ondersteunen en aansluiten op bestaande kanalen maar wel zo dat een ondernemingsdossier-toepassing die communicatie geautomatiseerd kan verwerken. Korte termijn afwijking Voor de korte termijn is het wellicht noodzakelijk om statusinformatie handmatig te verwerken aan de hand van brieven, email, telefonisch contact etc omdat dit nog niet geautomatiseerd kan.

18 19

P7. Een ondernemingsdossier-toepassing kan samenwerken met bestaande bedrijfsapplicaties.

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

Rationale Volgt uit U3 en U5. Ketenomkering wil zeggen dat gemakkelijker gebruik kan worden gemaakt van bestaande bedrijfsapplicaties en een ondernemingsdossier zal de huidige applicaties niet vervangen of overlappen. Als de ondernemer ervoor kiest om bepaalde functionaliteit van het ondernemingsdossier-concept niet in te vullen met de ondernemingsdossier-toepassing maar met bestaande toepassingen moet de ondernemingsdossier toepassing hierop aansluiten. Consequenties Een ondernemingsdossier-toepassing MOET een koppelvlak hebben met die bedrijfsapplicaties. Korte termijn afwijking Voor de korte termijn zal een ondernemingsdossier-toepassing ook op zichzelf moeten kunnen werken. Het is niet waarschijnlijk dat de ondernemingsdossier-inhoud altijd on-line uit de diverse bedrijfsbronnen kan worden gehaald op het gewenste moment. De eenvoudige ondernemingsdossier-toepassing moet dus autonoom kunnen functioneren zonder afhankelijkheden van de continue beschikbaarheid van bedrijfssystemen.

37 38

P8. Een ondernemingsdossier-toepassing is tenminste zo betrouwbaar als de bestaande toepassingen.

39 40 41 42 43 44 45

Rationale Volgt uit U4 en U5. Een ondernemingsdossier-toepassing en de ondernemingsdossier-inhoud moet tenminste de betrouwbaarheid van de huidige werkwijze evenaren en voldoen aan de wet om voor alle betrokken deelnemers een alternatief te zijn voor die huidige werkwijze. Dat kan door afspraken te maken over die betrouwbaarheid of door technische waarborgen in te bouwen in het ondernemingsdossier. Consequenties

Versie 1.5

48 /117


Technische onderdelen als een digitale handtekening en goede identificatie en autorisatie mechanismen MOET beschikbaar zijn of de deelnemers zijn bereid om sluitende werkafspraken te maken om dit in het proces te regelen. De gegevenskwaliteit van de ondernemingsdossier-inhoud MOET tenminste zo goed zijn als van de bestaande (bron) systemen.

7 8

P9. Connectie tot de ondernemingsdossier-toepassing geschiedt op basis van open standaarden.

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Rationale Volgt uit U5. Een ondernemingsdossier-toepassing fungeert als een knoop in een netwerk die samenwerking mogelijk maakt die ook op technisch niveau moet werken. In ieder geval volgt de ondernemingsdossier-toepassing de open standaarden voor de interactie met de overheid. Omdat de systeemoplossingen niet a priori vaststaan is een open systeemarchitectuur gewenst die flexibel is. Consequenties Een ondernemingsdossier-toepassing MOET te benaderen zijn via de standaard web browsers Een ondernemingsdossier-toepassing MOET via webservices kunnen communiceren met andere toepassingen. Een ondernemingsdossier-toepassing MOET voldoen aan de open standaarden voor beveiliging en autorisatie. Opmerking: Voor de communicatie met bedrijfssystemen kunnen ook open standaarden worden toegepast maar dit is een besluit van de onderneming zelf.

Versie 1.5

49 /117


5

1 2

Procesmodel, Domeinmodel en afsprakenstelsel ondernemingsdossier 5.1 Procesmodel

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

5.1.1

Procesmodel en rollen

Het ondernemingsdossier-concept moet leiden tot administratieve lastenverlichting bij naleving en handhaving van weten regelgeving door de ondernemer hierin te ondersteunen. Het ondernemingsdossier-concept richt zich daarom op de processen tussen onderneming en overheid (interacties) in het kader van naleving en handhaving en op de nalevingsacties die de ondernemer zelf moet uitvoeren. Voor alle hier beschreven processen geldt dat ze alleen inhoudelijk zijn beschreven op hoofdlijnen. Bij de realisatie van een ondernemingsdossier zullen alle aspecten van een proces, waaronder juridische aspecten, moeten worden onderzocht om te bepalen of de nieuwe werkwijze met een ondernemingsdossier uitvoerbaar is. De figuur hieronder toont een conceptueel model van het proces zoals beschreven in paragraaf 3.2. We gebruiken dit model om het ondernemingsdossier-concept op te delen en verder uit te werken.

Figuur 4.

Conceptueel model van de interacties tussen een onderneming en de overheid en de acties van de onderneming zelf in het kader van naleving en handhaving.

De figuur toont in het midden de onderneming. De onderneming moet worden ondersteund bij de processen in het kader van naleving. In het ondernemingsdossier-concept gebruikt hij daarvoor een ondernemingsdossier-toepassing die voor hem is ingericht. De onderneming is regisseur van het proces en kan personen machtigen om namens de onderneming te handelen.

Versie 1.5

50 /117


In het kader van interactie met de overheid zijn drie deelprocessen te onderkennen. We noemen deze deelprocessen: ⁻ Regels afleiden, ⁻ Toestemming (vergunning) verkrijgen en ⁻ Toezicht ondergaan. Bij alle deelprocessen moet de onderneming zijn nalevingsacties plannen, bewaken en uitvoeren en administreren. Deze processen moeten binnen de onderneming zelf worden uitgevoerd in het kader van naleving en vormen het vierde deelproces. De deelprocessen zijn niet noodzakelijk chronologisch, ze kunnen deels gelijktijdig plaatsvinden. Verderop worden de deelprocessen uit het procesmodel kort toegelicht. De pijlen in de figuur tonen de interacties tussen een onderneming en de overheid. De richting van de pijl geeft weer waar het initiatief van de interactie ligt. Een pijl van de onderneming naar de overheid geeft weer dat het initiatief bij de onderneming ligt en vice versa. De figuur toont alleen het initiatief en niet de reactie erop. Processen die de onderneming zelf moet uitvoeren beginnen en eindigen bij de onderneming. Om de onderneming heen zien we overheidsinstanties in verschillende rollen overeenkomstig de drie benoemde deelprocessen: • Aanbieder regelhulp. Overheidsinstanties, brancheverenigingen of andere dienstverleners bieden regelhulp waardoor een onderneming een overzicht van op die onderneming van toepassing zijnde wettelijke onderwerpen en -eisen en de daarbij behorende maatregelen verkrijgt op grond van informatie over de bedrijfsactiviteiten en bedrijfsobjecten. • Toestemming verlenend bestuursorgaan Wet- en regelgeving kan voorschrijven dat een onderneming vergunning dient aan te vragen voor bepaalde activiteiten. Een daarvoor bevoegd bestuursorgaan neemt een besluit over een dergelijke aanvraag op grond van ingediende informatie. • Toezichthoudend bestuursorgaan Naast het verlenen van toestemming ziet de overheid ook toe op de naleving van weten regelgeving door een onderneming. Ook hiervoor is informatie nodig in de vorm van bewijzen of een melding omtrent een bedrijfsonderwerp. Rollen van het ondernemingsdossier-concept die in dit procesmodel niet zijn weergegeven maar die wel MOETen worden ingevuld zijn verder: ⁻ de rol van ondernemingsdossier dienstverlener of aanbieder, ⁻ de rol van ondernemingsdossier-toepassing beheerder ⁻ de rol van conceptueel eigenaar van het ondernemingsdossier concept en de bijbehorende documentatie/afsprakenstelsel en ⁻ eventueel de rol van ondernemingsdossier certificerende instantie (zie hiervoor de overwegingen in bijlage 10.4.1). De invulling van de verschillende rollen is afhankelijk van de specifieke situatie. Onderstaand is weergegeven welke partijen een rol kunnen vervullen.

Versie 1.5

51 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 Rol Aanbieder regelhulp

Toestemming verlenend bestuursorgaan

Toezichthoudend bestuursorgaan

ondernemingsdossier-toepassing dienstverlener ondernemingsdossier Conceptueel eigenaar/beheerder Ondernemingsdossier-toepassing beheerder ondernemingsdossier-inhoud eigenaar/beheerder 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Mogelijke partijen Overheid Branche Marktpartij Rijk Provincie Gemeente Waterschap ZBO Rijksinspectie Regionaleuitvoeringsdienst Gemeente Waterschap Gemandateerde marktpartij ZBO Branche Samenwerkingsverband EL&I Branche Marktpartij Onderneming

Tabel 1 Overzicht van rollen

5.1.2

Deelproces regels afleiden

Voor veel ondernemers is weten regelgeving soms ingewikkeld en moeilijk te begrijpen, waardoor ze niet altijd weten wat ze precies moeten doen om regels goed na te leven. Op dit moment zijn vele vormen van ondersteuning hiervoor beschikbaar op papier dan wel digitaal, denk bijvoorbeeld aan de branchewijzers van Antwoord voor Bedrijven. Zeker voor ondernemingen in regeldichte domeinen, die te maken hebben met veel verschillende wetgevingsdomeinen en toezichthouders en/of regelgeving die vaak gewijzigd wordt, is dit ontoereikend. Zij hebben behoefte aan (automatische) signalering over wijzigingen in regelgeving en regelhulp die hen ondersteunt om op activiteitenniveau eenduidig te bepalen wat ze moeten doen. Met het begrip regelhulp wordt in het ondernemingsdossier-concept gedoeld op de geautomatiseerde vorm van compliance assistance. Daarbij zal de overheid alleen regelhulp kunnen bieden in de vorm van generieke informatie over de van toepassing zijnde maatregelen en kunnen private partijen meer maatwerk leveren om ook over de invulling van de maatregelen te adviseren. In het proces regels afleiden zoekt de onderneming uit welke wettelijke onderwerpen en bijbehorende wettelijke eisen op de onderneming van toepassing zijn en welke maatregelen moeten worden genomen om aan die eisen te voldoen. Hiervoor kan een onderneming beschikbare bronnen voor regelhulp zoeken en daar regelhulp gebruiken.

Versie 1.5

52 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

De onderneming verstrekt hiervoor gegevens over de situatie bij de onderneming (de bedrijfsonderwerpen). Dit resulteert in een eerste indicatie over regelgeving en thema's die in algemene zin op de onderneming van toepassing zijn. Door het verstrekken van meer gedetailleerde gegevens over de situatie (van de activiteiten en bedrijfsobjecten) kan de onderneming meer specifieke informatie krijgen over de van toepassing zijnde voorschriften (wettelijke eisen) en maatregelen. Op basis van de verkregen set van wettelijke onderwerpen en bijbehorende wettelijke eisen, die worden vastgelegd in het ondernemingsdossier, zal de regelhulp ook moeten aangeven welke maatregelen mogelijk zijn om de eisen na te leven. De onderneming maakt hierin een keuze en zal de uitvoering van de maatregelen (nalevingsacties) willen plannen en bewaken en tijdens de uitvoering zelf informatie daarover vastleggen (nalevingsresultaten). Deze resultaten moet binnen de onderneming worden gedocumenteerd en geadministreerd.

27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

5.1.3

Het achterhalen van een overzicht van geldende wettelijke eisen en bijbehorende maatregelen (via een regelhulp) voor de ondernemer is geen eenzijdige actie vanuit de regelgever maar is de uitkomst van een gezamenlijk proces van overheid en branche. De regelgever kan immers niet de maatregelen benoemen die voor de specifieke situatie van dat ene bedrijf gelden om aan de wettelijke eisen te voldoen. Daarin kan juist een branche haar meerwaarde bewijzen. Door aan te geven of zelfs af te spreken met de regelgever of toezichthouder hoe binnen die branche aan de wettelijke eisen kan worden voldaan. Wet- en regelgeving is dynamisch. Bij wijzigingen in weten regelgeving zijn mogelijk aangepaste nalevingsacties nodig. In het ondernemingsdossier-concept zal de aanbieder van regelhulp daarom de onderneming van wijzigingen in weten regelgeving actief op de hoogte stellen en de regelhulp op dit punt inhoudelijk moeten beheren.

Deelproces toestemming verkrijgen

Een aanvraag in het kader van de Algemene Wet Bestuursrecht is een verzoek van een belanghebbende aan het bevoegd gezag om een besluit te nemen. Wet- en regelgeving kan voorschrijven dat een onderneming vooraf toestemming dient aan te vragen voor bepaalde bedrijfsactiviteiten maar het kan ook gaan om een subsidieaanvraag. Het bestuursorgaan is daarbij vaak gebonden aan een beantwoordingtermijn. Een aanvraag indienen (een vergunning, ontheffing, subsidie of anderszins) is het uitvoeren van één van de maatregelen die zijn afgeleid in het proces regels afleiden. De aanvraag dient veelal vergezeld te gaan van gegevens over de situatie bij de onderneming en vaak moeten ook eerst andere nalevingsacties worden uitgevoerd om aan de indieningvereisten voor de aanvraag te voldoen. De aanvraag is daarmee een verzameling informatie om te bewijzen dat aan de eisen wordt voldaan. Het initiatief in dit deelproces ligt bij de onderneming. Hoewel het ondernemingsdossierconcept het mogelijk maakt de benodigde informatie ter beschikking te stellen door toegang tot de ondernemingsdossier-toepassing aan het betreffende bestuursorgaan lijkt het verstandig voorlopig te kiezen om bij een aanvraag de informatie actief te versturen (zie overwegingen 10.4.1) omdat het moment van ontvangen in het proces een juridische status heeft voor de behandeltermijn.

Versie 1.5

53 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Het bestuursorgaan ontvangt de aanvraag, neemt deze in behandeling en kan een uitspraak doen over de status van de aanvraag (ontvangen, aanvullende informatie benodigd, in behandeling genomen). Op basis van de bij de aanvraag gevoegde informatie vormt het bestuursorgaan een oordeel. Het toestemming verlenend bestuursorgaan zal een bestuurlijke uitspraak doen (een beschikking vaststellen). In de bestuurlijke uitspraak kunnen aanvullende eisen en maatregelen (beleidsregels volgens AWB art 1:3) zijn opgenomen die moeten worden uitgevoerd voordat toestemming kan worden verleend. Hieronder valt ook het aanvullen van de aanvraag als deze incompleet is. Als er geen aanvullende maatregelen worden gevraagd dan is het proces toestemming verkrijgen afgerond. Als er wel aanvullende eisen en maatregelen zijn opgenomen zal de onderneming opnieuw nalevingsacties moeten bepalen en plannen en deze vervolgens uitvoeren. Dit proces kan zich herhalen totdat de toestemming is verkregen. Het is ook mogelijk dat de uitspraak aanvullende eisen benoemd waaraan moet worden voldaan bij het uitvoeren van de bedrijfsactiviteiten waarvoor toestemming is verleend in de uitspraak. Een voorbeeld hiervan is de verplichting om tijdens de uitvoering van de bedrijfsactiviteiten bepaalde meldingen te doen aan een toezichthoudend bestuursorgaan. De onderneming zal dergelijke aanvullende verplichtingen omzetten in uit te voeren nalevingsacties die gepland en bewaakt kunnen worden. Een speciale mogelijkheid is dat de ondernemer bezwaar maakt tegen de bestuurlijke uitspraak. Qua model beschouwen we dit als een bijzondere vorm van het verkrijgen van toestemming (een bezwaarschrift ipv aanvullende informatie) waarop ook weer een bestuurlijke uitspraak volgt. De bepalingen van de Algemene Wet bestuursrecht zijn wel van toepassing. Bezwaar is alleen digitaal mogelijk als het bestuursorgaan heeft aangegeven dat dit op deze wijze ingediend kan worden.

28 29 30

In sommige gevallen zal niet de ondernemer zelf de aanvraag tot het verkrijgen van toestemming doen maar een gemachtigde derde. Voor het proces maakt dit niet uit, er wordt gehandeld namens een onderneming.

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

5.1.4

Deelproces Toezicht ondergaan

Onder toezicht wordt in dit kader nalevingstoezicht verstaan. De Kaderstellende visie op toezicht2 beschrijft dit als het verzamelen van informatie over handeling van bedrijven, het oordelen daarover en indien nodig interveniëren. In bepaalde gevallen dient een onderneming een verplichte melding te doen die aanleiding kan zijn voor inspectie ter plaatse of zelfs kan leiden tot een verplichte aanvraag. Vaak echter ligt in het deelproces Toezicht ondergaan het initiatief bij de toezichthouder. Deze verzamelt informatie over de handelingen van de onderneming. Deze informatie is enerzijds afkomstig uit verschillende bronnen van de toezcihthouder zelf en andere bestuursorganen. Anderzijds is een andere belangrijke bron van informatie de onderneming zelf. De toezichthouder wil kennis nemen van de daar beschikbare nalevingsresultaten. Deze nalevingsresultaten bestaan zowel uit de fysieke situatie bij de onderneming zelf

2

Tweede Kamer, vergaderjaar 2000-2001, 27 831, nr. 1

Versie 1.5

54 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

(bijvoorbeeld de EXIT-bordjes boven de vluchtdeuren) als uit informatieproducten waaruit het nalevingsgedrag van de onderneming blijkt (bijvoorbeeld logboeken of certificeringen). Deze informatie wordt in de huidige situatie opgevraagd of tijdens een inspectie op locatie verzameld. In het ondernemingsdossier-concept is die informatie beschikbaar gesteld via het dossier. Welke informatie voor de toezichthouder beschikbaar is hangt af van het thema waarop de betreffende toezichthouder toeziet. De toezichthouder verzamelt de informatie die voor dat thema relevant en nodig is. Op basis van de beschikbare informatie vormt de toezichthouder een oordeel. Dit oordeel wordt aan de onderneming medegedeeld als een bestuurlijke uitspraak. Indien nodig zal de toezichthouder interveniëren en in de bestuurlijke uitspraak aanvullende wettelijke eisen stellen aan de onderneming. Deze aanvullende eisen vragen om aanvullende maatregelen en acties van de onderneming om het nalevingsgedrag van de onderneming te verbeteren. De ondernemer is zelf verantwoordelijk voor de gegevens die hij vermeldt in zijn ondernemingsdossier-toepassing. Hij beheert zijn eigen administratie en bepaalt welke instanties informatie uit zijn administratie via de ondernemingsdossier-toepassing mogen inzien. Zo kunnen die instanties in plaats van bezoek op locatie voor controle van papieren documenten naar controle op afstand van digitale gegevens van de onderneming, aangevuld met toezicht op locatie als dat op basis van een risico-inschatting wenselijk of noodzakelijk is.

Versie 1.5

55 /117


5.2 Domeinmodel ondernemingsdossier-concept

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Een domeinmodel is net als een procesmodel ook een conceptueel model van de werkelijkheid. Het is een decompositie van die werkelijkheid in conceptuele klassen en objecten uit de echte wereld en hun onderlinge relaties om daarover te kunnen spreken; een "universe of discourse". Het doel van dit model is om de complexe werkelijkheid in te onderscheiden delen te beschrijven in een gemeenschappelijke set begrippen van hoofdstuk 2 om zo de vele verschillende ondernemingsdossier mogelijkheden generiek te kunnen vergelijken. Het domeinmodel beschrijft de processen van paragraaf 5.1 met gebruik van deze objecten of begrippen. Is bewaken van uitvoering van

Nalevingsactie

Wordt uitgevoerd met

1..*

1..* Kan eis zijn uit

0..*

0..*

(Wettelijke) eis

1

1

Wordt aan voldaan door

Is invulling van

Maatregel

1

0..1

0..* 1..* Heeft betrekking op

kan betrekking hebben op ander

Leidt tot

Bedrijfsgebeurtenis

Is van toepassing op

0..* Is bewijs van uitvoering van 1..*

1..*

1..*

Nalevingsresultaat

0..1

<document>

1..*

Kan leiden tot

1..*

kan betrekking hebben op Wordt geraakt door

BedrijfsOnderwerp <exemplaar> 1..*

1 Is instantie van

1..*

0..*

Moet voldoen aan

Wettelijk Onderwerp <soort>

Komt voor als

1..*

Behoort tot

Behoort tot

1..*

groepeert 1

Is onderwerp in

Thema 1..*

Is locatie van

1

Vestiging

1..*

Valt onder bevoegdheid van

bevat 1..*

Wet | Regeling

Is onderwerp in omvat 1..*

1..*

Bestuurslaag <soort>

Behoort tot Is eigenaar van

1 Kan bevatten

Onderneming

Heeft bevoegdheid op

1

Is van het type

0.1 Zegt iets over

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Bestuurlijke uitspraak

0..*

Is afkomstig van

0..*

Bestuursorgaan

doet

1

<exemplaar>

1 2..* Omvat

Figuur 6 Domeinmodel ondernemingsdossier concept (zie bijlage 10.7)

Bij het komen tot dit model zijn de onderstaande overwegingen uitgangspunt geweest.

