Slimme IT. Sterke dienstverlening.
CiVoice
Dé flexibele telefonie-oplossing voor lokale besturen Gebruiksvriendelijk • Innovatief •Kostenbesparend • Veilig
CiVoice
2
Inhoud I. Inleiding A. Uitdagingen
B. Trends in bedrijfscommunicatie
C. Ons aanbod
II. Hoe flexibel communiceren & efficiënter werken met CiVoice?
3
4
III. CiVoice is uitbreidbaar en future proof! 5 IV. Alle voordelen van CiVoice op een rijtje A. Voordelen voor gebruikers, budgetverantwoordelijken en IT-coördinatoren
5
B. Voordelen van uw telefonie-oplossing in de private Cipal-cloud
V. Een typische CiVoice-installatie A. Schematisch
B. CiVoice eindgebruikeropties
1. Fysieke telefoontoestellen
2. Softwaretelefoon voor PC
3. Softwaretelefoon voor smartphone
4. Softwaretelefoon voor tablet
6
5. Accessoires
VI. CiVoice traditionele PBX-functionaliteiten
7
Verklarende woordenlijst
8
CiVoice
3
I. Inleiding A. Uitdagingen Als lokale overheid staan uw diensten en medewerkers elke dag paraat om de burgers te helpen. Dit gebeurt meestal tijdens de kantooruren, maar ook meer en meer ’s avonds of in het weekend voor bepaalde diensten zoals burgerzaken en openbare bibliotheken. Daarbovenop krijgt u als lokale overheid alsmaar nieuwe opdrachten en worden de werkprocedures complexer. Denk alleen al aan het implementeren van een buurtinformatienetwerk (BIN). Als gevolg daarvan worden de eisen steeds groter die u stelt aan uw communicatie-infrastructuur. Het is voor u een gigantische uitdaging om de nood aan een meer uitgebreide mix van communicatiemiddelen te combineren met een steeds krapper budget. B. Trends in bedrijfscommunicatie Concepten zoals Communication as a Service (CaaS), Unified Communication (UC), servervirtualisatie, Cloud Computing, Hosted Services en Bring your Own Device (BYOD), hebben de architectuur en functionaliteiten van de traditionele “PBX”-telefooncentrale drastisch beïnvloed. Op basis van deze concepten biedt Cipal aan haar klanten een flexibele telefonie-oplossing, waarbij u bijna geen investeringskosten hebt en slechts beperkte huurkosten. Onze oplossing is gebaseerd op open standaarden en is daardoor een veilige keuze voor de toekomst. C. Ons aanbod Cipal kent de lokale besturen door en door. We zijn ons zeer goed bewust van de verschillende interne en externe communicatiestromen tussen uw medewerkers en hun gesprekspartners. Wij begeleiden u in de zoektocht naar de meest geschikte telefonie-oplossing en trachten steeds verder te bouwen op uw eerdere ICT-investeringen. Daarom bieden we u een flexibele telefonie-oplossing aan, zowel qua functionaliteiten als qua budget.
CiVoice
4
II. Hoe flexibel communiceren & efficiënter werken met CiVoice? Onze telefonie-oplossingen laten u op een flexibele manier communiceren en uw dag heel wat productiever maken. Hieronder een aantal scenario’s: Scenario 1 – Gebruik hetzelfde telefoontoestel op kantoor én thuis U kan heel eenvoudig van thuis uit werken met een softwaretelefoon op uw PC, laptop of smartphone, waarop tevens een VPN met het bedrijf is geconfigureerd. Drie voordelen: 1. u behoudt uw kantoornummer; 2. interne gesprekken zijn gratis; 3. u belt naar externe contacten via de CiVoice-centrale, zonder kosten voor u. Scenario 2 – Gebruik uw smartphone op kantoor als vast telefoontoestel Bij het gebruiken van onze CiVoice App, lijkt het alsof uw smartphone volledig geïntegreerd is in het telefoniesysteem van uw kantoor. Gewoon even inloggen en u hebt onmiddellijk toegang tot alle binnenpostnummers, uw contacten en favorieten. Scenario 3 – Gebruik uw smartphone als bedrijfstoestel om extern te bellen Uw correspondent ontvangt uw gesprek alsof het van uw kantoor komt, terwijl u belt vanuit uw thuiskantoor, een Wi-Fi Hotspot of via 4G. U hoeft zich daarenboven geen zorgen te maken over de kosten van telefooncommunicatie met uw privételefoontoestel of GSM. Extra voordeel: uw kantoor en privételefonie blijven volledig gescheiden inzake kost en nummers (dit in tegenstelling tot een GSM VPN dienst). Scenario 4 – Gebruik een softwaretelefoon op uw laptop of PC als u geen telefoontoestel beschikbaar hebt. Met behulp van een headset of USB-telefoon belt u glashelder met uw collega’s en externe contacten. U hebt alle functionaliteiten van populaire internettelefoontoepassingen, met daarbovenop uw contactlijsten, intern telefoonboek en functionaliteiten van uw virtuele CiVoice-telefooncentrale.
