Collegevoorstel. Procedure: Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen

College Onderwerp:

V20100168 Privacyreglement GBA

Collegevoorstel Inleiding: Ingevolge de Wet Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (artikel 96 en 100) dient de gemeente te beschikken over een privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Dit reglement moet door het college worden vastgesteld. Het privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens regelt de gegevensverstrekking binnengemeentelijk en buitengemeentelijk voor afnemers die niet door de minister van Binnenlandse Zaken zijn aangewezen. Het reglement is een onderdeel van de Verordening gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens Heusden welke is vastgesteld op 25 mei 2005.

Feitelijke informatie: Op 20 juni 2006 is het vorige reglement vastgesteld. In de tussenliggende periode hebben er in onze gemeentelijke organisatie wederom verschillende verschuivingen plaats gevonden. Er zijn nieuwe teams bijgekomen en hierdoor hebben er ook veel verschuivingen van taken plaats gevonden. Ook zijn er nieuwe wettelijke taken door de minister aangewezen waarvoor verplicht gebruik van GBA gegevens noodzakelijk is. Hierop is het bijgevoegd privacyreglement GBA aangepast.

Afweging: Om te voldoen aan de eisen gesteld in de Wet GBA, artikel 96 en 100 moet het privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden aangepast. Bijgaand treft u een nieuw reglement aan. De aanpassingen betreffen voornamelijk wijzigingen die zijn voortgekomen uit de verschuiving van verschillende teams binnen onze organisatie en uit het verplicht gebruik van GBA gegevens voor de uitvoer van een aantal extra aangewezen taken.

Procedure: communicatie Na vaststelling van dit reglement zal publicatie en ter inzagelegging plaats vinden.

Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen.

1/2

College Onderwerp:

V20100168 Privacyreglement GBA

BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 2 maart 2010;

gelet op: Wet GBA, artikel 96 en 100; besloten: Het “GBA privacyreglement” vast te stellen.

namens het college van Heusden, de secretaris,

mr. J.T.A.J. van der Ven

2/2

Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Heusden.

De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente. Er is op 24 mei 2005 een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt.

1

GBA PRIVACYREGLEMENT

Burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

besluiten: Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Heusden vast te stellen als volgt:

2

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 12 februari 2004; basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet; bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene; afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde; telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is de teammanager Administraties en Vastgoed

3

Artikel 3 Toepasselijke regelgeving 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld. 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

4

HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel: a. gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken; b. gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken; c. informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben. 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 5 Categorieën van personen In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Heusden.

Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1. 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats: a. op grond van bepalingen bij of krachtens de wet; b. Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .

5

HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de teams Administraties en Vastgoed/Burgerzaken, en Frontoffice/Burgerzaken; b. de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers. 2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3. Zij moeten de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer opvolgen.

Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.

Artikel 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.

Artikel 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 13 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden 1. Aan het basisregistratiesysteem (Gegevensmakelaar/BRS) worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen. 2. Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. 6

Artikel 14 Gegevensverstrekking aan vrije derden 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

Artikel 15 Voorwaarden voor verstrekking 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; b. dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst; c. dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd. 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 16 Terugmeldverplichting Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.

Artikel 17 Protocollering De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

7

HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN Artikel 18 Beveiliging 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 19 Slotbepaling 1. 2.

Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement” en vervangt het overeenkomstige reglement, vastgesteld bij collegebesluit van 20 juni 2006. Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis

Burgemeester en wethouders van Heusden,

de secretaris,

de burgemeester,

mr. J.T.A.J. van der Ven

drs. H.P.T.M. Willems

8

BIJLAGE 1 Aangehaakte gegevens zijn:        

Adreshistorie Voogdijgegevens Burgerlijke staat PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens) Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht , geslachtsnaamwijziging , enz.) Code dienstplicht Aangehaakt sofinummer Datum adreshuishouding aaneengesloten

9

BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende dienstonderdelen van de gemeente Heusden. hebben toegang tot de basisadministratie: Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken

Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Alle gegevens op PL en verwijsgegevens Stand, Burgerlijk wetboek, Naamswijziiging, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Verordening lijkbezorgingsrechten Rampenbestrijding (CRIB)

Team Frontoffice/Burgerzaken

Gegevensset

Team Bedrijfseconomische control Team Administraties en Vastgoed/Belaastingen

Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet,

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

Team Administraties en Vastgoed/Belaastingen

Afvalstoffenheffing Gemeentelijke WOZ verordening

Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens


Grafrechten


Spontane gegevensverstrekking

TeamFrontoffice/Burgerzaken

Gevonden voorwerpen

Team Frontoffice/WMO

Gehandicaptenparkeerkaart

Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Persoonsgegevens ,Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens ,verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens

