Certificeringsregeling van Stichting SCOOR Reglement SCOOR-register

Certificeringsregeling van Stichting SCOOR Reglement SCOOR-register

Onderdeel 1

Certificatieschema opleiden Ondernemingsraden De certificeringseisen

Onderdeel 2

Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau voor toepassing Certificatieschema opleiden ondernemingsraden Bijlage I. Lijst met afwijkingen ten opzichten van de eisen in het Certificatieschema

Onderdeel 3

Regeling certificeringsbijdrage opleidingsinstituten

Onderdeel 4

Bezwaar- en klachtenregeling

Onderdeel 5

Reglement voor het gebruik van het Beeldmerk SCOOR

Onderdeel 6

Reglement register SCOOR-gecertificeerde opleidingsinstituten

Onderdeel 1 van Certificeringsregeling opleidingsinstituten ondernemingsraden van Stichting SCOOR Onderdeel 1, het Certificatieschema opleiden ondernemingsraden De certificeringseisen

Onderdeel 1 Certificatieschema opleiden Ondernemingsraden De certificeringseisen

Actuele versie d.d. 31-10-2013


Voorwoord In zijn advies ‘Toekomst scholing en vorming leden ondernemingsraad’ van maart 2011 (advies 11/04) heeft de Sociaal-Economische Raad (SER) aangegeven groot belang te hechten aan een kwalitatief hoogwaardig stelsel van medezeggenschap en aan hoogwaardige scholing en vorming van ondernemingsraden en hun leden. Een speciaal daartoe opgerichte stichting dient de kwaliteit van de opleidingen te bewaken en sociale partners dienen daarbij te worden betrokken. De Stichting Certificering Opleiding Ondernemingsraden (SCOOR) is in augustus 2013 door de SER opgericht, in lijn met bovenstaand advies en de in juli 2013 gewijzigde Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De stichting heeft tot doel het bewaken van de kwaliteit van de opleidingen ten behoeve van ondernemingsraden, zoals bedoeld in de WOR. De kwaliteitsbewaking gebeurt door middel van een certificeringsysteem voor de opleidingsinstituten, die trainingen en cursussen verzorgen voor ondernemingsraden en hun leden. Een door stichting SCOOR afgegeven certificaat is de bevestiging van de kwaliteitsbewaking. De certificeringsregeling opleidingsinstituten ondernemingsraden van stichting SCOOR vervangt na een overgangsperiode de voorheen geldende erkenningsregeling van het GBIO. De bestaande erkenningen van het GBIO blijven van kracht tot de datum waarop de desbetreffende erkenning komt te vervallen. De basis voor iedere certificeringsregeling is een certificatieschema. In dit schema staan de eisen die gesteld worden aan het object dat gecertificeerd wordt. In dit geval is dat het opleidingsinstituut en niet de opleidingen en de opleiders zelf. Een complicerende factor bij het opstellen van dit certificatieschema is dat wat de opleidingsinstituten als resultaat van trainingen moeten leveren moeilijk is te meten omdat het vaak “maatwerk” betreft. Maatwerktraining kan niet als “output” (als ”product”) gecertificeerd worden. Uitgangspunt van het certificatieschema is de waarborg dat maatwerktrainingen en ook standaard cursussen goed worden gegeven. Een goed functionerend managementsysteem moet deze waarborg bieden. Derhalve stelt het schema eisen aan het managementsysteem. De voorwaarden van een goed managementsysteem zijn: a. er is een schriftelijk vastgelegd hiërarchisch systeem (van procedures, middelen, processen, werkinstructies, protocollen en andere normerende en ondersteunende documenten); b. de directie (1*) neemt daarvoor de volle verantwoordelijkheid; c. er is een management van “middelen” (met name de inzet van de professionals); d. er is een maatwerkproces, met eisen die aan het “product” maatwerktraining worden gesteld; e. dit geheel leidt tot ontwikkeling, realisatie en controle van maatwerktrainingen en open inschrijvingscursussen. Het management moet met het managementsysteem het proces van maatwerktraining aansturen en controleren of dit proces goed verlopen is en vervolgens ook of het “product” daadwerkelijk is gerealiseerd. Het management dient dus door middel van het managementsysteem sturing te geven aan en verantwoordelijkheid te nemen voor de inzet van de medezeggenschapsprofessionals en voor het resultaat van de scholingsactiviteiten.

1* Waar in dit schema wordt gesproken van directie, kan ook sprake zijn van een persoon/directeur.

I


De dienstverlening van het opleidingsinstituut dient gericht te zijn op het optimaal functioneren van de medezeggenschap in de onderneming. Als middel hiertoe worden scholing en vorming van OR-en en hun leden ingezet. Het opleidingsinstituut biedt de opdrachtgever inzicht in de aanwezige competenties op dit terrein, te onderscheiden naar de kennisen vaardigheidsgebieden die het opleidingsinstituut kan bieden, de wijze waarop die kunnen worden geboden en die relevant zijn voor een goed functionerende medezeggenschap. Het opleidingsinstituut moet aantonen dat haar competenties ook daadwerkelijk zijn toegesneden op het functioneren van ondernemingsraden. Belangrijk onderdeel van de eisen aan het managementsysteem van het opleidingsinstituut vormen de eisen die gesteld worden aan het proces dat moet zorgen voor maatwerktraining. Meestal is het trainen van de OR-leden gezamenlijk een kwestie van maatwerk. Dit heeft te maken met het feit dat het geleerde meestal meteen moet worden toegepast in de OR-praktijk en dat de leervragen en de leerdoelen van OR-leden ook meestal rechtstreeks aan deze praktijk zijn ontleend. De diversiteit in de samenstelling van OR-en, waarbij het gaat om mensen die verschillen in visie, ambitie, kennis, vaardigheden en ervaring, maakt ook dat door maatwerk betere resultaten kunnen worden bereikt. Het certificatieschema heeft ten doel te bewerkstelligen dat met het corresponderende certificaat meerwaarde of toegevoegde waarde wordt gecreëerd voor de opdrachtgever alsook voor het opleidingsinstituut. Het certificaat dient de opdrachtgever de garantie te geven dat het opleidingsinstituut een professionele organisatie is die met een multidisciplinaire aanpak in staat is een scala aan complexe scholingsvragen van de klant te beantwoorden. Het certificatieschema is daarnaast een leidraad om opleidingsopleidingsinstituten behulpzaam te zijn bij het opzetten en onderhouden van een managementsysteem voor het uitvoeren van maatwerktrainingen en het verzorgen van standaardcursussen/open inschrijvingscursussen. Met het certificaat verkrijgt het opleidingsopleidingsinstituut daarbij een meerwaarde ten opzichte van algemene aanbieders in de markt. Het schema biedt de mogelijkheid om de eigenheid van de branche tot uitdrukking te brengen en geeft de individuele opleidingsinstituten tegelijk de ruimte om zich te onderscheiden met een eigen visie op medezeggenschap of arbeidsverhoudingen in bredere zin. De eisen in dit certificatieschema richten zich primair tot het te certificeren opleidingsinstituut. Daarnaast zijn door middel van een Richtlijn eisen uitgewerkt waaraan het externe auditbureau zich moet houden. Het auditbureau moet immers weten hoe het de certificeringseisen in dit certificatieschema moet toetsen. Het certificatieschema zal door een extern auditbureau worden toegepast ten behoeve van het verkrijgen en behouden van het certificaat van de stichting. Beide sets aan eisen samen zijn dus bepalend voor de wijze van certificering en het resultaat. Vanwege het bijzondere karakter van een ondernemingsraad, is een aparte kwaliteitsbewaking van de opleidingen voor ondernemingsraden gerechtvaardigd. Daar zorgt stichting SCOOR voor. De verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen, vaststellen en beheren van de certificeringsregeling (inclusief het certificatieschema) berust bij het bestuur van stichting SCOOR. Opmerkingen over deze certificeringsregeling kunnen worden ingediend bij het secretariaat van stichting SCOOR, per post: postbus 90405, 2509 LK Den Haag en per mailbericht: [email protected].

II


Inhoudsopgave

Inleiding ..................................................................................................................................................... 1 0.1 Algemeen ................................................................................................................................... 1 0.2 Procesbenadering ..................................................................................................................... 2 0.3 Verhouding tot het Register MZ-Opleiders ................................................................................ 2 0.4 Integratie met andere managementsystemen ........................................................................... 2 1 Onderwerp en toepassingsgebied ..................................................................................................... 3 2 Normatieve verwijzing ....................................................................................................................... 5 3 Termen en definities .......................................................................................................................... 6 4 Managementsysteem ........................................................................................................................ 8 4.1 Algemene eisen ......................................................................................................................... 8 4.1.1 Juridische status ........................................................................................................... 8 4.1.2 Optimaal functioneren ................................................................................................... 8 4.1.3 Ontwikkeling, beheersing en borging ............................................................................ 8 4.2 Documentatie-eisen ................................................................................................................... 8 4.2.1 Algemeen ...................................................................................................................... 8 4.2.2 Kwaliteitshandboek ....................................................................................................... 8 4.2.3 Beheersing documentatie ............................................................................................. 9 4.2.4 Beheersing van registraties .......................................................................................... 9 5 Directieverantwoordelijkheid............................................................................................................ 10 5.1 Betrokkenheid van de directie ................................................................................................. 10 5.2 Externe expertise ..................................................................................................................... 10 5.3 Kwaliteit .................................................................................................................................... 10 5.4 Planning ................................................................................................................................... 10 5.5 Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie ............................................................ 10 5.5.1 Verantwoordelijkheid en bevoegdheid ........................................................................ 10 5.6 Directiebeoordeling .................................................................................................................. 11 5.6.1 Interne audit ................................................................................................................ 11 5.6.2 Management review .................................................................................................... 11 5.6.3 Output van de beoordeling .......................................................................................... 12 6 Natuurlijk persoon ............................................................................................................................ 13 7 Management van middelen ............................................................................................................. 14 7.1 Beschikbaar stellen van middelen ........................................................................................... 14 7.2 Personeel ................................................................................................................................. 14 7.2.1 Algemeen .................................................................................................................... 14 7.2.2 Competenties medezeggenschapsprofessionals ....................................................... 14 8 Het realiseren van producten of diensten ........................................................................................ 16 8.1 Achtergrond ............................................................................................................................. 16 8.2 Maatwerktraining of een combinatie van maatwerktraining en cursussen .............................. 16 8.2.1 Uitvraag/intake ................................................................................................................ 17 8.2.2 Leerdoelen en eindtermen .............................................................................................. 17 8.2.3 Offerte ............................................................................................................................. 17 8.2.4 Opdracht met plan van aanpak/programma ................................................................... 17 8.2.5 Uitvoering opdracht ......................................................................................................... 18 8.2.6 Tussentijdse aanpassing van de opdracht ..................................................................... 18 8.2.7 Afronding......................................................................................................................... 18


9

8.3 Standaardcursussen / open inschrijvingscursussen ................................................................. 18 Meting, analyse en verbetering ...................................................................................................... 20

Onderdeel 1 van Certificeringsregeling opleidingsinstituten ondernemingsraden van Stichting SCOOR Onderdeel 1, Certificatieschema opleiden ondernemingsraden De certificeringseisen

Inleiding 0.1 Algemeen Dit certificatieschema heeft tot doel garanties te geven voor een adequate dienstverlening op het terrein van medezeggenschap. Garanties niet alleen aan OR-en en hun leden, maar ook aan bestuurders van ondernemingen. Het schema dient er toe om certificering van opleidingsinstituten mogelijk te maken, die zich met hun trainings- en scholingsactiviteiten specifiek richten op ondernemingsraden en hun leden. Ondernemingsraden hebben specifieke opleidingsbehoeften en worden geacht zelf in deze behoeften te voorzien. De kosten die daarmee gemoeid zijn, zijn echter algemene bedrijfskosten. Dat maakt dat afwegingen van efficiency en effectiviteit spanning met zich mee kan brengen tussen OR en bestuurder, bij de inkoop van scholing. De certificering van opleidingsinstituten ten behoeve van scholing en vorming van ondernemingsraden en hun leden is er mede op gericht vertrouwen te verkrijgen. Het certificaat moet de garantie geven dat de opleidingsinstituten met hun dienstverlening een constructieve bijdrage leveren aan een goed functionerend sociaal overleg in de onderneming. Een certificatieschema dient te voldoen aan twee hoofdeisen:  een eenduidig vastgesteld onderwerp van certificering, in dit geval maatwerktrainingen en/of standaardcursussen/open inschrijvingscursussen, dan wel een combinatie van beiden;  objectieve en meetbare eisen en corresponderende toetsingscriteria voor dit onderwerp. Het schema is opgebouwd aan de hand van de systeem- en proceselementen van het managementsysteem. Enerzijds zijn de certificeringseisen vastgelegd waaraan het managementsysteem, het proces en de systeemelementen en proceselementen dienen te voldoen om een certificaat te kunnen ontvangen. Anderzijds wordt beschreven binnen welke voorwaarden de afgifte van het certificaat dient te gebeuren. Het certificatieschema heeft betrekking op het managementsysteem van de opleidingsinstituten voor ondernemingsraden, omdat aan de hand dit systeem en de controle daarop een adequate dienstverlening gewaarborgd kan worden. Het systeem is opgezet voor opleidingsinstituten die zich vrijwillig willen houden aan een kwaliteitsstandaard. Opleidingsinstituten kunnen zich in de markt onderscheiden met een certificaat/kwaliteitskeurmerk van SCOOR. De opleidingsinstituten worden jaarlijks steekproefsgewijs gecontroleerd door een extern auditbureau in opdracht van SCOOR. Om de drie jaar volgt steeds volledige hercertificering. SCOOR heeft de bevoegdheid om tot schorsing of intrekking van het certificaat over te gaan, indien een opleidingsinstituut niet (meer) aan de certificeringseisen voldoet. In bijlage I bij de Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau is opgenomen welke afwijkingen ten opzichte van de eisen in het certificatieschema tot een schorsing of intrekking van het certificaat kunnen leiden. Het te certificeren systeem betreft het managementsysteem, inclusief het proces dat gericht is op het leveren van de “producten” maatwerktraining en standaardcursussen/open inschrijvingscursussen, dan wel een combinatie van beiden. Cursussen zijn vastomlijnd en relatief gemakkelijk aan te sturen met het managementsysteem. Maatwerktraining is dat veelal niet. Het definiëren van maatwerk verloopt volgens een proces dat leidt tot het formuleren van de leerdoelen van de OR en hun individuele leden en tot van deze leerdoelen afgeleide concrete eindtermen. In het

