Modul ke:
Fakultas
Ekonomi Dan Bisnis Program Studi
Magister Akuntansi www.mercubuana.ac.id
CHAPTER 13 BUILDING INFORMATION SYSTEMS Dr. Istianingsih
Learning Objectives Menunjukkan bagaimana membangun sistem baru
yang menghasilkan perubahan dalam organisasi.
Mengidentifikasi dan menggambarkan kegiatan inti
dalam proses pengembangan sistem.
Mengevaluasi metode alternatif untuk membangun
sistem informasi.
Mengidentifikasi dan menggambarkan pendekatan
baru untuk membangun sistem di era perusahaan digital.
CIMB GROUP MENDESAIN ULANG PROSES PEMBUKAAN REKENING CIMB Group, berkantor pusat di Kuala Lumpur, Penyedia jasa keuangan
terbesar kedua di Malaysia & perusahaan terbesar ketiga di bursa saham Malaysia. Bergerak di berbagai macam produk & jasa keuangan, termasuk perbankan konsumer, korporasi dan investasi perbankan, asuransi, dan manajemen aset, dan jaringan perbankan ritel lebih dari 1.100 cabang merupakan yang terbesar di Asia Selatan.
Apa yang telah dilakukan oleh CIMB Group ?
Perusahaan meluncurkan inisiatif transformasi teknologi informasi pada Januari 2008.. ARIS business process management (BPM) dari IDS Scheer. Software ARIS membantu kesenjangan identitas & inefisiensi dalam proses yang sudah ada. Prioritas yang dipilih untuk melakukan perbaikan adalah pada proses pembukaan rekening di kantor2 cabang karena akan memberikan kepada pelanggan kesan pertama & pengalaman mereka terhadap pelayanan CIMB Group.
CIMB GROUP MENDESAIN ULANG PADA PROSES PEMBUKAAN REKENING Pembukaan rekening dengan model yang sebelumnya rumit & memakan waktu, membutuhkan pengisian dengan empat layar terpisah untuk entri data informasi pelanggan, rincian rekening, nama dan rincian alamat, dan rincian utk kartu ATM. Teknologi baru menciptakan peluang untuk short cut. Malaysia memiliki kartu identitas wajib bagi warganya & penduduk tetap yang dikenal sebagai kartu Serbaguna pemerintah, atau MyKad. Ini adalah kartu identitas pintar pertama di dunia, dilengkapi microchip dengan identifikasi data (seperti nama, alamat, jenis kelamin, dan agama) dan kemampuan untuk otentikasi pengguna, layanan pemerintah, pembayaran elektronik, pendidikan, dan kemudahan lainnya . Tim pembangun sistem di CIMB Group memodifikasi sistem pelanggan untuk mengurangi jumlah layar entri data & menerima data pelanggan yang diperoleh dari pemindaian (scanning) kartu MyKad. Yang secara otomatis menggali sebagian besar data identifikasi yang diperlukan untuk membuka rekening dari kartu MyKad, CIMB hanya perlu menggunakan layar tunggal utk entri data tunggal untuk membuat account baru. CIMB Group sehingga mampu merampingkan proses pembukaan rekening, dengan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk membuka rekening bank sebesar 56 persen. Produktivitas meningkat, menurunkan biaya CIMB Group 8 sampai 9 persen per tahun.
Empat jenis perubahan organisasi secara struktural yang disediakan oleh IT : 1. Otomatisasi : - Meningkatkan efisiensi, menggantikan tugas manual 2. Rasionalisasi : -Merampingkan prosedur operasi standar, menghilangkan hambatan 3. Rekayasa ulang proses bisnis : - Menganalisis, menyederhanakan, dan mendesain ulang proses bisnis (radikal) 4. pergeseran paradigma : - Memikirkan kembali sifat bisnisnya - menentukan model bisnis baru - mengubah sifat organisasi
Organizational Change Carries Risks and Rewards
Figure 13-1
Bentuk yang paling umum dari perubahan organisasi adalah otomatisasi dan rasionalisasi. Strategi-strategi relatif bergerak & berubah lambat tapi risiko kecil. Perubahan seperti rekayasa ulang dan pergeseran paradigma lebih cepat & lebih komprehensif membawa manfaat tinggi tetapi menawarkan kemungkinan besar gagal.
