COMMISSIE VOOR HET BANK- EN FINANCIEWEZEN Prudentieel toezicht op kredietinstellingen
Brussel, 30 december 1997
CIRCULAIRE D1 97/10 AAN DE KREDIETINSTELLINGEN Mevrouw, Mijnheer, De hoeksteen voor de goede werking van de financiële sector is het vertrouwen van het publiek in de kredietinstellingen. Dit vertrouwen steunt op de goede reputatie van de banken. De beheersing van het reputatierisico maakt dan ook een wezenlijk onderdeel uit van een gezond en voorzichtig bankbeleid. Aspecten die verband houden met de integriteit van het bankieren en van het bankwezen in het algemeen zijn belangrijk voor het prudentieel toezicht op een voorzichtige en gezonde bedrijfsuitoefening door de kredietinstellingen. Zonder twijfel is het fiscale gedrag de laatste jaren een belangrijk aspect geworden van de integriteit waarvan hiervoor sprake. De Commissie heeft kunnen vaststellen dat de financiële sector zich hiervan bewust is. De sector heeft dan ook een aantal inspanningen geleverd om een doelgericht voorkomingsbeleid in het fiscale domein uit te bouwen. De wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen (hierna de bankwet) heeft in artikel 20 voor elke kredietinstelling de verplichting ingevoerd te beschikken over een voor haar werkzaamheden passende beleidsstructuur, administratieve en boekhoudkundige organisatie en interne controle. In dit kader is de Commissie de mening toegedaan dat elke kredietinstelling een voorkomingsbeleid dient te voeren dat gericht is op de beheersing van haar reputatie in het fiscale domein door in alle opzichten fiscaal zuiver te handelen. In het bijzonder dient elke instelling bijzondere mechanismen in de zin van artikel 57, paragraaf 3 van de bankwet te voorkomen en a fortiori mechanismen in de zin van artikel 327, paragraaf 5 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992. Deze circulaire is van toepassing op alle in België gevestigde kredietinstellingen onderworpen aan de bankwet. Overeenkomstig artikel 73 van de bankwet is deze circulaire ook op EG-bijkantoren van toepassing in de mate dat de passende organisatie en controlemaatregelen borg moeten staan voor de naleving van de bepalingen die in België van toepassing zijn om redenen van algemeen belang. Tenslotte vestigt de Commissie er de aandacht op dat de EG-kredietinstellingen die in België bedrijvig zijn in vrije dienstverlening, onderworpen zijn aan de bepalingen van algemeen belang waaronder deze opgenomen in artikel 57, paragraaf 3 van de bankwet en artikel 327, paragraaf 5 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992. De doelstelling en de actiepunten van het voorkomingsbeleid in het fiscale domein worden hierna samengevat. Vervolgens worden deze actiepunten omstandig toegelicht. De inhoud van het voorkomingsbeleid dient uiteraard, zoals dit het geval is in elk activiteitsdomein, volledig door de instellingen zelf te worden bepaald. ***
Louizalaan 99 , B-1050 Brussel
telefoon +32(2)535.22.11 - fax +32(2)535.24.96
COMMISSIE VOOR HET BANK- EN FINANCIEWEZEN
Doelstelling van het voorkomingsbeleid Kredietinstellingen dienen zich ervan te onthouden, rechtstreeks of onrechtstreeks, samen te werken met cliënten die zich tot hen wenden om zich te onttrekken aan hun fiscale verplichtingen. Immers, in het kader van de goede werking van het kredietsysteem en de bescherming van het spaarderspubliek, dient elke instelling oog te hebben voor haar reputatie en voor het vertrouwen dat het publiek in haar stelt. Deze doelstelling wordt behaald wanneer de instelling in alle opzichten fiscaal zuiver handelt. De kredietinstellingen dienen een beleid te voeren dat bijzondere mechanismen waarvan sprake in artikel 57, paragraaf 3 van de bankwet voorkomt. Daarbij moet er rekening mee worden gehouden dat de opsomming van de typepraktijken in het document “bijzondere mechanismen” (zie circulaire D1 97/9 van 18 december 1997) niet uitputtend is. Deze bijzondere mechanismen horen niet tot het domein van het fiscaal recht maar situeren zich op het vlak van de correcte bankpraktijken en vallen derhalve in het domein van de bestuursrechtelijke