Wegwijzer voor lokale besturen: gemakkelijke regels voor eenvoudige regelgeving

Wegwijzer voor lokale besturen: gemakkelijke regels voor eenvoudige regelgeving Vier sprekende voorbeelden en dertien duidelijke tips voor vereenvoudiging door lokale besturen

Wegwijzer voor lokale besturen: gemakkelijke regels voor eenvoudige regelgeving Vier sprekende voorbeelden en dertien duidelijke tips voor vereenvoudiging door lokale besturen

D/2006/3241/271

I n h o u d

woord vooraf

4

Hoofdstuk 1: V ereenvoudiging binnen lokale besturen 1.1. Het algemene beleidskader tot vereenvoudiging van de regelgeving binnen de lokale overheden 1.2. De verbetering van de kwaliteit van de regelgeving 1.3. De dienst Wetsmatiging van de Vlaamse overheid

5

Hoof d stuk 2: Besch rijving van 4 vereenvou digingsprojecten 1. AALTER 2. ANTWERPEN 3. KNOKKE–HEIST 4. KORTRIJK Hoof d stuk 3: Tips voor een concrete aanpak tot vereenvoudiging van de regelgeving 1. Ga methodisch te werk 2. Zorg voor een overzichtelijke en consistente structuur 3. Zorg voor een duidelijke en logische inhoud 4. Gebruik heldere, correcte en éénduidige taal 5. Verwijs duidelijk en zorg voor samenhang 6. Vermijd dubbelzinnigheden 7. Gebruik voorbeelden als illustratie 8. Vermeld de procedures in het reglement 9. Motiveer het reglement 10. Maak een beredeneerde keuze tussen een politieverordening of een stedenbouwkundige verordening 11. Gebruik een formulier om het reglement uit te voeren 12. Zorg dat het reglement actueel is 13. Maak een onderscheid tussen belasting, tarief en retributie

6 7 8 10 11 12 13 15 16 17 21 22 23 25 27 28 29 31 32 33 34 36

Slotwoord

39

Colofon

41

.

W o o r d

v o o r a f

De Vlaamse overheid is al een tijd intensief bezig met het wegwerken van de administratieve rompslomp en het vereenvoudigen van de regelgeving (reguleringsmanagement). De administratieve vereenvoudiging en het streven naar een betere kwaliteit van de regelgeving loopt dan ook als een rode draad door het Vlaamse regeerakkoord: ‘Vertrouwen geven. Verantwoordelijkheid nemen’. De Vlaamse overheid kan een vereenvoudiging voor de burger niet volledig realiseren zonder de steun van de lokale besturen. De lokale besturen, en vooral de gemeenten, zijn het bestuursniveau bij uitstek om een effectief beleid rond vereenvoudiging te voeren; een beleid dat, in een klimaat van vertrouwen, een kwaliteitsvolle dienstverlening op mensenmaat vooropstelt. Minister Bourgeois benadrukt daarbij de uitdrukkelijke erkenning van de gemeenten als meest burgernabije besturen. De Vlaamse ministers Geert Bourgeois en Marino Keulen hebben aan de dienst Wetsmatiging de opdracht gegeven initiatieven te ontwikkelen om de Vlaamse lokale besturen meer te betrekken bij de vereenvoudiging en ze te laten evolueren tot hét aanspreekpunt van de Vlaamse overheid voor de burgers. Het opstarten van een begeleidingstraject was één van de initiatieven die beantwoorden aan deze doelstelling. Het traject was gericht op juridisch-technische vereenvoudiging. Dit bestond meer in het bijzonder uit het screenen van reglementen en verordeningen, het ordenen ervan, het uitwieden van dubbele, overbodige of verouderde regels en het herschrijven van inconsistente reglementen. Deze handleiding is gebaseerd op de ervaringen die de dienst Wetsmatiging heeft opgedaan bij de uitvoering van vier juridisch-technische vereenvoudigingsprojecten. Met deze 4 projecten heeft de dienst Wetsmatiging de gemeenten Aalter, Knokke-Heist en de steden Antwerpen en Kortrijk ondersteund en begeleid. Deze handleiding bevat een korte beschrijving van deze projecten. Dit is nodig om de beleidsaanbevelingen die volgen, in een juist perspectief te kunnen plaatsen. Praktische tips en concrete voorbeelden illustreren de aanbevelingen. U kunt deze publicatie zien als de ruime basis voor een verdere verdieping van juridisch-technische vereenvoudigingsprojecten. Ik hoop dat de aanbevelingen en aandachtspunten uit deze publicatie een hulp zijn bij de verdere uitbouw van vereenvoudiging van de lokale regelgeving. Bij de publicatie van deze handleiding wil ik bovendien de geëngageerde gemeenten die hebben meegewerkt aan deze vereenvoudigingsprojecten feliciteren en van harte bedanken voor de geleverde inspanningen. Luc Lathouwers Secretaris-generaal Departement Bestuurszaken

4.

H o o f d s t u k

1 :

V e r e e n v o u d i g i n g b i n n e n

l o k a l e

b e s t u r e n

5.

1.1. Het algemene beleidskader tot vereenvoudiging van de regelgeving binnen de lokale overheden De Vlaamse overheid kent aan de lokale besturen een steeds grotere rol toe bij de uitwerking en toepassing van het overheidsbeleid naar de samenleving en de burgers toe. Daarnaast pleit de Vlaamse Regering voor een intensere samenwerking tussen de verschillende bestuursniveaus bij de verbetering van de wetgevingskwaliteit en kwaliteit van de besluitvorming. Deze beleidsdoelstellingen maken dan ook een belangrijk onderdeel uit van het Vlaams Regeerakkoord: “In uitvoering van het kerntakendebat geven we een beduidend grotere autonomie aan de lokale besturen en realiseren een goed partnerschap tussen een structureel overleg met de lokale besturen en hun verenigingen(…)” “Het is cruciaal dat gemeenten, provincies en de Vlaamse overheid interbestuurlijk samenwerken met het oog op een effectievere, snellere en meer klantgerichte dienstverlening, zodat de termijnen voor besluitvorming – toekenning van vergunningen en tegemoetkomingen – drastisch worden verkort en de kwaliteit van de besluitvorming verbetert.” De Vlaamse Regering gaf hieraan concrete invulling door middel van het Actieplan Wetsmatiging 2005-2006, dat op 29 april 2005 werd goedgekeurd. Het Actieplan bepaalt immers het volgende: “De Vlaamse Regering wil de Vlaamse steden en gemeenten ondersteunen bij de vereenvoudiging en ondersteuning van hun eigen regelgeving.” In dit verband heeft de dienst Wetsmatiging in 2005 voor de Vlaamse gemeenten opleidingssessies op maat georganiseerd. Bedoeling was de gemeenten te laten zien hoe zij de methodieken die de Vlaamse Regering gebruikt, ook kunnen toepassen bij de vereenvoudiging van de regelgeving in de gemeentelijke praktijk. Deze handleiding voor de vereenvoudiging van de lokale regelgeving is binnen deze context opgemaakt. Enerzijds wil de dienst Wetsmatiging van de Vlaamse overheid haar kennis en vaardigheden betreffende vereenvoudiging van regelgeving delen met de lokale besturen. Anderzijds hoopt de dienst Wetsmatiging te leren uit de concrete ervaringen van de lokale besturen. Administratieve vereenvoudiging is voor heel wat gemeenten en steden een volwaardige bevoegdheid binnen het College van Burgemeester en Schepenen geworden.

6.

1.2. De verbetering van de kwaliteit van de regelgeving Regelgeving moet kwaliteitsvol zijn. Op een gestructureerde manier zorgen voor kwaliteitsvolle of goede regelgeving vormt de missie van de dienst Wetsmatiging en van het reguleringsmanagement in het algemeen. Voor de invulling en omschrijving van het begrip “kwaliteitsvolle regelgeving” steunt de dienst Wetsmatiging op de 8 kenmerken van goede regelgeving. Deze kenmerken heeft de Vlaamse Regering op 7 november 2003 goedgekeurd. Ze zijn gebaseerd op OESO-standaarden.

“Goede regelgeving: • is noodzakelijk en doeltreffend voor het bereiken van het beoogde doel. De overheidstussenkomst moet nodig zijn en de regelgeving vormt hiervoor het beste instrument. • is doelmatig en afgewogen. Ze draagt bij tot maatschappelijke welvaart en welzijn en realiseert het beoogde doel tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kosten en minimaliseert ongewenste neveneffecten. • moet uitvoerbaar en afdwingbaar zijn. Ze houdt waarborgen in dat er in de praktijk gevolg aan gegeven wordt. • is rechtmatig want ze respecteert de eisen en grenzen die het hogere recht aan de wetgeving stelt en ze komt tegemoet aan democratische bekommernissen. • is samenhangend. Ze vertoont op zich of geplaatst naast andere regelgeving geen overlappingen en tegenstrijdigheden en maakt deel uit van een coherent geheel. • is goed begrijpbaar, eenvoudig, concreet en vlot toegankelijk voor iedereen voor wie zij van belang kan zijn. • is onderbouwd en overlegd. Ze is zorgvuldig voorbereid en gebaseerd op alle nuttige wetenschappelijke en empirische informatie die redelijkerwijze beschikbaar is. Over de doelstellingen, alternatieven, inhoud en effecten ervan is ruim ambtelijk, maatschappelijk en politiek overleg gepleegd. • is blijvend relevant en actueel want ze verzekert dat de beoogde doelstellingen blijvend doelmatig en doeltreffend bereikt worden.” (Gids met de kenmerken van goede regelgeving – dienst Wetsmatiging)

7.

1.3. De dienst Wetsmatiging van de Vlaamse overheid Op 14 september 2001 heeft de Vlaamse Regering de Kenniscel Reguleringsmanagement (nu bekend als de dienst Wetsmatiging) opgericht om de vereenvoudiging van de Vlaamse regelgeving structureel aan te pakken binnen de Vlaamse overheid. Deze structurele aanpak kreeg de naam “reguleringsmanagement”. De missie van de dienst Wetsmatiging is terug te vinden in de volgende vijf strategische doelstellingen:

E Organiseren van een optimaal regelgevingsproces. Als regelgeving op een gestructureerde wijze wordt opgemaakt, groeit de kans dat ze meer kwaliteitsvol is. Relevante initiatieven in dit verband zijn de cellen wetskwaliteit, de regelgevingsagenda en het elektronisch register voor regelgeving in opmaak.

E Ontwikkelen en gebruiken van de juiste instrumenten. Administratieve lasten worden gemeten met het meetinstrument en beheerd met de compensatieregel. De reguleringsimpactanalyse (RIA) onderzoekt de effecten van nieuwe regelgeving.

