Huishoudelijk reglement ouderraad OBS-PCA school Den Haag Algemeen Begripsbepalingen Artikel 1 a. School
Openbare basisschool Prinses Catherina-Amalia aan de Cicerostook 9, 2493 ZL Den Haag. Verder genoemd OBS-PCA. b. Leerkrachten Al het onderwijzend personeel verbonden aan de school. c. Het bevoegd gezag/directie Het bestuur van het openbaar primair onderwijs ter plaatse. d. Ouders De ouders, voogden en verzorgers van de leerlingen die bij de school zijn ingeschreven. e. Ouderraad De vertegenwoordiging van de ouders, bestaande uit maximaal 9 ouders , gekozen uit en door de ouders. f. Wet De Wet Medezeggenschap Onderwijs, staatsblad 1992, 22 december, No.663. g. Medezeggenschapsraad Een vertegenwoordiging van ouders en teamleden van de school, gekozen door en uit ouders, respectievelijk het team.
Doelstelling ouderraad Basisdoelstelling Artikel 2.1 De basisdoelstelling van de ouderraad is het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en school en het meewerken aan het verwezenlijken van een goed klimaat voor alle leerlingen wat bijdraagt aan de visie en de missie van de school. Daarom hecht de ouderraad een groot belang aan een goede relatie met het schoolbestuur, de directie, de leerkrachten van de school, De MR en andere ouders. De ouderraad wil de betrokkenheid van de ouders met de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders en, waar het binnen haar vermogen ligt, bijdragen aan het optimaliseren van de visie en missie van de school.
Gedragscode en attitude Artikel 2.2 Voor alle leden van de Ouderraad, ongeacht hun functie, geldt dat hun optreden: Geïnspireerd is vanuit een globale benadering en vanuit het “algemeen belang” en niet vanuit een persoonlijk belang als ouder m.b.t. het eigen kind; Maximaal gebaseerd is op een “ruime vertegenwoordiging” i.p.v. op “eigen individuele overtuigingen”; Maximaal afgestemd wordt binnen de Ouderraad of, bij dringende aangelegenheden, minstens met de voorzitter; Gebeurt op een constructieve en oplossende wijze die open en transparant is; Rekening houdt met de nodige discretie zeker m.b.t. besprekingen die omwille van hun aard gevoelig of persoonlijk kunnen zijn; Het imago van de school en/of de Ouderraad bevordert door het ‘goede voorbeeld’ te geven in het betalen van de ouderbijdrage of in het beredeneren om hiervan af te wijken
Taken en bevoegdheden Taken Artikel 3.1 De Ouderraad heeft tot taak: Een bijdrage te leveren aan de positieve ontwikkeling van de school en het openbare karakter ervan mede te bevorderen; De belangstelling voor en betrokkenheid van de ouders bij de school in al haar facetten te bevorderen; Te bevorderen dat ouders ondersteunende werkzaamheden voor de school kunnen verrichten; Activiteiten te organiseren, zoals evenementen voor en door de leerlingen, ouderavonden en vergaderingen; Het vaststellen, innen en beheren van de ouderbijdrage en zelf daar in het goede voorbeeld te geven.
1
Bevoegdheden Artikel 3.2 De ouderraad is bevoegd: Gevraagd of ongevraagd schriftelijk advies uit te brengen aan de medezeggenschapsraad over die zaken die ouders in het bijzonder aangaan. De medezeggenschapsraad stelt op verzoek van de ouderraad het bevoegd gezag in kennis van een dergelijk schriftelijk advies. Binnen drie maanden brengt het bevoegd gezag een schriftelijke, met redenen omklede reactie uit aan de medezeggenschapsraad. Deze informeert op haar beurt de ouderraad; De vertegenwoordigers van de ouders in de medezeggenschapsraad te adviseren over hun stemgedrag ten aanzien van voorstellen van het bevoegd gezag; Op te treden ter vertegenwoordiging van de ouders zonder dat hiervoor aan hun individuele rechten en plichten tekort wordt gedaan; De ouderraad valt onder het wettelijk bevoegd gezag.
