Reglement van Orde Reglement voor vergaderingen van de Rekenkamercommissie van de gemeente Zeist
Vastgesteld tijdens de vergadering van de Rekenkamercommissie op 21 maart 2011
Maart 2011
11GRIF070
Hoofdstuk 1:
Algemene Bepalingen
Artikel 1: Begripsbepalingen. In dit reglement wordt verstaan onder: 1. De rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Zeist die door de raad is ingesteld door vaststelling van de Verordening op de Rekenkamercommissie 2011 op 31 maart 2011. 2. Voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie. 3. Plaatsvervangend voorzitter: de plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamercommissie. 4. Externe leden: de leden van de rekenkamercommissie niet zijnde raadslid in de gemeente Zeist. 5. Raadsleden: de vaste leden van de rekenkamercommissie tevens zijnde raadslid in de gemeente Zeist. 6. Burgerlid wisselspeler respectievelijk raadslid wisselspeler: de leden van de rekenkamercommissie die geen raadslid of extern lid zijn, die voor de duur van één onderzoek op basis van specifieke kennis deelnemen aan de rekenkamercommissie 7. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist. 8. Raad: de gemeenteraad van Zeist 9. Adviseur/Griffier: de raadsgriffier van de gemeente Zeist, 10. Adjunct-griffier: de plaatsvervangend griffier van de gemeente Zeist. 11. Ambtelijk secretaris: de ambtelijke ondersteuning die door de raad aan de Rekenkamercommissie ter beschikking is gesteld. Artikel 2: De voorzitter. 1. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden op voordracht van de Rekenkamercommissie benoemd door de raad. De bepalingen hiervoor zijn opgenomen in de Verordening Rekenkamercommissie Zeist 2011 2. De voorzitter is belast met: a. Het leiden van de vergadering. b. Het doen naleven van dit reglement van orde. c. De eindverantwoordelijkheid voor de algemene communicatie zowel naar stad, raad als naar de gemeentelijke organisatie en instellingen die onderwerp zijn van onderzoek. d. Het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamercommissie (inhuur van capaciteit, extern onderzoek etc.). e. Het dagelijks begeleiden van het onderzoek waarvan hij als trekker benoemd is. f. De (dagelijkse) aansturing van de ambtelijk secretaris Rekenkamercommissie 3. a. b. c.
De plaatsvervangend voorzitter is belast met: Het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid. Het leiding geven aan onderzoeken waarbij de voorzitter terug treedt ter voorkoming van belangenverstrengeling. Het dagelijks begeleiden van het onderzoek waarvan hij als trekker benoemd is.
Artikel 3: De leden. 1. Tot de verantwoordelijkheden van de leden behoren: a. Het in gezamenlijkheid met voorzitter en ambtelijk secretaris Rekenkamercommissie vormgeven aan het onderzoeksprogramma, de opzet van afzonderlijk onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een verslag van de werkzaamheden. b. De externe communicatie in alle voorkomende gevallen.
DEFINITIEF 21 maart 2011
2
Artikel 4: Ambtelijk secretaris Rekenkamercommissie 1. De ambtelijk secretaris van de Rekenkamercommissie draagt zorg voor de dagelijkse voortgang van de activiteiten van de rekenkamercommissie. 2. De ambtelijk secretaris van de Rekenkamercommissie signaleert tijdig ontwikkelingen en voorziet de leden van de rekenkamercommissie van informatie. 3. De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie is in elke vergadering van de rekenkamercommissie aanwezig. 4. Bij zijn/haar verhindering of afwezigheid wordt de ambtelijk secretaris vervangen door de griffier of zijn vervanger. 5. De ambtelijk secretaris bereidt, in overleg met de voorzitter, vergaderingen van de rekenkamercommissie voor. 6. De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor het schrijven van de notulen van de vergadering. 7. De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding van extern onderzoek, respectievelijk van ingeschakelde onderzoekscapaciteit. 8. De ambtelijk secretaris neemt desgewenst deel in het onderzoek van de rekenkamercommissie. Artikel 5: Griffier (adviseur) 1. De griffier is benoemd als adviseur van de Rekenkamercommissie. 2. De griffier is verantwoordelijk voor een adequate ondersteuning van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. 3. De griffier zoekt samen met de Rekenkamercommissie een ambtelijk secretaris die benoemd wordt door de raad. 4. De griffier kan gevraagd en ongevraagd bij de vergaderingen van de Rekenkamercommissie aanwezig zijn. Hoofdstuk 2: Vergaderingen Artikel 6: Oproep, Agenda en Jaarplanning 1. De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden plaats op verzoek van de voorzitter en zo dikwijls als de meerderheid van de leden dit nodig oordeelt. 2. Jaarlijks stelt de Rekenkamercommissie een vergaderplanning vast. 3. De agenda wordt op de website van de gemeente Zeist gepubliceerd. Artikel 7: Aanwezigheid, afwezigheid en vervanging leden. 1. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de ambtelijk secretaris of voorzitter weten. 2. Bij verhindering van de voorzitter zit de plaatsvervangend voorzitter de vergadering voor. In geval van verhindering van beiden, zal de vergadering worden opgeschort. 3. Bij verhindering van twee of meer leden kan de voorzitter besluiten de vergadering op te schorten. 4. Het werk van de Rekenkamercommissie in lopende onderzoeken is vertrouwelijk. Leden van de Rekenkamercommissie zijn aan deze vertrouwelijkheid gebonden. 5. Indien een lid op enigerlei wijze betrokken is (geweest) dan wel een (schijnbaar) belang kan hebben bij het onderwerp dat door de rekenkamercommissie wordt behandeld, dan dient deze dat te melden bij de voorzitter. Artikel 8: Verslaglegging. 1. De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie stelt het verslag op van de vergadering van de rekenkamercommissie. 2. Het verslag wordt in de eerst volgende rekenkamercommissie vergadering vastgesteld. 3. De verslagen van vergaderingen zijn, voor wat betreft lopend onderzoek, niet openbaar ten tijde van het onderzoek. Zodra het onderzoek afgerond is en besproken in de raad worden de verslagen van de rekenkamercommissie openbaar. 4. Vergaderverslagen worden, rekeninghoudend met lid 3, aangepast op de website van de gemeente Zeist geplaatst. Zodra een onderzoek afgerond is wordt de verslaglegging ingevoegd. Artikel 9: Wijze van overleg en stemmingen.
