PENGENALAN Pengucapan awam merupakan satu kemahiran yang perlu dikuasai oleh semua individu. Kemahiran berucap ini telah diterapkan oleh ibu bapa mahupun guru sekolah sejak dari seseorang itu kecil lagi. Kemahiran ini penting kerana kemahiran ini boleh jadi penentu kejayaan seseorang di dalam temu duga , kerjaya , pertandingan dan sebagainya. Ramai orang berbakat besar dalam bidang pengucapan awam dan boleh berucap dengan lantang dan yakin di hadapan umum . Kemahiran berucap juga memerlukan komitmen yang tinggi dan latihan yang konsisten untuk memastikan seseorang itu benar-benar menguasai kemahiran ini dengan baik. Menyampaikan ucapan bukanlah merupakan proses yang mudah, jadi melalui Bahasa Melayu Komunikasi ini, kemahiran menyampaikan ucapan dapat dipelajari dengan lebih mendalam dan berkesan. Hal ini kerana proses pembelajaran kemahiran ini bermula dengan inisiatif kendiri untuk berusaha mempelajarinya melalui sumber buku, internet dan majalah. Selain itu, kemahiran berucap juga boleh dipelajari daripada video individu-individu menyampaikan ucapan seperti Debat Piala Perdana Menteri dan Forum Peringkat Kebangsaan. Secara tidak langsung, penonton dapat mencontohi cara dan gaya daripada video visual tersebut. DEFINISI Ucapan dilontarkan berdasarkan tujuan dan setiap ucapan mempunyai tujuan dan matlamat yang berbeza. Arshad Md. Ghaus (2007) dalam bukunya, Teknik Pengucapan Berkesan menyatakan bahawa empat tujuan utama menyampaikan ucapan adalah untuk memaklumkan (to inform) , mempengaruhi ( to influence ) , memberikan inspirasi ( to inspire ) dan menghiburkan ( amuse ) . Menurut Khairuddin Mohamad et al. (2012) , ucapan didefinisikan sebagai satu bentuk saluran komunikasi pertuturan dan merupakan jenis karangan berformat yang menggunakan teks bertulis sebagai landasan penyampaiannya. Ucapan juga merupakan medium untuk menyampaikan mesej kepada umum melalui pemberi ucapan tersebut sahaja. Ucapan dapat difahami sebagai komunikasi sehala yang melibatkan proses pelahiran idea secara lisan yang diujarkan berdasarkan tema atau agenda majlis dan disampaikan secara individu kepada khalayak untuk mencapai matlamat serta tindakan sesuatu. T. Hunt (1987) yang deptik daripada buku Bahasa Melayu Kontekstual, pula menjelaskan lagi bahawa, pengucapan awam merupakan proses penyampaian buah fikiran, maklumat, pandangan, dan perasaan kepada hadirin sekalian dengan menggunakan lambing-lambang bahasa. Secara keseluruhannya, dapatlah difahami bahawa pengucapan awam ialah satu proses komunikasi melibatkan penghataran mesej daripada seorang pengirim kepada sekumpulan pendengar
1
CIRI_CIRI PENGUCAPAN AWAM
1. Pengucap Pengucap merupakan seorang individu yang mempunyai mesej dan bertindah menyampaikan mesej kepada orang lain. Selain itu, pengucap hendaklah memastikan apa yang disampaikannya difahami oleh orang yang mendengar dengan jelas. 2. Pendengar Orang yang menerima mesej pula dinamakan sebagai pendengar atau penerima. Peranan utama seorang pendengar ialah menganalisis dan mentafsir mesej yang diterima serta member respons kepada pengucap. Respons yang diberikan tidak kiralah sama ada berbentuk lisan atau bukan lisan. 3. Situasi Proses perpindahan sesuatu mesej atau maklumat mestilah berlaku dalam sesuatu situasi yang tertakluk kepada waktu,tempat dan majlis yang khusus. 