Concept Huishoudelijk Reglement V.I.O.S. ‘82 Inhoudsopgave. 1. Zaken m.b.t. het huishoudelijk reglement.
Blz. 3
2. Visie V.I.O.S.’82.
Blz. 4
3. Speellocatie/ trainingsmomenten.
Blz. 4
4. Lidmaatschap V.I.O.S.’82.
Blz. 5
5. Contributie.
Blz. 8
6. Boetes en straffen.
Blz. 8
7. Aansprakelijkheid en verzekering
Blz. 9
8. Bestuur.
Blz. 10
9. Trainers/ captains informatie.
Blz. 16
10. Spelersinformatie.
Blz. 18
1
11. Materialen.
Blz. 19
12. Competitiezaken.
Blz. 21
13. Vergaderingen.
Blz. 22
14. Commissies.
Blz. 25
15. Wijze van communicatie.
Blz. 26
16. Gewenst/ ongewenst gedrag.
Blz. 28
17. Website/nieuwsbrief.
Blz. 29
18. PR en sponsoring.
Blz.31
19. Trainingsweekend Beetsterzwaag
Blz. 32
Vastgesteld : Gewijzigd : Vastgesteld :
______ - ______ - _______ ______ - ______ - _______ ______ - ______ - _______
2
Artikel 1. Zaken met betrekking tot het huishoudelijk reglement. 1.1
Dit reglement is vastgesteld tot regeling van al die zaken, waarin de Statuten niet voorzien, waarvan regeling door de Statuten worden geëist of waarvan regeling door de Algemene Ledenvergadering of Bestuur wenselijk wordt geacht.
1.2
Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen en na te leven. De leden die in strijd met de statuten of dit reglement handelen of zich op zeer ernstige wijze misdragen, kunnen door het bestuur voor een bepaalde tijd geschorst worden. In zeer ernstige gevallen, zo het bestuur daartoe met meerderheid van stemmen beslist, kan tot royement worden overgegaan.
1.3
Nieuwe leden ontvangen bij hun toetreden tot de vereniging van de secretaris een exemplaar van het huishoudelijk reglement.
1.4
De Algemene Ledenvergadering kan met ⅔ van de geldig uitgebrachte stemmen dispensatie verlenen van de bepalingen van dit reglement, tenzij dispensatiebevoegdheid uitdrukkelijk aan het Bestuur is toegekend.
1.5
Een voorstel tot wijziging van dit huishoudelijk reglement kan worden gedaan door het bestuur of 10 leden, tenminste 5 dagen voor de Algemene Ledenvergadering.
1.6
Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht na besluit van de Algemene Ledenvergadering, genomen met een meerderheid van ⅔ van het aantal uitgebrachte geldige stemmen. Deze wijzigingen worden van kracht per een datum bepalen bij de besluitvorming hierover.
1.7
Wijzigingen binnen dit huishoudelijk reglement moeten door het bestuur binnen 4 weken schriftelijk (website/email) bekend gemaakt worden. Deze schriftelijke bekendmaking geldt als supplement op het huishoudelijk reglement.
1.8
Het Bestuur draagt zorg dat de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te allen tijde verkrijgbaar zijn via het secretariaat van V.I.O.S ‘82.
1.9
De ledenlijst moet tevens worden ingericht als ledenregister waarin behalve naam en adres andere gegevens zoals trainer/coach of scheidsrechter-bevoegdheden, datum ingang/einde lidmaatschap vermeld staan. Elk Bestuurslid krijgt een kopie van deze lijst.
1.10
In de Algemene Ledenvergadering hebben leden vanaf de 17 jaar 1 stem.
1.11
De goedkeuring van de jaarstukken door de Algemene Ledenvergadering strekt tot decharge van het Bestuur.
1.12
In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement of de statuten niet voorzien, beslist het bestuur.
3
Artikel 2. Visie Vios’82. 2.1
Visie. V.I.O.S.´82 staat voor Voortwaarts Is Ons Streven. V.I.O.S.´82 is een rolstoelstportvereniging voor mensen met een lichamelijke handicap, die hockey of basketbal spelen. Hockey wordt gespeeld in een elektrische rolstoel. Basketballers spelen in een handbewogen rolstoel. Er wordt zowel bij de basketbal als bij de hockey gemengd en geïntegreerd gesport: in de teams spelen jong en oud; mannen en vrouwen. Bij de basketballers spelen valide en invalide spelers. Er bestaat de mogelijkheid tot alleen trainen of trainen en competitiespelen.
Artikel 3. Speellocatie/ trainingsmomenten. 3.1 3.2
Speellocatie Trainingsmomenten
3.1
Speellocatie Sport en recreatiecomplex De Hoornse Vaart Hertog Aalbrechtlaan 4 1823 DL ALKMAAR
3.2
Trainingsmomenten. Dinsdagavond 19:00-20:30 (hockey, basketbal 1, basketbal 2) Donderdagavond 19:00 -20:00 (basketbal 1, basketbal 2) Totdat er een oplossing komt voor de tweede training op de donderdag voor beide teams wordt er vanaf nu afgesproken (seizoen 2011/ 2012) om beide teams op 1 veld te laten trainen. Het seizoen loop van augustus tot eind juni Na het competitieseizoen worden er nog (enkele) toernooien gespeeld.
4
Artikel 4. Lidmaatschap V.I.O.S.’ 82. 4.1
De vereniging kent:
gewone leden buitengewone leden leden van verdienste ereleden.
Gewone leden zijn natuurlijke personen die bevoegd zijn de basketbalsport daadwerkelijk te beoefenen, in, door of namens de Nederlandse Basketball Bond (N.B.B.) en Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (K.N.H.B.) georganiseerde wedstrijden. Buitengewone leden zijn natuurlijke personen die op enigerlei wijze de basketbalsport bevorderen zonder bevoegd te zijn haar daadwerkelijk te beoefenen, in, door of namens de N.B.B. en K.N.H.B georganiseerde wedstrijden. Tot de buitengewone leden worden eveneens gerekend de zogenaamde recreanten en niet-spelende leden. Leden van verdienste zijn gewone of buitengewone leden die wegens hun verdienste voor de vereniging en/of de N.B.B. en K.N.H.B of voor de beoefening of bevordering van de basketbalsport en/of elektrische hockeysport door de Algemene Ledenvergadering, op voorstel van het bestuur, als zodanig zijn benoemd en hun benoeming hebben aanvaard. Ereleden zijn gewone of buitengewone leden die wegens bijzonder grote verdienste voor de vereniging en/of de N.B.B. en K.N.H.B voor de beoefening of bevordering van de basketbalsport en/of elektrische hockeysport door de Algemene Ledenvergadering als zodanig zijn benoemd en hun benoeming hebben aanvaard. 4.2
Leden zijn zij, die zich schriftelijk, door middel van een inschrijfformulier bij de secretaris hebben aangemeld en door het bestuur zijn aangenomen. Bij leden die jonger zijn dan 18 jaar, moet het inschrijfformulier ondertekend zijn door ouder(s) of verzorger(s).