5.2.1

Wettelijk onderwerp en bedrijfsonderwerp

Centraal in het ondernemingsdossier staat een verzameling van wettelijke onderwerpen en daaraan gekoppelde bedrijfsonderwerpen waarvoor een ondernemingsdossier is ingericht. Deze elementen definiëren en beschrijven een onderneming (of de betreffende vestiging van een onderneming met meerdere vestigingen) binnen het kader van het naleven van de relevante regelgeving. De overheid (centraal en decentraal) beschrijft in een regeling de werkelijkheid aan de hand van wettelijke onderwerpen. Dit zijn de zaken waar de regeling voorschriften aan koppelt. De wettelijke onderwerpen definiëren soorten van activiteiten en objecten (bijvoorbeeld "alcohol schenken" of "afvalwater lozen" en "bovengrondse opslagtank"of "leidinggevende"). Een onderneming heeft één of meer bijbehorende bedrijfsonderwerpen

Versie 1.5

56 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

die ook uiteen vallen in bedrijfsactiviteiten en bijbehorende bedrijfsobjecten (bijvoorbeeld "cafebedrijf" of "spoelkeuken" en "tank 2" of "Piet de Jong"). Een vestiging3 wordt in dit model dus gezien als een verzameling van wettelijke onderwerpen en gekoppelde bedrijfsonderwerpen, een bedrijfsonderwerp behoort tot één of meer vestigingen. De meeste bedrijfsonderwerpen behoren tot één vestiging. Personen en andere roerende objecten kunnen tot verschillende vestigingen behoren. Een bedrijfsonderwerp (bijvoorbeeld "olietank 3") is een instantie van een wettelijk onderwerp (bijvoorbeeld "ondergrondse opslagtank") dat in de regeling worden genoemd en waarop één of meer wettelijke eisen van toepassing zijn (bijvoorbeeld "een ondergrondse opslagtank moet zijn voorzien van een keuringscertificaat"). Er kunnen meerdere bedrijfsonderwerpen (exemplaren) bestaan van dezelfde soort wettelijk onderwerp, met name bij bedrijfsobjecten. Andersom kan één bedrijfsonderwerp (olietank 3) ook van een ander soort wettelijk onderwerp zijn (bijvoorbeeld "drukvat") in het kader van een andere regeling. Een bedrijfsonderwerp is dus een voorkomen van één of meer wettelijke onderwerpen. Het koppelen van bedrijfsonderwerpen (de situatie bij de onderneming) aan wettelijke onderwerpen (wat de regeling daar over zegt) is typisch een functie die een regelhulp moet ondersteunen. Aan de hand van bijvoorbeeld vragen of gegevens over de onderneming. De bedrijfsonderwerpen zijn bewust niet verder gedetailleerd in activiteiten en bijbehorende zaken of objecten omdat dit het model erg ingewikkeld maakt en omdat dit van het thema afhangt. Het domeinmodel van de bedrijfsonderwerpen is een model in zichzelf dat per ondernemingsdossier-toepassing moet worden uitgewerkt. Het vraagstuk hoe over verschillende thema's heen de onderwerpen hetzelfde zijn of juist verschillend kan zo worden uitgesteld tot de daadwerkelijke realisatie. Om ook de dynamiek van verandering te kunnen weergeven is het concept bedrijfsgebeurtenis toegevoegd. Een bedrijfsonderwerp (activiteit, object en subject binnen de onderneming) kan van status veranderen door nul of meer bedrijfsgebeurtenissen waardoor de situatie verandert. Activiteiten worden gestopt en gestart, objecten worden gewijzigd. Deze bedrijfsgebeurtenissen zijn voor de onderneming aanleiding om te bezien of nieuwe maatregelen nodig zijn omdat de regeling dat vraagt. Een bedrijfsonderwerp kan dus ook onderwerp zijn in precies één maatregel die voortkomt uit een ander bedrijfsonderwerp.

5.2.2

Thema, regeling en bestuursorgaan

De wettelijke onderwerpen en de bijbehorende bedrijfsonderwerpen in een ondernemingsdossier kunnen vanuit het perspectief van een thema worden beschouwd. Een wettelijk onderwerp behoort tot precies één thema. Een ondernemingsdossier kan meerdere thema's bevatten als deelverzamelingen van de onderwerpen van één vestiging. Voorbeelden van een thema zijn bijvoorbeeld "milieu" of "brandveiligheid" of "arbeidsomstandigheden". Door de relaties in het domeinmodel is het thema waartoe een wettelijk onderwerp behoort ook gekoppeld aan alle andere entiteiten.

3

Volgens de NHR definitie is een vestiging " een manifestatie van een Maatschappelijke Activiteit op

een Locatie"

Versie 1.5

57 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Voor de onderneming is ook relevant welk bestuursorgaan bevoegd is (toezicht houdt) op een thema (een set van wettelijke onderwerpen). Uiteindelijk is het dit bestuursorgaan dat een bestuurlijke uitspraak doet op de bewijzen (nalevingsresultaat) die de onderneming laat zien over het voldoen aan de wettelijke eisen. Het uitgangspunt is dat een thema zo wordt gekozen dat het toezicht valt onder de bevoegdheid van precies één bestuursorgaan (gekoppeld aan de locatie van de vestiging als het om decentrale overheden gaat). In de praktijk zal het ook voorkomen dat meerdere bestuursorganen op een thema toezicht houden maar het domeinmodel gaat uit van precies één. De wettelijke onderwerpen zijn behalve langs een thema ook gegroepeerd naar een wet of regeling. Een wettelijk onderwerp is gedefinieerd in precies één regeling. Voor de onderneming is dit minder relevant. Wel relevant is dat een thema meerdere regelingen kan omvatten en dat een regeling meerdere thema's kan omvatten. Het zijn twee doorsnijdingen van een verzameling wettelijke onderwerpen. Als het thema toevallig gekozen is overeenkomstig de toepasselijke regeling zijn thema en regeling 1 op 1.

5.2.3

Wettelijke eis en maatregel

Aan één wettelijke onderwerp (en dus aan het gekoppelde bedrijfsonderwerp) worden één of meer wettelijke eisen gesteld die uit de regeling worden afgeleid. De wettelijke eis ("een ondergrondse opslagtank moet zijn voorzien van een keuringscertificaat") moet worden vertaald naar een te nemen maatregel. De reden hiervoor is dat de wettelijke eisen in veel gevallen niet concreet genoeg zijn geformuleerd om direct te kunnen afleiden wat er moet gebeuren. Vaak is eerst een vertaling nodig van de wettelijke eis naar een concrete maatregel die de onderneming kan uitvoeren. Daarnaast kan het zijn dat er meerdere mogelijkheden zijn om aan de eis te voldoen en een onderneming dus kan kiezen uit meerdere maatregelen om aan een eis te voldoen of meerdere maatregelen moet nemen om aan een eis te voldoen. De gedachte is dat de regelhulp hier de mogelijke maatregelen weergeeft waaruit de onderneming kan kiezen om aan de regeling te voldoen. Aan één wettelijke eis kan worden voldaan door het nemen van één of meer maatregelen die uit de regelhulp worden verkregen. Deze maatregelen vragen soms om informatie-uitwisseling met de overheid (aanvraag of melding). Het kan zijn dat een maatregel betrekking heeft op een ander wettelijk onderwerp dan waarop de wettelijke eis in eerste instantie betrekking had. Er wordt dan een nieuw wettelijk onderwerp geraakt met bijbehorende eisen en maatregelen. Uiteindelijk volgen langs dit proces alle te nemen maatregelen.

Versie 1.5

58 /117


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Een voorbeeld: In het kader van het gebruiksbesluit (thema brandveiligheid) is er een wettelijk onderwerp "bouwwerk" met als gekoppeld bedrijfsonderwerp "gebouw jansstraat 73 haarlem". Aan dit bouwwerk worden wettelijke eisen gesteld. Als er meer dan 50 personen tegelijk in het bouwwerk aanwezig kunnen zijn moeten er voorzieningen zijn om deze personen binnen een bepaalde tijd te kunnen evacueren. De maatregel is dus dat het pand voorzien moet zijn van vluchtdeuren. Als dit nu niet het geval is in het pand kan de onderneming gaan verbouwen om aan deze eis te voldoen. Maar verbouwen is een wettelijk onderwerp dat ook gekoppeld is aan een thema (omgevingsrecht) en waarvoor ook wettelijke eisen kunnen gelden. Mogelijk moet hiervoor een bouw of sloopvergunning worden afgegeven. Zo kan een maatregel leiden tot nieuwe activiteiten en langs die weg tot nieuwe maatregelen. Een maatregel is echter ook een optie. Een andere maatregel in het kader van de eerste eis voor vluchtdeuren zou kunnen zijn dat de onderneming ervoor kiest om de toegang te beperken tot 50 personen. Dan hoeft de inrichting niet te worden aangepast. Die keuze bepaalt of er gaat worden verbouwd of dat de doelstelling van het bedrijf wordt aangepast. Het regelhulpresultaat geeft aan welke maatregel het is geworden. In geval van de keuze voor een beperking tot 50 personen is de maatregel een beperking op de vergunningaanvraag op dit punt.

5.2.4

Nalevingsactie, nalevingsresultaat en bestuurlijke uitspraak

Het bewijs van het voldoen aan een maatregel noemen we een nalevingsresultaat. Tussen nalevingsresultaat en maatregel zit de nalevingsactie als de bewaking van de uitvoering van precies één maatregel. Eén maatregel wordt bewaakt met één of meer nalevingsacties. Een maatregel is op alle bedrijfsonderwerpen van dezelfde soort (hetzelfde wettelijk onderwerp) van toepassing. De gebruiker kan kiezen om één nalevingsactie te definiëren die op alle bedrijfsonderwerpen van toepassing is of om een nalevingsactie per bedrijfsonderwerp te definiëren. In het eerste geval is sprake van bijvoorbeeld één nalevingsactie ‘controleer wekelijks alle speeltoestellen’. In het tweede geval is sprake van meerdere nalevingsacties ‘controleer wekelijks speeltoestel 1’, ‘controleer wekelijks speeltoestel 2’, enz.

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

De periodiciteit en herhalingswijze van de maatregel bepaalt de herhaling en planning van de bijbehorende nalevingsacties. Het kan voorkomen dat een nalevingsactie wacht op de afronding van andere nalevingsacties. Vandaar de recursieve verwijzing. Losse nalevingsacties die niet gerelateerd zijn aan een maatregel zijn niet mogelijk. Ook als de gebruiker zelf een nalevingsacties definieert dient deze gerelateerd te worden aan een maatregel en daarmee aan een wettelijke eis, een wettelijk onderwerp en bedrijfsonderwerpen. Een nalevingsresultaat is het resultaat van precies één nalevingsactie. Een nalevingsactie is van toepassing op één bedrijfsonderwerp (direct) of op alle bedrijfsonderwerpen van één

Versie 1.5

59 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4

soort (via maatregel, eis en wettelijk onderwerp). Langs die weg is de relatie tussen nalevingsresultaten en bedrijfsonderwerpen af te leiden. Nalevingsresultaat heeft dus geen directe relatie met een bedrijfsonderwerp in het domeinmodel omdat die via de nalevingsactie loopt. Voorbeelden van een nalevingsresultaat zijn; een afgegeven certificaat, een ingevuld logboek of gegevensoverzicht, een veiligheidsplan etc. Deze nalevingsresultaten hebben vaak een fysieke of digitale verschijningsvorm. Dit zijn de documenten waarin het nalevingsresultaat is beschreven.

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Op een nalevingsresultaat volgen nul of meer bestuurlijke uitspraken, bijvoorbeeld een verleende vergunning (de bestuurlijke uitspraak) naar aanleiding van een vergunningaanvraag (het nalevingsresultaat) of een inspectierapport naar aanleiding van een inspectie. Een bestuurlijke uitspraak kan eisen noemen waaraan moet worden voldaan naast de eisen in een regeling. Vandaar dat vanuit bestuurlijke uitspraak een mogelijke relatie naar (wettelijke) eis is gelegd. Dit domeinmodel moet voor ieder te ontwerpen ondernemingsdossier worden toegepast en uitgewerkt als afspraak over de wijze waarop de verschillende onderwerpen worden benoemd en hoe ze gerelateerd zijn. Op die manier zijn verschillende implementaties van een ondernemingsdossier vergelijkbaar en op onderdelen uitwisselbaar.

Versie 1.5

60 /117


5.3 Ondernemingsdossier-afsprakenstelsel

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Om het ondernemingsdossier-concept te laten werken is een afsprakenstelsel nodig dat het mogelijk maakt de interacties tussen ondernemer en overheid voor een groot deel elektronisch plaats te laten vinden en te ondersteunen met een ondernemingsdossiertoepassing. Dit afsprakenstelsel dient afspraken of ontwerpprincipes te bevatten over: • Processen: wie voert welke activiteit wanneer uit en wat zijn de taken , bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de diverse betrokken rollen? • Semantiek: wat is de betekenis van de gegevens die worden uitgewisseld? • Syntax: welke berichtstructuren worden gebruikt? • Techniek: welke communicatietechnieken en technische standaarden worden gebruikt?

Figuur 7. De scope van het ondernemingsdossier-afsprakenstelsel.

Het ondernemingsdossier-afsprakenstelsel beperkt zich tot de onderwerpen die relevant zijn voor de interactie tussen onderneming en overheid zoals getoond in figuur 7. Het doet bijvoorbeeld wel uitspraken over nalevingsacties voor zover dat relevant is voor de interactie. Het doet geen uitspraken over hoe nalevingsacties worden bepaald, toegewezen aan personen en bewaakt. Dat zijn processen binnen de onderneming die weliswaar vallen binnen de scope van het ondernemingsdossier-concept maar niet van het ondernemingsdossier-afsprakenstelsel. In deze referentiearchitectuur is het ondernemingsdossier-concept als geheel beschreven en wordt het afsprakenstelsel beschreven in de hoofdstukken 6, 7, en 8. Het ondernemingsdossier sluit aan op de ontwikkeling van bouwstenen van de elektronische overheid door in het afsprakenstelsel hiernaar te verwijzen.

Versie 1.5

61 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3

Veel van deze ontwikkelingen zijn beschreven als basisvoorzieningen voor de infrastructuur van de overheid. In de referentiearchitectuur zijn ze omschreven vanuit de betekenis voor het ondernemingsdossier-concept.

5.4 Koppelvlakken en onderdelen

4 5 6

AANVRAAG LOKETTEN KOPPELVLAK OVERHEID -

TOEZICHT SYSTEMEN

REGELHULPEN

ONDS-toepassing

INHOUD INHOUD KOPPELVLAK ONDS-toepassing BEDRIJFSAPPLICATIE ondernemingsdossierCONCEPT

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

BEDRIJFSAPP 1

Figuur 8.

BEDRIJFSAPP 2

ondernemingsdossier -TOEPASSING

ondernemingsdossier-toepassing en koppelvlakken

Om het ondernemingsdossier-concept in te vullen zijn toepassingen nodig met koppelvlakken die zich conformeren aan het ondernemingsdossier-afsprakenstelsel. De figuur 8 toont dat. De ondernemingsdossier-toepassing interacteert binnen het ondernemingsdossier-concept via een koppelvlak Overheid-ondernemingsdossier met de toepassingen voor dienstverlening zoals regelhulp, loketten voor het indienen van aanvragen, het opvragen van de status van de aanvraag en systemen voor toezicht en het indienen van meldingen. Daarnaast is er interactie mogelijk met de eigen bedrijfsapplicaties via een koppelvlak ondernemingsdossier-bedrijfsapplicaties Per ondernemingsdossier-implementatie MOET worden bezien welke bestaande toepassingen die het concept invullen er zijn en welke toepassingen ontbreken en moeten worden ingevuld. Als bijvoorbeeld de regelhulp-toepassing al aanwezig is dan hoeft deze niet meer te worden gebouwd. Alle toepassingen moeten kunnen samenwerken om het ondernemingsdossier-concept werkend te krijgen. De figuur doet dus geen uitspraken over de precieze inrichting van de ondernemingsdossier-toepassing aan de zijde van de

Versie 1.5

62 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

onderneming. Alle onderdelen kunnen ingericht zijn bij de onderneming zelf, of bij een aanbieder zoals een branchevereniging of een andere dienstverlener. Delen van de toepassing kunnen ingevuld worden met bestaande bedrijfsapplicaties, bijvoorbeeld een workflowmanagementsysteem voor het toewijzen van nalevingsacties aan personen en het bewaken van de tijdige uitvoering ervan. Andere voorbeelden zijn bestaande applicaties of kantoorautomatisering voor het bijhouden van logboeken en opstellen van rapportages. Vanuit het procesmodel zijn onderdelen met deelfuncties af te leiden die een ondernemingsdossier-toepassing moet bezitten om die processen te kunnen ondersteunen. De ondernemingsdossier-toepassing en de koppelvlakken laten zich beschrijven aan de hand van onderstaande figuur 9.

AANVRAAG LOKETTEN KOPPELVLAK OVERHEID ONDS

REGELHULP

TOEZICHT SYSTEMEN

ONDS-KERN TOEZICHT

REGELHULPEN

AANVRAAG

ONDSINHOUD

INHOUD INHOUD KOPPELVLAK ONDS BEDRIJF ondernemingsdossierCONCEPT

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

BEDRIJFSAPP 1

Figuur 9.

BEDRIJFSAPP 2

ondernemingsdossier -TOEPASSING

ondernemingsdossier-toepassing en deelfuncties

De ondernemingsdossier-toepassing beschikt over een bepaalde ondernemingsdossierinhoud (in groen centraal weergegeven) De ondernemingsdossier-inhoud betreft alle voor de onderneming relevante gegevens in het kader van naleving met bijbehorende metakenmerken en procesinformatie: • de voor weten regelgeving relevante wettelijke onderwerpen en bijbehorende bedrijfsonderwerpen (de bedrijfsobjecten en activiteiten, ook wel ondernemingsprofiel genoemd); • de voor de onderneming relevante wettelijke eisen (verkregen uit regelhulp op basis van de ondernemingsprofiel) en mogelijke maatregelen; Versie 1.5

63 /117


• •

de door de onderneming geplande nalevingsacties die er voor moeten zorgen dat de onderneming zich aan de maatregelen houdt; de nalevingsresultaten, zoals aanvragen, meldingen, besluiten en andere (informatie)producten die aantonen dat de onderneming zich aan de voorschriften houdt.

De ondernemingsdossier-inhoud kan een overlap hebben met de inhoud in bedrijfsapplicaties of toepassingen van de Overheid. Idealiter wordt dan hiernaar verwezen maar dit hangt af van de mogelijkheid om gegevens van buiten de ondernemingsdossiertoepassing via de koppelvlakken te ontsluiten voor een gebruiker van de ondernemingsdossier-toepassing. De ondernemingsdossier-inhoud valt buiten de scope van het ondernemingsdossierafsprakenstelsel maar is wel af te leiden uit het ondernemingsdossier-afsprakenstelsel. De ondernemingsdossier-inhoud omvat namelijk minimaal de gegevens die nodig zijn voor de interacties tussen onderneming en overheid en moet gegevens over de elementen uit het domeinmodel vastleggen. Om de ondernemingsdossier-inhoud te kunnen beheren ( bewerken, toevoegen en verwijderen etc) en informatie te verwerken is er een ondernemingsdossier-kern waarin generieke functionaliteit zit. In de figuur weergegeven als de paarse ring om de inhoud heen. Vergelijk dit met het onderscheid in de toepassing email tussen de inhoud (de emails zelf en gegevens over personen in het adresboek) en de functionaliteit om email te verwerken (verzenden, opstellen, ontvangen, archiveren etc) De generieke functionaliteit in de ondernemingsdossier-kern omvat in elk geval: 1. De toegang tot de inhoud: gebruikersinterface en autorisatiemodule 2. Een gegevensbeheerdeel om informatie te beheren en te verrijken 3. Een communicatieonderdeel om via de koppelvlakken informatie uit te wisselen 4. Procesbewakingsdeel om nalevingsacties te plannen en te bewaken De scope van de ondernemingsdossier-kern is niet limitatief gedefinieerd. De ondernemingsdossier-kern kan zo uitgebreid zijn als dat de branche wenst. Afhankelijk van de mate van automatisering van het bedrijf kan de ondernemingsdossier-kern extra functionaliteit bevatten om ook andere processen dan naleven te ondersteunen. De ondernemingsdossier-kern is daarom geen onderwerp van het ondernemingsdossierafsprakenstelsel. Naast de ondernemingsdossier-kern met generieke functionaliteit zijn er nog drie onderdelen die specifiek de gelijkluidende processen ondersteunen. Ondernemingsdossier-regelhulp is het onderdeel dat communiceert met de verschillende regelhulpen die er zijn. Het maakt het mogelijk om een regelhulp te vinden , een regelhulp te gebruiken en vervolgens de relevante wettelijke onderwerpen en -eisen en de daarbij behorende maatregelen terug te ontvangen en op te nemen als ondernemingsdossierinhoud. Als de mogelijkheid bestaat registreert dit onderdeel ook een notificatie van de regelhulp als de regels zijn gewijzigd door de wetgever en kunnen nieuwe resultaten met eerder verkregen resultaten worden vergeleken.

