AB Jeugdhulp Rijnmond 10 september 2015 bijlage 2 bij agp 15
Cliënten met een beperking in JBRR Implementatieplan 2015- 2018 versie 18-8-2015
Inleiding De Gemeenschappelijke Regeling Rotterdam Rijnmond heeft besloten, dat er één geïntegreerd werkproces moet komen voor alle maatregelen van jeugdbescherming en jeugdreclassering, inclusief de doelgroep ’cliënten met een beperking’1. Er is in een pilot gewerkt met een model van samenwerking, waarbij medewerkers van de WSG werden toegevoegd aan een team van JBRR. Deze pilot heeft veel leerpunten opgeleverd, maar is gestopt, omdat de werkwijzen van de organisaties te verschillend waren, de voorwaarden voor samenwerking onvoldoende waren uitgewerkt en er geen eenduidige visie was over het eindbeeld. Daarop heeft de GR het standpunt bevestigd, dat er één primair proces moet komen en als voorgenomen beleidslijn aangekondigd, dat alle maatregelen worden uitgevoerd door één organisatie. Hierbij heeft de GR een kortlopend onderzoek laten uitvoeren naar de voorwaarden waaraan voldaan moet worden om op een verantwoorde wijze tot één uitvoeringsorganisatie Jeugdbescherming te komen, wat zijn de risico’s wanneer JBRR alle maatregelen gaat uitvoeren en wat er moet gebeuren om deze risico’s in te perken. Uit het onderzoek (Valenkamp c.s., juli 2015) komt naar voren, dat een ‘koude’ overdracht van zaken op korte termijn naar JBRR grote risico’s met zich brengt en dat een zorgvuldige overdracht een implementatietraject vergt van 3 jaar, waarbij substantiële inspanningen nodig zijn ten aanzien van deskundigheidsbevordering, opbouw en samenstelling van de teams, borgen van de specialistische deskundigheid en doorontwikkeling van systemen (wijze van casuïstiekbesprekingen, veiligheidstaxatie, etc.). Een belangrijke conclusie uit het onderzoek en uit de ervaring van de pilot is dat duidelijkheid over het eindbeeld een voorwaarde is voor een succesvolle samenwerking in de implementatie. JBRR is voorstander van één uitvoeringsorganisatie. De WSG accepteert de keuze van de GR en JBRR als realiteit en werkt loyaal mee aan een implementatietraject met als eindbeeld, dat JBRR integraal de maatregelen uitvoert. In het eindbeeld is gerealiseerd dat de expertise op de doelgroep ‘cliënten met een beperking’ geborgd is en welke inzet hierbij door de WSG gepleegd wordt. JBRR en de WSG hebben het volgende eindbeeld geformuleerd: In 2019 wordt de casusregie van alle2 jeugdbescherming, jeugdreclassering en drang zaken in de regio Rotterdam Rijnmond uitgevoerd door één jeugdzorgorganisatie, Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond. JBRR beschikt dan over de expertise van de doelgroep (l)vb en meervoudig gehandicapten kinderen en de relatie met het expertisecentrum van WSG voor kennisontwikkeling en kennisoverdracht is geborgd.
1
In het Rapport van Montfoort wordt gesproken over de specifieke doelgroep van de WSG; In dit stuk wordt deze doelgroep omschreven als: cliënten (zowel ouders als minderjarigen) met een beperking’ 2 Met uitzondering van de doelgroep LdH gezinnen, zie bijlage
JBRR is de eerstverantwoordelijke organisatie voor de opbouw van de integrale werkwijze en de WSG is verantwoordelijk voor een zorgvuldige overdracht van casuïstiek, kennis en medewerkers. De WSG is landelijk gecertificeerd als één GI op basis van het specialisme en op basis van specifieke methoden en standaarden. Dit betekent dat medewerkers van de WSG nu uitsluitend cliënten in hun caseload hebben die passen in de doelgroep van de WSG. Ook werken medewerkers van de WSG uitsluitend op basis van de methoden en standaarden van de WSG, zolang zij in dienst zijn van de WSG. Wanneer de WSG medewerkers in dienst komen van JBRR gaan zij werken conform de integrale werkwijze JBRR. Zodra gefaseerd gestart wordt met de uitvoering van jeugdbescherming, jeugdreclassering en drang maatregelen voor cliënten met een beperking onder verantwoordelijkheid van JBRR, komen WSG medewerkers die hierin interesse hebben direct in dienst van JBRR. Er wordt niet gewerkt met detacheringsconstructies. Hierdoor ontstaat duidelijkheid over de aansturing en kan JBRR ook daadwerkelijk verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering. Door de keuze voor uitvoering door één organisatie en overname van personeel en taken, is het van belang dat er een gedegen onderzoek plaatsvindt naar de juridische, financiële en arbeidsrechtelijke consequenties voor medewerkers en voor de organisaties. Dit vraagt een zorgvuldige procedure waarbij ondernemingsraden, vakbonden en cliëntenraden intensief betrokken moeten worden. Deze procedures vragen tijd en vinden hun weerslag in de planning. In dit implementatieplan wordt beschreven op welke manier JBRR en WSG het beleid van de GR willen uitvoeren. Op 10 september neemt het Algemeen Bestuur van de GR hierover een beslissing. Bij een positieve beslissing wordt onmiddellijk daarna begonnen met de uitvoering van dit implementatieplan.
