Convenant. Samenwerkingsorganisatie Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer

Convenant Samenwerkingsorganisatie Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer

Haarlemmermeer, 5 oktober 2010


Inhoudsopgave Deel I.

Deel II.

Deel III

DeelIV

Beschrijving

Convenant

Privacyreglement

Werkafspraken Centum voor Jeugd en Gezin Haarlemmemeer

Deel III

Bijlage 1 Werkwijze en omgang met persoonsgegevens in het casusoverleg Deel III

Bijlage 2 Toelichting op privacyreglement

Haarlemmermeer, 5 oktober 2010

2


3

Beschrijving

Deel I.

Inleiding

Doelstellingen

Haarlemmermeer is in 2006 gestart met de voorbereiding Het doel van het Centrum voor Jeugd en Gezin van een Centrum voor Jeugd en Gezin (toen nog onder de Haarlemmermeer is: • dat het Centrum voor Jeugd en Gezin het vanzelfsprekende naam Ouder en Kindcentrum). De eerste vestiging van het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) is in juni 2008 geopend en goed bereikbare adres is voor alle ouders en alle jeugdigen in Nieuw-Vennep. Er wordt hard gewerkt aan de realisatie met opvoeden opgroeivragen; van totaal vier CJG vestigingen in Haarlemmermeer (Nieuw- • dat door de juiste informatie, voorlichting, advies, door het Vennep, Badhoevedorp, Floriande en Graan voor Visch) en versterken van de eigen kracht en het eigen netwerk en door enkele dependances. preventief aanbod zo veel mogelijk kan worden voorkomen dat zwaardere zorg voor kinderen en gezinnen moet worden ingezet; In een CJG vestiging wordt in ieder geval • dat indien nodig snel en adequaat wordt toegeleid jeugdgezondheidszorg en algemeen maatschappelijk werk naar zwaardere vormen van hulp en dat de aangeboden. Dit wordt aangevuld met aanbod van andere inzet van deze hulp niet wordt gehinderd door organisaties op het gebied van de opvoed-, opgroei en leeftijdsgrenzen, coördinatieproblemen, of onduidelijke gezinsondersteuning. Alle CJG vestigingen bieden dezelfde verantwoordelijkheidsverdeling. De ontwikkeling en de basisfuncties aan, de specifieke inhoud wordt afgestemd op veiligheid van het kind altijd voorop staat bij de afweging de lokale behoeften. welke hulp moet worden ingezet (de rechten van het kind De CJG vestigingen vervullen een vraagbaakfunctie voor zowel eenvoudige als complexe opvoeden opgroeivragen van vormen hierbij het uitgangspunt); • dat enkelvoudige vragen om informatie, advies en hulp ouders en jeugdigen. Indien nodig kunnen zij ook snel en adequaat toeleiden naar zwaardere vormen van hulp, waarbij enkelvoudig worden opgepakt; hulpverleners uit alle domeinen samenwerken volgens het • dat voor complexere vragen/problemen een goede samenwerking, in signalering en aanpak, tussen alle principe één gezin, één plan (en één zorgcoördinator of domeinen (zowel jeugdals volwassenenhulpverlening en gezinsmanager). dienstverlening) bestaat, en waar indien nodig gewerkt wordt volgens het principe één gezin, één plan – waarbij het Ook voor professionals krijgen de CJG vestigingen een ondersteunen en versterken van de opvoedingsvaardigheden belangrijke rol. Voor hen worden het expertise- en en eigen kracht van de eigen ouders/verzorgers centraal ontmoetingscentra waar zowel professionals uit het jeugdstaat; als uit het volwassenendomein samenkomen. Deze functie • dat (zorgmijdende) cliënten en gezinnen eerder in beeld zal in het bijzonder vorm krijgen in de vestiging van het komen en in beeld blijven zolang dit noodzakelijk is; CJG in Graan voor Visch dat zal functioneren als een CJG+. • dat het Centrum voor Jeugd en Gezin (en in het Naast de basistaken zullen hier ook aanvullende functies bijzonder het CJG+) gaat functioneren als expertise- en voor heel Haarlemmermeer worden uitgevoerd en zal ontmoetingscentrum voor professionals uit zowel het jeugdnadrukkelijk het verband worden gelegd tussen de jeugdals het volwassenendomein in zorgen dienstverlening, zodat en de volwassenenhulpverlening en tussen preventieve, en samenhang in de dagelijkse werkpraktijk van professionals (waar nodig) curatieve zorg en repressie. wordt bevorderd en hierdoor snelle en effectieve zorg gerealiseerd kan worden.

-

Het Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer richt zich met haar doelstelling op: (aankomende) ouders en verzorgers; kinderen; jongeren tot 23 jaar; professionals.

4


Pedagogische visie Om dit alles goed te kunnen doen, is het essentieel dat het CJG Haarlemmermeer functioneert als een brede en sterke samenwerkingsorganisatie. Deze samenwerkingsorganisatie beslaat vele ontwikkelingen. De samenwerkingsafspraken hierover worden zoveel mogelijk gebundeld in dit convenant. Het betreft afspraken over: • De aanpak voor multiprobleemgezinnen: Er worden in aansluiting op het convenant dat in november 2008 door de Stadsregio Amsterdam en Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam (BJAA) werd getekend afspraken gemaakt over ‘één gezin één plan’ voor multiprobleemgezinnen, en over de rol van de gezinsmanager en van de procesmanager MultiProbleemGezinnen (MPG)/Openbare Geestelijke gezondheidszorg (OGGZ). • Matchpoint en zorgcoördinatie: alle gemeenten zijn 1. verplicht aan te sluiten op de landelijke verwijsindex. In de Stadsregio Amsterdam gebeurt dit via Matchpoint. De verwijsindex Matchpoint heeft tot doel vroegtijdige en onderlinge afstemming tussen organisaties te realiseren. Voor partners die in de eerste tranche1 aansluiten worden 2. afspraken vastgelegd in het Stadsregionale Matchpoint samenwerkingsconvenant. Alle samenwerkingspartners geven aan medewerking te verlenen aan het opstellen van afspraken over de werkwijze in Haarlemmermeer na het toekennen van zorgcoördinatie in het kader van Matchpoint. * De aanpak van Kindermishandeling (RAAK): 3. Er worden afspraken gemaakt over het vergroten van de deskundigheid van medewerkers met betrekking tot (het herkennen van) kindermishandeling en over het melden/ 4. handelen bij vermoedens van kindermishandeling. • Triple P: Het Postief Pedagogisch Programma (Triple P) is een goede ondersteuning voor de samenwerking in het CJG omdat het eenheid van methodische taal creëert en zorgt 5. voor eenduidige ondersteuning van ouders. In dit convenant worden afspraken gemaakt over de implementatie van deze methodiek (de mate van betrokkenheid en gevraagde inzet verschilt per organisatie, zie deel II).

1

Partners die in de eerste tranche aansluiten op matchpoint zijn BJAA, ALTRA, SPIRIT, Bascule, MOC Kabouterhuis, GGD, MEE, Meerwaarde, HALT, onderwijs, leerplicht en de Raad voor de Kinderbescherming

De organisaties die samenwerken in het CJG doen dit omdat zij willen dat ouders en jeugdigen, en de professionals die met hen werken, op lokaal niveau snel en adequaat antwoord krijgen op vragen over opvoeden en opgroeien. Zij vinden dat alle ouders recht hebben op passende ondersteuning bij de opvoeding, of ze nu een kleine vraag hebben of een groot probleem. De ondersteuning is gericht op het bevorderen van competent ouderschap en zelfregulatie: uitgangspunt is dat ouders zelfstandige probleemoplossers zijn. Er wordt uitgegaan van de eigen kracht van gezinnen en hun netwerk. De geboden ondersteuning is in overeenstemming met de vijf basisprincipes waarop het programma Positief Opvoeden (Triple P) is gebaseerd: Kinderen een veilige en stimulerende omgeving bieden – Kinderen die lekker spelen, vervelen zich niet en lopen minder kans gedragsproblemen te ontwikkelen. In een omgeving die veilig is ingericht, hoeven ouders minder te verbieden. Kinderen laten leren door positieve ondersteuning – Positieve aandacht en aanmoediging door het geven van een gericht compliment motiveert een kind om nieuwe dingen te leren en zich te ontwikkelen. Door samen oplossingen te bedenken bij een probleem, bevorderen ouders de zelfredzaamheid van kinderen. Een aansprekende discipline hanteren – Het is belangrijk om heldere instructies te geven en snel te reageren wanneer een kind zich niet goed gedraagt. Realistische verwachtingen hebben – Ieder kind is uniek en ontwikkelt zich in zijn eigen tempo. Een kind hoeft niet perfect te zijn; ieder kind maakt fouten en doet dat meestal niet met opzet. Ook een ouder hoeft niet perfect te zijn. Goed voor jezelf zorgen als ouder – Ouders mogen tijd voor zichzelf nemen en iets leuks doen voor zichzelf. Ouders die zich goed voelen hebben meer energie voor hun kinderen

5

Beschrijving

Uitgangspunten van samenwerking in de CJG Samenwerkingsorganisatie Alle partijen die deelnemen aan het Centrum voor Jeugd & Gezin Haarlemmermeer vormen samen de brede CJG Samenwerkingsorganisatie. Dit convenant legt de contouren van deze CJG Samenwerkingsorganisatie op hoofdlijnen vast, gebaseerd op de volgende uitgangspunten voor samenwerking. De partijen: - voeren werkzaamheden uit in het bewustzijn van essentiële kernwaarden, zoals het centraal stellen van de vraag, het beantwoorden van de vraag in samenwerkend verband en het niet doorsturen van de vrager; - laten de klant zoveel als mogelijk de regisseur zijn van het oplossen van zijn/haar probleem, waarbij de professional samen met de klant nagaat wat hij/zij zelf kan bijdragen aan het beantwoorden van de vraag en indien ondersteuning van anderen nodig is, welke hulpbronnen aanwezig zijn in het eigen netwerk; - houden organisatiebelangen ondergeschikt aan de vraag naar informatie, advies en hulp aan jeugdigen en ouders; - zoeken zo vroegtijdig mogelijk samenwerking en delen kennis met andere partijen van de CJG Samenwerkingsorganisatie voor aanvullende expertise2 ; - informeren bij een integraal plan betrokken organisaties over de voortgang en ontwikkeling in de uitvoering van het plan en om elkaar te houden aan de in het plan gemaakte afspraken; - nemen deel aan of verstrekken informatie aan netwerken; - gaan versnippering van overlegvormen en dienstverlening tegen; - dragen uit dat de organisatie onderdeel is van de CJG Samenwerkingsorganisatie, zowel binnen de eigen organisatie als naar buiten; - laten de samenwerking functioneren conform het privacy reglement (zie Privacyreglement CJG);

2

De wettelijke grondslag van samenwerking is verankerd in de Wet Publieke Gezondheid, Wet op de Jeugdzorg en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (prestatieveld jeugd).

Privacyreglement CJG Om tot een goede samenwerking te komen, is informatieuitwisseling van persoonlijke gegevens onontbeerlijk. Partijen hebben voor het omgaan met persoonlijke gegevens allereerst hun eigen regelgeving/protocollen. Om te voorkomen dat verschillende regelgeving samenwerking bemoeilijkt, is het van belang dat er een gezamenlijk gedeeld reglement is dat, uitgaande van de bestaande wetgeving en eigen protocollen, de uitwisseling van informatie op transparante wijze regelt. Deel III van dit convenant is daarom een privacyreglement voor de CJG Samenwerkingsorganisatie, inclusief afspraken rondom casuïstiekoverleggen (in bijlage 1 bij deel III).

6


Samenwerkingsstructuur Het CJG als samenwerkingsorganisatie bestaat uit alle organisaties die zich door middel van dit samenwerkingsconvenant voor minimaal twee jaar verbinden aan de doelen en uitgangspunten van het CJG Haarlemmermeer. Voor de aansturing op hoofdlijnen functioneert een stuurgroep met als leden de Gemeente, de GGD Kennemerland, Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam, Stichting Meerwaarde, Passend Onderwijs en Samenwerkingsverband Voortgezet Onderwijs. Het functioneren van deze stuurgroep zal eind 2010 geëvalueerd worden. Op basis hiervan zullen eventuele aanpassingen in de overlegstructuur doorgevoerd worden. Alle medewerkers in de CJG Haarlemmermeer zijn en blijven in dienst van de moederorganisaties. Voor de aansturing functioneert één CJG procesmanager voor alle CJG vestigingen (inclusief het CJG+) die vooralsnog in dienst is van de gemeente en die vooral een faciliterende en coördinerende functie heeft. De CJG procesmanager is verantwoordelijk voor het bevorderen van optimale samenwerking tussen alle partijen van de CJG Samenwerkingsorganisatie en voor het bevorderen van een goed evenwicht tussen vraag en aanbod in de CJG vestigingen. De CJG procesmanager is de linking pin tussen gemeente en de CJG Samen-werkingsorganisatie. Wanneer de samenwerkingsafspraken van het convenant of de bijbehorende werkafspraken onvoldoende worden nageleefd (zowel in de casuïstiek als in het proces) is de CJG Procesmanager in noodzakelijke gevallen bevoegd naar een ander management of bestuurlijk niveau op te schalen – in het uiterste geval naar de Wethouder Jeugd van de gemeente Haarlemmermeer. Vergelijkbaar met de CJG procesmanager is er voor de aanpak Multiprobleemgezinnen, de samenwerking binnen de OGGz en de samenwerking in het kader van het zorgoverleg 12+ (voorheen het risico-overleg) een procesmanager MPG/OGGz. Deze heeft de bevoegdheid partijen aan te spreken op hun bijdrage aan de MPG/OGGz werkwijze en kan in het uiterste geval ook opschalen naar de Wethouder Jeugd.

