Content beheer protocol en handleiding

Content beheer protocol en handleiding Gemeente Zevenaar

Versie 1.0 |

april 2009

Voorbeeld content beheer protocol en[1].doc handleiding

1

INHOUDSOPGAVE 1 | INLEIDING ...........................................................................................3 2 | DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN .................................5 3 | CONTENTBEHEERORGANISATIE...................................................6 4 | SPELREGELS.................................................................…………….12 5 | TECHNISCH BEHEER & ONDERHOUD ............................………14 6 | BIJLAGEN....................................................................……………...15


2

1 | INLEIDING

Aanleiding Anderhalf jaar geleden is er een contentbeheerplan opgesteld en vastgesteld door het college (besluit van 25 januari 2006). Het doel van dit contentbeheerplan was het verbeteren van de contentbeheer structuur voor de toenmalige website en de raadsstukken. Inmiddels zijn er diverse veranderingen gaande op het gebied van e-dienstverlening met grote gevolgen voor het content beheer. Aansluiting bij de informatiestromen van de werkprocessen is gewenst. Daarbij is de huidige invulling van decentrale webcoördinatoren wat betreft combinatie van capaciteit met specifieke functie-eisen lastig. Derhalve is er besloten een aangepast contentbeheerplan op te stellen, gericht op de huidige digitale situatie van de gemeente Zevenaar.

Veranderingen Er zijn in dit nieuwe content beheer plan een aantal veranderingen/wijzigingen opgenomen ten opzichte van het vorige content beheer plan, namelijk: • Elk stuk content heeft een eigenaar en vervaldatum. Er wordt een escalatiemodel toegepast en in de lijn ondergebracht. Rapportage over overschrijdingen zal in de lijn worden gemonitored, net zoals bij beantwoording van brieven. • Een lijnmanager wordt verantwoordelijk voor de inhoud van de content. • In plaats van door decentrale webcoördinatoren wordt content direct door de eigenaren (opstellers) aangeleverd. Een centrale publicist zorgt voor eenheid in vorm en heeft de laatste regie op de tekst (niet op de inhoud!). De huidige webcoördinatoren zorgen voor een soepele overgangssituatie door de opstellers in hun eigen sector bij te staan. Eventueel wordt door één of enkelen van hen de rol van publicist overgenomen. Wat blijft hetzelfde •

De functietypering van de twee medewerkers die zijn aangetrokken voor ontwikkeling en beheer van de website, de contentbeheerder en de technisch adviseur (beiden intern adviseur D) blijven hetzelfde. Hun taken en functiebenaming worden wel iets aangepast.

Contentbeheerplan In dit document worden de handvaten gegeven voor het inrichten van een contentbeheerorganisatie. Maar wat is nou precies contentbeheer? Alle teksten, formulieren, afbeeldingen, etc., kortom de inhoud/content van de website/intranet, zullen op een vantevoren bepaalde manier op de website geplaatst moeten worden. Er zullen dus afspraken gemaakt moeten worden over deze manier. Een andere reden waarom een contentbeheerplan opgesteld wordt is het feit dat de informatie die gepubliceerd wordt op het internet (website/intranet) de ‘waarheid’ is. Om er voor te zorgen dat deze correctheid, volledigheid en actualiteit gewaarborgd blijft zal elk stuk informatie op gestructureerde


3

wijze door de juiste persoon geautoriseerd moeten worden voordat de publicatie plaatsvindt en dat elk stuk informatie op uniforme wijze beheerd wordt. Wat staat er precies in een content beheer plan? Op basis van een aantal uitgangspunten wordt het nieuwe beheer model weergegeven en toegelicht. De taken en verantwoordelijkheden van de betrokken rollen worden uiteengezet. Tevens wordt een methodiek aangereikt om actualisatie doestellingen vast te stellen en te controleren. Omdat er verschillende groepen te onderscheiden zijn binnen de content beheer organisatie zal er voor de betrokken personen die nog weinig met de content beheer kant van een website/intranet te maken hebben gehad een implementatieplan opgesteld worden, waarin communicatie en trainingen opgenomen worden. Binnen deze communicatie en trainingen zal ook het beheer van content aan bod komen.

Kader De gemeente Zevenaar wil e-dienstverlening gaan invoeren. E-dienstverlening heeft de volgende uitgangspunten: • • • •

Dienstverlening: verbetering van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen; Participatie: vergroten van de betrokkenheid van de burger bij het bestuur. Participatie blijft beperkt tot die vormen die digitaal, via de website, kunnen worden aangeboden; Interne processen: verbetering van de efficiëntie en de beheersing van de interne processen; Optimaal gebruik van webtechnologie (Internet, Intranet en Extranet).

Om de invoering van e-dienstverlening zonder problemen te laten verlopen, zal een aantal zaken moeten worden vastgelegd. Een van die zaken is een contentbeheerplan. Dit contentbeheerplan heeft betrekking op de presentatie, opslag en beheer van informatie via intern en externe webpagina’s ten behoeve van alle front-office kanalen. In eerste instantie geldt dit content-beheerplan voor de volgende kanalen: de website (inclusief de producten en diensten catalogus), intranet en het raadsinformatiesysteem (RIS).


4

2 | DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN Basis voor alle webactiviteiten vormt het Programma en projectplan E-Zevenaar van de gemeente Zevenaar, waarin (internet)doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden worden genoemd die van belang zijn bij de inrichting van de content beheer organisatie. Hieronder worden deze punten samengevat. Doelstellingen en ambities Op basis van het Programma en jaarplan E-Zevenaar kunnen de volgende doelstellingen worden geformuleerd: 1) Gemakkelijke (digitale) dienstverlening • 65% van de dienstverlening moet ook via internet beschikbaar zijn; • De dienstverleningsrelaties tussen burgers en gemeenten worden ingericht vanuit de logica van de burger. Dat betekent dat het internet burgergericht moet zijn; 2) Keuzevrijheid contactkanaal • een stuk content wordt voor verschillende uitingen gebruikt/hergebruikt; 3) Transparante werkwijze 4) Actieve betrokkenheid • Houding jegens gebruiker: van reactief naar responsief/actief; 5) Efficiency

Vertaling naar content management Op basis van onder andere de hiervoor genoemde punten kunnen de volgende uitgangspunten voor contentmanagement worden geformuleerd: • Wensen van de burger zijn bepalend voor de contentcreatie en publicatie; • Relevantie van content moet getoetst worden door de burger; • Crosslink van informatie is gewenst; • Kenmerken toevoegen aan de content, zodat deze content makkelijker vindbaar is; • Goede zoekfunctie noodzakelijk; • De content/data is te volgen in de processen die het doorloopt; • De voor- en achterkant van de internetuitingen moeten tegelijk ontwikkeld worden; dit betekent dat organisatie en technische infrastructuur gelijke tred houdt met web ontwikkelingen aan de voorzijde; • Content dient herbruikbaar te zijn voor meerdere kanalen en uitingen; • In toenemende mate zijn gegevens uit primaire processen nodig; • Een toenemend aantal medewerkers krijgt dagelijks in zijn/haar werk met e-dienstverlening te maken; • Contentbeheer dient eenvoudig te zijn en te passen in de dagelijkse processen (zoveel mogelijk primaire activiteit); • Beleg contentverantwoordelijkheid zoveel mogelijk bij lijn en/of procesverantwoordelijken; • Elke site (website, intranet en ris) kent specifieke functionaliteiten gericht op de doelgroepen.


5

3 | CONTENTBEHEERORGANISATIE

3.1 | Uitgangspunten Publicatie van informatie op het internet (website/intranet) impliceert dat die informatie “waarheid” is, net zoals gedrukte tekst in een folder door de burger voor “juist” wordt aangezien. Om deze correctheid, volledigheid en actualiteit te waarborgen zal elk stuk informatie op gestructureerde wijze door de juiste persoon moeten worden geautoriseerd voordat publicatie plaatsvindt en op uniforme wijze moeten worden beheerd. Een aantal belangrijke uitgangspunten voor contentbeheer zijn: • Elke content deel heeft een eigenaar; • De juistheid van de content wordt gewaarborgd door deze eigenaar, welke tevens beheerder is van de door hem gepubliceerde content; • Eigenaarschap is zichtbaar aan de achterkant en niet aan de voorkant; • Het beheer van de content wordt zoveel mogelijk decentraal georganiseerd; • Elk stuk content heeft tevens een “verantwoordelijke”, meestal een manager in de lijn; • De consistentie en vormgevingskwaliteit worden gewaarborgd door de publicist (redactioneel) en de contentmanager (functioneel); • Het nieuwe informatiestromenmodel is uniform, oftewel in principe toepasbaar op alle informatiestromen binnen de gemeente Zevenaar; • Taken en verantwoordelijkheden op het terrein van contentbeheer moeten aansluiten op en/of kunnen worden getoetst aan een functieprofiel; • Het systeem ondersteunt de mensen, die voor het beheer van het internet verantwoordelijk zijn, onder andere op het gebied van notificatie en metadatering; • Workflow en metadatering worden opgezet in het content management systeem; • Aan ieder stuk content moet verplicht een voorlopige einddatum meegegeven worden. • Actualisatiegraad zal per type content (bijv. nieuws, procedure, agenda item) worden bepaald; • Standaard geldt er een vervaltermijn van maximaal 6 maanden voor alle content, tenzij anders aan gegeven door de contentmanager. De eigenaar kan een kortere vervaldatum aangeven. • Ter bewaking van actualiteit en rapportage zal een internet thermometer worden opgesteld welke op overzichtelijk wijze, elk kwartaal over de status wordt gerapporteerd naar alle betrokkenen (oa CMT).

3.2 | Beheerstructuur Voor de website en het intranet is voorlopig een zelfde beheerorganisatie vastgesteld: Website/intranet: gedeeltelijk decentraal en gedeeltelijk centraal georganiseerd • •

De verzameling en opstelling van de content gebeurd decentraal door vakinhoudelijke medewerkers in de afdelingen. De redactie en plaatsing van content wordt (voor internet) centraal georganiseerd. Dit betekent dat het redigeren en plaatsen van de content (door gebruik te maken van het content management systeem) vooralsnog door één persoon binnen de organisatie plaatsvindt, namelijk de publicist.