4. Mesej Mesej diwakili oleh simbol-simbol lisan dan bukan lisan yang dihantar daripada pengucap kepada penerima melalui kaedah lisan, tulisan mahupun medium pengantaraan. 5. Saluran Saluran atau medium pengantaraan merupakan penghubung antara pengucap dan penerima jarak jauh untuk menyampaikan maklumat. Radio, televisyen, emel dan buku merupakan contoh-contoh saluran yang biasa digunakan. 6. Maklum balas Maklum balas atau respon merupakan tindakan pendengar selepas menerima mesej daripada pengucap. Respons boleh berbentuk lisan mahupun bukan tulisan daripada penerima mesej tersebut. 7. Gangguan Gangguan boleh berlaku dalam proses komunikasi kerana terdapat banyak faktor yang mempengaruhi keadaan ini. Gangguan-gangguan ini berpunca daripada fizikal, teknikal, fisologi , semantik dan banyak lagi. Salah satu contoh ketara yang sering berlaku di majlis umum ialah masalah teknikal berhubungan dengan alat siar pandang atau alat pembesar suara. Perkara sebegini mampu membantutkan niat para pendengar yang sedang menumpukan perhatian. 2
STRATEGI PENGUCAPAN AWAM 1. Bahasa Badan Bahasa badan merupakan salah satu elemen penting dalam proses pengucapan awam. Ekspresi muka dan gaya secara tidak lansung dapat menerangkan kepada penonton mengenai perasaan pengucap tersebut. Dengan ini, penonton dapat merasai perasaan pengucap tersebut juga. Selain itu, intonasi yang menarik juga memainkan peranan kerana pengucap yang cemerlang mempunyai daya tarikan yang tinggi dari segi intonasi suara yang tinggi dan rendah mengikut keadaan. Intonasi yang mendatar tidak akan menarik perhatian para pendengar. Senyuman yang manis dan sapaan yang mesra akan menjadi satu permulaan yang baik untuk sebuah komunikasi yang positif. Jadi , seorang penutur yang akan menyampaikan maklumat hendaklah mempunyai bahasa badan yang menarik. Mimik muka dan pertentangan mata juga memainkan peranan yang penting. 2. Penampilan Menarik Seorang pengucap perlulah berpenampilan menarik dari segi pakaian dan cara pembawakan penyampaiannya serta sesuai dengan tema majlis. Pengucap memerlukan baju yang formal untuk majlis rasmi, manakala untuk majlis yang mempunyai tema , pengucap hendaklah memilih baju yang sesuai dengan tema tersebut. Misalnya untuk acara Pidato Peringkat Antarabangsa, setiap peserta diberi tajuk ucapan yang bertema nasionalisme, jadi para peserta hendaklah memakai baju kebangsaan Malaysia untuk menyesuaikan diri mereka dalam majlis tersebut. Pakaian juga mampu membuatkan seorang pengucap itu lebih berkeyakinan di hadapan. 3. Pengetahuan Luas Stategi menangkap perhatian umum yang ketiga ialah mempunyai ilmu pengetahuan yang luas. Dengan berbekalkan pengetahuan am yang tinggi,seorang pengucap dapat menarik perhatian juri,penonton mahupun pendengar. Oleh itu, setiap orang perlulah berusaha untuk memperbanyak ilmu pengetahuan agar dengan ilmu tersebut mereka dapat menggunakannya misalnya ketika memberi ucapan. 4. Persediaan Perkara yang tidak dapat dielakkan ialah membuat persediaan fizikal dan mental sebelum membuat pengucapan. Perkara ini mampu mengurangkan gementar dan menaikkan keyakinan seseorang pengucap itu. Pengucap hendaklah menyediakan draf terlebih dahulu untuk teks ucapan. Kemudian, pegucap perlu praktis melakukan ucapan tersebut . Menghafal bukanlah satu perkara menjadi pilihan kerana jika seorang pengucap hafal teks ucapannya, ucapannya kelak akan menjadi kaku dan jika dia terlupa teks ucapannya, perkara ini mengundang masalah buat dirinya pula.