E Verankeren van het reguleringsmanagement binnen de Vlaamse overheid. Verschillende organisatiestructuren (contactpersonen en werkprocessen, overlegorganen, actieplannen,…) werden hiervoor uitgebouwd.

E Aansturen van alle actoren zodat de noodzakelijke activiteiten plaatsvinden. E Monitoren, evalueren en communiceren van de inspanningen, resultaten en impact. In dit verband werden aan de dienst Wetsmatiging meerdere kerntaken toegekend:

1) Beleidsondersteuning De dienst Wetsmatiging ondersteunt de minister bevoegd voor reguleringsmanagement en bereidt de beslissingen in verband met het reguleringsmanagement van de Vlaamse Regering voor.

2) Coördinatie De dienst Wetsmatiging vormt de link tussen de minister bevoegd voor reguleringsmanagement en de Vlaamse Regering enerzijds en de beleidsdomeinen en de ambtenaren anderzijds. Ze adviseert en rapporteert aan de Vlaamse Regering en de minister bevoegd voor reguleringsmanagement en bouwt een netwerk uit van ambtenaren die rechtstreeks betrokken zijn bij het reguleringsmanagement.

3) Expertise Als het ‘center of intelligence’ bij uitstek verzamelt de dienst Wetsmatiging alle mogelijke expertise rond reguleringsmanagement. Daarbij doet de dienst Wetsmatiging een beroep op interne, externe, nationale en internationale bevindingen. Ze ontwikkelt een handleiding, meetinstrumenten en richtlijnen. Vanuit die expertise zorgt de dienst Wetsmatiging voor vorming van de Vlaamse administratie.

8.

4) Kwaliteitsbewaking Aan de hand van de kenmerken van goede regelgeving bepaalt de dienst Wetsmatiging of ontwerpen van decreten en besluiten al dan niet voldoen aan de voorwaarden van het reguleringsmanagement. Ze evalueert de vereenvoudigingsprojecten, rapporteert aan de minister bevoegd voor reguleringsmanagement en formuleert haar advies.

5) Participatie De dienst Wetsmatiging is niet uitsluitend een sturend orgaan van het reguleringsmanagement. Ze is ook een actieve deelnemer. De beleidsdomeinen kunnen een beroep doen op de expertise van de dienst Wetsmatiging onder de vorm van interne consultancy.

6) Motivering De sensibiliseringsinitiatieven van de dienst Wetsmatiging zijn zowel naar de Vlaamse administratie als naar de burger georiënteerd. De dienst Wetsmatiging bouwt een intern en extern communicatiebeleid uit en is een actieve promotor van het reguleringsmanagement op alle niveaus.

7) Signaalfunctie De dienst Wetsmatiging verzamelt en structureert alle mogelijke suggesties van burgers, bedrijven en organisaties om te komen tot een betere regelgeving. Ze maakt al die signalen via haar vertegenwoordigers over aan de betrokken beleidsdomeinen.

9.

H o o f d s t u k

2 :

B e s c h r i j v i n g 4

v a n

v e r e e n v o u d i g i n g s p r o j e c t e n

10.

1. AALTER

E Projectomschrijving De gemeente Aalter streefde naar een bundeling en coördinatie van haar bestaande gemeentelijke verordeningen en reglementen over fiscaliteit en subsidieverlening. In totaal werden 46 gemeentelijke reglementen over belastingen en retributies en 36 gemeentelijke reglementen over subsidies van de gemeente Aalter doorgelicht. De juridische doorlichting had de volgende doelstellingen: • Het formuleren van algemene opmerkingen over alle reglementen, met aandachtspunten en tips voor de vereenvoudiging van de regelgeving. • Individuele doorlichting van elk reglement, met aandacht voor: - leesbaarheid, - juridische correctheid, - eenduidige definities, procedures en verwijzingen, - de mogelijkheden voor een generiek procedurereglement, en - de mogelijkheden tot groepering, met name het coördineren en integreren van verschillende gemeentelijke reglementen rond één of meerdere thema’s. De juridische doorlichting en de bespreking ervan stelden de gemeente in staat zelf aan de slag te gaan en de reglementen, waar nodig of nuttig, aan te passen. Verder nam de gemeente, op basis van de groepering, het initiatief tot het integreren van bepaalde reglementen. In dit verband heeft de gemeente de gemeentelijke retributiereglementen onderverdeeld in 4 groepen: • diensten • diensten • diensten • diensten

en en en en

prestaties prestaties prestaties prestaties

ter gelegenheid van begrafenissen; met betrekking tot huisvuil, containerpark en groencomposteringspark; met betrekking tot administratieve prestaties en administratieve stukken; met betrekking tot de gemeentelijke infrastructuur.

Deze reglementen werden verder op elkaar afgestemd. Ook voor de subsidiereglementen werd door de gemeente Aalter een eerste voorstel van aangepaste en geïntegreerde tekst uitgewerkt, op basis van de opmerkingen in de doorlichting. Het is de bedoeling om de bestaande reglementen te integreren en af te stemmen rond bepaalde thema’s. Er wordt gedacht aan thema’s zoals onderwijs, burgerlijke stand, gezondheidszorg, milieu en ruimtelijke ordening.

11.

2. ANTWERPEN

E Projectomschrijving De bedoeling van dit project lag in de opmaak van een inventaris van alle bestaande stedelijke reglementen, verordeningen, procedures en dienstnota’s. Op basis van de inventaris kon worden nagegaan of de bestaande regelgeving wenselijk en efficiënt was. Verder werden mogelijkheden tot vereenvoudiging onderzocht, eventueel gekoppeld aan de procesmodellering van de stad Antwerpen. Concreet kan dit alles resulteren in de verbetering, schrapping en heropmaak van bestaande regels, om zo te komen tot een minimum aan administratieve lasten voor de doelgroepen. Een volgende fase kan gericht zijn op betere afstemming op de hogere regelgeving. De burger moet het reglement kunnen plaatsen binnen de provinciale, gewestelijke, federale en Europese regelgeving en het reglement als dusdanig beter begrijpen. Tijdens het project heeft de stad Antwerpen alle gemeentelijke reglementen verzameld en opgelijst. Na deze inventarisatie volgde een juridische doorlichting van de reglementen inzake subsidies, retributies en belastingen. De juridische doorlichting bevatte de volgende onderdelen: • Het formuleren van algemene opmerkingen over alle reglementen, met aandachtspunten en tips voor vereenvoudiging van regelgeving. • Gezamenlijk uitwerken van een stedelijk voorstel voor een generiek procedurereglement inzake subsidies. • Individuele screening van elk reglement met aandacht voor: - leesbaarheid, - juridische correctheid, - aandachtspunten voor vereenvoudiging van regelgeving (bijvoorbeeld definities, procedures, verwijzingen, etc.),

Voor de subsidie- en de retributiereglementen werd in opdracht van de stad eveneens een overzichtstabel opgemaakt waarin de opmerkingen, prioriteiten en opportuniteiten in kaart zijn gebracht. In totaal werden 43 gemeentelijke reglementen over belastingen, 23 over retributies en 27 over subsidies van de stad Antwerpen geanalyseerd. De juridische doorlichting en de bespreking ervan stelden de stad in staat zelf aan de slag te gaan en de reglementen, waar nodig of nuttig, aan te passen. De stad maakte een generiek procedurereglement op voor het verlenen van subsidies. Alle subsidiereglementen zullen in een volgende fase worden afgestemd op dit generiek procedurereglement.

12.

3. KNOKKE–HEIST E Projectomschrijving Binnen de context van de problematiek van de gemeentelijke administratieve sancties werd gestart met het deelproject “Harmonisering politieverordeningen in het kader van de eventuele invoering van gemeentelijke administratieve sancties (GAS)”. Het is de bedoeling de ervaringen uit dit deelproject te evalueren en vervolgens in andere vereenvoudigingsprojecten toe te passen. Het project omvatte verschillende aspecten: • Alle politieverordeningen werden grondig onderzocht. • Alle verouderde en tegenstrijdige bepalingen werden uitgewied. • De afstemming met andere en/of hogere regelgeving is nagekeken. • Alternatieve voorstellen werden geformuleerd om de doelstellingen te bereiken. • De te sanctioneren feiten werden duidelijk en geactualiseerd omschreven. • Er werd voorgesteld de politieverordeningen van Damme en Knokke-Heist te harmoniseren. • De administratieve lasten die aan de administratie, burgers en bedrijven worden opgelegd werden gemeten, verlicht en vereenvoudigd. • Er werd een methodiek opgesteld voor het opmaken, wijzigen, beheren en handhaven van politieverordeningen. • De projectresultaten werden gecommuniceerd en besproken met de diverse administratieve diensten van de gemeente. Concreet werden tijdens dit project 18 verschillende politieverordeningen van de gemeente Knokke–Heist doorgelicht. Verschillende gemeentelijke diensten hebben meegewerkt aan het in kaart brengen van de administratieve lasten en de beheerskosten van een aantal van de gemeentelijke politieverordeningen. Al deze informatie werd verzameld en beschikbaar gesteld. Dit resulteerde in: • een overzicht van de politieverordeningen, met per politieverordening een beschrijving van de administratieve lasten, het bedrag ervan en het bedrag van de beheerskosten; • een rangschikking van de politieverordeningen volgens hoogste administratieve lasten en beheerskosten. Na onderzoek bleek dat 6 verordeningen en reglementen konden worden opgeheven omdat ze verouderd waren of geregeld waren via andere regelgevingen. De Gemeenteraad keurde het opheffen van deze verordeningen en reglementen reeds goed.

13.

Voorbeelden van verouderde of nutteloze verordeningen: • Politieverordening betreffende het verbod schade toe te brengen aan de fauna op het strandhoofd 10 Lekkerbek (GR 7/11/1972): mag afgeschaft worden, is volledig verouderd. • Gemeentelijke politieverordening betreffende de kinderhomes en vakantietehuizen (GR 09/02/1973): is volledig geregeld via het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 juni 1997 houdende de voorwaarden inzake erkenning en subsidiëring van kinderdagverblijven en diensten voor opvanggezinnen. Brandveiligheid is volledig geregeld in andere reglementering en wordt gecontroleerd door Kind en Gezin. • Politieverordening op brandstofverdeelapparaten voor motorvoertuigen (GR 4/04/1975): al deze zaken worden geregeld in de Vlarem-reglementering. • Politieverordening op de openbare plaatsen waar automatische ontspanningstoestellen zijn opgesteld (GR van 21/06/1984): geregeld via wetgeving kansspelinrichtingen (klasse I, II en III) van 7 mei 1999, “Wet op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de speler”.