bevoegdheid van de Commissie. Kredietinstellingen dienen ook een beleid te voeren gericht op het voorkomen van medeplichtigheid bij inbreuken op de fiscale wetgeving door cliënten, zoals geviseerd door artikel 327, paragraaf 5 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992. Deze bepaling heeft betrekking op die gevallen waarin een financiële instelling als medeplichtige van haar cliënt, heeft bijgedragen tot het opzetten van een mechanisme met als doel of als gevolg fiscale inbreuken te plegen. De Commissie dient deze gevallen mee te delen aan de Minister van Financiën. Dergelijke medeplichtigheid bij inbreuken op de fiscale wetgeving kan, buiten de mogelijke strafrechtelijke dimensie, een omvangrijke patrimoniale weerslag hebben die de solvabiliteit en de liquiditeit van de instelling kan aantasten en zelfs haar leefbaarheid in het gedrang kan brengen. Volledigheidshalve weze op deze plaats vermeld dat de aldus bepaalde doelstellingen geen afbreuk doen aan de toepassing van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld, gewijzigd door de wet van 7 april 1995. Door deze wijziging werd de wet onder andere van toepassing verklaard op het witwassen van geld en andere activa die voortkomen uit een misdrijf dat in verband staat met ernstige en georganiseerde fiscale fraude waarbij bijzonder ingewikkelde mechanismen of procédés van internationale omvang worden aangewend (zie de omzendbrief dd. 20 juni 1995 aan de kredietinstellingen). Vorm van het voorkomingsbeleid Het voorkomingsbeleid dient ten minste zes actiepunten te omvatten : ♦ het concretiseren van het voorkomingsbeleid in een beleidsnota ; ♦ het opstellen van richtlijnen voor de medewerkers ; ♦ het uitwerken van afdoende procedures ter implementatie van de beleidsnota en de richtlijnen en het nemen van passende interne controlemaatregelen ; ♦ het toezicht door de interne audit op de naleving van bedoelde richtlijnen en procedures ;
2
COMMISSIE VOOR HET BANK- EN FINANCIEWEZEN
♦ het sensibiliseren en het permanent vormen van de medewerkers ; ♦ het periodiek beraadslagen van het directiecomité over de naleving van het geformuleerde beleid en het minstens jaarlijks informeren van de raad van bestuur hieromtrent in het kader van zijn toezichtsfunctie. Deze elementen worden hierna toegelicht. * **
Beleidsnota Het directiecomité van een kredietinstelling dient in het fiscale domein voorkomingsbeleid uit te werken in een beleidsnota die geregeld geactualiseerd wordt.
een
Deze beleidsnota legt de doelstellingen van de instelling vast en identificeert en analyseert de risico’s die zij in dit domein loopt. Uit de beleidsnota moet blijken dat het voorkomingsbeleid, ook op groepsniveau, samenhangend en consequent is. De beleidsnota besteedt de nodige aandacht aan de bestuursopdrachten van directieleden als vertegenwoordiger van de instelling in dochterondernemingen en in andere ondernemingen met dewelke er een operationele samenwerking of afspraak bestaat. Binnen dezelfde bekommernis dient ook bijzondere aandacht besteed aan de afdelingen van de instelling die diensten verstrekken aan andere geledingen van de groep of een cliënt van de groep, zoals juridisch en fiscaal advies. De kredietinstelling dient te vermijden, rechtstreeks of onrechtstreeks, betrokken te geraken bij verrichtingen die haar imago als Belgische kredietinstelling of het imago van de Belgische financiële sector negatief zouden kunnen beïnvloeden. Binnen het kader van de verplichting te beschikken over een passende organisatie en een adequate interne controle (overeenkomstig artikel 20 van de bankwet) besteedt de beleidsnota ook de nodige aandacht aan : ♦ het opstellen en verspreiden van passende richtlijnen en de daarbij aansluitende noodzakelijke procedures en het nemen van de nodige interne controlemaatregelen teneinde de naleving van de richtlijnen en procedures te verzekeren ; ♦ het toezicht door de interne audit. In dit verband wordt de aandacht van de instellingen ook gevestigd op de principes opgenomen in de circulaire D1 97/4 van 30 juni 1997 over interne controle en interne audit.