Team Handhaving Team Kwaliteitscontrol Team Ondersteuning Leefomgeving (OLOG) Team Onderzoek Ontwikkeling enProjecten (OOP) Team OOR

Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Persoonsgegevens, Oppervlaktewater, Woningwet en het BW verblijfplaatsgegevens en Uitvoering tasken opsporingsambtenaar verwijsgegevens. Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht

Team OOP

Winkelsluitingswet Drank- en horecawet Wet op de kansspelen Uitvoering APV Huisvestingswet

Team Administraties en Vastgoed/Vastgoed

Team Organisatie Ondersteuning (ORGO)

Toekennen van onderscheidngen en huwelijksjubilarissen. Wet 29091815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 Instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.

Team Ondersteuning Welzijn (OWZ) Team Frontoffice/WMO

Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. Regeling vroegtijdige schoolverlaters WWB,

10

Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens, inschrijving, verblijfplaatsgegevens Peroonsgegevens,oudergegevens,nationaliteit,huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,inschrijving,verblijfplaatsgegevens,kindgegevens,verblijfstitel en gezag Persoonsgegevens,verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens

Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naamsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens,

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Heusden.

persoonsgegevens, gerelateerden, nationaliteit,huwelijk, overlijden, inschrijving verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel, gezag

Wet Maatschappelijke Onderssteuning Team ORGO

Bijzondere Opneming Psychiatrische Ziekenhuizen

Persoonsgegevens ,huwelijksgegevens, inschrijving, verblijfplaatsgegevens

Perzoneeel en Organisatie

Pensioenen gemeentepersoneel Wachtgelden gemeentepersoneel

Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens, inschrijving ,verblijfplaatsgegevens , kind gegevens

Personeeel en Organisatie

Wachtgelden gemeentepersoneel

Persoonsgegevens , oudergegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens, inschrijving, verblijfplaatsgegevens , kind gegevens

Team OWZ

Bestijding infectieziekten

Peroonsgegevens, inschrijving verblijfplaatsgegevens

Team Informatievoorziening (IV)

Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.

Team Informatievoorziening (DIV)

Uitvoering dispensatie niet-openbare stukken

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens

Gehele Organisatie

Uitvoering van overige taken

Naam, adres, woonplaats gegevens

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

11

BIJLAGE 3

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA Wie

Waarvoor

Gegevensset

Team OWZ

Uitvoering Leerplichtwet.

Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

Team Administraties en Vastgoed

Begraafplaatsen Administratie



Uitvoering belastingwetgeving.



Vastgoedadministratie (BAG/Kadaster)

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden

Team Bedrijfs Economisch Control

Innen van gelden


Gehele Organisatie

Gebruik BRS/Gegevensmakelaar

Alle mutatie gegevens vanuit de GBA

12

BIJLAGE 4 VERSTREKKINGENTABEL GBA

(is als aparte bijlage toegevoegd)

13

Bijlage 5 Vrije Derden Als vrije derden zijn aangewezen:           

Bureaus Burgerlijke Stand,Bevolkingsregister en Verkiezingen van de Nederlandse Antillen; Stichting Woonveste (gevestigd te Drunen); Gemeentelijke Gezondheidsdienst; Buitenlandse EU-overheden; Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens); Buitenlandse vertegenwoordiging hier te lande; Bureau voor Rechtshulp; Niet-gemeentelijke crematoria, begraafplaatsen; Pensioenfondsen; Ziekenhuizen; Novadic/verslavingszorg.

14

Privacyreglement en Beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie.

In de vergadering van 2 maart 2010 heeft het college het gewijzigde privacyreglement en de gewijzigde beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie vastgesteld. In het privacyreglement wordt de verstrekking van persoonsgegevens geregeld en in het beheerreglement de hoofdlijnen van het beheer van de gemeentelijke basisadministratie conform de Wet GBA. De vastgestelde reglementen liggen gedurende 4 weken ter inzage bij de Frontoffice van onze gemeente. Een afschrift van de reglementen is tegen betaling van de verschuldigde kosten verkrijgbaar.

Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA Geactualiseerd door een werkgroep* uit de NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten

Waarom dit schema? Collega’s Burgerzaken in het land willen weten waar ze aan toe zijn (wat ze wel en niet mogen of kunnen) wanneer hen schriftelijk het verzoek wordt gedaan om op papier gegevens uit de GBA te verstrekken. De NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten (I&P) onderhoudt het schema dat de voormalige commissie Persoonsinformatie & Privacy (PIP) heeft gemaakt om een makkelijk toegankelijke handreiking te hebben voor de medewerker Burgerzaken die tot taak heeft de incidentele GBA-verstrekkingen op papier te verzorgen. Het is vaak een lastige materie waarbij systematisch moet worden nagegaan wie wat vraagt en waarom en of er vervolgens een basis is om aan die vraag tegemoet te komen. Voor een deel kan de beoordeling van een verzoek om GBA-gegevens plaatsvinden op basis van de GBA-wetgeving. Maar in een behoorlijk aantal situaties is het gemeentelijk informatiebeleid bepalend voor de vraag of gegevens al dan niet mogen worden verstrekt. Ook het wel of niet heffen van leges kan onderwerp zijn van gemeentelijk beleid. Het tot stand gekomen schema voor de schriftelijke verzoeken om papieren gegevensverstrekking geeft geen limitatieve opsomming van alle mogelijke aanvragers en verstrekkingen. Op grond van ervaringen in de alledaagse praktijk menen de werkgroepleden en de commissie I&P dat met dit schema een groot aantal vragen kan worden beantwoord waarmee medewerkers Burgerzaken in hun werk regelmatig te maken krijgen. Het gebruik van het schema tot nu toe Uit ervaringen en reacties in het land is gebleken dat het schema zijn plek heeft gevonden. Het schema wordt veel gebruikt, zowel in de praktijk als tijdens opleidingen. Het is verheugend om te zien dat het schema heeft voorzien in een behoefte. Als nadeel zou kunnen worden benoemd dat het schema teveel op zichzelf is komen te staan, terwijl de toelichting bij het schema onontbeerlijk is. De werkwijze van het schema hebben wij dan ook enigszins aangepast ten opzichte van de vorige versies.

* De huidige leden van de werkgroep zijn Sylvia van Gilst (gemeente Rotterdam), Eric Kroes (gemeente Landgraaf), Michel Vink (gemeente Utrecht) en Arjan Altena (gemeente Hengelo). Versie januari 2010

1

Werkwijze schema Het schema hebben wij gesplitst in meerdere delen. Elk deel vertegenwoordigt een bepaalde categorie verzoekers. Alvorens het schema kan worden geraadpleegd moet er een identificatie van de verzoeker plaatsvinden. Daarna kunt u dan in het betreffende deel van het schema terugvinden hoe het verzoek moet worden beoordeeld. Stap 1: De identificatie van de verzoeker Om het schema op een goede manier te gebruiken is het eerst noodzakelijk om het verzoek te identificeren. Daarbij gaat het om de combinatie “wie vraagt?” en “waarvoor is het nodig?” . Voorbeeld: Een overheidsinstantie kan een verzoek om gegevensverstrekking indienen, maar om als overheid (afnemer) behandeld te worden dient deze overheidsorganisatie dit wel te doen voor de uitvoering van een toegewezen publiekrechtelijke taak. De combinatie van deze twee aspecten is bepalend. De verzoekers zijn ingedeeld in de volgende categorieën:     

Schema 1 - Afnemers: overheid, bestuursorganen, uitvoering publiekrechtelijke taken; Schema 2 - Bijzondere derden: aangewezen, verkrijgt gegevens via GBA-netwerk, schriftelijke verstrekking is in uitzonderlijke gevallen mogelijk gemaakt; Schema 3 - Verplichte derden: gerechtelijke procedure, dagvaarding, gerechtelijke werkzaamheden horen “verplicht” tot de taak van deze verzoeker; Schema 4 - Vrije derden: gemeentelijk beleid, verordening; Schema 5 - Overig: verstrekking mogelijk, niet op basis van de Wet GBA of de gemeentelijke verordening.

Stap 2: Het gebruik van het schema Als u bij stap 1 hebt bepaald met welke categorie verzoeker u te maken hebt, kunt u naar het desbetreffende deel van het schema gaan. U zult dan zelf kunnen constateren dat de behandeling van een verzoek uit een bepaalde categorie in de regel hetzelfde is. Voor elke categorie geldt namelijk een bepaalde hoofdregel in de behandeling van een verzoek. N.B. In een paar gevallen is verstrekking mogelijk zonder dat de Wet GBA de basis is van deze verstrekking. Bovenstaande werkwijze is dan niet van toepassing. Het is noodzakelijk om altijd eerst te bepalen of het een verzoek betreft dat ingedeeld kan worden in schema 1, 2, 3 of 4. Zie voor voorbeelden van deze situaties schema 5.

Versie januari 2010

2

Toelichting bij het schema Onderstaand treft u een algemene toelichting bij de kolommen van het schema aan. Soms is het nodig een bepaalde situatie of onderwerp uit het schema nader toe te lichten. Indien dat zo is, treft u die toelichting bij het schema aan.

Wie

Hieronder vindt u de verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indienen om gegevens uit de GBA te verkrijgen. Aanvragers met wie u vaak te maken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de ‘werknaam’ aangeduid.

