Conceptnotulen extra ledenvergadering 16 augustus 2014 te Rotterdam
1) Opening door voorzitter Hans Smolenaars. Hij heet de aanwezigen welkom, in het bijzonder Elly Jans, aan wie onlangs de OIKOS-prijs (tezamen met Charles Hupperts) is toegekend. De voorzitter geeft kort een toelichting op de agenda: -ingezonden brieven worden meegenomen na de pauze; -het hoofdbestuur zal eerst zijn standpunt geven, daarna kan de redactie haar standpunt uiteenzetten; -na de pauze kan de zaal reageren. De voorzitter gaat kort in op de gekozen datum van deze extra ledenvergadering: -Hermeneus4 diende uit te komen volgens het gebruikelijke schema van verschijnen; -Hermeneus4 bevat ook de aankondiging van de Imagokalender, aankondiging die om commerciële redenen niet later kan verschijnen; -het hoofdbestuur wil graag meer constructieve werkzaamheden kunnen uitvoeren. Het doel van de vergadering is het bespreken en vaststellen van het conceptredactiereglement. Op dit moment er is geen reglement. Tot de jaren ’90 van de vorige eeuw was er altijd sprake van een goede samenwerking tussen bestuur en redactie. Daarna is er een steeds groeiende verwijdering te constateren. Zonder een duidelijk reglement is er geen duidelijkheid over verantwoordelijkheden. Ook de begroting vraagt dit: de uitgaven ten behoeve van Hermeneus beslaan tenslotte 67% van de begroting. De voorzitter geeft het woord aan penningmeester1 Jan Hendrik Beek. 2) Bespreking van het concept-redactiereglement door bestuur en redactie. Penningmeester1 geeft een kort overzicht van de voorgeschiedenis: -bestuur en redactie zijn langzamerhand uit elkaar gegroeid sinds de jaren ‘90; -redactie beschouwt zichzelf steeds meer als zelfstandig orgaan; -naar aanleiding van enkele recente zaken is er reden geweest voor gesprekken; -er is voor de algemene ledenvergadering 2014 een gemeenschappelijke verklaring opgesteld; -op basis van deze verklaring heeft de algemene ledenvergadering besloten dat het bestuur een reglement zou opstellen en al kon handelen op basis daarvan. In april heeft het bestuur een stappenplan opgesteld. Er is een concept-reglement opgesteld waarbij de bestuurlijke verantwoordelijkheid en de redactionele vrijheid centraal stonden. Dit concept-reglement is opgestuurd voor reactie aan de redactie. De reactie hield in dat het concept-reglement integraal werd afgewezen en dat de redactionele werkzaamheden werden opgeschort. Het bestuur heeft om overleg met de redactie gevraagd, maar dit is afgewezen omdat men het bestuur te emotioneel bevond. Het bestuur heeft daarom besloten tot deze extra ledenvergadering op 16 augustus, om het concept-reglement aan de ledenvergadering als het hoogste orgaan van de vereniging voor te leggen.