Versie 1.5

64 /117


In de meest eenvoudige vorm is het tenminste mogelijk om de relevante voorschriften en maatregelen na handmatig uitzoekwerk middels de ondernemingsdossier-regelhulp vast te leggen (door copy/paste uit een niet-gekoppelde regelhulp of door handmatige invoer van tekst). Vervolgens wordt in het procesbewakingsdeel van de ondernemingsdossier-kern de set van nalevingsacties gepland en bewaakt. Afhankelijk van de beschikbaarheid van een externe regelhulp zal de ondernemingsdossierregelhulp communiceren met de regelhulp van de aanbieder van regelhulp. Het uitgangspunt hierbij is dat de regelhulp zelf (de logica en inhoud) buiten een ondernemingsdossier-toepassing valt zodat meerdere toepassingen hem kunnen raadplegen. Ondernemingsdossier-aanvraag maakt het mogelijk om een aanvraag of melding in te dienen bij de verschillende loketten van de overheid. De overheid specificeert de informatievraag die benodigd is om de aanvraag/melding in behandeling te nemen. ondernemingsdossier-aanvraag verzamelt de benodigde informatie uit de ondernemingsdossier-inhoud, verwerkt die in het gevraagde format en verzend die via het afgesproken communicatiedeel van de ondernemingsdossier-kern. Het onderdeel verwerkt ook de retourberichten die worden ontvangen (bijvoorbeeld over de status of de uitslag) tot informatie voor het procesbewakingsdeel van de ondernemingsdossier-kern of tot nieuwe ondernemingsdossier-inhoud. Ook hier zijn ondernemingsdossier-aanvraag en het loket van de overheid communicerende vaten als het gaat om de functionaliteit. Afhankelijk van de mate van voorinvullen van het loket van de overheid moet minder ondernemingsdossier-inhoud worden aangeleverd en verzameld. Ondernemingsdossier-toezicht is het onderdeel dat de ondernemingsdossier-inhoud na verifieren van de autorisatie ter beschikking stelt voor de geautoriseerde toezichthouders. Het koppelvlak overheid-ondernemingsdossier biedt ondernemingen de mogelijkheid om vanuit de ondernemingsdossier-toepassing gebruik te maken van de dienstverlening die de overheid biedt. Daarnaast biedt het koppelvlak de overheid de mogelijkheid gebruik te maken van de ondernemingsdossier functionaliteit, zoals toegang tot de ondernemingsdossier-inhoud voor toezichthouders. Interactie kan op basis van een mens-machine koppelvlak (de ondernemer interacteert via zijn ondernemingsdossier-toepassing met een website van de overheid of een ambtenaar heeft toegang tot de ondernemingsdossier-toepassing ) of op basis van een systeemkoppelvlak (de ondernemingsdossier-kern communiceert met de systemen van de overheid en de ondernemer of ambtenaar werkt in de eigen toepassing). Deze keuze is sterk afhankelijk van de mate van automatisering aan beide zijden en de beschikbaarheid van semantische afspraken en technische standaarden in het afsprakenstelsel. Een koppelvlak bestaat altijd uit twee delen; het deel dat in de ondernemingsdossiertoepassing valt (de stekker) en het deel bij de andere toepassingen is ondergebracht (het stopcontact) Tenslotte is er het koppelvlak ondernemingsdossier-bedrijfsapplicatie dat het mogelijk maakt om inhoud uit een bedrijfsapplicatie over te nemen naar de ondernemingsdossier-

Versie 1.5

65 /117


inhoud of functionaliteit van een bedrijfsapplicatie te laten interacteren met de ondernemingsdossier-toepassing. Hierin is de ondernemingsdossier-kern een communicerend vat met de bedrijfsapplicaties. Deze onderdelen worden in de volgende hoofdstukken verder uitgewerkt. In de hoofdstukken schetsen we de werking en een aantal mogelijke invullingen hiervan. Verder zijn per onderdeel de afspraken genoemd in de vorm van ontwerpprincipes, semantische afspraken, componenten en koppelvlakstandaarden. Voor het vervolg gebruiken we om tekentechnische redenen onderstaande basisfiguur om de verschillende onderdelen van de ondernemingsdossier-toepassing nader uit te werken.

ONDS Regelhulp ONDS Koppelvlak

ONDS Aanvraag

ONDS Kern

ONDS Content

ONDS Toezicht

12 13 14

Aanvragen Besluit

Aanvraaglokettten

Melden Feit Verzamelen Informatie Melden Uitkomst Toezicht

Figuur 10.

Versie 1.5

Regelhulptoepassingen

Verkrijgen Regelhulp Signaleren Wijziging Regelgeving e-Overheidskoppelvlakken

PLannen en Bewaken Nalevingsacties

Uitvoeren Nalevingsacties

Vinden Regelhulpaanbieders

basisfiguur ondernemingsdossier-toepassing

66 /117

Toezichtloketten


6

1

Ondernemingsdossier-regelhulp

2

6.1 Werking

3

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Figuur 11. ondernemingsdossier-toepassing en regelhulp

In figuur 11 zijn de ondernemingsdossier processen, domeinmodelobjecten en onderdelen genoemd die te maken hebben met het onderdeel regelhulp. In dit proces moet het ondernemingsdossier-concept de administratieve last verminderen die samenhangt met het afleiden van op de onderneming van toepassing zijnde wettelijke eisen en de daarbij behorende maatregelen en het genereren van de bijbehorende nalevingsacties door: •

• • •

het op maat inzichtelijk maken en vastleggen van voor de onderneming relevante weten regelgeving op basis van door de onderneming geïdentificeerde wettelijke onderwerpen (die ook worden vastgelegd) Relevante wetgeving en wettelijke onderwerpen zijn af te leiden door het invoeren van o.m: o Bedrijfsactiviteiten o Bedrijfsobjecten o Ondernemingsrechtsvorm o Locatie (lokale wetgeving) Het eenvoudiger komen tot inzicht en overzicht van op de onderneming van toepassing zijnde wettelijke eisen en de daarbij behorende maatregelen die de onderneming moet treffen om aan de regeling te voldoen. Notificatie wanneer de regelgeving is gewijzigd waarop de onderneming het proces opnieuw kan doorlopen. Het genereren van de te nemen nalevingsacties (zie voor plannen en bewaken hst 9,

Versie 1.5

67 /117


Ondernemingsdossier kernonderdeel). Regelhulp is in het ondernemingsdossier-concept een toepassing waarmee een regelhulpaanbieder de onderneming geautomatiseerd ondersteunt met het verkrijgen van een overzicht van op die onderneming van toepassing zijnde wettelijke onderwerpen en -eisen en de daarbij behorende maatregelen. De regelhulp-toepassing zelf is geen onderdeel van de ondernemingsdossier-toepassing maar werkt samen met de ondernemingsdossierregelhulp. De Onderneming neemt het initiatief om regelhulp te vinden en advies te verkrijgen (geen ongevraagd advies) In het onderstaande bedoelen we met regelhulp de regelhulp-toepassing en met ondernemingsdossier het onderdeel ondernemingsdossier-regelhulp. In het meest eenvoudig scenario is er geen geautomatiseerde koppeling tussen de externe regelhulpen en het ondernemingsdossier. De onderneming zoekt zelf naar relevante bronnen van regelhulp, op internet of langs andere kanalen. Regelhulpaanbieders kunnen deskundigen zijn die mondeling advies geven, een website als AntwoordvoorBedrijven.nl, de Activiteitenbesluitinternetmodule (AIM) of één van de vele bestaande regelhulpen die door overheden, branches of dienstverleners in de markt worden aangeboden. De onderneming verzamelt de uitkomsten van de gevonden regelhulp en neemt de wettelijke onderwerpen, eisen en daarbij behorende maatregelen handmatig over in zijn ondernemingsdossier. Op basis hiervan kan de onderneming een lijst met nalevingsacties opstellen en bewaken. Voordeel in dit scenario is dat de ondernemingsdossier-toepassing geen eisen stelt aan de regelhulpaanbieder, de onderneming kan het nalevingsadvies eenduidig opslaan en zo meer overzicht krijgen. Nadeel is dat de inhoud van het advies uiteenlopend kan zijn en de onderneming zelf moet bepalen welke maatregelen moeten worden uitgevoerd. Een ander nadeel is dat de onderneming bij iedere aanbieder van regelhulp opnieuw informatie over de situatie bij de onderneming moet aanleveren en handmatig veel werk heeft om de inhoud over te nemen. In het meest geavanceerde scenario is er vanuit het ondernemingsdossier de mogelijkheid om aangesloten regelhulpen te raadplegen en nieuwe te vinden, bijvoorbeeld bij AntwoordvoorBedrijven. Er is zekerheid over de betrouwbaarheid (kwaliteit) van het advies, doordat afspraken zijn gemaakt met de aanbieder van de regelhulp. Indien gewenst kan de onderneming een abonnement op regelhulp nemen om zo op de hoogte te blijven van wetswijzigingen. In dit scenario zijn toepassingen voor regelhulp gestandaardiseerd in de invoer en het uiteindelijke resultaat. De onderneming kan de in het ondernemingsdossier ingevoerde gegevens over zijn profiel geautomatiseerd invoeren in de regelhulp en de regelhulp-output wordt via een standaard bericht (XML) in het ondernemingsdossier ontvangen en geautomatiseerd verwerkt. Vervolgens kan het ondernemingsdossier, deels geautomatiseerd, de ontvangen maatregelen omzetten in nalevingsacties. Hergebruik van eerder ingevoerde profielgegevens maakt het mogelijk om het effect van veranderingen in de situatie van de onderneming te analyseren op impact voor de te nemen maatregelen (what-if analyse).

Versie 1.5

68 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Voordeel van dit scenario is dat de onderneming regelhulp gemakkelijk kan vinden. Door standaardisatie hoeven bedrijfskenmerken slechts één keer te worden ingevoerd waarna de regelhulp geautomatiseerd de resultaten kan teruggeven aan het ondernemingsdossier (via webservices). Het vraagt echter een behoorlijke inspanning om tot standaarden te komen op gebied van semantiek en syntax van wetgeving om alles geautomatiseerd te kunnen verwerken. Een scenario voor de korte termijn zal zijn dat een regelhulp door een mens (via een internetbrowser) wordt ingevuld. Zo kan de regelhulp de betekenis van bedrijfskenmerken interpreteerbaar maken. De uitvoer kan wel gestructureerd door de regelhulp worden uitgewisseld en is vervolgens geautomatiseerd in te lezen met behulp van (XML-) gestructureerde berichten. Om in dit scenario te werken zijn afspraken nodig met de regelhulpaanbieder over de uitwisselings-standaarden waaraan een regelhulp moet voldoen. Als variant op dit scenario is denkbaar dat voor regelhulp twee stappen worden doorlopen. Eerst worden in een generieke regelhulp de van toepassing zijnde wettelijke onderwerpen en eisen afgeleid die voor alle branches gelden. Met de uitkomst wordt een branchespecifieke tweede regelhulp gevoed die op basis van deze invoer de branchespecifieke maatregelen als resultaat geeft. Deze variant heeft met name toegevoegde waarde als de voorschriften per branche tot grote verschillen in maatregelen leiden.

6.2 Ontwerpprincipes regelhulp

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

Op basis van de beschreven werking van de regelhulp en de leidende principes uit paragraaf 4.2 zijn onderstaande ontwerpprincipes voor de regelhulp te formuleren. Deze ontwerpprincipes zijn dus gericht op de totstandkoming van regelhulp-toepassingen die passen binnen het ondernemingsdossier-concept en gegevens kunnen uitwisselen met de ondernemingsdossier-toepassing. Ze richten zich niet op de interne werking van de regelhulp (de logica om regels af te leiden). RA1. Een onderneming wordt ondersteuning geboden om een keuze te maken uit de verschillende regelhulpen Rationale In het ondernemingsdossier-concept zal het aantal beschikbare regelhulpen toenemen. Het gevaar is dat een onderneming op een gegeven moment geen zicht meer heeft op welke regelhulp waar voor dient en wat de betrouwbaarheid is. Consequenties Er MOET een wegwijzer bestaan om uit de verschillende regelhulpen de juiste te vinden. De wegwijzer moet op een eenduidige wijze leiden naar de relevante regelhulp. Dit kan door gebruik te maken van dezelfde classificerende kenmerken als Antwoord voor Bedrijven. Een regelhulp aanbieder MOET zich aanmelden bij Antwoord voor bedrijven om vindbaar te zijn. Van een regelhulp MOET de betrouwbaarheid te achterhalen zijn. Hiervoor zijn nadere afspraken nodig met de aanbieders. Naast de wegwijzer tot regelhulp MOET de ondersteuning ook contact informatie geven (loket, AvB-redactie, hulpfunctie etc).

Versie 1.5

69 /117


Korte termijn afwijking Voor de korte termijn is het voldoende dat beschikbare regelhulpen in het ondernemingsdossier zelf worden gevonden door een overzicht te presenteren van aangesloten regelhulpen. De aanbieders van de aangesloten regelhulpen zijn betrokken geweest in de samenwerkingsovereenkomst en zijn dus bekend. Ze voldoen aan het koppelvlak. Op termijn kan het vinden van een regelhulp die voldoet aan het koppelvlak mogelijk via een zoekfunctie van Antwoord voor bedrijven.

RA2. Het afleiden van de van toepassing zijnde voorschriften en bijbehorende maatregelen met een regelhulp kan anoniem Rationale De afleiding is gebaseerd op kenmerken van de onderneming die in principe niet uniek zijn te herleiden naar 1 bedrijf. Het gaat vooral om activiteiten en objecten en bepaalde kentallen. Op deze manier kan de ondernemer ook nagaan wat de consequenties zijn van andere/nieuwe activiteiten/objecten/kentallen voordat hij een vergunning aanvraagt(what if scenario's). Hij houdt zelf de regie op zijn compliance. Consequenties De interactie met een regelhulp is niet afhankelijk van een herleidbare identiteit van de gebruiker. De gebruiker interacteert met de regelhulp via het ondernemingsdossier op basis van een overeengekomen unieke sleutel (zie NTA-regelhulp). Gedurende een sessie MOET het mogelijk zijn om een wijziging aan te brengen in de ingevoerde kenmerken bij een regelhulp om vervolgens met de totale set kenmerken opnieuw de afleiding van regels te maken. RA3. De van toepassing zijnde wettelijke onderwerpen worden afgeleid in de regelhulp. Rationale Er bestaat geen uitputtende eenduidige lijst van relevante structurele en incidentele bedrijfsactiviteiten, objecten etc die in een regeling zijn genoemd. Daarom zal in de regelhulp de afleiding moeten worden gemaakt om te komen tot de op de onderneming van toepassing zijnde wettelijke onderwerpen. Er zijn diverse mogelijkheden om een regelhulp te voorzien van de benodigde gegevens over de onderneming om de maatregelen te kunnen afleiden. Voorlopig zal een mens de regelhulp de eerste keer moeten voeden met informatie (bijvoorbeeld middels een vragenboom) omdat het komen tot eenduidige semantische standaarden voor bedrijfskenmerken ten behoeve van geautomatiseerde verwerking veel tijd in beslag neemt (zie bijvoorbeeld de XBRL standaard). Door het stellen van vragen wordt de situatie van de onderneming in kaart gebracht. Daarbij heeft de onderneming de verantwoordelijkheid om de juiste antwoorden te geven. Bij eerste gebruik van een regelhulp is invoer minimaal aangezien de regelhulp de bron is voor de afleiding van de wettelijke onderwerpen. Het is dus niet zinvol om a priori een set van mogelijke onderwerpen te gaan bedenken. Meestal is een locatie voldoende op basis waarvan de regelhulp via het stellen van vragen kan afleiden welke regelgeving van toepassing is. De resulterende lijst van wettelijke onderwerpen die op de onderneming van toepassing zijn wordt binnen de ondernemingsdossier-toepassing als onderdeel van het profiel vastgelegd. Consequenties Het ondernemingsdossier metamodel bevat wel het object wettelijke onderwerp maar de waarde wordt door de regelhulp bepaald. Regelhulpen kunnen hun eigen semantiek gebruiken.

Versie 1.5

70 /117


Een regelhulp heeft een gebruikersinterface om een vragenboom in te vullen. Regelhulpen moeten ondersteuning bieden bij het compleet maken van de lijst met wettelijke onderwerpen door relaties te leggen. Bijvoorbeeld indien de regelhulp ziet dat er een bedrijfsactiviteit is “schenken alcohol” dan zal de regelhulp vragen “is er ook sprake van verlenen van logies”. Zo kan additioneel door de regelhulp het wettelijk onderwerp “hotelbedrijf” worden toegevoegd aan de lijst met wettelijke onderwerpen. Daarnaast zullen regelhulpen helpen om bedrijfsactiviteiten nader te beschrijven indien nodig, met vragen als: Waar ga je het doen? Waarmee ga je het doen? Wanneer, hoevaak en hoelang ga je het doen? Etc. Wetgeving op objectniveau kan wetgeving op activiteitenniveau overrulen, bijvoorbeeld arbeidswet artikelen die niet van toepassing zijn indien er sprake is van een attractie. De regelhulp zou deze hiërarchie moeten herkennen. Regelhulp moet ook af kunnen leiden welke wetgeving NIET van belang is. De mate van diepgang om relevante keuze in relevante artikelen te kunnen geven wordt bepaald door de regelhulp. RA4. Een regelhulp moet zijn output gestructureerd aanbieden. Rationale Na het doorlopen van de regelhulp MOET het resultaat kunnen worden teruggevoerd in het ondernemingsdossier op gestructureerde wijze zodat het geautomatiseerd te verwerken is. De regelhulp kan hierin de structuur bepalen en als standaard communiceren. Consequenties Er MOETen afspraken worden gemaakt over te gebruiken standaarden voor uitvoer op gebied van semantiek, syntax en techniek. RA5. Een regelhulp MOET een vorige sessie met die regelhulp kunnen hervatten. Rationale Bij het gebruiken van een regelhulp moet het mogelijk zijn om een afgebroken sessie te vervolgen of om bij wijzigingen in de bedrijfsvoering met een eerder ingevulde sessie opnieuw de regelhulp te doorlopen zonder alle gegevens (of vragen) opnieuw in te vullen. Dit maakt ook what if analyse mogelijk. Voorlopig laten we harmonisatie van semantiek over regelhulpen heen nog buiten beschouwing vandaar dat het alleen voor dezelfde regelhulp van toepassing is. De onderneming wil het liefst elk kenmerk maar éénmaal hoeven invoeren en vastleggen. Consequenties Er MOETen afspraken worden gemaakt over het vastleggen van de ingevoerde gegevens. Omdat de ingevoerde antwoorden alleen in de context van de regelhulp betekenis hebben is de afspraak dat ingevulde gegevens worden bewaard door de regelhulp met gebruik van de unieke sleutel (zie NTA-regelhulp). De regelhulp moet dus gegevens van een sessie opslaan en met de unieke sleutel van de onderneming kan een vorige sessie hervat worden. RA6. Een regelhulp wordt ontwikkeld in dialoog met de branche en het bestuurorgaan dat toezicht houdt.