Beschrijving

7

8


Convenant

Deel II.

Betrokken partijen bij dit Convenant CJG • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Gemeente Haarlemmermeer GGD Kennemerland Stichting MeerWaarde Passend Onderwijs Haarlemmermeer Stichting Samenwerkingsverband VO/SVO Amstelland en de Meerlanden 29.1 Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam(BJAA) Speciaal Onderwijs ROCvA Airport ROC NOVA College Verloskundigenpraktijk Haarlemmermeer, namens de verloskundige praktijken in Haarlemmermeer Geboortecentrum Wonderwereld, namens de kraamzorginstellingen in Haarlemmermeer MEE Amstel en Zaan MOC ’t Kabouterhuis GGZ InGeest aanbieder van geestelijke gezondheidszorg Brijder Verslavingszorg B.V. Amstelring Thuisbegeleiding Altra, aanbieder van jeugd- en opvoedhulp Spirit, aanbieder van jeugd- en opvoedhulp Stichting Gezondheidscentra Haarlemmermeer Huisartsen Vereniging Haarlemmermeer Stichting Onderwijs Advies Stichting Halt Kennemerland Ons Tweede Thuis Jeugdriagg NHZ Stichting VluchtelingenWerk Noordwestholland (locatie Haarlemmermeer) Politie Kennemerland, basisteam Haarlemmermeer Kinderopvang, HappyKids Peuterspeelzalen, Stichting Kinderopvang Haarlemmermeer De Bibliotheek Haarlemmermeer Stichting Leergeld Haarlemmermeer

De partijen komen overeen: • dat zij, ieder vanuit de eigen deskundigheid, zullen bijdragen aan de doelstellingen en uitgangspunten voor samenwerking van het Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer; • dat zij de vastgestelde samenwerkingsstructuur voor het CJG Haarlemmermeer, inclusief de rol van de CJG Procesmanager, erkennen; • dat zij bekend zijn met elkaars rollen en taken en bereid zijn elkaar aan te spreken op gemaakte afspraken en anderzijds daarop aanspreekbaar zijn; • dat zij gezamenlijk, eenduidig en consequent optreden en elkaar voor zover mogelijk tijdig informeren over te ondernemen acties die van invloed kunnen zijn op het werkterrein van andere partners; • dat zij bereid zijn om samen te evalueren en te leren van elkaars inzichten; • dat zij een contactpersoon ‘CJG’ in de organisatie aanwijzen, die de contacten onderhoudt met de CJG procesmanager Haarlemmermeer en waarmee concrete werkafspraken (zie deel IV convenant in losse bijlage) worden vastgelegd en jaarlijks vernieuwd; • dat zij bereid zijn het Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer verder te ontwikkelen door deelname aan de stuurgroep en/of CJG werkgroepen; • dat individuele zorgsituaties rond kinderen en/of gezinnen worden besproken in de casustiekoverleggen die hiertoe zijn ingericht. In het geval dat er met betrekking tot een kind en/ of een gezin sprake is van een ernstig bedreigende situatie dan wel een reëel risico daartoe, en er ondanks de inzet van betrokken organisaties geen uitzicht is op een adequate oplossing, kan de betreffende casus worden opgeschaald naar een hoger beslissingsniveau. De convenantpartners spreken de bereidheid uit om mee te werken aan een werkwijze waarin de gemeente Haarlemmermeer vertegenwoordigers met voldoende beslissingsbevoegdheid oproept om in een voor dat doel belegde sessie te komen tot een oplossing voor de betreffende crisissituatie; * dat met deze opschalingprocedure invulling wordt gegeven aan de rol van de gemeente om formele of informele doorzettingsmacht te genereren waar dat geëigend is. De te volgen werkwijze, rollen en verantwoordelijkheden worden nader uitgewerkt en in een later stadium als een aanvulling op het voorliggende convenant toegevoegd.

Specifiek ten aanzien van de implementatie van Triple P komen de partijen overeen: • dat zij de pedagogische visie van Triple P onderschrijven; • dat zij kennis hebben van de (globale) inhoud van het programma Triple P en kennis hebben over de mogelijkheden om ouders naar de verschillende niveaus van Triple P te verwijzen;

9

Convenant

• Deze aandachtsfunctionarissen sluiten aan bij het regionaal • dat zij de implementatie van Triple P ondersteunen door Netwerk Aandachtsfunctionarissen Kindermishandeling dat waar mogelijk mee te werken aan de mediacampagne in 2011 start. Positief Opvoeden om zo alle ouders op een laagdrempelige manier te bereiken met de inhoud van het programma (ophangen posters, neerleggen folders, uitdelen Tipkrant, Specifiek ten aanzien van Matchpoint komen de verwijzing op website, inhoudelijk stukje in schoolkrant, etc.). partijen die Matchpoint in de eerste tranche in 2010

De partijen die Triple P uitvoeren (te weten GGD Kennemerland, MeerWaarde, Spirit, Altra, MOC, MEE, Amstelring, Jeugdriagg) komen overeen: • dat zij de methodiek implementeren volgens de afspraken zoals vastgelegd in het Implementatieplan Triple P Haarlemmermeer 2008-2011; • dat zij zorg dragen voor borging van de methodiek binnen de instelling ná de implementatieperiode (vanaf september 2011).

Specifiek ten aanzien van de aanpak Multiprobleemgezinnen komen de partijen overeen:

implementeren (te weten BJAA, ALTRA, SPIRIT, Bascule, MOC Kabouterhuis, GGD, MEE, Meerwaarde, HALT en Leerplicht) overeen: • dat zij matchpoint gaan implementeren. • dat daartoe door het Stadsregionale programmateam van Matchpoint, geadviseerd door Stadsregionale Strategische Kerngroep, in 2010 een Matchpoint samenwerkingsconvenant wordt opgesteld. In dit samenwerkingsconvenant worden afspraken gemaakt over de doelstelling van Matchpoint de verantwoordelijkheid voor Matchpoint, het afgeven van ketenregistraties in Matchpoint en de zorgcoördinatie die hier mogelijk uit voortkomt.

• dat zij bijdragen aan het tot stand komen van één gezinsplan Het implementatieproces van Matchpoint betekent voor Multiprobleemgezinnen door, indien nodig, deel voor alle samenwerkingspartners: • dat zij via de lopende werkgroepen, overleggen en te nemen aan het Lokaal Analyseteam Haarlemmermeer (binnen de kaders van het privacyreglement) en het bijeenkomsten meegenomen zullen worden in de Multidisciplinairoverleg plus (MDO+) en hier een actieve ontwikkelingen rondom het implementatieproces van bijdrage te leveren; Matchpoint. • dat met hen afspraken gemaakt worden over de werkwijze in • dat zij zich inzetten om de gezinsplannen waar zij bij betrokken zijn succesvol uit te voeren en de aansturing op Haarlemmermeer na het toekennen van zorgcoördinatie in basis van het gezinsplan door gezinsmanagers van andere het kader van matchpoint. Deze afspraken zullen aansluiten organisaties erkennen; op visie en samenwerkingsafspraken uit dit convenant. • dat zij de rol van de Procesmanager MPG/OGGz Haarlemmermeer erkennen. Uitbreiding van convenantpartners Tussentijds kunnen nieuwe partijen toetreden tot dit convenant. Over een schriftelijk verzoek hiertoe beslist de stuurgroep. Specifiek ten aanzien van RAAK en Huiselijk

Geweld komen de partijen overeen: • dat zij werken met een protocol kindermishandeling/ Huiselijk Geweld met de nieuwe meldcode. Partijen houden tevens een registratie bij van het aantal adviesvragen en meldingen bij het AMK en ASHG; • dat zij aandacht besteden aan deskundigheidsbevordering van hun medewerkers op het gebied van kindermishandeling en Huiselijk Geweld en dit structureel hebben opgenomen in opleidingsbeleid; • dat zij werken met de regionale routekaart zoals ontworpen wordt door de RAAK-werkgroep regionaal handelingsplan. Bandbreedte van de regionale route kaart (welke instellingen op het zorgcontinuüm) moet nog worden geaccordeerd door de regionale stuurgroep en waar mogelijk bestuurlijk worden vastgelegd (wordt najaar 2010 opgeleverd). • dat zij waar mogelijk werken met een aandachtsfunctionaris Kindermishandeling/Huiselijk Geweld die bovenstaande aandachtspunten verder ontwikkelen, bewaken en vernieuwen.

Duur en beëindiging convenant De afspraken gaan in op de datum van ondertekening en zijn voor tenminste twee jaar van kracht. Daarna worden de afspraken jaarlijks stilzwijgend verlengd tenzij één van de partners aangeeft dat de afspraken niet in redelijkheid gerealiseerd kunnen worden, of de aanpak van het Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer zover is doorontwikkeld dat nieuwe afspraken opgesteld worden. Wijziging van inzet of opzegging van de samenwerking in de CJG Samenwerkingsorganisatie dient minimaal drie maanden voor de start van het nieuwe jaar schriftelijk bij de CJG procesmanager aangegeven te worden.

10


Haarlemmermeer, 5 oktober 2010 Ondertekening Partijen gaan akkoord met de werkwijze omschreven in de Beschrijving (Deel I), met de afspraken vastgelegd in het Convenant (Deel II), Privacyreglement (Deel III) en met de afspraken gemaakt in de Werkafspraken Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer (deel IV in seperate bijlage).

Voor de kraamzorginstellingen in Haarlemmermeer, Geboortecentrum Wonderwereld Mw. M. van Oudheusden Directeur

Voor de Gemeente Haarlemmermeer

Voor Speciaal Onderwijs

Dhr. J.C.W. Nederstigt Wethouder Duurzaamheid, Werk, Jeugd en Onderwijs

Dhr. T.J.M. van den Brink Algemeen directeur de Waterlelie

Voor GGD Kennemerland

Voor MEE Amstel en Zaan

Dhr. A.H. Lesscher Sectorhoofd JGZ

Dhr. P. Finck Regiomanager

Voor Stichting MeerWaarde

Voor Altra aanbieder van jeugd- en opvoedhulp

Mw. A.M.W. Kienhuis Directeur

Mw. M. Kreisel Regiomanager Nieuw- West, Amstelland en de Meerlanden

Voor Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam

Voor Spirit aanbieder van jeugd- en opvoedhulp

Mw. S.M. Maas, Regiomanager A’dam-Zuid Amstelland en de Meerlanden

Mw. M. Verschure Regiomanager Nieuw- West, Amstelland en de Meerlanden

Voor Passend Onderwijs Haarlemmermeer

Voor Amstelring Thuisbegeleiding

Dhr. E. Hartog Directeur

Dhr. J. Naborn Directeur

Voor ROC Nova College

Voor MOC ’t Kabouterhuis

Dhr. H. Bemelmans Regiovoorzitter

Mw. A. De Leeuw Locatiemanager Hoofddorp

Voor ROCvA Airport

Voor de Stichting Gezondheidscentra Haarlemmermeer

Dhr. H. Mauw Directie ROCvA Airport

Mw. M.A. ’t Hart Raad van bestuur

Voor de Stichting Samenwerkingsverband VO/SVO Amstelland en de Meerlanden 29.1

Voor de Stichting Leergeld Haarlemmermeer

Dhr. Th. te Brake Coördinator

Dhr. F. Litjens Voorzitter

11

Convenant

Voor GGZ inGeest aanbieder van geestelijke Gezondheidszorg

Voor Stichting VluchtelingenWerk Noordwestholland (locatie Haarlemmermeer)

Mw. S.T. van Lonkhuijzen voorzitter raad van bestuur GGZ inGeest

Dhr. N. Bus Manager Locatie Haarlemmermeer

Voor de Huisartsen Vereniging Haarlemmermeer Mw. C.A.L. van der Kluit- Dijken Voorzitter

Voor Stichting OnderwijsAdvies Mw. A.A.M.M. van Kollenburg Manager logopedie

Voor de Politie Kennemerland basisteam Haarlemmermeer Dhr. M.Th.M. Marchand Districtschef

Voor de Kinderopvang in Haarlemmermeer Happy Kids Kinderopvang Dhr A Koot Directeur