Samenstelling ouderraad Leden Artikel 4.1 Iedere ouder is bevoegd zichzelf kandidaat te stellen voor de ouderraad. De ouderraad stelt de ouders tenminste drie weken voor de verkiezingen schriftelijk op de hoogt van de datum waarop de verkiezingen van de leden van de ouderraad zal plaatsvinden. De ouderraad maakt de ouders via het @mail en de website van de OBS-PCA er op attent dat zij zich kandidaat kunnen stellen. De ouderraad bestaat uit (tenminste) die leden, die worden gekozen door alle ouders bij geheime stemming. De volgorde van de aantallen op de kandidaten uitgebrachte stemmen wijst aan wie er gekozen zijn. Bij een gelijk aantal stemmen beslist het lot. De jaarlijkse verkiezing vindt plaats voor 1 november van elk schooljaar. Het aantal zetels in de ouderraad is vastgesteld op het aantal van maximaal 9 ouders. Indien niet meer kandidaten zijn gesteld dan zetels in de ouderraad beschikbaar zijn, vindt er geen verkiezing plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. Uit een zelfde gezin kan niet meer dan 1 persoon lid zijn van de ouderraad. Vanuit de school is er 1 teamlid structureel aanwezig. Werking Artikel 4.2 Leden bij een jaarlijkse verkiezing gekozen, hebben zitting voor drie jaar. In tussentijdse vacatures wordt voorzien uiterlijk bij de eerstvolgende jaarlijkse verkiezingen. Degene die in een tussentijdse verkiezing worden gekozen treedt. In volgorde van aftreden, in de plaats van degene die hij/zij opvolgt. Elk jaar treedt volgens een door de ouderraad vast te stellen rooster, een aan de zittingstermijn gerelateerd deel van de leden af. Bij drie jaar is deze 1/3. De aftredende leden zijn herkiesbaar, indien zij op het tijdstip van de verkiezingen behoren tot de ouders. Zodra leden niet langer tot de ouders behoren, treden zij af bij de eerstvolgende verkiezingen. Beëindiging mandaat Artikel 4.3 Het lidmaatschap van de ouderraad wordt van rechtswege beëindigd wanneer de betrokkenen: Hun kinderen de school verlaten hebben; Ontslag nemen als lid van de raad; Indien leden twee vergaderingen verzuimen zonder opgave van redenen kan het lidmaatschap ongeldig verklaard worden en wordt in de ontstane vacature voorzien tijdens de volgende verkiezing. Daden stellen die strijdig zijn met de principes van de visie van de school. Dergelijke beslissing tot uitsluiting kan slechts genomen worden indien zij gedragen wordt door een meerderheid van de aanwezige leden. Dergelijke beslissing kan pas genomen worden met een duidelijke motivering, waarbij de betrokken persoon het recht van wederwoord heeft. Bij de beslissing tot uitsluiting kan ook een periode van uitsluiting bepaald worden.
2
Bestuurssamenstelling Werking Artikel 5.1 De leden van de ouderraad kiezen door middel van een geheime verkiezing onder de leden van de ouderraad een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij vormen het bestuur van de ouderraad. Binnen de ouderraad worden tevens plaatsvervangers voor deze functies aangewezen. Het bestuur is verantwoording schuldig aan de ouderraad. Voorzitter: Franca Hoff plaatsvervangend: Najet El Bouazzati Secretaris: Viola Hartevelt plaatsvervangend: Desiree Toet Penningmeester: Miranda Beck plaatsvervangend: Zina Heikamp (vanuit school)
Voorzitter Artikel 5.2 De voorzitter heeft bij voorkeur ervaring in het voorzitten van overleg vormen dan wel kennis van vergadertechnieken of is bereid hierin bijscholing te volgen. De voorzitter deelt de samenstelling van de ouderraad en van het dagelijks bestuur mee aan de ouders, de directie en de medezeggenschapsraad binnen twee weken na de verkiezing. Taken van de voorzitter: Waakt over de goede werking van de ouderraad Leidt de vergaderingen van de ouderraad Ondertekent alle brieven en officiële documenten in naam van de ouderraad samen met de secretaris. Secretaris Artikel 5.3 De secretaris is belast met: De correspondentie; Het maken van de notulen van de vergaderingen van de ouderraad; Het opstellen en beheren van de actie-en besluitenlijst; Het bijhouden van de adressenlijst van de leden van de ouderraad; Het beheer van het archief van de ouderraad; Het ondertekenen van alle brieven en officiële documenten in naam van de ouderraad samen met de voorzitter. Hij/zij doet tenminste eenmaal per jaar, bij voorkeur tijdens de jaarlijkse oudervergadering, schriftelijk verslag aan de ouders over de werkzaamheden van de ouderraad. Penningmeester Artikel 5.4 De penningmeester beheert de financiële middelen van de ouderraad. De penningmeester