CMI Reglementen Handboek

RHB versie 012

Inhoudsopgave 1

Reglement Bestuur.................................................................................................................................3 1.1

2

3

1.1.1

Algemene Taken........................................................................................................................3

1.1.2

Specifieke taken ........................................................................................................................4

Functiebeschrijving bestuursleden .........................................................................................................5 2.1

Functie beschrijving (profiel) voorzitter ..........................................................................................5

2.2

Functie beschrijving (profiel) secretaris .........................................................................................5

2.3

Functie beschrijving (profiel) /penningmeester ..............................................................................5

2.4

Functie beschrijving (profiel) overige bestuursleden .....................................................................5

Opleiding en training bestuur .................................................................................................................6 3.1

4

7

8

Ontwikkeling, onderhoud en analyse van het certificatieschema ..................................................7

Reglement CMI manager en secretariaat ..............................................................................................9 5.1

6

Benoemingen en herbenoemingen bestuur ..................................................................................6

Reglement schemacomité ......................................................................................................................6 4.1

5

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur ..............................3

Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden CMI manager...................................................9

5.1.1

Functie beschrijving (profiel) CMI Manager ............................................................................ 10

5.1.2

Opleiding en training CMI manager en secretariaat ............................................................... 10

5.2

Secretariaat (schema administrator) .......................................................................................... 10

5.3

Benoeming en herbenoeming CMI manager ............................................................................. 11

Reglement toetsingscommissie .......................................................................................................... 11 6.1

Wijze van toetsing ...................................................................................................................... 11

6.2

Beschrijving van de toetsing ....................................................................................................... 12

6.3

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden...................................................................... 13

6.4

Functie beschrijving (profiel) toetsingscommissie ...................................................................... 15

6.4.1

Competenties (profiel) voorzitters:.......................................................................................... 15

6.4.2

Toetsende mentoren: Zie RHB hoofdstuk 8 ........................................................................... 15

Opleiding en training ........................................................................................................................... 15 7.1

Voorzitters:.................................................................................................................................. 15

7.2

Toetsende mentoren (zie 8) ....................................................................................................... 15

7.3

Benoeming, beoordeling en herbenoeming ............................................................................... 15

Reglement mentoren ........................................................................................................................... 16 8.1

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden...................................................................... 16 Page 1 of 21

Document number: Reglementen handboek CMI

Valid for : CMI Personnel certification Author: DRS

Revision: 1

Date: 20-10-2014 Approved by: TK

Register van gecertificeerde loopbaanprofessionals

CMI Reglementen Handboek

Functiebeschrijving (profiel) mentoren: ...................................................................................... 17

8.2.1

Competenties toetsende (kern)mentor ................................................................................... 17

8.2.2

Competenties Mentor/coach (begeleidende mentor): ............................................................ 17

8.3

Opleiding en training ................................................................................................................... 17

8.4

Benoemingen, beoordeling en herbenoemingen ....................................................................... 18

9

Reglement Raad van Advies ............................................................................................................... 19 9.1

Taken raad van Advies ............................................................................................................... 19

9.2

Functie beschrijving (profiel) Raad van Advies .......................................................................... 19

9.2.1

Voorzitter en vice voorzitter: ................................................................................................... 19

9.2.2

Experts .................................................................................................................................... 19

9.3

Opleiding en training ................................................................................................................... 20

9.4

Benoeming en herbenoeming .................................................................................................... 20

10

Reglement privacyfunctionaris ....................................................................................................... 20

11

Reglement Interne auditor .............................................................................................................. 20

12

Reglement collectief merk .............................................................................................................. 20

13

Huishoudelijk reglement ................................................................................................................. 21

Bijlage 1. Rooster van aftreden algemeen bestuur 2. Rooster van aftreden schemacomité 3. Rooster van aftreden Raad van Advies

Page 2 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



8.2

1 Reglement Bestuur Het algemeen bestuur van de stichting Career Management Institute Netherlands (CMI) bestaat statutair uit minimaal 5 personen (thans 8 personen) die tezamen het algemeen bestuur vormen. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor alle statutair taken, zoals hieronder is vastgelegd. Het dagelijks bestuur (DB)wordt samengesteld uit het algemeen bestuur. In het dagelijks bestuur hebben zitting de onafhankelijk voorzitter en de onafhankelijke secretaris en de penningmeester aangevuld met één of meer deskundige. Het DB (thans 6 personen) is ziet toe op de uitvoering van het beleid in nauwe samenwerking met de verantwoordelijke CMI manager. Zie voor de uitwerking hieronder. De rechten en plichten van het algemeen bestuur zijn geregeld in de statuten van de stichting en het huishoudelijk reglement. De selectie van de leden van het bestuur vindt plaats in overeenstemming met de statuten. Ook het stemrecht ligt in de statuten vast.

1.1

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur

1.1.1 Algemene Taken De algemene taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in de statuten. CMI is als certificerende instelling, op een dusdanige wijze gestructureerd dat CMI vertrouwen schenkt aan de betrokken partijen met name door (vak) bekwaamheid, onpartijdigheid en integriteit uit te stralen. Daartoe heeft het CMI bestuur zich tot taak gesteld om loopbaanadviseurs te certificeren in overeenstemming met internationaal vastgestelde normen (ISO/IEC 17024 versie2012). Er zijn toetsingskaders vastgesteld, die voor de kandidaten voor (re)certificering en alle overige betrokkenen leidraad zijn voor (re)certificering Het CMI algemeen bestuur is daarnaast verantwoordelijk voor: 1. Het formuleren van beleid in verband met de werking van CMI, als certificerende instelling, met betrekking tot (re)certificering van personen 2. De beoordeling en toezicht op de van toepassing zijnde vakbekwaamheid normen en andere relevante documenten 3. De evaluatie van het systeem van toetsing in verband met de (re)certificering 4. Het toezien op het implementeren van beleid en procedures 5. Het toezicht op het financiële beheer 6. Het delegeren van bevoegdheden aan het dagelijks bestuur(DB), comités, commissies, of personen Page 3 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