Voor Brijder Verslavingszorg Mw. L. Schermer Clustermanager Jeugd

Voor de Verloskundigen Haarlemmermeer, De Verloskundigenpraktijk Haarlemmermeer Mw. C.J.TH.G.M. Martens Verloskundige van de verloskundigenpraktijk Haarlemmermeer

Voor Stichting Halt Kennemerland Mw. P.M.M. Nijssen Directeur

Voor Ons Tweede Thuis Mw. M. Kouters Sectormanager

Voor het Jeugdriagg NHZ Dhr. C.P. Bastiaanse Raad van Bestuur

Voor de Bibliotheek Haarlemmermeer Dhr. A. van Geest Directeur

Voor de Peuterspeelzalen, Stichting Kinderopvang Haarlemmermeer Mw. S. Grovenstein Raad van Bestuur

12


13

Privacyreglement Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Haarlemmermeer en het bevoegd gezag van: Altra, aanbieder van jeugd – en opvoedhulp; Amstelring, zorg – en dienstverlening; Brijder Verslavingszorg B.V. Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam; GGD Kennemerland; GGZ inGeest, aanbieder van geestelijke gezondheidszorg; Happy Kids, kinderopvang; Huisartsenvereniging Haarlemmermeer; Jeugdriagg Noord Holland Zuid; Kraamzorg Haarlemmermeer; MEE Amstel en Zaan; MOC ’t Kabouterhuis; Ons Tweede Thuis; Passend Onderwijs Haarlemmermeer; Politie Kennemerland, basisteam Haarlemmermeer; ROCvA Airport; ROC NOVA College; Speciaal Onderwijs; Spirit, aanbieder van jeugd - en opvoedhulp; Stichting Gezondheidscentra Haarlemmermeer; Stichting Halt Kennemerland; Stichting Kinderopvang Haarlemmermeer; Stichting Leergeld Haarlemmermeer; Stichting Meerwaarde; Stichting OnderwijsAdvies; Stichting Samenwerkingsverband VO/SVO Amstelland en de Meerlanden 29.1 • Stichting Vluchtelingenwerk; • Verloskundigen Haarlemmermeer • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Deel III.

overwegende dat de partners in het Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer intensief samenwerken om jeugdigen en hun ouders goed toegankelijke, effectieve en sluitende zorg te bieden; dat het voor dit doel noodzakelijk is om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, van jeugdigen en hun ouders te verwerken;

in aanmerking nemende Algemene wet bijzondere ziektekosten; Wet maatschappelijke ondersteuning; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet op de jeugdzorg, inclusief de voorgestelde wijziging van deze wet in verband met het Centrum voor Jeugd en Gezin d.d [nog nader in te vullen]; Wet publieke gezondheidszorg; Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; Convenant Samenwerkingsorganisatie Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer, 5 oktober 2010 De privacyreglementen van de partners.

Stellen het volgende reglement vast voor de verwerking van persoonsgegevens van jeugdigen en hun opvoeders in het kader van hun samenwerking.

14


Begripsbepalingen Artikel 1 • beheerder de partner die wordt belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsgegevens die zijn opgenomen in een van de bestanden van het CJG, waaronder onder meer de zorg voor het invoeren en het bewaren van persoonsgegevens in het betreffende bestand en het verstrekken van persoonsgegevens uit dit bestand, conform de bepalingen van dit reglement; bestand een gestructureerd geheel van persoonsgegevens van cliënten dat de convenantpartners in het leven roepen ten behoeve van de informatie – en adviesfunctie van het CJG of ten behoeve van een casusoverleg dat in CJG-verband wordt gehouden; • betrokkene degene op wie een persoonsgegeven dat op grond van dit reglement door een partner wordt verwerkt, betrekking heeft; • bijzonder persoonsgegeven elk persoonsgegeven betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging, alsmede elk strafrechtelijk persoonsgegeven en elk persoonsgegeven over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag; • CJG het samenwerkingsverband van de partners in het Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer, in de vorm van een samenwerkingsorganisatie, dat is gericht op het uitoefenen van de functies van het Centrum voor Jeugd en Gezin, zoals bedoeld in de Wet op de jeugdzorg; • cliënt de persoon aan wie een of meer partners zorg bieden; • convenant het Convenant Samenwerkingsorganisatie Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer, zoals door de partners ondertekend (5 oktober 2010) derde ieder, niet zijnde de cliënt, de betrokkene, de • verantwoordelijke, de partner of de andere instelling; • gezinssysteem ieder die tot het gezinsverband van de jeugdige behoort en die in verband met een systeemgerichte aanpak direct bij de vragen of problemen rond het opgroeien en opvoeden van de jeugdige is betrokken; huiselijk geweld (dreigen met) geweld, op enigerlei • locatie, door iemand uit de huiselijke kring van het slachtoffer, waarbij onder geweld wordt verstaan: de fysieke, seksuele of psychische aantasting van de persoonlijke integriteit van het slachtoffer, daaronder ook begrepen eergerelateerd geweld, vrouwelijke genitale verminking en ouderenmishandeling; • jeugdige persoon tot 23 jaar die in de gemeente Haarlemmermeer woont alsmede, voor zover de partners binnen hun taken en financiering in staat zijn om hem zorg te bieden, de persoon tot 23 jaar die in deze gemeente naar school gaat;

• kindermishandeling iedere vorm van een voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van onvrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend, of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel, daaronder ook begrepen eergerelateerd geweld en vrouwelijke genitale verminking, alsmede het als minderjarige getuige zijn van huiselijk geweld tussen huisgenoten; match de tweede of volgende melding in de verwijsindex • risicojongeren genaamd Matchpoint, met betrekking tot dezelfde jeugdige; • partner instelling of organisatie die binnen het CJG samenwerkt en het convenant heeft ondertekend; • persoonsgegeven elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; • verantwoordelijke het college van B&W van de gemeente Haarlemmermeer, voor de uitoefening van rechten van betrokkenen de coördinator CJG3 ; verwerking van persoonsgegevens elke handeling • of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; • wettelijk vertegenwoordiger de ouder of de voogd die het gezag over een minderjarige uitoefent; • zorg ondersteuning, begeleiding, leerlingbegeleiding in het onderwijs en hulp aan jeugdigen en hun opvoeders bij opgroei - en opvoedvragen en opgroei - en opvoedproblemen, alsmede het beslissen over een aanspraak op geïndiceerde (jeugd)zorg en het signaleren van opgroei - en opvoedvragen of zodanige problemen en het doorgeleiden naar passende ondersteuning, begeleiding, of (al dan niet geïndiceerde (jeugd)zorg; • zorgcoördinatie afstemming door een in het plan van aanpak aangewezen beroepskracht van de zorg die vanuit verschillende personen en instellingen aan een jeugdige, aan zijn opvoeder(s) en aan de andere leden van zijn gezin wordt geboden; • zorgcoördinator de in het plan van aanpak aangewezen beroepskracht die de zorgcoördinatie uitvoert. 3

B&W is verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens voor de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement. Voor de verschillende casusoverleggen die in CJG verband worden gehouden, op basis van bijlage 1 bij dit reglement, treedt als verantwoordelijke op de partner die het betreffende casusoverleg voorzit.

Privacyreglement

15

Algemene bepalingen Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens Het doel van de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement is het bieden van goed toegankelijke, effectieve en sluitende zorg aan cliënten door intensieve samenwerking tussen de partners.

Artikel 3 Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover deze persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van het samenwerken van de partners in het bieden van zorg aan cliënten. 2. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, elektronisch of door middel van foto, video of audio worden verwerkt.

Artikel 4 Verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die door de partners worden verwerkt. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkenen afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het beveiligingsplan van de verantwoordelijke. Per casusoverleg wordt een beveiligingsplan opgesteld. Deze beveiligingsplannen zullen uiterlijk 1 december 2010 gereed zijn en als bijlagen worden toegevoegd aan dit reglement. 4. De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het in artikel 2 omschreven doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is.

Artikel 5 Verantwoordelijkheid van iedere partner 1. Iedere partner volgt bij de verwerking van persoonsgegevens van de cliënt aan wie hij zorg biedt, de wetgeving en de overige in - en externe regelgeving die op hem van toepassing is. 2. Indien een partner samen met een of meer partners zorg biedt aan een cliënt, of indien er sprake is van doorgeleiding of een andere vorm van samenwerking in het bieden van zorg aan een cliënt, volgen de betrokken partners de bepalingen van dit reglement, voor zover toegestaan door de eigen weten regelgeving. 3. Onverlet de in artikel 4 beschreven verantwoordelijk-heden van de verantwoordelijke, is iedere partner op grond van dit reglement ook zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen.

Tot een zorgvuldige verwerking behoort in ieder geval dat: - de partners voorzieningen treffen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die worden verwerkt; - er niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan voor het in artikel 2 omschreven doel; - zorgen en signalen zo feitelijk mogelijk worden vastgelegd; - uitdrukkelijk de status wordt vermeld van de in het dossier opgenomen persoonsgegevens die een veronderstelling, hypothese, conclusie, diagnose of een ander oordeel bevatten; - diagnoses uitsluitend worden verwerkt indien ze zijn gesteld door een daartoe bevoegde beroepskracht; - bij het vastleggen in het dossier van persoonsgegevens die van een andere partner zijn verkregen, de naam van de partner die de gegevens heeft verstrekt wordt vermeld; - een aantekening wordt gemaakt van de verstrekking van persoonsgegevens aan een andere partner; - de partners afdoende maatregelen nemen voor de beveiliging van het ontvangen, opslaan en verzenden van persoonsgegevens.

16


Verwerking van persoonsgegevens tussen de partners

- hij zelf niet voldoende zorg kan bieden om de cliënt en/of de leden van zijn gezinssysteem voldoende te beschermen; - de zorg van een of meer andere partners noodzakelijk is om de cliënt en/of de leden van zijn gezinssysteem voldoende te beschermen énverstrekking van persoons-gegevens aan de Indien een partner zorg biedt aan een cliënt en vaststelt andere partner(s) daarvoor noodzakelijk is; dat het voor het bieden van effectieve en sluitende zorg - dan kan de partner beslissen om, ondanks het ontbreken van noodzakelijk is om persoonsgegevens van deze cliënt te toestemming van de cliënt, toch de noodzakelijke gegevens verstrekken aan een partner die eveneens aan de cliënt zorg aan een of meer partners en/of aan de zorgcoördinator te biedt, vraagt de partner, voordat hij tot verstrekking over gaat, toestemming aan de cliënt voor deze verstrekking en de verstrekken. Over dit besluit wordt de cliënt zo spoedig mogelijk daarop volgende uitwisseling van persoonsgegevens tussen geïnformeerd. de betrokken partners. 5. Van het vragen van toestemming, van overleg met de Voordat toestemming aan de cliënt wordt gevraagd, cliënt hierover en/of van het informeren van de cliënt over informeert de partner de cliënt over het doel van de een besluit tot verwerking van zijn gegevens, kan worden verwerking en over de uitoefening van zijn rechten. afgezien: Hij informeert de cliënt eveneens over de taken van de - in verband met de veiligheid van de cliënt, van een lid van zorgcoördinator en vraagt de cliënt ook om toestemming zijn gezinssysteem, van de beroepskracht, van een partner of voor het verstrekken van de noodzakelijke persoonsgegevens van een ander; aan de partner die in dit geval als zorgcoördinator op zal - indien redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de treden. cliënt de contacten met de partner zal verbreken indien Indien de partner op grond van dit artikel schriftelijk hem om toestemming wordt gevraagd of daarover met hem toestemming van de cliënt heeft gekregen, voegt hij wordt overlegd en deze contacten noodzakelijk zijn om de deze schriftelijke toestemming toe aan het bestand. Is de cliënt of een lid van zijn gezinssysteem te beschermen of de toestemming mondeling gegeven, dan maakt de partner noodzakelijke zorg te bieden. daarvan een aantekening in het bestand. 6. Een besluit zoals bedoeld in lid 4 en 5 wordt pas genomen nadat de beroepskracht die het besluit namens de partner Artikel 7 Verwerking van persoonsgegevens neemt, een deskundige collega of een leidinggevende heeft ondanks het ontbreken van toestemming geconsulteerd, conform de voorschriften die daarvoor Indien de cliënt zijn toestemming voor het verwerken binnen de instelling waarvoor de beroepskracht werkzaam van persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 of is, gelden. 2, weigert, onderzoekt de partner de redenen van deze 7. De partner draagt er bij een besluit zoals omschreven in weigering en beziet hij of het mogelijk is om de bezwaren lid 4 en 5 zorg voor dat het besluit, de redenen die hebben van de cliënt tegen de verwerking weg te nemen. geleid tot het besluit en de naam van de functionaris die is Blijft de cliënt bij zijn weigering, dan verstrekt de partner de geraadpleegd, worden vastgelegd in het cliëntdossier. persoonsgegevens van de cliënt niet aan de andere partner die eveneens zorg biedt en evenmin aan de zorgcoördinator. 8. Ten aanzien van de deelnemers die GGZ-zorg bieden, geldt dat zij zijn gehouden aan de wetgeving die toepasselijk Indien de partner tot het oordeel komt dat het niet mogelijk is voor hun beroepsgroep, waaronder de Wet inzake de is om de cliënt om toestemming te vragen, omdat contact geneeskundige behandelingsovereenkomst, de Wet op de met hem redelijkerwijs niet mogelijk is, of omdat door Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, en de Wet het vragen van toestemming naar de inschatting van de bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen partner een onveilige situatie zou kunnen ontstaan voor de en hun in deze wetgeving opgenomen zwijgplicht. cliënt of een lid van zijn gezinssysteem, dan onderzoekt de Zorgverleners van deze deelnemers zullen hun beslissing partner of er geen andere wegen zijn om de cliënt toch te om met of zonder toestemming van hun patiënt met andere benaderen en hem om toestemming te vragen. Is dit naar deelnemers persoonsgegevens uit te wisselen, ook in hun het oordeel van de partner niet mogelijk, dan verstrekt de samenwerking op basis van dit privacyreglement toetsen aan partner geen gegevens van de cliënt aan de andere partner de richtlijnen van de KNMG waaronder de Richtlijn inzake die eveneens zorg biedt of heeft geboden en evenmin aan de de omgang met medische gegevens, de Richtlijn bemoeizorg zorgcoördinator. en de Richtlijn melding kindermishandeling en de Richtlijn Is de partner in een situatie zoals omschreven in lid 2 of lid politie en justitie. Het vragen van toestemming aan de 3 echter van mening dat: patiënt en de beslissing om gegevens met derden te delen, de cliënt of een lid van zijn gezinssysteem in een ernstige met of zonder toestemming, behoort toe aan de binnen de situatie verkeert; GGZ voor de behandeling van de patiënt verantwoordelijke

Artikel 6 Toestemming van de cliënt voor de verwerking van zijn persoonsgegevens aan een andere partner en aan de zorgcoördinator 1.