III. CiVoice is uitbreidbaar en future proof ! In de toekomst kunt u zorgeloos extra toestellen integreren in uw virtuele CiVoice-centrale. Naast klassieke telefoongesprekken, kunt u op gelijk welk toestel voicemail ontvangen.
5
CiVoice
IV. Alle voordelen van CiVoice op een rijtje
A. Voordelen voor gebruikers, budgetverantwoordelijke en IT-coördinatoren
Voordelen voor uw diensthoofden, ontvangstmedewerkers en andere gebruikers • Vlottere communicatie tussen uw medewerkers, leveranciers en burgers. • Uw medewerkers zijn bereikbaar via één nummer. • Intuïtieve gebruikersinterface op PC, tablet en smartphone.
Voordelen voor uw budgetverantwoordelijke • Geen kapitaalinvestering in materiaal. • Geen dure onderhoudscontracten. • Periodieke huurkost, schaalbaar aan uw noden. • Niet gebonden aan één telecomoperator.
Voordelen voor uw IT-coördinatoren • Geen zorgen meer rond hard- en software-upgrades. • Beheer van gebruikers en functionaliteiten via webbrowser. • Gebruikers kunnen in beperkte mate zelf configureren. • Geen nood aan interne telecomexpertise. B. Voordelen van uw telefonie-oplossing in het Cipal CiPort-netwerk
SLIM
EENVOUDIG
VEILIG
Vlottere communicatie tussen medewerkers, klanten, leveranciers en partners.
Eenvoudige selfserviceconfiguratie.
Cloud voice provider staat in voor test en beveiliging van de architectuur.
Budgetvriendelijke oplossing voor alle communicatiebehoeften.
Onbegrensde schaalbaarheid.
Hosting van de oplossing in een beveiligd Belgisch overheidsdatacenter.
Geen nood aan interne expertise rond telecom.
Beheer van functionaliteit en gebruikers via een webbrowser.
Strikte maatregelen ter bescherming van de privacy van de gebruikers.
Vrije keuze van telecomoperator.
Geen zorgen rond upgrades voor hardware en software.
Cipal voorziet optioneel back-up en fail-over mogelijkheden tussen telecomoperatoren.
Bereikbaarheid via één nummer.
Intuïtieve gebruikerservaring op eender welk toestel.
V. Een typische CiVoice-installatie
6
A. Schematisch
hoofdkantoor (gemeentehuis, ocmw, politiekantoor, …)
filiaal, bijhuis, afdeling, …)
CiVoice
smartphone
IP-telefoontoestellen
Softwaretelefoon op PC
WiFi
fax
media gateway
Cipal datacenter
CiPort
hosted PBX-diensten
vast / mobiel telefonienetwerk
internet thuiswerker
IP-telefoontoestel
B. CiVoice-eindgebruikeropties Uw eindgebruikers kunnen kiezen tussen een fysiek telefoontoestel, een softwaretelefoon op PC, een smartphone App of een combinatie van de drie. Daarnaast bieden we een aantal accessoires aan die de gebruiker toelaten handenvrij te bellen Fysieke telefoontoestellen Basismodellen
Geavanceerd model
(type: snom 710 – 100MB LAN) (type: snom 720 – 1GB LAN + USB)
(type: snom 715 – 1GB LAN + USB)
Softwaretelefoon voor smartphone
Softwaretelefoon voor PC Microsoft Windows of Mac OS X besturingssysteem
IOS, Android en Blackberry smartphones
CiVoice
7
Softwaretelefoon voor tablet
Accessoires handenvrij bellen op kantoor of in de auto koptelefoon voor PC
(Type: Plantronics C310 met draad)
(Type: Plantronics Supraplus draadloos)
basishandset voor PC
(Type: Plantronics Calisto 240)
VI. CiVoice traditionele PBX-functionaliteiten • DID (Direct Inward Dialing) • DOD (Direct Outward Dialing) • Call Hold & Consultation • Attended & Unattended transfer • Call Waiting Indication • DND (Do Not Disturb) • Call Forwarding or Call Diversion • Follow me & Find me • Automatic Call Back • Conference call or Audio Tele-Conference • Meet-me conference • Hunt Group (circular hunting, linear hunting, SIP forking) • Call Pickup • Hotdesking
De hardware- en softwareproducten in deze folder zijn indicatief. Cipal kan zonder voorafgaande verwittiging beslissen om nieuwe en/of verbeterde versies of soortgelijke producten van andere fabrikanten binnen dezelfde prijsklasse aan te bieden. Geregistreerde handelsmerken en merknamen behoren toe aan de betreffende eigenaren.
Verklarende woordenlijst
CiVoice
8
Term: Afkorting: Betekenis:
Direct Inward Dialing DID De mogelijkheid om individuele nummers toe te kennen waarop gebruikers van de telefooncentrale rechtstreeks bereikbaar zijn voor externe bellers.
Term: Afkorting: Betekenis:
Direct Outward Dialing DOD De mogelijkheid voor de gebruiker van de centrale om vanop zijn toestel rechtstreeks naar externe nummers te bellen. Het telefoonnummer dat zichtbaar is voor de bestemmeling kan zowel het nummer van de beller zijn of het algemeen bedrijfsnummer.