Reglementen CMI organisatie

1.1.2 Specifieke taken Het dagelijkse bestuur is verantwoordelijk voor een aantal specifieke taken: 1.1.2.1.Specifieke taken van de voorzitter van het bestuur  Alle taken conform de statuten  Tekenen van de certificaten  Onderhouden van de contacten van het bestuur met de CMI manager  Onderhouden van de contacten van het bestuur met het schemacomité,  CMI vertegenwoordigen bij nationale en internationale organisaties 1.1.2.2 Specifieke taken van de secretaris/:  Alle taken conform de statuten  Begeleiding van de CMI manager en het secretariiat inzake de ICT  Het in overleg met de CMI manager maken en bewaken van de kwaliteits jaarplanning 1.1.2.3 Specifieke taken van de penningmeester  Alle taken conform de statuten  Financieel beleid: de penningmeester is verantwoordelijk voor het toezicht op het financiële beleid van de stichting inclusief de controle van de boekhouding. Inzake de controle benoemt de penningmeester een kascommissie van twee mentoren, die de penningmeester en daarmee het bestuur jaarlijks dechargeren, afhankelijk van de uitslag en het resultaat van hun onderzoek. Dit dient uiterlijk op 1 april van het volgende boekjaar te geschieden. 1.1.2.4 Specifieke taken van het DB:  Eén van de overige bestuursleden is binnen het DB verantwoordelijk voor de kwaliteit van de mentoren. Dit houdt in dat dit bestuurslid verantwoordelijkheid draagt voor: Page 4 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



7. Het voeren van een kwaliteitsbeleid gebaseerd op kwaliteitsdoelstellingen 8. Het vaststellen van het jaarlijkse kwaliteitsbeleid vóór 30 septembervan het jaar na aan het betreffende jaar (september / september) (zie ook KHB 3.3: kwaliteitsbeleid) 9. De verplichting om alle persoonsgegevens, die in de loop van de tijd door CMI verzameld zijn, vertrouwelijk te houden (zie privacy reglement: PHB 3.6) en externenverklaringen te laten bijhouden (in hard copy) 10. het management review (zie PHB 2.3) 11. de verplichting om alle toetsingsresultaten en bijbehorende documenten in een veilige omgeving te laten bewaren ten einde de vertrouwelijkheid ervan te beschermen, tijdens de nuttige levensduur daarvan. 12. de verplichting om blijvend te voldoen aan de eisen van accreditatie. 13. de beoordeling van de CMI manager

 

het goed functioneren van zowel de begeleidende als de toetsende mentoren o voorstellen voor de benoeming van de mentoren o de training van de mentoren o de goede werking van de mentorenraad Eén van de overige bestuursleden is binnen het DB verantwoordelijk voor de interne en externe marketing inclusief het bekendmaken van CMI in de markt Eén van de overige bestuursleden is binnen het DB verantwoordelijk voor de internationale contacten

2 Functiebeschrijving bestuursleden 2.1 Functie beschrijving (profiel) voorzitter  Onafhankelijk persoon  Grote bekendheid in de beroepsgroep en in het veld  Grote kennis van het certificeringproces voor personen  Grote kennis van loopbaankunde en loopbaanadvisering  Internationale ervaring

2.2

Functie beschrijving (profiel) secretaris     

2.3

Functie beschrijving (profiel) /penningmeester     

2.4

Onafhankelijk persoon Bekendheid met de beroepsgroep Kennis van loopbaankunde en loopbaanadvisering Kennis van het certificeringproces van personen Grote kennis van ICT

Onafhankelijk persoon Bekendheid met de beroepsgroep Kennis van loopbaankunde en loopbaanadvisering Kennis van het certificeringproces van personen Grote kennis van financiën

Functie beschrijving (profiel) overige bestuursleden (zie ook CV’s )  Onafhankelijk persoon  Bekendheid met de beroepsgroep  Affiniteit met loopbaankunde en loopbaanadvisering Page 5 of 21



Revision: 1



o

Affiniteit met certificering van personen Affiniteit met het specifieke beleidsonderwerp

3 Opleiding en training bestuur  

Opleiding bestuur: De bestuursleden zijn allen opgeleid op academisch niveau of hebben een gelijkwaardig werken denkniveau Training: Tijdens de regelmatig plaatsvindende bestuursvergaderingen is er constante aandacht voor:  Het toetsingskader (pakket van eisen)  Het beroepsprofiel en de verbijzondering daarvan  De procedure voor (re)certificering  De kwaliteitsbewaking en kwaliteitsbevordering van de (re)certificering.

Hierdoor wordt getraind “on the job” .Mocht het bestuur een verdergaande opleiding voor een bestuurslid noodzakelijk achten, zal daarin worden voorzien.

3.1

Benoemingen en herbenoemingen bestuur De bestuursleden worden door coöptatie benoemd voor een periode van drie jaar. De bestuursleden kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd voor een aansluitende periode van drie jaar. Zie rooster van aftreden in bijlage RHB.

4 Reglement schemacomité Het schemacomité, bestaande uit vertegenwoordigers van alle groeperingen die belang hebben bij de certificering van loopbaanadviseurs, is een adviescomité van het bestuur. CMI wenst een bijdrage te leveren aan het vergroten van de geloofwaardigheid, het vertrouwen en de verbetering van het beroep van loopbaanprofessional. CMI dient derhalve op eerlijke en billijke wijze de belangen van alle partijen, die een aanzienlijk belang hebben bij het toetsingskader en de toetsingsinstructie te laten vertegenwoordigen, zonder dat één belang overheerst. De externe deskundigen, die een aanzienlijk belang hebben bij het toetsingskader, gebundeld in het schemacomité, zijn:  Een vertegenwoordiger van de opdrachtgevers van de RL’s (werkgevers)  Een vertegenwoordiger van de cliënten van de RL’s (werknemers)  Een vertegenwoordiger van het bestuur van de brancheverenigingen  Een vertegenwoordiger van het bestuur van de beroepsverenigingen  Een vertegenwoordiger van de RL’s zelf Page 6 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



 

Een vertegenwoordiger van de opleiders binnen het vakgebied Een expert op het gebied van persoonscertificering (certificatieschema’s) en accreditatie (ISO/ IEC 17024.

