Coolant. Handleiding Versie 3.4

Coolant

Handleiding Versie 3.4

Coolant is een handelsnaam van Mediasoft BVBA | www.coolant.be

Pagina | 1

Contactgegevens Coolant Mediasoft BVBA Genkersteenweg 49 3500 HASSELT België Tel: +32 89 696991 Fax: +32 89 400153 [email protected] http://www.coolant.be

Copyright 2013 – Mediasoft BVBA – Alle rechten voorbehouden. Modellen, technieken, instrumenten, waaronder ook documenten en presentaties, die zijn gebruikt voor de uitvoering van de opdracht en in het advies of onderzoeksresultaat zijn opgenomen, zijn en blijven het eigendom van Mediasoft BVBA. Openbaarmaking door verveelvoudiging, opslag in geautomatiseerde gegevensbestanden of in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enig andere manier kan alleen geschieden na verkregen schriftelijke toestemming van Mediasoft BVBA. De klant heeft uiteraard het recht stukken te vermenigvuldigen voor gebruik binnen eigen organisatie, voor zover passend binnen het doel van de opdracht. In geval van tussentijds beëindigen van de opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing. De informatie en gegevens vervat in dit document en al haar bijlagen bevatten commerciële waarden en geheimen. De inhoud van dit document wordt op vraag van de klant ter beschikking gesteld in de veronderstelling dat onder geen beding, tenzij na uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van Mediasoft BVBA, aan andere partijen kenbaar gemaakt. Deze informatie mag uitsluitende door de klant gebruikt worden in het kader van de evaluatie van de k walificatie, voor zover dit niet uitmondt in een contract tussen de betrokken partijen. Indien de kwalificatie uitmondt in een contract tussen de betrokken partijen zal de klant het recht hebben deze informatie en gegevens te gebruiken binnen de perken gestipuleerd in het contract. Deze restrictie beperkt geenszins het recht van de klant deze informatie te gebruiken indien bekomen via andere bronnen. De inhoud v an dit document kan niet als contractueel bindend worden beschouwd.


Pagina | 2

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf

Inhoudstafel 1.

Algemeen ............................................................................................................................................................................. 5 1.1. Registratie ............................................................................................................................................................................... 5 1.2. Aanmelden in Coolant ............................................................................................................................................................. 8 1.3. Instellingen ............................................................................................................................................................................ 12 1.4. De applicatie .......................................................................................................................................................................... 16

2.

Dashboard ........................................................................................................................................................................... 18

3.

Taken ................................................................................................................................................................................... 19 3.1. Persoonlijke taken toevoegen ............................................................................................................................................... 19 3.2. Persoonlijke taken verwijderen ............................................................................................................................................. 21 3.3. Taken gekoppeld aan klant of installatie toevoegen ............................................................................................................. 21 3.4. Taken gekoppeld aan klant of installatie verwijderen ........................................................................................................... 25

4.

Logboek ............................................................................................................................................................................... 27 4.1. Nieuwe opdrachten aanmaken ............................................................................................................................................. 27 4.2. Handelingen .......................................................................................................................................................................... 31 4.3. Metingen ............................................................................................................................................................................... 35 4.4. Opdrachten wijzigen .............................................................................................................................................................. 37 4.5. Opdracht verwijderen ........................................................................................................................................................... 41 4.6. Doorsturen documenten van een opdracht .......................................................................................................................... 42

5.

Forecast ............................................................................................................................................................................... 44 5.1. Automatische berekening ..................................................................................................................................................... 44 5.2. Inplannen van opdrachten .................................................................................................................................................... 44

6.

Koelmiddelflessen ................................................................................................................................................................ 45 6.1. Koelmiddelflessen toevoegen ............................................................................................................................................... 45 6.2. Koelmiddelflessen wijzigen ................................................................................................................................................... 47 6.3. Koelmiddelflessen verwijderen ............................................................................................................................................. 49 6.4. Koelmiddelflessen inleveren ................................................................................................................................................. 51 6.5. Koelmiddelflessen hergebruiken ........................................................................................................................................... 54 6.6. Koelmiddel transfereren ....................................................................................................................................................... 56

7.

Installaties ........................................................................................................................................................................... 57 7.1. Nieuwe installaties toevoegen .............................................................................................................................................. 57 7.2. Installaties wijzigen ............................................................................................................................................................... 62 7.3. Installaties verwijderen ......................................................................................................................................................... 68 7.4. Circuits ................................................................................................................................................................................... 69 7.5. Componenten ........................................................................................................................................................................ 75

8.

Klanten ................................................................................................................................................................................ 78 8.1. Nieuwe klanten toevoegen ................................................................................................................................................... 78 8.2. Klantgegevens wijzigen ......................................................................................................................................................... 81 8.3. Klanten verwijderen .............................................................................................................................................................. 81 8.4. Locaties .................................................................................................................................................................................. 82 8.5. Klantentoegang ..................................................................................................................................................................... 87

9.

Leveranciers ......................................................................................................................................................................... 89 9.1. Nieuwe leveranciers aanmaken ............................................................................................................................................ 89 9.2. Leverancier gegevens wijzigen .............................................................................................................................................. 92 9.3. Leveranciers verwijderen ...................................................................................................................................................... 94

10. Inventaris ........................................................................................................................................................................... 95 10.1. Categorieën ......................................................................................................................................................................... 95 10.2. Items .................................................................................................................................................................................... 99 10.3. Opzoeken ........................................................................................................................................................................... 104 10.4. Lijsten exporteren ............................................................................................................................................................. 108 11. Rapporten ........................................................................................................................................................................ 109 11.1. Koelmiddelen ..................................................................................................................................................................... 110 11.2. Installaties ......................................................................................................................................................................... 112 11.1. Opdrachten ....................................................................................................................................................................... 114 11.2. Zelf rapporten samenstellen ............................................................................................................................................. 116


Pagina | 3

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 12. Gebruikers ....................................................................................................................................................................... 117 12.1. Nieuwe gebruikers toevoegen .......................................................................................................................................... 117 12.2. Formulier nieuwe gebruiker .............................................................................................................................................. 119 12.3. Beheerder en permissies ................................................................................................................................................... 120 12.4. Aanpassing gebruikersgegevens door de beheerder ........................................................................................................ 122 12.5. Aanpassing gebruikersgegevens door gebruiker ............................................................................................................... 123 12.6. Gebruikers verwijderen ..................................................................................................................................................... 125 12.7. Toegang blokkeren ............................................................................................................................................................ 126 12.8. Gebruikers toegang geven tot Coolant ............................................................................................................................. 128 14. Kennisbank ...................................................................................................................................................................... 130 14.1. Folders ............................................................................................................................................................................... 130 14.2. Documenten ...................................................................................................................................................................... 133 14.3. Online opslag van bestanden ............................................................................................................................................ 136


Pagina | 4


Welkom In dit document wordt kort en bondig uitgelegd hoe eenvoudig het is om met Coolant uw installaties en koelmiddelen te beheren. U wordt stapsgewijs, en met behulp van de nodige afbeeldingen, wegwijs gemaakt doorheen de volledige toepassing. U zal merken dat na het registreren van opdrachten met Coolant echt kinderspel wordt.

1. Algemeen 1.1. Registratie Om toegang te krijgen tot Coolant dient u eerst een account te openen. Surf hiervoor naar www.coolant.be en klik op de knop 'REGISTREER NU!'. Dit zal het registratieformulier openen. U kunt ook klikken op de knop 'Registreren' rechtsboven van het scherm (Figuur 1).

Figuur 1

1.1.1. Het registratiescherm Het registratieformulier wordt geopend zodra u via www.coolant.be op de knop 'Registreren' heeft geklikt. Alle vet gedrukte velden zijn verplicht en moeten correct worden ingevuld om de registratie van uw bedrijf te kunnen voltooien. De geregistreerde gegevens kunnen later op elk moment worden aangepast. Door het professioneel karakter van Coolant is het vereist om een geldig BTW-‐nummer te registreren. Vul alle velden in en druk nadien op de knop 'Registreren' om uw account te openen. (Figuur 2)


Pagina | 5



Pagina | 6


Figuur 2

1.1.2. Registratieformulier van Coolant Velden Bedrijfsnaam Applicatie ID

BTW-‐nummer Straat en nummer Postcode en gemeente Type account

Gebruikersnaam Paswoord E-‐mailadres Promotie code

Naam van het bedrijf waarvoor u de registratie aanvraagt Dit veld wordt afgeleid uit uw bedrijfsnaam en kan later worden aangepast. Deze waarde zal gebruikt worden om een uniek webadres te voorzien in Coolant voor uw bedrijf (vb: https://app.coolant.be/uwbedrijf). Dit adres kan vervolgens gebruikt worden als directe snelkoppeling naar uw account BTW-‐nummer van uw onderneming (vb: BE 0123.456.789) Adresgegevens met straat en nummer van uw onderneming Adresgegevens met postcode en gemeente van uw onderneming Hier kunt u het gewenste account type selecteren voor uw onderneming U heeft de keuze uit volgende mogelijkheden: - Uno: eenmanszaken en zelfstandigen met 1 gebruiker - Media: ondernemingen met maximum 5 gebruikers - Lungo: ondernemingen met maximum 15 gebruikers - Omnia: ondernemingen met meer dan 15 gebruikers Een overzicht van de verschillende account types kan u terugvinden op de Coolant website, op volgend adres: http://coolant.be/prijs Deze identificeert u als hoofdgebruiker in Coolant en kan achteraf nog worden gewijzigd Is noodzakelijk om u te kunnen aanmelden in Coolant. Het authentiseert u in Coolant en kan op elk moment worden aangepast Dit e-‐mailadres zal Coolant gebruiken voor alle communicatie, waaronder ook de bevestigingse-‐mail bij het openen van uw account. Indien u beschikt over een promotiecode, kunt u deze hier vermelden


Pagina | 7


1.2. Aanmelden in Coolant Om uw account optimaal te beveiligen is het nodig om u in de toepassing aan te melden met uw gebruikersnaam en paswoord alvorens u nieuwe gegevens kunt registreren of bestaande gegevens kunt wijzigen of verwijderen. Wij raden u dan ook aan om uw wachtwoord te wijzigen wanneer u vermoedt dat onbevoegden hier kennis van hebben genomen. Iedere gebruiker heeft zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord waarmee hij zich moet aanmelden. Elke gebruiker kan zijn wachtwoord wijzigen op ieder moment en zo vaak als hij wil. 1.2.1. Hoe aanmelden in Coolant? Om toegang tot uw gegevens te krijgen, zal u zich eerst moeten aanmelden. Dit kan door naar www.coolant.be te navigeren en op aanmelden te klikken, oftewel door rechtstreeks naar uw bedrijfspagina te navigeren zoals https://app.coolant.be/uwbedrijf. Werkwijze - Surf naar www.coolant.be - Om u aan te melden in Coolant, klikt u op de knop ‘Aanmelden’. (Figuur 3) - Het aanmeldscherm wordt geopend. (Figuur 4) - Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de knop ‘Aanmelden’. (Figuur 4)

Figuur 3


Pagina | 8

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf U kunt zich aanmelden door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen en op de knop 'Aanmelden' te drukken.

Figuur 4

1.2.2. Gebruikersnaam vergeten? Geen nood! Om uw gebruikersnaam op te vragen, gaat u als volgt te werk: Werkwijze 1. Klik in het scherm ‘Aanmelden’ op ‘gebruikersnaam vergeten’.(Figuur 5) 2. Het scherm ‘Gebruikersnaam vergeten’ wordt geopend. (Figuur 6) 3. Vul uw e-‐mailadres in en klik op ‘Opvragen’. (Figuur 6)

Figuur 5


Figuur 6

Pagina | 9

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf U ontvangt van Coolant een e-‐mail (zie hieronder) met daarin uw gebruikersnaam waarmee u zich kunt aanmelden. Beste, U heeft een aanvraag ingediend om uw gebruikersnaam op te vragen voor Coolant.be Uw gebruikersnaam is VOORBEELD Indien u nog verdere vragen zou hebben, mag u ons altijd contacteren op http://coolant.be/contact Met vriendelijke groeten, Het Coolant.be team 1.2.3. Wachtwoord vergeten? Indien u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen. Werkwijze 1. Klik in het scherm ‘Aanmelden’ op ‘Paswoord vergeten?‘. (Figuur 7) 2. Het scherm ‘Paswoord vergeten’ wordt geopend. (Figuur 8) 3. Vul uw gebruikersnaam en e-‐mailadres in en klik op ‘Paswoord resetten’. (Figuur 8)

Figuur 7


Figuur 8 Pagina | 10

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf U ontvangt van Coolant een e-‐mail (zie hieronder) met daarin een link om uw wachtwoord te wijzigen. Volg de stappen in de e-‐mail om uw wachtwoord te resetten. Beste, U heeft een paswoord reset aangevraagd voor Coolant.be Indien u uw paswoord wilt resetten, dient u http://app.coolant.be/go/resetpassword//.. te bezoeken en op de Paswoord Resetten knop te klikken. Met vriendelijke groeten, Het Coolant.be team 1.2.4. Afmelden Om uit te loggen, dient u simpelweg op de knop ‘afmelden’ te drukken. (Figuur 9)

Figuur 9


Pagina | 11


1.3. Instellingen De algemene instellingen zijn globaal van toepassing op uw account. Hier kunnen de algemene gegevens van het bedrijf ingevoerd worden, evenals het bijstellen van een aantal standaard waarden. De instellingen kunnen ook gebruikt worden om het bedrijfslogo toe te voegen of uw account te upgraden naar een andere configuratie. 1.3.1. Bedrijfsgegevens aanpassen Via de algemene instellingen kunnen de bedrijfsgegevens op elk moment gewijzigd of verder aangevuld worden. Werkwijze De knop 'Instellingen', bovenaan het scherm (Figuur 10), geeft u de mogelijkheid om uw bedrijfsinstellingen te raadplegen. Deze pagina biedt u een overzicht van alle gegevens die door u werden geregistreerd tijdens het openen van uw account in Coolant. Wijzig de gegevens of voeg extra informatie toe en klik op de knop 'Opslaan' om de aanpassingen te bewaren. Wenst u de wijzigingen toch niet op te slaan, klik dan op 'Annuleren'.