Tijdens de Pinksterdagen werd de drukproef van Hermeneus3 opgevraagd door het bestuur. Het redactioneel voorwoord bleek te handelen over ‘het conflict’. Het bestuur was van mening dat een dergelijk voorwoord niet in Hermeneus thuishoort en stelde de redactie daarvan op de hoogte. De inhoud van het voorwoord werd door redactiesecretaris Thea Heres alsnog aan de leden opgestuurd. De redactie eiste dat het concept-reglement van tafel zou worden gehaald. De afdeling Amsterdam heeft hierop gereageerd. Daarna volgden diverse oproepen tot uitstel van de extra ledenvergadering, werden wijzigingen voorgesteld en bemiddelingsvoorstellen gedaan. Er moet echter wel een basis zijn om te bemiddelen; die basis wordt geleverd door een reglement. Dat reglement hoeft niet in deze extra ledenvergadering te worden vastgesteld, dat kan ook in 2015 op de reguliere ledenvergadering. ‘Er is een dictaat opgedrongen’, reageerde Vincent Hunink. Nee, het betreft een voorstel. Het belang van het reglement is dat rechten en verplichtingen van zowel bestuur als redactie afgepaald worden. Waarom ? -Er is bv. een akkefietje geweest op auteursrechtelijk gebied. Zulke zaken moeten goed geregeld kunnen worden. -Tevens vernieuwt de redactie zichzelf zonder melding. -Er zijn al zeer geruime tijd (jaren) gesprekken gevoerd over vernieuwing (basis is het plan ‘Metamorfosis’). -Het ‘In Memoriam Jacques De Bie’ kon niet geplaatst worden. De zaak is geëscaleerd. De redactievoorzitter en –secretaris zijn ontslagen uit hun functie. Maar toch is er uiteindelijk de gezamenlijke verklaring opgesteld die op de algemene ledenvergadering 2014 is voorgelezen. Penningmeester1 licht ter afronding van zijn betoog enkele artikelen toe: -Art 1: commissie of redactie maakt niet uit. Commissie is gebruikt omdat dit begrip gebruikt wordt in de statuten. -Art 4: coöptatie is het uitgangspunt; er is sprake van een zittingstermijn van 5 jaar met mogelijkheid tot uitloop. -Art 10: NKV-werk is vrijwilligerswerk; er is suggestie gedaan voor het betalen van redactionele diensten. Elly jans interrumpeert, het initiatief voor betalen komt van dhr. Wesselius, wij hebben niet om betaling gevraagd. Dhr. Beek antwoordt, dat zeg ik ook niet, ik zeg dat er een suggestie is gedaan. Om financiële redenen wilde het bestuur hierop niet ingaan. -Art. 12: het bestuur besluit, maar de ledenvergadering heeft het laatste woord. De voorzitter dankt penningmeester1 en geeft Elly Jans het woord om namens de redactie te spreken. Elly Jans neemt plaats aan de bestuurstafel, maar wil niet naast de voorzitter zitten. Elly Jans deelt mee dat ze hier niet voor haar lol zit: -het bestuur heeft de zaak laten escaleren; -de redactie-voorzitter en –secretaris zijn op staande voet ontslagen zonder grondslag; -in themanummer 2 is censuur toegepast; -het roer moet drastisch om omdat Hermeneus de oorzaak is van de ledendaling, maar hoe weet het bestuur dit?
-de redactie eist het terugnemen van de ontslagen redactieleden. Het concept-reglement was een verrassing. Aan dit concept moest zo veel gewijzigd worden en in een zo korte tijdspanne dat de redactie dit concept integraal heeft verworpen. De redenen hiervoor zijn: -het betekent het einde van de redactionele vrijheid; -er ontstaan bureaucratische verhoudingen; -het bevat een overgangsregeling waarbij haast alle redactieleden zouden moeten opstappen. Elly Jans doet het volgende voorstel; -het reglement van tafel vegen; -beginnen met een schone lei; - de ontslagen opheffen; - een nieuwe redactiesecretaris aanstellen. Elly Jans beëindigt haar betoog met de constatering dat de naam en faam van het NKV door het bestuur beschadigd is. Vicevoorzitter2 Marc Van den Sande leest een brief voor die hij geschreven heeft na zijn benoeming tot Vlaams vicevoorzitter, toen hij geconfronteerd werd met de huidige situatie. Pauze 3) Penningmeester1 vraagt of de zaal wil reageren. De heer Gelens (Delft): Hermeneus is een steengoed blad en moet blijven zoals het is. Het reglement lijkt meer op stok die hond moet slaan. Er moet een verbindingsman komen vanuit de redactie in het hoofdbestuur. De heer Bruna (bestuur Den Bosch): Dat is in verleden gedurende 1 jaar zo geweest en is beschouwd als zonde van de tijd . Bij benoeming en ontslagname werd altijd een brief gestuurd aan de voorzitter van het hoofdbestuur. Vanaf de jaren ‘90 is de redactie in vrij korte tijd vernieuwd en is de briefwisseling plotseling gestopt. Reden niet bekend. Dhr. Gelens: Het lijken persoonlijke conflicten. Een reglement lost dit niet op. Voorstel: een bestuurslid in de redactie. Het hoofdbestuur wil te veel managen: bv. art.6.7. Er moet juridisch wel juist worden geformuleerd. De heer Den Hengst: Het is veel belangrijker om nu het voorstel van de afd. Den Haag te bespreken dan het reglement. De heer van Son (bestuur Den Haag): Het is goed om een reglement te hebben. Het huidige concept heeft een aantal punten die nogal controversieel zijn (bv. art.12). Aanpassingen zijn nodig. Graag overleg op basis van bemiddeling. De Heer Beek: Hoe staat het met de bereidheid van de redactie?