3
COMMISSIE VOOR HET BANK- EN FINANCIEWEZEN
In dit domein is de Commissie van mening dat een passende organisatie zoals voorgeschreven door artikel 20 van de bankwet ook een “compliance”-functie omvat. Dit betekent dat een medewerker, lid van het directiekader, met de verantwoordelijkheid voor de effectieve toepassing van het voorkomingsbeleid van de instelling belast wordt. Deze medewerker rapporteert aan het directiecomité. Voor alle duidelijkheid benadrukt de Commissie dat zijn opdracht onderscheiden is van deze voorzien door de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld. Richtlijnen voor de medewerkers De richtlijnen, b.v. onder vorm van een vademecum, verduidelijken de beleidslijnen van het directiecomité. Zij vormen een gecoördineerd geheel dat bestemd is voor alle medewerkers van de instelling, inbegrepen het personeel in de eigen agentschappen (zowel in België als in de bijkantoren in het buitenland), en de gevolmachtigde agenten. Als de instelling activiteiten waarop voornoemde richtlijnen betrekking hebben, heeft uitbesteed dient zij er voor te zorgen dat voor die activiteiten haar richtlijnen worden nageleefd en dat zij hierop controle kan uitoefenen. De richtlijnen dienen volledig te zijn en voldoende aanknopingspunten te bieden voor de opstelling van de noodzakelijke procedures. Deze richtlijnen steunen op de identificatie en de analyse van de risico’s die de kredietinstelling loopt in het fiscale domein. In het bijzonder verwacht de Commissie dat de instelling aandacht besteedt aan activiteiten zoals kredietverlening, betalingsverkeer (incl. het oneigenlijk gebruik van interne rekeningen en het eventueel gebruik van gecodeerde rekeningen om louter interne redenen van discretie), effectendienstverlening, vermogensbeheer en -advies, diensten voor fiscaal advies, het verstrekken van fiscale adviezen door medewerkers in rechtstreeks contact met de cliënteel, en andere diensten die het directiecomité als risicovol aanziet. De richtlijnen dienen ook aandacht te besteden aan relaties met cliënten en overheden. Zo dienen de richtlijnen een afdoende begrenzing te bevatten met betrekking tot de mogelijkheid van volmachten door derden verleend aan personeelsleden. Ze dienen duidelijk te stellen dat de inlichtingen over de tegoeden en verrichtingen die de instelling over haar cliënten moet mededelen aan de fiscale besturen correct en volledig zijn, met inbegrip van deze die geboekt worden op interne rekeningen of eventuele gecodeerde rekeningen. De aandacht van de medewerkers en de gevolmachtigde agenten, dient gevestigd op het feit dat het meewerken aan "bijzondere mechanismen", in de zin van artikel 57, paragraaf 3 van de bankwet, zware sancties, waaronder het ontslag tot gevolg kan hebben. Procedures en interne controlemaatregelen Het directiecomité dient inzake het voorkomingsbeleid een aangepaste interne controle op te zetten en minstens jaarlijks te beoordelen (zie ook circulaire D1 97/4 van 30 juni 1997 principe nr. 2 van interne controle en interne audit). Het moet er zich van vergewissen dat de nodige procedures opgesteld worden in overeenstemming met de uitgevaardigde richtlijnen en dat deze procedures uitgevaardigd en verspreid worden. In het bijzonder dient aandacht besteed aan de naleving van de procedures. De door de instelling in dit verband genomen interne controlemaatregelen dienen een coherent en geïntegreerd geheel te vormen.