Business Process Redesign Saat ini banyak pebisnis menggunakan IT untuk meningkatkan proses bisnisnya - sistem hanya memerlukan proses tambahan, - membutuhkan lebih jauh lagi untuk mencapai desain ulang dlm proses bisnisnya. Business Process management (BPM) Untuk mengatasi perubahan2 dalam proses bisnisnya, organisasi beralih ke Manajemen Proses Bisnis , yi : - menyediakan berbagai alat dan metodologi untuk menganalisa proses yang ada, mendesain proses baru & mengoptimalkan proses. - tidak pernah menyimpulkan karena proses perbaikan membutuhkan perubahan yang terus-menerus.
Business Process Redesign Perusahaan berlatih manajemen proses bisnis (BPM) melalui langkah-langkah berikut : 1. Identify processes for change. Mengidentifikasi proses untuk perubahan keputusan strategis yang paling penting adalah membuat perusahaan tidak memutuskan bagaimana menggunakan komputer untuk meningkatkan proses bisnis, tetapi memahami proses bisnis apa yg perlu perbaikan. 2. Analyze existing processes. menganalisa proses yg ada. proses bisnis yang ada harus dimodelkan & didokumentasikan, mencatat input, output, sumber daya, & urutan kegiatan. kertas-tugas intensif, kemacetan, dan inefisiensi lainnya 3.Design the new process. setelah proses yang ada di dipetakan & diukur dari segi waktu dan biaya, tim desain proses akan mencoba untuk meningkatkan proses dengan merancang yang baru. 4. Implemet the new process menerapkan proses baru, setelah proses yg baru telah sepenuhnya dimodelkan & dianalisis, harus diterjemahkan ke dalam satu set baru prosedur & aturan kerja. Sistem informasi yg baru atau perangkat tambahan pada sistem yang ada mungkin karyawan yang bekerja dengan proses tersebut dapat merekomendasikan perbaikan. 5. Continues measurement, Pengukuran yg terus menurus. setelah proses dilaksanakan & dioptimalkan, perlu terus diukur. mengapa? proses dapat memburuk dari waktu ke waktu sebagai karyawan dpt kembali lagi pada metode lama, atau mereka mungkin kehilangan efektivitas mereka jika bisnis mengalami perubahan.
Tools for Business Process Manajement lebih dari 100 perusahaan perangkat lunak/ software
menyediakan alat-alat untuk berbagai aspek BPM, termasuk IBM, Oracle, dan TIBCO. Alat-alat ini membantu mengidentifikasi bisnis & proses dokumen yang memerlukan perbaikan, membuat model dari proses diperbaiki, menangkap & menegakkan aturan bisnis untuk melakukan proses, dan mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses yang baru atau mendesain ulang. Perangkat lunak BPM juga menyediakan analisis untuk
memverifikasi bahwa kinerja proses telah diperbaiki dan untuk mengukur dampak perubahan proses pada indikator kinerja bisnis utama.
Overview of Systems Development Systems Development : aktivitas yang masuk ke dalam untuk memproduksi solusi sistem informasi mengenai masalah organisasi atau peluangnya dalam : analisis sistem desain sistem Pemrograman Pengujian Konversi Produksi dan pemeliharaan
The Systems Development Process
Membangun sistem dapat dipecah menjadi enam kegiatan inti. Figure 13-3
Overview of Systems Development
Systems analysis Analisis masalah Mendefinisikan masalah dan mengidentifikasi penyebab Menentukan solusi - sistem tertulis untuk utk laporan usulan yg mengambarkan biaya & manfaat dari setiap solusi alternatif. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi - siapa yang membutuhkan informasi, apa, di mana, kapan, dan bagaimana Studi kelayakan Apakah solusi investasi yang baik? Ekonomi: manfaat Akan lebih besar daripada biaya? Diperlukan teknologi, keterampilan yang tersedia? Tekbis: Menilai hardware, software, sumber daya teknis Apakah solusi yang diinginkan dalam kondisi yang ada? OPERASIONAL
Overview of Systems Development Systems design
Menjelaskan spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi yang diidentifikasi selama analisis sistem
Harus membahas semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi solusi sistem
Peran pengguna akhir -
Kebutuhan informasi pengguna mendorong bangunan sistem
- Pengguna harus memiliki kontrol yang cukup atas proses desain untuk memastikan bahwa sistem mencerminkan prioritas bisnis mereka & kebutuhan informasi. - Keterlibatan Pengguna yang tidak cukup dalam usaha mendesain adalah penyebab utama kegagalan sistem
