Collega's
Voor de vijde keer een update van het handboek Administratieve Organisatie. Deze keer iets minder omvangrijk dan de vorige keren. Maar toch nog ruim 70 gewijzigde pagina's, inclusief de zes pagina's inhoudsopgave en de 22 pagina's met de index.
Namens de AD-Verantwoordelijken,
IAO. 24 april 1997
aprii1W7
Collega's
Voor de vierde maal ligt een update van het handboek Administratieve Organisatie voor u, ruim een jaar na de vorige. Deze keer weinig grote veranderingen maar wel een heleboel kleinere, waardoor het toch weer een omvangrijk geheel is geworden van maar liefst 150 pagina's.
Namens de AG-Verantwoordelijken, IAO
29 februari 1996
maan 1996
Collega's
Voor de derde maal ligt een update van het handboek Administratieve Organisatie voor u, een jaar na de vorige. Zoals indenijd aangekondigd, werden verschillende procedures aangepast als gevolg van de vorming van de afdelingen DIV. Zo is het Archief-katem vrijwel geheel vernieuwd. De reorganisatie van ROB werpt zijn schaduw vooruit; enkele werkzaamheden zijn overgedragen aan andere onderdelen. Ook werd reeds in de om andere redenen gewijzigde procedures de nieuwe naam van ROB geïntroduceerd: afdeling Open Bronnen lnfonnatie (OBI). De Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten is gewijzigd in verband met het opheffen van de IDB en het vormen van de RIO's. Daardoor past de tekst nu op zes pagina's in plaats van zeven.
Uiteraard zijn er ook in 1994 weer nieuwe procedures bijgekomen, zoals Mutaties Taakvelden, Aktiviteiten-overzicht, Huisstijl, Sheetcollectie BVD, Security survey en Verkoop van afgeschreven PC's en printers.
In het AO-Overleg is besloten, om voortaan bij elke nieuwe procedure te vermelden wie optreedt als houder van de procedure en daarmee als verantwoordelijke voor het onderhoud van die procedure, inclusief het eventueel bijbehorend formulier. Daarnaast is in de inhoudsopgave achter elke procedure aangegeven wie daarvan de houder is zodat u uw suggesties voor een nog beter produkt direct op de juiste plaats kunt deponeren.
Namens de AO-Verantwoordelijken, IAO
15 december 1994
Collega's
Voor de tweede maal ligt een update van het handboek Administratieve Organisatie voor u. Er is weer heel wat veranderd, met name als gevolg van de verhuizing enerzijds en van de vorming van de afdelingen DIV bij de primaire directies anderzijds. Zoals aangekondigd zijn nog niet alle veranderingen als gevolg van DIV opgenomen in deze update. Verschillende zaken worden echter niet langer door de Bedrijfsburo's gedaan, maar door de afdelingen DIV. Waar relevant, zijn de procedures op dat punt aangepast.
Namens de AC-Verantwoordelijken, IAO
4 februari 1994
Collega's
Voor u ligt de eerste update van bet bandboek Administratieve Organisatie sinds bet van kracht , worden in oktober 1992. Er zijn enkele nieuwe procedures bijgekomen (MlD Look-up, ), andere zijn totaal of grotendeels herscbreven (Dienstjaarverslag, Relatiegeschenken, Telex Uitgaand, Reis- en Verblijfkosten Dienstreizen) en bij een flink aantal zijn aanpassingen aangebracht. Zo moest het hoofdstuk Facilitaire Ondersteuning op veel plaatsen worden veranderd als gevolg van de instelling van de reserveringstelefoon. Daar is door veel mensen hard aan gewerkt, niet alleen door personen die met AO zaken zijn belast, maar vooral ook door direkt betrokken dienstmedewerkers die daartoe veelal zelf bet initiatief namen. Het geeft aan, dat het handboek AO wel degelijk geraadpleegd wordt en niet alleen maar ongebruikt in de kast staat. En dat is heel plezierig. Het is ook plezierig, dat bij de behandeling van deze wijzigingen van het handboek in het dienstbrede AO-Overleg kon worden gekonstateerd, dat een behoorlijk deel van die veranderingen op een korrekte wijze tot stand is gekomen. Dat wil zeggen, aangekaart bij de procedurehouder en via hem doorgeleid naar de AO-Verantwoordelijke van de directie, die het vervolgens op de agenda van het AO-Overleg plaatste. ·
Namens de AG-Verantwoordelijken,
IAO. 7 juni 1993
VOORWOORD
Nadat u ongeveer een jaar geleden in het bezit .werd gesteld van de .. nul-versie" :van het Handboek Administratieve Organisatie voor de BVD, zijn er bij de Projectgroep die verantwoordelijk is voor de uitgave ervan, vele reacties binnengekomen .. Een enkele keer minder lovende, maar meestal toch reacties die erop gericht waren het boek verder te completeren of onvolkomenheden weg te werken. Dit laatste is prettig want slechts de praktijkervaringen kunnen leiden tot een geheel op de gebruikerswensen gericht handboek. De inleidende hoofdstukken zijn herschreven en meer in overeenstemming gebracht met de thans gehanteerde begrippen en procedures. Een groot aantal nieuwe procedures is opgenomen en de al bestaande zijn kritisch bezien en waar nodig aangepast. Ook biermee is echter deze eerste officiële uitgave niet compleet; in de praktijk zal blijken dat bepaalde procedures nog ontbreken of tóch nog anders moeten. Dit zal overigens altijd het geval blijven: in een organisatie die aan verandering onderhevig is zal de administratieve organisatie moeten meeveranderen. Denk maar eens aan het inrichten van de afdelingen Documentaire Informatievoorziening. Het doel van het handboek is inzicht te geven in de wijze waarop de dienst is georganiseerd en de werkprocessen zijn ingericht en welke procedures daarbij als ondersteunend instrument worden gehanteerd.
Uw reacties op deze uitgave worden uiteraard zeer op prijs gesteld. De door de directeuren aangewezen medewerkers nemen ze graag in ontvangst.
De projectgroep Administratieve Organisatie. september 1992
aeplnlber 1992
INHOUD
INHOUD
INHOUD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1/1
1.
DOEL EN INRICHTING VAN DE BVD
1.1
Doelstelling en taken 1.1.1 1.1.2 1.1. 3
1.2
Organisatie en werkwijze 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.2.9
1.3
Doelstelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1 Taakvelden en taken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1 Risico-analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/4
BVD als onderdeel van BiZa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5 De organisatie van de BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5 Werkwijze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/7 De afdeling en teamvorming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/8 De Opdracht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/9 De Aanwijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/10 Het Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/10 Indirect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11 De inzet van bijzondere inlichtingenmiddelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11
Sturing en overleg 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1. 3. 5
Sturingsconcept in hoofdlijnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zonder communicatie geen sturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hoe komt de dienst van beleid naar uitvoering? . . . . . . . . . . . . . . . . . . De regelkringen sluiten zich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Overlegstructuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.
PROCEDURES
2.1
Onderhoud Administratieve Organisatie 2.1.1 2 .1.2 2.1.3 2.1.4
2.2
Uitgangspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verantwoordelijkheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Structuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procedure (IAO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3/1 3/2 3/3 3/4
Management 2.2.1
april 1997
2/12 2/14 2/IS 2/16 2/17
Sturing 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3 2.2.1.4 2.2.1.5 2.2.1.6 2.2.1. 7
Toekennen Opdracht (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toedelen Opdracht (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toekennen Project (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toedelen Project (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toekennen Aanwijzing (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toedelen Aanwijzing (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mutaties taakvelden (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1/1
4/1 4/4 415
4/6 4/7 4/8 4/9
INHOUD
2.2.2
Besluitvorming I Verantwoording Intern 2.2.2.1 MT Documenten (DLS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5/1 2.2.2.2 BAS Rapponage (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512 2.2.2.3 Aktiviteiten-overzicht (DxO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
2.2.3
Verantwoording Extern 2.2.3.1 Dienstjaarverslag (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3.2 Kamervragen (KJA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3.3 Klachten (KJA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3.4 WOB Verzoeken (KJA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. 2.4
·-----· 2.3
(vervolg)
Communicatie 2.2.4.1 Woordvoering/Perscontacten (lEB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4.2 Bulletinboard (lEB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4.3 BVD Magazine (lEB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4.4 Huisstijl (lEB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4.5 Sheetcollectie BVD (lEB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6/1 615
6/6 6/8
7/1 7/2 7/3 7/4 7/5
Relaties 2.3.1
Buitenlandse Relaties 2. 3 .1.1 Gegevensuitwisseling Zusterdiensten (BR) . . . . . . . . . . . . . . . . 8/1 2.3.1.2 Club de Berne (BR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/2 2.3.1.3 NATO Special Committee (BR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4 2.3.1.4 NATO Security Comminee (D3B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 2.3.1.5 WEU Security Comminee (D3B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 817 2.3.1.6 EG Beveiligingsbureau (D3B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/8 2. 3.I. 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 2.3.1.8 Melding terroristische aanslag (BR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/10
2.3.2
Binnenlandse Relaties 2.3.2.1 Strategische Relaties (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/1 2.3.2.2 Werkrelaties (D2T ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2 2.3.2.3 CVIN I CVIN-Plus (SPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/3 2.3.2.4 MICIV (SPC} . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/4 2.3.2.5 MlD (D3B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915 2.3.2.6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/8 2.3.2. 7 2.3.2.8 Veiligheidsonderzoek (DxB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/9 ................ 9/10 2.3.2.9 . 9/11 2.3.2.10 2.3.2.11 Economische Controle Dienst (D4B) ................... 9/13 2.3.2.12 Koninklijke Marechaussee (02T. ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 2.3.2.13 Directie Vreemdelingenzaken Justitie (DxO) .............. 9/15 2.3.2.14 Security survey (DxB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/16
2.3.3
Producten 2.3.3.1 Producten via Dienstleiding (DLS) .................... 2.3.3.2 Twee-maandelijkse rapportage aan minister van Biza (SPC) .... 2.3.3.3 Ambtsbericht (KJA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.3.4 BVD-Specials (lEB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.3.5 Presentaties (lEB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10/1 10/2 10/3 10/6 1017
INHOUD
2.3.4
2.4
Relatiebeheer 2.3.4.1 Visitekaartjes (BBO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11/1 2.3.4.2 Relatiegeschenken (lEB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11/2 2.3.4.3 Piketregeling BVD (OBI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11/4
Bronnen 2.4. I
2.5
(vervolg)
Menselijke Bronnen 2.4.1.1 Contacten Algemeen (DxS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.1.2 . .... .......... 2.4.1.3 Onderzoek Contacten (DxO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.1.4 Niet-operationele Benadering (DxO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.1.5 Operationele Benadering (DxO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12/1 12/2 12/4 12/5 12/6
2.4.2
Bijzondere Inlichtingenmiddelen 2.4.2.1 M-actie {KJA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1 2.4.2.2 N-actie (KJA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/4 2.4.2.3 T-actie (KJA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/6 2.4.2.4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/9 2.4.2.5 Volg- en observatie-actie (00) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/12
2.4.3
Administratieve Bronnen 2.4.3.1 Bevolkingscheck (DxS) 2.4.3.2 2.4.3.3 Asielaanvraag (DxS) . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.3.4 Reismelding (DxS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.3.5 Visumaanvraag (DxS) . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.3.6 Telefoonnummer naslag (DxS) . . . . . . . . . . . 2.4.3.7 Informatiebemiddeling en uitlenen dossiers SSA
. ......... .. . ......... .. . . . . . . . . . . .. . . ......... . (OBI) . . . . . . .
14/1 14/2 14/3 14/4 14/5 14/6 1417
Post 2.5.1.1 2.5.1.2 2.5.1.3 2.5.1.4 2.5.1.5 2.5.1.6
Post Inkomend- Algemeen (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Post Inkomend- Operationeel (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . Post Inkomend- Zusterdienst (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Post Uitgaand- Algemeen (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Post Uitgaand- Operationeel (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Post Uitgaand- Zusterdienst (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1511 15/3 15/4 15/5 15/6 1517
Telex 2.5.2.1 2.5.2.2 2.5.2.3 2.5.2.4
Telex Telex Telex Telex
16/1 16/2 16/3 16/5
Documentaire lnfonnatievoorziening 2.5.1
2.5.2
2.5 .3
Inkomend- Algemeen (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inkomend- Operationeel (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uitgaand- Algemeen (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uitgaand- Operationeel (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Telefax 2.5.3.1 Telefax Inkomend (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17/1 2.5.3.2 Telefax Uitgaand (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17/2
INHOUD
2.5.4
2.6
(vervolg)
Verslaglegging I Documentatie 2.5.4.1 Operationeel (DxO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1 2.5.4.2 Vertaling (DxS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/2
Beheer 2.6.1
Archief 2.6.1.1 2.6.1.2 2.6.1.3 2.6.1.4
Operationele registratie en archivering (DxD) . . . . . . . . . . . . . Registratie operationele post (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registratuurplan BVD (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afsluiten en berging CO's (DxD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19/1 19/4 19/6 1917
2.6.2
Geautomatiseerde Systemen en Bestanden 2.6.2.1 Autorisatie (BVA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1 2.6.2.2 Systemen en Bestanden (BVA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/5 2.6.2.3 Service Desk Automatisering (CC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/10 2.6.2.4 eMAIL Fannulieren (CC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/11
2. 6. 3
Financiën 2.6.3.1 Voorverificatie declaraties ten behoeve van HBVD (FE) ...... 21/1 2.6.3.2 Reiskosten Woon-werkverkeer (FE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/2 2.6.3.3 Reis- en Verblijfkosten Dienstreizen (FE) . . . . . . . . . . . . . . . . 21/4 2.6.3.4 Maaltijdvergoeding Overwerk {FE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2117 2.6.3.5 Telefoonkosten (FE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/8 2.6.3.6 Representatiekosten (FE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/9 2.6.3.7 Operationele Uitgaven {FE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/10 2.6.3.8 Contractbeheer (FE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/11
2.6.4
Personeelszaken 2.6.4.1 Handboeken, brochures, besluiten (HPZ) . . . . . . . . . . . . . . . . 2211 2.6.4.2 Veiligheidsonderzoek Toekomstig Personeel BVD (BVA) ..... 22/2
2.6.5
Beveiliging BVD 2.6.5.1 Handboek en brochure (BVA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1 2.6.5.2 Rubricering (BVA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/4 2.6.5.3 Mobiele telefoons (BVA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/5
2.6.6
Facilitaire Ondersteuning 2.6.6.1 Beeldregistratie (TBB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 2.6.6.2 Audiovisuele Middelen (OBI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/2 2.6.6.3 Gebouwen (FB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/3 2.6.6.4 Materieel {FB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 2.6.6.5 Dienstverlening/exploitatie {FB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/5 2.6.6.6 Helpdesk Facilitair Bedrijf (FB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/9 2.6.6. 7 Inkoop van goederen en diensten (FB) . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 2.6.6.8 Verkoop van afgeschreven PC's en printers (FE) .......... 24/13
INHOUD
(vervolg)
BIJLAGEN 1 2
~
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
.,..-ïll997
Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/1 Organisatie van de BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/8 Besluit organisatorische inrichting BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/8 Structuur Directie 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30110 Structuur Directie 2 I 3 /4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30111 Structuur Directie 5 .......................................... 30/12 Structuur Directie 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/13 Mandaat-besluit financiële bevoegdheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/15 Doormandateringsbesluit Dl (CO 2217918-68) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/17a Doormandateringsbesluit 02 (CO 2217919-49) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/17b Doormandateringsbesluit 03 (CO 2217920-82) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/17c Doormandateringsbesluit 04 (CO 2217922-44) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/17d Doormandateringsbesluit DS (CO 2217923-25) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/17e Doormandateringsbesluit 06 (CO 2217924-06) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30117f Sturingsconcept van de BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/18 Handleiding voor Opdracht formulering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/19 Oplegnotitie MT documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/20 Verklaring WOB verzoek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/21 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/22 Staat van inlichtingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/23 Relatiegeschenken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/24 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/25 Aanvraag onderzoeklbeveiligingsadvies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/26 Onderzoeksrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/27 Benaderingsformulier (BF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/28 Informatierapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/29 Aanvraag M-actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/30 -actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/31 Oplegblad Aanvraag AanvraagT-actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/32 Aanvraag volg- en observatie-actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/33 Bevolkingscheck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/34 Bevolkingscheck Amsterdam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/35 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/36 Tenaamstelling telefoon-, telex- en postbusnummers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/37 Informatiebemiddeling en uitlenen dossiers SSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/38 Telexformulier algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/39 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/40 Telexformulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/41 Verbindingen met zusterdiensten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/42 Telefax-begeleidingsformulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/44 Operatierapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/45 rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/46 Aanvraag financiële goedkeuring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/47 Afsluit-rappon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/48 Reiskostenregeling forensen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/49 Declaratieformulier (algemeen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/50 Reisdeclaratie binnenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/51 Aanvraag/opdracht dienstreis buitenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/52 Reisdeclaratie buitenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/53
liS
INHOUD 38 39 40 41 42 43 44 45 46
47 48
(vervolg)
Declaratie operaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/54 Titelblad voor hoog-gerubriceerde documenten . . . . . . 30/55 Aanvraag werkzaamheden TBB . . . . . . . . 30/56 Kopieerbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/57 30/58 Logboek Dienstpiket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/59 30/60 Aktiviteiten-overzicht . . . . 30/61 Aanvraag sheetcollectie . . . . 30/62 Machtigingsforrnulier . . . . . . . . . . . . . 30/63 Afkoningen 30/64 0
•
•
•
•
•
•
0
••
0
• • • • • • • • • • • • • •
•
•
•
•
•
0
0
0
•
INDEX ...........
april 19'17
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
••
0
• • • • • • • •
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
0
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
• • • • • • • • • • • • • • • • • •
•
•
0
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
116
31/1
DEEL 1
DOEL EN INRICHTING VAN DE BVD
oeptember 1992
1.1
Doelstelling en taken
1.1.1
Doelstelling
In de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (bijlage 1) worden drie kernbelangen expliciet genoemd; Democratische rechtsorde, Veiligheid van de Staat en Instandhouding van het Maatschappelijk en economisch leven. Verantwoordelijk voor de handhaving en instandhouding van deze kernbelangen zijn die personen en instanties welke door de dienst worden aangeduid als belangendrager. De inzet van de BVD richt zich ten behoeve van de belangendragers op de vermindering of de beheersing van de risico's die een aantasting kunnen vormen van deze kernbelangen. Deze activiteiten worden samengevat met de term risico-management. Daarnaast rekent de dienst het tot zijn taak om vast te stellen of bepaalde politiek-maatschappelijke ontwikkelingen, in binnen- en buitenland, een risico (gaan) vormen voor de eerder genoemde kernbelangen. Deze taak wordt aangeduid met onzekerheidsreductie. De door de dienst uit te voeren risico-vermindering, risico-beheersing en onzekerheidsreductie leidt tot drie hoofdgroepen van producten, te weten; informatie, advies en preventie. Met deze producten wordt de belangendrager in staat gesteld om eventueel maatregelen te treffen of beslissingen te nemen om risico's voor het in het geding zijnde belang daadwerkelijk te verminderen of te beheersen. Concrete afnemers van deze producten op uitvoerend niveau worden aangeduid als belanghebbenden. De doelstelling of het strategisch concept voor taakinvulling van de BVD wordt samengevat in de "missie": "Het leveren van informatie, advies en operationele preventie aan of ten behoeve van dragers van vitale belangen in onze samenleving door het zichtbaar maken van verschijnselen en activiteiten die -naar verwachting- een ernstige, doelgerichte bedreiging zijn of kunnen gaan vormen, waarbij het normale maatschappelijke weerstandsvermogen voorspelbaar onvoldoende is of zal zijn."
1.1.2
Taakvelden en taken
Afgeleid van de in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten genoemde kernbelangen zijn, tegen de achtergrond van het strategisch concept van de dienst, de volgende taakvelden vastgesteld:
Zorg voor het voortbestaan van de democratische rechtsorde Het eerste wettelijk te beschermen kernbelang is de democratische rechtsorde, zonder welke onze staat in de betekenis van democratische rechtsstaat feitelijk ophoudt te functioneren. Dankzij deze rechtsorde bestaat immers een stelsel van checks en balances met betrekking tot de machtsuitoefening door de overheid, waarbij de besluitvorming transparant en feitelijk overheidshandelen controleerbaar en voorzienbaar is gemaakt. De zorg is gericht op het voorkomen van ernstige verstoringen in dit democratische proces, waardoor het functioneren van de wetgevende, uitvoerende of rechterlijke macht zou kunnen worden aangetast, of de vrije uitoefening zou kunnen worden belemmerd van die democratische rechten en vrijheden die grondwettelijk zijn verankerd. llqiii:IDbcr 1992
2/1
Taakvelden en taken
(vervolg)
Los van het bestaan van concrete aantastingen houdt voor de BVD de zorg voor het voortbestaan van de democratische rechtsorde in: het onderkennen van en het bevorderen van maatregelen ter beveiliging tegen: • • •
de heimelijke ontregeling of manipulatie van de politieke besluitvorming of de uitvoering daarvan (1); pogingen om politieke doelen te realiseren met geweld of de dreiging met geweld (2); aantasting van grondwettelijke rechten en vrijheden van personen in ons land (3).
Zorg voor de veiligheid van de staat Behalve op het voortbestaan van de democratische rechtsorde is de inzet van de BVD gericht op het bevorderen van de veiligheid van de staat zelf. De staat is een politiek systeem waarvan de organen grondwettelijk met rechtsmacht zijn bekleed: primair ten behoeve van de bescherming, handhaving en bevordering van orde in de samenleving. Wil de staat deze primaire functie kunnen vervullen, dan dient het voortbestaan van de staat zelf te zijn gewaarborgd. Aantastingen van de soevereiniteit door andere staten of organisaties dienen dan ook tijdig te worden onderkend, evenals aantastingen gericht op ondermijning van zijn handhavingsmonopolie. In dit verband vereist ook handhaving van de internationale geloofwaardigheid en de integriteit van de Nederlandse staat een adequate inspanning van de dienst. Deze inspanning zal in het bijzonder moeten zijn gericht op het voorkomen van schending of nietnakomen van verplichtingen die voortvloeien uit het internationale rechtsorde. De bescherming daarvan moet dan ook als een staatveiligheidsbelang worden aangemerkt. Bedreigingen die zich in dit verband voordoen zijn in hoofdzaak spionage en proliferatie van niet-conventionele wapensystemen. Daarnaast is preventieve zorg vereist met betrekking tot steunactiviteiten vanaf Nederlands grondgebied ten behoeve van staatsgrepen of interventies elders. Ten slotte zullen defensie-objecten beveiligd moeten zijn tegen sabotage of uitschakeling in crisis-omstandigheden. In het licht van deze inbreuken kunnen de taken van de BVD worden omschreven als het onderkennen van en het bevorderen van maatregelen ter beveiliging tegen: • •
de kennisname door onbevoegden van gegevens waarmee het belang van de veiligheid van de staat of zijn bondgenoten schade wordt toegebracht (4); het verrichten van veiligheidsonderzoeken en het verstrekken van beveiligingsadviezen (13);
• • • •
maanl996
de ongewenste verspreiding van nucleaire, biologische en chemische of (hoogwaardige) conventionele wapensystemen (5); (inter)nationale conventionele wapenhandel (12); schendingen door inwoners van Nederland of vanaf Nederlands grondgebied van de legitieme belangen van andere landen (6); aantastingen van militaire of vitale installaties en infrastructuur (7).
2/2
Taakvelden en taken
·~ ·
(vervolg)
, Zorg voor de instandhouding van het maatschappelijk leven Het volgende kernbelang van de BVD betreft de zorg voor een ongehinderde voortgang van het maatschappelijk leven. Infrastructurele voorzieningen die vitaal zijn voor het functioneren van onze samenleving dienen te worden beschermd. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan nutsbedrijven, bedrijven in de olie- en chemiesector, alsmede telecommunicatie- en transportbedrijven, waarvan de overheid het noodzakelijk acht dat de continuïteit gewaarborgd is. Aantasting van dit belang laat zich moeilijk concreet aanduiden, anders dan dat de genoemde objecten permanent kwetsbaar zijn voor sabotage of manipulatie door kwaadwillenden. Deze kwetsbaarheid zal in de toekomst ongetwijfeld verder toenemen onder invloed van de groeiende afhankelijkheid van genoemde voorzieningen en hun steeds gecompliceerder technologieën. De activiteiten van de dienst in het kader van de zorg voor de instandhouding van het maatschappelijk leven zijn te formuleren als het onderkennen en bevorderen van maatregelen ter beveiliging tegen: • •
maatschappelijk relevante ontregeling van de economische bedrijvigheid (8); inbreuken op vitale maatschappelijke en economische functies door misbruik van technologie, en geautomatiseerde data-opslag en -communicatie (9).
Zorg voor andere gewichtige belangen Als gewichtig belang van de staat is aangemerkt de beschenning van die kennis en technologie die voor onze economie van vitale betekenis is. Daarbij gelden twee criteria. Bescherming van overheidswege behoeft allereerst slechts die kennis en technologie waarin de overheid ten behoeve van de bevordering van de Nederlandse economie en onze welvaart fors heeft geïnvesteerd. Ten tweede moet waarneembaar of aannemelijk zijn dat illegale activiteiten, gericht op het verkrijgen van dit soort informatie, door buitenlandse mogendheden worden aangestuurd of bevorderd. Binnen dit kader richt de aandacht van de dienst zich op het onderkennen van oneigenlijke aantastingen van nationaal-economische belangen en het bevorderen van maatregelen ter beveiliging daartegen. Onder de noemer van dit impliciete kernbelang wordt de taak van de dienst omschreven als het bevorderen van maatregelen ter beveiliging tegen: •
oneigenlijke aantasting van de economische bedrijvigheid, in het bijzonder met betrekking tot het concurrerend vermogen van het Nederlandse bedrijfsleven (10). Naast de inzet van de dienst op bovengenoemde 10 taakvelden worden er studie-activiteiten ontplooit, die tot doel hebben om het gevaar te verkleinen dat een eerste signaal voor een potentiële aantasting van een kernbelang wordt gemist. Deze inspanningen, gericht op onzekerheidsreductie, zijn dus relevant voor àlle kernbelangen en worden omschreven als:
•
maan 1996
het tijdig onderkennen van fenomenen en verschijnselen, die tot maatschappelijke disropties kunnen leiden (11). 2/3
1.1.3
Risico-analyse
Kenmerk van de belangenoriëntatie is dat alvorens tot concrete actie wordt overgegaan om gegevens in te winnen, er een grondige analyse plaatsvindt. De analyse richt zich op de aard, de ernst en de omvang van de risico's die kunnen leiden tot aantasting van een kernbelang. Bij zo'n analyse wordt een beoordeling gemaakt van de onderlinge samenhang tussen het op het spel staande concrete belang, de feitelijke of potentiële bedreiging van dit belang en het weerstandsvermogen van de belangendrager. Onder weerstandsvermogen wordt verstaan de psychische enlof fysieke gesteldheid van de belangendrager om aan een bepaalde bedreiging het hoofd te kunnen bieden. Een veiligheidsrisico kan immers door de genoemde drie elementen worden beïnvloed: hetzij door het politieke beleid of het bestuurlijk handelen met betrekking tot het belang in kwestie, hetzij door verwaarlozing van elementaire beveiliging, waardoor er nauwelijks weerstand is, hetzij door dat er onvoldoende aandacht of zicht op de mogelijke bedreigingen bestaat. In een analyse behoren dan ook al deze drie elementen in onderlinge samenhang te worden bezien. Vervolgens kan worden besloten of er een taak is voor de belangendrager, een taak voor de dienst dan wel een taak voor een derde (figuur 1).
RISICOANALYSE
figuur 1
Essentieel blijft de betrokkenheid van de belangendrager. Die kan zich niet beperken tot de rol van passief afnemer van de dienstproducten, maar verlangt een actieve bijdrage aan de risico-analyse om zo de concrete behoeft te bepalen aan de te leveren producten. Samengevat houdt het begrip risico-analyse in dat er een beoordeling wordt gemaakt van de samenhangende relatie tussen een belang, een concrete of potentiële bedreiging voor dit belang en het weerstandsvermogen van de belangendrager.
scpccmbc:r 1992
2/4
1.2
Organisatie en werkwijze
1.2.1
BVD als onderdeel van BiZa
De BVD is een onderdeel van het departement van Binnenlandse Zaken. Nevengeschikt in de organisatiestructuur van het ministerie (zie figuur 2) zijn het Directoraat-Generaal Openbaar Bestuur (DGOB), het Directoraat-Generaal Management en Personeelsbeleid (DGMP), het Directoraat-Generaal Openbare Orde en Veiligheid (DGOOV), de stafafdeling Constitutionele Zaken en Wetgeving (CZW) en een aantal stafdirecties en -afdelingen ressorterend onder de plaatsvervangend Secretaris Generaal (het PSG-blok). Ambtelijk staat het gehele ministerie onder leiding van de Secretaris-Generaal (SG), die wordt bijgestaan door een Bestuursraad, waarvan HBVD deel uit maakt. Vanzelfsprekend is de politieke leiding van het departement in handen van de Minister en de Staatssecretaris.
Minister of Staatssecretaris
SecretarisGeneraal
figuur 2
1.2.2
De organisatie van de BVD
Een sterke oriëntatie op belangen vormt een principieel uitgangspunt voor de taakuitoefening door de dienst, die vanzelfsprekend consequenties met zich meebrengt voor organisatorische inrichting van de werkprocessen. Deze werkprocessen worden gerealiseerd door toepassing van de volgende "organisatie-principes":
-
•
Een krachtig en helder proces van sturing en verantwoording op strategisch (beleid), operationeel (beheersing) en tactisch (uitvoering) niveau, ondersteund door een geautomatiseerd Bedrijfsadministratiesysteem (BAS).
•
Integraal management, dat wil zeggen optimale decentralisatie van taken en bevoegdheden op de terreinen personeel, informatie, organisatie en financiën naar het lijnmanagement, ondersteund door kleine, professionele centrale eenheden; hiermede wordt door het beheer (van mensen en middelen) een gelijkwaardige plaats verzekerd naast het op het productieproces afgestemde operationeel beleid.
januari 1994
2 /5
De organisatie van de BVD
(vervolg)
•
Een goede en snelle communicatie door een beperkt aantal hiërarchische niveaus (maximaal drie, namelijk Dienstleiding/Managementteam - Directeur - Afdelingshoofd) en een stelsel van op elkaar afgestemde verticale en horizontale overlegstructuren.
•
Een organisatiestructuur die elke medewerker een duidelijke organieke plaats biedt, doch tegelijkertijd een flexibele inzet van medewerkers alsmede het snel inspelen op actuele ontwikkelingen met betrekking tot de taakvelden van de dienst mogelijk maakt.
•
Een sterke ondersteuning van de (operationele) werkprocessen door geavanceerde geautomatiseerde informatiesystemen, die voor een belangrijk deel, in verband met de specifieke toepassingen, in eigen beheer zijn en worden ontwikkeld.
_.
De organisatiestructuur van de dienst is gebaseerd op deze principes. Ze is vastgelegd in het "Besluit Organisatorische Inrichting BVD". Dit besluit, alsmede organogrammen van de directies en het "Mandaat-besluit financiële bevoegdheden" zijn opgenomen in bijlage 2.
De BVD staat onder leiding van het hoofd en het plaatsvervangend hoofd van de dienst (HBVD en PHBVD). De hoofdstructuur van de dienst bestaat uit een zestal directies (figuur 3), die als volgt worden aangeduid: De Directie De Directie De Directie De Directie De Directie De Directie
Strategie en Planning Democratische Rechtsorde Staatsveiligheid Maatschappelijke en Economische Belangen Operationele Informatie vergaring Management Advies en Centrale Faciliteiten
(D 1)
(02) (03) (04) (05) (06)
HBVD
Dl
04
figuur 3
De directie Dl richt zich sterk op de Dienstleiding (DL), draagt zorg voor de coördinatie van de strategische besluitvorming, bewaakt de operationele vertaling van de strategie door de overige directies en is verantwoordelijk voor een eenduidige interne en externe presentatie van de BVD inclusief de exploitatie van (majeure) producten en voor juridische aangelegenheden. jamari 1994
2/6
De organisatie van de BVD
(vervolg)
De directie D2 is primair verantwoordelijk voor de in hoofdstuk 1.1 onder 1 t/m 3 en 9 genoemde taakvelden, de directie D3 is primair verantwoordelijk voor de onder 4, 6 en 7 genoemde taakvelden terwijl de directie D4 primair belast is met de taakvelden S, 8, 10 en 11. De namen van deze directies zijn een direct organisatorische vertaling van de kernbelangen zoals in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten genoemd. De belangendragers waarvoor deze directies rechtstreeks verantwoordelijk zijn hangen hiermee samen; 02 Bestuur (politiek) en Justitie; D3 Buitenlandse Zaken, Defensie en de Hoge Colleges van staat; D4 Economische Zaken en bedrijfsleven. De directie D5 heeft tot taak het leveren van de specifieke operationele ondersteuning aan de productieprocessen in 02 t/m 04, onder meer door inzet van een aantal bijzondere inlichtingenmiddelen (technische bronnen, volg- en observatie-acties en dergelijke). Bovendien onderhoudt deze directie de relaties met de buitenlandse zusterdiensten op beleidsniveau. D6, tot slot, draagt zorg voor de beheersmatige ondersteuning van de dienst als geheel in de vorm van advisering van het management. Tevens voorziet deze directie in een aantal (logistieke) faciliteiten, die om redenen van effectiviteit en efficiency niet decentraal kunnen functioneren. Elke directie is onderverdeeld in afdelingen, waarbij omwille van een eenduidig ingericht productieproces de afdelingen van D2 t/m 04 identiek zijn gestructureerd.
1.2.3
Werkwijze
Risicobeheersing, risicovermindering en onzekerheidsreductie worden primair gerealiseerd door de directies 02, D3 en 04. De taakvelden van deze directies zijn zodanig gegroepeerd en toebedeeld dat er een logische samenhang bestaat tussen aantastingen, fenomenen en de te beschermen belangen. Voor de wijze waarop de werkzaamheden van deze directies worden georganiseerd en feitelijk worden verricht is de eerder genoemde risico-analyse van groot belang. Kern van de risico-analyse is dat de samenhang tussen Belang - Bedreiging - W eerstandsvermogen wordt beschouwd in de vorm van de feitelijke situatie (heden) en de gewenste toestand (toekomst). Bij een door de risico-analyse geconstateerd verschil tussen de feitelijke situatie en de -met name naar het oordeel van de belangendrager- gewenste toestand in de onderlinge samenhang tussen Belang - Bedreiging - Weerstandsvermogen, ontstaat een taak voor de dienst. Deze taak wordt als een Opdracht uitgevoerd.
oeplember 1992
217
~
1.2.4
De afdeling en teamvorming
De directies D2, 03 en D4 kennen een uniforme organisatorische structuur. Onder leiding van de directeur functioneert een zestal afdelingen: de afdeling Teamleiders de afdeling Studie en Bewerking de afdeling Onderzoek de afdeling Documentaire Informatievoorziening de afdeling Beveiligingsadviseurs het Bedrijfsbureau Belangrijk uitgangspunt in de uniformering van de afdelingen in de directies D2, D3 en 04 is dat elke medewerker in het overeenkomstige productieproces een organieke "thuisbasis" heeft in een functionele afdeling. Binnen een afdeling zijn deskundigheden gecombineerd die enerzijds voldoende onderlinge samenhang hebben om een professionele vakontwikkeling mogelijk te maken, anderzijds voldoende breed zijn om functies naar aard en/of niveau te kunnen onderscheiden. Deze opzet maakt een flexibele inzet van medewerkers mogelijk en kan ook binnen de afdelingen een deel van het loopbaanbeleid worden gerealiseerd. Vanuit de afdelingen in de directies 02, D3 en 04 worden medewerkers ingezet in teams waarbinnen de feitelijke operationele werkzaamheden ofwel activiteiten in het primaire proces van de dienst plaatsvinden. Deze teams hebben in beginsel een tijdelijk karakter, hetgeen betekent dat na afronding van een Opdracht het team wordt opgeheven. De samenstelling van de teams kan verschillend zijn door de aard van een in de Opdracht te verrichten activiteiten en kan zelfs medewerkers van andere directies omvatten wanneer er sprake is van gemeenschappelijke belangen in een taakveld, of wanneer "afnemers" van een directie (belangendragerslbelanghebbenden) behoefte hebben aan producten van een tot een andere directie behorend team. Aan een team wordt leiding gegeven door een Teamleider die verantwoordelijk is voor een tijdige levering van de producten of diensten met een verantwoorde inzet van medewerkers en (bijzondere inlichtingen-) middelen. Als uitvoerende chef zorgt de teamleider er bovendien voor dat de activiteiten zoveel mogelijk plaatsvinden met de methodiek van het Projectmatig Werken (PMW). In de dienst wordt onder de methodiek van het "projectmatig werken" verstaan dat activiteiten gebaseerd zijn op een doordacht plan dat in fasen wordt uitgevoerd en dat de, in totale tijdsduur beperkte, inspanningen meetbaar en resultaatgericht zijn. Teamleden leveren een specifieke bijdrage aan het team die in belangrijke mate gebaseerd is op de eigen inhoudelijke vakdiscipline. Bovendien houdt deze methodiek in, dat een functionaris verantwoordelijk is voor het resultaat (in deze context dus een teamleider). Het houdt tevens in dat een concrete gebruiker of productafnemer voor dat resultaat genoemd wordt.
2/8
1.2.5
De Opdracht
· Doel van de Opdracht is om door hetzij verhoging van het weerstandsvermogen van de belangendrager of door het verminderen c.q. beheersen van de bedreiging of door een combinatie van beide mogelijkheden, het belang in kwestie veilig te stellen. Hierdoor wordt de meest wenselijke toestand in de onderlinge relatie tussen Belang - Bedreiging Weerstandsvermogen bereikt. Het resultaat van een Opdracht moet dus een reducerend effect hebben op het risico voor het belang terzake en kent dus een vóór- en na-situatie. Dus is er bij voltooiing van de Opdracht een verandering merkbaar ten opzichte van de aanyangssituatie. Een Opdracht wordt in de directies 02, 03 en D4 uitgevoerd in teamverband. Door een team worden activiteiten ontwikkeld, eventueel met behulp van de bijzondere inlichtingenmiddelen (zie hoofdstuk 1.2.9), die producten opleveren als informatie, advies en preventie. Dit productieproces, waaraan de dienst zijn bestaansrecht ontleend, wordt ook wel aangeduid als het "primaire proces". Meer in het bijzonder bestaat dit primaire proces uit het inwinnen van gegevens, het verwerken, bewerken, analyseren en integreren van gegevens tot specifieke informatie en het exploiteren van deze specifieke informatie. Samengevat betekent dit dat een Opdracht een plan is voor door een team -tijdelijk- te verrichten activiteiten met als doelstelling het verminderen of beheersen van risico's door het aan belangendragers leveren van producten. Met deze door de dienst geëxploiteerde producten, kunnen de belangendragers/belanghebbenden specifieke maatregelen treffen ter verhoging van de weerstand en/of beperking van de bedreiging zoals door het aanbrengen van fysieke beveiligingsvoorzieningen, het eventueel aanpassen van het beleid of regelgeving en het treffen van strafrechtelijke maatregelen. HUIDIGE TOESTAND
GEWENSTE TOESTAND
figuur 4
januari 1994
2/9
r-. 1.2.6
De Aanwijzing
In de directies D2, D3 en D4 worden niet alle productieprocessen naar aanleiding van een Opdracht in teamverband uitgevoerd. Eventueel kunnen meer specifieke werkzaamheden, dan wel activiteiten van beperkte omvang, beperkte tijdsduur of met een beperkte noodzaak tot gebruik van (bijzondere inlichtingen-) middelen, aan één of meer medewerkers worden toegewezen. Dergelijke werkzaamheden worden georganiseerd in de vorm van een Aanwijzing en vinden doorgaans plaats onder de verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd. De werkvorm Aanwijzing wordt niet exclusief toegepast in de directies D2, D3 en D4, maar wordt ook gehanteerd in de directies Dl, DS en D6. Het verschil zit in het feit dat in de directies D2, D3 en D4 de Aanwijzing uitsluitend betrekking heeft op het primaire proces van de dienst.
1.2.7
.
_
Het Project
Naast de eerder genoemde begrippen als Opdracht en Aanwijzing is voor de werkwijze van de dienst ook het begrip Project van belang. Als bundeling van bepaalde activiteiten heeft een Project tot doel om een product te leveren dat conditionerend is voor de dienst als organisatie, zoals bijvoorbeeld het verbeteren van logistieke voorzieningen waarvan iedere medewerker, ongeacht zijn functie, gebruik kan maken. Een Project maakt dus als werkvorm geen deel uit van het primaire proces, maar heeft een ondersteunende functie voor de dienst als geheel. Vanwege het voor de hele organisatie relevant zijnde karakter van een Project, worden de activiteiten in dit verband uitgevoerd in opdracht van HBVD. Door het hoofd van de dienst kan één van de directeuren worden aangewezen als gedelegeerd opdrachtgever. Deze functie kan eventueel gecombineerd worden met de rol van projectleider. Ook is het mogelijk dat een teamleider of afdelingshoofd de functie van projectleider uitoefent. De projectgroep wordt samengesteld op basis van de specifieke eisen die de taak met zich meebrengt. Dit betekent dat de leden van de projectgroep uit alle directies van de dienst afkomstig kunnen zijn. Uit de aard van de in het kader van een Project uit te voeren werkzaamheden zijn, evenzeer als bij een Opdracht en een Aanwijzing, de kenmerken van het projectmatig werken (PMW) aanwezig. De elementen: planning, gefaseerde uitvoering, tijdelijkheid, resultaatgerichtheid, meetbaarheid, productverantwoordelijkheid en het bekend zijn van een concrete gebruiker of afnemer, zijn in de meest zuivere vorm terug te vinden in een Project. Minder zuiver worden de elementen van het projectmatig werken toegepast in Opdrachten en Aanwijzingen.
oeplember 1992
2110
1.2.8
Indirect
Naast de personele capaciteit die wordt besteed aan het realiseren van Opdrachten, Projecten en Aanwijzingen (OPA), vindt in de dienst nog werk plaats waarbij de noodzaak voor planmatige uitvoering beperkt is. Dergelijke activiteiten hebben door hun aard meestal een permanent of improviserend karakter en maken geen deel uit van het primair proces, doch ondersteunen dit op een indirecte wijze. Activiteiten in dit kader worden aangeduid als Indirect.
1.2.9
De inzet van bijzondere inlichtingenmiddelen Inleiding Bijzondere inlichtingenmiddelen worden beperkt en weldoordacht ingezet. Om zijn taak effectief te kunnen vervullen heeft de dienst bijzondere bevoegdheden gekregen die diep kunnen ingrijpen in de persoonlijke levenssfeer. In zijn algemeenheid geldt uiteraard dat de dienst zijn taak vervult in gebondenheid aan de wet en dat door Minister en Parlement voor langere termijn en voor bijzondere situaties wordt vastgesteld op welke wijze en met welke middelen belangen mogen/moeten worden beschermd die met de veiligheid van staat, bestuur en samenleving zijn gemoeid. In concrete gevallen echter zal regelmatig de afweging gemaakt dienen te worden of ter bescherming van een vitaal belang een ander, evengoed door het recht beschermd belang moet wijken. Er moet sprake zijn van evenredigheid tussen het beschermde en het geschonden belang. Het geschonden belang mag nooit zwaarder zijn dan het te beschermen belang (proportionaliteit). Bovendien moet de afweging worden gemaakt of het te beschermen belang niet met minder vergaande middelen kan worden beschermd (subsidiariteit). Over de gemaakte keuze dient altijd verantwoording te worden afgelegd aan personen en instanties die toezicht uitoefenen op de dienst. Alle gevallen waarin informatie moet worden ingewonnen via niet-open bronnen (afluister- en volgacties, het gebruiken van informanten en het inzetten van agenten) dienen tevoren grondig te worden doorgesproken op noodzaak en effectiviteit. Een en ander geldt tevens voor de wijze van vastlegging van de resultaten. De inzet en de begeleiding van informanten en agenten vergt een extra zorgvuldigheid gelet op de dubbelrol die deze mensen vaak spelen, de ernstige loyaliteits- en gewetensconflicten waarin zij kunnen komen, de risico's die zij vaak lopen en de kans dat zij betrokken raken bij het plegen van strafbare feiten. Om een zorgvuldige afweging te waarborgen zijn interne richtlijnen ontworpen met betrekking tot de inzet van bijzondere inlichtingenmiddelen in de diverse inlichtingenfasen en -inhoudelijk en procedureel- met betrekking tot infiltratie en strafbaar handelen.
januari 1'»4
2/11
De inzet van bijzondere inlichtingenmiddelen
(vervolg)
Inlichtingenfasen Teamopdrachten worden geformuleerd en uitgevoerd op drie niveau's, de "inlichtingenfasen": -• = •
•
scannen onderzoeken controleren De inlichtingenfasen ontwikkelen zich van breed en betrekkelijk oppervlakkig naar geconcentreerd en diepgaand. De mate van inzet van de bijzondere middelen dient hiervan vanzelfsprekend een afspiegeling te zijn. Omdat de inlichtingenmiddelen ook kunnen worden gerangschikt op volgorde van inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en atbreukrisico's zal duidelijk zijn dat de "zwaardere" middelen pas in laatste instantie mogen worden ingezet. Met atbreukrisico wordt geduid op de gevolgen die een gebrekkige afloop van een activiteit kan hebben voor bronnen en voor degenen die hun medewerking hebben verleend aan de inzet van een middel en voor het kunnen uitvoeren van een taak van de dienst omdat bijvoorbeeld modus operandi aan de openbaarheid worden prijsgegeven.
Scannen Doel: onzekerheidsreductie, behoefteninventarisatie bij belangendragers. Als gevolg van de taakstelling van de dienst om zich aan de hand van risico-scenario's te oriënteren op ontwikkelingen waarvan nog niet of onvoldoende vaststaat of er sprake is van een daadwerkelijke invloed op of zelfs bedreiging van een te beschermen belang kunnen opdrachten in de scanfase worden geformuleerd. Onderscheid wordt gemaakt in kondurende snap-shots, in opdrachten die een langere tijd in beslag nemen en in zogenaamde research en developmentopdrachten, waarin de nadruk ligt op markt- en productontwikkeling. Studie in de scanfase genereen indicaties omtrent de mogelijkheid van een daadwerkelijke dreiging. Het gericht inzetten van bijzondere inlichtingenmiddelen is in deze fase in beginsel niet toegestaan. Volstaan moet worden met het verzamelen en bestuderen van informatie afkomstig uit voor iedereen vrij toegankelijke media danwel wetenschappelijke bronnen en ambtelijke instellingen.
januari I 994
2/11-a
De inzet van bijzondere inlichtingenmiddelen
(vervolg)
Onderzoeken Doel: het vaststellen van de omvang van de dreiging. De onderzoeksfase dienst gegevens te leveren op grond waarvan de inschatting kan worden gemaakt of er sprake is van een concrete, aanwijsbare bedreiging van een te beschermen belang door een persoon danwel een groep van personen of een organisatie.
Controleren Doel: het controleren van de aantasters Het resultaat van studie in de onderzoeksfase kan zijn dat er een concrete, maar (nog) niet acute dreiging wordt vastgesteld. Ter bewaking kan in dat geval gekozen worden voor handhaving van de fase met inzet van de geëigende en gewettigde middelen.
jalluari 1994
2/l 1-b
r-, 1.3
Sturing en overleg
1.3.1
Sturingsconcept in hoofdlijnen
In het vorige hoofdstuk is als een van de organisatieprincipes van de dienst genoemd "een helder en krachtig proces van sturing en verantwoording, ondersteund door een geautomatiseerd informatiesysteem". Het proces van sturing in de organisatie zorgt ervoor dat de gestelde doelen worden bereikt en dat de samenhang tussen alle activiteiten die binnen de organisatie worden ontplooid, behouden blijft. Sturing vindt op elk niveau plaats en verloopt volgens een min of meer identiek proces. Als de belangrijkste sturings- of besluitvormingsniveaus kunnen worden onderscheiden: •
het strategisch niveau, bestaande uit de Dienstleiding met het Managementteam in een adviserende rol;
•
het operationele niveau, vormgegeven door de afzonderlijke directeuren met de onder hen ressorterende directies;
•
het tactisch niveau, vormgegeven door de afdelingen en teamleiders met de onder hen ressorterende medewerkers.