Vervolgens bracht de gemeente, aan de hand van de inhoud van de bestaande politieverordeningen, de verordeningen onder in de volgende groepen: • Openbare Rust (geluidshinder, nachtlawaai, kamperen, voetzoekers); • Openbare Veiligheid (vlot en veilig verkeer op de openbare weg, tijdelijke innames in verband met bouwwerken, verkoop aan gevelzijde, hoogte van hagen, keldergaten, spelen op de openbare weg, brandveiligheid, dansgelegenheden en dancings, kustrijwielen, etc.); • Zee en strand (strand en/of de duinen, voertuigen, baden, dieren, vaartuigen); • Openbare Netheid (afval, sluikstorten, riolen, grachten, braakliggende gronden, wildplassen, braken, spuwen, zijn behoefte doen, beschadigen openbaar domein, etc.); • Openbare Overlast (openbare rust, openbare veiligheid, openbare netheid, openbare gezondheid, etc.); • Openbare Gezondheid (activiteiten op openbaar domein, markten, ambulante activiteiten, begraafplaatsen en lijkbezorging, dieren). De gemeente bepaalde dan per groep welke reglementen aangepast of afgestemd moeten worden, geïntegreerd moeten worden, behouden blijven, etc. De gemeente heeft tenslotte een geïntegreerde en gecoördineerde stedenbouwkundige verordening ontwikkeld en goedgekeurd.

14.

4. KORTRIJK E Projectomschrijving Na inventarisatie van de verschillende gemeentelijke stedenbouwkundige verordeningen, goedgekeurd tussen 1949 en 2004, was het de bedoeling te komen tot één duidelijke en samenhangende, algemene stedenbouwkundige verordening. Hierbij zou momenteel geldende, maar overbodige en voorbijgestreefde regelgeving worden geschrapt. Bovendien worden relevante en actuele zaken, die kaderen binnen een kwalitatief en duurzaam ruimtelijk beleid, opgenomen. Momenteel beschikt de stad Kortrijk over een ‘bouwverordening’ van 1949 – 1950, die in totaal ongeveer 20 keer is gewijzigd of aangevuld en op vele punten voorbijgestreefd. Daarnaast zijn er, bijkomend, steeds aparte verordeningen opgemaakt met betrekking tot uiteenlopende thema’s (vellen van bomen, verplichting tot het plaatsen van regenwaterreservoirs, reclame, opsplitsen van ééngezinswoningen, etc). Deze veelheid van verordeningen vormt voor de burger - en zelfs voor de stadsdiensten - een onduidelijke en moeilijk werkbare regelgevingscontext. Bovendien is dit geheel van verordeningen niet altijd even actueel of zinvol. Met de opmaak van één duidelijke en samenhangende, algemene stedenbouwkundige verordening wil men enerzijds de geldende, maar gedateerde regelgeving afschaffen. Anderzijds wil men relevante, actuele zaken die kaderen binnen een kwalitatief en duurzaam ruimtelijk beleid integreren in de nieuwe verordening. In het kader van dit project werden dan ook 36 bouwverordeningen en 6 politieverordeningen bekeken. De verschillende thema’s zullen finaal geïntegreerd worden in één stedenbouwkundige verordening. Zo is gewerkt rond volgende onderwerpen: • • • • • • • •

waterhuishouding, groenvoorzieningen, parkeren en mobiliteit, horeca en handel, publiciteit, woonkwaliteit en huisvesting, minderheden, (brandveiligheids-)technische, kwalitatieve en duurzame (bouw)aspecten.

De vraag of deze aspecten moeten opgenomen worden in een stedenbouwkundige verordening dan wel in een politieverordening is meermaals opgedoken. Het betreft vaak aspecten van veiligheid (of zelfs openbare orde) die neergelegd kunnen of moeten worden in bouwtechnische voorschiften, bijvoorbeeld in het kader van het verlenen van een stedenbouwkundige vergunning. De stad lichtte de diverse politieverordeningen en stedenbouwkundige verordeningen door in functie van dit onderscheid. Er werd een hulpmiddel opgesteld voor het hanteren van het onderscheid tussen een stedenbouwkundige en een politieverordening. (zie pag 38)

15.

H o o f d s t u k Tip s t o t d e

v o o r

3 : e e n

c o n c r e t e

v e r e e n v o u d i g i n g

a a n p a k

v a n

r e g e l g e v i n g

16.

1. Ga methodisch te werk Een succesvolle vereenvoudiging van regelgeving kan slechts worden bereikt door een goede organisatie en een grondige voorbereiding. Binnen het lokaal bestuur moet een stuwende kracht bestaan om deze oefening, via diverse stappen, tot een daadwerkelijk “vereenvoudigd” resultaat te brengen. Het is aan te raden steeds te werken met een ad hoc stuurgroep of kerngroep die het ganse traject mee begeleidt en coördineert.

Bijvoorbeeld: Als een lokale overheid een vereenvoudiging of integratie nastreeft van haar reglementen tot betoelaging van activiteiten of personen in de sociale sector, is het interessant een stuurgroep samen te stellen met personen die op de hoogte zijn van alle bestaande premies en voordelen in deze sector. Meer bepaald gaat het om mensen met kennis over het reilen en zeilen in de sociale sector. Zo hebben zich in het verleden zowel front als back office beziggehouden met de premieaanvragen (de sociale dienst). Deze stuurgroep bestaat ook uit mensen die zich bezighouden met vereenvoudiging op zich. Zij beheersen de ‘technieken van vereenvoudiging’ en kunnen ze toepassen (bijvoorbeeld de juridische dienst of de gemeentesecretaris). Op die manier wordt de vereenvoudiging of integratie tijdens het hele project bekeken door de ogen van alle betrokken actoren. Indien later een nieuw reglement wordt opgemaakt, waarbij bijvoorbeeld een bijkomende premie wordt toegekend ten gunste van gehandicapten of aan een rusthuis, kan diezelfde stuurgroep worden ingeschakeld om na te gaan of het reglement niet alleen voldoende toegankelijk is voor de aanvragers, maar ook of het reglement past in het geheel van bestaande en vereenvoudigde of geïntegreerde reglementen.

De vereenvoudiging van regelgeving vergt bovendien een multidisciplinaire aanpak. Vereenvoudiging eindigt noch begint bij de fysieke of bevoegdheidsgrenzen van een bepaalde gemeentelijke dienst of departement. Opmaak van regelgeving vereist immers steeds een goede terreinkennis, communicatie en overleg tussen de verschillende belanghebbenden en betrokkenen, het voortdurend aftoetsen van gedachten, gewoonten en inzichten, het bereiken van een overeenstemming tussen pragmatisme en de concrete juridische vertaling.

E Maak een goede inventaris Inventariseren staat voor het in kaart brengen van de bestaande stedelijke en gemeentelijke reglementen. De steden en gemeenten hebben voor regelgeving een onbepaalde doch niet onbeperkte bevoegdheid. De gemeentelijke reglementen en verordeningen betreffen doorgaans: • • • • • • • • • •

17.

belastingreglementen, retributiereglementen, gemeentelijke politiereglementen, of politieverordeningen, stedenbouwkundige verordeningen, reglementen betreffende het toekennen van subsidies en premies, tariefreglementen over het uitlenen van materialen, interne werking en personeelsstatuut, lokale vergunningen en toelatingen (bijvoorbeeld feestelijkheden en evenementen), omkadering en organisatie van de lokale dienstverlening, …

Het inventariseren op zich leidt niet tot een vereenvoudiging van regelgeving., maar het brengt wel de complexiteit van de totstandkoming van de bestaande regelgeving in kaart. Inventarisatie speelt dan ook een cruciale, voorbereidende rol: hoe grondiger de inventarisatie, hoe groter de mogelijkheden tot vereenvoudiging. Het is essentieel voor het welslagen van de volgende stappen dat de inventaris volledig is. De inventaris kan gebeuren op basis van verschillende clusters, zoals: • • • • • • • •

ruimtelijke ordening, openbare wegen en openbaar domein, horeca en handel, subsidies inzake woonkwaliteit en huisvesting, subsidies voor cultuur, tariefreglementen, retributies, …

E Selecteer vereenvoudigingsprojecten! Er zijn verschillende manieren om vereenvoudigingsprojecten te selecteren: • bevraging van de doelgroepen (burgers, verenigingen, etc.) over de toepassing van reglementen en bestuurspraktijk; • meten van administratieve lasten en beheerskosten bij het opmaken van nieuwe reglementen (of zelfs ex post in het kader van een screening of integratie); Om administratieve lasten te kunnen verminderen, moeten ze ook gedetailleerd in kaart gebracht worden. De dienst Wetsmatiging ontwikkelde een Vlaamse methodiek om administratieve lasten te meten. Deze methodiek geeft inzicht in de samenstellende delen van administratieve lasten en reikt suggesties tot vereenvoudigen aan. Deze methodiek is gebaseerd op het internationaal gebruikte Standaard Kosten Model (SKM). Meer informatie over de methodiek, het begrippenkader en praktische voorbeelden vindt u op www. vlaanderen.be/wetsmatiging. • interne of externe evaluatie van juridische dossiers (aantal, vragen, ingestelde beroepen, afgewezen aanvragen, …); • interne of externe evaluatie van de bestuurspraktijk (Welke procedures worden toegepast? Welke stukken worden nagezien? Hoe wordt gecommuniceerd met de aanvragers? ...);

Tip:

Ga binnen de diverse gemeentelijke instanties na welke reglementen tot op heden voor de meeste verwarring en misverstanden hebben gezorgd en op welk type aanvragen of toelatingen burgers in de praktijk het minst een beroep doen. Dit kan te wijten zijn aan het onduidelijk karakter van het reglement. Welke aanvragen worden regelmatig geweigerd, bijvoorbeeld omwille van het klaarblijkelijk niet voldoen aan de reglementaire voorwaarden of omwille van de onontvankelijkheid van het dossier? Dit kan dan weer een gevolg zijn van onduidelijke, onsamenhangende reglementen.

18.