4.3
Zij, die zich voor een door het bestuur te publiceren datum niet door middel van het inventarisatieformulier bij de secretaris hebben afgemeld, dienen de bondskosten voor het seizoen daarop volgend te betalen.
4.4
Alle gewone leden zijn verplicht de taken, verbonden aan het lidmaatschap uit te voeren. Voor basketbal kunnen deze taken zijn: timen, scoren, fluiten, 24’-operator zijn en zaalwacht zijn. Bovendien dienen alle gewone leden, indien zij daartoe gerechtigd zijn, het F-scheidsrechtersdiploma te behalen.
4.5
Alle leden zijn verplicht veranderingen in adres, woonplaats, postcode en telefoonnummer onverwijld schriftelijk of via email aan de secretaris door te geven.
5
4.6
Procedure aanmelden nieuwe leden. 1.
Potentieel lid komt maximaal 3 maal trainen en dan wordt lidmaatschap aangevraagd.
2.
Trainer ( * eindverantwoordelijk voor basketbal en voor hockey) schat in of deze persoon (rekeninghoudend met lichamelijk en verstandelijk functioneren, leeftijd, ervaring, geschiedenis en gedrag bb of hockey) in staat is om bij V.I.O.S.´82 te kunnen basketballen of hockeyen.
3.
Trainer of captain melden bij secretariaat (rechtstreeks mondeling, telefonisch of email) dat er een potentieel lid is wat wil spelen.
4.
Secretariaat mailt bestuur of brengt het nieuwe lid in op de bestuursvergadering.
5.
Bestuur en trainer ( en ) beslissen uiteindelijk samen of iemand kan komen spelen (rekeninghoudend met lichamelijk en verstandelijk functioneren, leeftijd, ervaring, geschiedenis en gedrag bb of hockey).
6.
Secretariaat geeft beslissing door aan trainer en captain.
7.
Bij goedkeuren beslissen trainers (en wanneer nodig coach) met elkaar over het team waarin gespeeld kan worden. ( heeft eindverantwoordelijkheid bij de basketbal)
8.
Captain geeft adresgegevens of emailadres potentieel lid door.
9.
Secretariaat stuurt aanmeldformulier en vraagt om 1 foto.
10.
Potentieel lid stuurt aanmeldformulier en pasfoto op.
11.
Secretariaat meldt potentieel lid aan bij de N.B.B. of K.N.H.B.
12.
Secretariaat geeft gegevens door aan penningmeester.
13.
Penningmeester neemt wanneer nodig contact op met lid. (Bij tussentijds in het seizoen instromen overlegt zij met het bestuur de hoogte van de contributie.)
14.
Secretariaat past ledenlijsten aan en verzend deze naar het bestuur en de leden.
6
4.7
Beëindiging van het lidmaatschap geschiedt door:
4.8
4.9
overlijden schriftelijke opzegging aan de secretaris; opzegging door de Algemene Ledenvergadering met een meerderheid van tenminste tweederde der geldig uitgebrachte stemmen; opzegging (royement) door het bestuur.
Procedure afmelden leden. 1.
De secretaris verneemt voor 1 juni per brief of per email van het lid dat hij/ zij wil stoppen met spelen bij VIOS´82.
2.
De secretaris stuurt een afmeldformulier per email of post naar het lid.
3.
Het lid vult het afmeldformulier in en stuurt deze naar de secretaris.
4.
De secretaris schrijft het lid uit het ledenbestand en meldt het lid af bij de desbetreffende bond.
Ziekmeldingen/ melding van afwezigheid.
Spelers melden zich af bij de captain en trainer/coach.
Captain meldt zich af bij de trainer/coach.
Trainer/coach meldt zich af bij de captain en het secretariaat.
Wanneer een geheel team niet komt wordt dit door de trainer/coach of captain gemeld bij het secretariaat.
7
Artikel 5. Contributie. 5.1
De hoogte en de betalingswijze van de contributie wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld op voorstel van het bestuur. Niet-spelende leden (bestuursleden) betalen geen contributie.
5.2
Wanneer 2 weken na de vervaldag van de contributie niet of niet geheel voldaan is, volgt een herinnering, per email. Indien de achterstallige contributie, (eventueel verhoogd met administratiekosten) niet binnen de in de herinnering gestelde termijn wordt voldaan, kan een speel-/trainverbod volgen, totdat het verschuldigde bedrag geheel voldaan is.
5.3
Bij tussentijdse opzegging van het lidmaatschap wordt er geen contributie van het lopende seizoen terug betaald.
Artikel 6. Boetes en straffen. 6.1
Boetes, opgelegd door de bond en/of rayon aan de vereniging, welke het gevolg zijn van overtredingen/nalatigheid van leden dan wel een team, worden op de leden dan wel het team verhaald. Op schriftelijk verzoek vergezeld van een uitvoerige argumentatie van de betrokken leden, kan het bestuur beslissen de boete ten laste van de vereniging te laten komen.
6.2
Bij het nalaten van de verplichtingen, welke verbonden zijn aan het lidmaatschap (zie Art.4), legt het bestuur boetes op, tenzij van overmacht sprake is. Het bestuur houdt zich het recht voor dat lid te schorsen dat in het tijdsbestek van twee seizoenen, gemeten vanaf de laatste taakverzuiming, 4 keren of meer een taak niet heeft uitgevoerd. Een en ander ter beoordeling van het bestuur. De hoogte van de diverse boetes wordt op voorstel van het bestuur door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Bij het nalaten of gedeeltelijk nalaten van deze verplichtingen kan het bestuur overgaan tot schorsing of royement.