Versie 1.5

71 /117


Rationale Een onderneming of branche wil de interpretatie van de wetgeving en mogelijke maatregelen kunnen voorleggen aan het toezichthoudende bestuursorgaan. Administratieve last ontstaat ook omdat de interpretatie van de weten regelgeving verschillend is. Door vooraf te toetsen of de maatregelen voldoen kan extra administratieve last tijdens het verkrijgen van toestemming (aanvullen van de aanvraag, nieuwe eisen etc) en het toezicht (u had dit ook nog moeten doen) voorkomen worden. Vanuit de optiek van de overheid komt dit de kwaliteit van naleving ten goede. Werken met regelhulp ondersteunt zo de dialoog en maakt van naleven meer een samenwerking. Consequenties Per wet/voorschrift MOET bekend zijn wie het toezichthoudend bestuursorgaan is en moet dialoog mogelijk zijn over de maatregelen. De uitkomst van de dialoog kan als afspraak worden vastgelegd en verwerkt in de regelhulp4. Toezichthouders zijn bereid om zich al in een vroeg stadium over de maatregelen te buigen en hier afspraken over te maken (zonder hun onafhankelijk rol te verliezen) Een maatregel kan nader te bepalen zijn, m.a.w. “open” nog nader in te vullen ism de toezichthouder. RA7. De ondernemingsdossier-regelhulp MOET ook aanvullende regels en bilaterale afspraken gestructureerd vast kunnen leggen. Rationale In de praktijk zal de vertaling van wettelijke eisen naar maatregelen voor de onderneming een interpretatie zijn waarbij de regeling niet altijd uitsluitsel geeft. Dan zal een gezamenlijke interpretatie en vastlegging daarvan in het ondernemingsdossier uitkomst bieden. Vaak worden aan een vergunning ook extra maatregelen verbonden die niet uit een regelhulp volgen. Wel is van belang dat dit gestructureerd wordt gedaan, in lijn met de metastructuur die voor een ondernemingsdossier is gekozen. Veel regelhulp zal in het begin bovendien nog niet geautomatiseerd werken. Daarom moet een ondernemingsdossier toepassing ook handmatig te vullen zijn met de wettelijke onderwerpen, wettelijke eisen en maatregelen. Zo kan de kennis worden vastgelegd die de ondernemer heeft opgedaan (via AvB, adviesdienst, loket etc). Een ondernemingsdossierregelhulp kan zijn functie dus ook vervullen zonder een geautomatiseerde regelhulp. Consequenties In de ondernemingsdossier-inhoud MOETen, naast de via de regelhulp (geautomatiseerd) afgeleide wettelijke eisen, ook handmatig eisen of maatregelen kunnen worden toegevoegd met de nodige metadata (op basis waarvan , met wie is de afspraak gemaakt, voor welke wettelijke regels is dit de uitvoeringsafspraak etc) die aansluit op de metastructuur van het ondernemingsdossier. RA8. De ondernemingsdossier-regelhulp MOET bij wijzigingen aangeven wat er is gewijzigd ten opzichte van de laatste doorlopen regelhulpsessie. Rationale

4

Een voorbeeld hiervan is de afspraak van een branche met de belastingdienst over de jaarrekening.

Versie 1.5

72 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Een onderneming wil bij gewijzigde wetgeving of gewijzigde bedrijfsvoering kunnen zien wat hetzelfde blijft en wat gewijzigd is. De ondernemingsdossier-regelhulp moet de delta kunnen verwerken ten opzichte van een sessie die op de oude wetgeving was gebaseerd of het oude bedrijfsprofiel om te voorkomen dat dubbelingen ontstaan in identieke wettelijke onderwerpen, eisen en maatregelen als een regelhulp meermaals wordt doorlopen. Consequenties In de ondernemingsdossier-regelhulp MOET logica worden opgenomen die twee sessies kan vergelijken. Het resultaat van de vergelijking MOET elementen die hetzelfde zijn als de vorige sessie handhaven in het ondernemingsdossier en elementen die gewijzigd zijn aanpassen of toevoegen. RA9. Een regelhulp kan een notificatie sturen bij gewijzigde wetgeving die op het bedrijf van toepassing is. Rationale Een onderneming wil bij gewijzigde wetgeving gewaarschuwd worden dat er voor hem mogelijk consequenties zijn. Hij wil dat alleen van wetgeving die op hem van toepassing is. De regelhulp weet vanuit de antwoorden in de vragenboom die zijn bewaard welke wetgeving van toepassing is op die onderneming. Afhankelijk van de logica kan de regelhulp dus zelfs het onderdeel aangeven waarop de wijziging betrekking heeft. Consequenties De regelhulp MOET een notificatiemechanisme aanbieden (email, RSS of sms etc) en MAG bij gewijzigde wetgeving het opgeslagen bedrijfsprofiel gebruiken om te weten welke bedrijven moeten worden genotificeerd.

6.3 Semantiek en syntax

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

Voor het vinden van de juiste regelhulp kunnen classificatievragen worden gesteld op basis van de metastructuur van Antwoord voor Bedrijven (branches, life events of aspectgebieden) of de NACE/SBI code lijst (NACE code: Statistische nomenclatuur van de economische activiteiten in de Europese Gemeenschap. De SBI code list is binnen de basisregistratie NHR de gebruikte standaard voor het objecttype ACTIVITEIT). Voorlopig zal een mens de regelhulp de eerste keer moeten voeden met informatie (bijvoorbeeld middels een vragenboom) omdat het komen tot eenduidige semantische standaarden voor bedrijfskenmerken ten behoeve van geautomatiseerde verwerking veel tijd in beslag neemt (zie bijvoorbeeld de XBRL standaard). Door het stellen van vragen wordt de situatie van de onderneming in kaart gebracht. Als het gaat om het afleiden van lokaal geldende regels zal tenminste de locatie moeten worden aangegeven. Er zal een keuze moeten worden gemaakt uit postcode-huisnummer, gemeentenaam of kadastraal kenmerk. Een regelhulp zal in het algemeen zijn ingericht voor het afleiden van de regels die behoren tot één of meerdere thema's zoals in het domeinmodel genoemd. De regelhulp moet vaststellen welke wettelijke onderwerpen van toepassing zijn. Op basis hiervan kunnen de wettelijke eisen worden afgeleid. De wettelijke eisen worden vertaald naar concreet te nemen maatregelen per wettelijke eis.

Versie 1.5

73 /117


7 8 9 10 11 12 13

De resulterende lijst van wettelijke onderwerpen, eisen en maatregelen die op de onderneming van toepassing zijn wordt binnen de ondernemingsdossier-toepassing als onderdeel van het bedrijfsprofiel vastgelegd. Van het domeinmodel zijn onderstaande objecten relevant. Zie ook paragraaf 9.3 voor de metagegevens van deze onderwerpen.

Voor de uitvoer van het resultaat kan gekozen worden voor een ongestructureerde vorm (bijvoorbeeld een PDF document met alle informatie). Dit is echter ongewenst omdat de resultaten dan alleen door een mens kunnen worden verwerkt. In een gestructureerde vorm is geautomatiseerde verwerking mogelijk. In het laatste geval zijn semantiek en syntax afspraken nodig. Deze RA definieert hiervoor een XML-standaard.

6.4 Functionele componenten van het onderdeel

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

De ondernemingsdossier-regelhulp heeft de volgende functionaliteit • Vinden regelhulp d.m.v. classificatievragen (of NHR kenmerken die het type en de locatie van de onderneming beschrijven) of een rechtstreekse hyperlink in de ondernemingsdossier-toepassing. • Gebruiken regelhulp • Unieke sleutel uitwisselen met de regelhulp • Invoeren van bedrijfskenmerken/vragenboom doorlopen via browser • Ontvangen en gestructureerd vastleggen van wettelijke onderwerpen, wettelijke eisen en maatregelen na doorlopen van de regelhulp

Versie 1.5

74 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8

•

• Opnieuw kunnen starten regelhulp en gegeven antwoorden wijzigen • Vergelijken van ontvangen regelhulp resultaat met eerder ontvangen resultaat. Gestructureerd vastleggen van handmatig verzamelde wettelijke onderwerpen, wettelijke eisen en maatregelen in ondernemingsdossier-inhoud

Daarnaast is een regelhulp zelf noodzakelijk die de logica bevat om de juiste regelgeving af te leiden aan de hand van ingevoerde gegevens en die deze in gestructureerde vorm kan teruggeven aan de ondernemingsdossier-toepassing.

6.5 Standaarden en koppelvlakken voor het onderdeel

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

Standaarden: Een bestaande standaard voor het gestructureerd ontvangen van regelhulp-output is er nog niet. De Europese METALEX (Open XML Interchange Format for Legal and Legislative Resources) standaard (http://www.metalex.eu/metalex/1.0) biedt nog te weinig detail voor het kunnen beschrijven van de inhoud van wettelijke documenten. Vanuit het programma publicaties (www.officielebekendmakingen.nl) zijn wel standaarden ontwikkeld voor het kunnen publiceren van wetten en voor het benoemen van onderdelen van een publicatie De elementen in de koppelvlakspecificatie van de NTA-regelhulp zijn deels gebaseerd op de DTD van wettelijke publicaties (BWB).

Koppelvlakken: Zie NEN NTA 9040 Deel Regelhulp http://www.nen.nl/web/Normshop.htm

Versie 1.5

75 /117


7

2

Ondernemingsdossier Aanvraag

3

7.1 Werking

4

e-Overheidskoppelvlakken

ONDS Koppelvlak

23 24 25

ONDS Aanvraag

17 18 19 20 21 22

ONDS Kern

ONDS Content

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Figuur 12. ondernemingsdossier-toepassing onderdeel aanvraag

In bovenstaande figuur zijn de processen, objecten en onderdelen genoemd die te maken hebben met het onderdeel ondernemingsdossier-aanvraag (ook het overleggen van gegevens en documenten in het kader van een voorgeschreven melding/rapportage volgt dit proces). Uitgangspunt hierbij is dat vanuit de regelhulp bekend is wat voor type aanvraag of melding moet worden gedaan. In dit deelproces moet het ondernemingsdossier de administratieve last die samenhangt met het verstrekken van gegevens om toestemming te verkrijgen om bepaalde bedrijfsactiviteiten te gaan uitvoeren (of voor een subsidieaanvraag of melding) verminderen door: • • •

Het verzamelen en beheren van de vereiste informatie (indieningsvereisten) te vereenvoudigen; Het overleggen van dezelfde informatie aan meerdere bestuursorganen te vergemakkelijken; de terugkoppeling van het bestuursorgaan (de bestuurlijke uitspraak) aan de onderneming te bewaren voor hergebruik.

In een eenvoudig scenario heeft de onderneming alle relevante nalevingsinformatie (gegevens en documenten) verzameld in zijn ondernemingsdossier tijdens het uitvoeren van de nalevingsacties. Hiermee heeft de onderneming de voor de aanvraag benodigde

Versie 1.5

76 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

gegevens op één plek beschikbaar en kan die gebruiken bij het samenstellen van de aanvraag. Mogelijk moet de onderneming een deel ervan nog handmatig overnemen in een digitaal aanvraagformulier op een website. Een andere optie is dat de onderneming de gegevens kan afdrukken als PDF en kan indienen/versturen. Het besluit van het bestuurorgaan wordt digitaal ontvangen of ingescand en opgeslagen in het ondernemingsdossier. Voordelen in dit scenario ten opzichte van de huidige werkwijze is dat de onderneming een dossier centraal beheert in digitale vorm waardoor snel benodigde informatie kan worden verzameld en overlegd. Nadeel in dit scenario is dat de onderneming nog steeds tijd kwijt is aan het op de gevraagde wijze overleggen van gegevens en dat nog steeds vaak dezelfde gegevens moeten worden ingevuld. Hij moet ook gegevens kopiëren of invoeren omdat er geen koppelingen zijn met andere bedrijfssystemen In een geavanceerder scenario kunnen de voor een aanvraag benodigde gegevens geautomatiseerd vanuit de ondernemingsdossier-inhoud worden overlegd. Hiervoor is vereist dat de gegevensvraag (of formulierdefinitie) bekend is en dat er een semantische afbeelding is tussen het formulier en de ondernemingsdossier-inhoud. De aanvraag kan als digitaal bestand worden overgedragen en is door het bestuursorgaan geautomatiseerd te verwerken. In dit scenario kan er in meer of mindere mate sprake zijn van het gebruiken van bedrijfsgegevens uit Bedrijfsapplicaties. Uiteindelijk is de ontwikkeling van de elektronische dienstverlening van de overheid erop gericht dat het bestuursorgaan veel minder informatie vraagt dan in de huidige situatie. Veel van de informatie is al bekend bij het toestemming verlenend bestuursorgaan of het kan deze informatie zelf achterhalen. De onderneming hoeft alleen nieuwe informatie te overleggen die de overheid nog niet heeft. Het is zelfs voorstelbaar dat het toestemming verlenend bestuurorgaan een vooringevulde aanvraag voorlegt die de onderneming alleen hoeft aan te vullen. Bij het indienen van de aanvraag zal deze digitaal kunnen worden ondertekend door de onderneming of zijn gemachtigde. Zaken als toegankelijkheid, authenticatie en autorisatie hiervoor zijn geregeld. De uitkomst van de aanvraag ontvangt de onderneming elektronisch en is eenvoudig in de ondernemingsdossier-inhoud te verwerken, indien nodig tot aanvullende maatregelen en acties.

7.2 Principes

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

Vooralsnog is een uitgangspunt dat het initiatief voor rapportage en aanvraag bij de ondernemer ligt en dat daarvoor een formele overdracht van informatie aan het bestuursorgaan noodzakelijk is. Het wordt nog niet als reëel gezien dat het bestuurorgaan op basis van toegang tot de informatie in het ondernemingsdossier automatisch toestemming verleent. De overdracht van het nalevingsresultaat kan technisch wel in de vorm van een haalplicht maar het is de vraag of dat winst oplevert ten opzicht van versturen.

AV1. De ketenpartijen MOETen gezamenlijk een berichtenstructuur opstellen als uitwisselingsmechanisme voor gegevens ( gegevensdefinities, regels en datastructuren). De structuur van de bedrijfsgegevens is hierbij uitgangspunt.

Versie 1.5

77 /117


Rationale Voor het kunnen aanleveren van gegevens moet een ondernemingsdossier kunnen samenwerken met ontvangende partijen. Dat vraagt om een gezamenlijke afspraak. Op die manier is de uitwisselingstaal bekend en kan ieder der partijen zijn eigen interne datastructuren gebruiken. XBRL is hiervan een voorbeeld. De bedrijfsgegevens moeten daarbij het uitgangspunt zijn. Dit levert voor de ondernemer besparingen op. Hij kan gegevens rechtstreeks uit zijn bedrijfsprocessen gebruiken en hoeft geen andere begrippen en gegevens te hanteren voor de naleving. Het principe dat het ondernemersperspectief leidend is betekent dat de vertaalslag van gegevens zoals de ondernemer die gebruikt naar gegevens die de overheid nodig heeft niet alleen bij de ondernemer moeten liggen maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. Consequenties Veel aanvraagformulieren houden nu alleen rekening met de informatievraag van de overheid en niet met de bedrijfsprocessen en -gegevens. Dit principe vraagt om het starten van samenwerkingsverbanden die dergelijke berichtenstructuren moeten gaan aanpassen. Als begrippen en gegevens in Wet- en regelgeving aansluiten op de begrippen en gegevens(standaarden) van het bedrijfsleven scheelt dat vertaalkosten. Dit vraagt een inspanning op gebied van standaardisatie/harmonisatie van zowel bedrijfsleven als Overheid. Het SBR programma en UBL is hiervan een voorbeeld. Korte termijn Dit proces kan veel tijd in beslag nemen. Als korte termijn oplossing kan worden gekozen om aan te sluiten op bestaande berichtdefinities en formulierdefinities van overheden. Overheden die gebruik maken van webformulieren publiceren de XML schema definitie (XSD) van die fomulieren conform de NTA-aanvraag zodat een ondernemingsdossiertoepassing een XSD kan ophalen en het ingevulde formulier als bericht kan aanbieden in geautomatiseerd uitvoerbare vorm. De gebruiker hoeft dus niet op een website te werken maar kan vanuit een ondernemingsdossier-toepassing zijn gegevens aanleveren en de vertaalslag geautomatiseerd in het ondernemingsdossier laten maken. AV2. ondernemingsdossier-inhoud wordt gecontroleerd (als snapshot) overgedragen of gepubliceerd richting overheid. Rationale Uitgangspunt is dat er een formeel overdrachtsmoment is van de informatie waarop de ondernemer de regie heeft. Dit noemen we een transactie. Daarbij wordt een gedeelte van de ondernemingsdossier-inhoud (als een snapshot van informatie in de tijd) overgedragen (ingestuurd) of gepubliceerd. Op deze manier weet de ondernemer altijd welke informatie hij heeft verstrekt. Door de keuzemogelijkheid van overdragen of publiceren kan vloeiend worden toegewerkt naar ketenomkering van de informatiestroom. Een voorbeeld van publicatie is de manier waarop binnen het Omgevingsloket Online een aanvraag wordt ingediend door de informatie centraal aan te bieden voor verschillende instanties. De overheid kan indien gewenst nog steeds een kopie maken van een gepubliceerde transactie voor de eigen administratie. Consequenties Vanuit de totale ondernemingsdossier-inhoud MOET het mogelijk zijn een snapshot te maken van geselecteerde gegevens (gestructureerd en ongestructureerd), deze als set te publiceren of over te dragen en te bewaren.

Versie 1.5

78 /117


Het tijdstip van verzenden MOET bij het versturen van berichten van de onderneming naar de overheid bekend (te zien) zijn. Het tijdstip dat dan geregistreerd moet worden hangt af van het feit of de geadresseerde en het bestuursorgaan gebruik maken van hetzelfde systeem, of van meerdere. Welke moment er dan exact geldt is te vinden in artikel 2:17 AWB. Om leesbaar te zijn door diverse doelgroepen met verschillende systemen MOET de ondernemingsdossier-inhoud in een open formaat ter beschikking worden gesteld.. AV3. De onderneming is verantwoordelijk voor zijn eigen administratie. Rationale Het bewaren van verzonden aanvragen en meldingen (inclusief bijlagen) door het bedrijf en de reacties daarop van het bevoegd gezag is de verantwoordelijkheid van de onderneming. Dit komt overeen met wat de ondernemer nu ook in zijn eigen administratie zal bewaren. Hoewel de overheid steeds vaker als dienstverlening de formele aanvraag en de status bewaart en ter beschikking stelt ("mijn dossier") is dit nog geen dienst waar voor alle omstandigheden op kan worden gerekend. Voorlopig zal de onderneming dus zelf een complete administratie moeten bijhouden. Consequenties Nalevingsresultaten (transacties) en bestuurlijke uitspraken (statusinformatie) MOETen in het ondernemingsdossier worden bewaard (of via het ondernemingsdossier te benaderen zijn). Dat kan ook betekenen dat fysieke post moet worden gedigitaliseerd en reacties van de overheid in digitale vorm moeten kunnen worden verwerkt (email, bijlagen, etc). Om de administratieve last te minimaliseren MOET de overheid haar reacties dus digitaal aanbieden. Opmerking: ook de overheid is verantwoordelijk voor zijn eigen administratie, een ondernemingsdossier-toepassing is daarvoor geen vervanging. AV4. ondernemingsdossier-aanvraag past op de verschillen in digitale volwassenheid van overheden. Rationale De verschillende overheden ondersteunen transacties op verschillende manier. Papieren formulieren, digitale formulieren, webformulieren, loket, berichtenbox etc. Het ondernemingsdossier moet met alle vormen overweg kunnen om informatie aan de overheid over te kunnen dragen. Voor een aanvraag die valt onder de dienstenrichtlijn van de EU geldt het recht op elektronische transacties. (zie http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/dienstenrichtlijn/dienstenwet ). Consequenties Dit stelt eisen aan de mogelijkheden van het ondernemingsdossier om transacties te kunnen doen. Bij een lage automatiseringsgraad van de overheid valt te denken aan een uitdraai (PDF) van een transactie en overdracht via de berichtenbox. Bij een hoge automatiseringsgraad gebruik van formulierdefinities van de overheid om een transactie als XML-bestand te kunnen aanbieden aan de vergunningverlenende/controlerende instanties als gestructureerde informatie via de daarvoor geëigende kanalen (via Digipoort) . De ondernemingsdossier-toepassing MOET beschikken over een PDF-printer en MOET kunnen communiceren via de berichtenbox bedrijven en/of de DIGIPOORT.