1


“maatwerkproces” moeten de eindtermen uiteindelijk leiden tot helderheid inzake complexe scholingsvragen van de OR en hun leden (zie hoofdstuk 8). Het management moet door middel van het managementsysteem dit maatwerkproces aansturen en controleren of het proces goed verlopen is en vervolgens ook of het product maatwerktraining daadwerkelijk gerealiseerd is (zoals met de opdrachtgever/de klant afgesproken en zoals beschreven in een kwaliteitshandboek, met behulp van procedures, instructies, werkvoorschriften, protocollen en andere ondersteunende documenten). Het management dient dus als het ware met het managementsysteem in de hand sturing te geven aan en verantwoordelijkheid te nemen voor de inzet van de juiste medezeggenschapsprofessionals en voor het resultaat van de scholingsactiviteiten (zie de hoofdstukken 4 t/m 8). De competenties van de medezeggenschapsprofessionals op het gebied van verschillende kennisen vaardigheidsgebieden, zijn omschreven in paragraaf 7.2.2. 0.2

Procesbenadering

Voor de toepassing van het managementsysteem van de opleidingsinstituten worden de processen zoals beschreven in hoofdstuk 8 in kaart gebracht, beheerst en geborgd, samen met de interacties tussen deze processen en de besturing ervan. De processen dienen er toe om de producteisen inzake maatwerktrainingen en/of cursussen te definiëren en er voor te zorgen dat deze “producten” ook conform de producteisen worden geleverd. 0.3

Verhouding tot het Register MZ-Opleiders

Geregistreerden in het Register MZ-Opleiders worden geacht deskundige te zijn op de onder paragraaf 7.2.2. onder A en B genoemde gebieden en geacht hun vakbekwaamheid op peil te houden. Geregistreerd zijn als MZ-Opleider betekent dat de medezeggenschapsprofessional:  beschikt over een gedegen en getoetste (voor)opleiding;  gekwalificeerd is om OR-en op te leiden;  zijn vak op een professionele manier bijhoudt;  materiedeskundige is op specifieke onderwerpen. 0.4

Integratie met andere managementsystemen

Uit een NEN ISO 9001 certificaat kan blijken dat het opleidingsinstituut bekend is met activiteiten inzake opleiding en training van OR-en. Dat leidt evenwel niet automatisch tot een vrijstelling. Het auditbureau zal zijn beoordeling zelfstandig op alle eisen van dit schema gronden en vervolgens een advies uitbrengen aan SCOOR inzake het al dan niet toekennen van het certificaat.

2


1

Onderwerp en toepassingsgebied

Het opleidingsinstituut kan drie soorten producten/diensten leveren, te weten: maatwerktrainingen, standaardcursussen/open inschrijvingscursussen en een combinatie van beiden. Maatwerktrainingen zijn veelal gericht op de hele OR en standaardopleidingen zijn veelal gericht op individuele deelnemers. Onder het product maatwerktraining worden ook coachings- en adviseringselementen verstaan. Op termijn kan het schema worden uitgebouwd met de producten/diensten adviseren en coachen als aparte vakgebieden met de daarbij behorende eisen en competenties. Het toepassingsgebied van dit certificatieschema heeft betrekking op maatwerktrainingen en cursussen en de inzet van MZ-professionals op verschillende kennisen vaardigheidsgebieden (zoals beschreven in paragraaf 7.2.2). Onder de “scope” van het certificaat worden de volgende activiteiten verstaan; 1. het door een of meerdere gekwalificeerde professionals ontwerpen van maatwerktrainingen voor OR-en en hun individuele leden en voorts het uitvoeren daarvan door de professional(s) aan de hand van een afgesproken plan van aanpak of programma. 2. het door een of meerdere gekwalificeerde professionals ontwerpen en verzorgen van standaardcursussen/open inschrijvingscursussen. De eisen in dit certificatieschema kunnen, indien nodig en/of gewenst, door Stichting SCOOR aangepast worden. Hierover zal dan tijdig informatie worden verstrekt, in ieder geval via de website van Stichting SCOOR. Maatwerktraining Het auditbureau stelt op basis van historische gegevens én verificatie daarvan vast of de uitgevoerde activiteiten een representatieve afspiegeling vormen van de kennisen vaardigheidsgebieden, zoals beschreven in paragraaf 7.2.2. Aan de hand van de documentatie van minimaal 10 maatwerktrajecten die de afgelopen twaalf maanden zijn gedaan en de kwalificaties (competenties) van de MZ-professionals die daarbij ingezet zijn, wordt door het externe auditbureau aan het bestuur van SCOOR geadviseerd over het verlenen van het certificaat met de aantekening “maatwerk”. Standaardcursussen/open inschrijvingscursussen Aan de hand van de documentatie van minimaal 10 cursussen die de afgelopen twaalf maanden zijn verzorgd, wordt door het externe auditbureau bepaald of de gedoceerde kennisen/of vaardigheidsgebieden een representatieve afspiegeling vormen van de kennisen vaardigheidsgebieden zoals beschreven in paragraaf 7.2.2. Vervolgens adviseert het auditbureau aan het bestuur van SCOOR over het verlenen van het certificaat met de aantekening “standaardcursussen”. Overgangsregeling De norm van minimaal 10 maatwerktrainingen of 10 standaardcursussen geldt ook voor de nu GBIOerkende opleidingsinstituten. Deze opleidingsinstituten vallen onder de Overgangsregeling. Nieuwe toetreders

3


Een kandidaat-opleidingsinstituut, dat onvoldoende aantoonbare ervaring heeft met het verzorgen van maatwerktrainingen of open inschrijvingscursussen kan voor maximaal 12 maanden een voorlopig certificaat verwerven. Nieuwe toetreders krijgen een voorlopig certificaat als zij op basis van een initiële audit aantonen aan de eisen van het managementsysteem te voldoen. Vervolgens krijgen zij twaalf maanden de tijd om te voldoen aan de eisen betreffende 10 maatwerktrainingen en/of 10 standaardcursussen. Het opleidingsinstituut is in dit certificatieschema de [kandidaat] certificaathouder. Het certificaat kent een geldigheidstermijn van drie jaar of korter, afhankelijk van een tussentijdse beoordeling of nog aan de certificeringseisen wordt voldaan. Tussentijdse beoordelingen vinden in opdracht van SCOOR plaats door het auditbureau. Uit beoordelingen of controles door het auditbureau kan blijken dat het opleidingsinstituut niet of niet meer voldoet aan de eisen of normen in het Certificatieschema. Dit kan leiden tot het nemen van maatregelen, bestaande uit een intrekking of opschorting van het certificaat danwel een waarschuwing, De maatregelen verschillen per categorie afwijkingen, namelijk categorie A en B. Zie voor meer informatie hierover: de Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau voor toepassing certificatieschema opleiden ondernemingsraden en daarbij in bijlage I de lijst met afwijkingen ten opzichte van de eisen in het Certificatieschema.

4


2

Normatieve verwijzing

Dit certificatieschema verwijst naar het Register MZ-Opleiders. Doordat ernaar verwezen wordt, gelden in het kader van dit schema bepaalde eisen, normen of voorschriften verbonden aan dit register. Bij het raadplegen van de aangehaalde eisen, normen of voorschriften dient altijd de meest recente gepubliceerde versie te worden aangehouden: zie www.MZ-Opleiders.nl

5


3

Termen en definities

Audit:

Onderzoek door middel van het verzamelen en beoordelen/evalueren van evidence met als doel het toetsen van een of meerdere aspecten van een opleidingsinstituut aan een vastgestelde set van normen om vervolgens op grond van de resultaten van die toetsing een advies te kunnen geven aan opdrachtgever stichting SCOOR of (via de opdrachtgever) aan derden.

Auditbureau:

Bureau dat op grond van een overeenkomst met stichting SCOOR conformiteitsbeoordelingen doet aan de hand van de certificeringseisen, zoals opgenomen in dit certificatieschema.

Certificaat:

Het document waarop vermeld staat dat een opleidingsinstituut bepaalde aangegeven opleidingen voor ondernemingsraden en hun individuele leden volgens de certificeringseisen van stichting SCOOR kan aanbieden.

Certificeringsproces: Alle activiteiten aan de hand waarvan een auditbureau beoordeelt of het systeem voldoet en blijft voldoen aan de certificeringseisen, zoals opgenomen in het certificatieschema. Certificatieschema:

Het certificatieschema “opleiden ondernemingsraden” beschrijft de eisen die gesteld worden aan het managementsysteem van opleidingsinstituten.

Cursussen:

Standaardcursussen en/of open inschrijvingscursussen.

Eindtermen:

Van een bepaald leerdoel afgeleide duidelijke en concrete - door het opleidingsinstituut zelf te bepalen - termen, op een of meerdere kennisen/of vaardigheidsgebieden volgens paragraaf 7.2.2. Het betreft datgene wat de OR of de individuele leden na de training of cursus concreet zou/zouden moeten kennen en/of kunnen. Vaak zal sprake zijn van meerdere leerdoelen en bijbehorende eindtermen.

Leerdoel:

De doelstelling waarin in min of meer algemene bewoordingen is aangegeven wat wordt beoogd de OR of de individuele leden bij te brengen op een bepaald gebied van kennis, inzichten en/of vaardigheden.

Managementsysteem: Hiërarchisch systeem van procedures, middelen, processen, werkinstructies, protocollen en andere normerende en ondersteunende documenten, benodigd om maatwerktrainingen en/of open inschrijvingscursussen op te zetten, uit te voeren, (bij) te sturen en te controleren. Maatwerktraining:

Met de OR afgesproken plan van aanpak of programma op basis van aanvraag en uitvraag/intake, specifiek toegesneden op de situatie van de OR en, waar aan de orde, zijn individuele leden, waaronder in voorkomende gevallen ook adviserings- en/of coachingselementen begrepen zijn.

Opdrachtgever:

Degene die het verzorgen van de maatwerktraining of de standaardcursus/open inschrijvingscursus of een combinatie van beiden opdraagt aan het

6


opleidingsinstituut. Dit zal doorgaans de OR of een ander medezeggenschapsorgaan betreffen, dan wel een of meer leden daarvan, en/of (een vertegenwoordiger van) de onderneming. Opleidingsinstituut:

Het opleidingsinstituut of onderdeel daarvan dat, en/of een natuurlijk persoon die activiteiten verricht op het gebied van scholing en vorming van OR-en en hun leden. In deze regeling wordt gemakshalve gesproken van het opleidingsinstituut, ook als dit een natuurlijk persoon is.

Offerte:

Schriftelijke aanbieding inzake een maatwerktraining, waarin de leerdoelen, eindtermen en kosten zijn opgenomen.

Overgangsregeling:

De door het bestuur van SCOOR vastgestelde en op de website van SCOOR geplaatste overgangsregeling

Plan van aanpak/ programma:

De beschrijving van het geheel van activiteiten zoals schriftelijk overeengekomen met de opdrachtgevende.

Regeling:

De Certificeringsregeling “opleidingsinstituten ondernemingsraden”. Deze bestaat uit de volgende onderdelen: 1. het Certificatieschema opleiden ondernemingsraden (Certificatieschema); 2. de Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau voor toepassing Certificatieschema opleiden ondernemingsraden (Richtlijn) met Bijlage I,Lijst met afwijkingen ten opzichte van de eisen in het Certificatieschema; 3. de Regeling certificeringsbijdrage opleidingsinstituten; 4. de Bezwaar- en klachtenregeling; 5. het Reglement voor het gebruik van het Beeldmerk SCOOR; 6. het Reglement register SCOOR-gecertificeerde opleidingsinstituten.

Richtlijn:

Beschrijving van de methode en de toezichtcriteria waarmee wordt beoordeeld of het opleidingsinstituut voldoet aan de in dit schema gestelde eisen, vast te stellen door een auditbureau.

Scope:

Alle activiteiten gericht op het ontwerpen, voorbereiden en uitvoeren van maatwerktrainingen en/of cursussen, ten behoeve van een adequate scholing en vorming van OR-en en hun leden.

Training:

Scholings- en vormingsactiviteit voor een OR en zijn leden. Zie ook maatwerktraining.

WOR:

Wet op de ondernemingsraden.