Het door de Dienstleiding vastgestelde en geformuleerde strategisch beleid leidt tot beslissingen en keuzen die de kaders aangeven waarbinnen de directies moeten functioneren. Vervolgens zal op directieniveau het beleid (vaak het operationele beleid genoemd) bepalend zijn voor de binnen de afdelingen en teams te ontwikkelen activiteiten. Op dit niveau tenslotte, het tactische niveau, leiden de sturingsbeslissingen tot logisch samenhangende en doelgerichte activiteiten. Door dit proces wordt bereikt dat de op het hoogste niveau vastgestelde doelstellingen ook inderdaad worden gerealiseerd, maar dat ook voor elke individuele medewerker duidelijk blijft op welke wijze zijnihaar activiteiten bijdragen tot de realisatie van die doelstellingen. Het altijd aanwezige risico dat werkzaamheden ontstaan die slechts worden verricht om zichzelf in stand te houden, wordt hiermee zo gering mogelijk gemaakt.
r-,
Uit deze beschrijving wordt duidelijk dat beleid, vastgesteld op een bepaald niveau, altijd moet leiden tot uitvoerende activiteiten op het naastlagere niveau.
•eptember 1992
2112
Sturingsconcept in hoofdlijnen
(vervolg)
•
BELEID
-•
BEHEERSING
·-- -
UITVOERING figuur 5
De kern van het sturingsconcept kan vrij eenvoudig worden aangegeven met het hiervoor afgebeelde schema (figuur 5). In deze figuur is de relatie getekend tussen Beleid, Beheersing en Uitvoering. Langs de ononderbroken lijnen verloopt de sturing of het richting geven aan de werk:processen. De gestippelde lijnen geven de terugkoppeling aan. Onder terugkoppeling wordt verstaan het verantwoording afleggen over het resultaat van de verrichte werkzaamheden, maar ook het doen van voorstellen tot aanpassing van het beleid (de zogenaamde tegendruk!). Hieruit blijk dat eenmaal geformuleerd beleid in de dienst niet rigide en kritiekloos dient te worden uitgevoerd. Integendeel, de ervaringen van de niveaus die zich richten op de uitvoering zullen ruimte benutten om het beleid te beïnvloeden en hierdoor bijdragen aan een optimale afstemming van beide. Bijstelling kan dus naar beide kanten plaatsvinden: vaak zal bij een geconstateerde afwijking tussen beleid en uitvoering getracht worden de uitvoering van geplande activiteiten bij te sturen conform het geformuleerde beleid. Het signaleren van de afwijkingen en het bijsturen van het uitvoeringsproces is een wezenlijke taak van het Management. Dit proces van sturing wordt binnen de dienst aangeduid met de begrippen Planning en Control. Blijkt uit de uitvoeringspraktijk dat geformuleerd beleid niet te realiseren is dan zal het Management tot weloverwogen beleidsbijstelling overgaan .. Beheersing speelt in dit voortdurende afstemmingsproces een essentiële rol en zorgt voor de daadwerkelijke realisatie van de gewenste doelstellingen. Het hiervoor genoemde sturingsproces kan slechts dan goed verlopen, wanneer een management-informatiesysteem ervoor zorgt dat regelmatig relevante informatie over het verloop van het werkproces en de daarop ingezette. capaciteiten beschikbaar is. Daartoe is een geautomatiseerd Bedrijfsadministratiesysteem (BAS) ontwikkeld. 2/13
1.3.2
Zonder communicatie geen sturing
Beheersing omvat de elementen Sturing en Verantwoording. Het gaat daarbij om informatie. Informatie over de bedrijfsprocessen en de mensen en de middelen die daarbij worden ingezet. Voor die beheersing wordt een stelsel van instrumenten gebruikt: de periodiek op schrift gestelde phmnen (sturing) en verslagen (verantwoording), alsmede de verschillende overlegstructuren waar deze zaken ook aan bod komen. Behalve deze formele sturing is er ook nog sprake van een "dagelijkse" (bijsturing); in het overleg tussen leiding en uitvoering (op elk niveau) moet ook aandacht geschonken worden aan aspecten van sturing en verantwoording. Dat is echter maar een deel van het overleg. Zeker kwantitatief is het overleg meer gericht op de inhoudelijke kant van het proces. Meer op de feitelijke inhoud van een bepaald product en concrete activiteiten van een of meer (groepen) medewerkers, dan op de vraag welke soorten producten gemaakt moeten worden door de Dienst/Directie/Afdelingffeam en voor wie. Naarmate we verder afdalen in de overleg-keten en dus dichter bij het feitelijke productieproces komen, zal het inhoudelijke aandeel in het overleg toeen het sturingsaspeet afnemen. Deze twee soorten van overleg (inhoudelijk en sturing) kunnen ook onder een noemer gebracht worden: Communicatie (figuur 6).
L
__.""
...
~
....
,,
t. ~
s
c
V , ~
,,
~
.. ....
u figuur 6
~qMmber
1992
2/14
..
....
Zonder communicatie geen sturing
(vervolg)
Als we het sturingsconcept op deze wijze beschouwen, dan ontstaat een ander, iets uitgebreider plaatje. In figuur 6 is de cyclus: Leiding - Sturing - Uitvoering (Individuele Activiteiten) - Verantwoording weergegeven. De verbindende communicatiestromen, met het dagelijks overleg over inhoudelijke en beheerszaken, nemen hierin een centrale plaats in. Ook hiervoor geldt weer dat dit model op elk niveau in de dienst toepasbaar is. Behalve deze in beeld gebrachte verticale communicatie is er ook sprake van horizontale communicatie, binnen een team en met name binnen een afdeling. Die maakt een goede onderlinge afstemming binnen een afdeling mogelijk, bijvoorbeeld analisten onderling. Het verschaft de medewerker ook de mogelijkheid om - vanuit zijn functieomschrijving, dus op verdere ontwikkeling gericht - zelfstandig vorm te geven aan z'n taak. Daardoor kunnen zijn eigen verantwoordelijkheid en mogelijkheden tot zelfontplooiing volledig tot hun recht komen. De horizontale communicatie zorgt zo ook voor de al genoemde tegendruk vanuit de basis.
1.3.3
Hoe komt de dienst van beleid naar uitvoering?
Beleid op het ene niveau leidt tot uitvoering op het naastlagere niveau. De logische samenhang vinden we aan zowel de verantwoordings- als de sturingskant in de dienst. De taken van de BVD en de uitvoering daarvan, en daarmee de producten van de dienst, moeten op een goede strategische sturing vanuit de politiek gebaseerd zijn die leidt tot een periodiek bij te stellen Strategisch Meerjarenperspectief en een daaraan gerelateerd Dienstjaarplan. Daarvan worden zowel de dienstbrede Projecten als de Directieplannen afgeleid. Deze worden weer vertaald in Opdrachten die in Teams worden uitgevoerd en in Afdelingswerkplannen, waarin aangegeven wordt wat in het kader van Aanwijzingen en van Indirect uitgevoerd dient te worden. Uit die Opdrachten, Projecten, Aanwijzingen en Indirect worden de taken en activiteiten van elke individuele medewerker gedestilleerd. Gekoppeld aan de functiebeschrijving is daarmee voor elke medewerker, op elk niveau, in belangrijke mate duidelijk wat van hernihaar verwacht wordt en waar dat op terug te voeren is. Dat kan door elke medewerker vervolgens verwerkt worden in zijnihaar individuele planning, waar nodig afgestemd met het afdelingshoofd en/of de teamleider. Een dergelijke duidelijke samenhang is ook aan te geven voor verantwoording. Zowel via de geleverde (tussen-) producten, communicatie met afdelingshoofd, resp. teamleider, als door tijdregistratie leggen alle medewerkers verantwoording af over hetgeen gedaan werd. Deze individuele bijdragen vormen de basis voor de periodieke Afdelingsverslagen en Opdrachtevaluaties, die op hun beurt de bouwstenen zijn voor de Directie-jaarverslagen. Samen met de Projectevaluaties vormen deze het fundament van het Dienstjaarverslag dat aan de politiek verantwoording aflegt over de taakuitvoering van de dienst.
maan 1996
2/15
Hoe komt de dienst van beleid naar uitvoering?
(vervolg)
Ook hier vinden we de derde pijler in het sturingsconcept, de Communicatie. Langs dit kanaal vindt de overdracht van informatie plaats betreffende de dagelijkse beheerszorg en de inhoudelijke aspecten van de taken en activiteiten. Naast deze veelal top-down functie zorgt Communicatie ook voor de nodige tegendruk en inhoudelijke rapponage, de bottom-up component.
1.3.4
De regelkringen sluiten zich.
De indruk zou misschien kunnen ontstaan, dat iedereen rechtstreeks verantwoording af moet leggen aan het hoogste niveau in de dienst. Niets is echter minder waar. Er wordt altijd verantwoording afgelegd aan het naasthogere niveau. Daar wordt de informatie verdicht tot een globaler overzicht ten behoeve van het niveau daarboven. Ook de sturing verloopt getrapt, van niveau tot niveau. De mate van detaillering neemt daarbij steeds toe. De plannen en verslagen ontstaan ook niet zomaar, maar zijn het product van een proces van overleg en terugkoppeling tussen de verschillende niveaus waarbij uiteindelijk alle medewerkers direct of indirect zijn betrokken. Dat is het principe van regelkringen op het strategisch (Dienstleiding), operationeel (Directie) en tactisch (Afdelingen/Teams) niveau. Via deze regelkringen wordt de relatie tussen het hoogste (strategisch) en het laagste (uitvoerend) niveau duidelijk. De horizontale communicatie speelt ook hier echter een grote rol. Binnen een directie veroorzaakt zij een impliciete afstemming tussen afdelingen en teams. En wanneer ze reikt tot buiten de directie, zorgt ze voor een soongelijke afstemming dienstbreed, zonder dat door de Dienstleiding of een directeur voor elk wissewasje ingegrepen behoeft te worden.
ICpiCIIber 1992
2/16
1.3.5
Overlegstructuren
Het voorgaame heeft ten grondslag gelegen aan de manier waarop de dienst omgaat met overlegstructuren. "Structuren" duidt op overleg met een permanent karakter. In een flexibel werkende organisatie bestaan vele dwarsverbanden tussen medewerkers. (delen van) afdelingen en teams. Daartoe zullen regelmatig. spontaan. overlegsituaties ontstaan. Daarvoor moet ruimte zijn. want dat hoort bij een professionele organisatie. Zodra dat soort overleg echter in structuren wordt gevat, wordt de organisatie star en bureaucratisch. verticaal Permanente overlegstructuren zijn in de eerste plaats nodig om de verticale informatieuitwisseling te waarborgen. Het gaat dan om informatie-uitwisseling tussen: A B C D
Dienstleiding Directeuren Afdelingshoofden Uitvoerende medewerkers A en B samen vonnen het overleg in het Managementteam, B en C het directie-overleg en C en D het afdelingsoverleg. Een goede koppeling van deze drie overlegvannen realiseert de regelkringen en garandeert dat alle medewerkers tijdig en volledig worden geinformeerd.
ICplel'llberl992
2/17
Overlegstructuren
(vervolg)
Horizontaal Naast de hier genoemde overlegvormen, met name gericht op het garanderen dat informatie elke medewerker snel, tijdig en correct bereikt, zijn nog de volgende horizontale overlegvormen nodig. In deze overlegsituaties gaat het vooral om goede afstemming en samenwerking, informatie-uitwisseling en planning.
april1997
2/18
Overlegstructuren
sepiCIDbcr 1992
(vervolg)
2/19
Overlegstructuren
(vervolg)
Ondememin&sraad Een andere, maar voor de dienst niet minder belangrijke overlegstructuur, betreft het Overleg van HBVD met de Ondernemingsraad (OR). Dit Overleg vindt in principe éénmaal per maand plaats, met uitzondering van de maand augustus. Het Overleg is bij de wet geregeld. De onderwerpen die in het Overleg aan de orde komen hebben voornamelijk betrekking op de arbeids- en dienstvoorwaarden, de uitvoering van het algemeen personeelsbeleid, de technische en economische dienstuitvoering, aangelegenheden op het gebied van veiligheid, de gezondheid en het welzijn en de organisatie en wer}<wijze binnen de BVD.
april 1997
2/20
DEEL2
PROCEDURES
2.1
Onderhoud Administratieve Organisatie
2.1.1
Uitgangspunten
De Administratieve Organisatie is belangrijk voor bet functioneren van een organisatie. Het beeft vooral te maken met verantwoordelijkbeden en bevoegdheden, en functiescheiding. Daarnaast is de Administratieve Organisatie onmisbaar voor een effectief, efficiënt en soepel functioneren van de organisatie. Met procedures wordt het samenspel van de verschillende onderdelen geregeld en worden richtlijnen en kaders gegeven voor het dagelijks werk van de medewerkers. Kortom, het is de smeerolie in de machine. Het is daarom zaak om bij elke procedure aan te geven wie waarvoor verantwoordelijk is, wie eventueel om welk advies moet worden gevraagd en wie wat moet doen. Daarbij moet er niet naar gestreefd worden om alles tot in het kleinste detail vast te leggen. Veeleer is het zaak, slechts datgene te regelen wat ook echt geregeld moet worden. Bijvoorbeeld omdat wettelijke of andere voorschriften dat vereisen. Of omdat het gaat om heel gevoelige zaken, met een hoog afbreukrisico. Of vanwege een goede aansluiting op elders van kracht zijnde procedures en regels. In het algemeen geldt, dat hoe groter het belang/risico/gevoeligheid, hoe strakker een en ander moet worden geregeld en -heel belangrijk- naleving afgedwongen. Iets dergelijks geldt ten aanzien van de werkingssfeer van de procedures. Er moet niet uitgegaan worden van universele regels voor de gehele organisatie, waarop geen afwijkingen zijn toegestaan. Dat zou op gespannen voet staan met de gewenste flexibiliteit van de organisatie en de verschillen tussen de directies en afdelingen. Maar tegelijkertijd moet er voor worden gewaalct dat niet onnodig veel afwijkingen en uitzonderingen ontstaan. Binnen de gestelde grenzen is dus ruimte voor op de situatie toegesneden, meer gedetailleerde richtlijnen. Deze behoeven niet altijd te worden opgenomen in het Handboek Administratieve Organisatie. Hetgeen natuurlijk niet betekent dat ze van minder belang zijn voor het functioneren in de directies en afdelingen. Zij kunnen vastgelegd worden in gebruiksaanwijzingen als het dienstbrede zaken betreft, zoals de omgang met en het raadplegen van het _ _ . Of ze kunnen neergelegd worden in werkinstructies als ze voor bepaalde afdelingen of teams gelden. Bijvoorbeeld de routing en behandeling van documenten binnen een afdeling of team. Het is een taak van het (middel-) management om ervoor te zorgen dat deze gebruiksaanwijzingen en instructies er komen en worden ingebed in het geheel van de Administratieve Organisatie. Een andere categorie regels betreft niet zozeer wat gedaan moet worden, maar hoe dat moet. Dat behoort eigenlijk niet tot het terrein van de Administratieve Organisatie, maar van de vakuitoefening. En daarmee van de professionalisering van de medewerkers, een belangrijk aandachtsgebied van de afdelingshoofden. Dergelijke zaken dienen daarom aandacht te krijgen in de (basis-) opleiding van de dienstmedewerkers. Door deze zaken uit het Handboek Administratieve Organisatie te laten, kan dat worden versimpeld en teruggebracht tot de kern. Dat is nu nog niet overal consequent toegepast, maar dat zal bij toekomstige wijzigingen zeker gebeuren, bijvoorbeeld bij het tot stand komen van de afdelingen Documentaire Informatie-Voorziening.
3/1
Uitgangspunten
(vervolg)
Het gebruik van formulieren is een noodzakelijk en nuttig onderdeel van de Administratieve Organisatie. Het heeft echter de neiging om alsmaar uit te dijen, waardoor bet gevaar van wildgroei dreigt. Het is zaak te komen tot een zo klein mogelijk aantal, liefst meervoudig te gebruiken formulieren, uitgevoerd in de huisstijl van de dienst. Daar waar zinvol en mogelijk moeten (voorgedrukte) formulieren vervangen worden door electronische versies. Aan bet begrip formulier moet overigens een ruime betekenis toegekend worden. Het betreft eigenlijk alles wat op een overeengekomen wijze wordt vastgelegd; op papier, electronisch of anderszins. Om verwarring te voorkomen wordt het begrip AD-formulier ingevoerd met de volgende definitie: Een AD-formulier is een aan een AD-procedure gekoppeld, electronisch of papieren invuldocument voorzien van een "voorgedrukte" tekst, dat (zoveel mogelijk) aan de huisstijl van de dienst voldoet.
2 .1.2
Verantwoordelijkheden
Het eerste deel van bet Handboek Administratieve Organisatie beschrijft de filosofie, doelstellingen en taken van de dienst. De verantwoordelijkheid voor het up-to-date houden daarvan is door het Managementteam toebedeeld aan de directeur Management Advies en Centrale Faciliteiten, 06. Het feitelijke onderhoud is door hem opgedragen aan de Adviseur Organisatie en de Adviseur Administratieve Organisatie. In de aanhef werd al gesteld dat bet belangrijk is om per procedure de verantwoordelijkheden vast te leggen. Dat geldt uiteraard ook voor de procedure als zodanig en daarmee voor het onderhoud daarvan. De voor dat onderhoud verantwoordelijke wordt aangeduid met de term "houder van de procedure". Het is zijn taak om voortdurend te toetsen of de procedure nog aan de gestelde eisen voldoet en zonodig stappen te ondernemen om de procedure te herzien. Ook andere betrokkenen kunnen het initiatief nemen tot toetsing en aanpassing, maar altijd via de houder van de procedure. AO-formulieren kunnen niet op zichzelf bestaan. Deze zijn altijd verbonden aan een procedure; op deze regel zijn geen uitzonderingen. Daarmee is het onderhoud van een AO-formulier de verantwoordelijkheid van de houder van de betreffende procedure. De Adviseur Administratieve Organisatie is verantwoordelijk voor de toetsing van de procedures aan bet AO-beleid, de coördinatie van de uitvoering van dat beleid en de eindredactie van bet Handboek AO. Elke verandering in de Administratieve Organisatie, de procedures en de bijbehorende formulieren, wordt voor advies voorgelegd aan deze Adviseur. Hij kan ook ongevraagd adviseren ten aanzien van alle zaken die aan de Administratieve Organisatie gerelateerd zijn.
meilw.l
3/2
2.1.3
Structuur
Voor de verankering van de Administratieve Organisatie in de dienst is het vastleggen van de verantwoordelijkheden noodzakelijk, maar niet voldoende. Ook een structuur voor bet overleg over en afstemmen van de versebillende procedures is nodig. Eenzijdig aanbrengen van veranderingen in procedures kan gemakkelijk leiden tot onvoorziene en ongewenste gevolgen, met name op andere terreinen en bij andere dienstonderdel en. Het is van belang, onderscheid te maken tussen twee categorieên procedures. Enerzijds die welke (voornamelijk) betrekking hebben op een hiërarchisch onderdeel (directie, afdeling), anderzijds die welke van toepassing zijn op een bepaalde functiecategorie, verspreid over meerdere onderdelen. Zij vereisen een wat verschillende benadering. Voor procedures uit de eerste categorie wijst de directeur een deelnemer aan bet directitH>verleg als AD-Verantwoordelijke (AOV) aan. Tenzij anders aangegeven, treedt deze op als bouder van alle procedures uit deze categorie van de directie. De AOV fungeert als gesprekspartner van de Adviseur Administratieve Organisatie en maakt namens de directie deel uit van bet AD-Overleg. Voor vrijwel alle functiecategorieën bestaat een overleg van hoofden van overeenkomstige afdelingen, zoals bet Hoofden Documentatie Overleg (HDO). Aan deze horizontale overlegfora wordt de verantwoordelijkheid voor de procedures uit de tweede categorie toebedeeld, waarbij een der deelnemers als houder voor die procedures optreedt. Deze neemt niet deel aan het AD-Overleg omdat de overleggroep daardoor te groot zou worden. Om dezelfde reden is hij ook geen gesprekspartner van de Adviseur Administratieve Organisatie. In plaats daarvan treedt de forumvertegenwoordiger op als gesprekspartner van de AOV van zijn directie. De houders van procedures uit de tweede categorie zijn aldus indirect vertegenwoordigd in het AO-Overleg en de AOV's zijn medeverantwoordelijk voor de procedures uit deze categorie. Gezien bet vorenstaande en de verwachting dat met name de administratieve procedures en formulieren aan verandering onderhevig zijn (automatisering!), komt vooral het hoofd van de afdeling Documentatie (DIV) in aanmerking als AD-Verantwoordelijke voor zijn directie. Er is een AO-Overleg, bestaande uit de AOV's en de Adviseur Administratieve Organisatie, die het voorzitterschap bekleedt. De AOV's voeren bij toerbeurt bet secretariaat voor een periode van zes maanden. . Het Overleg komt maandelijks, of zoveel vaker als nodig is, bijeen voor overleg over en afstemming van de procedures, inclusief de bijbehorende formulieren. Aft:lankelijk van bet onderwerp worden anderen bij bet overleg betrokken, zoals de buisstijlbegeleider bij wijziging van formulieren. Dit overleg beeft daarnaast een klankbord-functie ten aanzien van de door de Adviseur AO op te stellen beleidsadviezen met betrekking tot de Administratieve Organisatie.
mei 1993
3/3
2.1.4
Procedure
Een voorstel voor een nieuwe procedure of voor wijziging van een bestaande wordt schriftelijk bij de AOV van de eigen directie ingediend. De AOV brengt het voorstel in het Directie-overleg. Gewenste aanpassingen en aanbevelingen worden door hem in het voorstel verwerkt. Indien redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de beoogde WIJZlgmg geen effect sorteert buiten de directie die de wijziging voorstelt, volstaat de AOV met een melding aan de voorzitter van het AO-Overleg. Deze doet daarvan mededeling in dat overleg. Tegelijkertijd legt de AOV dit voorstel rechtstreeks ter toetsing voor aan de Adviseur Administratieve Organisatie. Op diens advies wordt eventueel het voorstel aangepast. Daarna worden de gewenste aanpassingen doorgevoerd en door de Adviseur AO opgenomen in het Handboek Administratieve Organisatie. Wordt verwacht dat een en ander wel van invloed is op andere directies dan plaatst de AOV het via de voorzitter op de agenda van het AO-Overleg. Daar wordt vastgesteld welke effecten het voorstel heeft, welke procedures beïnvloed worden en wie de houder van elke procedure is. Het AO-Overleg werkt op grond daarvan een voorstel uit voor alle benodigde aanpassingen, welke door de Adviseur Administratieve Organisatie getoetst worden aan het AO-beleid. De leden stellen dit voorstel in hun Directie-overleg aan de orde, waarna weer terugkoppeling naar het AG-Overleg plaatsvindt. Dit proces herhaalt zich zonodig enkele malen. Wordt overeenstemming over bet voorstel bereikt dan worden de aanpassingen doorgevoerd en door de Adviseur AO opgenomen in het Handboek. Wordt geen overeenstemming bereikt dan wordt op het voorstel, voorzien van een advies van de Adviseur Administratieve Organisatie, via D6 een beslissing van het Managementteam gevraagd. De daaruit voortvloeiende veranderingen in de Administratieve Organisatie worden doorgevoerd en door de Adviseur AO in het Handboek opgenomen.
oeptember 1992
3/4
2.2
Management
2.2.1
Sturing
2.2.1.1 Toekennen Opdracht
De toekenning van een Opdracht geschiedt formeel door HBVD of een directeur, waarbij geldt dat iedere Opdracht in concept wordt voorgelegd aan SPC voor advies. Een Opdracht vloeit voort uit een van belangendragers of belanghebbenden ontvangen signaal, dat wijst op een bepaalde behoefte aan BVD-producten terzake fenomenen die een risico zouden kunnen vormen voor onze nationale veiligheid. Of er ontstaat uit de reeds lopende activiteiten in het primaire proces een specifieke (interne) vraag naar informatie. Dergelijke signalen kunnen op de volgende hiërarchische niveaus worden ontvangen: DiensdeidinK Afhankelijk van het signaal vindt toewijzing plaats aan de directie die primair verantwoordelijk is voor het taakveld waartoe het te beschouwen fenomeen duidelijk behoort. Wanneer geen toewijzing zonder meer mogelijk is, zal dit fenomeen eerst benoemd dienen te worden, dan wel onderworpen dienen te worden aan de analyse Belang - Bedreiging Weerstand. VervolgeDS kan dit resulteren in een toewijzing aan een directie verantwoordelijk voor een bestaand taakveld, waarbinnen het aldus benoemde fenomeen valt in te passen. Of er is sprake van een geheel nieuw taakveld dat aan een directie wordt toegewezen. In dit laatste geval zal dit nieuwe taakveld en dus ook het fenomeen in kwestie worden bewerkt door de directie die primair verantwoordelijk is voor het kernbelang waaraan het betreffende nieuwe taakveld is gerelateerd. In het benoemen, duiden en vervolgens toewijzen van nieuwe fenomenen speelt SPC een belangrijke toetsende rol. Directie Afhankelijk van het signaal enlof fenomeen vindt toewijzing plaats aan een reeds bestaand Opdracht-team. Wanneer geen inpassing binnen de betreffende directie plaats kan vinden, zal die specifieke vraag naar dienstproducten worden overgedragen, via het eigen Bedrijfsbureau, aan de directie die verantwoordelijk is voor het taakveld waarbinnen deze vraag wel kan worden ingepast. Bestaand OJxiracbt-team
In dit geval zal het fenomeenen/of de specifieke vraag naar informatie worden getoetst aan de bestaande Opdracht. Indien behandeling van het signaal binnen het kader van deze Opdracht past, verzorgt dit team de afhandeling. Zij het dat als hierdoor sprake is van een omvangrijk capaciteitsbeslag, het voor de hand ligt dat met behulp van het Bedrijfsbureau een bijstelling van de raming en eventueel prioriteitsstelling plaatsvindt. Een signaal dat blijkt buiten de kaders van de bestaande Opdracht te vallen, wordt voor verdere behandeling overgedragen aan het Bedrijfsbureau. Het BB zorgt vervolgens voor verdere doorgeleiding naar een ander Opdracht-team of een andere directie. Mocht uiteindelijk het betreffende signaal ook niet gerelateerd kunnen worden aan Opdrachten, respectievelijk taakvelden van andere directies, dan zal de hierboven beschreven cyclus van benoemen - duiden - toewijzen van het fenomeen met behulp van SPC plaatsvinden.
ICpiCmber
1992
4/1
Toekennen Opdracht
(vervolg)
De uit interne of externe signalen afkomstige behoefte aan BVD-producten die niet in te passen zijn in een bestaand Directieplan (DP), wordt te allen tijde getoetst aan het Strategisch Meerjarenperspectief (SMP) en het Dienstjaarplan (DJP). Deze toetsing, "benoemen" en/ of "duiden" geschiedt hetzij door Dl (SPC) als het gaat om een mogelijk nieuw taakveld, hetzij door de directie waar het relevante taakveld aan is opgedragen. Het resultaat van de toetsing, waarbij het gaat om kennelijk nieuwe taakvelden, wordt door SPC voorgelegd aan het MT, waarna toewijzing aan D2, 03 of D4 zal plaatsvinden. Bij toekenning van een Opdracht wordt door de opdrachtgever, HBVD of een directeur, aangegeven welke inlichtingenfase gehanteerd mag worden (scan-, onderzoek- of controlefase al naar gelang de toegestane inzet van de bijzondere inlichtingeruniddelen), welke prioriteit de Opdracht in een directie geniet en welk capaciteitsbeslag mag plaatsvinden. Indien HBVD de opdrachtgever is, wordt na toekenning van de Opdracht de verantwoordelijkheid voor de uitvoering aan een directie gedelegeerd.
Nadat de Opdracht is geformuleerd, voor advies aan SPC is voorgelegd en in het MT is besproken, vult de teamleider een zogenoemd OPA-geleideformulier in en zendt dit aan het Bedrijfsbureau van zijn directie. Verlengde teamopdrachten worden eveneens aan SPC voorgelegd. Geeft SPC een positief advies, dat gaat deze ter kennisneming naar het MT. Wijkt het advies van SPC af en kan geen overeenstemming worden bereikt, dan gaat de verlengde teamopdracht, met het bijgevoegde advies van SPC, als beslisdocument naar het MT. Het OPA-geleideformulier moet tenminste in trefwoorden het doel van de Opdracht, de eindproducten met opleverdatum, de meetpunten (de data waarop de voortgang van de Opdracht dient te worden beoordeeld), de geraamde capaciteit per functiecategorie, de doorlooptijd (de periode tussen aanvang en einde van de Opdracht), de belangendrager(s), de belanghebbende(n) en de geplande einddatum bevatten. Betreft het de verlenging van een reeds bestaande Opdracht, dan dienen de eerder bereikte resultaten in de onderbouwing van de verlengde Opdracht te worden vermeld. Het ingevulde OPA-geleideformulier wordt door het Bedrijfsbureau gecontroleerd en er wordt een advies aangaande de capaciteitsplanning toegevoegd. Bij constatering door het Bedrijfsbureau van een gebrek in de gevolgde procedure en ontbreken van gegevens, wordt het formulier retour gezonden aan de teamleider. Het OPA-geleideformulier, inclusief het planningsadvies van het Bedrijfsbureau wordt aan de directeur voorgelegd. De directeur beslist over de formele toekenning van de Opdracht, mits de voor de uitvoering van de Opdracht gewenste capaciteit, geput kan worden uit de eigen directie. De directeur beoordeelt de aangegeven capaciteit en parafeert voor accoord. Het formulier wordt via het Bedrijfsbureau teruggezonden aan de teamleider. april1997
4/2
Toekennen Opdracht
(vervolg)
Indien de voor de uitvoering van de Opdracht gewenste capaciteit niet uit de eigen directie geput kan worden, treedt de directeur in overleg met zijn mede-directeur(en) en vindt medeparafering plaats, betrekking hebbend op de personele inzet. Wijzigingen in de Opdracht leiden, via het Bedrijfsbureau, tot terugkoppeling naar de teamleider. Wanneer HBVD de opdrachtgever is, wordt het OPA-geleideformulier aan BBl gezonden. Het Bedrijfsbureau bewaakt de administratieve voortgang van de Opdracht.
aprill997
4/3
2.2.1.2 Toedelen Opdracht
De teamleider wordt door de directeur benoemd. Teamleider, hoofd Bedrijfsbureau en afdelingshoofden stellen, in onderling overleg, de samenstelling van het team vast. Afdelingshoofden letten hierbij nadrukkelijk op een evenwichtige belasting van de medewerkers, mede rekening houdend met de professionele vakontwikkeling en afspraken in het kader van de individuele begeleidingssystematiek. Als personele capaciteit buiten de directie benodigd is, wordt personele invulling geregeld via het Bedrijfsbureau van de betreffende directie. Indien geen overeenstemming over de samenstelling van het team wordt bereikt, beslist de directeur. De afdelingshoofden lichten de betreffende medewerker(s) in.
september 1992
4/4
l.l.1.3 Toekennen Project
De toekenning van een Project geschiedt door HBVD aan een directeur. Een Project kan voortvloeien uit een extern signaal of een interne behoefte. Een Project is dienstbreed en wordt administratief begeleid door het Bedrijfsbureau van de verantwoordelijke directeur (als gedelegeerd opdrachtgever). HBVD benoemt de projectleider op voorstel van de directeur; de directeur stelt vast welke tijd aan de definiëring van het Project mag worden besteed. De projectleider definieert het Project en overlegt daar waar nodig met de Bedrijfsbureaus omtrent toedeling van capaciteit. De projectleider vult een OPA-geleideformulier in en zendt dit ter controle aan het betrokken Bedrijfsbureau. Dit formulier dient tenminste de projectdefmiëring, de eindproducten, de meetpunten, de geraamde capaciteit en de doorlooptijd bevatten. Het MT beslist over de inzet van personeel en middelen, na toelichting van de verantwoor· delijk directeur en!of projectleider. Het ingevulde OPA-geleideformulier wordt door het betreffende Bedrijfsbureau met de projectleider besproken. Het OPA-geleideformulier wordt na goedkeuring van de opdrachtgever teruggezonden aan de projectleider. Het Bedrijfsbureau bewaakt de administratieve voortgang van het Project. De medewerker Planning en Control van SPC is eindverantwoordelijk voor de samenstelling van het projectenoverzicht van het Projectenbureau.
aprill997
4/5
2.2.1.4 Toedelen Project
De projectleider wordt op voordracht van de directeur door HBVD benoemd. De projectleider selecteert in overleg met de functionele chefs en de Bedrijfsbureaus van de verantwoordelijke directies de medewerkers voor het Project. Voor de personele invulling, benodigd voor de uitvoering van het Project, vindt overleg plaats tussen de Bedrijfsbureaus. De Bedrijfsbureaus lichten de betreffende functionele chefs in ten aanzien van de inzet van hun medewerkers in het Project. De functionele chefs lichten hun medewerker(s) in.
september
1m
4/6
2.2.1.5 Toekennen Aanwijzing
Het toekennen van een Aanwijzing geschiedt door de directeur. Een Aanwijzing kan een resultaat zijn van· zowel . een ·extern signaal als een interne behoefte. Een Aanwijzing moet te allen tijde getoetst worden aan het Directieplan en Afdelingswerkplan. Een Aanwijzing dient een duidelijke taakstelling, prioriteit-stelling, capaciteitsplanning en een einddatum te bevatten. Het betrokken afdelingshoofd vult een OPA-geleideformulier in en zendt dit aan het Bedrijfsbureau. Het OPA-geleideformulier dient tenminste de reden van de Aanwijzing, de Aanwijzing zelf, de inzet van capaciteit, de prioriteit, het te verwachten eindproduct en de doorlooptijd te bevatten. Het Bedrijfsbureau controleert het ingevulde OPA-geleideformulier op de procedure en de volledigheid van de gegevens. Het OPA-geleideformulier wordt door het Bedrijfsbureau aan de directeur ter parafering verzonden. Het OPA-geleideformulier wordt via het Bedrijfsbureau teruggezonden naar het afdelingshoofd. Het Bedrijfsbureau bewaakt de administratieve voortgang van de Aanwijzing.
4/7
2.2.1.6 Toedelen Aanwijzing
Het afdelingshoofd krijgt een Aanwijzing van de directeur. Het afdelingshoofd wijst de medewerker(s) aan. De incidentele inzet van personele capaciteit buiten de directie wordt geregeld via de desbetreffende Bedrijfsbureaus. Indien geen overeenstemming ten aanzien van de personele inwlling wordt verkregen, beslist de directeur.
ooplember 1992
4/8
2.2.1. 7 Mutaties taakvelden
Algemeen Mgeleid van de in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten genoemde kernbelangen is de taak van de dienst ingedeeld in taakvelden (zie paragraaf 1.1.2). De taakvelden hebben een semi-permanent karakter. Wijziging van taakvelden impliceert een wijziging van (de interpretatie van) of accentverlegging in de taak van de dienst. Derhalve is het wijzigen, toevoegen of opheffen van een taakveld aan de dienstleiding voorbehouden. De behoefte aan wijziging van een taakveld kan op vele plaatsen ontstaan, maar wordt op drie plaatsen tot uitdrukking gebracht: door de dienstleiding, door een directeur of door SPC. Alleen deze drie instanties kunnen een voorstel tot verandering, toevoeging of opheffing van een taakveld doen. Daarbij consulteren zij elkaar. De dienstleiding beslist erover, na bespreking in het Management Team.
Verantwoordelijkheid SPC treedt op als houder van deze procedure.
Procedure
Wijzigingsvoorstel door directeur De directeur legt het voorstel tot een taakveldwijziging voor aan SPC voor advies. De directeur en SPC overleggen desgewenst over het voorstel. SPC stuurt het voorstel mèt advies terug naar de directeur. De directeur consulteert het hoofd DIV van zijn directie. ter beoordeling van de documentaire consequenties van de voorgenomen wijziging. De directeur biedt het voorstel aan bij DLS, samen met het advies van SPC en het eventuele commentaar van hoofd DIV.
Wijzigingsvoorstel door SPC SPC legt het wijzigingsvoorstel voor commentaar voor aan de directeuren D2, D3, 04. SPC consulteert het hoofd DIV van de directie waaraan het te wijzigen taakveld is, dan wel waarschijnlijk wordt toegewezen. SPC biedt het voorstel met de commentaren aan bij DLS.
Wijzigingsvoorstel door dienstleiding De dienstleiding legt het wijzigingsvoorstel voor aan SPC voor advies. Verder wordt het voorstel behandeld als ware het afkomstig van SPC. jaDuari 199S
4/9
Mutaties taakvelden
(vervolg)
Behandeling DLS brengt het voorstel, inclusief de adviezen en commentaren, ter kennis van de dienstleiding. DLS plaatst het wijzigingsvoorstel op de agenda van het MT. Het MT spreekt een oordeel uit over het voorstel. De dienstleiding beslist over het voorstel. Betreft het een nieuw taakveld, dan wijst de dienstleiding dit toe aan een directie.
Verwerking SPC draagt zorg voor het veranderen, toevoegen of opheffen van een taakveld in BAS, uiterlijk de maandag na de beslissing van de dienstleiding. SPC licht de AD-Verantwoordelijke van de directie in, die zorgt voor verwerking van de taakveldwijziging in het handboek AO. De directeur van de directie waaraan het taakveld is toegewezen draagt zorg voor de bekendmaking van de taakveldwijziging onder de teamleiders en afdelingshoofden van de dienst, eventueel met toelichting. De directeur licht het hoofd DIV van zijn directie in over de taakveldwijziging en draagt hem op, te zorgen voor de opname van de wijziging in de documentaire systemen van de dienst.
jamari 199S
4/10
2.2.2
Besluitvorming I Verantwoording Intern
2.2.2.1 MT Documenten
Documenten die aan het Managementteam (MT) worden voorgelegd, worden voorzien van een volledig ingewlde oplegnotitie (bijlage 5). De opstellende directie is primair verantwoordelijk voor documenten die aan het MT worden aangeboden. Alleen het MT kan beslisdocumenten goedkeuren. Indien een document wijzigingen dient te ondergaan, gaat het terug naar de opsteller, waarna het in gewijzigde vorm opnieuw ter goedkeuring aan het MT wordt voorgelegd. De opsteller dient bij het opnieuw aanbieden, in zijn advies (oplegnotitie) aan te geven op welke plaatsen het document is gewijzigd. Ook dienen de betreffende passages in het document door een verticale lijn in de rechter kantlijn gemarkeerd te worden. Op de oplegnotitie wordt tevens vermeld om welke versie van het docwnent bet gaat en eventueel welke wijziging het betreft. De oplegnotitie wordt alleen gebruikt voor bet aanbieden van documemen via het directie secretariaat aan het MT. De aan te leveren beslisdocumenten en stukken die ter kennisname worden aangeboden dienen voorzien te zijn van een door de opstellende directie toegekend CO-nummer. De documenten dienen tenminste 10 dagen voor behandeling op het Dienstleidingsecretariaat (DLS) aanwezig te zijn. DLS zorgt voor tijdige verspreiding van de stukken.
Toelicbtine bü gpleenotitje ONDERWERP Een korte omschrijving waaruit oogmerk, strekking en status van het document blijken. ADVIES Het inhoudelijke advies van de opsteller van het document voor de besluitvorming over het voorliggende document. FEITELIJKE GEGEVENS Hierbij worden de feitelijke gegevens vermeld die van direct belang zijn voor de besluitvorming. BESLISSING HBVD/MT Na behandeling in te wllen door de opsteller, c.q. het directie-secretariaat.
maanl996
5/1
2.2.2.2 BAS Rapportage
Voor het Managementteam werd periodiek een overzicht gemaakt van de resultaten van het Bedrijfsadministratiesysteem (BAS). In april 1997 heeft het MT besloten, de invulling van de tijdregistratie in BAS niet langer verplicht te stellen. Daarmee is het maken van dienstbrede periodieke overzichten ook niet langer zinvol.
april 1997
5/2
2.2.2.3 Aktiviteiten-overzicht
Algemeen Het aktiviteiten-overzicht wordt gebruikt om inzicht te verschaffen in en verantwoording af te leggen over uitgevoerde werkzaamheden, in hun onderlinge samenhang. Per week wordt een overzicht gemaakt.
Verantwoordelijkheden DxO treedt op als houder van deze procedure.
Werkwijze Het formulier "Aktiviteiten-overzicht" (bijlage 45) is te vinden op het formulieren bulletinboard in eMAIL. Onderzoekers, operateurs en beveiligingsadviseurs vullen per week een aktiviteiten-overzicht in. Eenmaal per maand worden de aktiviteiten-overzichten over die periode, tezamen met het reisdeclaratieformulier over dezelfde periode, ingeleverd bij het afdelingshoofd. De aktiviteiten-overzichten worden door het afdelingshoofd gedurende zes maanden bewaard en daarna vernietigd.
jamwi 1995
5/3
2.2.3
Verantwoording Extern
2.2.3.1 Dienstjaarverslag
Begripsbepaling Het Dienstjaarverslag (DJV) is een verslag van de concrete werkzaamheden van de BVD in een kalenderjaar. Bovendien rapporteert het over ontwikkelingen in die periode, die van belang waren voor de positionering van de dienst en over majeure factoren die zijn interne organisatie beïnvloedden. Op alle onderdelen voorziet het DN, waar mogelijk, tevens in een schets van toekomstige ontwikkelingen, operationele verwachtingen en beleidsvoornemens. Het DJV behoort net als de Memorie van Toelichting en het verslag van de vaste Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten tot de instrumenten voor de parlementaire controle op de taak en werkwijze van de BVD. In het DN wordt, waar het kwantificeerbare informatie betreft, een cijfermatige opgave gedaan over het verslagjaar, eventueel vergeleken met de getallen van het voorafgaande jaar. Het DJV bevat een verantwoording van de begrotingsgelden.
•
•
Het DN verschijnt in twee van elkaar verschillende versies: een geheime versie, die uitsluitend bedoeld is ter informatie van de minister en de leden van de vaste Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten. Deze versie bevat operationele en andere geheime informatie; een openbare versie, die primair dient ter informatie van het parlement en is ontdaan van operationele en andere geheime passages. In deze versie vermeldt het voorwoord het bestaan van de versie met niet-openbare informatie ten behoeve van de vaste Commissie.
Ter bevordering van duidelijkheid en herkenbaarheid worden de thema's zoveel mogelijk volgens een vast patroon gegroepeerd. Waar het de invulling van activiteiten en verwachtingen van taakvelden onder de vier kerntaken betreft, worden de verschillende items behandeld in de volgorde zoals in het BVD Jaarverslag 1991. Van dit model wordt slechts afgeweken indien beleidsontwikkelingen in de dienst daartoe aanleiding geven. Verwijzingen naar een eerder Dienstjaarverslag of de notitie "Ontwikkelingen op het gebied van de binnenlandse veiligheid" zijn toegestaan. Waar mogelijk wordt informatie die grafisch kan worden verduidelijkt, als schema, diagram of illustratie in de tekst opgenomen. Elk DN bevat een appendix waarin systematisch de Kamerstukken van het verslagjaar staan vermeld die betrekking hebben op de BVD, alsmede de Kamervragen die in die periode over de dienst zijn gesteld. mei 1993
6/1
Dienstjaarverslag
(vervolg)
Ieder DJV geeft in een bijlage ook schematisch een inzicht in de tijdsbesteding van de dienst per taakveld,gemeten in de verhouding tussen directe en indirecte werkzaamheden.
Verantwoordelijkheden De eindverantwoordelijkheid voor het DJV, tegenover de minister en via laatstgenoemde tegenover de vaste Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten alsmede tegenover het parlement, ligt bij HBVD. Formeel is de Directeur Strategie en Planning (D 1) verantwoordelijk voor de coördinatie van werkzaamheden en aanspreekbaar ·op de tijdige totstandkoming van het DN. Deze verantwoordelijkheid wordt gedelegeerd naar het hoofd van de afdeling Interne en Externe Betrekkingen (lEB), die ook optreedt als houder van deze procedure.
De verzending van het openbare DJV naar externe relaties geschiedt via de gebruikelijke weg voor dienstpublicaties. Met dien verstande dat, ten behoeve van een correcte afhandeling, alle directies ervoor zorgen dat de adressen van hun eigen relaties volledig en geactualiseerd op de centrale verzendlijst voorkomen. De vertegenwoordigers van de directies in de redactiegroep kaarten tijdig binnen hun directies de completering en aanpassing van de verzendlijst aan. lEB coördineert de activiteiten die moeten leiden tot een bijgewerkte lijst.
Procedure- eerste fase: intern Het MT geeft jaarlijks in december via goedkeuring aan een door lEB in te brengen DJV-actievoorstel het startsein voor de werkzaamheden.
jmJari 199S
612
Dienstjaarverslag
(vervolg)
Van de redactiegroep maken tenminste deel uit: lEB, vertegenwoordigers van de afdelingen Studie en Bewerking van de drie terndirecties, een medewerker van SPC en een van respectievelijk directie S en directie 6. De redactiegroep draagt via baar leden zorg voor bet tijdig en in de juiste vorm aanleveren van bijdragen. Waar nodig onderwerpen deze leden bet door ben verzamelde materiaal aan een redactionele toets, alvorens bet in te brengen in bet concept. Om de directies, teams en afdelingen in staat te stellen bun bijdragen naar behoren te
controleren, amenderen en actualiseren vindt vanuit de redactiegroep - via baar leden terugkoppeling plaats in de vorm van minimaal één tussentijdse compilatie. Eind december wordt via de redactiegroep een geraamteconcept verspreid onder degenen van wie schriftelijke bijdragen aan bet DJV worden verwacht. De beoogde scribenten dienen binnen een tijdsbestek van drie weken kant en klare teksten aan te leveren bij bun respectieve contactpersonen.
Binnen de redactiegroep wordt een secretaris belast met de compilatie en tekstuele verbinding van alle bijdragen. Het hieruit resulterende eerste concept is dat van de complete, geheime versie. Dit concept dient begin februari gereed te zijn.
De complete, geheime versie van bet Dienstjaarverslag wordt begin maart in conceptvorm voorgelegd aan het MT. Het MT neemt een beslissing over de inhoud. De redactiegroep draagt aansluitend zorg voor eventuele aanpassingen, waarna lEB zich definitief over de stijl en ditmaal ook over de layout van het geheel buigt.
Proçedure - tweede fase: jntern
en extern
Het DJV-concept wordt pas nu definitief gescheiden in een geheime en een openbare versie. Beide versies worden ter inzage gegeven aan de directie Communicatie van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Rekening houdend met de noodzaak van tekstuele aanpassingen moet eind maart het Dienstjaarverslag gereed zijn voor aanbieding aan en bespreking met de minister.
mei 1993
6/3
Dienstjaarverslag
(vervolg)
In samenwerking met ROB maakt de redactiegroep een begin met bet directiegewijs actualiseren van de centrale verzendlijst van het DJV. Daartoe worden tijdig Dx.B, BR, DLS en SPC benaderd, met het verzoek de oude lijst waar nodig aan te passen. De bijgewerkte verzendlijst dient medio april gebruiksklaar te zijn.
Van het DJV wordt vervolgens, voorzien van een aanbiedingsbrief namens de minister en via het ministerie, een exemplaar van zowel de geheime als van de openbare versie gezonden naar de griffier van de vaste Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.
Via HK wordt met de griffier contact onderhouden ter bepaling van het moment waarop het DJV door de Commissie, de minister en HBVD zal worden besproken.