beheert de gelden ten behoeve van de ouderraad. De ouderraad is hierover verantwoording verschuldigd aan het bevoegd gezag. Tevens int en beheert de penningmeester de gelden verkregen uit de vrijwillige bijdrage van de ouders, alsmede gelden verkregen uit andere bronnen. De ouderraad is over het beheer ervan verantwoording verschuldigd aan de ouders. Tenminste twee maal per jaar geeft de penningmeester een financieel overzicht aan de ouderraad. Eenmaal per jaar controleert de MR de bescheiden die betrekking hebben op de inkomsten en uitgaven van deze gelden. De commissie brengt van haar bevindingen jaarlijks schriftelijk verslag uit aan de ouderraad en informeert de ouders middels de website. Bij het in orde bevinden van de kas doet de kascontrolecommissie het voorstel op de penningmeester decharge te verlenen. Tevens is er de mogelijkheid voor de commissie om tussentijds controle(s) uit te voeren.
Vergaderingen van de ouderraad Vergaderingen Artikel 6.1 De ouderraad vergadert in het beginsel in het openbaar. Indien de agenda hiertoe aanleiding geeft of indien de ouderraad op voorstel van één van de leden hiertoe besluit, vindt de vergadering plaats in beslotenheid. De ouderraad streeft naar een optimale samenwerking met de medezeggenschapsraad. De secretaris van de ouderraad zendt voor elke vergadering een agenda aan de medezeggenschapsraad. De medezeggenschapsraad en ouderraad vaardigen over en weer een lid, met adviserende bevoegdheid, maar zonder bevoegdheden in de besluitvorming van de MR bij niet vast (gekozen) MR lidmaatschap van dat OR lid, naar elkaars vergaderingen af. Indien de vergadering in beslotenheid plaatsvindt, vervalt de uitnodiging aan de medezeggenschapsraad.
3
De ouderraad heeft het recht schriftelijk of mondeling vragen te stellen aan de schoolleiding over de algemene gang van zaken met betrekking tot de school.
Frequentie Artikel 6.3 De ouderraad vergadert in principe één maal per 6 weken tijdens het schooljaar van september tot juni. De data worden ten plaatse in het begin van het schooljaar vastgelegd en in de schoolkalender opgenomen. De voorzitter kan eventueel beslissen hiervan af te wijken, bijvoorbeeld het annuleren van een vergadering of het veranderen van de datum. Uitnodigingen Artikel 6.4 De voorzitter stelt de uitnodiging voor de ouderraad vergaderingen op. Hij/zij zorgt ervoor dat deze tijdig voor de vergadering op de website staat van de OBS-PCA en een e-mail aan de OR leden stuurt (verzorgd door de secretaris). Agenda Artikel 6.5 De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, in samenspraak met de bestuursleden. Alle leden van de ouderraad kunnen agendapunten indienen. Bij het begin van elke vergadering kunnen in overleg met de aanwezigen agendapunten worden toegevoegd, afgevoerd of gewijzigd worden. Afmeldingen Artikel 6.6 Leden van de OR dienen zich minimaal 2 dagen van te voren aftemelden bij de voorzitter. Bij minder dan de helft van de leden wordt het overleg geannuleerd. De voorzitter stelt de OR leden daarvan op de hoogte en bepaalt een nieuwe datum. Verslagen Artikel 6.7 Van elke vergadering van de ouderraad wordt door de secretaris of een ander lid notulen opgemaakt. Deze notulen worden verspreid onder de leden van de ouderraad en wordt op de website van de OBS-PCA geplaatst, zodat deze inzichtelijk zijn voor alle ouders. Tevens worden de notulen schriftelijk ingediend bij de directie van de school. Stemmingen Artikel 6.8 Beslissingen worden genomen bij consensus. Indien er geen consensus bereikt wordt, wordt er een stemming georganiseerd. In dit geval wordt een beslissing als aangenomen beschouwd voor zover ze gesteund wordt door de volstrekte meerderheid van de aanwezige leden. Bij staking van de stemmen (50/50) is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Aanwezigen Artikel 6.9 De vergaderingen van de ouderraad staan open voor alle ouders. De directie, de leerkrachten en alle andere personen betrokken bij de werking van de school mogen de vergaderingen van de ouderraad eveneens bijwonen. De ouderraad kan voor specifieke onderwerpen bovendien beroep doen op personen buiten de raad. Deze personen mogen deelnemen aan de besprekingen. Ze hebben enkel een adviserende rol. Indien er een stemming is tijdens een vergadering van de ouderraad, hebben enkel de leden van de ouderraad stemrecht. Opname nieuwe leden Artikel 6.10 Elke ouder dat lid wenst te worden van de ouderraad, maakt dit kenbaar op een vergadering van de ouderraad.
