Bijlage 1
COMMUNICATIEMIDDELEN Communicatiekanaal
Omschrijving
Doelgroep
Doel
Gemeentepagina Brabants Centrum
Wekelijkse rubriek in betaald weekblad met daarin alle publicaties van de Gemeente. Bevat alle berichten uit de rubriek in Brabants Centrum, de informatie uit de gemeentegids, informatie over producten en diensten, projectpagina’s, informatie over gemeentelijk beleid, informatie over de plaats Boxtel. Wekelijks gesprek met de pers n.a.v. de collegevergadering. Actueel bericht richting de pers over specifiek onderwerp. Persberichten worden naar de lokale en regionale pers verspreid. Nationale en internationale pers worden niet actief benaderd. Jaarlijks vertelt de gemeente wat ze van plan is via de begroting én via een publieksvriendelijke samenvatting. Jaarlijks vertelt de gemeente wat ze heeft gedaan is via het jaarverslag én via een publieksvriendelijke samenvatting. Burgerzaken, WegWijs, CJG, Milieustraat, Servicelijn Openbware Ruimte, Receptie en de Leeshoek van Communicatie zijn punten waar communicatie plaatsvindt. Dagelijks vinden er vele contacten plaats via deze ‘loketfuncties’. Schriftelijke 1-op-1 communicatie tussen medewerkers en
Inwoners
Informeren Communiceren Burgerparticipatie
Inwoners Klanten Toeristen / Bezoekers Partners Nederlandse overheid
Informeren Communiceren Burgerparticipatie
Pers Inwoners
Communiceren
Pers Inwoners
Informeren
Inwoners
Informeren
Inwoners
Informeren
Inwoners Klanten Bezoekers Toeristen Partners
Informeren Communiceren
Inwoners Klanten Toeristen /
Communiceren
Website
Persgesprek
Persbericht
Begroting / Begrotingskrant
Jaarverslag / Burgerjaarverslag
Loketfuncties
Brieven / E-mails
bestuurders van de gemeente en tal van ontvangers.
Telefonisch contact
Mondelinge 1-op-1 communicatie tussen medewerkers en bestuurders van de gemeente en tal van ontvangers.
Persoonlijk contact
Mondelinge 1-op-1 communicatie tussen medewerkers en bestuurders van de gemeente en tal van ontvangers.
Televisie
Omroep Dommelland (lokaal), Omroep Brabant (regionaal), Brabants Dagblad TV (regionaal) en de landelijke televisiezenders benaderen de gemeente regelmatig. Zelf benadert de gemeente de lokale en regionale zenders actief. Omroep Dommelland (lokaal), Omroep Brabant (regionaal) en de landelijke radiozenders benaderen de gemeente regelmatig. Zelf benadert de gemeente de lokale en regionale zenders actief. Via YouTube worden tal van films verspreid over Boxtel. De gemeente kan dit zelf ook doen. De gemeente heeft een eigen powerpointsjabloon. Op talloze momenten worden er presentaties verzorgd voor zowel interne als externe doelgroepen. Tweejaarlijks magazine i.s.m. Citymanagement ter promotie van de winkelcentra in de gemeente. De gemeente brengt talloze folders en brochures uit, waarvan de meeste gaan over producten en diensten
Radio
YouTube
Powerpointpresentatie
Promotiemagazine
Folder / brochure
Bezoekers Partners Nederlandse overheid Pers Inwoners Klanten Toeristen / Bezoekers Partners Nederlandse overheid Pers Inwoners Klanten Toeristen / Bezoekers Partners Nederlandse overheid Pers Inwoners Toeristen / Bezoekers Pers
Communiceren
Communiceren
Communiceren
Inwoners Toeristen / Bezoekers Pers
Communiceren
Inwoners Toeristen / Bezoekers
Informeren
Inwoners Klanten Toeristen / Bezoekers Partners Nederlandse overheid Toeristen / Bezoekers
Communiceren
Klanten
Informeren
Informeren
Flyer
Poster
Banner / vlag
‘Give-aways’
Raads- en commissiestukken
Projectdocumentatie
Beleidsdocumenten
Etc.
van de gemeente of de Nederlandse overheid. Bij de verschillende loketfuncties van de gemeente (CJG, WegWijs, Publiekshal) liggen tal van flyers met boodschappen van de gemeente, de Nederlandse overheid en andere instellingen over tal van onderwerpen. De gemeente maakt sporadisch gebruik van posters, meestal rond grote politieke momenten zoals verkiezingen en de strategische visie. Wel worden via de loketfuncties tal van posters van andere overheden en instellingen verspreid. Gebruik van de gemeentevlag wordt onder andere gestimuleerd door Boxtel Beleeft op dagen van evenementen. De gemeente heeft een scala aan ‘give-aways’ zoals pennen, schrijfblokjes, tassen, tshirts etc. Deze worden voornamelijk gebruikt voor nieuwe inwoners of deelnemers aan rondleidingen door het gemeentehuis. Maandelijks worden de raads- en commissiestukken verspreid via www.boxtel.nl, de Leeshoek en de openbare bibliotheek. Via www.boxtel.nl wordt steeds meer documentatie over projecten aangeboden. Via www.boxtel.nl en de Leeshoek worden alle beleidsdocumenten aangeboden. Er komen steeds nieuwe communicatiemiddelen bij. Op dit moment is de gemeente bijvoorbeeld bezig Twitter en Hyves in te bedden in de
Inwoners Klanten
Informeren
Inwoners Klanten
Communiceren
Inwoners Toeristen / Bezoekers
Communiceren
Inwoners
Communiceren
Inwoners
Informeren
Inwoners Pers
Informeren
Inwoners Pers
Informeren
-
-
communicatiematrix. .
