CONCEPT HUISHOUDELIJK REGLEMENT OUDERRAAD OBS DE ONTDEKKING juni 2015
DEFINITIE Artikel 1 Ouders: de ouders, voogden en verzorgers van de leerlingen die aan school zijn ingeschreven. Ouderraad (hierna OR): de geledingenraad van ouders. Leden: ouders die zitting hebben in de ouderraad. Wet: de Wet Medezeggenschap op Scholen, 2013. Medezeggenschapsraad (hierna MR): de medezeggenschapsraad als bedoeld in art. 3 van de Wet Medezeggenschap op Scholen. Oudergeleding van de medezeggenschapsraad (hierna OMR): ouders die zitting hebben in medezeggenschapsraad. Directie: directeur van de school Schoolbestuur: het bestuur van het openbaar primair onderwijs (ook welbevoegd gezag genoemd), met inachtneming van door hen te stellen regels. Dagelijks bestuur: voorzitter, secretaris, penningmeester van de ouderraad. Artikel 2 De OR functioneert onder de verantwoordelijkheid van de OMR. De fianciele administratie wordt ondergebracht bij de school op een aparte zelfstandige grootboekrekening. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Artikel 3 De OR heeft tot taak: 1. een bijdrage te leveren aan de positieve ontwikkeling van de school en het openbare karakter ervan mede te bevorderen; de OR is verantwoordelijk voor het organiseren van de activiteiten die geen betrekking hebben op lesgevende taken. Als er onder ouders ideeën, initiatieven etc. leven die betrekking hebben op de te organiseren activiteiten, worden deze ideeën en initiatieven in de vergadering van de OR besproken. Zaken die betrekking hebben op beleid van de school kunnen door ouders rechtstreeks bij de OMR worden neergelegd. De OR kan signalen opvangen van ouders. De OR geeft deze informatie vervolgens door aan de OMR. In de MR worden uiteindelijke beleidsbeslissingen genomen. 2. de belangstelling voor en betrokkenheid van ouders bij de school te bevorderen, door laagdrempelig proberen te zijn; 3. te bevorderen dat ouders ondersteunende werkzaamheden voor de school kunnen verrichten; 4. activiteiten te organiseren, zoals evenementen voor en door de leerlingen, ouderavonden en vergaderingen; SAMENSTELLING, KANDIDAATSTELLING EN VERKIEZING Artikel 4 1. 2.
Iedere ouder is bevoegd zichzelf kandidaat te stellen voor de OR. Er zijn 15 zetels beschikbaar, inclusief dagelijks bestuur. Er wordt gestreefd naar een evenredige verdeling van ouders over de groepen. 1
3. 4. 5.
6.
7. 8. 9.
Wanneer er voldoende kandidaten zijn worden verkiezingen gehouden. Wanneer er onvoldoende kandidaten zijn voor de vacatures kan het dagelijks bestuur mensen benaderen op voordracht van ouders of teamleden. De OR stelt de ouders tenminste drie weken voor de verkiezingen schriftelijk op de hoogte van de datum waarop de verkiezing van de leden van de ouderraad zal plaatsvinden. De OR maakt de ouders er op attent dat zij zich kandidaat kunnen stellen. De OR bestaat uit (ten minste) drie leden, die worden gekozen door alle ouders van de school bij geheime stemming. De volgorde van de aantallen op de kandidaten uitgebrachte stemmen wijst aan wie zijn gekozen. Bij een gelijk aantal stemmen beslist het lot. De stemmen worden geteld door 1 MR-lid en 1 bestuurslid van de OR. De jaarlijkse verkiezing vindt plaats voor één december van elk schooljaar Indien niet meer kandidaten zijn gesteld dan zetels in de OR beschikbaar zijn, vindt geen verkiezing plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. Uit eenzelfde gezin kan niet meer dan één persoon lid zijn van de OR.
Artikel 5 1. Leden bij een jaarlijkse verkiezing gekozen, hebben zitting voor twee jaar. In tussentijdse vacatures wordt voorzien uiterlijk bij de eerstvolgende jaarlijkse verkiezing. Degene die in een tussentijdse verkiezing wordt gekozen treedt in het rooster van aftreden in de plaats van diegene die hij/zij opvolgt. 2. Elk jaar treedt volgens een door de OR vast te stellen rooster, een aan de zittingstermijn gerelateerd deel van de leden af. De aftredende leden zijn terstond herkiesbaar, indien zij op het tijdstip van de verkiezingen behoren tot de ouders. 3. Zodra leden niet langer tot de ouders van de school behoren, worden zij geacht geen deel meer uit te maken van de OR. Artikel 6 1.
2. 3.