Verankeren specialisme JBRR werkt integraal maar kent verschillende specialismen die in de organisatie geborgd zijn, zoals jeugdreclassering, vechtscheidingen, seksueel misbruik enz. Het is van belang om ook het specialisme ’cliënten met een beperking’ binnen de JBRR organisatie voldoende te verankeren, en daarmee de continuïteit van zorg voor deze kwetsbare doelgroep te garanderen. Hiervoor moeten de volgende acties en maatregelen genomen worden: • • • • • • • •
in ieder gebiedsteam moeten meerdere jeugdbeschermers zitten die affiniteit en deskundigheid hebben ten aanzien van de doelgroep ‘cliënten met een beperking’; alle jeugdbeschermers van JBRR ontvangen een basisscholing over werken met deze doelgroep; de gedragsdeskundigen en de leidinggevenden ontvangen een toegespitste scholing; de casuïstiekbesprekingen moeten aansluiten bij deze doelgroep; instrumenten zoals vragenlijsten en communicatiemiddelen toegespitst op cliënten met een beperking zijn beschikbaar voor alle teams; kennis van de sociale kaart tav (L)VB en gehandicaptenzorg samenwerkingsafspraken met lokale en regionale zorgaanbieders voor deze doelgroep. er wordt een structuur gevormd om de expertise binnen JBRR te borgen. Bij voorbeeld:
2
-
•
een ‘vakgroep’ van jeugdbeschermers en gedragdeskundigen die gespecialiseerd zijn in het werken met clienten met een beperking. een expertiseteam dat werkt voor alle basisteams, consultatie geeft of kan bijspringen in casuïstiek. een overeenkomst met het Expertisecentrum van de WSG over inzet van experts in casuïstiek en verdere ondersteuning en advisering mbt genoemde doelgroepen.. Gezamenlijke interne en externe communicatie, onder andere naar de ketenpartners de lokale teams, de Raad voor de Kinderbescherming en de Rechtbank.
Hoofdpunten van de implementatie Uit het onderzoek van Valenkamp c.s. (10 juli 2015) blijkt, dat uitvoering van de volledige jeugdbeschermingsdoelgroep door JBRR mogelijk is, maar dat een zorgvuldige vorming van één primair proces een implementatieproject van een aantal jaren vergt. Er zijn aanzienlijke inspanningen nodig ten aanzien van de visie van waaruit gewerkt wordt met de doelgroep en de methodische aspecten van werken met de doelgroep. Er moet ingezet worden op opleiding en training van de medewerkers van JBRR en medewerkers hebben tijd nodig om te leren van ervaringen. Formats, tools en werkprocessen moeten ingevoerd of aangepast worden, het specialisme moet in de organisatie geborgd worden. Daarnaast heeft deze ontwikkeling grote consequenties voor medewerkers. Dit vraagt een gedegen en zorgvuldige juridische en organisatorische voorbereiding op de implementatie. De wettelijke procedures zullen zorgvuldig uitgevoerd moeten worden en dit vraagt tijd en een zeer gedegen voorbereiding. Ook moet vooraf de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tijdens de implementatie duidelijk zijn. In 2016 zal de wijze van financiering zoals die in 2015 is ingezet gecontinueerd worden: de GR koopt in bij JBRR die de kosten met de WSG verrekent. Er zal gekeken moeten worden naar mogelijke herijking van de afspraken met de rechtbank met name daar waar het gaat om de ten naamstelling. Gezien de omvang van de operatie en gezien het grote belang van zorgvuldigheid voor de jeugdigen en ouders die op de uitvoering van de maatregelen zijn aangewezen, is een fasering in de implementatie noodzakelijk. Dit implementatieplan vereist incidentele financiële middelen. Een begroting en afspraken over de financiering van de eerste fase moeten voor de start van de implementatie gemaakt worden.