7


4

Managementsysteem 4.1

Algemene eisen

4.1.1 Juridische status Het opleidingsinstituut dient scholing en vorming van OR-en en hun leden als doel of mededoel statutair of intern vastgelegd te hebben en het dient ingeschreven te zijn bij de Kamer van Koophandel. 4.1.2 Optimaal functioneren De scholings- en vormingsactiviteiten van het opleidingsinstituut zijn gericht op het optimaal doen functioneren van OR-en en hun leden in het kader van de WOR. 4.1.3 Ontwikkeling, beheersing en borging Het opleidingsinstituut moet, in overeenstemming met de processen en eisen in hoofdstuk 8, de ontwikkeling, beheersing en borging van maatwerktrainingen en cursussen opzetten, documenteren, invoeren, uitvoeren en onderhouden, alsmede de doeltreffendheid ervan in de gaten houden. Hierbij dient per maatwerktraining of cursus ook duidelijk schriftelijk vastgelegd te worden wie op welk moment waarvoor verantwoordelijk dan wel bevoegd is. Zie voor het vastleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden paragraaf 5.5.1 en hoofdstuk 8 in verband met de te onderscheiden processtappen bij maatwerktrainingen en cursussen. Wanneer het opleidingsinstituut ervoor kiest om een bepaalde scholingsactiviteit uit te besteden, dan moet het bewerkstelligen dat deze activiteit wordt beheerst en geborgd, zoals vastgelegd in dit certificatieschema. 4.2

Documentatie-eisen

4.2.1 Algemeen Het opleidingsinstituut moet over procedures beschikken voor het beheersen en op peil houden van alle documenten die betrekking hebben op de in dit certificatieschema gestelde eisen aan het proces van maatwerktraining, het verzorgen van cursussen en het iedere keer beschikbaar stellen van de juiste professional(s). Deze procedures worden vastgelegd in het kwaliteitshandboek (zie verder paragraaf 4.2.2). 4.2.2 Kwaliteitshandboek De processen, procedures en werkwijzen moeten vastgelegd zijn in een kwaliteitshandboek. Het opleidingsinstituut moet aan de hand van documenten dit boek opzetten en bijhouden. Daartoe dient binnen het opleidingsinstituut een persoon aangewezen te worden voor beoordeling op geschiktheid en doelmatigheid en voor uitgifte (vrijgeven). Dit geldt voor zowel nieuwe als gewijzigde documenten. In het kwaliteitshandboek is het volgende vastgelegd: 1. het managementsysteem, met daarin aangegeven over welke kennisen vaardigheden (competenties) het opleidingsinstituut beschikt en voor wie deze ter beschikking worden gesteld; 2. de voor het managementsysteem vastgestelde gedocumenteerde procedures en instructies;

8


3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

een beschrijving/schematische weergave van de samenhang tussen wat vastgelegd is in het managementsysteem (de samenhang tussen procedures, middelen, processen, werkinstructies, protocollen en andere normerende en ondersteunende documenten); het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen (zie paragraaf 5.3); een document Werkafspraken maatwerktraining (zie paragraaf 5.5.1); een procedure Relatiebeheer (zie paragraaf 5.5.1); een inwerkprocedure voor nieuwe medewerkers of partners; een procedure interne audit (zie paragraaf 5.6.1) een systeem van meting, analyse en zo nodig verbetering van maatwerktrajecten en cursussen (zie hoofdstuk 9). 4.2.3 Beheersing documentatie

De beheersing van documenten en de samenhang tussen de documenten moet resulteren in;  De aanwezigheid van de actuele en relevante documenten op die plaatsen waar de ontwikkeling, beheersing en borging van scholing en vorming van OR-en en hun leden door maatwerktraining en/of cursussen tot stand komt;  Een actueel, overzichtelijk en goed toegankelijk register voor het bijhouden van het documentenbestand, inclusief de aanvullingen, wijzigingen en de aard van de wijzigingen. 4.2.4 Beheersing van registraties Het opleidingsinstituut moet registraties opstellen en bijhouden, die nodig zijn om aan te tonen dat wordt voldaan aan de eisen, die dit Certificatieschema stelt aan haar managementsysteem.

9


5

Directieverantwoordelijkheid 5.1

Betrokkenheid van de directie

De directie moet met het managementsysteem aantonen dat zij de scholing en vorming van OR-en en hun leden door middel van maatwerktrainingen en cursussen beheerst en borgt. De directie dient eveneens zorg te dragen voor voldoende middelen, waaronder de beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerde/competente medezeggenschapsprofessionals. 5.2

Externe expertise

Externe adviseurs/trainers/coaches worden op basis van aantoonbare inhoudelijke en didactische kwaliteit aangetrokken. Geregistreerden in het Register MZ-Opleiders worden geacht te voldoen aan de kwaliteitseisen en geacht hun vakbekwaamheid op peil te houden. Formele samenwerkingsafspraken met externe adviseurs/trainers/coaches worden vastgelegd in een overeenkomst tot opdracht. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de externe expertise-pool ligt bij de directie of de daartoe aangewezen persoon. Prestaties van de externen worden op dezelfde wijze behandeld als die van de vaste trainers/adviseurs/coaches. 5.3

Kwaliteit

De directie dient het kwaliteitsbeleid vast te stellen met betrekking tot zorgvuldige en adequate maatwerktrainingen en cursussen, van de planning van de activiteiten van voorbereiding tot en met de activiteiten gedurende de uitvoeringsfase. Zij dient geregeld intern te communiceren dat moet worden voldaan aan de eisen in dit certificatieschema. De directie moet bewerkstelligen dat kwaliteitsdoelstellingen met inbegrip van die welke nodig zijn om te voldoen aan de ‘‘producteisen’’ (zie hoofdstuk 8), zijn vastgesteld voor relevante functies en niveaus binnen de organisatie. De kwaliteitsdoelstellingen moeten meetbaar zijn en consistent zijn met het kwaliteitsbeleid. Beide moeten vastgelegd zijn in een document in het kwaliteitshandboek. 5.4

Planning

De directie moet de maatwerktrainingen en/of de cursussen zo mogelijk per kwartaal plannen. 5.5

Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie

5.5.1 Verantwoordelijkheid en bevoegdheid Het opleidingsinstituut moet de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de volgende te onderscheiden functies (die doorgaans verdeeld zijn over meerdere personen maar die ook in een persoon verenigd kunnen zijn) eenduidig hebben vastgelegd en kenbaar gemaakt:   

De verantwoordelijkheid voor een doeltreffende bureauorganisatie en de interne werkprocessen van vraag-, offerte- en opdrachtverwerking. Een algemeen aanspreekpunt zowel intern als voor de opdrachtgever voor het reproduceren, samenstellen en verspreiden van cursusmaterialen of andere hulpmiddelen. Het beheer van een document “Werkafspraken maatwerktraining”, dat jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de directie op relevante wijzigingen wordt nagelopen, aangepast en

10


intern gecommuniceerd. Het gaat hier om het vastleggen wie wat doet inzake intake, offerte, opdracht en uitvoering en wie hierover intern communiceert met wie. Het interne administratieve werkproces van vraag-, offerte- en opdrachtverwerking moet dus vastgelegd zijn en afgestemd zijn op het inhoudelijke proces van uitvraag en voorbereiding van de offerte en de opdracht. Bij het interne werkproces moet voorts een onderscheid worden gemaakt tussen een procedure voor bestaande opdrachtgevers en een procedure voor potentiële opdrachtgevers. Klantenbeheersysteem; het ordenen van offertes en maatwerkopdrachten, alsmede de overige voor de processen relevante documenten volgens een vaste indeling en nummering. Het beheer van cursusmaterialen en andere hulpmiddelen. Door het versiesysteem is steeds duidelijk wat de laatste versies zijn. De verantwoordelijkheid voor:  Het intakegesprek en het doen opstellen van de offerte/opdracht;  De kwaliteit van de uitvoering van de opdracht;  Het contact met de opdrachtgever over voortgang, resultaten en kwaliteit van de uitvoering van de opdracht. Het uitwisselen van informatie met (potentiële) opdrachtgevers. Over het algemeen is de taakverdeling hierin dat de trainer inhoudelijke informatie over de (potentiële) opdracht uitwisselt en het secretariaat organisatorische informatie uitwisselt. Het Kwaliteitshandboek moet in een procedure Relatiebeheer voorzien. In deze procedure is vastgelegd dat steeds zorgvuldig en op tijd wordt gecommuniceerd met (potentiële) opdrachtgevers. Het beheer van uitgaande correspondentie, verwerking en verzending daarvan. Het uitbrengen van offertes en bevestiging van opdrachten. De verantwoordelijkheid voor het opstellen en bewaken van handleidingen, procedures en richtlijnen en waar nodig op grond van verbetervoorstellen nieuwe versies vaststellen. Het ontwikkelen/opzetten en vaststellen van cursussen. De coördinatie van cursussen uit het vaste aanbod. Het verzorgen van het op peil houden van de competenties van de medezeggenschapsprofessionals.

  



     

5.6

Directiebeoordeling

5.6.1 Interne audit Jaarlijks wordt een interne audit uitgevoerd m.b.t. de gegeven maatwerktrainingen en/of cursussen, om zeker te stellen dat conform het Kwaliteitshandboek wordt gewerkt. De resultaten van de interne audit worden in een verslag verwerkt. Dit verslag wordt besproken in het Management Review (zie paragraaf 5.6.2). Op basis van de resultaten bepaalt de directie in overleg met betrokkenen of en zo ja, welke verbetermaatregelen nodig zijn. Er is een procedure vastgesteld voor de interne audit. Deze procedure dient opgenomen te zijn in het kwaliteitshandboek. 5.6.2 Management review De directie dient directiebeoordelingen uit te voeren. Minimaal eenmaal per jaar moet de directie een management review (MR) houden, waarbij met name de volgende zaken worden besproken:  De resultaten van de jaarlijkse interne audit en de (steekproefsgewijze) controle door het externe auditbureau en de voortgang van preventieve en corrigerende maatregelen.

11


   

De eindrapportages die naar aanleiding van de evaluatie na elk maatwerktraject of elke cursus zijn opgesteld en de getotaliseerde evaluatiegegevens. Maatregelen uit het vorige MR. Veranderingen (intern en extern) die van invloed zijn op het managementsysteem. De resultaten van de instructie, beoordeling en correctie die in het kader van vakinhoudelijke leiding zijn gegeven aan de medezeggenschapsprofessionals. 5.6.3 Output van de beoordeling

De jaarlijkse directiebeoordeling dient schriftelijk vastgelegd te worden.

12


6

Natuurlijk persoon

In voorkomende gevallen kan een natuurlijk persoon, een zelfstandige zonder personeel (zzp’er), ook de certificaathouder zijn. Deze persoon dient om voor een certificaat in aanmerking te kunnen komen door middel van een of meerdere schriftelijke overeenkomsten tot samenwerking met derden aan te tonen dat voldaan wordt aan de eisen in dit certificatieschema. Deze persoon is en blijft bij uitbesteding van bepaalde activiteiten verantwoordelijk voor alle in dit certificatieschema opgenomen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, inclusief de verantwoordelijkheid voor het functioneren van het managementsysteem.

13


7

Management van middelen 7.1

Beschikbaar stellen van middelen

Het opleidingsinstituut is verantwoordelijk voor de benodigde middelen om de ontwikkeling, beheersing en borging van maatwerktraining en cursussen conform dit certificatieschema in te voeren, te onderhouden en waar nodig de doeltreffendheid ervan te verbeteren. 7.2

Personeel

7.2.1 Algemeen Het opleidingsinstituut moet de competenties van de medezeggenschapsprofessionals vaststellen, zo nodig verbeteren en borgen. De competenties van de medezeggenschapsprofessionals op de kennisen vaardigheidsgebieden volgens paragraaf 7.2.2 zijn vastgelegd in functieprofielen. Trainers, coaches en adviseurs Van vaste medewerkers is de expertise in kaart gebracht aan de hand van functieprofielen. Daarbij moet ook aangegeven zijn op welke producten zij inzetbaar zijn en hoe hun vakbekwaamheid op peil wordt gehouden (gevolgde trainingen en opleidingen n.a.v. afspraken over deskundigheidsbevordering). Nieuwe medewerkers In het kwaliteitshandboek wordt een inwerkprocedure ten behoeve van nieuwe medewerkers opgenomen. Achtervang Het opleidingsinstituut borgt dat altijd een trainer beschikbaar is voor vervanging bij ziekte of andere situaties van overmacht van de beoogde trainer, of voorziet op andere wijze, die dan duidelijk met de klant is afgesproken, in dergelijke overmachtsituaties. 7.2.2 Competenties medezeggenschapsprofessionals De inzet van de medezeggenschapsprofessionals bij maatwerktraining en/of cursus is gebaseerd op algemene kennis op verschillende kennisen/of vaardigheidsgebieden, onder meer: A. Kennis 1. WOR 2. andere relevante juridische regelgeving 3. financieel beleid / economisch beleid 4. strategisch beleid / markt- en omgevingsontwikkelingen 5. organisatieontwikkeling / reorganisatie / fusie / sluiting 6. arbeidsomstandigheden / milieu 7. sociaal beleid & personeelsbeleid 8. arbeidsvoorwaarden / arbeidstijdenwet 9. arbeidswetgeving / arbeidsverhoudingen 10. maatschappelijke trends

14


B. Vaardigheden 1. spreken / presenteren 2. schrijven / notuleren 3. vergaderen 4. debatteren 5. onderhandelen / argumenteren 6. teambuilding 7. projectmatig werken 8. persoonlijke effectiviteit Maatwerktraining kan ook coachings- en adviseringselementen bevatten, als dat gewenst is. De medezeggenschapsprofessional die geregistreerd is in het Register MZ-Opleiders wordt geacht aan de kennisen vaardigheidsgebieden zoals hierboven onder A en B genoemd, te voldoen. Om de juiste mix aan noodzakelijke alsook beschikbare competenties veilig te stellen moeten de opleidingsinstituten op voorhand aantonen dat zij zelf beschikken over voldoende gekwalificeerde medewerkers, waardoor zowel inhoudelijk als ook didactisch alle in deze paragraaf (7.2.2.) genoemde kennisen of vaardigheidsgebieden kunnen worden onderwezen, dan wel dat dit wordt gerealiseerd door formele samenwerkingsafspraken met externe trainers/coaches/adviseurs.