6.3
Boetes moeten binnen 2 weken na oplegging voldaan zijn bij de penningmeester. Bij nalatigheid kan het bestuur overgaan tot schorsing of royement.
8
Artikel 7. Aansprakelijkheid en verzekering. 7.1
Ieder lid is aansprakelijk voor de schade door hem of haar aan de vereniging toegebracht.
7.2
De vereniging aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade aan derden toegebracht door gedragingen van bestuurs- of andere leden, indien deze gedragingen niet vallen binnen de formele kring van bevoegdheden.
7.3
Leden kunnen niet namens V.I.O.S.’82 verbintenissen aangaan.
7.4
De vereniging is voor ontvreemding of wegraking van eigendommen van leden of derden niet aansprakelijk.
7.5
Alle basketballeden en hockeyleden vallen onder een collectieve ongevallenverzekering van de N.B.B. en de K.N.H.B. welke van kracht is:
7.6
Tijdens het deelnemen aan taken van de N.B.B. en K.N.H.B. en de vereniging, in opdracht van de N.B.B./ K.N.H.B./ vereniging; Tijdens het rechtstreeks gaan naar en komen van de plaats waar de activiteiten/taken plaatsvinden;
Indien enig lid denkt een beroep te kunnen doen op deze collectieve ongevallenverzekering, dan dient deze binnen 2 x 24 uur na het ongeval hiervan melding te maken bij de secretaris. De polisvoorwaarden zijn op te vragen bij de N.B.B. en K.N.H.B.
7.7 Bij een ongeval informeert de trainer/ coach contact op het bestuur. (secretaris)
9
Artikel 8. Bestuur. 8.1
Het Bestuur vergadert wanneer de Voorzitter of 2 andere Bestuursleden dit verlangen.
8.2
Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de Voorzitter, Penningmeester & Secretaris. Zij zijn belast met de dagelijkse leiding en kan in spoedeisende gevallen namens het gehele Bestuur optreden. De onder deze omstandigheden genomen beslissingen moeten op de eerstvolgende Bestuursvergadering bekrachtigd worden.
8.3
Een Bestuurslid mag voor zijn werkzaamheden GEEN vergoeding uit de kas ontvangen tenzij de Algemene Ledenvergadering hier goedkeuring aan heeft gegeven.
8.4
Het Bestuur maakt indien nodig een rooster van aftreden. Bestuursleden worden voor een periode van minimaal 2 jaar gekozen door de Algemene Ledenvergadering.
8.5
Een Bestuurslid kan door de Algemene Ledenvergadering geschorst worden bij verregaande nalatigheid in de waarneming van zijn functie, in geval van benadeling van de vereniging, of in geval van schromelijke overtreding van de bepalingen van de Statuten of Reglementen.
8.6
Ieder Bestuurslid is tegenover de vereniging verschuldigd naar behoren en in belang van de vereniging zijn/haar taken naar behoren te vervullen..
8.7
Aan Bestuursleden worden gemaakte kosten vergoed, die zij voor de uitoefening van hun taak hebben moeten maken.
8.8
Een Bestuursvergadering kan niet worden gehouden indien minder dan de helft van het Bestuur aanwezig is.
8.9
Het Algemeen Bestuur bestaat uit tenminste 5 leden, waaronder : 8.9.1. Voorzitter, , 8.9.2 Penningmeester, in samenspraak met , 8.9.3 Secretaris / Ledenadministratie, 8.9.4 Lid van bestuur namens basketbal, 8.9.5 Lid van bestuur namens hockey, 8.9.6 Sponsoring en Public Relations, 8.9.7 Wedstrijdzaken, en (uitslagen)
10
8.9.1 Voorzitter ( ). De taak van de Voorzitter is om leiding te geven aan de vereniging. De overige taken van de Voorzitter zijn ;
Geeft leiding aan de Bestuurs- en Algemene Ledenvergadering.
Coördineert de verschillende Bestuurstaken, houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken.
Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten.
Bezoekt de externe vergaderingen of zorgt voor een representatieve vervanging, (basketbalbond en hockeybond).
Onderhoudt contacten met de lokale overheid.
Onderhoudt contacten met andere verenigingen, (Alkmaar Guardians).
Onderhoudt contacten zwembad en andere instanties.
Verzorgt de correspondentie met de officiële instanties.
Opstellen en uitvoeren van het beleid.
Tracht eventuele problemen op te lossen i.s.m. het Bestuur, commissies of andere betrokkenen.
Evaluatiegesprekken houden met de leden van het Bestuur.
Zorgt i.o.m. andere Bestuursleden voor aanvulling van het Bestuurlijk Kader.
Houdt toezicht op de uitvoering van de gemaakte afspraken.
11
Houdt toezicht en is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van :
De Statuten.
Het Huishoudelijk Reglement.
Het vastleggen van delegatiebevoegdheden.
De aangegane en te sluiten contracten.
De externe Reglementen en Statuten van overkoepelende organisaties.
Wanneer nodig is hij hockey scheidsrechter
12
8.9.2 Penningmeester ( ). De Penningmeester voert de financiële administratie en is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging. De overige taken van de Penningmeester zijn;
Verzorgt de betalingen (basketbalbond, hockeybond, sportzaal, e.d.)
Controleert periodiek de inkomsten, lidmaatschap VIOS, sponsoring, subsidie e.d.
Zij is verplicht te allen tijde aan het Bestuur rekening en verantwoording te doen.
Is aansprakelijk voor een tekort in de kas. (Wat doen we als er echt een tekort is?)
Bewaakt de in de ledenvergadering vastgestelde begroting.
Verantwoordelijk voor het doorgeven van de uitslagen tijdens de thuisdagen van basketbal. Zij verstuurt ook de wedstrijdsheets op tijd naar de NBB.
Tweemaal per jaar legt de penningmeester een financiel voor aan het bestuur. 1x voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering en 1x halverwege het competitiejaar(Opstellen Jaarbalans).
Legt een ontwerpbegroting voor aan het Bestuur en daarna aan de Algemene Ledenvergadering.