Overview of Systems Development Design Specifications OUTPUT Medium Content Timing INPUT Origins Flow Data entry USER INTERFACE Simplicity Efficiency Logic Feedback Errors DATABASE DESIGN Logical data model Volume and speed requirements File organization and design Record specifications
PROCESSING Computations Program modules Required reports Timing of outputs MANUAL PROCEDURES What activities Who performs them When How Where CONTROLS Input controls (characters, limit, reasonableness) Processing controls (consistency, record counts) Output controls (totals, samples of output) Procedural controls (passwords, special forms) SECURITY Access controls Catastrophe plans Audit trails
DOCUMENTATION Operations documentation Systems documents User documentation CONVERSION Transfer files Initiate new procedures Select testing method Cut over to new system TRAINING Select training techniques Develop training modules Identify training facilities ORGANIZATIONAL CHANGES Task redesign Job redesign Process design Organization structure design Reporting relationships
Overview of Systems Development
Programming - Spesifikasi sistem dari tahap desain yang diterjemahkan ke dalam kode program software - Software dapat diproduksi di rumah, dibeli, disewakan, atau outsourcing
Testing -Untuk memastikan sistem menghasilkan hasil yang benar -Test Plan : Semua persiapan untuk serangkaian tes -Unit testing : Tes setiap program dalam sistem terpisah -System testing : Pengujian fungsi sistem secara keseluruhan -Acceptance testing : Membuat Sistem yakin siap untuk digunakan dalam pengaturan produksi; sertifikasi akhir
Overview of Systems Development A Sample Test Plan to Test a Record Change
Figure 13 Ketika mengembangkan rencana tes, sangat penting untuk menyertakan berbagai kondisi yang akan diuji, persyaratan untuk setiap kondisi diuji, dan hasil yang diharapkan. Rencana uji memerlukan input dari kedua pengguna akhir dan spesialis sistem informasi.
Overview of Systems Development
Conversion
Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru
Empat strategi utama : 1. Paralell strategy 2. Direct cutover strategy 3. studi percontohan
4. pendekatan bertahap Membutuhkan pelatihan untuk pengguna akhir Finalisasi dokumentasi yang terinci menunjukkan bagaimana sistem bekerja dari sudut pandang teknis dan pengguna akhir
Overview of Systems Development
Production & Maintenance
Sistem terakhir untuk menentukan apakah diperlukan revisi. Dapat mempersiapkan dokumentasi resmi audit pascaimplementasi.
Pemeliharaan -
Perubahan dalam hardware, software, dokumentasi, prosedur untuk sistem produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan /kebutuhan2 baru, atau meningkatkan efisiensi pemrosesan.
- 60 persen dari pekerjaan pemeliharaan: - Pengguna perangkat meningkatkan kualitas dokumentasi. - Pengodean ulang komponen sistem untuk efisiensi pengolahan yang lebih besar.
TABLE 13-2
SUMMARY OF SYSTEMS DEVELOPMENT ACTIVITIES
CORE ACTIVITY
DESCRIPTION
Systems analysis
Identify problem(s) Specify solutions Establish information requirements
Systems design
Create design specifications
Programming
Translate design specifications into code
Testing
Unit test Systems test Acceptance test
Conversion
Plan conversion Prepare documentation Train users and technical staff
Production and maintenance
Operate the system Evaluate the system Modify the system
Alternative Systems-Building Approaches Setiap sistem berbeda dalam hal ukuran dan kompleksitas teknologi dan dalam hal pemecahan masalah didalama organisasi mereka. Karenannya sejumlah sistem membangun pendekatanpendekatan yang telah dikembangkan untuk menangani perbedaan-perbedaan ini. System Building Approaches : y
Traditional systems lifecycle
y
Prototyping
y
End-user development
y
Application software packages
y
Outsourcing
Alternative Systems-Building Approaches Tradisional Systems Life Cycle:
Metode Terlama untuk membangun sistem informasi
Pendekatan bertahap - membagi pengembangan ke tahap formal - Mengikuti pendekatan “waterfall“ : Tugas dalam satu selesai sebelum tahap lain dimulai.(Deliverables)
tahap
- Menjaga pembagian kerja secara formal antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi.