De OR kiest jaarlijks, na de verkiezingen, uit de leden een voorzitter, secretaris en penningmeester, die samen het dagelijks bestuur vormen. Binnen de OR worden tevens plaatsvervangers voor deze functies aangewezen. Het dagelijks bestuur is verantwoording schuldig aan de OR. Controle op financiën wordt gedaan door de OMR. De voorzitter deelt de samenstelling van de OR en van het dagelijks bestuur binnen twee weken na de verkiezing mee aan de ouders, de directie en de OMR. Vacatures die open blijven in het dagelijks bestuur kunnen ingevuld worden door andere personen buiten de OR. Het penningmeesterschap kan door de school uitgevoerd worden.
WERKWIJZE & (JAAR)VERGADERING Artikel 7 1. De OR vergadert in beginsel in het openbaar. 2. Als contactpersoon namens het schoolteam is de directeur of een teamlid aanwezig bij de vergadering. Doel hiervan is om contacten te onderhouden, informatie aan elkaar uit te wisselen in het belang van activiteiten die voor de kinderen gedaan worden. Artikel 8 1. De voorzitter is belast met het bijeenroepen en leiden van de vergadering van de OR. De voorzitter bepaalt de loop en de orde van de vergaderingen. 2. De leiding van de vergadering berust bij de voorzitter van de OR. Hij/zij is bevoegd de leiding over te dragen aan anderen, wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven 3. Hij/zij roept de leden (tenminste) zesmaal per jaar bijeen. 2
4. 5.
6.
7. 8.
Tenminste eenmaal per jaar belegt de OR een jaarvergadering gezamenlijk met de OMR. De OR belegt ook een vergadering indien tenminste tien procent van de ouders, die geen zitting hebben in de OR, daartoe de wens te kennen geeft. De vergadering wordt belegd binnen één maand nadat het verzoek is ontvangen. Voor één december van elk schooljaar wordt de jaarvergadering, waar ook verkiezingen worden gehouden, gewijd aan de bespreking van het inhoudelijke en financiële jaarverslag en het nieuwe jaarplan van de OR. Tevens worden dan, op voorstel van de OR, de hoogte van de vrijwillige ouderbijdrage en de begroting vastgesteld door de OMR. De uitnodiging voor de jaarvergadering, die tevens de agenda bevat, wordt ten minste drie weken voor de jaarvergadering verzonden. De voorzitter tekent de brieven die namens de OR uitgaan.
Artikel 9 1. De secretaris is belast met de correspondentie, het maken van de notulen van de vergaderingen van de OR en van de jaarvergadering en met het beheer van het archief van de OR. Hij/zij doet tenminste één maal per jaar, in ieder geval ten behoeve van de jaarvergadering, schriftelijk verslag aan de aanwezige ouders, de OR en de OMR over de werkzaamheden van de OR. Artikel 10 1. 2.
3. 4. 5.
De penningmeester beheert de door ouders verstrekte gelden van de vrijwillige ouderbijdrage en andere bronnen van inkomsten ten behoeve van de kinderen en de OR. De penningmeester maakt jaarlijks een financieel verslag en stelt de begroting op voor het komend jaar. Dit gebeurt per schooljaar. Ten minste twee keer per jaar presenteert de penningmeester een financieel overzicht aan de OR, eenmaal een tussentijds overzicht en eenmaal het financiële jaarverslag met de begroting. Aan de hand van jaarrekening en begroting wordt de hoogte van de ouderbijdrage op de gezamenlijke jaarvergadering bepaald. Deze bescheiden worden ter goedkeuring voorgelegd aan de OR en aan de OMR tijdens de gezamenlijke jaarvergadering van de OR en de OMR. Een, uit twee leden bestaande kascontrolecommissie, komend uit de OMR, controleert minimaal één keer per jaar de bescheiden die betrekking hebben op de inkomsten en uitgaven van deze gelden. De commissie brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit tijdens de jaarvergadering. Bij een positief oordeel over het financieel verslag en de financiële administratie doet de kascontrolecommissie het voorstel om de penningmeester decharge te verlenen. Tevens is er de mogelijkheid voor de commissie om tussentijds controle(s) uit te voeren.