Fasering Fase 1: Voorbereiding: september 2015 (na besluit GR)- maart 2016 In de periode september 2015- maart 2016 wordt de implementatie gedegen voorbereid. Alvorens er gestart kan worden met de uitvoering moeten de organisaties de afspraken over de overname van medewerkers uitwerken, de formele procedures moeten ingezet en afgerond worden. Er moeten afspraken gemaakt worden over de continuïteit van de zorg tijdens de implementatiefase, medewerkers en stakeholders moeten betrokken en geïnformeerd worden, de gebiedsteams waar de implementatie gaat starten moeten
3
voorbereid worden. Er moeten afspraken gemaakt worden over de kosten en het budget tot 2018. Ook over de methodische aansluiting en kennisoverdracht moeten in deze fase afspraken gemaakt worden. De werkwijze van JBRR sluit onvoldoende aan op de standaarden voor het werken met de doelgroep ‘clienten met een beperking’. JBRR wil de expertise van de WSG benutten om de eigen werkwijze en werkprocessen zodanig bij te stellen, dat ze ook voor deze doelgroep geschikt zijn. Door JBRR wordt momenteel de methode Effectieve Basisteams geïmplementeerd. In deze voorbereidingsfase zal bezien worden of deze werkwijze voldoende aansluit bij clienten met een beperking, en wordt zo nodig een aanpassing van deze werkwijze en de werkprocessen gemaakt, zodat die bij deze doelgroep aansluit. Resultaat fase 1: Het implementatieplan is op operationeel niveau uitgewerkt. Mijlpaal Er is een akkoord op het implementatieplan door de AV De implementatieorganisatie is opgezet. Er is een projectleider aangesteld. Het implementatieplan is uitgewerkt, de implementatiekosten zijn begroot en het budget tot 2018 is bepaald. Fase 2, 3 en 4 van de implementatie zijn verder uitgewerkt. Er is een communicatieplan voor de interne (medewerkers) organisaties en voor de externe partijen (waaronder Raad vd Kinderbescherming, Rechtbank, zorgpartners, Keurmerkinstituut en Inspectie), Oplossingen voor de kritische punten in de werkwijze zijn uitgewerkt. De structuur om de expertise ‘clienten met een beperking’ in JBRR te borgen is uitgewerkt.
Gereed 10 sept. ‘15 30 sept. ‘15
juridische, organisatorische en arbeidsrechtelijke consequenties zijn beschreven, er is duidelijkheid over de toepasselijkheid van bepalingen Overgang van Onderneming Er zijn afspraken over de inzet van inhoudelijke ondersteuning en scholing door WSG, tijdens de implementatie én structureel. Er is een scholingsplan en een investeringsplan opgesteld. er zijn afspraken gemaakt over de organisatie van de implementatie en de gevolgen voor de medewerkers en cliënten zoals: • welke gebiedsteams gaan wanneer met de integrale werkwijze starten. Voorbereiden en faciliteren van deze gebiedsteams. • er wordt een planning gemaakt voor medewerkers (uitvoerders, gedragdeskundigen, management) van de WSG die in dienst komen bij JBRR. (wie kan/ wil wanneer over, indien nodig uitwerken ondersteuningsmodel/ buddysysteem enz) • afstemming met ondernemingsraden, vakbonden en cliëntenraden • afspraken over de criteria voor de casussen die in de overgangsperiode nog door de WSG worden uitgevoerd en wat dit betekent voor de toeleidingsprocessen, verantwoordelijkheden enz. Er zijn afspraken met het Keurmerkinstituut en de Inspectie in verband
Dec. 2015
Nov. 2015
Nov. 2015
Dec. 2015 Dec. 2015
Dec. 2015
Jan. 2016
Feb. 2016
4
met de certificering voor het landelijk kader Jeugdbescherming en Jeugdreclassering. Juridische consequenties (ivm vonnissen, beschikkingen, positie rechtbank enz) zijn bekend en uitgewerkt. De procedures conform de WOR zijn ingezet en afgerond.