Het schemacomité wordt voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter. Doordat alle partijen in het schemacomité zijn vertegenwoordigd is een onpartijdige en onafhankelijke werking van CMI verzekerd. Via bovengenoemde externe deskundigen dient CMI de betrokken partijen te raadplegen en wel bij:  De beschrijving van het specifieke vakgebied (scope KHB 3.1), waarvoor de loopbaanprofessional wordt gecertificeerd  De beschrijving van de vakbekwaamheidseisen, beoordelingseisen- en procedures van de certificering, met inbegrip van het toezicht en de recertificering  De vraag in hoeverre de betrokken partijen het certificeringprogramma steunen en het bewijs kunnen leveren dat betrokken partijen de inhoud van het programma aanvaarden  Het opstellen van een lijst van kritische taken en taakgebieden uitgevoerd door bekwame in het beroep werkzame personen  Een specificatie voor de opbouw van de mondelinge toetsing, Een schriftelijk dossier ligt voor alle niveaus ten grondslag aan de mondelinge toetsing  Een beschrijving (analyse) hoe het certificeringprogramma transparant gemaakt is . Het bestuur van CMI zal via de CMI manager betrokken partijen, de leden van het schemacomité (de externe deskundigen), in kennis stellen van de gemaakte beschrijvingen (analyses). Ook zullen de aspecten van de toetsing en de wijze waarop deze tot stand komen, periodiek worden geëvalueerd en bewaard, waardoor herzieningen efficiënt doorgevoerd kunnen worden en via de de leden van het schemacomité (externe deskundigen) naar buiten gebracht kunnen worden. De leden van het schemacomité worden voor een periode van 3 jaar door het algemeen bestuur benoemd en kunnen maximaal twee keer herbenoemd worden voor een aansluitende periode van drie jaar. Zie rooster van aftreden bijlage RHB.

4.1 Ontwikkeling, onderhoud en analyse van het certificatieschema Het schemacomité is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het onderhoud van het certificatieschema. Het schemacomité kan CMI opdragen een voorstel daartoe te doen, dat dan door het schemacomité beoordeeld en gevalideerd moet worden. (zie ook PHB 2.4) Regelmatig, maar minstens iedere vier jaar zal CMI een analyse uitvoeren inzake: Page 7 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



 

Een omschrijving van de te certificeren doelgroep, waarbij een verklaring wordt afgelegd over het doel en het beoogde resultaat van de certificering  Een lijst van kritische taken en taakgebieden uitgevoerd door bekwame in het beroep werkzame personen  Een lijst van de certificeringeisen (toetsingskader) met inbegrip van de principes en het beoordelingsmechanismen, die voor elke eis zijn gekozen (toetsingsinstructie en beroepsprofiel)  Een specificatie voor de opbouw van de mondelinge toetsing voor de beoordeling van vakbekwaamheid mede op basis van een schriftelijk dossier (rapportageformulier).  Een beschrijving hoe het certificering programma transparant gemaakt is (website). Gezien de breedte van de analyse zal de CMI manager hiervoor een commissie uit het schemacomité laten benoemen om de aspecten uit te werken, die voor de analyse van belang zijn .De commissie is vertrouwd met persoonscertificering en met loopbaanadvisering. Zij dienen de doelgroep, de kritische taken en taakgebieden en de toetsinginstructie te evalueren. Ook dient door de CMI manager te worden geanalyseerd of de toetsing beantwoordt aan de eisen die in de toetsing instructie vermeld staan en door middel van steekproeven (bijv. de procesaudit) nagaan of de toetsing beantwoordt aan de specificatie, die in de toetsingsinstructie vermeld staat en eenvormig van toepassing is (intersubjectiviteit / uniformiteit) en vrij is van beïnvloeding. Na goedkeuring van de, door de commissie gemaakte, concept analyse door de CMI manager, wordt de analyse beoordeeld en gevalideerd door het schemacomité, waarna het als zwaarwegend advies naar het bestuur gaat, die het advies vaststelt. Indien het bestuur het zwaarwegende advies van het schemacomité niet overneemt is de voorzitter van het schemacomité bevoegd om de Raad voor Accreditatie te informeren. Mocht het schemacomité inzake een zwaarwegend advies verdeeld blijken te zijn, kan de voorzitter beslissen tot stemming inzake het advies. Voor een dergelijke stemming is een quorum van twee derde nodig, of wel minimaal 4 uit 7 leden. Een gewone meerderheid is dan voldoende om het zwaarwegende advies aan te nemen. Mochten de stemmen staken worden de afwezige leden verzocht alsnog hun stem uit te brengen, waardoor er steeds een meerderheid ontstaat. De CMI manager draagt zorg voor de uitvoering van de implicaties van het advies. Via de externe deskundigen van het schemacomité worden deze herzieningen naar buiten gebracht. Naast de validering van het certificatieschema heeft het Schemacomité de verplichting om minimaal iedere vier jaar de methode van toetsing te valideren. Daartoe maakt de CMI manager iedere vierjaar een evaluatie van de methode van toetsing, die vooraf aan het schemacomité ter hand gesteld wordt. De leden van het schemacomité (externe deskundigen) hebben de taak om de signalen uit de markt in te brengen en daarnaast CMI uit te dragen naar buiten, Page 8 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1





5 Reglement CMI manager en secretariaat De CMI manager wordt contractueel door het bestuur aangesteld en is verantwoordelijk voor het management inclusief de uitvoering. De CMI manager is tevens certificaatbeslisser en kwaliteitsmanager. Zie ook de overeenkomst met personen onder contract (PHB bijlage 2).