13
8.9.3
Secretaris / Ledenadministratie ( ). De Secretaris is belast met het voeren van de correspondentie, de communicatie met de bonden, het verzenden van uitnodigingen voor de vergaderingen, het bijhouden van notulen van Bestuurs- en de Algemene Ledenvergadering. De overige taken van de Secretaris zijn :
Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie (papier, excel en word).
Zorgt voor een up-to-date ledenlijst, (excel,word).
Melding van lidmaatschap uitschrijven voor degene die een sportrolstoel willen aanvragen bij de gemeente.
Geeft de subsidieaanvraag op bij de gemeente (Alkmaar).
Vult de sportersgegevens in voor Sportservice Noord Kennemerland.
Is postadres voor de vereniging, is e-mailcontact voor de website.
Agendeert alle ingekomen en uitgaande post, via de bestuursvergadering.
Distribueert de ingekomen post en verzorgt de uitgaande post,
Stelt i.o.m. het bestuur en leden (via captains/trainers) de agenda op van de Bestuursvergadering.
Stelt i.o.m. de voorzitter de agenda op van de Algemene ledenvergadering.
Notuleert bij de bestuursvergadering en de Algemene ledenvergadering. Notulen van de bestuursvergadering worden verzonden naar bestuursleden, trainers en captains. Notulen van de Algemene ledenvergadering worden verzonden naar het bestuur en alle leden.
Is verantwoordelijk voor het snel notuleren en verwerken van de notulen. Binnen 1 week.
Beheert het archief.
Werkt het huishoudelijk reglement / protocol voor vergaderen en de draaiboeken voor de competetiedagen wanneer nodig bij.
Houdt adressenboek bij.
14
Basketbal.
Zorgt voor een up-to-date ledenlijst (basketbalspelers apart).
Zorgt voor een up-to-date lidmaatschapnummer/ classificatielijst/ scheidsrechtersdiploma lijst (basketbal)
Schrijft per seizoen de teams in bij de basketbalbond middels ledenopgave en competitieopgave (landelijk en rayon).
Schrijft per seizoen de scheidsrechters in bij de basketbalbond (landelijk en rayon).
Schrijft per seizoen in het ISS systeem welke leden in welk team zitten. Welke leden bankers zijn. Zie ISS spelersindeling.
Contactpersoon tussen basketbalbond en V.I.O.S.´82(vragen van bestuur en leden stellen aan de bond en antwoorden via mail doorgeven).
Aanspreekpersoon voor competitiezaken van de basketbalbond en deze doormailen/bellen naar de leden, trainers e.d. (bijv. speelschema´s)
Voert ledengegevens + foto’s basketballeden in het ISS systeem (ledenadministratiesysteem basketbalbond) in.
Hockey.
Zorgt voor een up-to-date ledenlijst (hockeyspelers apart).
Schrijft per seizoen de teams in bij de hockeybond middels ledenopgave en competitieopgave (landelijk en competitieleider regio west).
Geeft een ledenspecificatie op bij de hockeybond.
Contactpersoon tussen hockeybond) en V.I.O.S.´82 (vragen van bestuur en leden stellen aan de bond en antwoorden via mail doorgeven).
Aanspreekpersoon voor competitiezaken van de hockeybond en deze doormailen /bellen naar de leden, trainers e.d. (Bijv. speelschema´s)
15
8.9.4 Lid van bestuur namens basketbal ( ).
Vragen en behoeften basketbal in kaart brengen en overdragen aan het bestuur.
Materiaal basketbal in de gaten houden.
8.9.5 Lid van bestuur namens hockey ( ).
Vragen en behoeften hockey in kaart brengen en overdragen aan het bestuur.
Materiaal hockey in de gaten houden.
8.9.6 Sponsoring en Public Relations ( ). Sponsoring.
Werft sponsors.
Bespreekt contracten met sponsors.
Onderhoud contacten met sponsors.
Brengt beslissingen m.b.t. sponsors inbrengen in de bestuursvergadering.
Public Relations voert de onderstaande taken uit.
Verzorgt de PR – werkzaamheden en geeft richtlijnen voor Bestuur en teams.
Onderhoudt perscontacten.
Onderhoudt contacten met andere media.
Draagt zorg voor de werving d.m.v. posters,interviews met de media.
Heeft periodiek contact met de Penningmeester.
Verstrekt informatie aan de website en nieuwsbrief.
Doet aan imageopbouw en werkt dit uit.
Krijgt informatie van bestuur over te organiseren activiteiten.
16
8.9.7 Wedstrijd Zaken ( en ). Wedstrijd Zaken voert de onderstaande taken uit i.s.m. de Wedstrijd Commissie :
Zorgt voor de uitvoering van het wedstrijdprogramma tijdens de thuisdagen.
Verzorgt de scoresheets voor de wedstrijddag.
Coördineert het klaarzetten van de spullen op de wedstrijddag.
Is coördinator/contactpersoon op de wedstrijddag.
stuurt na het doorgeven van de uitslagen in ISS de scoresheets, na controle, op naar de bond.
17
Artikel 9 Trainers/ captains informatie. 9.1 Het trainers en captainsteam bestaat uit: 9.1.1 Trainer Hockey: Trainer V.I.O.S. 1:
9.1.2 Coach V.I.O.S. 2:
9.1.3 Captain V.I.O.S. 1: Captain V.I.O.S. 2: Captain Hockey: 9.1.1 Trainer hockey.
Trainen hockeyleden.
Coachen hockeyleden tijdens hockeywedstrijden.
Wensen naar het bestuur aangeven wat betreft cursussen voor trainers/spelers, materialen en andere zaken.
Deelverantwoordelijk in de beslissing voor wat betreft het aannemen van een nieuw lid. is eindverantwoordelijk voor wat betreft een eindoordeel naar het bestuur toe. Hierbij word gekeken naar lichamelijk en verstandelijk functioneren, leeftijd, ervaring, geschiedenis en gedrag. Gezamenlijk met het bestuur wordt uiteindelijk een lid toegelaten of afgewezen.
9.1.2Trainers basketbal.
Trainen basketballeden.
Coachen basketballeden tijdens basketbalwedstrijden.
Wensen naar het bestuur aangeven wat betreft cursussen voor trainers/spelers, materialen.