4
COMMISSIE VOOR HET BANK- EN FINANCIEWEZEN
Interne audit De interne audit van de kredietinstelling dient bij al haar werkzaamheden aandacht te besteden aan de naleving van de regels die de instelling zich oplegt inzake integriteit en deontologie. De naleving van de gedragsregels, en dus ook van het voorkomingsbeleid, moet uitdrukkelijk worden opgenomen in de planning van de auditopdrachten alsmede in de werkprogramma’s, de werkstukken en de schriftelijke verslagen. De leiding dient ervoor te zorgen dat de interne auditafdeling beschikt over de vereiste bekwaamheid voor het toezicht op het voorkomingsbeleid (zie ook circulaire D1 97/4 van 30 juni 1997 - principe nr. 3 van interne controle en interne audit). Sensibilisering en vorming Eveneens in het kader van het voorkomingsbeleid neemt het directiecomité de passende maatregelen, zoals sensibilisering en permanente vorming, om de werknemers, inclusief de agentschapsmedewerkers, en de vertegenwoordigers, zoals gevolmachtigde agenten, vertrouwd te maken met de wettelijke bepalingen terzake, met zijn beleidslijnen in dit domein en met de soorten "bijzondere mechanismen". Beraadslagingen van het directiecomité Het voorkomingsbeleid van de instelling in het domein van de fiscaliteit en de naleving ervan dienen, zoals de andere aspecten van integriteit en deontologie, geregeld aan bod te komen wanneer het directiecomité de interne controle bespreekt en hierover minstens jaarlijks rapporteert aan de raad van bestuur of, in voorkomend geval, aan het auditcomité (zie ook circulaire D1 97/4 van 30 juni 1997 - principe nr. 2 van interne controle en interne audit). * ** Mag ik u vragen dat u het voorkomingsbeleid van uw instelling kritisch onderzoekt in het licht van deze circulaire, en mij vóór eind april 1998 het resultaat van dit onderzoek meedeelt (volgens het schema in bijlage) met vermelding van de aspecten die dienen bijgestuurd en van de maatregelen die daartoe zullen genomen worden. In een afzonderlijk schrijven vraag ik aan de erkende revisoren van uw instelling een bijzonder verslag vóór eind augustus 1998, met hun beoordeling van het door uw instelling uitgevoerd onderzoek en van de conclusies ervan.
Hoogachtend, De Voorzitter,
J.-L. Duplat. Bijlage : één.
5
COMMISSIE VOOR HET BANK- EN FINANCIEWEZEN
BIJLAGE SCHEMA VOOR DE RAPPORTERING OVER HET ONDERZOEK VAN HET VOORKOMINGSBELEID
1. Uitwerking van het voorkomingsbeleid in een beleidsnota. 2. Toewijzing van “compliance”-functie. 3. Voorkomingsbeleid op groepsniveau. 4. Richtlijnen voor de medewerkers : • gecoördineerd geheel van de richtlijnen ; • activiteiten en geledingen die het voorwerp hebben uitgemaakt van bijsturingsmaatregelen en in het bijzonder kredietverlening, betalingsverkeer (interne rekeningen, eventuele gecodeerde rekeningen), effectendienstverlening, vermogensbeheer en -advies, fiscaal advies via een afzonderlijke rechtspersoon en fiscaal advies door medewerkers in rechtstreeks contact met de cliënteel en andere diensten ; • begrenzing van de volmachten door derden aan personeelsleden ; • gevolmachtigde agenten. 5. Uitwerking van afdoende procedures : • verspreiding van richtlijnen en procedures ; • procedures die werden bijgestuurd. 6. Toezicht door de interne audit • omschrijving van de reikwijdte van de auditopdrachten om rekening te houden met “bijzondere mechanismen” ; • personeelsbezetting. 7. Sensibilisering en permanente vorming.
____________
6