Menekankan spesifikasi formal dan kertas kerja.
Masih digunakan untuk membangun sistem yang kompleks besar Fokus adalah kontrol Mahal, memakan waktu (deliverables, sign-offs) Dapat mendorong spesifikasi pembekuan awal dalam pembangunannya (tidak fleksibel) Mungkin tidak cocok untuk usaha kecil, sistem yang kurang terstruktur
Alternative Systems-Building Approaches Prototyping
Membangun sistem eksperimental dengan cepat dan murah bagi pengguna akhir untuk mengevaluasi. Proses berulang-ulang.
Prototipe: Bekerja tetapi versi awal sistem informasi - Prototipe yang disetujui berfungsi sebagai contoh untuk sistem final
Langkah2 dalam prototyping : 1. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna 2. Mengembangkan prototipe awal 3. Gunakan prototipe 4. Merevisi dan meningkatkan prototipe
Alternative Systems-Building Approaches The Prototyping Process
Figure 13-9 Proses pengembangan prototipe dapat dipecah menjadi empat langkah. Karena prototipe dapat dikembangkan dengan cepat dan murah, pembangun sistem dapat melalui beberapa pengulangan, mengulangi langkah 3 dan 4, untuk memperbaiki dan meningkatkan prototipe sebelum sampai di satu operasional akhir.
Alternative Systems-Building Approaches Prototyping cocok bila: Persyaratan tidak sepenuhnya diketahui atau sulit
untuk menentukannya Persyaratan memerlukan verifikasi integritas dan
keamanan Sistem menggunakan teknologi baru Lingkungan tidak stabil (evolusi)
Alternative Systems-Building Approaches Keuntungan dari prototipe :
Keterlibatan pengguna tinggi Waktu pengembangan pendek Model beton Sering digunakan untuk desain antarmuka pengguna akhir Lebih mungkin untuk memenuhi kebutuhan pengguna akhir
Kekurangan :
prototyping yang cepat dapat mengabaikan langkah penting dalam pengembangan sistem (pengujian, dokumentasi)
Bahaya dalam mengadopsi sistem yang lengkap
Tidak dapat menampung jumlah data atau pengguna yang besar.
Alternative Systems-Building Approaches Pengembangan end-user:
Pengembangan sistem informasi oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan resmi dari spesialis teknis
Memungkinkan pengguna untuk menentukan kebutuhan bisnis mereka sendiri -Menggunakan bahasa generasi keempat
Bahasa generasi keempat: -Kurang prosedural dibandingkan dengan bahasa pemrograman konvensional - 7 kategori: alat PC software, bahasa query, laporan generator, bahasa grafis, generator aplikasi, paket aplikasi software, dan bahasa pemrograman tingkat tinggi Pusat Informasi: -Fasilitas khusus dalam organisasi memberikan pelatihan, dukungan untuk end-user computing -Mencegah aplikasi berlebihan -Meminimalkan masalah integritas data -Menegakkan audit, kualitas data, dan keamanan standar -Menegakkan hardware / software standar, platform yang kompatibel.