Pagina | 12


Figuur 10

1.3.2. Bedrijfsaccount wijzigen U kunt uw bedrijfsaccount op elk moment wijzigen of upgraden om zodoende meer gebruikers toegang te geven tot Coolant. VOORBEELD: Vandaag heeft u 4 gebruikers binnen uw bedrijf en maakt u gebruik van het bedrijfsaccount 'Media'. Wanneer u in de toekomst 2 nieuwe gebruikers wenst aan te maken, kunt u uw bedrijfsaccount zelf op een eenvoudige manier upgraden naar het 'Lungo' pakket. OPGELET! Indien voor uw onderneming reeds het bedrijfsaccount ‘Omnia’ werd geregistreerd, kunt u geen upgrade meer uitvoeren. Het ‘Omnia’ account biedt namelijk een onbeperkt aantal gebruikers toegang tot Coolant. U kunt dus enkel een upgrade uitvoeren indien uw huidige account een Uno, Media of Lungo account is (Figuur 11).


Pagina | 13


Figuur 11

1.3.3. Bedrijfsaccount upgraden Om uw accounttype te wijzigen, klikt u op de knop ‘Instellingen’ bovenaan het scherm. Het registratiescherm wordt geopend. (Figuur 10) Klik in het gedeelte ‘Type account’ op volgende link: 'U kunt makkelijk upgraden naar een type met meer gebruikers' (Figuur 12)

Figuur 12

In het volgende scherm drukt u op de knop ‘Activeren’ naast het nieuwe gewenste account. (Figuur 13)


Pagina | 14


Figuur 13

U ontvangt een automatische e-‐mail van Coolant, zoals in het voorbeeld hieronder, waarin u wordt gevraagd de wijziging van uw bedrijfsaccount te bevestigen via een uniek adres. Beste, Indien u uw Coolant account wilt upgraden naar , bezoekt u volgende link: http://app.coolant.be//... Na uw bevestiging zal u onmiddellijk kunnen gebruik maken van de extra mogelijkheden. Met vriendelijke groet, Het Coolant.be team Zodra u klikt op de link in de e-‐mail om de upgrade van uw bedrijfsaccount te registreren, zal u nogmaals gevraagd worden om de wijziging van uw bedrijfsaccount te bevestigen alvorens deze definitief wordt uitgevoerd (Figuur 14). Dit om misbruik te voorkomen.


Pagina | 15


Figuur 14

Zodra u op de knop ‘Bevestigen’ heeft gedrukt, wordt de wijziging doorgevoerd. U ontvangt opnieuw een e-‐mail van Coolant (zie hieronder) met daarin de bevestiging dat uw bedrijfsaccount werd aangepast. Beste, Uw Coolant bedrijfsaccount werd gewijzigd om gebruik te maken van het account type . Nogmaals bedankt om voor Coolant te kiezen! Met vriendelijke groet, Het Coolant.be team

1.4. De applicatie 1.4.1. Lijstweergave Ongeacht het menu waarin u zich bevindt, kunt u op een uniforme manier en op basis van verschillende criteria gegevens filteren uit Coolant. Bevindt u zich bijvoorbeeld in het menu ‘Klanten’, dan kunt u gegevens filteren via de blanco velden bovenaan. U kunt zoeken op de naam van een klant of de beginletters ervan. In het laatste geval zal Coolant u alle namen tonen die met deze letters beginnen. (Figuur 15) U bent dus niet verplicht om de volledige naam van een klant of gemeente in te geven. Op basis van enkele letters of cijfers kan Coolant voor u gegevens filteren en weergeven. Gebruik de knop reset om de filter ongedaan te maken en de volledige lijst terug op te roepen. (Figuur 15)

Figuur 15


Pagina | 16

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf Indien u bepaalde gegevens wilt filteren boven een bepaalde waarde, kunt u gebruik maken van enkele speciale karakters. Filter waarden < N Toon alle items met een lagere waarde dan N > N Toon alle items met een hogere waarde dan N <= N Toon alle items met een waarde die lager of gelijk is aan N >= N Toon alle items met een waarde die hoger of gelijk is aan N *N Toon alle items die eindigen op een bepaald woorddeel (vb: '*en' zal alle namen tonen die eindigen op 'en' zoals janssen, jorissen, etc.) N* Toon alle items die beginnen met een bepaald woorddeel (vb: 'Daikin*' zal alle installaties tonen die starten met 'Daikin') *N* Toon alle items waarin N voorkomt (vb: '*407*' zal alle koelmiddelflessen tonen met het gas R407, 407C, R407C) 1.4.2. Afdrukken Het is mogelijk om gegevens op een eenvoudige wijze af te drukken met Coolant. Voor elk type pagina werd er een specifieke opmaak gedefinieerd zodat deze leesbaar en op een ecologische wijze afgedrukt kunnen worden. Om gegevens af te drukken, kan de standaard afdrukoptie van de webbrowser gebruikt worden. Deze kan gebruikt worden door volgende optie te gebruiken: Bestand > Afdrukken, zoals in volgende screenshot getoond wordt.


Pagina | 17

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 1.4.3. Export Ongeacht het menu waarin u zich bevindt, kunt u door middel van de knop ‘Export’ Excel bestanden exporteren. Bevindt u zich bijvoorbeeld in het menu ‘Klanten’, dan kunt u gegevens exporteren naar een Excel bestand (Figuur 16).

Figuur 16

2. Dashboard Zodra u zich in Coolant aanmeldt, komt u terecht op het ‘Dashboard’. Indien u nog geen gegevens heeft geregistreerd, toont het Dashboard geen gegevens (Figuur 17). Coolant zal u adviseren om eerst uw koelmiddelen te registreren en u zodoende begeleiden tijdens uw eerste registraties.

Figuur 17


Pagina | 18

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf Zodra u gestart bent met het invoeren van gegevens, krijgt het Dashboard stilaan meer vorm en biedt het een overzicht van de meest recente opdrachten, de nieuwste klanten en hun installaties. Daarnaast ziet u in één oogopslag welke koelmiddelflessen het minst gevuld zijn zodat u tijdig uw stock kunt aanvullen. Dit alles wordt aangevuld met een forecast preview van uit te voeren werkzaamheden. (Figuur 18)

Figuur 18

3. Taken In Coolant is er een centrale plaats om alle taken te beheren. U kunt een taak koppelen aan een klant of installatie of u kunt persoonlijke taken opstellen.

3.1. Persoonlijke taken toevoegen Om een persoonlijke taak toe te voegen, ga je als volgt te werk: Werkwijze - Selecteer het menu ‘taken’ links op uw scherm. (Figuur 19) - Klik op de knop ‘Nieuwe taak’ om het registratiescherm te openen. (Figuur 19) - Vul alle velden in en druk op ‘Opslaan’ om de nieuwe taak aan te maken. (Figuur 20)


Pagina | 19


Figuur 19

Figuur 20

De gegevens van de nieuwe taak zijn nu in Coolant bewaard. Hij is nu geregistreerd en wordt automatisch toegevoegd aan de takenlijst. (Figuur 21) Coolant is een handelsnaam van Mediasoft BVBA | www.coolant.be

Pagina | 20


Figuur 21

3.2. Persoonlijke taken verwijderen -

Ga naar het menu ‘Taken’. (Figuur 19) Klik vervolgens op de knop ‘Verwijderen’. (Figuur 21) Coolant vraagt nu de bevestiging om de taak definitief uit Coolant te verwijderen. (Figuur 22) Klik op ‘Verwijderen’ om de taak uit Coolant te verwijderen. Klik op ‘Annuleren’ indien u de taak toch niet wenst te verwijderen.

Figuur 22

3.3. Taken gekoppeld aan klant of installatie toevoegen Ongeacht in welk menu u zit, kunt u een taak koppelen aan een installatie of klant. Werkwijze - Selecteer het menu ‘Installaties’ links op uw scherm. (Figuur 23) - Klik op de installatie waaraan u de taak wil toekennen. (Figuur 23) - Klik op ‘nieuwe opdracht’ (Figuur 24) - Vul alle velden in en druk op ‘Opslaan’ om de nieuwe taak aan te maken. (Figuur 25) - De nieuwe taak is nu toegevoegd aan uw taken. (Figuur 26)


Pagina | 21


Figuur 23


Pagina | 22


Figuur 24


Pagina | 23


Figuur 25

De nieuwe opdracht wordt nu weergegeven in het menu van taken. Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd voor klanten.


Pagina | 24


Figuur 26

3.4. Taken gekoppeld aan klant of installatie verwijderen Taken gekoppeld aan een klant of installatie worden niet verwijderd, u kunt wel aangeven dat de taak is uitgevoerd. - Ga naar het menu ‘Taken’. - Selecteer het wijzigingssymbool op de regel van de taak om het registratiescherm te openen. (Figuur 26) - Wijzig de status naar ‘uitgevoerd’. (Figuur 27) - Druk op ‘opslaan’ om de wijziging op te slaan. (Figuur 27)


Pagina | 25


Figuur 27

De taak wordt nu getoond bij ‘mijn afgewerkte taken’.


Pagina | 26


4. Logboek Nu komen we tot de hoofddoelstelling van Coolant. Het registreren van alle opdrachten die uw techniekers hebben uitgevoerd op de installaties van uw klanten. Het gaat hier om dringende interventies, onderhouden, lek-‐ en druktesten, ... Met andere woorden alle tussenkomsten tussen uw onderneming en uw klanten met betrekking tot de koeltechnische installaties. Coolant biedt u ook de mogelijkheid om opdrachten te registreren die in de toekomst nog moeten worden uitgevoerd. (Bijvoorbeeld wanneer er een lek heeft plaatsgevonden en er binnen de maand een nieuwe controle moet worden uitgevoerd.)

4.1. Nieuwe opdrachten aanmaken U kunt in Coolant vanaf verschillende locaties een nieuwe opdracht registreren. Dit kan vanuit het dashboard, via het menu 'Logboek' of vanuit het detailscherm van de installatie of locatie. In alle gevallen dient u op de knop ‘Nieuwe opdracht’ te klikken. Deze mogelijkheid werd voorzien om het zo eenvoudig mogelijk te maken om een nieuwe opdracht te registreren. De volgende werkwijze is voor alle mogelijkheden dan ook identiek. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Dashboard’ of ‘Logboek’ en klik op ‘Nieuwe opdracht’. (Figuur 28) - Indien er minder dan 20 installaties in Coolant geregistreerd staan, selecteert u de installatie waarop deze opdracht betrekking heeft en druk op ‘Nieuwe opdracht’. (Figuur 29)

Figuur 28


Pagina | 27


Figuur 29

-

Indien er meer dan 20 installaties in Coolant geregistreerd staan, opent er een zoekpagina om de installatie op te roepen waarop de opdracht werd uitgevoerd. Om een installatie op te roepen, kunt u op verschillende manieren te werk gaan. Vul één of meerdere van onderstaande velden in en druk op ‘Zoeken’ om een lijst van installaties op te roepen die aan deze voorwaarden voldoen.

Velden Installatie referentie Naam klant

De referentie die u zelf aan de installatie heeft toegekend tijdens de registratie ervan (bijvoorbeeld ‘koeltoog’, ‘winkel’, 1009/213, ...) Naam van de klant op wiens naam de installatie in Coolant werd geregistreerd. Postcode en/of gemeente waar de installatie zich bevindt

Postcode en/of gemeente OPGELET! Al deze gegevens hebben betrekking op de installatie. Indien uw klant in Gent woont, maar de installatie zich in Brussel bevindt, dan dient u de postcode en/of Brussel in te vullen in plaats van Gent. OPGELET! De gevonden resultaten bevatten enkel installaties van klanten die reeds in Coolant geregistreerd zijn. Indien u een klant heeft waarvoor nog geen installatie werd geregistreerd, zal deze niet in de lijst verschijnen. U dient dan eerst de installatie toe te voegen alvorens u een opdracht op deze installatie kunt registeren. Vervolg werkwijze - Klik vervolgens op de tekst ‘Nieuwe opdracht’ achter de installatie waarop deze opdracht betrekking heeft. Indien u per vergissing de foute installatie heeft gekozen, ga dan opnieuw naar het Dashboard of naar het menu ‘Logboek’ en klik opnieuw op ‘Nieuwe opdracht’. Herhaal de zoekopdracht en kies de juiste installatie of klik op de backspace-‐toets om terug te gaan naar het vorige scherm. - Het registratieformulier om een nieuwe opdracht aan te maken wordt geopend. (Figuur 30) - Vul alle velden in en druk op ‘Opslaan’ om de opdracht in Coolant te registreren. (Figuur 30) U kunt achteraf nog altijd een handeling toevoegen aan deze opdracht. Hoe u dit moet doen, kunt u terugvinden in het hoofdstuk ‘


Pagina | 28

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf Opdrachten wijzigen’.

Figuur 30


Pagina | 29

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 4.1.1. Registratieformulier van nieuwe opdrachten Reeds geregistreerde velden Locatie Plaats waar de installatie zich bevindt Installatie Uw eigen referentie voor deze installatie. Bijvoorbeeld: studeerkamer, koelruimte bakkerij, ... In te vullen velden Nummer Automatische nummering van alle opdrachten over alle techniekers heen. Dit nummer moet uniek zijn. Eén nummer kan met andere woorden nooit tweemaal in Coolant voorkomen. U kunt wel een nummer overslaan door zelf het volgende nummer in te vullen. Referentie Verwijzing naar een werk-‐ of opdracht bon, een intern opvolgingsnummer, .... (dit is geen verplicht in te vullen veld) Handeling toevoegen Maak een keuze uit volgende mogelijkheden: - Onderhoud - Herstelling - Keuring - Druktest - Lektest - Koelmiddel toevoegen - Koelmiddel aftappen - Vacuumeren - Generieke handeling (Zie hoofdstuk 11.2 voor meer informatie over deze handelingen.) Heeft u meerdere handelingen tijdens deze opdracht uitgevoerd? Herhaal dan deze procedure voor elke handeling die tijdens deze opdracht werd uitgevoerd. Status Kies één van de twee opties: - Opdracht ‘Nog uit te voeren’ - Opdracht is ‘Uitgevoerd’ Technieker Indien u ‘beheerder’ bent van dit account, krijgt u hier een lijst met alle techniekers die in uw account zijn geregistreerd. Selecteer de technieker die de opdracht heeft uitgevoerd of nog gaat uitvoeren. Indien u als technieker zelf toegang heeft tot Coolant, dan ziet u enkel uw eigen naam staan en kunt u geen andere technieker selecteren. Starttijdstip Datum en starttijdstip waarop de uitvoering van de opdracht werd aangevat Eindtijdstip Datum en eindtijdstip waarop de opdracht werd afgesloten Reisduur Reisduur (heen en weer) in minuten Notities Uw persoonlijke opmerkingen betreffende deze opdracht/handeling.


