Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Tomáš Dvořák, Archiv hl. města Prahy Radek Pokorný, Státní okresní archiv Hradec Králové DRMS Forum 2010 9. listopadu 2010
Národní standard po roce • Určen pro organizace veřejné správy s povinností vést spisovou službu a provozující ERMS, dodavatele ERMS, pracovníky spisové služby a odborníky na správu dokumentů. • Řada povinných a nepovinných požadavků. • Firmy začali s postupnou implementací. • Fórum DLM ukončilo vývoj MoReq 2 a začalo s přípravou MoReq 2010. • Povědomost o standardu rozšířena především u původců ve státní a veřejné správě v souvislosti s pořizováním e-SSL. • Důraz na úspory ve státní správě.
• Zásada „optimalizace“ – flexibilita při stanovení náročnosti spisové služby dle typu organizace, zároveň zachování všech přijatých zásad a postupů. • Text byl upraven a doplněn rozšířenou pracovní skupinou při Odboru archivní správy a spisové služby MV ČR. • Řada požadavků vyvedena do režimu nepovinné. • Upřesněny či interpretovány postupy a pojmy.
• Základní pojmy • Slouží k definování pojmů spojených s e-SSL v návaznosti na související legislativu. • Zachován důraz na rozdíly mezi záznamem (angl. document): informace, která nebyla deklarována jako dokument, tedy nebyla zatříděna, evidována a uzavřena proti změnám a dokumentem (angl. record): každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci předána. Klíčovou vlastností dokumentu je jeho neměnnost a trvalost jeho informačního obsahu. • Standard se vztahuje i na tzv. agendové systémy.
• Upravena a dopracována definice typového spisu. • Součást a díl určeny jako skladebné prvky typového spisu, nikoliv spisu běžného. • Upraveny bezpečnostní kategorie. • Upraven pojem jediné operace. • Upraveny diagramy vztahů mezi entitami.
• Spisový plán • Deklarace záznamu jako dokumentu při příjmu je zakončena zatříděním do spisu nebo věcné skupiny spisového plánu. • Všechny spisy musí být zatříděny do věcných skupin. • Mimořádná pozornost věnována správě spisového plánu. • Plně aplikovaná dědičnost a hierarchické uspořádání. • Zjednodušeny technické postupy, řízené slovníky nepovinnou výbavou. • Upraveny požadavky na typové spisy, rozšířeno užití role pracovníka s typovými spisy, díly a součásti určeny jako skladebné prvky typového spisu. • Zpřesněno zatřiďování dokumentů a křížových odkazů do součástí typových spisů.
• Kontrola a bezpečnost • Zajištění kontroly nad nakládáním s dokumenty systémem oprávnění. • Provedené operace jsou uchovávány v rámci transakčního protokolu, jeho každodenní výstup je nově považován za dokument a ve formátu dle normy PDF/A denně zálohován. • Vyžadována pravidelná záloha umožňující obnovu dat i systému, v souladu s platnou legislativou upraveno nakládání s tzv. škodlivým kódem. • Vzhledem k naší praxi tzv. nezbytné dokumenty nově považovány za nepovinné, nepředpokládají se u veřejnoprávních původů.
• Ukládání a vyřazování dokumentů • Proces tvorby, popisu a uplatnění skartačního režimu. • Odborná prohlídka dokumentů po uplynutí stanovené doby skartační operaci svěřena posuzovateli skartačních operací (zvláštní správcovská role). • Definice přenosu, exportu a zničení dokumentů, určeny požadavky na dokumenty a jejich metadata. • Nově vzhledem k požadavkům NDA jako základní forma pro odevzdání archiválií do archivu určen export se současným zachováním dokumentů v rámci ERMS. • Několik požadavků vyvedeno mezi nepovinné.
• Příjem a evidence dokumentů • Příjem je kontrolovanou činností vkládání dokumentu i metadat. • Vyžadována funkce vložení jakéhokoli digitálního dokumentu a jeho zatřídění do spisového plánu. • Do metadat se zaznamenává datový formát komponenty s odkazem na registr datových formátů. • Nově se do metadat zaznamenává i hash dokumentu a použitý hashovací algoritmus. • Hromadný import dokumentů a metadat se provádí podle stanovených schémat XML.
• Vyžadován je příjem e-mailových zpráv přímo z poštovního klienta. Metadata z hlavičky e-mailové zprávy jsou využívána k importu příslušných metadat. • Nově je v případě skenování dokumentů nepovinné provádění OCR. • Rozvádí se ustanovení spisové vyhlášky o evidenci. Údaje v evidenci dokumentů se generují do samostatného dokumentu se skartačním režimem A 1. • Kapitola dále popisuje typy dokumentů, komunikaci s ISDS a standardní práci s datovými zprávami.
• Identifikování a odkazování entit • Všem entitám jsou přiřazovány spisové znaky a jednoznačné identifikátory. Tato označení jsou jedinečná a jejich tvorba závisí na libovolné konfiguraci systému. • Spisové znaky jsou identifikací entit uvnitř registratury; jednoznačné identifikátory jsou technickou identifikací systému. • Řetězením spisových znaků entity umístěné v hierarchickém spisovém plánu vzniká plně určený spisový znak entity.
• Standardní funkce systému • Popis vyhledávání, výběru, zobrazení, vytištění a dalšího znázorňování dokumentů. Některé požadavky byly nově přesunuty mezi nepovinné. • Definice souboru správcovských funkcí. • Popis technické správy ukládacího prostoru. Systém poskytuje hlášení, za účelem sledování činnosti a stavu systému. • Až na výjimky z pověření posuzovatele skartační operace nemohou být dokumenty v systému smazány. • Za účelem skrytí chráněné informace se z dokumentů (v procesu redakce) vytvářejí výtahy nebo jsou tyto dokumenty vyloučeny z dalšího zpracování. • Nově je provádění redakce přesunuto do nepovinných požadavků.
• Účelové moduly • Definice požadavků na práci s analogovými spisy a dokumenty, jejich označování jako fyzických entit. • Nově byla podrobněji vysvětlena práce s typovými spisy. • Popsána integrace se systémy pro správu obsahu (CMS), rozepsány požadavky stanovené vyhláškou k elektronickému podepisování, popis práce se šifrovanými dokumenty a distribuovanými systémy. • Nově byly do nepovinných přesunuty požadavky na práci off-line, integraci faxu, automatizaci pracovního procesu, ochranu duševního vlastnictví, zohledňování bezpečnostních kategorií, správu záznamů, tzv. verzování dokumentů a integraci s dalšími systémy. • Vyznačování právní moci nebo vykonatelnosti na dokumentech digitální povahy bylo nově zrušeno.
• Dokumentace životního cyklu a metadata • Definice požadavků na vedení typového spisu k dokumentaci systému v analogové podobě. • Definice společných požadavků pro práci systému s metadaty. • V metadatech se z časových důvodů nic nemění, třebaže bylo shromážděno několik připomínek.
Děkujeme za pozornost! Tomáš Dvořák
[email protected] Radek Pokorný
[email protected]