15


8

Het realiseren van producten of diensten 8.1

Achtergrond

Het bijzondere karakter van de dienstverlening op het terrein van de medezeggenschap brengt mee dat een specifieke oriëntatie op de vraagstukken die spelen in de onderneming wenselijk is. Daartoe is het van belang dat de training aansluit bij de actuele medezeggenschapspraktijk, bij het kennisen opleidingsniveau van de OR-leden en bij de specifieke kenmerken van de organisatie/branche. Hierbij kan ook gebruik gemaakt worden van standaardproducten/open inschrijvingscursussen. In het kader van dit certificatieschema worden de volgende producten of diensten onderscheiden, te weten: 1. maatwerktrainingen; 2. standaardcursussen, al dan niet met open inschrijvingskarakter voor individuele OR-leden. Een maatwerktraining kan ook standaardelementen bevatten. Het realisatieproces van maatwerktrainingen kent vier fasen/volgordelijke deelprocessen: 1. het proces dat verband houdt met identificeren van eisen/behoeften van de klant; 2. het proces van ontwerp en ontwikkeling (van offerte tot en met opdracht); 3. het proces van uitvoering; 4. het proces van evaluatie en nazorg. De standaardcursussen bedoeld voor de hele OR of voor individuele OR-leden zijn vastomlijnd en dat maakt dat meestal rechtstreeks wordt overgegaan tot stap 3 van het realisatieproces. 8.2

Maatwerktraining of een combinatie van maatwerktraining en cursussen

De werkwijze om tot een goed afgestemd maatwerkproduct te komen, moet zijn dat eerst de leerdoelen in kaart worden gebracht. Dit is het resultaat van deelproces 1. Vervolgens worden deze leerdoelen vertaald naar concrete eindtermen. Deze eindtermen worden vergezeld van een programma vastgelegd in een offerte, die aan de klant ter goedkeuring wordt gestuurd. Het resultaat van deelproces 2 is de opdracht. Na goedkeuring van het programma vindt de fase van uitvoering van de opdracht plaats, waarvan het resultaat is de maatwerktraining (de realisatie van het scholingsaanbod). Dit is het resultaat van deelproces 3. Tenslotte vindt een eindevaluatie plaats waarin gekeken wordt naar cursistentevredenheid en het effect van de training op de medezeggenschapspraktijk. Dit wordt vastgelegd in een schriftelijke eindrapportage. De evaluatie en de nazorg zijn het resultaat van fase 4. Het volledige realisatieproces loopt bij maatwerktrainingen dus van het proces van uitvraag/intake, offerte, opdrachtverlening, uitvoering tot en met het proces van nazorg. De deelprocessen van het realisatieproces van maatwerktrainingen moeten vastgelegd zijn en moeten consistent zijn met de eisen van het managementsysteem (zie de hoofdstukken 4 t/m 7). De opdracht moet uiteindelijk een afgewogen en door de opdrachtgever goedgekeurd plan van aanpak of programma bevatten. Voor een goede uitvoering van de deelprocessen 1 t/m 4 moet één projectverantwoordelijke trainer verantwoordelijk worden gesteld en moeten de intern betrokken medewerkers eenduidig vastgelegd zijn. Alle voor een bepaalde maatwerktraining verantwoordelijke medewerkers moeten steeds adequaat met elkaar samenwerken en communiceren.

16


Welke medezeggenschapsprofessional(s) op een of meerdere kennisen/of vaardigheidsgebieden (volgens paragraaf 7.2.2.) door het opleidingsinstituut bij de opdrachtgever ingezet moet(en) worden is afhankelijk van de naar aanleiding van de uitvraag geformuleerde leerdoelen. 8.2.1 Uitvraag/intake Bij het proces van uitvraag en het intakegesprek van de projectverantwoordelijke met de potentiële opdrachtgever is een goede voorbereiding cruciaal. Het gaat hierbij om: 1. een zeker inzicht in het bedrijf (wat is de cultuur, hoe staat het bedrijf ervoor, hoe is de positie in de markt, hoe wordt tegen het management aangekeken?); 2. een goed inzicht in de positionering van de OR binnen de organisatie (de opstelling naar de directie; de relatie met het management en de achterban; kortom een krachtenveld analyse waarbij de OR centraal staat); 3. een goed inzicht in de samenstelling/verhoudingen/werkwijze/ontwikkeling van de OR (inschatten onderlinge verhoudingen). 8.2.2 Leerdoelen en eindtermen De Uitvraag/intake dient uiteindelijk te resulteren in een goed inzicht in enerzijds de aanwezige kennisen vaardigheidsgebieden en anderzijds in de benodigde kennisen vaardigheidsgebieden en ook het niveau daarvan. Dit inzicht dient te leiden tot het formuleren van leerdoelen (op het gebied van kennis en vaardigheden) voor de OR als geheel en waar nodig ook voor de individuele leden. Vervolgens zullen van de geformuleerde leerdoelen concrete eindtermen afgeleid en geformuleerd dienen te worden. 8.2.3 Offerte Naar aanleiding van het uitgevoerde intakegesprek en de geformuleerde leerdoelen en eindtermen stelt de trainer een offerte op. Hierin wordt de vraag van de opdrachtgever uiteengezet en wordt een plan van aanpak voorgesteld dat alle voor de opdrachtgever relevante gegevens bevat. De projectverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de inhoud van de offerte/opdracht en de tijdige bijstelling van de offerte/opdracht, de juiste lay-out en de tijdige bijstelling en aanlevering van plannen van aanpak en programma’s. De directie of een daartoe aangewezen medewerker is uiteindelijk verantwoordelijk voor de totale offerte/opdracht. Criteria voor de offerte zijn (in de offerte wordt duidelijk gemaakt):  de essentie van de vraag van de potentiële opdrachtgever, zoals geïnterpreteerd door de trainer;  welk aanbod van diensten de trainer daaraan verbindt en waarom;  hoe dat aanbod concreet vorm wordt gegeven met een plan van aanpak/programma. 8.2.4 Opdracht met plan van aanpak/programma De trainer stelt op basis van het intakegesprek een plan van aanpak/programma op. Criteria voor het plan van aanpak of het programma zijn:  relevantie: een adequate verbinding tussen de situatie van de opdrachtgever en het maatwerkprogramma, dan wel het gewenste resultaat van dit programma;  ordening: het plan van aanpak of het programma is logisch qua volgorde en tijdsindeling;

17


 

methodische vormgeving: het plan van aanpak of het programma geeft voldoende informatie over de wijze waarop de training zal verlopen; praktische informatie: ook bevat het plan van aanpak of programma alle benodigde informatie en een duidelijke verwijzing naar overleg met de opdrachtgever dat aan het plan of programma ten grondslag heeft gelegen.

Het plan van aanpak of programma moet de leerdoelen vertalen naar: - eindtermen en een daarmee corresponderend aanbod van scholingsactiviteiten op de relevante kennis en/of vaardigheidsgebieden volgens paragraaf 7.2.2. - aanpak (werkvormen/methoden) Het opstellen van een plan van aanpak of programma moet voor zover van toepassing ook gebeuren met betrokkenheid en met interne afstemming van de inbreng van specifieke expertise als combinaties van trainen, adviseren of coachen aan de orde zijn. 8.2.5 Uitvoering opdracht Aan de hand van de opdrachtovereenkomst voert de trainer het plan van aanpak of programma uit. De projectverantwoordelijke bepaalt naar aanleiding van het opgestelde programma welke leermiddelen, andere hulpmiddelen, materialen of aanpak worden/wordt gebruikt (en zo nodig moet(en) worden ontwikkeld). Wanneer de opdrachtgever een relatie is van een bepaalde trainer neemt de persoon die nu verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht minimaal één keer contact op met deze collega om de stand van zaken te bespreken. De trainer voert op de afgesproken tijdstippen de opdracht uit volgens het afgesproken plan van aanpak of programma. 8.2.6 Tussentijdse aanpassing van de opdracht Het kan voorkomen dat de opdracht in gezamenlijk overleg tussen klant en opleidingsinstituut bepaalde wijzigingen in het programma en daarmee in de scholingsactiviteiten worden afgesproken. Dergelijke wijzigingen moeten vastgelegd worden in een addendum bij het programma van de opdracht. 8.2.7 Afronding Na afloop van het maatwerktraject vindt een meting plaats (zie hoofdstuk 9). Indien het maatwerktraject is doorlopen, wordt de opdrachtgever daarvan op de hoogte gesteld. Met de opdrachtgever wordt een eindevaluatiegesprek gehouden. Het resultaat van dit gesprek wordt vastgelegd in een schriftelijke eindrapportage en aan de klant gerapporteerd. 8.3 Standaardcursussen / open inschrijvingscursussen Cursussen zijn vooraf gedefinieerd en gepland. Hierop kunnen ondernemingsraadsleden gezamenlijk of individueel inschrijven. De ontwikkeling van deze cursussen is gebaseerd op de inzichten die het opleidingsinstituut heeft in de gewenste leerdoelen van zijn doelgroep. De vorm van deze cursussen is gevarieerd: van een dag(deel) tot een complete leergang, van klassikaal tot e-learning. Voor iedere cursus geldt dat eerst leerdoelen en daarvan afgeleid concrete eindtermen geformuleerd dienen te worden. De opzet van het programma van de cursussen is op voorhand bekend. De trainer voert op de afgesproken tijdstippen de cursus uit in lijn met het vastgestelde en bekendgemaakte programma. Van

18


elke cursus moet schriftelijke informatie beschikbaar zijn, waarin ingegaan wordt op de leerdoelen, de eindtermen, de doelgroep, de inhoud, de werkwijze en de onderwerpen die aan bod komen. Inhoudelijke vragen worden doorverwezen naar de voor de inhoud van het product verantwoordelijke trainer.

19


9

Meting, analyse en verbetering

In het Kwaliteitshandboek is een systeem van meting, analyse en verbetering van maatwerktrajecten en cursussen opgenomen. Elk maatwerktraject en elke cursus wordt na afloop schriftelijk geëvalueerd. Het opleidingsinstituut heeft een coördinatiepunt ingericht waar wordt bijgehouden of evaluatie van de maatwerktraining of de cursus heeft plaatsgevonden. Het uitzetten van de vragenlijst(en), herinneren aan, en verwerken van de feedback binnen vier weken na afloop van een maatwerktraining of cursus tot een schriftelijke eindrapportage, gebeurt door de daartoe verantwoordelijk gestelde persoon. Aan het eind van een maatwerktraject of een cursus wordt door de deelnemers een evaluatieformulier ingevuld waarin het trainingsmateriaal, werkvormen en het functioneren van de trainer naar voren komen. De resultaten van de evaluatie worden systematisch verwerkt en geregistreerd. De resultaten worden daarnaast meegenomen bij nieuwe maatwerktrajecten en gebruikt voor het bijstellen van cursussen. Totalisering van evaluatiegegevens leidt tot een schriftelijke managementrapportage die inzichtelijk maakt hoe is gepresteerd op het product/de dienst. Een totalisering van evaluatiegegevens vormt onderwerp van bespreking in het managementoverleg en in het management review (zie paragraaf 5.6.2). Het opleidingsinstituut bewaakt de tijdige aanlevering van de schriftelijke eindrapportage; gebeurt dit niet, dan wordt contact opgenomen met de betreffende trainer en eventueel de directie. Eindrapportages worden naar de klant gestuurd. Deze eindrapportage bevat een evaluatieverslag op basis van de algemene bevindingen als ook - gelet op de doelstellingen van het traject en de situatie van de (cursus)groep - de belangrijkste conclusies en afspraken. De trainer geeft aan het opleidingsinstituut door dat het maatwerktraject of de cursus kan worden afgerond in het registratiesysteem. Het opleidingsinstituut zorgt voor de archivering van het complete klantdossier en sluit het projectnummer af en stelt hiervan ook de relatiebeheerder op de hoogte. De eindrapportage wordt in het trajectdossier in het netwerk opgeslagen. Aan de hand van de eindrapportages moet de leeropbrengst bepaald worden, ook om na te gaan welke leerbehoefte er nog is.

20

Onderdeel 2 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR De richtlijn auditbureau

Onderdeel 2 Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau voor toepassing Certificatieschema opleiden ondernemingsraden

Actuele versie d.d.31-10-2013

Voorwoord Voor de uitvoering van het certificeringsproces, conform de definitie in het Certificatieschema opleiden ondernemingsraden, dient het auditbureau aan deze Richtlijn te voldoen. In deze Richtlijn liggen zowel organisatorische als inhoudelijke eisen ten aanzien van de werkwijze vast.