Om deze beheerstructuur te kunnen realiseren zijn er een aantal rollen, taken en verantwoordelijkheden opgesteld, die in de volgende paragraaf beschreven zullen worden.


6

3.3 | Rollen, taken en verantwoordelijkheden Hieronder worden voor de betrokken partijen de rollen, taken en verantwoordelijkheden uiteengezet voor zowel het website als het intranet (zie pagina 18 voor de voorlopige invulling door medewerkers): • Opsteller • Autorisator • Publicist • Contentmanager • Webmaster • Verzamelaar • Redactieteam

De taken en verantwoordelijkheden van bovengenoemde rollen zijn als volgt: Opsteller De opsteller is degene die de informatie samenstelt/schrijft over de hem/haar toegekende onderwerpen. Deze persoon is hiermee ook de eigenaar van de informatie (contenteigenaar). Bij werkprocessen is de opsteller de proceseigenaar. Taken en verantwoordelijkheden zijn: • Verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en volledigheid van de informatie. • Verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van content, volgens een opgestelde planning. • Verantwoordelijk voor beheer van de content conform actualisatie afspraken. Autorisator De autorisator is de (eind)verantwoordelijke voor de content. Dit is de meeste gevallen het afdelingshoofd van de opsteller (manager in de lijn). Taken en verantwoordelijkheden zijn: • Keurt de stukken die door de opsteller bij hem/haar worden aangeleverd af of goed. • Afhankelijk van de af- of goedkeuring van het stuk, stuurt de autorisator het door naar de publicist. • Aansturen van opsteller(s) • Zorgdragen voor beheer (taak overnemen na escalatie). Publicist (plaatser) De publicist is degene die verantwoordelijk is voor de redactie en/of plaatsing. Taken en verantwoordelijkheden zijn: • Verantwoordelijk voor het nakijken van de stukken op vorm, stijl, taalfouten, eenheid met rest van de content op de site, etc. • Verantwoordelijk voor het plaatsen van de aangeleverde stukken op het internet. Contentmanager De contentmanager is degene die verantwoordelijk is voor de dagelijkse exploitatie van de inter- en intranetsite en daarmee voor bewaking van de content. Taken en verantwoordelijkheden (qua beheer content) zijn: • Verantwoordelijk voor webbeleid en –strategie. • Verantwoordelijk voor opstelling, actualisatie en controle van de vorm, standaarden. • Verantwoordelijk voor de controle van de navigatiestructuur. • Verantwoordelijk voor de controle van de consistentie van de content. • Zorgdragen voor training en instructie van (nieuwe) eigenaren.


7

Webmaster De webmaster is degene die verantwoordelijk is voor het technische en ontwerpbeheer. Hierbinnen vallen: • Systeembeheer Systeembeheer zorgt voor technisch beheer van de server zoals serverupdates, logs controle, back-up procedures etc. en of aansturing van interne/externe partij om hiervoor zorg te dragen. • Applicatie en functioneel beheer Applicatiebeheer zorgt voor structuur en faciliteert dat contentbeheerders hun werkzaamheden kunnen uitvoeren (rechten binnen het systeem, sjablonen, overzichten, menubeheer, applicatie configuratie etc.). Verzamelaar De verzamelaar kan gevraagd worden door de opsteller om content voor de website te verzamelen. Bij werkprocessen heeft deze taak een belangrijke functie; door de verzamelaar wordt content toegevoegd aan het proces (naar de proceseigenaar). Redactieteam (overgangsituatie) Het redactieteam bestaat uit de huidige webcoördinatoren. Taken en verantwoordelijkheden zijn: • Het redactieteam heeft vooralsnog als taak het overzicht te behouden en kijken wat er nog gedaan moet worden en door wie, alsmede het ondersteunen van content opstellers • Het redactieteam is voorlopig het klankbord voor publicist en content manager ten aanzien van structuur en inhoud van de webuitingen. Een uitgebreidere beschrijving van een aantal rollen, taken en verantwoordelijkheden is te vinden in bijlage 1. De verdeling van de rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen E-Zevenaar is te vinden in bijlage 2.

3.4 | Randvoorwaarden met betrekking tot rollen, taken en verantwoordelijkheden Voor de bovengenoemde rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn nog een aantal randvoorwaarden opgesteld: • Bij bijvoorbeeld de producten en dienstencatalogus is de producteigenaar ook de informatieeigenaar. • De eigenaar valt altijd onder (of is) een verantwoordelijke. • Elk stuk content heeft een eigenaar. • De eigenaar ziet tijdens de looptijd de geldende uiterste tijdstippen. • De publicist is een centraal belegde rol. • De publicist is niet (inhoudelijk) verantwoordelijk voor de content. • Toetsing en aanpassingen in verband met webrichtlijnen centrale overheid liggen bij contentmanager

3.5 | Afspraken omtrent communicatie, opleiding en overleg De contentmanager bepaalt welke overlegvorm geschikt is in de ontwikkelingsfase. Gebruikmaken van zowel internet middelen (gelijktijdige en laagdrempelige communicatie) als persoonlijk overleg is hierbij belangrijk. Omdat de meeste medewerkers nog geen ervaring hebben met invoer en beheer van content is aandacht nodig voor training. Hiervoor wordt een apart opleidings- en implementatieplan opgesteld.


8

Daarnaast is er voor een ander communicatiemiddel, namelijk een e-mail protocol opgesteld. Dit e-mail protocol is terug te vinden in bijlage 3. Evenals de richtlijnen voor het schrijven van webteksten (bijlage 4) en een overzicht van de aanlevercriteria (bijlage 5). 3.6 | Procesbeschrijving Vanuit de beheerstructuur kan het volgende procesmodel worden afgeleid.

Toelichting op het model: Proces stromen Er zijn zes deel gebieden/processen in dit model: • A: De content eigenaar (opsteller) kan de verzamelaar vragen om voor hem/haar content te verzamelen voor de website. • B: Dit proces bestaat uit het verzamelen en/of schrijven van content voor de website/intranet door de opsteller en deze volgens een afgesproken format door sturen naar de verantwoordelijken (bijv afdelingshoofden) of rechtstreeks naar de publicist (afhankelijk van rechten). • C: Dit proces bestaat uit het controleren en/of autoriseren van content door de verantwoordelijke. Deze kan de content terug sturen of van akkoord voorzien. Vervolgens wordt de content doorgestuurd naar de publicist. De publicist controleert de content op stijl, taalfouten, etc, voordat deze het plaatst. • D: De contentmanager bewaakt en controleert de consistentie en algehele structuur van de website. • E: Mocht om een bepaalde reden de publicist niet aanwezig zijn, wordt de content van de opsteller/autorisator doorgestuurd naar de contentmanager. • F: Bij escalatie (de informatie eigenaar reageert niet op tijd op een verzoek tot controle en of aanpassing van inhoud), wordt eerst de verantwoordelijke ingeseind. Indien deze ook geen actie onderneemt, zal de contentmanager besluiten wat er moet gebeuren. Tweewekelijkse of maandelijks rapportages over overschrijdingen gaan naar de directeuren en gemeentesecretaris (in navolging van brievenmethodiek)


9

3.7 | Rechtenstructuur Welke informatie mag je wel zien of niet zien? Wat mag welke gebruiker wel of niet doen op de website of intranet? We onderscheiden zowel rechten als rollen. Leesrechten Leesrechten worden in het Content Management Systeem aan elke pagina afzonderlijk toegewezen. Leesrechten bepalen wat je “aan de voorkant van de website” wel of niet mag zien als gebruiker. Elke gebruiker, intern en extern, wordt daartoe ingedeeld in één of meer gebruikersgroepen. Op basis van zijn deelname aan een bepaalde groep (bijvoorbeeld op basis van een afdeling/functie), wordt bepaald welke informatie wel/niet getoond wordt aan de gebruikers in die groep. Er is altijd een groep “all users” waar iedereen in zit (b.v. voor informatie die iedereen mag zien). Leesrechten worden toegekend door de informatie eigenaar en gecontroleerd door de publicist/contentmanager. Schrijfrechten Schrijfrechten worden in het Content Management Systeem aan elke pagina afzonderlijk toegewezen. Schrijfrechten bepalen wie welke informatie wel of niet mag bewerken. Schrijfrechten worden per gebruiker geregeld op basis van deelname aan één of meer gebruikersgroepen. In principe krijgen uitsluitend contenteigenaren over hun eigen content (zie beheerrechten) schrijfrechten. Rechten worden uitgegeven door de contentmanager. Echter, voor bijvoorbeeld een functionaliteit als het prikbord, hebben alle gebruikers schrijfrechten. Beheerrechten Beheerrechten geven gebruikers het recht content en/of de applicatie te beheren. In principe wordt de contenteigenaar (opsteller) automatisch beheerder van zijn/haar content. De verantwoordelijke is vanuit de lijn eindverantwoordelijk voor juistheid, actualiteit en volledigheid van de geplaatste en aanwezige content. Indien een beheerder/eigenaar de gemeente verlaat, een andere functie krijgt of niet langer de content mag beheren, dient de verantwoordelijke een andere medewerker als eigenaar te benoemen (of deze rol zelf over te nemen). We onderscheiden de volgende (hoofd) rollen: • Systeembeheerders: Technisch beheer. Mogen naast contentbeheer en applicatiebeheer ook dieper in het systeem wijzigingen aanbrengen. In dit geval de technische leverancier. • Applicatiebeheerders: Functioneel beheer. Mogen naast contentbeheer rechten, ook de globale applicatie instellingen aanpassen. • Contentbeheerders: Inhoudelijk beheer. Mogen content aanmaken en/of verwijderen en/of wijzigen. • Organisatiebeheerders: Beheer van verantwoordelijkheden. Mogen medewerkers aanspreken op het taken en verantwoordelijkheden.