De definitieve druk en vermenigvuldiging van de openbare versie van het DJV, ten behoeve van het ministerie, de dienst en beider relaties, vindt plaats door tussenkomst van lEB - via de directie Communicatie van het departement - en kan door laatstgenoemde instantie extern worden uitbesteed. De BVD zorgt tegelijkertijd voor het in het Engels (laten) vertalen van het open DJV. De bewaking van de kwaliteit van deze vertaling, alsmede de correctie van drukproeven ligt in handen van BR. Door tussenkomst van HK wordt met de Griffie van de Tweede Kamer voeling gehouden over bet moment waarop het DJV naar de Staatsdrukkerij gaat ter verwerking tot Kamerstuk.
mei 1993
6/4
2.2.3.2 Kamervragen
Al&emeen De Tweede Kamer kan aan de Minister mondelinge en schriftelijke vragen stellen. Mondelinge vragen kunnen worden gesteld tijdens het vragenuurtje dat iedere dinsdag plaatsvindt en bij een interpellatiedebat. De vragen die tijdens het vragenuurtje worden gesteld zijn niet tevoren bekend. Slechts het onderwerp van de vragen wordt bekend gesteld. De tijdens een interpellatiedebat te stellen vrasen zijn voor een deel tevoren bekend. De tijd die beschikbaar is om de beantwoording van mondelinge vrasen voor te bereiden kan variëren van enkele uren tot enkele dagen. Voor de beantwoording van schriftelijke vragen geldt een termijn van drie weken. Kunnen de vragen niet binnen die termijn worden beantwoord dan dient dit onder opgave van de redenen te worden gemeld. Zijn de vragen na een termijn van zes weken oog niet beantwoord dan komen ze tijdens het eerst volgende mondelinge vragenuurtje aan de orde. verantwoordelijkheden binnen de dienst De directie waartoe het werkterrein behoort waarover de vragen worden gesteld is verantwoordelijk voor het verzamelen van de voor de beantwoording benodigde gegevens. KJA is, gelet op termijnen waarbinnen gewerkt moet worden belast met de verdere voorbereiding van het beantwoorden van de vragen. HBVD zendt de Minister een notitie met behulp waarvan deze de vragen kan beantwoorden dan wel concept antwoorden voorzien van een toelichtende notitie.
De vragen komen binnen bij KJA, waar de vragen worden geagendeerd. De betrokken directie verzamelt op aangeven van KJ A de voor beantwoording benodigde gegevens. Dit kan variëren tot het selecteren van relevante documenten tot het opstellen van een notitie over een bepaald onderwerp. Voor zover de vragen niet bekend zijn stelt KJA een concept op voor een notitie aan de hand waarvan de Minister de nog te stellen vragen kan beantwoorden. De betrokken directie verleent medeparaaf. Voor zover de vragen bekend zijn stelt KJA concept antwoorden op alsmede een toelichtende notitie voor de Minister. De betrokken directie verleent medeparaaf. Na ondertekening door HBVD worden de stukken verzonden. In het geval dat de Minister de vragen mondeling heeft beantwoord wordt het Kamerstuk waarin daarvan verslag wordt gedaan geagendeerd.
In het geval dat de Minister de vragen schriftelijk heeft beantwoord wordt een kopie van de door de Minister verzonden antwoorden gecontroleerd op gelijkluidendheid met de aangeboden concept antwoorden en geagendeerd. De documentatie van de Kamervragen wordt afgehandeld door KJ A.
leplemller I !192
615
2.2.3.3 Klachten
Algemeen Personen die menen onjuist door de dienst te zijn behandeld kunnen daarover een klacht indienen bij HBVD, de Minister, de vaste Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten of de Nationale ombudsman. Klachten gericht aan HBVD worden door hem afgehandeld. Zonodig doet hij van de klacht en de wijze van afhandelen mededeling aan de Minister. Klachten gericht aan andere instanties worden door deze instanties afgehandeld. De Minister doet dit aan de hand van door HBVD verstrekte informatie en een voorstel tot afhandeling van de klacht. De overige instanties handelen de klachten af op basis van door de Minister verstrekte informatie. Deze ontvangt de daartoe benodigde gegevens voorzien van een toelichting, van HBVD. Veramwoordeliikheden binnen de dienst Klachten kunnen betrekking hebben op het persoonlijk optreden van medewerkers dan wel op door de dienst ontplooide activiteiten. De directie waar de betreffende medewerker is geplaatst cq. de directie waartoe het werkterrein behoort waarop de betreffende activiteiten zijn ontplooid, is verantwoordelijk voor het verzamelen van de voor de behandeling van de klacht relevante feiten. KJA bereid de verdere behandeling van de klacht voor en onderhoudt naar buiten toe de contacten die voor een goede klachtbehandeling nodig zijn. HBVD beslist over de afhandeling van een aan hem gerichte klacht en is verantwoordelijk voor de berichtgeving aan de Minister inzake door deze of andere instanties te behandelen klachten. De kwaliteitsmanager beziet de klacht op aspecten die van uit zijn optiek bijstelling behoeven.
De klacht komt binnen bij KJA waar deze wordt geagendeerd en opgenomen in het overzicht klachten.
De betrokken directie verzamelt op aangeven van KJ A de voor de klachtbehandeling benodigde feiten. Dit kan variëren van het selecteren van relevante documenten tot het onderzoeken en op schrift stellen van gebeurtenissen. In geval van een klacht bij HBVD stelt KJ A een concept op voor een brief van HBVD aan de klager alsmede een toelichtende notitie voor HBVD. De betrokken directie verleent medeparaaf. In geval van een klacht bij de Minister of een andere klachtinstantie stelt KJA een concept op voor een brief van de Minister aan de klager of de klachtbehandelende instantie" alsmede een toelichtende notitie voor de Minister. De betrokken directie verleent medeparaaf. Zonodig stelt KJA nog een voor HBVD bestemde toelichtende notitie op waarin melding wordt gemaakt van alternatieven voor de aan de Minister te zenden stukken, operationele achtergrondinformatie en dergelijke. De daarvoor in aanmerking komende stukken worden na ondertekening ·door HBVD, gekopieerd en verzonden. In het geval dat aan de Minister een concept voor een brief is geleverd, wordt een kopie van de door de Minister verzonden brief gecontroleerd op gelijkluidendheid met het aangeboden concept en geagendeerd. oeplember 1992
616
Klachten
(vervolg)
Het overzicht klachten wordt door KJ A bijgewerlct. De documentatie van de klacht wordt afgehandeld door KJA.
617
2.2.3.4 WOB Verzoeken
Al&emeen Verzoeken om informatie uit BVD-dossiers moeten worden beoordeeld aan de band van de Wet openbaarbeid van bestuur (WOB, Stb.1991,703). Sinds l mei 1992 is de nieuwe WOB in werking getreden. Inzage moet worden geweigerd als de veiligheid van de Staat daardoor kan worden geschaad. Blijkens de jurisprudentie van de Afdeling rechtspraak: van de Raad van State is dat onder meer bet geval als door de vrijgave zicht kan worden verkregen op het actuele kennisniveau, de bronnen en of de werkwijze van de BVD. Alle verzoeken om inzage moeten op die aspecten worden beoordeeld. Een andere voor de dienst belangrijke weigeringsgrond is dat door de vrijgave van bet materiaal de persoonlijke levenssfeer van de daarin genoemde personen onevenredig zou worden geschaad. De verantwoordelijkheid met betrekking tot de privacy-aspecten wordt voor een deel ook gelegd bij de verzoeker door hem, voordat bet materiaal wordt vrij gegeven, een Verklaring te laten onderteken (bijlage 6). Een belangrijke categorie wordt nog gevormd door niet nader gespecificeerde verzoeken om inzage van persoonsdossiers; meestal gaat bet dan om het eigen dossier. Op een dergelijk verzoek wordt in beginsel negatief beslist. De Privacyregeling BVD verbiedt het recht tot inzage van dergelijke gegevens, alsook om mede te delen of er over betrokkene al dan niet gegevens beschikbaar zijn. Historische gegevens kunnen echter onder omstandigheden wel worden vrijgegeven.
BEVOEGDHEID Ten aanzien van de beslissing over informatieverzoeken is bij Binnenlandse Zaken de Secretaris-Generaal bevoegd. Politiek gevoelige verzoeken worden echter door de Minister afgedaan. In de praktijk betekent dat, dat alle BVD-afwijsgevallen door de Minister worden ondertekend. Er is medeparaaf vereist van de stafafdeling Constitutionele Zaken en Wetgeving van Biza.
TERMUNEN Op een WOB-verzoek moet uiterlijk 15 dagen na ontvangst zijn beslist. Die beslissing kan met hoogstens 15 dagen worden verdaagd. Aan verzoeker moet daarvan schriftelijk en gemotiveerd bericht worden gegeven.
Yerantwoorde1iikheden binnen de dienst KJA (juridisch adviseur) is verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van de verzoeken. Daar ligt de juridische toetsing en daar wordt ook de conceptbeschikking gemaakt en de bijbehorende aanbiedingsnotitie voor de SG/Minister. De notitie aan de Minister wordt ondertekend door HBVD. Het naslaan van het verzoek en het opzoeken van het materiaal geschiedt door KJA, eventueel in overleg met de geschiedschrijver van de dienst.
oop~ember
1992
6/8
WOB Verzoeken
(vervolg)
De directie op wiens werkterrein het WOB-verzoek ligt is verantwoordelijk voor de tijdige selectie en bewerking van het mogelijk voor vrijgave in aanmerking komende materiaal, een en ander op aanwijzing van KJA. Het contact met de verzoeker over de inhoud van zijn verzoek wordt onderhouden door de geschiedschrijver in samenspraak met KJA. Documentatie van (de afhandeling van) het verzoek geschied door KJA. Procedure Een verzoek komt binnen via het ministerie van Binnenlandse Zaken (zo niet, dan een kopie maleen voor Biza) en wordt door KJA geregistreerd, verwerkt in de overzichtenrappellijst en gedocumenteerd.
Een en ander wordt voorgelegd aan de juridisch adviseur. Hij neemt het initiatief tot verdaging van de beslissing op het verzoek, neemt eventueel ook het initiatief tot een gesprek door de geschiedschrijver met verzoeker en legt eventuele afspraken over de afhandeling van het verzoek vast in de brief over de verdaging van de beslissing. De betrokken directie wordt gewaarschuwd onder vermelding van de te verwachten werklast. Zijn de gegevens niet voldoende of is niet zeker dat betrokken persoon overleden is, dan verzorgt KJA een brief met het verzoek om nadere gegevens te verstrekken. Door KJ A worden de door de betreffende directie ter beschikking gestelde medewerkers geïnstrueerd, waarna zij een selectie maken van de gegevens die eventueel wel of niet in aanmerking komen om vrij te geven.
De door hen verzamelde stukken en vervaardigde concept aanbiedingsbrief worden aan de jurist ter inzage geven, die aanwijzingen geeft over hetgeen wel en niet ter inzage kan worden gegeven. Na correctie draagt de jurist zorg voor de benodigde (mede-)parafen, bet concipiêren van de notitie aan de Minister/SG en de ondertekening daarvan door HBVD. De notitie en de · brief worden aan de Minister/SG gezonden. 6/9
WOB Verzoeken
(vervolg)
Door Biza wordt een door de Minister getekend exemplaar van de uitgaande brief naar verzoeker gezonden, met daarbij de eerdergenoemde Verklaring (bijlage 6) die de verzoeker dient te ondertekenen en terugsturen. Na ontvangst van de getekende Verklaring maakt de geschiedschrijver een afspraak met de verzoeker voor de inzage van het verzamelde materiaal. De dienst ontvangt een kopie van de door de Minister getekende brief aan de verzoeker en controleert die op gelijkluidendheid met het door HBVD aangeboden concept. KJA werkt de WOB-lijsten en overzichten bij en zorgt voor documentatie en administratieve afhandeling van de stukken.
oeptember 1992
6/10
2.2.4
Communicatie
2.2.4.1 Woordvoering/Perscontacten
De directeur en plaatsvervangend directeur Communicatie, Documentatie en Bibliotheek van het ministerie van Binnenlandse Zaken zijn voor de BVD aanspreekpunt met betrekking tot de externe woordvoering. De directeur Communicatie, Documentatie en Bibliotheek is persvoorlichter voor de dienst. lEB coördineert de contacten met de directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek (DCDB) voor alle zaken behalve inhoudelijke zaken van de directies. lEB licht de directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek in als (vermoed wordt dat) de pers interesse toont voor een bijeenkomst of activiteit waarin de dienst participeert. De directeur en plaatsvervangend directeur Communicatie, Documentatie en Bibliotheek onderhouden rechtstreekse contacten met de directeuren van de BVD over inhoudelijke zaken. Zij zullen hoofd lEB geregeld informeren over de voortgang van de woordvoering. mede met het oog op de communicatie binnen de BVD. BVD-medewerkers onderhouden géén contacten met de pers. Verzoeken om mededelingen of interviews dienen doorgegeven te worden aan lEB. lEB leidt deze onmiddellijk door naar de (plaatsvervangend) directeur Communicatie, Documentatie en Bibliotheek.
aprill997
7/1
2.2.4.2 Bulletinboard
IE~
is belast met de berichtgeving via het bulletinboard, een onderdeel van eMAIL. Dit voor zover het niet om aangelegenheden van het Computercentrum gaat. Berichten bestemd voor plaatsing op het bulletinboard moeten tijdig aan lEB gezonden worden via eMAIL. lEB voert de eindredactie van de bulletinboard-berichten.
aprU 1997
7/2
-·
2.2.4.3 BVD Magazine
Het BVD Magazine kent een weekeditie en een maanduitgave. De weekeditie verschijnt op donderdag en de maandeditie in de eerste week van de maand. lEB is verantwoordelijk voor de eindredactie en samenstelling van deze publicaties. Per directie is een correspondent (contactpersoon) aangewezen voor infonnatievergaring en doorgeleiding aan lEB. Bijdragen voor de weekeditie dienen uiterlijk op de maandag voor de verschijningsdatwn in het bezit te zijn van lEB. Bijdragen voor de maandeditie dienen voor de 15e van die maand bij lEB te worden ingeleverd. Korte bijdragen dienen via eMAIL aan lEB gezonden te worden. Uitgebreide bijdragen moeten zo mogelijk aangeleverd worden op een diskette in de vorm van zogenaamde "platte tekst" (ASCII, geen stuurcodes), aangemaakt met WordPerfect. De directies dienen hiertoe voorzieningen te treffen. lEB zorgt voor tijdige toezending van de kopij aan TBB, waar deze in DTP opgemaakt wordt. Vervolgens draagt lEB zorg voor de productie bij de afdeling FB (reprografie).
~-
april1997
7/3
2.2.4.4 Huisstijl
Al&emeen Alle medewerkers van de BVD beschikken over een type- en taalinstructie en de bijbehorende huisstijlkaart. De type- en taalinstructie bevat regels voor het correct opstellen van de externe correspondentie. De huisstijlkaart is een hulpmiddel bij het gebruik van macro's in de tekstverwerkers van de dienst, ETC en WordPerfect, ten behoeve van de externe correspondentie.
VerantwoordeJükheden lEB treedt op als houder van de procedure en is daannee verantwoordelijk voor het actualiseren van de type- en taalinstructie en de bijbehorende huisstijlkaart en macro's. Het Computercentrum draagt in opdracht van lEB zorg voor het up-ta-date houden van de macro's. Indien behoefte bestaat aan nieuwe macro's, stelt het Computercentrum deze samen. Alle wijzigingen worden op aanwijzing van het Computercentrum door lEB in de huisstijlkaart verwerkt. Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor de naleving van de huisstijlregels. Procedure De huisstijlambassadeurs (genoemd in bijlage 3 van de type- en taalinstructie) beantwoorden vragen van medewerkers binnen hun afdeling over de huisstijlregels en de werking van de macro's. Voor het beantwoorden van vragen, waarop zij geen antwoord kunnen geven, wordt doorverwezen naar lEB of de Helpdesk van het Computercentrum. De huisstijlambassadeurs informeren lEB over belangrijke vragen en opmerkingen van dienstmedewerkers. Incidenteel controleert lEB middels steekproeven of de huisstijlregels worden nageleefd. Wanneer dit niet het geval is, wijst lEB het verantwoordelijke afdelingshoofd op zijn verplichtingen. Indien de hoeveelheid wijzigingen dit noodzakelijk maakt, produceert en distribueert lEB, in nauw overleg met het Computercentrum, een geactualiseerde versie van de type- en taalinstructie en de huisstijlkaart. Het Computercentrum actualiseert indien noodzakelijk de bestaande macro's, of produceert nieuwe macro's indien daar bij meerdere dienstmedewerkers behoefte bestaat en de macro's passen in de huisstijl. Middels het BVD Magazine enlof het Bulletinboard informeren lEB en het Computercentrum de medewerkers van de BVD over wijzigingen.
januari 199S
7/4
2.2.4.5 Sheetcollectie BVD
Alaemeen Medewerkers van de BVD geven regelmatig lezingen, over uiteenlopende onderwerpen en voor een wisselend publiek. Vaak wordt het gesproken woord daarbij ondersteund door visuele hulpmiddelen, zoals de projectie van sheets. Om de kwaliteit en de uniformiteit daarvan te kunnen handhaven is een gestandaardiseerde en modulair opgebouwde collectie sheets vervaardigd. Degenen die een lezing gaan houden kunnen hieruit putten.
YerantwOOrdelükheden lEB treedt op als houder van de procedure en is daarmee verantwoordelijk voor het beheer van de collectie. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor elke sheet in de collectie berust bij een, door lEB daartoe aangezochte, deskundige functionaris dan wel afdeling. lEB is verantwoordelijk voor het basis-ontwerp van de collectie, waarbij zoveel mogelijk rekening is gehouden met de huisstijl van de BVD. lEB is verantwoordelijk voor het uitlenen van sheets en het voeren van een uitleenregistratie. TBB is verantwoordelijk voor de vormgeving en de productie van de sheets. binnen de grenzen van het basis-ontwerp.
Procedures
UITLENEN De sheetcollectie van de BVD bevindt zich bij lEB. De sheetcollectie kan gebruikt worden bij presentaties over de organisatie en werkwijze van de BVD in het algemeen. ledere medewerker kan de sheetcollectie bij lEB lenen. lEB houdt hiervan een registratie bij. Na gebruik retourneert aanvrager de sheet-map binnen één week aan lEB. Indien een uitgeleende sheet-map niet tijdig wordt teruggezonden. wordt door een medewerker van lEB bij aanvrager gerappelleert. Blijft die in gebreke, dan wordt een rappel naar de chef van betrokkene gezonden. Dit wordt aangetekend in de uitleenregistratie.
ONDERHOUD Tenminste eenmaal per jaar gaat lEB of de sheet(s) nog actueel zijn, dan wel aanpassing behoeven. Dit gebeurt in overleg met de verantwoordelijke directies. Als gebruikers van een sheet van mening zijn, dat deze niet (meer) aan het gestelde doel voldoet, kunnen zij lEB daarop attenderen en verzoeken de sheet te wijzigen. april 1997
7/5
Sheetcollectie BVD
(vervolg)
Indien behoefte bestaat aan een aanvulling van de sheetcollectie, dient een voorstel daartoe, vergezeld van een concept-sheet, aan lEB te worden gezonden. De goedgekeurde sheets worden op verzoek van lEB door TBB geproduceerd. lEB voegt de sheets in de collectie. Indien lEB van mening is dat een voorstel voor (een wijziging van) een sheet niet voldoet aan de uitgangspunten van de collectie, wordt de sheet niet in de collectie opgenomen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij specialistische onderwerpen. Medewerkers kunnen voor specifieke onderwerpen zelf aan TBB verzoeken om een sheet te produceren, waarbij TBB een en ander zoveel mogelijk conform het basis-ontwerp uitvoert. Dergelijke sheets blijven onder berusting van aanvrager.
aprill997
7/6
2.3
Relaties
2.3.1
Buitenlandse Relaties
2.3 .1.1 Gegevensuitwisseling Zusterdiensten
Gegevensuitwisseling met zusterdiensten vindt plaats op velerlei werkterreinen en op verschillende niveaus; ook staan meerdere kanalen daarvoor ter beschikking. BR is primair verantwoordelijk voor de relatie met de zusterdiensten en c!-aarmee voor de procedures voor gegevensuitwisseling die immers het resultaat zijn van afspraken met de zusterdiensten, zowel collectief als bilateraal. Bij de afdeling BR is het -bestand in gebruik. Alle dienstmedewerkers zijn verplicht aan BR te rapporteren omtrent hun contacten met vertegenwoordigers van buitenlandse zusterdiensten. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van het in eMAIL aanwezige standaard meldingsformulier De afdeling BR draagt zorg voor de vertaling naar of vanuit het Engels van nota's, brieven, rapporten, toespraken en dergelijke ten behoeve van zusterdiensten en internationale gremia (zie ook Vertaling). Elders is beschreven hoe inkomende post van en uitgaande post naar zusterdiensten behandeld moet worden (Post Inkomend, Post Uitgaand, Telex Inkomend en Telex Uitgaand).
Uit hoofde van zijn verantwoordelijkheid voor de relatie met de zusterdiensten kan BR gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen met betrekking tot eventuele verschillen van mening met zusterdiensten inzake dergelijke werkafspraken en de uitvoering daarvan.
murtl996
8/1
2.3.1.2 Club de Beme
A} gemeen
De Club de Beme is een samenwerkingsverband van een aantal Westeuropese veiligheidsdiensten. De Club de Beme komt tweemaal per jaar bijeen, waarbij steeds een der diensten als organisator en gastheer optreedt. De aangesloten diensten verzorgen bijdragen over de te behandelen onderwerpen.
Intern BVD
lqiiC:IDber 1992
8/2
Club de Berne
(vervolg)
8/3
2.3.1.3 NATO Special Committee
Al&emeen Het NATO Special Committee, dat bestaat uit de hoofden van de inlichtingen- en/of veiligheidsdiensten van de lidstaten van de NAVO,. komt balfjaarlij~ -in april en november- in Brussel bijeen, waarbij steeds de onderwerpen terreur, contra-spionage en andere vormen van subversie aan de orde komen. Recent zijn de onderwerpen proliferatie en regionale instabiliteit toegevoegd. Ook kunnen ad-hoc onderwerpen op de agenda worden geplaatst. De deelnemende diensten leveren voor elk onderwerp een bijdrage voor de bijeenkomst en het Annual Report.
Intern BVD
8/4
NATO Special Committee
(vervolg)
8/5
2.3.1.4 NATO Security Committee
Al&emeen -Het NATO Security Committee is het beleidsbepalend beveiligingsorgaan binnen de NAVO en het komt tweemaal per jaar bijeen. -Het voorzitterschap en ·het secretariaat - _ worden beldeed door het NATO Office of Security (NOS). ·Leden van het Committee zijn de National Security Authorities van de lidstaten van de NAVO.
Intern BVD
8/6
2.3.1.5 WEU Security Committee
Evenals de NAVO kent ook de WEU (West-Europese Unie) een Security Committee. De formele regelingen in dat kader zijn zo volledig identiek aan die betreffende bet NATO -Security Conunittee dat volstaan kan worden met verwijzing daarheen onder de opmerking dat overal NATO door WEU vervangen dient te worden. ·
817
2.3.1.6 EG Beveiligingsbureau
Al~:emeen
-Het Beveiligingsbureau van de Europese Commissie is belast met het toezicht op de naleving van meerdere EG-beveiligingsvoorschriften, onder meer betreffende Euratom. Op grond van dat voorschrift heeft de BVD een inspectie-taak. Periodiek wordt in Brussel met het Bureau gesproken over diverse beveiligings-aangelegenheden.
Intern BVD Een D3B-medewerker is aangewezen voor de algemene liaison met het Beveiligingsbureau EG. Vragen en problemen vanuit de dienst worden door hem periodiek met het Bureau besproken.
""'*mber 1992
8/8
2.3.1.7
Algemeen is het platform binnen de Europese Unie waar bet veiligheidsbeleid van de Europese landen wordt afgestemd. Aanvankelijk in 1976 opgericht als samenwerkingsorgaan in de strijd tegen het Terrorisme, zijn de aandachtsvelden van later uigebreid met onderwerpen als drugs en georganiseerde misdaad, samenwerking politie en EuropoL Na de inwerkingtreding van bet Verdrag van Maastriebt op 1 november 1993 bestaat als zodanig niet meer. Het platform functioneert echter nog, en wel op vijf verschillende niveaus: op het hoogste niveau, de Ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie van de lidstaten, daaronder het Comite van de permanente vertegenwoordigers , vervolgens het coördinatiecomite van de hoge ambtenaren dan diverse stuurgroepen: Stuurgroep I houdt zich bezig met immigratie- en asielaangelegenheden, Stuurgroep ll met veiligheid, rechtshandhaving, politie- en douanesamenwerking en Stuurgroep m met justieële samenwerking in strafzaken en civiele zaken. Het laagste niveau bestaat uit verschillende werkgroepen, belast met diverse onderwerpen. Nationaal (P)HBVD neemt deel aan de Stuurgroep IJ en Ministers vergadering(en).
Het Bureau de Liaison is ondergebracht bij de BVD, Directie 2.
maanl996
8/9
2.3.1.8 Melding terroristische aanslag
A] gemeen
De inwerkingtreding van het Europese Unieverdrag (Verdrag van Maastricht van 1 november 1993) bracht grote veranderingen teweeg voor het internationale overleg voor politie- en justitiesamenwerking en de werkwijze van de Bureaux de Liaison (BdL) van de lidstaten. In Nederland is het BdL bij de BVD gevestigd.
maan 1996
8/10
2.3.2
Binnenlandse Relaties
2.3.2.1 Strategische Relaties
Het betreft relaties op het niveau van Dienstleiding of Directeur, met personen en instanties die van wezenlijk belang zijn voor de toekomst van de dienst. Natuurlijk is het mogelijk dat met dezelfde instanties ook een werkrelatie wordt onderhouden.
murtl996
9/1
2.3.2.2 Werkrelaties
Bij werkrelaties moet gedacht worden aan instanties die onder verantwoordelijkheid van HBVD werkzaamheden verrichten (verbindingen, zoals RID's en BD van de KMAR), binnenlandse zusterdiensten (CRI en MlD), ministeries, regionale en lokale overheden (op zowel politiek als ambtelijk niveau), bedrijven en wetenschappelijke en maatschappelijke instellingen. Natuurlijk worden met al deze instanties ook strategische relaties onderhouden. Een groot deel van de procedures die betrekking hebben op het onderhouden en aanknopen van deze werkrelaties is nog niet opgesteld. Wel zijn een aantal principes in het MT vastgesteld. Zo gauw de projectgroep de procedures met betrekking tot de werkrelaties van de dienst gemaakt heeft, zullen deze in het Handboek AO opgenomen worden.
Ongeacht de door de projectgroep nader aan te geven verdeling van verantwoordelijkheden geldt, dat teams en individuele teamleden zelf inhoudelijk verantwoordelijk blijven voor de gemaakte werkafspraken. Indien het nodig wordt ·geoordeeld om een nieuwe werkrelatie aan te gaan, dan dienen enkele algemene stappen te worden ondernomen. Deze vindt u in Contacten Algemeen.
mei 1993
9/2
2.3.2.3 CVIN I CVIN-Plus Algemeen Het Comité Verenigde Inlichtingendiensten Nederland (CVIN) is hei samenwerkingsorgaan van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten van Nederland. Voorzitter is de Coördinator, een hoofdambtenaar van het Ministerie van Algemene Zaken. Verder maken deel uit van het CVIN de hoofden van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten en een vertegenwoordiger van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In het CVIN komen onderwerpen aan de orde betreffende taakvelden van de diensten (specials, analyses en rapponen over trends en ontwikkelingen in bepaalde zaken). Voorts vindt afstenuning en coördinatie plaats tussen de diensten. Het CVIN, aangewld met vertegenwoordigers van de ministeries van Justitie, Financiën en Economische Zaken, vormt het ambtelijke voorponaal van een onderraad van de Ministerraad, de zogenaamde Ministeriële Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, de MICN. Dit beraad wordt aangeduid als CVIN-plus. Het CVIN vergaden iedere derde donderdag van de maand. Intern BVD SPC treedt op als houder van deze procedure. De directies geven aan, welke onderwerpen ze in het CVIN I CVIN-plus willen brengen. Welke onderwerpen door welke directie worden ingebracht wordt afgestemd in het MT. SPC draagt zorg voor tijdige plaatsing van CVIN-zaken op de MT-agenda. In principe wordt in de laatste MT-vergadering van de maand bepaald wie welke bijdrage voor de volgende vergadering zal maken. De bijdragen worden 10 dagen voor de derde donderdag van de maand door de directeur van de directie die de eindverantwoordelijkheid heeft met een gestandariseerd aanbiedingsbriefje (zie bijlage), verzendklaar aangeboden aan SPC voor een marginale toetsing.
Voor de CVIN-Pius vergaderingen geld dezelfde procedure.
IIIUrt
1996
9/3
2.3.2.4
~C:I1{
Algemeen De Ministeriële Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (MICIV) bestaat uit de Minister President en de Ministers van Binnenlandse Zaken, Defensie, Justitie, Buitenlandse Zaken, Economische Zaken en Financiën. De MICIV beraadslaagt in principe driemaal per jaar over het functioneren van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten en hun onderlinge samenwerking alsmede over de inhoud van het inlichtingenwerk. De vaste ambtelijke deelnemers aan het overleg in de MICIV zijn de voorzitter en de leden van het CVIN-Plus (zie C:VIN I C:VIN-Plus). Het CVIN-Pius vonnt het ambtelijk voorportaal van de MICN. Het secretariaat van de MICIV berust bij een ambtenaar van Algemene Zaken.
Intern BVD SPC treedrop als houder van deze procedure. De voorbereidingen van de vergaderingen van de MICIV geschiedt in de CVIN en CVIN-Plus vergaderingen. De in de dienst te hanteren procedure is dan ook dezelfde als beschreven onder C:VIN I C:VIN-Plus. De coördinatie van alle BVD-bijdragen aan de MICN berust bij de SPe-beleidsmedewerker, belast met CVIN-aangelegenheden.
maart 1996
9/4
2.3.2.5 MlD
Algemeen In de samenwerkingsregeling BVD-MID (Militaire Inlichtingendienst), een op 11 januari 1989 door de Ministers van Binnenlandse Zaken en Defensie ondertekend document, is een aantal algemene regels gegeven met betrekking tot de samenwerking tussen deze beide diensten. Dit convenant is nog steeds van kracht, hoewel niet alle daarin genoemde regelingen nog actueel zijn. In beginsel beperken de operationele activiteiten van de MlD zich tot de krijgsmacht.
In de samenwerkingsregeling zijn voorschriften opgenomen met betrekking tot de wederzijdse ondersteuning van de diensten en met betrekking tot een geregeld overleg op beleids- en werkniveau.
Noot
mal~
Het bovenvermelde convenant wordt momenteel geheel herzien. In de loop van 1993 zullen de bijbehorende procedures worden opgenomen.
9/5
2.3.2.6
Algemeen
Intern BVD
maan 1996
916
(vervolg)
IIIUl't
1996
917
2.3.2.7
Algemeen
Verantwoorde! ijkheden
Behandeling
jlawi 1995
9/8
(vervolg)
jllllwl 199S
9/8-a
· 2.3.2.8 Veiligheidsonderzoek
Veiligheidsonderzoeken naar personen die op een vertrouwensfunctie zijn geplaatst bij de overheid of het bedrijfsleven worden door de afdeling Beveiligingsadvies van D3/D4 ingesteld. Dat geschiedt op aanvraag van de betreffende organisatie middels een Staat van Inlichtingen A of BIC (bijlage 8), die door betrokkene ingevuld en door zijn werkgever geverifieerd moet worden. Aan de hand van de lijst van vertrouwensfuncties dient door een met veiligheidsonderzoeken belaste bewerker van D3/D4 vastgesteld te worden dat het een terechte aanvraag betreft. Een eventueel veld-onderzoek wordt uitgevoerd door een D3/D4 onderzoeker, die hierover rapport uitbrengt aan de bewerker. De uitslag van het veiligheidsonderzoek wordt door de bewerker op schrift gesteld en via de afdeling Documentatie aan de aanvrager gezonden als er geen bijzondere zaken aan het licht zijn gekomen. In andere gevallen loopt de beantwoording via de voor de aanvragende instantie verantwoordelijke beveiligingsadviseur. Deze kan in overleg met het afdelingshoofd Beveiligingsadvies en de bewerker besluiten tot schriftelijke toezending, persoonlijke overhandiging, het geven van een toelichting of een combinatie hiervan. Als de aanvraag een NATO-clearance betreft, loopt de beantwoording altijd via de voor NATO-zaken verantwoordelijke beveiligingsadviseur. Indien het aanvragen van een defensie-order bedrijf betreft, wordt de Staat van Inlichtingen door het bedrijf aan de MlD gezonden die zorgt voor doorzending aan de BVD. De beantwoording van dergelijke aanvragen geschiedt ook aan de MlD. Naar defensie-personeel wordt door de MlD een onderzoek ingesteld, waarvan naslag bij de dienst deel uitmaakt. Aanvragen worden per diskette aangeleverd; de resultaten gaan op dezelfde wijze terug naar de MlD.
Voor personeel werkzaam op de zogenaamde beschermde gebieden van de Nederlandse luchthavens is het veiligheidsonderzoek uitbesteed aan de Koninklijke Marecheussee.
maan 1996
9/9
2.3.2.9
lqiiCDber 1992
9/10
2.3.2.10
april1997
9/11
(vervolg)
april 1997
9/12
2.3.2.11 Economische Controle Dienst
Aleerneen De Economische Controle Dienst (ECD) tent een afdeling Internationaal Economische Recherche (IER), waarvan de taak als volgt wordt omschreven. Primair onderzoek (naar bedrijven en rechtspersonen) ten aanzien van regelgeving, waarvoor de minister van Economische Zaken de eerste politieke verantwoordelijkheid draagt. De onderzoeken hebben voornamelijk betrekking op gepleegde strafbare handelingen ten aanzien van die regelgeving. In dat geval is IER werkzaam ten behoeve van de Nederlandse Justitie. Hiernaast worden - als uitvoering van de toezichthoudende taak van de ECD - steekproefsgewijs onderzoeken ingesteld. De regelgeving kan ook aanleiding zijn voor informatieve onderzoeken ten behoeve van andere instanties.
• • • • • •
IER beperkt zich primair tot die regelgeving, die in principe een economische achtergrond heeft, zoals: Uitvoerbesluit Strategische goederen; Wet financiële betrekkingen buitenland; In- en Uitvoerwet; Auteurs- en Octrooiwet; Besluit afgifte oorsprongsverklaringen; Wet op de economische delicten (raamwet). Op grond van de In- en Uitvoerwet hebben de rechercheurs van IER toezichthoudende (executieve) bevoegdheden. Dit betekent dat zij - op alle terreinen van regelgeving gebaseerd op de In- en Uitvoerwet - controles kunnen uitvoeren bij ondernemingen en personen. Deze controles kunnen willekeurig plaatsvinden of naar aanleiding van een ernstig vermoeden van een strafbaar feit.
mei 1993
9/13
2.3.2.12 Koninklijke Marechaussee
Bij de aktiviteiten van de Koninklijke Marechaussee ten behoeve van de BVD is een onderscheid te maken tussen de traditioneel bepaalde grensbewakingstaak en overige alctiviteiten. Deze kunnen in het algemeen worden omschreven als operationeel ondersteunend. De kontakten met de Koninklijke Marechaussee verlopen in beginsel via het hoofd van de afdeling Bijzondere Dienst of diens vervanger op de Staf van de Koninklijke Marechaussee in 's-Gravenhage. Een uitzondering kan worden gemaakt voor die zaken op de Luchthaven Schiphol die betrekking hebben op de beveiliging van de burgerluchtvaart en zaken die voorheen werden behandeld door de Rijkspolitie Dienst Luchtvaart. In deze gevallen kan rechtstreeks kontakt worden opgenomen met de teamleider Bijzondere Dienst Schiphol.
mei 1993
9/14
2.3.2.13 Directie Vreemdelingenzaken Justitie
Algemeen De Directie Vreemdelingenzaken van het Ministerie van Justitie (DVZ) is belangendrager van de Directie 2. Het relatiebeheer met betrekking tot DVZ is daarom ook de verantwoordelijkheid van D2. Binnen de afdeling D2B is een Standaard Contact Persoon (SCP) aangewezen. Deze functionaris heeft de zorg voor de kwaliteitsbewaking van de relatie tussen DVZ en de BVD. Het is niet toegestaan zelfstandig contact op te nemen met de Directie Vreemdelingenzaken. De te volgen procedure wordt hierna beschreven.
Verzoeken aan DVZ Binnen elke afdeling DxO is een onderzoeker aangewezen die als Directie Contact Persoon naar DVZ optreedt. Als vanuit een directie een verzoek gericht moet worden aan DVZ, dan dient dit via de Directie Contact Persoon te gebeuren. Het antwoord komt ook via deze functionaris terug bij de aanvrager.
Verzoeken vanuit DVZ aan de BVD De Regio Contactpersonen bij DVZ zijn standaard gekoppeld aan de Directie Contact Personen bij de BVD. Vragen vanuit DVZ zullen derhalve gesteld worden aan die Directie Contact Persoon die verder zorg draagt voor beantwoording van de vraag.
januari 1994
9/15
2.3.2.14 Security survey
Algemeen Een security survey is een objectief planmatig onderzoek naar de gerealiseerde beveiliging van een organisatie, gerelateerd aan een gedefinieerd belang en aan een dreigingsanalyse. Voordat door een bedrijf of instelling een verzoek om een security survey kan worden ingediend, moet uitvoerig met deze relatie van gedachten gewisseld worden over de te beschermen belangen, de bestaande beveiligingssituatie en mogelijke dreiging, de aard, omvang, methodiek en doel van de security survey, en de wensen over de termijn waarbinnen de security survey gerealiseerd moet worden.
Verantwoordelijkheden DxB treedt op als houder van deze procedure. Het DxB overleg geeft aan of, en zo ja, in welke periode, de security survey gedaan kan worden en brengt advies uit aan het MT over het projectplan. De projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen van een projectplan en de uitvoering daarvan, alsmede de rapportage daarover. Het MT besluit tot het houden van een security survey conform het projectplan. De lijn is verantwoordelijk voor de nazorg.
Procedure In overleg met de betrokken beveiligingsadviseur verzoekt het bedrijf of instelling de BVD schriftelijk om een security survey te houden, In dat verzoek worden globaal de doelstellingen van de survey omschreven. De beveiligingsadviseur onderbouwt de legitimiteit van het verzoek van zijn relatie en maakt een eerste inschatting van de benodigde capaciteit en kwaliteit, zowel intern als extern, alsmede van de duur van de security survey. Het verzoek en de onderbouwing worden voorgelegd aan het DxB overleg (omdat normaliter de meeste capaciteit uit de afdelingen Beveiligingsadvies moet komen). Het DxB overleg bepaalt in welke periode de security survey gedaan zou kunnen worden. Het betrokken afdelingshoofd Beveiligingsadvies formuleert een Aanwijzing en belast iemand met de leiding (verder aangeduid als "teamleider"). De teamleider treedt in overleg met de aanvrager over de definitieve doelstelling en afbakening, alsmede de methodiek van de security survey. Hij stelt aan de hand daarvan een concept projectplan op.
januari 199S
9/16
Security survey
(vervolg)
In overleg met de aanvrager stelt de teamleider het concept Plan van Aanpak vast. Het door HBVD getekende eindrapport wordt aan de aanvrager aangeboden.
jamari 199S
9/17
~·
2.3.3
Producten
2.3.3.1 Producten via Dienstleiding
Producten die via de Dienstleiding verzonden moeten worden aan externe afnemers moeten confonn de huisstijl aangeleverd worden. Dit traject loopt via de eigen Directeur. De respectievelijke secretariaten hebben een instructie hoe deze stukken aangeleverd moeten worden.
maan 1996
1011
2.3.3.2 Twee-maandelijkse rapportage aan de minister van Binnenlandse Zaken
Alwneen De twee-maandelijkse rapportage is een overzicht met als doel de minister te informeren. Het bevat de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de taken van de BVD.
In de rapportage wotdt aangegeven hoe uitvoering is gegeven aan de werkzaamheden en de voornemens die in het Dienstjaarplan zijn gepresenteerd. Eventuele aanvullingen en wijzigingen ten opzichte van het Dienstjaarplan worden erin onderbouwd.
De rapportage wordt door de dienstleiding met de minister besproken.
Procedure SPC is houder van de procedure en daarmee verantwoordelijk voor het onderhoud ervan. De twee-maandelijkse rapportage komt tot stand onder verantwoordelijkheid van D 1. Er is een redactiecommissie met SPC als voorzitter en lEB als secretaris. De commissie bestaat voorts uit vertegenwoordigers van alle werkeenheden die aan de twee-maandelijkse rapportage bijdragen. Deze vertegenwoordigers coördineren binnen hun werkeenheid de toelevering van de bijdragen aan de rapportage De dienstbrede coördinatie van het opstellen van de twee-maandelijkse rapportage is in handen van SPC.
aprill997
10/2
2.3.3.3 Ambtsbericht
WETIELUKE BASIS De BVD heeft tot taak tijdig te waarschuwen voor risico's die de democratische rechtsorde7 de veiligheid of andere gewichtige belangen van de staat bedreigen. HBVD is vcrplicht de Minister van Binnenlandse Zaken "bij voortduring in kennis (te stellen) van al hetgeen van belang kan zijn" (artikel 11 lid 1 WIV). De Minister geeft de daarvoor in aamnerking komende gegevens onverwijld door aan de Ministers die het aangaat (artikel 11 lid 2 WIV). Daarnaast heeft de Minister van Binnenlandse Zaken de mogelijkheid7 HBVD te machtigen gegevens rechtstreeks ter kennis te brengen van andere ministers, andere overheidsorganen en niet-overheidsorganen (artikel 12 en artikel 16 lid 2 WIV 7 voor wat betreft persoonsgegevens).
WAT MOET ONDER EEN AMBTSBBRICHT WORDEN VERSTAAN? We spreken van een ambtsbericht, indien de BVD belangendragers informeert over personen die een gevaar vormen voor de democratische rechtsorde7 de veiligheid of andere gewichtige belangen van de staat, dan wel over personen die vermoedelijk betrokken zijn (geweest) bij het plegen van een ernstig strafbaar feit. Niet als een ambtsbericht in de zin van dit Handboek worden aangemerkt : •
de uitslag van een veiligheidsonderzoek naar iemand die voor de vervulling van een vertrouwensfunctie in aanmerking komt.
Het ambtsbericht heeft tot doel door het verschaffen van informatie bet bestuur en andere gezagsdragers in staat te stellen maatregelen te nemen om de in het geding zijnde belangen te beschermen of om tegen aantastingen daarvan repressief op te treden. Het kenmerk van een ambtsbericht is dat dit altijd persoonsgegevens bevat, dat wil zeggen gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon.
REDENEN VOOR EEN AMBTSBBRICHT Er valt geen algemene richtsnoer te geven voor de situaties waarin de BVD een ambtsbericht uitbrengt. Duidelijk is echter dat in ieder geval voldaan moet zijn aan de vereisten hierboven genoemd. Voorbeelden van situaties waarin de BVD een ambtsbericht uitbrengt, zijn: •
maan 1996
De BVD beschikt over (persoons)gegevens die aanleiding kunnen zijn voor het starten van een opsporingsonderzoek of een gerechtelijk vooronderzoek.
10/3
Ambtsbericht (vervolg)
Hoewel de taak van de BVD niet is gericht op de opsporing van strafbare feiten, kan toch informatie, verzameld door de BVD in het kader van zijn wettelijke taakuitoefening, ter kennis van het Openbaar Ministerie worden gebracht.
•
De BVD beschikt, op grond van de uitoefening van zijn inlichtingentaak (artikel 8 tweede lid sub a WIV), over gegevens waaruit blijkt dat iemand een risico vormt voor de beveiliging van kwetsbare onderdelen van een overheidsorgaan of een vitaal bedrijf.
•
BVD-gegevens zijn van belang voor de beoordeling of vreemdeling een gevaar vormt voor de nationale veiligheid.
•
Een diplomaat ontplooit activiteiten die onverenigbaar zijn met zijn functie. Het ambtsbericht wordt uitgebracht ten behoeve van een PNG-verklaring.
VOORWAARDEN VOOR UITBRENGEN VAN EEN AMBTSBERICHT Bij het uitbrengen van een ambtsbericht moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: Achteraf moet reproduceerbaar en verifieerbaar zijn op welke operationele bijzonderheden de feiten in het ambtsbericht zijn gebaseerd. De gegevens worden doorgeleid met inachtneming van artikel 14 WIV. Dit artikel ziet op de zorgplicht van HBVD ten aanzien van de geheimhouding van de daarvoor in aanmerking komende gegevens en bronnen en ten aanzien van de veiligheid van de personen met wier medewerking die gegevens worden verzameld. Bij het verstrekken van informatie heeft de BVD een extra zwaarwegende plicht om in te staan voor de nauwkeurigheid en de juistheid van de gedane mededelingen. De Nationale Ombudsman verwoordt deze plicht aldus: "De activiteiten van de BVD vinden plaats in een sfeer van geheimhouding. Daarom is het moeilijk en vaak onmogelijk voor burgers en bestuursorganen om de juistheid van de door de BVD gedane mededelingen te verifieren. In een democratische rechtsstaat brengt dit gegeven voor de BVD een extra zwaarwegende plicht met zich om in te staan voor de nauwkeurigheid en de juistheid van de door hem gedane mededelingen. "
PROCEDURE Een ambtsbericht vermeldt zo veel mogelijk harde feitelijke informatie en zo min mogelijk vermoedens. (Uitgangspunt moet zijn: beter minder informatie die is aan te tonen dan meer informatie die later niet hard gemaakt kan worden.) Een ambtsbericht vermeldt geen bronnen en geen modus operandi. Een ambtsbericht geeft een aanduiding van de mate van betrouwbaarheid van de informatie.
maan 1996
10/4
Ambtsbericht (vervolg)
De in een ambtsbericht vennelde informatie is niet vertrouwelijk en moet openbaar gemaakt kunnen worden. Het ambtsbericht wordt dus niet gerubriceerd. Het ambtsbericht wordt ondertekend door HBVD.
MODEL Bij het redigeren van een ambtsbericht moet het onderstaande model zoveel mogelijk worden gevolgd. Betreft CO nr.
: ambtsbericht
Geachte .....
Bij de uitvoering van de wettelijke taak van de BVD is het volgende gebleken.
-aard en inhoud van de infonnatie, gevolgd door eventuele toelichting; -aanduiding van de mate van betrouwbaarheid van de informatie.
Hoogachtend, HET HOOFD VAN DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST,
maan 1996
10/5
2.3.3.4 BVD-Specials
Ten behoeve van externe relaties kunnen speciale publicaties worden verzorgd, de zogenaamde specials. De directies nemen het initiatief tot het maken van een special. De directeur van de directie die de special opstelt, is verantwoordelijk voor de inhoud van de special. SPC is verantwoordelijk voor het toetsen van de inhoud aan het strategisch beleid van de dienst. lEB is verantwoordelijk voor de vormgeving en de begeleiding van het productieproces bij TBB en FB (reprografie). TBB is verantwoordelijk voor de vormgeving. De directie is zelf verantwoordelijk voor de aanpassingen van de tekst op advies van lEB en voor de verzending van de definitieve versie. Voordat een special wordt opgesteld. moet met lEB en SPC overlegd worden over de vorm, de doelgroep en de planning rond de special. De special moet tijdig worden aangemeld -minimaal een week van te voren- zodat de planning van IEBrrBB/FB kan worden afgestemd. De tekst dient, onder vermelding van de oplage, bij lEB te worden aangeleverd per eMAIL, of op diskette in WordPerfect formaat. Bij de tekst moet een CO-nummer, een kopie van de verzendlijst en een kopie van de aanbiedingsbrief gevoegd worden. In opdracht van lEB maakt TBB de tekst op in Desktop-Publishing (DTP), waarna de auteur van TBB de eerste drukproef ter correctie ontvangt. Na correctie zendt de auteur deze retour aan TBB. lEB verzorgt de tweede correctie van de drukproef. Na deze correctie wordt de special aan de auteur gezonden. Deze draagt binnen de eigen directie zorg voor het verzendklaar maken van de special.
apri11997
10/6
2.3.3.5 Presentaties
Openbare of besloten lezingen met een algemeen karakter moeten altijd gemeld worden aan lEB. Dit in verband met het afstemmen met de directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek van Biza over mogelijke publiciteit die uit dergelijke activiteiten kan voortkomen. Het verzoek om een lezing, voordracht of presentatie wordt door lEB afgestemd met de directie Communicatie, Documentatie en Bibliotheek en voorgelegd aan MT/directeuren. Tenzij uitdrukkelijk anders besloten, worden dergelijke voordrachten gehouden door de directeuren. De presentaties worden voorbereid in overleg met lEB. Voor het houden van presentaties zijn audiovisuele middelen beschikbaar bij OBI (zie Audiovisuele Middelen).