Versie 1.5

79 /117


AV5. Een ondernemingsdossier-aanvraag vergt evenveel of minder moeite dan een aanvraag rechtstreeks bij een overheidsloket. Rationale Aanvragen en meldingen zijn op zichzelf regeldruk verhogend. Ze moeten dus evenveel of liefst minder tijd vergen voor de ondernemer en als het kan ook voor de overheid voordeel bieden als een ondernemingsdossier-toepassing wordt gebruikt. In het slechtste geval is er vanuit ondernemingsdossier-aanvraag alleen een verwijzing naar het overheidsloket en vergt de aanvraag evenveel moeite als in de huidige situatie. Consequenties Per aanvraag/melding MOET met de betreffende overheid worden bezien welke oplossing het meeste winst oplevert. Dit hangt samen met de automatiseringsgraad van de betreffende overheid. Vanuit het ondernemingsdossier of vanuit de overheid MOET zoveel als mogelijk de gevraagde informatie worden vooringevuld. Ondernemingsdossier-inhoud MOET dynamisch kunnen worden gekoppeld aan een transactie of worden aangeleverd in het format van het overheidsloket. AV6. Als een ondernemingsdossier-aanvraag authenticatie vergt wordt aangesloten op de bestaande overheidsvoorzieningen. Rationale Een ondernemingsdossier sluit aan op de loketten van de overheid. De overheid is al gestart met het inrichten van voorzieningen voor identificatie/authenticatie van bedrijven (stelsel eHerkenning). Dit stelsel biedt methoden voor geauthenticeerd digitaal verkeer. Zoals nu soms bij een aanvraag op papier de natte handtekening het equivalent is van het "aldus naar waarheid opgemaakt" moet bij digitale transacties een vergelijkbare authenticatie kunnen worden aangebracht. Consequenties Als de overheid eisen stelt aan authenticatie zal ze hiervoor een middel MOETen aangeven dat digitaal werken niet in de weg staat (in ieder geval voor die aanvragen die vallen onder de dienstenrichtlijn). De ondernemingsdossier-toepassing kan werken volgens het stelsel voor E-herkenning. AV7. Een ondernemingsdossier-transactie heeft een uniek kenmerk. Rationale De ondernemingsdossier-inhoud zal niet worden gestructureerd op dezelfde wijze als dat de overheid haar informatie structureert. Immers wat voor de ondernemer een bedrijfsactiviteit is (bijvoorbeeld aanleggen van een terras) hoeft niet overeen te komen met wat voor de gemeente een zaak is (de afzonderlijke aanvraag terrasvergunning en aanvraag bouwvergunning). Het is wel gewenst om informatie over een nalevingsresultaat in ondernemingsdossier en overheidssysteem te kunnen relateren op basis van een uniek metakenmerk. Net als bij normale correspondentie kan degene die een transactie initieert dat kenmerk toekennen. Consequenties Bij het doen van transacties MOET een ondernemingsdossier een uniek kenmerk aanbrengen in de metagegevens.

Versie 1.5

80 /117



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Bij het doen van aanvraag en melding spelen semantiek en syntax een grote rol als er een hoge graad van automatisering gewenst is. Principes AV1, AV4 en AV5 geven richting voor de te maken keuze. Ofwel sluit men aan op de bestaande semantiek en syntax van de overheid (formulierdefinities, stelselcatalogus basisregistraties, xBRL etc), ofwel wordt een geheel nieuwe semantiek en syntax ontworpen door de ketenpartijen waarbij de bedrijfsgegevens uitgangspunt zijn. Of men besluit om de mens de omzetting te laten doen tussen ondernemingsdossier-inhoud en door de overheid gevraagde gegevens. Voor een voorbeeld Datamodel van de nalevingsreslutaten in het dossier zie paragraaf 9.3. xBRL als semantische standaard voor bedrijfsrapportages. http://www.xbrl-nederland.nl/

7.4 Functionele Componenten van het onderdeel

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Aanvraagmodule met volgende functionaliteit • Vinden van aanvraag/melding formulieren • Ophalen formulier • Opstellen/samenstellen aanvraag/melding of (voor)invullen aanvraagformulier mbv ondernemingsdossier-inhoud of externe bronnen • Aanbieden aanvraag via communicatiemodule ondernemingsdossier-kern • Ontvangen en verwerken status en verwerken besluit in ondernemingsdossier-inhoud (met eventueel aanvullende voorschriften en maatregelen voor opname in ondernemingsdossier-regelhulp)


26 27 28 29

Zie NEN NTA 9040 Deel Aanvraag en Rapportage http://www.nen.nl/web/Normshop.htm

Versie 1.5

81 /117


8

1

Ondernemingsdossier toezicht 8.1 Werking

2 3


ONDS Koppelvlak

ONDS Kern

ONDS Content

ONDS Toezicht

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Figuur 13. ondernemingsdossier-toepassing onderdeel toezicht

In bovenstaande figuur zijn de processen, objecten en onderdelen genoemd die te maken hebben met het onderdeel ondernemingsdossier-toezicht. Het ondernemingsdossier moet de toezichtlast voor ondernemingen verminderen door: • • •

het beschikbaar maken van nalevingsresultaten door de onderneming aan de toezichthouder te vereenvoudigen; het overleggen van papieren bewijzen tijdens inspecties op locatie te verminderen; de terugkoppeling van de toezichthouder over zijn bevindingen te vereenvoudigen.

In een eenvoudig scenario heeft de onderneming alle relevante nalevings-informatie verzameld in een digitaal dossier. De toezichthouder kan de onderneming verzoeken informatie aan de toezichthouder te sturen of er is een wettelijke plicht om informatie in de vorm van een melding te verstrekken. De communicatie tussen toezichthouder en onderneming verloopt op dezelfde wijze als bij een aanvraag via traditionele kanalen, zoals telefoon, post en email. In dit scenario heeft de onderneming minimaal een digitaal naleving-dossier met daarin alle relevante nalevingsresultaten. Voordelen zijn dat eenvoudig aan het verzoek om informatie van een toezichthouder is te voldoen en dat de toezichthouder de informatie op de eigen werkplek tot zich kan nemen. Er zijn geen toepassingen nodig voor toegang tot het dossier voor de toezichthouder en

Versie 1.5

82 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

authenticatie en autorisatie van de toezichthouder. Nadeel van dit scenario is de onderneming op ieder verzoek van een toezichthouder dient te reageren. In een variant op dit scenario stuurt de onderneming periodiek nalevingsinformatie uit zijn digitale dossier (snapshot) naar verschillende toezichthouders. Het selecteren en toesturen van de informatie naar de toezichthouders kan geautomatiseerd plaats vinden als de gegevensvraag bekend is. De toezichthouders ontvangen en bewaren de informatie en maken er gebruik van op het moment dat ze daar zelf behoefte aan hebben. Voor deze werkwijze gelden dezelfde principes als bij een aanvraag. Voordeel in dit scenario is dat toezichthouders maar eenmaal een verzoek hoeven te doen waarop de onderneming dient te reageren. Een ander voordeel is dat er geen toepassingen nodig zijn voor toegang tot het dossier door de toezichthouder en authenticatie en autorisatie van de toezichthouder. Nadeel van dit scenario is dat het selecteren en toesturen van een snapshot geconfigureerd moet worden in het ondernemingsdossier en de onderneming dus tijd kost. In een geavanceerder scenario heeft de toezichthouder via internet en een webbrowser rechtstreeks toegang tot voor hem geautoriseerde informatie over de onderneming in de ondernemingsdossier-inhoud. De toezichthouder zoekt toegang tot die informatie op het moment dat de toezichthouder daar behoefte aan heeft. Voordeel van dit scenario is dat de toezichthouder op ieder moment zich een actueel beeld van het nalevingsgedrag van de onderneming kan vormen zonder dat de onderneming hiervoor extra moeite hoeft te doen, het initiatief ligt bij de toezichthouder om informatie te verzamelen. Voor dit scenario zijn wel afspraken en techniek nodig voor het authenticeren en autoriseren van toezichthouders hetgeen een nadeel kan zijn. Streefbeeld is dat de ondernemingsdossier-inhoud bij de onderneming één van de bronnen voor de toezichthouder is. De toezichthouder kan deze bron vanaf de eigen werkplek en vanuit de eigen applicaties benaderen op eigen initiatief. Zaken als toegankelijkheid, authenticatie en autorisatie zijn geregeld volgens geldende standaarden. De communicatie tussen toezichthouder en onderneming wordt gefaciliteerd door de ondernemingsdossierkoppelvlakken aan de zijde van ondernemer en overheid. De uitkomsten van het toezicht ontvangt de onderneming elektronisch en kan eenvoudig in het ondernemingsdossier worden verwerkt, indien nodig tot aanvullende maatregelen en acties.

8.2 Principes

38 39 40 41 42 43 44 45

Opmerking: voor het doen van een melding op de conventionele manier (informatie aanleveren) zijn de principes van ondernemingsdossier-aanvraag (hst 7.2) van toepassing. Onderstaande principes gaan uit van inzien van ondernemingsdossier-inhoud op initiatief van de toezichthouder. TZ1. Het toegangsbeheer levert geen onnodige lastenverzwaring op voor de ondernemers. Rationale

Versie 1.5

83 /117


Gebruik van het ondernemingsdossier moet lastenverlichtend werken. De winst van het niet meer actief hoeven overleggen van informatie aan de toezichthouder moet niet teloor gaan door een toename van beheerlast van autorisaties. Consequenties Het uitgeven van identiteiten en autoriseren van de ambtenaar is de verantwoordelijkheid van de overheid/toezichthouder. De onderneming autoriseert alleen een overheidsorganisatie en mag ervan uitgaan dat alleen bevoegde personen van die organisatie toegang krijgen. Het identiteitsbeheer en autorisatiebeheer voor de ondernemingsdossier-toepassing moet zo eenvoudig mogelijk worden ingericht.

TZ2. Autorisatie is controleerbaar en herleidbaar naar een persoon. Rationale De onderneming moet indien gewenst kunnen controleren of de kennisname van nalevingsresultaten in overeenstemming is met de autorisatie die hij heeft gegeven en de bevoegdheid van de inspecteur. Voor het uitvoeren van opsporingstaken is bij wet geregeld dat de toezichthouder onder andere zijn/haar identiteit bekend maakt. Consequenties Toegang MOET worden gelogd. Dit kan in het ondernemingsdossier maar kan ook bij de partij die de herkenning in eerste instantie moet regelen. Het is eventueel mogelijk om dit in twee fasen te doen. De ondernemer autoriseert een organisatie voor toegang (via bijvoorbeeld het machtigingenregister in het stelsel voor e-Herkenning) en de beheerder van het machtigingenregister MOET desgevraagd kunnen aangeven op gebruikersniveau aan wie toegang is verleend. Opmerking: als in het kader van vernieuwd toezicht namens een andere toezichthouder wordt gecontroleerd MOET dit zijn gecommuniceerd naar de onderneming om als overheid het vertrouwen niet te verliezen. TZ3. Publicatie/autorisatie van ondernemingsdossier-inhoud is mogelijk naar door de ondernemer geautoriseerde selecte doelgroepen. Rationale Dit volgt uit leidend principe 2. Een ondernemingsdossier-toepassing is van de ondernemer en hij bepaalt wie toegang heeft tot (delen van) de inhoud. Het onderdeel toezicht moet dit faciliteren. Consequenties De metastructuur van de content MOET voorzien in het kunnen metadateren van de content naar autorisatielabel. Voor het publiceren van ondernemingsdossier-inhoud worden views op de ondernemingsdossier-content gemaakt dmv de koppeling tussen autorisatielabel en toezichthouder. De ondernemer MOET hierover ook in dialoog met de toezichthouders. De informatievraag van de toezichthouders moet worden afgestemd op de beschikbare informatie bij de onderneming (de wettelijke en de aanvullende). TZ4. ondernemingsdossier-content MOET via de voorzieningen van de toezichthouder te ontsluiten zijn. Rationale

Versie 1.5

84 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

De ondernemingsdossier-toepassing moet aansluiten bij ontwikkelingen voor vernieuwd toezicht. Een voorbeeld hiervan is de voorziening Inspectieview, die het mogelijk maakt brongegevens te ontsluiten naar een geautoriseerde toezichthouder. De ondernemingsdossier-toepassing gedraagt zich dan als bronsysteem. Consequenties Een ondernemingsdossier-toepassing MOET kunnen aansluiten op de standaarden voor Digikoppeling, minimaal op interface niveau en met gebruik van de autorisatie van de ambtenaar. Er MOETEN per aansluiting afspraken met inspecties worden gemaakt over te ontsluiten gegevens, autorisatie, gebruik en beveiliging. De ondernemingsdossier-inhoud MOET voldoen aan de semantische modellen die voor het betreffende domein zijn opgesteld of er moet een vertaalslag plaatsvinden. Korte termijn afwijking Voor de korte termijn volstaat het kunnen "ontdekken" van een ondernemingsdossier door gebruikers van Inspectieview op basis van de NTA 9040-3.


16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Met de betrokken toezichthouders moeten afspraken worden gemaakt over de indeling in thema's van de ondernemingsdossier-content. De thema's hangen af van het wetsdomein, de betrokken toezichthouders en de wens van de onderneming om ondernemingsdossiercontent te willen scheiden en indelen. Zolang sprake is van interpretatie van de ondernemingsdossier content door een mens zijn de afspraken over semantiek en syntax beperkt tot de gebruikte begrippen en een afspraak over de presentatievorm van gegevens en documenten. Het ligt voor de hand om documenten in een niet wijzigbaar format (PDF) op te nemen. Als sprake is van een systeeminterface dan zijn vergaande afspraken nodig over semantiek en syntax van de uit te wisselen ondernemingsdossier-content. Voor een voorbeeld Datamodel van het dossier zie paragraaf 9.3.

8.4 Functionele componenten van het onderdeel

32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

Toezichtsmodule • Opstellen melding / snapshot (conform aanvraag) • (periodiek) Aanbieden melding aan communicatiedeel ondernemingsdossier-kern • Verwerken uitkomst toezichtrapport • Optioneel kan een toezichthouder een opmerking invoeren (vrije tekst veld) en die koppelen aan een informatieobject in het ondernemingsdossier zoals beschreven in het domeinmodel. Webinterface (bevragingsservice) voor afhandelen bevragingen (requests) vanuit een overheidssysteem: • Afhandelen verzoek van overheidssysteem • Autoriseren verzoek • Samenstellen antwoordbericht • Aanbieden antwoordbericht aan communicatiedeel ondernemingsdossier-kern

Versie 1.5

85 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2

Toegang voor een gebruiker is beschreven bij het onderdeel ondernemingsdossier-kern.


3 4 5 6 7 8

Zie NEN NTA 9040 Deel Toezicht http://www.nen.nl/web/Normshop.htm

Versie 1.5

86 /117


9

Ondernemingsdossier kernonderdeel

2

9.1 Werking

3


ONDS Koppelvlak

ONDS Kern

ONDS Inhoud

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

Figuur 14

ondernemingsdossier-toepassing onderdeel kern

Om de ondernemingsdossier-inhoud te kunnen beheren ( bewerken, toevoegen en verwijderen etc) en informatie te verwerken is er een ondernemingsdossier-kern met generieke functionaliteit. In de figuur weergegeven als de paarse ring om de inhoud heen. Vergelijk dit met het onderscheid in de toepassing email tussen de inhoud (de emails zelf en gegevens over personen in het adresboek) en de functionaliteit om email te verwerken (verzenden, opstellen, ontvangen, archiveren etc) De generieke functionaliteit in de ondernemingsdossier-kern omvat in elk geval: ⁻ De toegang tot de inhoud: gebruikersinterface en autorisatiemodule ⁻ Een gegevensbeheerdeel of dossier om gegevens en documenten te beheren en te verrijken bij het uitvoeren van nalevingsacties. ⁻ Een communicatieonderdeel om via de koppelvlakken gegevens uit te wisselen met de overheid en te koppelen met bedrijfsapplicaties. ⁻ Een procesbewakingsdeel om nalevingsacties te plannen en te bewaken De scope van de ondernemingsdossier-kern en de ondernemingsdossier-inhoud is niet limitatief gedefinieerd. Afhankelijk van de mate van automatisering van het bedrijf kan de ondernemingsdossier-kern indien gewenst extra functionaliteit bevatten om ook andere processen dan naleven te ondersteunen. Dit hoofdstuk is deels onderdeel van het afsprakenstelsel. De afspraken voor de koppelvlakken (communicatie met de overheid en bedrijfsapplicaties) en toegang tot het ondernemingsdossier door de overheid zijn onderdeel van het afsprakenstelsel. Dit

Versie 1.5

87 /117


hoofdstuk bevat verder suggesties voor standaarden voor het gegevensbeheerdeel en procesbewakingsdeel van de ondernemingsdossier-kern maar het is feitelijk aan het bedrijfsleven zelf om hierin keuzes te maken.

9.2 Principes

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

KO1. Voor alle ondernemingsdossier-inhoud MOET worden bepaald wat hiervoor de bron is. Rationale De ondernemer moet als beheerder van zijn administratie bepalen welke inhoud hij waar vastlegt. Een ondernemingsdossier-toepassing brengt gegevens samen die relevant zijn voor de gebruikers maar haalt die gegevens in principe uit diverse bronnen. Dat zijn administratiesystemen van de onderneming als bronnen richting de overheid en registraties van de overheid als bronnen richting onderneming. Voor die gegevens is een ondernemingsdossier een toepassing die het vinden en ontsluiten van de relevante gegevens voor alle gebruikers gemakkelijk maakt. Alleen voor gegevens die niet elders zijn vastgelegd moet de ondernemingsdossier-inhoud de vastlegging verzorgen en is de ondernemingsdossier-toepassing een bronsysteem. Consequenties De ondernemingsdossier-toepassing hoeft niet te voldoen aan de eisen voor bewaartermijnen van de bedrijfsadministratie als de bronsystemen daar al aan voldoen. Archivering in papieren vorm van de in het ondernemingsdossier opgenomen documenten wordt dus niet direct overbodig. Van gegevens in een ondernemingsdossier die uit een andere bron komen MOET de bron worden aangegeven zodat controle kan plaatsvinden als dat gewenst is. Gegevens die alleen in het ondernemingsdossier zijn vastgelegd MOETen als zodanig herkenbaar zijn en worden gearchiveerd. Als voor een ondernemingsdossier de keuze wordt gemaakt dat de gegevens in het ondernemingsdossier voldoen aan minimum eisen voor bewaartermijnen voor bedrijven, kan archivering in papieren vorm van de in het ondernemingsdossier opgenomen documenten achterwege blijven. KO2. Beheer van de ondernemingsdossier-inhoud MOET voldoen aan de beginselen van content management. Rationale De onderneming moet als beheerder van de administratie inzicht hebben in wie, wanneer en waarvoor inhoud heeft verwerkt. Voor zover van toepassing ook over welk periode het gaat en bij gestructureerde gegevens is een verwijzing naar de structuurdefinitie opgenomen. Dit is noodzakelijk om historie en betekenis te kunnen nagaan van de inhoud en de kwaliteit van de informatie te borgen. Verwijderen van content kan door de content de status "historisch" te geven maar deze blijft in het ondernemingsdossier staan vanwege de historie. Consequenties Van ondernemingsdossier-inhoud MOET een audit trail (wie wat wanneer in welke context) en historie beschikbaar zijn. Voor de ondernemingsdossier-inhoud MOET een CRUD matrix worden vastgesteld. KO3. Ondernemingsdossier-inhoud wordt gevuld met gegevens uit de eigen administratie van de onderneming.

Versie 1.5

88 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Rationale De eigen administratie van de onderneming is de bronadministratie. Het ondernemingsdossier krijgt of haalt hieruit de gegevens die voor de scope van het betreffende ondernemingsdossier van belang zijn. Consequenties Dit vraagt om een koppeling met die administratie (bedrijfsapplicaties). Gegevens uit het ondernemingsdossier moeten mogelijk ook terug worden gevoerd in de bronadministratie. De koppeling is op niveau van semantiek, syntax en techniek. Als dit niet geautomatiseerd kan beschikt het ondernemingsdossier over een (Web)interface voor handmatige invoer en uitvoer. KO4. Ondernemingsdossier-inhoud die voor meerdere wetten geldig is, is als zodanig herkenbaar en herbruikbaar. Rationale Er bestaan nog steeds verschillen in betekenis voor dezelfde gegevens bij verschillende wetten (synoniemen en homoniemen). Zolang deze verschillen niet zijn geharmoniseerd heeft dat gegeven meerdere betekenissen. Dat mag de implementatie van een ondernemingsdossier niet in de weg staan. Dan moet dit duidelijk herkenbaar zijn in het ondernemingsdossier zodat hetzelfde gegeven meermaals herbruikbaar is. Er bestaat dus content die algemeen geldend is (bijvoorbeeld "naam van de onderneming") en content die gebonden is aan de context van een regeling (bijvoorbeeld "leidinggevende" volgens de drank en horecawet versus "leidinggevende" volgens de arbowet). Consequenties De metastructuur van de content (namespace) MOET voorzien in het kunnen metadateren van de content naar wetsdomein en context/thema. Aan één bedrijfsgegeven kunnen meerdere wettelijke onderwerpen of thema's worden gekoppeld.

