Concept Startnotitie gedeelde verantwoordelijkheid tennis en voetbal Versie 28 oktober 2014 1. Inleiding Op 25 februari 2014 heeft het college van B&W van de gemeente Menterwolde o.a. besloten: ‘het gaan verkennen van de mogelijkheid tot privatisering van de opstallen en het onderhouden van de terreinen door de tennis- en voetbal verenigingen per 1 januari 2016. ‘rond de zomer van 2014 een besluit te nemen over de wijze waarop deze verkenning wordt uitgevoerd’. Op 15 juli 2014 heeft het college vervolgens o.a. besloten om: ‘in te stemmen met het proces voor gedeelde verantwoordelijkheid t.a.v. de tennis- en voetbalaccommodaties’. Deze besluitvorming is in lijn met wat in het collegeprogramma 2014 – 2018 is opgenomen van de gemeente Menterwolde. Namelijk: met betrekking tot de tennis- en voetbalaccommodaties uitvoering van het in het accommodatiebeleid Menterwolde geformuleerde beleid. Het accommodatiebeleid Menterwolde is op 26 juni 2014 vastgesteld voor de gemeenteraad. Hierin is opgenomen dat de gemeente zich heeft uitgesproken voor gedeelde verantwoordelijkheid voor de banen en opstallen voor de eerste komende jaren. Voorliggende startnotitie is onderdeel van het proces dat door het college is vastgesteld op 15 juli jl. Dit proces wordt nader toegelicht in hoofdstuk 5. Eerst wordt in hoofdstuk 2 ingegaan op wat gedeelde verantwoordelijkheid is en wat het doel van de verkenning is. Hoofdstuk 3 gaat in op het doel en de totstandkoming van voorliggende startnotitie. Hoofdstuk 4 geeft de uitgangspunten van de verkenning weer. In hoofdstuk 5 wordt het proces toegelicht. Daarna komen in de hoofdstukken 6 t/m 10 achtereenvolgens aan de orde: projectorganisatie, juridische vorm, financiële aspecten, besluitvorming traject en tijdsplanning. 2. Wat is gedeelde verantwoordelijkheid en doel verkenning Met gedeelde verantwoordelijkheid wordt bedoeld dat de gemeente en de samenleving een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben voor het in standhouden van de voorzieningen in de gemeente. Met samenleving wordt ten aanzien van voetbal en tennis bedoeld de aanwezige tennisen voetbalverenigingen in de gemeente Menterwolde. Van de verenigingen wordt zelfwerkzaamheid verwacht, bijvoorbeeld door meer en andere betrokkenheid van de betrokken vrijwilligers. In het accommodatiebeleid is de rol van de gemeente Menterwolde ten aanzien van accommodaties vastgesteld: ‘Uitgangspunt is dat de gemeente in het accommodatiebeleid een gemeentelijke regierol aanneemt, maar veel zaken in samenspraak en overleg met het maatschappelijk veld en haar burgers ontwikkelt. Dit betekent dat de gemeente in gezamenlijkheid met het maatschappelijk veld en (een vertegenwoordiging van burgers) een visie ontwikkelt voor de toekomstige voorzieningenstructuur (dit is al beschreven in voorliggend accommodatiebeleid) en vanuit deze visie ontwikkelingen initieert of ondersteunt (al dan niet financieel). Er wordt meer dan voorheen uitgegaan van de eigen kracht van de betrokken organisaties vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid met de gemeente’.
