Concept Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gebiedscommissies van de gemeente Rotterdam Gelet op artikel 14 van de Verordening op de gebiedscommissies 2014 Artikel 1 Openbaarheid vergadering De vergaderingen en activiteiten van de gebiedscommissie worden in de regel in het gebied en in het openbaar gehouden. Artikel 2 De voorzitter De voorzitter is belast met: 1. het leiden van de vergaderingen en de activiteiten van de gebiedscommissie; 2. het handhaven van de orde; 3. het zorgen voor de naleving van dit reglement. Artikel 3 Tijdstip vergaderingen gebiedscommissie 1. De vergaderingen van de gebiedscommissie vinden plaats op een door de gebiedscommissie te bepalen dag en tijdstip. 2. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en/of aanvangstijdstip bepalen. Artikel 4 Oproep vergadering 1. De voorzitter roept de leden ten minste vijf werkdagen van tevoren schriftelijk of digitaal tot de vergadering op. 2. Met de oproeping wordt kennis gedaan van dag, tijdstip en plaats van de vergadering alsmede de agenda en de daarbij behorende voorstellen. 3. Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering alsmede de agenda ter openbare kennis door het plaatsen daarvan op de website www.rotterdam.nl. Artikel 5 De agenda 1. Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast. 2. Bij aanvang van de vergadering stelt de gebiedscommissie de agenda definitief vast. Op voorstel van een lid van de gebiedscommissie of de voorzitter kan de gebiedscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 3. Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter, kan de gebiedscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. 4. Vast agendapunt op de agenda en in de besluitenlijst van de vergaderingen is het overzicht met de stand van zaken van alle door de inwoners van het gebied of namens de commissie in gang gezette participatieprocessen en initiatieven. 5. Vast agendapunt aan het begin van de vergadering is de gelegenheid voor inwoners en belanghebbenden om gedurende maximaal een half uur antwoord of reactie te krijgen op vragen of opvattingen gericht aan de gebiedscommissie. Artikel 6 Agendavoorstel 1. Ieder lid of inwoner van het gebied heeft het recht een agendavoorstel in te dienen. 2. Een agendavoorstel wordt alleen in behandeling genomen, indien het schriftelijk of digitaal bij de voorzitter is ingediend. 3. De voorzitter plaatst het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering, tenzij de oproep hiervoor reeds verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst. 4. De behandeling van het voorstel vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen zijn behandeld, tenzij de gebiedscommissie oordeelt dat het voorstel met het oog op
de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp dient te worden behandeld danwel op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst moet worden. 5. De gebiedscommissie neemt een voorstel niet in behandeling indien het voorstel in strijd is met een wet of regel ingevolge de wet, in strijd is met de Verordening gebiedscommissies 2014 of in strijd met dit reglement. Artikel 7 Verhindering tot bijwoning vergadering Het lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft daarvan vóór het begin van de vergadering kennis aan de voorzitter. Artikel 8 Presentielijst 1. De leden tekenen na binnenkomst in de vergaderzaal de presentielijst. De presentielijst wordt na afloop van de vergadering gesloten en door de voorzitter en de secretaris ondertekend. 2. Een lid dat vóór het sluiten van de vergadering de vergadering verlaat, geeft daarvan (bij het verlaten) kennis aan de secretaris die van de mutatie in de presentielijst en in het verslag melding maakt. 3. Zolang een lid zich niet op de in het tweede lid bedoelde wijze heeft afgemeld en daarvan in de presentielijst of verslag geen aantekening is gemaakt, wordt het lid geacht niet aanwezig te zijn geweest en wordt op de presentielijst het lid als afwezig geregistreerd. Artikel 9 Opening vergadering, ontbreken quorum 1. De vergadering wordt door de voorzitter geopend op het tijdstip waarop zij is belegd, indien een meerderheid van de leden van de gebiedscommissie blijkens de presentielijst aanwezig is. 2. Wanneer een kwartier na de voor de vergadering bepaalde tijd de vereiste meerderheid niet aanwezig is, deelt de voorzitter mede dat de vergadering niet kan worden gehouden en wordt deze naar een later tijdstip en of nieuwe dag verdaagd en zonder quorumvereiste gehouden nadat deze opnieuw op basis van dit reglement is uitgeschreven. Artikel 10 Verslaglegging 1. Van iedere vergadering wordt een verslag en audio(visuele) opname gemaakt. 2. Het verslag bevat ten minste: a. de namen van de aanwezigen; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; c. een zakelijke samenvatting van het besprokene. d. de adviezen en of conclusies van de commissie, inclusief een zakelijke samenvatting van de minderheidsopvatting(en). 3. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de voorzitter en wordt zo snel mogelijk in ontwerp en later als vastgesteld verslag geplaatst op de webpagina's van de gebiedscommissie binnen de gemeentelijke website www.rotterdam.nl. 4. Het ontwerpverslag van de voorgaande vergadering wordt in beginsel aan de leden toegezonden gelijktijdig met de oproep voor de vergadering. 5. Het ontwerpverslag wordt vastgesteld in de eerstvolgende vergadering, nadat het ter kennis is gebracht van de deelnemers. 6. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend en wordt vervolgens, rekening houdend met wettelijke voorschriften, gearchiveerd. Artikel 11 Voorstellen van orde 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. 3. Over een voorstel van orde beslist de gebiedscommissie terstond. 4. Bij het staken van stemmen wordt een ordevoorstel geacht niet te zijn aangenomen.