9.3 Semantiek en syntax ondernemingsdossier-inhoud

29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

De ondernemingsdossier-inhoud is in generieke zin de weerslag van de informatie over de objecten in het domeinmodel van het ondernemingsdossier. Voor iedere te bouwen ondernemingsdossier-toepassing zullen keuzen moeten worden gemaakt voor het gegevensmodel die sterk afhankelijk zijn van de scope van het ondernemingsdossier (branche, wetsdomeinen, samenwerkingspartijen etc). Onderstaand zijn daarom slechts suggesties gegeven voor de structuur. Suggesties voor het gegevensmodel ondernemingsdossier inhoud (de verzameling bedrijfsonderwerpen van 1 vestiging binnen de onderneming) Voor gegevens over objecten die ook in de basisregistraties van de overheid worden vastgelegd volgt het ondernemingsdossier de stelselcatalogus van het stelsel basisregistraties. Het betreft onder andere personen (GBA), adressen en gebouwen (BAG), ondernemingen (NHR), kadaster (BRK). Zie hiervoor https://catalogus.stelselcatalogus.nl/StelselCatalogus/WAStelselcatalogus/home?init=true

Versie 1.5

89 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Voor de gegevens over het object Onderneming zie: https://catalogus.stelselcatalogus.nl/StelselCatalogus/resource/Publicatie/2550%20PDF/Geg evenscatalogus%20NHR%20v1.4a%20_nov%202010_.pdf Alle in deze gegevenscatalogus genoemde objecten zijn specifieke bedrijfsonderwerpen die conform het NHR worden vastgelegd cq gekopieerd. Van alle bedrijfsonderwerpen geldt dat ze worden gerelateerd aan een equivalent wettelijke onderwerp door de regelhulp of handmatig. Bedrijfsonderwerpen worden ook gerelateerd aan een nalevingsresultaat. Daarmee zijn ze ook gekoppeld aan een maatregel/nalevingsactie. Bedrijfsonderwerpen worden zo via wettelijk onderwerp/wettelijke eis/maatregel/nalevingsactie/nalevingsresultaat gekoppeld aan documenten (certificaat, keuringsbewijs, registratiebewijs, contract etc) Alle objecten in het ondernemingsdossier kunnen worden gerelateerd aan één of meer thema's. Het gegevensmodel moet dus ook voorzien in een lijst van relevante thema's voor dit ondernemingsdossier. Hierbij kan als basis worden uitgegaan van de indeling van aangesloten regelhulpen. Bijvoorbeeld : een voertuig (bedrijfsobject) moet beschikken over een kentekenregistratie (gekoppelde wettelijke eis). De gekoppelde maatregel is "kunnen overleggen van een voertuigregistratie". De gekoppelde nalevingsactie kan zijn "overleggen kentekenbewijs aan bevoegd gezag". Het gekoppelde nalevingsresultaat is dan het ingescande kentenbewijs in het ondernemingsdossier. Al deze elementen behoren tot een thema (bijvoorbeeld vervoer).

19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

Objecten uit het domeinmodel (per vestiging) en hun mogelijke attributen Bedrijfsonderwerp Attributen Naam (tekst): een bedrijfsonderwerp heeft altijd een naam zoals die binnen de onderneming wordt gehanteerd. Kenmerk (tekst): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een uniek kenmerk zoals dat binnen de onderneming wordt gebruikt. Toelichting (tekst): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een toelichting waaruit het blijkt welk bedrijfsonderwerp het betreft. Begindatum (datum): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een begindatum waarop het bedrijfsonderwerp voor het eerst tot de onderneming behoort. Einddatum (datum): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een einddatum waarop het bedrijfsonderwerp niet langer tot de onderneming behoort. Locatieaanduiding (tekst): een bedrijfsonderwerp heeft optioneel een aanduiding van de locatie binnen de vestiging waar het bedrijfsonderwerp toe behoort. Een bedrijfsonderwerp kan alleen een locatieaanduiding hebben als het behoort tot precies één vestiging. Toelichting

Versie 1.5

90 /117


Een wettelijk onderwerp definieert een soort, bijvoorbeeld ‘stookinstallaties’. Een bedrijfsonderwerp is een voorkomen van zo’n soort bij een onderneming: één stookinstallatie bij één onderneming, bijvoorbeeld ‘CV-ketel 3 bij onderneming A’. Op het bedrijfsonderwerp zijn de eisen van toepassing die de regeling of een bestuurlijke uitspraak voor het wettelijk onderwerp formuleert. Omdat verschillende wetten eisen kunnen stellen aan hetzelfde bedrijfsonderwerp kan een bedrijfsonderwerp een voorkomen zijn van meer dan één wettelijk onderwerp. Een bedrijfsonderwerp is het voorkomen van één of meer wettelijke onderwerpen binnen een onderneming. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald thema. Een bedrijfsonderwerp valt via de wettelijk onderwerpen waar het een voorkomen van is onder dezelfde thema’s. Er zijn twee typen bedrijfsonderwerpen te onderkennen: bedrijfsactiviteiten en bedrijfsobjecten. Het domeinmodel voor het ondernemingsdossier-basis onderscheidt deze twee typen niet expliciet omdat er geen verschil is in de relevante gegevens erover. Een bedrijfsactiviteit is een verzameling van handelingen van de onderneming die als wettelijk onderwerp zijn benoemd. Bijvoorbeeld "alcohol schenken" of "afvalwater lozen". LET OP! Dit is niet hetzelfde als de hoofdactiviteit en keuzelijst standaardactiviteiten uit de NHR (SBI). Deze zijn veel grofstoffelijker van aard. Ze worden wel in het profiel meegenomen als eerste schifting om een regelhulp te kunnen vinden maar voldoen niet om voorschriften te herleiden. Voor een clustering van samenhangende bedrijfsactiviteiten kan worden aangesloten bij de SBI indeling: (http://www.kvk.nl/download/Standaard%20Bedrijfs%20Indeling%20%28SBI%29%202008% 20_tcm73-191363.pdf) Voor uitleg zie : http://www.kvk.nl/over-de-kvk/over-het-handelsregister/wat-staat-er-in-hethandelsregister/sbi-codering/ Een bedrijfsobject is een object (of een subject, een persoon) van de onderneming dat als wettelijk onderwerp is benoemd. Bijvoorbeeld "Jan Jansen (in zijn rol van leidinggevende)", "dieselgenerator 3" of "zwembad 1". Een bedrijfsobject is vaak ook een inspectieobject voor de toezichthoudende instantie. Het kenmerk van een bedrijfsonderwerp zal veelal een unieke aanduiding uit een andere administratie van de onderneming zijn, bijvoorbeeld het personeelsnummer van een personeelslid. De naam van een bedrijfsonderwerp zal veelal de naam uit een andere administratie van de onderneming zijn, bijvoorbeeld de volledige naam van een personeelslid zoals geregistreerd in de personeelsadministratie. Wettelijk onderwerp Attributen Naam (tekst): een wettelijk onderwerp heeft altijd een naam zoals gedefinieerd in de wet. Definitie (tekst): een wettelijk onderwerp heeft altijd een formele formulering zoals opgenomen in de wet. Bron (tekst): een wettelijk onderwerp is altijd gedefinieerd in ëën wet. De aanduiding van deze regeling wordt opgenomen bij het wettelijk onderwerp.

Versie 1.5

91 /117


Thema (optioneel, vastgesteld waardebereik): een wettelijk onderwerp valt altijd onder een thema zoals gedefinieerd in de regeling of in de samenwerkingsovereenkomst voor een ondernemingsdossier. Als er geen afspraak is gemaakt over de te gebruiken thema's bepaald de regelhulp waar het wettelijk onderwerp uit is ontvangen het thema. Aanduiding bevoegd bestuursorgaan (tekst): een wettelijk onderwerp heeft altijd een bevoegd bestuursorgaan dat de benodigde toestemming verstrekt of toeziet op de naleving van de wettelijke eisen die aan het wettelijk onderwerp worden gesteld. Verwijzing (URI): een wettelijk onderwerp is gedefinieerd op precies één plaats buiten het dossier. Naar deze plaats wordt verwezen door middel van het adres van die plaats in het formaat van een Uniform Resource Identifier (URI), veelal een Uniform Resource Locator (URL, het adres van een website). Toelichting Een wettelijke onderwerp definieert voor een bepaalde regeling een onderwerpsoort en heeft betrekking op één of meer bedrijfsonderwerpen van die soort. Een wettelijk onderwerp heeft vaak een andere benaming dan bedrijfsonderwerp waardoor moet worden nagegaan welk bedrijfsonderwerpen precies worden bedoeld. Bijvoorbeeld: in de wet milieubeheer wordt gesproken over een stookinstallatie. Dit wettelijk onderwerp heeft betrekking op de bedrijfsonderwerp "de CV-ketel in gebouw 1", "de dieselgenerator in gebouw 3"en de "de CV-ketel in gebouw 3".

Wettelijke eis Attributen Aanduiding (tekst): een eis heeft altijd een aanduiding zoals gehanteerd in de bron waar de eis uit afkomstig is, bijvoorbeeld het artikelnummer uit de wet. Citaat (tekst): een eis heeft een formele omschrijving zoals opgenomen in de bron waar de eis uit afkomstig is. Bron (tekst): een eis is afkomstig uit precies één regeling of bestuurlijke uitspraak. Als een eis niet afkomstig is uit een bestuurlijke uitspraak dan is de eis afkomstig uit een regeling en dient hier de aanduiding van de regeling ingevuld te worden. Verwijzing ((URI): een eis is beschreven op precies één plaats buiten het dossier. Naar deze plaats wordt verwezen door middel van het adres van die plaats in het formaat van een Uniform Resource Identifier (URI), veelal een Uniform Resource Locator (URL, het adres van een website). Toelichting Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald thema. Een eis valt via het wettelijk onderwerp waarop het van toepassing is onder hetzelfde thema. Maatregel Attributen Korte omschrijving (tekst): een maatregel heeft altijd een korte omschrijving, afkomstig uit een document of van een persoon. Toelichting (tekst): een maatregel heeft optioneel een lange toelichting, afkomstig uit een document of van een persoon.

Versie 1.5

92 /117


Brontype (vastgesteld waardebereik): een maatregel heeft altijd een soort bron. De mogelijke waarden zijn: regelhulp, branche, handmatig. De standaard waarde is ‘geen waarde’. Er moet altijd een waarde gekozen worden. Periodiciteit: een maatregel heeft een periodiciteit (vastgesteld waardebereik). De mogelijke waarden zijn: eenmalig, iedere x dagen, iedere x weken, iedere x maanden, iedere x jaar, iedere weekdag, iedere x-ste dag van de maand, iedere x-ste {maa, di, woe, do, vrij, za, zondag} van de maand, iedere laatste {maa, di, woe, do, vrij, za, zondag} van de maand5. De standaardwaarde is ‘eenmalig’. Herhalingswijze (vastgesteld waardebereik): een maatregel heeft een herhalingswijze als de periodiciteit ongelijk is aan ‘eenmalig’. De herhalingswijze bepaalt hoe de einddatum van de bijbehorende nalevingsacties wordt bepaald. De mogelijke waarden zijn: ‘herhalen op datum afronding’ en ‘herhalen op einddatum’. Bij ‘herhalen op datum afronding’ wordt de volgende nalevingsactie gepland op basis van de afrondingsdatum van de afgeronde actie en de periodiciteit. Bij ‘herhalen op einddatum’ wordt de volgende nalevingsactie gepland op basis van de einddatum van de afgeronde actie en de periodiciteit. Verwijzingen (lijst van URI’s): een maatregels is beschreven op nul of meer andere plaatsen buiten het dossier. Naar deze plaatsen wordt verwezen door middel van de adressen van die plaatsen. Iedere verwijzing heeft een adres in het formaat van een Uniform Resource Identifier (URI), veelal een Uniform Resource Locator (URL, het adres van een website). Toelichting Een maatregel is de vertaling van een juridisch geformuleerde eis naar een concreet uitvoerbare maatregel om aan die eis te voldoen. De regeling schrijft immers niet altijd concreet voor wat je moet doen. Om aan één wettelijke eis te voldoen zijn soms meerdere maatregelen nodig. Een maatregel is de concrete invulling van een eis. Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp komt binnen een onderneming voor als één of meer bedrijfsonderwerpen. Een maatregel is van toepassing op al deze bedrijfsonderwerpen (via eis en wettelijk onderwerp). Een maatregel is de concrete invulling van een eis. Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald thema. Een maatregel valt via de eis en het wettelijk onderwerp onder hetzelfde thema. Nalevingsactie [taak] Attributen Korte omschrijving (tekst): een nalevingsactie heeft altijd een korte omschrijving. Begindatum (datum): een nalevingsactie heeft optioneel een begindatum waarop de uitvoering van de nalevingsactie kan starten. Als een nalevingsactie geen begindatum heeft dan kan de actie op ieder moment starten.

5

Deze mogelijke waarden dienen als voorbeeld. De precieze invulling van periodiciteit is mede afhankelijk

van de mogelijkheden.

Versie 1.5

93 /117


Einddatum (datum): een nalevingsactie heeft altijd een einddatum waarop de actie afgerond dient te zijn. Voor een nalevingsactie met een periodiciteit ongelijk aan ‘eenmalig’ is de einddatum de eerstvolgende einddatum. Status (vastgesteld waardebereik): een nalevingsactie heeft altijd een status. Mogelijke waarden zijn: niet gepland, gepland, gestart, afgerond. De standaard waarde is ‘niet gepland’. Een niet geplande taak heeft nog geen einddatum en geen verantwoordelijke persoon, een geplande taak heeft minimaal een einddatum en een verantwoordelijke persoon. Opmerking (tekst): een nalevingsactie is optioneel voorzien van aantekeningen door de verantwoordelijke persoon en/of de toezichthouder/inspecteur. In de opmerkingen kan de verantwoordelijke persoon aantekeningen voor zichzelf bijhouden, bijvoorbeeld dat een aanvraag is ingediend en kan een inspecteur reageren op een taak. Toelichting Een maatregel is op alle bedrijfsonderwerpen van dezelfde soort (hetzelfde wettelijk onderwerp) van toepassing. De gebruiker kan kiezen om één nalevingsactie te definiëren die op alle bedrijfsonderwerpen van toepassing is of om een nalevingsactie per bedrijfsonderwerp te definiëren. In het eerste geval is bijvoorbeeld sprake van een nalevingsactie ‘controleer wekelijks alle speeltoestellen’. In het tweede geval is bijvoorbeeld sprake van nalevingsacties ‘controleer wekelijks speeltoestel 1’, ‘controleer wekelijks speeltoestel 2’, enz. Vandaar dat in het eerste gaval de nalevingsactie niet is gekoppeld aan één bedrijfsonderwerp maar via de maatregel en eis aan een wettelijk onderwerp en alle daaraan gekoppelde bedrijfsonderwerpen. Een nalevingsactie is de uitvoering van een maatregel. Een maatregel is de concrete invulling van een eis. Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald thema. Een nalevingsactie valt via de maatregel, de eis en het wettelijk onderwerp onder hetzelfde thema. De periodiciteit en herhalingswijze van de maatregel bepaalt de herhaling en planning van de bijbehorende nalevingsacties. Losse nalevingsacties die niet gerelateerd zijn aan een maatregel zijn niet mogelijk. Ook als de gebruiker zelf een nalevingsacties definieert dient deze gerelateerd te worden aan een maatregel en daarmee aan een eis, een wettelijk onderwerp en bedrijfsonderwerpen. Nalevingsresultaat (document) Attributen Naam/intern kenmerk (tekst): een nalevingsresultaat heeft altijd een naam gegeven door de persoon die het resultaat heeft toegevoegd. Toelichting (tekst): een nalevingsresultaat heeft optioneel een korte omschrijving gegeven door de persoon die het resultaat heeft toegevoegd. Soort (vastgesteld waardebereik): een nalevingsresultaat is optioneel van een bepaalde soort. De relevante soorten zijn per branche vast te stellen. Mogelijke soorten zijn bijvoorbeeld: certificaat, vergunning, melding en logboek. Registratiedatum : systeemdatum van toevoegen

Versie 1.5

94 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33

Autorisatielabel(vastgesteld waardebereik): een nalevingsresultaat heeft één of meer autorisatielabels die worden gebruikt om de autorisatie op het nalevingsresultaat te regelen. De gebruiker kent dit toe.

34

9.4 Functionele Componenten van het kernonderdeel

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

Toelichting Voorbeelden van een nalevingsresultaat zijn; een afgegeven certificaat, een ingevuld logboek of gegevensoverzicht, een veiligheidsplan etc. Deze nalevingsresultaten hebben vaak een fysieke of digitale verschijningsvorm. Dit zijn de documenten waarin het nalevingsresultaat is beschreven. Een nalevingsresultaat kan gerelateerd zijn aan bestuurlijke uitspraken, bijvoorbeeld een verleende vergunning (de bestuurlijke uitspraak) naar aanleiding van een vergunningaanvraag (het nalevingsresultaat). Een nalevingsresultaat is het resultaat van een nalevingsactie. Een nalevingsactie is van toepassing op één bedrijfsonderwerp (direct) of op meer bedrijfsonderwerpen (via maatregel, eis en wettelijk onderwerp). Langs die weg is de relatie tussen nalevingsresultaten en bedrijfsonderwerpen af te leiden. Nalevingsresultaat heeft geen directe relatie met bedrijfsonderwerp in het domeinmodel. Een nalevingsresultaat is het resultaat van een nalevingsactie. Een nalevingsactie is de uitvoering van een maatregel. Een maatregel is de concrete invulling van een eis. Een eis is van toepassing op één wettelijke onderwerp. Een wettelijk onderwerp valt onder een bepaald thema. Een nalevingsresultaat valt via de nalevingsactie, de maatregel, de eis en het wettelijk onderwerp onder hetzelfde thema. Bij de realisatie van een ondernemingsdossier-toepassing is het mogelijk om naast een nalevingsresultaat ook andere documenten in het dossier op te nemen en die te relateren aan bijvoorbeeld bedrijfsonderwerpen (een plattegrond bijvoorbeeld) of wettelijke eisen (een uittreksel uit de wet) of maatregelen (een handboek bedrijfsvoering). Deze documenten hebben dezelfde attributen maar zijn strikt genomen geen nalevingsresultaat, ze horen immers niet bij een taak.

9.4.1 Gebruikersinterface De gebruikersinterface bevat tenminste onderstaande componenten. • • •

Toegang verlenen aan gebruiker Presentatie van informatie en interactie met de gebruiker Zoekfunctie op ondernemingsdossier-inhoud voor de gebruiker

9.4.2 Autorisatiemodule en eHerkenning De ondernemingsdossier-inhoud MAG NIET toegankelijk zijn voor onbevoegden. Beveiliging dient een integraal onderdeel te zijn van de verschillende onderdelen die betrouwbaar en veilig moeten functioneren. Zowel uit het perspectief van de gebruiker als van de beherende

Versie 1.5

95 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

eigenaar. Deze moeten informatie in vertrouwen kunnen delen. De ondernemingsdossierkern beschikt daarom over een autorisatiemodule en maakt in principe gebruik van eHerkenning. De autorisatie binnen een ondernemingsdossier is gebaseerd op de combinatie van een toegekende rol en toegekende autorisatielabels. De rol bepaalt tot welke functionaliteit een gebruiker toegang heeft (alleen inzage of ook muteren van gegevens, beheerfuncties en beperking van bepaalde onderdelen). De autorisatielabels bepalen welke documenten een gebruiker kan inzien of muteren. De combinatie van rol en labels vormt een autorisatie die kan worden toegekend en die bepaalt wat een gebruiker in het ondernemingsdossier kan doen. Dit is weergegeven in onderstaand domeinmodel voor autorisatie (zie ook bijlage 10.7).

Figuur 15

domeinmodel autorisatie

Mogelijke functies voor de autorisatiemodule zijn: • Toekennen van autorisaties De onderneming kan aan personen en organisaties rollen en autorisatielabels toekennen. Hiervoor is een persoon aangewezen binnen de onderneming die autorisatiebeheer uitvoert. • Beheer van rollen en autorisatielabels De rollen en labels moeten worden beheerd en moeten kunnen worden uitgebreid of aangepast. Dit kan een functie zijn die alleen de applicatiebeheerder kan uitvoeren. • Overzicht van autorisaties tonen De beheerder kan zien welke personen en organisaties toegang hebben, wat hun autorisatierol is en tot welke autorisatielabels ze toegang hebben.

Versie 1.5

96 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Als het gaat om de autorisatie van een toezichthouder dan kent de onderneming die toe aan de organisatie. De organisatie moet vervolgens zorgen dat alleen de juiste inspecteur toegang krijgt door gebruik te maken van de mogelijkheden van het stelsel van eHerkenning. Voor de eigen medewerkers kent de onderneming (wettelijk vertegenwoordiger) de autorisatie toe aan een persoon. De registratie kan via eHerkenning lopen of een eigen administratie.

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

9.4.3 Gegevens- en documentenbeheer

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

9.4.4 Gegevensuitwisseling/communicatiemodule

Voor mogelijke vormen van het organiseren van de autorisatie zie bijlage 10.2. Afhankelijk van de impact van toegang door onbevoegden kan worden overwogen om te werken conform de NEN 7513 (norm voor stelselmatige registratie van acties op elektronische patiëntdossiers om zo de rechtmatigheid van de toegang tot het patiëntdossier te kunnen controleren). Dit is een zeer strikte norm dus toepassing dient in verhouding moet staan tot risico en impact van onrechtmatigheden.