Bijlage 2
CRISISCOMMUNICATIE In de tekst van het onderstaande memo vindt u een samenvatting van crisiscommunicatie bij de gemeente Boxtel. Onder crisiscommunicatie verstaan we de communicatie tijdens een calamiteit. Het gaat dan om de activiteiten zoals beschreven in het deelproces Voorlichting uit het Rampenplan van de gemeente. Dit deelproces wordt alleen gestart in opdracht van de burgemeester.
Organisatie De gemeentelijke crisiscommunicatie is georganiseerd rond het gemeentelijk beleidsteam (GBT) en het actiecentrum voorlichting (ACV). De communicatieadviseur in het GBT duidt alle zaken die in het GBT op tafel komen en worden besloten vanuit communicatieoogpunt. Het ACV voert de opdrachten en instructies vanuit het GBT uit én informeert het GBT over de communicatieve aspecten van de crisis. Het ACV communiceert ook actief, op dezelfde manier als de politievoorlichter ter plaatse, over datgene wat iedereen kan waarnemen. Deze actieve communicatie wordt afgestemd met de politievoorlichter. Het ACV informeert het GBT over wat het op deze manier communiceert. In het regionaal operationeel team (ROT) is een sectie voorlichting actief die het ACV kan bijstaan in het uitvoeren van communicatietaken. Deze sectie communiceert zelf nooit met externen. De sectie informeert het ACV over activiteiten van de operationele diensten.
De inzet van communicatie tijdens een crisis Communicatie is de verbinding tussen de ‘buitenwereld’ en de ‘binnenwereld’. Communicatie haalt de buitenwereld naar binnen om een informatiepositie op te bouwen en een communicatieaanpak op te zetten. Communicatie brengt ‘binnen’ vervolgens naar ‘buiten’ om gericht te voorzien in informatiebehoeften. Omgevingsanalyse (ACV) Resultaat / Effect (ACV)
Coördinatie (GBT)
Uitvoering (ACV)
Communicatieaanpak (GBT)
Voor de communicatie staan, ongeacht het type crisis, drie basisdoelen centraal. • Informatievoorziening – onder de direct betrokkenen, het publiek en de pers is een grote informatiebehoefte. Deze ontstaat vanaf het allereerste begin van de crisis. Het is de taak van het ACV om dit proces zo snel mogelijk te starten. In nauwe samenwerking met de politievoorlichter ter plaatse is de voornaamste taak van het ACV informatie te bevestigen of onjuiste geruchten te ontkennen richting pers, publiek en direct betrokkenen. Het ACV hanteert dezelfde richtlijn en inhoudelijke boodschap als de politievoorlichter: wat iedereen kan waarnemen, kan gecommuniceerd worden. Over de informatievoorziening rapporteert het ACV richting het GBT. • Schadebeperking – deze vorm van communiceren richt zich vooral op het geven van instructies vanuit de overheid aan het publiek over hoe mensen de schade voor henzelf kunnen beperken. Het kan bijvoorbeeld gaan over instructies voor een grootschalige evacuatie, maar ook de bekende instructie ramen en deuren te sluiten of informatie over het indienen van schadeclaims. • Betekenisgeving – de feiten van de crisis bepalen niet de werkelijkheid, dat doet de betekenis die aan deze feiten wordt gegeven. Betekenisgeving m.b.t. de crisis is het exclusieve domein van de burgemeester. Hij kan namelijk namens iedereen spreken: namens het publiek en direct betrokkenen (burgervader) en namens de gemeente en operationele diensten (opperbevelhebber). De boodschap is ‘wat betekent deze crisis voor ons als gemeenschap?’ en niet ‘wat betekent deze crisis voor ons als overheid?’. Het doel van betekenisgeving is de relatie leggen vanuit de overheid met het publiek en de direct betrokkenen.