2.

3.

1.

2.

3.

4. -

17

Privacyreglement

De bestanden van het CJG

5

Artikel 11 Vastleggen van persoonsgegevens in een van de CJG-bestanden in verband met de taakuitoefening van het stedelijk informatie - en adviespunt, de informatie - en adviespunten in de wijken en van de casusoverleggen

persoon. Daarbij geldt als uitgangspunt dat ook het melden dat een patiënt al dan niet in behandeling is, of is geweest, onder de vertrouwelijkheid van het beroepsgeheim valt. Waar dit document hiervan afwijkt, zal de bepaling in dit lid voor de beroepskrachten van de deelnemers die GGZzorg bieden doorslaggevend zijn. Algemeen uitgangspunt daarbij is dat slechts informatie wordt gedeeld ten behoeve van noodzakelijke zorgverlening aan de patiënt, dat getracht wordt toestemming te krijgen, dat slechts informatie wordt gedeeld met personen die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorgverlening en dat er geen gegevens mogen worden vastgelegd buiten de contactgegevens van de bij de zorgverlening betrokken contactpersoon van de GGZ-instelling4 .

1. De partners leggen bestanden aan ten behoeve van de verwerking van persoonsgegevens van cliënten in verband met: - de taakuitoefening van de informatie - en adviespunten in de wijken; - de taakuitoefening van de casusoverleggen die in CJGverband worden gehouden, waaronder het Multi disciplinair overleg plus en het casusoverleg Multi Problem Gezinnen. 2. In verband met de taakuitoefening van de informatie - en adviespunten worden niet meer persoonsgegevens van cliënten vastgelegd en anderszins verwerkt dan noodzakelijk Artikel 8 Meldingen van vermoedens van voor de informatie - of adviesvraag van de cliënt kindermishandeling en huiselijk geweld Indien bij een beroepskracht werkzaam voor een partner een 3. Ten aanzien van het vastleggen en anderszins verwerken van persoonsgegevens van cliënten die in een casusoverleg vermoeden ontstaat dat er bij een cliënt sprake zou kunnen worden besproken, zijn de bepalingen van toepassing van de zijn van betrokkenheid bij kindermishandeling of huiselijk Werkwijze en omgang met persoonsgegevens casusoverleg geweld, handelt de partners conform de interne richtlijnen CJG Haarlemmermeer die als bijlage 1 bij dit reglement is en landelijke protocollen. opgenomen. Artikel 9 Verwerken van persoonsgegevens van een 4. Als beheerder van het bestand ten behoeve van de stedelijk cliënt die door een andere partner zijn verstrekt, of informatie – en adviespunten treedt op [naam partner]. die aan een andere partner zijn verstrekt 5. Beheerder van het bestand van een casusoverleg is de De partners leggen de persoonsgegevens die zij op grond van partner die optreedt als voorzitter van dit casusoverleg dit reglement van een andere partner ontvangen, zorgvuldig vast in het eigen bestand met vermelding van de naam van Artikel 12 Toegang tot de bestanden van het CJG en de partner die de gegevens heeft verstrekt en de datum van verstrekken van gegevens uit deze bestanden de verstrekking. 1. Voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben toegang tot de bestanden van het CJG: 1. De partners maken een aantekening in het bestand indien zij persoonsgegevens van een cliënt verstrekken aan - de CJG coördinator; een andere partner op grond van artikel 6, 7, 8 en 9 van - de voorzitters van de casusoverleggen die in CJG verband dit reglement. Zij vermelden daarbij de redenen van de worden gehouden; verstrekking, de naam of namen van de partner(s) aan wie - de beheerder van het betreffende bestand; persoonsgegevens zijn verstrekt en zij omschrijven welke 2. - de verantwoordelijke. persoonsgegevens zijn verstrekt. 2. Uit de bestanden kunnen door de in lid 1 genoemde functionarissen persoonsgegevens van cliënten worden verstrekt indien de cliënt hiervoor zijn toestemming heeft Artikel 10 Werkwijze en verwerking gegeven.Daarbij is de uitzondering op dit toestemmingsvereiste persoonsgegevens in het casusoverleg zoals beschreven in artikel 7 van toepassing. Voor de verwerking van persoonsgegevens in een casusoverleg dat is ondergebracht in het CJG, daaronder ook begrepen het Multi Disciplinair Overleg plus en het overleg over Multi Problem Gezinnen, volgen de partners die aan dit casusoverleg deelnemen, de Werkwijze en omgang met persoonsgegevens casusoverleg CJG Haarlemmermeer die als bijlage 1 aan dit reglement is toegevoegd. 4

Met in Geest en Brijder Verslavingszorg B.V. is bij het vaststellen van dit reglement met de

5

Er zijn verschillende bestanden waarin persoonsgegevens worden vastgelegd: een

verantwoordelijke, het gemeentebestuur van Haarlemmermeer, afgesproken om gedurende

bestand ten behoeve van de informatie- en adviesfunctie en een eigen bestand ten

een periode van 4 tot 6 maanden nauwlettend te monitoren wanneer er een beroep wordt

behoeve van ieder casusoverleg dat in CJG-verband wordt gehouden. Ieder bestand

gedaan op deze clausule en welke eventuele belemmeringen in de casuïstiekbesprekingen

heeft een eigen beheerder, deze worden aangewezen in lid 4 en 5 van artikel 12.

hieruit voortvloeien. Aan de hand van deze praktijkervaringen zal in gezamenlijk overleg worden besloten zonodig in overleg te gaan met de betreffende ministeries.

18


Recht van betrokkenen Artikel 13 Recht op informatie, inzage en afschrift 1. Iedere betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van persoonsgegevens die zijn opgenomen in de bestanden, voor zover deze persoonsgegevens op hem betrekking hebben. Iedere betrokkene kan tevens de verantwoordelijke schriftelijk vragen of over hem persoonsgegevens in de bestanden zijn opgenomen, of door hem op basis van dit deze werkwijze anderszins zijn verwerkt. 2. De verantwoordelijke biedt de betrokkene binnen vier weken inzage en of afschrift en/of deelt de betrokkene binnen vier weken schriftelijk mede of er persoonsgegevens over hem worden verwerkt. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers van de persoonsgegevens en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens. 3. Inzage en afschrift zoals bedoeld in lid 1 en of het overzicht zoals bedoeld in lid 2 kunnen alleen worden geweigerd: - in het belang van de voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten; - ter bescherming van belangen van de betrokkene(n), of van privacybelangen van een derde.

Artikel 14 Correctierecht en recht op een eigen verklaring 1. De betrokkene aan wie op grond van artikel 13 inzage of afschrift is verleend, of aan wie bekend is gemaakt dat persoonsgegevens over hem verwerkt worden, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. 2. De verantwoordelijke bericht binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. 3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd en dat deze ook bekend wordt gemaakt aan de deelnemers. 4. Is de betrokkene zoals bedoeld in lid 1 het niet eens met een oordeel dat over hem is vastgelegd in de bestanden, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen.

Artikel 15 Verzet 1. De betrokkene kan te allen tijde, in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden, bij de verantwoordelijke schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens op grond van dit reglement. 2. De verantwoordelijke bericht binnen vier weken na ontvangst van het verzet, of hij dit verzet gerechtvaardigd acht. Indien hij het verzet gerechtvaardigd acht beëindigt hij de verwerking en verwijdert hij de persoonsgegevens van de betrokkene uit de bestanden.

Artikel 16 Klachtrecht 1. Onverminderd de rechten die de betrokkene worden toegekend in de Wet bescherming persoonsgegevens en in andere wetgeving, kan de betrokkene schriftelijk een klacht indienen bij de verantwoordelijke indien hij meent dat zijn persoonsgegevens op grond van dit reglement door de verantwoordelijke of door de deelnemers zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of met dit reglement. 2. De verantwoordelijke bericht binnen vier weken na ontvangst van de klacht of hij de klacht gegrond acht en tot welke maatregelen de klacht eventueel heeft geleid.

Artikel 17 Geheimhouding Ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij uit de wet of uit deze werkwijze verstrekking van persoonsgegevens voortvloeit.

Artikel 18 Positie van de jeugdige cliënt en betrokkene en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) 1. De rechten die een cliënt of een betrokkene op grond van deze werkwijze toekomen, worden uitgeoefend: - indien de cliënt of de betrokkene nog geen 12 jaar oud is, door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s); - indien de cliënt of de betrokkene al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud is, door hem zelf en door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s); - door de cliënt of de betrokkene zelf indien hij 16 jaar of ouder is.

Artikel 19 Positie wilsonbekwame cliënt of betrokkene 1. Indien een cliënt of een betrokkene niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan oefent of oefenen de wettelijk vertegenwoordiger(s) de rechten uit, zo mogelijk met de cliënt of de betrokkene samen. 2. Heeft de cliënt of de betrokkene zoals bedoeld in lid 1 geen wettelijk vertegenwoordiger dan oefent of oefenen zijn ouders, een broer, een zus of een kind van de cliënt, zijn rechten uit, zo mogelijk samen met de cliënt of de betrokkene.

19

Privacyreglement

Overige bepalingen Artikel 20 Uitoefening van rechten door betrokkene Artikel 21 Slotbepalingen 1. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement bij de partner(s) 1. Indien de uitoefening van de rechten op informatie, inzage, Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer. 2. Dit reglement kan worden aangevuld, gewijzigd of afschrift, correctie, eigen verklaring, verzet en klacht ingetrokken door een gezamenlijk besluit van de in de betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens aanhef genoemde partners. door een partner, wendt de betrokkene zich voor de 3. Dit reglement treedt in werking op 5 oktober 2010. De uitoefening van zijn rechten tot deze partner. 2. De partner tot wie de betrokkene zich wendt, is voor de looptijd van dit reglement is gekoppeld aan de looptijd van het Convenant Samenwerkingsafspraken Centrum voor uitoefening van de in lid 1 genoemde rechten gebonden aan Jeugd en Gezin Haarlemmermeer. de wetgeving en de overige in - en externe regelgeving die op zijn instelling van toepassing is. 3. Indien een betrokkene op grond van de wetgeving die op de partner van toepassing is, zijn rechten uitoefent, omvat deze uitoefening van rechten ook: - de gegevens die deze partner heeft ontvangen van een andere partner, voor zover hij deze gegevens heeft vastgelegd in een bestand; - gegevens over de verstrekking van persoonsgegevens door de betreffende partner aan een andere partner, aan een andere instelling, of aan een casusoverleg. 4. Indien de beheerder van een CJG bestand of een partner, op basis van een verzoek van een betrokkene, beslist dat (een deel van ) de persoonsgegevens van een betrokkene worden gecorrigeerd, aangevuld of vernietigd, informeert hij daarover de partners) voor zover het gegevens betreft die door hem aan deze partners zijn verstrekt, dan wel door hem van een of meer andere partners zijn ontvangen.

20


21

Bijlage bij het Privacyreglement Werkwijze en omgang met persoonsgegevens in het casusoverleg CJG Haarlemmermeer

5

•

•

•

•

•

Deel III.