• interne communicatie tussen gemeentelijke administratieve diensten, waarbij men specifieke reglementen en formulieren van andere diensten naleest, controleert en erover terugkoppelt met de auteurs (bijvoorbeeld in het kader van een gemeentelijke werkgroep of stuurgroep); • vergelijking van verschillende reglementen, al dan niet binnen bepaalde clusters (bijvoorbeeld: sportsubsidies, retributies voor huur van materialen, …), met aandacht voor taalgebruik, procedures, afstemming, kruisverwijzingen, ... • juridisch–technische screening van de reglementen in functie van wat verder in deze brochure wordt toegelicht; • externe informatie (infosessies van de overheid, andere lokale besturen, etc.). Een hulpmiddel om uit de inventaris af te leiden of er opportuniteiten dan wel hindernissen voor vereenvoudiging bestaan, is de opmaak van een vergelijkende tabel waarin de geïnventariseerde reglementen worden opgenomen. De tabel wordt bij voorkeur opgemaakt per cluster om de vergelijking nuttig en representatief te maken. De tabel houdt rekening met criteria die later gebruikt kunnen worden voor de effectieve vereenvoudiging. Deze criteria kunnen zijn: • aanwezigheid van definities, • procedures, • motivering, • integratie van wijzigingen, etc., • formulier, • aanwendingsvoorwaarden en controle op subsidies, •… Op de verticale as worden dan de diverse reglementen opgesomd, op de horizontale as de verschillende evaluatiecriteria. Bij de tabel kunnen verduidelijkende opmerkingen worden opgenomen (bijvoorbeeld wanneer er met symbolen wordt gewerkt) of aandachtspunten voor een verdere vereenvoudiging. De uitdaging is om, op basis van de tabel, een inschatting te maken van vereenvoudigingsopportuniteiten en -prioriteiten. In de tabel kunnen ten slotte bepaalde elementen in kleur gemarkeerd worden om de prioriteiten duidelijker aan te geven.

19.

Voorbeeld: Schadefonds Premie voor Premie Premie Premie Premie rellen behandeling Groendak i.v.m. allochtone projecten afvalwater sportwerking verenigingen culturele particuliere diversiteit woningen Datum

X

X

X

X

X

X

Orgaan GR GR GR GR GR GR Begunstigden

-

-

X

X

X

X

Definities

-

X

Voorwerp subsidie

X

X

X

-

X

X

X

X

X

X

Bedrag subsidie

X

Aanwendings- voorwaarden

-

X

X

X

X

-

-

-

-

X

-

… … GR = gemeenteraad X staat vermeld in het reglement - staat niet vermeld in het reglement

AANDACHTSPUNTEN essentiële aandachtspunten, zowel in het kader van concrete vereenvoudigingen, als met het oog op een integratie en coördinatie van de reglementen (aan te pakken in eerste fase). E bv. coördinatie van de reglementen (integratie van de wijzigingen), horizontale en verticale definities (zie tabel), … belangrijke aandachtspunten inzake vereenvoudiging die ook een belangrijke impact hebben op klantvriendelijkheid, dossierbeheer, management, behoorlijke communicatie, verlaging van administratieve lasten, etc. (aan te pakken in eerste of tweede fase). E bv. vermelden van aanvraagprocedure, vindplaats formulieren, etc. E In de tabel hoger staat onder meer “definities” aangekruist, doch in groen gemarkeerd. Dit wil zeggen dat er definities zijn, maar dat deze moeten worden nagezien, aangepast en afgestemd. minder belangrijke punten voor vereenvoudiging, die echter best door de stad zelf nader worden bekeken in functie van opportuniteiten, prioriteiten, etc. Voorbeelden zijn het nakijken van aanvraagformulieren, beroepsprocedures, betalingsmodaliteiten, etc. E bv. vermelden van bezwaarprocedure, etc. E bv. opnemen van aanwendingsvoorwaarden bij subsidies (zie tabel).

20.

Tip: Als de gemeente haar reglementen reeds elektronisch ter beschikking stelt via een webstek, kunnen de wijzigingen steevast opgenomen en geconsolideerd worden in de elektronische versie. In het kader van een goede openbare dienstverlening, kan ervoor geopteerd worden de wijzigingen gedurende een bepaalde termijn (bijvoorbeeld 1 maand) te markeren met “nieuw” of “nieuwe bepaling”. Tip:

De voorstellen tot wijziging van bestaande gemeentelijke reglementen moeten, naast de tekst van de wijziging van een welbepaald artikel (met toelichting), ook een geconsolideerde versie van het reglement bevatten. De gemeenteraad keurt vervolgens in één beslissing de geconsolideerde versie van het reglement goed, inclusief de wijziging.

2. Zorg voor een overzichtelijke en consistente structuur Een overzichtelijke en consistente structuur verhoogt in aanzienlijke mate de leesbaarheid van het reglement. Een aangepaste lay–out zal het gebruik van een gemeentelijk reglement vereenvoudigen en zelfs aanmoedigen. • Zo is het aangewezen een overzicht te bewaren tussen de verschillende onderdelen van de reglementen en de verbanden tussen de diverse delen te benadrukken. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van kruisverwijzingen tussen de artikelen en afstemming van de begrippen. • Een overzichtelijke titulatuur en het gebruik van artikelen en paragrafen dragen bij tot een geschikte lay-out. Inhoud en titel moeten uiteraard met elkaar overeenstemmen. Nietszeggende of misleidende titels moeten vermeden worden. •

Om te vermijden dat bij wijzigingen, zelfs met de goedkeuring door de gemeenteraad van een telkens geïntegreerde tekst, de nummering van de reglementen ingrijpend wijzigt, moet voor een gepaste nummering worden gezorgd (bvb. artikel 1.1, 1.2, 1.3, …). Deze laat toe naderhand wijzigingen in te voegen op de plaats waar het hoort zonder dat er extra artikelen (bis, ter, ...) ontstaan.

• Een duidelijk inhoudelijk en visueel onderscheid is vereist tussen het motiverende versus het beschikkende gedeelte (corpus). De burger moet onmiddellijk kunnen zien wat wordt besloten (beschikkend gedeelte), terwijl de geïnteresseerde burger moeten kunnen achterhalen waarom (motiverend gedeelte).

Tip:

Bij elektronische formulieren kan worden gewerkt met kleuren om de belangrijkste bepalingen uit de tekst te benadrukken.

Voorbeeld: 1. Gebruik steeds en op consistente manier dezelfde lay-out voor de aanduiding van een hoofdstuk, een subtitel, een artikel, … Het werken met kaders benadrukt de belangrijkste bepalingen in het reglement. 2. Gebruik steeds dezelfde lay-out voor bijvoorbeeld alle premiereglementen.

21.

3. Indien de reglementering complex is, maak dan gebruik van begeleidende communicatie. Een lay-out die de burger het meest aanspreekt, is immers die van de “brochurestijl”, waarbij de hoofdstukken worden ingeleid door concrete en bevattelijke vragen als titel, zoals: a. Wie is de bevoegde administratie of dienst? b. Waarop heeft de toelage (geen) betrekking? c. Hoe kunt u uw aanvraag staven? Met welke stukken? Deze structuur kan worden voorbehouden voor de toelichting bij het reglement (bijvoorbeeld een brochure), maar is ook bruikbaar voor eenvoudige reglementen, of reglementen waarvan de doelgroep moeilijker bereikbaar is met een traditionele structuur.

3. Zorg voor een duidelijke en logische inhoud Reglementen moeten zowel structureel als inhoudelijk logisch zijn opgebouwd. • Zorg voor een coherente opbouw. Start met de omschrijving van het toepassingsgebied en de begunstigden van de subsidie, alvorens de procedure voor het bekomen van de subsidie te omschrijven. • Vaak staat men niet meer stil bij bepaalde formuleringen, hoewel de logica ver zoek is. Een herformulering zet alles weer op de juiste sporen. Vermijd latere wijzigingen in afzonderlijke beslissingen. Werk steeds met een gecoördineerde versie. Het gebeurt wel eens dat vooraan in reglementen tot erkenning en subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen, de verschillende vormen van subsidiëring kort worden omschreven en pas verder in het reglement worden uitgewerkt. Bij de omschrijving gebruikt men dan termen zoals projectsubsidiëring, activiteitensubsidiëring, … In dat geval is het aan te raden om niet alleen de termen, maar ook hun omschrijving, zoals vermeld in het begin van het -vaak omvangrijke- reglement, kort te herhalen in het hoofdstuk waarin deze subsidie wordt uitgewerkt. Zo kan bijvoorbeeld de term “projectsubsidie” en de omschrijving herhaald worden. Op die manier heeft de lezer bij de aanvang van dat specifieke hoofdstuk meteen door waarvoor die subsidie is bedoeld. • Als in één reglement meerdere subsidies of toelatingen worden besproken, moet op consistente wijze worden weergegeven wie onder welke voorwaarden voor welke subsidie in aanmerking komt.

Tip: Veronderstel geen voorkennis bij de burger, zeker niet als het praktische procedures betreft die enkel gangbaar zijn binnen de lokale administratie (bijvoorbeeld uitbetalingsprocedures, controles, etc.). Schrijf deze procedures uit: hoe wordt een premie concreet uitbetaald, hoe wordt de aanwending ervan concreet gecontroleerd, etc.

22.

Voorbeeld: 1. Bij reglementen tot subsidiëring van gemeentelijke sportverenigingen of cultuurinstellingen, stelt men meermaals de voorwaarde dat de vereniging erkend moet zijn. Minstens dient te worden verwezen naar het reglement waarin de erkenning wordt geregeld. 2. Op basis van zulke reglementen kunnen doorgaans meerdere soorten subsidies worden aangevraagd. Men moet vermijden dat de verschillende subsidies door elkaar worden besproken in het reglement. Het is echter aangewezen het reglement op te bouwen in functie van de verschillende subsidies (met afzonderlijke hoofdstukken per subsidie) waarbij men nagaat welke vereniging onder welke voorwaarden een bepaalde subsidie kan krijgen. In het eerste hoofdstuk kan bijvoorbeeld worden opgesomd wie in aanmerking komt voor een basissubsidie ter dekking van administratieve kosten, vergoeding van medewerkers, etc. Dit zal eerder worden toegekend aan een dienstverlenende organisatie, dan bijvoorbeeld aan een amateurtoneelgezelschap. In een volgend hoofdstuk wordt weergegeven welke organisaties in aanmerking komen voor het organiseren van een welbepaalde activiteit, bijvoorbeeld voor thematische avonden/ namiddagen voor welbepaalde bevolkingsgroepen (debatavonden voor jongeren, bloemschiknamiddag voor bejaarden, …). In nog een volgend hoofdstuk wordt omschreven wie in aanmerking komt voor een specifieke projectsubsidie, etc. Een andere mogelijkheid bestaat erin per type vereniging een afzonderlijk hoofdstuk te maken en binnen dit hoofdstuk na te gaan op welke subsidie deze vereniging -onder bepaalde voorwaarden- aanspraak kan maken. Zo krijgen harmonieën en fanfares bijvoorbeeld een subsidie in functie van het aantal optredens per jaar, en daarnaast een jaarlijkse bijkomende basissubsidie per muzikant. Een feestcomité krijgt echter enkel een subsidie voor de jaarlijks georganiseerde kermis, ter compensatie van de kosten van affiches enz.

4. Gebruik heldere, correcte en éénduidige taal De beslissingen en de reglementen van de lokale besturen zijn gericht aan elke burger of aan een categorie van burgers. De reglementen geven iedere inwoner van de gemeente op een objectieve en gelijke wijze rechten of leggen plichten op. De reglementen moeten dan ook voor iedereen verstaanbaar, helder en begrijpelijk zijn.