Waarvoor

Deze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met de eerste categorie Wie. De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk voor de identificatie van het verzoek (zie Stap 1).

Welke categorie

In deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een afnemer, een verplichte derde (deze is belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vrije derde of overige. Ten aanzien van een bijzondere derde geldt dat deze groep slechts via GBA-berichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover straks meer. Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kunnen worden als vrije derde uiteraard afhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde zij binnen de ruimte van artikel 100 Wet GBA opnemen in de GBA-verordening.

Welke gegevens

Als u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens u kunt verstrekken. De te verstrekken gegevens zijn, behoudens de verstrekkingen aan vrije derden, niet limitatief opgesomd. Er is volstaan met de benaming ‘algemene-‘, ‘verwijs-‘ en ‘bijzondere gegevens’.

Verstrekkingsbeperking (voorheen geheimhouding)

Er komen in het schema drie mogelijkheden voor: 1. Niet mogelijk: het is voor de ingeschrevene (de bevraagde) niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot verstrekkingsbeperking te voorkomen dat van zijn of haar persoonslijst, gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij een geregistreerde verstrekkingsbeperking worden de gevraagde gegevens toch verstrekt. 2. Mogelijk: u kunt aan de verzoeker, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, de gegevens niet verstrekken. 3. Toetsing noodzakelijk: u dient, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, een belangenafweging te maken tussen de noodzaak van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene.

Versie januari 2010

3

Leges

In deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven: 1. Ja: U kunt leges op grond van uw eigen gemeentelijke legesverordening in rekening brengen. Aangezien dit eigen beleid is van de gemeente, adviseren wij u altijd goed kennis te nemen van uw eigen legesverordening. 2. Nee: Spreekt voor zich. 3. € 2,27: De gevraagde informatie is kosteloos, maar u kunt wel het zogenaamde postkamertarief in rekening brengen. De basis voor dit tarief is artikel 37a van de Regeling GBA. Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijzondere derden op het moment dat schriftelijk informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is. De verzoeker heeft in principe wel recht op kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie. Indien u dit tarief in rekening brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening. In tegenstelling tot andere bedragen in de legesverordening, wordt dit bedrag niet geïndexeerd. Uitzonderingen:  Gerechtsdeurwaarders (afnemer) op basis van een convenant tussen de NVVB en de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders geldt hier een specifieke afspraak. Zonder toevoeging van een ‘no-hit-bericht’ (bewijs dat men geprobeerd heeft gegevens te verkrijgen via het GBA-netwerk) kan leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.  Extra werkzaamheden: hoewel een afnemer geen legeskosten hoeft te betalen, is het wel mogelijk extra werk te belasten met leges, conform de eigen legesverordening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doorzoeken van de persoons- of archiefkaartenbestanden voor een notaris.  Bijzondere wetgeving: Op 10 juni 2005 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over het heffen van het postkamertarief. Twee bijzondere wetten gaven aan dat gemeentebesturen kosteloos GBA-gegevens moesten verstrekken. Het arrest van de Hoge Raad heeft tot gevolg gehad dat gemeenten niet langer het postkamertarief in rekening kunnen brengen indien bij (bijzondere) wet is bepaald dat de gegevens kosteloos verstrekt moeten worden (voorbeelden: Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers en Wet uitkeringen burgeroorlogsslachtoffers). Let hierbij wel op het verschil tussen "kosteloos" en "legesvrij". Het postkamertarief is immers geen leges. 4. Kosteloos: De NVVB-adviescommissie I&P adviseert u deze verstrekking kosteloos te doen.

Basis

In deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag.

Protocollering

Het wel of niet protocolleren is niet afzonderlijk vermeld in het schema. Bij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren. U moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten hoeft u niet te protocolleren (art 103, lid 3 Wet GBA). De commissie vindt dat de verzoeker behoort aan te geven indien hier sprake van is. Een andere mogelijkheid is dat u alle schriftelijke verstrekkingen protocolleert (tenzij nadrukkelijk in het schema staat dat dit niet moet). In geval van een (niet vaak voorkomend) verzoek om een overzicht van de gedane verstrekkingen bepaalt u dan, wat wel of niet in dit overzicht vermeld dient te worden.