3
ELEMEN DALAM KEMAHIRAN KOMUNIKASI Elemen dalam kemahiran menyampaikan Menguasai kemahiran menyampai penting kepada setiap orang. Kini anggapan yang menyatakan kehebatan dan keupayaan individu tertentu menyampaikan maklumat secara berkesan sebagai bakat semula jadi boleh dipertikaikan. Malah ada juga yang berpendapat sebagai kelebihan diri yang dianugerah tuhan atau diwarisi dari ibu bapa. Sebenarnya kemahiran menyampai maklumat secara berkesan boleh dipelajari dan dimiliki oleh semua orang jika ada minat. Apabila kita membicarakan kemahiran menyampaikan maklumat, sebenarnya ada lima elemen penting yang perlu diambil kira iaitu penggunaan pelbagai jenis ragam bahasa, penyampaian buah fikiran yang tersusun dan bersistematik, pengetahuan tatabahasa yang baik, penguasaan pelbagai gaya menyampai dan penguasaan pelbagai bentuk penulisan. Menurut Nuraini Yusoff et al. (2005) yang memetik pendapat Aristotle telah menyenaraikan lima elemen iaitu reka cipta, susunan, gaya, ingatan dan penyampaian. Reka Cipta Reka cipta merujuk kepada satu proses penggabungan kesemua bahan dalam sesebuah pengucapan seperti elemen idea, perdebatan dan bukti yang menunjukkan sesuatu kes yang diperkatakan sama ada menyokong atau menentang. Proses yang dimaksudkan ini adalah merujuk kepada dua sudut yang berbeza, iaitu dari sudut teori dan dari sudut praktikal. Dari segi teori, reka cipta dikatakan berlaku apabila suatu kajian itu diperdebatkan dan disertakan dengan bukti yang berjaya diperoleh dan dicari. Manakala dari segi praktikalnya berlaku apabila reka cipta mengalami proses pengeluaran idea yang mantap dan baik untuk digunakan oleh pengucap ketika menyampaikan ucapan atau semasa berbahas. Susunan Cetusan idea yang tersusun dalam satu-satu teks ucapan itu akan menggambarkan imej seorang pengucap sama ada berada dalam keadaan bersedia untuk berucap atau sebaliknya. Nuraini Yusoff et al. (2005) mendefinisikan susunan sebagai satu proses yang melibatkan susunan dalam teks pengucapan. Terdapat pelbagai cara yang boleh digunakan dalam proses penyusunan sesebuah teks untuk menyampaikan sesuatu maklumat, seperti persediaan menyediakan latar belakang sesebuah tajuk dengan maklumat yang terperinci, menyata dan membuktikan kajian atau idea dengan fakta dan bukti yang tepat, mengambil kira dan pengetahui keseluruhan kajian serta membuat satu kesimpulan yang boleh dijadikan panduan. Susunan yang baik mampu melahirkan teks yang dapat menarik minat pendengar atau khalayak. Gaya
4
Gaya merujuk kepada kebijaksanaan memilih dan menyusun ayat dengan efektif. Kebijaksanaan menggunakan gaya membolehkan proses penyusunan idea menjadi lebih jelas, menarik dan sesuai dengan situasi yang dilalui. Kemampuan mengolah teks dan penguasaan yang baik dalam aspek bahasa akan membantu seseorang untuk menyampaikan maklumat dengan baik dan menyakinkan. Setiap dalam kalangan kita sebenarnya mempunyai gaya penyampaian yang berbeza-beza. Oleh itu, tiada satu peraturan yang ditetapkan dalam penentuan dan penyampaian gaya seseorang. Ia banyak bergantung kepada apa yang dicadangkan serta dijadikan petunjuk dan idea sahaja. Ingatan Sebelum manusia mahir dalam penulisan dan pembacaan, ingatan digunakan untuk mengingati segala ilmu terdahulu dari turun-temurun secara lisan. Perkara ini jelas menunjukkan bahawa daya ingatan digunakan untuk menceritakan semua perkara yang berlaku. Ingatan ialah kemampuan seseorang dalam mengingat setiap perkara yang ingin diperkatakan ketika dalam pengucapan. Ingatan dalam sebuah pengucapan bermula ketika seorang pengucap itu berucap dengan menyusun kesemua bahan dan idea. Kecanggihan teknologi telah mendorong