E Helder en correct taalgebruik Hieraan wordt in de eerste plaats tegemoetgekomen door een helder en correct taalgebruik. Het gebruik van het Algemeen Nederlands is zonder meer aangewezen, tenzij de vreemde term beter en duidelijker de betekenis van een begrip aantoont dan een Nederlandse vertaling. Reglementen worden voorbereid of opgesteld door personen binnen de gemeente die de betrokken materies inhoudelijk en technisch goed onder de knie hebben. Hierbij vergeet men vaak dat de reglementen ook duidelijk moeten zijn voor niet–specialisten. Jargonbegrippen of nodeloos moeilijke begrippen moeten in een duidelijk reglement vermeden worden, hetzij voorzien worden van heldere en eensluidende definities. Vermijd termen zoals impalatarieven, belletristische werken, interbibliotecair bruikleencircuit, hydrapneumatisch zandpolijsten, tensieactieve producten, coaten, warmtedoorgangscoëfficiënt, …

23.

Termen die echter wel kunnen, zijn bijvoorbeeld graffiti, lay-out, … Met deze anderstalige terminologie is de doorsnee burger wel vertrouwd.

Tip: Laat de gemeentelijke reglementen binnen de organisatie van het lokaal bestuur ook nalezen door mensen die niet thuis zijn in de materie. Op deze manier blijkt al snel of reglementen helder en duidelijk zijn. Veronderstel hierbij geen (grote) voorkennis.

E Gebruik van eenduidige taal en definities Door het invoegen van een lijst met definities (bijvoorbeeld in het eerste hoofdstuk of eerste artikel van het reglement), wordt een eerste belangrijke stap gezet naar vereenvoudiging door integratie (zie ook verder in het deel over consistent woordgebruik). Een begrip vereist éénzelfde definitie in het betrokken reglement, maar ook in andere reglementen. De definities moeten dezelfde zijn als -of op zijn minst geen afbreuk doen aan- de definities gehanteerd in hogere regelgeving. Verder moeten begrippen in diverse reglementen van de gemeente consistent zijn. Afwijkingen hierop zijn mogelijk, maar enkel op basis van een uitdrukkelijke motivering.

Voorbeeld 1: Een gemeente stelt twee afzonderlijke subsidiereglementen op. De eerste betreft de plaatsing van een infiltratiesysteem voor hemelwater en de tweede de plaatsing van een regenwaterreservoir. Vooreerst moet het verschil tussen regenwater en hemelwater voor de burger duidelijk zijn. Als er geen verschil is, moet dezelfde terminologie worden gehanteerd. Verder moet het verschil tussen een infiltratiesysteem en een regenwaterreservoir duidelijk zijn. Dit impliceert duidelijke definities in beide reglementen. Bovendien zullen beide reglementen hun juridische rechtsgrond vinden in het besluit van de Vlaamse Regering van 1 februari 2002 met betrekking tot de subsidiëring van de aanleg door de gemeenten, gemeentebedrijven, intercommunales of intergemeentelijke samenwerkingsverbanden van openbare rioleringen, andere dan prioritaire rioleringen, en van de bouw door de gemeenten, gemeentebedrijven, intercommunales of intergemeentelijke samenwerkingsverbanden van kleinschalige rioolwaterzuiveringsinstallaties. Dit betekent dat de definities van de lagere reglementen in overeenstemming moeten zijn met de gehanteerde terminologie in de hogere reglementering, zodat de geïnteresseerde burger de lagere reglementen in het licht van de toepasselijke regelgeving kan plaatsen (verticale dimensie). Het gebruik van bijvoorbeeld de termen “openbare riool” en “huisaansluiting” in het reglementen moeten dezelfde betekenis hebben als in het besluit van de Vlaamse Regering van 1 februari 2002.

Tip:

indien de gemeente of stad reeds over een productencatalogus beschikt, is het van belang de definities in de reglementering af te stemmen op deze catalogus of omgekeerd.

24.

Voorbeeld 2: Indien een gemeente reglementen of verordeningen opstelt waarin wordt verwezen naar het begrip “woning” of “woongelegenheid” (bijvoorbeeld in een stedenbouwkundige verordening) moet nagezien worden of dit begrip dezelfde lading dekt binnen bestaande gemeentelijke reglementen (bijvoorbeeld in reglementen inzake premies voor gevelverfraaiing, verordeningen inzake terrassen, etc.). De definitie moet ook conform zijn met de begrippen die in hogere wetgeving worden gehanteerd (bijvoorbeeld de Wooncode, het Decreet houdende organisatie van de ruimtelijke ordening of DRO, etc.).

5. Verwijs duidelijk en zorg voor samenhang Goede regelgeving is samenhangend. Zij vertoont op zich of geplaatst naast andere regelgeving, geen overlappingen en tegenstrijdigheden en maakt deel uit van een coherent geheel. Meer bepaald moet: • lagere besluitvorming formeel en inhoudelijk in overeenstemming zijn met hogere regelgeving. Door in het reglement zelf te verwijzen naar welbepaalde artikelen van de hogere regelgeving, die de rechtsgrond zijn voor de lokale beslissing, wordt de samenhang bevorderd. Tegelijkertijd maakt het de betrokken wettelijke context ook meer consulteerbaar voor de geïnteresseerde burger. Het vermelden van belangrijke regelgeving in de lokale beslissingen en reglementen bevordert de gebruiksvriendelijkheid en de toegankelijkheid ervan; • het voor de lezer duidelijk zijn over welk reglement het precies gaat, wanneer een bepaald begrip of woord wordt gebaseerd op een niet–geïntegreerde tekst van een ander reglement. Dit kan gebeuren door hetzij een duidelijke vermelding van of een verwijzing naar het reglement, hetzij door de overname van de betrokken passages; • in het reglement wordt aangeven waar de documenten, zoals lastenboeken, handleidingen, tarieflijsten, etc., waarnaar wordt verwezen, beschikbaar zijn.

Tip:

Indien de gemeentelijke reglementen elektronisch beschikbaar zijn, kunnen de nodige hyperlinks worden aangebracht, zowel voor de definities in de tekst van de reglementen zelf, als voor de verwijzingen naar definities in andere wetgeving. Het systeem van de hyperlinks kan ook worden toegepast bij de verwijzingen naar de juridische grondslag in de reglementen, verwijzingen naar adressen, formulieren, etc.

25.

Tip:

Wanneer bepalingen worden gewijzigd in een reglement, dient rekening te worden gehouden met de impact van deze wijzigingen op andere reglementen waarin wordt verwezen naar de gewijzigde bepalingen. Het is aan te raden bij voorstellen tot wijziging van artikelen, een overzicht te voegen van de reglementeringen waarin wordt verwezen naar de te wijzigen artikelen, door middel van een korte impactanalyse. Uiteraard zal dit door middel van hyperlinks gemakkelijker kunnen worden opgevolgd. De reguleringsimpactanalyse (RIA) is het onderzoek naar de effecten van regelgeving. Bij reguleringsimpactanalyse wordt systematisch nagegaan welke rechtstreekse en onrechtstreekse effecten of gevolgen de toepassing van een welbepaalde bestaande of voorgenomen regel heeft of zal hebben, voor zowel de klant (burger, bedrijven, andere overheidsinstellingen, de natuur, …) als voor de instanties die de regels moeten toepassen, uitvoeren en handhaven. Reguleringsimpactanalyse helpt om regelgeving op te stellen die beantwoordt aan de 8 kenmerken van goede regelgeving. Inhoudelijke tekortkomingen worden vermeden door zorgvuldige voorbereiding van de regelgeving. Voor meer info kunt u terecht op www.vlaanderen.be/wetsmatiging.

Voorbeeld: 1. In een subsidiereglement betreffende de plaatsing van een infiltratiesysteem moet worden verwezen naar de wet van 26 maart 1971 op de bescherming van de oppervlaktewateren tegen verontreiniging, inzonderheid het artikel 32duodecies, zoals gewijzigd door het decreet van 21 december 2001 houdende wijziging van de wet van 26 maart 1971 op de bescherming van de oppervlaktewateren tegen verontreiniging, dat de wettelijke basis vormt van het besluit van de Vlaamse Regering van 1 februari 2002. 2. Er moet vermeden worden dat een bepaalde beslissing zonder meer wordt goedgekeurd. Bijvoorbeeld: “Het college neemt kennis van de aangepaste bruikleenvoorwaarden voor ontlening van kunstwerken, objecten en boeken van de collecties van de stedelijk musea en van de stadsbibliotheek.” Als de bruikleenvoorwaarden niet worden meegedeeld, is het nut van zulke beslissing voor de burger nihil.

26.

6. Vermijd dubbelzinnigheden Voor de aanvrager van een toelage, subsidie, toelating of vergunning is het van belang precies te weten wat er wordt verwacht en waaraan de aanvrager moet voldoen om in aanmerking te komen. • Zo dient duidelijk te worden vermeld of - het voldoende is dat bepaalde feiten en/of handelingen louter worden gemeld; - daadwerkelijk een aanvraag moet worden ingediend (en een bepaalde procedure moet worden gevolgd); of - een goedkeuring moet worden verkregen. • Er mag bij de aanvrager geen twijfel bestaan over het juiste toepassingsgebied van, en de eventuele uitzonderingen op de algemene regel. Er moet duidelijk worden vermeld welke situaties of handelingen binnen het toepassingsgebied vallen en welke niet. Rechtszekerheid moet eveneens nagestreefd worden bij het formuleren van bepalingen of clausules in de reglementen.

Niet: “De burgemeester kan indien nodig het vooraf deponeren van een borgsom opleggen, waarvan hij het bedrag vaststelt, rekening houdende met aard en omvang van de geplande activiteiten.” In zo een geval blijft het voor de burger bij het lezen van het reglement immers onduidelijk of nu al dan niet een borgsom van hem zal worden gevraagd, noch van het bedrag dat hij zal moeten blokkeren om aan de toepassingsvoorwaarden te voldoen.

Niet:

“Het college doet uitspraak over de in dit reglement niet voorziene gevallen.”

Vooreerst blijft het voor de burger onduidelijk wat het toepassingsgebied van dit reglement precies is. Wat kan wel en wat kan niet? Bovendien is het college, als uitvoerend orgaan, niet bevoegd om situaties die eigenlijk geen deel uitmaken van het toepassingsgebied van het reglement, toch tot het toepassingsgebied te doen behoren.

• Verder moet de aanvrager begrijpen welke handelingen worden verboden, en of het een absoluut of relatief verbod betreft. Met andere woorden, geldt dit verbod in alle omstandigheden of kan er - gezien de specifieke context - van worden afgeweken?