Pagina | 30


4.2. Handelingen Een handeling is een onderdeel van een opdracht. Een handeling kan zijn: - Een onderhoud - Een herstelling - Een keuring - Een druktest - Een lektest - Het toevoegen van koelmiddel - Het aftappen van koelmiddel - Vacuumeren - Generieke handeling 4.2.1. Handeling ‘Onderhoud’ Wanneer uw opdracht bestaat uit het jaarlijkse onderhoud, dan kiest u voor deze optie. - Het formulier ‘Nieuw onderhoud’ wordt geopend. - Indien de installatie uit meerdere circuits bestaat, selecteer dan het circuit waarop dit onderhoud werd uitgevoerd. - Coolant heeft bij het onderhoud formulier een aantal velden beschikbaar die gerelateerd kunnen zijn aan een onderhoud. Deze zijn optioneel in te vullen. - In het veld ‘Besluit en opmerkingen’ is er ruimte voor uw persoonlijke opmerkingen. (Bijvoorbeeld aandachtspunten voor een volgend onderhoud, vervangen wisselstukken, ...) - Druk op ‘Opslaan’ om het onderhoud in Coolant te registreren. 4.2.2. Handeling ‘Herstelling’ Als er bij een klant (vb: een klant zonder contract) een simpele herstelling uitgevoerd wordt (vb: het vervangen van een zekering, depannage aan de regelaar), dan is het uiteraard niet nodig om deze handeling als een volwaardig onderhoud te registreren. Voor dergelijke interventies is het nu mogelijk om dit te registreren als zijnde een herstelling: - Het formulier ‘Herstelling’ wordt geopend. - In het veld ‘Vaststelling’ wordt in het kort de vaststelling voor de herstelling genoteerd. Vb: Bij aankomst was de cel temperatuur 21°C, en melding storing met error code E123. - In het veld ‘Ondernomen actie’ wordt de actie genoteerd m.b.t. de herstelling zelf. Vb: Controle voeler defect en vervangen. 4.2.3. Handeling ‘Keuring’ Sinds 1 april 2007 moeten airco's met een nominaal koelvermogen van meer dan 12 kW regelmatig gekeurd worden door een bevoegde deskundige. Vanaf 10 april 2011 ligt de keuringsfrequentie volgens de wetgeving vast. Deze frequenties zijn volgens de wetgeving ingebouwd in Coolant. U zal in de forecast hier meldingen van krijgen. Als u een keuring heeft uitgevoerd aan een luchtbehandelingsinstallatie dan kunt u deze keuring ook registreren in Coolant. Na het uitvoeren van de handeling ‘Keuring’ op een installatie zal ook de forecast aangepast worden. Voor de desbetreffende installatie zal een nieuwe keuring worden voorgeteld op basis van de frequentie vastgelegd in de wetgeving.


Pagina | 31

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf U kiest bij handelingen voor ‘Nieuwe keuring’ en vult onderstaande gegevens in: - Documentatie (nog) aanwezig. - Visuele inspectie van het systeem. - Correct gebruik door de eindgebruiker. - Controle werkingsparameters. - Notities. o Dit is een vrij in te vullen veld. Vervolgens kiest u voor opslaan om deze keuring aan de opdracht toe te voegen. 4.2.4. Handeling ‘Druktest’ Indien u tijdens deze opdracht een druktest heeft uitgevoerd, dan kiest u bij handelingen voor ‘Druktest’. - Het registratieformulier van een nieuwe druktest wordt geopend. - Vul alle velden van het formulier in en druk op ‘Opslaan’ om de druktest te bewaren. Algemeen Circuit Indien de installatie uit meerdere circuits bestaat, selecteer dan het circuit waarop de druktest werd uitgevoerd. Druk De waargenomen druk gedeeld door de maximale toegelaten werkdruk. Testdruk LD Lage druk uitgedrukt in bar of Mpa HD Hoge druk uitgedrukt in bar of Mpa Duur Tijd die nodig was om deze test uit te voeren. Details Conform de normen NBN-‐norm noteren Nummer van het attest Nummer van het uitgereikte attest Besluit Uw besluit Conclusie Kies één van de twee voorgestelde opties: - Lekdicht en geen vervorming vastgesteld - Niet lekdicht en/of vervorming vastgesteld


Pagina | 32

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 4.2.5. Handeling ‘Lektest’ Wanneer u tijdens een opdracht een lektest heeft moeten uitvoeren, dan kiest u als handeling voor ‘Lektest’. - Het registratieformulier van een nieuwe lektest wordt geopend. - Vul alle velden van het formulier in en druk op ‘Opslaan’ om de lektest te bewaren. Algemeen Circuit Indien de installatie uit meerdere circuits bestaat, selecteer dan het circuit waarop de lektest werd uitgevoerd. Methode Indirecte methode Vermeld de indirecte methode waarmee u het lek heeft vastgesteld. Directe methode Vermeld de directe methode waarmee u het lek heeft vastgesteld. Testdruk LD Lage druk uitgedrukt in bar of Mpa HD Hoge druk uitgedrukt in bar of MPa Lekdetectieapparatuur Type/merk Type en/of merk van het toestel Serienummer Serienummer van het toestel Lekdetectiegrens Lekdetectiegrens uitgedrukt in ppm of gr/jaar Datum van ijking Datum waarop het toestel werd geijkt Details Conform de normen NBN-‐norm noteren Nummer van het attest Nummer van het uitgereikte attest Vond plaats Kies één van de twee vooropgestelde opties: - Na normale werking - Na onder druk zetten met koelmiddel van de installatie Reden Het is verplicht om de reden van de lektest tijdens deze handeling te noteren. Notities Vrij veld voor eventuele extra notities. Besluit Kies één van de twee voorgestelde opties: - Voldoet aan de controle-‐eisen - Voldoet niet aan de controle-‐eisen en moet in orde gebracht worden 4.2.6. Handeling ‘Koelmiddel toevoegen’ Wanneer u tijdens een opdracht koelmiddel heeft moeten toevoegen, dan kiest u als handeling voor ‘Koelmiddel toevoegen’. - Het registratieformulier voor het toevoegen van koelmiddel wordt geopend. - Vul alle velden van het formulier in en druk op ‘Opslaan’ om deze handeling te registreren. Velden Circuit Indien de installatie uit meerdere circuits bestaat, selecteer dan het circuit waarop koelmiddel werd toegevoegd. Koelmiddelfles Selecteer de koelmiddelfles die voor deze handeling werd gebruikt. Hoeveelheid Noteer de hoeveelheid koelmiddel die aan de installatie werd toegevoegd. Type koelmiddel Noteer het type koelmiddel dat werd toegevoegd. Reden Omschrijf de reden/oorzaak waarom er koelmiddel moest worden toegevoegd. Eerste vulling Als de installatie voor de eerste maal wordt gevuld. Wordt niet in rekening gebracht bij de berekening voor het relatief lekverlies. Coolant is een handelsnaam van Mediasoft BVBA | www.coolant.be

Pagina | 33

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 4.2.7. Handeling ‘Koelmiddel aftappen’ Wanneer u tijdens een opdracht koelmiddel heeft moeten aftappen, dan kiest u voor de handeling ‘Koelmiddel aftappen’. - Het registratieformulier voor het aftappen van koelmiddel wordt geopend. - Vul alle velden van het formulier in en druk op ‘Opslaan’ om deze handeling te registreren. Velden Circuit Indien de installatie uit meerdere circuits bestaat, selecteer dan het circuit waarop koelmiddel werd toegevoegd. Koelmiddelfles Selecteer de koelmiddelfles die voor deze handeling werd gebruikt. Hoeveelheid Noteer de hoeveelheid koelmiddel die uit de installatie werd afgetapt Type koelmiddel Noteer het type koelmiddel dat werd toegevoegd. Reden Omschrijf de reden/oorzaak waarom er koelmiddel moest worden afgetapt. 4.2.8. Handeling ‘Vacuumeren’ Wanneer u een installatie heeft moeten vacuumeren, dan kiest u voor de handeling ‘Vacuumeren’. - Het ‘Nieuwe vacuumeerhandeling’ formulier wordt geopend. - Vul alle velden van het formulier in en druk op ‘Opslaan’ om deze handeling te registreren. 4.2.9. Generieke handeling Wanneer u een handeling uitvoert aan een installatie niet behorend tot eerder vernoemde handelingen dan kiest u hiervoor een ‘Generieke handeling’. - Het ‘Nieuwe generieke handeling’ formulier wordt geopend. - Vul alle velden van het formulier in en druk op ‘Opslaan’ om deze handeling te registreren.


Pagina | 34


4.3. Metingen U kunt ook per opdracht metingen aan een installatie en/of circuit toevoegen. Dit kan door op het metingen icoon te drukken bij de gewenste installatie of circuit.

Figuur 31


Pagina | 35

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf Vervolgens wordt het formulier ‘Meting invullen’ geopend (Figuur 32). In dit formulier kunt u de waarden van de meting invoeren. Deze gegevens zijn optioneel en u kunt zelf bepalen welken metingen u invoert.

Figuur 32


Pagina | 36


4.4. Opdrachten wijzigen Bent u een handeling van een opdracht vergeten te registreren of moeten de gegevens van een handeling worden aangepast? Dan kunt u op verschillende manieren te werk gaan. 4.4.1. Opdrachten wijzigen via het logboek Werkwijze - Ga naar het menu ‘Logboek’ en zoek in de lijst de opdracht waarvan u de gegevens wenst te wijzigen. (Figuur 33) - Klik op het wijzigingssymbooltje achter deze opdracht of klik op de ‘Referentie’ van deze opdracht. (Figuur 33) - Druk vervolgens op ‘Wijzigen’ om het registratieformulier te openen. (Figuur 34) - Om een nieuwe handeling toe te voegen, zie hoofdstuk 11.2 ‘Handelingen’ o Om gegevens van een bestaande handeling te wijzigen, klik op het wijzigingssymbooltje achter deze handeling of klik op het ‘Type’ van de desbetreffende handeling (Figuur 35) en druk vervolgens op ‘Wijzigen’ om het registratieformulier te openen. (Figuur 36) o Wijzig de nodige gegevens en druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen in Coolant te bewaren. (Figuur 37)

Figuur 33

Figuur 34


Pagina | 37


Figuur 35

Figuur 36

Figuur 37


Pagina | 38

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 4.4.2. Opdrachten wijzigen via het menu ‘Installaties’ Werkwijze - Ga naar het menu ‘Installaties’. (Figuur 38) - Zoek in de lijst de installatie waarvan je een opdracht wenst te wijzigen en klik op de ‘Referentie’ van deze installatie. (Figuur 38) - Er verschijnt een overzicht met daarop alle details van deze installatie, eventueel de verschillende circuits als die aanwezig zijn en onderaan een lijst met daarin de opdrachten die op deze installatie werden uitgevoerd. (Figuur 39) - Klik op het ‘Type’ van de handeling waarvan je de gegevens wenst te wijzigen. (Figuur 39) - Er verschijnt nu een overzichtje met de details van deze handeling. Druk op ‘Wijzigen’ om de gegevens van deze handeling aan te passen. (Figuur 40) - Wijzig de gegevens en druk op ‘Opslaan’ om de wijzigen te bewaren. (Figuur 41)

Figuur 38


Pagina | 39


Figuur 39

Figuur 40


Pagina | 40


Figuur 41

4.5. Opdracht verwijderen Wenst u om een bepaalde reden een opdracht uit Coolant te verwijderen? Werkwijze - Ga naar het menu ‘Logboek’. (Figuur 42) - Zoek de opdracht die je wenst te verwijderen en druk op het verwijdersymbool achter deze opdracht. (Figuur 42) - Druk op ‘Verwijderen’ om de opdracht definitief uit Coolant te verwijderen. (Figuur 43) - Druk op ‘Annuleren’ om de actie ongedaan te maken en de opdracht te behouden. (Figuur 43)

Figuur 42


Pagina | 41


Figuur 43

4.6. Doorsturen documenten van een opdracht Indien u documenten van een opdracht via mail naar de bijhorende klant wenst te verzenden dan kan dat rechtstreeks vanuit Coolant. Deze documenten kunnen bestaan uit een werkbon of een (lek/druk) certificaat behorend tot de opdracht. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Logboek’. (Figuur 44) - Zoek de opdracht waarvan je de bijhorende documenten wenst te verzenden en druk op het opdrachtnummer. - Druk op ‘Verzenden’ om in het opdracht doorsturen scherm terecht te komen. (Figuur 45) - In het ‘Doorsturen documenten van opdracht’ scherm vult u volgende gegevens in en klikt u op opslaan. Nadat u op opslaan heeft geklikt worden ingevulde gegevens en de geselecteerde documenten via mail verzonden naar de contact persoon ingevuld bij ‘Aan’. o Aan: De persoon naar wie u de opdracht gaat verzenden. De klant die gekoppeld is aan deze opdracht zal in deze lijst komen te staan. Door deze klant te selecteren zal de mail automatisch verstuurd worden naar de technisch contact persoon ingevuld bij die klant in het klantoverzicht. o Onderwerp: Het onderwerp van de mail. o Inhoud: De inhoud van de mail. Via bijhorende balk kunt u de mail opmaken. o Bijlage (x): Hier kunt u kiezen welk document u met de opdracht wenst mee te verzenden. Dit zijn automatisch de documenten behorend tot de gekozen opdracht. De documenten worden als bijlage tot de mail toegevoegd. Een document dat niet tot de opdracht behoort zal ook niet bij de keuze mogelijkheden verschijnen. (Figuur 46)

Figuur 44


Pagina | 42


Figuur 45

Figuur 46


Pagina | 43


5. Forecast Om een hoge bedrijfszekerheid te garanderen, dienen er regelmatig periodieke controles uitgevoerd te worden op uw koeltechnische installaties. Deze controles dienen uitgevoerd te worden naargelang de aard en omvang van de installatie. Gezien het niet altijd evident is om inzicht te verkrijgen in aankomende controles, voorziet Coolant een automatisch systeem die deze controles voor u in beeld brengt. Installaties moeten op regelmatige tijdstippen gecontroleerd worden op lekverlies. Hoe vaak hangt af van de grootte van de installatie, of het gaat om een hermetisch gesloten circuit en daarbij is het ook belangrijk om te weten of er een automatisch lekdetectiesysteem actief is. Indien er een lekverlies werd vastgesteld, dient een herstelling binnen 14 dagen na vaststelling uitgevoerd te worden. Nadat het lek hersteld is, dient er een controle binnen 1 maand uitgevoerd te worden om te inspecteren of de herstelling met succes werd uitgevoerd.