Deelverantwoordelijkheid in de beslissing voor wat betreft het aannemen van een nieuw lid. (coach V.I.O.S. 2) en (trainer V.I.O.S.2) geeft mening door aan * (trainer V.I.O.S. 1). is heeft eindverantwoordelijkheid voor wat betreft een eindoordeel naar het bestuur toe. Hierbij word gekeken naar lichamelijk en verstandelijk functioneren, leeftijd, ervaring, geschiedenis en gedrag. Gezamenlijk met het bestuur wordt uiteindelijk een lid toegelaten of afgewezen.
Plaatsen leden: is eindverantwoordelijk voor wat betreft het plaatsen van de basketbalspelers in het eerste of het tweede team. Hierbij wordt rekening gehouden met ervaring, kennis en kunde van de spelers.
overlegt en houdt contact met het bestuur.
18
* In verband met ervaring, kennis en kunde van is besloten om hem eindverantwoordelijk te laten zijn voor het eerste en het tweede team voor wat betreft beslissingen over het aanmelden en plaatsen van leden bij de basketbal. Dit is mondeling in seizoen 2008/2009 afgesproken, en dit wordt nu officieel in seizoen 2011/2012 geregistreerd. 9.1.3 Captains basketbal en hockey.
Contactpersoon tussen trainer en leden.
Contactpersoon tussen leden en bestuur (vragen van leden indienen bij bestuur en terugkoppelen naar de leden).
Coördinator en eindverantwoordelijke voor wat betreft het uitvoeren van taken binnen het team.
Standen en uitslagen overhandigen aan de webmaster van de website van V.I.O.S.´82.
Captains basketbal, wanneer nodig invoeren basketbalstanden van de competitiedag in het ISS (computersysteem van de basketbalbond). Uitleg wordt door verzorgd.
19
Artikel 10 Spelersinformatie. 10.1 10.2
Hockey Basketbal
10.1
Hockey.
10.2
Rolstoel: elektrische rolstoel.
Hockeybenodigdheden: hockeystick of T-stuk, plastic ballen met gaten. houten veld met twee lage doelen.
Tenue: Gele T- shirts, geplastificeerde nummers op de rolstoel (gemaakt door de leden zelf).
Competitie: Landelijk, klasse 1.
Bond: Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (K.N.H.B).
Kosten lidmaatschap: €100 euro
Basketbal.
Rolstoel: handbewogen sportrolstoel voor basketbal.
Basketbalbenodigheden: Basketbal, 2 basketbaltorens, basketbalveld.
Tenue: zwart, rood.
Competitie: V.I.O.S. 1 – A competitie, V.I.O.S. 2 – C competitie.
Bond: Nederlandse Basketbal Bond. (N.B.B.)
Kosten lidmaatschap: € 175 euro en 20 euro reiskosten
De contributie kan per seizoen aangepast worden.
20
Artikel 11. Materialen. 11.1 11.2 11.3
Algemeen Hockey Basketbal
11.1
Algemeen.
11.2
De materialen van de vereniging staan in een gedeelte van de gymzaal van de Hoornse Vaart, dit gedeelte kan afgesloten worden met een garagedeur. Dit gedeelte wordt gedeeld met Alkmaar Guardians. In de aangegeven vakken op de vloer worden de materialen geplaatst.
V.I.O.S.´82 heeft een kast waar spullen (administratie, shirts, EHBO spullen e.d.) in geplaatst kunnen worden.
Wanneer materialen opnieuw aangeschaft of onderhouden dienen te worden kan dit door trainers of captains mondeling of per mail aangegeven worden bij het bestuur. Het bestuur bespreekt dit in de bestuursvergadering.
Aanhanger: V.I.O.S.´82 heeft een aanhanger. Deze wordt voorlopig gestald bij . Het team wat de aanhanger wil gebruiken haalt de aanhanger op en brengt deze terug in overleg. Het eerste en het tweede team van de basketbal hebben beiden een sleutel van het slot van de aanhanger. Onderhoud van de aanhanger wordt door de vereniging betaald.
Hockey.
Hockeyballen/hockeyveld: De hockeyballen en het hockeyveld liggen op een kar. Deze kar dient op de aangegeven plaats in het gezamenlijk gedeelte van Alkmaar Guardians en V.I.O.S.’82 geplaatst worden. Het hockeyveld wordt door leden van Alkmaar Guardians of familie en vrienden van de hockeyspelers uitgelegd en opgeruimd.
De elektrische rolstoel is van de leden zelf. De meeste leden hebben een eigen elektrische sportrolstoel. Hiervoor kan een vergoeding aangevraagd worden bij de gemeente. Leden dienen bij de gemeente een bewijs van lidmaatschap aan te leveren. Deze wordt via het secretariaat verstrekt.
Er is 1 elektrische rolstoel die van de vereniging is. Deze is verkregen via de Cruijff Foundation en wordt gebruikt door. Hij is zelf verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de stoel.
Bij voldoende handfunctie wordt gebruik gemaakt van een hockeystick, bij onvoldoende handfunctie wordt gebruik gemaakt van een T- stuk. Deze materialen zijn voor eigen kosten.
21
11.3
Basketbal.
Basketballen: De ballen voor de training worden gedeeld met Alkmaar Guardians, wanneer kan worden deze in de ballenkarren opgeborgen, zo niet in een basketbalnet. V.I.O.S.’82 heeft eigen wedstrijdballen. De coach/captain dragen hier zorg voor.
De basketballen zijn genummerd, houdt de voorraad van V.I.O.S. ’82 in de gaten. Verzoek voor nieuwe basketballen kunnen door trainer en captains mondeling of per mail ingediend worden bij het bestuur. Het bestuur bespreekt dit in de bestuursvergadering.
Basketbaltorens: De basketbaltorens zijn van de gemeente Alkmaar. Deze worden met name door de leden van Alkmaar Guardians geplaatst. Wanneer dit niet het geval is dienen de leden zelfstandig op zoek te gaan naar mensen die willen helpen bij het plaatsen van de torens.
Rolstoelen: De rolstoelen van de basketballers moeten op de aangegeven plaats in het gezamenlijke gedeelte van Alkmaar Guardians en V.I.O.S.’82 geplaatst worden. De rolstoelen zijn van de leden zelf. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer en onderhoudt van de stoel. Voor een vergoeding kunnen de leden bij hun gemeente een aanvraag indienen bij de WMO. Leden dienen bij de gemeente een bewijs van lidmaatschap aan te leveren. Deze wordt via het secretariaat verstrekt.