3.8 | Actualisatie en metadata richtlijnen De actualisatie richtlijnen voor de gemeente Zevenaar worden door de eigenaar van de informatie opgesteld. Daarnaast moeten deze richtlijnen flexibel zijn. Deze flexibiliteit vervalt bij vooraf opgestelde randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden zijn als volgt: • Alle content heeft een maximale houdbaarheid van een half jaar. • Per type content zal een “ideale houdbaarheid” worden gedefinieerd. • Deze houdbaarheid moet zowel op periode als op datum vastgelegd kunnen) worden. • De content moet minimaal een creatiedatum hebben. • De content moet minimaal een publicatiedatum hebben. • De content moet minimaal een vervaldatum hebben.


10

• De content moet minimaal meta-informatie hebben om het vindbaar te maken. • De content moet minimaal meta-informatie hebben om te weten voor welke uitingen het gebruikt wordt. • Notificatie en escalatie wordt opgezet vanuit het CMS en is traceerbaar. • Content moet gezocht kunnen worden op eigenaar en op vervaldatum. Een voorbeeld van een actualisatietabel is te vinden in bijlage 6. Drie weken voor verloop van de maximale houdbaarheid krijgt de eigenaar een notificatie van het systeem. De eigenaar heeft dan twee weken de tijd om de content te verwijderen of te actualiseren/vervangen. Mocht dit niet gebeurd zijn, dan escaleert het en wordt de content naar de verantwoordelijke gestuurd. Deze verantwoordelijke heeft dan één week de tijd om de verwijdering of actualisatie/vervanging te realiseren/organiseren. Na die week bepaalt de contentmanager wat er met de content gedaan moet worden en of escaleert naar de betreffende directeur. Deze bovengenoemde drie weken voor verloop van de maximale houdbaarheid van een stuk content wordt de escalatieperiode genoemd. Na deze escalatieperiode zorgt het systeem ervoor dat de content niet meer gepubliceerd wordt. Dit betekent dat de content niet verwijderd wordt, maar dat de content niet meer zichtbaar is voor bezoeker van de website/intranet (wel wijzigbaar). De contentmanager neemt de beslissing wat er met de content dient te gebeuren. De actualisatiegraad van de typen content zal bepaald worden door de contentmanager. In geval van langdurige ziekte of vertrek van een medewerker, kan de webmaster de rechten op content overhevelen naar een ander persoon. Verantwoordelijkheid voor signaleren en aanvragen van rechten overdracht ligt bij de “verantwoordelijke”.


11

4 | SPELREGELS 4.1 | Kwaliteitsborging De onderstaande richtlijnen met betrekking tot kwaliteitsborging vallen onder de regie van het webteam van de afdeling communicatie. Zij neemt daar de besluiten over. Interne links Om de teksten op de site beknopt en leesbaar te houden, dienen links te worden opgenomen naar andere onderdelen op de site, waar de bezoeker terecht kan voor meer informatie. De link dient direct in de lopende tekst opgenomen te worden. Behalve bij een opsomming van meerdere items kan een clustering van links volstaan. Links dienen de naam te krijgen van het document waar naartoe verwezen wordt (dus niet: 'klik hier voor de arbeidsvoorwaarden', maar: 'Arbeidsvoorwaarden'). De naam van een link mag maximaal drie à vier woorden lang zijn. Externe links Externe links zijn koppelingen naar websites van derden. De mogelijkheid bestaat om links op te nemen naar externe sites. Dit kan alleen na goedkeuring van het webteam. De opsteller dient zich wel te realiseren dat de bezoeker met het openen van een externe link de site verlaat. Links naar externe sites dienen daarom alleen te worden toegevoegd als service aan de lezer, dus alleen wanneer de betreffende informatie niet op www.Zevenaar.nl te vinden is. In het Content Management Systeem dient bovendien de mogelijkheid 'Openen in een nieuw venster' te worden aangevinkt. Er wordt geen overleg met de betreffende instantie gepleegd voordat een externe link wordt opgenomen. Link exchange Wanneer bij Communicatie/Contentmanager verzoeken binnenkomen voor het plaatsen van een externe link op www.Zevenaar.nl, dan worden deze verzoeken in principe altijd gehonoreerd als de link relevant is voor Zevenaren en de website waarnaar gelinkt moet worden geen commerciële intenties heeft. Daarnaast wordt de voorwaarde gesteld dat ook op de betreffende site een link wordt aangemaakt naar www.Zevenaar.nl. Dit heet link exchange. De sites die een link naar de www.Zevenaar.nl hebben, worden opgenomen onder het kopje Links. Omgang met subsites Een voorbeeld van een subsite is raad.Zevenaar.nl. De url van de pagina veranderd, maar de pagina is wel een onderdeel van en hangt nog steeds onder de website www.Zevenaar.nl. Er kan een onderscheid worden gemaakt in twee soorten subsites. Er zijn subsites die onder www.Zevenaar.nl hangen (type 1). Deze zijn afgeleid van de website, wat onder meer tot uitdrukking komt in de vormgeving. Daarnaast zijn er subsites die praktisch de status hebben van een zelfstandige website (type 2). Deze sites hebben niet of nauwelijks een link met de site van de gemeente (bijvoorbeeld museale websites). Er moet echter wel een minimale link zijn met de gemeente(lijke) website. Bij het starten van een nieuwe subsite moet aan een aantal criteria zijn voldaan: • De contentmanager dient vooraf op de hoogte te worden gesteld en dient na te gaan of de reguliere site niet kan volstaan voor de nieuwe informatie, dan wel aangepast kan worden voor de betreffende doelgroep. • Het belangrijkste argument om te kiezen voor een subsite type 1 is wanneer er veel en gedetailleerde informatie beschikbaar moet worden gesteld aan een beperkte doelgroep. • Het belangrijkste argument om eventueel te kiezen voor een subsite type 2 is wanneer het betreffende organisatieonderdeel er aantoonbaar belang bij heeft om zich zelfstandig (dus wat meer los van de gemeente) te profileren. • Naast subsites bestaan er ook campagnesites. Deze worden vervaardigd ter ondersteuning van een bepaalde campagne en zijn tijdelijk van aard. Ook bij het opstarten van campagnesites dienen communicatieadviseurs en sitebeheerders te worden geraadpleegd en betrokken.


12

Aansprakelijkheid Het is belangrijk om, vooral als overheidsinstelling, de aansprakelijkheidsverklaring en eventuele vrijwaringsverklaring goed te onderhouden. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van het Content Management Systeem. Afspraken zijn gemaakt over: • Verantwoordelijkheden • Actualisatiegraad • Directe wijzigingen Webtoegankelijkheid Om te voldoen aan de richtlijnen voor webtoegankelijkheid, hetgeen immers verplicht is voor overheden, zal hierbij ook tijdens het contentbeheer rekening gehouden moeten worden. Voor het contentbeheer zijn de volgende richtlijnen van toepassing (voor een deel uit Stichting Drempels Weg): Richtlijn 1: Richtlijn 3: Richtlijn 7: Richtlijn 10: Richtlijn 11:

Lever een tekstequivalent voor elk niet-tekstueel element. Geef duidelijk veranderingen aan in de natuurlijke taal van de documenttekst en van alle tekstequivalenten. Geef de duidelijkste en eenvoudigste taal die zich leent voor de content van een website. Geef voor tabellen de rij- en kolomheaders aan. Gebruik voor datatabellen met twee of meer logische niveaus van rij- of kolomheaders opmaak om data- en headercellen te associëren.

4.2 | Samenwerking met andere organisaties/websites In het geval dat webinitiatieven met andere organisaties worden opgepakt, gelden de volgende regels: • De samenwerking moet voor de doelgroep logisch zijn. • De organisaties moeten elkaar aanvullen, en niet beconcurreren. • De website dient te voldoen aan de richtlijnen die voor gemeente Zevenaar gelden (drempelsvrij etc.) • Er moet worden nagegaan of de te verwachten hoeveelheid extra bezoekers, consequenties heeft voor de gebruikte techniek, zoals hosting e.d. • De te gebruiken leveranciers worden in overleg bepaald, echter de gekozen leverancier mag geen conflict/probleem situatie met de huidige leverancier(s) opleveren. • De disclaimer moet worden aangepast om de aansprakelijkheid duidelijk te maken. • Er moet een contactpersoon worden aangesteld die verantwoordelijk is voor het onderling contact en communicatie naar gemeente Zevenaar over (structurele) veranderingen, gemaakte afspraken etc.

4.3 | Omgang persoonsgegevens (medewerkers/klanten) Bij iedere website is het mogelijk om contact te leggen met de organisatie. In veel gevallen wordt daarbij om persoonsgegevens gevraagd. Belangrijke onderwerpen om vooraf over na te denken: • Beheer van gegevens o Wie is er verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens? • Wet Bescherming Persoonsgegevens (zie bijlage 7, voorwaarde 3)

4.4 | Juridische voorwaarden • Er zijn juridische voorwaarden zoals auteurrechten, Wet Privacy Persoonsgegevens van toepassing voor de gemeente Zevenaar. Deze juridische voorwaarden staan in bijlage 7 uitgebreid vermeld.


13

5 | TECHNISCH BEHEER & ONDERHOUD 5.1 | Rollen, taken en verantwoordelijkheden APPLICATIE BEHEERDER

(Functioneel applicatiebeheer)

Rol Taken

Nader in te vullen Functioneel applicatiebeheer Inrichten rechten en rollen Contact leverancier Menubeheer Trefwoorden en thesaurus beheer Etc. Zorgdragen voor inrichting en configuratie van de functionele mogelijkheden Zorgdragen voor de toegang en rechten tot de applicatie voor gebruikers en medewerkers Signaleren verbeteringen (Technisch beheer) – Axians

Verantwoordelijkheden

SYSTEEMBEHEERDER Rol

Taken Verantwoordelijkheden

Technisch beheer van de webservers in Zevenaar en het onderhoud/beheer van de database. Technisch beheer Onderhoud + beheer van de database Zie documentatie Automatisering

5.2 | Archivering Hiervoor zijn nog geen richtlijnen opgesteld. Een voorbeeld van zo’n richtlijn kan zijn: • Content wordt niet verwijderd, dient gedurende 2 jaar bewaard te worden; • Huidige website/vormgeving archiveren. 5.3 | Back-up Back-up wordt geregeld door automatisering. Daarnaast moet er rekening mee gehouden worden dat de huidige website/vormgeving gearchiveerd moet worden. 5.4 | Hosting Hosting van Zevenaar.nl wordt in de eerste periode volledig door Seneca in Delft uitgevoerd. Later dit jaar wordt er weer overgegaan naar het scheiden van de beheer- en publicatiedeel (SOAP-en). En komt de CMS-server in Zevenaar en de publicatieserver in Delft. 5.5 | Overig • Updates van modules (dll's) en b.v. licentiewijziging zijn voor automatisering. • Het inrichten, doorontwikkeling en bouwen van de website(s) in Smartsite is de taak van de webmaster evenals het verstrekken van opdrachten naar de leverancier. • Het beheren van de Active directory (= 1 mogelijkheid, kan ook in Smartsite. Keuze is te maken per kanaal ! ) met redacteuren kan gebeuren door de helpdesk. • Overgang / migratie naar een nieuwe smartsiteversie + installatie nieuwe module is voor de leverancier. • Voor calamiteiten tijdens kantooruren is altijd de helpdesk van Seneca bereikbaar, daarbuiten zijn er geen afspraken.