5.1. Automatische berekening De berekening van de termijnen voor de periodieke lekdichtheidscontroles kan verschillen per regio. In Coolant worden installaties waarvoor geen regio gekend is, bijgevolg behandeld volgens de regio van het installatiebedrijf en anders volgens de Vlaamse regelgeving. De automatische berekening van de periodieke controles vertrekt steeds vanuit de laatst uitgevoerde lektest op een installatie. Indien het veld 'datum laatste lekcontrole' bij de ingave van een nieuwe installatie niet ingevuld wordt, dient het veld 'opleveringsdatum' hiervoor als basis. Indien ook dit veld niet ingevuld wordt, zal de datum van creatie als basis gebruikt worden. Op deze manier kunnen installaties die net in beheer genomen werden, of slechts recent in Coolant werden toegevoegd, al meteen gebruik maken van de automatische berekening voor periodieke lekcontroles. 5.1.1. Forecast uitsluiten Een installatie wordt standaard opgenomen in de forecast van periodieke lekcontroles, indien deze van toepassing zijn op het type van installatie, tenzij er expliciet aangegeven wordt om de installatie niet op te nemen in de forecast berekening. 5.1.2. Forecast op basis van eigen termijn Indien u als beheerder zelf wilt kiezen op basis van welke termijnen de periodieke controles in de forecast verschijnen, dan kan hiervoor bij de instellingen van de installatie voor gekozen worden. U kiest bij de aanmaak of wijziging van een installatie bij ‘Opnemen in de forecasts’ voor ‘Eigen termijn’. Vervolgens kunt u het aantal keer per jaar (interval) invullen. Op basis van de ingevoerde waarde zullen de periodieke controles voor deze installatie in de forecast getoond worden. Optioneel kunt u hiervoor nog een reden meegeven. Om het start moment te bepalen gelden dezelfde regels als bij de automatische berekening.

5.2. Inplannen van opdrachten Er kan op voorhand een opdracht ingepland worden voor de periodieke lekcontrole, op voorwaarde dat de opdracht ingegeven wordt met de status “uit te voeren” op een bepaalde datum in de toekomst. Na het effectief uitvoeren van deze controle op de voorziene datum, zal een lektest aanwijzen of deze controle als succesvol opgenomen wordt in het systeem. Om dit correct te registreren in het systeem, dient de opdracht wel de status “uitgevoerd” te krijgen.


Pagina | 44


6. Koelmiddelflessen Alle aangekochte en gerecupereerde koelmiddelflessen dienen in Coolant geregistreerd te worden, alvorens deze in opdrachten kunnen worden gebruikt. Deze koelmiddelflessen kunnen uniek geïdentificeerd worden aan de hand van hun serienummer.

6.1. Koelmiddelflessen toevoegen Werkwijze - Ga naar het menu ‘Koelmiddelen’. (Figuur 47) - Druk op ‘Nieuwe koelmiddelfles’ (Figuur 47) om het registratieformulier te openen. - Vul alle velden in en druk op ‘Opslaan’ om de registratie te voltooien. (Figuur 48)

Figuur 47


Pagina | 45


Figuur 48

6.1.1. Registratieformulier van koelmiddelflessen Velden Type

Serienummer Koelmiddel In gebruik

Bruto gewicht Netto inhoud Referentie factuur In gebruik door Datum van aankoop Aangekocht bij

Maak een keuze uit: - Koelmiddelfles om installaties te vullen - Koelmiddelfles om koelmiddel te recupereren - Koelmiddelfles voor tijdelijke opslag van koelmiddelen Registreer het unieke serienummer van de koelmiddelfles Het type koelmiddel (bijvoorbeeld R407C) Vink dit veld aan indien de koelmiddelfles in gebruik is zodat deze geselecteerd kan worden bij interventies Vink dit vakje uit zodra de fles niet meer wordt gebruikt. Zo kan deze ook niet meer geselecteerd worden bij het uitvoeren van nieuwe opdrachten Bruto gewicht van de koelmiddelfles bij aankoop Netto gewicht van de koelmiddelfles. (Enkel verplicht bij vulflessen) Nummer van de factuur waarmee de koelmiddelfles werd aangekocht Selecteer de gebruiker van de koelmiddelfles Selecteer de datum waarop de koelmiddelfles werd aangekocht Selecteer de leverancier van de koelmiddelfles Indien deze nog niet in de lijst voorkomt,


Pagina | 46

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf -

Kies dan voor ‘Nieuwe leverancier’ Het registratieformulier voor een nieuwe leverancier wordt geopend Vul de leveranciersgegevens in en druk op ‘Opslaan’ om de leverancier te bewaren De nieuwe leverancier wordt automatisch geselecteerd

6.2. Koelmiddelflessen wijzigen De registratiegegevens van een koelmiddelfles kunnen op twee manieren worden gewijzigd. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Koelmiddelen’. (Figuur 49) - Zoek de koelmiddelfles waarvan u de gegevens wenst te wijzigen en klik op het wijzigingssymbooltje achter deze koelmiddelfles. (Figuur 49) OF - Klik op het serienummer van de fles om het registratieformulier te openen (Figuur 49) en druk op ‘Wijzigen’ om de gegevens van de fles te kunnen aanpassen. (Figuur 50) - Wijzig de gegevens en/of vul het registratieformulier verder aan. (Figuur 51) - Druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren. (Figuur 51)

Figuur 49


Pagina | 47


Figuur 50


Pagina | 48


Figuur 51

6.3. Koelmiddelflessen verwijderen OPGELET! U kunt een koelmiddelfles alleen verwijderen zolang er nog geen enkele opdracht op een installatie mee werd uitgevoerd. Werd deze fles wel al gebruikt tijdens één of meerdere opdrachten, dan dient u eerst de koelmiddelfles van deze opdrachten te wijzigen. Zodra er geen enkele link meer bestaat tussen deze koelmiddelfles en een opdracht, kan de koelmiddelfles uit Coolant worden verwijderd. (Figuur 52)

Figuur 52


Pagina | 49

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf Werkwijze - Ga naar het menu ‘Koelmiddelen’. (Figuur 53) - Klik op het verwijderingssymbooltje achter deze koelmiddelfles. (Figuur 53) - Druk op ‘Verwijderen’ om deze koelmiddelfles definitief uit Coolant te verwijderen. Druk op ‘Annuleren’ om deze koelmiddelfles te behouden. (Figuur 54)

Figuur 53

Figuur 54


Pagina | 50


6.4. Koelmiddelflessen inleveren Als u een koelmiddelfles inlevert bij een leverancier, dient u dit in Coolant te registreren. Dit heeft als gevolg dat deze koelmiddelfles niet meer gebruikt kan worden bij de uitvoering van een opdracht op een installatie. De fles blijft wel zichtbaar in alle geregistreerde opdrachten waarbij deze werd gebruikt. Pas de volgende werkwijze toe wanneer je een koelmiddelfles hebt ingeleverd. - Ga naar het menu ‘Koelmiddelen’ en zoek in de lijst de koelmiddelfles op die u heeft ingeleverd. (Figuur 55) - Klik op het ‘Recyclagesymbooltje’ achter deze koelmiddelfles om het registratieformulier te openen. (Figuur 55) - Vul het formulier in en druk op ‘Recupereren’ om de inlevering van de fles in Coolant te registreren. (Figuur 56)

Figuur 55

De recyclage van koelmiddelflessen kan ook door een technieker geregistreerd worden, zolang deze diegene is die de fles toegevoegd heeft in het systeem. Om de recyclage van koelmiddelflessen in de praktijk ook eenvoudiger te maken, is deze registratie nu ook mogelijk indien de fles aan de technieker werd toegekend. Een beheerder kan uiteraard elke fles registreren ter recyclage.


Pagina | 51


Figuur 56


Pagina | 52

HANDLEIDING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 6.4.1. Registratieformulier voor inlevering van koelmiddelflessen Onderstaande velden werden reeds ingevuld tijdens de registratie van de koelmiddelfles bij ingebruikname en kunnen niet meer worden gewijzigd. Reeds geregistreerde velden Serienummer Uniek serienummer van de koelmiddelfles Koelmiddel Het type koelmiddel (bijvoorbeeld R407C) Datum van aankoop Datum waarop deze koelmiddelfles werd aangekocht In gebruik door Naam van de technieker die deze koelmiddelfles in gebruikt heeft Vul onderstaande velden in om de inlevering van de koelmiddelfles te registreren en de fles uit dienst te nemen. In te vullen velden Datum van inlevering Datum waarop deze koelmiddelfles werd ingeleverd Inhoud van de Uitgedrukt in kg koelmiddelfles bij inlevering Ingeleverd bij Selecteer in de lijst de leverancier waarbij deze koelmiddelfles werd ingeleverd. Indien deze nog niet in de lijst voorkomt, - Kies dan voor de optie ‘Nieuwe leverancier’. - Het registratieformulier voor een nieuwe leverancier wordt geopend. - Vul de leveranciersgegevens in en druk op ‘Opslaan’ om de leverancier te bewaren. - De nieuwe leverancier staat automatisch ingevuld In het registratieformulier van deze koelmiddelfles wordt het veld ‘In gebruik’ automatisch aangepast. Vanaf dit moment kan deze koelmiddelfles niet meer worden geregistreerd bij de uitvoering van een opdracht op een installatie.


Pagina | 53


6.5. Koelmiddelflessen hergebruiken Heeft u zich vergist of wenst u om een andere reden een koelmiddelfles opnieuw in gebruik te nemen, bijvoorbeeld wanneer een verloren fles werd teruggevonden? Werkwijze - Ga naar het menu ‘Koelmiddelen’. (Figuur 57) - Kies in het tabblad ‘Inactieve’. - Zoek de koelmiddelfles op die u opnieuw in gebruik wenst te nemen en klik op het sleutelsymbooltje achter deze koelmiddelfles om het registratieformulier te openen. (Figuur 57) - Klik vervolgens op ‘Herstellen’. (Figuur 58) - Ga nu terug naar het tabblad ‘Inactieve’ en klik op het wijzigingssymbooltje achter de herstelde fles. (Figuur 59) - Vink hier het vakje ‘In gebruik’ opnieuw aan en druk op ‘Opslaan’ om de fles opnieuw in gebruik te nemen. (Figuur 60) De fles komt opnieuw in gebruik en kan vanaf nu bij elke opdracht op een installatie worden gebruikt.

Figuur 57

Figuur 58


Pagina | 54


Figuur 59

Figuur 60


Pagina | 55


6.6. Koelmiddel transfereren Bij het veelvuldig gebruiken van recuperatie flessen, kan het in bepaalde gevallen nuttig zijn om koelmiddel te transfereren naar een andere koelmiddelfles. Hierdoor wordt het mogelijk om de inhoud van kleinere recuperatie flessen over te dragen naar een grotere recuperatie cilinder.

Figuur 61

Om de (gedeeltelijke) inhoud van een koelmiddelfles over te zetten naar een andere koelmiddelfles, dienen we op het niveau van de koelmiddelfles een nieuwe "transfer" te starten. Dit doe je door in het overzicht van de koelmiddelen op het serienummer van een koelmiddelfles te klikken. Vervolgens vindt u de actie rechts bovenaan het detailscherm van een koelmiddelfles onder de knop: "Nieuwe transfer". 6.6.1. Transfer details Het overzicht van alle "van" en "naar" transfers, wordt weergegeven onder de details van een koelmiddelfles. Hierdoor kan er duidelijk opgevolgd worden van en naar waar een bepaald koelmiddel werd overgedragen. Indien er verschillende types van koelmiddel getransfereerd dienen te worden naar eenzelfde recuperatie cilinder (vb: vernietiging van koelmiddelflessen verzamelen in 1 cilinder), dan dienen hier logischer wijs ook meerdere transfers voor gestart te worden.


Pagina | 56

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf

7. Installaties 7.1. Nieuwe installaties toevoegen Om een nieuwe installatie toe te voegen, gaat u als volgt te werk: Werkwijze - Open het menu ‘Installaties’ links op uw scherm. (Figuur 62) - Klik op de knop ‘Nieuwe installatie’. (Figuur 62) - Het registratiescherm voor het aanmaken van een nieuwe installatie wordt geopend. (Figuur 63) - Vul alle gegevens van de installatie in en klik op ‘Opslaan’ om de nieuwe installatie te bewaren. (Figuur 63)

Figuur 62


Pagina | 57



Pagina | 58


Figuur 63


Pagina | 59

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 7.1.1. Registratieformulier van een installatie 7.1.1.1.

Het veld ‘Locatie’

Het veld ‘locatie’ is een zoekfunctie die aangevuld wordt naarmate u begint te typen. Aan de hand van de locatie, wordt een lijst getoond met de klanten die hieraan voldoen. Selecteer vervolgens de locatie waar de installatie zich bevindt. (Figuur 64)

Figuur 64

Het is mogelijk dat uw klant nog niet in deze lijst voorkomt doordat hij nog niet in Coolant werd geregistreerd. U dient dan eerst deze nieuwe klant aan te maken. Werkwijze - Klik op de link 'Nieuwe klant'. (Figuur 65) - Het registratieformulier voor een nieuwe klant wordt geopend. (Figuur 66) - Vul de gegevens in en druk op ‘Opslaan’. (Figuur 66) - De nieuwe klant staat nu automatisch ingevuld in het veld ‘Locatie’. (Figuur 67)

Figuur 65


Pagina | 60


Figuur 66

Figuur 67


Pagina | 61

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 7.1.1.2.