Versie januari 2010

4

Niet verstrekken

Er kan een verzoek komen van een organisatie of instelling die op het eerste gezicht onder één van de schema's kan worden ingedeeld, maar waarbij de combinatie met het genoemde doel de verstrekking niet mogelijk maakt. De verstrekking dient dan geweigerd te worden. Hieronder treft u aantal voorbeelden aan: Advocaten Als de verstrekking niet is ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift (voorbeeld: incasso-activiteiten) Ambassade/consulaat of andere buitenlandse overheidsinstelling (binnen of buiten Nederland) Er is geen verdrag of andere internationale overeenkomst bekend dat gegevensverstrekking uit de GBA voorschrijft (zie voor toelichting verderop in het schema) Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen) Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, commerciële doeleinden of het bijhouden van een "niet-pensioen" gerichte administratie Gerechtsdeurwaarders Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, voeren van een debiteurenadministratie) Incassobureaus Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie, sturen betalingsherinneringen Notarissen Uitvoering van een privaatrechtelijke taak Postorderbedrijven Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie Rechtsbijstand Het verkrijgen van cliëntgegevens en gegevens van de wederpartij Rechtskundig- en adviesbureaus Verkrijgen van uittreksels van cliënten Verzekeringsmaatschappijen Voor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een ‘niet-pensioen’ gerichte administratie Zorgverzekeraars Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (voorbeeld: voeren van een debiteurenadministratie) Versie januari 2010

5

Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA Schema 1 Afnemers

Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als ‘de overheid’. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA. Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens

Verstrekkingsbeperking

Leges

Basis

Andere gemeenten (Afdeling Burgerzaken / Publiekszaken)

Uitvoering publiekrechtelijke taak

Afnemer

Niet mogelijk

Advies: kosteloos

Art. 88 Wet GBA

Andere gemeenten (anders dan Burgerzaken / Publiekszaken) Bibliotheek


Afnemer

Niet mogelijk

Afnemer

€ 2,27 op grond van legesverordening Eigen beleid gemeente

Art. 88 Wet GBA

Uitvoering diensten bibliotheek als gemeentelijke taak

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Binnengemeentelijke afdeling of -dienst


Afnemer

Niet mogelijk

Eigen beleid gemeente

Buitengewoon opsporingsambtenaar (bijvoorbeeld in het Openbaar Vervoer)

Controle (identificatieplicht); opmaken proces-verbaal.

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Niet mogelijk

€ 2,27 op grond van legesverordening

Art. 88 Wet GBA (incidenteel) Art. 96 Wet GBA (systematisch) Art. 88 Wet GBA

Cannock Chase (voorheen Mandaat BV)

Uitvoering publiekrechtelijke taak (bijvoeging van betreffend college besluit)

Afnemer

Niet mogelijk


Afnemer

€ 2,27 op grond van legesverordening € 2,27 op grond van legesverordening

Art. 88 Wet GBA

Centraal justitieel incassobureau (voor het innen van verkeersboetes)

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Gerechtsdeurwaarders (publiekrechtelijke taken)

Uitvoering van publiekrechtelijke taken zoals genoemd in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet. Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploten, ontruimingen

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Niet mogelijk

€ 2,27 (zie ook toelichting over leges)

Art. 88 Wet GBA

(als onderdeel van de gemeente)

Versie januari 2010

(bijvoorbeeld bij zwartrijden in het openbaar vervoer)

Niet mogelijk

Niet mogelijk

Art. 88 Wet GBA (incidenteel) Art. 96 Wet GBA (systematisch)

Art. 88 Wet GBA

6

Schema 1 Afnemers

Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als ‘de overheid’. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA. Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Informatie Beheer Groep

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Bijvoorbeeld zoals genoemd in de Wet op de Studiefinanciering

Afnemer


Niet mogelijk


Art. 88 Wet GBA

Instellingen (bestuursorganen) op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr)


Afnemer


Niet mogelijk


Art. 88 Wet GBA

Kredietbank als onderdeel van een gemeente of als onderdeel van een gemeenschappelijke regeling (Wgr)

Uitvoering maatschappelijke diensten als gemeentelijke taak. Volgens gemeentelijke verordening

Afnemer


Niet mogelijk

Eigen beleid gemeente

Art. 88 Wet GBA (incidenteel) Art. 96 Wet GBA (systematisch)

Notarissen (publiekrechtelijke taak)

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten zoals het opstellen van een verklaring van erfrecht Uitvoering publiekrechtelijke taak

Afnemer


Niet mogelijk

€ 2,27 (zie ook toelichting over leges ivm extra werkzaamheden)

Art. 88 Wet GBA

Afnemer


Niet mogelijk


Art. 88 Wet GBA

Uitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. (bijvoorbeeld Zorgverzekeringswet of AWBZ) Zie voor een overzicht van verzekeraars: www.zn.nl/De_branche/Zorgverzek eraars/Adressen/index.asp