Mevr. Jans: De redactie staat achter het voorstel Den Haag. De heer Haak (bestuur Apeldoorn): idem. De heer Huisman (Den Haag): Variant op voorstel Den Haag: men steunt het conceptreglement; o.l.v. wijze mensen komt men in overleg met redactie en bestuur tot een definitief concept en legt dit ter stemming voor op de ALV van 2015. De redactie blijft opereren zoals tot nu toe. Dhr. Beek: Ook bespreekbaar. Hermeneus nr.4 ligt nu bij de drukker. Nr.5 zou dan door de redactie gemaakt moeten worden. Dhr. Huisman: Indien de redactie dat niet wil, plaatst zij zich buiten de discussie. Mevr.van Heem (Amsterdam): Redactiereglement is nodig. Onder verantwoordelijkheid van een commissie. De scheiding tussen bestuur en redactie dient losgemaakt van het huidig conflict. De leden moeten zich vanmiddag uitspreken dat een reglement nodig is. Steun voor het voorstel Huisman. Mevr. Senff (Amsterdam): Er zijn 2 verborgen agenda’s: a. Het blad moet leuker, moet verjongen. Dan moet men eerst een plan maken en dit rustig met de leden bespreken. b. Digitalisering: een fundamenteel punt. De meeste verenigingen besluiten echter een blad te houden. Dit reglement is draconisch, straalt wantrouwen uit, is veel te gedetailleerd en dirigerend. Het is een grote opgave een dergelijk blad te maken. In de stukken staat daar niets over. We moeten ons met een redactie als deze gelukkig prijzen. Een reglement moet over basiszaken gaan. We moeten vertrouwen hebben wat betreft de details. Dit reglement moet van tafel. Men moet opnieuw beginnen en daarna de andere zaken regelen. Dhr. Beek: Over vernieuwing en verjonging is overeenstemming met de redactie. De enquête is ondergesneeuwd door alle gebeurtenissen. Het bestuur bepaalt dit (vernieuwing) zeker niet. Wat de digitalisering betreft, het gaat om het digitaal beschikbaar stellen. De heer Schrijvers (auteur): Spreekt namens de categorie auteurs. Heeft terechte complimenten en de grootste lof voor de redactie. Auteurs ervaren dit reglement als Oost-Europees, o.a. art. 4.2. Wil een veel liberaler reglement. Dhr. Beek: Hermeneus is eigendom van NKV en wordt daardoor betaald. Het bestuur heeft tegenover de leden enige plicht dat de kwaliteit gehandhaafd blijft. De heer Eldering (Den Haag): Loop een professionele club niet voor de voeten! Mevr.Jurriaans: Reglementen hebben nu eenmaal een juridisch taalgebruik (per definitie ‘Oost-Europees’). Niemand kijkt er ooit naar zolang het goed gaat. Pas bij conflicten is het nodig. Indien er een reglement zou zijn geweest, zou er geen sprake zijn geweest van ontslag. Een reglement is nodig, neem het concept als uitgangspunt en neem het voorstel Den Haag als uitgangspunt. De heer Lardinois (OIKOS): Biedt bemiddeling aan. Het voorstel uit Den Haag is nuttig.