Overige velden van het registratieformulier

Velden Referentie Referentie klant Type Soort Nominale inhoud Hoeveelheid voorvulling Koelmiddel Serienummer Koelvermogen Elektrisch vermogen Mobiele installatie Hermetisch gesloten Lekdetectiesysteem Datum laatste lekcontrole Opleveringsdatum Datum buiten gebruik Prioriteit Notities Opnemen in de forecast

Noteer hier uw eigen referentie voor deze installatie Bijvoorbeeld: koeltoog charcuterie, bureau directeur,... Noteer hier de referentie van de klant voor deze installatie. Deze referentie zal bij de installatie getoond worden in de klantenpagina. Het merk en type van het toestel dat deel uitmaakt van deze installatie Kies voor ‘Koelinstallatie’ of ‘Luchtbehandelingsinstallatie’ De nominale inhoud van de installatie De hoeveelheid voorvulling van de installatie Type koelmiddel Serienummer van de installatie Koelvermogen van de installatie in kW Elektrisch vermogen van de installatie in kW Mobiele installatie Niet of wel hermetisch gesloten Lekdetectiesysteem aanwezig + type en merk Datum van de laatste lekcontrole van deze installatie Datum waarop de installatie in dienst werd gesteld Datum waarop deze installatie uit gebruik is genomen Hoog/middel/laag Uw persoonlijke opmerkingen Kies hier of de installatie in de forecast moet worden weergegeven volgens de wetgeving, een eigen gekozen interval of niet opnemen in de forecast

7.2. Installaties wijzigen Om de gegevens van een installatie te wijzigen, gaat u als volgt te werk: - Open het menu ‘Installaties’. (Figuur 68) - Zoek in de lijst de locatie op waarvan u gegevens wilt aanpassen. (Figuur 68)

Figuur 68 Coolant is een handelsnaam van Mediasoft BVBA | www.coolant.be

Pagina | 62

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf Er zijn twee manieren om de gegevens van een installatie te wijzigen: Werkwijze 1: - Selecteer het wijzigingssymbooltje achter deze installatie (Figuur 69) om het registratieformulier te openen. (Figuur 70) - Wijzig de gegevens en druk op ‘Opslaan’. (Figuur 70) - De installatie is nu gewijzigd. (Figuur 71)

Figuur 69


Pagina | 63


Figuur 70


Pagina | 64


Figuur 71

Werkwijze 2: - Klik op de referentie van de installatie waarvan je de gegevens wenst te wijzigen. (Figuur 72) - De gegevens van de gekozen installatie worden weergegeven. (Figuur 73) - Druk vervolgens op ‘Wijzigen’ om het registratieformulier te openen. (Figuur 73) - Wijzig de gegevens of vul ze verder aan en druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren. (Figuur 74) - De gegevens van de installatie zijn gewijzigd. (Figuur 75)

Figuur 72


Pagina | 65


Figuur 73


Pagina | 66


Figuur 74


Pagina | 67


Figuur 75

7.3. Installaties verwijderen OPGELET! Een installatie kan alleen worden verwijderd zolang er geen opdracht op deze installatie werd uitgevoerd. Indien u de installatie toch wenst te verwijderen, dient u eerst alle betrokken opdrachten te verwijderen alvorens de installatie kan worden verwijderd. Werkwijze - Klik op het menu ‘Installaties’ en zoek de installatie die u wenst te verwijderen. (Figuur 76) - Klik op het verwijdersymbooltje achter deze installatie. (Figuur 76) - Coolant zal u nu vragen of u zeker bent dat u deze installatie wenst te verwijderen. - Klik op ‘Verwijderen’ om de installatie te verwijderen. - Klik op ‘Annuleren’ als u de installatie wilt behouden.

Figuur 76


Pagina | 68


7.4. Circuits Een installatie bestaat uit één of meerdere circuits. Dit maakt het mogelijk om uw installatie tot in het grootste detail te beheren. U kunt een installatie dus één of meerdere circuits toekennen. Om de lekdichtheidscontroles efficiënt te kunnen berekenen, is het aangeraden om ten minste één circuit te registreren die de nominale inhoud van de installatie/circuit bevat. Bij het toevoegen van koelmiddelgas, kan er gedetecteerd worden of deze toevoeging de maximale waarde van 5% overschrijdt. 7.4.1. Circuits toevoegen Werkwijze - Ga naar het menu ‘Installaties’. (Figuur 77) Klik op het wijzigingssymbooltje achter deze installatie (Figuur 77) en daarna op de tekst ‘Circuit toevoegen’ (Figuur 78) OF - Ga naar het menu ‘Installaties’. (Figuur 77) Klik op de ‘Referentie’ van deze installatie (Figuur 77) en druk op de tekst ‘Circuit toevoegen’. (Figuur 78) - Het registratieformulier om een nieuw circuit toe te voegen wordt nu geopend. (Figuur 79) - Vul alle velden in en druk op ‘Opslaan’ om het circuit toe te voegen. (Figuur 79)

Figuur 77

Figuur 78


Pagina | 69


Figuur 79


Pagina | 70


7.4.1.1. Velden Referentie Nominale inhoud Koelmiddel Opleveringsdatum Notities

Registratieformulier van nieuwe circuits

Noteer uw eigen referentie/opvolgingsnr van dit circuit Noteer de nominale inhoud van dit circuit uitgedrukt in kg (vb. 1,01kg) Het type koelmiddel (bijvoorbeeld R407C) Datum waarop dit circuit in dienst werd gesteld Uw persoonlijke opmerkingen

7.4.2. Circuits wijzigen De gegevens van een circuit kunnen op elk moment worden aangevuld of gewijzigd. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Installaties’. (Figuur 80) - Klik op het wijzigingssymbooltje achter deze installatie (Figuur 80) om het registratieformulier te openen. Onderaan vindt u een overzicht van alle circuits die op deze installatie werden toegevoegd. (Figuur 81) - Klik op het wijzigingssymbooltje achter het circuit waarvan u de gegevens wenst te wijzigen. (Figuur 81) - Het registratieformulier van dit circuit wordt geopend. (Figuur 82) Vul het formulier verder aan of wijzig de nodige gegevens. Druk op ‘Opslaan’ om de wijzigen te bewaren.

Figuur 80


Pagina | 71


Figuur 81


Pagina | 72


Figuur 82


Pagina | 73


7.4.3. Circuits verwijderen OPGELET! Een circuit kan enkel worden verwijderd zolang er geen enkele handeling op dit circuit heeft plaatsgevonden. Wenst u het circuit toch te verwijderen, dan dient u eerst de betrokken handeling(en) te verwijderen. Zodra dit gebeurd is, kan ook het circuit worden verwijderd. Om een circuit te verwijderen, gaat u op dezelfde manier van start als het wijzigen van een installatie. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Installaties’ (Figuur 83) en klik op het wijzigingssymbooltje achter deze installatie om het registratieformulier te openen. (Figuur 83) Hier vindt u een overzicht van alle circuits die op deze installatie werden toegevoegd. (Figuur 84) - Klik op het verwijderingssymbooltje achter het circuit dat u wenst te verwijderen. (Figuur 84) - Druk vervolgens op ‘Verwijderen’ om het circuit uit Coolant te verwijderen. (Figuur 85)

Figuur 83

Figuur 84


Pagina | 74


7.5. Componenten Om de installatiefiche van een installatie te vervolledigen kunnen er componenten op een installatie toegevoegd worden. Componenten kunnen bestaan uit: - Basisfiche o Dit zijn de algemene gegevens van installatie - Vloeistofkoeler - Condensor - Compressor - Verdamper 7.5.1. Component toevoegen Om een component op een installatie toe te voegen gaat u in het menu naar ‘Installaties’. Vervolgens drukt u op de referentie van de installatie. In het tabblad ‘Installatiefiche’ kunt u vervolgens een component toevoegen door rechts op component toevoegen te drukken en een keuze te maken uit de lijst van componenten. (Figuur 86)

Figuur 86


Pagina | 75

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf Door vervolgens een keuze te maken uit de lijst van componenten verschijnt een formulier waar u alle gegevens horende tot het gekozen component kunt invullen. Als voorbeeld tonen we ‘Verdamper’ toevoegen.

Figuur 87

In bovenstaand formulier geeft u alle gegevens van de verdamper in en vervolgens drukt u op ‘Opslaan’ om het component aan de installatie toe te voegen. Op dezelfde manier kunt u ook de andere componenten aan de installatie toevoegen.


Pagina | 76


7.5.2. Component verwijderen Een component kan worden verwijderd door in het tabblad ‘Installatiefiche’ op het verwijder icoon te drukken. (Figuur 88)

Figuur 88


Pagina | 77


8. Klanten In Coolant is er een centrale plaats om alle klanten te beheren. Naast de centrale gegevens voor een klant, kunnen er ook meerdere locaties aan een bepaalde klant toegekend worden. Hierdoor kan een klant met een hoofdkantoor en meerdere vestigingen onder eenzelfde entiteit beheerd worden.

8.1. Nieuwe klanten toevoegen Alvorens installaties toegevoegd kunnen worden, dient eerst de betreffende klant aangemaakt te worden waar deze installatie toe zal behoren. Werkwijze - Selecteer het menu ‘Klanten’ links op uw scherm (Figuur 89) - Druk op de knop ‘Nieuwe klant’ (Figuur 89) om het registratiescherm te openen (Figuur 90) - Vul alle gegevens in en druk op ‘Opslaan’ (Figuur 90) - De nieuwe klant is nu toegevoegd aan uw klantenbestand (Figuur 91)

Figuur 89


Pagina | 78


Figuur 90


Pagina | 79


Figuur 91


Pagina | 80


8.2. Klantgegevens wijzigen Klantgegevens kunnen op elk moment door u worden gewijzigd of aangevuld. Werkwijze - Klik op het menu ‘Klanten’(Figuur 92). - Selecteer het wijzigingssymbool op de regel van deze klant (Figuur 92) om het registratiescherm te openen. - Wijzig de gegevens en druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren.

Figuur 92

8.3. Klanten verwijderen Een klant kan alleen worden verwijderd zolang er nog geen installatie bij hem werd geregistreerd. Kortom, er mag geen enkele link bestaan tussen de klant en een installatie/opdracht/handeling, ... Indien voor deze klant al een installatie werd geregistreerd, dan kan deze klant enkel worden verwijderd door vooraf alle operaties en installaties m.b.t. deze klant te verwijderen. Werkwijze - Klik op het menu ‘Klanten’ (Figuur 93). - Zoek in de lijst de klant op die u wenst te verwijderen en druk op het verwijdersymbool achter deze klant (Figuur 93). - Druk vervolgens op ‘Verwijderen’ om deze klant definitief uit Coolant te verwijderen. - Druk op ‘Annuleren’ indien u deze klant toch wenst te behouden.


Pagina | 81


Figuur 93

8.4. Locaties Een klant kan op verschillende locaties een vestiging hebben. Het is dan ook mogelijk met Coolant om meerdere locaties aan één klant te koppelen. 8.4.1. Extra locaties toevoegen aan een klant Wanneer u bijvoorbeeld een bakker als klant heeft, die in verschillende dorpen een winkel heeft, kunt u voor deze bakker één of meerdere locaties toevoegen. Werkwijze - Klik op het menu ‘Klanten’ (Figuur 94). - Klik op de naam van de klant (Figuur 94) om zijn detail te openen. - Hier kunt u alle gegevens van deze klant wijzigen alsook één of meerdere locaties toevoegen (Figuur 95). - Om een nieuwe locatie toe te voegen, klikt u op de knop ‘Locatie toevoegen’ (Figuur 95). - Het formulier ‘Nieuwe locatie voor klant X’ wordt geopend. (Figuur 96) - Vul de adresgegevens van de nieuwe locatie in en druk op ‘Opslaan’. (Figuur 96) - U kunt optioneel nog een technisch contactpersoon en notities opgeven. (Figuur 96) - Herhaal deze werkwijze voor alle locaties die u voor deze klant wenst toe te voegen. Alle locaties worden op alfabetische volgorde van gemeente weergegeven.


Pagina | 82


Figuur 94

Figuur 95


Pagina | 83


Figuur 96

8.4.2. Locaties van klanten wijzigen Heeft u een fout huisnummer of postcode geregistreerd? Geen probleem, deze gegevens kunnen altijd worden aangepast. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Klanten’. (Figuur 97) - Selecteer de naam van de klant of klik op het wijzigingssymbooltje achter deze klant. (Figuur 97) - Het registratieformulier van de klant wordt geopend. Onderaan vindt u een lijst met daarin alle locaties van deze klant. (Figuur 98) - Er zijn twee mogelijkheden om de locatie van een klant te wijzigen. (Figuur 98) o Mogelijkheid 1: Klik op de straatnaam van de locatie die u wenst te wijzigen en daarna op de knop ‘Wijzigen’. o Mogelijkheid 2: Klik op het wijzigingssymbooltje achter de locatie die u wenst te wijzigen. o Wijzig de gegevens. - Druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren.


Pagina | 84


Figuur 97

Figuur 98


Pagina | 85

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 8.4.3. Locaties van klanten verwijderen OPGELET! Een locatie van een klant kan alleen worden verwijderd zolang er geen enkele opdracht op deze locatie werd uitgevoerd. Met andere woorden, er mag geen enkele link bestaan tussen deze locatie en geregistreerde opdrachten, handelingen, koelmiddelflessen, ... Het adres van het hoofdkantoor kan ook niet verwijderd worden. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Klanten’. (Figuur 99) - Klik op de klantnaam of op het wijzigingssymbooltje achter deze klant (Figuur 99) om zijn registratieformulier te openen. (Figuur 100) - Klik in de lijst ‘Locaties’ op het verwijdersymbooltje achter de locatie die je wenst te verwijderen. (Figuur 100) - Druk vervolgens op ‘Verwijderen’ om de locatie definitief uit Coolant te verwijderen.

Figuur 99


Pagina | 86


Figuur 100

8.5. Klantentoegang Een klant kan toegang krijgen tot het digitale logboek van zijn installaties, indien ze rechtstreeks inzicht willen verkrijgen tot het onderhoud en beheer van hun installaties. De klant heeft hier ook de mogelijkheid om per opdracht de bijhorende werkbon te downloaden in pdf formaat. 8.5.1. Authorisatiecode en tokens De toegang tot deze logboeken wordt in Coolant op verschillende niveaus beveiligd. Een klant zal pas toegang tot het digitale logboek verkrijgen, als het installatiebedrijf hier vooraf expliciet de toestemming voor geeft. 8.5.1.1.

