Communica)estrategie 2015 -‐ 2016
Regio Hart van Brabant Versie 23 maart 2015
Kader: regionale agenda 2015 1 Con&nuïteit in de uitvoeringsprocessen van de HvB-‐gemeenten De regionale uitvoeringsprocessen verlopen soepel en efficiënt. Omissies worden adequaat opgelost. De bedrijfsvoering heeJ zich gezet in werkwijze en omvang. De betrokkenen bij het klantproces krijgen passende informa)e. Er vindt kwaliteitsborging plaats door kennisdeling en con)nue procesverbetering. 2 Inkoop en ontwikkeling: beschikbaarheid van passend aanbod Er is een aanbod van jeugdhulp beschikbaar in de regio dat tussen)jds wordt onderhouden. Het rela&ebeheer met aanbieders is hierop ingericht. Waar nodig komt innova)ef aanbod beschikbaar op basis van externe behoeJe. De systema)ek van inkoop en bekos)ging is hierop aangepast. 3 Grip op de uitvoering: regionale planning en control op orde De regionale beleids-‐ en begro)ngscyclus is ingericht en uitgevoerd. Er wordt periodiek verantwoord naar alle betrokkenen. Risico’s worden con)nu geïnventariseerd, geëvalueerd en van passende maatregelen voorzien. 4 Benodigde informa&e beschikbaar: robuuste ICT-‐systemen Betrokkenen beschikken over de benodigde informa)e voor de regionale uitvoering van de jeugdhulp. Informa)ebehoeJen rond het klantproces, inkoopproces en planning en control zijn bekend. Informa)e is beschikbaar en wordt periodiek geëvalueerd. Informa)e-‐ en communica)esystemen zijn hierop ingericht en worden waar nodig geherstructureerd. 5 Beleidsini&a&e en -‐monitoring rond gemeenschappelijke onderwerpen Er wordt toezicht gehouden op de implementa)e van het beleid. Enkele reeds bekende onderwerpen zijn pleegzorg, passend onderwijs en cliëntpar)cipa)e. Nieuwe onderwerpen worden gesignaleerd door in-‐ en externe ontwikkelingen te volgen. Beleidsonderwerpen worden uitgewerkt en voorbereid voor implementa)e. 6 Zorg en veiligheid: transi&e gedwongen kader Er is con)nuïteit van de func)es van het Bureau Jeugdzorg (BJZ) en de overige veiligheid gerelateerde hulp. De taken van het gedwongen kader zijn geïncorporeerd binnen het vernieuwde jeugdstelsel. 7 Governance regionale jeugdhulp: naar duurzaam samenspel De construc)eve en evenwich)ge samenwerking in de regio is geborgd. De regionale besturing is ingevuld, zowel poli)ek als ambtelijk. Organisa)e en processen zijn ingericht. Er is een Sociaal Calamiteiten Protocol opgesteld door de gemeente Tilburg dat ter beschikking is gesteld aan de andere gemeenten in de regio die dit als basis kunnen gebruiken voor lokale invulling. De voortgangsinforma)e is beschikbaar.
8 Regionale communica&e rond de jeugdhulp De regionale communica)ebehoeJe is geïnventariseerd. Er is een communica)eplan en –organisa)e beschikbaar en in uitvoering, waardoor de verschillende in-‐ en externe doelgroepen adequaat geïnformeerd zijn.
Communicatiestrategie Samen voor de jeugd 2015 – 2016 is een coproductie In de maand februari hebben we diverse gesprekken gevoerd met cliëntvertegenwoordigers (Zorgbelang, Platform Belangenbehartiging clienten jeugdzorg Midden-Brabant), aanbieders van jeugdhulp (Kompaan en De Bocht, GGZ Breburg, het Zorgcollectief, Amarant/Idris, SJS, JuniorCare) en de regio Hart van Brabant (interviews gemeenten Waalwijk, Tilburg, Dongen en projectmanager Hart van Brabant).