Dossiervorming Ondersteunen metagegevensstructuur dossier Opslaan van gestructureerde (bedrijfs)gegevens (conform de basisregistraties, gebaseerd op metagegevensstructuur en standaarden) Upload/Opslaan van documenten en nalevingsresultaten in een leesbaar format. Archiveren volgens bewaarplicht ondernemingen indien het ondernemingsdossier de bron is. ondernemingsdossier-inhoud krijgt metagegevens (zie 9.3) waaronder een autorisatielabel aan de hand waarvan informatie kan worden gefilterd voor de geautoriseerde gebruikers. Proceshistorie vastleggen(logging/audit) van • Bedrijfsonderwerpen • Regelhulp bevragen • Maatregelen • Nalevingsacties • Nalevingsresultaten • documentenbeheer (en koppelen aan nalevingsacties)

• • • • •

Verwijzen naar een bronsysteem Importeren en exporteren uit bedrijfsapplicaties Gebruik van de Berichtenbox voor bedrijven Communicatie met Digipoort en eventueel Digikoppeling Versturen van notificaties (systeemberichten)

Na toegang te hebben tot een ondernemingsdossier, moet iedere gebruiker een gebruikersprofiel kunnen aanmaken met de persoonlijke instellingen voor notificaties. Iedere gebruiker moet zelf kunnen bepalen welke soort notificaties hij langs het afgesproken kanaal (e-mail, SMS) wil ontvangen en met welke frequentie (opsparen van notificaties van een week bijvoorbeeld). Sommige notificaties zijn door het systeem voorgedefinieerd

Versie 1.5

97 /117


(bijvoorbeeld directe notificatie als een taak is toegewezen). Een voorbeeld van mogelijke notificaties op opgenomen in figuur 15. Gebeurtenis een autorisatie is gewijzigd een nalevingsactie is toegewezen. het verstrijken van de einddatum voor de status voltooid bereiken van een ingestelde waarschuwingsdatum voor einddatum

Omschrijving notificatie Uw autorisatie is gewijzigd. Ga naar URL om uw nieuwe autorisatie te bekijken Er is een nalevingsactie aan u toegewezen. Ga naar URL om de actie te bekijken De einddatum van nalevingsactie "nummer" is verstreken. Ga naar URL om de actie te bekijken

Systeem/instelbaar systeem

Dit is een waarschuwing om u te herinneren aan nalevingsactie "nummer". Ga naar URL om de actie te bekijken

Statuswijziging nalevingsactie Statuswijziging ondernemingsdossier inhoud bij thema X Opmerking geplaatst

De status van nalevingsactie "nuimmer" is gewijzigd. Ga naar URL om de actie te bekijken Er is nieuwe ondernemingsdossier-inhoud toegevoegd voor "x"Ga naar URL om de inhoud te bekijken Toezichthouder "organisatienaam" heeft een opmerking geplaatst. Ga naar URL om de opmerking te bekijken

Instelbaar, (bij einddatum nalevingsactie waarschuwingsdatum invoeren) instelbaar

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Figuur 15

instelbaar

instelbaar

ondernemingsdossier-toepassing voorbeeld-notificaties

9.4.5 Bepalen en bewaken van nalevingsacties •

• •

Bepalen/aanmaken/wijzigen nalevingsactie • Toewijzen Nalevingsactie aan personen • Omschrijven nalevingsactie • Wijzigen status nalevingsactie • Notificaties mbt verloopdatum nalevingsactie instellen • Uitvoering nalevingsactie bewaken (checklist, logboek etc) • Invoeren verloop/einddatum/periodiciteit nalevingsactie Bewaken nalevingsacties (rapportage of overzichten, filteren op urgentie/verloopdatum/medewerker e.d.) Voltooien nalevingsacties (vastleggen nalevingsresultaat, status voltooid etc)

Een goede procesbewaking ondersteunt de onderneming in het bepalen van zijn nalevingsacties door vanuit de maatregelen ook een uiterste datum uitvoeren te kunnen aangeven als de onderneming een moment aangeeft dat de activiteiten moeten starten.


23 24 25 26 27 28

Instelbaar, dagelijks of wekelijks instelbaar

Standaarden: Web Services for Remote Portlets (WSRP) standaard voor portlets om een ondernemingsdossier-toepassing te kunnen integreren in een ander portaal.

Versie 1.5

98 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

http://docs.oasis-open.org/wsrp/v2/wsrp-2.0-spec-os-01.html Berichtenbox als mogelijke toepassing voor beveiligd webmailverkeer (aanvragen en meldingen en retourberichten). Hiervoor is nog geen koppelvlak beschikbaar dus integratie in een ondernemingsdossier is nog niet mogelijk. Zie http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/berichtenbox Open standaard voor leesbare inhoud: PDF 1.7 Zie verder http://lijsten.forumstandaardisatie.nl/open-standaard/pdf-17 De applicatie MOET zonder problemen en verlies van functionaliteit te gebruiken zijn met de volgende gangbare, moderne webbrowsers: • • • • •

Koppelvlakken: Zie NEN NTA 9040 Deel Bedrijfsapplicaties http://www.nen.nl/web/Normshop.htm

9.6 Algemene eisen voor een ondernemingsdossier-toepassing

23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

Firefox, versie 3 en hoger. Google Chrome, versie 4 en hoger. Microsoft Internet Explorer, versie 7 en hoger. Opera, versie 8 en hoger. Safari, versie 3 en hoger.

Naast de benoemde koppelvlakstandaarden zijn uit de praktijktesten onderstaande algemene eisen afgeleid waaraan een ondernemingsdossier-toepassing MOET voldoen. A. Beveiliging 1. De ingang van beheer en het content-management-deel is gescheiden van de publieke toegang en alleen bereikbaar vanaf specifieke IP adressen. 2. De ondernemingsdossier-toepassing in combinatie met de onderliggende infrastructuur moeten voorzien in logboeken om gebruik inzichtelijk te maken tot op het niveau van personen en IP adressen. Onder het inzichtelijk te maken gebruik vallen in het bijzonder applicatiefouten, autorisatiewijzigingen, aanmelden, aanmeldpogingen en beheeracties. Het archiveren van de logbestanden moet periodiek voorzien zijn. 3. Het is voor een onderneming zichtbaar wanneer (datum en tijdstip) een gebruiker zich in de afgelopen periode heeft aangemeld. Beheer heeft ook inzage in deze gegevens per gebruiker. 4. Een aangemelde gebruiker kan zich afmelden, de sessie is daarmee beëindigd. Na een configureerbare periode van inactiviteit door de gebruiker meldt de applicatie een gebruiker automatisch af. 5. De infrastructuur voor de ondernemingsdossier-toepassing is gesegmenteerd en voorziet in inbraakdetectie en preventie. Onder inbraakdetectie vallen bijvoorbeeld ook anti-virus software en alarmering.

Versie 1.5

99 /117


6. Er is actief veiligheidsbeheer voorzien; in het bijzonder moeten ondernemingsdossier-toepassing en infrastructuur naast het reguliere onderhoud beschikken over de meest recente patches en updates die relevant zijn uit het oogpunt van veiligheid. B. Betrouwbaarheid 1. De ondernemingsdossier-toerpassing dient zodanig te zijn opgezet dat deze een beschikbaarheid van 98% heeft, tenzij anders overeengekomen. 2. De beheerpartij dient te voorzien in een mechanisme voor backup en restore bij het onvoorzien uitvallen van de ondernemingsdossier-toepassing. 3. Het uitvoeren van backup en restore operaties moet op ieder moment mogelijk zijn, onafhankelijk van de ondernemingsdossier-toepassing zelf. 4. Het toegestane gegevensverlies bij het onvoorzien uitvallen van de applicatie of de systeemomgeving is maximaal 1 dag, tenzij anders overeengekomen. 5. De hersteltijd (de tijd voor het uitvoeren van een restore-actie) na uitval bedraagt maximaal twee uur. Restore-procedures worden regelmatig getest door het terugzetten van backups van individuele componenten (maandelijks) en het terugzetten van het volledige systeem (halfjaarlijks). 6. Het systeem dient qua opzet en bouw dermate open te zijn en gedocumenteerd dat ondersteuning en beheer kan worden overgedragen aan een andere beheerpartij. C. Bruikbaarheid / Gebruiksvriendelijkheid 1. Rekening moet worden gehouden met gebruikers die weinig ervaring hebben met computergebruik. Veel van de handelingen moeten intuïtief zijn en zelfverklarend. Taalgebruik dient afgestemd te zijn op MBO-niveau 3. 2. De context van een pagina is voor de gebruiker altijd duidelijk. Duidelijk zichtbaar is tot welk onderdeel de pagina behoort door een navigatiehulp. 3. De ondernemingsdossier-toepassing beschikt over een informatiefunctie per onderdeel (button, gegevensveld, handeling) waar informatieve- en handleidingteksten kunnen worden opgenomen. 4. Notificaties zijn duidelijk afkomstig van de ondernemingsdossier-toepassing. Dit blijkt uit het adres van de afzender van de notificatie en/of uit het onderwerp. 5. Notificaties bevatten, indien relevant, een verwijzing (deep-link) naar het item waar de notificatie betrekking op heeft. De verwijzing leidt de gebruiker rechtstreeks naar het betreffende item in de ondernemingsdossier-toepassing. Indien nodig dient de gebruiker eerst zijn toegangsgegevens in te voeren. 6. Bij een foutsituatie, om welke reden dan ook, dienen foutmeldingen getoond te worden. Deze foutmeldingen moeten informatie bevatten wat de gebruiker moet doen of welke actie de website gaat uitvoeren. Foutmeldingen mogen niet als onbegrijpelijke systeemmelding geformuleerd zijn. 7. Het aantal "klikken" om een handeling te voltooien moet minimaal zijn en een gebruiker moet eenvoudig kunnen navigeren. 8. Schermen dienen gebruikersvriendelijk te ogen en te functioneren; Waar mogelijk zijn de webrichtlijnen ( http://www.webrichtlijnen.nl/richtlijnen toegepast. Het resultaat van een actie of handeling wordt altijd zichtbaar en duidelijk weergegeven.

Versie 1.5

100 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

D. Schaalbaarheid en response 1. De software van de ondernemingsdossier-toepassing dient schaalbaar te zijn zodat bij toenemend aantal gebruikers volstaan kan worden met het opschalen van de onderliggende hardware. 2. Na aanroep van één van de services geeft de ondernemingsdossier-toepassing na gemiddeld 2 seconden een antwoord. Maximaal duurt het 10 seconden voordat een antwoord wordt verkregen. Deze tijden gelden vanaf het moment dat een bericht volledig is ontvangen. Daar waar verwacht wordt dat de gebruiker van het systeem moet wachten, wordt hij geïnformeerd over dit feit. E. Onderhoudbaarheid en overdraagbaarheid 1. De ondernemingsdossier-toepassing moet goed onderhoudbaar zijn; van iedere versie of revisie voor productie is actuele broncode en actuele documentatie beschikbaar met een beschrijving van de wijzigingen ten opzichte van de voorgaande versie. 2. Er is gebruik gemaakt van gangbare methodieken voor softwareontwikkeling die de onderhoudbaarheid bevorderen zoals: codeerstandaards, automatische code analyse, unit testen en defensief programmeren. 3. Wijzigingen dienen getest te worden voordat ze in gebruik worden genomen. 4. De omgeving is dusdanig ingericht en gedocumenteerd dat aan het einde van het contract een leverancier de dienstverlening kan overdragen aan een willekeurige andere partij die eventuele licentierechten kan overnemen.

Versie 1.5

101 /117


10

Bijlagen

2

Versie 1.5

102 /117


10.1 Overzicht van randvoorwaarden en ontwerpprincipes

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

R1. Bij het komen tot een oplossing (waaronder inrichten van een ondernemingsdossiertoepassing) MOETEN alle belanghebbenden betrokken worden en MOET een partij worden aangewezen die bewaakt dat het overall resultaat leidt tot een vermindering van regeldruk (positieve business case). R2. Er MOET een meetinstrument zijn en een nulmeting worden gedaan om de vermindering van regeldruk te meten en eventueel het effect ervan op de verbeterde naleving. R3. Zonder goede samenwerking doet zich de detectieparadox voor; bij een onderneming die transparant is wordt eerder een overtreding geconstateerd dan bij een onderneming die dat niet is. Dit geldt ook voor "toezicht op controle". Toezichthouders MOETen hun werkwijze daarom aanpassen aan ondernemingen met een ondernemingsdossier, de (aanvullende) informatie waarderen en vertrouwen en samenwerkingsafspraken maken over de beloning. Tegelijk zal een onderneming transparant MOETen zijn anders heeft het ondernemingsdossier voor de toezichthouder geen toegevoegde waarde boven zijn eigen bronnen. R4. De betrokken Overheden MOETen gebruik willen maken van de bedrijfsmatig gegenereerde gegevens en de informatiestructuur uit de bronadministratie van de ondernemer. De Overheid kan op basis van de regeling wel eisen welke gegevens de onderneming moet overleggen (inhoud) maar niet in welke vorm (formaat). Er MOET de bereidheid zijn bij het bedrijfsleven om afspraken te maken over betekenis en uniformiteit van gegevens om tot efficiëntere gegevensuitwisseling te kunnen komen (het Standard Business Reproting-programma is hiervan een eerste voorbeeld). R5. De onderneming MOET nagaan of het gebruik van de gegevens uit de eigen administratie mogelijk is en winst oplevert. R6. De wetgever MOET bereid zijn een inspanning te leveren om wetgeving meer af te stemmen op de werkwijze en behoefte van de bedrijven door in dialoog te gaan bij het opstellen van regelgeving. R7. Bij het werken volgens het ondernemingsdossier-concept MOET worden getoetst of voor de betrokken processen kan worden voldaan aan het bestuursrecht. R8. Vooraf MOETen de eisen voor de koppelbaarheid met de bestaande toepassingen en de integratiekracht van de ondernemingsdossier-toepassing worden geïnventariseerd. Er MOET inzicht zijn in de gewenste mate van samenwerking met de toepassingen van het bedrijf zelf en van de elektronische overheid. R9. Er MOET een keuze worden gemaakt in welke toepassing welke functionaliteit wordt belegd. Archiveren bijvoorbeeld blijft een functie van de bestaande bronnen. De bewaarplicht voor bedrijven en de archiefwet voor overheden is onverkort van kracht en een ondernemingsdossier-toepassing zal hooguit de bewaarplicht ondersteunen, de overheid moet zelf zorg dragen voor archiveren.

Versie 1.5

103 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

R10. Er MOET worden vastgesteld op welke verschillende digitale volwassenheidsniveau's en (open) standaarden moet worden aangesloten met het ondernemingsdossier-concept. P1. Het ondernemingsperspectief (gegevens en processen van de onderneming) is leidend. P2.

Een ondernemingsdossier-toepassing is voor en van de onderneming.

P3.

Een ondernemingsdossier-toepassing kan samenwerken met regelhulp.

P4. Een ondernemingsdossier-toepassing vergemakkelijkt het uitwisselen van informatie tussen onderneming en overheden. P5. Eenmaal middels een ondernemingsdossier-toepassing beschikbaar gestelde documenten en gegevens worden niet langs andere weg uitgevraagd door de toezichthouder. P6. Een ondernemingsdossier-toepassing kan statusinformatie geautomatiseerd verwerken. P7. Een ondernemingsdossier-toepassing kan samenwerken met bestaande bedrijfsapplicaties. P8. Een ondernemingsdossier-toepassing is tenminste zo betrouwbaar als de bestaande toepassingen. P9. Connectie tot de ondernemingsdossier-toepassing geschiedt op basis van open standaarden.

Versie 1.5

104 /117


10.2 Autorisatiebeheer in het ondernemingsdossier

1 2 3 4

De volgende overwegingen spelen een rol bij het inrichten van de autorisatie rond het ondernemingsdossier. •

Toezichthouders hebben toegang tot de ondernemingsdossier-inhoud op basis van toestemming van de onderneming. De toezichthouder autoriseert bevoegde inspecteurs. De beheerlast voor de onderneming en aanbieder van de ondernemingsdossiertoepassing dient minimaal te zijn. De wijze van autorisatie dient aan te sluiten bij gangbare oplossingen en huidige ontwikkelingen om te voorkomen dat bepaalde oplossingen en investeringen specifiek voor het ondernemingsdossier nodig zijn. Dit geldt zowel aan de zijde van de ondernemingen als aan de zijde van de overheid.

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Hieronder beschrijven we twee alternatieven.

15

De twee alternatieven zijn:

16 17 18 19 20

• •

1. Autorisatie is belegd binnen de ondernemingsdossier-toepassing en authenticatie komt uit het stelsel van eHerkenning of een eigen middel. 2. Autorisatie op basis van vastgelegde machtigingen en authenticatie op basis van authenticatiemiddelen in het stelsel van eHerkenning

10.2.1 Autorisatiebeheer intern

21 22 23 24 25 26 27 28

De relatie van een autorisatieprofiel (rol en labels) met een persoon of organisatie wordt vooraf geregistreerd in de ondernemingsdossier-toepassing. De persoon of organisatie heeft een bekend uniek kenmerk dat bij authenticatie wordt ontvangen vanuit het stelsel van eHerkenning of van een andere authenticatie-agent. De ondernemingsdossier-toepassing heeft zelf geen identiteitenbeheer ingericht maar steunt hiervoor op een externe toepassing. Bij aanmelden wordt het unieke kenmerk van de gebruiker herkend en gekoppeld aan de vastgelegde autorisatie voor die gebruiker.

29

Indien gewenst kan per gebruiker een profiel worden vastgelegd

30 31 32 33 34 35 36 37 38

10.2.2 Autorisatiebeheer in eHerkenning De ondernemingsdossier-toepassing kent alleen een set van mogelijke autorisaties (alle mogelijke combinaties van rollen en labels). Iedere autorisatie is feitelijk een unieke dienst die wordt geleverd. Binnen het stelsel van eHerkenning worden de autorisaties als machtigingen vastgelegd van een persoon die namens een onderneming een unieke dienst mag afnemen. Het stelsel levert bij aanmelden aan de ondernemingsdossier toepassing het KVK nummer van de onderneming namens wie toegang wordt verleend en de unieke dienst die moet worden verleend. Op basis hiervan kan de ondernemingsdossier toepassing het juiste dossier tonen en de informatie en functies waartoe men bevoegd is.

Versie 1.5

105 /117


10.3 Ondernemingsdossier-toepassing realiseren

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33

Om tot een werkende ondernemingsdossier-toepassing te komen moeten onder andere onderstaande inhoudelijke vragen worden beantwoord. 1. Wie zijn de betrokken belanghebbenden? 2. Zijn deze bereid de in hoofdstuk 4.1 genoemde randvoorwaarden na te komen en in te vullen? Deze bereidheid kan bijvoorbeeld in een samenwerkingsovereenkomst worden uitgesproken. 3. Welk financieringsmodel, exploitatiemodel en beheermodel wordt gekozen? 4. Welke regeldichte wetsdomeinen moet de ondernemingsdossier-toepassing gaan afdekken? Welke wettelijke onderwerpen zijn in scope? Welke thema-indeling is gewenst? 5. Is er voor deze wetsdomeinen regelhulp beschikbaar? 6. Is er bij het ontbreken van een regelhulp een positieve businesscase om een regelhulp te bouwen? 7. Is er een overall positieve businesscase voor een ondernemingsdossier-toepassing? 8. Wat zijn de kenmerken van het regeldichte domein (complexiteit regelgeving, hoeveelheid aanvragen/meldingen per activiteit, frequentie van gegevensuitwisseling tussen bedrijf en overheid, mogelijk gebruik van bedrijfsadministratie etc)? 9. Welke functionaliteit is dan benodigd (welke ondernemingsdossier-variant)? 10. Welke functionaliteit is al beschikbaar en wat moet worden ontwikkeld? 11. Met welke e-Overheidsontwikkeling en bedrijfsadministratie is de ondernemingsdossier-toepassing gekoppeld, welke koppelvlakken moeten worden ingevuld? 12. Hoe ziet het informatiemodel voor deze ondernemingsdossier-toepassing eruit? Welke gegevensvraag (formulieren) moet worden ondersteund. Welke basisgegevens worden gebruikt? 13. Welke communicatiekanalen moeten worden ondersteund? 14. Voor welke vorm van autorisatiebeheer wordt gekozen? 15. Welke betrouwbaarheidsniveau van autorisatie / eHerkenning is noodzakelijk (hangt samen met de aanvragen in scope) 16. Op welke wijze kan een toezichthouder toegang verkrijgen?

