Dobrý den, poskytovatel dotace z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (dále jen „OP VK“) připravil prezentaci na téma „Udržitelnost projektů realizovaných v rámci Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost“.
1
Cílem této prezentace je poskytnout Vám základní informace o udržitelnosti projektů realizovaných v rámci Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Dozvíte se, co si pod pojmem „Udržitelnost“ představit, na koho se udržitelnost vztahuje, jestli je možné v období udržitelnosti realizovat změny, případně jakým způsobem je lze či nelze provádět. Dále se seznámíte s možnostmi dokladování aktivit prováděných v období udržitelnosti, bude zodpovězena otázka povinné publicity a neméně zajímavým tématem se stane nakládání s výstupy vytvořenými během realizace projektu. Také Vás čekají informace k předkládání, vypracování a kontrole monitorovací zprávy o udržitelnosti a na samém závěru prezentace budou shrnuta veškerá dokumentace, z níž lze při naplňování udržitelnosti a tvorbě monitorovací zprávy o udržitelnosti vycházet.
2
3
Udržitelnost projektů by bylo možné definovat jako plnění aktivit projektu či udržení výsledků projektu i po jeho ukončení, resp. po skončení financování z OP VK. Požadavky na udržitelnost projektů stanovuje poskytovatel dotace již ve výzvě k předkládání žádostí individuálních projektů ostatních. Udržitelnost je tedy povinná pro příjemce z výzev: 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 26, 27, 42, 44, 46 a 51. Přesná délka udržitelnosti pro daný projekt je uvedena v Rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo-li právním aktu, tato doba bude činit maximálně 5 let po skončení financování projektu z prostředků OP VK.
4
Způsob, jakým má příjemce zachovávat výstupy podpořeného projektu lze zjistit přímo v projektové žádosti, v níž si je příjemce sám určil. Aktivity udržitelnosti bývají také často upřesněny v Souhrnné informaci o realizaci projektu, případně u novějších výzev v závěrečné monitorovací zprávě na záložce Souhrnné informace o realizaci. Výstupy/aktivity projektu musí být následně udrženy minimálně v popisovaném rozsahu.
5
6
Konkrétní část projektové žádosti, ve které jsou aktivity udržitelnosti popsány, se jmenuje Popis projektu, zde se pak jedná o odstavec s názvem Popis realizace plánovaných aktivit po ukončení financování z ESF. Primárně tedy příjemce musí dodržet aktivity udržitelnosti přesně v té podobě, v jaké byly nadefinovány v projektové žádosti, což může evokovat otázku, co dělat, když jsou v průběhu doby udržitelnosti zaznamenány odchylky v plnění právním aktem stanovených povinností. V tomto případě je nutné přijmout nápravná opatření ve formě nepodstatné nebo podstatné změny. Pokud však je daná aktivita nenahraditelná a nerealizovatelná a příjemce žádným jiným způsobem nezajistí její uskutečnění, vystavuje se sankci dle části IV Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
7
Vraťme se však zpátky k typům změn. Nepodstatnou změnou se rozumí zejména změny formálního charakteru jako je změna kontaktních údajů či sídla příjemce, změna statutárního zástupce atp. Za nepodstatnou změnu jsou ale také považovány situace, kdy je poškozený majetek, který měl příjemce povinnost určitou dobu udržet, odpovídajícně nahrazen, nebo situace, kdy aktivita popsaná v projektové žádosti je nahrazena aktivitou obdobnou nebo inovovanou, např. místo semináře bude realizován workshop nebo místo brožury bude vydána kniha. U těchto změn sice není nutné předchozí schválení poskytovatelem dotace, nicméně takovéto změny je příjemce povinen oznámit v nejbližší monitorovací zprávě o udržitelnosti a nezbytnou součástí informace o provedené změně musí být rovněž řádné zdůvodnění, proč ke změně došlo.
8
Ukázkou konkrétní nepodstatné změny může být následující případ: Příjemce se v projektové žádosti zavázal, že v době udržitelnosti natočí dalších 15 výukových videí (natáčecí technika byla pořízena z projektových prostředků), avšak v průběhu udržitelnosti došlo k rozbití kamery. Příjemce je tedy povinen zajistit novou obdobnou kameru, aby zajistil naplnění udržitelnosti ve smyslu natočení 15ti videí. Povinnost nahrazení jinou technikou plyne případně z konkrétních ustanovení v právním aktu o poskytnutí podpory (včetně Příručky pro příjemce OP VK).
9
Pod podstatnou změnou si lze představit změny ve způsobu naplňování aktivit a v provádění udržitelnosti. Příkladem může být změna harmonogramu akcí mezi jednotlivými roky, sloučení akcí původně plánovaných v různých letech udržitelnosti nebo změna subjektů, se kterými příjemce deklaroval spolupráci. Takovéto zásahy do plnění udržitelnosti musí být předem schváleny poskytovatelem dotace, což má za následek vydání doplnění právního aktu na základě písemné žádosti podepsané statutárním zástupcem příjemce, případně partnery projektu, pokud se jich změna dotýká.