Terugblik 2013 en 2014 (1)
Communica)eplan jeugdhulp regio Hart van Brabant 2013 – 2014 was ook al een coproduc)e, en resulteerde in een netwerkaanpak voor communica)e: 1. Basis gelegd met heldere uitgangspunten, afspraken over gezamenlijke en gescheiden taken en verantwoordelijkheden 2. Hebben nu een breed communica)enetwerk met communica)eadviseurs cliëntvertegenwoordigers, aanbieders en gemeenten, vier keer per jaar: ontmoeten, aanpak en ervaringen delen, samen uitwerken publiekscommunica)e (brief cliënten), pre-‐testen aanbiederscommunica)e, etc. 3. Daarnaast hebben we het gemeentelijke communica)enetwerk : elke zes weken spreken communica)eadviseurs gemeenten elkaar, delen info en maken afspraken. Conclusie: netwerkaanpak in communica)e werkt, er is sprake van sterke gezamenlijkheid in de regio, zowel in verantwoordelijkheid ervaren in communica)e als in meedenken en uitvoeren. Samen voor de jeugd werd een ‘label’, een ‘vlag’ voor bijeenkomsten en middelen, zoals: • Nieuwsbrief Samen voor de jeugd (van het netwerk, helJ kopij niet van gemeenten) • Netwerkbijeenkomsten Samen voor de jeugd (van het netwerk, beide bijeenkomsten gezamenlijk georganiseerd) • Website zorginregiohartvanbrabant.nl voor inkooptraject jeugd (en Wmo), doelgroep aanbieders, met hen ontwikkeld • Website Wegwijzer (jeugdhulphvb.nl) voor verwijzers, met SJS ontwikkeld en aanbieders plaatsen informa)e • Website regio-‐hartvanbrabant.nl/jeugdhulp voor netwerkpartners, met uitsluitend basisinfo, beleidsuitgangspunten e.d. • Andere aanbiederscommunica)e, zoals mails en diverse bijeenkomsten inkooptraject • Digitale boekje Negen keer toegang in de gemeenten Hart van Brabant (doelgroep aanbieders en netwerkpartners) • Tweets Samen voor de jeugd (summier)
Terugblik 2013 en 2014 (2)
Niet gezamenlijk opgepakt, maar elke gemeenten afzonderlijk: • Communica)e met college, gemeenteraad, ‘sociale raden’, beleidsmedewerkers, dienstverleners (van en namens gemeenten, zoals in Toegang), stafafdelingen en ondernemingsraden • Communica)e met inwoners (wel overlap samen ontwikkeld en voorbeelden gedeeld, bijv 3D en toegang) en vrijwilligers • Communica)e met lokale netwerkpartners (zoals maatschappelijk werk en onderwijs) en lokale aanbieders • Pgb-‐communica)e • Crisiscommunica)e (wel afstemming) In overleg: woordvoering (slechts enkele persvragen ontvangen) 2013 en 2014 stonden in het teken van de transi)e, 2015 staat in het teken van het huis op orde brengen en parallel transforma)e door innova)e op gang brengen
Uitgangspunten 2015 en 2016
Uit strategie 2013 – 2014 en nog steeds van toepassing: 1. We communiceren ook in deze fase zoveel mogelijk persoonlijk, ondersteund door digitale communica)e. 2. Persoonlijke communica)e in overlegvormen en dialoogbijeenkomsten is overzichtelijk (voor zover dat op dat moment mogelijk is) en doelen zijn helder. 3. Innova)e is een uitgangspunt voor de transforma)e, maar is geen doel op zich. Innova)ef zijn we in de dialoog en op digitale communica)ekanalen en -‐middelen, mits het efficiënter is (o.a. ontslui)ng informa)e nu en in toekomst). 4. We werken als een communica)ewerk: we doen niet alles zelf, benuden het netwerk en regiogemeenten, leggen verbindingen, wetende dat we niet alles (willen en kunnen) weten en niet alle communica)e (willen en kunnen) sturen. 5. Het gedachtengoed komt terug in de wijze en toon van communica)e: we luisteren en faciliteren (mensen moeten het zelf doen), naast het zenden. 6. We wachten niet al)jd met communiceren tot de inhoud 100% helder is, we delen bijvoorbeeld ook procesinforma)e (bijvoorbeeld voor doelgroep aanbieders relevant). We doseren en stroomlijnen communica)e zoveel als mogelijk rond vooraf bepaalde mijlpalen. 7. Direct betrokkenen tonen voorbeeldgedrag in het uitdragen van het gedachtengoed (handelen naar eigen kracht en eigen verantwoordelijkheid van zichzelf en omgeving: dus ook professionals en ambtenaren). 8. De negen bestuurders communiceren eenduidig en vormen samen nadrukkelijk één gezicht, spreken met één mond.