• cliënt de persoon die in het casusoverleg wordt besproken in verband met zijn vragen en/of problemen waarvoor een gezamenlijke aanpak wenselijk of noodzakelijk is; • deelnemer de instelling, al dan niet partner in het CJG, die Naam van het casusoverleg: aan het casusoverleg deelneemt; • gezamenlijke aanpak samenhangend geheel van Doelstelling: interventies geboden door de deelnemers en door andere instellingen, gericht op het aanpakken van de risico’s, Deelnemers: vragen en problemen van de cliënt; huiselijk geweld (dreigen met) geweld, op enigerlei locatie, • Voorzitter: door iemand uit de huiselijke kring van het slachtoffer, waarbij onder geweld wordt verstaan: de fysieke, seksuele of Functienaam en taken casushouder5 : psychische aantasting van de persoonlijke integriteit van het slachtoffer, daaronder ook begrepen eergerelateerd geweld, Verantwoordelijke: vrouwelijke genitale verminking en ouderenmishandeling; • risico het redelijk vermoeden van een risico dat een jeugdige door welke oorzaak dan ook wordt belemmerd In dit model wordt de algemene term casushouder gebruikt. Bij het invullen in zijn lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve van de specifieke gegevens voor een bepaald casusoverleg, wordt ook de ontwikkeling naar volwassenheid, alsmede het redelijk ‘eigen’naam en de taakomschrijving van de functionaris beschreven die taken in vermoeden dat een meerderjarige cliënt als pleger, de sfeer van een casushouder op zich neemt. slachtoffer of getuige is betrokken bij een vorm van huiselijk geweld; • verantwoordelijke de deelnemer die het casusoverleg Artikel 1 Aanvullende of gewijzigde voorzit, zijnde (naam instelling die het casusoverleg voorzit begripsbepalingen en die daarmee tevens verantwoordelijke is in de zin van de Op deze werkwijze zijn de begripsbepalingen van het Wet bescherming persoonsgegevens) ; Privacyreglement CJG Haarlemmermeer van toepassing voor • voorzitter de deelnemer die het casusoverleg voorzit, zover daarvan in dit artikel niet wordt afgeweken. de processen binnen het casusoverleg bewaakt, tevens beheerder de partner die wordt belast met de dagelijkse verantwoordelijke; zorg voor de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand dat ten behoeve van het casusoverleg is aangelegd, zijnde de partner waarvoor de voorzitter werkzaam is. De Artikel 2 Doel van de verwerking van dagelijkse zorg voor het bestand bestaat onder meer uit persoonsgegevens het invoeren van persoonsgegevens in het bestand en het 1. De verwerking van persoonsgegevens door de deelnemers ten verstrekken van persoonsgegevens uit het bestand, conform behoeve van het casusoverleg heeft tot doel (per casusoverleg de bepalingen van dit reglement; invullen). bestand het gestructureerd geheel van persoonsgegevens 2. Het in lid 1 omschreven doel wordt bereikt door in het die worden vastgelegd en verzameld in verband met de casusoverleg: taakuitoefening van het casusoverleg; - de risico’s, vragen en problemen van de cliënten te buitenkantinformatie persoonsgegevens van een cliënt inventariseren en te analyseren; houdende: of hij bekend is bij een deelnemer die hem zorg - een gezamenlijke aanpak van deze vragen en problemen vast biedt, of er momenteel contacten zijn met de cliënt, of met te stellen; een lid van zijn gezinssysteem, wanneer deze contacten zijn - deze gezamenlijke aanpak uit te voeren, te volgen en in geval begonnen, of de contacten door de betrokkene tussentijds van stagnaties in de uitvoering de maatregelen te treffen die zijn afgebroken en wanneer de contacten zijn afgesloten; er toe leiden dat de vragen en problemen alsnog effectief casushouder de partner die zelf zorg biedt aan de cliënt, worden aangepakt. of deze zorg op gang brengt, en die door het casusoverleg is aangewezen om toe te zien op de uitvoering van de Artikel 3 Reikwijdte van de werkwijze gezamenlijke aanpak; 1. Deze werkwijze is van toepassing op de verwerking van casusoverleg overleg tussen de deelnemers over cliënten persoonsgegevens door ieder casusoverleg dat in het CJG is met als doel de risico’s en de vragen en problemen van de ondergebracht. cliënt te inventariseren en te analyseren, een gezamenlijke 2. Deze werkwijze kan van toepassing worden verklaard op aanpak vast te stellen en deze te volgen; een casusoverleg dat niet is ondergebracht in het CJG. Dit is uitsluitend mogelijk voor zover het casusoverleg plaats

22

3.

1.

2.

3.

4.

5.

-

-

-


vindt in de gemeente Haarlemmermeer en het casusoverleg Artikel 6 Informeren van de cliënt en vragen om (mede) tot doel heeft het bieden van zorg in het kader van toestemming voor de aanmelding en het overleg 1. Voordat persoonsgegevens van een cliënt ten behoeve van een gezamenlijke aanpak in verband met de bij de cliënt gesignaleerde risico’s, vragen en problemen. Een besluit het casusoverleg worden verwerkt, informeert de deelnemer over het van toepassing verklaring van deze werkwijze wordt die de cliënt wil aanmelden voor de bespreking in het genomen door de verantwoordelijke voor het betreffende casusoverleg, de cliënt over het doel van de bespreking in het casusoverleg. casusoverleg, over de identiteit van de verantwoordelijke en Deze werkwijze betreft iedere vorm van verwerking van de in over de rechten die hij met betrekking tot deze verwerking lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens kan uitoefenen. Het informeren van de cliënt kan achtermondeling, op papier, digitaal of door middel van foto, video wege blijven indien hij al op de hoogte is van de te of audio worden verwerkt. verstrekken informatie. 2. Nadat de deelnemer de cliënt heeft geïnformeerd over het casusoverleg op de wijze zoals omschreven in lid 1, vraagt Artikel 4 De verantwoordelijke hij hem om toestemming voor de aanmelding en voor de De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving bespreking in het casusoverleg. van deze werkwijze en voor alle wettelijke verplichtingen 3. Indien de cliënt zijn toestemming voor het verwerken met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke van persoonsgegevens, zoals bedoeld in lid 2, weigert, levenssfeer van de betrokkene. onderzoekt de deelnemer de redenen van deze weigering en De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering beziet hij of het mogelijk is om de bezwaren van de cliënt van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens tegen de verwerking weg te nemen. van de betrokkene die door de deelnemers worden verwerkt. 4. Blijft de cliënt bij zijn weigering, dan verstrekt de deelnemer De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de persoonsgegevens van de cliënt niet aan de andere de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkene deelnemers aan het casusoverleg. afdoende maatregelen worden genomen. Hij treft daartoe 5. Komt de deelnemer tot het oordeel dat het niet mogelijk de nodige passende technische en organisatorische is om de cliënt om toestemming te vragen, omdat contact maatregelen. met hem redelijkerwijs niet mogelijk is, of omdat door De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend het vragen van toestemming naar de inschatting van de de voor het doel van het casusoverleg noodzakelijke deelnemer een onveilige situatie zou kunnen ontstaan voor persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. de cliënt of een lid van zijn gezinssysteem, dan onderzoekt de deelnemer of er geen andere wegen zijn om de cliënt toch De verantwoordelijke draagt zorg voor de melding bij het te benaderen en hem om toestemming te vragen. Is dit naar College Bescherming Persoonsgegevens van de verwerking het oordeel van de deelnemer niet mogelijk, dan verstrekt van persoonsgegevens op basis van dit deze werkwijze. de deelnemer geen gegevens van de cliënt aan de andere deelnemers aan het casusoverlegpartner die eveneens zorg Artikel 5 Verantwoordelijkheid van iedere deelbiedt of heeft geboden en evenmin aan de zorgcoördinator. nemer voor de verwerking van persoonsgegevens 6. Is de deelnemer in een situatie zoals omschreven in lid 5 Onverlet de eindverantwoordelijkheid voor de verwerking echter van mening dat: van persoonsgegevens van de verantwoordelijke, zoals - de cliënt of een lid van zijn gezinssysteem in een ernstige omschreven in artikel 4, dragen de voorzitter en iedere situatie verkeert; deelnemer er ook zelf zorg voor dat : de persoonsgegevens die zij in verband met het doel van het - hij zelf niet voldoende zorg kan bieden om de cliënt en/of de leden van zijn gezinssysteem voldoende te beschermen; casusoverleg vastleggen of laten vastleggen in een bestand, - de zorg van een of meer andere deelnemers noodzakelijk of verstrekken aan een of meer andere deelnemers, juist is om de cliënt en/of de leden van zijn gezinssysteem en volledig en ter zake dienend zijn en dat deze gegevens voldoende te beschermen énverstrekking van rechtmatig zijn verkregen; persoonsgegevens aan de andere deelnemers daarvoor afdoende maatregelen worden genomen ter beveiliging noodzakelijk is; van de persoonsgegevens die hij in het kader van het - dan kan de deelnemer beslissen om, ondanks het ontbreken casusoverleg verwerkt; van toestemming van de cliënt, toch de noodzakelijke de persoonsgegevens die zij van een andere deelnemer ontvangen niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan gegevens aan een of meer deelnemers te verstrekken. Over dit besluit wordt de cliënt zo spoedig mogelijk beschreven in artikel 2 van deze werkwijze. geïnformeerd.

23

Bijlage bij het Privacyreglement

7. Van het vragen van toestemming, van overleg met de cliënt hierover en/of van het informeren van de cliënt over een besluit tot verwerking van zijn gegevens, kan worden afgezien: 1. - in verband met de veiligheid van de cliënt, van een lid van zijn gezinssysteem, van de beroepskracht, van een deelnemer of van een ander; - indien redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de cliënt de contacten met de deelnemer zal verbreken indien 2. hem om toestemming wordt gevraagd of daarover met hem wordt overlegd en deze contacten noodzakelijk zijn om de cliënt of een lid van zijn gezinssysteem te beschermen of de noodzakelijke zorg te bieden. 8. Een besluit zoals bedoeld in lid 6 en 7 wordt pas genomen nadat de beroepskracht die het besluit namens de deelnemer neemt, een deskundige collega of een leidinggevende heeft geconsulteerd, conform de voorschriften die daarvoor binnen de instelling waarvoor de beroepskracht werkzaam is, gelden. 9. De deelnemer draagt er bij een besluit zoals omschreven in lid 6 en 7 zorg voor dat het besluit, de redenen die hebben geleid tot het besluit en de naam van de functionaris die is geraadpleegd, worden vastgelegd in het cliëntdossier. 10. Ten aanzien van de deelnemers die GGZ-zorg bieden, geldt 3. dat zij zijn gehouden aan de wetgeving die toepasselijk is voor hun beroepsgroep, waaronder de Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst, de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, en de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen en hun in deze wetgeving opgenomen zwijgplicht. 4. Zorgverleners van deze deelnemers zullen hun beslissing om met of zonder toestemming van hun patiënt met andere deelnemers persoonsgegevens uit te wisselen, ook in hun samenwerking op basis van dit privacyreglement toetsen aan de richtlijnen van de KNMG waaronder de Richtlijn inzake de omgang met medische gegevens, de Richtlijn bemoeizorg en de Richtlijn melding kindermishandeling en de Richtlijn politie en justitie. Het vragen van toestemming aan de 5. patiënt en de beslissing om gegevens met derden te delen, met of zonder toestemming, behoort toe aan de binnen de GGZ voor de behandeling van de patiënt verantwoordelijke persoon. Daarbij geldt als uitgangspunt dat ook het melden dat een patiënt al dan niet in behandeling is, of is geweest, onder de vertrouwelijkheid van het beroepsgeheim valt. Waar dit document hiervan afwijkt, zal de bepaling in dit lid voor de beroepskrachten van de deelnemers die GGZzorg bieden doorslaggevend zijn. Algemeen uitgangspunt daarbij is dat slechts informatie wordt gedeeld ten behoeve van noodzakelijke zorgverlening aan de patiënt, dat getracht 6 wordt toestemming te krijgen, dat slechts informatie wordt gedeeld met personen die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorgverlening en dat er geen gegevens mogen worden vastgelegd buiten de contactgegevens van de bij de zorgverlening betrokken contactpersoon van de GGZinstelling6.