Alternative Systems-Building Approaches Pengembangan end-user: Keuntungan: Selesai lebih cepat dari proyek Tinggi tingkat kepuasan keterlibatan pengguna Peningkatan penentuan persyaratan (efektivitas) Mengurangi backlog aplikasi Kekurangan: Relatif tidak efisien; file besar dapat menurunkan kinerja, pemrosesan transaksi lambat Dapat membawa biaya tinggi Pendekatan nonprocedural dapat menghambat logika & memperbarui persyaratan Kurangnya review / analisis Kontrol yang tidak memadai, pengujian, dokumentasi, atau kepatuhan terhadap standar Data yang tidak terkontrol Pemekaran "pribadi" sistem informasi
Alternative Systems-Building Approaches
Application software packages Mengatur prewritten, precoded program software aplikasi yang tersedia secara komersial untuk dijual atau disewakan Diarahkan untuk kebutuhan umum (proses bisnis generik) Hemat waktu dan uang Misalnya SAP Sistem Andwendungen Produkte in der DATENVERARBEITUNG Sistem Aplikasi, Products in Data Processing kustomisasi Modifikasi paket software untuk memenuhi organisasi yang unik persyaratan tanpa merusak integritas software
Alternative Systems-Building Approaches
Application software packages Request for Proposal (RFP) Daftar detail pertanyaan yang diajukan kepada vendor perangkat lunak Menentukan seberapa baik produk vendor dapat memenuhi kebutuhan spesifik organisasi
Alternative Systems-Building Approaches Application software packages y Package evaluation criteria ○
Functions included
○
Flexibility
○
User friendliness
○
Hardware & software resources
○
Database/file characteristics
○
Installation efforts
○
Maintenance
○
Documentation
○
Vendor quality
○
Cost
Alternative Systems-Building Approaches Application software packages Analisa Sistem Identifikasi Masalah, Kebutuhan Pengguna; Alternatif; Vendor Paket vs Pengembangan In-House evaluasi Paket Pilih Paket Desain sistem Fitur Paket Tailor Melatih Staf Teknis Siapkan Fisik Desain Sesuaikan Desain Paket Prosedur organisasi
Alternative Systems-Building Approaches Application software packages Programming, testing, conversion menginstal paket melaksanakan modifikasi Program interface Desain dokumentasi Konversikan ke paket sistem uji Pengguna kereta api pada paket Operasi dan Pemeliharaan Memperbaiki permasalahan Install Updates, Perangkat tambahan untuk Paket
Alternative Systems-Building Approaches
Outsourcing Beberapa jenis Penyedia layanan aplikasi (ASP) Berlangganan perusahaan yangmenggunakan perangkat lunak dan perangkat keras komputer yang disediakan oleh ASP sebagai platform teknis untuk sistem Vendor eksternal domestik maupun asing Dipekerjakan untuk merancang, membuat perangkat lunak Contracting Persetujuan operasi pusat komputer jaringan telekomunikasi pengembangan aplikasi
Alternative Systems-Building Approaches Keuntungan bagi organisasi ekonomi kualitas pelayanan Dapat diprediksi Fleksibilitas organisasi dalam kebutuhan TI Membuat biaya tetap variabel Membebaskan sumber daya manusia Membebaskan modal Keuntungan ke vendor Skala ekonomi Meningkatkan kompetensi inti Kerugian bagi organisasi Kehilangan kontrol Kerentanan informasi strategis ketergantungan biaya tersembunyi
Application Development for the Digital Firm Rapid application development (RAD) Proses menciptakan sistem yang bisa diterapkan dalam waktu yang sangat singkat Memanfaatkan teknik, seperti: Pemrograman visual dan alat-alat lain untuk membangun antarmuka pengguna grafis Perancangan prototipe dari sistem elemen kunci Otomasi program generasi kode, Menutup kerjasama antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi
Application Development for the Digital Firm
Joint application design (JAD) Digunakan untuk mempercepat generasi kebutuhan informasi dan untuk mengembangkan sistem desain awal Membawa pengguna akhir dan spesialis sistem informasi bersama dalam sesi interaktif untuk membahas desain sistem Secara signifikan dapat mempercepat tahap desain dan melibatkan pengguna di tingkat intens
Application Development for the Digital Firm Component-based development Kelompok benda yang menyediakan perangkat lunak untuk fungsi-fungsi umum seperti kemampuan pemesanan online dan dapat dikombinasikan untuk menciptakan aplikasi bisnis skala besar Layanan Web Komponen perangkat lunak Reusable yang menggunakan standar terbuka Internet, (platform independen), sehingga mereka diserahkan melalui Internet Memungkinkan aplikasi untuk berkomunikasi tanpa pemrograman kustom yang diperlukan untuk berbagi data dan layanan, tidak ada terjemahan yang diperlukan (IBM WebSphere, Microsoft NET platform.) Menggunakan standar dan protokol: XML, SOAP, WSDL, UDDI. Plug dan permainan arsitektur. Dapat terlibat layanan Web lain untuk transaksi yang lebih kompleks, seperti memeriksa kredit, pengadaan, atau memesan produk
Application Development for the Digital Firm
Southwest Airlines Systems
Tour Operator's Systems
Server
Web Services
Legacy Reservation System
Dollar Rent A Car Systems
Travel Reservation System
Wireless Web Site Future Business Partners' Systems
TERIMA KASIH
DAFTAR PUSTAKA Management Information System : Managing The Digital Firm by Kenneth C Laudon and Jane P. Laudon, 2012
TERIMA KASIH Dr. ISTIANINGSIH