Wie doet wat? Wie? CoPI-voorlichting
ROT Sectie Voorlichting
Communicatieadviseur GBT
Hoofd ACV
Omgevingsanalyst
Wat? Persalarm Eerste woordvoering Tijdelijke opvang pers buiten plaats incident Inventariseert feiten, omstandigheden, inzet, problemen Duidt ROT (operationele) informatie in communicatietermen Ondersteunt het ACV wanneer de gemeente dat wenst Schetst de communicatieaanpak op hoofdlijnen (de drie doelen) Rapporteert wat het ACV doet Benoemt de inhoud voor de eerste verklaring van de burgemeester Instrueert het ACV Ziet erop toe dat de eerste communicatie daadwerkelijk meteen plaatsvindt richting publiek en pers Controleert voortgang werkzaamheden Organiseert de inzet van externe middelen (Crisis.nl, callcenter) Organiseert inzet van personeel Geeft impressies van de buitenwereld vanuit de invalshoek van communicatie Duidt de impact van de crisis op
Informeert wie? ROT Sectie Voorlichting ACV (Persvoorlichter)
ACV
ACV ROT Sectie Voorlichting
Communicatieadviseur GBT ROT Sectie Voorlichting CoPI-voorlichting
het publiek Het ACV kan verder bestaan uit de volgende medewerkers: • Persvoorlichter • Publieksvoorlichter • Webredacteur Crisiscommunicatie wordt in eerste instantie verzorgd door medewerkers van de gemeente Boxtel. • Communicatieadviseur GBT: Bas Schel • Hoofd ACV: Johan Michielsen • Persvoorlichter: Judith de Hoog • Publieksvoorlichter: Harrie Heerkens • Omgevingsanalyst / Webredacteur: Thelma van der Heijden Eventuele versterking kan via de communicator worden opgeroepen vanuit de hele regio Brabant-Noord. Belangrijk is dat enkel de burgemeester beslist over de inzet van communicatie (GBT, ROT, ACV en CoPI) namens alle betrokken diensten. Communicatie met externen verloopt nooit via het ROT, tenzij het daarvoor de opdracht krijgt van de gemeente. Dat geldt ook voor het inschakelen van Crisis.nl of het landelijke callcenter.
Bijlage 3
BEHEER GEMEENTELIJKE WEBSITE Aanleiding De gemeente Boxtel heeft sinds 1999 een eigen website, www.boxtel.nl. Deze wordt op dit moment bezocht door zo’n 20.000 bezoekers per maand, waarvan een groot aantal meerdere keren. Deze zoeken met name nieuws en informatie over producten en diensten. Het is dan ook van belang dat de inhoud van de www.boxtel.nl actueel, compleet en correct is. De laatste jaren worden er regelmatig websites gelanceerd waar de gemeente Boxtel de voornaamste afzender is of een deelnemende partner. Hiermee is het beeld van de gemeente op internet niet meer eenduidig.
Redactie van de website Op dit moment hebben alle afdelingen contactpersonen aangewezen voor Communicatie. Het doel is een website waarvan het beheer gedragen wordt door alle afdelingen. • Communicatie - Eindredactie: verantwoordelijk voor het uiterlijk, de structuur en de algehele kwaliteit van de website - Helpdesk: ondersteuning met raad en daad van de afdelingen bij het beheer van de inhoud van de website • Afdelingen - Inhoudelijke actualiteit: verantwoordelijk voor de juistheid van de geboden informatie - Met Communicatie kan worden afgesproken hoe de daadwerkelijke werkverdeling is: afdelingen kunnen zelf wijzigingen aanbrengen of wijzigingen aanleveren bij Communicatie. • Redactieraad - Alle contactpersonen en de medewerkers van Communicatie vormen samen de redactieraad. Op gezette tijden, bijvoorbeeld eens per kwartaal, spreken zij samen de ontwikkeling van de website door. Zo worden keuzes met elkaar gedeeld, waardoor er een groter begrip ontstaat voor de manier waarop www.boxtel.nl wordt ingericht.
Communiceren via internet: www.boxtel.nl of een andere website? De gemeente heeft sinds 2001 een professionele website: www.boxtel.nl. Via deze website communiceert de gemeente met de inwoners, het gemeentebestuur en bezoekers van buiten de gemeente. hiermee is de website de digitale variant op communicatiemiddelen zoals de gemeentelijke pagina in Brabants Centrum. De gemeente heeft talloze projecten en activiteiten in uitvoering of in de planning. Steeds vaker wordt ook hierover via internet gecommuniceerd. Daarbij rijst steeds weer de vraag of de communicatie moet verlopen via www.boxtel.nl of via een andere website, zoals een eigen projectwebsite. Daarvoor hanteert Communicatie, na overleg met de burgemeester, de volgende werkwijze. We stellen daarbij de vraag wie er leidend is in het project of rond een activiteit.
• De gemeente is leidend: alle communicatie via internet verloopt via www.boxtel.nl, daarvoor wordt gebruik gemaakt van projectpagina’s - bijvoorbeeld www.boxtel.nl/schijndelseweg.php • De gemeente is ondergeschikt aan een andere partij: de internetcommunicatie verloopt via de website van de ‘bovengeschikte’ partij, waarbij Communicatie op www.boxtel.nl zorgt voor verwijzingen. De partij, wiens website wordt ingezet - bijvoorbeeld www.dommel.nl/dommeldoorboxtel en de verwijzing ernaar op www.boxtel.nl/projecten.php • De gemeente en andere partner(s) zijn gelijkwaardig: in overleg met de betrokken partners wordt gekozen voor de website van één van de partners of een nieuwe projectwebsite. Communicatie zorgt dan voor verwijzingen op www.boxtel.nl. De betrokken afdeling van de gemeente zorgt voor budget. bijvoorbeeld www.selissenwal.nl en de verwijzing ernaar op www.boxtel.nl/projecten.php en www.boxtel.nl/wijk_en_buurt.php Op deze manier wordt de internetcommunicatie van de gemeente eenduidig en wordt bovendien het beheer van de webpagina’s gewaarborgd. Dit laatste niet alleen wat betreft de inzet van mensen, maar ook financieel.