Valide basketbalspelers kunnen geen sportrolstoel aanvragen bij de gemeente. Zij kunnen gebruik maken van sportrolstoelen van oud leden die geschonken zijn aan V.I.O.S.´82. Onderhoud en beheer van deze stoelen is voor eigen verantwoordelijkheid.
EHBO koffer/ onderhoudsmaterialen: Door het bestuur zijn twee EHBO koffertjes en twee onderhoudsmaterialenkoffers bekostigd. De captains zijn eindverantwoordelijk voor het goede beheer en vervoer van de koffers. Aanvullingen worden door de captains verzorgd en kunnen bij de penningmeester gedeclareerd worden.
22
Artikel 12. Competitiezaken. 12.1
De hockeyspelers spelen een landelijke competitie, klasse 1. Dit wordt aan het begin van het seizoen door de secretaris opgegeven bij de contactpersoon van de KNHB Dat is Rolf Martens.
12.2
De basketbalspelers spelen in de A competitie en de C competitie. In deze competities wordt landelijk gespeeld. Zij worden aan het begin van het seizoen door de secretaris opgegeven bij de NBB. Dennis Bouwmeester is contactpersoon.
12.3
Aan het begin van het seizoen wordt via het secretariaat zowel door de hockeybond als de basketbalbond gevraagd of verenigingen competitiedagen willen organiseren. De voorzitter reserveert bij de Hoornse Vaart de speeldagen. Dit wordt via de secretaris weer teruggekoppeld aan de bonden. De zaalhuur van deze dagen mag terug gevorderd worden bij de NBB. Dit moet gedaan zijn vóór 1 juli.
12.4
Speeldagen thuis worden door de voorzitter georganiseerd. Captains van de teams worden benaderd voor ondersteuning op deze competitiedagen.
12.5
Voor draaiboeken zie bijlagen: “Draaiboek toernooidagen E hockey” “Draaiboek toernooidagen BB”
12.6
De standen van de basketbalcompetitiedag thuis worden door de penningmeester in het ISS systeem ingevoerd. Wanneer de penningmeester niet in staat is om dit te doen wegens omstandigheden wordt dit door de captains gedaan.
12.7
De gegevens voor de speeldagen thuis en uit van hockey worden via de competitieleider hockey “ Daaf Haverman” middels mail naar de secretaris en trainer verzonden. De secretaris mailt het speelschema naar de leden.
12.8
De gegevens voor de speeldagen thuis en uit van basketbal worden via de competitieleider basketbal “Margriet Buitenhuis” middels mail naar de secretaris en scheidsrechters verzonden. De secretaris mailt het speelschema door naar de leden.
12.9
Via Alkmaar Guardians kunnen basketbalspelers een scheidsrechterscursus (F) volgen, een tafelcursus kan op aanvraag bij het bestuur door Robin Visser gegeven worden. Een scheidsrechterscursus RB wordt door de N.B.B. georganiseerd. De uitnodiging hiervan komt bij het secretariaat binnen en wordt naar de basketballeden toegezonden.
23
Artikel 13. Vergaderingen. 13.1 13.2 13.3
Algemene Ledenvergadering Bestuursvergadering Trainers/captains/ bestuuroverleg
13.1
Algemene Ledenvergadering.
13.1.1 Algemeen. 13.1.2 Stemmen. 13.1
Algemeen.
Doel: Het oude seizoen evalueren en het nieuwe seizoen kortsluiten met de leden van V.I.O.S.’82. Wanneer er besluiten doorgevoerd dienen te worden kunnen leden hierover in deze vergadering hun mening geven.
Het bestuur roept de Algemene Ledenvergadering bijeen, tenminste eens per boekjaar. Het bestuur bepaalt de datum, de plaats, het uur en de agenda.
1x per jaar. 6 maanden na het einde van het seizoen.
Vergadering op een niet trainingsdag.
Genodigden: Bestuur,(ere-) leden, familie/ ouders/verzorgers van (jeugd)leden, trainers en/of coaches. Toegang tot de Algemene Ledenvergadering hebben alle leden, voor zover zij niet ten tijde van de vergadering als lid zijn geschorst, tenzij de geschorste in deze vergadering zijn zaak komt bepleiten. De voorzitter kan toegang verlenen aan andere dan de hierboven genoemde personen.
Locatie: Sporthal de Hoornse Vaart
Agenda wordt maximaal 3 weken van tevoren per email verzonden door de secretaris.
24
Vaste agendapunten 1. Opening door voorzitter 2. Mededelingen en ingekomen stukken 3. Notulen jaarvergadering seizoen …. 4. Financieel verslag 5. Verslag Kascommissie: Kascommissie doet verslag Aanstellen kascommissie ….. 6. PAUZE 7. Begroting seizoen/contributie…. 8. Samenstelling bestuur …… 9. Rondvraag 10. Sluiting
Voor de Algemene Ledenvergadering kunnen leden via de captain voorstellen indienen, mits deze schriftelijk bij het bestuur zijn ingediend, tenminste 5 dagen voordat de Algemene Ledenvergadering bijeenkomt. Een dergelijk voorstel moet ondertekend zijn door tenminste 10 leden.
Het bestuur of tenminste een tiende deel van het totaal aantal leden kunnen een buitengewone Ledenvergadering bijeenroepen. De aanvraag van de leden wordt gericht aan het secretariaat. Komt het verzoek van de leden, dan is het bestuur verplicht de vergadering binnen 4 weken bijeen te roepen. Indien aan het verzoek binnen 14 dagen geen gehoor is gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan.
De notulen worden maximaal 2 weken na de vergaderdatum per email verzonden door de secretaris.
Notulen worden 5 jaar bewaard.
13.1.2 Stemmen.
Op de Algemene Ledenvergadering wordt door de secretaris een ledenlijst neergelegd waarop de aanwezige leden, ereleden en leden van verdienste achter hun naam een handtekening dienen te plaatsen. Slechts zij, van de handtekeningen op de ledenlijst voorkomen, nemen deel aan de stemmingen.