Yeuoedin& Extern Optreden MT-Iedeo, maar ook andere BVD-medewerkers verzorgen lezingen buiten de deur en stellen publicaties op. In een enkel geval zal dat op persoonlijke titel gebeuren, meestal echter behoort het gewoon tot de functie. Het honorarium dat medewerkers hiervoor ontvangen. komt daarom ook toe aan de dienst. Echter. met dat geld mag de dienst niets doen. Vandaar dat besloten is, dat ten aanzien van het ontvangen van honoraria voor lezingen, externe optredens of publicaties die BVD-ers uit hoofde van hun functie verzorgen. enige regels te stellen. Maak van tevoren duidelijk dat een honorarium niet de bedoeling is. In het geval dat er toch sprake is van een honorarium, dient dit voor een goed doel te worden aangewend. Het staat eenieder vrij een goed doel te kiezen. Het is het handigst als de betalende partij het honorarium meteen ovennaakt op het gironummer van het gekozen doel. Vergoedingen in de vorm van verbruiksgoederen worden in de directe werkkring geconsumeerd. Bijvoorbeeld een flesje wijn, taan, bonbons. Vergoedingen in de vorm van gebruiksgoederen met een waarde van f 200,- en meer worden overgedragen aan de dienst en krijgen een passende bestemming. Bijvoorbeeld een wijnkaraf of boeken. Gebruiksgoederen met een lagere waarde zijn voor de spreker of publicist, of komen ten goede aan betrokken medewerkers.
aprill997
10/7
2.3.4
Relatiebeheer
2.3.4.1
"bdte~jes
De directeur is verantwoordelijk voor de redactie en distributie van de in gebruik zijnde visitekaartjes. Aanvragen geschieden via het afdelingshoofd bij het Bedrijfsbureau. De visitekaartjes moeten tijdig worden aangemeld -minimaal twee weken van te vorenzodat de planning van TBB en FB kan worden afgestemd. TBB is verantwoordelijk voor de uitvoering. lEB controleert of de drukproef voldoet aan de huisstijl. Vervolgens draagt TBB de definitieve lay-out over aan de afdeling FB (reprografie). FB (reprografie) stuurt de visitekaartjes weer naar het betreffende Bedrijfsbureau. Het Bedrijfsbureau zorgt dat de visitekaanjes bij de betreffende aanvrager komen.
april1997
11/1
2.3.4.2 Relatiegeschenken
Dienst2eschenken De dienst beschikt over Biza- en BVD-relatiegeschenken. In het uitgiftebeleid met betrekking tot relatiegeschenken is vastgesteld wie, wanneer aan wie een geschenk mag geven. Daarin is tevens vastgelegd welke dienstonderdelen verantwoordelijk zijn voor het up-todate houden van het pakket (lEB), bet (voorraad)beheer en de uitgifte van de relatiegeschenken (magazijnbeheerder). In bet bijgevoegde schema is aangegeven, wie welke geschenken mag geven (deze verdeling wordt aangepast als het pakket verandert). Voordat een relatiegeschenk cadeau gegeven kan worden moet het Aanvraagformulier Relatiegeschenken (bijlage 9) ingevuld worden. Het ingevulde formulier wordt voorgelegd aan lEB. Voorbeelden van de geschenken staan in de vitrinekast bij lEB. In overleg wordt bepaald welk geschenk, conform de richtlijnen in het relatiegeschenkenbeleid, in het betreffende geval kan worden gegeven. Indien er sprake is van een gelegenheid waarbij meerdere BVD-vertegenwoordigers aanwezig zullen zijn, wordt onderling en met lEB afgestemd wie welk geschenk geeft. Bij meningsverschil over de uitgifte van een geschenk beslist D 1. Met het door lEB voor accoord getekende formulier kan het gewenste relatiegeschenk worden opgehaald bij het magazijn.
Privé aanschaf Biza 2escbenken Alleen Biza-geschenken kunnen ook voor privédoeleinden aangeschaft worden. Daartoe moet bet Biza-formulier RELATIEGESCHENKEN ingevuld worden. Dat is bij lEB verkrijgbaar. Na contante betaling bij lEB kan met het door lEB getekende formulier bet geschenk worden opgehaald bij bet magazijn.
aprill997
11/2
Relatiegeschenken (vervolg)
apnl 1997
11/3
2.3.4.3 Piketregeling BVD
Er is een Piketregeling BVD, betrekking hebbend op het dienstpiket, die aan alle betrokkenen ter hand is gesteld. Uitgangspunt voor het dienstpiket is het zorgdragen voor een voortdurende en adequate bereikbaarheid van de dienst waarbij vanuit kantoor, zonodig onmiddellijk, kan worden gereageerd.
Duty Officer De piketdiensten worden verricht door een honderdtal Duty Officers (DO) die op aangeven van de respectievelijke afdelingshoofden door HBVD worden aangewezen.
verantwoordeJükheid OBI treedt op als houder van deze procedure. De Duty Officer verricht zijn werkzaamheden onder verantwoordlijkbeid en op aanwijzing van DS. Er is tevens een directiepiket dat wordt aangewezen door en verricht onder verantwoordelijkheid van de respectievelijke directeuren. Pikettüden en plaatsen Piketdiensten worden van maandag tot en met vrijdag, in principe, verricht van 08.00 uur tot de volgende ochtend 08.00 uur. In het weekend en tijdens feestdagen zijn de diensten gesplitst in een dienst van 08.00 tot 16.00 uur en van 16.00 tot 08.00 uur. De diensten worden in beginsel vanuit kamer 241 verricht.
jamari 1994
11/4
Piketregeling BVD
(vervolg)
Werkinstructie In de werkinstructie worden de belangrijkste taken van de Duty Officer in hoofdlijnen omschreven. Deze vindt u in de Piketregeling BVD.
Rooster Door D5 wordt een viermaandelijks, bindend, rooster opgesteld dat steeds een maand tevoren aan de Duty Officers bekend zal worden gemaakt. Er is tevens een rooster voor de reservediensten.
Logistiek. vergoedingen/compensatie De logistieke ondersteuning van de Duty Officer wordt geregeld door FB. D5 draagt zorg voor opgave van de vereiste gegevens aan PZ en de betrokken afdelingshoofden ten behoeve van betaling van de vergoedingen en compensatie van de daarvoor in aanmerking komende uren.
De regelingen dienaangaande maken als bijlagen deel uit van de Piketregeling BVD.
januari 1994
11/5
2.4
Bronnen
2.4.1
Menselijke Bronnen
2.4.1.1 Contacten Algemeen
Voordat een contact wordt aangegaan dient eerst naslag naar zowel persoon als organisatie verricht te worden
1211
2.4.1.2
Al~emeen
Het onderhouden van goede contacten met relaties is van vitaal belang voor de dienst. Een wezenlijk deel van het werk van relaties worden onder andere mogelijk gemaakt door het optimaal functioneren van een is een algemeen toegankelijk computerbestand van alle relaties van de dienst Het met uitzondering van de geheime en incidentele contacten. Het moet geraadpleegd worden voordat contact opgenomen kan worden met organisaties in binnen- of buitenland; dus ook bij een eenmalige vraag of een ander incidenteel contact. ROB heeft het beheer over het bestand. De basis-relatiefunctionarissen (BRF) zijn voor hun directie verantwoordelijk voor een juist gebruik van het systeem. Zij kunnen de standaard-contactpersonen (SCP) aanspreken op hun taak: het systeem up-to-date te houden. Alle medewerkers zijn gehouden de regels voor het gebruik van het in acht te nemen.
Basisbegrippen Om goed gebruik te kunnen maken van CRRS wordt hieronder een omschrijving gegeven van de gebruikte terminologie. Relaties
Standaard-contactpersoon (SCP) De SCP is verantwoordelijk voor het reguliere contact dat de dienst onderhoudt met een actueel blijft. Het afdelingshoofd relatie. Voorts draagt hij er zorg voor dat het wijst in overeenstemming met de basis-relatiefunctionaris (BRF) van zijn directie de SCP aan. Basis-relatiefunctionaris (BRF) De BRF is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het beleid, het beheer, de planning en de evaluatie van het onderhouden van relaties van zijn directie. De BRF's zorgen in het platform van BRF's voor de coördinatie van het relatiebeleid van de dienst. De hoofden van de afdeling beveiligingsadviseurs van de directies 2, 3 en 4, hoofd ROB, SF6 en een medewerker van SPC zijn functioneel de BRF voor hun directie. Relatiecoördinator (RC) De RC coördineert in nauw overleg met de BRF's het (door de dienstleiding) vastgestelde beleid en beheer ten aanzien van relaties. Hij rapporteert mede namens het platform van BRF's aan het MT, door tussenkomst van DS. RC is het hoofd van de afdeling ROB van de directie 5. BRF-Piatform Het BRF-platform draagt, onder leiding van de RC, zorg voor het ontwikkelen van een dienstbeleid voor het onderhouden van relaties. Het BRF-platform coördineert de toewijzing van de verantwoordelijkheid voor relaties aan de directies.
oeptember 1992
12/2
(vervolg)
september 1992
12/3
2.4.1.3 Onderzoek Contacten
Het administratieve voorwerk is beschreven in Contacten Algemeen.
Algemeen
jamari 1995
12/4
2.4.1.4 Niet-operationele Benadering
Aleerneen Het betreft hier zowel eemnalige gesprelcscontacten in de open sfeer als de aanzet tot een geregeld contact in het kader van een werkrelatie. In het algemeen zullen deze contacten worden gelegd door onderzoekers. Ook andere functionarissen kunnen hiermee belast worden als dat opporruun is, dit ter beoordeling van de teamleider of het afdelingshoofd. Dezen kunnen besluiten een en ander aan de directeur of het MT voor te leggen. Mochten dergelijke contacten zich ontwikkelen tot een contact waaraan operationele kanten kleven, dan moet overwogen worden het contact te laten overnemen. Hetzij door een onderzoeker. hetzij door een operateur, afhankelijk van het afbreukrisico, de complexiteit of het karakter (internationaal of nationaal). Een en ander ter beoordeling van de Teamleider en/of het afdelingshoofd.
mwtl996
12/5
2.4.1.5 Operationele Benadering
Operationele contacten kunnen zowel informanten als agenten zijn. Beide categorieën worden ingezet voor het verwerven van informatie die niet via open bronnen enlof open (werk)-relaties verkregen kan worden. Agenten worden ingezet als de dienst daarenboven via manipulatie de loop der dingen wil beïnvloeden. In nonnale gevallen beslist de teamleider of het afdelingshoofd of een benadering wordt uitgevoerd. Bij verhoogd afbreukrisico dan wel grote juridische of politiek/maatschappelijke relevantie moet de benadering aan de directeur worden voorgelegd. De directeur beslist of de benadering met de dienstleiding besproken wordt. In ieder geval dienen benaderingen van advocaten·, geestelijken, minderjarigen, joumalisten en parlementariërs via de directeur voor toestemming aan HBVD te worden voorgelegd.
Als dat geen beletsel oplevert, wordt een benaderingsformulier (BF) (bijlage 13) opgemaakt door de bewerker, de onderzoeker of de operateur.
aprill997
12/6
-- -2.4.2 ---Bijzondere Inlichtingenmiddelen
2.4.2.1 M-actie
Aleerneen Het opnemen en afluisteren vormt een ernstige aantasting van de privacy. Het is een misdrijf, behalve in die gevallen waarvoor de wet een uitzondering maakt. Het is voorzover het de_ BVD betreft alleen toegestaan als-een of meer van de gewichtige belangen in het geding zijn die in de wettelijke taakomschrijving van de BVD worden genoemd (artikel 8, tweede lid van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten). In dat geval kan aan het hoofd van de BVD telkens voor de duur van ten hoogste drie maanden een bijzondere last worden gegeven door de Minister President, Minister van Algemene Zaken, en de Ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken. Die toestemming mag alleen worden gegeven als de M-actie naar verwachting informatie zal opleveren die niet op een ander, de privacy minder belastende manier kan worden verkregen Het moet bovendien om een zaak gaan die de inzet van een zo'n vergaand middel rechtvaardigt. De toestemming- de Wet spreekt van een bijzondere last- kan alleen worden afgegeven voor individuele gevallen. Uit de aanvraag moet dus duidelijk blijken welke persoon of organisatie op welk adres zal worden afgeluisterd. Als een van die gegevens (nog) niet bekend is of tussentijds verandert, moet dat op de aanvraag, of later op de last, worden vermeld. Als er .andere personen in beeld komen .dan aanvankelijk bedoelt, moet er een nieuwe last worden aangevraagd.
13/1
.·.M-actie
·...-.-1992
(vervolg)
13/2
M-actie (vervolg)
13/3
2.4.2.2 N-actie
Algemeen Hoewel voor het houden van numerator-, notabene- en call trace-acties geen ministeriele last vereist is, is wel een goede interne procedure noodzakelijk omdat sprake is van een inbreuk op de privacy (vgl. Europees Hof voor de Rechten van de Mens, 2 augustus 19 84, Mal one-arrest). Dit brengt met zich dat op zichtbare wijze verantwoording afgelegd moet kunnen worden over de genomen beslissing in ieder concreet geval. Bovendien moet de genomen beslissing toetsbaar zijn voor derden.
maan 1996
13/4
N-actie (vervolg)
maart
1996
13/4-a
2.4.2.3 T-actie
Algemeen Het opnemen en afluisteren van telefoongesprekken vormt een ernstige aantasting van de privacy. Het is een misdrijf, behalve in die gevallen waarvoor de wet een uitzondering maakt. Het is voorzover het de BVD betreft alleen toegestaan als een of meer van de gewichtige belangen in het geding zijn die in de wettelijke taakomschrijving van de BVD worden genoemd (artikel 8, tweede lid van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten). In dat geval kan aan het hoofd van de BVD telkens voor de duur van ten hoogste drie maanden een bijzondere last worden gegeven door de Minister President, Minister van Algemene Zaken, en de Ministers van Justitie, Binnenlandse Zaken en Verkeer en Waterstaat gezamenlijk. Die toestemming mag alleen worden gegeven als de T-actie naar verwachting informatie zal opleveren die niet op een ander, de privacy minder belastende manier kan worden verkregen Het moet bovendien om een zaak gaan die de inzet van een zo'n vergaand middel rechtvaardigt. De toestemming - de Wet spreekt van een bijzondere last - kan alleen worden afgegeven voor individuele gevallen. Uit de aanvraag moet dus duidelijk blijken welke persoon of organisatie op welk adres en via welke telefoonlijnen zal worden afgeluisterd. Als een van die gegevens (nog) niet bekend is of tussentijds verandert, moet dat op de aanvraag, of later op de last, worden vermeld. Als er andere personen in beeld komen, dan aanvankelijk bedoelt, moet er een nieuwe last worden aangevraagd.
lqllaDber 1992
13/5
T-actie (vervolg)
maan 1996
13/6
r-
T -actie
januari 1994
(vervolg)
1317
"...--- 2.4.2.4
januari 1994
13/8
(vervolg)
januari 19!14
13/9
(vervolg)
januari 1994
13/10
2.4.2.5 Volg- en
januari 1994
observati~actie
13111
2.4.3
Administratieve Bronnen
2.4.3.1 Bevolkingscheck
Binnen het teamlafdeling wordt aangegeven naar wie een bevolkingscheck (BC) moet uitgaan. Het aanvraagformulier (bijlage 19) wordt door het teamlafdeling in enkelvoud ingevuld. Op het formulier wordt directie, gebouw en kamernummer ingevuld van de aanvrager. Noot
Amsterdam kent in tegenstelling tot de rest van de gemeenten in Nederland een afwijkend formulier (bijlage 20).
Aanvragen voor Amsterdam en Den Haag worden via de directie-postkamer naar ROB gezonden. Aanvragen voor andere gemeenten worden via de directie-postkamer ter verzending aan de Centrale Postkamer gezonden. Ingevulde formulieren worden door ROB en de Centrale Postkamer via de directie-postkamer aan de directie teruggezonden. De directie-postkamer kan de BC's snel verdelen aan de hand van de vermelding van het kamernummer.
Noot
murt 1996
Deze procedure is achterhaald, omdat bevolkingsgegevens nu uit het GBA-systeem worden gehaald. Dit wordt bij de eerstvolgende update meegenomen.
14/1
2.4.3.2
maart 1996
14/2
(vervolg)
mun 1996
14/2-a
2.4.3.3 Asielaanvraag
januari 1994
14/3
2.4.3.4 Reismelding
Aanvraag
januari 19')4
14/4
2.4.3.5 Visumaanvraag
januari 1994
14/5
r--
2.4.3.6 Telefoonnummer naslag
Telefoonnummers kunnen op diverse plaatsen binnen de dienst door medewerkers worden nageslagen op de hiertoe bestemde terminals. Mocht blijken dat sprake is van een geheim nummer dan kan dit op het daarvoor bestemde formulier (bijlage 22) worden genoteerd onder vermelding van naam en kamernummer van de aanvrager. Dit formulier ligt naast de terminal. De directie-postkamer zendt de lijst naar ROB voor navraag bij de PIT. ROB stuurt vervolgens de gewenste gegevens via de directie-postkamer op naar aanvrager. Bij (echt!) spoedeisende zaken kunnen de hiervoor binnen elke directie aangewezen contactpersonen direct contact opnemen met de PIT om het geheime telefoonnummer na te vragen. Deze contactpersonen geven de gewenste gegevens meteen na beantwoording door aan de aanvrager.
j.muari 1994
14/6
2.4.3. 7 Informatiebemiddeling en uitlenen dossiers Semi-Statisch Archief
Algemeen Bij de afdeling is het Infocentrum als centraal punt aangewezen om informatie-aanvragen, (boek)bestellingen, databanknaslagen en verzoeken om uitlening van dossiers uit het semi-statisch archief, uit te voeren of door te leiden. De afdeling beschikt over een eMAIL-account (INFO). Met behulp van het eMAIL-formulier "Aanvraag informatiebemiddeling en uitlenen dossiers SSA" (bijlage 23) worden alle vragen, opdrachten of bestellingen naar dit account gestuurd. Het account wordt meerdere malen per dag geleegd zodat de aanvrager ervan verzekerd is dat zijn verzoek geen vertraging ondervindt door afwezigheid of onbereikbaarheid van een of meer -medewerkers.
Verantwoordelijkheid Aanvragen voor de aanschaf van boeken en het aangaan van nieuwe abonnementen op kranten of tijdschriften worden aHeen in behandeling genomen na goedkeuring door het afdelingshoofd of het Bedrijfsbureau. De goedkeuring kan blijken uit het forwarden van het bericht door het betrokken afdelingshoofd of hoofd Bedrijfsbureau. Het uitlenen van dossiers uit het semi-statisch archief wordt apart geregistreerd.
Aanvraag De aanvragen worden door middel van het eMAIL-formulier "Aanvraag informatiebemiddeling en uitlenen dossiers SSA" (bijlage 23) naar het account gestuurd (send to info).
maar11996
1417
2.5
Documentaire Informatievoorziening
2.5.1
Post
2.5.1.1 Post Inkomend- Algemeen
Brieven komen binnen bij de Centrale Postkamer.
Op de Centrale Postkamer wordt de post verdeeld over de directies. Een snelle verwerking is mogelijk als de afzenders duidelijk adresseren; dat wil zeggen, dat in het adres de naam van de afdeling is vermeld. Maak hen hierop attent!
Algemene werkzaamheden Nietjes verwijderen; perforatie maken; eventuele bijlagen en/of duplicaten tellen; toekennen agendastempel en agendanummer, eventuele bijlagen en duplicaten in het stempel vermelden; het agendanummer bestaat uit de datum, het directienummer en een volgnummer, dat bestaat uit 3 cijfers.
Filmen De voorbewerkte en genummerde stukken worden op volgorde van agendanummer op beeldplaat opgenomen; via het agendanummer kan het stuk naderhand op de beeldplaat opgezocht worden, ter inzage of ter reproductie.
Registratie Na opname op de beeldplaat wordt het stuk ingebracht in het . -systeem via vastgelegd wordt: agendanummer, afzender, referentie-nummer, datum stuk, bijlage(n), duplicaten, rubricering, verwijzing, distributie, titel, eventueel trefwoord en uittreksel, personen en organisaties; afzender en referentienummer moeten zoveel mogelijk uniform worden ingebracht, aangezien dit het terugzoeken achteraf eenvoudiger maakt; de titel wordt zover de gegevens beschikbaar zijn opgebouwd uit: handeling, object/subject, plaats en tijd.
januari 1994
15/1
Post Inkomend - Algemeen
(vervolg)
Vormen en verzenden CO's Na verwerking in het AREG-systeem worden met behulp van het -scherm het schutblad en eventuele naslagen geprint; het CO wordt gevormd (omslag, schutblad, naslagen); het CO wordt naar de eerste belanghebbende op de distributielijst gestuurd; van belang is de belanghebbenden controleren of de distributielijst compleet is, eventueel laten aanvullen; om verblijfplaatsen van CO's te kunnen achterhalen is het van belang dat zorgvuldig inen uitgeboekt wordt via het. -systeem.
Antwoord- en volgpost CAVP) Zijn er van een te agenderen stuk voorstukken, dan eerst in AREG het CO-nummer opzoeken; is het CO geborgen, dan een nieuw CO vormen; is het CO nog in omloop, dan het CO laten retourneren in verband met invoeging AVP; stuk registreren in , invoegen in CO en door zenden naar de eerste belanghebbende.
Verwerken en afsluiten Wijzigen distributielijst; invoegen AVP; verwijderen stukken; wijzigen aard; wijzigen c.q. aanvullen trefwoord en uittreksel; afsluiten.
Informatie Voor nadere informatie over alle inkomende post kan contact worden opgenomen met het hoofd DIV.
Het afsluiten en bergen van CO's wordt behandeld in Dynamisch Archief en Semistatisch Archief.
januari 1994
15/2
2.5.1.2 Post Inkomend- Operationeel
Dit heeft betrekking op operationele rapportage van binnenlandse zusterdiensten. Een RID (Regionale Inlichtingendienst) levert de operationele rapportage in tweevoud aan. Deze post wordt rechtstreeks overhandigd aan een directie-archief en van daaruit wordt eventuele post voor andere directies naar de· betreffende . directie-archieven gestuurd. Hierna wordt alle operationele rapportage geregistreerd. Behalve het reeds toegekende operatienummer vindt eveneens registratie in plaats.
Zie ook Registratie operationele post.
jalluari 1995
15/3
2.5.1.3 Post Inkomend- Zusterdienst
Post van de zusterdiensten wordt door de Centrale Postkamer aan de afdeling BR overhandigd. BR verdeelt deze post over de directies. Eenmaal aangekomen bij de postkamer van de verantwoordelijke directie volgt de post van zusterdiensten de normale routing: •
agendering, distributie, documentatie en berging van binnenkomende niet-operationele post;
•
registratie, distributie, documentatie en berging van binnenkomende operationele post via het directie-archief.
januari 1994
15/4
r-·
2.5.1.4 Post Uitgaand- Algemeen
Uitgaande brieven worden opgesteld binnen een team of afdeling. Een kopie van de brief wordt in het CO gevoegd als het antwoordpost betreft. Het origineel van de brief wordt met het CO via de directie-postkamer naar de Centrale Postkamer gezonden. De Centrale Postkamer verzendt de brief, plaatst op de kopie van de brief het stempel "VERZONDEN" en stuurt het CO terug naar de directie-postkamer. De directie-postkamer geeft de kopie een agendanummer, neemt het op beeldplaat op en stuurt het CO naar het betreffende team/afdeling. Binnen het team/afdeling vindt registratie plaats en wordt de documentatie verzorgd.
januari 1994
15/5
2.5.1.5 Post Uitgaand - Operationeel
Deze procedure is nog niet gereed. Voorlopig verwerken naar analogie van Post Uitgaand - Zusterdienst.
september 1m
1516
2.5.1.6 Post Uitgaand - Zusterdienst
Niet-operationeel Een brief aan een zusterdienst wordt vervaardigd binnen een team/afdeling. Door de/een team-documentalist wordt in
een
nummer opgevraagd.
Ligt het initiatief bij onze dienst dan moet tevens een CO-nummer worden opgevraagd. Is het een antwoord op een brief van een zusterdienst wordt het CO-nummer aangehouden van de oorspronkelijke binnengekomen brief.
• •
•
Het team levert de brief in viervoud via de directie-postkamer aan de Centrale Postkamer: de eerste twee exemplaren worden aan de geadresseerde dienst verzonden; het derde exemplaar wordt voorzien van het stempel "VERZONDEN" en geretourneerd aan de directie-postkamer, waar daarvan een CO wordt gevormd dan wel het in een bestaand CO wordt gevoegd; het vierde exemplaar wordt aan BR gezonden. Het CO volgt de normale routing van distributie en berging als binnenkomende niet-operationele post.
Operationeel Een uniforme procedure is in ontwikkeling. Vaststaande elementen: Een brief aan een zusterdienst wordt vervaardigd binnen een team/afdeling. Bij het directie-archief wordt een operationeel briefnummer aangevraagd.
•
•
januari 1994
De brief wordt in drievoud via het directie-archief aan de Centrale Postkamer gezonden: de eerste twee exemplaren worden aan de geadresseerde dienst gezonden; het derde exemplaar wordt voorzien van het stempel "VERZONDEN" geretourneerd aan het directie-archief, waar het wordt geborgen.
1517
2.5.2
Telex
2.5.2.1 Telex Inkomend - Algemeen
Telexen van zusterdiensten komen Na ontvangst wordt het bericht
binnen bij het Verbindingscentrum (VBC). en in viervoud uitgeprint
De verbindingsoperators van het VBC bekijken de inhoud van het bericht en beoordelen aan de hand hiervan naar welke directie het bericht gezonden moet worden.
De directie-postkamer zendt het exemplaar door naar het verantwoordelijke team. Na een eerste kennisname wordt daar bepaald of het een operationele of nietoperationele telex betreft. Van een niet-operationele telex wordt door het team alleen het exemplaar naar de directie-postkamer gezonden alwaar het tot en met de berging als "niet-operationele binnenkomende post• wordt behandeld. Het exemplaar wordt bij het team bewaard en mag vernietigd worden zodra het geregistreerde blauwe exemplaar aan het team geretourneerd is.
Voor in- en uitgaande telexberichten kennen wij de navolgende voorrangsaanduidingen: ROUTINE
normale afhandeling van het bericht PRIORITY voorkeursbehandeling van het bericht ten opzichte van een routine bericht IMMEDIATE het bericht wordt onmiddellijk ter hand genomen FLASH hiervoor wordt alles ter zijde geschoven en er wordt met man en macht aan gewerkt om de weg voor het bericht vrij te maken (moet binnen 1 uur van en naar een desk zijn).
Noot
Het gebruik van met name IMMEDIATE en FLASH vraagt uiteraard om grote terughoudendheid om de geloofwaardigheid van dit soort berichten hoog te houden.
Zie ook Telex Inkomend - Operationeel.
jan..ari 1994
16/1
~
2.5.2.2 Telex Inkomend - Operationeel
Telexen van zusterdiensten komen Na ontvangst wordt het bericht
binnen bij het Verbindingscentrum (VBC). en in viervoud uitgeprint
De verbindingsoperators van het VBC bekijken de inhoud van het bericht en beoordelen aan de hand hiervan naar welke directie het bericht gezonden moet worden.
Het directie-archief zendt het exemplaar door naar het verantwoordelijke team. Na een eerste kennisname wordt daar bepaald of het een operationele of nietoperationele telex betreft. Een operationele telex wordt naar het directie-archief gezonden waar het voorzien wordt van een operationeel nummer. Het exemplaar wordt daar tijdelijk geborgen en het exemplaar wordt teruggezonden naar het team. Na atbandeling van de telex door het team wordt het exemplaar aan het directiearchief gezonden en aldaar geborgen. Het exemplaar kan nu vernietigd worden.
Voor in- en uitgaande telexberichten kennen wij de navolgende voorrangsaanduidingen: ROUTINE PRIORITY IMMEDIATE FLASH
Noot
normale atbandeling van het bericht voorkeursbehandeling van het bericht ten opzichte van een routine bericht het bericht wordt onmiddellijk ter hand genomen hiervoor wordt alles ter zijde geschoven en er wordt met man en macht aan gewerkt om de weg voor het bericht vrij te maken (moet binnen 1 uur van en naar een desk zijn).
Het gebruik van met name IMMEDIATE en FLASH vraagt uiteraard om grote terughoudendheid om de geloofwaardigheid van dit soort berichten hoog te houden.
Zie ook Telex Inkomend - Algemeen.
januari 1994
16/2
"'~
2.5.2.3 Telex Uitgaand - Algemeen
Een telexbericht wordt opgesteld door een medewerker van een team/afdeling. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het electronische telexformulier in de eMAIL-bibliotheek (bijlage 24). Hoe dat moet worden ingevuld staat in eMAIL Formulieren en in de aanwijzingen onder punt 1 van de eMAIL-bibliotheek.
Wanneer het telexbericht naar het Verbindingstentrom (VBC) wordt verzonden, moet het zijn voorzien van de navolgende ingevulde velden: operationeel- of CO-nummer dienstaanduiding van de opsteller; datum van opmaak van het bericht, in het format dd.mmjj of jjmmdd; rubricering, altijd in het engeis en zonder voorvoegsel Stg.; voorrang, aangegeven met een van de vijf onderstaande aanduidingen; naam van de zusterdienst waarvoor het bericht bestemd is; telexnummer (zusterdienstnummer); eventueel de naam van de persoon voor wie het bericht bestemd is. Achter Clausule moet "j" of "x" worden ingevuld als het bericht moet worden voorzien van de doelbeperkende clausule (caveat) "The above information is meant for intelligence use and may me used for this purpose only. The information may not be passed outside your service without prior consent of the BVD. The BVD reserves the right to inquire as to how the information bas been used." De opsteller van het bericht vraagt een zusterdienstnummer aan bij de centrale directieregistratie. Ligt het initiatief voor de telex bij onze dienst dan moet daar tegelijkertijd een CO-nummer bij worden aangevraagd. Noot
Om te voorkomen dat een zusterdienstnummer wordt aangevraagd wat later niet meer gebruikt wordt, bijvoorbeeld wanneer het verzenden van de telex niet meer nodig is, is het raadzaam om het telexnummer pas aan te vragen en in te vullen zodra het telexbericht helemaal gereed is om verzonden te worden naar het VBC. Dit om te voorkomen dat er reacties komen vanuit de zusterdiensten met "missing numbers" berichten. Betreft de telex een antwoord op een bericht dan wordt het gevoegd in het CO van de binnengekomen telex/brief en wordt dan uiteraard ook voorzien van ditzelfde nummer. Het telexbericht wordt verzonden naar het eMAIL account -met de naam VBC- van het Verbindingscentrum, waar het na ontvangst verzonden wordt. De afdeling BR ontvangt een kopie van elk verzonden telexbericht ter kennisname. Het Verbindingscentrum drukt elk bericht in tweevoud af, waarvan een exemplaar door het VBC wordt opgelegd. Het andere exemplaar wordt voorzien van stempels ten teken van verzending en naar de directie-postkamer van de betreffende directie gezonden. Van dit exemplaar wordt een CO gevormd of het wordt gevoegd in het reeds bestaande CO. De resterende routing en berging is identiek aan de routing en berging van niet-operationeel binnenkomende post.
maan 1996
16/3
Telex Uitgaand - Algemeen
(vervolg)
Afwijking
Voor in- en uitgaande telexberichten kennen wij de navolgende voorrangsaanduidingen: ROUTINE PRIORITY IMMEDIATE DESK BY FLASH
Noot
maan 1996
nonnale afhandeling van het bericht voorkeursbehandeling van het bericht ten opzichte van een routine bericht voorkeursbehandeling van het bericht ten opzichte van 'n priority bericht het bericht wordt onmiddellijk ter hand genomen hiervoor wordt alles ter zijde geschoven en er wordt met man en macht aan gewerkt om de weg voor het bericht vrij te maken (moet binnen 1 uur van en naar een desk zijn).
Het gebruik van met name DESK BY en FLASH vraagt uiteraard om grote terughoudendheid om de geloofwaardigheid van dit soort berichten hoog te houden.
16/4
~
2.5.2.4 Telex Uitgaand - Operationeel
Een telexbericht wordt opgesteld door een medewerker van een team/afdeling. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het electronische telexformulier in de eMAIL-bibliotheek (bijlage 24). Hoe dat moet worden ingevuld staat in eMAIL Formulieren en in de aanwijzingen onder punt 1 van de eMAIL-bibliotheek.
Wanneer het telexbericht naar het Verbindingscentrum (VBC) wordt verzonden, moet het zijn voorzien van de navolgende ingevulde velden: operationeel- of CO-nummer dienstaanduiding van de opsteller; datum van opmaak van het bericpt, in het format ddmmjj of jjmmdd; rubricering, altijd in het engeis en zonder voorvoegsel Stg.; voorrang, aangegeven met een van de vijf onderstaande aanduidingen; naam van de zusterdienst waarvoor het bericht bestemd is; telexnununer (zusterdienstnummer); eventueel de naam van de persoon voor wie het bericht bestemd is. Achter Clausule moet "j" of "x" worden ingevuld als het bericht moet worden voorzien van de doelbeperkende clausule (caveat) "The above information is meant for intelligence use and may me used for this purpose only. The information may not be passed outside your service without prior consent of the BVD. The BVD reserves the right to inquire as to how the information has been used." De opsteller van het bericht vraagt bij het directie-archief een operationeel nummer en een zusterdienstnummer aan. Noot
Om te voorkomen dat een zusterdienstnummer wordt aangevraagd wat later niet meer gebruikt wordt, bijvoorbeeld wanneer het verzenden van de telex niet meer nodig is, is het raadzaam om het telexnummer pas aan te vragen en in te vullen zodra het telexbericht helemaal gereed is om verzonden te worden naar het VBC. Dit om te voorkomen dat er reacties komen vanuit de zusterdiensten met "missing numbers" berichten. Het telexbericht wordt verzonden naar het eMAIL account -met de naam VBC- van het Verbindingscentrum, waar het na ontvangst verzonden wordt. De afdeling BR ontvangt een kopie van elk verzonden telexbericht ter kennisname. Het Verbindingseemrum drukt elk bericht in tweevoud af, waarvan een exemplaar door het VBC wordt opgelegd. Het andere exemplaar wordt voorzien van stempels ten teken van verzending en naar het directie-archief van de betreffende directie gezonden. Het wordt na ontvangst naar het betreffende teamlafdeling doorgestuurd. Als het origineel bewerkt en gedocumenteerd is, wordt het naar het directie-archief terug gebracht, waar het wordt geborgen.
maan 1996
16/5
Telex Uitgaand - Operationeel
(vervolg)
Afwijking
Voor in- en uitgaande telexberichten kennen wij de navolgende voorrangsaanduidingen: ROUTINE PRIORITY IMMEDIATE DESK BY FLASH
Noot
~~~
normale afhandeling van het bericht voorkeursbehandeling van het bericht ten opzichte van een routine bericht voorkeursbehandeling van het bericht ten opzichte van 'n priority bericht het bericht wordt oruniddellijk ter hand genomen hiervoor wordt alles ter zijde geschoven en er wordt met man en macht aan gewerkt om de weg voor het bericht vrij te rnaken (moet binnen 1 uur van en naar een desk zijn).
Het gebruik van met name IMMEDIATE en FLASH vraagt uiteraard om grote terughoudendheid om de geloofwaardigheid van dit soort berichten hoog te houden.
16/6
2.5.3
Telefax
2.5.3.1 Telefax Inkomend
Het faxbericht komt binnen bij het Verbindingscentrum (VBC). Het VBC bekijkt voor wie de fax bestemd is en informeert de directie-postkamer of de betrokkene. De directie-postkamer of de betrokkene haalt zelf de fax op bij het VBC. De centrale directie-registratie draagt zorg voor de registratie en distributie van het bericht. Gaat het bericht rechtstreeks naar betrokkene dan heeft deze de verantwoordelijkheid om het bericht alsnog te laten registreren bij de centrale directie-registratie.
jmJari 1994
17/1
2.5.3.2 Telefax Uitgaand
Het telefaxbericht wordt door de dienstmedewerker opgesteld en voor verzending aan het Verbindingscentrum (VBC) aangeboden. Dit kan via eMAIL-account VBC of door afgeven aan de balie van het Verbindingscentrum. In beide gevallen moet gebruik worden gemaakt van het telefax-begeleidingsformulier. Dit formulier is opgenomen in het eMAIL-bestand (bijlage 28). Na verzending wordt het telefaxbericht, voorzien van datum en tijd van verzending, retour gezonden aan betrokkene via de centrale directie-registratie, waar het wordt geregistreerd.
Noot
munl~
Alleen engerubriceerde berichten kunnen ter verzending worden aangeboden!
17/2
2.5.4
Verslaglegging I Documentatie
2.5.4.1 Operationeel
Een operateur/onderzoeker schrijft een operatierapport (bijlage 29) naar aanleiding van een ontmoeting met een agent/informant.
maan 1996
18/1
Vertalingen naar of vanuit het Engels van nota's, brieven, rapporten, toespraken en dergelijke ten behoeve van alle directies worden gemaakt bij BR. Vertalingen naar of vanuit het Frans en Duits worden gemaakt door medewerkers van de afdelingen DxS en dienen aangevraagd te worden via de afdelingshoofden Studie en Bewerking. Voor alle aanvragen geldt, dat het van groot belang is dat de aanvraag ruim tevoren geschiedt en de te vertalen stukken tijdig worden aangeleverd. Alleen dan kan zeker worden gesteld dat de uiterste inleverdatum gehaald wordt.
Bij de aanvraag wordt aangegeven wie de opsteller van het stuk is en wanneer de venaling uiterlijk gereed moet zijn.
~-
maan 1996
18/2
2.6
Beheer
2.6.1
)lrc~ef
2.6.1.1 Operationele registratie en archivering
Alle inkomende en uitgaande operationele stukken worden in AREG geregistreerd en voorzien van een CO-nummer (Registratie operationele post). De stukken worden op volgorde van agendanummer op gezet. Bij registratie van een operatierapport (bijlage 29) met bijbehorende informatierapport(en) (bijlage 14) wordt een kruisverwijzing gemaakt in AREG. Operatierapporten krijgen tevens een beperking op de distributie: teamleider, operationele bewerker, operateur en het betreffende afdelingshoofd Onderzoek. De distributie van de stukken wordt op het schutblad aangegeven. Het CO gaat vervolgens rouleren in een rode omslag. Overboekingen van operationele CO's lopen via het betreffende Centraal Dynamisch Directie Archief (CODA). Op het eind van de distributie wordt het operationele CO naar het directie-archief gezonden. Na controle door medewerkers van het dynamisch archief wordt het CO afgesloten en onmiddellijk geborgen op volgorde van CO-nummer. Dit betreft hetzij een berging in een dossier, hetzij een F-berging, waarbij het stuk vernietigd wordt en alleen nog op beeldplaat bestaat. De volgende soorten dossiers zijn mogelijk:
Beleidsdossiers
Operatiedossiers
Informatiedossiers Gesprelescontactendossiers
jamwi 199S
19/1
Operationele registratie en archivering
(vervolg)
Numeratordossiers
(zie N-Actie) aanvragen voor numerator-acties (bijlage 16); kopieën van de uitgaande brieven met aanvraag aan de PTT.
M-enT-actie dossiers
(zie M-Actie enT-Actie) aanvragen voorM-enT-acties (bijlagen 15 en 17); beëindigingen vanM-en T-acties.
Dossiers worden benoemd volgens het Registratuurplan BVD. Operatie- en Informatiedossiers worden daarnaast alfabetisch op operatienaam in de kluis geplaatst
jamwi !99S
19/2
Operationele registratie en archivering
(vervolg)
Het directie-archief is op werkdagen geopend van 08.00 uur tot 16.30 uur.
In geval van calamiteiten kan via het afdelingshoofd DIV een regeling worden getroffen om een directie-archief buiten de normale openingstijden open te stellen of dossiers na openingstijd tijdelijk te behouden. Medewerkers die geautoriseerd zijn bepaalde operaties in te zien kunnen te allen tijde de betreffende operatiedossiers opvragen. Na voor ontvangst te hebben getekend kunnen zij deze dossiers gedurende de openingstijden van het directie-archief behouden. Vóór sluitingstijd van het directie-archief moeten de operatiedossiers weer ingeleverd worden. Archiefmedewerkers dienen daarop toe te zien en zonodig te rappelleren.
Als een operatie beëindigd wordt, moet door het verantwoordelijke team/operateur een afsluitrapport (bijlage 32) worden gemaakt en naar het directie-archief worden gestuurd.
19/3
2.6.1.2 Registratie operationele post
REGISTREREN Voor het · registreren van operationele post wordt gebruik gemaakt van het systeem. Alle stukken worden spontaan geagendeerd. Antwoord- en volgpost (AVP) wordt uitsluitend gebruikt als naar ·aanleiding van een geregistreerd stuk de zusterdiensten om informatie wordt gevraagd en de antwoorden daarop terugkomen. Zie ook Post Inkomend - Operationeel. V astgelegd wordt:
Agendanummer Gewoon uit de reeks van het open systeem
Aftender
Titel
Referentienummer
Datum Aangeven van eventuele bijlage(n) Distributie aangeven Let op het verschil tussen distributie van een operatierapport en van een informatierapport.
Trefwoord Naam van het team.
januari 1995
19/4
Registratie operationele post
(vervolg)
FILMEN
CO VORMEN Een schutblad wordt uitgedraaid. Het stuk plus schutblad wordt van een rode omslag voorzien.
AFSLUITEN Na controle wordt het CO via
afgesloten.
BERGEN Bij berging wordt in nununer.
januari 1995
de titel van het dossier vermeld, evenals het classificatie-
19/5
2.6.1.3 Registratuurplan BVD
Voor iedere directie geldt, dat de te vormen dossiers worden ingedeeld en benoemd volgens het onderstaande vaste patroon. Hoofdindeling De taken van de directies Dl tot en met D6 (DO voor HBVD), volgens de Taakvelden zoals die in paragraaf 1.1.2 van dit handboek AO zijn beschreven. Eerste onderverdeling pers staat voor personen ond staat voor onderwerp I interesse org staat voor organisatie Tweede onderverdeling gl = beleid g2 =beheer g3 = personeel g4 = organisatie g5 = taakuitvoering g6 =gremia Naast deze indeling zijn er drie hulptabellen; deze kunnen facultatief gebruikt worden. Hulptabel inlichtingenfase Deze is vooral te gebruiken bij de operationele directies. f1 = belangstelling f2 = onderzoeken f3 = controleren Hulptabel plaats postcode of landencode
(gestandaardiseerde vier-letterige afkorting)
Hulptabel operatie 0 = operatie I = informatie Als dossiers overgedragen worden aan het semi-statisch archief, dan wordt aan het eind van de code vermeld : SSA. VOORBEELDEN
jamwi 1995
Operatie D30l.ond.g5.0 D30l.ond.g5.I DxOP-nummer op de dossieromslag en
Gesprekscantact dhr (van het team D306.ond.g5.0 .
Teamdossier D303.ond.g5.0
begroting (beleidsdossier) D322.ond.gl.O ' begroting
19/6
)
2.6.1.4 Afsluiten en berging CO's
Na behandeling en documentatie wordt een CO afgesloten in Eventueel relevante gegevens van het schutblad worden overgenomen in het uittreksel. Het CO wordt voorzien van het stempel "AFGESLOTEN". In het -bestand (. OPA-code).
) wordt de berging van het CO vastgelegd (F-sluiting of
Het CO kan nu vernietigd worden of in een dossier in het directie-archief op taakveld geborgen worden. De teamleider/afdelingshoofd/projectleider is verantwoordelijk voor het op correcte wijze aanleveren van alle relevante informatie aan het directie-archief. De archiefmedewerkers zijn verantwoordelijk voor het op correcte wijze bijhouden van het directie-archief. Na een zekere tijd, in overleg met D5 te bepalen, kan een gedeelte van het directiearchief worden overgedragen aan het semi-statisch archief bij 05. Het directie-archief kan slechts geschoond worden aangeleverd bij het semi-statisch archief.
Informatie Voor nadere informatie kan contact worden opgenomen met een van de hoofden DIV.
jm.wi 1995
1917
2.6.2
Geautomatiseerde Systemen en Bestanden
2.6.2.1 Autorisatie
Al&emeen Autorisatie betekent het verlenen van toestemming tot gebruik en het verschaffen van daadwerkelijke toegang tot gegevens en systemen. Autorisatie vindt plaats vanuit twee optieken: beschermen van staatsgeheimen en weren van onbevoegd enlof onoordeelkundig gebruik van systemen. Vanuit de eerste optiek moet ervoor gezorgd worden dat mensen alleen kennis kunnen nemen van staatsgeheimen indien en voor zover zij dat nodig hebben ("need to know"). Vanuit de andere reden moet ervoor gezorgd worden dat mensen alleen dan toegang tot systemen krijgen als zij daar in voldoende mate mee om kunnen gaan, gegeven de "need to know". In beide gevallen is er een hechte relatie met het functioneren in de organisatie. Dat functioneren kent drie facetten: werkzaamheden voortvloeiend uit de formatieplaats, andere opgedragen werkzaamheden (detachering, Opdrachten, Projecten) en incidentele activiteiten. In alle gevallen is de hiërarchische chef degene die normaliter het beste kan beoordelen welke autorisaties nodig zijn en waarom. Deze chef heeft daarom een centrale rol. Het gaat om toegang tot (gerubriceerde) gegevens en daarom zal ook de "houder" van die gegevens een rol spelen in de autorisatie-procedures. Bijvoorbeeld in de vorm van normen en criteria waaraan voldaan moet zijn om toegang tot de gegevens te krijgen en het aanwijzen van een functionaris die namens hem toestemming verleent voor en toezicht houdt op het gebruik van "zijn" gegevensverzamelingen ofwel bestanden. Deze functionaris wordt aangeduid met functioneel beheerder. Toestemming verlenen voor gebruik alleen is niet genoeg; er zullen ook nog de nodige handelingen verricht moeten worden om mensen daadwerkelijk toegang te verlenen. Deze uitvoering dient gescheiden te worden van de verantwoordelijkheid voor de autorisatie. De daarmee belaste functionaris wordt aangeduid met technisch beheerder.
Verantwoordeliikheden. bevoe&dheden. taken Iedere directeur wordt aangemerkt als houder van de door zijn onderdeel verzamelde of vervaardigde gegevens en is daarmee verantwoordelijk voor bet beheer daarvan. Tenzij deze gegevens zijn verzameld of vervaardigd ten behoeve van een andere directie; in dat geval treedt de directeur van die directie op als houder en verantwoordelijke voor het beheer. De directeur stelt normen en criteria vast voor inzage van de gegevens. Het betreft zaken als: welke gegevens mogen door wie worden ingezien, onder welke voorwaarden en voor welke periode. Dergelijke normen en criteria worden ook opgesteld voor aanmaken, wijzigen en wissen van de gegevens.
20/1
Autorisatie
(vervolg)
De directeur wijst per gegevensverzameling (zowel centraal als decentraal) een functioneel beheerder (en een vervanger) aan, bij voorkeur een afdelingshoofd of teamleider. De laatste, als de · gegevensverzameling specifiek voor dat team is opgezet. Deze functioneel beheerder treedt op als vertegenwoordiger van de directeur en is belast met het verlenen en intrekken van toestemming voor inzage en/of wijziging van de gegevens volgens de door de directeur opgestelde normen en criteria. De functioneel beheerder informeert de directeur over alle relevante zaken betreffende autorisaties en treedt met hem in overleg over aanpassing van normen en criteria. De functioneel beheerder voorziet in richtlijnen en procedures voor de technisch beheerders. Voor elk centraal bestand wijst het hoofd van het Computercentrum, op verzoek van de directeur, binnen zijn onderdeel een technisch beheerder (en een vervanger) aan en stelt de directeur en functioneel beheerder daarvan in kennis. Voor elk lokaal (decentraal) bestand wijst de directeur op voordracht van de functioneel beheerder een lokale technisch beheerder (en een vervanger) aan. Zij voeren in opdracht en volgens de richtlijnen van de functioneel beheerder de voor autorisatie benodigde handelingen uit en informeren hem over alle ondernomen activiteiten en treden met hem in overleg over gerezen problemen, aanpassing van de richtlijnen en procedures en andere relevante zaken. Gebanteerde be~:rippen Houder van gegevens: Functioneel beheerder: Technisch beheerder: Lokaal technisch beheerder:
r-'
directeur afdelingshoofd I teamleider medewerker CC (centrale bestanden) medewerker directie (decentrale bestanden)
Per medewerker wordt in één bestand, het autorisatie-bestand, vastgelegd voor welke bestanden en systemen hij geautoriseerd is en welke privileges hij voor elk bestand heeft, zoals lezen, aanmaken en wijzigen. Dit bestand wordt onderhouden door de technische beheerders en de lokale technisch beheerders; zij zijn de enigen die in het autorisatiebestand wijzigingen aan kunnen brengen. Daarover wordt onderling overleg gevoerd. Elke transactie geschiedt na schriftelijke opdracht van de functioneel beheerder en wordt vastgelegd, zodat de historie te achterhalen is. Per formatieplaats wordt in normale gevallen slechts één persoon autorisatie verleend voor de daaraan verbonden bestanden. Wordt een aanvraag ingediend op grond van een formatieplaats die blijkens het autorisatie-bestand al/nog door een andere medewerker wordt bezet, dan brengt de technisch beheerder dat onder de aandacht van de functioneel beheerder die beslist of al dan niet toch tot autorisatie wordt overgegaan. Periodiek wordt aan de hand van een door de afdeling PZ verstrekt formatie-overzicht gecontroleerd of de gegevens in het autorisatie-bestand in overeenstemming zijn met de formatie. Deze controle wordt verricht door de technisch beheerder in opdracht van de (G)Beveiligingsambtenaar (G)(BV A).