Bijlage 4
NIEUWE SLOGAN Slogans en logo ’s zijn slechts de vlag op de marketing mix en horen gebaseerd te zijn op inzicht in de markt en een goede positionering van de stad. Slogans moeten passen bij de identiteit van de gemeente en de gewenste positie in de markt, zonder ongeloofwaardig te zijn voor eigen bewoners en bedrijven. De functie van een slogan en bijbehorend beeldmerk is het uitdragen van een boodschap over de stad. Slogan en beeldmerk kunnen benut worden in de communicatie van alle partners in de stad. Kernwaarden Boxtel (basis strategische visie) waar onderstaande slogans op gebaseerd zijn: bescheidenheid, trots, verrassend, ambitieus, sterk, aangenaam, modern, dromen 1. Boxtel: aangenaam! (voor toeristen ‘aangenaam om u te ontmoeten’ / voor inwoners/organisaties/instellingen in Boxtel ‘aangenaam leven, wonen, werken’) 2. Boxtel….tot in de puntjes! 3. Thuis in… Boxtel 4. Boxtel: kleurt je dromen! 5. Boxtel: ogen tekort! 6. De kracht van Boxtel 7. Gewoon… Boxtel 8. Boxtel: droom, leef en verwonder 9. Boxtel: wervelend en vertrouwd 10. Boxtel Bruist! 11. Puur Boxtel 12. Boxtel: bescheiden pracht 13. Boxtel: persoonlijk en toegewijd 14. Boxtel: groene spil 15. Boxtel: eigentijds verrassend 16. Boxtel: gemoedelijke spil 17. Boxtel: genegen en ambitieus 18. Boxtel: indrukwekkend parmantig 19. Boxtel: verbonden schakel 20. Boxtel: groene motor in de Meierij
Doelen 1. Bevorderen van het imago van Boxtel. Dit imago is duurzaam; sociaal; gastvrij, dynamisch, bedrijving en stimulerend. 2. Versterken van de hierboven genoemde kwaliteiten. 3. De inwoners (nog) trotser op hun gemeente maken (strategische visie) 4. Bevorderen van een civil community (Wmo-gedachte, verbondenheid in de wijk) Actuele voorbeelden:
‘HELEMAAL HENGELO’ ‘Dat is Oss’
eMMen Maakt Meer Mogelijk
Actualiteit Beleef Twente: 600.000 Euro per jaar, gefinancierd door 14 Twentse gemeenten en ‘het toeristische bedrijfsleven’
Bijlage 5
HUISSTIJL 1
Probleem- en doelstelling 1.1 Probleemstelling Een huisstijl bestaat uit afspraken die binnen de gemeente Boxtel gemaakt zijn over de wijze waarop de organisatie zich presenteert aan de eigen medewerkers en de buitenwereld. Het opnieuw aandacht schenken aan de huisstijl heeft meerdere redenen: • Nastreven van een duidelijk imago; • De huisstijl laat zien dat de gemeente een andere koers inzet (strategische visie dialoog opzoeken!); • Het intern op gang brengen van een bewustwordingsproces. Een nieuwe huisstijl raakt immers iedereen. Een huisstijl brengt mensen zichtbaar bij elkaar waardoor de wil tot samenwerking tussen verschillende afdelingen vaak aanwijsbaar toeneemt; • De huisstijl zorgt voor een ‘sanering’ van grote hoeveelheden drukwerk en huisstijldragers. 1.2 Doelstelling De huisstijl is het visitekaartje van onze organisatie. Het geeft een indruk over wie we zijn en hoe goed we zijn. Op dit moment zijn er met betrekking tot onze huidige huisstijl diverse aspecten aan de orde: • Onze huidige huisstijl wordt niet consequent doorgevoerd. Er wordt wel gebruik gemaakt van veel huisstijldragers zoals briefpapier, posters, pennen, tasjes, presentaties, t-shirts etc. • De huisstijl is bijna 20 jaar in gebruik (vanaf 1990 gefaseerd ingevoerd) • Het huidige beeldmerk (drie eenden) blijkt onhandig voor drukwerkopdrachten. De repro geeft aan moeite te hebben met de details in het logo. Ook aanlevering door collega’s op allerlei verschillende manieren (resolutie) kan problemen opleveren. Er wordt kortom geen eenduidig en krachtig beeld naar buiten gebracht waaraan de stijl van de gemeente direct herkenbaar is. Het beeld dat de doelgroepen van onze organisatie en haar medewerkers hebben, bepaalt in grote mate hoe zij tegenover onze organisatie staan en met ons samenwerken. Wanneer onze huisstijl niet professioneel is, dan is dat ook het beeld dat mensen hebben van onze organisatie. Daarom is huisstijl een belangrijk aspect voor de hele organisatie. 2
Aannames Onderstaand een aantal aannames met betrekking tot het doorvoeren van een nieuwe huisstijl. 2.1 De baten van een nieuwe huisstijl • Het moment om nu voor een nieuwe huisstijl te kiezen is geschikt De wens om de huisstijl aan te passen is al langere tijd geuit. Een ideaal moment om zowel binnen- als buiten de organisatie te laten zien dat de gemeente Boxtel een andere koers inslaat, is na de vaststelling van de strategische visie en na de gemeenteraadsverkiezingen, gefaseerd in 2010. • Modern bestuur vraagt om onderscheidend vermogen - Het huidige logo is weliswaar onderscheidend, maar heeft niet de juiste uitstraling voor een modern
•
•
gemeentebestuur. Het past niet bij een vooruitstrevende gemeente die de dialoog wil aangaan met haar doelgroepen. Een nieuwe huisstijl draagt bij aan een verbeterde uitstraling - Een nieuwe huisstijl heeft een positieve invloed op het imago. Voorwaarde is dat het imago aansluit bij de communicatie, het gedrag en de inhoud vanuit de organisatie. Lagere kosten implementatie projecten - De koppeling van de diverse projecten leidt tot lagere kosten. De mogelijkheid om gedeeltelijk gezamenlijke vorm en inhoud te geven aan implementatie en campagne levert immers een besparing op. Bij projectcommunicatie zijn bijvoorbeeld geen/minder ontwikkelkosten. Het werken met Smart Documents (sjablonen) zorgt voor eenheid.