14

6 | BIJLAGEN Bijlage 1 Uitgebreide beschrijvingen van takenprofielen van Webteam Contentmanager (in de functietypering intern adviseur D) De contentmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse exploitatie van de inter- en intranetsite. De contentmanager is verantwoordelijk voor de gemeentelijke website en intranet voor wat betreft webdesign, controle op inhoudelijke kwaliteit, weergave, consistentie en actualiteit (eindredactie). Hij/zij spreekt verantwoordelijken aan en geeft feedback aan de opstellers. Hij/zij is verantwoordelijk voor de algemene ontwikkeling van en het beleid voor website en intranet. • Waarborgt actualiteit, consistentie en kwaliteit van content; • Controleert en structureert webpublicaties; • Coördineert in het algemeen de inhoudelijke werkzaamheden m.b.t. de website en stuurt in het bijzonder de webredacteuren functioneel aan; • Beheert de website en bewaakt uniformiteit in schrijf- en huisstijl en vormgeving; • Ontwikkelt en onderhoudt de formule rondom de website; • Zet de visie van de gemeente om in website- en intranetdoelstellingen; • Ontwikkelt en onderhoudt website- en intranetbeleid; • Voert gesprekken met medewerkers, management, directie en bestuur ten bate van een optimale informatievoorziening en productaanbod op de website; • Verzorgt de websiteredactie in het kader van crisiscommunicatie. Webmaster (in de functietypering intern adviseur D) De webmaster is verantwoordelijk voor inrichting en configuratie van de functionele mogelijkheden en moet zorgdragen voor de toegang en rechten tot de applicatie voor gebruikers en medewerkers. Hij is verantwoordelijk voor het inrichten, doorontwikkeling en bouwen van de website(s) in Smartsite. Daarbij faciliteert hij het project Digitaal loket in zijn ontwikkeling. Tot zijn taken behoren: • Functioneel applicatiebeheer • Inrichten rechten en rollen • Contact leverancier • Menubeheer • Trefwoorden en thesaurus beheer Publicist De publicist verzorgt het redigeren en/of het plaatsen van de content op uniform niveau en het voldoen aan de richtlijnen die gesteld zijn aan webteksten. De opsteller zorgt ervoor dat er op een centrale plek controle plaatsvindt over de schrijfstijl, ‘tone of voice’, lengte van teksten, enz. Taken en verantwoordelijkheden van de publicist zijn: • Verantwoordelijk voor het nakijken van de stukken op vorm, stijl, taalfouten, eenheid met rest van de content op de site, etc. • Verantwoordelijk voor het plaatsen van de aangeleverde stukken op het internet. • Bewaken van uniformiteit in schrijfstijl en vormgeving. • Het zorgdragen voor bijbehorende fotografie en de plaatsing hiervan op de website; • Het toegankelijk maken van technische informatie (aangeleverd door vakspecialisten) in teksten voor een breed publiek;


15

Bijlage 2 Verdeling rollen, taken en verantwoordelijkheden Taak Contentmanager Webmaster Publicist

Persoon

Sector

Lijn verantwoordelijke

Opstellers Deze lijst betreft opstellers van huidige teksten en teksten van de producten en dienstencatalogus. Opsteller

Autorisator (verantwoordelijke)


Afdeling

16

Bijlage 3 E-mail protocol (zie pdf bestand Internet en e-mailgebruik van de gemeente Zevenaar)


17

Bijlage 4 Richtlijnen voor het schrijven van webteksten In dit document staan schrijfaanwijzingen voor webcoördinatoren en webredacteuren van de gemeente Zevenaar die informatie publiceren op het web. Doel Het doel van dit document is de webcoördinatoren en webredacteuren te voorzien van instructies en richtlijnen zodat informatie op een gebruiksvriendelijke wijze op de internetsite van de gemeente Zevenaar kan worden aangeboden. Ook zorgen richtlijnen voor consistentie op www.Zevenaar.nl. Opbouw Het document is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1: geeft informatie over het gedrag van lezers die beeldschermteksten lezen en waar je als schrijver rekening mee moet houden. Hoofdstuk 2: voorbereiden op het schrijven: een bouwplan maken Hoofdstuk 3: de do's en don'ts bij het schrijven van webteksten Hoofdstuk 4: schrijfstijl: woordgebruik en zinsopbouw Hoofdstuk 5: twee soorten stijlen die je kan gebruiken bij het schrijven van teksten: motiverende en structurerend Hoofdstuk 6: hoe gebruik je hyperlinks in teksten? Hoofdstuk 7: 14 deugden

1 Het lezen van beeldschermteksten Voor elke vorm van professioneel schrijven geldt dat de teksten gericht moeten zijn op de gebruiker. Dit geldt voor teksten op papier en teksten op beeldscherm. Maar lezers van digitale informatie hebben andere behoeften dan lezers van 'papieren' informatie. Het lezen vanaf scherm is vermoeiend voor de ogen en gaat zo'n 25 procent langzamer. Schermteksten vragen daarom om een andere aanpak: kort en bondig. Kenmerken lezers: • Zappers die op zoek naar informatie zijn; • Lezen niet lineair, maar kriskras over het scherm; • Lezen eerst de kern van de boodschap, daarna achtergrondinformatie; • Willen niet ongevraagd veel tekst zien; • Willen niet gedwongen te worden te scrollen of door te klikken; • Hebben een hekel aan niet-relevante informatie; • Zijn ongeduldig en kritisch; • Scannen tekst in plaats van lezen van teksten. 2 Voorbereiding op het schrijven Relevante informatie Voordat je gaat schrijven zul je eerst moeten bepalen wat er wel en niet op website moet komen te staan. Het is van groot belang dat je zoveel mogelijk voor de bezoeker relevante informatie opneemt. Nietrelevante informatie wordt doorgaans als storend ervaren. Je kunt het onderwerp, en daarmee de relevante informatie, vrij strak afbakenen door een bepaalde invalshoek te kiezen en die invalshoek consequent te volgen. Door het kiezen van een invalshoek, maak je ook een keuze uit de veelheid van onderwerpen die aan bod zouden kunnen komen in je teksten en op de site. De tweede voorbereidende stap is het bepalen van de structuur waarin je de informatie zult gieten. Op basis van de gekozen invalshoek kun je de structuur van een tekst ontwerpen door het opstellen van een


18

bouwplan. Een goed bouwplan kan je helpen met het verzamelen, selecteren en ordenen van informatie, voordat je aan het echte schrijfwerk gaat beginnen. Met behulp van het bouwplan kun je vervolgens de tekst gaan indelen in alinea's, de belangrijkste bouwstenen van een tekst. Invalshoek Een invalshoek is de wijze waarop men een onderwerp benadert, de manier waarop men iets beschrijft, bekijkt of beoordeelt. Centrale vraag De invalshoek die je kiest, kun je formuleren in een centrale vraag. Het antwoord op die vraag wordt gevormd door de tekst die je uiteindelijk schrijft. Voorbeelden: • Wat zijn oorzaken van RSI? • Wat kunt u doen om RSI te voorkomen? • Hoe kunt u deze roos het beste kweken? • Welke diensten biedt ons bedrijf? Een centrale vraag is altijd een open vraag die begint met vraagwoorden als hoe, wie, wat, waarom en welke. Om een goede centrale vraag te stellen, moet deze bondig en exact geformuleerd worden. Kernantwoord Een kernantwoord geeft in het kort antwoord op een hoofdvraag en vormt daarmee de kern van de te schrijven tekst. Een kernantwoord moet goed aansluiten bij de hoofdvraag: een hoofdvraag die begint met hoe moet beantwoord worden met een zin die begint met Op de volgende wijze, zo, etcetera. De vraag waarom heeft als antwoord omdat. Wanneer er op een hoofdvraag meerdere kernantwoorden kunnen volgen moeten deze op dezelfde manier geformuleerd worden. Bij de vraag Wat kunt u doen om RSI te voorkomen, bijvoorbeeld, kun je de respectievelijke antwoorden telkens met U kunt (... zorgen dat uw stoel op de juiste hoogte is ingesteld) beginnen. Subvragen en subantwoorden In langere teksten formuleer je niet alleen een hoofdvraag en een kernantwoord, maar ook subvragen en subantwoorden. Ook voor deze onderdelen geldt: ze moeten bondig en exact worden geformuleerd. Bouwplan Een simpel bouwplan bestaat uit een of meer centrale vragen en een of meer kernantwoorden, eventueel uitgebreid met subvragen en subantwoorden. Wanneer je deze onderdelen van een bouwplan goed formuleert, heb je in feite al een blauwdruk voor een heldere structuur van de te schrijven tekst. En daarmee een opzet van de structuur van de site. Voorbeeld: Centrale vraag:

Wat is RSI?

Kernantwoord:

RSI is een verzamelnaam voor een aandoening aan hand, pols, arm of schouder, die wordt veroorzaakt door het verrichten van herhalende bewegingen.

Subvraag:

Wat zijn de symptomen van RSI?

Subantwoord:

De aandoening (muisarm, tenniselleboog, carpal tunnel syndroom) uit zich in het uiterste geval in chronische pijn, stijfheid, tintelingen of een koud of dood gevoel.

Subvraag:

Welke mensen krijgen RSI?