5.1 Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden CMI manager De taken waarvoor de CMI manager verantwoordelijk is, zijn de volgende:  het ondersteunen van het bestuur in algemene zin  het bestuur en het schemacomité te voorzien van alle relevante informatie inzake het certificatieschema. Deze informatie dient te bevatten: o de redenen die tot besluitvorming inzake certificering geleid hebben o de informatie over de personen, die bij de besluitvorming inzake de certificering een rol gespeeld hebben, waardoor CMI kan garanderen, een onafhankelijke en onpartijdige certificerende instelling te zijn.  Het zijn van certificaat beslisser Het (laten) evalueren van de methode van toetsen (minstens eens per 4 jaar)  Het zijn van kwaliteitsmanager, verantwoordelijk voor het initiëren en de input van het management review en het implementeren van de output van het management review.  In de rol van kwaliteitsmanager lid van het schemacomité  Het analyseren van de management review vóór 1 september van ieder jaar  In de rol van kwaliteitsmanage : Het zijn van privacy functionaris  Organiseren, bijwonen, (laten) notuleren en (laten) opvolgen van vergaderingen van bestuur, schemacomité, Raad van Advies en mentoren raad  Het laten voeren van het financieel beheer en de boekhouding  Het (laten) onderhouden van de website  Het (laten) ondersteunen van de toetsingsprocedure  Analyse van het kwaliteitssysteem en voorstellen doen voor verbeteringen vóór 1 september van ieder jaar, waardoor de analyse als deel van de input kan dienen voor het management review, dat eind september gepresenteerd wordt  Het aanwijzen van een interne auditor en een interne proces auditor  Het jaarlijks initiëren van het klanttevredenheid onderzoek steeds vóór 1 september, dat dient als bouwsteen voor het management review Page 9 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



waardoor de geloofwaardigheid, het vertrouwen en de verbetering van het beroep van loopbaanprofessional vergroot wordt. Daartoe worden de veranderingen van het certificatieschema gedissemineerd onder alle belanghebbenden met in acht name van de overgangsregeling (zie ook PHB 3.10).

  

Het resultaat van het tevredenheid onderzoek jaarlijks bekend maken steeds vóór 1 maart Het jaarlijks inventariseren van de klachten tegen de CMI organisatie vóór 1 september Het leveren van input voor het management review dat vóór 1 oktober gereed moet zijn Het inhuren van administratieve ondersteuning indien noodzakelijk

5.1.1 Functie beschrijving (profiel) CMI Manager       



Onafhankelijk persoon Affiniteit voor auditing / beoordeling Bekendheid met de beroepsgroep Ervaring en affiniteit met het proces van persoonscertificering Bekendheid met loopbaankunde en loopbaanadvisering (leerproces) Affiniteit met kwaliteitmanagement en management reviews Ervaring met financiën en boekhouding Ervaring met ICT en automatisering

5.1.2 Opleiding en training CMI manager en secretariaat CMI managerDe CMI manager heeft minimaal een HBO denk- en werkniveau. Dit is minimaal door een 3 jarig HBO diploma of een assessment aangetoond. Tijdens de regelmatig plaats vindende bestuursvergaderingen in aanwezigheid van de CMI manager wordt de rol van de CMI manager als certificaatbeslisser en van kwaliteitsmanager regelmatig getoetst Er is constante aandacht voor:  Het certificatieschema  De rol van certificatiebeslisser / beoordelaar  De kwaliteitsbewaking en kwaliteitsbevordering van de certificering. Als certificatie beslisser / beoordelaar kan de CMI manager, bij het beoordelen van het certificatie advies, dat moet leiden tot de certificatie beslissing, in gevallen van twijfel over inhoudelijk thema’s, beschikken over een onafhankelijk en vakbekwaam onafhankelijk persoon als adviseur, .Mocht het bestuur een verdergaande opleidingen en training voor de CMI manager noodzakelijk achten, zal daarin worden voorzien

5.2 Secretariaat (schema administrator) ! De eisen die aan een medewerker op het secretariaat worden gesteld zijn:  administratieve ervaring inclusief IT  affiniteit met examineren/toetsen  zorgvuldig  eigen initiatief  communicatief Page 10 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1





representatief

5.3 Benoeming en herbenoeming CMI manager Zie overeenkomst met personen onder contract (PHB bijlage

6 Reglement toetsingscommissie De toetsing op A niveau voor (re)certificering wordt uitgevoerd door twee toetsende mentoren in een toetsinggesprek van 45 minuten op basis van een dossier. De toetsing voor het B en C niveau voor (re)certificering wordt uitgevoerd door een toetsingscommissie bestaande uit drie leden, waarvan de voorzitter voortkomt uit de universitaire wereld en wel uit faculteiten, die delen van het vakgebied doceren c.q. die in nauw verwantschap staan met het vakgebied. De voorzitter wordt geassisteerd door twee toetsende mentoren. Deze toetsing duurt eveneens 45 minuten op basis van een dossier. De CMI manager is eind verantwoordelijk voor de samenstelling van de toetsingscommissies met in achtneming van de uniformiteit, de intersubjectiviteit en de onafhankelijkheid van de samen te stellen commissies. De onafhankelijkheid wordt gewaarborgd, doordat de beoordelaars verklaren door de ondertekening van het protocol van de toetsing dat zij onafhankelijk zijn van de te toetsen kandidaat. Wil een beoordelaar onafhankelijk zijn van de te toetsen kandidaat, dient de beoordelaar minimaal één jaar voorafgaande aan de toetsing niet een dusdanig contact met de kandidaat te hebben gehad, waardoor de onafhankelijkheid in het geding zou kunnen komen. Met name een docent/leerling relatie wordt als afhankelijk beschouwd. Mocht voorafgaande aan de toetsing blijken dat de onafhankelijkheid niet gewaarborgd is, dient de CMI manager in zijn rol als certificaat beslisser hiervan onverwijld op de hoogte gesteld te worden, waardoor er maatregelen getroffen kunnen worden om de onafhankelijkheid alsnog te garanderen. Indien tijdens (of vlak voor) de toetsing zou blijken, dat de onafhankelijkheid van één van de commissieleden in het geding is, wordt aan de betrokkene gevraagd de toetsing niet (meer) mee te maken. De toetsing wordt in dat geval uitgevoerd zonder de genoemde functionaris. Dit geldt eveneens in het geval van overmacht.