Versie 1.5

106 /117


10.4 Overwegingendocument ondernemingsdossier

3 4

10.4.1 Overwegingen uit de marktconsultatie 2010

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

Regelhulp De keuze om regelhulp niet in dezelfde faciliteit als de ondernemingsdossier-toepassing te programmeren maar als aan te roepen toepassing is in de maktconsultatie door de deelnemers onderschreven. De deelnemers pleiten ook om in de regelhulp in principe geen nalevingsacties te laten aanmaken, dat moet in ondernemingsdossier-regelhulp gebeuren want de aanbieder van regelhulp kan dat niet voor alle situaties voorzien.

30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

Aanvraag Met de deelnemers aan de marktconsultatie is besloten om een aanvraag voorlopig als push mechanisme te behandelen vanwege het feit dat initiatief bij ondernemer ligt, een termijn dan gaat lopen etc. In theorie zou het mogelijk zijn dat een ondernemer een notificatie aan de behandelende overheid stuurt dat de aanvraag is klaargezet in zijn ondernemingsdossier maar de meerwaarde hiervan voor het proces is beperkt en de winst in termen van regeldruk ook. De last zit hem vooral in het verzamelen en niet zozeer in het versturen. Bij het omgevingsloket online is er wel een dergelijke haalplicht maar dat is een overheidsloket omgeven met andere juridische afspraken tussen de overheden.

10.4.1.1

Tijdens de marktconsultatie is gesproken over aansprakelijkheid: wie is aansprakelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie in de digitale regelhulp? Wat als de regelhulp niet de juiste vertaling van de regels blijkt te bevatten? Juridisch gezien kan regelhulp nooit de regeling vervangen. Regelhulp is een interpretatie van de regeling en is dus niet bindend. Alleen de rechter kan bepalen of iets een juiste interpretatie is van de wet. Aan de andere kant is nu de praktijk dat verschillende overheidsorganisaties dan wel marktpartijen voor ondernemers bruikbare, maar soms ook tegenstrijdige interpretaties geven van weten regelgeving. Het vraagstuk van aansprakelijkheid moet nader onderzocht worden bij het in gebruik nemen van een regelhulp. Uiteraard hangt het antwoord op deze vragen sterk af van de mate waarin de overheid zich verantwoordelijk voelt voor en betrokken is bij de regelhulp. Een goed voorbeeld is het Omgevingsloket van VROM waarin expliciet wordt aangegeven dat gebruik ervan garandeert dat aan alle vereisten is voldaan. De deelnemers hebben ook voorgesteld om een regelhulp te certificeren zodat gebruikers weten wat de kwaliteit is middels een keurmerk of erkenning. Dat zou ook voor de ondernemingsdossier-toepassing zelf kunnen worden georganiseerd. Uiteindelijk heeft dit niet tot een definitieve eis geleid, na de eerste implementaties moet blijken of het toegevoegde waarde biedt.

10.4.1.2

Per aanvraag is soms een andere wettelijke basis nodig voor identificatie van de onderneming en bevoegde personen binnen die onderneming. De afspraak uit de marktconsultatie is dat we vooralsnog gebruik van de mogelijkheden die de dienstenwet en eHerkenning bieden tot blijkt dat dit niet voldoende is.

Versie 1.5

107 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

10.4.1.3

Toezicht

Het gebruik van de ondernemingsdossier-toepassing riep in de marktconsultatie een aantal vragen rond autorisatie op. Hoe wordt de ondernemingsdossier-toepassing beschermd voor ongenode buitenstaanders zoals concurrenten die inzage willen in bedrijfsgegevens? Wie is verantwoordelijk voor deze beveiliging? In het maatschappelijk leven is dat degene die de dienst levert zoals de bank bijvoorbeeld. Toezichthouders krijgen op basis van de afspraken van eHerkenning toegang tot de voor hun relevante informatie in de ondernemingsdossiertoepassing. De wettelijke basis hiervoor is hun recht om informatie op te vragen van het domein waartoe ze bevoegd zijn. De beveiliging van de ondernemingsdossier-toepassing moet verder voldoen aan de normale standaarden voor dergelijke webapplicaties net zoals bij banken en verzekeraars of intermediairs. Het recht op inzage door de onderneming van wat de overheid weet van de onderneming is voor sommige overheden een reden om daarvoor een loket of "mijn dossier" in te richten. De ondernemingsdossier-toepassing lijkt daarvoor nu geen geschikt instrument omdat de inzage vaak alleen in een webportal kan worden verstrekt. Het ondernemingsdossierconcept heeft dit ook niet tot doel en het lijkt daarom niet passend bij de huidige opzet. Het is ook de vraag of dit door het bedrijfsleven wordt gewenst. In de marktconsultatie bleek het moeilijk om generiek vast te stellen welke wetgeving van toepassing is voor welke gegevens en of dezelfde gegevens voor meerdere doeleinden gebruikt kunnen worden. Het is aan te bevelen om deze analyse al toe te passen bij de eerste uitrol van het ondernemingsdossier in een branche om de mogelijke knelpunten hierbij in kaart te brengen.

27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

Business case Voor een pakketleverancier is het alleen commercieel zinvol om te investeren in een ondernemingsdossier-module als er niet teveel verschillen bestaan in de toepassing en het gebruik in de verschillende branches. Als er immers steeds maatwerk moet worden geleverd worden de marges op de module kleiner (minder hergebruik van eerder programmeerwerk).

43 44 45 46

10.4.2

10.4.1.4

Zolang ⁻

de toezichthouders zich niet committeren aan het uitgangspunt dat een ondernemingsdossier minder toezichtlast oplevert ⁻ regelhulp maar sporadisch beschikbaar is ⁻ aanvraagformulieren niet worden geüniformeerd ⁻ semantische interoperabiliteit nog ver weg is zullen ICT leveranciers niet uit zichzelf investeren in een ondernemingsdossier omdat de business case dan moeilijk te maken is. Het initiatief zal dus van de ondernemers/branches moeten komen.

Overwegingen bij internationale ontwikkelingen

De Regiegroep Regeldruk heeft een eerste verkenning gedaan naar inspirerende voorbeelden in het buitenland. Die blijken er, voor zover dat juni 2011 is na te gaan, niet te zijn met de ketenomkering vanuit de onderneming als primair uitgangspunt. Er is een

Versie 1.5

108 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

beperkt aantal landen dat een vergelijkbare voorziening kent echter vooral vanuit de overheid opgezet. Hier zijn nog geen lessen van beschikbaar. De landen die een oplossing hebben die het dichtste tegen het ondernemingsdossier aan lijken te liggen (Griekenland en Nieuw-Zeeland) dienen nader onderzocht te worden. Oostenrijk en Duitsland (BadenWürtemberg) zouden ook voorbeelden zijn voor de verdere uitwerking van het ondernemingsdossier. Verdere informatie hierover ontbreekt vooralsnog. Groot Brittannië kent “compliance assistance” (een soort regelhulp) maar dit lijkt nog weinig concreet uitgewerkt. Denemarken wordt genoemd als inspirerend voorbeeld want daar hebben bedrijven en burgers het recht op elektronische communicatie met de overheid.

24 25

10.4.3 Overwegingen voor realiseren van alleen deelfunctionaliteit van de ondernemingsdossier-toepassing

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Ondernemingsdossier voor alleen toezicht Een ondernemingsdossier voor alleen toezicht is in feite een gedeeld digitaal dossier met eventueel een koppeling naar de bedrijfsadministratie. Ondernemingsdossier-Regelhulp en Ondernemingsdossier-aanvraag worden niet ondersteund. Van de ondernemingsdossierkern zijn alleen de communicatie naar bedrijfssysteem en dossierbeheer actief, bewaken van nalevingsacties en communicatie naar de overheid is niet actief. Voor meldingen is dus ook geen ondersteuning omdat een communicatiefaciliteit ontbreekt. Toegang tot het gedeelde dossier gaat op basis van machtiging door de ondernemer. Het dossier kan als bron worden aangemeld bij Inspectieview.

39 40 41 42 43 44 45

Voorts is de EU Verklaring op e-Government van Malmo van november 2009 voor het ondernemingsdossier van belang. Hierin is ondermeer opgenomen: • To support the creation of eGovernment services which empower citizens and businesses. Such services should be designed around users needs and possibly developed in collaboration with users. They should provide better access to public information, make governments and administration more transparent and provide effective means to increase the involvement of citizens and businesses in the policy process • To improve the efficiency and effectiveness of governments and public services. This includes actions that use eGovernment to reduce the administrative burden, to improve organisational processes and to promote a sustainable low-carbon economy.

10.4.3.1

Deze optie is met name interessant als er geen regelhulp voorhanden is, weinig aanvragen of meldingen worden gedaan maar wel frequent dezelfde documenten en gegevens voor verschillende toezichthouders moeten worden aangeleverd. Ondernemingsdossier voor regelhulp en toezicht Als 1 maar met de toevoeging van ondernemingsdossier-regelhulp omdat er een regelhulp beschikbaar is. Ook het plannen en bewaken van acties is actief in ondernemingsdossierkern. ondernemingsdossier-aanvraag en melding zijn niet actief. 10.4.3.2

Geschikt voor situaties waarbij regelhulp aanwezig is of noodzakelijk vanwege complexe regels en het bewaken hiervan moet worden ondersteund. Er is weinig sprake van

Versie 1.5

109 /117


aanvragen of meldingen maar wel moeten frequent dezelfde documenten en gegevens voor verschillende toezichthouders worden aangeleverd.

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Ondernemingsdossier voor aanvraag/melding en toezicht Als 1 maar met de toevoeging van de ondernemingsdossier-aanvraag. De gegevens van formulieren die frequent moeten worden ingediend als aanvraag of melding worden gestructureerd in het ondernemingsdossier opgeslagen en het communicatiedeel is actief. Regelhulp ontbreekt echter.

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

10.4.4 Overweging ondernemingsdossier regelhulp als samenspel van alle stakeholders In de marktconsultatie is ook nagedacht over de procesgang van het ondernemingsdossier vanuit een kleine ondernemer, zoals de opdracht was. De groep kwam tot de conclusie dat men in de procesgang makkelijk op dilemma’s stuit ten aanzien van de acceptatie van de regelhulp. Deze zijn hieronder verwoord. In de eerste plaats: de ondernemer zal waarschijnlijk niet een regelhulp gaan invullen als hij er geen voordeel in ziet. Het echte voordeel is dat hij er van overtuigd kan zijn dat met het invullen van de regelhulp hij veel administratieve lasten kan vermijden. Essentieel hierbij is dat de regelhulp kwalitatief en technisch voldoen aan de criteria die de toezichthouders hier aan stellen. De verwachting is dat als de branche organisaties regelhulp voor hun leden gaan ontwikkelen, deze regelhulpen vanuit de optiek van de branche zullen worden ontwikkeld (bijvoorbeeld een werkboek NRK die momenteel wordt gebouwd). Het is de vraag of alle betrokken toezichthouders deze regelhulp voldoende vinden om op basis van de uitkomsten uit die regelhulp een nieuwe wijze van toezicht met een ondernemer te starten, teneinde tot goede afspraken te komen die in het dossier worden vastgelegd. Aan de andere kant: als de regelhulpen vanuit de toezichthouders worden aangeboden, dan is het voordeel voor de ondernemer mogelijk minder: • in de verschillende regelhulpen kunnen dubbelingen voorkomen: de ondernemer moet opnieuw dezelfde info verstrekken. • de regelhulpen zullen hoogstwaarschijnlijk aanbod gericht zijn; brandweer en bouwtoezicht hebben ieder een eigen regelhulp en stellen verschillende – mogelijk conflicterende – eisen aan een dakkapel.

39 40 41 42 43 44 45

Vandaar dat in de marktconsultatie een alternatief is besproken voor een opbouw van het ondernemingsdossier waarbij met name is gelet op de belangen van alle stakeholders en wordt aangesloten bij wat er technisch en qua logistiek nu al is (ondernemingsdossier moet met name op bestaande infrastructuur kunnen doorbouwen). De opbouw van het ondernemingsdossier is in dit alternatief als volgt: 1. De ondernemingsprofiel is een uitbouw van de informatie over bedrijven die nu al bij de KvK (en NHR) worden beheerd. Ook via een brancheregister moet het voor

10.4.3.3

Geschikt in geval de regels niet al te complex zijn of niet dynamisch maar wel frequent gegevens moeten worden aangeleverd in de vorm van aanvragen, wijzigingen en meldingen en frequent dezelfde documenten en gegevens voor verschillende toezichthouders moeten worden aangeleverd.

Versie 1.5

110 /117


ondernemers mogelijk zijn de aanvullende gegevens bovenop de beschikbare gegevens van de KvK te kunnen bieden. 2. Vanuit dit bedrijfsprofiel wordt de ondernemer naar branchegerichte regelhulpen geleid die uitsluitend tot doel hebben te geleiden naar de juiste toezichthouders. Bijvoorbeeld: de regelhulp ontdekt dat een horeca ondernemer niet alleen alcohol serveert, maar ook maaltijden bereidt en een zwembad heeft. Het toezicht hiervan sluit aan op 3 verschillende wetten en (waarschijnlijk) ook 3 verschillende toezichthouders. 3. Vervolgens doorloopt de ondernemer de regelhulpen van de specifieke toezichthouders en maakt op basis daarvan afspraken over de specifieke eisen en de naleving hierop die hij vastlegt in zijn ondernemingsdossier (zie onderstaande figuur). Figuur 4

Gelaagde Regelhulp

bedrijfsdossier

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

De voordelen Het voordeel is dat de kans op dubbelingen klein is, omdat het om hele specifieke kenmerken van een bedrijf gaat (zwembad is echt iets anders dan maaltijden). Tweede voordeel is dat de regelhulpen van de toezichthouders ook door de toezichthouders zelf opgesteld en onderhouden wordt. De ondernemer heeft de garantie dat de resultaten van deze regelhulpen altijd kwalitatief aansluiten op de eisen van de toezichthouders. Een derde voordel is dat toezichthouders het belang zien onderling op punten af te stemmen (brandweer en bouwtoezicht) om onderlinge conflicten (conflicterende nalevingseisen) te voorkomen. Derde voordeel is dat aangesloten wordt op een bestaande infrastructuur van KvK en AvB, met als gevolg: • De regelhulp t.b.v. de ondernemingsprofiel betreft een beperkte uitbouw voor gegevensverzameling die aansluit op de al bestaande gegevens bij de KvK

Versie 1.5

111 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

• De basisinformatie is altijd afkomstig van het KvK (en/of NHR) wat aansluit bij het gedachtegoed van het NUP. • Branche organisaties kunnen de door hen ontwikkelde regelhulpen direct aansluiten op de regelhulp van de KvK/AvB en geleiden de bedrijven daarmee naar de juiste Toezichthouders. • De toezichthouders gebruiken regelhulpen die uitsluitend op specifieke activiteiten van een bedrijf zijn gericht, terwijl de vooraf verkregen informatie (van KvK en regelhulp van branches) altijd als juist kunnen worden erkend door de Toezichthouders. • De bedrijven bieden informatie van algemeen naar specifiek. Interne taakverdeling wordt hiermee in de hand gewerkt (efficiënt) en de kans op het moeten verstrekken van dubbele informatie is zeer klein. Dit alternatieve model kan na de eerste ervaringen met een ondernemingsdossier en regelhulp in combinatie met nieuwe toezichtsarrangementen worden getoetst.

Versie 1.5

112 /117

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

10.5 Template voor wijzigingsvoorstellen Wijzigingsvoorstellen kunnen via onderstaande link worden ingediend. http://spreadsheets.google.com/a/sggv.nl/ccc?key=0AmZT3jpAT2S3dFQ1M2hLNURGOGx mQ3BwMW1MVEI3SGc&hl=en_GB&authkey=CJSquTI#gid=0

Versie 1.5

113 /117


10.6 Handreiking Beheermodel

1 2

In dit model gaan we ervan uit dat de branche geen eigen ICT capaciteit heeft. Beheerrollen voor de exploitatie van een branche-ondernemingsdossier Beheerrollen bij het ondernemingsdossier concept Functioneel beheer van de vraagzijde

Uitleg

Omvat het beheren van de Branche gevraagde functionaliteit (programma van eisen) en wijzigingen daarop. Welke regelhulpen zijn aangesloten, welke formulieren zitten erin, welke content zit erin (metamodel gegevens)

Dienstverlener ondernemingsdossier (administreren) in samenwerking met de branche (inhoudelijk beslissen op change management)

Applicatiebeheer ondernemingsdossierbranche

Omvat configuratiebeheer van de applicatie, doorvoeren van wijzigingen, testen en release management

Branche

Dienstverlener ondernemingsdossier

Operationeel beheer (technisch beheer)

Hosting en technische helpdesk (niet beschikbaar, backup etc), beschikbaarheid applicatie en beheer infrastructuur

Dienstverlener ondernemingsdossier in opdracht van branche

ICT dienstverlener (kan andere partij zijn dan voor de andere beheerrollen !)

Beheer content individueel dossier

Het bijhouden van de content, gebruik van het ondernemingsdossier Helpdesk voor inhoudelijke vragen over gebruik ondernemingsdossier

Ondernemer

Medewerkers

Branche

Dienstverlener of branche

Kan ook slechts een ingebouwde helpfunctie zijn

Uitleg

Verantw.

Uitvoerder

Opmerking

Toegang tot de dienst voor gebruikers

Gebruikende organsiatie (bedrijf, toezichthouder) Ondernemer

eHerkenning, machtigingenregister

Ondersteuning bij het gebruik (functionele helpdesk)

Verantw.

Uitvoerder

Opmerking

Zie 9.6 voor een aantal relevante eisen. Afhankelijk van webapplicatie of installatie op client (in laatste geval is ook ondernemer deels verantwoordelijk). Zie 9.6 voor een aantal relevante eisen.

Toegangsbeheer Beheerrollen bij het ondernemingsdossier concept Toegangsbeheer ondernemingsdossier branche Toegangsbeheer dossier onderneming

Autorisatie aan gebruikers voor functies binnen een dossier (CRUD)

Hoofdgebruiker bedrijf

Beheerrollen voor de exploitatie van een generieke regelhulp Beheerrollen bij het ondernemingsdossier concept Functioneel beheer aan de vraagzijde

Versie 1.5

Uitleg

Verantw.

Omvat het beheren van de Overheid of private gevraagde functionaliteit partij (aanbieder) ((programma van eisen) en wijzigingen daarop. Welke wetten dekt de regelhulp af, welke output is mogelijk, bewaren van antwoorden etc

114 /117

Uitvoerder

ICT dienstverlener ism aanbieder regelhulp

Opmerking

Referentiearchitectuur ondernemingsdossier Applicatiebeheer aan de Omvat configuratiebeheer aanbodzijde van de applicatie, doorvoeren van wijzigingen, testen en release management Operationeel beheer (technisch beheer)

Beheer content regelhulp Ondersteuning bij het gebruik (functionele helpdesk)

Aanbieder regelhulp

ICT dienstverlener Zie 9.6 voor een aantal relevante eisen.

Hosting en technische Aanbieder regelhulp helpdesk (niet beschikbaar, backup etc), beschikbaarheid applicatie en beheer infrastructuur


Het actueel houden van de content, wetswijzigingen etc Helpdesk voor inhoudelijke vragen over gebruik regelhulp

Aanbieder regelhulp

Aanbieder regelhulp ism ICT dienstverlener

Aanbieder regelhulp

ICT dienstverlener

Zie 9.6 voor een aantal relevante eisen.


Beheerrollen voor de exploitatie van een branchespecifieke regelhulp Beheerrollen bij het ondernemingsdossier concept Functioneel beheer aan de vraagzijde

Uitleg

Omvat het beheren van de Branche gevraagde functionaliteit (programma van eisen) en wijzigingen daarop. Welke domeinen dekt de regelhulp af, welke output is mogelijk, bewaren van antwoorden etc

ICT dienstverlener ism aanbieder regelhulp

Applicatiebeheer

Omvat configuratiebeheer van de applicatie, doorvoeren van wijzigingen, testen en release management

ICT dienstverlener

Operationeel beheer (technisch beheer)

Beheer content regelhulp Ondersteuning bij het gebruik (functionele helpdesk)

Versie 1.5

Verantw.

Branche (opdracht geven)

Uitvoerder

Opmerking


Hosting en technische Branche (formuleren helpdesk (niet van de eisen en beschikbaar, backup etc), opdracht geven) beschikbaarheid applicatie en beheer infrastructuur


Het actueel houden van de content, wetswijzigingen etc Helpdesk voor inhoudelijke vragen over gebruik regelhulp

Branche

Branche ism ICT dienstverlener

Branche

ICT dienstverlener

115 /117




10.7 Ondernemingsdossier domeinmodel en autorisatiemodel

1

2

Versie 1.5

116 /117


1

Versie 1.5

117 /117

Referentiearchitectuur

Recommend Documents