WERKGROEPEN Artikel 11 De OR kan werkgroepen/commissies instellen ten behoeve van de organisatie van activiteiten. De werkgroepen vallen onder de verantwoordelijkheid van de OMR en staan onder leiding van een lid van de OR. Ook niet-ORleden kunnen zitting nemen in werkgroepen. a. Activiteitenwerkgroep: Deze werkgroep bestaat uit een of meer ouders verantwoordelijk zijn voor de organisatie en uitvoering van betreffende activiteit. Iedere werkgroep brengt zelf verslag uit tijdens de vergaderingen of aan de contactpersoon van het bestuur. b. Overblijfwerkgroep: Deze werkgroep bestaat uit tenminste twee gediplomeerde overblijfcoördinatrices, die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van het overblijven. Een van hen heeft zitting in het bestuur van de oudervereniging als 3
tweede penningmeester. Met betrekking tot de gelden van het overblijven gelden dezelfde regels met betrekking tot de jaarrekening en verantwoording. (TUSSENTIJDS) AFTREDEN OR/OR-LID Artikel 12 1. De OR kan op schriftelijk verzoek van tenminste tweederde deel van het aantal leden van de OR besluiten een lid uit de functie te ontzetten. Dit gebeurt met medeweten van de oudergeleding van de OMR. Op de eerstvolgende vergadering wordt het tussentijds aftreden van een individueel OR-lid voorgelegd. Het bedoelde OR-lid treedt daadwerkelijk af indien tenminste tweederde van de aanwezige ouderraadleden hiermee instemt. 2. Het in het eerste lid bedoelde verzoek kan slechts door de OR en de OMR worden gedaan op grond van het feit dat de belanghebbende de werkzaamheden van de raad ernstig belemmert dan wel de OR schade berokkent. 3. Betrokkene wordt niet eerder tot aftreden gedwongen dan nadat deze in de gelegenheid is gesteld zich mondeling of schriftelijk te verweren. 4. Van het mondeling verweer wordt verslag gemaakt, dat aan betrokkene wordt toegezonden ter ondertekening voor akkoord. Weigert betrokkene de ondertekening dan wordt daarvan, zo mogelijk met vermelding van reden, melding gemaakt. Betrokkene stuurt het ondertekende verslag binnen veertien dagen retour, al of niet voorzien van opmerkingen. 5. Van de uiteindelijke beslissing wordt betrokkene onverwijld bij aangetekende brief in kennis gesteld. De beslissing is met redenen omkleed. 6. Een vertrek op eigen verzoek van een OR-lid wordt opgevangen door tussentijdse verkiezingen. Het hierdoor benoemde OR-lid treedt in het rooster van aftreden in de plaats van degene die hij/zij opvolgt. QUORUM
1
Artikel 13 1. Besluitvorming vindt in beginsel plaats op basis van consensus. Indien dit niet wordt bereikt wordt overgegaan op hoofdelijke instemming. Besluitvorming handelt over het organiseren van activiteiten. 2. Een vergadering van de OR kan slechts besluiten nemen indien helft plus één van het aantal aanwezige ouders van de OR akkoord gaat. STEMMING Artikel 14 1. Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd. 2. Besluiten over zaken worden genomen bij meerderheid (de helft + 1 van de aanwezige OR-leden). Bij het bepalen van het aantal der uitgebrachte stemmen, wordt het aantal stemonthoudingen, dan wel het aantal blanco stemmen, niet meegeteld. Bij staking der stemmen is het voorstel verworpen. SLOTBEPALING Artikel 15 1. Dit reglement en de daarin aan te brengen wijzigingen worden op voorstel van de OR en OMR, bij de helft plus één meerderheid van de stemgerechtigde aanwezigen, vastgesteld. 2. Tevens moet de meerderheid van de OMR instemmen met het huishoudelijk regelement. 3. Bij meerderheid van tegenstemmen gaan OR en OMR opnieuw in gesprek over het huishoudelijk regelement.
1
het minimumaantal personen of leden bedoeld dat aanwezig moet zijn om stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen
4
4.
Het vastgestelde reglement of de wijziging worden ter kennis gebracht van de directie van de school en de MR. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de OMR. De OMR stemt in met wijzigingen in dit huishoudelijk reglement. Wel is het aan te raden het reglement ter kennisgeving aan hen te verstrekken.
Bijlage taakomschrijving De voorzitter: Zit de vergaderingen voor en bepaalt de loop en de orde van de vergadering Verzorgt de PR naar de (nieuwe) ouders Onderhoudt de contacten met het team en de directie Woont het jaarlijks overleg met de andere Ouderraden van de ‘AKKOORD!’ scholen bij Zorgt samen met de secretaris voor de agenda van de vergadering Maakt de jaarplanning voor de activiteiten en de vergaderingen De secretaris: Zorgt voor de agenda en de stukken voor de vergadering Notuleert de vergaderingen Verzorgt de correspondentie Houdt het archief bij Verzorgt de lay-out, het drukken en verzenden van het jaarverslag. Houdt de ledenadministratie bij van de OR-leden en de werkgroepen. De penningmeester: Int de ouderbijdrage Maakt een begroting en een jaarrekening Verzorgt de financiële administratie. De tweede penningmeester / Overblijfcoördinatrice: Int de overblijfbijdragen Verzorgt de financiële administratie van de overblijfregeling. Maakt hiervan een jaarrekening De financiële administratie van school, OR en overblijven zijn gescheiden De bestuursleden: Houden contact met de werkgroep waar ze verantwoordelijk voor zijn Verrichten alle voorkomende werkzaamheden
5
Aldus vastgesteld (plaatsnaam)
(datum)
Namens de ouderraad De voorzitter (naam)
(handtekening)
De secretaris (naam)
(handtekening)
6