Inhoudsopgave 1

2

3

Organisatie van het auditbureau ....................................................................................................... 1 1.1 Principes en algemene eisen ..................................................................................................... 1 1.1.1 Onafhankelijkheid ......................................................................................................... 1 1.1.2 Competentie .................................................................................................................. 1 1.1.3 Verantwoordelijkheid ..................................................................................................... 2 1.1.4 Openheid ....................................................................................................................... 2 1.1.5 Vertrouwelijkheid ........................................................................................................... 2 1.1.6 Klachten ........................................................................................................................ 2 1.1.7 Juridische aspecten ...................................................................................................... 2 1.2 Organisatiestructuur binnen het auditbureau ............................................................................ 2 1.2.1 Organisatiestructuur en management .......................................................................... 2 1.3 Personeel betrokken bij certificeringsactiviteiten ....................................................................... 3 1.4 Overige eisen m.b.t. het auditbureau ........................................................................................ 3 1.4.1 Inzet van externe auditors en uitbesteding ................................................................... 3 1.5 Informatie-uitwisseling tussen auditbureau en opleidingsinstituten ........................................... 4 1.5.1 Toegankelijkheid van informatie ................................................................................... 4 1.5.2 Vertrouwelijkheid ........................................................................................................... 4 1.5.3 Informatie-uitwisseling tussen auditbureau en opleidingsinstituten .............................. 4 1.6 Managementsysteem binnen het auditbureau .......................................................................... 4 Werkwijze van het auditbureau ......................................................................................................... 5 2.1 Algemene eisen ......................................................................................................................... 5 2.1.1 Auditplan en auditteam ................................................................................................. 5 2.2 Certificeringsprocedure .............................................................................................................. 5 2.2.1 Behandeling aanvraag initiële certificering ................................................................... 5 2.2.2 Aanvragen ..................................................................................................................... 6 2.2.3 Verloop toelatingsbeoordeling ...................................................................................... 6 2.2.4 Beoordeling ................................................................................................................... 6 2.2.5 Beoordeling eisen managementsysteem ...................................................................... 6 2.2.6 Beoordeling eisen maatwerktrajecten ........................................................................... 6 2.2.7 Beoordeling eisen cursussen ........................................................................................ 6 2.2.8 Het afronden dan wel afbreken van de beoordeling ..................................................... 7 2.2.9 Rapportage ................................................................................................................... 7 2.3 Certificeringsadvies.................................................................................................................... 7 2.4 Geldigheidsduur van het certificaat ........................................................................................... 7 2.5 Norminterpretatie ....................................................................................................................... 8 Toezicht/controle ............................................................................................................................... 9 3.1 Toegang ..................................................................................................................................... 9 3.2 Frequentie van het toezicht ....................................................................................................... 9 3.3 Wijze van uitoefening van het toezicht ...................................................................................... 9 3.3.1 Toetspunten managementsysteem .............................................................................. 9 3.4 Verslag van bevindingen ........................................................................................................... 9 3.5 Maatregelen ............................................................................................................................... 9 3.5.1 Algemeen ...................................................................................................................... 9 3.5.2 Afwijkingen ten opzichte van de eisen ........................................................................ 10 3.5.3 Maatregelen bij afwijking van de eisen ....................................................................... 11 3.5.4 Verlenging ................................................................................................................... 12

Bijlage: I. Lijst met afwijkingen ten opzichte van de eisen in het certificatieschema


1

Organisatie van het auditbureau

In dit hoofdstuk staan de organisatorische eisen die aan het auditbureau worden gesteld. 1.1

Principes en algemene eisen

Het doel van certificering is om alle partijen vertrouwen te geven dat het certificaat “opleiden ondernemingsraden en hun individuele leden” aan alle eisen voldoet. De waarde van certificering wordt in belangrijke mate bepaald door het vertrouwen dat partijen hebben in de onafhankelijkheid en de competentie van het auditbureau. Ten aanzien van het vertrouwen in het auditbureau spelen de volgende onderwerpen een belangrijke rol. 1.1.1 Onafhankelijkheid Het is essentieel dat het auditbureau zijn adviezen aan het bestuur van Stichting SCOOR inzake het verlenen, verlengen, opschorten of intrekken van het certificaat baseert op objectief bewijsmateriaal voor het al dan niet in overeenstemming zijn met de gestelde eisen. De adviezen die op basis van het bewijsmateriaal aan Stichting SCOOR worden verstrekt mogen niet worden beïnvloed door andere belangen of partijen. Aan het auditbureau worden de volgende eisen gesteld: - Het management van het auditbureau dient publiek te verklaren dat zijn commitment ten aanzien van onafhankelijkheid en objectiviteit is verzekerd. - Het auditbureau dient alle mogelijke bedreigingen van de onafhankelijkheid te identificeren, analyseren en documenteren. De bedreigingen kunnen betrekking hebben op zowel de organisatie zelf als personen binnen de organisatie. Maatregelen dienen te worden genomen om potentiële bedreigingen te elimineren of te minimaliseren. - Het auditbureau dient de financiering en inkomstenbronnen regelmatig te evalueren om aan te tonen dat er geen commerciële, financiële of andere druk is die de onafhankelijkheid beïnvloedt. - Het auditbureau of een onderdeel binnen dezelfde juridische entiteit mag geen adviesdiensten op het terrein van scholing en vorming van ondernemingsraden aanbieden of leveren. - Het auditbureau of een onderdeel van dezelfde juridische entiteit mag aan klanten die worden gecertificeerd niet de uitvoering van andere interne audits aanbieden of leveren. - Het auditbureau mag geen werkzaamheden uitbesteden aan organisaties die advies op het terrein van scholing en vorming van ondernemingsraden aanbieden. - Personeel dat in een periode van twee jaar voorafgaand aan de certificeringsactiviteiten betrokken is geweest bij advisering en/of training van ondernemingsraden bij het te certificeren instituut mag niet worden ingezet. - Het auditbureau dient van het in te zetten personeel (intern en extern) te eisen dat dit personeel het auditbureau op de hoogte brengt van mogelijke situaties die het auditbureau of de betreffende persoon in een belangenconflict kan brengen. 1.1.2 Competentie Het auditbureau werkt competentiegericht. Competentie van het personeel is een randvoorwaarde voor de certificeringsactiviteiten. De vereiste competentie is uitgewerkt in paragraaf 1.3

1.1.3 Verantwoordelijkheid Het voldoen aan de certificeringseisen in het certificatieschema is de primaire verantwoordelijkheid van het opleidingsinstituut dat gecertificeerd wil worden. Het auditbureau is in opdracht van Stichting SCOOR verantwoordelijk voor het verzamelen van objectief bewijs om op basis daarvan een advies aan het bestuur van SCOOR te verstrekken inzake een certificeringsbeslissing. 1.1.4 Openheid Stichting SCOOR dient belanghebbenden toegang te geven tot informatie over het certificerings- en auditproces en de status van adviezen inzake certificering (inclusief schorsing en intrekking van het certificaat en wijziging van de scope). Stichting SCOOR kan hierover ook afspraken maken met het auditbureau. 1.1.5 Vertrouwelijkheid Het auditbureau gaat vertrouwelijk om met alle informatie en andere gegevens die Stichting SCOOR of het opleidingsinstituut ter beschikking stelt in het kader van de certificering en het auditproces. 1.1.6 Klachten Een adequate behandeling van klachten is belangrijk voor het creëren van vertrouwen in certificering en belangrijk voor de bescherming van zowel de gecertificeerde opleidingsinstituten als de gebruikers van de trainingen en de cursussen die zij aanbieden. Klachten over het auditbureau of klachten over een gecertificeerd opleidingsinstituut dienen bij Stichting SCOOR ingediend te worden. Stichting SCOOR zal hiervoor een klachtenprocedure opstellen en op haar website plaatsen. Ten behoeve van de afhandeling van klachten over gecertificeerde opleidingsinstituten kan Stichting SCOOR het auditbureau hierbij betrekken. 1.1.7 Juridische aspecten Het auditbureau dient aan de volgende juridische vereisten te voldoen: - Het auditbureau dient een zelfstandige juridische entiteit te zijn of een goed gedefinieerd onderdeel van een juridische entiteit. Het opleidingsinstituut dient op basis van een model-overeenkomst een contract met Stichting SCOOR te hebben waardoor de afspraken in verband met de uitvoering van de certificeringsactiviteiten door het auditbureau ook juridisch afdwingbaar zijn. - Het auditbureau dient de risico’s in verband met het uitvoeren van certificeringsactiviteiten te evalueren en maatregelen te nemen tegen eventuele aansprakelijkheidsstelling (zoals verzekeringen en financiële reserves). 1.2

Organisatiestructuur binnen het auditbureau 1.2.1 Organisatiestructuur en management

Het auditbureau legt de organisatiestructuur vast met daarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van personeel en management. Als het auditbureau onderdeel is van een 2

juridische entiteit, dan wordt ook de ‘line of authority’ vastgelegd en de relatie tot andere delen van deze juridische entiteit. In NEN ISO 17021, paragraaf 6.1.2, wordt een negental onderwerpen genoemd waarvoor het management verantwoordelijk is. De structuur van het auditbureau dient zodanig te zijn dat de onafhankelijkheid van de verschillende certificeringsactiviteiten is gewaarborgd. 1.3

Personeel betrokken bij certificeringsactiviteiten

Het auditbureau dient ervoor te zorgen dat het personeel relevante kennis heeft van medezeggenschap en de trainingen en cursussen in verband hiermee. Het auditbureau dient te beschikken over de benodigde certificeringsdeskundigheid voor het uitvoeren van systeemcertificering bij het opleidingsinstituut. Bij de bepaling van de competentie-eisen waaraan personeelsleden betrokken bij certificeringsactiviteiten moeten voldoen dient NEN ISO 19011 te worden gehanteerd (richtlijnen voor het uitvoeren van kwaliteitssysteemaudits). De auditors dienen op basis van opleiding en ervaring te beschikken over een werken denkniveau dat minimaal gelijk is aan dat van het hoger beroepsonderwijs. De auditor dient over kennis te beschikken op het gebied van medezeggenschap. De auditor dient gekwalificeerd te zijn als managementsysteemauditor voor NEN ISO 9001. 1.4 Overige eisen m.b.t. het auditbureau Het auditbureau beschikt over een vastgelegde procedure voor het selecteren, trainen en formeel autoriseren van systeemauditors en medezeggenschapsexperts die bij certificeringsactiviteiten worden ingezet. Het auditbureau beschikt over een aantoonbaar effectief proces van auditing van managementsystemen bij opleidingsinstituten. Het auditbureau zorgt dat de auditors op de hoogte zijn van alle certificeringseisen, auditstandaarden en andere relevante eisen. Het auditbureau dient trainingsbehoeften te inventariseren en de mogelijkheid te bieden tot het volgen van training. Het auditbureau dient gedocumenteerde procedures te hebben voor het monitoren en meten van de prestaties van het personeel. Onder meer door het beoordelen van auditrapporten; het periodiek observeren van audits in de praktijk en het vragen naar feedback bij opleidingsinstituten. Het auditbureau houdt voor auditors, management en administratief personeel een bestand bij met gegevens over onder meer relevante kwalificaties, training, ervaring, competentie en alle relevante adviesactiviteiten. De persoon die de adviezen inzake de certificeringsbeslissingen aan Stichting SCOOR verstrekt dient de certificeringseisen in het certificatieschema te kennen en dient aantoonbaar competent te zijn voor het evalueren van auditprocessen en het beoordelen van de conclusies van een audit. 1.4.1 Inzet van externe auditors en uitbesteding - Het auditbureau zal externe auditors en ingehuurde medezeggenschapsdeskundigen een schriftelijke verklaring laten tekenen waarmee zij zich committeren aan de organisatie en de werkwijze die het auditbureau moet volgen op grond van deze Richtlijn. De verklaring zal de aspecten van geheimhouding en onafhankelijkheid van commerciële en andere belangen adresseren. De verklaring eist dat externe auditors en medezeggenschapsdeskundigen het auditbureau informeren over bestaande of oude contacten met een opleidingsinstituut dat zij toegewezen krijgen om te auditen. - Het auditbureau heeft een procedure waarin is beschreven onder welke condities uitbesteding mag plaatsvinden. Onder uitbesteding wordt verstaan het inhuren van een andere persoon of organisatie om delen van de certificeringsactiviteiten uit te voeren namens het auditbureau. Het auditbureau stelt per ingehuurde persoon of organisatie een juridisch handhaafbaar contract op waarin de afspraken, 3

inclusief geheimhouding en mogelijk belangenconflict zijn geregeld. Adviezen aan Stichting SCOOR over het verlenen, verlengen, opschorten of intrekken van een certificaat kunnen niet worden uitbesteed. - Het auditbureau blijft verantwoordelijk voor alle activiteiten die worden uitbesteed en dient ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan de eisen in deze Richtlijn. - Het auditbureau heeft gedocumenteerde procedures voor de kwalificatie en monitoring van alle personen of organisaties aan wie certificeringsactiviteiten worden uitbesteed. Het auditbureau zal er voor zorgen dat gegevens over de competentie van externe auditors en ingehuurde medezeggenschapsdeskundigen worden bijgehouden. 1.5

Informatie-uitwisseling tussen auditbureau en opleidingsinstituten 1.5.1 Toegankelijkheid van informatie

Het auditbureau zal naar het opleidingsinstituut transparant zijn voor wat betreft de adviezen aan Stichting SCOOR inzake het certificeringsproces en de certificeringsactiviteiten. 1.5.2 Vertrouwelijkheid Het auditbureau heeft een beleid, neemt maatregelen en sluit juridisch handhaafbare overeenkomsten om de vertrouwelijkheid van de verkregen informatie te waarborgen op alle niveaus van de organisatie. Over een opleidingsinstituut zal geen informatie aan derden worden gegeven zonder schriftelijke toestemming van het betreffende opleidingsinstituut, tenzij door wetgeving verplicht. 1.5.3 Informatie-uitwisseling tussen auditbureau en opleidingsinstituten In opdracht van Stichting SCOOR dient het auditbureau opleidingsinstituten de volgende informatie te verstrekken: een beschrijving van de verschillende stappen in het certificeringsproces (aanvraag, initiële audits, controleaudits, besluitvormingsproces, adviezen over verlenen, verlengen, opschorten of intrekken van certificaten, de klachtenprocedure en de kosten van de activiteiten). - wijzigingen in de certificeringseisen. Het auditbureau zal controleren dat alle certificaathouders voldoen aan de nieuwe eisen. Stichting SCOOR zorgt ervoor dat wijzigingen in het schema publiek en aan certificaathouders bekend gemaakt worden. Stichting SCOOR regelt met de certificaathouder dat deze direct alle informatie aan Stichting SCOOR en aan het auditbureau verstrekt, die van invloed kan zijn op het functioneren van het managementsysteem. Het gaat daarbij onder meer om de volgende wijzigingen: - juridische, commerciële en organisatorische status of eigendom; - contactadres en locaties; - (grote) veranderingen in de organisatie en/of het managementsysteem. 1.6

Managementsysteem binnen het auditbureau

Het auditbureau dient te beschikken over een managementsysteem dat voldoet aan de NEN ISO 9001-norm of aan de eisen zoals opgenomen in paragraaf 10.3 van NEN ISO 17021. Het managementsysteem dient gericht te zijn op de uitvoering van de eisen die zijn opgenomen in de hoofdstukken 5-9 van NEN ISO 17021 en de toepassing daarvan aantoonbaar te maken. 4