penciptaan pelbagai alatan elektronik untuk membantu proses ingatan. Umpamanya penggunaan Microsoft Powerpoint dalam pembentangan sesuatu kertas kerja bukan sahaja dapat membantu pengucap menerangkan sesuatu perkara dengan lebih berkesan, malah pendengar boleh melihat pelbagai catatan melalui slide yang ditayangkan. Penyampaian Penyampaian penting dalam semua bentuk pengucapan awam. Gaya penyampaian yang kurang menarik akan menyebabkan sesuatu tajuk besar yang hendak disampaikan menjadi hambar dan kurang berkesan. Pengucap yang baik mestilah mengetahui cara penyampaian yang betul supaya apa yang ingin disampaikan kepada khalayak dapat mempengaruhi mereka. Latihan yang kerap boleh membantu seseorang pengucap menyampaikan hujahnya dengan baik dan yakin KEMAHIRAN KOMUNIKASI Konsep Menyampaikan Maklumat Apabila kita memperkatakan tentang konsep menyampaikan maklumat, pada waktu sama kita sebenarnya tidak boleh lari daripada membicarakan tentang konsep komunikasi. Noresah Baharum et al. (2000) mentakrifkan ‘menyampaikan’ sebagai membawa dan menyerahkan, mengirimkan, memberikan atau mengunjukkan kepada. Manakala maklumat bermaksud makluman, pemberitahuan dan pengumuman. Konsep 4M seperti yang dikemukakan oleh Eddy Rosyadie (2007) untuk pengucapan awam sesuai untuk diaplikasikan ke dalam konsep penyampaian maklumat yang berkesan. 4M tersebut ialah memahami, menghayati, menghafal dan melafaz. ‘Memahami’ adalah merujuk kepada tahap ‘faham’ pengucap tentang topik yang hendak disampaikan, manakala ‘menghayati’ merujuk kepada tahap penghayatan topik dengan penuh emosi. ‘Menghafal’ pula berkait rapat dengaan ketajaman fikiran dan kelancaran pengucap. Akhir sekali ‘melafaz’ bermaksud mengeluarkankan perkataan-perkataan dengan penuh yakin. Justeru itu menyampaikan maklumat bermaksud proses memindah pelbagai bentuk berita,pengumuman atau makluman daripada pemberi maklumat kepada pihak kedua, iaitu penerima maklumat secara lisan atau bertulis. Pemberi maklumat perlu memahami topik yang hendak disampaikan, menghayati, menghafal 5
seterusnya melafazkan perkataan yang hendak disampaikan dengan yakin. Terbahagi kepada dua jenis iaitu penyampaian maklumat secara lisan, dan penyampaian maklumat secara bertulis. Menyampai maklumat secara lisan Menyampaikan maklumat secara lisan melibatkan dua proses iaitu bertutur dan mendengar. Kamarudin Husin (1999) mentakrifkan lisan sebagai percakapan atau pertuturan iaitu satu kegiatan melahirkan bahasa melalui suara atau sebutan. Manakala proses mendengar pula dibahagikan kepada empat peringkat, iaitu mendengar deretan bunyi bahasa, memahami bunyi tersebut, menilai bunyi, dan bertindak terhadap bunyi. Justeru, menyampaikan maklumat secara lisan bermaksud melahirkan pengucapan atau idea melalui mulut dalam bentuk suara mengandungi perkataan yang ditutur terus kepada penerima maklumat atau khalayak menerusi pendengaran. Menyampai maklumat secara bertulis Menyampai maklumat secara bertulis bermaksud idea yang terjana dalam minda, ditulis secara sistematik dalam bentuk huruf dan menggunakan kemahiran bacaan untuk tujuan memahami mesej yang ingin diketengahkan. Berlaku tanpa menggunakan sebarang perkataan yang ditutur secara lisan dan mempunyai kandungan yang boleh menunjukkan maksud yang tersirat. Antaranya surat, memo, akhbar, e-mail dan pekeliling. Cara Penyampaian Maklumat Secara Lisan Terdapat sepuluh cara menyampaikan maklumat yang berkesan secara lisan, iaitu pengumuman, pembentangan kertas kerja, pengacaraan majlis, pembentangan laporan, pengucapan awam, pidato, ucapan, syarahan, taklimat, dan ceramah. Kesemuanya cara penyampaian maklumat secara lisan ini akan diterangkan berdasarkan bab-bab tertentu beserta contoh untuk tujuan pemahanan. Walau bagaimanapun di bawah ini dijelaskan secara ringkas takrif kesemua cara-cara menyampaikan maklumat secara lisan seperti yang dinyatakan. 