Contractmanagement onder de loep Sanne van Kamp / Justine Schlatmann Gemeente Zaanstad
NEVI-PIANOo congres 5 juni 2014
Wie zijn wij? Gemeente Zaanstad •
Bevolking: circa 150.000 inwoners
•
Organisatie: bijna 1200 Fte
•
College: D66, PvdA, VVD, CDA, ChristenUnie en Zaanse Onafhankelijke Groepering
•
Justine Schlatmann, (algemeen) proces-adviseur
•
Sanne van Kamp, expert Inkoop
PAGINA
Contractmanagement onder de loep Programma 1. Project Contract- en Bestelmanagement 2. Wat is contractmanagement? 3. Hoe ziet de Zaanse inkoopketen eruit?
4. Aan de slag… 5. Terugkoppeling uit groepjes 6. Tips uit Zaanse praktijk
7. Stand van Zaken Zaanstad
PAGINA
Project contract- en bestelmanagement Voorgeschiedenis / Aanleiding •
•
•
Strategische Inkoop
Inkoopboard voor strategische beslissingen
Inkoopbeleid 2012 met (inkoop)doelstellingen
Tactische Inkoop
Voldoende en goed gekwalificeerd personeel
Gemeentebreed (tactisch) Inkoopproces
Tools
Operationele inkoop
PAGINA 4
Verbeterproject ‘Van(af) Bestellen tot Betalen’
Project contract- en bestelmanagement Doel • Inkoopketen effectiever laten werken (kwaliteit) •
Inkoopketen efficiënter laten werken (besparen)
•
Inkoopketen beter laten voldoen aan rechtmatigheidseisen
PAGINA 5
Project contract- en bestelmanagement Kortom
Zorgeloos bestellen …
PAGINA
… met grip op het contract
Wat is contractmanagement? Definitie •
Een proces op tactisch en strategisch niveau
•
gericht op de beheersing van risico's
•
en het benutten van kansen
•
in de interactie met derden door te zorgen voor…
stuurbare contracten waarbij geleerd is van het verleden,
het monitoren van een lopend contract, en
het wijzigen, verlengen en beëindigen van een contract.
PAGINA
De Zaanse inkoopketen
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Keuze
•
Bij Zaanstad is tactische inkoop en contractmanagement gekoppeld aan het financiële systeem.
Voordeel •
Kunnen volgen van uitnutting contract, prestatieverklaring, betaalbaar stelling, daadwerkelijke betaling en disputen
Voorwaarde •
Contracten(afspraken) worden vastgelegd in het systeem en zijn rechtmatig aangegaan
Tactische inkoop (o.a. aanbesteden) PAGINA
Contract
Integratie Inkoop doelstelling Uitnutting
Financiën
Bevoegdheden
Prestatieverklaring Contract
KPI’s Disputen SROI PAGINA
Duurzaamheid
Juridische aspecten Rechtmatigheid
Toelichting op de procesplaat Deelproces: aanvragen externe koop
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: aanvragen externe koop •
Aanvragen van goederen, diensten, werken
•
Bepalen van de verdere routing: 1. (raam)overeenkomst: dóór naar direct afroepen (= bestellen) 2. geen (raam)overeenkomst of bij minicompetitie: dóór naar tactische inkoopproces
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: aangaan van de overeenkomst
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: aangaan van de overeenkomst •
Wanneer? 1. nieuwe aanvraag (o.a. aanbesteden) 2. mini competitie
•
Resultaat? Overeenkomst waarop rechtstreeks afgeroepen (besteld) kan worden.
•
Wie? Budgethouder gaat (in samenwerking met Inkoopadviseur) aantoonbaar overeenkomst aan en geeft hiermee fiat voor uitnutting. Is belangrijk voor verdere verloop van het proces (geautomatiseerde controle op factuur en betaling)
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: implementeren contract
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: implementeren contract •
Werkafspraken maken met leverancier en eigen organisatie
•
Producten Diensten Catalogus vullen en beschikbaar stellen
•
Signalering op indicatoren inrichten
•
Financiële reservering van contractwaarde vastleggen in systeem
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: afroepen
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: afroepen •
Afroepen = bestellen
•
Vastleggen verplichting van individuele afroep !