10
Konkrétní situací vyžadující předchozí souhlas poskytovatele dotace může být tato: Příjemce v projektové žádosti k udržitelnosti uvedl, že ročně uspořádá jednu konferenci. V tomto případě je tedy povinen uskutečnit konferenci každý rok. Hlavní host konference však odřekne účast a konferenci daný rok nebude možné uspořádat, proto je tedy nutné požádat o podstatnou změnu harmonogramu plánovaných akcí, neboť bez úpravy právního aktu není možné, aby se např. jeden rok konference nekonala a další rok byla 2x. Pro srovnání - jiná situace nastane, když příjemce v projektové žádosti uvede, že během udržitelnosti zrealizuje přibližně 5 konferencí, pak je může libovolně rozdělit mezi jednotlivá léta, aniž by mu hrozila sankce za nesplnění povinností.
11
Dalšími změnami jsou změny nepřípustné, tzn., tyto není možné realizovat za žádných okolností. Mezi ně hlavně řadíme neuskutečnění některé z aktivit, ke které se příjemce zavázal, dále, nahrazení aktivit tak, že by se původní závazek změnil zásadním způsobem (např. závazek uspořádání 1 konference by měl být nahrazen vydáním publikace) nebo požadavek na ukončení, zrušení nebo zkrácení doby udržitelnosti.
12
13
Otázek souvisejících s udržitelností je mnoho. Další z nich kromě provádění změn může být otázka dokladování udržitelnosti. Udržitelnost se vykazuje v monitorovacích zprávách o udržitelnosti, ve kterých se dokládá standardním způsobem tak, jak probíhalo prokazování realizace aktivit v době realizace projektu. Příjemce v době udržitelnosti předkládá dle charakteru projektu a aktivit/výstupů např. prezenční listiny, fotodokumentaci, pozvánky na semináře, programy akcí, zápisy z realizovaných cest, rozvrhy hodin/přednášek, aktualizované studijní/učební materiály, třídní knihy, výpisy z evidence majetku (pro majetek pořízený z dotace), pracovní smlouvy apod. Příjemce nemá povinnost předkládání účetních dokladů.
14
15
Co se povinné publicity v období udržitelnosti týče, rozlišujeme dvě situace. Jedna z nich nastane, když jsou výstupy/produkty vzniklé v době realizace projektu za podpory finančních prostředků OP VK používané i v době udržitelnosti (např. publikace, skripta), poté musí i nadále splňovat povinnou publicitu, tzn. obsahovat logolink. Na druhou stranu materiály vytvořené až v době udržitelnosti z jiných zdrojů příjemce povinnou publicitu splňovat nemusí. Takovým příkladem jsou pozvánky, prezenční listiny nebo program na seminář realizovaný a financovaný příjemcem.
16
17
V době udržitelnosti výstupy/produkty mohou být dále poskytovány, ovšem pouze za úhradu nákladů souvisejících se vznikem výstupu/produktu (např. s tiskem publikací vytvořených v rámci realizace projektu), příjemci/partnerovi tak nesmí vzniknout žádná neoprávněná výhoda ve formě zisku z prodeje. V opačném případě se příjemce vystavuje riziku vzniku neoprávněné veřejné podpory. Výjimku tvoří projekty podpořené v režimu veřejné podpory či podpory de minimis, u kterých existuje možnost komercializace výstupů/produktů bez omezení.
18
19
Důležitým faktorem udržitelnosti je předkládání monitorovacích zpráv o udržitelnosti reportujících o prováděných aktivitách či případných problémech spojených s udržitelností projektu. Monitorovací zpráva o udržitelnosti se povinně předkládá na elektronickém formuláři prostřednictvím aplikace Benefit7, a to 1x ročně za monitorovací období trvající 12 měsíců. Zprávu je nutné předložit do 2 měsíců po skončení monitorovacího období vytištěnou a originál podepsanou statutárním zástupcem. Monitorovací zpráva o udržitelnosti a relevantní přílohy se dodávají rovněž na CD ve struktuře stanovené materiálem Udržitelnost – informace pro příjemce zveřejněném na webu OP VK.
20
K tomu, jak správně vyplnit monitorovací zprávu o udržitelnosti, Vám napomůže příručka Postupy - Elektronická monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu dostupná na webu OP VK, v níž naleznete jednak obecná pravidla fungování aplikace Benefit7, jednak pokyny pro vyplnění samotné monitorovací zprávy. Monitorovací zpráva o udržitelnosti se skládá z několika záložek. U vybraných záložek bude nyní zdůrazněno to nejpodstatnější. Začněme záložkou Zpráva o udržitelnosti, zde se objevuje pole „Doplňující informace o realizaci projektu“, v němž příjemce může uvést/oznámit změny, které v průběhu udržitelnosti nastaly, např. změna hlavní kontaktní osoby, statutárního zástupce atp. Záložka Popis udržitelnosti by měla obsahovat popis udržitelnosti uvedený v projektové žádosti, tzn., příjemce zde specifikuje plánované aktivity, cíle dle projektové žádosti, jakým způsobem hodlá zachovávat udržitelnost projektu.