19

Subantwoord:

RSI komt relatief veel voor onder beeldschermwerkers, mensen die uren achtereen voor hun monitor zitten met de hand steevast aan de muis.

Centrale vraag:

Hoe kan ik RSI voorkomen?

Kernantwoord:

Door een goede houding achter het toetsenbord.

Kernantwoord:

Door tijdens het werken oefeningen te doen.

Subvraag:

Wat is een juiste houding?

Subvraag:

Welke oefeningen moet ik doen?

Subvraag:

Hoe vaak moet ik de oefeningen doen?

Uit de centrale vraag vloeien vaak nieuwe subvragen voort, waardoor zich als vanzelf een logische tekststructuur ontvouwt. Een op deze wijze gestructureerde tekst heeft een aantal voordelen: • De inhoud van de tekst blijft beperkt tot relevante informatie. Dit komt tegemoet aan de eisen die de ongeduldige, zoekende lezer stelt aan een webpagina. • De tekst kan worden geschreven aan de hand van de antwoorden op de vragen. Dit maakt het makkelijker om informatie te selecteren, te verzamelen en te ordenen. • De inzichtelijkheid van de structuur biedt de lezer de mogelijkheid snel de gewenste informatie op te sporen. Of, natuurlijk, te ontdekken dat de gewenste informatie niet aanwezig is. • De hoofd- en subvragen kunnen worden gebruikt voor het maken van een inhoudsopgave of index van de webpagina, de site en voor het maken van kopjes. De index kunt u door hyperlinks koppelen aan de betreffende alinea's en aan andere pagina's met gerelateerde onderwerpen. Dit maakt het navigeren door de tekst nog makkelijker voor de bezoeker. 3

Het schrijven van webteksten

Bij het schrijven heb je een aantal middelen tot je beschikking om de informatie zo te presenteren dat bezoekers erdoor geboeid blijven. Hieronder volgen enkele richtlijnen om teksten op de website bezoekersvriendelijk te schrijven. Zet de belangrijkste informatie bovenaan Bezoekers zappen als het ware door webpagina's. Zet daarom de belangrijkste informatie bovenaan. De informatiestructuur krijgt daardoor, net als in een krant, een omgekeerde 'piramidevorm'. Dit betekent dat de belangrijkste feiten, de conclusie, et cetera, bovenaan staan. Verderop in de tekst kan dan een eventuele uitwerking aan bod komen. Gebruik korte introtekstjes Een goede manier om de aandacht van een lezer te trekken en uit te nodigen tot verder lezen of scrollen is gebruik te maken van een introtekst onder een kopje. Een introtekst wordt ook wel lead genoemd. Doorgaans is de lead een compacte samenvatting van de daarop volgende tekst. Vooral bij langere teksten is de lead een goede manier om een tekst toegankelijk te maken. Een webpagina kan meerdere van deze teksten bevatten. Je kunt door middel van hyperlinks de verdere uitwerking van een tekst voor de geïnteresseerde bezoeker toegankelijk maken. De kop en lead samen moeten een aantal vragen van de bezoeker beantwoorden, zoals wat, waarom, hoeveel, wie, wanneer, hoe en welke. Probeer in te denken welke informatie de bezoeker zal verwachten. Formuleer de vragen die de bezoeker beantwoord zal willen zien en geef daar antwoord op in de lead.


20

Bied details apart aan Het aanbevolen gebruik van een samenvattende introtekst en een omgekeerd piramidemodel, wil niet zeggen dat je geen details kunt presenteren op een website. Veel bezoekers zullen behoefte hebben aan gedetailleerde informatie. Houd er echter ook rekening mee dat een niet in details geïnteresseerde bezoeker dergelijke informatie als storend zal ervaren. Je kunt beide soorten bezoekers tevreden stellen door details of uitwerking van een lead bereikbaar te maken met een hyperlink. Bouw je tekst op uit alinea's Het is belangrijk dat je de tekst aanbiedt in alinea's. Lange lappen tekst zijn moeilijk te lezen op een beeldscherm. De belangrijke eisen aan alinea's zijn dat ze kort moeten zijn en voorzien van kernachtige koppen. Presenteer alinea's duidelijk Gebruik witregels om alinea's te scheiden, en streef naar een gemiddelde bloklengte van vijf regels. Wees kort en bondig Houd je teksten kort en bondig. In elk geval op het eerste niveau, het niveau waar de bezoeker binnenkomt. Heb je eenmaal de aandacht van de bezoeker getrokken, dan kan op diepere niveaus eventueel wat meer tekst gepresenteerd worden. Maar blijf streven naar korte en bondige teksten, dan wordt de ongeduldige bezoeker alleen belangrijke of noodzakelijke informatie geboden. Kom je echter niet onder lange teksten uit, dan kun je die ook opdelen in afgeronde eenheden (alinea's), gescheiden door witregels, en/of deze met elkaar verbinden door hyperlinks. Gebruik opsommingen om informatie te groeperen Opsommingen bestaan uit korte regeltjes en zijn dus snel te scannen door de bezoeker. Omdat ze bestaan uit kleine informatie-eenheden (een eenheid per item) kunnen ze goed worden gebruikt om gerelateerde hyperlinks te groeperen. In veel gevallen werkt dit beter dan hyperlinks die gelezen moeten worden in de lopende tekst. Om een opsomming inzichtelijk te houden, kun je het beste de items kort houden. Eén tot vijf woorden is goed maar twee tot vier woorden is nog beter. Gebruik betekenisvolle woorden, dus geen lidwoorden en dergelijke die zelf geen betekenis hebben. Je kunt twee soorten opsommingen gebruiken: genummerde en ongenummerde. • Ongenummerde opsommingen gebruik je als de informatie niet in een bepaalde volgorde moet worden gelezen en/of uitgevoerd. • Genummerde opsommingen gebruik je als dat wel het geval is. Instructies hebben doorgaans de vorm genummerde opsommingen. Wees zuinig met witruimte Een pagina waar de tekst dicht op elkaar staat is minder goed leesbaar. Gebruik witruimte alleen als structuuraanduider, bijvoorbeeld om alinea's van elkaar te scheiden. Te veel witruimte maakt een webpagina onoverzichtelijk. Beperk verticaal scrollen Maak de pagina's van een website niet te groot. Dat wil zeggen, zorg ervoor dat de aangeboden informatie niet meer dan anderhalf maal het beeldscherm beslaat. Dit voorkomt dat bezoekers te veel verticaal moet scrollen. Wanneer bezoekers te ver naar beneden (of naar boven) moeten om verder te kunnen lezen, kunnen ze moeilijker bepalen waar ze zich op de website en de pagina bevinden. Markeer teksten of tekstgedeeltes Geef sleutelwoorden in vet weer, cursief is minder goed leesbaar, onderstrepingen lijken teveel op hyperlinks. Wees matig in het gebruik van markeringen, anders valt er niets meer op.


21

Alinea De alinea is een belangrijke bouwsteen van een tekst, omdat deze de structuur van de tekst duidelijk maakt. Wanneer een tekst op de juiste wijze is ingedeeld in alinea's, ontstaat vanzelf een samenhangend geheel. Algemene richtlijnen alinea's en indelen van een tekst • Gebruik een bouwplan om je tekst in te delen in de onderwerpen die per alinea aan bod zullen komen. • Behandel per alinea slechts één onderwerp (uitspraak, idee of thema). • Zet het thema van de alinea vooraan in de alinea • Houd alinea's kort. Gebruikers lezen een volledige tekst eerder als deze in kleine stukken is opgedeeld. De praktijk wijst uit dat het gemakkelijker is om de aandacht vast te houden met tien korte alinea's dan met één lange, zelfs als beide teksten hetzelfde aantal woorden bevatten. • Gebruik structuuraanduiders om aan te geven wat de functie van de alinea is. • Structuuraanduiders zijn woorden of zinnen die de functie van een alinea aangeven (zie ook Kopjes en tussenkopjes). Het woord kortom geeft bijvoorbeeld aan dat de alinea een samenvatting bevat. Een zin(steel) als Hieronder zal ik enkele voorbeelden geven, geeft aan dat het voorafgaande geïllustreerd zal worden. Met name in een webtekst hebben structuuraanduiders een belangrijke functie voor de lezers. Met behulp van dergelijke signalen kunnen zij snel de weg vinden naar de gewenste informatie; een eerste vereiste om de bezoekers langer op de site te kunnen houden. Er zijn verschillende soorten structuuraanduiders: • opsommend: ten eerste, ten tweede, ten derde; • redengevend: daarom, want, dus, om deze reden; • tegenstellend: maar, hoewel, desondanks, daar staat tegenover; • vergelijkend: zoals, evenals, op dezelfde manier, vergelijkbaar met; • illustrerend: bijvoorbeeld, ter illustratie, zoals; • samenvattend: concluderend, samenvattend, dus, alles overziend. Een onderling verband tussen alinea's kunt u daarnaast natuurlijk ook aangeven met hyperlinks. • Gebruik verbindingswoorden om aan te geven hoe de alinea's samenhangen. Het onderscheid tussen structuuraanduiders en verbindingswoorden lijkt een beetje kunstmatig. Dezelfde woorden die een structuur aanduiden, kunnen immers ook functioneren als verbindingswoorden: • opsommend: ten eerste, ten tweede, ten derde; • redengevend: daarom, want, dus, om deze reden; • tegenstellend: maar, hoewel, desondanks, daar staat tegenover; • vergelijkend: zoals, evenals, op dezelfde manier, vergelijkbaar met; • illustrerend: bijvoorbeeld, ter illustratie, zoals; • samenvattend: concluderend, samenvattend, dus, alles overziend. Structuuraanduiders geven echter de functie aan van een alinea. Verbindingswoorden geven het onderling verband aan tussen de zinnen of zinsdelen, binnen een alinea. Het woord maar, bijvoorbeeld, geeft een tegenstelling tussen twee zinsdelen aan, een woord als zoals geeft aan dat er een voorbeeld zal worden gegeven. Een goed gebruik van verbindingswoorden maakt van een alinea een compact stukje tekst met een stevige onderlinge samenhang. Binnen die tekst valt door de signalerende functie van de verbindingswoorden snel te herkennen wat de globale inhoud is. Dit maakt het de lezer makkelijker te beslissen of de alinea de moeite van het lezen waard is. Inleidende alinea Het doel van een inleidende alinea is de lezers te informeren over het onderwerp van de tekst en ze nieuwsgierig te maken. In een papieren tekst staat de inleidende alinea aan het begin van een tekst. In een webtekst is niet direct duidelijk wat voor de lezers het begin van een tekst zal zijn. Ze kunnen immers