Uitgangspunten 2015 en 2016
Aangepaste en nieuwe uitgangspunten: Centraal uitgangspunt:
We communiceren gezamenlijk en regionaal. Lokaal communiceren we, als het moet of waar dat beter kan. 1. Communica)e met cliënten jeugdhulp is verantwoordelijkheid aanbieder, maar we maken hier scherpe en eenduidige afspraken over, ook in de contracten. We bereiden communica)e samen voor, bijvoorbeeld over afloop hulp en over 18 jaar worden. 2. Communica)e is evenwich)g (eerlijk, we maken het niet mooier) en inhoudelijk juist. 3. Gemeentelijke websites zijn actueel en volledig met informa)e voor inwoners en lokale netwerkpartners over de lokale toegang en over pgb. 4. Alle netwerkpartners spannen zich in om ac)viteiten bedoeld voor inwoners en professionals onder de aandacht te brengen, zoals informa)eavonden over au)sme, zonder elkaars verantwoordelijkheden over te nemen en zonder verantwoordelijkheid voor de kwaliteit (we geven bijvoorbeeld aan als we als regio niet betrokken zijn bij totstandkoming van een ac)viteit, maar delen de kalender, promoten die). 5. We spreken over inwoners en niet over burgers. 6. We werken met verhalen. 7. Communica)e met cliënten en inwoners vanuit gemeenten wordt ook gedeeld met aanbieders en verwijzers. 8. We benuden het HvB-‐plakorm voor netwerken. 9. We benaderen raadsleden ook namens de regio, organiseren periodiek thema)sche bijeenkomsten en maken gezamenlijke raadsinforma)ebrieven.
Doelgroepen 2015 en 2016
Doelgroepen Samen voor de jeugd-‐communica)e (regio HvB en gastheer Tilburg): • Clientvertegenwoordigers die niet specifiek voor een bepaalde gemeente werken: Zorgbelang, MEE, Plakorm belangenbehar)ging cliënten jeugdzorg Midden-‐Brabant • Aanbieders regionaal en lokaal gecontracteerd. Lokaal, zover relevant vanuit regio en uit eenduidigheid voor aanbieders. • Nieuwe aanbieders • Onderwijs, met name de samenwerkingsverbanden en het VO, MBO, HBO en WO • Verwijzers jeugdhulp: huisartsen (LHV), jeugdartsen, kinderartsen • Netwerkpartners veiligheid: Veilig Thuis, ZVH, Raad voor de Kinderbescherming, GI BJZ/WSG • Doelgroep regionale pers en vakpers • NB voor alle doelgroepen geldt dat ook organisa)es/medewerkers die voor Wmo en Par)cipa)ewet werken, communica)edoelgroep zijn. Bijvoorbeeld voor rela)es in overgang van 18-‐ naar 18+ en met oog op perspec)ef voor jongeren op werk of dagbesteding Doelgroepen lokale gemeentecommunica)e: • Colleges van B&W, gemeenteraden, ‘sociale raden’, beleidsmedewerkers, dienstverleners (van en namens gemeenten, zoals in Toegang), stafafdelingen en ondernemingsraden. • NB raadsleden benaderen we ook namens de regio HvB, met bijvoorbeeld regionale themabijeenkomsten en burgemeesters en gemeentesecretarissen benaderen we ook via HvB. • NB ook lokale bestuurders en medewerkers Wmo en Par)cipa)ewet zijn communica)edoelgroep • Inwoners en vrijwilligers • Inwoners met Pgb • Lokale netwerkpartners (zoals maatschappelijk werk en onderwijs) en lokale aanbieders (wanneer het uitsluitend lokale informa)e betreJ) • Lokale veiligheidspartners • Lokale pers
Thema’s 2015 en 2016