Tip: Blijf consistent en vermijd uitholling van verbods –en gebodsbepalingen door achtereenvolgende wijzigingen en aanpassingen aan het reglement. Vermijd de volgende vermeldingen: “Artikel 1. Op deze regel bestaan de volgende uitzonderingen…” (reglement) “Artikel 1bis. Hiervoor wordt evenwel een uitzondering gemaakt…” (ingevoegd) “Artikel 17. Op de regel vermeld in artikel 1bis kan een uitzondering worden verleend…” (ingevoegd)

27.

Niet: “Artikel 1. Elke (…) is verboden, tenzij (…). Artikel 4. Voor zover (…), kan de Burgemeester bij wijze van vergunningenbesluit, uitzonderingen toestaan (…)”

Wel: “Niemand kan zonder voorafgaande toelating van de Burgemeester …”

Voorbeeld: 1. Bij subsidies voor sportverenigingen of culturele verenigingen, worden clausules zoals “verenigingen die hoofdzakelijk actief zijn op ….” best vermeden. In zulke gevallen is het de aanvrager niet duidelijk wanneer hij voldoet aan de voorwaarde. Bovendien riskeert men dat ook verenigingen die slechts gedeeltelijk actief zijn op een bepaald vlak, een aanvraag zullen indienen, terwijl zij niet in aanmerking, voor de subsidie. Dit brengt overlast met zich mee voor de behandelende instanties. 2. Zeg duidelijk wie in aanmerking komt en wie niet. Vermijd een onderscheid tussen groepen aanvragers door hen op te delen “in hoofdorde” en “in bijkomende orde”. Als men een onderscheid wenst te maken, onderwerpt men een bepaalde categorie van aanvragers aan bijzondere voorwaarden, mits uitdrukkelijke motivering.

7. Gebruik voorbeelden als illustratie De beslissingen en de reglementen van de lokale besturen zijn gericht aan elke burger of aan een categorie van burgers. De reglementen geven iedere inwoner van de gemeente op een objectieve en gelijke wijze rechten of leggen hen plichten op. De reglementen moeten dan ook voor iedereen verstaanbaar, helder en begrijpelijk zijn. Het inlassen van algemene voorbeelden kan de burger helpen bij het bepalen of zijn situatie tot het toepassingsgebied behoort. Het werken met cijfervoorbeelden en algemene voorbeelden draagt bij tot de concretisering van de reglementaire bepalingen. Bij het gebruiken van geografische gegevens verdient het de aanbeveling dit zoveel mogelijk te visualiseren in een bijlage bij het reglement. Deze werkwijze kan ook worden gehanteerd bij het verwijzen naar kentekens, borden met bepaalde afmetingen, constructies, etc. Het is ook van belang om ook in de communicatiemiddelen die de bekendmaking van het reglement begeleiden, kleurrijke voorbeelden en illustraties op te nemen.

Tip:

Vermeld steeds de naam van de instantie(s) waar bijkomende informatie kan ingewonnen worden, voor het geval het reglement, zelfs inclusief rekenvoorbeelden en de visualisatie van geografische gegevens, niet voldoende duidelijk is.

28.

Voorbeeld: 1. Bij terrasreglementen kunnen algemene foto’s van de soorten terrassen, de zones, de wijze van berekening van de afstanden etc. worden toegevoegd. Gezien het heel algemene zaken betreft, kan dit in het reglement zelf opgenomen worden. 2. Als in een reglement verwezen wordt naar bepaalde zones, straten of gebieden, is het nuttig deze op een stratenplan in te kleuren of aan te duiden (bijvoorbeeld zones voor terrassen). 3. Bij een reglement voor energiepremies voor particulieren met een bescheiden woning en huurders met lage inkomens, kan een cijfervoorbeeld worden toegevoegd. Zo kan volgend cijfervoorbeeld worden toegevoegd in de toelichting (bv. een brochure) van een reglement waarbij, gespreid over 3 jaar, meerdere subsidies voor gevelverfraaiing worden toegekend voor een totaalbedrag van maximaal 400 EUR per aanvrager: “Dit betekent bijvoorbeeld: - in 2005 worden de ramen van de voorgevel vervangen voor 150 EUR. - in 2006 worden de ramen van de achtergevel vervangen voor 200 EUR. - dan kan in 2007 nog voor 50 EUR dakisolatie worden uitgekeerd.”

8. Vermeld de procedures in het reglement Als er wordt voorzien in een belasting, retributie of subsidie, zal de aanvrager meteen meer informatie wensen over de verkrijging of inning ervan. Met het oog op de rechtszekerheid en het gelijkheidsbeginsel is het noodzakelijk te vermelden welke procedure (met inbegrip van de termijnen) een aanvraag bijvoorbeeld zal doorlopen. Het verhoogt de rechtszekerheid voor de aanvrager en het verduidelijkt het procesmanagement. Volgende checklist kan de gemeente helpen bij het opzetten van een zo correct en volledig mogelijke procedure.

E aanvraag • • • •

formulier gegevens en bewijsstukken wijze en plaats van indienen termijn voor indienen

E termijn voor ontvankelijkheid en volledigheid E termijn voor beoordeling E wijze van beoordeling • mogelijkheid om aanvrager te horen • mogelijkheid tot het ambtshalve inwinnen van informatie • mogelijkheid tot voorafgaand onderzoek

E wijze van kennisgeving van beslissing en verhaal - of bezwaarmogelijkheden E uitzonderingen op procedure

29.

Tip: 1. Evalueer aandachtig nut en noodzaak van de gegevens en bewijsstukken die worden vereist voor bepaalde toelatingen. 2. Het is interessant in het reglement aan te geven welke bewijsstukken men precies moet leveren. Voorbeeld: “Bovendien moet de eigenaar het waardevolle karakter van de gevel aantonen, bijvoorbeeld aan de hand van: (gevolgd door opsomming).” 3. Vermijd negatieve bewijzen of gegevens die voor de burger moeilijk te bewijzen zijn. 4. Tracht in de procedure te werken met effectieve termijnen in plaats van ‘redelijke’ termijnen. Het voordeel van vooraf vastgestelde termijnen is dat meteen een efficiënte en haalbare dossieropvolging binnen de gemeentelijke diensten in kaart kan worden gebracht.

Administratieve formaliteiten zijn een zware last voor ondernemingen en burgers. Ze kunnen veel verschillende vormen aannemen, • het invullen van een formulier, • het samenstellen van een subsidieaanvraag: het opvragen van informatie, het verzamelen van bewijsstukken, etc. • … Deze administratieve lasten zijn ook vaak verborgen kosten. Het is van belang deze zo minimaal mogelijk te houden. Voor meer informatie over administratieve lasten kunt u terecht op www.vlaanderen.be/wetsmatiging.

Voorbeelden: 1. Vermijd clausules zoals: “De burgemeester bepaalt de aanvraagprocedure en de vorm van de vergunningsaanvraag” of “Deze aanvragen dienen (…) op ons bestuur toe te komen.” of “De verantwoordelijke bezorgt onverwijld een attest aan de Burgemeester.” of “de bevoegde commissie oordeelt”, … Dit kan men bezwaarlijk een uitgewerkte procedure noemen en voor de burger blijft de onzekerheid bestaan. 2. Voorbeeld van een te vermijden negatief bewijs: “Behoudens uitdrukkelijk tegenbewijs worden alle activiteiten geacht een handelspublicitair karakter te hebben.”

30.

9. Motiveer het reglement Goede reglementering toont aan waarom zij is ontstaan, op welke (juridische) grondslagen zij is gebaseerd en welke rechtsregels haar totstandkoming en uitvoering beheersen. •

Reglementen van lokale besturen moeten duidelijke verwijzingen bevatten naar de bevoegdheidsverdelende regels. De bevoegdheidsaanduiding moet zo precies mogelijk zijn en moet tevens verantwoorden waarom de beslissing wordt genomen door de gemeenteraad (d.w.z. aanduiden dat de behandelde materie behoort tot de bevoegdheid van de gemeenteraad) en waarom bijvoorbeeld niet door het College.

• Ook de vermelding van de precieze juridische basis of grondslag van het reglement is voorgeschreven, ook opdat de burger het reglement beter kan plaatsen in het licht van de toepasselijke regelgeving. • Belastingsreglementen moeten naar het fiscaal doel van de heffing verwijzen. Zonder fiscaal doel is elke heffing van de gemeente onwettig. De belasting moet -in beginsel althans- worden verantwoord door een financiële behoefte, die doorgaans zal blijken uit de verwijzing naar de begrotingsbehoeften van de gemeente. Dergelijke verwijzing is verplicht in het overwegende gedeelte. Retributies vereisen echter geen fiscaal doel in deze zin aangezien zij worden gecreëerd om de kostprijs van een bepaalde dienstverlening te dekken.

Tip:

In de aanhef van de reglementen wordt vaak verwezen naar de vroegere reglementen, zonder verdere motivering. Het gebeurt dat de vroegere reglementen wat verder worden opgeheven door het nieuwe reglement. Hierdoor valt ook de motivering van het oude reglement weg en zijn de nieuwe reglementen de facto niet gemotiveerd. Het is aan te raden steeds te motiveren waarom een verwijziging naar een vroeger reglement wordt opgenomen, met een verwijzing naar de bestaande regelgeving en een vermelding van de invloed van het nieuwe reglement op het oude reglement.

Voorbeelden: 1. Als een reglement tot subsidie van een zonneboiler wordt genomen in het kader van het lokaal Kyotoplan, worden de algemene principes van dit lokaal Kyotoplan best in het motiverend gedeelte uiteengezet, en is het aangeraden te verwijzen naar het Kyotoverdrag. 2. Het fiscaal doel kan bijvoorbeeld worden geformuleerd als volgt: “overwegende dat de financiële toestand van de gemeente de heffing vergt van alle rendabele belastingen”. 3. De administratieve politiebevoegdheid van de gemeente vloeit voort uit een samenlezing van de artikelen 119 en art. 135, § 2 N.Gem.W. (vanaf 1 januari 2007 moet dit eveneens worden samengelezen met artikel 42, § 3 van het Gemeentedecreet). Tegelijkertijd wordt de gemeente bevoegd voor bijzondere politiebevoegdheid in andere wetgeving, zoals het decreet van 4 februari 1997 houdende kwaliteits- en veiligheidsnormen voor kamers en studentenkamers. Omdat er een duidelijk verschil is onder meer qua toepassingsgebied en sanctionering, verdient het de aanbeveling de juiste juridische bron te vermelden. Er is eveneens een verschil tussen het optreden van de gemeenteraad en van de burgemeester (cfr. artikel 134quater N. Gem.W., dat vanaf 1 januari 2007 moet worden samengelezen met artikel 67 Gemeentedecreet) in het kader van de administratieve politie. De burgemeester kan onder bepaalde voorwaarden – zij het ondergeschikte- politieverordeningen opmaken. Het is in de reglementen van de gemeenteraad dan ook aangewezen steeds melding te maken van de artikelen 119 en art. 135, § 2 N.Gem.W. en -vanaf 1 januari 2007- van artikel 42, § 3 Gemeentedecreet. 31. 1. Deze bepalingen worden niet opgeheven door het Gemeentedecreet.