Afnemer


Niet mogelijk


Art. 88 Wet GBA

Overheidsinstanties zoals Belastingdienst, RDW, SVB en politie

Zorgverzekeraars

Versie januari 2010

7

Samenwerkingsverbanden Steeds vaker komt het voor dat er sprake is van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten (bijvoorbeeld: een gemeenschappelijk belastingkantoor). Diverse samenwerkingsverbanden zijn mogelijk. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn dit: een openbaar lichaam, een gemeenschappelijk orgaan of een centrumgemeente. Alleen in het geval van een ingesteld openbaar lichaam is er in het kader van de Wet GBA sprake van een buitengemeentelijke afnemer en kunnen er in principe gegevens verstrekt worden. De wijze waarop een samenwerkingsverband is georganiseerd blijkt echter meestal niet uit het schriftelijk verzoek. Daarover moet dan eerst meer informatie worden gevraagd. Ook de taak die het samenwerkingsverband uitoefent is van belang om te kunnen bepalen of verstrekking uit de GBA gerechtvaardigd is. Meer informatie over de verstrekking van gegevens in het kader van de Wgr kunt u vinden in de BPR Kwaliteitsbrochure nummer 43.

Versie januari 2010

8

Schema 2 Bijzondere derden

Dit betreft instanties die door hun bijzondere maatschappelijke positie een goede ingang tot de GBA verdienen en daarom recht hebben op systematische gegevensverstrekkingen via het GBA netwerk. Hoewel zij officieel geen afnemer zijn, worden zij (tot op zekere hoogte) wel als zodanig behandeld. Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen) Geautoriseerd door minister voor GBAverstrekkingen FIOM

Uitbetalen van opvorderbare gelden al dan niet op termijn. Zie lijst op www.bprbzk.nl onder GBA. Procedures, Landelijke Tabellen

Bijzondere derde

Niet mogelijk


Art. 99 lid 1 Wet GBA Art. 68b Besluit GBA

Opsporen van personen (bijv. familieleden)

Bijzondere derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak. Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren. (zie brief BPR2003/U66312) Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak. Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren. (zie brief BPR 4 aug 2005)

Niet mogelijk

€ 2,27 op grond van legesveror dening

Art. 99 lid 3 Wet GBA Art. 68c1 Besluit GBA

Pensioenfondsen en ziekenhuizen Pensioenfondsen en ziekenhuizen zijn bijzondere derde als zij gegevens opvragen via het GBA-netwerk. Artikel 68e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden. Artikel 99, lid 1 en 3 Wet GBA geeft aan dat artikel 88 lid 4 Wet GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus. Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Hierbij geldt namelijk dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van. Om verstrekking aan niet geautoriseerde ziekenhuizen en pensioenfondsen na een schriftelijk verzoek mogelijk te maken, moet dit in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen. Als de gemeente aan geautoriseerde bijzondere derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt (art 88, lid 4 Wet GBA) of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Met alle beperkende voorwaarden van artikel 100 van de Wet GBA van dien.

Versie januari 2010

9

Schema 3 Verplichte derden

Hier gaat het niet meer om de ‘overheid’. Het gaat hier om ‘derden’, waarvoor wettelijk is voorgeschreven dat er voor specifieke doeleinden actuele persoonsgegevens gebruikt moeten worden. ‘Verplicht’ betekent: je kunt niet om de GBA heen. Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Advocaten (te vinden via www.alleadvocaten.nl)

Uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure of het opstellen van een dagvaarding

Verplichte derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift

Verstrekkingsbeperking mogelijk. Toetsing noodzakelijk. Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt. (zie art. 102 Wet GBA)

Ja, op grond van de legesverordening

Art. 98 Wet GBA

Versie januari 2010

10

Schema 4 Vrije derden

We hebben hier niet meer te maken met ‘de overheid’ en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Bibliotheek

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Volgens gemeentelijke verordening (er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!) Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting) Volgens gemeentelijke verordening. er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting)

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden – zie ‘Waarvoor’) Art. 100 Wet GBA (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden – zie ‘Waarvoor’)

Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: instellingen voor sociale zorg en zekerheid)

Volgens gemeentelijke verordening, er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Zie ook de toelichting

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden – zie ‘Waarvoor’)

Crematoria, begraafplaatsen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Culturele organisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Fondsverwervende organisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Instellingen of


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

(geen onderdeel van de gemeente) Buitenlandse EUoverheden

Buitenlandse niet EUoverheden (met passend beschermingsniveau Art. 76 WBP) www.cbpweb.nl

(niet-gemeentelijke)

organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening

Versie januari 2010

11



Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Volgens gemeentelijke verordening (is de vraag van een advocaat van het juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure, zie dan bij Advocaten) ledenadministratie

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vrije derde

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)


Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Inburgeringsbureaus


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Migrantenorganisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Onderwijsinstellingen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

-Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening Juridisch loket

Kerken (niet zijnde de SILA)

(niet gemeentelijke)

(zie ook onderstaande tekst bij ‘Scholen’) Ouderenorganisaties

Versie januari 2010

12



Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Patiëntenverenigingen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Pensioenfondsen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Plaatselijke afdelingen van politieke partijen