1 van 7
Het college heeft besloten om een verkenning uit te voeren naar de tennis- en voetbalaccommodaties, met als doel te komen tot gedeelde verantwoordelijkheid. Het gaat hierbij om het geheel of gedeeltelijk overdragen van taken en verantwoordelijkheden van de gemeente aan de sportvereniging. Het college beoogd hiermee dat niet alleen het beheer en onderhoud maar ook het eigendom van de opstallen wordt overgedragen aan de verenigingen, waarbij een financiële bijdrage vanuit de gemeente blijft voor verbouwingen en groot en technisch onderhoud. Hierdoor kan meer mogelijk worden met hetzelfde of minder gemeentelijk budget t.a.v. het beheer, de realisatie, uitbreiding of vervanging van opstallen (door zelfwerkzaamheid van de verenigingen en het efficiënter uitvoeren van de taken). De verkenning geeft antwoord op de vraag hoe de regierol van de gemeente er concreet uit kan zien ten aanzien van de tennis- en voetbalaccommodaties en onder welke voorwaarden overdracht van het beheer en onderhoud en de opstallen aan de verenigingen mogelijk is. Op basis van de uitkomst van de verkenning kan het college besluiten om aan de raad voor te leggen om accommodaties van de buitensport over te dragen aan de verenigingen. Het overdragen van het eigendom van opstallen is namelijk een bevoegdheid van de raad. 3. Doel en totstandkoming startnotitie De startnotitie beschrijft in grote lijnen de route die in het proces doorlopen moet worden om tot verantwoorde resultaten te komen. De voetbal- en tennisverenigingen zullen met de startnotitie in moeten stemmen zodat de neuzen dezelfde kant op staan. De concept startnotitie is opgesteld door de gemeente Menterwolde en vastgesteld door het college van B&W. Vervolgens wordt het concept toegestuurd aan de besturen van de verenigingen en besproken met hen tijdens een bijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst krijgen de besturen de gelegenheid hun reacties, aanvullingen en suggesties op de notitie kenbaar te maken. De gemeente verwerkt de input van de verenigingen waarna zij een tweede keer worden uitgenodigd om de aangepaste notitie te bespreken en mee in te stemmen. Vervolgens wordt de notitie ter vaststelling voorgelegd aan het college van B&W en de gemeenteraad van Menterwolde. De bespreking van de startnotitie wordt vanuit de gemeente Menterwolde verzorgt door de verantwoordelijk portefeuillehouder en de projectleider. De besturen van de verenigingen wordt gevraagd met een afvaardiging aanwezig te zijn bij de besprekingen. 4. Uitgangspunten bij verkenning Bij de verkenning wordt uitgegaan van de volgende uitgangspunten. Het traject richt zich op de buitensportaccommodaties voor tennis en voetbal: o de opstallen bij de tenniscomplexen (gebouwen, tennisbanen, baanverlichting, hekwerk e.d. voor zover nog geen eigendom van de vereniging), o de opstallen bij de voetbalcomplexen (gebouwen, hekwerk, ballenvangers, doelen, veldverlichting e.d.). De voetbalvelden vallen buiten het traject, dit blijft een gemeentelijke verantwoordelijkheid. De reden is dat het risico op kapitaalvernietiging bij de velden te groot is: onderhoud en beheer van voetbalvelden vraagt kwaliteitsgevoelige werkzaamheden waar specialistische kennis voor nodig is.
2 van 7
Bepaalde werkzaamheden aan de velden kunnen wel door de voetbalverenigingen zelf worden uitgevoerd (zoals kanten maaien en blad vegen). De gemeente heeft hierover al afspraken gemaakt met de voetbalverenigingen. Gedeelde verantwoordelijkheid kan alleen als sprake is van een wilsovereenstemming. Beide partijen (gemeente en verenigingen) moeten instemmen met de overdracht van het beheer en onderhoud van de opstallen. Een gelijke behandeling voor alle verenigingen. Dit betekent dat als met een vereniging niet tot overeenstemming kan worden gekomen, financiële gelijktrekking zal plaatsvinden met de verenigingen die wel het beheer en onderhoud en de opstallen overnemen van de gemeente. Dit is bijvoorbeeld mogelijk door middel van een huurverhoging en doorbelasting aan de vereniging van gemeentelijke heffingen. De over te dragen opstallen worden ‘om niet’ zonder achterstallig onderhoud overgedragen aan de verenigingen. Als er sprake is van vervanging van tennisbanen (als gevolg van achterstallig onderhoud), worden alleen die banen vervangen die benodigd zijn op basis van de norm van de KNLTB. Een objectieve weergave van de staat van onderhoud van de opstallen vindt plaats (nulmeting) waarbij een Meerjaren Onderhoudsplanning (MOP) voor de komende 10 jaar wordt opgesteld. Aangezien het