DEFINITIEF 21 maart 2011
3
1. 2. 3. 4. 5. 6.
De leden van de rekenkamercommissie streven er naar om over formuleringen, conclusies en aanbevelingen consensus te bereiken. Alle besluiten worden bij meerderheid der stemgerechtigden opgemaakt. Bij staken van stemmen is de stem van de voorzitter bepalend. Stemgerechtigden zijn de leden van de rekenkamercommissie en niet de ambtelijk secretaris en adviseur van de Rekenkamercommissie. Zij hebben slechts een adviserende rol. Een stemming is alleen geldig indien meer dan de helft van de leden aan de vergadering heeft deelgenomen. Indien niet aan lid 4 voldaan is, wordt de stemming op nieuw verricht tijdens de volgende vergadering. Ongeacht het aantal dan aanwezige leden wordt een besluit genomen. Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter machtigen namens hem/haar te stemmen.
Hoofdstuk 3: Werkwijze. Artikel 10: Onderzoeksprotocol. De rekenkamercommissie stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de rekenkamercommissie bij de uitvoering van onderzoeken. Artikel 11: Jaarplan. De rekenkamercommissie stelt een jaarplan op. In het jaarplan wordt beschreven welke onderzoeken en overige activiteiten de rekenkamercommissie ter hand zal nemen. Artikel 12: Communicatie. 1. De onderzoeksrapporten zullen worden aangeboden aan de raad, het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en overige betrokkenen. 2. Het onderzoeksprotocol en overige relevante stukken zullen ter kennisname worden aangeboden aan de raad, het college en de leden van het managementteam. 3. Alle relevante openbare informatie van de rekenkamercommissie zal toegankelijk worden gemaakt via de website van de gemeente met een link naar de rekenkamercommissie. De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de website ligt bij de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie. Artikel 13: Jaarverslag. 1. De ambtelijk secretaris stelt een jaarverslag op over de werkzaamheden van het voorgaande jaar. 2. Het jaarverslag wordt vastgesteld door de Rekenkamercommissie. 3. De verslag wordt uiterlijk 1 juni maar in elk geval voor de voorjaarsnota, na afloop van het verslagjaar door de rekenkamercommissie vastgesteld en wordt ter kennisname aan de raad toegezonden. Hoofdstuk 4: Middelen Artikel 14: Budget, Budgethouder en Kredietbeheerder. 1. De voorzitter van de rekenkamercommissie is bevoegd binnen een haar bij de begroting door de raad beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen. Voor de besteding van deze uitgaven is de rekenkamercommissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de raad. 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van; de vergoedingen aan de externe leden, de ambtelijk secretaris, interne onderzoeksmedewerkers, externe deskundigen die door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld, eventuele overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. 3. De personele kosten van de ambtelijk secretaris en adviseur zijn niet onder gebracht in het onderzoeksbudget van de Rekenkamercommissie 4. De adviseur van de rekenkamercommissie (=griffier) treedt op als feitelijk budgethouder van het budget voor de rekenkamercommissie. 5. De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie treedt op als kredietbeheerder van het budget voor de rekenkamercommissie. 6. De rekenkamercommissie schakelt bij de haar onderzoeken externe deskundigheid in. De kosten van deze externe deskundigheid worden gebracht ten laste van het budget van de rekenkamercommissie.
DEFINITIEF 21 maart 2011
4
Hoofdstuk 5: Slotbepaling Artikel 15: Slotbepaling. Alles wat niet door dit reglement is bepaald kan door de Rekenkamercommissie worden besloten met in achtneming van de Verordening op de Rekenkamercommissie Het reglement van orde is vastgesteld in de rekenkamercommissie vergadering van 28 februari 2011 en vervangt zijn voorganger.
W.H. Bak Voorzitter
DEFINITIEF 21 maart 2011
5