20/2
Autorisatie
(vervolg)
· De functioneel beheerders hebben onbeperkte inzage in . de gegevens in het autorisatiebestand om de toetsingstaak te kunnen uitoefenen. De (G)Beveiligingsambtenaar heeft onbeperkte inzage in de gegevens in het autorisatiebestand om te kunnen toetsen of aan de regels voor de bescherming van staatsgeheimen is voldaan. De afdelingshoofden hebben onbeperkte inzage in de gegevens in het autorisatie-bestand om te controleren of voor een medewerker de noodzakelijke autorisatie reeds is verleend dan wel moet worden aangevraagd.
Aanvra&en. wijzi&in&en. beëindi&en In principe worden alle aanvragen voor autorisaties, wijziging en beëindiging, onder
vermelding van de redenen, schriftelijk ingediend bij de betreffende functioneel beheerder. Daarop wordt door de functioneel beheerder ook schriftelijk gereageerd. Een aanvraag geschiedt door de hiërarchische chef van betrokkene. Omdat dat meestal een afdelingshoofd zal zijn, wordt in het vervolg deze chef met afdelingshoofd aangeduid. Redenen voor autorisatie kunnen zijn de formatieplaats, de feitelijk opgedragen werkzaamheden en incidentele activiteiten, of een combinatie daarvan. Per formatieplaats wordt vastgesteld voor welke bestanden en systemen autorisatie nodig is. Een overzicht hiervan wordt neergelegd bij de functioneel beheerders en de technisch beheerders. Periodiek wordt in overleg tussen het afdelingshoofd en de functioneel beheerder bezien of een aanpassing nodig is. Bij een autorisatie-aanvraag op grond van de formatieplaats kan het afdelingshoofd volstaan met één melding aan alle betrokken functioneel beheerders onder vermelding van de formatieplaats. Het afdelingshoofd draagt zorg voor aanvraag van de nodige autorisaties bij de functioneel beheerder(s) voor in zijn afdeling geplaatst personeel wegens indiensttreding of interne verplaatsing. Bij vertrek uit zijn afdeling wegens interne verplaatsing of beëindiging van het dienstverband informeert het afdelingshoofd de functioneel beheerder(s). Ook voorstellen tot wijziging van het met de formatieplaats samenhangende pakket autorisaties worden door het afdelingshoofd aan de functioneel bebeerder(s) voorgelegd. Bij detachering rnaken beide betrokken afdelingshoofden daarvan melding bij de functioneel beheerder(s). Het hoofd van de afdeling waar betrokkene gedetacheerd wordt vraagt eventueel benodigde autorisaties aan op grond van feitelijk opgedragen werkzaamheden en niet op grond van de tijdelijk bezette formatieplaats. Bij feitelijk opgedragen werkzaamheden als gevolg van plaatsing in een Opdracht- of Projectteam dienen de teamleiders en projectleiders daarmee samenhangende autorisatieverzoeken te deponeren bij het afdelingshoofd van betrokkene. Deze zorgt voor doorgeleiding aan de functioneel beheerder(s). Langs dezelfde weg wordt ook melding gemaakt van beëindiging van het team- of projectgroep-lidmaatschap en de daarmee samenhangende autorisaties. 20/3
Autorisatie
(vervolg)
Indien voor speciale doeleinden (incidentele activiteiten) een tijdelijke autorisatie nodig is, vraagt het afdelingshoofd die bij de betreffende functioneel beheerder aan, met redenen omkleed en onder opgave van de periode. De functioneel beheerder neemt alleen aanvragen van het afdelingshoofd in behandeling. Hij toetst elke aanvraag aan de geldende normen en criteria en zonodig aan met de directeur en/of het afdelingshoofd gemaakte afspraken. In geval de aanvraag niet kan worden gehonoreerd, informeert hij het afdelingshoofd onder opgaaf van redenen. Die leidt dat door naar .de teamleider of projectleider als de aanvraag op diens :verzoek . plaatsvond.
Bij positieve beslissing geeft de functioneel beheerder de technisch beheerder(s) opdracht om de benodigde autorisatie-handelingen te verrichten. Die stuurt de functioneel beheerder een bevestiging dat de autorisatie een feit is, of informeert hem over eventuele problemen. De functioneel beheerder zendt de melding door aan het afdelingshoofd of informeert hem over het gerezen probleem en treedt zonodig met hem in overleg om dat probleem op te lossen. Het afdelingshoofd informeert de teamleider of de projectleider en betrekt hem zonodig bij het overleg met de functioneel beheerder.
In bijzondere gevallen kan van deze algemene procedure worden afgeweken: •
Als het gaat om op korte termijn ter beschikking stellen van gegevens aan personen die niet aan de gestelde normen en criteria voldoen, moet dat worden opgenomen met de directeur die optreedt als houder van de gegevens. Deze instrueert de functioneel beheerder(s) terzake, die vervolgens een opdracht aan de technisch beheerder geeft.
•
Als snelheid geboden is, kunnen aanvragen en reacties daarop ook mondeling geschieden, maar dient dat achteraf wel schriftelijk bevestigd te worden.
Noot
_,_..... 199'2
Een eMAIL bericht wordt gelijkgesteld met een schriftelijk bericht;
20/4
2.6.2.2 Systemen en Bestanden
Bij de dienst zijn een groot aantal geautomatiseerde (naslag-) systemen en bestanden in gebruik. Deze paragraaf bevat een overzicht daarvan, onder vennelding van de naam van het bestand, de functioneel beheerder (aanspreekpunt), een korte karakteristiek en bet voorhanden zijn van een handleiding. Nog niet voor elk systeem en bestand is een beheerder/aanspreekpunt aangewezen. Daar wordt zo spoedig mogelijk in voorzien. Ook is niet voor elk bestand/systeem een handleiding beschikbaar. Overigens is voor de meeste bestanden die via en toegankelijk zijn de record-Iayout T3 gebruikt. Een korte gebruikershandleiding daarvoor is op veel plaatsen voorhanden; onder andere bij de hoofden Documentaire Informatievoorziening (DxD).
Bestand: ABS
Beheer: lEB
Handleiding: bij lEB
Het Adressen Beheer Systeem bevat gegevens over de relaties van de dienst. Het is de bedoeling dat dit door iedereen geraadpleegd kan worden.
Bestand: ACDK
Beheer: D4D
Handleiding: volgt
Algemeen naslag- en verwijsbestand.'
Bestand: AREG
Beheer: D2D
Handleiding: bij D2D
Het Agenda Registratiesysteem bestaat uit meerdere bestanden. Hierin worden van alle geagendeerde stukken (CO's) de zogenaamde vormgegevens opgenomen. zoals afzender. referentie-nummer, routing, datum, etcetera. AREG fungeert ook als verblijfsadministratie _ . D2D fungeert namens de hoofden Documentavan documenten. · _ tie als centraal aanspreekpunt.
Bestand: BAS
Beheer: SPC.
Handleiding: bij alle gebruikers
Bedrijfsadministratiesysteem, instrument voor Planning en Control in de dienst. Toegankelijk voor iedereen.
Bestand: BOEK
Beheer: OBI
Handleiding: ?
Een dienstbreed te raadplegen catalogus van boeken in het bezit van de dienst.
april 199'7
20/5
Systemen en Bestanden (vervolg)
Bestand: BRON
Beheer: OBI
Handleiding: geen
Open Bronnen database, voor het vastleggen van informatie over open bronnen, zoals databanken, kranten, instituten, internet adressen en dergelijke. Voorlopig alleen voor OBImedewerkers toegankelijk. Bestand: BRS
Beheer: BVA
Handleiding: bij allen
Met Bezoekers Registratie Systeem kunnen op eenvoudige wijze bezoekers worden aangemeld bij Interne Beveiliging. Het is voor iedereen toegankelijk.
Bestand: CDDA
Beheer: D3D
Handleiding: volgt
Het Centraal Dynamisch Directie Archief bestand is een geautomatiseerde dossierinventaris met daarin opgenomen alle aanwezige niet-operationele dossiers binnen de directies 1, 2, 3 en 4 met vennelding van hun verblijfplaats. Toegankelijk voor medewerkers van de genoemde directies.
!lprill997
20/6
Systemen en Bestanden (vervolg}
Bestand: D2A
Beheer: D2S
Handleiding: bij D2S
Deze relationele database bevat open bronnen documentatie van D2 ten dienste van de scanfunctie. Wordt primair gebruikt door analisten, bewerkers en documentalisten.
Bestand: D3A
Beheer: D3D
Handleiding: bij D3T/Wi
Deze relationele database bevat open bronnen documentatie van D3 ten dienste van de scanfunctie. Wordt primair gebruikt door analisten, bewerkers en documentalisten.
Bestand: D4A
Beheer: D4D
Handleiding: D4D
Deze relationele database bevat open bronnen documentatie van D4 ten dienste van de scanfunctie. Wordt primair gebruikt door analisten, bewerkers en documentalisten.
Bestand: DIS
Beheer: D4D
Handleiding: bij D3D en D4D
Bestaat uit meerdere bestanden en bevat alle veiligheidsonderzoeken van D3/D4. Toeganvoor met deze onderzoeken belaste medewerkers. D3D en D4D zijn kelijk gezamenlijk verantwoordelijk voor dit bestand; D4D treedt op als aanspreekpunt.
Bestand: OORUS
Beheer: UM
Handleiding: bij alle gebruikers
Een Documentair Infonnatie Systeem (DIS), waarin voor de BVD relevante documenten integraal worden opgeslagen en beheerd, met krachtige full-text ontsluitingsmogelijkheden. Documenten zijn ook op iedere combinatie van woorden of kenmerken terug te vinden. In het systeem bevinden zich tevens persoons- en organisatiegegevens en foto's. Ook hierop kan gezocht worden. DORUS is gekoppeld aan het WFM-systeem PIRAMIDE, waardoor bedrijfsprocessen zijn te beheren en te beheersen. Nu nog toegankelijk voor enkele teams, op den duur voor alle medewerkers.
april1997
2017
Systemen en Bestanden (vervolg)
Bestand: FMS
Beheer: FEA
Handleiding: FEA
Financieel Management Systeem op de AS-400. Uitsluitend voor FEA-medewerkers.
Bestand: GBA
Beheer: DxS
Handleiding: geen
Gemeentelijke Basis-Administratie. Geautomatiseerd systeem voor aanvragen van bevolkingsgegevens. Uitsluitend toegankelijk voor daartoe aangewezen personen. Bestand: KJAA
Beheer: HK
Handleiding: geen
Bestand waarin onderwerpgewijs algemene, juridische en beleidsmatige informatie is verwerkt. Zoals informatie over bijeenkomsten met de vaste Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, Biza, Kamervragen, klachten en WOB verzoeken, Tweede en Eerste Kamer, en begroting. Daarnaast relevante informatie over de voornaamste rechtsgebieden en jurisprudentie in verband met de taken van de dienst. , uitsluitend voor KJA-medewerkers. KJA is het aanspreekpunt voor informatie over en gegevens uit het bestand.
april 1997
20/8
Systemen en Bestanden (vervolg)
Bestand: PIRAMIDE
Beheer: IFO
Handleiding: volgt
Worflow-management (WFM) systeem, waarmee bedrijfsprocessen zijn te beheren en te beheersen. Nu gekoppeld aan het DIS-systeem DOR US.
Bestand: TEL
Beheer: FBE
Handleiding: eMAIL
De geautomatiseerde telefoongids. Deze bevat een overzicht van de interne telefoon- en sematone-nummers. Voor iedereen toegankelijk.
april1997
20/9
Systemen en Bestanden (vervolg)
april1997
20/9-a
Lege pagina in verband met nummering.
april 1997
20/9-b
2.6.2.3 Service Desk Automatisering
De Service Desk Automatisering (SDA) van het Computercentrum is het aanspreekpunt voor de automatisering. Hardware- en softwarestoringen en verzoeken tot wijzigingen moeten in eerste instantie altijd daar worden gemeld. Voor deze centrale meldmogelijkheid is gekozen om het overzicht te kunnen (blijven) houden op verholpen en nog uitstaande meldingen. Daarnaast kunnen de medewerkers van de SOA, in overleg met de gebruiker, de prioriteit bepalen van de te verhelpen storing/wijziging. Naast deze taak worden bij de SOA onder andere de volgende ondersteunende werkzaamheden verricht : • • • • • •
het verhelpen van storingen; het verwerken van autorisatie-aanvragen; het distribueren van diskettes en overige computer-toebehoren; het uitlenen van laptops; het geven van eerstelijns-advies over het gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen (voor complexere zaken wordt doorverwezen naar een adviseur); het installeren van software op PC's en laptops.
De SOA is op werkdagen van 07:30 - 16:45 uur bereikbaar op toestel , bij geen gehoor intern semafoonnummer . Of via elektronische post ter attentie van het eMAIL account "Helpdesk".
Meer informatie vindt u in de Servicegids Computercentrum. Die ligt ter inzage bij uw afdelingshoofd.
oprill9!17
20/10
. 2.6.2.4 eMAIL Formulieren
Al&emeen :Het gebruik van formulieren is een nuttig en noodzakelijk instrument in üe Administratieve Organisatie. Maar ook hier geldt, dat overdaad schaadt. Het beleid van de dienst is er daarom op gericht om toe te komen met een zo klein mogelijk aantal, meervoudig inzetbare formulieren. Een tweede doelstelling is, zoveel mogelijk de papi~ren (voorgedrukte) formulieren te vervangen door electtonische formulieren·. Van elk formulier dat noodzakelijk wordt geacht èn dat uitsluitend intern wordt gebruikt, wordt daarom zo mogelijk een eMAIL-versie gemaakt. Via een centrale formulieren-bibliotheek worden die formulieren aan iedereen ter beschikking gesteld. Daardoor is gewaarborgd dat van elk formulier slechts één versie bestaat en niet, zoals met formulier-macro's voorkwam, ieder zijn eigen versie in omloop kon brengen. Omdat (nog) niet iedereen over een beeldbuis beschikt blijven voorgedrukte formulieren gedurende een overgangsperiode naast de electtonische versie bestaan. Formulieren voor extern gebruik blijven in de regel voorgedrukte exemplaren.
GebruiksaanwijzinK De formulieren-bibliotheek wordt vanuit het hoofdmenu van eMAIL opgeroepen met de opdracht SHOW FORM. Op het scherm verschijnt een lijst met formulieren die van een toepasselijke naam zijn voorzien. Om het formulier in te vullen, dient FORM x ingetoetst te worden, waarbij x voor het nummer van het formulier staat. Een copie van het in te vullen formulier versehijrit op het scherm, met de cursor in het eerste veld dat ingevuld kan worden. Volgende velden worden bereikt met de linker Tab-toets (- ... I) of als een veld helemaal is ingevuld; de cursor springt dan automatisch naar het volgende veld. Een veld terug kan met de rechter Tab-toets
Een formulier even bekijken, bijvoorbeeld om te beoordelen of dat het juiste formulier is kan met VIEW x, afgekort V x, waarbij x voor het nummer van het formulier staat.
Sommige formulieren bevatten niet alleen standaard invul-velden, maar bieden ook de mogelijkheid om onderaan het formulier (als laatste rubriek) vrije tekst toe te voegen. Deze formulieren hebben als kenmerk dat aan de onderzijde de rubricering ontbreekt. U dient dus zelf de juiste rubricering in te voeren. Om de vrije tekst toe te voegen moet u gebruik maken van de opdracht INSERT x, afgekort INS x, waarbij x staat voor het laatste (zichtbare) regelnummer van het formulier. Als voorbeeld het formulier "Operatierapport": de laatste regel is 001151. Met de opdracht INSERT 51 schept u voldoende ruimte om tekst in te toetsen. Denk daarbij aan de rubricering! oeptcmber 1992
20/11
eMAIL Formulieren
(vervolg)
Nadat het formulier is ingevuld kan het op de gebruikelijke wijze worden verzonden via de opdracht SEND, waarna u de geadresseerde(n) in een dan verschijnend scherm invult. Dit kan ook door meteen SEND TO in te toetsen gevolgd door de geadresseerde of een lijst geadresseerden, gescheiden door komma's. Ontvangen formulieren kunnen zonodig ook worden doorgezonden met FORWARD, afgekort FORW, dan wel FORWARD TO, op de bij SEND beschreven wijze. Moeten formulieren voor het doorzenden nog worden gewijzigd dan kan dat, net als bij gewone ontvangen berichten, alleen door het aanmaken van een duplikaat via de opdracht EDIT 1, afgekort E 1. Het origineel kan dus niet door ontvanger worden gewijzigd. De gewijzigde kopie moet met de SEND opdracht worden verstuurd; FORWARD is hier niet van toepassing.
ooptemher 1992
20/12
2.6.3
Financiën
2.6.3.1 Voorverificatie declaraties ten behoeve van IIBVD
FE treedt op als houder van deze procedure. Declaraties van binnenlandse- en buitenlandse dienstreizen en algemene declaraties van directeuren dienen te worden geverifieerd door D6, de controller van de BVD, voordat zij ter tekening worden voorgelegd aan HBVD. De declaraties worden opgemaakt door de betreffende directeur of het betreffende bedrijfsbureau/de staffunctionaris aan de hand van de belegstukken. De directeur ondertekent de declaratie (met plaats en datum) en verzend deze via het bedrijfsbureau naar de afdeling Financien en Economie (FEA) van Directie 6. FEA verifieert de declaratie in samenspraak met FER. Indien niet akkoord: De declaratie met opmerkingen en eventueel advies van FEA wordt, door tussenkomst van 06, retour gezonden aan het betreffende bedrijfsbureau. Deze zorgt voor verdere afwikkeling met de directeur (eventuele aanvullende motivatie of belegstukken). Vervolgens wordt de declaratie opnieuw aan FEA gezonden. Indien akkoord: FER tekent voor gezien, waarna de declaraties aan het secretariaat van de Dienstleiding wordt gezonden. Deze draagt zorg voor ondertekening door HBVD. De door HBVD getekende declaratie wordt naar FEA gestuurd ter verificatie, betaling en verdere afhandeling.
maan 1996
21/1
2.6.3.2 Reiskosten Woon-werkverkeer
FE treedt op als houder van deze procedure.
Forensenvergoeding U kunt aanspraak maken op een tegemoetkoming in de reiskosten voor het dagelijks heen en weer reizen tussen uw woning en de plaats van tewerkstelling, indien de reisafstand meer dan 10 kilometer bedraagt. Indien u van mening bent voor bedoelde vergoeding in aanmerking te komen, dan dient u een aanvraagformulier in te vulJen (zie bijlage 33). Dit formulier is verkrijgbaar bij de sector Verificatie van de Financieel Economische Afdeling, waar het na invulJing en ondertekening ook ingeleverd dient te worden. Aan de hand van de verstrekte gegevens kan doorgaans een maandelijks gelijk blijvende tegemoetkoming worden vastgesteld. Deze vergoeding zal gelijktijdig met het salaris worden uitbetaald met dien verstande dat bedragen van f 5,-- of minder niet worden uitbetaald.
Vergoeding extra reiskosten Indien u opgedragen wordt om buiten de normale werktijden dienst te verrichten en u daarvoor extra reiskosten woon-werkverkeer moet maken, wordt hiervoor een vergoeding verleend.
•
•
Deze vergoeding wordt tot een maximum van totaal 46 kilometer voor de heen- en terugreis vergoed, waarbij het volgende geldt: Heeft de oproep een spoedeisend karakter en is er geen dienstvervoer beschikbaar dan worden de met uw privé auto verreden kilometers vergoed op grond van artikel 7 van het Reisbesluit binnenland. Betreft de oproep geen spoedopdracht dan zullen de extra reiskosten van openbaar vervoer vergoed worden, of het aantal kilometers met eigen vervoer tegen het lage tarief. Is er echter op de heen- en/of terugreis geen openbaar vervoer aanwezig, dan kan eveneens volgens het eerder bedoelde artikel 7 worden gedeclareerd. Zie het schema op de volgende pagina.
Declareren • •
•
maart 1996
Het Declaratieformulier (algemeen) (bijlage 34) in tweevoud volledig invullen (onder andere naam, pasnummer, directie, kostenplaats). Declareert u de "hoge" kilometervergoeding dan dient uit de omschrijving/toelichting op de declaratie duidelijk te blijken dat de oproep een spoedopdracht betrof, of dat er op heen-enlof terugreis geen gebruik gemaakt kon worden van openbaar vervoer. De declaratie kunt u vervolgens, na ondertekening door u zelf en uw opdrachtgever, inzenden aan FEA, alwaar na goedkeuring van het gedeclareerde, voor betaling op uw giro-/bankrekening zal worden zorg gedragen. In het geval van declaraties die door HBVD moeten worden goedgekeurd, geldt de procedure Voorverificatie declaraties ten behoeve van HBVD. 2112
Reiskosten Woon-werkverkeer (vervolg)
LEIDRAAD BU DE KEUZE VERVOERMIDDEL VOOR DIENSTREIZEN (bestemd voor degenen die niet permanent over een dienstauto beschilclcen)
1. Is de mee te nemen bagage geheim of hoger gerubriceerd? zied Ja Nee zie 2
2. Is de bestemming per openbaar vervoer bereikbaar? Ja zie 3 Nee zie 7
3. Doet het gebruik van openbaar vervoer ernstige afbreuk aan de doelmatigheid van de reis? Ja zie 7 Nee zie 4
4. Rijdt op de begin- of eindtijd het openbaar vervoer (nog)? Ja zie S Nee zie 7 S. Zijn alle gewenste bestemmingen per openbaar vervoer bereikbaar en binnen één dag te bereiken? Ja zie 6 Nee zie 7 6. Is de mee te nemen bagage draagbaar? Ja zie c Nee zie 7 7. Heeft de reis een Ja zie a Nee zie 8
karakter?
8. Rijdt u tijdens de geplande dienstreis vermoedelijk minder dan lSO km per dag? Ja zie 9 Nee zie a 9. Wilt u uw eigen auto beschikbaar stellen voor de dienstreis? Ja zie b Nee zie a
aprill997
a. b. c. d.
Reserveer een dienstauto bij PB/reserveringen*. Gebruik de eigen auto tegen hoge kilometervergoeding. Ga met openbaar vervoer en gebruik zo mogelijk de bedrijfs OV-jaarkaart•. Vraag een auto met chauffeur aan bij PB/reserveringen•.
*
email
, telefoon
2113
2.6.3.3 Reis- en Verblijfkosten Dienstreizen
FE treedt op als houder van deze procedure. Er is sprake van een dienstreis wanneer een ambtenaar zich voor het verrichten van dienst buiten de plaats van tewerkstelling moet begeven. Ook het verblijf buiten deze plaats in verband met de dienstverrichting wordt tot de reis gerekend. Dienstreizen binnenland
• •
Indien u een dienstreis heeft gemaakt, dan kunt u voor vergoeding van reis- en/of verblijfkosten in aanmerking komen. Voor een dienstreis korter dan 4 uren en voor een dienstreis binnen de standplaats, waarbij de bestemming binnen één kilometer van de plaats van tewerkstelling ligt, bestaat echter geen aanspraak op een verblijfkostenvergoeding. In beginsel bestaat geen aanspraak op vergoeding van verblijfskosten indien tijdens de dienstreis: voor de overnachting geen gebruik is gemaakt van de mogelijkheid deze van overheidswege te ontvangen, voor maaltijden de gelegenheid bestaat deze al dan niet tegen betaling van overheidswege te ontvangen. Bij de berekening van de verblijfkostenvergoeding wordt uitgegaan van componenten. Ter bestrijding van kleine uitgaven zijn er de dag- en avondcomponent. Op een dagcomponent bestaat aanspraak voor iedere dienstreis die tenminste 4 uren duurt, terwijl aan de aanspraak op de avondcomponent de voorwaarde wordt verbonden dat de aansluitende overnachting binnen de dienstreis valt. Voorts zijn er logies- en maaltijdcomponenten. De ontbijtcomponent komt alleen voor vergoeding in aanmerking indien ook sprake is van een overnachting. Alle componenten worden uitgedrukt in vaste (forfaitaire) bedragen (zie eMAIL). Vergoeding van reiskosten zal als volgt geschieden, waarbij de leidraad op de vorige pagina als richtlijn wordt gehanteerd :
Openbaar vervoer Wegens reiskosten per openbaar vervoer worden vergoed de kosten van het openbaar vervoer die in verband met de dienstreis blijkens overgelegde bewijsstukken zijn gemaakt. (Er mag in de eerste klasse gereisd worden.)
Eigen motorvoertuig (hoge kilometervergoeding) Indien de dienstreis naar het oordeel van het bevoegde gezag niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden ondernomen, kan het bevoegde gezag aan de betrokkene toestemming verlenen voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen motorvoertuig.
Eigen motorvoertuig (lage kilometervergoeding) Indien de dienstreis op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden ondernomen, kan het bevoegde gezag in bijzondere gevallen aan betrokkene toestemming verlenen voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen motorvoertuig. Noot
aprill997
Is er geen sprake van een "bijzonder geval" zoals hiervoor bedoeld of is er dienstvervoer beschikbaar, maar geeft u er de voorkeur aan met uw eigen motorvoertuig te reizen, dan bestaat geen aanspraak op vergoeding van verreden kilometers.
21/4
Reis- en Verblijfkosten Dienstreizen (vervolg)
Declareren Om voor vergoeding in aanmerking te komen dient u een Relsdedaratie binnenland (zie bijlage 35) in tweevoud in te dienen. Noot
De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien u de declaratie niet direct indient binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft. Naast de persoonlijke gegevens zoals naam, pasnummer, directie en kostenplaats, wlt u per regel de gegevens van de reis in zoals gevraagd bij reisgegevens. In de kolom Reisduur, de datum alsmede hele uren inwllen. In de kolom Verblijfkosten alleen aankruisen wat van toepassing is. Vervolgens totaliseert u de kolommen en brengt u deze totalen over naar de eindberekening, waarna de totale vergoeding kan worden berekend. In het vak Reiskosten vult u bij Openbaar Vervoer de werkelijk betaalde kosten in. De verveersbewijzen dienen bijgevoegd te worden (aan het origineel vastnieten). Maakt u gebruik van een niet van rijkswege verstrekt abonnement dan kunt u. uitgaan van de kosten zonder gebruikmaking van het abonnement. U dient dan een kopie van het abonnement bij te voegen. Bij Motorvoertuig vult u bij "eigen vervoer" het aantal kilometers in, overeenkomstig verkregen toestemming van het bevoegde gezag. Vervolgens totaliseert u de kolommen en brengt deze totalen eveneens over naar de eindberekening. Hierna kunt u het totaalbedrag van uw declaratie berekenen. Nadat u de declaratie volledig heeft ingewld, kunt u deze, na ondertekening door uzelf en bet bevoegd gezag, inzenden aan FEA, alwaar na goedkeuring van bet gedeclareerde voor betaling op uw giro-/bankrekening wordt gezorgd. In het geval van declaraties die door HBVD moeten worden goedgekeurd, geldt de procedure Voorverificatie declaraties ten behoeve van IIBVD. V oor eventuele vragen of nadere uitleg kunt u altijd terecht bij de sector Verificatie van de Financieel Economische Afdeling.
april1997
21/5
Reis- en Verblijfkosten Dienstreizen (vervolg)
Dienstreizen buitenland Indien u een dienstreis naar het buitenland moet maken wordt zowel bij de voorbereiding als bij de administratieve afhandeling van de reis ondersteuning verleend door de afdeling Buitenlandse relaties van de Directie 5. Om een en ander in gang te zetten, dient u een door uw opdrachtgever getekende Aanvraag/opdracht Dienstreis Buitenland (zie bijlage 36) te sturen naar BR, waarna u zich aldaar vervoegt voor nadere wensen met betrekking tot wijze en tijdstip van reizen, benodigde valuta en dergelijke. Door BR wordt nu het nodige geregeld zodat u op de afgesproken datum uw reisbescheiden en buitenlandse valuta kunt ophalen. Direct na afloop van uw reis neemt u contact op met de medewerker bij BR. Hij zal met u een vragenformulier met betrekking tot reisduur en uitgaven invullen, zodat hij de Reisdeclaratie Buitenland (zie bijlage 37) kan opmaken. Bovendien kunt u dan ook de overgebleven vreemde valuta inleveren. Noot
Valuta niet per post toezenden! Nadat de reisdeclaratie is opgemaakt wordt deze u ter goedkeuring toegezonden. Bent u akkoord, dan kunt u de declaratie na ondertekening indienen bij FEA, waarna voor verrekening van het saldo te goed c.q. te betalen zal worden zorg gedragen.
maart 1996
21/6
2.6.3.4 Maaltijdvergoeding Overwerk
FE treedt op als houder van deze procedure.
• •
•
Indien de dagelijkse werktijd door werkzaamheden welke in overwerk worden verricht met tenminste 2 overwerkuren wordt verlengd en u niet in de gelegenheid bent een maaltijd te nuttigen op de hiervoor bestemde tijd op de voor u gebruikelijke plaats, geldt het volgende: U kunt een broodmaaltijd bestellen in het personeelsrestaurant. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden. U kunt in de buurt van het kantoor een eenvoudige maaltijd, bestaande uit tenminste een hoofdschotel, gebruiken. Indien u deze maaltijd in een daarvoor bestemde gelegenheid heeft genuttigd en betaald, kunt u aanspraak maken op een vergoeding gelijk aan de maaltijdvergoeding bij dienstreizen binnenland, mits een betaalbewijs is bijgevoegd. Is dit niet het geval, dan ontvangt u een vergoeding van f 5,-. U kunt in de buurt een maaltijd halen en deze op kantoor nuttigen. In dit geval worden, onder overlegging van de aankoopbon, de werkelijke kosten vergoed tot ten hoogste het in voorgaand punt bedoelde bedrag.
Declareren • •
•
maan 1996
Het Declaratieformulier (algemeen) (bijlage 34) in tweevoud volledig invullen (onder andere naam, pasnummer, directie, kostenplaats). Het betaalbewijs dient u aan de originele declaratie te nieten waarna het origineel en het duplicaat met een paperclip samengevoegd worden. Dit geldt ook als u een maaltijd heeft gehaald, in plaats van in een daarvoor bestemde gelegenheid genuttigd. De declaratie kunt u vervolgens, na ondertekening door u zelf en uw opdrachtgever, inzenden aan FEA, alwaar na goedkeuring van het gedeclareerde, voor betaling op uw giro-/bankrekening zal worden zorg gedragen. In het geval van declaraties die door HBVD moeten worden goedgekeurd, geldt de procedure Voorverificatie declaraties ten behoeve van HBVD.
2117
2.6.3.5 Telefoonkosten
FE treedt op als houder van deze procedure. Bij gebruik van uw privé-telefoonaansluiting voor dienstdoeleinden kunnen de volgende vergoedingen verstrekt worden:
Aansluitings- en abonnementskosten Afhankelijk van het salarisniveau kunnen deze kosten (gedeeltelijk) vergoed worden.
Aanleg en abonnement extra apparatuur Indien de aanwezigheid van extra apparatuur door het bevoegd gezag (de directeur) noodzakelijk wordt geacht, worden de gemaakte kosten volledig vergoed.
Kosten dienstgesprekken Worden door u uitgaande dienstgesprekken gevoerd via uw privé telefoonaansluiting, dan kunt u de hieraan verbonden kosten bij de dienst in rekening brengen.
Declareren • • •
maart 1996
Het Declaratieformulier (algemeen) (bijlage 34) in tweevoud volledig invullen (onder andere naam, pasnurnmer, directie, kostenplaats). De originele PTT-telefoonnota over de betreffende gespreksperiade aan de originele declaratie nieten waarna origineel en duplicaat met een paperclip samengevoegd worden. De declaratie kunt u vervolgens, na ondertekening door u zelf en uw afdelingshoofd, inzenden aan FEA, alwaar na goedkeuring van het gedeclareerde, voor betaling op uw giro-/bankrekening zal worden zorg gedragen. In het geval van declaraties die door HBVD moeten worden goedgekeurd, geldt de procedure Voorverificatie declaraties ten behoeve van HBVD.
2118
2.6.3.6 Representatiekosten
FE treedt op als houder van deze procedure. Kosten voor diners, lunches en cadeaus in verband met representatieve verplichtingen enlof het onderhouden van andere soorten contacten komen voor rekening van de dienst.
Noot
Bij afrekening van een etentje mogen, conform ministeriële aanwijzing, geen fooien worden gegeven, dan alleen ter afronding van de nota.
Declareren
•
•
•
maart 1996
Het Declaratieformulier (algemeen) (bijlage 34) in tweevoud volledig invullen (onder andere naam, pasnummer, directie, kostenplaats). De gespecificeerde afrekenbon aan de originele declaratie nieten waarna origineel en duplicaat met een paperclip samengevoegd worden. De declaratie kunt u vervolgens, na ondertekening door u zelf en uw opdrachtgever , inzenden aan FEA, alwaar na goedkeuring van het gedeclareerde, voor betaling op uw giro-/bankrekening zal worden zorg gedragen. In het geval van declaraties die door HBVD moeten worden goedgekeurd, geldt de procedure Voorverificatie declaraties ten behoeve van HBVD.
2119
2.6.3. 7 Operationele Uitgaven
FE treedt op als houder van deze procedure. De hoofden Onderzoek en DS autoriseren medewerkers voor het opnemen van een voorschot ten behoeve van operationele uitgaven. Deze autorisatie wordt, via de Bedrijfsbureaus, aan FEG verstrekt waar de voorschotten kunnen worden opgenomen.
•
• •
Maandelijks dient een verantwoording van het voorschot plaats te vinden waarbij wordt aangegeven: De operaties waar de uitgaven in zijn gedaan (kostendrager) . (kostenplaats) . De teams waartoe de operaties behoren Welke soort uitgaven het betrof (kostensoort) . Verantwoording vindt plaats met het formulier Declaratie Operaties (zie bijlage 38), dat bij de Bedrijfsbureaus verkrijgbaar is. De afrekening dient ter ondertekening voor "Gezien en akkoord" te worden voorgelegd aan het hoofd Onderzoek.
maan 1996
21/10
2.6.3.8 Contractbeheer
Al&emeen Met ingang van 1 januari 1996 is de nieuwe Regeling contractbeheer 1996 van kracht geworden. Deze bevat de eisen die de minister van Financiën stelt aan bet contractbeheer bij het Rijk. De regeling beeft als primair doel het bevorderen van een rechtmatig en doelmatig contractbeheer. De besteding van gelden voor de verwerving van leveringen, werken en diensten dient zo doelmatig mogelijk te gebeuren. Daarnaast dient de rijksoverbeid zich te houden aan een aantal specifieke wetten en regelingen. Aan het voeren van contractbeheer kunnen twee aspecten worden onderscheiden : • •
de daadwerkelijke beheershandelingen, zoals opstellen offerte-aanvraag. offertebehandeling en aanbestedingsprocedure; bet administreren van die beheershandelingen ten behoeve van managementinfonnatie en uit controle-oogpunt.
Procedure Het hoofd van de afdeling Financiën en Economie (FE) treedt op als bouder van deze procedure. De afdelingen FE en KJA dienen in een vroegtijdig stadium te worden betrokken bij (het voornemen tot) het aangaan van contracten. KJA beoordeelt de contracten, met uitzondering van de standaardcontracten. op juridische aspecten. De FEA beoordeelt de contracten op budgettaire consequenties. consistentie met de begroting I het bestedingsplan, doelmatigheid van de besteding en rechtmatigheid. Zowel KJA als de FEA (FE ofFER) dienen een medeparaafvoor akkoord te geven op bet af te sluiten contract. De agendering van de contracten vindt plaats bij de betreffende afdeling. De originele ondertekende contracten worden in bewaring gegeven op een centrale pltuus bij de afdeling FE. De FEA is belast met de bewaking van de looptijd en andere voorwaarden. Bovendien vindt controle plaats op de juistheid en volledigheid van de verplicbtingenadministratie.
Zie ook Inkoop van goederen en diensten.
april1997
21111
2.6.4 Personeelszaken
2.6.4.1 Handboeken, brochures, besluiten
Handboek Personele Zaken Uiteraard bestaat er op het gebied van Personeelszaken veel infonnatie over procedures en inhoud van regelingen. Gezien de omvang van deze infonnatie en de frequentie van wijziging moet in het kader van dit Handboek Administratieve Organisatie volstaan worden met een verwijzing. Voor alle vragen met betrekking tot personeel is het Handboek Personele Zaken de aangewezen vraagbaak. Het handboek is bij iedere lijnchef beschikbaar en is tevens bedoeld als naslagwerk ten behoeve van personeelsleden.
Rechtspositie Voor informatie over de inhoud van rechtspositionele regelingen wordt verwezen naar de brochure Rechtspositie Rijksambtenaar, die periodiek aan alle personeelsleden wordt verstrekt. Overigens zijn de personeelsconsulenten voor zowel het management als de individuele personeelsleden het eerste aanspreekpunt ten aanzien van alle personele aangelegenheden.
Mandaat personele bevoegdheden HBVD is bevoegd om namens de Minister van Binnenlandse Zaken in diens kwaliteit van hoofd van het ministerie bevoegdheden op personeelsgebied, zoals deze zijn vermeld in de bijlage van het besluit van 1 augustus 1990, nr. 32.791 SG!Kab, uit te oefenen ten aanzien van personeelsleden werkzaam bij de BVD. HBVD heeft een aantal van deze bevoegdheden doorgemandateerd aan het hoofd van de afdeling Personeelszaken. Deze zijn vermeld in de bijlage van het besluit van HBVD van 7 augustus 1990, nr. 1.785.203. In genoemde besluiten is voorts geformuleerd de tekenbevoegdheid van HBVD en HPZ
voortvloeiend uit het mandaat personele bevoegdheden.
Overleg HBVD met OC De formele grondslag voor het overleg is geregeld in het besluit van 27 mei 1986, houdende vaststelling van aanvullende regels ten aanzien van de rechtspositie van de ambtenaren bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst. De OC is zowel dienstcommissie als bijzondere commissie.
jmlari 1995
22/1
2.6.4.2 Veiligheidsonderzoek Toekomstig Personeel BVD
Kandidaten voor een functie bij de dienst worden door PZ bij de Beveiligingsarnbtenaar (BV A) van de dienst voorgedragen voor een veiligheidsonderzoek. De BVA stuurt de relevante gegevens door naar D30, die met de coördinatie van deze onderzoeken is belast. Een van de onderzoekers voert in opdracht van D30 het onderzoek uit en stelt zijn bevindingen op schrift. D30 zendt het onderzoeksrapport (bijlage 12) naar de BVA. De BVA geeft op basis van het onderzoeksrapport al dan niet een "Verklaring van geen bezwaar" af en stelt PZ daarvan in kennis.
januari 1995
22/2
2.6.5
Beveiliging BVD
2.6.5.1 Handboek en brochure
Algemeen Er is een Handboek Beveiliging, dat aan alle leidinggevenden ter hand gesteld is. Zij dragen zorg voor het stimuleren van de naleving en het toezicht houden op de uitvoering van de beveiligingsregels en -richtlijnen en dienen hun medewerkers conform het handboek te instrueren. In dit handboek zijn achtereenvolgens opgenomen: bet Beveiligingsbeleid BVD, het Beveiligingsplan BVD, de daarbij behorende uitvoeringsrichtlijnen en bijlagen, het Informatica-beveiligingsbeleid BVD en bet Informatica-beveiligingsplan BVD. Alle medewerkers hebben de beschikking over de Brochure Beveiliging BVD, waarin in het kort de regels en richtlijnen zijn opgenomen.
Handboek Beveiliging Deel A Beveiligingsbeleid Hierin worden de uitgangspunten van het beleid en de hoofdlijnen van de beveiliging beschreven. Deel B Beveiligingsplan BVD Dit deel geeft in hoofdlijnen aan boe het door het hoofd van de dienst vastgestelde beveiligingsbeleid wordt gerealiseerd. Het Beveiligingsplan beschrijft de organisatie, de taken, de bevoegdheden, de regels en de middelen. Hoofdstuk 1 behelst de verantwoordelijkheden, de risico-analyse en de organisatie van de beveiliging. Hoofdstuk 2 beschrijft de organisatorische beveiliging: de regelingen en procedures, zoals de toelatingsregeling, de documentenbeveiliging en administratieve procedures, het meenemen van staatsgeheimen buiten de gebouwen (machtigingsformulier, bijlage 47), het cleandesk systeem, het sleutelbeheer, de huisregels (specifieke beveiligingsregels voor de dienst), , inbreuken op de beveiliging en het onderwerp calamiteiten. Hoofdstuk 3 bevat de fysieke beveiliging en de bewaking: de fysieke maatregelen ter bescherming van het terrein en het gebouw, de bergmiddelen en de bewaking. Hoofdstuk 4 beschrijft de personele beveiliging: de personele maatregelen, zoals het veiligheidsaspect bij de werving, het veiligheidsonderzoek, zowel voor toekomstige medewerkers als voor personeel van derden, de beveiligingsinstructie, de beveiligingsbegeleiding en -bevordering en het herhaalonderzoek, de bijzondere personele maatregelen zoals geheimhouding van de identiteit, regels ten aanzien van nevenbetrekkingen en nevenactiviteiten, geheimhouden van staatsgeheimen in de privésfeer en het reisverbod. In hoofdstuk 5 tenslotte wordt gesproken over de beveiliging van operaties.
maart
1996
2311
Handboek en brochure
(vervolg)
Deel C Uitvoeringsrichtlijnen Beveiligingsplan In deze uitvoeringsrichtlijnen (afgekort tot URL) worden tot in detail de hoofdlijnen van de beveiliging uitgewerkt: URL 2-1 URL 2-2 URL 2-2a URL 2-2b URL 2-3 URL 2-4 URL 2-5 URL 2-6 URL 2-7 URL 2-7a URL 2-8 URL 2-8a URL 2-9 URL 2-10 URL 2-11 URL 2-11 a URL 2-12 URL 4-1 URL 4-2 URL 4-3 URL 4-4 URL 4-5 URL 4-6
Toelatingsregeling BVD; Rubriceringsvoorschrift BVD; Stg.CONFIDENTIEEL gerubriceerde publicaties BVD; Stg.GEHEIM gerubriceerde publicaties BVD; Regeling kennisname staatsgeheimen; Regeling interne postverzending; Regeling meenemen staatsgeheimen buiten de gebouwen Kopieerregeling; Vernietigingsregeling; Noodvernietigingsplan; Regeling verzenden van documenten; Koeriersinstructie; Instructie voor het gebruik van open Fax-verbindingen bij de BVD; Cleandeskregeling; Sleutelregeling; Reservesleutelregeling; Huisregels BVD; Veiligheidsaspect bij werving; Veiligheidsonderzoek (toekomstige) medewerkers BVD; Veiligheidsonderzoek personeel van derden; Security Awarenessprogram; Herhaalonderzoek medewerkers BVD (moet nog worden geschreven); Geheimhouden identiteit medewerkers BVD.
Deel D Bijlagen Beveiligingsplan De bijlagen betreffen de taken en bevoegdheden van de BVA, de GBVA en de Interne Beveiliging, standaard formulieren, wettelijke voorschriften en regels, en dergelijke.
Deel E lnformatica-beveiligingsbeleid BVD Hierin worden de uitgangspunten van het informatica-beveiligingsbeleid en de hoofdlijnen van de beveiliging beschreven.
Deel F
lnformatica-beveiligingsplan BVD
Hoofdstuk 1, organisatie, beschrijft de gebiedsafbakening, de verantwoordelijkheden en de risico-analyse. Hoofdstuk 2 behandelt de organisatorische maatregelen. Achtereenvolgens komen aan de orde de beveiliging van de centrale informatica-voorzieningen, de computerruimte en de centrale netwerksystemen, de decentrale informatica-voorzieningen, de apparatuur, de gegevensdragers, het werken buiten de gebouwen en het thuiswerken, particuliere systemen en gegevensdragers en het beheer van de bergmiddelen. llqlUmber 1992
23/2
Handboek en brochure
(vervolg)
Hoofdstuk 3 betreft de fysieke beveiliging van de centrale voorzieningen/computerruimte, van de bergmiddelen voor gegevensdragers en de netwerken. Hoofdstuk 4 gaat over de personele beveiliging, in het bijzonder met betrekking tot personeel van derden. Hoofdstuk 5 betreft de beveiliging van de hardware: verwerving, onderhoud en reparatie, systeemscheiding, de gebruikersorganisatie en de electromagnetische straling. Hoofdstuk 6 handelt over de beveiliging van software: verwerving, installatie en gebruik, onderhoud software centrale informatica-voorzieningen, programmabibliotheek, kopiëren en back-up. Hoofdstuk 7 behandelt de beveiliging van de centrale en de lokale netwerken. Hoofdstuk 8 beschrijft de beveiliging van personal computers, de daarbij behorende software en datacommunicatiemiddelen. In hoofdstuk 9 worden procedures beschreven in geval van calamiteiten: storingen van de energievoorziening, brand, wateroverlast en uitwijk. Hoofdstuk 10 geeft de referente voorschriften, aanwijzingen en richtlijnen aan. In hoofdstuk 11 tenslotte is een begrippenlijst opgenomen.
september 1992
23/3
2.6.5.2 Rubricering
Algemeen Om het onderscheid tussen staatsgeheimen en andere gegevens die "vertrouwelijk" moeten worden behandeld -bijvoorbeeld uit privacy overwegingen- duidelijk zichtbaar te maken is ervoor gekozen dit in de rubricering tot uitdrukking te brengen. Dit gebeurt door de afkorting Stg. van Staatsgeheim daarin op te nemen. Daarnaast is, terwille van de uniformiteit binnen de overheid, Vertrouwelijk vervangen door Confidentieel. De rubricering Dienstgeheim is vervallen.
Aanbrengen De rubricering wordt rechtsboven en rechtsonder op iedere bladzijde aangebracht: Stg.ZEER GEHEIM Stg.GEHEIM Stg.CONFIDENTIEEL
in rood en onderlijnd in rood en onderlijnd in zwart en onderlijnd
Uit praktische overwegingen wordt aan een intern document dat Stg.GEHEIM of hoger gerubriceerd is, een titelblad toegevoegd (zie bijlage 39). De rubricering van dit titelblad dient in rood aangebracht te worden. De rubricering van het document zelf mag dan zwart zijn. Voor Stg.GEHEIM en hoger gerubriceerde staatsgeheimen gelden nog nadere regels ten aanzien van nummering, registratie en dergelijke (zie titelblad). Na gebruik dient het exemplaar te worden geretourneerd aan de opsteller zodat op het orgineel I CO-exemplaar kan worden aangetekend dat het retour ontvangen een vernietigd is. Rubriceringen worden vastgesteld door daartoe aangewezen rubriceringsambtenaren. Voorlopig vervullen de volgende medewerkers de functie van rubriceringsambtenaar: bij interne documenten, de opsteller van het stuk; bij externe correspondentie, de ondertekenaar.