college op 3 juli 2014 aan de gemeenteraad de toezegging heeft gedaan dat voor de raadsvergadering van 25 september 2014 de uitkomst van de nulmeting van de tennisbanen beschikbaar is, is dit onderdeel van de nulmeting naar voren gehaald in de tijdsplanning. De nulmeting van de overige opstallen bij de tennisverenigingen (gebouwen, hekwerk, baanverlichting e.d.) wordt meegenomen bij de nulmeting naar de opstallen bij de voetbalcomplexen. De gemeente blijft, na overdracht van de opstallen, zeggenschap behouden over de bestemming en het gebruik van de opstallen. Dit gezien het strategische belang van de gebouwen. Het juridisch eigendom van de opstallen blijft bij de gemeente. De te kiezen juridische vorm moet hierin voorzien. De gemeente voert, na overdracht van de opstallen, een jaarlijkse schouw uit van de opstallen. Enerzijds houdt de gemeente hierdoor zicht op de staat van onderhoud van de opstallen en anderzijds kunnen de verenigingen gebruik maken van de bouwkundige expertise van de gemeente. Verenigingen zijn (na overdracht) financieel niet in staat alleen verbouwingen en het groot en technisch onderhoud van de opstallen te financieren. Daarom wordt verkend of de gemeente kan voorzien in een bijdrage hiertoe via een in te stellen accommodatiefonds. De verkenning moet zicht geven op de financiële consequenties van overdracht van het beheer en onderhoud en het eigendom van de opstallen voor zowel de gemeente Menterwolde als de verenigingen.
5. Proces verkenning Het proces voor het uitvoeren van de verkenning bestaat uit een aantal onderdelen. A. Nulmeting en MOP tennisbanen Op basis van een uit te voeren nulmeting is door een onafhankelijk derde (Grontmij) in beeld gebracht wat de staat van onderhoud van de tennisbanen is.
3 van 7
Deze organisatie heeft eveneens in beeld gebracht wat de kosten zijn voor het wegwerken van het achterstallig onderhoud en de onderhoudskosten voor de komende 10 jaar. Deze rapportage is ter instemming voorgelegd aan de besturen van de tennisverenigingen en vervolgens op 25 september 2014 ter vaststelling aan de gemeenteraad van Menterwolde aangeboden. Op basis hiervan heeft de raad ingestemd met de uitkomsten van de nulmeting en besloten om twee tennisbanen in Meeden te gaan vervangen in 2015. B. Startnotitie Een concept startnotitie wordt opgesteld, deze geeft het kader weer waarbinnen de verkenning plaatsvindt. College van B&W neemt kennis van de concept startnotitie. Bespreking concept startnotitie met en instemming door de verenigingen (tennis en voetbal). Aanpassen concept startnotitie op basis van input verenigingen. Besluitvorming door college van B&W over startnotitie (incl. voorstel aanbieding startnotitie aan de raad). Behandeling startnotitie in gemeenteraad (incl. beschikbaar stellen budget voor uitvoeren nulmeting naar opstallen tennis- en voetbalterreinen). C. Nulmeting en MOP opstallen (exclusief tennisbanen) bij de tennis- en voetbalcomplexen. Op basis van een uit te voeren nulmeting door een onafhankelijk derde wordt in beeld gebracht wat de staat van onderhoud van de opstallen is. Door een onafhankelijk derde wordt een Meerjaren onderhoudsprogramma (MOP) opgesteld voor de opstallen. Een dergelijk bureau brengt de totale onderhoudskosten over een periode van 10 jaar, inclusief achterstallig onderhoud, cijfermatig en beschrijvend in beeld. De uitkomst van de nulmeting wordt ter reactie en instemming voorgelegd aan de verenigingen (voetbal en tennis). Aanpassen nulmeting en MOP op basis van input verenigingen. D. Uitkomst verkenning De uitkomst van de verkenning worden verwoord in een document (met nulmeting en MOP als bijlagen). In de rapportage wordt ingegaan op de vraag wat de verenigingen willen, staat van onderhoud van de opstallen, de kosten voor wegwerken achterstallig onderhoud, de jaarlijkse onderhoudskosten (na wegwerken achterstallig onderhoud), de meest geschikte juridische vorm, hoe na overdracht een accommodatiefonds kan voorzien in een bijdrage voor groot onderhoud aan de opstallen (inhoudelijk en financieel). Met bovenstaande informatie worden de structurele kosten voor de verenigingen en de gemeente (als gevolg van overdracht van opstallen) inzichtelijk. Concept rapportage uitkomst verkenning bespreken met en instemming door de verenigingen (tennis en voetbal). Rapportage uitkomst verkenning vaststellen door college (incl. voorstel aanbieding rapportage aan de raad). Behandeling rapportage uitkomst verkenning in gemeenteraad (incl. beschikbaar stellen budget voor wegwerken achterstallig onderhoud).