Term: Afkorting: Betekenis:
Call Hold & Consultation / De mogelijkheid inkomende gesprekken in wacht te zetten en te polsen bij de bestemmeling of zij/hij beschikbaar is.
Term: Afkorting: Betekenis:
Attended & Unattended transfer / De mogelijkheid om een inkomend gesprek met of zonder voorafgaandelijke aankondiging door te geven aan een collega.
Term: Afkorting: Betekenis:
Call Waiting Indication CWI De mogelijkheid om een telefoongesprek in wacht te zetten bij een tweede binnenkomend telefoongesprek, dit tweede gesprek op te nemen en daarna terug te schakelen naar het eerste gesprek. Op die manier vermijdt men de nood aan twee aparte lijnen voor één person of dienst.
Term: Afkorting: Betekenis:
Do Not Disturb DND Deze functie zorgt er voor dat het telefoontoestel niet rinkelt als er naar gebeld wordt. In de plaats daarvan kan optioneel doorgeschakeld worden naar een andere extensie: een bezettoon, een “niet-storen”-signaal, een voicemail bericht of een voicemail box waarop een bericht achtergelaten kan worden.
Term: Afkorting: Betekenis:
Call Forwarding or Call Diversion / De mogelijkheid om inkomende gesprekken automatisch door te laten schakelen naar een andere extensie, een ander extern telefoon- of GSM-nummer of een voicemail box. De automatische doorschakeling kan onmiddellijk gebeuren, kan gebeuren bij een bezetsignaal of indien de bestemmeling niet opneemt na een bepaalde tijd.
Term: Afkorting: Betekenis:
Follow me & Find me / De mogelijkheid om inkomende gesprekken op te nemen op verschillende telefoontoestellen en op verschillende locaties. “Follow me” zorgt er voor dat inkomende gesprekken op verschillende telefoontoestellen opgenomen kunnen worden. De telefoontoestellen rinkelen ofwel tegelijkertijd, ofwel het ene na het andere. “Find me” zorgt er voor dat gesprekken op verschillende locaties opgenomen kunnen worden.
Term: Afkorting: Betekenis:
Automatic Call Back / De mogelijkheid om uw toestel automatisch terug te laten bellen naar een bestemmeling die niet opneemt of bezet is.
Term: Afkorting: Betekenis:
Conference call or Audio Tele-Conference ATC De mogelijkheid om met meer dan twee partijen een gesprek te voeren. De organisator van de conference call kan instellen of de andere partijen enkel kunnen meeluisteren of ook actief deelnemen aan het gesprek. Een “3-party conference” biedt beperkte conference call functionaliteiten voor 3 partijen.
Term: Afkorting: Betekenis:
Meet-me conference / De mogelijkheid om een conference call op te zetten met maximum 8 deelnemers. Elke deelnemer belt naar hetzelfde conference “bridge” telefoonnummer en betaalt zelf de connectiekosten.
Term: Afkorting: Betekenis:
Hunt Group (circular hunting, linear hunting, SIP forking) / De mogelijkheid om inkomende oproepen te verdelen over verschillende telefoontoestellen of extensies. Bij “Circular hunting” komen de oproepen achtereenvolgens toe op extensie 1, 2, 3, enz ... Na de laatste extensie komen de inkomende oproepen terug binnen bij extensie 1. Bij “Linear hunting” komen de oproepen altijd eerst toe op het toestel met de laagste extensie, nl. extensie 1. Indien extensie 1 bezet is, komt de oproep toe bij extensie 2, enz ... Bij “SIP forking” kan u een inkomende oproep laten doorschakelen naar verschillende toestellen of extensies tegelijkertijd. Deze toestellen of extensies kunnen zich zelfs op verschillende locaties bevinden.
Term: Afkorting: Betekenis:
Call Pickup / De mogelijkheid om iemand het telefoontoestel op te nemen van iemand anders. Dit gebeurt door middel van een voorgeprogrammeerde toets op uw telefoontoestel, of door het intoetsen van een bepaalde code.
Term: Afkorting: Betekenis:
Hotdesking / Hotdesking duidt op de organisatie van de werkvloer zonder vast bureau voor elke werknemer. Elk bureau heeft een IP- telefoontoestel waarop de medewerker kan inloggen om zijn extensie toegewezen te krijgen op het toestel, zijn in- en uitgaande belgeschiedenis, enz ... In de meeste gevallen heeft het bureau eveneens een “docking station”, een computerscherm en muis waarop de medewerker zijn laptop aansluit.
U plant binnenkort uw telefooncentrale te vernieuwen? U zoekt hulp om een geïntegreerde telefonie- en datanetwerkstrategie uit te tekenen? Uw telefooncentrale mist de moderne functionaliteiten voor mobiele medewerkers?
Contacteer nu onze telefonie-specialisten:
[email protected]
014 576 211
uw Cipal contactpersoon
of surf voor meer details naar: www.cipal.be/civoice
Cipal IT solutions nv Bell-Telephonelaan 2A 2440 Geel Tel: 014 576 211
Slimme IT. Sterke dienstverlening.
[email protected] www.cipal.be