•
Aanmaken inkooporder(nummer) !
•
Opstellen en versturen opdrachtbrief
•
Bewaken tijdige en juiste levering
•
Registreren van de prestatie verklaring in systeem !
Laat maar doorkomen die afroep PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: verwerken factuur
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: verwerken factuur •
Ontvangen factuur
•
Automatisch controleren factuur
•
Betaalbaar stellen factuur
•
automatisch óf
handmatig (bij uitval)
Automatisch betalen factuur
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: monitoren contract
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: monitoren contract •
Evalueren, analyseren en bijsturen van de uitvoering van het contract
•
Signaleren actuele behoeften en mogelijkheden vanuit de omgeving
•
Onderhouden relatie met leverancier en contracteigenaar
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: wijzigen, verlengen, beëindigen contract
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: wijzigen, verlengen, beëindigen contract •
Besluit tot wijzigen, verlengen beëindigen contract voorbereiden en nemen
•
Bepalen leerpunten voor de toekomst
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: beheren administratie
PAGINA
Toelichting op de procesplaat Deelproces: beheren administratie •
Administratieve aanpassing b.v. ophoging van de financiële verplichting van de afroep, wijzigen werkorders
•
Beheren van het formele contractdossier inclusief formele communicatie naar leverancier b.v. bij wijzigen, verlengen, beëindigen contract
PAGINA
Opdracht Wat is de afhankelijkheid tussen inkoop en contractmanagement?
PAGINA
Opdracht Wat is de afhankelijkheid tussen inkoop en contractmanagement? 1. Wat heeft het tactisch inkoopproces nodig van contractmanagement? 2. Wat heeft het contractmanagement nodig van het tactisch inkoopproces?
Tactisch inkoopproces: van voorbereiden aanbesteding t/m ondertekenen overeenkomst
PAGINA
Contractmanagement: monitoren overeenkomst en wijzigen, verlengen, beëindigen overeenkomst
Terugkoppeling Resultaten uit de groepjes Wat is de afhankelijkheid tussen inkoop en contractmanagement ?!
PAGINA
Tips uit de Zaanse praktijk
PAGINA
Tips uit de Zaanse praktijk Afhankelijkheid inkoop en contractmanagement •
Helderheid van doelen
effectiviteit
wat willen we bereiken?
•
Stuurinformatie
Helderheid van proces wat moet wel en wat moet niet, wat gebeurt wanneer?
•
Procesplaat en procesbeschrijving
Definities
Dossier-eisen
efficiency
Helderheid van rollen verantwoordelijk of betrokken, dwingend of vrijblijvend advies rechtmatigheid
PAGINA 31
Rollenmatrix
Tips uit de Zaanse praktijk Project Contract- en Bestelmanagement •
Er moet noodzaak zijn
Maak problemen zichtbaar!
Vertaal deze in een business case!
Zorg voor heldere projectopdracht
•
Er moet draagvlak zijn op het hoogste niveau
•
Creëer samenhang tussen alle deelprocessen brede inkoopketen
•
Zorg voor een gedegen projectorganisatie
•
Stuurgroep met inbreng vanuit de hele organisatie
Projectteam met inbreng vanuit de hele organisatie
Heb geduld!
PAGINA
Stand van Zaken Zaanstad Tot nu toe: •
Ontwerp nieuw proces
gereed
•
Ontwikkelen software
loopt
•
Ontwikkelen organisatie
loopt
•
Voorbereiden implementatie
volgt
Nieuwe werkwijze: •
Contractmanagement
eind 2014
•
Bestelmanagement
eind 2015
PAGINA
Uitnodiging Bijeenkomst contract- en bestelmanagement Voor wie: Alle organisaties die:
•
geïnteresseerd zijn in dit onderwerp
•
zelf actief zijn met het ontwikkelen van dit onderwerp
•
waardevolle ervaringen hebben met dit onderwerp
Waar: Gemeentehuis Zaanstad
Wanneer: 30 september 2014 (middag) Opgeven: Intekenlijst PAGINA