1. Pengumuman Menyampaikan pengumuman ialah satu proses menyalurkan pemberitahuan atau makluman kepada orang ramai sama ada secara lisan atau tulisan yang dibuat melalui media cetak atau media elektronik. 2. Pembentangan kertas kerja Merujuk kepada individu yang mempersembahkan kertas kerja untuk sesuatu program atau seminar yang dijalankan. Seorang pembentang boleh memilih membaca kertas kerja yang dibentangkan sekiranya kertas kerja tersebut memerlukan penelitian setiap ahli yang hadir. Setiap kertas kerja yang memerlukan penelitian sepatutnya telah diserahkan lebih awal untuk dibaca oleh ahli mesyauarat. Dan pembentangan yang baik biasanya memerlukan pembentang menyediakan alat bantu bagi membolehkan setiap ahli mengikuti hujah yang disampaikan 3. Pengacaraan majlis 6
Pengacaraan majlis merujuk kepada keadaan di mana seorang individu yang ditugaskan untuk mengendalikan perjalanan acara-acara dalam sesuatu majlis, persembahan atau pertunjukan. Pengacara juga disebut juruacara yang merujuk kepada orang yang memimpin sesuatu majlis. Majlis pula ialah perjumpaan yang mengumpulkan orang ramai sama ada bersifat keramaian mahupun sambutan yang diadakan untuk sesuatu tujuan. Dua perkataan tersebut digabungkan menjadi kata majmuk yang membentuk ’pengacara majlis’.
4. Pembentangan laporan Pembentangan laporan dikendalikan oleh seorang yang ditugaskan untuk menyampaikan maklumat, melaporkan penemuan, kemukakan idea dan kadangkala membuat cadangan, syor tentang sesuatu perkara untuk pembaca tertentu atau yang berkenaan. Perkara yang dilaporkan itu boleh berbentuk laporan penemuan baharu, kemukakan idea dan kadangkala membuat cadangan, syor tentang sesuatu perkara. 5. Pengucapan awam Menyampaikan taklimat bermaksud proses menghantar mesej oleh seorang pengirim kepada sekumpulan pendengar atau khalayak. Pengucapan awam yang berkesan berlaku apabila wujudnya proses perpindahan idea dan perasaan daripada pengucap kepada pendengarnya. Kebolehan berkomunikasi seperti ini merupakan satu kelebihan dan kekuatan kepada pemiliknya kerana berkeupayaan mempengaruhi pemikiran dan tingkahlaku pendengar ke satu arah yang dihasratkan oleh pengucap. 6. Berpidato Berpidato adalah aktiviti menyampaikan ucapan dengan susunan kata yang baik oleh seorang individu yang berwibawa kepada sekumpulan khalayak. Pidato yang baik dapat memberikan suatu kesan positif kepada orang yang mendengar pidato tersebut . Pidato disampaikan secara individu kepada khalayak bagi meyakinkan khalayak berkenaan sesuatu tajuk. Pidato disampaikan secara sehala dalam satu masa yang ditetapkan. 7. Ucapan Menyampaikan ucapan merupakan aktiviti berucap, dilakukan oleh seorang individu yang diyakini kebolehannya dan telah diberikan mandat. Ucapan yang disampaikan akan melibatkan proses penglahiran idea secara lisan yang diujarkan berdasarkan tema atau agenda sesuatu majlis. Dalam hal ini tugas pengucap lebih bersifat individu kepada khalayak. 8. Syarahan
7
Menyampaikan syarahan ialah satu proses membicarakan sesuatu topik oleh orang yang diyakini dan berpengetahuan secara lisan kepada sekumpulan khalayak. Syarahan yang disampaikan merangkumi pelbagai topik seperti ekonomi, politik dan sosial. 9. Taklimat Menyampaikan taklimat bermaksud proses memberikan penerangan atau arahan yang perlu secara ringkas tentang sesuatu perkara kepada sekumpulan khalayak oleh orang yang diberi tanggung jawab serta diyakini.