Leden van 16 jaar en ouder hebben stemrecht
Alle stemmingen over zaken geschieden mondeling, over personen schriftelijk, tenzij de voorzitter, zonder tegenspraak uit de vergadering, een andere vorm van stemmen bepaalt of toelaat. Bij schriftelijke stemming wijst de voorzitter 3 personen aan die optreden als stembureau.
Over onderwerpen, welke niet op de agenda voorkomen, kunnen geen besluiten worden genomen, tenzij de vergadering een voorstel met betrekking tot zulk een onderwerp tot een urgentievoorstel heeft verklaard.
Direct na een stemming deelt de voorzitter de uitslag van de stemming en het genomen besluit aan de vergadering mede.
25
13.2
Bestuursleden worden gekozen op de Algemene Ledenvergadering. Kandidaten hiervoor kunnen door het bestuur of door 10 leden gezamenlijk schriftelijk worden voorgesteld. Opgave van een tegenkandidaat moet met inachtneming van het hiervoor bepaalde bij het bestuur worden ingediend, uiterlijk 5 dagen voor het houden van de Algemene Ledenvergadering. Een door de leden gedane kandidaatstelling is geldig, indien tegelijkertijd een schriftelijke verklaring van de kandidaat wordt overlegd, dat deze bereid is een eventuele verkiezing te aanvaarden.
Besluiten worden genomen met een meerderheid van ⅔ van het aantal uitgebrachte geldige stemmen (voorbeeld verhoging contributiekosten, aanstellen van bestuursleden)
Bestuursvergadering.
Doel: Besluiten nemen voor de gehele vereniging met betrekking tot training, competitie, leden, materialen, zaal, financiën, sponsoring e.d.
tijdens het seizoen 1x per maand, eerste woensdag van de maand.
Genodigden: bestuur.
Bestuursvergaderingen zijn statutair openbaar tenzij anders bepaald. Verzoek tot aanwezigheid worden ingediend bij de secretaris.
Locatie: wisselend
Agenda wordt 1 week van tevoren verzonden door de secretaris.
Agendapunten worden aangeleverd door bestuursleden en leden via captain of trainers.
Notulen worden binnen 1 week verzonden naar bestuursleden, trainers en captains.
Besluiten kunnen in het huishoudelijk reglement worden toegevoegd wanneer nodig.
Verdere informatie bestuursvergadering (protocol bestuursvergadering).
Notulen worden 5 jaar bewaard.
26
13.3
Trainer/ captain/ bestuuroverleg.
Doel: Communicatie tussen trainers/captains en bestuur verbeteren en onderhouden.
1x per 2 maanden overleg, eerste dinsdag van de maand.
Locatie: verenigingsruimte/docentenkamer Hoornse Vaart.
Agenda: Geen.
Notulen geen: vragen aan het bestuur kunnen door bestuurslid ingebracht worden in de bestuursvergadering.
Evaluatiegesprek aan het einde van het seizoen.
27
Artikel 14. Commissies. 13.1
Kascontrolecommissie (2 personen controleren 2 jaar lang de financiële gegevens van de vereniging).
28
Artikel 15. Wijze van communicatie. 5.1 5.2 5.3 5.4
Communicatie binnen het bestuur. Communicatie tussen bestuur/ trainers en captains. Communicatie tussen trainers en captains. Communicatie van het bestuur naar de leden toe.
Regel voor communicatie. Wanneer iemand een mening heeft die extra uitleg nodig heeft is het verstandig om deze niet “via/via”, via mail, telefonisch, schriftelijk contact te onderbouwen. Hiervoor is face to face contact nodig. Dit face to face contact kan voor of na een training of tijdens een vergadering. Wanneer nodig met meerdere personen zodat één persoon als mediator kan optreden. 5. 1
Communicatie binnen het bestuur. Face to face voor de trainingen Per email. Per telefonisch contact. Face to face middels een maandelijkse bestuursvergadering gedurende het gehele seizoen.
Om de vergadering op een prettige manier te laten verlopen is het protocol voor vergaderen opgesteld. Deze wordt jaarlijks door de secretaris bijgewerkt. 5.2
Communicatie tussen bestuur/ trainers en captains.
Face to face voor of na de trainingen. De voorzitter/ secretaris en penningmeester rouleren in het aanwezig zijn voor de training. Wanneer zij niet aanwezig zijn kan het bestuurslid voor basketbal of het bestuurslid voor hockey aangesproken worden.
Per email.
Per telefonisch contact.
Face to face middels een trainers/captain en bestuursoverleg. Dit wordt per seizoen 2011/2012 ingevoerd.
29
5.3
5.4
Communicatie tussen trainers en captains onderling.
Face to face voor of na de training bestaat de mogelijkheid om met elkaar te overleggen.
Per email.
Per telefonisch contact
Communicatie van het bestuur naar de leden toe en vice versa.
Face to face voor of na de trainingen. De voorzitter/ secretaris en penningmeester rouleren in het aanwezig zijn voor de training. Wanneer zij niet aanwezig zijn kan het bestuurslid voor basketbal of het bestuurslid voor hockey aangesproken worden.
Per email via het secretariaat. Bijvoorbeeld ledenlijsten, speelschema´s e.d.
Per email kunnen door de captain onderwerpen aangeleverd worden voor de bestuursvergadering of informatie opgevraagd worden. Deze email wordt verzonden naar het secretariaat.
Houdt rekening met bovenstaande regel voor communicatie!
30
Artikel 16 Gewenst gedrag/ongewenst gedrag. 16.1 16.2
Gewenst gedrag. Ongewenst gedrag.
16.1 Gewenst gedrag. Hoewel onderstaand gedrag voor de meeste leden als vanzelfsprekend wordt beschouw, staan hier de gedragsregels vermeld waarvan van alle leden verwacht wordt dat zij zich eraan houden. Het bestuur behoudt zich daarbij het recht voor de nodige passende maatregelen te treffen indien men zich niet aan (een van) deze regels houdt.