Feb. 2015 Maart 2016
Fase 2: Integrale praktijk in 3 gebiedsteams, jan- december 2016 Drie gebiedsteams van JBRR starten in maart/ april 2016 met uitvoering van maatregelen voor clienten met een beperking. Elk van deze gebiedsteams moet meerdere jeugdbeschermers hebben die affiniteit en deskundigheid hebben voor het uitvoeren van maatregelen voor deze doelgroep. Dit zijn bij voorkeur medewerkers van de WSG die bij JBRR in dienst zijn gekomen. Mocht het onverhoopt (nog) niet gelukt zijn om de overstap van WSG medewerkers te realiseren, dan zullen medewerkers van WSG tijdelijk als coach/ buddy voor de uitvoerders in de gebiedsteams worden ingezet. Voor deze mogelijke inzet dient een begroting te worden opgesteld. Om het extra werk uit te kunnen voeren zal JBRR in die situatie extern medewerkers moeten werven. Medewerkers in dienst van de WSG voeren uitsluitend zaken voor de doelgroep uit. Wanneer de medewerkers in dienst treden van JBRR kunnen zij ook andere zaken uitvoeren, maar ze zullen nog wel in overwegende mate werken voor de doelgroep zodat hun expertise optimaal gebruikt kan worden. Ook de gedragsdeskundigen die deze teams ondersteunen moeten affiniteit en deskundigheid hebben voor deze doelgroep. Ook hier zullen bij voorkeur voormalig medewerkers van de WSG voor worden ingezet. Sommige zaken gaan in deze fase nog niet naar de integrale gebiedsteams van JBRR, maar gaan nog naar de WSG. Dat gebeurt op basis van de criteria en toeleidingsroute die zijn vastgesteld in fase 1 (zeer specifieke en zeldzame zaken, zeer complexe zaken). Resultaat fase 2: in drie gebiedsteams worden alle jeugdbeschermingszaken (incl. JR en drang, exclusief LdH doelgroep) in die gebieden integraal uitgevoerd door JBRR, conform de eisen van het landelijk normenkader en inhoudelijke standaarden. Mijlpalen: • •
• •
•
Vanaf de start in maart worden alle zaken in deze teams uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van JBRR, door medewerkers die in dienst zijn van JBRR. Alle medewerkers uit de geselecteerde gebiedsteams zijn eind 2016 geschoold in het werken met deze doelgroep. Dit kan gedaan worden door het Expertise Centrum van de WSG in opdracht van JBRR. Het expertisecentrum van WSG levert kennisinhoudelijke ondersteuning aan deze teams, ook voor sommige consultatievragen in de casuïstiek. De 3 teams werken met methodische casuïstiekbesprekingen, aangepast voor de brede doelgroep. De methodische casuïstiekbesprekingen worden ook gebruikt als praktijk om van te leren. JBRR zet hiervoor capaciteit in met deskundigheid om vanuit de praktijk methodische lessen en lessen voor verdere scholing af te leiden. In augustus 2016 wordt de tussenbalans opgemaakt en wordt het werkmodel van geïntegreerde basisteams geëvalueerd en bijgesteld. De opbrengsten hiervan worden ook in de rest van 2016 in deze 3 gebiedsteams gemonitord.