21
Na následující záložce Zajištění udržitelnosti vzhledem ke stanoveným cílům se příjemce poté vyjadřuje k aktivitám, které během daného ročního monitorovacího období proběhly v souladu s plánem udržitelnosti, tzn., příjemce uvádí skutečný stav naplňování oproti plánovaným aktivitám. Uváděné a popisované skutečnosti je nutné odpovídajícím a průkazným způsobem doložit (např. prezenčními listinami, fotodokumentací, kopiemi emailové korespondence, sylaby, prezentacemi apod.), jak již bylo zmiňováno v jiné části této prezentace.
22
Na záložce Problémy vzniklé v rámci udržitelnosti a způsob jejich odstranění příjemce informuje o případných problémech, s nimiž se v průběhu monitorovacího období potýkal. Další záložkou bude Přehled kontrol po ukončení projektu, v níž se popíší kontroly, které byly provedeny u příjemce všemi kontrolními orgány v souvislosti s udržitelností projektu (např. Finančním úřadem, Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, Českou školní inspekcí atd.). Mělo by se jednat pouze o kontroly provedené a ukončené v daném monitorovacím období. Kontrola se doloží např. protokolem z kontroly.
23
Posledními záložkami budou Přílohy a Čestné prohlášení příjemce. Na záložce Přílohy příjemce není povinen fyzicky nic nahrávat, pokud však přílohy nahraje, budou poskytovatelem dotace akceptovány. Na této záložce příjemce vytváří seznam příloh dle Struktury monitorovací zprávy o udržitelnosti, která je součástí materiálu Udržitelnost – informace pro příjemce. Vyplnění polí „Počet listů“ a „Počet kopií" slouží pro archivační účely. Příjemce do příloh vkládá dokumenty dokladující realizaci aktivit v daném monitorovacím období, které popsal v bodě Zajištění udržitelnosti vzhledem ke stanoveným cílům.
24
Na záložce Čestné prohlášení příjemce by měl být podepsán statutární zástupce. Pokud zprávu o udržitelnosti podepisuje oprávněná osoba, musí být přílohou její pověření od statutárního zástupce. V případě, že pověření bude platné pro celou dobu udržitelnosti projektu, stačí ho doložit pouze v 1. Monitorovací zprávě o udržitelnosti a tuto skutečnost poté v dalších zprávách uvádět do pole „Poznámky“. Pro pověřenou osobu je také nutné doložit podpisový vzor. Statutární zástupce a Funkce statutárního zástupce se do čestného prohlášení tištěné sestavy z Benefit7 tiskne automaticky. V případě, že monitorovací zprávu o udržitelnosti podepisuje jiná pověřená osoba, stačí vygenerované údaje přeškrtnout a doplnit ty správné.
25
K vypracování monitorovací zprávy o udržitelnosti pochopitelně patří i její následná kontrola a schválení ze strany poskytovatele dotace, kdy jednou ze sledovaných veličin je včasnost doručení monitorovací zprávy. Zprávu je tedy nutné odevzdat do 2 měsíců od ukončení monitorovacího období, pozdní doručení podléhá sankci dle Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Upozorňujeme, že stěžejní je datum fyzického doručení na MŠMT, na adresu: MŠMT, odbor CERA, Karmelitská 7, 118 12 Praha 1. Při neúplných informacích je příjemce vyzván k doplnění monitorovací zprávy a nápravy je nutné doručit max. do 5 pracovních dnů.
26
Výsledkem kontroly a hodnocení monitorovací zprávy mohou být stavy Vráceno k dopracování, kdy se v Benefit7 objeví záložka „Storno finalizace“ a příjemce musí provést úpravy či doplnění monitorovací zprávy v souladu s pokyny zaslanými poskytovatelem dotace, nebo Schváleno. Další zprávu může příjemce v Benefit7 založit až po schválení té předchozí.
27
28
Informace vztahující se k udržitelnosti příjemce nalezne v Příručce pro žadatele finanční podpory z OP VK, v Příručce pro příjemce finanční podpory z OP VK, ve Výzvě k předkládání žádostí individuálních projektů ostatních z OP VK, v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, v podané projektové žádosti či Souhrnné informaci o realizaci projektu, která byla přiložena k závěrečné monitorovací zprávě, anebo na záložce Souhrnné informace o realizaci, které je přímo součástí závěrečné monitorovací zprávy.
29
Jako další užitečný materiál mohou sloužit Příručka Postupy - Elektronická monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu, dokument Udržitelnost – základní informace pro příjemce zveřejněný na webu OP VK nebo informace ke schvalování změn v období udržitelnosti, rovněž zveřejněné na internetových stránkách. Vhodné je také sledovat aktuality na webu Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost.
30
Na snímku je zobrazen přehled zkratek použitých v textu prezentace.
31
Děkujeme za pozornost a přejeme bezproblémový průběh udržitelnosti Vašich projektů.
32