2.2 Bedreigingen • De positieve effecten die een nieuwe huisstijl teweeg brengt worden teniet gedaan als er niet tevens aandacht besteed wordt aan gedragverandering Deze aanname benadrukt de noodzaak om een koppeling te maken tussen huisstijl en gedragsverandering. Binnen de gemeente Boxtel zijn er meerdere projecten die een direct verband hebben met bewustwording en gedragsverandering, bijvoorbeeld de geplande invoering van Smart Documents (FZ) en STIP (dienstverlening). Onafhankelijke projecten worden met elkaar en met de huisstijl in verband gebracht. • Ongeacht of de nieuwe huisstijl alleen als nieuw logo wordt doorgevoerd of breed geïmplementeerd wordt is de verwachting dat er weerstand ontstaat Door de huisstijl te koppelen aan de projecten wordt de samenhang zichtbaar. Daarnaast is het draagvlak groter doordat er veel meer mensen door de hele organisatie heen bij betrokken zijn. Behalve draagvalk onder de medewerkers is het van belang dat het doorvoeren van een nieuwe huisstijl (uit-)gedragen worden door bestuur en MO, managers en teamcoördinatoren. • Een nieuwe huisstijl is een financiële investering - Het doorvoeren van een nieuwe huisstijl vraagt om een financiële investering. Er zijn op dit moment veel huisstijldragers in omloop. Een inventarisatie van de huisstijldragers leidt waarschijnlijk tot de conclusie dat het aantal representatiegeschenken (o.a. blikjes, pennen, t-shirts) kan verminderen waardoor een kostenbesparing optreedt. • De herkenbaarheid van de gemeente Boxtel gaat verloren - Zowel intern als extern staan de eenden en de kleur blauw symbool voor de gemeente Boxtel. Een goed opgezette interne campagne en het breed extern bekend maken van een nieuw logo met de achterliggende gedachte zullen bijdragen aan een snelle hernieuwde herkenbaarheid. Deze herkenning draagt ertoe bij dat medewerkers het gevoel krijgen tot “één familie” te behoren. Huisstijl brengt intern saamhorigheid. Consequent doorgevoerd, straalt het in- en extern duidelijkheid, kwaliteit en eendracht uit. • Gemeentewapen versus logo - De gemeente Boxtel moet een keuze maken op welke manier ze omgaat met het gemeentewapen. Het wapen en het logo kunnen naast elkaar gebruikt worden. Een keuze kan zijn om het logo te gebruiken ‘in de praktijk van alle dag’ en het gemeentewapen te reserveren voor bijzondere gelegenheden. 3.
Kosten Voor het ontwerpen en doorvoeren van een nieuwe huisstijl worden meerdere offertes opgevraagd. Daarnaast moet rekening gehouden worden met de kosten voor het vervangen van de huisstijldragers. Voor een aantal huisstijldragers zoals enveloppen levert dit weinig extra kosten op, omdat nieuwe bestellingen in de nieuwe opmaak besteld wordt. Een aantal huisstijldragers moet echter vervangen worden. Denk hierbij aan het vervangen van naam en logo op naamborden, auto's, logo’s op gebouwen etc. Het ontwerpen en ontwikkelen van de nieuwe huisstijl bestaat uit een aantal onderdelen. De genoemde bedragen betreffen een ruwe schatting en zijn afhankelijk van de keuze
voor een minimale of een maximale variant. De kostenindicaties zijn gebaseerd op voorbeelden uit andere gemeenten en andere organisaties. De totale kosten voor invoering van een nieuwe huisstijl schatten we op € 25.000,exclusief BTW. Deze kosten zijn verdeeld over: • Eerste ontwerpfase - € 10.000,• Grafische ontwerpfase - € 3.500,• Ruimtelijke ontwerpfase – kosten zijn nog niet bekend • Website - € 1.000,• Implementatie en introductie nieuwe huisstijl - € 2.000,• Ontwikkelen huisstijlhandboek - € 3.600,• Onvoorzien – circa € 10.000,- (o.a. voor de ruimtelijke ontwerpfase) 4
Implementatie De invoering van een nieuwe huisstijl is een ingrijpende operatie. Daarom kan het hele project het best verdeeld worden in drie stappen: • Stap 1 Ontwerpfase – Tijdens deze fase worden het nieuwe logo, de huisstijlkleuren etc. ontworpen en worden voorbeelden uitgewerkt van huisstijldragers in de nieuwe stijl. • Stap 2 Invoering corporate huisstijl – Het logo en de huisstijlkleur worden vervangen. Daarbij wordt een aantal huisstijldragers ineens aangepakt, denk aan: briefpapier, foldermateriaal, voertuigen en de website. Een aantal huisstijldragers wordt geleidelijk vervangen. Het huisstijlhandboek wordt ook gemaakt en ingezet. Na deze stap is duidelijk dat de gemeente een nieuw ‘gezicht’ heeft gekregen. • Stap 2 Corporate identity – Alle overige huisstijldragers worden voorzien van de nieuwe huisstijl en medewerkers en bestuurders worden geschoold in de bijbehorende houding, toon van communicatie etc. Deze stap maakt de uiterlijke huisstijl tot een innerlijke. 5