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Reclassering/verslaafd enzorg


Vrije derde

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Sportorganisaties en


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Thuiszorgorganisaties


Vrije derde

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vakorganisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel

Volgens gemeentelijke verordening (voorbeelden: Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank)

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vrouwenorganisaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Woningbouwvereniging en/woningcorporaties


Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Ziekenhuizen

Volgens gemeentelijke verordening Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen ivm die zorg

Vrije derde


Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

-verenigingen

Versie januari 2010

13

Toelichting ‘vrije derde’ De genoemde instellingen zijn vrije derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer. De in het schema opgenomen opsomming van vrije derden is niet limitatief. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het verstrekkingenbeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan, dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100 Wet GBA. Crematoria en begraafplaatsen Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen. 1. gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 Wet GBA). Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA). Zie schema "afnemers". 2. Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 100 Wet GBA. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA. Scholen Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. In het algemeen wordt de leerling gevraagd om een afschrift uit de GBA in te leveren. In sommige gemeenten is het gebruikelijk dat de gemeente op basis van lijsten met leerlinggegevens ‘massaal’ afschriften aanlevert. De commissie is van oordeel dat er geen grond is om op basis van de Wet GBA gegevens te moeten verstrekken aan scholen. De enige mogelijkheid die dan overblijft is het vermelden van scholen in de gemeentelijke verordening, zodat een verstrekking op basis van artikel 100 van de Wet GBA en de verordening mogelijk is (met alle beperkingen van dien: hoeveelheid gegevens, de verstrekkingsbeperking door artikel 100, lid 2 van de Wet GBA). Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) ligt gevoelig. Dat heeft vooral te maken met twee zaken: 1.Bij verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsinstanties ontstaat snel het gevaar dat de gemeente daarmee op het terrein komt van de Nederlandse buitenlandse betrekkingen. Zoals bekend behoren de buitenlandse betrekkingen primair tot de bevoegdheid van de rijksoverheid en niet van de gemeente. Gezien de gevoeligheid van het verstrekken van gegevens van eigen onderdanen aan overheidsinstanties van een ander land, zal verstrekking van gegevens expliciet moeten zijn geregeld in verdragsrechtelijke afspraken, of andere internationale overeenkomsten met het andere land. 2.De gevolgen van verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsorganen zijn een nog verdergaande inbreuk op de privacy van de burger dan de verstrekking aan Nederlandse overheidsinstellingen. De gevolgen daarvan kunnen vooral uitermate vervelend zijn, indien het gaat om in Nederland ingeschreven personen die (tevens) onderdaan zijn van het andere land en niets (meer) met dat land te maken willen hebben. Te denken valt aan asielzoekers, maar ook aan hier geboren personen met een dubbele nationaliteit die zich uitsluitend Nederlander voelen en geen contact meer wensen met de autoriteiten van het andere land.