4 van 7
E. Wegwerken achterstallig onderhoud en daadwerkelijke overdracht Als de gemeenteraad de daarvoor benodigde middelen beschikbaar stelt, zorgt de gemeente voor haar rekening voor het wegwerken van het achterstallig onderhoud. Na wegwerken van het achterstallig onderhoud vindt daadwerkelijke overdracht van de opstallen plaats (als zijnde uitvoering van besluit gemeenteraad). Na overdracht wordt het accommodatiefonds ingesteld. 6. Welke opstallen Het traject van gedeelde verantwoordelijkheid heeft betrekking op de opstallen bij de tennis- en voetbalverenigingen, voor zover de opstallen nu eigendom zijn van de gemeente Menterwolde. Het gaat hierbij om de volgende objecten: Tennisverenigingen Tennisbanen Afrastering (zoals hekwerk) Baan- en terreinverlichting Aanwezige gebouwen op terrein (zoals kleedkamers en kantine) Overige aanwezige objecten Voetbalverenigingen Afrastering (zoals hekwerk) en veldafscheiding Veld- en terreinverlichting Aanwezige gebouwen op terrein (zoals kleedkamers en kantine) Ballenvangers Doelen Dug-outs Overige aanwezige objecten In overleg met de verenigingen wordt per vereniging een lijst opgesteld van de opstallen waar het om gaat. Deze lijst zal als bijlage worden toegevoegd aan de definitieve startnotitie. 7. Projectorganisatie Het proces van gedeelde verantwoordelijkheid is gebaat bij een heldere structuur. Dit voorkomt onduidelijkheden gaande het traject. Van belang is dat wordt gewerkt met een vaste groep vertegenwoordigers vanuit de gemeente en de tennis- en voetbalverenigingen. Het is namelijk niet constructief als steeds andere mensen om tafel zitten. Deze vaste groep vormen samen een projectgroep die op gezette tijden bij elkaar komt, bijvoorbeeld voor het bespreken van de uitkomst van de nulmeting en het document waarin de uitkomst van de verkenning is opgenomen. Om de projectgroep slagvaardig te kunnen laten werken, moeten er niet teveel mensen in de projectgroep zitten. Daarom wordt voorgesteld om voor de projectgroep uit te nodigen:
Een bestuurder van ZNC Een bestuurder van vv Muntendam Een bestuurder van vv Meeden 5 van 7
Een bestuurder van tennisvereniging Muntendam Een bestuurder van tennisvereniging Meeden Een bestuurder van tennisvereniging Zuidbroek
Vanuit de gemeente Menterwolde wordt aan de projectgroep deelgenomen door: • Gespreksleider vanuit de gemeente Menterwolde (projectleider of gemeentesecretaris) • Medewerker van de gemeente Menterwolde voor de verslaglegging Daarnaast kunnen op afroep ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie en/of externe expertise worden toegevoegd aan de projectgroep . De projectleider zorgt voor de afstemming met de verantwoordelijk portefeuillehouder bij de gemeente Menterwolde. De projectgroep wordt ingesteld nadat de startnotitie is vastgesteld door de gemeenteraad. 