Planning In totaal verwachten we ruim een jaar nodig te hebben voor het compleet invoeren van een nieuwe huisstijl. Bij voorkeur zou dit 2010 moeten zijn, omdat dit het eerste jaar is van de nieuwe bestuursperiode en de strategische visie 2010-2020. De eerste acht maanden worden besteed aan de uiterlijke huisstijl, de laatste vier maanden aan de innerlijke. Uiteraard is de innerlijke huisstijl een stap die nooit gereed is en waar de gemeente continu aandacht aan moet besteden. Besluit vernieuwing huisstijl Opdracht verstrekken Ontwerpfase Invoering corporate huisstijl Corporate identity
December 2009 Januari 2010 Februari t/m april 2010 April t/m augustus 2010 September t/m december 2010
Bijlage 6
LEIDRAAD PUBLIEKSBIJEENKOMSTEN Voor publieksbijeenkomsten is een leidraad opgesteld waarmee medewerkers op de afdelingen deze bijeenkomsten kunnen organiseren. De totale leidraad is te uitgebreid om als bijlage bij dit communicatieplan te worden gevoegd. Ter illustratie treft u hieronder echter het stappenplan dat de basis vormt voor het organiseren van een publieksbijeenkomst. 1.
Wat is het onderwerp van de bijeenkomst? Waarover gaat de bijeenkomst? Formuleer een kernboodschap door een antwoord te geven op de vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom een hoe. Deze kernboodschap is de leidraad voor iedereen die tijdens de bijeenkomst een rol heeft namens de gemeente en eventuele partners. De kernboodschap is ook de basis voor uitnodigingen, persberichten en andere communicatie-uitingen. 2.
Wat is het doel van de bijeenkomst? Waarom moet de bijeenkomst plaatsvinden? Dit is het makkelijkst te bepalen aan de hand van de Boxtelse Participatieladder. Die vindt je in bijlage 1. Het doel van de bijeenkomst is een belangrijk onderdeel in de communicatie over de bijeenkomst: uitnodigingen, aankondigingen, persberichten etc. 3.
Wie moet er aanwezig zijn? Wie moeten er namens de gemeente of eventuele partners bij de bijeenkomst aanwezig zijn? Kabinet beheert de agenda’s van de burgemeester en de wethouders. Bovendien kunnen zij van de meeste medewerkers van de gemeente ook de agenda bekijken. Uiteraard is het vooral van belang de noodzakelijke mensen bij de bijeenkomst te hebben. Voorbeelden zijn: • Portefeuillehouder • Projectleider / verantwoordelijke medewerker • Leden van de projectgroep / inhoudelijk deskundigen • Communicatiemedewerker • Wijkwethouder • Ondersteuners (bodes, systeembeheer etc.) Deze mensen kunnen wellicht niet allemaal op hetzelfde tijdstip. Plan dan een tijdstip waarop in elk geval de portefeuillehouder en de projectleider / verantwoordelijke medewerker kunnen. Zij zijn immers de boegbeelden van het onderwerp van de bijeenkomst.
4.
Waar? Waar vindt de bijeenkomst plaats? Hieronder staat een lijst van locaties die de gemeente vaak gebruikt voor publieksbijeenkomsten. •
• •
•
Gemeentehuis - Voor locaties binnen het gemeentehuis zijn de bodes aanspreekpunt. Je kunt hen bereiken op:
[email protected]. - Raadzaal, 2 vaste plasmaschermen en 1 mobiel plasmascherm voor presentaties, ruimte voor circa 250 aanwezigen, in combinatie met het personeelsrestaurant te gebruiken en in dat geval is catering mogelijk - Oude Raadzaal - Personeelsrestaurant -Kamer 1.46 - Spreekkamer 1 of 2 - Marktzaal Ursulagebouw, Centrum voor Jeugd & Gezin / Jongerencentrum B-Town Horecagelegenheden, Café Rembrandt, Café ’t Hart van Boxtel, Restaurant De Auberge van Boxtel, Paviljoen Molenwijk, De Jacobushof, Café D’n Trol, Restaurant ’t Zonnetje, Café ’t Wapen van Liempde Gemeenschapshuizen / Wijkcentra, De Rots, De Orion, Wijkvoorzieningencentrum Selissenwal, De Serenade
5.
Wanneer vindt de bijeenkomst plaats? De datum en het tijdstip waarop de bijeenkomst plaatsvindt, volgen uit stap 2 en 3. 6.