22

overal op de site beginnen met lezen. Een manier om dit te ondervangen is om de inleidende alinea op de homepage te zetten en er vanaf andere pagina's hyperlinks naartoe te leggen. In een webtekst kun je een inleidende alinea wel gebruiken onder een kopje in de tekst om de lezer te laten weten waar de tekst over zal gaan. Dit wordt dan een lead of introtekst genoemd. Een inleidende alinea dient in ieder geval te bevatten: • het onderwerp van de tekst; • het doel van de tekst; • de opbouw van de tekst en de samenhang van tekstonderdelen; • eventueel ook de doelgroep van de tekst. Kopjes en tussenkopjes Naast woorden en zinnen die de functie van een alinea aangeven, zijn ook kopjes en tussenkopjes goede structuuraanduiders. Kopjes geven namelijk aan wat de inhoud van een alinea (of groter stuk tekst) is. Daarnaast kunt u met een goede kop de aandacht van de lezers direct daarheen trekken, waar u hen wilt hebben. Een kop of titel, moet kort, informatief en wervend zijn om een goede structuuraanduider en aandachttrekker te zijn. Na het lezen van een kop moet de lezer globaal kunnen inschatten wat daarna zal worden beschreven. De kop moet daarnaast ook uitnodigen tot lezen. Gebruik ook niet te veel kopjes want overdaad schaadt. Aandachtspunten bij kopjes en tussenkopjes: • Specificeer het onderwerp in de titel of kop. "Tarieven software 2003" in plaats van "Tarieven". • Gebruik een actief werkwoord in de kop • Hou de titel kort; niet meer dan 5 á 10 woorden. Gebruik anders een subtitel. • Een titel of kop kan als vraag geformuleerd worden. • Gebruik geen afkortingen die niet algemeen bekend zijn binnen de doelgroep. 4 Schrijfstijl Woordgebruik Webbezoekers willen snel informatie kunnen vinden. Pas je woordgebruik daarop aan: zeg wat je te zeggen hebt. Checklist voor woordgebruik • Schrijf concreet en zonder omhaal: noem aantallen, feiten en voorbeelden. • Beperk het gebruik van kwantoren en subjectieve begrippen zoals veel, bepaalde, heel wat, veel, verscheidene, een aantal, nogal, tamelijk etc. • Beperk het gebruik van modale woorden zoals misschien, wellicht, enigszins, kunnen, in principe etc. • Beperk het gebruik van modale hulpwerkwoorden zoals kunnen, willen, zullen, mogen. • Vermijd 'lege' zelfstandignaamwoorden zoals aspect, dimensie, element, gebeuren, model, situatie, etc • Woorden als bovengenoemd en hiernavolgend hebben weinig betekenis. • Voorkom dat je dingen "dubbelop" zegt en vermijd overdadige uitdrukkingen. • Gebruik zo min mogelijk overdadige uitdrukkingen • Vermijd het geven van abstracte informatie Zinsbouw Zorg er voor dat de zinnen niet te lang of onnodig ingewikkeld worden. Checklist voor zinsbouw • Vuistregel: schrijf geen langere zinnen dan 15 á 20 woorden.


23

• • • • •

Schrijf actief: gebruik niet onnodig de passieve (lijdende) vorm met vervoegingen van de hulpwerkwoorden 'worden' en 'zijn'. Vermijd de naamwoordstijl. Gebruik zo min mogelijk (dubbele) ontkenningen. Vermijd tangconstructies. Vermijd de (on)voltooid toekomende tijd.

Voorbeelden Passief vs actief Niet: Gestreefd wordt om uw e-mail op korte termijn te beantwoorden. Wel: Wij streven ernaar uw e-mail binnen 24 uur te beantwoorden. Passief, naamwoordstijl vs actief Niet: De doelstelling van de redacteur is tot verbetering te komen van de internetsite. Wel: De redacteur wil de internetsite verbeteren. Ontkenning vs bevestiging Niet: Het toenemende gebruik van onze oplossing is een niet onbelangrijke ontwikkeling Wel: Het toenemende gebruik van onze oplossing is een belangrijke ontwikkeling. Tangconstructie Niet: Het bedrijfssysteem wordt vanwege zijn bedieningsgemak en overzichtelijkheid door veel gebruikers als prettig ervaren. Wel: Het bedrijfssysteem wordt door veel gebruikers als prettig ervaren zijn bedieningsgemak en overzichtelijkheid.

5

Stijlinstrumenten

Om de lezer bij de tekst te betrekken en te houden, kun je twee schrijfinstrumenten gebruiken. Beide instrumenten zijn van invloed op de stijl. Het gebruik hangt af van welke doelgroep je met de tekst wilt bereiken. Motiverende elementen Motiveren betekent vooral nieuwsgierigheid opwekken. De elementen zijn primair gericht op de lezer, de nadruk ligt op de lezer. Motiverend taalgebruik is: • Het geven van voorbeelden; • Het maken van vergelijkingen; • Persoonlijk aanspreken; • Vragen stellen; • Gebruik van beeldspraak, uitdrukkingen of een boude bewering. Voorbeeld "Kent u de vijf voordelen van ons nieuwe systeem al?" Structurerende elementen Een tekst met structurerende elementen is primair gericht op de inhoud en op de structuur van de boodschap of het verhaal. Niet de lezer maar de tekst staat centraal. Kenmerken van structurerend taalgebruik: • Inhoud en structuur zijn belangrijk; • De lezer wordt niet persoonlijk aangesproken; • De auteur is anoniem.


24

Voorbeeld "Voordelen van het nieuwe systeem" In de praktijk gaat het om een mix van beide instrumenten. De nadruk is afhankelijk van de doelgroep. Een structurerende tekst is gepast als de doelgroep relatief bekend is met een onderwerp, waarover men gemotiveerd is om te lezen. Weet men weinig van een onderwerp, dan zal men met motiverende elementen overtuigd moeten worden om de tekst te lezen.

6 Hyperlinks Hieronder volgen een aantal algemene richtlijnen voor het gebruik van hyperlinks. Wat is een hyperlink? Een hyperlink, kortweg link genoemd, is een woord, een zinsdeel of een grafische voorstelling (plaatje, icoon of tekening) die de bezoeker de gelegenheid biedt naar een ander plaats in of buiten de site te springen. Hieronder volgen enkele richtlijnen om bruikbare en inzichtelijke links te bouwen. Maak hyperlinks inzichtelijk Zorg ervoor dat onmiddellijk duidelijk is waar elke hyperlink heen leidt. Bezoekers kunnen beter en sneller navigeren wanneer ze kunnen voorspellen waarheen een hyperlink zal leiden. Ze zullen dan ook eerder gebruikmaken van een hyperlink. Gebruik tekstuele hyperlinks Bezoekers kijken doorgaans eerst naar tekst. Grafische hyperlinks zijn over het algemeen minder inzichtelijk en kunnen daardoor makkelijk over het hoofd gezien of verkeerd begrepen worden door de bezoekers. Zorg voor de juiste lengte van elke hyperlink Korte tekstlinks kunnen voor onduidelijkheid zorgen doordat ze niet informatief genoeg zijn. Lange tekstlinks die, bijvoorbeeld, over twee regels heenlopen, kunnen verward worden met twee aparte hyperlinks. Geef een beschrijving van de gelinkte onderwerpen Elke hyperlink moet eenvoudig en duidelijk zijn. Als de hyperlink niet uit zichzelf inzichtelijk genoeg kan zijn, geef dan een korte beschrijving van de informatie waar naartoe gelinkt wordt. Maak duidelijk wanneer een hyperlink naar een andere site verwijst Bezoekers willen graag weten wanneer ze de site verlaten en waar ze naartoe worden verwezen. Speel daarop in door de juiste informatie te bieden. Wees consistent in de naamgeving De hyperlink naar een pagina moet overeenkomen met de titel van die pagina. Zo weten de bezoekers waar ze naartoe gaan en waar ze terechtgekomen zijn. Probeer een goede balans te vinden tussen hyperlinks en tekst Te veel hyperlinks maken een tekst rommelig en onoverzichtelijk. Ze leiden de bezoekers af van het eigenlijke onderwerp en je loopt het risico dat de bezoekers verdwalen in een brij van gerelateerde onderwerpen.


25

Te weinig hyperlinks zorgen ervoor dat de bezoekers niet snel genoeg de weg en (dus) de gewenste informatie kunnen vinden. Goede navigatiemogelijkheden zijn erg belangrijk om bezoekers door de site te helpen. Gebruik navigatielinks Wanneer bezoekers het einde van een pagina hebben bereikt is het niet altijd zonder meer duidelijk welke volgende stap ze zullen moeten nemen. Dit is anders bij een papieren tekst, waar lezers simpelweg de pagina kunnen omslaan. Je kunt de lezers helpen door hyperlinks aan te bieden op cruciale plaatsen. Er zijn verschillende soorten navigatielinks op een pagina: • Volgende/Vorige verwijst naar onderwerpen in een bepaalde reeks. • Terug naar... zorgt ervoor dat de lezers makkelijk naar een vorig onderwerp/onderdeel kunnen gaan. • Naar boven zorgt ervoor dat de lezers van specifiek naar algemeen kunnen (terug)gaan. • Zie ook verwijst naar gerelateerde onderwerpen. • Meer verwijst naar toegevoegde, meer gedetailleerde informatie over een onderwerp. Checklist hyperlinks • Plaats hyperlinks nooit vooraan in een tekst; • Geef per alinea één hyperlink; • Plaats nooit twee hyperlinks naast elkaar; • Breek niet af op een 'label'; • Maak niet te lange of te korte labels; • Specificeer de inhoud van het label (niet: klik hier); • De context van de bronpagina moet duidelijkheid geven over de bestemming; • Zorg dat het label terugkomt in de kop van het doeldocument; • Hyperlinks die op verschillende pagina's staan maar naar dezelfde bestemming leiden, moeten dezelfde formulering hebben; • Plaats hyperlinks consequent in of buiten de tekst; is met name relevant bij intro's.

