Client Online
In deze handleiding vindt u alle informatie die u nodig heeft om met het nieuwe systeem aan de slag te gaan.
INHOUD 01 WELKOM 02 SYSTEEMOVERZICHT 03 VOORBEREIDING 04 SAMENWERKEN MET ONS 05 TRAININGS- & GEBRUIKERSHANDLEIDINGEN 06 ANTWOORDEN OP UW VRAGEN 07 TOEGANG TOT INFORMATIE 08 CONTACT & ONDERSTEUNING
01
WELKOM In deze handleiding vindt u alle informatie waarmee u voortvarend aan de slag kunt gaan met het nieuwe systeem van Bibby Financial Services: Client Online. De heldere uitleg gaat gepaard met verwijzingen naar trainingen en beschikbare ondersteuning, zodat u en uw collega’s gemakkelijk met het nieuwe systeem kunnen werken. Voor nog meer gemak kunt u deze handleiding ook downloaden van www.bibbyfinancialservices.nl en opslaan op het bureaublad van uw pc.
02
SYSTEEMOVERZICHT Client Online is een beveiligd webgebaseerd systeem dat uw huidige E3-systeem vervangt en waarmee u uw overeenkomst met Bibby Financial Services beheert.
Client Online biedt een eenvoudige navigatie en voorziet u snel en gemakkelijk van de informatie die u nodig heeft. Het nieuwe systeem bevat aanvullende functionaliteiten en rapportagemogelijkheden om u te helpen uw overeenkomst bij ons te beheren.
03
VOORBEREIDING
Ter voorbereiding op de migratie verzoeken wij u om het volgende te doen: • Noteer de datum van uw livegang. Deze vindt u in de begeleidende brief en staat eveneens vermeld op het kaartje dat u op uw bureaublad kunt zetten. • Deel de migratiedatum en de migratie-informatie uit deze brochure met anderen in uw bedrijf die op de hoogte moeten zijn van de overstap naar Client Online. • Wij adviseren u om de e-learning trainingsmodule te volgen over de soort overeenkomst die u met Bibby Financial Services hebt. Meer informatie hierover vindt u verderop in deze brochure. Het huidige E3-systeem zal in de nacht van donderdag op vrijdag 1 augustus 2014 om 00.00 uur worden afgesloten. Wij verzoeken u om collega’s hiervan op de hoogte te brengen. Na dit tijdstip kunt u namelijk geen toegang meer krijgen tot het huidige systeem C3. Wij raden u dan ook aan om alle historische rapporten te downloaden, die u mogelijk nodig heeft in de week van de geplande migratiedatum. Client Online zal op maandagochtend 4 augustus 2014 vanaf 09.00 uur beschikbaar zijn.
04
SAMENWERKEN MET BIBBY FINANCIAL SERVICES Bij Bibby Financial Services draait alles om ‘service’ en een sterke relatie met onze klanten. We faciliteren de groei van uw bedrijf met dienstverlening van hoog niveau, toegesneden op uw individuele zakelijke wensen.
We zijn erop gespitst om de samenwerking met u en onze andere klanten steeds verder te verbeteren. Dat doen we onder meer op basis van de feedback van onze klanten. Het resultaat daarvan is deze migratie naar Client Online. Het is de eerste fase in ons programma om u nu en in de toekomst nog beter van dienst te zijn.
Heeft u vragen over uw overeenkomst met Bibby Financial Services? Uw contactpersoon staat voor u klaar.
05
TRAININGSHANDLEIDINGEN
Om u te helpen bij het gebruik van Client Online, hebben we e-learning trainingsmodules ontwikkeld. Deze zijn toegankelijk via www.bibbyfinancialservices.nl Daar kunt u de e-learning module selecteren die van toepassing is op het type overeenkomst dat u met Bibby Financial Services heeft. Elke e-learning module omvat: • Een beschrijving van Client Online • De reden van de introductie • De praktische aspecten van het gebruik. Zodra het systeem live gaat kunt u zien welke functionaliteiten u ter beschikking staan en geven we u informatie over zaken als: • Het indienen van facturen / factuurtoepassingen • De verbeterde rapportagefaciliteit. In de e-learning modules vindt u ook de hulp en ondersteuning voor de lange termijn. Elke training is zeer uitgebreid; u kunt overwegen om deze over een bepaalde tijdsperiode te spreiden. Groot voordeel is, dat de digitale trainingsinformatie altijd voorhanden is en blíjft. U kunt dus altijd teruggrijpen op deze informatie om uw kennis op te frissen, wanneer en zo vaak u wilt. Op www.bibbyfinancialservices.nl vindt u tevens een gebruikershandleiding voor Client Online in pdf-formaat. Deze kunt u downloaden en printen of opslaan. Zo heeft u altijd alle informatie bij de hand. Net zoals bij de e-learning modules is het mogelijk om de gebruikershandleiding te selecteren die betrekking heeft op de overeenkomst die u met ons hebt.