Wie worden er uitgenodigd? Een bijeenkomst kan openbaar zijn of gericht op een afgebakende doelgroep. In het eerste geval wordt de bijeenkomst aangekondigd. Dat gebeurt via de communicatiekanalen van de gemeente (bijlage 3). Op deze manier worden ‘alle inwoners’ van de gemeente geïnformeerd over de bijeenkomst en over het feit dat ze allemaal welkom zijn. In het tweede geval gaat het om een uitnodiging. Een specifieke groep mensen wordt uitgenodigd voor de bijeenkomst. Dat betekent dat ‘alle anderen’ niet zijn uitgenodigd. Een dergelijke uitnodiging wordt altijd verstuurd via de bodes. Het kan gaan om een bepaald gebied of om een bepaalde groep. Voor uitnodigingen die voor een bepaald gebied bedoeld zijn – bijvoorbeeld alle inwoners van Boxtel-Oost – hebben de bodes adreslijsten (per wijk, per kern en voor de hele gemeente). Voor een uitnodiging aan een bepaalde groep moet je zelf de adresgegevens aanleveren bij de bodes. 7.
Is de pers erbij? Bij een openbare bijeenkomst kan de pers uiteraard op eigen initiatief aanwezig zijn. Bij
een besloten bijeenkomst is de pers niet welkom, behalve op uitnodiging. Samen met de portefeuillehouder en Communicatie kun je bepalen of de aanwezigheid van de pers gewenst is. Als dat zo is, nodigt Communicatie de pers uit. Dat gebeurt na of tegelijk met de aankondiging of uitnodiging aan het publiek. De pers wordt nooit voor het overige publiek uitgenodigd, tenzij onder embargo. In overleg kan ook Communicatie aanwezig zijn, bijvoorbeeld wanneer er pers wordt verwacht. Uiteraard tenzij er op hetzelfde moment nog andere bijeenkomsten zijn. Richting de pers is de portefeuillehouder woordvoerder. Voor ‘technische vragen’ zal die een beroep doen op betrokken ambtenaren, maar het contact verloopt altijd onder de hoede en verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder. 8.
Hoe ziet de bijeenkomst eruit? Nadat alles is gepland, komt de opzet van de bijeenkomst. Die wordt voornamelijk bepaald door de volgende zaken: • Doel van de bijeenkomst • Aantal aanwezigen Gebaseerd op de Boxtelse Participatieladder vind je in bijlage 4 een aantal opties voor soorten bijeenkomsten. Deze zijn gebaseerd op ervaringen van de afgelopen jaren.
Participatieniveau Meeweten Meedenken / Meepraten Meewerken Meebeslissen
Grote groepen (> 15 mensen) n.v.t. Informatiebijeenkomst
Kleine groepen (< 15 mensen) n.v.t. Gesprek
Inloopbijeenkomst Brainstormsessie ‘Lagerhuisdebat’
Doorlopende presentatie Klankbordgroep Projectgroep
Belangrijke vraag is of er catering moet zijn en in welke vorm. ‘Koffie en thee’ zijn minimaal, maar onze ervaring is dat het publiek positief reageert wanneer de catering uitgebreider is. Bijvoorbeeld koffie en thee bij ontvangst, koffie, thee en fris tijdens de bijeenkomst en een drankje met een versnapering na afloop. ‘De liefde van de man gaat door de maag’ luidt het gezegde, maar voor het publiek geldt dit ook. 9.
Planning maken Nu alle elementen in het stappenplan zijn benoemd, zet je ze in een planning. Benoem wat er moet worden gedaan, wanneer en door wie. Als de planning klaar is, stuur je die rond naar iedereen die iets moet doen. Als al deze mensen hun akkoord hebben gegeven, begint de uitvoering. Zo ben je niet de enige die verantwoordelijk is. In bijlage 5 vind je een inschatting voor je planning. 10.
Evaluatie Nadat de bijeenkomst heeft plaatsgevonden is het belangrijk dat er wordt gekeken hoe
het is verlopen. Dat werkt het handigst als je het stappenplan als uitgangspunt neemt. Bij elke stap benoem je kort hoe die is verlopen. Bespreek die evaluatie ook even met Communicatie, dan kunnen wij kijken of we dit draaiboek moeten aanpassen. Uiteraard kan de evaluatie ook gemaakt worden via een kort gesprek met Communicatie.
Bijlage 7
BOXTELSE PARTICIPATIELADDER De Boxtelse participatieladder vormt sinds medio 2005 de basis voor alle vormen van burgerparticipatie, die de gemeente organiseert. Het is een praktische leidraad om burgerparticipatie te organiseren. De gemeente Boxtel gaat uit van het principe “altijd burgerparticipatie, tenzij…”. Bovendien is burgerparticipatie, net als communicatie, meestal een combinatie van verschillende werkwijzen. Rond één onderwerp kunnen meerdere vormen van burgerparticipatie worden ingezet. 1.