Werkgroepen Artikel 7.0 De ouderraad kan werkgroepen/commissies instellen ten behoeve van de organisatie van activiteiten. De werkgroepen vallen onder de verantwoording van de ouderraad. Zie procedure werkgroepen/commissies OR.
Ouderavonden Artikel 8.1
4
1. 2. 3.
Tenminste eenmaal per jaar belegt de ouderraad samen met de MR een algemene ouderavond. De ouderraad belegt ook een ouderavond indien tenminste 10% van de ouders schriftelijk daartoe de wens te kennen geeft. Voor 1 november van elk schooljaar wordt de ouderavond, waar ook verkiezingen gehouden worden, gewijd aan de bespreking van het jaarverslag en het nieuwe jaarplan van de ouderraad.
Artikel 8.2 1. De leiding van de ouderavonden ligt bij de voorzitter van de ouderraad. Hij/zij is bevoegd de leiding over te dragen aan anderen, indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven. 2. De uitnodigingen, die tevens de agenda bevatten, worden tenminste drie weken voor de ouderavond verzonden. 3. De ouderavonden zijn openbaar.
Financiën Financiële middelen Artikel 9.1 De ouderraad staat in voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om hun opdrachten en werking mogelijk te maken. Daartoe organiseert zij o.m. allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard of doet zij een beroep op subsidies vanwege lokale culturele raden of andere instanties, enz.…. Rekening Artikel 9.2 De ouderraad opent een eigen rekening waarbij minstens twee leden, waaronder de penningmeester en iemand vanuit de directie van de school, volmacht uitoefenen. Uitgaven Artikel 9.3 Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden. Saldo Artikel 9.4 Het saldo van de rekening blijft positief. Wanneer het saldo negatief is, waarschuwt de penningmeester de voorzitter zonder verwijl en worden gepaste maatregelen genomen om het saldo aan te zuiveren. Controle Artikel 9.5 Het financieel verslag wordt bij voorkeur 2x per jaar door een tweede persoon vanuit de MR gecontroleerd in de maanden september en januari. Goedkeuring Artikel 9.6 Het financieel verslag wordt jaarlijks op de eerste vergadering van de ouderraad ter goedkeuring voorgelegd. Middelen van de ouderraad Artikel 9.7 De middelen die de ouderraad verwerft, worden prioritair besteed aan het ouderverenigingswerk in de breedste zin van het woord en moeten uiteraard rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen van de school. Bijzondere acties Artikel 9.8 Het bestuur kan bovendien door bijzondere acties ook middelen verwerven en aanwenden ter ondersteuning van de school op voorwaarde dat voorafgaandelijk daartoe een onderling akkoord bestaat tussen de schooldirectie en de ouderraad. Hierin wordt duidelijk het gesteunde project bepaald en de ouders van de school worden bij de aanvang van een bijzondere actie daarover ondubbelzinnig geïnformeerd. Dergelijke projecten zijn uiteraard beperkt in omvang en tijd. Ontbinding Artikel 9.9 Indien de ouderraad zou ophouden te bestaan, gaan alle financiële middelen, na het betalen van alle openstaande rekeningen, naar de school.