Klantentoegang

Vanaf het moment dat de optie “Klantentoegang toestaan” aangevinkt wordt, verschijnt er een authorisatiecode. Met deze code krijgt de klant toegang tot Coolant en kan hij op elk moment van de dag de geschiedenis van al zijn installaties raadplegen.


Pagina | 87

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 8.5.1.2.

Authorisatiecode

Via een persoonlijke authorisatiecode kan een klant toegang krijgen tot al haar installaties. Bij het verlenen van deze toegang aan een klant, krijgt de beheerder van het installatiebedrijf een e-‐mail met alle instructies over de toegang voor deze klant. De beheerder kan bijgevolg altijd deze authorisatiecode raadplegen of regenereren bij de details van deze klant in Coolant. In het geval dat een klant bestaat uit een hoofdkantoor met meerdere vestigingen kan er ook toegang voorzien worden per vestiging. Hierdoor kan een vestiging toch beschikken over alle nodige informatie van de installaties op deze specifieke locatie, zonder dat de gegevens van installaties in andere vestigingen worden vrijgegeven. Het is zelfs mogelijk om de toegang voor een vestiging te beperken door een vestiging enkel toegang te geven tot een bepaalde installatie. Dit wordt geïllustreerd aan de hand van onderstaand diagram (Figuur 101).

Figuur 101

Een vestiging kan de informatie van een specifieke installatie opvragen door gebruik te maken van de authorisatiecode van de vestiging, samen met het token van de betreffende installatie. De authorisatiecode van een locatie is korter dan de code voor het hoofdkantoor. Als u als beheerder de vestiging de toegang heeft gegeven tot alle installaties van die vestiging dan zal de vestiging enkel de authorisatiecode moeten ingeven om toegang te krijgen tot hun installaties. 8.5.1.3.

Token

De authorisatiecode van een vestiging wordt zichtbaar door in het menu ‘Klanten’ de klant van de gewenste vestiging te wijzigen en vervolgens onderaan bij de desbetreffende vestiging ook op het wijzigen icoon te drukken. Vervolgens kan er bij ‘Toegang vestiging toestaan’ gekozen worden voor: - Alle installaties - Per installatie Door alle installaties te kiezen krijgt de vestiging middels de verschenen authorisatiecode toegang tot alle installaties. Door per installatie te kiezen krijgt de vestiging enkel toegang tot specifieke installaties. Elke installatie bevat vervolgens nog een unieke token die samen met de authorisatiecode van de vestiging gebruikt moet worden om de informatie over een specifieke installatie op te vragen. Deze token kan opgevraagd worden bij de details van de installatie.


Pagina | 88

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 8.5.2. Conclusie Klanten kunnen navigeren naar https://app.coolant.be/log, waar ze 2 opties hebben: 1. Invullen van de authorisatiecode ‘klant’ van het hoofdkantoor om een lijst van alle installaties en logboeken op te vragen. 2. Invullen van de authorisatiecode ‘vestiging’ van een locatie om een lijst van alle installaties en logboeken van die vestiging op te vragen 3. Invullen van de authorisatiecode ‘vestiging’ samen met het token van de installatie, om het logboek van de installatie op te vragen. Per installatie wordt een overzicht van alle gegevens getoond, samen met de historiek van alle opdrachten en handelingen die op deze installatie werden uitgevoerd. Op deze manier heeft de klant rechtstreeks toegang tot het digitale logboek van al haar installaties en kan dit logboek direct in PDF vorm gedownload en bewaard worden, alsook de werkbon.

9. Leveranciers 9.1. Nieuwe leveranciers aanmaken Er zijn twee manieren waarop nieuwe leveranciers in Coolant kunnen worden geregistreerd. Via het menu ‘Leverancier’ (zie werkwijze 1) of tijdens het registreren van een nieuwe koelmiddelfles (zie werkwijze 2). Werkwijze 1 - Ga naar het menu ‘Leveranciers’. ( Figuur 102) - Druk op ‘Nieuwe Leverancier’ om het registratieformulier te openen. ( Figuur 102) - Vul alle leveranciersgegevens in en druk op ‘Opslaan’ om de leverancier te creëren. (Figuur 103)

Figuur 102


Pagina | 89


Figuur 103


Pagina | 90

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf Werkwijze 2 - Ga naar het menu ‘Koelmiddelen’ en klik op de knop ‘Nieuwe koelmiddelfles’. (Figuur 104) - In het veld ‘Aangekocht bij’ selecteert u de optie ‘Nieuwe leverancier’. (Figuur 105) - Vul alle leveranciersgegevens in en druk op ‘Opslaan’ om de nieuwe leverancier te bewaren. (Figuur 105)

Figuur 104

Figuur 105

De nieuwe leverancier is nu aangemaakt. Deze leveranciersgegevens kunnen op elk moment worden gewijzigd.


Pagina | 91


9.1.1. Registratiescherm van nieuwe leveranciers Velden Bedrijfsnaam Activiteiten

BTW nummer Straat en nummer Postcode en gemeente Provincie Regio Telefoonnummer Fax E-‐mailadres Website

Bedrijfsnaam van de leverancier Vink aan indien van toepassing: - ‘Levert’ indien de leverancier koelmiddelflessen levert - ‘Haalt op’ wanneer de leverancier ook koelmiddelflessen recycleert BTW nummer van de leverancier Adresgegevens van de leverancier Adresgegevens van de leverancier Provincie waar de leverancier gevestigd is Regio waar de leverancier zijn vestiging heeft Telefoonnummer van de leverancier Fax-‐nummer van de leverancier E-‐mailadres van de leverancier Website van de leverancier, ter referentie (vb: www.leverancier.be)

9.2. Leverancier gegevens wijzigen Werkwijze - Ga naar het menu ‘Leveranciers’. (Figuur 106) - Zoek de leverancier op waarvan u de gegevens wenst aan te vullen of te wijzigen en druk op het wijzigingsteken achter deze leverancier om het registratieformulier te openen. (Figuur 106) - Wijzig de gegevens of vul het formulier verder aan en druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren. (Figuur 107) - De gegevens van deze leverancier zijn nu aangepast. (Figuur 108)

Figuur 106


Pagina | 92


Figuur 107

Figuur 108


Pagina | 93


9.3. Leveranciers verwijderen OPGELET! Een leverancier kan alleen worden verwijderd zolang er nog geen aankopen of inleveringen van koelmiddelflessen bij deze leverancier werden geregistreerd. (Figuur 109)

Figuur 109

Wenst u toch zo’n leverancier te verwijderen, dan dient u eerst de leverancier van alle betrokken aankopen en inleveringen van koelmiddelflessen te wijzigen. (Zie het hoofdstuk ‘Een koelmiddelfles wijzigen’). Vanaf het moment dat er geen enkele link meer bestaat tussen deze leverancier en een koelmiddelfles, kan de leverancier uit Coolant worden verwijderd. Werkwijze - Klik op het menu ‘Leveranciers’. (Figuur 110) - Zoek de leverancier op die je uit Coolant wenst te verwijderen en klik op het verwijderingsteken achter deze leverancier. (Figuur 110) - Druk op ‘Verwijderen’ om de leverancier definitief uit Coolant te verwijderen. Druk op ‘Annuleren’ om deze actie ongedaan te maken en de leverancier te behouden. (Figuur 111)

Figuur 110


Pagina | 94


Figuur 111

10.Inventaris Coolant voorziet de mogelijkheid om een inventaris bij te houden per ploeg, per technieker van voertuigen, apparatuur, etc. Om een inventaris te kunnen bijhouden, dient u eerst de categorieën aan te maken waaronder u de verschillende items wenst te verdelen. U heeft hier ook de mogelijkheid om lekdetectiemeters aan te maken en te koppelen aan een technieker/gebruiker. Als deze technieker vervolgens inlogt in Coolant en een lektest aanmaakt zal automatisch de gekoppelde lektestmeter voor ingevuld worden.

10.1.

Categorieën

10.1.1. Categorieën aanmaken Werkwijze - Ga naar het menu ‘Inventaris’ en klik op het tabblad ‘Categorieën’. (Figuur 112) - Druk vervolgens op ‘Nieuwe categorie’. (Figuur 113) - Geef de categorie een naam en klik op ‘Opslaan’. (Figuur 114) - Herhaal dit voor alle categorieën waarvan u een inventaris wenst bij te houden.

Figuur 112


Pagina | 95


Figuur 113

Figuur 114


Pagina | 96


10.1.2. Categorieën wijzigen Werkwijze - Ga naar het menu ‘Inventaris’ en klik op het tabblad ‘Categorieën’ om een overzicht te krijgen van alle categorieën die reeds werden aangemaakt. (Figuur 115) - Klik op het wijzigingssymbool achter de categorie waarvan u de naam wenst te wijzigen. (Figuur 116) - Wijzig de naam en klik op ‘Opslaan’ om de wijziging te bewaren. (Figuur 117)

Figuur 115

Figuur 116


Pagina | 97


Figuur 117

10.1.3. Categorieën verwijderen Opgelet! Indien u een categorie uit Coolant verwijdert, worden alle items die hiervan deel uitmaken automatisch verplaatst naar de algemene lijst zonder categorie. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Inventaris’ en klik op het tabblad ‘Categorieën’ om een overzicht te krijgen van alle categorieën die reeds werden aangemaakt. (Figuur 118) - Klik op het verwijdersymbool achter de categorie die u uit Coolant wenst te verwijderen. (Figuur 119) - Druk op ‘Verwijderen’ om de categorie te verwijderen. (Figuur 120) Alle items die hiervan deel uitmaken, zullen blijven bestaan in de lijst maar dan wel zonder categorie.

Figuur 118


Pagina | 98


Figuur 119

Figuur 120

10.2.

Items

10.2.1. Nieuwe items inventariseren Werkwijze - Ga naar het menu ‘Inventaris’. (Figuur 121) - Klik op de knop ‘Nieuw item’ om het registratieformulier te openen. (Figuur 121) - Klik vervolgens op ‘Algemeen item toevoegen’. - Vul alle gegevens in en druk op ‘Opslaan’ om het item in Coolant te bewaren. (Figuur 122)


Pagina | 99


Figuur 121

Figuur 122


Pagina | 100

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 10.2.2. Items wijzigen Je kan een item wijzigen wanneer een toestel bijvoorbeeld uit dienst werd genomen omwille van slijtage, diefstal of wanneer het verloren gelegd werd. Vergeet in dit geval zeker en vast niet om het vakje ‘Actief’ uit te vinken. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Inventaris’. U krijgt nu een overzicht van alle items. Indien u een overzicht krijgt van alle categorieën, klikt u op het tabblad ‘Items’. (Figuur 123) - Er verschijnt nu een lijst met daarin alle items die in deze inventaris werden opgenomen. Klik op het wijzigingssymbooltje achter het item waarvan je gegevens wenst te wijzigen. Het registratieformulier van het desbetreffende item wordt geopend. (Figuur 124) - Wijzig de gegevens en druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren. (Figuur 125)

Figuur 123

Figuur 124


Pagina | 101


Figuur 125

10.2.3. Items verwijderen OPGELET! Indien u een toestel uit dienst neemt omwille van slijtage, verlies, ... kunt u de status van dit artikel op ‘niet actief’ zetten. Dit doet u door in het registratieformulier van dit item het vakje ‘Actief’ uit te vinken. Het is dus niet nodig om het item uit Coolant te verwijderen. Wenst u toch een item uit Coolant te verwijderen, dan gaat u als volgt te werk: Werkwijze - Ga naar het menu ‘Inventaris’. U krijgt nu een overzicht van alle items. Indien u een overzicht krijgt van alle categorieën, klikt u op het tabblad ‘Items’. (Figuur 126) - Er verschijnt nu een lijst met daarin alle items die in de inventaris werden opgenomen. Klik op het verwijdersymbooltje achter het item dat je uit Coolant wenst te verwijderen. (Figuur 127) - Druk op ‘Verwijderen’ om het item definitief uit Coolant te verwijderen. (Figuur 128)


Pagina | 102


Figuur 126

Figuur 127

Figuur 128


Pagina | 103


10.3.

Opzoeken

Coolant werd op zo’n wijze opgebouwd dat u op basis van meerdere gegevens een selectie kan laten weergeven. Bijvoorbeeld op naam, serienummer, per categorie, actief of niet actief en op datum van aankoop. 10.3.1. Zoeken op naam Wenst u een lijst van alle toestellen van één bepaald merk? - Noteer in het blanco veld onder de titel ‘Naam’ de naam van dit merk. (Figuur 129) - Druk vervolgens op ‘Filter’ (Figuur 129) om alle items van dit merk op te lijsten. (Figuur 130) - Druk op ‘Reset’ om de zoekactie te annuleren en de volledige lijst van alle items terug op te roepen. (Figuur 130)

Figuur 129

Figuur 130

10.3.2. Zoeken op serienummer Kent u het serienummer van het toestel of de wagen? - Noteer in het blanco veld onder de titel ‘Serienummer’, het serienummer of een gedeelte ervan en druk op ‘Filter’. (Figuur 131) - Er verschijnt een overzicht van alle items met hetzelfde serienummer of serienummers waarin alle cijfers van je zoekactie in voorkomen. (Figuur 132) - Druk op ‘Reset’ om de zoekactie te annuleren en de volledige lijst van alle items terug op te roepen. (Figuur 132) Coolant is een handelsnaam van Mediasoft BVBA | www.coolant.be

Pagina | 104


Figuur 131

Figuur 132


Pagina | 105


10.3.3. Zoeken op categorie Wenst u een lijst te maken per categorie? - Selecteer dan in het veld onder de titel ‘Categorie’ de desbetreffende categorie en druk op ‘Filter’. (Figuur 133) - Er verschijnt een lijst van alle items die deel uitmaken van deze categorie. (Figuur 134) - Druk op ‘Reset’ om de zoekactie te annuleren en de volledige lijst van alle items terug op te roepen. (Figuur 134)

Figuur 133

Figuur 134


Pagina | 106


10.3.4. Zoeken op actieve of niet actieve status Heeft u graag een overzicht van alle items die als ‘Actief’ staan geregistreerd? - Selecteer dan in het veld onder de titel ‘Actief’ ‘Ja’ of ‘Nee’ en druk op ‘Filter’. (Figuur 135) o ‘JA’ voor een lijst van alle actieve items o ‘NEEN’ voor een lijst van alle niet-‐actieve items - Er verschijnt nu een lijst van alle items met deze status. Druk op ‘Reset’ om de zoekactie te annuleren en de volledige lijst van alle items terug op te roepen. (Figuur 136)

Figuur 135

Figuur 136


Pagina | 107


10.4.