Nadere informatie is verkrijgbaar bij de Bedrijfsbureaus en de (sub-) Beveiligingsambtenaar (BVA).
maart 1996
23/4
2.6.5.3 Mobiele telefoons
Risico's •
•
•
•
Zodra een GSM wordt aangezet, gaat een identificatie-signaal naar een basisstation in de buurt. Dit signaal kan met een speciaal apparaat worden gedetecteerd, waardoor het mogelijk wordt gesprekken af te luisteren en zelfs de encryptie uit te schakelen. De mobiele telefoon is als microfoon te gebruiken. Dit speelt met name als het bezoekers toegestaan zou zijn met hun mobiele telefoons het gebouw te betreden. Een bezoeker kan het apparaat achterlaten na een bezoek of gebruiken tijdens een vergadering. Mobiele telefoons hebben een geheugen voor het laatst gekozen nummer en veel gebruikte nummers. Standaard kan zo'n apparaat tien tot twintig nummers 'onthouden'. Het verlies van een mobiele telefoon is een risico. Uit gespecificeerde nota's bij service-providers (abonnementverstrekkers) is het belgedrag af te leiden. Ook hier ligt een risico. De GSM is niet goedgekeurd door het Nederlands Bureau voor Verbindingsbeveiliging (NBV), hoewel het gebruik ervan veiliger is dan dat van een autotelefoon. Gezien bovenvermelde risico's die aan het gebruik van mobiele telefoons kleven heeft de dienst regels gesteld met betrekking tot bezit en gebruik van deze apparatuur.
Mobiele telefoons toebehorende aan medewerkers (privé-GSM's)
Mobiele telefoons toebehorende aan bezoekers
Dienst-OSM's
aprill997
23/5
Mobiele telefoons
(vervolg)
Uitzondering
Aanschaf dienst-GSM's
Sanctiebeleid
Andere apparatuur
aprill997
23/6
,-. .
2.6.6
Facilitaire Ondersteuning
2.6.6.1 Beeldregistratie
Al&emeen Beeldregistratie omvat alle vormen van fotografie, het vastleggen van (bewegende) beelden op video en het digitaal vastleggen van beelden met behulp van een computer.
Routine Opdrachten voor routine werkzaamheden worden middels een volledig ingewld en van een OPA-code voorzien formulier Aanvraag werkzaamheden TBB (bijlage 40) aangeboden aan de administratie van TBB. Routine werkzaamheden hebben een afwerktijd van drie dagen. Spoedopdrachten worden direct uitgevoerd. Afgewerkte opdrachten moeten bij TBB worden opgehaald, waarbij op de opdrachtbon voor ontvangst getekend wordt.
Qperationeel
24/1
2.6.6.2 Audiovisuele Middelen
Onder audiovisuele middelen worden begrepen: overheadsheets, dia-series, videofilms en dergelijke. Medewerkers die een lezing moeten houden kunnen in principe ondersteuning krijgen van zo'n audiovisueel hulpmiddel. ROB is belast met het bewaren en uitlenen van alle audiovisuele producten die bestemd zijn voor ondersteuning van lezingen. De medewerker die audiovisuele ondersteuning wenst, moet zich tot ROB wenden met de naam of omschrijving van het gewenste product. Indien dat product voorhanden is, leent ROB (een exemplaar van) dat product uit aan de aanvrager, waarvan ROB aantekening houdt. Aanvrager retourneert het geleende zo spoedig mogelijk een ROB. Indien een gevraagd product nog niet blijkt te bestaan, dient de aanvrager zich tot lEB te wenden met de omschrijving van het gewenste product. Indien lEB tot de slotsom komt -eventueel na overleg met TBB- dat het gewenste binnen het beleid en de mogelijkheden van de dienst ligt, draagt lEB zorg voor het produceren van het product door TBB. lEB zorgt voor tijdige overdracht van het nieuwe product aan ROB. ROB leent het nieuwe product tijdig uit aan aanvrager. Het uitlenen van apparatuur is geregeld in Dienstverlening/exploitatie, onder het punt Vergaderzaal reserveren.
24/2
2.6.6.3 Gebouwen
Gebouw- en installadestorine;en Facilitair Bedrijf. Melden bij of eMAIL Wijze waarop : Telefoon FBE, externe aannemer en!of technici. Uitvoering Direct. Reactietijd Operatjonsroom Het in gebruik nemen van de operationsroom met de aanverwante ruimten. Aanvragen bij : Reserveringen (buiten kantooruren via centrale meldkamer). of eMAIL Wijze waarop : Telefoon FB overlegt met de aanvrager en bepaalt de fase van gebruik. Uitvoering
Object
Reactietijd
: 1 dag.
Telecommunicatiemjddelen Het verkrijgen of wijzigen van een telefoon(aansluiting). Object Aanvragen bij : FBE. Wijze waarop : Schriftelijk via eMAIL. FBE enlof medewerker Reserveringen, al dan niet in overleg met Uitvoering PTTffOM. 1 tot S dagen. Reactietijd Yerbouwina Object Het verbouwen van ruimten. Aanvragen bij : FBE. Wijze waarop : Schriftelijk. FBE, BIZA , externe aannemer. Uitvoering Reactietijd 14 dagen voorbereiding van uitvoeringsplan. Yerhuizina Het verhuizen van meubilair, tele- en datacommunicatie apparatuur. Object Aanvragen bij : FBE. Wijze waarop : Mondeling en schriftelijk. Uitvoering FBE, CC en/of PTT. Reactietijd 14 dagen voorbereiding van uitvoeringsplan.
oprill997
24/3
2.6.6.4 Materieel
Kantoormachines Het beheren, uitgeven en onderhouden van kantoormachines, exclusief automatiseringsapparatuur. Aanvragen bij : Facilitair Bedrijf. Wijze waarop : Schriftelijk FB/Ink.oop. Meet- en regeltechnicus, danwel reprobeheerder. Uitvoering 3 dagen. Reactietijd
Object
Kunstuitleen Het uitgeven van kunstvoorwerpen. Object Aanvragen bij : Facilitair Bedrijf. Wijze waarop : Schriftelijk. Uitvoering Huismeester. Reactietijd Iedere woensdag. Meubilair- en interieurbeheer Het uitgeven en beheren van meubilair. Object Aanvragen bij : FBE. Wijze waarop : Schriftelijk. Uitvoering Huismeester. Reactietijd 3 dagen. Sleutelbeheer deuren en kluizen Object Het beheren van reservesleutels van deuren en kluizen. Aanvragen bij : Veiligheid. Wijze waarop : Mondeling. Op verzoek van VEB worden sleutels besteld door FB/Inkoop. Uitvoering Reactietijd 14 dagen. Sleutelbeheer meubilair Het beheren van reservesleutels van meubilair. Object Aanvragen bij : Huismeester. Wijze waarop : Mondeling. Huismeester en PB/Inkoop. Uitvoering Reactietijd 14 dagen.
april 1997
24/4
2.6.6.5 Dienstverlening/exploitatie
Auto met chauffeur aanvraaen Melden bij Reserveringen. Wijze waarop : Telefoon of eMAIL Uitvoering Een auto met chauffeur wordt gereserveerd als het vervoer van een directeur betreft. Vervoer van andere personen alleen na goedkeuring van de directeur. Reactietijd Direct.
Auto zonder chauffeur aanyra~n Melden bij Reserveringen. Wijze waarop : Telefoon of eMAIL Uitvoering De medewerker Reserveringen reserveert een (huur)auto. De dienstauto (inclusief autopapieren) staat op de aangevraagde datum in de autostalling. Indien een huurauto wordt ingezet haalt de aanvrager de huurvoucher en de tankpas op bij Reserveringen. Reactietijd Direct. Fiets aanvraaen Melden bij Reserveringen. of eMAIL Wijze waarop : Telefoon Uitvoering De medewerker Reserveringen reserveert een fiets. De fietsen staan in de autostalling. De aanvrager haalt de sleutel op bij Reserveringen. Reactietijd Direct. Externe accommodatie-reserverina voor 1 daa Melden bij Reserveringen. of eMAIL Wijze waarop : Telefoon Uitvoering FBO doet een accommodatievoorstel en na akkoord wordt reservering geplaatst. Reactietijd 2 dagen. Externe accommodatie-reserverin& yoor meerdere daaen Melden bij Reserveringen. of eMAIL Wijze waarop : Telefoon Uitvoering FBD doet een accommodatievoorstel en na akkoord wordt reservering geplaatst. Reactietijd
april 1997
2 weken.
24/5
Dienstverlening/exploitatie (vervolg)
Bezoekers Converwachtel Uitvoering
Reactietijd
: Direct.
Bezoekers (verwachte) Melden bij
Wijze waarop : Uitvoering
Reactietijd
: Direct.
Reproductie van bijzoodere Stukken (specials en der&eJiike) Melden bij Reprobeheerder. Wijze waarop : Mondeling. Uitvoering De opdrachtgever overlegt met de reprobeheerder inzake vormgeving, oplage en planning en vult de opdrachtbon in (bijlage 41). De reprobeheerder voert de opdracht uit. Reactietijd In overleg met de opdrachtgever. Zelf kopiëren van stukken Uitvoering
Voor oplagen kleiner dan 10 kunnen de decentrale kopieermachines in de printerkamers worden gebruikt. Voor grotere oplagen kan gebruik worden gemaakt van de apparatuur op de centrale reprokamer (652). Voor deze opdrachten hoeft geen bon ingevuld te worden.
Privé kopiëren Reprobeheerder. Melden bij Wijze waarop : Schriftelijk, middels de groene privé-kopieerbon (bijlage 41). Uitvoering De privé-kopieerbon wordt in enkelvoud ingevuld en in de daarvoor bestemde bus in de centrale reprokamer gedeponeerd. De reprobeheerder geeft maandelijks de privé-kopieerbonnen aan FEA ter verrekening met het salaris. Direct. Reactietijd
april 1997
24/6
Dienstverlening/exploitatie (vervolg}
Priyé-~ebruik
dienstauto
Melden bij Afdelingshoofd. Wijze waarop : Schriftelijk. Uitvoering Het afdelingshoofd overlegt met het hoofd Facilitair Bedrijf (FB). FB draagt zorg voor de verdere uitvoering van de aanvraag en informeert FEenPZ. Reactietijd Binnen 2 weken. Reparatie pooltauto Melden bij Reserveringen. Wijze waarop : Telefoon Uitvoering De medewerker Reserveringen informeert de huismeester over de storing. De huismeester draagt zorg voor de reparatie. Reactietijd Direct. Receptie intern Melden bij Reserveringen. Wijze waarop : Telefoon of eMAIL De medewerker reserveringen reserveert de zaal, geluid, fotograaf, bar Uitvoering en bloemen en verzorgt de aanvraag van restauratieve voorzieningen bij en bij OVBZ . Direct. Reactietijd Spoedzendin~
post
Postkamer. Melden bij Wijze waarop : Telefoon Uitvoering De postkamer zorgt voor bezorging van het stuk door een koerier bij geadresseerde of een postkantoor, al naar gelang het verzoek. Reactietijd Direct. Spoedzendin& post
april 1997
2417
Dienstverlening/exploitatie (vervolg)
veraaderzaal/spreekkamers/ontyangstruimte reserveren Melden bij Reserveringen. of eMAIL Wijze waarop : Telefoon Uitvoering De medewerker Reserveringen reserveert de zaal en het benodigde materieel en verzorgt de aanvraag van restauratieve voorzieningen bij Reactietijd
Direct.
Yernietigina papier Deponeren Uitvoering
Reactietijd
In de container op de printerkamer. Zodra de container vol is, wordt Reserveringen (toestel ) gebeld. De huismeester verwisselt de container en VEB draagt zorg voor de vernietiging. Direct.
Vernieti&ing microfilm etç. Afgeven bij VEB. Wijze waarop : Persoonlijk. VEB verzamelt het ingeleverd materiaal en vernietigt het in de microUitvoering filmvernietiger. Reactietijd Direct. Bedrüfsrestaurant Openingstijd Ontbijt Lunch Koffiebuffet
07:30 - 16:00 uur 07:30-09:00 uur 12:00- 14:00 uur (inclusief warme maaltijden) 07:30 - 12:00 en 14:00 - 16:00 uur
Noot
Het is niet toegestaan serviesgoed uit het restaurant mee te nemen naar de kamer.
Koffie en thee Ronde-tijden Betaling Kaarten Automaten
09:15, 10:30 en 14:30 uur Aan de koffiewagen uitsluitend tegen inlevering van een strip van de koffie-, resp. theekaart. Verkrijgbaar bij de koffiewagens en het bedrijfsrestaurant. Koffie-automaten zijn opgesteld op de begane grond in spreekkamer 005 en op de tweede etage tegenover kamer 250.
Frisdrank en versnaperingen Verkrijgbaar : In het bedrijfsrestaurant en bij de automaat op de eerste etage. Betaling : Uitsluitend contant. NQ.Qi1 op een representatiebon.
april 1997
24/8
2.6.6.6 Helpdesk Facilitair Bedrijf
Autoschade Melden bij Reserveringen. Wijze waarop : Telefoon De medewerker Reserveringen informeert de huismeester. De huisUitvoering meester en de berijder zorgen binnen 48 uur voor invulling van het schadeformulier. Direct. Reactietijd Afval afvoeren Reserveringen. Melden bij Wijze waarop : Telefoon of eMAIL Uitvoering Huismeester. Reactietijd 1 dag. Bommeld in& Betreft Uitvoering Reactietijd
Telefonische aanmelding. De telefoniste waarschuwt de BVA en de duty-officer, die verdere actie nemen. Direct.
Kaotoormacbine-storin& Reserveringen. Melden bij Wijze waarop : Telefoon of eMAIL Meet- en regel-technicus. Uitvoering Reactietijd 1 dag. Storine decentrale ko.pieermacbines Reserveringen. Melden bij Wijze waarop : Telefoon of eMAIL Uitvoering Reprobeheerder. Teaedetijd 1 dag. Meubilair/inventaris-klachten Melden bij Reserveringen. Wijze waarop : Telefoon of eMAIL Uitvoering Huismeester. Reactietijd 1 dag. Schoonmaak-klachten Melden bij Reserveringen. Wijze waarop : Telefoon Uitvoering De medewerker Reserveringen meldt de klacht bij FBE die zorgt voor afhandeling. 1 dag. Reactietijd april 1997
24/9
Helpdesk Facilitair Bedrijf (vervolg)
Pech onderwe~ Melden bij Wegenwacht. Wijze waarop : Praatpaal/telefonisch. Uitvoering De Wegenwacht verhelpt kleine storingen. Als de storing niet door de Wegenwacht verholpen wordt, dient via de hoofdpost de huismeester te worden ingelicht. Buiten kantooruren dient FB-piket via de CMK te worden gewaarschuwd. Reactietijd Direct. Privé-telefoon&esprekken Object
Het aanvragen van internationale telefoongesprekken voor privé doeleinden. Melden bij Telefoniste. Wijze waarop : Telefoon 99. Uitvoering De telefoniste brengt de verbinding tot stand, noteert de gemaakte gesprekskosten die door FE met aanvrager verrekend zullen worden. Reactietijd Direct. Sernatoon-oproep Melden bij Telefoniste. Wijze waarop : Telefoon 99. Uitvoering De telefoniste laat de oproep uitgaan en bij beantwoording daarvan wordt verwezen naar de oproep-aanvrager. Bij onbereikbaarheid dient de sematoonhouder zich af te melden bij de telefoniste. Reactietijd Direct. Telefooniids intern Aanvragen bij : Facilitair Bedrijf. Wijze waarop : Schriftelijk/eMAIL met opgave van het salarisnummer bij de materiaalbeheerder. Uitvoering De gids wordt door de materiaalbeheerder ter beschikking gesteld. Bij het verlaten van de dienst dient de gids weer ingeleverd te worden. Reactietijd 1 dag. Ielefoonstorin& Melden bij Telefoniste. Wijze waarop : Telefoon 99. Uitvoering De telefoniste neemt de storing aan en overlegt met FBE, die zonodig TOMIPTT inschakelt. Reactietijd 1 dag.
apri11m
24/10
2.6.6. 7 Inkoop van goederen en diensten
Bij de BVD wordt centraal ingekocht. Het doel van de centrale inkoop van goederen en diensten is het scheppen van een zo gunstig mogelijke uitgangspositie. zodat de BVD het beste krijgt tegen een zo laag mogelijke prijs bij de beste leverancier. Er is een uitgebreide regelgeving op inkoopgebied en zodra met een aanbesteding meer dan circa f 300.000 is gemoeid, is niet alleen Nederlandse, maar ook Europese wetgeving van toepassing. Inkopen is echter geen zaak van het Facilitair Bedrijf alleen, zeker niet als het gaat om grotere zaken. Het is een samenwerking tussen de inkoper. de materiedeskundige, de budgethouder. de financieel deskundige en een jurist.
lnkoo.p,proces Het inkoopproces is complex en daarom zijn voor ieder die met het inkopen te maken heeft de Richtlijnen inkoopprocedures Binnenlandse Veiligheidsdienst opgesteld. Het hoofd van de afdeling Facilitair Bedrijf (FB) treedt op als houder van de procedures.
VOORBEREIDEN OFFERTE-AANVRAAG De materiedeskundige en de budgethouder nemen het initiatief voor de aanschaf van goederen en diensten. Zij zoeken contact met de Inkoop-sectie van FB. Gezamenlijk wordt een doelmatigheidsloets uitgevoerd. Als de waarde hoger is dan f 50.000 wordt een verwervingsteam ingesteld. Het team maakt een projectplan voor het verdere verloop van de aankoop. Is de waarde hoger dan f 300.000 dan wordt ook Europese regelgeving toegepast. Het programma van eisen ten aanzien van goederen. diensten en leveranciers wordt vastgesteld, waarna de offerteprocedure in gang wordt gezet. In de regel worden minstens drie leveranciers benaderd. Uit oogpunt van staatsveiligheid kan worden afgeweken van de bestaande procedures en regelgeving, maar pas na raadpleging van
KJA. Voordat een aanvraag de deur uitgaat, wordt die altijd door KJA en FE juridisch, resp. financieel getoetst.
VERZENDEN OFFERTE-AANVRAAG De offerte-aanvraag verstrekt een potentiële leverancier informatie over de offerteprocedure, over de technische, commerciële en financiële eisen en wensen, over een eventuele mogelijkheid tot vragen stellen en over de offerte-evaluatieprocedure. De inkoper ondertekent de offerte-aanvraag.
aprill997
24/11
Inkoop van goederen en diensten (vervolg)
SELECTIE VAN UITGEBRACHTE OFFERTES
De uitgebrachte offertes worden centraal verzameld en op een vooraf vastgesteld tijdstip tegelijkertijd geopend in aanwezigheid van het gehele verwervingsteam. leder lid van het verwervingsteam beoordeelt de offertes voor het deel dat zijn werkterrein betreft. Het is een belang van integriteit dat de selectie van offertes uitgevoerd wordt op basis van objectieve normen. Deze worden vooraf vastgesteld en gebruikt bij de evaluatie van de offertes.
SLUITEN VAN DE OVEREENKOMST
De evaluatie van de offertes en de beoordeling van het aanbod leiden tot de selectie van een leverancier. Met de leverancier wordt de overeenkomst tot in detail uitgewerkt. Na toetsing door jurist en financieel deskundige wordt de overeenkomst aangegaan en worden de niet geselecteerde leveranciers afgewezen.
UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST
In dit stadium wordt krediet aangevraagd bij FE en na toekenning wordt de opdracht geplaatst. Betaald wordt er pas als de levering heeft plaatsgevonden en de prestatieverklaring is getekend.
Zie ook Contractbeheer.
april 1997
24112
2.6.6.8 Verkoop van afgeschreven PC's en printers
Algemeen Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft in overleg met de directie Domeinen van het ministerie van Financiën het besluit genomen om afgeschreven automatiseringsapparatuur aan medewerk(st)ers van het ministerie te koop aan te bieden. Het ministerie treedt daarbij op als intermediair tussen de koper en Domeinen. De dienstleiding heeft besloten om afgeschreven automatiseringsapparatuur van de BVD op overeenkomstige wijze aan het eigen personeel te koop aan te bieden.
Verantwoordelijkheden Het hoofd van de afdeling Financiën en Economie (FE) treedt op als houder van deze procedure. Het hoofd van de afdeling Computercentrum (CC) is verantwoordelijk voor het bepalen welke automatiseringsapparaten voor verkoop aan het personeel in aanmerking komen en het moment waarop deze afgeschreven kunnen worden beschouwd. Het hoofd van de afdeling Facilitair Bedrijf (FB) is verantwoordelijk voor het vaststellen -in overleg met Domeinen- van de verkoopprijzen, het aanbieden van de apparatuur aan het personeel, het opstellen van de verkoopcontracten, het uitboeken en leveren van de apparaten en het aan FE zenden van alle voor die afdeling relevante informatie. Het hoofd van de afdeling FE is verantwoordelijk voor het controleren -vooraf en achteraf- van de ontvangsten aan de hand van de van FB verkregen gegevens, het fiatteren van de daadwerkelijke levering van de apparatuur aan de koper en het overdragen van de ontvangsten aan Domeinen.
Procedure Periodiek stelt de daarmee belaste medewerker van het CC een lijst op van afgeschreven automatiseringsapparatuur die in aanmerking komt voor verkoop aan het personeel. Deze lijst, die van elk apparaat naast een merknaam en type-aanduiding ook een korte omschrijving bevat, wordt door hem voorgelegd aan hoofd CC. Hoofd CC parafeert de lijst en zendt deze naar FB. Van elk apparaat op de lijst wordt door de daarmee belaste medewerker van FB in overleg met Domeinen de verkoopprijs vastgesteld en ingevuld op de lijst. Hij legt deze, met de sluitingstermijn voor intekening, voor aan hoofd FB. Hoofd FB stelt met zijn paraaf de lijst vast en biedt deze met de leveringsvoorwaarden aan lEB aan, ter publicatie in het BVD Magazine. De apparaten worden toegewezen volgens het principe: wie het eerst komt, het eerst maalt.
jmwi 199S
24/13
Verkoop van afgeschreven PC's en printers
(vervolg)
De medewerker van FB stelt voor elk apparaat een Domeinen-verkoopkontrakt op, dat de naam en het salarisnummer van de koper bevat alsmede het type, het serienummer en de prijs van het apparaat.· Door tekening van dit kontrakt verklaart de koper zich akkoord met de voorwaarden. De medewerker van FBzendteen kopie van het kontrakt aan FEA. Na ontvangst en verificatie van het aankoopbedrag geeft FEA schriftelijk toestemming aan FB voor het uitleveren van het betreffende apparaat en zorgt voor het overdragen van de betaling aan Domeinen. De medewerker van FB zorgt voor levering van het apparaat aan het betreffende personeelslid en boekt het apparaat uit. Eenmaal per jaar vervaardigt de medewerker van FB een overzicht van de verkochte apparatuur en zendt dat naar FEA ter verificatie.
jawari 1995
24/14
BIJLAGEN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
11
~-
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43
Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten Organisatie van de BVD Sturingsconcept van de BVD Handleiding voor Opdracht formulering Oplegnotitie MT documenten Verklaring WOB verzoek Meldingsformulier Staat van Inlichtingen Relatiegeschenken Aanvraag onderzoek Onderzoeksrapport Benaderingsformulier (BF) Informatierapport Aanvraag M-actie Aanvraag N-actie Aanvraag T-actie Aanvraag volg- en observatie-actie Bevolkingscheck Bevolkingscheck Amsterdam Tenaamstelling telefoon-, telex- en postbusnummers Informatiebemiddeling en uitlenen dossiers SSA Telexformulier algemeen Telexformulier Verbindingen met zusterdiensten Telefax-begeleidingsformulier Operatierapport rapport Aanvraag financiële goedkeuring Afsluit-rapport Reiskostenregeling forensen Declaratieformulier (algemeen) Reisdeclaratie binnenland Aanvraag/opdracht dienstreis buitenland Reisdeclaratie buitenland Declaratie operaties Titelblad voor hoog-gerubriceerde documenten Aanvraag werkzaamheden TBB Kopieerbon
E V
E V V V
V
E E E E E E E E E
V V V V V
V
V V V V V V V V
E E E E E E E E E E
E V V V
Logboek Dienstpiket
E
Aktiviteiten-overzicht Aanvraag sheetcollectie Machtiging vervoer staatsgeheimen Afkortingen
E E E
44
45 46 47 48
V E maan 1996
= Voorgedrukt formulier = eMAIL formulier
Bijlage 1 Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningen der Nederlanden, Prinses van OranjeNassau, enz. enz. enz. Allen, die deze zullen zien of horen lezen, saluut! doen te weten: Alzo Wij in overweging genomen hebben, dat het wenselijk is bij de wet regels te stellen betreffende de diensten die belast zijn met het verzamelen van gegevens en het bevorderen van maatregelen in het belang van de staatsveiligheid en andere gewichtige belangen van de Staat; Zo is het, dat Wij, de Raad van State gehoord en met gemeen overleg der Staten-Generaal, hebben goedgevonden en verstaan, gelijk Wij goedvinden en verstaan bij deze:
Hoofdstuk I.
Inleidende bepalingen
Artikel I 1 In deze wet wordt verstaan onder: dienst: een inlichtingen- of veiligheidsdienst; inlichtingen- en veiligheidsdiensten: de Binnenlandse Veiligheidsdienst; de Militaire Inlichtingendienst; de coördinator: de coördinator van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten; Onze betrokken Minister: ten aanzien van de Binnenlandse Veiligheidsdienst: Onze Minister van Binnenlandse Zaken; ten aanzien van de Militaire Inlichtingendienst: Onze Minister van Defensie; ten aanzien van de coördinator: Onze Minister-President, Minister van Algemene Zaken. 2 In deze wet wordt mede verstaan onder: ambtenaar: arbeidcontractant naar burgerlijk recht.
Artikel2 De coördinator en de diensten verrichten hun taak in gebondenheid aan de wet en in ondergeschiktheid aan Onze betrokken Minister.
Hoofdstuk U.
De coördinatie van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
Artikel3 Onze betrokken Ministers plegen regelmatig overleg over hun beleid betreffende de diensten en de coördinatie van dat beleid. Artikel4 Er is een coördinator van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten die tot taak heeft overeenkomstig de aanwijzingen van Onze Minister-President, Minister van Algemene Zaken, in overeenstemming met Onze overige betrokken Ministers: a het in artikel 3 bedoelde overleg voor te bereiden; b de uitvoering van de taken van de diensten te coördineren; c Onze betrokken Ministers voorstellen te doen betreffende de uitvoering van de taken van de diensten.
30/1
Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
(vervolg)
ArtikelS De coördinator wordt op gemeenschappelijke voordracht van Onze betrokken Ministers bij koninklijk besluit aangewezen.
Artikel6 De hoofden van de diensten verlenen de coördinator medewerking voor de uitoefening van zijn taak. Zij zijn gehouden hem daartoe alle nodige gegevens te verschaffen.
Artikel 7 De coördinator stelt Onze betrokken Ministers bij voortduring in kennis van al hetgeen van belang kan zijn.
Hoofdstuk lll. De diensten en hun taak Artikel 8 1 Er is een Binnenlandse Veiligheidsdienst. 2 Deze heeft tot taak: a het verzamelen van gegevens omtrent organisaties en personen welke door de doelen die zij nastreven, dan wel door hun activiteiten aanleiding geven tot het ernstige vermoeden dat zij een gevaar vonnen voor het voortbestaan van de democratische rechtsorde, dan wel voor de veiligheid of voor andere gewichtige belangen van de Staat; b het verrichten van veiligheidsonderzoeken ter zake van de vervulling van vertrouwensfuncties, dan wel van functies in het bedrijfsleven, welke naar het oordeel van Onze terzake verantwoordelijke Ministers de mogelijkheid bieden de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat te schaden; c het bevorderen van maatregelen ter beveiliging van gegevens waarvan de geheimhouding door het belang van de Staat wordt geboden en van die onderdelen van de overheidsdienst en van het bedrijfsleven, welke naar het oordeel van Onze terzake verantwoordelijke Ministers van vitaal belang zijn voor de instandhouding van het maatschappelijk leven.
Artikel 9 1 Er is een Militaire Inlichtingendienst. 2 Deze heeft tot taak: a het verzamelen van gegevens omtrent het potentieel en de strijdkrachten van andere mogendheden, welke nodig zijn voor een juiste opbouw en een doeltreffend gebruik van de krijgsmacht; b het verrichten van veiligheidsonderzoeken ter zake van de vervulling van vertrouwensfuncties, dan wel van functies in het bedrijfsleven, welke naar het oordeel van Onze terzake verantwoordelijke Ministers de mogelijkheid bieden de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat te schaden; c het verzamelen van gegevens welke nodig zijn voor het treffen van maatregelen; 1 · ter voorkoming van activiteiten die ten doel hebben de veiligheid of paraatheid van de krijgsmacht te schaden; 2 • ter beveiliging van gegevens betreffende de krijgsmacht waarvan de geheimhouding is geboden; 3 • ter bevordering van een juist verloop van mobilisatie en concentratie der strijdkrachten.
jawari 1995
30/2
Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
(vervolg)
ArtikellO (vervallen m.i.v. 01-01-1994; Stb. 1993, nr. 759)
Hoofdstuk IV. Organisatie, werkwijze en beheer van de diensten Artikel U 1 Het hoofd van een dienst stelt Onze betrokken Minister bij voortduring in kennis van al hetgeen van belang kan zijn. 2 Door de zorg van Onze betrokken Minister worden daarvoor in aanmerking komende gegevens onverwijld doorgegeven aan Onze Ministers wie deze aangaan. Artikel12 Het hoofd van een dienst kan door Onze betrokken Minister voor zover nodig in overeenstemming met Onze Minister wie het aangaat, worden gemachtigd deze Minister en andere overheidsorganen en -diensten gegevens rechtstreeks ter kennis te brengen. Artikel13 1 De diensten verlenen elkaar, mede door het verschaffen van gegevens, zoveel mogelijk medewerking. 2 De hoofden van de diensten dragen zorg voor het onderhouden van verbindingen met daarvoor in aanmerking komende veiligheids- en inlichtingendiensten van andere mogendheden. Artikel14 De coördinator en de hoofden van de diensten dragen zorg voor: a de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende gegevens en van de bronnen waaruit die afkomstig zijn; b de veiligheid van personen met wier medewerking die gegevens worden verzameld. Artikel IS De coördinator eri de hoofden van de diensten zijn bevoegd zich voor het verkrijgen van gegevens te wenden tot andere overheidsorganen, overheidsdiensten of ambtenaren, en voorts tot een ieder die geacht wordt deze gegevens te kunnen verstrekken. Het hoofd van de Militaire Inlichtingendienst handelt hierbij, voorzover het de uitvoering van de in artikel 9 tweede lid, onder b en c, genoemde taken betreft, in nauw en voortdurend overleg met het hoofd van de Binnenlandse Veiligheidsdienst. Artikel16 1 Door een dienst worden slechts persoonsgegevens verzameld, geregistreerd en aan derden verstrekt, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn in deze wet omschreven taaie. 2 Met betrekking tot de verstrekking van persoonsgegevens aan derden gedraagt het hoofd van de dienst zich naar de aanwijzingen van Onze betrokken Minister. Verstrekking van persoonsgegevens aan anderen dan overheidsorganen geschiedt niet dan na machtiging daartoe van Onze betrokken Minister in de in die machtiging omschreven gevallen of soorten van gevallen. 3 Onze betrokken Minister stelt in overeenstemming met Onze Minister van Justitie regels vast omtrent het beheer van de verzamelingen van persoonsgegevens die door de betrokken dienst worden gehouden.
jaouari 199S
30/3
Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
(vervolg)
4 De in het vorige lid bedoelde regels houden tenminste voorschriften in betreffende: a de doeleinden van de verzamelingen; b de geheimhouding van de daarin vastgelegde gegevens; c de controle op de juistheid van die gegevens; d de termijnen gedurende welke gegevens vastgelegd mogen blijven; e de overige gronden tot verwijdering van gegevens uit de verzamelingen; f de vernietiging van verwijderde gegevens. 5 De voorgaande leden zijn van overeenkomstige toepassing op de verzamelingen van persoonsgegevens die door de in artikel 18 bedoelde ambtenaren worden gehouden in het kader van werkzaamheden ten behoeve van de Binnenlandse Veiligheidsdienst.
Artikel17 1 De coördinator en de hoofden van de diensten zijn bevoegd zich voor het verkrijgen van persoonsgegevens te wenden tot de houder van een verzameling persoonsgegevens: a ten behoeve van een veiligheidsonderzoek ter zake van de vervulling van een vertrouwensfunctie; b in bij machtiging van Onze betrokken Minister en Onze Minister van Justitie gezamenlijk omschreven gevallen of soorten van gevallen. 2 Een machtiging, als bedoeld in het eerste lid, houdt de termijn in, waarvoor zij geldt. Deze termijn beloopt ten hoogste een jaar, gerekend vanaf het tijdstip, waarop de machtiging wordt verleend. 3 De bij of krachtens de wet geldende voorschriften voor een houder van een verzameling van persoonsgegevens betreffende de verstrekking van zodanige gegevens zijn niet van toepassing op verstrekkingen gedaan ingevolge een in het eerste lid bedoeld verzoek. 4 Dit artikel is niet van toepassing op justitiële gegevens die krachtens de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag (Stb. 1955, 395) zijn geregistreerd of ten aanzien waarvan ingevolge artikel 36 van die wet een geheimhoudingsplicht geldt. Artikel18 1 De korpschef van een politiekorps en de commandant van de Koninklijke marechaussee en bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen ambtenaren, belast met de grensbewaking, verrichten werkzaamheden ten behoeve van de Binnenlandse Veiligheidsdienst. 2 Onze Ministers, onder wie de bij of krachtens het eerste lid aangewezen ambtenaren ressorteren, onderscheidenlijk de korpsbeheerders van een regionaal politiekorps wijzen in overeenstemming met Onze Minister van Binnenlandse Zaken ondergeschikten van deze ambtenaren aan tot de feitelijke uitvoering van de aldaar bedoelde werkzaamheden. 3 De in dit artikel bedoelde werkzaamheden worden verricht onder verantwoordelijkheid van Onze Minister van Binnenlandse Zaken en overeenkomstig de aanwijzingen van het hoofd van de Binnenlandse Veiligheidsdienst. 4 Met betrekking tot het optreden van ambtenaren van politie ter uitvoering van de in dit artikel bedoelde werkzaamheden blijft hoofdstuk X van de Politiewet 1993 buiten toepassing. Artikel19 Omtrent de organisatie, de werkwijze en het beheer van een dienst kunnen nadere regels worden gesteld door Onze betrokken Minister.
jamwi 1995
30/4
Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
(vervolg)
Artikel20 1 De ambtenaren van de diensten bezitten geen bevoegdheid tot het . opsporen van strafbare feiten. 2 De in artikel 18 bedoelde ambtenaren oefenen bij het verrichten van de daar bedoelde werkzaamheden geen bevoegdheden tot het opsporen van strafbare feiten uit. Artikel21 1 Het is de ambtenaar van een dienst verboden, anders dan in de uitoefening van zijn functie, te reizen naar dan wel te verblijven in: a een land waar feitelijk een gewapend conflict bestaat; b bij koninklijk besluit aangewezen landen, waarin het verblijf door een ambtenaar van een dienst een bijzonder risico voor de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat kan opleveren. 2 Onze betrokken Minister kan ontheffing van het in het eerste lid bedoelde verbod verlenen, indien dringende persoonlijke belangen van de betrokken ambtenaar dat vereisen en de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat zich daartegen niet verzetten. 3 Dit artikel is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de coördinator, de aan hem ondergeschikte ambtenaren en de in artikel 18, tweede lid, bedoelde ambtenaren van politie en van de Koninklijke marechaussee.
Hoofdstuk V.
De samenwerking van het openbaar ministerie en de politie met
de diensten
Artikel22 1 De leden van het openbaar ministerie doen, door tussenkomst van de procureurgeneraal, mededeling van de te hunner kennis gekomen gegevens, die zij voor een dienst van belang achten, aan die dienst. 2 De ambtenaren van politie, van de grensbewaking en van de Koninklijke marechaussee doen mededeling van de te hunner kennis gekomen gegevens, die zij voor een dienst van belang achten, aan hun korpschef, onderscheidenlijk aan de in artikel 18, eerste lid, bedoelde ambtenaar. Deze zendt de gegevens, indien hij dat van belang acht, aan die dienst. 3 Steeds wanneer de vervulling van de taak van het openbaar ministerie en van een dienst daartoe aanleiding geeft, plegen de betrokken procureur-generaal en het hoofd van de betrokken dienst overleg. Hoofdstuk VI. Geheimhouding Artikel23 1 Onverminderd het bepaalde bij de artikelen 98-98c van bet Wetboek van Strafrecht, is een ieder die betrokken is bij de uitvoering van deze wet en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden verplicht tot geheimhouding daarvan behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht. Deze verplichting duurt voort, nadat het betrokken zijn bij de uitvoering van deze wet is geëindigd. 2 Artikel 272, tweede lid, van... het Wetboek van Strafrecht is ni~t van toepassing in geval van handelen of nalaten in strijd met de in het eerste lid omschreven verplichting. jamwi 1995
30/5
Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
(vervolg)
Artikel24 1 De verplichting tot geheimhouding van een ambtenaar, die betrokken is bij de uitvoering van deze wet, geldt niet tegenover hem aan wie de ambtenaar middellijk of onmiddellijk ondergeschikt is, noch in zover hij door een boven hem gestelde van die v~r plichting is ontslagen. 2 De ambtenaar, bedoeld in het eerste lid, die krachtens een wettelijke bepaling verplicht wordt als getuige of deskundige op te treden, legt slechts een verklaring af omtrent datgene waartoe zijn verplichting tot geheimhouding zich uitstrekt, voorzover Onze betrokken Minister en Onze Minister van Justitie gezamenlijk hem daartoe schriftelijk van de verplichting hebben ontheven. Daarbij wordt voor ambtenaren die in hun functie kennis hebben gekregen van gegevens welke krachtens de artikelen 11 en 12 door een dienst zijn verstrekt als: "Onze betrokken Minister" aangemerkt: Onze Minister onder wie de dienst ressorteert, die de gegevens heeft verstrekt. 3 Dit artikel is van overeenkomstige toepassing in het geval, dat het betrokken zijn bij de uitvoering van deze wet is geëindigd.
Hoofdstuk VII. Slotbepalingen
Artikel25 Het koninklijke besluit van 5 augustus 1972, houdende regeling van de taak, de organisatie, de werkwijze en de samenwerking van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Stb. 1972, 437) wordt ingetrokken. Artikel26 1 Deze wet treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip. (inwerkingtreding 01-02-1988 Stb. 1988, 11) 2 Zij kan worden aangehaald als: Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten. Lasten en bevelen dat deze in het Staatsblad zal worden geplaatst en dat alle ministeries, autoriteiten, colleges en ambtenaren wie zulks aangaat, aan de nauwkeurige uitvoering de hand zullen houden. Gegeven te 's-Gravenhage, 3 december 1987 Beatrix
De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,
De Minister van Binnenlandse Zaken, De Minister van Defensie, De Minister van Justitie, De Minister van Financiën,
januari 1995
30/6
jawari 1995
3017
Bijlage 2
Organisatie van de BVD Besluit organisatorische inrichting BVD
Datum: 2 juli 1992 Nummer: 36.010 SG/Kab. Departementsonderdeel: Alg.Leiding!KABINET
DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN
Overwegende dat het gewenst is de taak en de inrichting van de Binnenlandse Veiligheidsdienst vast te stellen;
BESLUIT:
I.
Er is een Biimenlandse Veiligheidsdienst (BVD). De BVD ressorteert rechtstreeks onder de Secretaris-Generaal.
11.
De taak van de BVD vindt zijn grondslag in artikel 8 van de wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (WN) 1987, Stb. 635.
111. De leiding van de BVD bestaat uit het hoofd en het plaatsvervangend hoofd. IV. De Binnenlandse Veiligheidsdienst bestaat uit de volgende onderdelen:
V.
jaouari 199S
a. b. c. d. e. f.
De directie Strategie en Planning (Dl) de directie Democratische Rechtsorde (02) de directie Staatsveiligheid (D3) de directie Maatschappelijke en Economische Belangen (D4) de directie Operationele Informatievergaring (D5) de directie Management Advies en Centrale Faciliteiten (D6).
a.
De directie Strategie en Planning is samengesteld uit: - het Dienstleidingsecretariaat - het Kabinet - de afdeling Strategie, Planning en Controle - de afdeling Interne en Externe Betrekkingen.
30I 8
Organisatie van de BVD
(vervolg)
Besluit organisatorische inrichting BVD
(vervolg)
b.
De directies Democratische Rechtsorde Staatsveiligheid Maatschappelijke en Economische Belangen bestaan elk uit: - het Bedrijfsbureau - de afdeling Teamleiders - de afdeling Onderzoek - de afdeling Documentatie - de afdeling Studie en Bewerking - de afdeling Beveiligingsadvies.
c.
De directie Operationele Informatievergaring is samengesteld uit: - bet Bedrijfsbureau de afdeling Techniek - de afdeling Volg en Observatie - de afdeling Relaties en Open Bronnen - de afdeling Buitenlandse Relaties - de afdeling Speciale Opdrachten.
d.
De directie Management Advies en Centrale Faciliteiten bestaat uit: - bet Bedrijfsbureau de Kwaliteitsmanager de afdeling Personeelszaken de afdeling Financiën en Economie de afdeling Informatisering de afdeling BVA het Computercentrum bet Facilitair Bedrijf.
VI. 1.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag van ondertekening en werkt terug tot en met 1 januari 1991.
2.
Dit besluit kan worden aangebaald als: Besluit Organisatorische Inrichting BVD.
3.
Afschrift van dit besluit. dat in de Nederlandse Staatscourant zal worden gepubliceerd. zal worden gezonden aan - De Algemene Rekenkamer; de directeur van het Kabinet der Koningin; de departementale Accountantssienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken; de Bestuursraad van het Ministerie van Binnenlandse Zaken; de afdeling Publicaties Overheidsorganisatie van de Centrale Archief Selectiedienst.
's-Gravenhage, 2 juli 1992. DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN. (C.l. Dales) 30/9
Organisatie van de BVD
(vervolg)
Structuur Directie 1
Dl
PHBVD
l Dienstleidingsecret. (tevens BB) DLS
I Geschiedschrijver Dl, I Kabinet, Juridische Aangelegenheden KJA
~'
llplember 1992
Strategie, Planning en control SPC
l Interne en Externe Betrekkingen lEB
Directeur; plaatsvervangend hoofd BVD
PH BVD
Geschiedschrijver
Dl
Dienstleidingsecretariaat Dienstleidingsecretaris, tevens hoofd BB Secretaresse HBVD Secretaresse PHBVD
DLS BBI DLS/ DLS/
Afdeling Strategie, Planning en Control
SPC
Afdeling Kabinet, Juridische Aangelegenh. Hoofd Kabinet
KJA HK
Afdeling Interne en Externe Betrekkingen
lEB
30/10
Organisatie van de BVD
(vervolg)
Structuur Directie 2 I 3 I 4
I
04
I
03 02
Bedrijfsbureau BB
I
l
Teamleiders
Beveiligingaadvies DxT
DxB
DxO
I Studie en Bewerking DxS
I
Onderzoek
januari 1994
Documentaire Informatievoorziening DxD
Directeur
Dx
Bedrijfsbureau Directiesecretaresse
BBx BSx
Afdeling Teamleiders
DxT
Afdeling Onderzoek
DxO
Afdeling Documentaire Informatievoorziening
DxD
Afdeling Studie en Bewerking
DxS
Afdeling Beveiligingsadvies
DxB
30/11
Organisatie van de BVD
(vervolg)
Structuur Directie S
DS
Stafmedewerker secretaresse
I
I Buitenlandse Relaties BR
I
1
Techniek
Volg en Observatie TE
Relaties en Open Bronnen
Directeur
D5
Staffunctionaris Directiesecretaresse
SF5 DS5
Dienstpsycholoog . Coördinator Technische Operaties
SDP STO
Afdeling Techniek Administrateur Techniek Technisch Operationeel Medewerker
TE TAD TOM
Bureau Bureau Bureau Bureau
TBI TBE TBV
Informatica Electronica Verbindingen Beeldbewerking
TBB
Afdeling Volg en Observatie
ocpLembcr 1992
ST
Afdeling Relaties en Open Bronnen Infocentrum
RO
Afdeling Buitenlandse Relaties Bureau de Liaison
BR BdL
30/12
RO
Organisatie van de BVD
(vervolg)
Structuur Directie 6
D6
Veiligheid
Staf
ST
VE
l
J
Facilitair Bedrijf
Computercentrum FB
I Personeelszaken PZ
Financiën en Economie FE
I Informatisering I
Directeur
D6
Staf Kwaliteitsmanager Stafmedewerker Directiesecretaresse
ST KM SF6 DS6
Afdeling Veiligheid Beveiligingsambtenaar Interne Beveiliging Informatica Beveiliging
VE BVA VEB VEI
Afdeling Facilitair Bedrijf Exploitatie Gebouwen en Materieel Dienstverlening
FB FBE FBD
Afdeling Computercentrum Kantoorautomatisering Productiebeheer Systeemondersteuning Technisch Beheer
cc
Afdeling Personeelszaken Bedrijfsmaatschappelijk Werk Personeelscansul enten Managementondersteuning Salarisadministratie Stafmedewerker Secretariaat
PZ BMW PCO PMO PSA PSO PZS
CCA CCP
ces
CCT
30/13
cc
Organisatie van de BVD Structuur Directie 6
mei 1993
(vervolg)
(vervolg)
Afdeling Financiën en Economie Financiële Administratie
FE FEA
Rekenplichtige
FER
Afdeling Informatisering Adviseur Administratieve Organisatie Adviseur Automatisering Functioneel Ontwerp Adviseur Informatievoorziening Adviseur Organisatie Technisch Ontwerp
I IAO lAU IFO
30/14
nv lOR ITO
Organisatie van de BVD
(vervolg)
Mandaat-besluit financiële bevoegdheden
HET HOOFD VAN DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST
Overwegende dat het wenselijk is bevoegdheden op financieel gebied te mandateren aan de directeuren Dl, D2, DJ, D4, DS en D6; Gelet op het Mandaatbesluit financiele functie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, besluit van 14 februari 1991, nummer CB90/J8/U9; Gelet op de Comptabiliteitswet 1976, Stb. 671, alsmede op deze wet betrekking hebbende wijzigingsbesluiten; Gelet op het Besluit taak Centrale afdeling financieel-economische zaken, Stb. 1977, 426;
BESLUIT
Artikel 1 Onder "de directeur" wordt in dit besluit verstaan: a. de directeur D 1 b. de directeur D2 c. de directeur DJ d. de directeur D4 e. de directeur D5 f. de directeur D6
Artikel 2 De directeur is bevoegd om namens het hoofd van de Binnenlandse Veiligheidsdienst verplichtingen tot Fl. 50.000,- aan te gaan ten laste van de begrotingsartikelen die zijn opgenomen in het door het hoofd van de BVD en de directeur Financieel-Economische Zaken goedgekeurde bestedingsplan van de BVD, voor zover die artikelen dan wel onderdelen daarvan betrekking hebben op zijn directie, met uitzondering van de uitgaven die betrekking hebben op de uitoefening van de functie van directeur. De laatste bevoegdheid wordt namens de minister uitgeoefend door het hoofd van de BVD en wordt niet doorgemandateerd.
Artikel 3 De directeur is bevoegd tot en verantwoordelijk voor de betaling van de door zijn directie verschuldigde bedragen tot een maximum van Fl. 50.000,- en de inning van de bedragen die aan zijn directie toekomen.
J0/15
Organisatie van de BVD
(vervolg)
Mandaat-besluit financiële bevoegdheden
(vervolg)
Artikel 4 In afwijking van het bepaalde in de artikelen 2 en 3, geldt ten aanzien van ·de directeur D6 een bedrag van FL. 100.000,-, indien en voor zover de bestedingen danwel de betalingen betrekking hebben op de gehele Dienst.
Artikel 5 De directeur kan de aan hem overeenkomstig de artikelen 2 en 3 overgedragen bevoegdheden bij schriftelijk door het hoofd van de BVD goed te keuren besluit geheel of gedeeltelijk overdragen aan een of meer met name aangewezen onder hem ressorterende functionarissen.
Artikel 6 Met inachtneming van hetgeen voortvloeit uit de Comptabiliteitswet 1976 en het Besluit taak Centrale Afdeling Financieel-Economische Zaken is de directeur 06, met betrekking tot de in artikel 1 genoemde directeuren, belast met en verantwoordelijk voor de administratie van: a. de verplichtingen; b. de uitgaven en ontvangsten, alsmede; c. de vorderingen en schulden, als bedoeld in de Regeling Departementale Begrotings-Administratie.