10. Menyampaikan ceramah Merupakan aktiviti berceramah oleh individu yang mahir bukan sahaja subjek yang diperkatakan tetapi juga perlu mahir dalam aspek penyampaian. Ceramah yang disampaikan merangkumi pelbagai topik seperti ekonomi, politik, dan sosial. CARA PENYAMPAIAN MAKLUMAT SECARA TULISAN KERTAS KERJA Kertas kerja adalah salah satu daripada bentuk komunikasi bertulis. Oleh sebab itu kertas kerja bermaksud hasil penulisan yang mengandungi idea untuk dikemukakan kepada khalayak atau pihak-pihak tertentu. Khalayak perlu membaca kertas kerja tersebut untuk mendapatkan maklumat berkaitan idea yang hendak disampaikan. Khalayak boleh terdiri daripada kumpulan kecil seperti jawatankuasa projek ataupun kumpulan besar seperti peserta seminar dan persidangan. Dalam keadaan tertentu kertas kerja juga boleh dibentangkan kepada khalayak dalam bentuk lisan. Namun begitu, komunikasi lisan tersebut hanya berperanan menyampaikan maklumat yang memang telah disediakan dalam kertas kerja tersebut atau dengan kata lain menerangkan apa yang terkandung dalam kertas kerja itu. Apa yang lebih penting ialah hasil penulisan kertas kerja itu sendiri. Jenis-Jenis Kertas Kerja Terdapat pelbagai jenis kertas kerja yang dihasilkan. Namun secara umumnya, kertas kerja dapat dibahagikan kepada dua, iaitu: Kertas Kerja Seminar Kertas kerja seminar ialah kertas kerja tentang sesuatu perkara untuk dikemukakan kepada sesebuah kumpulan atau orang ramai dalam sesuatu bengkel atau seminar. Penulis akan mengemukakan idea, pandangan, kajian, penyelidikan dan sebagainya kepada khalayak dengan tujuan untuk memberi panduan bagi menerokai bidang-bidang baharu, memberi penerangan tentang sesuatu perkara, memberi penjelasan 8
tentang sesuatu idea, atau mencadangkan tindakan-tindakan tertentu terhadap sesuatu fenomena. Khalayaknya ialah mereka yang hadir dalam pembentangan yang dijalankan atau yang membaca kertas kerja tersebut. Khalayak biasanya mereka yang memang berminat dengan perkara/tajuk yang disampaikan ataupun mempunyai pengalaman dan pengetahuan perkara yang diperkatakan. Oleh itu, mereka hadir atau membaca kertas kerja ingin mengetahui perkara tersebut dengan lebih mendalam lebih-lebih lagi jika perkara yang ingin disampaikan itu ialah penemuan baharu dalam bidang berkenaan. Biasanya kertas kerja ini bersifat formal dan menggunakan laras bahasa akademik. Kadang-kadang kertas kerja tersebut kemudiannya diterbitkan dalam jurnal untuk menjadi bahan bacaan bacaan dan rujukan. Bergantung kepada tujuan dan khalayak, kertas kerja seminar perlu ditulis menggunakan laras bahasa mengikut bidang yang diperkatakan supaya lebih jelas dan mudah difahami. Kertas Kerja Projek Manakala kertas kerja projek pula dikemukakan untuk urusan-urusan seperti perancangan sesuatu projek, kajian dan penyelidikan bagi sesebuah jabatan, syarikat atau institusi tertentu. Kertas kerja projek dikemukakan kepada pihak tertentu untuk mendapat kelulusan. Penulis kertas kerja ini akan mengemukakan idea bagaimana sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan. Berbanding dengan kertas kerja seminar, kertas kerja ini juga bersifat formal tetapi menggunakan laras bahasa umum yang lebih mudah difahami. Dengan penulisan kertas kerja ini, pembaca atau pihak yang berkenaan akan mendapat gambaran lengkap tentang bagaimana sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan dengan jayanya. Semua perkara yang berkaitan projek itu akan dijelaskan dalam kertas kerja. Kemungkinan halangan/kekangan yang akan dihadapi dalam projek tersebut juga dikemukakan untuk mendapat maklum balas bagaimana halangan / kekangan itu dapat diatasi. Bergantung kepada tujuan penulisannya, kertas kerja ini dapat dibahagikan kepada