6.1 Wijze van toetsing De toetsing zowel voor niveau A als voor niveau B en C als ook voor recertificering gaat uit van een aantal criteria, t.w.:  Toetsing van de harde criteria: de minimum eisen m.b.t. opleiding en werkervaring inclusief tevredenheidverklaringen worden door het secretariaat Page 11 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1







De toetsingscommissie voert de toetsing uit en rapporteert de uitslag van de toetsing via het protocol als advies aan de certificaat beslisser

6.2 Beschrijving van de toetsing De toetsing geschiedt met gebruikmaking van het rapportageformulier (voorbereiding op mondelinge toetsing door elk commissielid afzonderlijk) en het protocol (ondertekend door de drie commissieleden met het advies n.a.v. de toetsing. Een afwijkende mening van een commissielid is mogelijk). Het rapportageformulier is zo ingedeeld, dat de vragen  over het voorbeeld in het dossier (vakinhoudelijk) relevant is  inzake eventueel afwijkingen van de norm, gemakkelijk te noteren zijn. Indien er een mogelijke afwijking geconstateerd is, wordt een vraag hierover geformuleerd en op het formulier genoteerd. De beoordelaar wordt er tevens op gewezen dat de controle inzake de zgn. “harde eisen’ en de tevredenheidverklaringen door het secretariaat zijn uitgevoerd. Bij recertificering worden de aangeleverde bewijsstukken van de ontwikkelpunten door het secretariaat nagekeken en steekproefsgewijs geverifieerd. De procedure inzake de steekproef voor de bewijsstukken is als volgt vastgelegd: A niveau: minimaal te behalen punten: 16 punten. Indien 16-19 puntenworden behaald wordt 2x per mail geverivieerd. Bij 20 – 24 punten wordt 1x per mail geverifieerd. Bij meer dan 24 punten wordt niet geverifieerd. B en C niveau: minimaal te behalen punten: 24 punten. Indien 24-29 punten worden behaald wordt 2x per mail geverivieerd. Bij 30-36 punten wordt 1x per mail geverifieerd. Bij meer dan 36 punten wordt niet geverifieerd Tijdens de mondelinge voorbereiding van de toetsing door de toetsingscommissie, wordt overeengekomen welke vragen er gesteld zullen worden. De vragen worden vastgelegd in het protocol. Tijdens de toetsing worden de antwoorden, die de kandidaat geeft, eveneens vastgelegd op het protocol. De commissie geeft aan of het antwoord dat de kandidaat geeft aan de Page 12 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1





gecontroleerd en steekproefsgewijs geverifieerd. Een kopie van het vereiste diploma dient in het initiële dossier van de kandidaat aanwezig te zijn. Toetsing aan de norm: De toets wordt uitgevoerd aan de hand van de toetstermen en de eindtermen van de verbijzondering van het beroepsprofiel (samenhang tussen de taken, de kennissectoren en de specifieke competenties van de loopbaanprofessional). De toetsingscommissie voert de toetsing uit en rapporteert de uitslag van de toetsing via het protocol als advies aan de certificaat beslisser Toetsing van de grondhouding: in de voorbeelden van ethiek, levenservaring en casestudies, wordt de grondhouding (basis competenties) getoetst.

De rapportageformulieren en het protocol worden aan de CMI manager in zijn rol als certificatie beslisser ter hand gesteld. Op het protocol is ruimte open gelaten om aan te geven of er geconstateerde afwijkingen waren in het gepresenteerde dossier. De voorzitter levert tevens een beoordeling in van de mentoren die aan de toetsing hebben meegedaan. Indien van toepassing tevens een beoordeling van een mentor ‘in opleiding’, die de toetsing als toehoorder bijwoont.

6.3 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De toetsingscommissie adviseert de certificaat beslisser inzake de beoordeling van de kandidaten voor (re)certificering; daarnaast signaleert de commissie mogelijke afwijkingen in de begeleiding tijdens de dossieropbouw,. De leden van de toetsingscommissie dienen:  vertrouwd te zijn met het toetsingskader  een grondige kennis te hebben van de relevante toetsingsmethoden en documenten  een adequate kennis te bezitten van het te toetsen vakgebied  de taal waarin het onderzoek plaats vindt, vlot te spreken en te schrijven  op afwijkende communicatiemogelijkheden van kandidaten in te kunnen spelen (dyslectisch)  vrij te zijn van enig belang, zodat zij onpartijdige en niet- discriminerende uitspraken en beoordelingen kunnen doen. Mochten de leden van de toetsingscommissie te maken krijgen met een potentieel belangenconflict bij het onderzoek van een kandidaat, is de voorzitter van de toetsingscommissie mede namens de leden van de commissie verplicht dit vooraf te melden aan deCMI manager in zijn rol als certificatie beslisser en zal CMI onverwijld de betreffende toetsende mentor of voorzitter vervangen om te verzekeren dat de vertrouwelijkheid en de onpartijdigheid van de toetsing niet in het gedrang komt. Om een mogelijk belangenconflict tussen de toetsingscommissie en te recertificeren kernmentoren te voorkomen, stelt het secretariaat op verzoek van de CMI manager in zijn rol als certificaat beslisser vooraf vast dat mentoren en de toetsingscommissie niet eerder samen getoetst hebben. (zie overzicht intersubjectiviteit en uniformiteit)



Revision: 1



norm voldoet Ieder lid van de commissie parafeert de goedkeuring van het antwoord. De vragen en de antwoorden en het oordeel van de commissie, worden in het protocol verzameld. Indien het oordeel niet unaniem is, dient de individuele waardering van de verschillende leden tot uiting te komen. Voorafgaande aan de mondelinge toetsing dient de kandidaat zich te legitimeren; het nummer van het legitimatiebewijs wordt vastgelegd op het protocol.