Artikel 7 De aanmelding van een cliënt voor het casusoverleg De deelnemer die het, in verband met de risico’s, vragen of problemen van de cliënt, noodzakelijk acht dat een cliënt wordt besproken in het casusoverleg, meldt deze cliënt, met in achtneming van artikel 6, voor bespreking in het casusoverleg aan bij de voorzitter. Bij de aanmelding verstrekt de deelnemer, voor zover hem bekend, gegevens over: de naam, het adres, de woonplaats en de geboortedatum van de cliënt; de leden van het gezinssysteem; de school waarop de jeugdige cliënt staat ingeschreven; de risico’s de vragen en problemen die de deelnemer signaleert en die aanleiding vormen voor de aanmelding; de wijze waarop is voldaan aan de verplichting om de cliënt te informeren over het casusoverleg en hem op basis hiervan om toestemming te vragen en indien dit niet is gebeurd, de overwegingen die er toe hebben geleid om de cliënt toch aan te melden ondanks het ontbreken van toestemming van de cliënt. Indien de aanmelding is geschied zonder toestemming van de cliënt, beoordeelt de voorzitter, aan de hand van de gegevens die de deelnemer die de cliënt aanmeldt bij de aanmelding verstrekt, of het noodzakelijk is om de cliënt, ondanks het ontbreken van toestemming, te bespreken in het casusoverleg. De deelnemer die de cliënt aanmeldt, geeft bij zijn aanmelding aan of hij het gewenst acht om de cliënt voor het casusoverleg uit te nodigen. Indien dit het geval is, beslissen de deelnemer en de voorzitter gezamenlijk of de cliënt wordt uitgenodigd. Indien dit het geval is zoekt de aanmeldende deelnemer contact met de cliënt om te bezien of de cliënt in staat en bereid is om op de uitnodiging in te gaan. Indien een jongere vanuit het verdeeloverleg van het Veiligheidshuis wordt aangemeld voor bespreking in het casusoverleg, draagt de vertegenwoordiger van de gemeente die deelneemt aan het verdeeloverleg, er zorg voor dat de verplichtingen zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement worden nagekomen. Deze vertegenwoordiger vervult ook de taak van de voorzitter van het casusoverleg zoals omschreven in artikel 8 lid 1 van dit reglement.

Met inGeest en Brijder verslavingszorg B.V. is bij het vaststellen van dit reglement met de verantwoordelijke, het gemeentebestuur van Haarlemmermeer, afgesproken om gedurende een periode van 4 tot 6 maanden nauwlettend te monitoren wanneer er een beroep wordt gedaan op deze clausule en welke eventuele belemmeringen in de casusitiekbesprekingen hieruit voortvloeien. Aan de hand van deze praktijkervaringen zal in gezamenlijk overleg worden besloten zonodig in overleg te gaan met de betreffende ministeries.

24


Artikel 8 Voorbereiding van het casusoverleg door de voorzitter 1.

2.

1.

2.

3.

4.

5. -

-

- de wijze waarop de cliënt wordt geïnformeerd over de uitkomsten van het overleg en over de gezamenlijke aanpak en de naam van de deelnemer die deze informatie zal gaan Voordat een cliënt wordt besproken in het casusoverleg, verstrekken. onderzoekt de voorzitter of de cliënt al werd of wordt 5. Indien een cliënt al wordt besproken in een ander besproken in een ander casusoverleg dat in het CJG is casusoverleg zoals bedoeld in artikel 8 lid 1, informeert de ondergebracht, of in een ander verband wordt gehouden. voorzitter zijn collega van het andere casusoverleg over de Bij dit onderzoek verstrekt de voorzitter zo nodig uitkomsten van deze bespreking. buitenkantinformatie over de cliënt. 6. Indien de bespreking zoals bedoeld in lid 5 leidt tot het Na het onderzoek, zoals omschreven in lid 1, verstrekt oordeel dat het vaststellen van een gezamenlijke aanpak de voorzitter aan de deelnemers ter voorbereiding op het casusoverleg, de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel beter kan gebeuren door het andere casusoverleg, dan meldt de voorzitter de cliënt aan bij het andere casusoverleg en 7 lid 2 van de cliënten die in het volgende casusoverleg zullen verstrekt daarbij de persoonsgegevens die het casusoverleg worden besproken. Ook geeft de voorzitter aan of een cliënt tot nu toe over de cliënt heeft vastgelegd, voor zover al wordt besproken in een ander casusoverleg en indien dit noodzakelijk voor de taakuitoefening van het casusoverleg het geval is, welk casusoverleg het betreft. Eveneens wordt waarbij de cliënt nu wordt aangemeld. aangegeven of er toestemming is verkregen van de cliënt voor het voeren van het casusoverleg. 7. De deelnemer die de cliënt eerder heeft aangemeld voor het casusoverleg, of de voorzitter, informeert de cliënt over een aanmelding zoals bedoeld in lid 6. Artikel 9 De bespreking in het casusoverleg In het casusoverleg verstrekken de deelnemers elkaar de persoonsgegevens van een cliënt en/of van een lid van zijn Artikel 10 Vervolgoverleg gezinssysteem die noodzakelijk zijn voor het inventariseren 1. Indien de casushouder of een deelnemer vaststelt dat er een en analyseren van de gesignaleerde risico’s, vragen en stagnatie optreedt in de uitvoering van de gezamenlijke problemen van de cliënt en voor het vaststellen, uitvoeren en aanpak, of indien een deelnemer nieuwe risico’s, vragen of volgen van de gezamenlijke aanpak. problemen bij de cliënt signaleert, voeren de deelnemers Indien de politie aan het casusoverleg deelneemt, draagt zij opnieuw casusoverleg over de cliënt, voor zover dit er zorg voor dat er niet meer politiegegevens in het overleg noodzakelijk is voor een effectieve aanpak van de risico’s zoals bedoeld in lid 1 worden verstrekt dan noodzakelijk en van de vragen en problemen van de cliënt. Op dit voor het doel van het casusoverleg. vervolgoverleg is artikel 9 van toepassing. De deelnemers, die enigerlei vorm van zorg bieden aan 2. Het vervolgoverleg over de cliënt wordt afgesloten met het een cliënt, dragen er zorg voor dat zij in het overleg zoals vastleggen van: bedoeld in lid 1, eerst uitsluitend buitenkantinformatie - eventuele wijzigingen in de gezamenlijke aanpak; over de contacten met de cliënten/ of een lid van - eventuele wijzigingen in de namen van de deelnemers die de zijn gezinssysteem verstrekken. Pas indien, nadat verschillende onderdelen uit zullen voeren; de buitenkantinformatie is verstrekt, blijkt dat de - een eventuele wijziging van de naam van de deelnemer die buitenkantinformatie niet volstaat voor het vaststellen, als casushouder optreedt; uitvoeren en volgen van de gezamenlijke aanpak, verstrekken - de wijze waarop de cliënt wordt geïnformeerd over de zij ook de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens over de wijzigingen in de gezamenlijke aanpak en de deelnemer die inhoud van de zorg die wordt of is geboden. deze informatie zal gaan verstrekken. Indien de aanmeldende deelnemer geen toestemming kon vragen of heeft gekregen van de cliënt voor het voeren van Artikel 11 Sluiten en heropenen van de verwerking casusoverleg, beslist iedere deelnemer zelf of hij, ondanks van gegevens in het bestand het ontbreken van toestemming, toch gegevens kan en wil 1. Nadat de casushouder de voorzitter heeft gemeld dat de verstrekken in het casusoverleg. gezamenlijke aanpak is afgesloten, vraagt de voorzitter de Het overleg over de cliënt in het casusoverleg wordt overige deelnemers of zij er mee instemmen dat de verwerking afgesloten met het vastleggen van: van gegevens van de cliënt wordt afgesloten. Indien dit het een beschrijving van de gezamenlijke aanpak en van de geval is, sluit de voorzitter de gegevensverwerking en maakt onderdelen waaruit deze aanpak bestaat; daarvan een aantekening in het bestand. de namen van de deelnemers die de verschillende 2. Afsluiting van de verwerking van persoonsgegevens van interventies uit zullen voeren en de termijn waarbinnen met een cliënt die wordt besproken in een ander casusoverleg, de uitvoering daarvan zal worden begonnen; vindt plaats nadat de voorzitter bericht heeft ontvangen de naam van de deelnemer die optreedt als casushouder; van de voorzitter van het andere casusoverleg dat door dit casusoverleg een gezamenlijke aanpak zal worden vastgesteld.

25


3. Een afgesloten verwerking van persoonsgegevens wordt heropend indien een deelnemer een cliënt opnieuw aanmeldt voor het casusoverleg in verband met nieuwe risico’s, vragen of problemen van de cliënt.

Artikel 12 Het bestand

6. -

1. Ten behoeve van de verwerking van persoonsgegevens door het casusoverleg, legt de verantwoordelijke een bestand aan. Dit bestand wordt beheerd door de partner of instelling waarvoor de voorzitter werkzaam is. 2. Het bestand bevat (ook) persoonsgegevens van een cliënt en voor zover voor de gezamenlijke aanpak noodzakelijk, de persoonsgegevens van leden van zijn gezinssysteem. 7. De inhoud van het bestand wordt nader uitgewerkt per casusoverleg en omvat in ieder geval. - de naam, het adres, de woonplaats en de geboortedatum van de cliënt en de naam en het adres van zijn wettelijk 8. vertegenwoordiger(s) en zonodig van de leden van zijn gezinssysteem; - indien van toepassing: de school of opleiding waar de cliënt staat ingeschreven; - de gezinsomstandigheden van de cliënt, voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening van het casusoverleg; - de risico’s, de vragen en de problemen van de cliënt die voor de deelnemer de aanleiding vormden voor de aanmelding; - -de wijze waarop is voldaan aan de verplichtingen beschreven in artikel 6 van deze werkwijze en indien geen 9. toestemming is gevraagd of verkregen, waarom toch is besloten om de cliënt in het casusoverleg te bespreken; - de verschillende onderdelen van de gezamenlijke aanpak; - de namen van de deelnemers die de verschillende onderdelen uit zullen voeren; - de deelnemer die optreedt als casushouder; - de wijze waarop de cliënt wordt geïnformeerd over de uitkomsten van het overleg en over de gezamenlijke aanpak en de naam van de deelnemer die deze informatie zal gaan verstrekken. 1. - gegevens over de uitvoering en de resultaten van de gezamenlijke aanpak; - -wijzigingen in eerder opgenomen gegevens in verband met stagnaties in de uitvoering van de gezamenlijke aanpak; - de datum waarop de gegevensverwerking wordt afgesloten en waarop deze eventueel wordt heropend. 2. 3. In het bestand worden geen gegevens opgenomen over de godsdienst of levensovertuiging, het ras, de politieke gezindheid, of het lidmaatschap van een vakvereniging van de cliënt of van een lid van zijn gezinssysteem. 4. In het bestand worden geen politiegegevens over de cliënt opgenomen, tenzij het vaststellen, uitvoeren en volgen van de gezamenlijke aanpak niet mogelijk is zonder deze gegevens. 5. In het bestand worden geen gegevens opgenomen over de inhoud van de zorg die een deelnemer of een andere instelling de cliënt of een lid van zijn gezinssysteem biedt.

Gegevens over deze zorg beperken zich tot de noodzakelijke buitenkantinformatie. Toegang tot het bestand, voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening, hebben: de voorzitter; de casushouder; de CJG coördinator en de MPG procesmanager; technisch en administratief personeel op aanwijzing van de voorzitter; de verantwoordelijke en een functionaris namens de verantwoordelijke in verband met het uitoefenen van rechten door betrokkenen. De voorzitter kan, voor zover noodzakelijk voor het doel van het casusoverleg, persoonsgegevens van een cliënt of een lid van zijn gezinssysteem invoeren in het bestand en daarin eerder opgenomen persoonsgegevens zonodig aanvullen of wijzigen. De voorzitter en de casushouder kunnen, voor zover noodzakelijk voor het doel van het casusoverleg, persoonsgegevens van cliënten verstrekken aan de deelnemers. Zij kunnen eveneens, voor zover noodzakelijk voor het doel van het casusoverleg, persoonsgegevens verstrekken aan andere instellingen voor zover deze instellingen rechtstreeks betrokken zijn bij de vaststelling of uitvoering van de gezamenlijke aanpak. Verstrekking van persoonsgegevens aan een andere instelling geschiedt op basis van toestemming van de cliënt. Daarbij is artikel 6 lid 2 van toepassing. De persoonsgegevens van de cliënt worden vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin het casusoverleg de gegevensverwerking heeft gesloten. De voorzitter kan beslissen dat het dossier langer wordt bewaard indien hij meent dat deze langere bewaartermijn noodzakelijk is in verband met de aanpak van de problematiek van de cliënt en/of van de leden van het gezinssysteem van de cliënt. Zo mogelijk wordt de cliënt hierover geïnformeerd.

Artikel 13 Recht op informatie, inzage en afschrift Iedere betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand, voor zover deze gegevens op hem betrekking hebben. Iedere betrokkene kan tevens de verantwoordelijke schriftelijk vragen of over hem persoonsgegevens in een bestand zijn opgenomen,of door hem op basis van deze werkwijze anderszins zijn verwerkt. De verantwoordelijke biedt de betrokkene inzage en of afschrift en/of deelt de betrokkene binnen vier weken schriftelijk mede of er persoonsgegevens over hem worden verwerkt. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers van de persoonsgegevens en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.