Artikel 12 Beledigende uitdrukkingen 1. Indien een spreker zich beledigende of ongepaste uitdrukkingen veroorlooft of op welke wijze dan ook de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Hetzelfde geldt indien naar het oordeel van de voorzitter een spreker afwijkt van het onderwerp of naar het oordeel van de voorzitter in herhaling valt. 2. Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of ongepaste uitdrukkingen, het storen van de orde of het afwijken van het onderwerp in beraadslaging, ontneemt de voorzitter hem het woord. In de vergadering waarin dit plaats heeft, mag het lid van wie het woord is ontnomen, aan de beraadslagingen over het onderwerp in behandeling niet meer deelnemen. Artikel 13 Schorsing vergadering De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. Artikel 14 Het woord voeren door derden 1. De gebiedscommissie kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de gebiedscommissie voorafgaand aan een agendapunt het woord kunnen voeren over dat agendapunt. 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van de gebiedscommissie genomen. Artikel 15 Beraadslaging 1. De gebiedscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid van de gebiedscommissie besluiten over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. 2. De secretaris kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen. Artikel 16 Beslissing 1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging. 2. Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt de stemming plaats over het voorstel in zijn geheel, zoals het dan luidt, tenzij geen stemming wordt gevraagd. 3. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen eindbeslissing. Artikel 17 Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de gebiedscommissie tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren. Artikel 18 Stemming 1. De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen. 2. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in het verslag vragen, dat zij hebben tegengestemd of zich van stemming hebben onthouden. 3. Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden verplicht zijn stem uit te brengen. 4. De leden brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging. 5. Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later,
dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist. In de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering. 6. Een lid van de gebiedscommissie neemt niet deel aan de stemming over: a) een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat;. b) de vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort; c) het verlenen of vaststellen van subsidie aan een subsidiënt als bedoeld in artikel 3 van de Subsidieverordening Rotterdam, waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken. 7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit. Alle leden van de commissie zijn behoudens dit artikel gehouden hun stem voor of tegen uit te brengen. Artikel 19 Toehoorders en pers 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen. Artikel 20 Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering van de gebiedscommissie geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Artikel 21 Verbod gebruik mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen In de vergaderzaal, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan. Artikel 22 Besloten vergadering 1. De voorzitter verzoekt anderen dan de leden van de gebiedscommissie de zaal te verlaten met uitzondering van de secretaris en andere door hem aan te wijzen ambtenaren. 2. Het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage. 3. Het verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de gebiedscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. 4. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend. 5. De commissie bepaalt in openbaarheid om besloten te vergaderen, dit kan op voorstel van de voorzitter of een van de leden, of is verplicht indien de raad, het college van burgemeester en wethouders, dan wel de burgemeester dit heeft besloten. De voorzitter of een lid van de commissie kunnen voorstellen doen ook anderen dan de leden van de commissie, de secretaris en de commissieondersteuner tot dit besloten deel van de vergadering toe te laten. De commissie beslist hier terstond over. 6. Adviezen en conclusies worden in alle gevallen in de openbaarheid van vergaderingen geformuleerd.
Artikel 23 Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de voorzitter in het geval het gebiedseigen aangelegenheden betreft en beslist de burgemeester als het een generiek toepassingsvraagstuk betreft. Artikel 24 Ondersteuning vergadering en activiteiten 1. De gebiedsdirecteur, is secretaris van de gebiedscommissie, is eerstverantwoordelijk ambtelijk aanspreekpunt voor het gebied, is aanwezig tijdens de vergaderingen en activiteiten en neemt daaraan desgevraagd deel. 2. De secretaris ondersteunt de voorzitter bij alle werkzaamheden die op basis van dit reglement aan de voorzitter zijn toebedeeld. 3. De secretaris wordt ondersteund door de commissieondersteuner die de rol van uitvoerend secretaris vervult.. 4. De commissieondersteuner is tijdens de vergaderingen en activiteiten aanwezig, ondersteund de secretaris van de vergadering, draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en nazorg van de vergaderingen en activiteiten. Artikel 25 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 20 maart 2014.
Aldus vastgesteld op xx-xx-2013,
de Burgemeester,
ing. A. Aboutaleb