7 Veertien deugden Er kunnen 14 deugden onderscheiden worden die actief en helder formuleren bevorderen 1. Varieer de lengte van je zinnen Lange zinnen zijn niet prettig leesbaar, alleen korte zinnen ook niet. Juist de afwisseling van lange en korte zinnen geeft een prettig leesritme aan je tekst. 2. Beperk het aantal bijzinnen Als de schrijver veel informatie in één zin wil stoppen, zal hij vaak toevlucht nemen tot bijzinnen. De hoofdmededeling van de zin gaat dan verloren. 3. Gebruik bij opsommingen een consequente structuur De delen van de opsomming moeten uniform zijn, bijvoorbeeld allemaal werkwoorden. Bovendien moeten ze goed aansluiten bij de inleidende zin. 4. Plaats zinsdelen bij elkaar die bij elkaar horen Als de belangrijkste informatie wordt onderbroken door een lange tussenzin (tangconstructie), gaat de betekenis verloren. 5. Varieer de bouw van uw zinnen Begin niet elke zin met onderwerp, persoonsvorm, en daarna de rest van de zin. Dat maakt de tekst eentonig


26

6. Gebruik de lijdende vorm zo min mogelijk Lijdende vormen (worden, zijn, door) maken de tekst afstandelijk, passief en soms vaag. 7. Vermijd de naamwoordstijl Als u werkwoorden omzet naar zelfstandig naamwoorden, wordt de tekst statisch en saai 8. Varieer je woordkeuze Gebruik niet voortdurend dezelfde woorden, maar ga op zoek naar synoniemen of gebruik verwijswoorden 9. Zorg voor duidelijke verwijswoorden Een verwijswoord mag maar naar één ander begrip in dezelfde of een naburige zin verwijzen. Als er twee zinsdelen voor in aanmerking komen, is de tekst onduidelijk. 10. Vermijd voorzetseluitdrukkingen Een voorzetseluitdrukking bestaat meestal uit drie woorden die samen als voorzetsel fungeren. Ze maken een tekst moeilijker leesbaar. 11. Gebruik zo min mogelijk moeilijke woorden Blijf afvragen of er voor dat moeilijke woord niet een eenvoudiger te bedenken is. 12. Vermijd vaktaal Natuurlijk als je schrijft voor vakgenoten kun je vaktermen gebruiken 13. Vermijd vage en lege woorden Vaak kun je concreter zijn dan je doet. Wees zo duidelijk mogelijk. Een tekst wordt lastig leesbaar door vage woorden 14. Schrap overbodige woorden De betekenis verandert vaak niet en je tekst wordt er scherper van.


27

Bijlage 5 Aanlevercriteria Om de plaatsing van content voor de website zo efficiënt mogelijk te laten zijn en om de website uniform uit te laten stralen, is het van belang dat de content op een zelfde manier wordt opgesteld en/of aangepast. Hieronder worden enkele criteria weergegeven waaraan de aanleveringen moeten voldoen. Ondersteunde bestandsformaten: Word en Txt-formaat. Pdf-documenten kunnen slechts als bijlage aan een bericht op de website worden toegevoegd. Opmaak van teksten dient te gebeuren volgens het voorbeeldsjabloon (deze is online te vinden) Opmaak • Opmaak van teksten gebeurt met behulp van "render templates" die een automatische opmaak van lettertype, grootte, uitlijnen e.d. regelen. • Onderscheid de alinea's door witregels. • Plaats de tussenkopjes direct boven de bijbehorende alinea's (zonder witregel)? • Zorg voor "krantenkopstijl" (<30 letters en geen lidwoorden) voor de headers • Maximale lengte alinea maximaal 7 regels • Maximale regellengte korter dan 13 woorden Fotomateriaal Plaatsing via contentmanager.


28

Bijlage 6 Actualisatietabel Type content Metagegevens Nieuws Algemeen content Downloads (pdf) Verslagen B&W Archief

Formulieren

Raadsstukken

Externe links

Rol die het heeft doorlopen Via afd. Communicatie (publicist) Via Opsteller/Publicist

Eigenaar

Via Opsteller/Publicist

Sector

Aanlevering via R&R, publicatie: Integraal Selectie door Contentmanager. Betreft content die niet langer actueel maar niet vervallen is. Inhoudelijk beheer bij Opsteller/Autorisator. Technische realisatie (eformulier bij Technisch Adviseur). Publicatie door R&R/Griffie (DMS) Via afd. Communicatie (publicist/Contentmanager)

B&W

Sector/Communicatie Sector

Creatiedatum

Publicatiedatum

Vervaldatum 3 maand (check) 3 maand (check) 3 maand (check) geen

Sector

Sector

Gecontroleerd door Publicist

Contentmanager

3 maand (check)

geen

Communicatie

Geen

Periodieke controle door Contentmanager

PS: in te regelen in content management systeem


29

Bijlage 7 Juridische voorwaarden Onderstaande informatie is overgenomen uit diverse bronnen van juridisch adviseurs, waaronder de belangrijkste bron http://www.eoverheid.nl/thema/juridisch/communicatie/ . In principe heeft gemeente Zevenaar altijd een morele verantwoordelijkheid voor de inhoud van hun site. Voor wat Zevenaar schrijft, en voor hoe de gemeente Zevenaar het schrijft. Met of zonder small print. Er is ook een aantal wetten en regels waar een website aan moet voldoen. De belangrijkste juridische voorwaarden staan hieronder vernoemd. 1.Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WEBV) Per 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen burgers/bedrijven en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de zogenaamde Wet elektronisch bestuurlijk verkeer WEBV). De Awb biedt nu een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties aan burgers en bedrijven. Velen zien de WEBV als de basis voor elektronische communicatie tussen de burger en de overheid. De WEBV staat echter niet alleen. Samen met de Wet Elektronische handtekening en natuurlijk de “oude” vereisten uit de Awb, GW, en sectorspecifieke regelgeving zijn er voorwaarden gegeven voor het elektronische communiceren en elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van burgers door overheidsinstanties. Ook elektronische dienstverlening dient in dit kader te worden bezien vanuit WEBV perspectief met toepassing van reeds bestaande eisen. 2. Wet Elektronische handtekening (weh) Het e-mailbericht dat door de overheidsorganisatie wordt ontvangen moet een handtekening bevatten. De Wet elektronische handtekeningen maakt onderscheid tussen twee soorten handtekeningen: Gewone handtekening Een gewone handtekening kan een e-mailbericht zijn waarin persoonsgegevens staan of een ingescande handtekening. Een dergelijke handtekening heeft dezelfde rechtskracht als een schriftelijke handtekening, maar bij twijfel moet de burger op een of andere manier de betrouwbaarheid van zijn elektronische handtekening aantonen. Geavanceerde handtekening De geavanceerde handtekening bestaat uit gegevens over de ondertekenaar en een certificaat van een certificaatdienstverlener. De handtekening krijgt hierdoor dwingende bewijskracht: aan de betrouwbaarheid van de handtekening wordt niet meer getwijfeld. Het hangt uiteraard af van de dienst/transactie die de burger met de gemeente Zevenaar als overheidsorganisatie wil doen welke handtekening nodig is. Op dit moment is het regulier gebruik dat bij het invullen van een online formulier, wat per email wordt verstuurd, de gewone handtekening als voldoende wordt beschouwd. Samen met een identificatie check zoals Digid die zometeen mogelijk maakt is deze variant voor het merendeel van de gewone handelingen toereikend. 3. Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Bij het verwerken van persoonsgegevens wordt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) gevolgd. Deze wet helpt de privacy van burgers te beschermen. De Wbp is onder andere van toepassing op gegevens die verwerkt worden via websites van overheidsorganisaties maar ook op gegevens verkregen uit direct contact met burgers via email in het kader van bestuursrechtelijke procedures. Dit betekent dat ook persoonsgegevens die via internet en/of email contacten worden verzameld, bewaard, gebruikt, of op enige andere vorm ter beschikking gesteld, met elkaar in verband gebracht, alsmede afgeschermd worden, onder deze wet vallen. Op grond van de Wbp dient