26


3. Inzage en afschrift zoals bedoeld in lid 1 en of het overzicht 3. Klachten over de verwerking van persoonsgegevens in verband met de uitvoering van het plan van aanpak, zoals bedoeld in lid 2 kunnen alleen worden geweigerd: worden niet door de verantwoordelijke behandeld, omdat - in het belang van de voorkoming, opsporing of vervolging voor deze verwerking van persoonsgegevens iedere van strafbare feiten; deelnemer of andere instelling zelf verantwoordelijk is. - ter bescherming van belangen van de betrokkene(n), of van De verantwoordelijke zal een klacht over een dergelijke privacybelangen van een derde. verwerking doorgeleiden naar de betreffende deelnemer of instelling. Artikel 14 Correctierecht en recht op een eigen

verklaring 1. De betrokkene aan wie op grond van artikel 13 inzage of afschrift Artikel 17 Positie van de jeugdige cliënt en is verleend, of aan wie bekend is gemaakt dat persoonsgegevens betrokkene en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) over hem verwerkt worden, kan de verantwoordelijke verzoeken 1. De rechten die een cliënt of een betrokkene op grond van deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te deze werkwijze toekomen, worden uitgeoefend: - indien de cliënt of de betrokkene nog geen 12 jaar oud is, schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s); - indien de cliënt of de betrokkene al wel 12 maar nog anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. geen 16 jaar oud is, door hem zelf en door zijn wettelijk 2. De verantwoordelijke bericht binnen vier weken na vertegenwoordiger; ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in - door de cliënt of de betrokkene zelf indien hij 16 jaar of hoeverre, hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met ouder is. redenen omkleed. 3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing Artikel 18 Positie wilsonbekwame cliënt of betrokkene tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo 1. Indien een cliënt of een betrokkene niet in staat kan worden spoedig mogelijk wordt uitgevoerd en dat deze ook bekend geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter wordt gemaakt aan de deelnemers. zake, dan oefent of oefenen de wettelijk vertegenwoordiger(s) 4. Is de betrokkene zoals bedoeld in lid 1 het niet eens met een de rechten uit, zo mogelijk met de cliënt of de betrokkene oordeel dat over hem is vastgelegd in het bestand, dan kan samen. hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring 2. Heeft de cliënt of de betrokkene zoals bedoeld in lid 1 omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. geen wettelijk vertegenwoordiger dan oefent of oefenen zijn ouders, een broer, een zus of een kind van de cliënt, zijn rechten uit, zo mogelijk samen met de cliënt of de Artikel 15 Verzet 1 De betrokkene kan te allen tijde, in verband met zijn betrokkene. persoonlijke omstandigheden, bij de verantwoordelijke schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn Artikel 19 Geheimhouding persoonsgegevens ten behoeve van het casusoverleg. Ieder die op grond van deze werkwijze kennis neemt van 2. De verantwoordelijke bericht binnen vier weken na persoonsgegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan, ontvangst van het verzet, of hij dit verzet gerechtvaardigd tenzij uit de wet of uit deze werkwijze verstrekking van acht. Indien hij het verzet gerechtvaardigd acht beëindigt hij persoonsgegevens voortvloeit. de verwerking en verwijdert hij de persoonsgegevens van de betrokkene uit het bestand. Artikel 20 Slotbepalingen 1. Deze werkwijze treedt in werking op het moment dat het Privacyreglement CJG Haarlemmermeer in werking treedt. Artikel 16 Klachtrecht 1. Onverminderd de rechten die de betrokkene worden De tijdsduur van deze werkwijze is gekoppeld aan de tijdsduur van het genoemde privacyreglement. toegekend in de Wet bescherming persoonsgegevens en in andere wetgeving, kan de betrokkene schriftelijk een klacht 2. De tekst van deze werkwijze kan worden gewijzigd of ingetrokken door een gezamenlijk besluit van het indienen bij de verantwoordelijke indien hij meent dat zijn gemeentebestuur van Haarlemmermeer en de partners van persoonsgegevens door de verantwoordelijke of door de het CJG Haarlemmer. deelnemers zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de 3. Deze werkwijze is een bijlage bij het Privacyreglement wet of met deze werkwijze. 2. De verantwoordelijke bericht binnen vier weken na Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer en maakt hiervan deel uit. ontvangst van de klacht of hij de klacht gegrond acht en tot 4. Deze werkwijze kan worden aangehaald als Werkwijze en welke maatregelen de klacht eventueel heeft geleid. verwerking van persoonsgegevens casusoverleg CJG


27

28


Bijlage 2 toelichting Privacyreglement

Deel III.

Inleiding Dit privacyreglement regelt om te beginnen de verwerking van persoonsgegevens voor alle gevallen waarin twee of meer CJG-partners samenwerken in het bieden van zorg aan een cliënt. Te denken valt aan een partner die een cliënt doorgeleidt naar een andere partner, aan twee partners die beiden zorg bieden aan een cliënt en daarom samen een plan van aanpak opstellen, aan een zorgcoördinator die de zorg van de verschillende partners op elkaar afstemt of aan een partner die een cliënt aanmeldt voor een casusoverleg in het CJG. Bij al deze vormen van samenwerking is het noodzakelijk dat de partners persoonsgegevens van cliënten met elkaar uitwisselen. Precies op deze, in verband met de samenwerking op casusniveau noodzakelijke, uitwisseling van persoonsgegevens, richt zich dit reglement. Het is niet de bedoeling van dit reglement om de eigen regelingen voor de omgang met persoonsgegevens van iedere partner te vervangen. Deze eigen regelingen blijven gewoon van kracht. Dit privacyreglement van het CJG Haarlemmermeer geeft uitsluitend regels voor de uitwisseling van persoonsgegevens in het kader van het bieden van gezamenlijke zorg aan een cliënt. Het reglement is geschreven op basis van de eigen regelingen van de verschillende partners. In die zin biedt het reglement geen ‘nieuwe’ regels maar geeft het eerder een ordening van de regels die van toepassing zijn. Naast een regeling voor de uitwisseling van persoonsgegevens als partners samenwerken in de zorg aan een cliënt, geeft het reglement, in een uitvoerige bijlage, een werkwijze voor het voeren van casusoverleg in CJG verband. Tot slot biedt het reglement regels voor het vastleggen en anderszins verwerken van persoonsgegevens in de CJG bestanden. Het gaat dan om gegevens van cliënten die, in verband met de samenwerking, moeten worden vastgelegd in een bestand . Zo kent ieder casusoverleg een bestand en is er ook een bestand in verband met de informatie – en adviesfunctie van het CJG.

Verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens Als ‘verantwoordelijke’ in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens wijst dit reglement het college van B&W van Haarlemmermeer aan. Aanwijzing van het college als verantwoordelijke ligt voor de hand in verband met de regierol die de Wjz het college toekent voor de inrichting van het CJG en voor de samenwerking in de jeugdketen in brede zin. Verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens wil zeggen dat het college van B&W de randvoorwaarden schept voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens in het kader van de samenwerking van de partners in CJG verband, bijvoorbeeld ook door er voor te zorgen dat de gegevensverwerking plaats vindt op basis van een reglement, dat binnen redelijke grenzen de naleving van dit reglement wordt bewaakt (bijvoorbeeld door het verzorgen van instructiebijeenkomsten)en dat de gegevensverwerking wordt aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. De verantwoordelijke kan als eindverantwoordelijke door derden, maar bijvoorbeeld ook door genoemd College, worden aangesproken op de verwerking van persoonsgegevens op basis van het reglement. Vooral in samenwerkingsverbanden is het van belang dat er uiteindelijk één verantwoordelijke is waar de betrokkene terecht kan als de verwerking naar zijn mening niet correct verloopt Immers bij samenwerking tussen instellingen bestaat het risico dat de betrokkene met zijn onvrede van de ene instelling naar de andere instelling wordt verwezen omdat iedere partner meent dat de andere partner moet worden aangesproken op de bestreden handeling. Voor de goede orde twee opmerkingen: - B&W wordt niet de verantwoordelijke voor de omgang met persoonsgegevens door een bepaalde instelling. Daarop kan het bevoegd gezag van de betreffende instelling worden aangesproken als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. Alleen als er klachten zijn over de omgang met persoonsgegevens van cliënten, in de samenwerking tussen de partners, komt men terecht bij het college van B&W als verantwoordelijke. - -B&W wordt niet automatisch verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de verschillende casusoverleggen die in CJG - verband worden gehouden. Het model voor het voeren van casusoverleg in CJG – verband voorziet er in dat er per casusoverleg o.a. een verantwoordelijke wordt aangewezen.. Dat is de instelling die het betreffende casusoverleg voorzit. In sommige gevallen zal dit de gemeente zijn, in dat geval is B&W verantwoordelijke, in andere gevallen kan het bijvoorbeeld Bureau Jeugdzorg zijn, of bijvoorbeeld de GGD. In dat geval is respectievelijk Bureau Jeugdzorg of de GGD de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het betreffende casusoverleg.

29

Bijlage 2 toelichting bij het Privacyreglement

Met nadruk wordt er op gewezen dat de eindverantwoordelijkheid van de verantwoordelijke de eigen verantwoordelijkheid van de partners en van de voor de partners werkzame beroepskrachten onverlet laat. Deze eigen verantwoordelijkheid is, wellicht ten overvloede, expliciet omschreven in artikel 5 van het reglement.

Informatie verstrekken op basis van toestemming Vuistregel van het reglement is, zoals in artikel 6 wordt verwoord, dat iedere partner, binnen de grenzen van de eigen regelgeving, op basis van toestemming, informatie van een cliënt aan een andere partner verstrekt. Daarbij worden alleen die gegevens verstrekt die, kort gezegd, voor het bieden van de gezamenlijke zorg noodzakelijk zijn. Basis voor deze uitwisseling is dus de toestemming van de cliënt. De partner die de gegevens wil gaan verstrekken, vraagt toestemming aan de cliënt als hij informatie over de cliënt uit wil wisselen met een andere partner die ook zorg biedt. In de meeste gevallen zal deze toestemming gemakkelijk verkregen worden, zeker als de cliënt wordt uitgelegd dat deze informatie uitwisseling bedoeld is om hem door een gezamenlijke aanpak beter te kunnen helpen.

Werkwijze bij het vragen van toestemming Ofschoon iedere situatie anders is en het tot de professionele vaardigheden van de beroepskracht behoort om op een goede wijze om toestemming voor de verstrekking of uitwisseling van persoonsgegevens te vragen, schetsen we hieronder toch globaal een werkwijze bij het vragen van toestemming. 1. De beroepskracht legt de cliënt uit waarom hij overleg wil voeren of anderszins informatie wil verstrekken of uitwisselen en met wie hij dit wil doen 2. De beroepskracht vraagt de cliënt om een reactie. 3a Stemt de cliënt in, dan legt de beroepskracht de verkregen toestemming vast en spreekt hij af hoe en door wie de cliënt over de uitkomsten van het casusoverleg wordt geïnformeerd. 3b Heeft de cliënt bezwaren tegen de verstrekking of uitwisseling, dan gaat hij daarover in gesprek en beziet hij of, en zo ja in welke mate hij aan de bezwaren tegemoet kan komen 4. Lukt het de beroepskracht niet om de bezwaren bij de cliënt weg te nemen,dan weegt de beroepskracht deze bezwaren af tegen het belang van de verstrekking of uitwisseling en komt hij tot een besluit. Zo mogelijk informeert hij de cliënt over dit besluit. In veel gevallen zal de cliënt geen bezwaar hebben en zijn toestemming voor de verstrekking of uitwisseling geven, zeker als de beroepskracht er in slaagt de cliënt duidelijk te maken dat de uitwisseling van gegevens en de samenwerking bedoeld zijn om hem en/of zijn kind beter te kunnen helpen.

Informatie uitwisselen zonder toestemming Maakt de cliënt in een bijzonder geval bezwaar tegen de verstrekking, dan probeert de partner te achterhalen waarom de cliënt zich tegen de verstrekking verzet en bekijkt hij vervolgens of het mogelijk is aan de bezwaren van de cliënt tegemoet te komen. Lukt dat niet en blijft de cliënt bij zijn weigering, dan vindt in principe geen verstrekking van gegevens plaats. Nagenoeg alle partners van het CJG hebben immers een beroepsgeheim of een zwijgplicht waardoor doorgaans alleen op basis van toestemming informatie over de cliënt kan worden verstrekt. Hetzelfde geldt in het geval dat er geen toestemming kan worden gevraagd aan de cliënt. Bijvoorbeeld omdat hij niet bereid is tot contact. of omdat de beroepskracht meent dat een gesprek met de cliënt de situatie voor de cliënt, voor zijn kind of voor andere gezinsleden te onveilig zou kunnen maken. Maar geen enkel beroepsgeheim en geen enkele zwijgplicht is absoluut. Voor alle beroepskrachten geldt dat zij in een bijzondere situatie een beroep kunnen doen op een zogeheten conflict van plichten . In geval van een conflict van plichten botst de plicht om te zwijgen met de plicht om juist door te spreken de cliënt die in een ernstige situatie verkeert, hulp te bieden. In artikel 7 lid 3 wordt beschreven onder welke voorwaarden een beroepskracht die werkzaam is voor een partner een beroep kan doen op een conflict van plichten. Het moet in ieder geval gaan om een cliënt die in een ernstige situatie verkeert. Bovendien moet de beroepskracht tot het oordeel komen dat hij zelf de cliënt niet voldoende hulp kan bieden en dat mede daarom het doorbreken van zijn zwijgplicht de enige manier is om de cliënt hulp te bieden. Een dergelijk besluit neemt de beroepskracht pas na overleg met een deskundige collega of met een leidinggevende, volgens de regels van de eigen instelling. Met het beschrijven van de uitzondering op het toestemmingsvereiste in artikel 7 wordt nadrukkelijk aangegeven dat bij een weigering van toestemming voor informatie uitwisseling er in ernstige gevallen altijd nog een afweging zou moeten worden gemaakt tussen de zwijgplicht en de ernst van de situatie waarin de cliënt verkeert. Bij deze afweging moet ook worden ingeschat hoe groot de kans is dat de situatie van de cliënt zal worden verbeterd door het doorbreken van de zwijgplicht. Overigens dient ook de positie van de cliënt te worden meegewogen. Naarmate hij in een afhankelijker positie verkeert, zal een beroepskracht eerder kunnen besluiten om op basis van een conflict van plichten informatie te verstrekken omdat de cliënt zozeer op de hulp van de beroepskracht is aangewezen. In dit verband moet worden gewezen op artikel 3 van het Internationaal Verdrag voor

30


de Rechten van het Kind dat niet alleen overheden maar ook alle instellingen en beroepskrachten die beslissingen nemen over minderjarigen verplicht in deze beslissingen de belangen van het kind de eerste overweging te laten zijn.