Lijsten exporteren

Wenst u een lijst af te drukken of op uw persoonlijke computer te bewaren, ga dan als volgt te werk: Werkwijze - Geef alle criteria in waaraan de items moeten voldoen. Bijvoorbeeld alle items van het merk ‘X’ die actief zijn. (Figuur 137) o In het blanco veld onder de titel ‘Naam’ noteer je ‘X’. o In het veld onder de titel ‘Actief’ selecteert u de optie ‘Ja’. o Druk op ‘Filter’ om alle items die aan deze criteria voldoen op te lijsten. - Er verschijnt nu een lijst met alle items die aan deze criteria voldoen. (Figuur 138) - Druk vervolgens op ‘Export’ om de lijst te exporteren en te bewaren op uw persoonlijke computer of externe harde schijf, USB-‐stick, ... (Figuur 138)

Figuur 137

Figuur 138


Pagina | 108


11.Rapporten Coolant is uitgerust met een aantal standaard rapporten die u op elk moment kan oproepen en exporteren via het menu ‘Rapporten’. (Figuur 139)

Figuur 139


Pagina | 109


11.1.

Koelmiddelen

De rapporten die betrekking hebben op het gebruik van koelmiddelen, worden hierin gegroepeerd. 11.1.1. Rapport: Koelmiddelstock Dit rapport geeft een overzicht van het aantal koelmiddel dat momenteel voorradig is, per type. Van dit rapport wordt zowel een tabel-‐ als grafische representatie weergegeven.

Figuur 140

11.1.2. ‘Verbruik per periode of klant’ Dit rapport geeft het koelmiddelverbruik weer met de overeenkomstige flessen over een bepaalde periode. Wenst u een overzicht van de hoeveelheid koelmiddelen die voor één klant tijdens een bepaalde periode werden verbruikt? - ‘Klant’: selecteer de desbetreffende klant. - ‘Provincie’: kies de optie ‘Alle provincies’ - ‘Regio’: kies de optie ‘Alle regio’s’ Wenst u een overzicht van het verbruik van alle koelmiddelen over een bepaalde periode? (Figuur 141) - ‘Klant’: kies de optie ‘Alle klanten’ - ‘Provincie’: kies de optie ‘Alle provincies’ - ‘Regio’: kies de optie ‘Alle regio’s’


Pagina | 110


Figuur 141

11.1.3. Rapport ‘Afgetapt versus afgevoerd’ Dit rapport geeft een overzicht over de hoeveelheid afgetapt koelmiddel binnen een bepaalde periode met daarbij informatie over de hoeveelheid afgevoerd koelmiddel. (Figuur 142)

Figuur 142

11.1.4. Rapport: ‘Flessen per periode’ Dit rapport biedt u een overzicht van alle flessen en koelmiddelen die in Coolant werden toegevoegd tijdens een bepaalde periode. (Figuur 143)


Pagina | 111


Figuur 143

11.2.

Installaties

De rapporten in de sectie ‘Installaties’ hebben betrekking op de operationele werking van deze installaties. 11.2.1. Rapport ‘Installaties per klant’ Dit rapport geeft een overzicht van alle installaties en circuits van een bepaalde klant. (Figuur 144)

Figuur 144

11.2.2. Rapport ‘Relatief lekverlies’ Dit rapport geeft het relatief lekverlies, van een bepaalde installatie of voor een bepaalde klant, weer op een tijdslijn. Hierdoor wordt het gemakkelijk om het relatief lekverlies over een bepaalde periode te achterhalen.


Pagina | 112


Figuur 145

Aangezien er zeer veel gegevens betrokken zijn in dit rapport, kan men maximaal een periode van een maand selecteren indien men geen klant of locatie selecteert en maximaal 12 maanden indien men dit wel doet. De tijdslijn wordt bij de weergave van het rapport als volgt getoond. (Figuur 146)

Figuur 146

Het rapport bevat de absolute en relatieve lekverliezen, per klant, per installatie en circuit, tijdens de opgegeven periode, uitgezet op een tijdslijn die ingedeeld is in weken of maanden. Daarnaast zullen ook de uitgevoerde of uit te voeren controles in de tijdslijn worden opgenomen. In het rapport worden relatieve lekverliezen boven de wettelijke drempel duidelijk gemarkeerd. Is er bovendien nog geen controle voorzien voor de betrokken installatie, dan zal het item in het rood gemarkeerd worden.


Pagina | 113


11.1.

Opdrachten

De rapporten in de sectie ‘Opdrachten’ hebben betrekking op de uitgevoerde opdrachten. 11.1.1. Rapport ‘Overzicht per periode of klant’ Dit rapport toont het logboek met alle opdrachten die werden uitgevoerd binnen een bepaalde periode en per regio. (Figuur 147)

Figuur 147

11.1.2. Rapport: ‘Aantal opdrachten per periode’ Dit rapport bevat een overzicht van het aantal opdrachten die elke dag werden uitgevoerd binnen een bepaalde periode, per provincie of per regio. (Figuur 148)


Pagina | 114


Figuur 148

De selectiecriteria zijn: - ‘Vanaf’: Dag vanaf wanneer de eerste opdracht werd uitgevoerd. - ‘Tot en met’: Dag waarop de laatste opdracht werd uitgevoerd. - ‘Provincie’: u kunt een overzicht opvragen per provincie. Is dit niet nodig, kies dan voor ‘Alle provincies’. - ‘Regio’: hiermee kan een selectie worden gemaakt op volgende gebieden: o Alle regio’s o Vlaams gewest o Brussels gewest o Waals gewest o Nederland o Luxemburg o Duitsland o Frankrijk o Verenigd Koninkrijk 11.1.3. Rapport: ‘Opdrachten per technieker’ Dit rapport biedt een overzicht van het aantal opdrachten die door een bepaalde technieker per dag werden uitgevoerd en dit over een bepaalde periode. (Figuur 149)


Pagina | 115


Figuur 149

11.2.

Zelf rapporten samenstellen

11.2.1. Detailoverzicht van een installatie Voor een algemeen overzicht van een bepaalde installatie, gaat u naar het menu ‘Installaties’ en klikt u op de referentie van de desbetreffende installatie. Er verschijnt een overzicht met daarin de algemene gegevens van de installatie alsook een lijst van de circuits op deze installatie. Onderaan dit scherm ziet u een overzicht van alle opdrachten die op deze installatie werden uitgevoerd. 11.2.2. Overzicht ‘Opdrachten per installatie’ Voor een overzicht van alle handelingen van één enkele installatie, gaat u naar het menu ‘Installaties’ en klikt u vervolgens op de referentie van de desbetreffende installatie. Er verschijnt een overzicht met daarin de algemene gegevens van de installatie alsook een lijst van de circuits op deze installatie. Onderaan dit scherm ziet u een overzicht van alle opdrachten die op deze installatie werden uitgevoerd. 11.2.3. Overzicht ‘Circuits per installatie’ Wenst u een overzicht van alle circuits die deel uitmaken van één installatie? Ga dan naar het menu ‘Installaties’ en klik vervolgens op de referentie van de desbetreffende installatie. Er verschijnt een overzicht met de algemene gegevens van de installatie met daaronder een lijst van de circuits op deze installatie. Klik op een bepaald circuit om de details ervan op te vragen. 11.2.4. Overzicht ‘Handelingen per circuit’ Wilt u weten hoeveel en welke handelingen er op één bepaald circuit werden uitgevoerd? Ga dan naar het menu ‘Installaties’ en klik op de referentie van de desbetreffende installatie. Er verschijnt een overzicht met de algemene gegevens van de installatie en een lijst van haar circuits. Klik op het circuit voor een overzicht van al haar gegevens en een lijst van de opdrachten die erop werden uitgevoerd.


Pagina | 116

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 11.2.5. Overzicht ‘Afgevoerde flessen’ Wilt u weten welke flessen er zijn afgevoerd naar uw koelmiddel leveranciers? Ga dan naar het menu ‘Koelmiddelen’ en klik vervolgens op het tabblad ‘Inactieve’. Hier ziet u vervolgens de lijst van flessen die zijn afgevoerd. Door rechtsboven op de link ‘Export’ te klikken wordt er automatisch een CSV bestand gedownload waarin u alle informatie behorend tot de afgevoerde flessen terug kunt vinden. Een CSV bestand kunt u openen met MS Excel. 11.2.6. Overzicht ‘Historiek metingen’ Wilt u weten welke metingen in het verleden zijn uitgevoerd op een installatie of een circuit? Ga dan naar het menu ‘Installaties’ en klik vervolgens op de referentie van de desbetreffende installatie. Nu wordt het tabblad ‘Gegevens’ getoond. Klik vervolgens in dezelfde balk op het tabblad ‘Metingen’. Hier verschijnt een lijst met eerder uitgevoerde metingen.

12.Gebruikers Alvorens u aan de slag kunt, dient u eerst alle techniekers te registreren. Eenmaal een technieker geregistreerd is, kunnen alle installaties, koelmiddelflessen en opdrachten op naam van de technieker worden ingevoerd. Er zijn twee mogelijkheden waarop registraties in Coolant kunnen worden uitgevoerd: door de beheerder of door de technieker zelf. Indien u als beheerder zelf alle opdrachten en installaties wenst te registreren, mag u bij het aanmaken van een nieuwe technieker de optie ‘Toegang tot Coolant’ niet aanvinken. Indien u ervoor kiest om een technieker zijn eigen handelingen te laten registreren in Coolant, dient u bij deze technieker de optie ‘Toegang tot Coolant’ wel aan te vinken. Zorg er wel voor dat de optie ‘Beheerder’ niet wordt aangevinkt, om de rechten te beperken. Met andere woorden, als beheerder beslist u zelf welke gebruikers toegang krijgen tot Coolant. (Zie 12.3 Beheerder en permissies) OPGELET: Als beheerder van een ‘Uno’ account kunt u geen nieuwe gebruikers toevoegen. U bent als beheerder namelijk de enige gebruiker binnen uw bedrijf.

12.1.

Nieuwe gebruikers toevoegen

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, gaat u als volgt te werk: Werkwijze - Klik op het menu ‘Gebruikers’ voor een overzicht van alle gebruikers die reeds in Coolant werden geregistreerd. (Figuur 150) Wanneer u de eerste gebruiker registreert, zal u enkel uw eigen naam (de naam van de beheerder), in deze lijst terugvinden. (Figuur 150) - Klik op de knop ‘Nieuwe gebruiker’ om een nieuwe gebruiker te creëren. (Figuur 150) - Het registratiescherm voor de nieuwe gebruiker wordt geopend. (Figuur 151) - Vul alle velden in en druk op ‘Opslaan’ om de nieuwe gebruiker aan te maken. (Figuur 151) Coolant is een handelsnaam van Mediasoft BVBA | www.coolant.be

Pagina | 117


Figuur 150


Pagina | 118

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf De gegevens van de nieuwe gebruiker zijn nu in Coolant bewaard. Hij is nu geregistreerd en wordt automatisch toegevoegd aan de gebruikerslijst. (Figuur 152)

Figuur 152

12.2.

Formulier nieuwe gebruiker

Zodra u op de knop ‘Nieuwe gebruiker’ heeft geklikt, opent het registratieformulier, met volgende opties: Velden Naam Achternaam van gebruiker Voornaam Voornaam van gebruiker Geboortedatum Selecteer geboortedatum van gebruiker Geboorteplaats Noteer geboorteplaats van gebruiker Functie Vink de functie ‘Technieker’ of ‘Verantwoordelijke koelinstallaties’ aan. - Verantwoordelijke koelinstallaties: de naam van deze gebruiker wordt op de rapporten afgedrukt. - ‘Technieker’: de gebruiker kan als uitvoerder worden geselecteerd. Datum indiensttreding Datum waarop gebruiker in dienst is getreden. Datum uitdiensttreding Datum waarop gebruiker uit dient is getreden. Vanaf nu kan hij niet meer worden geselecteerd als uitvoerder van een opdracht. Notities Persoonlijke opmerkingen, functietitel of kwalificaties van de technieker, ... Certificaten Registreer hier alle certificaten van de nieuwe technieker; - Referentie: Certificaatnummer - Geldig van: Datum waarop het certificaat werd uitgereikt - Geldig tot: Vervaldatum van het certificaat - Regio: Selecteer de regio waar het certificaat van toepassing is Toegang tot Coolant Een gebruiker heeft geen toegang tot Coolant, zolang deze optie niet expliciet is aangevinkt. Indien u ervoor kiest om de registraties van alle nodige informatie door de techniekers te laten uitvoeren, dient u deze optie aan te vinken. Enkel een beheerder heeft de mogelijkheid om toegang te verlenen of af te schrappen (Figuur 153). Gebruikersnaam Naam waarmee de nieuwe gebruiker zich dient aan te melden om toegang te krijgen tot Coolant. E-‐mail E-‐mailadres van de gebruiker. Dit e-‐mailadres zal door Coolant worden gebruikt om de registratie te bevestigen of om meldingen te sturen in geval de gebruiker zijn wachtwoord of gebruikersnaam vergeten is,... Beheerder Vink dit vakje aan indien u de nieuwe gebruiker dezelfde beheerdersrechten wenst te geven als uzelf. Zo kan deze gebruiker zelf nieuwe gebruikers aanmaken, gegevens wijzigen en verwijderen. Coolant is een handelsnaam van Mediasoft BVBA | www.coolant.be

Pagina | 119


Figuur 153

12.3.