10. Maak een beredeneerde keuze tussen een politieverordening of een stedenbouwkundige verordening Het onderscheid tussen de stedenbouwkundige verordeningen en de politieverordeningen speelt lokale besturen vaak parten. Soms kiest men voor de verkeerde soort verordening. De finaliteit van een politieverordening is de openbare orde en de publieke veiligheid te garanderen of te faciliteren. De gemeenteraad is belast met het opmaken van politiereglementen, de burgemeester met de uitvoering ervan. Naast een algemeen politiereglement zijn er vaak nog gemeentelijke aanvullende politiereglementen (bijvoorbeeld inzake parken, begraafplaatsen, etc.). Het loont de moeite na te gaan of deze verschillende politiereglementen niet kunnen geïntegreerd worden. Een stedenbouwkundige verordening heeft daarentegen de goede ruimtelijke ordening voor ogen, en dit zowel voor de huidige als voor de toekomstige generaties. De gemeenteraad is belast met het opmaken ervan, en het college van burgemeester en schepenen met de uitvoering. Bovendien moet voor de opmaak van een stedenbouwkundige verordening een advies gevraagd worden aan de GECORO. Na de definitieve vaststelling wordt de verordening –samen met het volledige advies van de GECORO- ter goedkeuring toegezonden aan de bevoegde Bestendige Deputatie. Die beschikt over een termijn van 60 dagen om een beslissing te nemen. Er is ook in een éénmalige en niet-intrekbare rappelprocedure voorzien (artikel 55 DRO). Er is dus voorzien in een bijzonder bestuurlijk toezicht, met name een goedkeuringstoezicht. De discussies gaan vaak over aspecten van veiligheid (of zelfs openbare orde) die neergeschreven kunnen of moeten worden in bouwtechnische voorschiften, bijvoorbeeld in het kader van het verlenen van een stedenbouwkundige vergunning. Schoolvoorbeeld hiervan zijn de brandbeveiligingsvoorschriften. Het volgende schema kan worden gehanteerd als hulpmiddel om te bepalen in welk soort verordening de bepaling best thuishoort. (Bij twijfel kan er steeds voor worden geopteerd ze op te nemen in de beide verordeningen.)

Aanleunend bij Stedenbouwkundige verordening

occasioneel karakter van de feiten, kortstondig, “aflopend”

bestendigheid van hetgeen beoogd wordt

tijdelijke voorschriften en richtlijnen, beperkingen

permanente technische vereisten

eerder uitrusting, aankleding geen stedenbouwkundige vergunning vereist

finaliteit is openbare orde en publieke veiligheid

versus

Aanleunend bij Politieverordening

bouwtechnische verankering stedenbouwkundige vergunningen vereist of denkbaar als voorwaarde voor stedenbouwk. verg. • ruimtelijke draagkracht, gevolgen voor het leefmilieu, • culturele, economische, esthetische en sociale gevolgen finaliteit is goede ruimtelijke ordening voor huidige en toekomstige generaties garanderen of faciliteren

32.

In tegenstelling tot de aspecten die klassiek door een stedenbouwkundige verordening worden behandeld, heeft de inhoud van een politieverordening eerder een kortstondig karakter. Zij bevat dus als het ware vooral tijdelijke voorschriften. Dit is te verklaren door het feit dat zij gericht is op de handhaving van de openbare orde en veiligheid en als dusdanig geen permanente technische vereisten wil of kan opleggen. Stedenbouwkundige verordeningen hebben de goede ruimtelijke ordening in al haar geledingen tot doel. In dit verband worden dan de burgemeester ook besluiten genomen met betrekking tot bepaalde gebeurtenissen, die later worden bekrachtigd door de gemeenteraad (vb. met het oog op de verkeersveiligheid bij bepaalde evenementen). De bepalingen van stedenbouwkundige verordeningen hebben vaak permanente technische voorschriften tot voorwerp, aspecten die bouwtechnisch verankerd worden. Politieverordeningen hebben minder betrekking op bouwtechnische, structurele aspecten, maar op de uitrusting van een gebouw, de activiteiten in het gebouw of het gebruik ervan. De stedenbouwkundige vergunningsplicht kan een aanknopingspunt zijn. Als er op zich geen stedenbouwkundige vergunning is vereist, zullen de aspecten die, gezien de doelstelling van ruimtelijke ordening als voorwaarde kunnen worden opgenomen bij een stedenbouwkundige vergunning, eerder in een stedenbouwkundige verordening worden opgenomen dan in een politieverordening. Het belangrijkste aanknopingspunt is en blijft uiteindelijk de finaliteit van de verschillende verordeningen.

Voorbeelden: -

vereiste van branduitgang bij handelsgebouwen: stedenbouwkundige verordening vereiste van vlotte doorgang bij feesten: politieverordening ventilatiesystemen voor dancings: stedenbouwkundige verordening vermijden van gebruiken van brandbare feestmaterialen: politieverordening

11. Gebruik een formulier om het reglement uit te voeren Een formulier is bestemd om het reglement uit te voeren. Het mag niet gebruikt worden om bijkomende verplichtingen op te leggen. Na lezing van het reglement zelf moet de aanvrager voldoende zijn geïnformeerd om uit te maken of hij onder het toepassingsgebied van het reglement valt. Alle nuttige en noodzakelijke uitleg en toelichting moet in het reglement zelf worden opgenomen. De regelgevende bevoegdheid komt immers toe aan de gemeenteraad, die beslist wie onder welke voorwaarden in aanmerking komt, bijvoorbeeld voor een subsidie. De verantwoordelijkheid mag niet worden doorgeschoven naar de instantie die zich moet uitspreken over de aanvraag in functie van het ingevulde aanvraagformulier. Formulieren zijn bestemd voor het ‘uitvoeren’ van het reglement en mogen geen nadere uitleg en/of toelichting bevatten die verder gaat dan het louter toelichten van bepalingen uit het reglement. Formulieren moeten zo eenvoudig mogelijk worden opgesteld, zodat zij gemakkelijk kunnen worden ingevuld door elke burger.

Tip: Vermijd reglementen van beperkte omvang met een algemeen toepassingsgebied, die voorzien in formulieren van talrijke bladzijden. In dergelijke formulieren worden vaak bijkomende beperkingen op het algemene toepassingsgebied opgelegd. Vereenvoudiging van reglementen laat zich voelen in vereenvoudiging van formulieren. 33.

Aanbevelingen en tips over administratieve vereenvoudiging door middel van een versterkt formulierenbeheer, vindt u terug in de publicatie ‘Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen – een toepassing van reguleringsmanagement in Vlaanderen’. Deze publicatie kan u downloaden van www.vlaanderen.be/wetmatiging. Alle facetten van het formulierenbeheer die van belang zijn voor lokale besturen, komen in deze publicatie aan bod. De publicatie vloeit voort uit een aantal proefprojecten met als doel het reguleringsmanagement binnen gemeenten en provincies verder uit te bouwen, met als focus ‘administratieve lastenverlaging door middel van kwaliteitsvolle formulieren’.

Voorbeeld: 1. Als de gemeenteraad een subsidie toekent aan personen met een handicap, moet in het reglement worden bepaald of het gaat om een forfaitair bedrag voor elke aanvrager, of om een bedrag dat afhangt van de graad van invaliditeit. In dit laatste geval wordt best gewerkt met categorieën in functie van de graad van invaliditeit. Zulke informatie kan niet naar het invulformulier worden verschoven. 2. Wanneer bij een reglement tot subsidie van groendaken als voorwaarde drie concrete, verplicht aanwezige vegetatielagen worden opgesomd, kan men zich de vraag stellen waarom op het formulier informatie wordt verstrekt over andere mogelijke vegetatielagen. De gemeenteraad vond deze informatie immers klaarblijkelijk niet relevant voor het toekennen van de subsidie, en de behandelende instantie mag géén premie toekennen op basis van de aanwezigheid van andere vegetatielagen.

12. Zorg dat het reglement actueel is Met het oog op rechtszekerheid en het vertrouwensbeginsel moet worden gegarandeerd dat de inhoud van een reglement actueel is. Het gaat met name om de volgende aandachtspunten:

E Compatibiliteit met hogere en andere regelgeving • Is deze regelgeving nog van toepassing? • Werd deze regelgeving gewijzigd? • Kloppen de verwijzingen in het reglement nog? • Werd het reglement waarnaar wordt verwezen (gedeeltelijk) opgeheven door andere/ latere reglementen? • Vermelden nieuwe reglementen op afdoende wijze het lot van de gewijzigde/ opgeheven reglementen? Gelden er overgangsbepalingen?

Voorbeelden: • • • •

Politieverordening op brandstofverdeelapparaten: inmiddels grotendeels geregeld in VLAREM. Gemeentelijke verordeningen inzake kinderhomes: inmiddels opgenomen in Vlaamse reglementering inzake subsidiëring van kinderdagverblijven. Politieverordening op automatische ontspanningstoestellen: geregeld in wetgeving inzake kansspelen en kansspelinrichtingen. Decreet aangaande sociaal impulsfonds: opgeheven door het decreet van de Vlaamse Raad van 5 juli 2002 tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds. 34.

E Taalgebruik • Zijn de begrippen die worden gehanteerd nog juridisch correct? Voorbeeld: • “bouwvergunning” is ondertussen vervangen door “stedenbouwkundige vergunning”.

E Munteenheid • Worden de bedragen nog in BEF of in BFR vermeld? E Praktische gegevens • Zijn de overheden in kwestie nog altijd bevoegd om een beslissing te nemen omtrent bijvoorbeeld een subsidie, belasting of retributie? M.a.w. zal de burger zich nog steeds naar dezelfde instantie moeten richten? • Bij elektronische formulieren kunnen gegevens eenvoudig geactualiseerd worden; bovendien kunnen bepaalde praktische gegevens duidelijk in beeld worden gebracht (bijvoorbeeld bovenaan op het scherm), zodat zij niet in het reglement zelf moeten worden opgenomen. •

Het is niet aan te raden om in het reglement zelf gegevens op te nemen van concrete diensten of personeelsleden. Het is wel aan te raden duidelijk aan te geven welke gemeentelijke diensten effectief bevoegd zijn of aangesproken kunnen worden (bijvoorbeeld de gemeentelijke dienst ruimtelijke ordening i.p.v. “de gemeente”).