Versie januari 2010

14

Het voorgaande leidt ertoe dat verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen in beginsel niet aan de orde is. Indien er een verzoek wordt gedaan en het in het belang van de ingeschrevene kan zijn dat gegevens worden verstrekt, kan dat in bijzondere gevallen mogelijk worden gemaakt. De NVVB adviseert daarbij dan echter wel dat de burger vooraf uitdrukkelijk toestemming verleent voor die verstrekking. Hoe moet u omgaan met een verzoek van een buitenlandse overheidsinstantie? In de eerste plaats moet de gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen mogelijk maken. Gezien hetgeen hiervoor is opgemerkt, zal dat slechts in uitzonderingsgevallen aan de orde zijn. Daarbij adviseert de NVVB nadrukkelijk in de verordening daaraan de voorwaarde te verbinden dat de ingeschrevene vooraf uitdrukkelijke toestemming verleent. Verstrekking zonder uitdrukkelijke toestemming van de burger is slechts mogelijk indien daarvoor een basis is te vinden in een verdrag of een andere internationale overeenkomst. De enige overeenkomsten waar dit van toepassing zou kunnen zijn, zijn de overeenkomsten over bestuurlijke samenwerking in de grensregio’s met België en Duitsland. In het kader van deze overeenkomsten is het denkbaar dat er uitwisseling van gegevens over de inwoners van dergelijke grensgebieden dient plaats te vinden. Dat zou voldoende basis kunnen zijn om gegevens uit de GBA te verstrekken, ook zonder voorafgaande toestemming van de burger. Vanzelfsprekend vindt in dat geval echter ook geen verstrekking plaats, indien er een verstrekkingsbeperking geldt op grond van artikel 102 van de Wet GBA. Overigens zullen de gevraagde gegevens soms al op grond van een andere internationale regeling kunnen worden verstrekt en is verstrekking uit de GBA niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk al meer en meer uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifieke terreinen, bijvoorbeeld op het terrein van justitie. Denk hierbij niet alleen aan uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook aan verstrekking van gegevens in verband met verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden door Nederlanders. In een aantal gevallen is het verzoek dat de ambtenaar van de GBA ontvangt dan ook gericht aan het verkeerde ‘loket’. De ambtenaar kan dan doorverwijzen of het verzoek doorsturen naar een andere overheidsinstelling, oftewel een ander ‘loket’. Denk hierbij aan de verzoeken die gericht moeten worden aan de Internationale Rechtshulp Centra (IRC). Zie ook daarvoor het artikel van Corrie Ebbers in B&R nummer 6 uit 2008. Indien het voorgaande niet van toepassing is, dient een verzoek van een buitenlandse overheidsinstelling (waaronder de ambassade of het consulaat van dat land) te worden afgewezen. Het komt overigens geregeld voor dat er in een dergelijk verzoek verwezen wordt naar het Verdrag van Wenen inzake consulair verkeer van 24 april 1963. Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit verdrag regelt echter niet de ‘toegang’ tot de GBA. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoeken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene. Het verdrag regelt dus alleen de toegang tot de persoon zelf en niet tot zijn persoonsgegevens. De gemeente moet het schriftelijke verzoek om informatie dus afwijzen om bovenstaande redenen. Als alternatieve oplossing kan de betrokken buitenlandse overheidsinstantie worden doorverwezen naar het ministerie van Buitenlandse Zaken om een zogenaamd verzoek om “ambtshilfe” te doen. Indien het ministerie van BZ dat verzoek honoreert, zal het ministerie deze gegevens als afnemer uit de GBA kunnen opvragen en deze vervolgens doorverstrekken aan de verzoekende buitenlandse overheidsinstantie. Gegevensverkeer naar landen buiten de EU Op grond van artikel 100 lid 3 en opname in uw gemeentelijke verordening, is gegevensverstrekking mogelijk naar (overheids)instellingen buiten de Europese Unie. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens staan specifieke bepalingen voor gegevensverkeer naar deze landen. De hoofdregel is dat Versie januari 2010

15

persoonsgegevens alleen mogen worden doorgegeven aan landen met een passend beschermingsniveau. Een overzicht van landen die een passend beschermingsniveau hebben kunt u vinden op www.cbpweb.nl als u zoekt met de zoekterm 'passend beschermingsniveau'. Verstrekking aan andere buitenlandse derden Hoewel ook op verzoeken om verstrekking van gegevens naar het buitenland aan anderen dan overheidsinstanties terughoudend moet worden gereageerd, bestaat die mogelijkheid wel. De verstrekking is mogelijk indien zij voorziet in een ‘dringende maatschappelijke behoefte’, ofwel er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken. Wij beseffen dat dit moeilijk te beoordelen is als je ‘de post’ doet. Echter, naar mate deze mogelijkheid tot verstrekking uitvoeriger geregeld is in de gemeentelijke verordening, des temeer houvast is er voor de beoordeling van het verzoek. Overleg in voorkomende gevallen met de privacybeheerder van je afdeling.

Versie januari 2010

16

Schema 5 Bijzondere gevallen en uitzonderingen

Verzoeken die niet in te delen zijn onder 1, 2, 3 of 4, maar waarvoor wel specifiek geregeld is dat gegevensverstrekking mogelijk is. Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens


Leges

Basis

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK)

Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ) Zie BPR-Kwaliteitsbrochure nr. 30 Meestal spoedeisende vragen!

Geen afnemer of derde in de zin van de Wet GBA

Persoonsgegevens, gegevens over curatele, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht. (Wet GBA art. 34,1,a,1-6)

Niet mogelijk

Ja

Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ)

Wetenschappelijke onderzoekers

Wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek

Art. 109 Wet GBA

Niet mogelijk

Ja

Art. 109 Wet GBA; Art. 67 Besluit GBA

(bijv. faculteiten)

Art. 67 Besluit GBA

Niet protocolleren! Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoek

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK’s) Protocollering In de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verstrekkingen aan de AMK’s niet geprotocolleerd dienen te worden. Leges Het Agentschap BPR stelt dat de AMK’s geen afnemers of derden zijn in de zin van de Wet GBA en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke legesverordening in rekening gebracht kunnen worden. Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Bureau Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de NVVB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen. De NVVB is van mening dat de stichting, die een Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NVVB is echter van mening dat de gemeenten hun eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legesheffing. Indien u leges heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverordening. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers in dit geval gegevens uit de GBA, maar niet op grond van de GBA.

Versie januari 2010

17

Collegevoorstel. Procedure: Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen

Recommend Documents