Beheerder en permissies

12.3.1. Permissies De beheerder is de enige persoon die nieuwe gebruikers kan aanmaken, verwijderen of blokkeren. U bent als beheerder bovendien ook gemachtigd om andere gebruikers beheerdersrechten of permissies te geven. Dit betekent dat deze gebruikers dezelfde rechten krijgen als uzelf, als beheerder van het account. Wanneer u een gebruiker beheerdersrechten toekent, krijgt deze gebruiker dezelfde rechten als de beheerder van het bedrijfsaccount. Dit betekent dat hij dan ook onbeperkte toegang heeft om gegevens te registreren, te wijzigen en te verwijderen. Het is mogelijk om meerdere gebruikers beheerder te maken in het systeem. Werkwijze - Klik op het menu ‘Gebruikers’ - Selecteer het symbooltje ‘Wijzigen’ achter het e-‐mailadres van de gebruiker om het registratiescherm te openen (Figuur 154). - Vink onderaan de optie ‘Beheerder’ aan en druk op ‘Opslaan’ om deze wijziging te voltooien. (Figuur 155)


Pagina | 120


Figuur 154

Figuur 155

12.3.2. Bevestiging ‘Registratie van nieuwe gebruiker’ Zodra de beheerder een nieuwe gebruiker heeft aangemaakt, ontvangt deze gebruiker een e-‐mail van Coolant (zie hieronder) waarmee hij de registratie dient te bevestigen. Deze mail zal gestuurd worden in de taal van de gebruiker, zoals aangegeven bij het aanmaken van deze gebruiker. Beste, Er werd een account voor u aangemaakt bij Coolant, de applicatie om koelmiddelboekhouding te vereenvoudigen. U kunt voortaan Coolant gebruiken door te surfen naar http://app.coolant.be// en u aan te melden met de gebruikersnaam <username> en paswoord <password>. U kunt dan uw paswoord wijzigen door op Instellingen te klikken. Met vriendelijke groeten, Het Coolant.be team


Pagina | 121


12.4.

Aanpassing gebruikersgegevens door de beheerder

Wanneer u als beheerder gegevens van uw gebruikers wenst te wijzigen, klikt u op het menu ‘Gebruikers’ en vervolgens op het symbool ‘Aanpassen’ achter het e-‐mailadres van de gebruiker waarvan je de gegevens wenst aan te passen. (Figuur 156)

Figuur 156

Het registratiescherm van de gebruiker wordt geopend. Hierin kunnen alle gegevens van deze gebruiker worden aangepast. Druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren. 12.4.1. Gebruikersnaam wijzigen door de beheerder De gebruikersnaam van de technieker is de naam waarmee de beheerder de technieker heeft geregistreerd. Het is dezelfde naam waarmee de technieker zich dient aan te melden in Coolant om gegevens te registreren. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Gebruikers’. - Klik op ‘Wijzigen’ achter het e-‐mailadres van de technieker om het registratieformulier te openen (Figuur 157) - Wijzig de gebruikersnaam (Figuur 158) - Druk op ‘Opslaan’ om de gebruikersnaam definitief te wijzigen (Figuur 158)

Figuur 157


Pagina | 122


Figuur 158

12.5.

Aanpassing gebruikersgegevens door gebruiker

Een gebruiker kan zijn eigen gebruikersgegevens enkel wijzigen indien de accountbeheerder deze gebruiker toegang tot Coolant heeft gegeven. Het is echter wel mogelijk om uw profiel te wijzigen. 12.5.1. Gebruikersnaam wijzigen Indien u zelf toegang heeft tot Coolant, kunt u uw gebruikersnaam, paswoord en e-‐mailadres wijzigen. Alle overige gegevens kunnen enkel door de accountbeheerder worden aangepast. Werkwijze - Klik op de knop ‘Profiel’ bovenaan het scherm (Figuur 159). - Het registratiescherm met uw persoonlijke gegevens wordt geopend. - Wijzig uw gebruikersnaam (Figuur 160). - Druk vervolgens op ‘Opslaan’ om deze wijzigingen te bewaren (Figuur 160).

Figuur 159


Pagina | 123


Figuur 160

12.5.2. Wachtwoord wijzigen Om uw account optimaal te beveiligen dient u zich steeds aan te melden met uw gebruikersnaam en wachtwoord alvorens u nieuwe gegevens kunt registreren of bestaande gegevens kunt wijzigen of verwijderen. Indien u vermoedt dat onbevoegden kennis hebben genomen van uw wachtwoord, raden wij u aan dit onmiddellijk te wijzigen. Werkwijze - Klik bovenaan het scherm op de pagina ‘Profiel’. (Figuur 161) - Uw gebruikersnaam staat automatisch ingevuld. (Figuur 161) - Vul uw nieuw wachtwoord in en herhaal dit in het veld ‘Bevestig paswoord’. (Figuur 161) - Druk op ‘Opslaan’ om de wijziging te bewaren. (Figuur 161)


Pagina | 124


12.6.

Gebruikers verwijderen

Een gebruiker kan alleen worden verwijderd door de accountbeheerder of door een gebruiker met ‘Beheerdersrechten’. OPGELET: Een gebruiker kan alleen worden verwijderd zolang er nog geen enkele link bestaat tussen de gebruiker en reeds geregistreerde operaties, acties of koelmiddelflessen. Indien u toch zo’n gebruiker wenst te verwijderen, dient u eerst de uitvoerder van alle betrokken operaties en acties te wijzigen of de desbetreffende operaties, acties en koelmiddelflessen te verwijderen. 12.6.1. Hoe gebruikers verwijderen? Werkwijze - Ga naar het menu ‘Gebruikers’. - Klik vervolgens op het symbool ‘Verwijderen’ achter het e-‐mailadres van deze gebruiker (Figuur 162). - Coolant vraagt nu de bevestiging om de gebruiker definitief uit Coolant te verwijderen (Figuur 163). - Klik op ‘Verwijderen’ om de gebruiker uit Coolant te verwijderen (Figuur 163). - Klik op ‘Annuleren’ indien u de gebruiker toch niet wenst te verwijderen (Figuur 163).

Figuur 162

Figuur 163


Pagina | 125


12.7.

Toegang blokkeren

U kunt een gebruiker de toegang tot Coolant ontzeggen door hem te blokkeren (bijvoorbeeld wanneer hij uit dienst treedt). U kunt deze technieker niet meer verwijderen omdat hij deel uitmaakt van een hele reeks geregistreerde opdrachten, acties en koelmiddelflessen. Wanneer u een gebruiker blokkeert, kan hij geen gegevens meer toevoegen, wijzigen of verwijderen. Alle gegevens die hij ooit heeft geregistreerd of opdrachten, acties en koelmiddelflessen die aan deze technieker zijn gelinkt, blijven in Coolant zichtbaar aanwezig. 12.7.1. Hoe gebruikers blokkeren? Werkwijze - Ga naar het menu ‘Gebruikers’. - Klik vervolgens op het ‘Wijzigen’ icoon achter het e-‐mailadres van deze gebruiker. (Figuur 164) - Het registratiescherm van de technieker wordt geopend. (Figuur 165) - Vul ‘Datum uitdiensttreding’ in en vink het vakje ‘Toegang tot Coolant’ uit. (Figuur 165) - Druk op ‘Opslaan’ om de gebruiker te blokkeren. (Figuur 165)

Figuur 164


Pagina | 126


Figuur 165


Pagina | 127


12.8.

Gebruikers toegang geven tot Coolant

Indien u later beslist dat uw techniekers hun eigen opdrachten, acties, installaties, koelmiddelflessen, ... mogen registreren, dient u deze gebruikers toegang te verlenen tot Coolant. 12.8.1. Hoe gebruikers toegang geven tot Coolant U kunt elke gebruiker op elk moment toegang geven tot Coolant waardoor hijzelf zijn eigen opdrachten en koelmiddelflessen kan registreren. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Gebruikers’ en klik op het symbooltje ‘Wijzigen’ achter het e-‐mailadres van deze gebruiker. (Figuur 166) - Het registratiescherm van de technieker wordt geopend. (Figuur 167) Vink het vakje ‘Toegang tot Coolant’ aan. OPGELET! Zorg ervoor dat de gebruikersnaam en het e-‐mailadres correct ingevuld worden voor deze gebruiker. Dit e-‐mailadres zal gebruikt worden om een gegenereerd paswoord door te sturen. - Druk op ‘Opslaan’ om de wijziging te voltooien. (Figuur 167) De gebruiker kan, na het ontvangen van de e-‐mail met het paswoord, aanloggen in Coolant.

Figuur 166


Pagina | 128


Figuur 167


Pagina | 129


14.Kennisbank De ‘Kennisbank’ is een plaats waar procedures, documenten en handleidingen kunnen worden bewaard. Alvorens u een document toevoegt, kunt u best eerst één of meerdere folders aanmaken waaronder u de documenten kunt bewaren. Kwestie van de documenten volgens een bepaalde structuur te kunnen bewaren. Bijvoorbeeld de folder ‘Certificaten’, ‘Bedrijfsprocedures’, ‘Eerste hulp’, ... (Figuur 168)

Figuur 168

14.1.

Folders

In de kennisbank kunnen meerdere documenten gegroepeerd worden in een folder. 14.1.1. Nieuwe folders aanmaken Werkwijze - Ga naar het menu ‘Kennisbank’. (Figuur 168) - Druk op ‘Nieuwe folder’. (Figuur 169) - Geef de folder een naam en druk op ‘Opslaan’ om de folder te bewaren. (Figuur 170) - Herhaal dit voor alle folders die u wenst aan te maken.

Figuur 169


Pagina | 130


Figuur 170

14.1.2. Folders wijzigen Werkwijze - Ga naar het menu ‘Kennisbank’. - Er verschijnt een lijst met daarin alle folders die reeds werden aangemaakt. - Klik op het wijzigingssymbool achter deze folder. (Figuur 171) - Wijzig de naam en druk op ‘Opslaan’ om de naam te wijzigen. (Figuur 172)

Figuur 171

Figuur 172


Pagina | 131


14.1.3. Folders verwijderen Een folder kan opnieuw verwijderd worden door volgende werkwijze te volgen. OPGELET: Indien u een folder verwijdert, verwijdert u enkel de folder en niet de onderliggende documenten. Werkwijze - Ga naar het menu ‘Kennisbank’. - Er verschijnt een lijst met daarin alle folders die reeds werden aangemaakt. (Figuur 173) - Druk op het verwijdersymbool achter deze folder. (Figuur 173) - Druk op ‘Verwijderen’ om de folder definitief uit Coolant te verwijderen. De documenten die deel uitmaken van deze folder worden niet verwijderd. (Figuur 174)

Figuur 173

Figuur 174


Pagina | 132


14.2.

Documenten

Een document bevat de inhoud op basis van een bepaalde opmaak. Documenten kunnen verschillende types van informatie bevatten, zoals onder meer checklist, handleidingen, installatie informatie, etc. 14.2.1. Nieuwe documenten aanmaken Werkwijze - Ga naar het menu ‘Kennisbank’ en druk op ‘Nieuw document’. (Figuur 175) - Geef het document een titel en noteer alle informatie in het witte blanco tekstveld. (Figuur 176) - Selecteer de folder waaronder u het document wenst te bewaren. (Figuur 176) - Druk op ‘Opslaan’ om het document te bewaren in Coolant. (Figuur 176)

Figuur 175


Pagina | 133


Figuur 176

14.2.2. Documenten wijzigen Wenst u de titel of de inhoud van een document aan te passen of de categorie te wijzigen? Werkwijze - Ga naar het menu ‘Kennisbank’. - Druk op het wijzigingssymbool achter dit document. (Figuur 177) - Wijzig de gegevens en druk op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren. (Figuur 178)

Figuur 177


Pagina | 134


Figuur 178

14.2.3. Documenten verwijderen Om een document uit Coolant te verwijderen, gaat u als volgt te werk: Werkwijze - Ga naar het menu ‘Kennisbank’. - Druk op het verwijdersymbool achter dit document. (Figuur 179) - Druk op ‘Verwijderen’ om het document definitief uit Coolant te verwijderen. (Figuur 180)


Pagina | 135


Figuur 180

14.3.

Online opslag van bestanden

Het belang van goede documentatie is duidelijk. Niet alleen om de goede werking van de installaties te kunnen garanderen, maar zeker ook om te gepasten tijden de correcte informatie bij de juiste persoon te brengen. Uiteraard is het ook een schitterend instrument om de kennis van bepaalde systemen of technieken op een efficiënte manier te delen met elkaar.

Coolant biedt u de mogelijkheid om documenten op te laden in de kennisbank. Een beheerder kan bestanden rechtstreeks uploaden, maar ook een technieker kan bestanden opladen in de kennisbank. Deze bestanden dienen vervolgens goedgekeurd te worden door een beheerder zodat er geen duplicaten in de kennisbank verschijnen. 14.3.1. Workflow Op het moment dat een technieker een nieuw bestand in de kennisbank upload, zal dit bestand onmiddellijk beschikbaar zijn als concept document voor de technieker zelf. Er zal intussen een mail verstuurd worden naar de beheerder(s) met de vraag om het geüploade document goed te keuren. Van zodra het document goedgekeurd is, zal het bestand voor iedereen beschikbaar worden en is het mogelijk om dit bestand te linken aan installaties of klanten. Indien het bestand afgekeurd wordt, zal het bestand ook van het systeem verwijderd worden.


Pagina | 136

TRAINING Coolant, de service oplossing voor het koeltechnische bedrijf 14.3.2. Bijlagen Goedgekeurde bestanden zijn voor iedereen beschikbaar in de kennisbank. Deze documenten kunnen direct gedownload worden, om vervolgens door te sturen naar een klant of om er een afdruk van te maken. Het is echter ook mogelijk om documenten te linken als bijlage aan andere elementen. Een bestand kan gelinkt worden aan een installatie, klant, locatie of een opdracht. Voor elk van deze types is er een nieuw tabblad “Bijlagen” beschikbaar waarmee documenten aan deze types gekoppeld kunnen worden. Deze functionaliteit laat u toe om bijvoorbeeld de technische manual rechtstreeks te koppelen aan een specifieke installatie, de plattegrond van een vestiging in één klik te kunnen openen voor een bepaalde klant of om externe werkbonnen en andere nota’s op te nemen bij een opdracht. Hierdoor kunnen ook lektesten die uitgevoerd worden door externe techniekers ook gemakkelijk binnen Coolant gekoppeld worden.


Pagina | 137

Coolant. Handleiding Versie 3.4

Recommend Documents