Artikel 7 Bij afwezigheid van de directeur is diens door het hoofd van de Binnenlandse Veiligheidsdienst schriftelijk aangewezen plaatsvervanger bevoegd om de in dit besluit genoemde bevoegdheden uit te oefenen. Bij afwezigheid van de plaatsvervanger is de directeur 06 daartoe bevoegd.
Artikel 8 De uitoefening van de in dit besluit genoemde bevoegdheden geschiedt met inachtneming vàn nadere regelgeving ter zake vastgesteld binnen de BVD respectievelijk de onderscheiden directies.
Artikel 9 Dit besluit kan worden aangehaald als "Mandaat-besluit financiële bevoegdheden".
30/16
Organisatie van de BVD (vervolg) Mandaat-besluit financiële bevoegdheden
(vervolg)
ArtikellO Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste werkdag na de dag waarop het is ondertekend.
Afschrift van dit besluit zal worden gezonden aan de Algemene Rekenkamer, de ministers van Financiën en Binnenlandse Zaken, de directeur Financieel-Economische Zaken en de directeur Accountantsdienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
HET HOOFD VAN DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST,
Mr. A.W.H. Doeters van Leeuwen.
seplember 1992
30/17
Organisatie van de BVD (vervolg) Doormandateringsbesluit Dl (CO 2217918-68)
DOO~ATERINGSBESLUIT
In aansluiting op het Mandaatbesluit financiële bevoegdheden van 25 juni 1992 met nr. 2164645/PZ en met verwijzing naar artikel 5 van dat besluit wens ik gebruik te maken van de mogelijkheid de aan mij toegekende bevoegdheden over te dragen.
Met inachtneming van de overige bepalingen in genoemd mandaatbesluit verleen ik BBI, lEB, KJA en SPC de bevoegdheid ten laste van aan mij toegekende budgetten verplichtingen aan te gaan tot een maximum van f. 10.000,00 per verplichting. Bij afwezigheid van de desbetreffende verantwoordelijke functionaris is het toegestaan de in dit besluit genoemde bevoegdheden over te dragen aan de door mij aangewezen plaatsvervanger. Bij afwezigheid van de plaatsvervanger wordt het mandaat teruggegeven aan mij. Dit besluit zal worden opgenomen in de Financiële Administratieve Organisatie. Een afschrift zal worden verzonden aan de Directie Financieel Economische Zaken en de Departementale Accountantsdienst.
Leidschendam, 14 september 1994
DE DIRECTEUR HET HOOFD VAN DE STRATEGIE EN PLANNING BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST mr. A. W .H. Doeters van Leeuwen
maan 1996
30/17a
Organisatie van de BVD (vervolg) Doormandateringsbesluit Dl (CO 2217919-49)
DOORMANDATERINGSBESLUIT
In aansluiting op het Mandaatbesluit fmanciële bevoegdheden van 25 juni 1992 nr. 2164645/PZ en met verwijzing naar artikel 5 van dat besluit wens ik gebruik te maken van de mogelijkheid de aan mij toegekende bevoegdheden over te dragen.
Met inachtneming van de overige bepalingen in genoemd mandaatbesluit verleen ik D2B, D2D, D20, D2S, D2T en BB2 de bevoegdheid ten laste van aan mij toegekende budgetten verplichtingen aan te gaan tot een maximum van f. 10.000,00 per verplichting. Bij afwezigheid van de desbetreffende verantwoordelijke functionaris is het toegestaan de in dit besluit genoemde bevoegdheden over te dragen aan de door mij aangewezen plaatsvervanger. Bij afwezigheid van de plaatsvervanger wordt het mandaat teruggegeven aan mij. Dit besluit zal worden opgenomen in de Financiële Administratieve Organisatie. Een afschrift zal worden verzonden aan de Directie Financieel Economische Zaken en de Departementale Accountantsdienst.
Leidschendam, oktober 1994
DE DIRECTEUR DEMOCRATISCHE RECHTSORDE
HET HOOFD VAN DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST mr. A.W.H. Doeters van Leeuwen
maan 1996
30/17b
Organisatie van de BVD (vervolg) Doormandateringsbesluit D3 (CO 2217920-82)
DOORMANDATERINGSBESLUIT
In aansluiting op het Mandaatbesluit financiële bevoegdheden van 25 juni 1992 met nr. 2164645/PZ en met verwijzing naar artikel 5 van dat besluit wens ik gebruik te maken van de mogelijkheid de aan mij toegekende bevoegdheden over te dragen. Met inachtneming van de overige bepalingen in genoemd mandaatbesluit verleen ik D3B, D3D, D30, D3S, D3T en BB3 de bevoegdheid ten laste van aan mij toegekende budgetten verplichtingen aan te gaan tot een maximum van f. 10.000,00 per verplichting. Bij afwezigheid van de desbetreffende verantwoordelijke functionaris is het toegestaan de in dit besluit genoemde bevoegdheden over te dragen aan de door mij aangewezen plaatsvervanger. Bij afwezigheid van de plaatsvervanger wordt het mandaat teruggegeven aan mij. Dit besluit zal worden opgenomen in de Financiële Administratieve Organisatie. Een afschrift zal worden verzonden aan de Directie Financieel Economische Zaken en de Departementale Accountantsdienst.
Leidschendam, 12 september 1994
HET HOOFD VAN DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST
DE DIRECTEUR STAATSVEILIGHEID
mr. A.W.H. Doeters van Leeuwen
maart
1996
30/17c
Organisatie van de BVD (vervolg) Doormandateringsbesluit D4 (CO 2217922-44)
OOORMANDATERINGSBESLUIT In aansluiting op het Mandaatbesluit financiële bevoegdheden van 25 juni 1992 met nr. 2164645/PZ en met verwijzing naar artikel 5 van dat besluit wens ik gebruik te maken van de mogelijkheid de aan mij toegekende bevoegdheden over te dragen.
Met inachtneming van de overige bepalingen in genoemd mandaatbesluit verleen ik D4B, D4D, D40, D4S, D4T en BB4 de bevoegdheid ten laste van aan mij toegekende budgetten verplichtingen aan te gaan tot een maximurn van f. 10.000,00 per verplichting. Bij afwezigheid van de desbetreffende verantwoordelijke functionaris is het toegestaan de in dit besluit genoemde bevoegdheden over te dragen aan de door mij aangewezen plaatsvervanger. Bij afwezigheid van de plaatsvervanger wordt het mandaat teruggegeven aan mij. Dit besluit zal worden opgenomen in de Financiële Administratieve Organisatie. Een afschrift zal worden verzonden aan de Directie Financieel Economische Zaken en de Departementale Accountantsdienst.
Leidschendam, 1 oktober 1994
DE DIRECTEUR MAA TSCHAPPELUKE EN ECONOMISCHE BELANGEN
HET HOOFD VAN DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST mr. A.W.H. Doeters van Leeuwen
maart 1996
30/17d
Organisatie van de BVD (vervolg)
Doormandateringsbesluit DS (CO 2217923-25)
DOO~ATERlNGSBESLUiT
In aansluiting op het Mandaatbesluit financiële bevoegdheden van 25 juni 1992 met nr. 2164645/PZ en met verwijzing naar artikel 5 van dat besluit wens ik gebruik te maken van de mogelijkheid de aan mij toegekende bevoegdheden over te dragen. Met inachtneming van de overige bepalingen in genoemd mandaatbesluit verleen ik BB5, SO, TE, BR, RO en 513 de bevoegdheid ten laste van aan mij toegekende budgetten verplichtingen aan te gaan tot een maximum van f. 10.000,00 per verplichting. Ik draag de bevoegdheid om verplichtingen aan te gaan over aan: RO, voor wat betreft het budget boeken/abonnementen en databanken, tot een maximum van f. 25.000,00 per verplichting; TE, voor wat betreft het budget technische voorzieningen, tot een maximum van f. 50.000,00 per verplichting. Bij afwezigheid van de desbetreffende verantwoordelijke functionaris is het toegestaan de in dit besluit genoemde bevoegdheden over te dragen aan de door mij aangewezen plaatsvervanger. Bij afwezigheid van de plaatsvervanger wordt het mandaat teruggegeven aan mij. Dit besluit zal worden opgenomen in de Financiële Administratieve Organisatie. Een afschrift zal worden verzonden aan de Directie Financieel Economische Zaken en de Departementale Accountantsdienst.
Leidschendam, 8 november 1994
DE DIRECTEUR OPERATIONELE INFORMATIEVERGARING
HET HOOFD VAN DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST mr. A.W.H. Doeters van Leeuwen
maan 1996
30/17e
Organisatie van de BVD (vervolg) Doonnandateringsbesluit D6 (CO 2217924-06)
DOORMANDATERINGSBESLUIT
In aansluiting op het Mandaatbesluit financiële bevoegdheden van 25 juni 1992 met nr. 2164645/PZ en met verwijzing naar artikel 5 van dat besluit wens ik gebruik te maken van de mogelijkheid de aan mij toegekende bevoegdheden over te dragen. Met inachtneming van de overige bepalingen in genoemd mandaatbesluit verleen ik CC, PB, FE, HPZ, lOR, KM en VE de bevoegdheid ten laste van aan mij toegekende budgetten verplichtingen aan te gaan tot een maximum van f. 10.000,00 per verplichting. Ik draag de bevoegdheid om verplichtingen aan te gaan tot een maximum van f. 50.000,00 per verplichting over aan: PB, voor wat betreft het budget facilitair bedrijf; lOR, voor wat betreft het budget automatisering; HPZ, voor wat betreft het budget vorming en opleiding. Dit besluit zal worden opgenomen in de Financiële Administratieve Organisatie. Een afschrift zal worden verzonden aan de Directie Financieel Economische Zaken en de Departementale Accountantsdienst.
Leidschendam, 31 oktober 1994 DE DIRECTEUR MANAGEMENT ADVIES EN CENTRALE FACILITEITEN
HET HOOFD VAN DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST mr. A.W.H. Doeters van Leeuwen
mun 1996
30/17f
Bijlage 3
Sturingsconcept van de BVD
c
V
s
POLITIEK
DIENSTLEIDING
DIRECTIE
Individuele Uitvoering )
(:
scpcernbet 1992
30/ }8
Bijlage 4
Handleiding voor Opdracht formulering
("format", geen "wet")
A.
RISICO-ANALYSE
1.
Aanleiding Analyse huidige toestand Beschrijving van het beleid ten opzichte van het (concrete) belang Beschrijving van de (concrete) bedreiging Beschrijving van de (concrete) weerstand Conclusie; geconcretiseerde kans op aantasting Beoordeling huidige toestand Aangeven van de ernst en mogelijke consequenties van de in punt 2.4 genoemde aantasting van het belang, mede op grond van ervaringsgegevens en het voorspellend vermogen Gewenste toestand (het na te streven resultaat) Eventuele beleidsaanbevelingen met betrekking tot het belang Te realiseren niveau van de bedreiging Te realiseren niveau van de weerstand Conclusie risico-analyse Samengevat verschil tussen Beoordeling huidige toestand en Gewenste toestand
2. 2.1
2.2 2.3 2.4
3.
4. 4.1 4.2 4.3
5.
B.
OPDRACHT
6.
Opdracht formuleren In termen van wat er moet worden gedaan; welke alternatieve keuzemogelijkheden voor te nemen aktie er zich voordoen om resultaat te bereiken, ook met het oog op kostenfbaten ( = kosteneffectiviteit) en het oordeel van de belangendrager over deze alternatieve mogelijkheden Belangendrager benoemen Concrete afnemer(s) van product(en)
7.
c.
PRODUKTIEPLANNING
8. 9.
Prioriteit Inlichtingenstadium Activiteiten Inclusief afstemming met andere directies; voorgenomen inzet van inlichtingenmiddelen; fasering van activiteiten volgens de PMW methodiek plus
10.
Acti~iteitenplanning
11. 12. 13. 14.
Zo concreet mogelijk, ook op het niveau van individuele teamleden Producten Geen werkwoorden; aangeven op het niveau van de concrete belangendrager(s)/afnemer(s) Doorlooptijd + Meetmomenten Tussentijdse evaluatie van de activiteitenplanning plus het resultaat Capaciteit Evaluatie Na beëindiging van de doorlooptijd; door het team plus de concrete belangendrager(s)
30/19
Bijlage S Oplegnotitie MT docwnenten
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maart 1996
30/20
0 P L E G N 0 T I T I E VAN
AAN
Datum
CO-nummer
MT-datum
Agendapunt
Aard van het stuk Beslisstuk
Hamerstuk
Steller
Versie Discusiestuk
Onderwerp
Feitelijke gegevens
Consequenties
1. Personeel
2. Financieel
3. Organisatie
4. Administratieve Organisatie
Besproken met ad 1. ad 2. Advies
Beslissing HBVD I MT
Toestelnummer
ad 3. ad 4.
Ter kennisname
Bijlage 6
Verklaring WOB-verzoek
Bijlage bij brief van de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken van ........... , nr ...... .
VERKLARING
Hierbij veridaart ondergetekende ........................ . in te stemmen met de onderstaande voorwaarden:
A.
B.
c. D. E.
F.
G. H. ~-
Er mogen geen fotokopieën van de zich in het dossiers bevindende documenten worden gemaakt; Aan de belangen van de in de document~n genoemde personen of hun nabestaanden mag bij publikatie of andere informatieverstrekking gebaseerd op de raadpleging, geen onevenredig nadeel worden toegebracht; Er mogen geen tot individuele natuurlijke personen en rechtspersonen herleidbare gegevens in de openbaarheid worden gebracht dan met toestemming van de Secretaris-Generaal van Binnenlandse Zaken; Het concept van een voorgenomen publikatie zal aan de Secretaris-Generaal van Binnenlandse Zaken worden voorgelegd ter verificatie, of aan de onder B. en C. genoemde vereisten is voldaan; Erkenning van de bevoegdheid van de Secretaris-Generaal van Binnenlandse Zaken de publikatie van bepaalde uit de ter inzage gegeven bescheiden afkomstige gegevens te verbieden; Er geheimhouding zal worden betracht van alle aan het archief ontleende gegevens welke niet voor publikatie worden vrijgegeven; De Staat zal worden gevrijwaard tegen eventuele aansprakelijkheidstelling, voortvloeiende uit het verlenen van toegang tot de archietbescheiden; Van de publikatie zal een exemplaar aan de Secretaris-Generaal van Binnenlandse Zaken ter beschikking worden gesteld.
Handtekening:
Datum: ................ .
30/21
Bijlage 7
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
30/22
A
Staat van inlichtingen I Verklaring van geheimhouding De functie waarvoor U in aanmerking komt is een vertrouwensfunctie. Dit houdt in dat naar U een veiligheidsonderzoek dient te worden ingesteld. In dat kader worden door de Binnenlandse Veiligheidsdienst nadere Inlichtingen ingewonnen o.a. met behulp van deze vragenlijst. Ik verzoek U
Dit gedeelte door bedrijf/ministerie in te vullen Inzender.
deze zo volledig mogelijk in te vullen en per omgaande te retourneren aan de afzender. Ook zal een ambtenaar van mijn dienst 1n verband met dit onderzoek contact met U opnemen voor een persoonlijk gesprek. Dit gesprek zal in beginsel in
Den Haag plaatsvinden. De noodzakelijk te
maken kosten van openbaar vervoer zullen worden vergoed. lnd1en U niet 1n de gelegenheid bent
Volgnummer Categone-l functienummer .
naar Den Haag te reizen, dan gelieve U dit te vermelden onder punt 11 van de Staat van Inlichtin-
Datum aanvraag
gen. Vanze~sprekend zullen alle over U verkregen gegevens door mijn dienst strikt vertrouwelijk
FunctieomschriJving
worden behandeld. Datum functiebekleding
Het Hoofd van de Binnenlandse Veiligheidsdienst.
1
Persoonlijke gegevens Partner
Betrokkene Geslachtsnaam (meisjesnaam)
Vaamamen
(voluit)
Geboorteplaats Geboortedatum en geslacht
0
M
0
V
OM
Ov
0
ja
0
nee
0
0
Nationaliteit(en) (evt. vroegere of dubbele)
Telefoonnummer Postcode en woonplaats Adres ----,----,--
Bent u op dit adres bij de gemeente ingeschreven
ja
nee
indien niet, op welk adres dan wel
2
Uw woonplaatsen en adressen gedurende de laatste tien jaar (Ook in het buitenland)
a
van
3
Gegevens burgerlijke staat
t/m
.....
te
adres
..-----
Burgerlijke staat
0
alleenstaand
Partner door
0
huwelijk
0
andere
0
verloving
0
samenwonen
Partnersedert Dit gedeelte niet invullen
~,,
é,
-----------------------------------
1
4
Gegevens familierelaties (Indien u 21
/"'•
Vader
1aar of ouder bent kunt u vraag 4 overslaan)
(evt.. stiet/pleeg)
Moeder (evt.. stief/pleeg)
Geslachtsnaam (meisjesnaam)
Voornamen (voluit)
Geboortedatum Geboorteplaats Postcode en woonplaats Adres Nationaliteit(en) (evt.. vroegere of dubbele)
Beroep Naam en adres werkgever b
Broeders/zusters
(evt. stiet/pleeg)
van 18 jaar en ouder
Naam, voornamen (voluit), geboortedatum en -plaats, woonplaats en adres
5
Gegevens medebewoners Namen van huidige
.•.
medebewoners van 18 jaar en ouder (ook familieleden), voorzover niet eerder genoemd
6
Gegevens opleidingen van
Naam en adres onderwijsinstelling
7
Gegevens militaire diensttijd
tot
(Indien deze periode langer dan 10 jaar geleden is kunt u vraag 7 overslaan)
Tijdvak doorgebracht in militaire dienst onderdeel
tot
van
0
Koninklijke Landmacht
0
Koninklijke Marine
0
Koninklijke Luchtmacht
Marine/ registratienummer Rang Plaatsing
----------------------------------2
8 I""'
Gegevens beroep Huidige functie/ beroep
sedert
Naam werkgever Adres werkgever
telefoon:
Vroegere werkgever gedurende de laatste 10 jaar (Namen, adressen en tijdvakken volledig vermelden)
naam
adres
v~
~to~t
_________
Huidige functie/ beroep partner Naam werkgever Adres werkgever
9
Gegevens betreffende buitenlands verblijf Heeft u ervaringen in het buitenland met personen of instanties waaruit een meer dan normale belangstelling blijkt voor uw persoon, uw functie , uw vakgebied?
0
nee
0
ja (toelichting)
Heeft u gedurende eventueel gemaakte reizen naar het buitenland dan wel in uw kontakten met buitenlanders een ervaring/ervaringen opgedaan die relevant is/zijn m.b.t. het bekleden van een vertrouwensfunctie?
0 0
nee ja (toelichting)
··- ... .-::-..
r-- 10 Referenties 1
Bij voorkeur personen m.b.t. opleiding, vorige werkkring, vrienden, waarvan verwacht mag worden dat zij u voldoende kennen (zo mogenlijkteminste drie referenties vermelden). Naam, woonplaats, adres, telefoonnummer en soort relatie vermelden.
b
Personen in de sfeer van organisaties, verenigingen, clubs enz. bij wie gegevens over u kunnen worden ingewonnen onder vermelding van die organisaties enz. en het tijdvak dat u daarin als lid of anderszins heeft gefunctioneerd in de laatste 10 jaar Naam, organisatie, plaats van vestiging en periode vermelden
----------------------------------3
10 Referenties vervolg
".-...
Indien u onder vraag 2 heeft vermeld dat u in het buitenland heeft gewoond, gaarne eventuele relatiesardaar vermelden naam
adres
land
11 Opmerkingen c.q. aanvullingen die naar uw mening van belang kunnen zijn
12 Verklaring van geheimhouding Ondergetekende verklaart hierbij: a
Dat hij/zij op de hoogte is gesteld van zijn /haar verplichtingen tot geheimhouding van de gerubriceerde gegevens, die te zijner/harer kennis komen;
u
Dat hij/zij belooft de voorschriften, welke zijn of zullen worden gegeven inzake de beveiliging van die gegevens getrouwelijk te zullen nakomen;
c
Dat hij/zij die gegevens niet aan niet gerechtigden zal onthullen;
d
Dat hij/zij kennis heeft genomen van de bepalingen in het Wetboek van Strafrecht inzake geheimhouding, te weten de artikelen 98, 98a, 98b, 98c, 272 en 273 (zie bijlage) en dat hij/zij de betekenis en het belang van die bepalingen heeft begrepen.
13 Ondertekening Aldus naar waarheid ingevuld Plaats Datum Handtekening
----------------------------------4
Bijlage 8
Staat van inlichtingen
De formulieren zijn achter dit blad ingevoegd: Staat van inlichtingen I Veridaring van geheimhouding A Staat van inlichtingen I Veridaring van geheimhouding BIC Bijlage
jm.wi 199S
30123
B/C
Staat van inlichtingen I Verklaring van geheimhouding De funct1e waarnaar u heeft gesolliciteerd c.q. waarvoer u in aanmerking wordt gebracht, is aangewezen als vertrouwensfunctie. In verband h1ermee zal naar u een veiligheidsonderzoek worden 1ngesteld door m1jn dienst. Hiervoer is het nodig enige extra informatie over u in te w1nnen.
Dit gedeelte door bedrijf/ministerie in te vullen Inzender
Ik stel het op priJS indien u daaraan uw medewerking verleent door onderstaande vragen naar waarheid en volledig te beantwoorden, zo mogelijk in blokletters of met de schnjfmach1ne. Vanzelfsprekend zullen alle over u verkregen gegevens door mijn dienst stnkt vertrouweliJk worden
Volgnummer Categorie-/ functienummer Datum aanvraag
behandeld.
Functieomschrijving Het Hoofd van de Binnenlandse VeiligheidSdienst. Datum functiebekleding
1
Persoonlijke gegevens Partner
Betrokkene Geslachtsnaam (meisJesnaam)
Voornamen
(voluit)
Geboorteplaats Geboortedatum en geslacht
0
M
0 V
OM
Ov
0
ja
0 nee
0
0
Nationaliteit(en) (evt. vroegere of dubbele)
Telefoonnummer Postcode en woonplaats Adres Bent u op dit adres bij de gemeente ingeschreven
ja
nee
indien niet, op welk adres dan wel
2
Uw woonplaatsen en adressen gedurende de laatste vijf jaar (Ook m het buitenland)
a
van
b
Idem partner
3
Gegevens burgerlijke staat
t/m
te
adres
Burgerlijke staat
0
alleenstaand
Partner door
0 0
huwelijk
0
verloving
0
samenwonen
andere
Partnersedert Dit gedeelte niet invullen
z.o.z
----------------------------------1
4
Gegevens betreffende buitenlands verblijf F
l-1eeft u ervaringen in het bultenland met personen of instanties waaruit een meer dan normale belangstelling blijkt voor uw persoon, uw funct1e, uw vakgebied?
:J 0
nee ja (toelichting)
Heeft u gedurende eventueel gemaakte reizen naar het buitenland dan wel in uw kontakten met bultenlanders een ervaring/ervaringen opgedaan die relevant is/zijn mbt. het bekleden van een vertrouwensfunctie?
0 0
5
nee ja (toelichting)
Gegevens medebewoners Namen van huidige
,-_medebewoners van 8 Jaar en ouder (ook familieleden). voorzover niet eerder genoemd
6
Opmerkingen c_q_ aanvullingen die naar uw mening van belang kunnen zijn
7
Verklaring van geheimhouding
a
Dat hij/zij op de hoogte is gesteld van zijn /haar verplichtingen tot geheimhouding van de gerubriceerde gegevens, die te
Ondergetekende verklaart hierbij: zijner/harer kennis komen; b
Dat hij/zij belooft de voorschriften, welke zijn of zullen worden gegeven inzake de beveiliging van die gegevens getrouwelijk te zullen ~ akomen;
c d
Dat hij/zij die gegevens n1et aan niet gerechtigden zal onthullen; Dat hij/zij kennis heeft genomen van de bepalingen in het Wetboek van Strafrecht inzake geheimhouding, te weten de artikelen 98, 98a. 98b, 98c, 272 en 273 (zie bijlage) en dat h1j/zij de betekenis en het belang van die bepalingen heeft begrepen.
8
Ondertekening Aldus naar waarheid ingevuld Plaats
·-·-----
--
Datum Handtekening
----------------------------------2
++++++++++
C
+ + + + + + ++ + + + + + + + + ++++++++++
BIJLAGE 8LJ G&IEIMHOUOINGSVERKLARING
01-o-l-1994
Art. 2, 3, 4, 5, 23, 98, 98a, 98b, 98c, 272, 273.
Art. 2.
De Nederlandse Strafwet is toepasselijk op_ ieder die zich in Nederland aan enig strafbaar feit schuldig maakt.
Art. 3.
De Nederlandse Strafwet is toepasselijk op leder die zich buiten Nederland aan boord van een Nederlands vaartuig of luchtvaartuig aan enig strafbaar feit schuldig maakt.
Art. 4.
De Nederlandse Strafwet is toepasselijk op ieder die zich buiten Neder1and schuldig maakt: 1. aan een der misdrijven omschreven in artikel92-96, 97a, 98-98c, 105 en 108-110.
(__ Art. 5.
-1.
-2.
Art. 23.
De Nederlandse Strafwet is toepasselijk op de Neder1ander die zich bliten Nederland schuldig maakt: 1. aan een der misdrijven omschreven in de Trtels I en 11 van het Tweede boek. en In de artikelen 206, 237,272, 273, 388 en .389. 2 .. aan een feit hetwelk door de Nederlandse strafwet als misdrijf wordt beschouwd en waarop door de wet Van het land waar het begaan Is, straf Is gestekt. De VEINOlging kan ook plaatshebben, indien de verdachte eerst na het begBl van het feit Neder1ander wordt.
-1.
Hij die tot een geldboete Is veroordeeld is verplicht tot betaling van het bij de rechterijke uitspraak
-2.
vastgestelde bedrag aan de staat binnen de termijn door het openbaar ministerie dat tenuitvoerleggin van het vooris of arrest Is belast, te stellen. Het bedrag van de geldboete Is ten minste vijf gulden.
-3.
-4.
-5.
Art. 98. -1.
-2.
met de
De geldboete die voor een strafbaar feit ten hoogste kan worden opgelegd, is gelijk aan het bedrag van die categorie die voor dat feit is bepaald. Er zijn zes categorieên: de eerste categorie, vijfhonderd gulden; de tweede categorie, vijfduizend gulden; de derde categorie, tienduizend gulden; de vierde categorie, vijfentwintigduizend gUden;. de vijfde categorie, honderdduizend gulden; de zesde categorie, een miljoen gulden.. Voor een overtreding, onderscheldenlik een misdrijf, waarop geen geldboete is gesteld, kan de rechter een geldboete opleggen tot ten hoogste het bedrag van de eerste, onderscheidenlijk de derde categorie. Hj cie een lnlchting waarvan de geheimhouding door het belang Van de staat of van zijn bondgenoten wordt geboden, VOOIW9rp waaraan een zodanige Inlichting kan worden ontleend, of zodanig gegevens opzettelijk verstrekt aan of ter~ stelt van een tOt kennisneming daarvan niet gerechtigd persoon of lichaam, wordt, Indien hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat het een zodanige inlichting, een zodanig voorwerp of zodanige gegevens betreft, gestraft met geyanger1sstraf van ten hoogste zes jaren of geldboete van de vijfde categorie. Met dezelfde straf wordt gestraft hij die een inlichting die van een verboden plaats afkomstig is en tot de veiligheid van de staat of van zijn bondgenoten in betrekking staat, een voorwerp waaraan een zodanige irllidrtlng kan worden ontleend, Of zodanige gegevens Opzettelijk verstrekt aan of ter beschikking stelt van een tot kennisneming daarvan niet gerechtigd persoon of tichaam, Indien hij weet of rede1ijkerWijs moet vermoeden dat het een zodanige inlichting, een zodanig voorwerp of zodanige gageyens betreft.
een
z.o.z. ' . 1 1-----------------------------------
Art. 98a -1.
-2.
-3.
Hij aan wiens schuld te wijten·is dat een infichting, een voorwerp of gegevens als bedoeld in artikel 98, openbaar worden gemaakt of ter beschikking komt van een tot kennisneming daarvan niet gerechtigd persoon of lichaam, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de derde categorie.
Art. 98b.
A.
ac.
Hij die een inlichting, een voorwerp of gegevens als bedoeld In artlkel98, hetzij opzettelijk openbaar maakt, hetzij zoneter daartoe gerechtigd te zijn opzettel'~k verstrekt aan of ter beschikking stelt van een buitenlandse mogendheid, een In het buitenland gevestigd persoon of lichaam, dan wel een zodanig persoon of lichaam dat gevaar ontstaat dat de inlichting of de gegevens aan een buitenlandse mogendheid of aan een in het buitenland gevestigd persoon of lichaam bekend wordt, indien hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat het een zodanige inlichting of zodanige gegevens betreft, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste vijftien jaren of geldboete van de vijfde categorie. Indien de schuldige heeft gehandeld in tijd van oorlog dan wel in äJenSt of in opdracht van een buitenlandse mogendheid of van een in het buitenland gevestigd persoon of lichaam, kan levenslange gevangenisstraf of tijdelijke van ten hoogste twintig jaren of geldboete van de vijfde categorie worden opgelegd. Handelingen gepleegd ter voorbereiding van een misdrijf als omsctYeven in de voorgaande leden worden gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste zes jaren of geldboete van de vijfde categorie.
-1.
-2.
Art. 272. -1.
-2.
Art. 273. -1.
-2. -3.
Met gevangenisstraf van ten hoogste zes jaren of geldboete van de vijfde categorie wordt gestraft: 1. hij die opzettelijk een inlichting, een voorwerp of gegevens als bedoeld in artikel98, zonder daartoe gerechtigd te zijn, onder zich neemt of houdt; 2. hij die enige handeling verricht, ondernomen met het oogmerk om, zonder daartoe gerechtigd te zijn, de beschikking te krijgen over een inlichting, een voorWerp of gegevens als bedoeld in artikel 98; 3. hij die tersluiks, onder een vals voé>rgeven, door middel van een vermomming of langs een andere dan de gewone toegang op of in een verboden plaats komt of tracht te komen, aldaar in dier voege aanwezig is, of zich op een van die wijzen of door een van die middelen vandaar verwijdert of tracht te verwijderen. De bepaling onder 3 is niet toepasselijk, indien de rechter blijkt dat de dader niet heeft gehandeld met het oogmerk bedoeld onder 2. Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie. Indien dit misdrijf tegen een bepaald persoon gepleegd is, wordt het slechts vervolgd op diens klacht. Met gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden of geldboete van de vierde categorie wordt gestraft hij die opzettelijk . 1. aangaande een onderneming van handel, nijverheid of dienstver1ening bij welke hij werkzaam is of Is geweest, bijzonderheden waarvan hem geheimhouding is opgelegd, bekend maakt of 2. gegevens die door misdrijf zijn verkregen uit een geautomatiseerd werk van een onderneming van handel, nijverheid of dienstverlening en die betrekking hebbe.n op deze onderneming, bekend maakt of uit winstbejag gebruikt, indien deze gegevens ten tijde van (je bekendmaking of het gebruik niet algemeen bekend waren en daaruit enig nadeel kan ontstaan. Niet strafbaar is hij die te goeder trouw heeft kunnen aannemen dat het algemeen belang de bekendmaking vereiste. Geen vervolg heeft plaats dan op klacht van het bestuur van de onderneming.
----------------------------------2
Bijlage 9
Relatiegeschenken
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
aprill997
30/24
AANVRAAGFORMULIER RELATIEGESCHENKEN Prijs
Artikel BVD Kristallen wijn/sherry karaf Dienblad Penning (zilver) Wapenschild (brons) sierkurk "Geschiedenis van de BVD", Engelen Manchetknopen Broche (zilver) Driedelige bureauset Sleutelring BVD-schrijfblok met ball-point BiZa Pennenset Vulpen Ball-point Stropdas sweatshirt maat (L, XL, XXL) T-shirt maat (L, XL, XXL) : Paraplu Horloge Sleutelhanger Kubusblok Boeken: "Binnenlandse Zaken en het ontstaan van de moderne bureaucratie in Nederland 1813 - 1940" "Joodse vluchtelingen in Nederland 1938 - 1940" "Ontstaan en ontwikkeling van een departement in de Bataafse tijd 1795- 1806", "stand van zaken" Directie I afdeling Naam aanvrager Datum Bestemd voor relatie Van de organisatie Ter gelegenheid van Naam afdelingshoofd Paraaf voor accoord
Aantal
Totaal
f f f f f f f f f f f
185,00 150,00 112,00 96,00 88,00 59,50 56,00 50,00 31,00 24,00 8,00
f f f
f
130,00 80,00 15,00 30,00 65,00 25,00 50,00 35,00 17,50 7,50
f
15,00
f
f
15,00
f
f
45,00
f
f
20,00
f
f f
f f f f
f
f f f f
f f f f f f f
f f f f f
f f f f
.•: :
. :
. :
Accoord IEB
:
Datum
.•
Ja Nee
Handtekening IEB/ Door FB uitgegeven op : Handtekening aanvrager voor ontvangst •
.
Formulier na uitgifte retour IEB.
Bij meningsverschil over uitgifte beslist Dl.
Bijlage 10
Het formulier is achter dit blad gevoegd:
Afdruk van de eMAIL-versie Voorgedrukt formulier
30/25
r
Bijlage 11 Aanvraag onderzoeklbeveiligingsadvies
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
30/26
AANVRAAG ONDERZOEK/BEVEILIGINGSADVIES OPA-code Aangevraagd door : Uit te voeren door Soort onderzoek : Evt. urgentie Datum aanvraag
..... ...... .... .... .......
.
lFl l I Nr.:
. ..
Naam en voornamen betrokkene Geboortedatum en plaats Nationaliteit Werkgever/funktie Naam firma Adres Naam/funktie gesprekspartner
l l Dat: : :co.: lFlb.
: : :
. .... . . .. .
.....
. . .. .
.:• . . .... .. .. .. .... .. . . . . .
Achtergrondsinformatie
:
Speciale wensen aanvrager
..
paraaf Teamleider opgevraagd Naslag ACDK
d.
datum
functiecode
Bijlage 12 Onderzoeksrapport
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
j.tnUólri 1994
30/27
0 N D E R Z 0 E K S R A P P 0 R T
Onderwerp Aan
...... ...... .. ....
. . . . .. . . . .. .
:Par. :ct.d. I I I I I I I
I I I
I I I
I I I
I I I I
I
I I
I
I I I
I
I
Rapport nr. Datum Directie
D
Bestemd voor: Team Bericht op Bijlagen
Rapporteur
. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bijlage 13 BenaderingsCormulier (BF)
Het formulier is achter dit blad ingevoegd: Afdruk van de eMAIL-versie Voorgedrukt formulier
30/28
r-
BENADERINGS FORMUUER
Aan
Datum
Van
Nummer
Paraaf
Q.P.A-code
Betreft Naam Voornamen Geboorte-datum Adres Telefoon ~-,
Beroep Gehuwd met Woont samen met I Gescheiden van
Reden benadering
Bronvermelding
Uit te voeren door:
Paraaf 1 Datum verwerking
Aantekeningen:
-plaats
Bijlage 14
Informatierapport
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maan 1996
30/29
Informatierapport Onderwerp :
+--------+--------+ : Aan : Aan +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
nummer naam Infonummer Teamnaam
.
. . .
datum : Rapporteur
.
Bijlagen
:
Bijlage 15 Aanvraag M-actie
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
30/30
Bijlage 16
Oplegblad Aanvraag
actie
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maan 1996
30/31
OPLEGBLAD AANVRAAG
-ACTIE
Teamleider
:
Team
.
I
co-nummer
:
Betreft
Reden aanvraag
:
Datum
Paraaf directeur :
Paraaf KJA/
Bijlage 17 AanvraagT-actie
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
30/32
Bijlage 18 Aanvraag volg- en observatie-actie
Een afdruk van bet eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
30/33
Bijlage 19 Bevolkingscheck
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
jamari 1995
30/34
+++++++++-'+•••••+++-t +•••+•++++ ++•+t-+++++ ++•+++++++ ++•+t-+++++ ++•+t-+++++ +1P++++++ .. -r+•••+•++++ +++++++-'-+-+
Ministerie van Binnenlandse Zaken
Aan het Gemeentebestuur (Afdeling Bevolking)
van t.a.v.
Onskenmerk
Bijlagen
Hierbij verzoek ik U ten behoeve van een ambtelijk doel om: a.
verificatie en/of aanvulling van de onderstaand aangestreepte gegevens,
b.
de aan ommezijde gevraagde gegevens te verstrekken voor wat betreft de aangestreepte personen.
Het hoofd van de Dienst,
-
Mr A.W.H. Doeters van Leeuwen
Postadres Postbus 20010 2500 EA 's-Grave-ahage Telefoon 07D-3176340
Gelieve dit formulier zo spoedig mogelijk te retourneren
01. Naam Geboortedatum Woonplaats
0
' ................................. ·········-··············--········· ............................ VoorrlélfTlef1 . ................................................................................................ Geboorteplaats
. .............. .. ... ..
... .. ............................... Adres met evt. aantekeningen. : .... .......... ........... . .....
2. Nationaliteit
0 3. Vorige woonadressen over de afgelopen tien jaar: Data:
Gemeente(n):
Adres(sen):
4. Verplichte aantekeningen zoals vermeld in vak 23 van PK m.b.t.:
0
a.Paspoort
0
0
b. Dienstplicht c. Vuurwapen
0
d. Overige aant.
Relatie
..
Naam en voornamen voluit
.................. geldig tot : . ... ...... ..... .. .........................
Geb. datum en plaats
... .
woonplaats en adres
0
5.
Echtgen.
0
6.
Vorige echtgen.
0
7.
Huwelijksgegevens:
0
8.
Medebewoners voor zover ouder dan 15 jaar en nog niet vermeld
/"'.
Q 9.
Kinderen (ook stief- en pleeg) voor zover ouder dan .. 15 jaar en elders ingeschreven
0
10. Vader van 1
0 11. Moeder van 1
0 12.
Broers en zusters van 1• voor zover ouder dan 15 jaar
0
13. Vader van 5
0
14. Moeder van 5
015.
Gelet op de artikelen 103, derde lid, en 110, onder a, van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, komt de verstrekking van de gevraagde gegevens niet voor protocollering in aanmerking en dient de betrokkene niet in kennis te worden gesteld van de verstrekking van de gegevens.
Bijlage lO Bevolkingscheck Amsterdam
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
jmJari 1995
30/35
BEVOLKING AMSTERDAM Volgnr.:
Aanvrager
Huidig woonaders
Gevraagde gegevens Omschrijving
Gegevens burgerlijke staat
Naam Voornamen
r-
Geboren d.d. Geboorte plaats Kerkgenootschap Nationaliteit Beroep (ook vorige) Aant. vak 23 (Pas/Dpl/BV) Huwelijk d.d. Huwelijk plaats
Gehuwdmet Naam
Voornamen Geboren d.d. Geboorte plaats r-- Kerkgenootschap Nationaliteit Beroep . (ook vorige)
Aant. vak23 (Pas/Dpi/BV)
fi.N.9J< a libel den d.d.: 1e
Eerdere huwelijken
In- en afschrijvingen:
r-
Bijlage 21
Een afdruk van het eMAIL formulier is achter dit blad gevoegd.
jmJari 1995
30/36
Verbindingen met zusterdiensten
jawari 1995
(vervolg)
30/43-a
r--
Bijlage 22 Tenaamstelling telefoon-, telex- en postbusnummers
Het formulier is achter dit blad gevoegd:
Afdruk van de eMAIL-versie Voorgedrukt formulier
janwu-i 1994
30/37
Aanvraag tenaamstelling telefoon-, telex- en postbusnummers Via RO aan BV
Directie
Daturn
Afgehandeld door
Daturn
Alleen telefoonnummers aanvragen die niet terug te vinden zijn met behulp van
+-----------------+------------+--------------------------------+ ~'
I I
I I
I I
: Nummer
: Aanvrager
I I
I 1
l
Tenaamstelling
I 1
1
+-----------------+------------+--------------------------------+ 15 posities
10 positie
30 posities
1 1 1 1 1 1 1 I
I I I I I I 1 1
+-----------------
1 I I I I I I I
I I
--------------------------------+
Bijlage 23
Informatiebemiddeling en uitlenen dossiers SSA
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maart 1996
30/38
INFORMATIEBEMIDDELING EN UITLENEN DOSSIERS SEMI-STATISCH ARCHIEF
Aanvrager
••
Afdeling/team
.
Telefoon
:
Datum
:
Gereed voor
:
Opgenomen door
.
Tijd :
Onderwerp ~·
Exacte vraagstelling
..
Te behandelen door
Datum:
Afgehandeld door:
Datum : Tijd
.
Bijlage 24
Telexformulier algemeen
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maan 1996
30/39
Afd. nr. Op/Co nr. Opsteller
• 0
Bestemd voor:
•
0
0
0
0
Rubricering:
ENKEL/MEERVOUDIG GEADRESSEERD UITGAAND TELEXBERICHT
.. . . . . .
0 0
...... ..... .
Datum
0
Voorrang
0 0
. . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . Att:
Telex nr. :
I I I I I I I I I I I I I I I
Clausule
0
I I I I I I I I I I I I I I I
. . ..
BijlagelS
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
30/40
Bijlage 26
Telexformulier
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maan 1996
30/41
UITGAAND TELEXBERICHT Afd. nr. Op/Co nr. Opsteller
.: :
Clausule Datum
.
Rubricering:
Voorrang :
Bestemd voor:
Telex nr.:
Distributie:
Bijlage 27
Verbindingen met zusterdiensten
Algemeen Met de zusterdiensten worden verschillende soorten verbindingen onderhouden. Er wordt gebruik gemaakt van briefverkeer, data-/telexverbindingen en telefax. Met sommige diensten wordt uitsluitend per brief gecorrespondeerd, met anderen per telex. Met enkelen bestaat zowel een brief- als telexverbinding. Daarnaast kan natuurlijk sprake zijn van mondelinge contacten met de liaisons en andere vertegenwoordigers van de zusterdiensten.
Data-/telexverbinding Met de navolgende zusterdiensten heeft de dienst een data-/telexverbinding.
maan 1996
30/42
Verbindingen met zusterdiensten
(vervolg)
Briefverbinding Met de volgende zusterdiensten heeft de dienst (uitsluitend) verbinding per brief.
Faxverbinding
maan 1996
30/43
Verbindingen met zusterdiensten
maan 1996
30/43-a
(vervolg)
,....,
Bijlage 28 Telerax-begeleidingsformulier
Het formulier is achter dit blad gevoegd:
Afdruk van de eMAIL-versie Voorgedrukt formulier
mei 1993
30/44
TELEFAX Aan/To
Telefax/Fax
Van/From
Telefax/Fax
Telefoon/Phene
Datum/Date
Aantal (incl. Number (incl.
Ministerie van Binnenlandse Zaken Correspondentieadres: Postbus 20010 2500 EA 's-Gravenhage Onderwerp/Subject
pagina s deze) of pages this one
Bijlage 29 Operatierapport
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maan 1996
30/45
Operatierapport
+--------+--------+ : Aan : Aan +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ +--------+--------+ I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
Operatie
:
Nummer
.
Directie
.
Team
:
Bewerker Datum aanmaak rapp.
. .
Bijlage 30
rapport
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maan 1996
30/46
Bijlage 31
Aanvraag financiële goedkeuring
Het formulier is achter dit blad gevoegd:
Afdruk van de eMAIL-versie Voorgedrukt formulier
liplCmlier l!m
30/47
Bijlage 32 Afsluit-rapport
Het formulier is achter dit blad gevoegd:
Afdruk van de eMAIL-versie Voorgedrukt formulier
mei 1993
30/48
AFSLUIT-RAPPORT Operatie/dossier OPA-code Datum benadering Reden Benadering
Datum beeindiging Reden beeindiging
. .. .... ..... . .. ... .. .. . . ........ . . . .. ... . ....... ................................
. .. . . . . . . .
. .. . . . . .. .
Dossier Opsteller I paraaf Daturn
. . . . . . .. . .
Accoord tearnleider.afd.Hfd/: Datum Paraaf kluis Daturn verwerking
..........
Bijlage 33
Reiskostenregeling forensen
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
jmJari 1995
30/49
AANVRAAG REISKOSTEN FORENSEN Pasnumrner:
Belanghebbende
Afdeling: _________ Toestelnumrner: Directie : ------Woonadres: ____________________ Te: __________________
-----
Afstand tussen de WONING EN DE GEBRUIKELIJKE INGANG VAN HET GEBOUW WAAR U UW WERKZAAMHEDEN VERRICHT: km (enkele reis). Ondergetekende verzoekt tegemoetkoming in de reiskosten tussen de woning en de plaats van tewerkstelling m.i.v. 19 Hij/Zij maakt gebruik van: 0 eigen vervoer t.w.: _____________________________ 0 openbaar vervoer
De noodzakelijk te bestaan uit:
maken reiskosten
in
de zin
van de
regeling
kosten openbaar vervoer: -vervoer per___________________________ bus en/of tram traject ___
f _________________
-vervoer per trein traject ______________________________
f _________
-stadstreekkaart aantal zones ___________ traject ______________________________
f _ _ _ _ _ __ f _________
f _________
TOTAAL
f ___________
================ Leidschendam, ____________________________ 19
(handtekening)
svp retour zenden aan FEA
(kamer 242) .
Bijlage 34 Declaratieformulier (algemeen)
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
30/50
DECLARATIEFORMULIER (algemeen) (in tweevoud indienen)
Niet invullen door de declarant
Persoonlijke gegevens Nr. Cred.adm.:
,--,Naam
pasjesnr.
~res
Woonplaats
Afd.code :
I
Verificatie
tst. Betaalbaar
Soort kosten Postbank
Bet. wijze
0 0 0 0 ::J
Telefoonkosten gespreksperiade
Vm
Maaltijd overwerk
I
Bilj ./lijst
Verwervingskosten
Nr. G-ootb. éd'n:
Retskosten extra woorvwerkverkeer Overige kosten
0
Boekingsdat.
Omschrijving Datum
Toelichting
Bedrag
totaal:
f
Rekening
KP
D
totaal:
Verklaring Ondergetekende verklaart deze declaratie volledig, naar waastleid en volgens de bepalingen van de hernhlaar bekend zijnde regelingen c.q. voorschriften te hebben ingevuld, en de eventueel opgevoerde overwer1Qnaaltijd(en) in een restaurant is/zijn genuttigd en betaald.
Het Hoofd van de Dienst verklaart. dat het in deze declaratie vermelde is gesellied op zijn last. de uitvoering naar behoren heelt plaatsgehad c.q. de reizen in het belang van 's Rijks dienst zijn ondernomen en de dectaratte door hem wordt goedgekeurd.
Datum
Namens deze. (handtekenng)
Gezienfaceoord
Nevenvermeld bedrag ontvangen
(plv) Hoofd van het dienstonderdeel
19
Datum
(plaats)
(datum)
(handtekening) (handtekening)
Bijlage 35 Reisdeclaratie binnenland
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
mei 1993
30/51
REISDECLARATIE BINNENLAND
Nr. Q'fld. Adm .
.,...J!n tweevoud indienen) 'ersoonlijke gegevens
Naam Adres Woonplaats Standplaats Plaats tewerkstelling
I
.... jaar 19 ....
Route
er
Kosten blijkens bijgevoegde bewijsstukken trein bus/ overig tram
Verblijfkosten
Reisduur begin dag
(meer ruimte z.o.z.)
Reiskosten Openbaar vervoer
I
Postbank Nr. Boekhouding
Reisgegevens Declaratie over de maand Reisdoel Bezoekaan
I~
: ...................................................... ,....................................... Pasjesnr. : .............................................................................................. Kostenplaats : ..................... . : ............................................................................................. Toestel
W'
~(en)
einde dag
wr
~
·
aankruisen
lontbijt lunch diner
EINDBEREKENING Motorvoertuig dienstauto A nr
park.
e.d.
betreft
eigen vervoer km hoog
totaal X vergoe-=totaal aantal ding vergoeding
km laag
"...- ---~-- .......................................................................................................... i 2 ..... .......... ............ .. ................ ........................................................ _;_ .......................................................................................................... 4 ................ ................ ................ ......... ................. ................ ................ ......
ll5 ~
logies
ootbijt lunch diner
................................................... Totaal verblijfkosten
................................................... r---------1 I
I
...... trei1 .· 5 ................ ................ ................ ......... ................. ................ ................ ~~----~--~~--~------~L---------~ 6 7 ...................... ················ ................ ········· ................................................ . 8
b.JsltTam
i
OJerig
-~-~: :::.:::::::.:. : .:..::::::·:·:.: :-::::.::::::::: ::.:·:::: ._.:·.:·:::.::.:: ··::::·:::::::::::.:::::::::::::i ~~- ............................. :::::::::::::::::::::: I~~-~I ,,
kmlaag
...... ················ ················ ................ ········· ................. ················ ................,_......___~......_----''----!::=::;:==! 12
Totaal declaratie
L---------.J
C:: .l.____t=[::. ~~-:~. . . .