Participatieniveaus Onderstaande participatieniveaus kunnen ingezet worden op elk moment in een traject van burgerparticipatie – het gaat hier niet om inspraak versus beginspraak. Deze niveaus zeggen iets over de verdeling van ‘bevoegdheden’ tussen participanten. Aan het ene uiterste liggen alle beslissingsbevoegdheden bij de gemeente en aan het andere uiterste bij de deelnemende burgers. •
•
•
•
•
Meeweten - De Gemeente Boxtel bepaalt de agenda voor besluitvorming en houdt de betrokkenen op de hoogte. Belanghebbenden worden geïnformeerd maar hebben geen actieve inbreng in de totstandkoming van de plannen. Uiteraard is communicatie tweerichtingsverkeer en staat het de geadresseerde vrij om te reageren. Informeren moet trouwens altijd. Meedenken - Bij de totstandkoming van plannen worden de partijen in de gelegenheid gesteld hun mening kenbaar te maken. De Gemeente Boxtel gaat hier naar eigen bevindingen mee om. De gemeente stelt de agenda op. Meepraten - De gemeente Boxtel stelt in eerste instantie de agenda vast. Betrokkenen krijgen de gelegenheid vragen te stellen, problemen (zorgen) aan te dragen en oplossingen/ideeën/kansen te formuleren. Deze input speelt een volwaardige rol in de ontwikkeling van beleid/plannen. De gemeente Boxtel geeft vooraf aan deze bijdragen van betrokkenen serieus te behandelen en alleen beargumenteerd ervan af te wijken. (= vaak gelijk aan inspraak). Meewerken - Na de formulering van het algemene beleid (kaders en randvoorwaarden) en een agenda, zoeken de gemeente Boxtel en andere betrokken partijen gezamenlijk naar oplossingen/mogelijkheden. De gemeente Boxtel verbindt zich aan deze gezamenlijke oplossing als het past binnen de geformuleerde randvoorwaarden. Voorwaarde is dat de gemeente Boxtel zowel kaders als de besluitvormingsprocedures duidelijk hebben, zodat de gemeente ‘meewerken’ kan garanderen. Meebeslissen - De gemeente Boxtel laat de ontwikkeling van en de besluitvorming over het beleid over aan betrokkenen. Het projectteam vervult een adviserende rol. De gemeente neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde randvoorwaarden.
2.
Tijd Het moment van burgerparticipatie is, zoals gezegd, niet het onderwerp van de participatieladder. Burgerparticipatie kan ingezet worden op een aantal momenten in een bestuurlijk traject: • Beginspraak – helemaal aan het begin van een traject, wanneer ‘het vel nog leeg is’ en enkel het onderwerp bepaald is. • Voorspraak – ambtenaren bereiden een besluit voor van het gemeentebestuur en betrekken burgers bij het opstellen van het advies/voorstel. Dit is burgerparticipatie voorafgaand aan het besluitvormingstraject. • Inspraak – dit is het formele traject zoals wordt beschreven in de inspraakverordening van de gemeente Boxtel. Meestal gaat het hier om burgerparticipatie tijdens het besluitvormingsproces. • Doorlopend – burgerparticipatie kan ook doorlopend plaatsvinden, zoals bijvoorbeeld in Citymanagement, Parkmanagement en de Adviesraad Duurzame Ontwikkeling. Ook de Monumentencommissie, Welstandscommissie, Dorspraad Liempde en de wijkorganen zijn doorlopende vormen van burgerparticipatie. 3.
Participanten Burgerparticipatie kan plaatsvinden met individuele burgers, groepen burgers en met stakeholders. Voorbeelden hiervan zijn: • Individuele burgers – het wekelijkse open spreekuur van de wethouders, bezwaarschriften en zienswijzen • Groepen burgers – bewonersbijeenkomsten, Creatieve Piramide / brainstormavonden, ronde tafel- en huiskamergesprekken • Stakeholders – Citymanagement Boxtel, Parkmanagement Boxtel, klankbordgroepen, Platform Toerisme & Recreatie
Bijlage 8
PUBLIEKE OPTREDENS BESTUURDERS Onderwerp Wie van het College Wanneer (datum en tijden) Waar Waarom Uw contactpersoon inzake voorbereidingen / organisatie (naam, functie, mobiel nummer) Uw contactpersoon ter plaatse (naam, functie, mobiel nummer) Speciale (openings)handelingen? • Toespraak? Zo ja, zijn er specifieke / • •
bijzondere zaken te vermelden? Indien meertalig, welke taal? Iets ondertekenen? Iets overhandigen en zo ja wat, aan wie? Overig (lintje doorknippen o.i.d.)?
• Zijn er andere sprekers?
Zo ja, wie en wat gaan zij zeggen (afstemming tekst speeches)? Wie zijn de andere genodigden (doelgroepen)? Hoeveel aanwezigen worden er verwacht? Openbare of besloten bijeenkomst: zijn belangstellende Raadsleden evt. welkom? Is de bijeenkomst toegankelijk voor de pers? Heeft de organisator zelf de pers uitgenodigd? Zo ja, persbericht toezenden naar uw contactpersoon bestuurssecretariaat.
Hoe ziet het overige programma eruit? (s.v.p. programmaboekje, uitnodiging toevoegen/meezenden)
Is er een podium en een microfoon? Podium: ja/nee Microfoon: ja/nee
Website van uw organisatie (indien beschikbaar, graag vermelden t.b.v. achtergrondinformatie)
Overige aandachtspunten? - Wat is de achterliggende gedachte van deze happening? (Achtergrondinfo t.b.v. eventueel te spreken woordje door Bestuurder)