Om de uniformiteit te bewaken is veelvuldig contact tussen de voorzitters van de toetsingscommissies noodzakelijk. De uniformiteit wordt versterkt door de kring van zgn. “kernmentoren”, die de CMI manager roulerend (laat)aanwijzen om de toetsingcommissie te versterken, met dien verstande dat de kernmentoren niet bij alle voorzitters toetsen om een potentieel belangenconflict bij hun eigen recertificering te vermijden. De eisen voor de functie van kernmentor zijn:  Het zijn van CMI mentor  Minimaal twee jaar ervaring als mentor/coach en vijf keer opgetreden als toetsende mentor  Bereidheid om regelmatig (minimaal1x per maand) ingezet te worden  Benoemingsperiode van 3 jaar, of korter, indien de mentor de C status / mentorstatus verliest. En twee maal voor wederom 3 jaar herbenoembaar Daarnaast benoemt het secretariaat uit naam van de CMI manager steeds een andere toetsende mentor uit de overgebleven kring van mentoren, om roulerend de toetsingscommissie aan te vullen en daarmee de intersubjectiviteit te bewaken. Voor de (re)certificering op A niveau zal de het secretariaat uit naam van de CMI manager steeds één toetsende kern mentor en één andere toetsende mentor benoemen om de kandidaten voor het A niveau te toetsen. De kernmentor treedt in dit geval op als voorzitter van de toetsingscommissie. De vertegenwoordiger in het bestuur verantwoordelijk voor de kwaliteit van de mentoren draagt de kernmentoren voor aan het bestuur. Kernmentoren zullen bij re-certificering getoetst worden door een toetsingscommissie, waarvan de voorzitter in de laatste drie jaar niet in de zelfde toetsingscommissie gezeten heeft als de te toetsen mentor De toetsingscommissie adviseert via zijn voorzitter de CMI manager inzake kwalitatieve verbeteringen van de certificeringprocedure en de certificeringeisen, die kan leiden tot een corrigerende maatregel. Tevens wordt op het protocol aangetekend, als er door een begeleidende mentor een onjuist advies gegeven wordt aan kandidaten bij de dossieropbouw. De CMI manager zorgt er per e-mail voor dat het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het werk van de mentoren, hiervan op de hoogte gebracht wordt. Tevens start een corrigerende maatregel procedure.



Revision: 1



De leden van de toetsingscommissie mogen niet betrokken zijn bij de toetsing van personen van hun eigen opleiding of bij personen die zij als mentor / coach hebben begeleid bij het certificering proces.

6.4.1 Competenties (profiel) voorzitters:    

Onafhankelijke personen Bij voorkeur werkzaam binnen de wetenschap * Grote bekendheid met loopbaankunde en loopbaanadvisering Grote bekendheid met toetsen en beoordelen van personen

* indien door ziekte of anderszins een voorzitter verhinderd is, en andere collega voorzitters niet beschikbaar zijn, kan de CMI manager een andere persoon als voorzitter benoemen, die niet afkomstig is uit de wetenschap, maar wel aan de andere drie kwalificaties voldoet.

6.4.2 Toetsende mentoren: Zie RHB hoofdstuk 8

7 Opleiding en training 7.1 Voorzitters: Opleiding: de voorzitters van de toetsingscommissies zijn minimaal wetenschappelijk gevormd. Training: de voorzitters zijn afkomstig uit universitaire kring en zijn bekend met het toetsen/ beoordelen van personen uit aanpalende vakgebieden. Zij worden voorts “on the job” getraind.

7.2 Toetsende mentoren (zie 8) 7.3 Benoeming, beoordeling en herbenoeming Benoeming voorzitters van de toetsingscommissie: de voorzitters worden door het bestuur benoemd voor een periode van drie jaar met een herbenoeming voor maximaal twee perioden van drie jaar (PHB bijlage 1), mits in functie in de wetenschap en een beoordeling hebben, waaruit blijkt dat zij adequaat zijn voor hun taak. Zij zullen periodiek, maar minimaal één maal per jaar beoordeeld worden door een interne proces auditor. De beoordeling formulieren worden gearchiveerd bij de externen verklaring van de betreffende voorzitter. Tijdens het selectieproces is zeker gesteld dat de voorzitters de eigenschappen zoals hierboven beschreven, bezitten om de taak als voorzitter van de toetsingscommissie naar behoren uit te voeren. Page 15 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



6.4 Functie beschrijving (profiel) toetsingscommissie

8 Reglement mentoren Mentoren zijn Register Loopbaanprofessionals (RL’s), die op C niveau gecertificeerd zijn en door het bestuur zijn uitgenodigd om toe te treden tot de Mentorenraad. Zij worden op basis van hun uitzonderlijke bijdrage aan het vakgebied geselecteerd. De selectie door de vertegenwoordiger van het bestuur verantwoordelijk voor de kwaliteit van de mentoren vloeit onder andere voort uit een advies van de voorzitter van de toetsingscommissie naar aanleiding van de toetsing op C niveau voor recertificering aangevuld met een oriënterend gesprek met de vertegenwoordiger van het bestuur verantwoordel;ijk voor de kwaliteit van de mentoren. Een RL op C niveau kan zich ook zelf aanmelden voor het mentoraat. De RL zal dan door het bestuurslid verantwoordelijk voor de mentoren worden beoordeeld en in het bestuur in stemming worden gebracht. De mentoren komen twee keer per jaar bijeen om op de hoogte gesteld te worden van de ontwikkeling van CMI en met elkaar af te stemmen hoe invulling gegeven dient te worden aan de rol van mentor. De mentorenraad kan door het bestuur ingezet worden voor advies. De training van de mentoren geschiedt in kleine groeps sessies op diverse plaatsen in het land. Elke mentor is verplicht minstens één sessie per jaar bij te wonen. De vertegenwoordiger van het bestuur verantwoordelijk voor de kwaliteit van de mentoren is hiervoor verantwoordelijk