Ondertekening declarant
Ondertekening bevoegd gezag
Ik verklaar het formulier naar waarheid en volgens de normen van het Reisbesll.it Binnenland 1993 te hebben ingevuld.
Ik verklaar dat: • de vermelde dienstreizen in mijn opdracht of met mijn instemming zijn gemaakt; • de dienstreizen op de VOOt het rijk minst kostbare wijze zijn Litgelloerd; • voor de reizen die met eigen YeNOer Zijn gemaakt: a. O.V. niet mogelijk I niet clc*metig WM (art. 7 Reisbesluit Binnenland 1993) b. er sprake was van een bijzonder geval, bedoeld in art. 8 van het Reisbeslult Binnenland 1993. Handtekening Plaats en datum
"-~Oe opgevoerde reizen zijn niet eerder gedeclareerd.
=-
Plaats en datum
ti ..................................................... 1 .................................................... .
Handtekening
Bijlage 36 Aanvraag/opdracht dienstreis buitenland
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
30/52
AANVRAAG/OPDRACHT DIENSTREIS BUITENLAND Ondergetekende verzoekt U toestemming te verlenen tot het maken van een buitenland door :
Naam
............................................................................................................................................................ s
Rang en funktie : ............................................................................................................................................................ Tt Dienstonderdeel : Mederelziger(s)
Naar land(en) Plaats Van/tot (datum) : Reden bezoek :
Verzocht word per :
!
LJ trein
LJ vliegtuig
Hoofd dienstonderdeel
D5/BR
datum:
paraaf:
LJ dienstauto te mogen reizen. Hoofdvand De relsopdract
datum:
datum:
Bijlage 37 Reisdeclaratie buitenland
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
jawari 1995
30/53
REISDECLARATIE BUITENLAND
RESERVERING:
PERSOONLIJKE GEGEVENS Naam: Toestel: Bezoek aan:
Pasjesnr. : Kostenplaats :
Verificatie Bet. wijze
SPECIFICATIE REISKOSTEN Eigen motorvoertuig, te weten: km à Omschrijving E
REISGEDEELTE Naar Land Vervoermiddel Plaats AANVANG Datum Tijdstip EINDE Plaats Datum Tijdstip Duur van de reis VERGOEDINGSFACTOREN Voor duur van reisgedeelte Ontbijt voor In gedeelten ven een "---Lunch 'tmeel vallend Diner SUB-TOTAAL VERG. FACT. KORTINGEN Aantal Ontbijten Lunches Diners TOTAAL KORTING TOTAAL VERG. FACT. Vergoeding per vol etmaal LOGIES Aantal nachten per nacht Suppletie TOTAAL LOGIES VERGOEDINGEN Verblijfkosten Eventueel logies ~ TOTAAL Omrekeningskoers TE DECLAREREN
f'o, • Crediteuren-a
(dd-mm-üJ (u u}
(dd-mm-üJ (uu)
etm,
uren ( (
SPECIFICATIE OVERIGE KOSTEN Omschrijving
• 1,5%)
E
• 12%1
r
• 20%)
(
•32%}
r· 12%1 = r• 20%J =
TO RECAPITULATIE
t• 32%}"'
.. %
(Max.
:l Ondertekening declarant Ik volsta met het declareren van een bedr
0,00
Ik verklaar dat het formulier naar waarheid en volger van het Reisbesluit Buitenland 1994 is ingevuld. De opgevoerde reis is niet eerder gedeclareerd.
Plaats en datum
. NLG
~
.................................................... .
Bijlage 38 Declaratie operaties
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
30/54
DECLARATIE OPERATIES
·············································································································································· Salaris nr.:
Maand dag
············································· 19 ........ .
nummer
ontvangsten
omschrijving
operatie
uitgaven
naam transport I saldo
.......
r-'"" ...
Bovenvermelde uitgaven zjjn in Gezjen en acc. het belang van de Dienst gedaan
Handtekening declarant geboekt dd.
controle:
saldo totaalltransp.
Bijlage 39 Titelblad voor hoog-gerubriceerde documenten
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
maan 1996
30/55
. . . .. . . . . . . . . . . . . .
Exempl. nr. : •••••• TITELBLAD (voor Stg.GEHEIM
en Stg.ZEER GEHEIM gerubriceerde interne documenten)
CO-nummer Onderwerp
.
Opsteller
:
Datum
..
Aantal bladzijden r-·
Aantal bijlagen
.
Aantal exemplaren Verzonden op
.
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
nr.
aan:
r-·
Dit document mag zonder toestemming van niet worden bijgemaakt. Exemplaar na gebruik retour aan opsteller.
.......... ........
Bijlage 40 Aanvraag werkzaamheden TBB
Het formulier is achter dit blad gevoegd.
30/56
(clt deel riet be
Aanvraag werkzaamheden TBB D5fTectYIIak BIJaal Beeldbewerkng.
Gegevens aanvrager. : - ..- - · - · -..- -..·--·-··-···--·----·-·..-·..·-··-........._. __ .._ telefoon Directie : - - - - - - - afdeling/team : ---·-----·-·-·--..-----..- dienstaandulding Datum : -----·-·- O.P.A.-nr. : ......-·--·-..---·--·--- floppy rumrner Naam
Gegevens opdracht.
Q fotografie
a reprografie a audiovisueel
Q dtp
a onderzoek a operationele onderst. a andere
Omschrijving
formaat
C G 0
C • Slg.ODnldlnlllll G• Slg.Gnm 0 • _ .
Totaal Speetale aanwijzingen:
totaal
Bijlage 41
Kopieerbon
De formulieren zijn achter dit blad gevoegd:
Repro-opdrachtbon Privé-kopieerbon
jaiuari 1995
30/57
PRIVé-KÓPIEÊRBON
naam denstafkorting
telefoon directie
datum
.. ..............................................................................................................
aantal pagina's originelen
aantal kopieên
: ........................................................... x
Totaal gemaakte kopleên
Handtekening
I
q
•
Daze kopieerbon Inleveren biJ 061Reprokarner.
Bijlage 42
De formulieren zijn achter dit blad gevoegd.
mei 1993
30/58
Bijlage 43
Logboek Dienstpiket
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
januari 1994
30/59
L 0 G B 0 E K
Log-datum Tijd Duty-officer
:
..
Verzonden aan Mutatie
.
D I E N S T P I K E T
Bijlage 44
Een afdruk van het formulier is achter dit blad gevoegd.
januari 1994
30/60
Bijlage 45 Aktiviteiten-overzicht
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
jDiari 1995
30/61
A KT I V I T E I T E N - 0 V E R Z I C HT
. .
Naam Weeknummer : Directie
-1995
+-----+-------------+------------+------------------------+---+---+ I I
I I
I I
I I
I I
I I
I Dag I Aanv./ Eind I Teamnaam
I I
I Aktiviteit I Plaats I I
I I
I I
I I
I I
I I
I I
I R I V I
+-----+-------------+------------+-------------~----------+---+---+
+-----
------------ ------------------------
R = Rapport opgemaakt (aankruisen) V
= Qpenbaar
vervoer I Dienstauto I Huurauto I Eigen auto
--- ---
Bijlage 46 Aanvraag sheetcollectie
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
jmwi 1995
30/62
Aanvraag sheetcollectie Aan Van
.
IEB
Datum : Ik verzoek u om ten behoeve van een lezing een sheetmap samen te te stellen met de hieronder aangegeven nummers en titels volgens de index van de collectie. Te houden lezing
..
Datum Spreker Gehoor : Titel Korte inhoud
Gewenste sheets Uw suggesties zijn welkom Alleen gevraagde sheets Nummer
Titel
(aankruisen wat gewenst wordt)
Bijlage 47
Macbtigingsfonnulier
Een afdruk van het eMAIL-formulier is achter dit blad gevoegd.
aprill997
30/63
MACHTIGING
Hierdoor geef ik aan
..
Naam Dienstaanduiding 1)
meenemen van : *
een machtiging tot het op staatsgeheimen met de rubricering
.• *
Stg.CONFIDENTIEEL Stg.GEHEIM Stg.ZEER GEHEIM computer georienteerde gegevensdragers :
) andere diensteigendommen :
2)
een machtiging tot het op ) dienst-GSM.
Naam directeur I afdelingshoofd Handtekening
*
. :
Aankruisen wat van toepassing is.
(omschrijving)
(omschrijving)
gebruiken van :
Bijlage 48 Afkortingen
AH AO AOV
AREG ASCII AVP AWP AZ
Afdelingshoofd Administratieve Organisatie AO-Verantwoordelijke Agenda Registratiesysteem Arnerican Standard Code for lnformation Interchange Antwoord- en Volgpost Afdelingswerkplan Ministerie van Algemene Zaken
BIM BIZA BRF
Bedrijfsadministratiesysteem Bedrijfsbureau Bedrijfsbureau Overleg Bevolkingscheck Bureau de Liaison Benaderingsformulier Bijzondere Inlichtingenmiddelen Ministerie van Binnenlandse Zaken Basis-relatiefunctionaris
BUZA BVA BVD BVI
Ministerie van Buitenlandse Zaken Beveiligingsambtenaar Binnenlandse Veiligheidsdienst Beveiligings inspecteur
BAS BB BBO BC BdL
BF
cc
Computercentrum CDDA Centraal Dynamisch Directie Archief Correspondentie Omslag co Coreper Comité van de permanente vertegenwoordigers Centrale Recherche Informatiedienst CRI
czw
Comité Verenigde Inlichtingendiensten Nederland Stafafdeling Constitutionele Zaken en Wetgeving BIZA
DCDB DG DGMP DGOB DGOOV DGPZ DIV DJP DJV DP DTP DVZ
Directie Corrununicatie, Documentatie en Bibliotheek BIZA Directeur-Generaal Directoraat-Generaal Management en Personeelsbeleid BIZA Directoraat-Generaal Openbaar Bestuur BIZA Directoraat-Generaal Openbare Orde en Veiligheid BIZA Directoraat-Generaal Politieke Zaken BUZA Documentaire Informatievoorziening Dienstjaarplan Dienstjaarverslag, Directie-jaarverslag Directieplan Desktop Publishing Directie Vreemdelingenzaken Justitie
CVIN
ECD Economische Controle Dienst EG Europese Gemeenschap eMAIL Electronic Mail
maart 1996
30/64
Afkortingen
(vervolg)
GBV A Beveiligingsambtenaar voor geautomatiseerde gegevensverwerking GLl/2/3 Geleideformulier deel 112/3 (BAS) HDO
Hoofden Documentatie Overleg
IER
Internationaal Economische Recherche ECD
K4 Coördinatiecomité van de hoge ambtenaren KMAR Koninklijke Marechaussee
maan 1996
M-actie MICIV MlD MIM MP MT
Microfoon actie Ministeriële Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten Militaire Inlichtingendienst Middelmanagement Minister-president Managementteam
N-actie NATO NAVO NOS NSA
Numerator-, notabene-en call trace-actie North Atlantic Treaty Organization NOordatlantische Verdragsorganisatie NATO Office of Security National Security Authority
OD
Onderwerpdossier
OM OPA OPIM OR
Openbaar Ministerie Opdracht - Project - Aanwijzing Operationele Inlichtingenmiddelen Ondernemingsraad
PD PIV PMW PR PSG PTT
Persoonsdossier Personeel Informatievoorziening systeem Projectmatig Werken Public Relations Plaatsvervangend Secretaris-Generaal Post, Telegraaf, Telefoon
RC RID R&D
Relatiecoördinator Regionale Inlichtingendienst (politie) Research & Development
30/65
Afkortingen (vervolg)
maan 1996
SCP SDM SDW SG SMP SSA
Standaard-contactpersoon System Development Methodology System Development Workbench Secretaris-Generaal Strategisch Meerjarenperspectief Semi-Statisch Archief
T-actie
Telefoon tap
TL
Teamleider
TVR
Taakveldrapportage
URL
Uitvoeringsrichtlijn
VBC
vo
Verbindingscentrum Veiligheidsonderzoek
WD WEU WIV WOB WP
Werkdossier Westeuropese Unie Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten Wet openbaarheid van bestuur WordPerfect
30/66
INDEX
INDEX
A
18/1 19/1 Aanschaf 24/12 24/12
Materiaal Materieel Aanvraag
Asiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2, 14/3 Auto met chauffeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 Auto zonder chauffeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 Autorisatie voor systemen en bestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/3 Bevolkingscheck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; . . . . . . 14/1 Bijzondere last . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/6 Dienstreis buitenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2116 Fiets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/2 M-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/2, 13/3, 13/5-a, 19/2 N-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/4, 19/2 Reismelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/4 T-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/6, 1317, 13/8, 19/2 Telefoonnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/6 Visum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2, 14/5 Volg- en observatie-actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/12 Aanwijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/10, 2/11, 2/15, 417, 4/8, 12/4 Toedelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/8 Toekennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/7 ABS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/5 ACDK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/1, 12/5, 14/1, 14/2, 14/3, 14/4, 14/5, 20/5, 2417 Administratieve Organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18, 2/19, 3/1, 3/2 Beleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2, 3/4 Formulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -:. . . . . . . 3/2 Handboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 3/2, 3/4, 9/2 Onderhoud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1 Overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/3, 3/4 Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/4 Structuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/3 Uitgangspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1 Verantwoordelijke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/3, 3/4 Verantwoordelijkheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2 Advies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/9 Afbreukrisico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 12/6 AfdelingsOverleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17 Verslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15 Werkplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 4/7 Afkortingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/64, 30/65, 30/66 Afsluiten co ................................... ' . . . . . . . . 15/2, 19/7 Operatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Afval afvoeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 12/6, 18/1 maan 1996
3111
INDEX
A
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/6, 6/9, 19/2, 19/3, 2017 Aktiviteiten-overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a Ambassadeur, Huisstijl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/4 Ambtsbericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/4, 10/5, 10/6 AO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18, 2/19, 3/1, 3/2 Beleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2, 3/4 Formulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2 Handboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 3/2, 3/4, 9/2 Onderhoud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1 Overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/3, 3/4 Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . : . . . 3/4 Structuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/3 Uitgangspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1 Verantwoordelijke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/3, 3/4 Verantwoordelijkheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2 AOV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/3, 3/4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a Archief Beeldregistratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 CDDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 CO afsluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1917 CO bergen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/7 Dynamisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/2 Semi-statisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1417, 15/2, 1917 Archief, Directie .... 9/6, 917, 919, 12/4, 12/5, 12/6, 13/3, 13/8, 15/1, 15/3, 15/4, 1517, 16/2, 16/5, 18/1, 19/1, 19/2, 19/3, 1917 Afsluiten operatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Financiën . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Inzage operatiedossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Mislukte benadering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Openingstijd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Operatierapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1, 19/2, 19/3 AREG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1511, 15/2, 1517, 1917, 20/5 Asielaanvraag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/9, 13/10, 13/11 Audiovisuele middelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/8, 24/2 Auto Met chauffeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 Privé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/2 Privé-gebruik dienstauto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Reparatie dienstauto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Schade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/7 Zonder chauffeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 Autorisatie Bestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/2, 20/3 Financieel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21110 Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Systemen en bestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4 AWP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 4/7 maart 1996
3112
INDEX
r--
B
BAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215, 2/13, 2/17, 5/2, 20/5 Rapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5/2 Basis-relatiefunctionaris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/2, 12/3, 20/6 BBO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Bedreiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/2, 2/4, 2/7, 4/1, 9/5 Bedrijfsadministratiesysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/13, 2/17, 5/2, 20/5 Bedrijfsbureau Overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Beeldregistratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 Digitaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 Fotografie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 Begroting, Operationeel ... : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . : . . . . . . 19/1 Beheer .. 2/5, 2/7, 2/16, 2/17, 19/1, 20/1, 20/2, 20/3, 20/4, 20/5, 20/6, 20/7, 20/8, 20/9, 20/10 Archief, CO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/7 Archief, Directie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1, 19/2, 19/3 Interieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Meubilair . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Sleutel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Systemen en bestanden . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4, 20/5, 20/6, 2017, 20/8, 20/9, 20/10 Beheerder Functioneel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4, 20/5 Geheime kas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Technisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4 Beheersing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/5, 2/14, 2/16 Belang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/2, 2/3, 2/4, 2/5, 2/7, 2/8, 3/1, 4/1, 13/1, 13/6 Kern- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/3, 2/4, 217, 4/1 Belangendrager . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/4, 2/7, 2/8, 2/9, 2/11-a, 4/1, 4/2, 9/16, 10/2 Belanghebbende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1,2/8,2/9,4/1,4/2 Belastingdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/12, 9/13 Belastingdossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/12 Beleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/9, 2/12, 2/13, 2/15, 2/16, 2/17 Administratieve Organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2, 3/3, 3/4 Beveiliging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1 Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215, 2/12 Personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/8 Politiek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/4 Strategisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/12, 2/17, 1017 Beleidsdossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Benadering(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/1, 12/5, 12/6 Formulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 18/1, 19/1 Mislukte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Niet-operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/5 Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6 Voorstel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Bergen co . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/2, 15/4, 1517' 16/1' 16/3, 1917 Operatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/4, 16/2 Besluit Afgifte oorsprongsverklaringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Organisatorische inrichting BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6, 30/8, 30/9 Uitvoerbesluit Strategische goederen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 maan 1996
3113
INDEX
B
Besluitvorming MT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5/1 Besteding, Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Beveiliging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/2, 2/3, 2/4, 2/9, 8/6, 817, 8/8, 30/2 Beveiliging BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1, 23/2, 23/3, 23/4 Beleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1 Brochure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1 Handboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1, 23/2, 23/3 Informatica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1, 23/2, 23/3 Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1, 23/4 Rubricering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/2, 23/4 Uitvoeringsrichtlijn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/2, 23/4 BeveiligingsAmbtenaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9110, 9/11, 20/2, 20/3, 22/2, 23/2, 23/4 Bureau EG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/8 Bevolkingscheck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/4, 14/1 Bezoekers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/7 BF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6 Bijzonder Inlichtingenmiddel . . . . . . . . . . 217, 2/8, 2/9, 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 2/18, 2/19, 4/2 Agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 12/6, 18/1 Informant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 12/4, 12/6, 18/1 M-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 13/1, 13/2, 13/3, 13/5-a N-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/4 T-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 13/6, 1317, 13/8 Volg- en observatie-actie . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 13/12, 24/1 Bijzondere Dienst Schiphol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/15 Bijzondere last . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/2, 13/6, 13/8 Datacommunicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/6 M-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/2, 13/3, 13/5-a T-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/6, 13/7, 13/8 Telefax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/6 Telex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/6 BIM-Overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/19 BOEK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2015 Bommelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 BRF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/2, 12/3, 20/6 Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/2, 12/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/1, 20/6 Brief, Verbindingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/43 Brochure Beveiliging BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1 Rechtspositie Rijksambtenaar 1992 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/1 BRS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/6 Bulletinboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/2, 7/4 Bureau de Liaison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/10 Melding terroristische aanslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/10 BVA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10, 9/11, 20/2, 20/3, 22/2, 23/2, 23/4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/6
maan 1996
3114
INDEX
B
BVD Beveiligingsplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijdrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registratuurplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rubriceringsvoorschrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Special . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . BVD Magazine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correspondent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Maandeditie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Weekeditie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . 23/4 8/2, 8/4 . . 19/6 . . 23/4 . . 10/7 7/2, 7/3 . . . 7/3 . . . 7/3 . . . 7/3
c Capaciteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/13, 2/19, 4/1, 4/2, 4/4, 4/5, 417, 4/8, 9/5 Planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17, 2/18, 4/2, 417 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a CDDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1, 19/2, 19/3, 20/6 Centraal Dynamisch Directie Archief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/6 Clearance, NATO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/6 Club de Beme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/2, 18/2, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a
co
r--·
Afsluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/2, 1917 Bergen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/2, 1917 Communicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6, 2/14, 2/15, 2/16, 7/1 Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/3, 13/1, 13/6 Directie Communicatie Biza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/3, 6/4, 7/1, 10/8 Horizontaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 2/16 Perscontacten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/1 Plan BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/1 Verticaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15 Woordvoering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/1 Controleren (Inlichtingenfase) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11-a, 2/11-b, 4/2 Controllersoverleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/19 Convenant MlD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915 Coördinator CVIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/3 Coreper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 Correspondent BVD Magazine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/3 CRI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2, 9/14 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1' 9/14, 12/1' 12/2, 12/3, 20/6 CVIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/3, 10/3 CVIN-Plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/3
maan 1996
3115
INDEX
D
D2A
20/6 2017 2017 2017
D3A D4A Data
Communicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/3, 13/1, 13/6 Verbindingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/42 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/7 Declaratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2112, 2117, 2118, 21/9, 21110 Formulier (algemeen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/2, 2117, 21/8, 2119 Operaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/10 Reis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .· . . 21/5 Reis, Buitenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2116 Voorverificatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/1 Defensie-order bedrijf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10 Democratische rechtsorde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/2, 2/6 Dienstauto Privé-gebruik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Reparatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Dienstjaarplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 2/17, 4/2 Dienstjaarverslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 2/16, 6/1, 6/2, 6/3, 6/4 Redactiegroep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/2, 6/3, 6/4 Dienstpiket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1114, 11/5 Dienstreis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2114, 2115, 2116, 2117 Buitenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2116 Reis- en verblijfkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2114, 2115, 2116 Dienstverlening/exploitatie Auto met chauffeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 Auto zonder chauffeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 Bezoekers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2417 Bezoekers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/7 Externe accommodatie reserveren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 Fiets aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 Kopiëren privé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2417 Kopiëren stukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2417 Privé-gebruik dienstauto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Receptie intern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Reparatie dienstauto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Spoedzending post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Vergaderzaal reserveren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/9 Vernietiging microfilm etc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/9 Vernietiging papier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/9 Dienstvervoer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2112, 21/3 Digitale beeldregistratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 Directie Communicatie Biza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/3, 6/4, 7/1, 10/8
maan 1996
3116
INDEX
D
Directie Archief .. 916, 917, 9/9, 12/4, 12/5, 12/6, 13/3, 13/8, 15/1, 15/3, 15/4, 1517, 16/2, 16/5, 18/1, 19/1, 19/2, 19/3, 1917 Archief openingstijd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Jaarverslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15 Overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17, 2/18, 3/3, 3/4 Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 4/2, 417 Postkamer14/1, 14/3, 14/4, 14/5, 14/6, 15/1, 15/4, 15/5, 1517, 16/1, 16/3, 16/4, 17/1 Registratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/1, 16/3, 17/1, 17/2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/7 Disroptie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/3 DJP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 2/15, 4/2 DN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 2/16, 6/1, 6/2, 6/3, 6/4 Documentatie, operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1 Dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3, 19/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1 Belasting- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/12 Beleids- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 BVD- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . · . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/8 Gesprekscontacten- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Informatie- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1, 19/1 M-Actie- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1 Numerator- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Onderwerp- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/9 Operatie- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 19/1, 19/3 Persoons- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/8, 6/9 Safehouse- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Semi-Statisch Archief, Uitlenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1417 T-actie- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Team- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 DP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 4/2, 4/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616, 619, 12/1, 12/6, 19/2, 19/3, 19/6, 2017 Duty Officer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11/4, 1115, 14/2, 14/2-a DVZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/16
E ECD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Economische Controle Dienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Eerste Kalner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 EG Beveiligingsbureau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/8 Euratom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/1, 20/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/1, 20/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/11 eMAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/1, 9/11, 16/3, 16/5, 17/2, 18/2, 20/4, 20/11, 20/12 Formulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/11, 20/12 Europol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 maan 1996
3117
INDEX
E
,--.
9/11 Extern optreden Presentatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/8 Vergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/8 Externe accommodatie reserveren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6
F Fax . . . . . . . . . . . . . . Inkomend . . Uitgaand . . Verbindingen Fenomeen . . . . . . . . . . Fiets, aanvraag . . . . . . Financiën, operationeel . . . . . .. . .. . . .
. . . . . . . . . . 1311, 13/2, 13/6, 1317, 13/9, 13/11, 17/1, 17/2, 30/43 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17I 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17/2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17/2, 30/43 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/3, 2/7, 4/1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1, 19/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/12, 9/13 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/12, 9/13 FMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 Forensenvergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/2 Formulieren Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2, 3/3 AO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2, 3/3 eMAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/11, 20/12 Fotografie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 Functioneel beheer, Systemen en bestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4
G
GBVA Gebouw
23/2
Gebouw- en installatiestoringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Operationsroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Telefoonaansluiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verbouwing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verhuizing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gegevensuitwisseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zusterdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Geheime kas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . .. . . . . .. . . . . .. . . . .. . . . . .. Geldformulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gerubriceerde informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprekscontact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
maan 1996
31/8
. . . . . . . .
. . . . . . . 24/3 . . . . . . . 24/3 . . . . . . . 24/3 . . . . . . . 24/3 . . . . . . . 24/3 . . . . . . . . 8/1 . . . . . . . . 8/1 . . . . . . . 19/3 9/2, 14/2, 14/2-a . . . . . . . . 19/3 6/1, 6/2, 6/3, 6/4 . . . . . . . . 19/2 . . . . . . . . 19/1
INDEX
H
Handboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 3/2, 3/4, 9/2, 22/1 Administratieve Organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 3/2, 3/4, 9/2 Beveiliging BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1, 23/2, 23/3 Personele Zaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/1 Helpdesk Computercentrum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/10 Storingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/10 Helpdesk Facilitair Bedrijf Afval afvoeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Autoschade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Bommelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Interne telefoongids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Inventaris-klacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Kantoormachine-storing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Meubilair-klacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Pech onderweg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Privé-telefoongesprek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Schoonmaak-klacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Sernatoon-oproep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Telefoonstoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2 Horizontaal Communicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 2/16 Overlegstructuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6, 2/18, 2/19, 3/3 Houder Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2, 3/3, 3/4 Systemen en bestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4 Huisstijl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/4 Ambassadeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/4 Kaart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/4
I IER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Indirect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/15 Informant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 12/4, 12/6, 18/1 Informaticabeveiliging BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/1, 23/2, 23/3 Informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/9 Dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1, 19/1 Gerubriceerd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1, 6/2, 6/3, 6/4 Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1, 6/3 Rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Informatiebemiddeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1417 Informatiedossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1 Inkoop Materiaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/12 Materieel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/12 Inlichtingenfase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11-a, 4/2 Controleren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11-a, 2/11-b, 4/2 Onderzoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11-a, 2/11-b, 4/2 Scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11-a, 4/2 maan 1996
31/9
INDEX
I
Installatiestoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/3 Instandhouding maatschappelijk en economisch leven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/3, 2/6 Interieurbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Internationaal Economische Recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Interne telefoongids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Inventaris-klacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/5, 20/7 Inzage Autorisatiebestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/3 BVD dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/8 Geautomatiseerde gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2 Operatiedossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Toetsingsnota bijzondere inlichtingenmiddelen . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/6
K
K4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 Kamer van Koophandel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/4 Kamerstuk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1, 6/4, 6/5 Kamervraag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/5, 20/8 Kantoormachine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Storing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Kenmerk Belangenoriëntatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/4 Projectmatig werken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/10 Kernbelang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/3, 2/4, 217, 4/1 Kilometervergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/2, 21/4 KJAA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 Klacht Computer-apparatuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/10 Computer-programrnatuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/10 Inventaris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Kantoormachine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Meubilair . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Schoonmaak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Klacht over BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/6, 617, 20/8 Koninklijke Marechaussee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2, 9/15, 14/2, 14/4, 20/9, 30/5 Bijzondere Dienst Schiphol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/15 Kopiëren Privé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/7 Stukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/7 KostenDrager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/10 Plaats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2112, 21/5, 2117, 2118, 21/9, 21110, 24/12 Soort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/10 Kunstuitleen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4
maart 1996
31/10
INDEX
L
Leiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15 Liaison zusterdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/6, 9/7
M
",.,---,~
M-Actie . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 13/1, 13/2, 13/3, 13/5-a, 13/9, 13/11, 19/2 Dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Maaltijdvergoeding Overwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2117 Managementteam Documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; . . . . . . . 5/1 Oplegnotitie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5/1, 30/20 Mandaat Financiële bevoegdheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/15, 30/16, 30/17 Personele bevoegdheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/8, 9/9 Materiaal, aanschaf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24112 Materieel Aanschaf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/12 Kantoormachines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Kunstuitleen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Meubilair- en interieurbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Sleutelbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Telefoonfaciliteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/5 Medeparaaf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/2, 6/5, 616, 6/8, 6/9 Melding terroristische aanslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/10 Memorie van Toelichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1 Meubilair Beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Klacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Sleutelbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Verhuizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/3 MICIV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/4, 10/3 MlD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6, 9/2, 9/5, 9/6, 917, 9/10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/6, 9/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/7 MIM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Minister(ie) . . . . . 6/1, 6/2, 6/3, 6/4, 6/5, 6/6, 7/1, 9/2, 9/5, 9/14, 9/16, 13/1, 13/2, 13/6, 1317 Algemene Zaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/6 Binnenlandse Zaken . . . 2/5, 6/1, 6/2, 6/3, 6/4, 6/5, 6/6, 6/8, 6/9, 6/10, 7/1, 9/5, 1012, 10/3, 10/8, 13/1, 13/6, 20/8, 30/21 Buitenlandse Zaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2, 9/14, 14/5 Defensie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915 Economische Zaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9114 Justitie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2, 9/14, 9116, 13/1, 13/6, 14/3, 14/5 President . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/6 Verkeer en Waterstaat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/6 Mislukte benadering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Missie van de BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1 mun 1996
31/11
INDEX
M
Modem MT
13/11
Documenten Oplegnotitie MT- MIM conferentie . . Mutaties Taakvelden . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5/1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5/1, 30/20 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/9, 4/10
N
N-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/4, 13/9, 19/2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/5, 20/7 National Security Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 Nationale Ombudsman . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/6 NATO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/5, 8/6, 817, 9/10, 18/2 Annual Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4 Clearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10 Council . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/6 National Security Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 NOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/6 NSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 Office of Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/6 Security Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6, 817 Special Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/5 Werkgroep 1 (NSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 Werkgroep NAVO/WEU-beveiliging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a NOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/5, 8/6 NSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 NSC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Numerator-actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2
maan 1996
31/12
INDEX
0
Observatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/12, 24/1 Office of Security (NATO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 Ondernemingsraad BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/20, 22/1 Onderwerpdossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/9 Onderzoeken (lnlichtingenfase) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11-a, 2/11-b, 4/2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/7 bezoekers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/7 Onzekerheidsreductie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/3, 217 OPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11 Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/7, 24/1 Geleideformulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/2, 4/3, 4/5, 417 Opdracht ..... 217, 2/8, 2/9, 2/10, 2/11, 2/15, 2/17, 2/18, 2/19, 4/1, 4/2, 4/3, 4/4, 20/1, 20/3 Evaluatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 2/19 Format voor formulering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/19 Toedelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17, 4/4 Toekennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/1, 4/2, 4/3 Openbaar Ministerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Openingstijd directie-archief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Operatie Afsluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 19/1, 19/3 Naam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 19/2 Nummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 15/3, 19/2 Rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/3, 18/1, 19/1, 19/2, 19/3 Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1 Afsluiten operatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 18/1 Autorisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Beeldregistratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 Begroting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Benadering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6 Bestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/6, 12/1, 12/6, 19/2, 19/3, 2017 Besteding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Declaratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/10 Directie-archief, openingstijd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Financiën . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1, 19/3 Fotografie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 Gesprekscontactendossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Informant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 18/1 Informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1, 6/3 Informatiedossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1, 19/1 Informatierapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Niveau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/12, 2/16 Numeratordossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Operatiedossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 19/1, 19/3 Operatienaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 19/2 Operatienummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6, 15/3, 19/2 Operatierapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/3, 18/1, 19/1, 19/2, 19/3 Registratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/4, 19/5 maan 1996
31113
INDEX
0
Operationeel
(vervolg) Registratie en archivering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1, 19/2, 19/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Sluitrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 Stuk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/1, 15/4 Uitgave, vergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/10 Verslaglegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/1 Operationsroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/3 Oplegnotitie MT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511 , 30/20 OR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/20, 22/1 Organisatie BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/6, 217, 2/12, 6/1 Besluit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 2/6 Besluit organisatorische inrichting BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/8, 30/9 Mandaat-besluit financiële bevoegdheden . . . . . . . . . . . . . . 30/15, 30/16, 30/17 Principe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/12 Structuur . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/6, 217, 30/10, 30/11, 30/12, 30/13, 30/14 Overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6, 2/14, 2/15, 2/16, 2/17, 2/18, 2/19, 2/20, 3/3, 22/1 Afdelings- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17 AO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/3, 3/4 BBO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 BIM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/19 Controller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/19 Directie- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17, 3/4 HBVD met OR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/20, 22/1 Managementteam- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17 MT - MIM conferentie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 00 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/12 Team- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Teamleiders- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Valeontwikkeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/19 Weekbespreking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2118 Overlegstructuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6, 2/14, 2/17, 2/18, 2/19, 2/20, 3/3 Horizontaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6, 2118, 2/19, 3/3 Verticaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6, 2/17 Overwerk, maaltijdvergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2117 Overzicht, Aktiviteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5/3
p
Parlement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1, 6/2 Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1, 6/2 Pech onderweg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 Perscontacten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7I 1 Personeelszaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/1 Handboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/1 Mandaat personele bevoegdheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/1 Rechtspositie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/1 Veiligheidsonderzoek toekomstig personeel BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/2 Persoonsdossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/8, 6/9 maart
1996
31/14
INDEX
,-,
P
Persvoorlichter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/1 Piketregeling BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11/4, 11/5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/14, 2/16 Mdelingswerkplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 417 Beveiligingsplan BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/4 Communicatieplan BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/1 Dienstjaarplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 2/17, 4/2 Directieplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 4/2, 417 Registratuurplan BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/6 Strategisch Meerjarenplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2115, 4/2 Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/10, 2/15, 2/17, 2/18, 2/19, 6/2 Automatisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Capaciteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17, 2/18, 4/2, 417 Planning en Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/13, 5/2, 20/5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a Post Antwoord- en volgpost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/2, 16/3 CO's . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/2 Filmen . . . . . . . . . . . . . . . . ·. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/1 Inkomend, Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/1, 15/2 Inkomend, Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/3 Inkomend, Zusterdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/4 Niet-operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/1, 15/4, 1517, 16/1, 16/3 Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/1, 15/4 Registratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1511 Spoedzending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Uitgaand, Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/5 Uitgaand, Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1516 Uitgaand, Zusterdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1517 Postkamer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4 Centraal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/1, 14/3, 14/5, 15/1, 15/4, 15/5, 16/4 Directie . . . 14/1, 14/3, 14/4, 14/5, 14/6, 15/1, 15/4, 15/5, 1517, 16/1, 16/3, 16/4, 17/1 Presentatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/8 Preventie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/2, 2/9 Primaire proces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/9, 2/10, 4/1 Privacy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/8, 13/1, 13/6, 23/4 Privé Gebruik dienstauto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Kopiëren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/7 Telefoongesprek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Procedurehouder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/2, 3/3, 3/4 Product ... 2/1, 2/4, 2/6, 2/8, 2/9, 2/10, 2/14, 2/15, 4/1, 4/2, 4/5, 417, 10/1, 10/2, 10/3, 10/4, 10/5, 10/6, 1017' 10/8 Arnbtsbericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/4, 10/5, 10/6 BVD-Special . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/7 Presentatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/8 Taakveldrapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/2, 10/3 Productieproces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217, 2/9, 2/10, 2/14
maart
1996
31/15
INDEX
P
Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/10, 2/11, 2/15, 4/5, 416, 20/1, 20/3 Evaluatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15 Toedelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/6 Toekennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/5 Projectmatig werken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/8, 2/10
R Raad van State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rapportage BAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . RC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Receptie intern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rechtspositie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. 6/8 . 5/2 12/2 24/8 22/1 20/8 Regelkring 2/16, 2/17 9/2 Regionale Inlichtingendienst . . . . . . . . . . . . Registratie en archivering, Operationeel ..... 19/1, 19/2, 19/3 19/4, 19/5 Registratie operationele post . Registratuurplan BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/6 20/9 Reis- en verblijfkosten 21/5 Declaratie ... 21/6 Declaratie buitenland . . . . . . . . . . . . . . 21/4, 21/5, 21/6 Dienstreis Woon-werkverkeer .... 21/2 Reismelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/4, Relatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217, 2/16, 1017, 12/6, 20/6 Beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11/1 217, 8/1, 8/9 Buitenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Coördinator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311, 12/2, 12/3, 20/6 Geschenken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11/2 12/1, 12/5, 20/6 Niet-operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/6 7/1 Pers . . . . . . . . . . . . . . Strategische . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/1, 9/2 Verbinding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2 Werk- . . . . . . 9/1, 9/2, 12/5, 12/6 Zusterdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217, 8/1 24/8 Reparatie dienstauto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Representatiekosten, vergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/9 24/3, 24/6, 24/8, 24/9 Reserveringstelefoon Auto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/6 24/6 Externe accomodatie .... 24/3 Operationsroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Receptie intern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 Spoedzending post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/9 Vergaderzaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . RID ............. 9/2, 18/1 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
0
0
•••••
0
0
•
0
• • • • • • • • • • •
0
•••••
0
•••
0
• • • • • •
0
• • • • • •
0
••••••••••••••••
•
•
•••
• • • • • • • • •
0
•
•
•
•
•
•
0
•
•
0
•
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
• • • • • • •
• • • • • •
0
•
0
0
•
0
0
•
•
0
• • • • • • • •
•
0
•
•
•
•
•
• • • • • •
0
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•••••
0
• • • • • • • • • • • • • • • • • •
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
••••
•
•
0
•
•
•
0
•
•
•
•
0
•••
0
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
0
• • •
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
0
•
0
•
•
0
0
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
••
0
0
0
•
0
••••
0
•
0
0
maan 1996
•
•
0
0
. . . . .
0
0
• • • • • • • • • • • • • • • • • •
• • • • • •
•
• • • • • • • •
0
•
0
• • • • • •
0
0
0
0
0
0
• • • • • • • • • • • • • • •
• • • • • • • • • • • • • • •
0
o
. . . . :. . . . .
• • • • • • • • • • • • • • • • • •
31/16
•
0
•
•
•
•
•
•
•
•
•
INDEX
R
Risico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/4, 2/9, 3/1, 4/1 Afbreuk- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 12/6 Analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/4, 2/7 Beheersing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 217 Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1 Veiligheids- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/4 Vermindering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 217 Rubricering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1, 6/2, 13/1, 13/6, 15/1, 16/3, 16/5, 20/1, 23/4 Lijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/4 Voorschrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/2, 23/4
s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Scannen (lnlichtingenfase) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11-a, 4/2 Schoonmaak-klacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 SCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14, 9/16, 12/1, 12/2, 12/3 Security Conunittee NATO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6, 8/7 WEU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/7 Security survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/17, 9/18 Sernatoon-oproep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Semi-Statisch Archief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1417, 15/2, 1917 Sheetcollectie BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/5, 7/6 Onderhoud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/6 Uitlenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/43-a Sleutelbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/4 Sluitrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/3 SMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 4/2 Special Conunittee (NATO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/5 Spoedzending post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/8 SSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/7 Staat van Inlichtingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10 Staatsgeheim . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23/4 Staatsveiligheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6 Standaard-contactpersoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14, 9/16, 12/1, 12/2, 12/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/43-a Storing Computer-apparatuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/10 Computer-programmatuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/10 Kantoormachine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/10 Telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Strategisch Beleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/2 Concept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1 Meerjarenplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 4/2 Niveau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/12, 2/16, 2/17 Relatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/1 Sturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/12, 2/13, 2/14, 2/15, 2/16, 2/17, 4/1, 30/18 IIWIIt
1996
31117
INDEX
S
Sturingsconcept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/12, 2/13, 2/15, 2/16, 30/18 Sturingsniveau Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/ 12, 2/ 16 Strategisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/12, 2/16 Tactisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/12, 2/16 Stuurgroepen · . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 Survey, Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/17, 9/18 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/11 Systeembeheer . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4, 20/5, 20/6, 2017, 20/8, 20/9, 20/10 Functioneel . . . . . . . . . . . . . 2011, 20/2, 20/3, 20/4, 20/5, 20/6, 2017, 20/8, 20/9 Technisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4, 20/10 Systemen en bestandeil2/5, 12/6, 14/4, 20/1, 20/2, 20/3, 20/4, 20/5, 20/6, 2017, 20/8, 20/9, 20/10 ABS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/5 ACDK . . . . . . . . . . . . . . . . 12/1, 12/5, 14/1, 14/2, 14/3, 14/4, 14/5, 20/5, 2417 AREG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/1, 15/2, 1517, 1917, 20/5 Autorisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4 Autorisatiebestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/2, 20/3 BAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/13, 20/5 BOEK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/1, 20/6 BRS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/6 CDDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 9/14, 12/1' 12/2, 12/3, 20/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/7 D3A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/7 D4A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/6, 619, 12/1, 12/6, 19/2, 19/3, 19/6, 2017 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/1, 20/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/1, 20/7 eMAIL . . . . . . . . . . . . 7/2, 7/3, 8/1, 16/3, 16/5, 17/2, 18/2, 20/4, 20/11, 20/12 FMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 Functioneel Beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4 Helpdesk Computercentrum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/10 Houder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/5, 20/7 KJAA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/5, 20/7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 14/3, 14/4, 14/5, 20/9 Technisch Beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, 20/3, 20/4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/9 maan 1996
31/18
INDEX
S
Systemen en bestanden
(vervolg) 20/9 20/9
T T-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 13/6, 1317, 13/8, 13/9, 13/11, 19/2 Dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Taakveld . . . . . . . . 211, 2/2, 2/3, 2/6, 217, 2/8, 2/17, 4/1, 4/2, 6/1, 6/2, 6/3, 10/2, 10/3, 1917 Mutaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/9, 4/10 Rapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ~ . . 10/2, 10/3 Tactisch niveau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/12, 2/16 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3/1, 14/3, 14/4, 14/5, 20/9 Tean1dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19/2 Teamleiders-overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Tean1overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Technisch beheer, Systemen en bestanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/1, 20/2, ·20/3, 20/4 Tegendruk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/13, 2/15, 2/16 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/9 Telefax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/1, 13/2, 13/6, 1317, 13/9, 13/11, 17/1, 17/2, 30/43 Inkomend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17I 1 Uitgaand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17/2 Verbindingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17/2, 30/43 Telefoon Aansluiting, dienstgebouw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/3 Aansluiting, privé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2118 Auto- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/7 Faciliteit (intern) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/5 Gids, intern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Kosten, vergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2118 N-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/4 Naslag nummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2, 14/6 Privé-gesprek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 Storing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/11 T-Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13/6, 1317, 13/8 Telex . . . . . . . . . 9/10, 13/1, 13/2, 13/6, 1317, 13/9, 16/1, 16/2, 16/3, 16/4, 16/5, 16/6, 30/42 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6 Inkomend, Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/1 Inkomend, Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/2 16/4, 16/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/8, 9/9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6 Uitgaand, Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/3, 16/4 Uitgaand, Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/5, 16/6 Verbindingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/42 •••••••••••••••••••••••••••
maart 1996
31/19
0
0
0
0
0
0
0
•
INDEX
T
Terrorisme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 Terroristische aanslag, melding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/10 Terugkoppeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/13, 2/16, 3/4, 4/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/8, 9/9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a Toedelen Aanwijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/8 Opdracht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/17, 4/4 Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/6 Toekennen Aanwijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/7 Opdracht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4/1, 412, 4/3 Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9, 8/10, 18/2 Bureau de Liaison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/10 Coreper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 K4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 Melding terroristische aanslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/10 Stuurgroepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/4, 16/6, 30/43-a TVR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/2, 10/3 Tweede Kamer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/4, 6/5, 20/8 Interpellatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/5 Vraag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615, 20/8 Type- en taalinstructie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/4
u Uitlenen dossiers SSA . . . . . . . . . Uitvoerbesluit Strategische goederen Uitvoering . . . . . . . . . . . . . . . . Uitvoeringsrichtlijn . . . . . . . . . . . Beveiliging BVD . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .. .. . . . . .. . . . . . .. .. . .. . .. . 2/5, 2/10, 2/13, 2114, . . . . .. . .. .. . .. . . . . . .. . .. .. . .. .
. . . . . . . . . . . . . . . . 14/7 . . . . . . . . . . . . . . . . 9114 2/15, 2/16, 2/18, 3/2, 4/2, 4/6 . . . . . . . . . . . . 23/2, 23/4 . . . . . . . . . . . . . . . . 23/2
V Vaste Commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten . . . . 6/1, 6/2, 6/4, 6/6, 10/3, 20/8 VBC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/9, 16/1, 16/2, 16/3, 16/5, 17/1, 17/2, 20/12 Veiligheid van de Staat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/2, 2/6, 6/8 Veiligheidsbeleid, Europees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/9 Veiligheidsonderzoek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10, 20/7, 22/2 Defensie-personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ' . . 9/11 NATO-clearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10 Staat van Inlichtingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10 Toekomstig Personeel BVD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22/2 Zusterdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10 Veiligheidsrisico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/4
maan 1996
31120
INDEX
V
Verantwoording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/5, 2/12, 2/13, 2/14, 2/15, 2/16, 6/1 Extern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/1 Financiën . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/10 Verbinding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/2 Verbindingen Brief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/43 Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/42 Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17/2, 30/43 . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/43-a Telefax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17/2, 30/43 Telex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/42 Zusterdiensten . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . : . . . . . 30/42 Verbindingscentrum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/9, 16/1, 16/2, 16/3, 16/5, 17/1, 17/2, 20/12 Verblijfkostenvergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2114 Verbouwing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/3 Vergaderzaal reserveren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/9 Vergoeding Dienstreis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2114, 2115, 2116 Extern optreden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10/8 Extra reiskosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2112, 21/3 Forensen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/2 Kilometer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2112, 2114 Maaltijd Overwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2117 Operationele Uitgaven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21110 Representatiekosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/9 Telefoonkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2118 Verblijfkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2114 Woon-werkverkeer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2112 Verhuizing intern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/3 Verkoop afgeschreven PC's en printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/13, 24/14 Vernietiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30/4 Microfilm etc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/9 Papier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/9 Verslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/14, 2/16, 611, 615, 8/3, 12/5 Verslaglegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/5, 8/6, 18/1 Operationeel . . . . . . . . . . . . . . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/1, 19/1 Vertaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18/2 Verticaal Communicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15 Overlegstructuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/6, 2/17 Vertrouwensfunctie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10, 30/2, 30/4 bezoekers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/7 Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24/1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/9 Visumaanvraag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/5 Volg- en observatie-actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/11, 2/11-a, 2/11-b, 13/12, 24/1 Voorverificatie declaraties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/1 Vreemdelingenzaken Justitie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/16
murt 1996
31121
INDEX
,-..
W
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20/9 Weekbespreking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/18 Weerstand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/1, 2/4, 217, 4/1 Werkgroep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/4, 8/5, 8/6, 817 1 (NSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6 NAVO/WEU-beveiliging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6, 817 Werkplan, afdeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2/15, 417 Wet Auteurs- en Octrooiwet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Financiële betrekkingen buitenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 In- en Uitvoerwet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Inlichtingen- en veiligheidsdiensten . . . . . . . . . . . 2/1, 217, 10/4, 13/1, 13/6, 30/1 Op de economische delicten (raamwet) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/14 Openbaarheid van Bestuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/8 WEU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/6, 8/7 Security Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 817 WOB verzoek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6/8, 6/9, 6/10, 20/8, 30/21 Woon-werkverkeer, Reiskosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21/2 Woordvoering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7/1
z Zusterdienst ... 217, 8/1, 9/2, 9/10, 12/3, 15/3, 15/4, 1517, 16/1, 16/3, 16/4, 16/5, 20/6, 30/42 Binnenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/3 Gegevensuitwisseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8/1 Inkomende Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15/4 Inkomende telex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/1, 16/2 Liaison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12/3 Uitgaande Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1517 Uitgaande telex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16/3, 16/4, 16/5 Veiligheidsonderzoek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9/10
maan 1996
31122