16.2
van u wordt verwacht dat u zich sportief gedraagt, zowel binnen als buiten het veld. ga niet schelden of discrimineren naar andere personen. accepteer altijd de beslissingen van de scheidsrechter. toon respect voor trainers, coaches en bestuur. toon voldoende respect en heb voldoende verantwoordelijkheidsgevoel toon u een waardig vertegenwoordiger van uw vereniging wees altijd aanwezig op de trainingen. Meld u bij verhindering altijd af bij uw trainer/captain. pleeg geen vernielingen en blijf van andermans spullen af. roken in de kleedkamer en /of speelzaal is niet toegestaan. gebruik geen alcohol in de kleedkamer en/of speelzaal. laat de kleedkamer en de speelzaal altijd netjes achter. gebruik geen alcohol en/of drugs tijdens het rijden. houdt u aan de geldende verkeersregels. het gebruik van drugs tijdens wedstrijden, trainingen en overige activiteiten voor de vereniging is niet toegestaan. blijf gevrijwaard van ongewenste intimiteiten. binnen de vereniging worden diverse activiteiten gehouden om de vereniging in stand te houden. Draag hiertoe indien nodig uw steentje bij. spreek anderen erop aan indien hij/zij zich niet aan de regels houdt. Maar zo nodig melding hiervan bij uw trainer, coach of bij het bestuur Ongewenst gedrag.
Als je prettig met elkaar omgaat in een gelijkwaardige relatie, kunnen grapjes of aanrakingen best gewenst zijn. Dan is er ook geen probleem. Het wordt anders als er opmerkingen worden gemaakt die net iets te ver gaan. Daarbij hoeft niet altijd sprake te zijn van boze opzet. Een grapje kan onbedoeld toch kwetsend overkomen. Bijna iedereen kan zich er wel iets bij voorstellen. Voor meer informatie zie richtlijnen ongewenst gedrag V.I.O.S.’82.
31
Artikel 17 Website/ digitale nieuwsbrief. 17.1 17.2
Website Nieuwsbrief
17.1.1 Naam website 17.1.2 Doel website 17.1.3. Inhoud website 17.1.4 Aanleveren van informatie voor op de website 17.1.5 Webmaster 17.1.1. Naam. www.vios-82.nl. 17.1.2 Doel website. Bekendheid naar de buitenwereld toe. 17.1.3 Inhoud website.
Nieuws.
Basketbal 1 (namen spelers, uitslagen, standen, zaaloverzicht, wedstrijdoverzicht).
Basketbal 2 (namen spelers, uitslagen, standen, zaaloverzicht, wedstrijdoverzicht)
Hockey (namen spelers, uitslagen, standen, wedstrijdoverzicht)
Sponsoren
17.1.4 Aanleveren van informatie van de website. Om de maand wordt door de captains standen, uitslagen en nieuws aan de webmaster verzonden. Voor PR en sponsoring levert informatie aan. Zo blijft de website up to date. 17.1.5 Webmaster.
32
17.2
Nieuwsbrief.
In plaats van een clubblad zal een nieuwsbrief verzonden worden. Het clubblad heeft zijn dienst bewezen maar dient ook mee te gaan met zijn tijd. 17.2.1 Doelgroep nieuwsbrief 17.2.2 Doel nieuwsbrief 17.2.3 Inhoud nieuwsbrief 17.2.4 Frequentie nieuwsbrief 17.2.1 Doelgroep nieuwsbrief. Leden en sponsoren (gemeente, sportbestuur, sportraad, secretariaat AG, Sportservice, gehandicaptensport Nederland ) 17.2.2 Doel nieuwsbrief. Sneller verspreiden van nieuws, pr naar sponsoren e.d. verwijzing naar de website. De website moet wel goed gevuld worden door captains van de teams. Informatie dient aangeleverd te worden bij de webmaster. Aanmelden voor de nieuwsbrief kan ook bijvoorbeeld via de website. 17.2.3 Inhoud nieuwsbrief. Een overzicht met linken naar verslagen, standen, speeldata, daarnaast kunnen bijvoorbeeld, nieuwe spelregels, bijzonderheden en mededelingen, kort beschreven worden. 17.2.4 Frequentie nieuwsbrief. 1 x maand?????
33
Artikel 18 PR en Sponsoring. 18.1 18.2 18.3 18.4
Verantwoordelijke Ondersteunende Doel sponsorgelden Sponsoren
18.1
Verantwoordelijke.
18.2
Ondersteunende. .
18.3
Doel sponsorgelden.
Sponsorgeld is belangrijk omdat dit naast het lidmaatschapgeld gebruikt wordt om bijvoorbeeld zaalhuur, materiaal en trainingspakken* te kunnen aanschaffen.
Er worden sponsoren gezocht om een trainingsweekend te kunnen houden. Dit gebeurd met behulp van wielkapsponsoring. Er wordt ook gesponsord middels communicatie in nieuwsbladen.
* Trainingspakken worden niet meer betaald van verenigingsgeld. Er wordt gezocht naar een sponsor voor trainingspakken. * Trainingspakken van spelers worden besteld bij en . Dit zodat er in 1 keer een grote partij wordt besteld en bedrukt. 18.4
Sponsoren.
De sponsors sluiten een sponsorcontract af met V.I.O.S.´82. In het contract staat wat er tegen het sponsorgeld geleverd wordt. Per sponsor is dit verschillend. NB: Zie protocol PR en sponsoring.
34
Artikel 19 Trainingsweekend Beetsterzwaag. (IS VERVALLEN) 1 keer per jaar wordt door de trainer(s) van de basketbal een trainingsweekend in Beetsterzwaag georganiseerd. 19.1 19.2 19.3 19.4
Doel trainingsweekend Eigen bijdrage Kosten trainingsweekend Draaiboek trainingsweekend,
19.1
Doel trainingsweekend. Aanleren (nieuwe) basketbalvaardigheden. Herhalen basketbalvaardigheden. Teamspel verbeteren en onderhouden. Teambuilding. Gezelligheid
19.2
Eigen bijdrage. In de Algemene Leden Vergadering is gesproken over een eigen bijdrage. De vraag was hoe dit geïnd zou worden. Dit een vrijwillige bijdrage is en deze wordt niet actief geïnd.
19.3
Kosten trainingsweekend. Vanuit het bestuur van V.I.O.S.’82 is er geen financiële toezegging. Er dient zowel door het 1e als het 2e gezocht te worden naar een eigen sponsor.
19.4
Draaiboek. Trainers van zowel het eerste team als het tweede team maken een eigen draaiboek.
35