5
Tussentijds aftreden ouderraad/(afgevaardigde medezeggenschapsraad-) ouderraadslid Artikel 10.1 1.
2. 3.
Wanneer tenminste de helft van het aantal leden daartoe besluit, treedt de ouderraad in zijn geheel af. Een dergelijk besluit kan alleen genomen worden als het aftreden als punt op de tevoren opgestelde agenda van de vergadering van de ouderraad en als een meerderheid van het aantal leden van de ouderraad bij die vergadering aanwezig is. Is een meerderheid van de leden niet opgekomen, dan wordt er een nieuwe vergadering belegd, welke dient plaats te vinden op een tijdstip dat ligt tussen twee en drie weken na de datum van de eerste vergadering. Op de nieuwe vergadering kan het geagendeerde besluit worden genomen ongeacht het aantal aanwezigen. De afgetreden ouderraad benoemt een commissie, die zorg draagt voor verkiezingen voor een nieuwe ouderraad. In deze commissie kunnen alle ouders met uitzondering van de leden van de ouderraad, zitting nemen. De leden van de afgetreden raad zijn herkiesbaar, met inachtneming van artikel 4.2.
Artikel 10.2 1. De ouderraad kan een afgevaardigde (toehoorder), die niet vast (gekozen) lid is in de medezeggenschapsraad, tot aftreden dwingen. De leden van de ouderraad en van de MR kunnen in gevallen waarin men het absoluut niet met het functioneren van die afgevaardigde eens is, ruimte latend voor de minderheid of om zijn of haar stem te laten horen, ingrijpen door deze tussentijds ter verantwoording te roepen en eventueel tot aftreden te dwingen. 2. Op schriftelijk verzoek van twee derde van het aantal leden van de ouderraad, wordt op de eerstvolgende ouderavond het tussentijdse aftreden van een ouderraadslid voorgelegd. Het bedoelde ouderraadslid treedt daadwerkelijk af indien tenminste twee derde van de aanwezige ouders hiermee instemt. 3. Het in het tweede lid bedoelde verzoek kan slechts door de ouderraad worden gedaan op grond van het feit dat de belanghebbende de werkzaamheden van de raad ernstig belemmert, dan wel op de grond van het feit dat de belanghebbende zich niet heeft gehouden aan de wettelijke geheimhoudingsplicht. 4. De belanghebbende wordt niet eerder tot aftreden gedwongen dan nadat deze in de gelegenheid is gesteld zich mondeling of schriftelijk te verweren. 5. Van het mondeling verweer wordt verslag opgemaakt, dat na voorlezing wordt ondertekend door hem/haar te wiens overstaan het verweer heeft plaatsgevonden en door de belanghebbende. Weigert de belanghebbende de ondertekening dan wordt daarvan, zo mogelijk met vermelding van reden, melding gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt aan de belanghebbende uitgereikt. 6. Van de uiteindelijke beslissing wordt de belanghebbende onverwijld bij aangetekende brief in kennis gesteld. De beslissing is met redenen omkleed.
Slotbepaling Toegang Artikel 11.1 Elke ouder kan te allen tijde op eenvoudige aanvraag bij de directie van de school of bij de voorzitter van de ouderraad een exemplaar van dit huishoudelijk reglement bekomen. Het huishoudelijk reglement zal ook opgenomen worden op de website van de school. Aanpassingen aan het reglement Artikel 11.2 Dit reglement en de daarin aan te brengen wijzigingen wordt op voorstel van de ouderraad, bij twee derde meerderheid van de stemgerechtigde aanwezigen, vastgesteld door de ouderraad. Het vastgestelde reglement of de wijzigingen worden ter kennis gebracht aan de directie van de school en de medezeggenschapsraad. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de ouderraad. Minimaal eenmaal per 2 jaar wordt het huishoudelijk reglement herzien.
6
Aldus opgemaakt;
(plaatsnaam)
(datum)
Namens de ouderraad; De voorzitter;
(naam)
(handtekening)
Namens de schooldirectie;
(naam)
(handtekening)
Voor gezien de MR; De voorzitter;
(naam)
(handtekening)
7