8.1 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Mentoren kunnen zich beschikbaar stellen voor de volgende taken: 

mentor/coach: de mentor/coach begeleidt de kandidaat bij de totstandkoming van het dossier. De mentor overlegt met de kandidaat voor certificering het niveau waarvoor de kandidaat wil opteren (A, B of C niveau), rekening houdend met de harde eisen, die voor de verschillende niveaus staan. De kandidaat is vrij in de keuze van het niveau, mits aan de harde eisen wordt voldaan. Voor re-certificering is de kandidaat niet verplicht om een begeleidende mentor/coach te kiezen, mits de kandidaat besluit niet van niveau te veranderen. Bij verandering van niveau is de kandidaat ook bij recertificering verplicht een begeleidende mentor/coach te kiezen.



op uitnodiging van de bestuursvertegenwoordiger verantwoordelijk voor de kwaliteit van de mentorenworden twaalf mentoren door het bestuur benoemd tot toetsende kernmentor, die roulerend met de voorzitters de uniformiteit bewaken en versterken. Met betrekking tot niveau A zal de het secretariaat onder verantwoordelijkheid van de CMI manager steeds een Page 16 of 21



Revision: 1



Voor benoeming mentoren (zie 8.4)

8.2



op uitnodiging van de bestuursvertegenwoordiger verantwoordelijk voor de kwaliteit van de mentorenworden mentoren benoemd tot toetsende mentor, die roulerend de intersubjectiviteit bewaken en versterken



gezamenlijk hebben de mentoren op verzoek van het bestuur de taak om het bestuur te adviseren.

Functiebeschrijving (profiel) mentoren: Mentoren hebben naast een adviserende taak voor het bestuur, een taak als begeleider van kandidaten en als beoordelaar van kandidaten in de toetsingscommissie. Beide laatst genoemde taken kunnen nimmer samen gaan. Vanuit het vakgebied zijn mentoren werkzaam zowel als begeleider van loopbaancliënten als ook als beoordelaar van loopbaancliënten, hetgeen hen competent maakt zowel als begeleider als voor beoordelaar van kandidaten voor CMI certificering.

8.2.1 Competenties toetsende (kern)mentor      

Onafhankelijk persoon Expert op het gebied van loopbaankunde en loopbaan advisering Grote bekendheid met toetsen/ beoordelen van individuen (cliënten) Grote bekendheid met de beroepsgroep Excelleren in het vakgebied met name zichtbaar zijn in het vakgebied Zelf ge(re)certificeerd loopbaanprofessional CMI niveau C

8.2.2 Competenties Mentor/coach (begeleidende mentor):      

Onafhankelijk persoon Expert op het gebied van loopbaankunde en loopbaan advisering Bekendheid met begeleiden van individuen (cliënten) Grote bekendheid met de beroepsgroep Excelleren in het vakgebied met name zichtbaar zijn in het vakgebied Zelf ge(re)certificeerd loopbaanprofessional CMI niveau C

8.3 Opleiding en training Opleiding: mentoren zijn per definitie minimaal opgeleid op 3 jarig HBO niveau of gelijkwaardig door EVC of assessment, gezien het feit dat dit niveau een eis is voor certificering. Page 17 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



toetsende kernmentor benoemen naast een toetsende mentor uit de overige kring van mentoren.

8.4 Benoemingen, beoordeling en herbenoemingen Mentoren worden door het bestuur voor een periode van drie maal drie jaar benoemd, op voordracht van de bestuursvertegenwoordiger verantwoordelijk voor de kwaliteit van de mentoren . De bestuursvertegenwoordiger verantwoordelijk voor de kwaliteit van de mentoren wordt door voorzitters van de toetsingscommissies hierbij van advies voorzien, tenzij de kandidaat mentor zich zelf aanmeldt. In alle gevallen beoordeelt het daarvoor aangewezen bestuurslid de kandidaat mentor, voordat er in het bestuur over gestemd wordt. Toetsende mentoren zullen tijdens sessies van de toetsingscommissie, waar zij actief deel van uitmaken, beoordeeld worden door de voorzitter van de toetsingscommissie, waarbij gelet wordt op:  Bekendheid met en hanteren van de norm  Eigen voorbereiding toetsing  Gezamenlijke voorbereiding  Deelname normatieve toetsing  Communicatieve vaardigheden. Dit wordt vastgelegd in een daartoe bestemd formulier, waarbij de voorzitter van de toetsingscommissie een totaal oordeel geeft (uitmuntend, goed, voldoende of onvoldoende) en een aanbeveling voor aandachtspunten. De beoordelingsformulieren worden gearchiveerd bij de externen verklaring van de betreffende mentor. In het geval de voorzitter van de toetsingscommissie een matige of onvoldoende beoordeling geeft van de toetsende mentoren, zal het secretariaat dit melden aan het bestuurslid, dat verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de mentoren. Tijdens de bestuursvergaderingen zal de kwaliteit van de mentoren een vast agendapunt zijn. De voorzitters van de toetsingscommissie hebben de mogelijkheid om op het protocol de certificaatbeslisser opmerkzaam te maken op eventueel geconstateerde afwijkingen van het dossier. Mocht er hierbij een begeleidende mentor in het geding zijn zal dit eveneens aan het bestuurslid, dat verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de mentoren, tijdens de bestuursvergaderingen worden gemeld. Page 18 of 21 Document number: Reglementen handboek CMI


Revision: 1



Training: Bij aanvang van het mentoraat worden de mentoren getraind in groepssessies en vervolgens worden zij verder getraind door het bijwonen van minimaal één toetsingssessie als toehoorder. De nieuwe mentoren zijn verplicht om een reflectieverslag te maken van de meegemaakte toetsing die hun eigen visie hieromtrent weergeeft. Tevens worden toekomstige mentoren verzocht om een notitie te schrijven waaruit hun zichtbaarheid in het vakgebied blijkt (excelleren). Alle nieuw te benoemen mentoren met een nummer na nr.526 van de RL lijst, dienen de genoemde notitie in te dienen. Daarnaast krijgen de mentoren meerdere keren per jaar de kans getraind te worden, waarvan één sessie per jaar verplicht is. Ook worden twee maal per jaar gemeenschappelijke bijeenkomsten belegd om onderwerpen, die met de uitwerking van de certificering van doen hebben, te bespreken.