8. Juridische vorm Het overdragen van opstallen moet juridisch goed geregeld worden. Dit is zowel van belang voor de gemeente (huidige eigenaar) als de verenigingen (toekomstige eigenaar). Onderdeel van het te lopen proces is dat duidelijk wordt welke juridische vorm het best passend is. Voor de gebouwen is het uitgangspunt dat het juridisch eigendom bij de gemeente blijft. Dit gezien het strategische belang van de gebouwen (algemeen belang). Gekeken moet worden welke juridische vorm hierin kan voorzien (bijvoorbeeld recht van opstal, recht van erfpacht of overdracht economisch eigendom). Van belang is om vast te leggen dat een gebouw terugvalt aan de gemeente op het moment dat de vereniging wordt beëindigd. Na overdracht van de gebouwen wordt de vereniging verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de gebouwen. De overige opstallen (zijnde geen gebouwen, zoals hekwerk, ballenvangers, baan- en veldverlichting, dug-outs) moeten ook op een juridisch passende vorm worden overgedragen. 9. Financiële aspecten Het proces van gedeelde verantwoordelijkheid brengt eenmalige kosten met zich mee. Deze zijn voor rekening van de gemeente. Projectleider: inzet wordt uitgevoerd door een medewerker van de gemeente. Uitvoeren nulmeting en opstellen Meerjaren Onderhoudsplanning voor de opstallen. Het hiervoor benodigde bedrag wordt meegenomen bij het voorleggen van de startnotitie aan de raad. Wegwerken achterstallig onderhoud opstallen (op basis van uitkomsten nulmeting). Het benodigde bedrag wordt inzichtelijk op basis van de nulmeting en wordt voorgelegd aan de raad bij het aanbieden van de rapportage over de uitkomsten van de verkenning. Kosten voor juridische vorm (bijvoorbeeld akte van opstal wordt gevestigd via een notariële akte).
6 van 7
10.
Besluitvormingstraject en tijdsplanning
Onderdeel Tennis- en voetbalverenigingen ontvangen uitnodiging voor bespreken concept startnotitie (concept startnotitie wordt meegestuurd). Bespreken concept startnotitie met de tennis- en voetbalverenigingen Verwerken opmerkingen verenigingen en formuleren eindversie startnotitie Toesturen aangepaste startnotitie voor tweede bespreking met de verenigingen. Tweede bespreking met verenigingen t.b.v. instemming met startnotitie. Besluitvorming college over startnotitie. Vaststellen startnotitie door gemeenteraad Uitvoeren nulmeting en opstellen Meerjaren Onderhoudsplanning voor de opstallen door een onafhankelijk derde1. Verzamelen gegevens t.b.v. verkenning (juridische vorm, kaders accommodatiefonds) door de gemeente. Bespreken uitkomsten nulmeting, Meerjaren Onderhoudsplanning, juridische vorm en wat de verenigingen willen (t.a.v. overdracht) met de projectgroep (met als doel: overeenstemming met de verenigingen). Opstellen rapportage uitkomst verkenning. Vaststellen rapportage uitkomst verkenning door de projectgroep. Besluitvorming door college en raad (rapportage uitkomst verkenning). Uitvoering geven aan besluit gemeenteraad: wegwerken achterstallig onderhoud opstallen en overdracht van (het beheer en onderhoud van) de opstallen.
Tijdsperiode Laatste week oktober 2014
26 november 2014 Eerste en tweede week december 2014 Derde week december 2014 Tweede week januari 2015 (datum wordt ingepland tijdens eerste bijeenkomst met verenigingen). Eind januari/begin februari 2015 Maart 2015 April t/m mei 2015
Juni t/m september 2015
Oktober 2015 November 2015 December 2015/ januari 2016 Februari t/m juni 2016
1
De nulmeting en de Meerjaren Onderhoudsplanning voor de tennisbanen is in het najaar van 2014 uitgevoerd en vastgesteld door de raad op 25 september 2014. De uitkomsten van deze nulmeting worden toegevoegd aan de uitkomsten van de nulmeting naar de overige opstallen bij de tennis- en voetbalverenigingen.
7 van 7