06
Your Questions Answered OP ANTWOORDEN UW VRAGEN
Client Online van Bibby Financial Services is eenvoudig in gebruik en beschikt over een heldere navigatie. De e-learning modules en handleidingen zijn beschikbaar om u te helpen en te ondersteunen. Vanzelfsprekend staan ook uw contactpersonen voor u klaar om u te helpen. Staat uw vraag of antwoord er niet bij? Dan verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met uw contactpersoon. Heeft u een technische vraag, dan kunt u ook terecht bij uw contactpersoon op het bij u bekende telefoonnummer en emailadres. De meest gestelde vragen en antwoorden treft u in dit boekje aan.
Toch zijn we ons ervan bewust dat u mogelijk aanvullende vragen heeft over de migratie of het systeem. Op www.bibbyfinancialservices.nl vindt u een uitgebreide lijst met vragen en antwoorden. Kunnen we E3 blijven gebruiken? U kunt E3 normaal blijven gebruiken tot aan de vrijdag van uw migratieweekend. Zodra uw account naar Client Online is gemigreerd, heeft u niet langer toegang tot het E3-systeem. Blijf ik toegang houden tot E3 om historische gegevens te bekijken? De toegang tot E3 zal in het migratieweekend worden verwijderd. Wij verzoeken u om op tijd alle rapporten te downloaden die u mogelijk nodig heeft in de week van uw geplande migratiedatum. Heeft u andere rapporten nodig? Neem dan contact op met uw contactpersoon. Deze kan het rapport voor u reproduceren. Wordt ons account automatisch overgezet naar Client Online? Ja, alle klanten zullen automatisch naar Client Online migreren.
Wat moeten we doen om ons voor te bereiden op de migratie naar Client Online? Wij verzoeken u de datum van uw geplande migratie te noteren. Bezoek ook www.bibbyfinancialservices.nl om alvast de e-learning trainingsmodules en de gebruikershandleiding te bekijken. Vergeet niet om de migratiedatum te delen en collega’s te informeren die op de hoogte moeten zijn van deze wijziging. Zorg er tevens voor dat u vóór de migratie alle historische rapporten downloadt die u nodig kunt hebben. Is het nodig om ons afstemmingsproces aan het einde van de maand te wijzigen? Nee, het is niet nodig om uw processen aan het einde van de maand te wijzigen. U kunt uw processen blijven uitvoeren zoals u gewend bent. Zullen mijn dagelijkse contactpersonen bij Bibby Financial Services veranderen? Absoluut niet. Uw contactpersonen blijven ongewijzigd en zij staan paraat om u te helpen met al uw vragen over Client Online of aspecten van uw overeenkomst met ons. Kan ik mijn contactpersoon nog bellen om betalingen aan te vragen? U kunt uw vaste contactpersoon gewoon blijven bellen om de betaling van financiële middelen aan te vragen. Wie kan ons helpen bij eventuele vragen over Client Online? Dan verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met uw contactpersoon. Heeft u een technische vraag, dan kunt u ook terecht bij uw contactpersoon op het bij u bekende telefoonnummer en emailadres.
07
TOEGANG TOT INFORMATIE
Uw huidige E3-systeem zal in de nacht van donderdag op vrijdag 1 augustus 2014 om 00.00 uur worden afgesloten. We verwachten dat de overgang naar Client Online probleemloos zal verlopen. Op maandagochtend 4 augustus 2014 is Client Online vanaf 09.00 uur voor u beschikbaar. Om toegang te krijgen tot Client Online heeft u nieuwe inlog- en wachtwoordgegevens nodig. Uw inloggegevens staan in de bijgesloten brief in dit pakket; uw wachtwoord komt via e-mail naar u toe. Dit gebeurt in de week vóór de migratie naar Client Online.
Tip: noteer uw nieuwe inlog- en wachtwoordgegevens. E3 kan na een geslaagde migratie naar Client Online niet meer worden geraadpleegd.
Beschikbaarheid We laten al onze internationale klanten zo snel mogelijk migreren naar Client Online en stellen alles in het werk om verstoringen van diensten te minimaliseren. Daarom zullen we dit migratieproces in de komende paar maanden uitvoeren. Dit heeft tot gevolg dat Client Online de komende periode op sommige momenten niet beschikbaar is. We laten u op tijd weten wanneer dit het geval zal zijn, zodat u zich kunt voorbereiden op de uitvaltijd. Mededelingen over de geplande uitvaltijd verstrekken we aan u via Client Online-berichten.
08
CONTACT EN ONDERSTEUNING Zoals u van ons gewend bent, staan uw contactpersonen bij Bibby Financial Services voor u klaar. Zij helpen u waar nodig en beantwoorden al uw vragen over uw overeenkomst en de migratie naar Client Online. Ook na de livegang van Client Online kunt u bij hen terecht voor ondersteuning.
• Het gebruik van Client Online • Problemen met de toegang tot Client Online • Het aanvragen van aanvullende inlog- en wachtwoordgegevens. De gebruikershandleiding, vragen-en-antwoorden en de e-learning trainingsmodules vindt u op www.bibbyfinancialservices.nl. Het team van Bibby Financial Services kijkt ernaar uit om de financiële wensen en behoeften van uw bedrijf nog beter te ondersteunen. We stellen alles in het werk om u en al onze andere klanten optimaal van dienst te zijn, nu en in de toekomst. Ga naar www.bibbyfinancialservices.nl
Visit www.bibbyfinancialservices.nl
[email protected] Tel: 088 3279868