2

Werkwijze van het auditbureau

Dit hoofdstuk regelt de werkwijze van het auditbureau, zoals het auditbureau deze intern en extern dient te hanteren. Het auditbureau dient dit hoofdstuk te volgen in de uitoefening van haar taken. Hoofdstuk 9 van NEN ISO 17021 bevat eisen ten aanzien van de werkwijze tijdens het certificeringsproces. Dit deel van de Richtlijn omschrijft de procedures die relevant zijn voor het juist toepassen van het certificatieschema opleiden ondernemingsraden 2.1

Algemene eisen 2.1.1 Auditplan en auditteam

Ten aanzien van het auditplan geldt het volgende: - Het auditbureau zorgt ervoor dat voor elke audit een auditplan wordt opgesteld dat de basis vormt voor de uitvoering en planning van de auditactiviteiten. Het auditplan wordt gebaseerd op gedocumenteerde aanpak van het auditbureau, opgesteld in overeenstemming met NEN ISO 19011. - Het auditbureau informeert het opleidingsinstituut over de namen (en eventueel achtergrond) van de auditor en de medezeggenschapsdeskundige. Dit dient op een zodanig tijdstip te gebeuren dat het opleidinginstituut voldoende tijd heeft om daarop te reageren en het auditbureau het “team” nog kan aanpassen wanneer daar goede argumenten voor zijn. Het auditplan en de overeengekomen data van de audit zullen, behalve bij onaangekondigde controles, vooraf met de klant worden gecommuniceerd. Het auditbureau dient minimaal 2 weken voordat een audit wordt gehouden schriftelijk (post of e-mail) een auditplan aan het te certificeren instituut voor te leggen. De taak van het auditteam is het beoordelen of het Kwaliteitshandboek is opgesteld en geïmplementeerd volgens de eisen in het Certificatieschema. Het auditbureau beschikt over een gedocumenteerde beschrijving van de wijze waarop de audits dienen te worden uitgevoerd volgens de richtlijnen uit NEN ISO 19011. In aanvulling op het bezoek kan ook op afstand inzage in elektronische bestanden worden verkregen. Wanneer het auditbureau afwijkingen van de certificeringseisen constateert, dient het auditbureau van het opleidinginstituut te verlangen dat dit analyseert wat de oorzaak van de afwijking is en dat het opleidingsinstituut dient te beschrijven welke correctieve en/of preventieve (ter voorkoming van herhaling van de afwijking) maatregelen zijn of worden genomen. Het auditbureau beoordeelt de analyse en de genomen maatregelen (zie 3.5)

2.2

Certificeringsprocedure 2.2.1 Behandeling aanvraag initiële certificering

Het instituut dient bij Stichting SCOOR, in overeenstemming met deze certificeringsprocedure, schriftelijk een aanvraag in voor het SCOOR-certificaat. Op verzoek van Stichting SCOOR dient het auditbureau de aanvraag voor het certificaat in behandeling te nemen. Het auditbureau is verplicht het instituut schriftelijk over de vastgestelde regels, voorwaarden en procedures die verband houden met de behandeling van de aanvraag voor het certificaat, te informeren.

5

2.2.2 Aanvragen De aanvraag heeft betrekking op een certificaat met de aantekening “maatwerk”, een certificaat met de aantekening “standaardcursussen”, een certificaat met beide aantekeningen of een voorlopig certificaat. 2.2.3 Verloop toelatingsbeoordeling De duur van de toelatingsbeoordeling is gemaximeerd op 3 maanden. Binnen deze termijn moet het auditbureau aan Stichting SCOOR adviseren of het instituut is toegelaten tot de beoordeling. Kan het auditbureau dat niet omdat het opleidinginstituut de documentatie niet geleverd of niet op orde heeft, dan dient het instituut de aanvraag opnieuw bij Stichting SCOOR in te dienen. 2.2.4 Beoordeling Het doel van de door het auditbureau uit te voeren beoordeling is om vast te stellen of aan alle eisen in het certificatieschema wordt voldaan. De beoordeling bestaat uit: A. Beoordeling van de documentatie (vooronderzoek) Onderzocht wordt of datgene wat volgens het certificatieschema schriftelijk vastgelegd dient te zijn, ook daadwerkelijk is vastgelegd in het Kwaliteitshandboek van het opleidingsinstituut. B. Beoordeling van de implementatie (initiële certificeringsaudit). Nadat is vastgesteld dat de documentatie aan de gestelde eisen voldoet, wordt de implementatie van het gedocumenteerde systeem bij het instituut onderzocht. Dit onderzoek vindt plaats aan de hand van gemaakte afspraken tussen het auditbureau en het instituut. De afspraken kunnen betrekking hebben op het onderzoeken van een of meerdere van onderstaande sets aan eisen. 2.2.5 Beoordeling eisen managementsysteem Aan de hand van de eisen die worden gesteld in de hoofdstukken 4 t/m 7 van het certificatieschema wordt onderzocht of het instituut voldoet aan de eisen van het managementsysteem. 2.2.6 Beoordeling eisen maatwerktrajecten Aan de hand van de documentatie van minimaal 10 maatwerktrajecten die de afgelopen twaalf maanden zijn gedaan en de kwalificaties (competenties) van de MZ-professionals die daarbij ingezet zijn, wordt onderzocht of de door het instituut uitgevoerde activiteiten voldoen aan de eisen die in het certificatieschema gesteld worden aan maatwerktrainingen. 2.2.7 Beoordeling eisen cursussen Aan de hand van de documentatie van minimaal 10 cursussen die de afgelopen twaalf maanden zijn verzorgd, wordt onderzocht of de door het instituut uitgevoerde activiteiten voldoen aan de eisen die in het certificatieschema gesteld worden aan cursussen.

6

2.2.8 Het afronden dan wel afbreken van de beoordeling Afronden beoordeling De beoordeling kan slechts worden afgerond, indien het opleidinginstituut voldoet aan de betreffende set van eisen in het certificatieschema. Afbreken beoordeling De beoordeling wordt met een advies aan het bestuur van Stichting SCOOR over het verlenen van een certificaat afgebroken, indien bij het opleidinginstituut een kritieke afwijking uit de Categorie A. afwijkingen is aangetroffen (zie paragraaf 3.5.2). Indien het opleidinginstituut, waarvan de beoordeling is afgebroken, het certificaat wil verwerven dient dit opnieuw een aanvraag bij Stichting SCOOR in te dienen en dienen alle stappen van de beoordeling opnieuw te worden doorlopen. 2.2.9 Rapportage Het auditbureau dient over elke audit aan Stichting SCOOR en aan het te certificeren instituut een schriftelijk rapport uit te brengen dat is gebaseerd op de richtlijnen in NEN ISO 19011. Het auditbureau dient in opdracht van Stichting SCOOR de resultaten van de beoordeling aan het te certificeren instituut te kunnen verklaren. Het is niet toegestaan dat het auditbureau naar aanleiding van de beoordeling adviseert bij de herziening van het managementsysteem en/of voorstellen doet voor concrete oplossingen. De rapportage dient zodanig te zijn dat achteraf voldoende informatie beschikbaar is om zaken te herleiden ten behoeve van bijvoorbeeld de planning van de volgende audit en de behandeling van eventuele klachten/bezwaar/beroep. Het auditbureau dient een archief bij te houden met informatie over de uitgevoerde audits (zie NEN ISO 17021 paragraaf 9.9). Samengevat dient de rapportage van de audit de volgende informatie te bevatten: - Gegevens over het instituut. - Verantwoording van het onderzoek (zoals aanpak en onderzochte eisen/onderwerpen). - De mate waarin voldaan wordt aan de betreffende set(s) eisen uit het certificatieschema. Onvolkomenheden dienen daarbij te worden verklaard. - Samenvatting van de belangrijkste constateringen, zowel in positieve als negatieve zin met betrekking tot de implementatie en de effectiviteit van het managementsysteem. - Een samenvatting van het documentenonderzoek uit het vooronderzoek. - Het advies van het auditbureau aan Stichting SCOOR. In de rapportage van controle-audits aan Stichting SCOOR en aan het gecertificeerde instituut dient naast de bovenstaande punten in het bijzonder aandacht te worden besteed aan de oplossing van eerder geconstateerde onvolkomenheden door het instituut zelf. 2.3

Certificeringsadvies

Het certificeringsadvies aan het bestuur van Stichting SCOOR wordt in overeenstemming met de eisen uit deze Richtlijn door een functionaris van het auditbureau vastgesteld. Deze functionaris is gekwalificeerd en aangesteld conform paragraaf 1.3 en is niet betrokken geweest bij de beoordeling van het te certificeren systeem van het opleidingsinstituut. 2.4

Geldigheidsduur van het certificaat

Het certificaat is, behoudens tussentijdse intrekking, maximaal drie jaar geldig. 7

2.5

Norminterpretatie

Het bestuur van Stichting SCOOR dient te zorgen voor eenduidige norminterpretatie van de eisen in het certificatieschema. Toch kan het voorkomen dat er verschillende interpretaties bestaan van één of meerdere in het Certificatieschema gehanteerde begrippen. Mocht het gebeuren dat opleidingsinstituten, hun opdrachtgevers en het auditbureau uiteenlopende interpretaties hanteren die afwijken van eisen, begrippen of definities in het Certificatieschema en hierover meningsverschillen bestaan, dan dienen deze voorgelegd te worden aan het bestuur van Stichting SCOOR. Het bestuur zal daar een besluit over nemen.

8

3

Toezicht/controle

Het auditbureau is verplicht de certificaathouder te toetsen aan de eisen in het certificatieschema. In dit hoofdstuk van de Richtlijn is bepaald hoe het toezicht/de controles door het auditbureau dienen te worden ingericht. 3.1

Toegang

Onderstaand wordt aangegeven op welke wijze de certificaathouder toegang dient te verlenen en/of informatie ter beschikking dient te stellen, om toezicht/controles door het auditbureau in opdracht van SCOOR mogelijk te maken. In de modelovereenkomst tussen SCOOR en de certificaathouder wordt gespecificeerd om welke informatie het gaat en op welke wijze de certificaathouder hier toegang toe dient te verlenen aan het auditbureau. 1. De certificaathouder is verplicht medewerking te verlenen aan beoordelingen/controles door het auditbureau in opdracht van SCOOR; 2. De certificaathouder is verplicht om wijzigingen in zijn omstandigheden, die voor het certificaat van belang kunnen zijn, aan SCOOR door te geven. 3.2

Frequentie van het toezicht

Nadat het certificaat is verleend, voert het auditbureau in opdracht van SCOOR gedurende de looptijd van het certificaat steekproefsgewijze controles bij de certificaathouder uit. 3.3

Wijze van uitoefening van het toezicht 3.3.1 Toetspunten managementsysteem

Met het oog op de beoordeling/controle door het auditbureau zijn toetspunten ontwikkeld. Deze kunnen door het opleidingsinstituut worden gebruikt bij de voorbereiding van de beoordeling/controle door het auditbureau. De toetspunten staan in de Handleiding bij het Certificatieschema. 3.4

Verslag van bevindingen

Het auditbureau stelt een verslag op van haar bevindingen van de tussentijdse audit. In dit verslag dient ook aangegeven te worden hoe de certificaathouder opvolging dient te geven aan eventueel geconstateerde afwijkingen. Dit verslag wordt ter beschikking gesteld aan de certificaathouder en aan Stichting SCOOR. 3.5

Maatregelen 3.5.1 Algemeen

Indien blijkt dat een certificaathouder niet of niet meer voldoet aan eisen of normen in het certificatieschema leidt dit tot een advies van het auditbureau aan het bestuur van Stichting SCOOR en heeft dit maatregelen door het bestuur van Stichting SCOOR tot gevolg. De maatregelen strekken ertoe dat op zo kort mogelijke termijn voldaan wordt aan genoemde eisen of normen. Mogelijke maatregelen zijn het waarschuwen, opschorten of intrekken van het certificaat. In deze paragraaf zijn de criteria daarvoor opgesteld ten behoeve van toepassing door het auditbureau. Het daadwerkelijk 9

nemen van maatregelen in situaties die daarom vragen is de verantwoordelijkheid van het bestuur van Stichting SCOOR. 3.5.2 Afwijkingen ten opzichte van de eisen Met betrekking tot de afwijkingen ten opzichte van de eisen wordt een onderscheid gemaakt tussen de volgende categorieën: Categorie A. Deze betreffen:  onderwerpen die, wanneer daarop afwijkingen zijn, maatwerk en/of standaardcursussen verhinderen;  onderwerpen die leiden tot een kritieke afwijking Categorie B. Deze betreffen:  onderwerpen welke wel afwijkingen zijn van de eisen in het certificatieschema, maar die niet in de categorie A vallen. In Bijlage I bij deze Richtlijn zijn van beide categorieën afwijkingen de onderwerpen aangegeven. Opmerking Naast de afwijkingen kan sprake zijn van een opmerking. Dit geldt als aandachtspunt ter verbetering, maar heeft niet direct invloed op de aard van de activiteiten, zoals in de verklaring van het certificaat opgenomen. Het gevolg geven aan een opmerking is niet verplicht; het instituut dient te overwegen of aan de opmerking gevolg zal worden gegeven.