beberapa jenis,antaranya ialah: - Kertas kerja perniagaan - Kertas kerja lawatan - Kertas kerja program - Kertas kerja perkhemahan - Kertas kerja hari keluarga - Kertas kerja sukan Format Menulis Kertas Kerja Untuk menghasilkan kertas kerja terdapat pelbagai kaedah dan format yang boleh digunakan. Sebenarnya format penulisan kertas kerja bergantung kepada beberapa faktor/perkara antara lain ialah apa tujuannya, siapa khalayaknya, bagaimana penyampaiannya, apakah isi kandungannya dan lain-lain. Walau bagaimanapun terdapat format umum yang boleh dikuti oleh penulis sebagai panduan menyediakan kertas kerja. Bagi penulisan sesuatu kertas kerja, apa yang penting ialah ketekalan bentuk penulisannnya. Antara format umum penulsan kerja kerja: a. Format Kertas Kerja Seminar • Tajuk • Nama / Nama-nama pembentang kertas kerja 9
• Nama institusi • Abstrak (Sinopsis/Ringkasan) • Pengenalan • Sorotan kajian • Metodologi • Analisis data / Dapatan • Rujukan • Lampiran b. Format Kertas Kerja Projek • Tajuk • Latar belakang / Rasional • Objektif / Matlamat • Jangka masa yang diperlukan • Kumpulan sasaran • Andaian-andaian halangan • Anggaran belanjawan • Penubuhan jawatankuasa • Menentukan jadual tugas • Pelaksanaannya Walaupun terdapat format umum penulisan kertas kerja yang boleh menjadi rujukan, sebagaimana yang telah dinyatakan, anda perlu melakukan penyesuaian supaya kertas kerja yang dihasilkan benar-benar menepati tujuan dan dapat mencapai objektifnya. Ingatlah bahawa penulisan perlu teliti dan lengkap dengan semua maklumat yang diperlukan. Ciri-ciri Penulisan Kertas Kerja Yang Baik Untuk mencapai matlamat penulisannya, kertas kerja perlu memenuhi beberapa kriteria dan ciri-ciri penulisan tertentu. Antara lain, ciri-ciri penulisan kertas kerja yang baik ialah: 1. Penggunaan bahasa yang baik. Penggunaan bahasa yang baik dan tepat sangat penting dalam penulisan kertas kerja. Struktur ayat yang betul dan gramatis, pemakaian imbuhan perkataan yang tepat dan pemilihan kosa kata sesuai mengikut kmonteks dan situasi perlu diberi perhatian oleh penulis. Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan menimbulkan kesukaran kepada pembaca untuk memahami apa yang ingin dimaksudkan. Tahap penguasaan yang baik membolehkan penulis melahirkan apa yang sebenarnya ingin disampaikan. Jika tidak berkemungkinan pembaca akan menyalahtafsirkan mesej sebenar yang terkandung dalam kertas kerja tersebut. Dalam penggunaan bahasa, penulis perlu memikirkan pemilihan kata dan ayat yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut: • Kejelasan • Kekhususan 10
• Ketepatan • Kesesuaian • Elakkan ulangan yang tidak perlu 2. Ringkas, tepat dan padat. Kertas kerja banyak mengandungi maklumat. Maklumat perlu dijelaskan oleh penulis menggunakan bahasa yang sesuai supaya mudah difahami oleh pembaca dengan jelas. Jika penjelasan yang diberikan oleh penulis terlalu panjang maka pembaca sukar untuk memahami maksud yang ingin disampaikan. Begitu juga sebaliknya, jika penjelasan terlalu ringkas sukar untuk pembaca memahami apa yang ingin disampaikan atau berkemungkinan pembaca akan membuat tafsiran yang berbeza daripada maksud sebenar penulis. Setiap maklumat harus diolah dengan jelas tanpa diulang-ulang. Kertas kerja yang dihasilkan perlu ringkas, tepat dan padat sesuai dengan tujuan penghasilan kertas kerja tersebut. 3. Penggunaan laras yang betul Laras bahasa ialah variasi bahasa yang mempunyai cirri-ciri khusus dalam penggunaannya mengikut bidang. Hal ini termasuk pemilihan kata, frasa, ayat, khalayak dan bidang yang diperkatakan. Walaupun pada umumnya penulisan kertas kerja menggunakan laras bahasa formal, namun dalam penghasilan kertas kerja tertentu penggunaan laras yang betul amat penting. Semasa menghasilkan kertas kerja seminar misalnya, penggunaan laras yang tepat mengikut bidang akan memudahkan khalayak memahami maksud yang ingin disampaikan oleh penulis. Manakala bagi kertas kerja projek pula, laras bahasa umum sering digunakan. Oleh sebab itu, penulis juga perlu membuat pertimbangan tentang khalayaknya sebelum menulis. 