Werkwijze bij de afweging

1.

2. 3.

4. 5.

Over het algemeen leidt beantwoording van de volgende vijf vragen tot een zorgvuldige afweging om te komen tot een besluit over het al dan verstrekken of uitwisselen van informatie zonder toestemming van de cliënt Welke belangen van de cliënt en/of van zijn gezinsleden wil ik behartigen met het verstrekken of uitwisselen van informatie over de cliënt? Kunnen deze belangen ook worden gediend zonder dat ik zonder toestemming gegevens verstrek of uitwissel? Is het echt niet mogelijk om contact te zoeken met de cliënt om in gesprek te gaan over de gegevensverstrekking, of is het echt niet mogelijk om de bezwaren die de cliënt tegen de verstrekking of uitwisseling heeft, weg te nemen? Hoe zwaar wegen de belangen die de cliënt heeft bij geheimhouding ten opzichte van de ernst van de situatie? Als ik gegevens verstrek of uitwissel, welke gegevens heeft de andere beroepskracht dan van mij nodig om de situatie te verbeteren? NB: Een verstrekking of uitwisseling van gegevens zonder toestemming van de cliënt moet zorgvuldig worden vastgesteld, met vermelding van de afweging van belangen die heeft plaatsgevonden en de functionaris die daarbij is geraadpleegd.

Artikel 8 verwijst naar de meldingen kindermishandeling en huiselijk geweld die door de partners worden gemeld conform de interne regelingen en landelijke protocollen.

Dossiervorming Artikel 9 geeft aan dat de partners de informatie die ze van elkaar ontvangen vastleggen in hun bestanden en daarbij de bron vermelden, dit wil zeggen de naam van de partner van wie de informatie afkomstig is. Ook bepaalt artikel 9 dat de partners een aantekening in het dossier maken van iedere verstrekking van gegevens aan een partner, van een melding in Matchpoint of van een melding van een vermoeden van huiselijk geweld, kindermishandeling of genitale vrouwelijke verminking.

casusoverleggen in CJG verband. Per casusoverleg behoeft het model alleen nog te worden aangevuld met specifieke gegevens zoals het doel, de doelgroep en de deelnemers. Ook dient te worden bezien welke partner het casusoverleg voorzit. Deze partner is dan ook meteen de verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Afgeleid beroepsgeheim voorzitter Als de voorzitter van een casusoverleg zelf als beroepskracht geen beroepsgeheim heeft, heeft hij voor wat betreft alle persoonsgegevens die hij in verband met zijn functie als coördinator van het casusoverleg, een afgeleid beroepsgeheim. Hij wordt gezien als ondersteuner van de aan het casusoverleg deelnemende beroepskrachten die een beroepsgeheim hebben. Zijn beroepsgeheim is daarvan afgeleid. Daardoor is ook hij gebonden aan de regels over toestemming en het doorbreken van het beroepsgeheim zoals hierboven beschreven.

Onderscheid tussen strafrecht en zorg Ook vanuit het oogpunt van verwerking van persoonsgegevens zal een scherp onderscheid moeten worden gemaakt tussen casusoverleggen waarin het bieden van vrijwillige steun en zorg centraal staan en casusoverleggen waarin de nadruk ligt op de dwang van het strafrecht. De eerste casusoverleggen worden gehouden onder verantwoordelijkheid van het CJG. Voor dit overleg wordt toestemming gevraagd aan de cliënt, enzovoort. Dergelijke casusoverleggen sluiten goed aan bij de doestelling van het CJG: een open en laagdrempelige steun zijn voor ouders en jongeren bij opgroei – en opvoedvragen. Voor casusoverleggen met een strafrechtelijk accent geldt een geheel ander regime, waarin de cliënt, vanwege het gedwongen karakter van het strafrecht, ook niet om toestemming behoeft te worden gevraagd voor het voeren van overleg e.d.. Dit andere regime heeft ook gevolgen voor beroepskrachten die zorg bieden en een geheimhoudingsplicht hebben. Het onderscheid tussen deze twee soorten casusoverleggen is ook voor de cliënt van belang. Hij moet weten wat hem te wachten staat. Zwart wit gezegd, moet worden voorkomen dat een cliënt om toestemming voor een zorgoverleg wordt gevraagd waarin hulp en steun worden aangeboden, waarna hij wordt geconfronteerd met een strafrechtelijke aanpak. Dit ondermijnt het vertrouwen in het CJG als laagdrempelige plek waar ouders en kinderen met hun vragen terecht kunnen.

Casusoverleg Artikel 10 gaat over het voeren van casusoverleg door de partners. Voor de werkwijze en de omgang met persoonsgegevens door een casusoverleg dat in CJG verband wordt gehouden, verwijst artikel 10 naar bijlage 1 bij het reglement, waarin de werkwijze en de omgang met persoonsgegevens is opgenomen. De bijlage kan worden gezien als een model dat kan worden toegepast op alle

Ook als strafrechtelijke casusoverleggen fysiek in het gebouw van het CJG worden gehouden, moet hun status, het regime van de verwerking van persoonsgegevens, de positie van de partners die aan het overleg deelnemen en de positie van de cliënt duidelijk zijn, zodat de term CJG niet voor een diffuse mix van zorg en steun en van strafrechtelijke dwang komt te staan.

31

Bijlage 2 toelichting bij het Privacyreglement

Scherpe afbakening van doelen en regime van verschillende casusoverleggen, betekent overigens niet dat er geen overleg plaats kan vinden. Zo is in de werkwijze voor de casusoverleggen die in CJG verband worden gehouden, opgenomen dat de coördinator, via de coördinatoren van andere casusoverleggen, nagaat of de cliënt al in een ander casusoverleg wordt besproken. Is dit het geval dan spreken de beide coördinatoren af welk casusoverleg het voortouw neemt en hoe ze elkaar op de hoogte zullen houden. Jongeren die vanuit het verdeeloverleg van het Veiligheidshuis, dus vanuit het strafrechtelijke regime, worden aangemeld voor een casusoverleg zorg, omdat een strafrechtelijke aanpak niet mogelijk of gewenst is, bevinden zich vanaf het moment van aanmelding bij dit casusoverleg zorg, n het vrijwillig kader. Dit betekent dat er toestemming moet worden gevraagd voor de aanmelding bij het casusoverleg en voor de bespreking in het casusoverleg. De vertegenwoordiger van de gemeente die deelneemt aan het verdeeloverleg binnen het Veiligheidshuis, draagt er zorg voor dat een van de deelnemers aan het casusoverleg zorg contact zoekt met de ouders en de jeugdige, uitlegt waarom de bespreking nodig is en om toestemming voor deze bespreking vraagt.

De bestanden van het CJG Binnen het CJG worden gegevens van cliënten vastgelegd. Zo kent ieder casusoverleg een eigen bestand waarin per casus bijvoorbeeld worden vastgelegd de probleemanalyse, het plan van aanpak en de afspraken tussen de partners over de uitvoering van het plan van aanpak. Ook is er een bestand voor het vastleggen van persoonsgegevens in verband met de informatie – en adviesfunctie van het CJG. De instelling waarvoor de voorzitter van een casusoverleg werkzaam is, treedt op als beheerder van het bestand van het betreffende casusoverleg.

Rechten van betrokkenen Vanaf artikel 13 van het reglement worden de rechten van de betrokkene beschreven. Met de betrokkene wordt iedereen bedoeld van wie persoonsgegevens zijn opgeslagen of anderszins verwerkt: de cliënt maar bijvoorbeeld ook zijn gezinsleden. De cliënt heeft recht op --inzage, informatie en afschrift (artikel 13); --correctie van onjuiste gegevens, verwijdering van overbodige gegevens en een eigen verklaring als de betrokkene het niet eens is met een oordeel dat over hem in het bestand is opgenomen (artikel 14); --verzet, dit wil zeggen dat de betrokkene het college van B&W vraagt om zijn gegevens niet langer te verwerken in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden (artikel 15);

- klacht, indien de betrokkene meent dat zijn gegevens zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet, of met dit reglement ( artikel 16); - geheimhouding van zijn gegevens conform de regels van dit reglement (artikel 17);

Beperking van inzage en afschrift Het recht op inzage en afschrift is niet absoluut. Inzage en afschift kunnen (gedeeltelijk) worden geweigerd o.a. in verband met de belangen van de betrokkene of met zwaarwegende privacybelangen van een derde. Zo kan bijvoorbeeld inzage aan een ouder worden geweigerd om zwaarwegende belangen van een kind te beschermen en ook kan het geheime adres van de moeder en eventueel van een kind kan voor de vader worden afgeschermd, in verband met de veiligheid van de moeder en/of het kind. Om te beoordelen of het mogelijk en noodzakelijk is om bepaalde informatie af te schermen voor degene die een beroep doet op het inzagerecht, is tijd nodig. Daarom is het verstandig en zorgvuldig om het verzoek om inzage niet onmiddellijk te honoreren maar daarvoor een afspraak te maken enige dagen later, zodat er tijd is om het dossier in te zien en te beoordelen.

Positie van de jeugdige cliënt en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) De rechten die in dit reglement zijn opgenomen worden uitgeoefend door - de cliënt zelf vanaf zijn 16e jaar - de cliënt en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s)m als de cliënt tussen 12 en 16 jaar oud is; - de wettelijk vertegenwoordiger van een cliënt die nog geen 12 jaar oud is. Is de jeugdige, die zijn rechten zelfstandig of samen met zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) uitoefent, naar het oordeel van de beroepskracht, wilsonbekwaam, dit wil zeggen niet in staat om zijn rechten uit te oefenen en/of de gevolgen daarvan te overzien, dan oefent de wettelijk vertegenwoordiger de rechten uit, zo mogelijk samen met de cliënt. Heeft een meerderjarige wilsonbekwame cliënt geen wettelijk vertegenwoordiger (is er geen curator of mentor) dan kan een ouder, een kind, of een broer of een zus de rechten van de cliënt uitoefenen, zo mogelijk samen met hem. Deze laatste bepaling is noodzakelijk omdat het gezag van de ouders of van de voogd automatisch vervalt als een jeugdige meerderjarig wordt. In dat geval heeft ook een wilsonbekwame cliënt niet automatisch meer een wettelijk vertegenwoordiger. Dat is alleen het geval als de rechter een curator, of een mentor (of voor vermogensrechtelijke zaken een bewindvoerder) heeft aangesteld. is er een curator of een mentor dan oefent hij als wettelijk vertegenwoordiger de

32


rechten van de wilsonbekwame cliënt uit. is er geen wettelijk vertegenwoordiger dan kan een ouder, een kind, of een broer of een zus de rechten van de cliënt uitoefenen. Wellicht ten overvloede: dit reglement geeft alleen regels voor de persoonsgegevens die zijn opgeslagen in een CJG bestand of die in het kader van de samenwerking tussen de partners zijn verwerkt. Voor de verwerking van zijn persoonsgegevens door één van de partners, dient de betrokkene zich te wenden tot de betreffende partner. Daar kan de cliënt bijvoorbeeld om inzage in zijn dossier vragen, om correctie, enzovoort. Het uitoefenen van rechten bij een bepaalde partner betreft ook de gegevens die deze partner van een andere partner heeft ontvangen en in zijn bestand heeft opgeslagen, zo bepaalt artikel 20 van het reglement.

Vormgeving en fotografie: Grafisch ontwerpbureau Ons Brood, Drukwerk Digital4

Haarlemmermeer, 21 september 2010 Mr. Lydia Janssen

Convenant. Samenwerkingsorganisatie Centrum voor Jeugd en Gezin Haarlemmermeer

Recommend Documents