Hieruit blijkt overduidelijk dat de vereenvoudiging van regelgeving geen éénmalige oefening mag zijn. Integendeel, het is een continu proces dat het lokaal bestuur onafgebroken aanzet na te denken over de wijze van opmaak van regelgeving en de opvolging ervan. Periodieke evaluaties en terugkoppelingen naar hogere regelgeving en andere reglementen zijn onontbeerlijk.

Tip:

Bij elektronische documenten kan worden gewerkt met hyperlinks. Op die manier klikt de burger steeds de meest recente regelgeving aan. Daarnaast kunnen de opgeheven reglementen onmiddellijk worden verwijderd, zodat de burger zich niet baseert op verouderde reglementen.

Voorbeelden: 1. Het is achterhaald nog te verwijzen naar de Stedenbouwwet van 1962, want deze wet werd voor het Vlaamse Gewest vervangen door de decreten van (1996 en) 1999 op de ruimtelijke ordening. 2. Als een gemeentelijke dienst of de dienst van een hogere overheid waarnaar wordt verwezen in het reglement, ophield te bestaan of een naamswijziging onderging, moet dit worden aangepast in het reglement. Zo moet “AROHM” worden vervangen door “RWO”.

35.

13. Maak een onderscheid tussen belasting, tarief en retributie In de verschillende reglementen worden de begrippen retributies en tarieven door elkaar gebruikt. Nochtans is er een fundamenteel onderscheid. • Een belasting is een eenzijdige financiële verplichting, die door de daartoe grondwettelijk gemachtigde overheden wordt opgelegd aan de personen die een band hebben met hun grondgebied, om in de openbare uitgaven als geheel genomen te voorzien. Er staat met andere woorden tegenover de betaling van de belasting geen aanwijsbare individuele tegenprestatie. Als voorbeeld kan de belasting op kantoorruimten aangehaald worden. De zgn. wegenisbelasting is een vorm van belasting die van deze kenmerken enigszins afwijkt. Het gaat over een vergoeding voor een aanwijsbare – weliswaar door de burger niet vrijwillig gebruikte – dienst, waarvan het bedrag in overeenstemming is met de kost van de door de overheid geleverde prestatie. Een voorbeeld van een wegenisbelasting is de vergoeding voor het aanleggen van voetpaden. In de mate dat het gaat over een vrijwillig gebruikte dienst, maar de vergoeding niet in overeenstemming is met de kost van die dienst of de marktwaarde van de verrichte prestatie, zal er eveneens sprake zijn van een belasting, en meerbepaald van een indirecte belasting. Een voorbeeld hiervan is de belasting op het gebruik van gemeentelijke aanplakborden. • Een retributie is een billijke vergoeding voor een door de overheid gepresteerde dienst waarvan de persoon die de retributie moet betalen vrijwillig gebruik maakt en waaruit hij een individueel voordeel haalt. Het gaat hierbij over een dienst die door de gemeente als overheid wordt verstrekt. Een voorbeeld hiervan is de retributie op het gebruik van een sporthal. • De vergoeding is een tarief wanneer het gaat over een dienst die ook door particulieren verstrekt zou kunnen worden. Aangezien bijvoorbeeld de verkoop van drank ook door een particulier kan gebeuren, is deze vergoeding een tarief. Indien het gaat om een terbeschikkingstelling van goederen van het privaat domein, zoals bijvoorbeeld het ter beschikking stellen van een woning, zal het gaan om een huur. Het feit dat retributies en tarieven geen belastingen zijn, maakt dat de Wet van 24 december 1996 betreffende de vestiging en de invordering van de provincie- en gemeentebelastingen, en daaruit voortvloeiend de bepalingen van het W.I.B. 1992, niet van toepassing zijn. Dit heeft op de eerste plaats tot gevolg dat de vestigings- en invorderingsprocedure totaal verschillend is. Met name worden retributies en tarieven niet ingekohierd en moet de gemeente zich bij gebreke aan vrijwillige betaling tot de burgerlijke rechter wenden. Voorts zullen andere overheden wel onderworpen zijn aan de gemeentelijke retributies en tarieven, heeft het ontbreken van een financiële behoefte geen invloed op het recht om retributies en tarieven te heffen, en kunnen alleen retributies en tarieven worden gevraagd voor diensten die binnen de beleidsbevoegdheid van de gemeente vallen. Vermits er bij retributies en tarieven, in tegenstelling tot belastingen, steeds een band moet bestaan tussen de kost van de dienst en het bedrag van de retributie of het tarief, zal een differentiatie op basis van het bedrag enkel aangewezen zijn in de mate er ook een verschil is in de kostprijs van de geleverde prestatie. In voorkomend geval zal deze differentiatie in het reglement gemotiveerd moeten worden.

36.

Omdat de gevolgen verschillen naargelang het gaat om een belasting, retributie en tarief, is het aangewezen om binnen de gemeente een duidelijk beleid te voeren en duidelijk af te bakenen welke vergoeding als een belasting, een retributie of een tarief beschouwd moet worden.

Tip:

Het is aan te bevelen de belastingen, retributies en tarieven die de gemeente oplegt, correct te benoemen en in afzonderlijke reglementen te regelen.

Om te vermijden dat de gemeente en haar burgers geconfronteerd worden met een torenhoge stapel aan reglementen, is het aangewezen om de belastingen, retributies en tarieven te clusteren. Dit zal op de eerste plaats de hanteerbaarheid en de vergelijkbaarheid van deze belastingen en vergoedingen ten goede komen. Daarenboven heeft dergelijke clustering als voordeel dat de gemeente, wil ze de bedragen van de belastingen en de vergoedingen aanpassen, slechts één enkel reglement - en niet alle afzonderlijke reglementen - moet wijzigen.

Tip:

Binnen de categorieën “belastingen”, “retributies” en “tarieven” is het aangewezen om tot clustering over te gaan.

Voorbeeld: 1. Zo kan worden voorgesteld alle wegenisbelastingen, zoals bijvoorbeeld de belasting voor de aanleg van voetpaden, de belasting voor het aanleggen van riolering en de belasting op het uitvoeren van wegenwerken, in éénzelfde reglement vast te stellen. Dit maakt het geheel overzichtelijker. 2. Ook voor retributies kan clustering voor meer vereenvoudiging zorgen. Gedacht kan worden aan de samenvoeging van alle retributies voor standplaatsen, bijvoorbeeld voor marktkramers, voor foorkramers, voor straatartiesten, … . 3. Voor de tarieven kan gedacht worden aan een clustering van de verschillende tarieven voor de sporthal, zoals bijvoorbeeld de verkoop van drank, etenswaren en sportmateriaal, in éénzelfde reglement. Een andere mogelijkheid is het bundelen van de verschillende tarieven voor de verkoop van drank, zowel in de cafetaria aan het gemeentelijk zwembad, als bijvoorbeeld tijdens een evenement georganiseerd door de gemeente (“bal van de burgemeester”). Bij de clustering van tarieven kan het ook aangewezen zijn om rekening te houden met het feit of het College al dan niet het bedrag van de tarieven kan wijzigen. Dit kan het geval zijn in de mate de gemeente de kostprijs van de gepresteerde dienst kan bewijzen en in de mate de gemeenteraad uitdrukkelijk deze bevoegdheid aan het College gedelegeerd heeft. Dit heeft als voordeel dat bepaalde retributies en tarieven sneller en efficiënter aan prijsveranderingen kunnen aangepast worden.

Tip: Hou bij de clustering van de retributie- en tariefreglementen rekening met het feit dat de bevoegdheid tot het wijzigen van het bedrag van de vergoeding kan gedelegeerd worden aan het College. De delegatie gebeurt door de gemeenteraad in het reglement.

37.

Voorbeeld: Gedacht kan worden aan de clustering van de tarieven inzake drankenverkoop. De kostprijs van de dranken kan immers perfect bewezen worden aan de hand van facturen, zodat het College, voor zover ze hiertoe door de gemeenteraad gemachtigd wordt, gemakkelijk tot het aanpassen van deze tarieven kan overgaan.

Tip:

Het is aan te bevelen om de bewijsstukken van de kostprijs van de door de gemeente geleverde prestatie zorgvuldig te bewaren.

Immers is het niet ondenkbaar dat de gemeente geconfronteerd wordt met de vraag van een burger om het bedrag van een retributie of een tarief, dan wel een differentiatie in het bedrag van de vergoeding, te rechtvaardigen. Het is in dergelijke gevallen aangewezen om voldoende bewijsmateriaal bij de hand te hebben.

38.

S l o t w o o r d

39.

De gemeenten en de provincies hebben een zeer belangrijke rol in het reguleringsmanagement. Voor de burgers is het lokaal niveau immers de laagste drempel naar de overheid. Vandaar ook de uitdrukkelijke wens van de Vlaamse overheid om met de gemeenten samen te werken aan administratieve vereenvoudiging. De lokale besturen hebben immers de verantwoordelijkheid te streven naar optimale dienstverlening. Heldere en duidelijke regelgeving, en de daaruit voortvloeiende rechtszekerheid, kan hier in grote mate toe bijdragen. Gemeente-, stads- en provinciebesturen nemen dagelijks beslissingen, elk met hun doelgroep, impact op de omgeving en verwachtingen. Deze beslissingen worden vertaald in regelgeving die jammer genoeg niet altijd even duidelijk is en door de jaren heen vaak een ondoordringbare jungle is geworden van reglementen en verordeningen, in een moeilijke juridische taal. Het verbeteren van de samenhang en de structuur van rechtsregels is het doel van juridisch-technische vereenvoudiging. Verordeningen en reglementen worden hierdoor niet alleen vereenvoudigd maar ook de omvang ervan wordt substantieel verminderd. Met deze publicatie, die het resultaat is van de begeleiding van een aantal juridisch-technische vereenvoudigingsprojecten in steden en gemeenten, wil de Vlaamse overheid het idee van partnerschap tussen de Vlaamse overheid en de lokale en provinciale besturen stimuleren.

40.

C OLO f ON

Vlaamse overheid Verantwoordelijke uitgever De heer Luc Lathouwers Departement Bestuurszaken Koning Albert II-laan 20 (bus 2) 1000 BRUSSEL Tel 02 553 72 02 Fax 02 553 72 05 Redactie Dienst Wetsmatiging i.s.m. Laga, advocatenkantoor www.laga.be Contact Johan Van Steelandt Hoofd dienst Wetsmatiging Tel 02 553 17 11 Depotnummer D/2006/3241/271 Uitgave December 2006

41.

DIENST WETSMATIGING - Departement Bestuurszaken www.vlaanderen.be/wetsmatiging