4. Keutuhan wacana dalam tulisan. Wacana merupakan satu satuan bahasa terlengkap dengan koheren dan kohesi tinggi yang berkesinambungan. Oleh sebab banyak maklumat yang terdapat dalam kertas kerja, maklumat itu perlu disusun sesuai dengan urutannya supaya idea yang ingin disampaikan dapat dipersembahkan secara teratur. Pertalian antara satu maklumat dengan yang lain akan menampakkan satu pola atau keseluruhan kertas kerja. Dengan itu pembaca akan mudah memahami idea yang ingin disampaikan. Selain itu, pemilihan kata dan susunan ayat yang digunakan dalam kertas kerja juga akan memperlihatkan kertas kerja itu sebagai satu kesatuan yang utuh. 5. Ketekalan penulisan. Untuk menghasilkan kertas kerja yang baik, bentuk penulisan harus dipersembahkan dalam bentuk yang tekal dan konsisten terutama dari segi ejaan. Ejaan perkataan sama yang berbeza-beza dalam satu kertas kerja memperlihatkan ketidaktelitian penulis khususnya dalam membuat penyemakan terakhir. Selain itu, bahagian subtajuk yang terdapat dalam kertas kerja perlu ditulis dalam format yang sama terutama daripada segi membuat indent atau jarak tepi. Ketekalan bentuk akan memudahkan pembaca membuat rujukan dan kertas kerja tersebut akan kelihatan kemas. 6. Penomboran yang sesuai. 11
Penomboran juga penting dalam penulisan kertas kerja kerana terdapat beberapa tajuk kecil yang perlu ada dalam satu kertas kerja. Penulis perlu menyusun maklumat dengan susunan yang sesuai dan memberikan penomboran. Penulis perlu memikirkan pembahagian tajuk-tajuk kecil tersebut supaya tidak terlalu banyak tajuk kecil yang disenaraikan. Begitu juga pecahan-pecahan bagi tajuk kecil tersebut. Berilah penomboran yang sesuai supaya bahagian-bahagain tertentu mudah dirujuk. 7. Maklumat yang lengkap. Kertas kerja biasanya mengandungi maklumat yang banyak terutama bagi kertas kerja projek. Oleh sebab itu, penulis digalakkan untuk membuat rujukan atau semakan dengan pihak-pihak tertentu supaya maklumat yang diperlukan tidak tertinggal. Pandangan daripada pihak-pihak lain akan dapat melengkapkan lgi kertas kerja yang kita sediakan. Kertas kerja yang telah lengkap sepatutnya dapat menjawab persoalanpersoalan yang berkaitan. Jika maklumat yang perlu tidak terdapat dalam kertas kerja mungkin penulis perlu melakukan penambahbaikan agar kertas kerja yang akan dikemukakan mendapat kelulusan. 8. Kepanjangan yang sesuai. Sesebuah kertas kerja yang baik tidak semestinya panjang. Bergantung kepada tujuan, khalayak, perkara yang diperkatakan, peruntukan kewangan dan sebagainya, penulis boleh merangka kepanjangan yang sesuai bagi kertas kerja tersebut. Bagi tajuk-tajuk tertentu, kertas kerja yang disediakan tidak perlu panjang kerana khalayak mudah memahaminya sedangkan mungkin untuk tajuk-tajuk yang lain penulis perlu memberi penjelasan yang lebih terperinci. Panjang atau pendek sesuatu kertas kerja bergantung kepada jenis kertas kerja dan tujuannya. Untuk mengelakkan kertas kerja yang dihasilkan menjadi terlalu panjang, penulis perlu menggunakan halaman lampiran untuk menyampaikan maklumat tambahan yang mungkin diperlukan untuk menjelaskan tentang sesuatu perkara yang dinyatakan dalam kertas kerja tersebut. Bahagian-bahagian tertentu dalam sesuatu kertas kerja mungkin boleh dikemukakan dalam bentuk lampiran. Dengan ini, kertas kerja yang dihasilkan tidak terlalu panjang atau tebal.
12