10

3.5.3 Maatregelen bij afwijking van de eisen Een of meerdere categorie A afwijkingen Bij de constatering van een of meerdere categorie A afwijkingen, niet zijnde een kritieke afwijking, geldt de volgende procedure: a. Het auditbureau zendt binnen 5 werkdagen na constatering van de afwijking(en) een kopie van het beoordelingsresultaat, inclusief de geconstateerde afwijking(en), aan de directie van het instituut. b. Het instituut dient binnen 30 werkdagen na ontvangst van het beoordelingsresultaat zorg te dragen voor: 1) een analyse per afwijking(en) en 2) de corrigerende maatregel(en) inclusief de implementatie. Binnen genoemde 30 werkdagen dient het instituut het auditbureau over beide punten te berichten. c. Het auditbureau dient aansluitend op het bericht genoemd onder b binnen 15 werkdagen de implementatie van de corrigerende maatregelen vast te stellen, zo nodig door een bezoek aan het instituut. d. Is het nemen van een corrigerende maatregel genoemd onder c naar het oordeel van het auditbureau onvoldoende, dan kan opschorting van het certificaat door het bestuur van Stichting SCOOR volgen met als eis om binnen een termijn van 10 werkdagen alsnog de corrigerende maatregel(en) effectief ingevoerd te hebben. e. Indien binnen 10 werkdagen genoemd onder d de implementatie van de genomen maatregel(en) door het auditbureau niet kan worden vastgesteld en het bedrijf dus niet aan de eis voldoet, kan het certificaat door het bestuur van Stichting SCOOR ingetrokken worden. Categorie B afwijkingen Bij het constateren van afwijkingen volgens categorie B geldt de volgende procedure: a. Het auditbureau zendt binnen 5 werkdagen na constatering van de afwijking(en) een kopie van het beoordelingsresultaat, inclusief de geconstateerde afwijkingen, aan de directie van het instituut. b. Het instituut dient binnen 30 werkdagen na ontvangst van het beoordelingsresultaat zorg te dragen voor een analyse per afwijking en het vaststellen en in werking zetten van corrigerende maatregelen. c. Binnen de gestelde 30 werkdagen genoemd onder b dient het auditbureau de analyse en de vastgestelde maatregelen te beoordelen (niet de implementatie). Het auditbureau stelt het instituut op de hoogte van het resultaat. d. Bij de eerstvolgende beoordeling wordt de effectieve invoering van de corrigerende maatregel door het auditbureau beoordeeld. Intrekking Indien na 55 werkdagen na ontvangst van het beoordelingsresultaat een afwijking uit de categorie A niet is opgeheven kan het certificaat per direct ingetrokken worden door het bestuur van Stichting SCOOR. Bij constatering van een kritieke afwijking wordt het certificaat onmiddellijk ingetrokken. Het certificaat wordt eveneens per direct ingetrokken indien blijkt dat de certificaathouder het auditbureau bewust onjuist heeft geïnformeerd. Indien een certificaathouder na een intrekking opnieuw gecertificeerd wil worden dient dezelfde procedure doorlopen te worden als bij initiële certificering.

11

3.5.4 Verlenging Tenzij de certificaathouder schriftelijk te kennen heeft gegeven het certificaat niet te willen laten verlengen, zal het auditbureau in het laatste jaar van de lopende certificeringsperiode de beoordeling/controle in het algemeen drie maanden voor de vervaldatum van het certificaat dienen te hebben afgerond. Daarbij wordt zoveel mogelijk de procedure gevolgd zoals omschreven in paragraaf 2.2.

12

Bijlage I bij onderdeel 2 van Certificeringsregeling opleidingsinstituten ondernemingsraden van Stichting SCOOR, de Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau Bijlage I. Lijst met afwijkingen ten opzichten van de eisen in het Certificatieschema Lijst met afwijkingen ten opzichte van de eisen in het Certificatieschema Paragraaf 4

Omschrijving

Categorie A

Voorwoord Certificatieschema

Het management geeft door middel van het managementsysteem onvoldoende sturing aan en neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor de inzet van de juiste medezeggenschapsprofessionals en voor het resultaat van de scholingsactiviteiten.

4.1.1

Juridische status

4.1.2

Optimaal functioneren

De scholings- en vormingsactiviteiten van het instituut zijn onvoldoende gericht op het optimaal doen functioneren van OR-en en hun leden in het kader van de WOR

Voorwoord Certificatieschema

Er wordt geen constructieve bijdrage geleverd aan een goed functionerend sociaal overleg in de onderneming. Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen de beheersing en borging van maatwerktrainingen en/of cursussen onvoldoende is. De processen, procedures en werkwijzen zijn onvoldoende vastgelegd in het kwaliteitshandboek.

Scholing en vorming is onvoldoende als doel of mededoel schriftelijk vastgelegd.

4.1.3

Ontwikkeling, beheersing en borging

4.2.2

Kwaliteitshandboek

4.2.3

Beheersing documentatie

5 5.1

Directieverantwoordelijkheid Betrokkenheid directie.

Beschikbaar stellen van middelen.

5.2

Categorie B

Managementsysteem

Externe expertise

De beheersing van documenten en de samenhang tussen de documenten is onvoldoende (in het algemeen en bovendien waar het specifiek de maatwerktrainingen en/of de cursussen zelf betreft).

De directie toont met het managementsysteem onvoldoende aan dat zij de scholing en vorming door middel van maatwerktrainingen en cursussen beheerst en borgt. Er is regelmatig sprake van onvoldoende gekwalificeerde/competente medezeggenschapsprofessionals. Samenwerkingsafspraken met externe adviseurs/trainers/coaches

Een of meerdere onderwerpen zijn niet goed vastgelegd in het kwaliteitshandboek. Het mankeert aan een actueel, overzichtelijk en goed toegankelijk register voor het bijhouden van het documentenbestand.

Prestaties van externen maken geen

1

Bijlage I bij onderdeel 2 van Certificeringsregeling opleidingsinstituten ondernemingsraden van Stichting SCOOR, de Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau Bijlage I. Lijst met afwijkingen ten opzichten van de eisen in het Certificatieschema Paragraaf

Omschrijving

Categorie A zijn onvoldoende vastgelegd in een overeenkomst tot opdracht.

5.3

Kwaliteit

5.5

Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie

De directie heeft het kwaliteitsbeleid onvoldoende vastgesteld met betrekking tot zorgvuldige en adequate maatwerktrainingen en cursussen, van de planning van de activiteiten van voorbereiding tot en met de activiteiten gedurende de uitvoeringsfase. Binnen de organisatie zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet eenduidig vastgelegd en kenbaar gemaakt bij de daartoe verantwoordelijke personen.

5.6

Directiebeoordeling

6

Natuurlijk personen Schriftelijke overeenkomsten tot samenwerking met derden

7 7.2

Binnen de organisatie zijn er taken, verantwoordelijkheden bevoegdheden die niet eenduidig vastgelegd en kenbaar gemaakt zijn bij de daartoe verantwoordelijke personen. De interne audit en het management review voldoen niet aan de eisen.

Onvoldoende is vastgelegd dat wordt voldaan aan de eisen in het certificatieschema.

Management van middelen Personeel

De competenties van de medezeggenschapsprofessionals zijn onvoldoende vastgesteld en geborgd.

Achtervang

8 8.1

Categorie B onderdeel uit van het evaluatieproces van maatwerktrainingen en cursussen.

Er zijn professionals waarvan de competenties onvoldoende zijn vastgelegd en geborgd. Het instituut borgt onvoldoende dat een trainer beschikbaar is voor vervanging bij ziekte of andere situaties van overmacht.

Het realiseren van maatwerktrainingen en/of standaardcursussen Achtergrond

Het instituut toont bij een steekproef van 5% in ten minste 20% van de gevallen niet aan dat haar competenties daadwerkelijk zijn toegesneden op het functioneren van ondernemingsraden. De training moet aansluiten bij de actuele medezeggenschapspraktijk, bij het kennisen opleidingsniveau van de OR-leden en bij de specifieke kenmerken van de

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in meer dan 10% en minder dan 20% van de gevallen het instituut onvoldoende inzicht biedt in zijn competenties, te onderscheiden naar de kennisen vaardigheidsgebied-

2


Omschrijving

Categorie A organisatie/branche.

8.2

Maatwerktraining of een combinatie van maatwerktraining en cursussen Proces verband houdende met het Identificeren van de eisen/behoeften van de klant

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen de leerdoelen onvoldoende in kaart zijn gebracht.

Proces van ontwerp en ontwikkeling (van offerte tot en met opdracht)

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen de leerdoelen onvoldoende zijn vertaald naar concrete eindtermen. Deze eindtermen worden niet vertaald in een programma en niet vastgelegd in een offerte.

Proces van uitvoering

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen het resultaat van maatwerktraining (de realisatie van het scholingsaanbod) onvoldoende is.

Proces van evaluatie en nazorg

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen de eindevaluatie onvoldoende is vastgelegd in een schriftelijke eindrapportage.

8.2.1

Uitvraag/intake

Bij de voorbereiding ontbreekt het aan meerdere van de genoemde inzichten.

8.2.2

Leerdoelen en eindtermen

De genoemde inzichten leiden onvoldoende tot geformuleerde

Categorie B en die het instituut kan bieden, de wijze waarop die kunnen worden geboden en die relevant zijn voor een goed functionerende medezeggenschap. Uit een steekproef van 5% blijkt dat in meer dan 10% en minder dan 20% van de gevallen de leerdoelen onvoldoende in kaart zijn gebracht. Uit een steekproef van 5% blijkt dat in meer dan 10% en minder dan 20% van de gevallen de leerdoelen niet zijn vertaald naar concrete eindtermen. Deze eindtermen worden niet vertaald in een programma en niet vastgelegd in een offerte. Uit een steekproef van 5% blijkt dat in meer dan 10% en minder dan 20% van de gevallen het resultaat van maatwerktraining (de realisatie van het scholingsaanbod) onvoldoende is. Uit een steekproef van 5% blijkt dat in meer dan 10% en minder dan 20% van de gevallen de eindevaluatie onvoldoende is vastgelegd in een schriftelijke eindrapportage Bij de voorbereiding ontbreekt het aan een van de genoemde inzichten.

3


Omschrijving

Categorie A leerdoelen en concrete eindtermen. De offerte voldoet niet aan de criteria

Categorie B

8.2.3

Offerte

8.2.4

Opdracht met plan van aanpak/programma

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen het plan van aanpak of programma de leerdoelen onvoldoende naar eindtermen en een daarmee corresponderend aanbod van scholingsactiviteiten vertaalt, op de relevante kennis en/of vaardigheidsgebieden. Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen de uitvoering van het plan van aanpak of programma onvoldoende is.

Het plan van aanpak of het programma voldoet niet aan een of meerdere van de criteria.

8.2.5

Uitvoering opdracht

8.2.6

Tussentijdse aanpassing van de opdracht

8.2.7

Afronding

8.3

Standaardcursussen / open inschrijvingscursussen

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen het resultaat van het eindevaluatiegesprek niet is vastgelegd in een schriftelijke eindrapportage.

Inzichten

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in ten minste 20% van de gevallen de ontwikkeling van cursussen niet is gebaseerd op inzichten in de gewenste leerdoelen van de doelgroep.

Schriftelijke informatie

Er is onvoldoende schriftelijke informatie beschikbaar, waarin ingegaan wordt op de leerdoelen, de eindtermen, de doelgroep, de inhoud, de werkwijze en de onderwerpen die aan bod komen.

Uit een steekproef van 5% blijkt dat in meer dan 10% en minder dan 20% van de gevallen de uitvoering van het plan van aanpak of programma onvoldoende is. Tussentijdse aanpassing is niet vastgelegd in een addendum bij de opdracht. Uit een steekproef van 5% blijkt dat in meer dan 10% en minder dan 20% van de gevallen het resultaat van het eindevaluatiegesprek niet is vastgelegd in een schriftelijke eindrapportage. Uit een steekproef van 5% blijkt dat in meer dan 10% en minder dan 20% van de gevallen de ontwikkeling van cursussen niet is gebaseerd op inzichten in de gewenste leerdoelen van de doelgroep.

4

Bijlage I bij onderdeel 2 van Certificeringsregeling opleidingsinstituten ondernemingsraden van Stichting SCOOR, de Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau Bijlage I. Lijst met afwijkingen ten opzichten van de eisen in het Certificatieschema Paragraaf 9

Omschrijving

Categorie A

Categorie B

Meting, analyse en verbetering Evaluatie

Totalisering evaluatiegegevens

Archivering

Uit de resultaten van de evaluaties kan worden afgeleid dat er regelmatig geen tevredenheid bij de klant/OR is. De resultaten worden regelmatig niet goed verwerkt en geregistreerd en niet meegenomen bij nieuwe maatwerktrajecten/het bijstellen van cursussen.

Uit de resultaten van de evaluaties kan worden afgeleid dat er dikwijls geen tevredenheid bij de klant/OR is. De resultaten worden dikwijls niet goed verwerkt en geregistreerd en niet meegenomen bij nieuwe maatwerktrajecten/ het bijstellen van cursussen. De totalisering van evaluatiegegevens vormt onvoldoende onderwerp van bespreking in het managementoverleg en in het management review. De archivering en afsluiting van klantdossiers is onvoldoende.

Kritieke afwijkingen Omschrijving

Cat

1. Fraude met documenten die vallen binnen het kader van deze certificeringsregeling. 2. Opgegeven kwalificaties van medezeggenschapsprofessionals kunnen niet onderbouwd worden met gevolgde opleidingen. 3. Onregelmatigheden; taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functionarissen zijn anders geregeld dan formeel vastgelegd. 4. Er is geen sprake van een proces met de 4 deelprocessen die doorlopen dienen te worden en die maatwerk meetbaar moeten maken en moeten waarborgen.

5

Onderdeel 3 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR De certificeringsbijdrage Onderdeel 3 Regeling certificeringsbijdrage opleidingsinstituten

Regeling van de Stichting Certificering Opleiding Ondernemingsraden (Stichting SCOOR) van 31 oktober 2013, houdende regels omtrent de certificeringsbijdrage van opleidingsinstituten (Regeling certificeringsbijdrage opleidingsinstituten).

Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Stichting SCOOR: de Stichting Certificering Opleiding Ondernemingsraden; b. Opleidinginstituut: het opleidinginstituut dat scholings- en opleidingsactiviteiten aan ondernemingsraden en ondernemingsraadleden aanbiedt en dat in het kader van de Certificeringsregeling een overeenkomst met Stichting SCOOR is aangegaan. c. Certificeringsregeling: de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR, waarvan onlosmakelijk deel uitmaken: Certificatieschema opleiden ondernemingsraden; Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau voor toepassing Certificatieschema opleiden ondernemingsraden; Regeling Certificeringsbijdrage opleidingsinstituten; Regeling inzake klachten, bezwaar en beroep; Reglement voor het gebruik van het Beeldmerk SCOOR; Reglement register SCOOR-gecertificeerde opleidingsinstituten. d. Certificeringsbijdrage: de bijdrage die een opleidingsinstituut verschuldigd is aan Stichting SCOOR teneinde te voorzien in de kosten van de verschillende werkzaamheden, waaronder de audits door het auditbureau. Artikel 2 2.1 Het opleidingsinstituut is per kalenderjaar een certificeringsbijdrage verschuldigd, waarvan de hoogte afhankelijk is van de hoogte van de omzet in het voorgaande kalenderjaar. Het gaat daarbij om de scholings- en opleidingsactiviteiten die vallen onder de werkingssfeer van het verleende certificaat, zoals bedoeld in hoofdstuk 8 van het Certificatieschema opleiden ondernemingsraden. 2.2 Het opleidingsinstituut zendt jaarlijks voor 1 april de in het eerste lid bedoelde omzetgegevens aan Stichting SCOOR. 2.3 Het opleidingsinstituut voert een zodanige financiële administratie dat daaruit op eenvoudige wijze kan worden opgemaakt dat de toegezonden omzetgegevens correct zijn. Het opleidingsinstituut verleent Stichting SCOOR en diens accountant desgevraagd per direct volledige inzage in de financiële administratie. Artikel 3 3.1 De tariefstructuur is als volgt: categorie 1 = klein 2 = middelgroot 3 = groot 3.2 3.3

omzet < 500.000 euro 500.000 – 2.500.000 euro >2.500.000 euro

tarief 1.750 euro 3.000 euro 4.000 euro

Op basis van de in artikel 2 bedoelde omzetgegevens wordt een scholingsinstituut ingedeeld in een van de in het tweede lid genoemde categorieën. Indien de in artikel 2 bedoelde omzetgegevens niet tijdig zijn aangeleverd, wordt het opleidingsinstituut ambtshalve ingedeeld in een van de drie categorieën. Het

1

Onderdeel 3 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR De certificeringsbijdrage opleidingsinstituut kan daarbij worden ingedeeld in een hogere categorie dan waarin het tot dat moment was ingedeeld. Artikel 4 4.1 In afwijking van de voorgaande bepalingen wordt het opleidingsinstituut dat voor de eerste maal een aanvraag tot certificering indient, ingedeeld in categorie 1. Afhankelijk van het moment van indiening kan het tarief naar rato worden toegepast. 4.2 Het eerste lid is niet van toepassing op het opleidingsinstituut dat een GBIO-erkenning heeft en daarmee onder de Overgangsregeling van Stichting SCOOR valt. Artikel 5 5.1 Betaling door het opleidingsinstituut geschiedt binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur, door overmaking op een door Stichting SCOOR op te geven, op naam van Stichting SCOOR gestelde bank- of girorekening in Nederland. 5.2 Indien het opleidingsinstituut in gebreke is de in rekening gebrachte kosten tijdig te betalen, kan Stichting SCOOR het certificaat opschorten of intrekken, onderscheidenlijk de behandeling van een aanvraag stopzetten of beëindigen. Artikel 6 In geval van tussentijdse beëindiging van het certificaat blijft de volledige bijdrage voor het lopende kalenderjaar verschuldigd en vindt er geen restitutie plaats van de inmiddels betaalde bijdrage.

2

Onderdeel 4 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR Bezwaar- en klachtenregeling ____________________________________________________________________________________ Onderdeel 4 Bezwaar- en klachtenregeling

Regeling van de Stichting Certificering Opleiding Ondernemingsraden (Stichting SCOOR) van 12 december 2013, houdende regels omtrent het indienen en behandelen van een bezwaar en klacht tegen Stichting SCOOR (Bezwaar- en klachtenregeling).

Artikel 1 Bezwaar en klacht 1. Een bezwaar kan worden ingediend door een opleidingsinstituut dat een overeenkomst met Stichting SCOOR heeft gesloten. Een bezwaar moet zijn gericht tegen een beslissing van Stichting SCOOR omtrent het niet (opnieuw) verlenen, opschorten of intrekken van een certificaat. 2. Een klacht kan door eenieder worden ingediend. Een klacht is gericht op een gedraging van Stichting SCOOR, van een secretariaatsmedewerker van de Stichting of van het auditbureau waar Stichting SCOOR een overeenkomst mee heeft gesloten of van een gecertificeerd opleidingsinstituut. Artikel 2 Behandeling bezwaar en klacht Indien een bezwaar of een klacht wordt ingediend, zal het bestuur van Stichting SCOOR op zorgvuldige wijze en binnen een redelijke termijn het bezwaar of de klacht in behandeling nemen. Met de bezwaarmakende partij of de klager wordt contact opgenomen over de behandeling, de termijn daarvan en het eventueel te verrichten onderzoek naar de aard en de oorzaak van het bezwaar of de klacht. Stichting SCOOR kan de bezwaarmakende partij of de klager in de gelegenheid stellen te worden gehoord. Artikel 3 Afhandeling bezwaar en klacht De resultaten van het onderzoek kunnen leiden tot maatregelen. Het bezwaar zal worden afgehandeld in de vorm van een schriftelijke beslissing op bezwaar. De klacht zal op zorgvuldige wijze worden afgehandeld, eventueel in de vorm van een schriftelijke reactie.

Onderdeel 5 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR Reglement Beeldmerk SCOOR

Onderdeel 5 Reglement voor het gebruik van het Beeldmerk SCOOR Reglement van de Stichting Certificering Opleiding Ondernemingsraden (Stichting SCOOR) van 12 december 2013, houdende regels omtrent het gebruik van het beeldmerk van Stichting SCOOR (Reglement voor het gebruik van het Beeldmerk SCOOR).

Artikel 1 Bezit certificaat Het door Stichting SCOOR gecertificeerde opleidingsinstituut (hierna ook aan te duiden als: certificaathouder) mag door middel van het door de Stichting beschikbaar gestelde beeldmerk van Stichting SCOOR (hierna: Beeldmerk SCOOR) kenbaar maken dat het in het bezit is van een SCOOR-certificaat. Het gebruik van het Beeldmerk SCOOR is alleen toegestaan volgens dit door Stichting SCOOR vastgestelde Reglement. Dit reglement beschrijft de regels voor het gebruik van het Beeldmerk SCOOR. Stichting SCOOR hanteert voor het gebruik van haar beeldmerk het uitgangspunt dat het beeldmerk het vertrouwen geeft, dat de Certificatieschema opleiden ondernemingsraden, onderdeel van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR. Artikel 2 Vormgeving 2.1 Het Beeldmerk SCOOR Nevenstaand beeldmerk betreft het Beeldmerk SCOOR, dat - in digitale vorm - beschikbaar gesteld wordt aan de 1 certificaathouders. De kleur van het beeldmerk is als volgt:  drukkleur PMS 2765 (donkerblauw) en  drukkleur PMS 298 (lichtblauw) voor het logo en  zwart voor het onderschrift “Stichting Certificering Opleiding Ondernemingsraden”. Het lettertype is Myriad Pro, tekengrootte 50 en tekengrootte 10 voor het onderschrift. 2.2 Certificatieonderwerp De certificaathouder kan naast het Beeldmerk SCOOR, zoals weergegeven in art. 2.1, de volgende varianten van het beeldmerk gebruiken: a.

1

Het Beeldmerk SCOOR is een wettig gedeponeerd merk, onder Benelux depotnummer 1284491. 1


b. Indien gecertificeerd voor standaardcursussen:

De certificaathouder die gecertificeerd is voor zowel maatwerktrainingen als standaardcursussen, kan beide varianten van het Beeldmerk SCOOR, zoals weergegeven in art. 2.2 onder a. en b., gebruiken. Artikel 3 Gebruik 3.1 Algemeen Het gebruik van het Beeldmerk SCOOR is gebonden aan de volgende algemene regels:  Het Beeldmerk SCOOR moet worden gebruikt in combinatie met het merk, logo en/of naam van de certificaathouder;  Voor het gebruik van het Beeldmerk SCOOR op digitale documenten (zoals websites) gelden ook de regels in dit reglement;  Bij het gebruik van het beeldmerk in combinatie met merken, logo’s of namen van andere personen en/of organisaties dient duidelijk aangeven te worden dat er sprake is van certificering door Stichting SCOOR;  Het auditbureau dat, in opdracht van de Stichting, SCOOR adviseert inzake het verlenen, opschorten of intrekken van het certificaat, alsook Stichting SCOOR zelf, zijn te allen tijde gerechtigd het gebruik van het Beeldmerk SCOOR te verifiëren. De certificaathouder dient medewerking te verlenen aan een dergelijke verificatie. 3.2 Gebruik van het Beeldmerk op documenten Certificaathouders die in het bezit zijn van een SCOOR-certificaat, mogen het Beeldmerk SCOOR gebruiken op documenten (visitekaartjes, brieven, briefpapier, promotiemateriaal), voor zover deze documenten betrekking hebben op de activiteiten vallend onder het verleende certificaat van Stichting SCOOR. Daarbij mag het Beeldmerk niet opvallender verschijnen dan het eigen logo of de vermelding van de naam van de certificaathouder. Het gebruik van het Beeldmerk SCOOR op deze documenten is voor de klanten van de certificaathouders de waarborg dat de certificaathouder door Stichting SCOOR gecertificeerd is. 3.3 Verantwoordelijkheid blijft bij certificaathouder Op geen enkele wijze mag een certificaathouder suggereren dat Stichting SCOOR enige verantwoordelijkheid aanvaardt voor de nauwkeurigheid en juistheid van de door de certificaathouder gerapporteerde resultaten of genomen beslissingen in het kader van maatwerktraining en/of standaardcursussen.

2


Artikel 4 Oneigenlijk gebruik 4.1 Wat valt onder oneigenlijk gebruik Onder oneigenlijk gebruik van het beeldmerk wordt verstaan: het bewust, onbewust, al dan niet opzettelijk foutief of misleidend gebruik van het Beeldmerk SCOOR. Overtreding van de bepalingen in dit Reglement ten aanzien van het gebruik van het Beeldmerk SCOOR wordt eveneens beschouwd als oneigenlijk gebruik. Onder oneigenlijk gebruik door certificaathouders wordt tevens begrepen het gebruik tijdens een periode van opschorting of na intrekking van het certificaat. 4.2 Toezicht op oneigenlijk gebruik Stichting SCOOR ziet er op toe dat niet oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van het Beeldmerk SCOOR door certificaathouders alsook door derden. In geval het auditbureau tijdens de verrichting van de auditwerkzaamheden oneigenlijk gebruik van het Beeldmerk SCOOR signaleert, kan het auditbureau hiervan melding doen aan Stichting SCOOR. 4.3 Oplegging boete en instelling vordering Bij constatering van oneigenlijk gebruik kan Stichting SCOOR de certificaathouder een terstond opeisbare boete van maximaal Euro 5.000,- opleggen, alsmede een boete van maximaal Euro 500,- voor iedere dag dat genoemde overtreding voortduurt. Stichting SCOOR kan, al dan niet tezamen met de certificaathouders, een vordering instellen tegen derden die oneigenlijk gebruik maken van het Beeldmerk SCOOR.

3

Onderdeel 6 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR Reglement SCOOR-register

Onderdeel 6 Reglement register SCOOR-gecertificeerde opleidingsinstituten Reglement van de Stichting Certificering Opleiding Ondernemingsraden (Stichting SCOOR) van 12 december 2013, houdende regels omtrent de vermelding in en de inhoud van het SCOOR-register (Reglement Register SCOOR-gecertificeerde opleidingsinstituten).

Artikel 1 Vermelding in het register Dit reglement betreft de vermelding van de door Stichting SCOOR gecertificeerde opleidingsinstituten in een openbaar register van de Stichting. Gedurende de looptijd van het SCOOR-certificaat zal door Stichting SCOOR jaarlijks en steekproefsgewijs toezicht worden gehouden op de gecertificeerde opleidingsinstituten. Daarbij kunnen ernstige tekortkomingen worden geconstateerd die leiden tot opschorting of intrekking. Van een opschorting wordt melding gedaan in het SCOOR-register. In geval van een intrekking wordt de naam van het betreffende opleidingsinstituut uit het register geschrapt. Artikel 2 Inhoud openbaar register Stichting SCOOR houdt een openbaar register van gecertificeerde opleidingsinstituten bij. Dit register wordt op de website van Stichting SCOOR geplaatst. Het register wordt zoveel mogelijk actueel gehouden. In het register wordt vermeld: - de naam van het opleidingsinstituut; - het certificaatnummer volgens artikel 3 van dit reglement; - de datum van (her)certificatie; - de “scope” van het certificaat, met de aantekening ‘gecertificeerd voor maatwerktrainingen’ en/of ‘gecertificeerd voor standaardcursussen’; - de datum en/of de duur van mogelijke opschorting. Artikel 3 Identificatie van certificaathouders Het SCOOR-cerificaatnummer JJMMDD-YYYYY bestaat uit: - DD = dag van (her-)certificatiebesluit - MM = maand van (her-)certificatiebesluit - JJ = jaar van (her-)certificatiebesluit - YYY = volgnummer van het verleende certificaat.

Certificeringsregeling van Stichting SCOOR Reglement SCOOR-register

Recommend Documents