30

voordat persoonsgegevens worden verwerkt de persoon daarvan op de hoogte te worden gesteld en wordt ook het doel waarvoor ze verzameld worden meegedeeld (artikel 33). Het verdient dus aanbeveling om uitdrukkelijk aan bezoekers van de gemeente Zevenaar website of burgers die gebruik maken van elektronische loketten om handelingen te verrichten/transacties te doen, mede te delen wat de reden voor verwerking van de persoonsgegevens en waarvoor de gegevens worden gebruikt. 4. Privacy Gegevens omtrent de bezoekers van de gemeente Zevenaar verzamelen kan in feite al het geval zijn als de gemeente een teller installeert, maar in elk geval heeft de gemeente Zevenaar met privacyaspecten te maken als de gemeente, via welke techniek ook, de beschikking krijgt over persoonlijke gegevens van hun bezoekers, en die ook bewaart. De term "privacy" kan binnen de context van het Internet misschien het beste worden omschreven als "het recht om anoniem te zijn". Toegepast op surfgedrag: het recht om van de inhoud van een site kennis te nemen zonder dat iemand weet wie je bent, en registreert dat je die site bezocht hebt. Die anonimiteit is belangrijk. Voor de Nederlandse wetgeving op dit gebied moet de gemeente Zevenaar in eerste instantie de Wet bescherming persoonsgegevens hebben. De belangrijkste "vuistregels": • Zo ongeveer alles wat er over personen te vermelden is, valt onder het begrip "persoonsgegeven", inclusief reeds het feit dat iemand Piet Jansen heet. • De gemeente mag niet zomaar voor de gezelligheid of omdat het de gemeente interesseert persoonsgegevens gaan verzamelen. Dat mag de gemeente Zevenaar alleen voor bepaalde, omschreven doelen. Bijvoorbeeld: De gemeente Zevenaar registreert persoonsgegevens voor de ledenadministratie van biljartvereniging De Gouden Keu. • De gemeente mag alleen die gegevens registreren die noodzakelijk zijn voor het doel van die administratie. Bij die biljartclub valt te denken aan: NAW-gegevens, betalingen van contributies, en misschien iets van speelsterkte. • Voordat de gemeente persoonsgegevens (voor het eerst) registreert, moet de gemeente degene wiens gegevens de gemeente registreert mededelen dat de gemeente dat gaat doen en met welk doel de gemeente dat doet. Het is dus niet formeel verplicht om de betrokkene om toestemming te vragen, maar het is wel aan te bevelen. In veel "kleine lettertjes" is zo'n toestemming te vinden. • Iemand heeft steeds het recht om kennis te nemen van wat er omtrent hem geregisteerd is, en het recht om aanvulling en/of wijziging te verlangen. • Als de noodzaak van registratie van de betreffende persoonsgegevens vervallen is, moeten ze verwijderd worden. • Sommige soorten persoonsgegevens zijn "extra gevoelig", zoals gegevens omtrent burgerlijke staat, ras, etnische afkomst, godsdienstige gezindheid en sexuele geaardheid. Er staat in de wet een limitatieve opsomming van situaties waarin de gemeente dat mag doen. (In normaal Nederlands: het mag alleen in de gevallen die in de wet staan, anders is het verboden.) Laat de gemeente er maar gewoon van uit gaan dat de gemeente die gegevens niet mag noteren. Voor de duidelijkheid: de technische vorm van de registratie doet er weinig toe. Het mag een lijstje in een schrift zijn, een fysieke kaartenbak, een Accesdatabase, of wat dan ook. In de context van een website kan het een door scripts gerunde database op server van de gemeente (of een server van hun provider) zijn, en desnoods een ingewikkeld samenstel van cookies, databases en logfiles. Als het geheel, met enige vorm van techniek, geschikt is om tot personen herleidbare gegevenste produceren, hebt een persoonsregistratie. Wanneer heeft de gemeente, als websitebouwer/webmaster, hiermee temaken? De gemeente Zevenaar zal wellicht het emailadres op de site hebben vermeld, en plotseling krijgt de gemeente een mailtje van een bezoeker. Dit maakt de gemeente niet tot een beheerder van een persoonsregistratie. Het zou echter al een "begin van een registratie" zijn als de gemeente een lijstje bijhoudt van wie de gemeente gemaild heeft, en waar men het over had.


31

Het wordt anders als de gemeente, bijvoorbeeld, een poll op hun site zet. Afhankelijk van de gebruikte techniek kan daar aan vast zitten dat traceerbaar is wie hoe gestemd heeft. En het wordt al helemaal anders als de gemeente een site hebt waar men zich eerst voor moet aanmelden. Dan zit de gemeente namelijk noodzakelijkerwijs gegevens te bewaren. De gemeente zal dan voor zichzelf op papier moeten zetten wat de gemeente registreert, waarom, en of en onder welke omstandigheden de gemeente die gegevens aan derden ter beschikking mag stellen. In beginsel heeft de gemeente ook de plicht, om die registratie aan te melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens. • Stap 1 is dus dat de gemeente zich afvraagt of het de bedoeling is dat de gemeente met "tot personen herleidbare gegevens" te maken krijgt. • Stap 2: vraagt de gemeente zich vervolgens af of de gemeente, als de gemeente enige vorm van "interactie" van de gebruiker entameert, wel wilt dat er tot personen herleidbare gegevens geproduceerd worden. Dat zal in veel gevallen niet zo zijn: stel dat de gemeente een poll opneemt met vragen in de sfeer van "houdt u van groentesoep?" dan zal de gemeente wel in de verhouding ja/nee-stemmers geïnteresseerd zijn, maar niet in wie er gestemd heeft. Slechts indien de gemeente constateert dat de hoeveelheid interactie waar de gemeente op uit bent zo groot is dat de gemeente onvermijdelijk met tot personen herleidbare gegevens te maken krijgt, hoeft de gemeente maatregelen te treffen. Wat moet in elk geval vastleggen wat de gemeente precies registreert, waarvoor de gemeente dat registreert, dat de gemeente die gegevens niet aan derden ter beschikking zult stellen (dan wel, als de gemeente dat doet, aan wie, op welke wijze en welke gegevens dat zijn), dat men het recht heeft op inzage van zijn gegevens (wat in casu wel de vorm zal aannemen van het toemailen van het betreffende record van een database), en het recht heeft op correctie, en op verwijdering indien die gegevens niet langer nodig zijn. 5. Cookies Cookies zijn uit privacyoogpunt verdacht. Ze hebben per definitie tot taak om gegevens omtrent een bezoeker te verzamelen en te bewaren. Dat dat bewaren op de harde schijf van de bezoeker gebeurt, doet niet ter zake, aangezien ze bij een volgende bezoek door de server van de website-beheerder geraadpleegd kunnen worden. Dat betekent dat wat hierboven vermeld staat over de vraag naar de noodzaak van het registreren van gegevens opgaat, en dat de gemeente, naar geldend Nederlands recht, alleen cookies mag gebruiken als dat voor het doel van hun site nodig is. 6. Algemene voorwaarden Wat die algemene voorwaarden zouden moeten inhouden verschilt een beetje van site tot site, maar een "algemene klont" is wel te formuleren. De gemeente moet er voor dat de gemeente op de eerste pagina die de gebruiker ziet een link opneemt, en zorg er (zo mogelijk) ook voor dat die link zich bevindt op het gedeelte dat de gebruiker ziet als hij de pagina opstart en dat die link voldoende in het oog springt. Een voorbeeld: • Werkingssfeer Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere wijze van gebruik van deze website, waaronder wordt verstaan het bezoeken ervan, het vanuit deze website navigeren naar andere websites, het kopiëren van (delen van) documenten, en het gebruik van informatie van deze website in welke vorm dan ook. Als de gemeente het daar niet mee eens bent, dient de gemeente deze website direct te verlaten. (Klikt daartoe een of meerdere malen op de knop "Vorige" of "Back" van uw browser.) Door het enkele bezoek van deze website verklaart de gemeente zich akkoord met deze Algemene Voorwaarden. • Toepasselijk recht Op deze website, en alle juridische betrekkingen die uit het gebruik van deze website mochten voortvloeien, is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen waartoe het gebruik van deze


32

•

•

• •

•

•

•

website aanleiding mocht geven zullen bij uitsluiting worden berecht door de voor [woonplaats] bevoegde gewone rechter. Exoneratieclausule Tot het beloop dat zulks door de Wet is toegestaan, is de gemeente niet aansprakelijk voor enige schade, van welke aard ook en onder welke naam ook, die mocht voortvloeien uit het gebruik van deze website. Door gebruik vrijwaart die persoon de gemeente uitdrukkelijk van elke aansprakelijkheid. Inhoud website De informatie op deze website wordt verstrekt te goeder trouw en naar beste kennis en wetenschap. Er is zoveel mogelijk naar gestreefd feitelijke informatie juist te doen zijn, doch voor onjuistheden of onvolledigheden wordt niet ingestaan. De gemeente wordt dringend geadviseerd om, voordat de gemeente enige beslissing neemt (mede) op basis van informatie op deze website, de juistheid daarvan eerst te verifiëren bij een daartoe competente persoon of instantie. Indien u meent feitelijke onjuistheden aan te treffen, stel ik het op prijs dat van u te vernemen. Evident niet-serieuze inhoud Een groot deel van de inhoud van websites is van verstrooiende aard en is niet bedoeld om serieus te worden opgevat. Ook deze website kan zodanige inhoud bevatten. Links naar andere websites Indien op deze websites links zijn aangebracht naar andere websites, is dat slechts bij wege van service gedaan, zonder dat daaruit mag worden afgeleid dat ik op enigerlei wijze enige verantwoordelijkheid aanvaard voor de inhoud van die websites. Downloaden van bestanden Indien vanaf deze website, danwel vanaf websites waar naartoe vanaf deze website links zijn aangebracht, bestanden van welke inhoud dan ook gedownload kunnen worden, geschied zulks downloaden geheel voor uw eigen risico, zonder dat enige aansprakelijkheid, voor schade aan uw systeem en daaraan gerelateerde schade, of voor welke schade ook, aanvaard wordt. Rechten van intellectuele eigendom Ik heb op deze website in beginsel uitsluitend oorspronkelijk materiaal opgenomen. Waar in deze website namen van ondernemingen, producten of diensten worden genoemd is zulks uitsluitend bij wege van aanduiding geschied; alle handelsnamen en vergelijkbare aanduidingen worden erkend. Incidenteel kan gebruik gemaakt zijn van teksten en afbeeldingen die van derden afkomstig zijn; dit is slechts gebeurd bij wege van citaat of voorbeeld, en onder erkenning van de rechten daarop van die derden. Indien u mocht menen dat nochtans inbreuk is gemaakt op uw intellectuele eigendom, dan verzoek ik u contact met mij op te nemen. Goede smaak Ik heb getracht om geen zaken op deze website op te nemen die kwetsend zouden kunnen zijn voor bepaalde personen of groepen. Indien u meent dat ik daarin niet geslaagd ben, verzoek ik u contact met mij op te nemen.

7. Links Het linken naar een site van een ander is in beginsel niet aan diens toestemming onderworpen. Wat niet mag is: • De link voorzien van onplezierig commentaar. • De indruk wekken (uit de combinatie van de link, vormgeving, kleurgebruik en wat dies meer zij) dat de site waar naartoe gelinkt wordt een onderdeel is van de site waar men nu is. • Linken naar een site waar verboden dingen gebeuren (b.v. een site in Verweggistan met illegale software). 8. Auteursrechten Vrijheid van meningsuiting heeft de gemeente "behoudens ieders verantwoordelijkheid als volgens de wet". De gemeente kan niet complete romans overtikken (tenzij de auteur al een paar decennia dood is). De gemeente kan wel stukjes uit werk van derden citeren, of werk van derden in uw eigen woorden samenvatten. Wetteksten en rechterlijke uitspraken mag u zonder meer opnemen: daar rust geen auteursrecht op.


33

Content beheer protocol en handleiding

Recommend Documents