Thema’s regionale communica)e (als Samen voor de jeugd-‐netwerk of als regio Hart van Brabant) • Specialis)sche jeugdhulp, aanbod en bereikbaarheid (o.a. exper)seteam), specialis)sche jeugdhulp, inkoop 2016 en voortgang jeugdhulp (bijvoorbeeld wachtlijsten, budgeden) • Crisisdiensten, Veilig Thuis, calamiteitenprocedures (taakverdeling) • Issues, die we inventariseren, en waar relevant proac)ef communica)e voorbereiden • Jeugdbescherming en –reclassering, vorming GI • Medische verwijzing, vervoer, wachtlijsten, eigen bijdrage ouders • 18 jaar worden en de veranderingen • Het innova)enetwerk • Vertrouwenswerk en klachtenregelingen aanbieders • Jongerenpar)cipa)e, met ervaringsdeskundige clienten en ouders als primaire doelgroep: proces en resultaten • Beleidsmonitoring klandevredenheid • Governance-‐afspraken • 3D-‐raakvlakken (waar relevant) • Overige thema’s Uitvoeringsplan 2015 en regionaal op te pakken (beleids)thema’s Thema’s lokale gemeentecommunica)e: • 3D-‐aanpak, werkwijze, met o.a. lokale toegang • Pgb • Lokale inkoop • Privacy • Andere thema’s die puur lokaal aan de orde zijn
Communicatiemiddelen Samen voor de jeugd/HvB (1)
• Nieuwsbrief Samen voor de jeugd • Frequen)e eens per twee maanden • Kopij vanuit netwerk te verzamelen • Ervaringen uit de prak)jk (vaste rubriek) • Kalender ac)viteiten jeugd (vaste rubriek) • Vaste plek voor communica)e over innova)e • In elk nummer stelt een bestuurder jeugd zich voor • Netwerkbijeenkomsten Samen voor de jeugd – Label Thema • Netwerkpartners en/of regio ini)ëren, dan label Samen voor de jeugd Thema. Criteria: rela)e jeugdhulp, jongeren en/ of ouders bij betrokken, mogelijkheid tot netwerken, organisa)e in handen van diverse netwerkpartners • Themabijeenkomsten 2015: Veilig Thuis (te organiseren door Veilig Thuis), Cliëntenpar)cipa)e (te organiseren door Plakorm belangenbehar)ging cliënten jeugdzorg Midden-‐Brabant), Inkoop 2016 (te organiseren door regio HvB), Innova)e (meerdere malen, te organiseren door regio HvB), Toegang, verwijzing en jeugdhulpaanbod (te organiseren door aanbieders), Passend en Speciaal Onderwijs (te organiseren door de Samenwerkingsverbanden) • BehoeJe peilen aan thema’s: Scheiden (te organiseren door aanbieders), Pleegzorg (te organiseren door Kompaan en De Bocht),Par)cipa)ewet, asielzoekerskinderen, transgender problema)ek • Ontmoe)ngen jongeren en ouders • onder noemer cliënten-‐ en jongerenpar)cipa)e, zie apart plan. Onder meer: structurele bezoeken Jongerenraden, omgekeerde ontbijdoer, ZOOMlive on tour, Themagesprekken ouders (bijvoorbeeld bij start ontwerpen inkooptraject 2016)
Communicatiemiddelen Samen voor de jeugd/HvB (2)
• Websites • zorginregiohartvanbrabant.nl voor inkooptraject jeugd (en Wmo): Recent herzien, doelgroep aanbieders. Nu uitbouwen met Wmo-‐info. Wordt DE vindplaats van informa)e voor aanbieders. • Wegwijzer specialis)sche jeugdhulp (jeugdhulphvb.nl): doorontwikkelen, samen met gebruikersgroep (verwijzers en aanbieders) • regio-‐hartvanbrabant.nl/jeugdhulp voor netwerkpartners, met uitsluitend basisinfo, beleidsuitgangspunten e.d. • Andere aanbiederscommunica)e, zoals mails en diverse bijeenkomsten inkooptraject 2016: stroomlijnen, met oog op eenduidigheid en vereenvoudiging voor aanbieders. • Tweets Samen voor de jeugd (frequenter) • Negen keer toegang digitale boekje: doorlopend actualiseren en daarnaast infoblad van maken waarmee aanbieders clienten kunnen informeren: maken • Monitoring • We volgen social media ac)ef, m.b.v. Webcare (Tilburg) • We an)ciperen op gevoeligheden (risicomanagement, issues) en kansen, brengen die )jdig in kaart, proac)ef. We monitoren zogenoemde tweede orde effecten.
Vervolgstappen
• Uitwerking met het Communica)enetwerk • Actualisa)e ac)elijst • Verdeling taken: • Tilburg en regio HvB • Lokaal • Begro)ng • Koppelen aan plan voor cliëntenpar)cipa)e • Aan de slag blijven: kansen benuden en in gesprek blijven met de doelgroepen!