Een commissie van goede diensten moet men niet binden aan dit concept, maar een zo groot mogelijke vrijheid geven een nieuw concept te maken. Dat moet men bespreken met het bestuur. Van Son: Zijn de termijnen van 2x 5 jaar voor het bestuur een hard punt? Het is goed om een termijn te hanteren, maar het lijkt nodig om meer flexibiliteit in te bouwen aan eind van de 2e termijn, indien geen opvolger beschikbaar is. Dhr. Beek : 5 jaar is geen hard punt. Verlenging met 1 jaar staat al in het concept. We moeten het alleen beter formuleren. De heer Kassies (oud-redactielid): Heeft zowel goede samenwerking meegemaakt als fricties (zoiets is van alle tijden.) Neemt het het bestuur kwalijk dat er te weinig aandacht was voor de psychologische kant van het ontslag van Thea Heres en Vincent Hunink. Betreurt dat zeer. Als het bestuur verstandig en edelmoedig is, moet het excuses aanbieden. Dringt aan het voorstel van Den haag aan te nemen, maar men moet wel opletten: in de tekst staat : ”bindende adviezen”. Dhr. Beek: Schorsing voor 20 minuten zodat bestuur zich kan beraden over de verschillende voorstellen. Dhr. Smolenaars: Trekt zich de kritiek van dhr. Kassies persoonlijk aan, maar houdt staande dat dit besluit niet abrupt en ondoordacht is genomen; er zijn gesprekken aan voorafgegaan. Schorsing Dhr. Beek: Voorstel van het bestuur: het concept blijft als praatstuk op tafel; bestuur en redactie doen ieder een voorstel voor een bemiddelaar, die samen een derde persoon zoeken. Deze mensen doen een voorstel voor een reglement, dat daarna aan de ALV wordt voorgelegd. Dhr. Huisman: Bindend voorstel? Dhr. Beek: De commissie moet bemiddelen tot het bereiken van een redactiereglement. Dhr. Eldering: Tegenvoorstel: het voorstel den Haag zonder het concept als praatstuk; en een commissie van goede diensten. Dhr. Den Hengst: Het voorstel OIKOS met een commissie van 3 personen. Dhr Beek: Beide partijen moeten hun eigen man aanwijzen, anders komt er weer gedoe van. Als dit voorstel er door komt, is de redactie dan bereid te praten? Dhr. Schipper (redactielid): Graag bemiddeling; voorkeur voor het voorstel Den Haag en met OIKOS. Dhr. Huisman: Wat is de taak van de commissie van goede diensten? Het gaat toch om een redactiereglement? Dhr. Bruna: In het voorstel van Den Haag staat niet dat het concept de basis is. Dhr. Gelens:
Steunt het voorstel van Den Haag. Wil nu al een commissie samenstellen: mevrouw Senff uit Amsterdam en een auteur (Schrijvers). Dhr. Schrijvers: Meldt zich als niet beschikbaar. Dhr. Smolenaars: Wil het concept als praatstuk houden en niet nu al een commissie instellen. Dhr. Lardinois: Wil de commissie wel instellen waarbij elk van de partijen een persoon aanwijst. Wil zelf eventueel wel voorzitter zijn. Dhr. Beek: Wat is de bedoeling van de oplossing? Van Son: Verenigingsrechtelijk is het niet juist dat een derde hierin beslist. Steunt het voorstel van het bestuur en wil de bemiddeling delegeren aan OIKOS. Daarop legt Dhr. Lardinois uit wat OIKOS is. Dhr. Beek: Formuleert het voorstel: a. Een consensus bereiken door wijze mensen in te schakelen. b. Een reglement maken. Dhr. Verbrugge (oud-redactielid): Primair doel moet zijn het herstel van de harmonie, want reglementen lossen problemen niet op. Daarna pas het opstellen van het reglement. Dhr. Beek: Herstel van de relationele samenwerking en een reglement, in die volgorde, dat is de opdracht. Stemming over dit voorstel. Dhr. Smolenaars: Constateert dat een meerderheid dit voorstel steunt. Dhr. Gelens: Wie verzorgt het laatste nummer van deze jaargang van Hermeneus? Dhr. Beek: Dat hangt van de redactie af. Floris Overduin (redactielid): Een redactiesecretaris heeft topprioriteit! Dhr. Beek: Wil op korte termijn overleg met dhr. Overduin. Mevr. Jans: Maar de redactiesecretaris is onherroepelijk ontslagen. Dhr. Beek: Dit kunnen we nu niet hier oplossen. Mevr. Heres: Ik ben 7 maanden geleden ontslagen. Als we al als redactie doorgaan, dan wil ik doorgaan; maar niet als redactiesecretaris. 4) De overgangsregeling. De overgangsregeling is niet in stemming gebracht.
5) Rondvraag Dhr. Eldering: de leden voor en achter de tafel zijn goed bezig geweest. Als ik hier zo rondkijk, zijn wij toch een goede club!! 6) Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun bijdragen en sluit de vergadering. Luc de Vries (secretaris1 NKV)