De mentoren kunnen twee maal herbenoemd worden, steeds voor een periode van drie jaar, mits zij ingeschreven staan in het CMI register op C niveau en in het geval van toetsende mentoren door de voorzitters van de toetsingscommissie met ‘voldoende’ worden beoordeeld, mits werkzaam in het vakgebied. Het secretariaat onder verantwoordelijkheid van de CMI manager zet de mentoren als lid van de toetsingscommissie in met in acht name van de uniformiteit, de intersubjectiviteit en de onafhankelijkheid. De CMI Manager blijft verantwoordelijk voor alle externen

9 Reglement Raad van Advies De Raad van Advies heeft een reglement van rechtspraak dat op de website is opgenomen.. De samenstelling van de Raad van Advies is conform dit reglement en bestaat uit vier personen (twee onafhankelijke juristen en twee experts. Alle vier leden hebben een plaatsvervanger (zie ook RHB bijlage 1). Indien de stemmen staken, in het geval van de besluitvorming van de Raad telt de stem van de voorzitter dubbel.

9.1 Taken raad van Advies De taken van de Raad van Advies zijn opgenomen in het reglement van rechtspraak van de Raad van Advies

9.2 Functie beschrijving (profiel) Raad van Advies 9.2.1 Voorzitter en vice voorzitter:      

Onafhankelijke personen Juridische opleiding Afkomstig uit de rechterlijke macht of de advocatuur Affiniteit met loopbaankunde Affiniteit met het certificeringproces van personen Ervaring in rechtspraak

9.2.2 Experts  

Mentoren van CMI Juridische opleiding of affiniteit voor juridische vraagstukken



Revision: 1



In beide gevallen zal het genoemde bestuurslid in een gesprek met betrokkene een intensievere training bespreken, indien dat noodzakelijk wordt geacht.

Opleiding en training  

9.4

Opleiding op academisch niveau Training: “on the job”

Benoeming en herbenoeming De leden en plaatsvervangende leden van de raad worden benoemd voor een periode van drie jaar. Zij treden af volgens een door het bestuur vast gesteld rooster (zie RHB bijlage 1). De voorzitter en de leden en hun plaatsvervangers zijn terstond herbenoembaar voor twee perioden van telkens drie jaar, mits werkzaam in de functie, die zij tijdens hun benoeming uitoefende.

10 Reglement privacyfunctionaris CMI heeft een privacy functionaris (de CMI manager in zijn hoedanigheid als kwaliteits manager), die verantwoordelijk is voor het opstellen, beheren en bewaken van het privacyreglement. Alle externen en medewerkers tekenen een externen verklaring. Hierin is een geheimhoudingsverklaring opgenomen ten aanzien van het omgaan met vertrouwelijke gegevens Voor de externen geldt de externen verklaring als overeenkomst.

11

Reglement Interne auditor De interne audit wordt minstens eenmaal per jaar uitgevoerd door een gediplomeerd lead auditor. (zie voorts WI Interne Auditor) Daarnaast benoemt de CMI manager een interne procesauditor inzake de procedure en het niveau van toetsing. Deze auditor dient vakbekwaam (op mentor niveau) en onafhankelijk te zijn. Alle voorzitters worden minimaal één maal per jaar door deze procesauditor beoordeeld.

12 Reglement collectief merk Het collectief merk Career Management Institute (CMI) is door het Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom te Den Haag per 12 mei 2009 gedeponeerd onder depot nummer 1175551op 06-02-2009. Het gebruik van het merk is vastgelegd in het reglement collectief merk hetgeen is gepubliceerd op de website. Ook de titel RL (register loopbaanprofessional) is als collectief merk gedeponeerd onder depot nummer 1187725. op 7 september 2009



Revision: 1



9.3

Huishoudelijk reglement Zie ook CMI website onder “ over CMI “

Artikel 1: In de statuten van CMI (zie bijlage KHB) is het navolgende artikel opgenomen dat een huishoudelijk reglement wettigt: “Artikel 10:. 1. Het bestuur is bevoegd een reglement vast te stellen, waarin die onderwerpen worden geregeld, welke niet in deze statuten zijn vervat. 2. Het reglement mag niet met de wet of deze statuten in strijd zijn. 3. Het bestuur is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen of op te heffen. 4. Op de vaststelling, wijziging en opheffing van het reglement is het bepaalde in artikel 11 lid 1 van de statuten van toepassing.” Artikel 2: Artikel 3 van de statuten van CMI luidt als volgt: “Artikel 3: Het vermogen van de stichting zal worden gevormd door: * subsidies en donaties; * alle andere verkrijgingen en baten.” Om de onafhankelijkheid van CMI te garanderen zijn subsidies, donaties en andere verkrijgingen (baten) slechts mogelijk indien onomstotelijk vast staat dat dergelijke subsidies, donaties en verkrijgingen alleen dan verstrekt worden als daardoor de onafhankelijke positie van CMI niet wordt aangetast. Artikel 3: In artikel 4 van de statuten van CMI is vermeld dat het (algemeen) bestuur uit minimaal 5 leden bestaat. Om de dagelijkse gang van zaken te vereenvoudigen is uit hun midden een dagelijks bestuur geformeerd, dat, mits alle leden van het DB onvoorwaardelijk akkoord gaan, voorstellen van de CMI manager kunnen accorderen. Artikel 4: Slotbepaling In overeenstemming met de statuten kan het huishoudelijk reglement steeds worden gewijzigd worden als het bestuur daartoe besluit.



Revision: 1



13

CMI Reglementen Handboek

Recommend Documents