5
Fase 3: Voorbereiding verbreding; augustus-december 2016 In de periode september tot eind 2016 wordt de verbreding voorbereid. De verbreding zelf vindt plaats vanaf januari 2017. Resultaat fase 3: Er zijn afspraken gemaakt over de gecontroleerde wijze waarop de verbreding uitgevoerd gaat worden en de noodzakelijke voorwaarden voor deze verbreding zijn geregeld. Mijlpalen: •
• •
Stappenplan uitvoering verbreding is gereed. Er kan gekozen worden voor een snelle invoering, maar dan moet rekening gehouden worden met een langere periode van opbouw. Of voor een stapsgewijze invoering waarbij in de loop van 2017 de gebiedsteams overgaan naar de integrale werkwijze. er zijn afspraken gemaakt over de organisatie van de brede implementatie en de gevolgen voor de medewerkers en cliënten. er zijn afspraken over de inzet van inhoudelijke ondersteuning en scholing door WSG
Fase 4: Verbreding en borging; januari 2017- december 2018 In de loop van 2017 zal de verbreding naar alle 20 gebiedsteams plaatsvinden. De ervaring leert, dat het implementeren van een nieuwe praktijk in de jeugdbescherming een aanzienlijke looptijd vergt. Bij de implementatie moet hier rekening mee gehouden worden. Er moet de tijd genomen worden voor het doordenken van ervaringen en voor het bedenken van oplossingen. Hierbij is de expertise en ervaring van de WSG een belangrijke bron van advies. Daarom wordt ook 2018 nog gezien als periode van implementatie. In 2017 gaat veel tijd en energie naar de verbreding. Er wordt dan veel meer ervaring opgedaan in de praktijk wat zal leiden tot diverse punten (zowel organisatorisch als inhoudelijk) waarop verbetering nodig is. Tegen deze achtergrond wordt het jaar 2018 gepland voor de verdere implementatie en verbetering. Resultaat fase 4: De casusregie van alle3 jeugdbescherming, jeugdreclassering en drang zaken in de regio Rotterdam Rijnmond wordt integraal uitgevoerd door Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond. JBRR beschikt over de brede expertise van de doelgroep en de relatie met het expertisecentrum van WSG voor kennisontwikkeling en kennisoverdracht is geborgd. Mijlpalen: • • • •
eind 2017 worden alle zaken uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van JBRR, door medewerkers die in dienst zijn van JBRR. Alle medewerkers van JBRR zijn eind 2017 geschoold in het werken met de brede doelgroep. Het expertisecentrum van WSG levert kennisinhoudelijke ondersteuning aan de teams. De gebiedsteams JBRR werken met methodische casuïstiekbesprekingen, aangepast voor de brede doelgroep. 3
Met uitzondering van de doelgroep LdH gezinnen, zie bijlage
6
•
In december 2017 vind een evaluatie van de integrale werkwijze plats. Er wordt een verbeterplan opgesteld. De verbeteringen worden in 2018 in alle gebiedsteams ingevoerd en gemonitord.
Projectorganisatie Er wordt een stuurgroep gevormd door de bestuurders van JBRR, WSG en de GR, onder voorzitterschap van de GR. De stuurgroep bewaakt de voortgang van het project en neemt binnen de gestelde kaders, beslissingen. De stuurgroep rapporteert periodiek over de voortgang aan het Dagelijks Bestuur. De stuurgroep stelt een projectleider en een projectgroep aan. De projectleider valt onder de dagelijkse aansturing van JBRR. De projectgroep is samengesteld uit medewerkers van JBRR en WSG en is verantwoordelijk voor het leveren van de deelresultaten zoals genoemd onder fasering. JBRR is de eerstverantwoordelijke organisatie voor de opbouw van de integrale werkwijze en de WSG is verantwoordelijk voor een zorgvuldige overdracht van casuïstiek, kennis en zo mogelijk medewerkers. Indien nodig kan de projectgroep op onderdelen tijdelijke werkgroepen instellen. Er wordt een klankbordgroep ingesteld van uitvoerend professionals en gedragswetenschappers die de projectgroep adviseert. In deze klankbordgroep zitten ook mensen met kennis van het werken met cliënten met een beperking. Uiterlijk vóór eind 2015 moet bekend zijn welk budget beschikbaar en benodigd is voor de duur van de implementatie (t/m 2018). Monitor/onderzoek richt zich op de doelen die in de voorbereidingsfase geformuleerd worden. Overleg
Functie
Voorzitter
Deelnemers
Frequentie
DB/ AB Samenwerkende Gemeenten
Politieke besluitvorming
Hugo de Jonge
Wethouders
2 maandelijks
Stuurgroep
Bestuurlijke besluitvorming
Onno de Zwart
3 maandelijks
Projectgroep
Ontwikkelen Implementatie Bijstellen Monitoring en borging
Projectleider
Onno Zwart René Meuwissen Erik Heijdelberg Projectleider Projectleider Manager JBRR Manager WSG Hoofd Ondersteunende diensten JBRR en WSG (P&O, F&I)
Klankbordgroep
Inhoudelijk adviseren projectgroep
Projectleider
Uitvoerend medewerkers Gedragswetenschapper
Wisselend, op verzoek van de projectleider
1x per maand
7
