Vastgesteld in de Raad van Toezicht d.d. 12 september 2007
Reglement van de Auditcommissie van Stichting TBV 0. Inleiding 0.1. Dit reglement is opgesteld door de Raad van Toezicht ingevolge artikel 18 van het Reglement van de Raad van Toezicht. 0.2. De auditcommissie is een vaste commissie van de Raad van Toezicht.
1. Samenstelling 1.1. De auditcommissie bestaat uit tenminste twee leden. Alle leden van de auditcommissie dienen lid te zijn van de Raad van Toezicht en dienen onafhankelijk te zijn in de zin van artikel 3 van het Reglement van de Raad van Toezicht. 1.2. Minimaal één lid van de auditcommissie is een (ervaring)deskundige op het gebied van externe verslaglegging, administratieve organisatie en interne beheersing. 1.3. De leden van de auditcommissie worden benoemd en kunnen te allen tijde worden ontslagen door de Raad van Toezicht. 1.4. De Raad van Toezicht wijst één van de leden van de auditcommissie aan als voorzitter van de auditcommissie. De voorzitter van de Raad van Toezicht is geen lid van de auditcommissie. 1.5. De zittingsduur van een lid van de auditcommissie wordt niet van tevoren vastgesteld en hangt af van hoe de Raad van Toezicht als geheel en andere commissies zijn samengesteld.
2. Taken en bevoegdheden 2.1. De auditcommissie is binnen de Raad van Toezicht in het bijzonder belast met: a. het toezicht op het Bestuur ten aanzien van: de werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving (bijlage 1) en het toezicht op de werking van de gedragscodes. de financiële informatieverstrekking door de Stichting, inclusief de gehanteerde grondslagen van waardering en resultaatbepaling, schattingen ed. de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de externe accountant. het belastingbeleid. financiering- en beleggingsbeleid. b. de relatie met de externe accountant (bijlage 2), waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet- controlewerkzaamheden van de externe accountant ten behoeve van de Stichting. c.
het uitbrengen van advies aan de Raad van Toezicht ten behoeve van benoeming van de externe accountant.
d. het voorbereiden van de vergaderingen van de Raad van Toezicht met het Bestuur, waarin begroting, jaarrekening en het jaarverslag van de Stichting worden besproken.
25-09-2007
1
e. Hoewel de auditcommissie belast is met de in dit reglement neergelegde taken en bevoegdheden is het niet de taak van de auditcommissie om accountantscontroles te plannen of uit te voeren, of om vast te stellen of de financiële verslaglegging en publicaties van de Stichting compleet en juist zijn en conform de Nederlandse beginselen van jaarrekeningrecht en toepasselijke wet- en regelgeving. f.
De auditcommissie kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de Raad van Toezicht uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de Raad van Toezicht als geheel kan uitoefenen.
3. Taken betreffende de externe accountant 3.1. De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant, wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten 3.2. De bezoldiging van en de opdrachtverlening tot het uitvoeren van niet- controle werkzaamheden door de externe accountant wordt goedgekeurd door de Raad van Toezicht op voorstel van de auditcommissie en na overleg met het Bestuur 3.3. De auditcommissie verzoekt de externe accountant om in zijn verslag zaken op te nemen die hij onder de aandacht van het Bestuur en de Raad van Toezicht wenst te brengen in verband met zijn controle van de jaarrekening en daarmee samenhangende controles. 3.4. In aanvulling op de beoordeling dienaangaande door het Bestuur, maakt de auditcommissie ten- minste éénmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse capaciteiten waarin de externe accountant functioneert. De conclusies hiervan worden gerapporteerd aan de Raad van Toezicht ten behoeve van de beoordeling van de voordracht tot benoeming van de externe accountant.
4. Vergaderingen 4.1. De auditcommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar. De auditcommissie vergadert tenminste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van het Bestuur met de externe accountant. De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd en vinden zoveel mogelijk kort voor vergaderingen van de Raad van Toezicht plaats. 4.2. Vergaderingen van de auditcommissie worden in beginsel bijeengeroepen door het lid van de auditcommissie dat de desbetreffende vergadering nodig acht. Voor zover praktisch uitvoerbaar wordt de agenda voor de vergadering tenminste vijf dagen voor de vergadering toegezonden aan de leden van de auditcommissie. Ten aanzien van elk agendapunt wordt zoveel mogelijk schriftelijk uitleg verschaft en worden relevante stukken bijgevoegd. 4.3. Vergaderingen van de auditcommissie worden bijgewoond door het Bestuur en/of door de Manager FCM. Daarnaast kunnen onafhankelijke deskundigen worden uitgenodigd om vergaderingen van de auditcommissie bij te wonen. Ieder lid van de Raad van Toezicht kan de vergaderingen van de auditcommissie bijwonen. 4.4. De externe accountant kan in voorkomende gevallen de voorzitter van de auditcommissie verzoeken om een vergadering van de auditcommissie bij te mogen wonen. 4.5. Van het verhandelde in een vergadering van de auditcommissie wordt een verslag opgemaakt. In beginsel wordt het verslag in de eerstvolgende vergadering vastgesteld door de auditcommissie en ondertekend door de voorzitter.
25-09-2007
2
5. Rapportage aan de Raad van Toezicht 5.1. De auditcommissie dient de Raad van Toezicht duidelijk en tijdig te informeren omtrent de wijze waarop zij van gedelegeerde bevoegdheden gebruik heeft gemaakt en van belangrijke ontwikkelingen op het gebied dat valt onder haar verantwoordelijkheden. 5.2. De auditcommissie rapporteert jaarlijks en waar nodig tussentijds, aan de Raad van Toezicht over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, en met name over de visie van de auditcommissie omtrent diens onafhankelijkheid (met inbegrip van de wenselijkheid van roulatie van verantwoordelijke partners binnen het kantoor van de externe accountant en de wenselijkheid of de externe accountant, die met de controle is belast, ook nietcontrolewerkzaamheden verricht voor de Stichting). 5.3. De auditcommissie verschaft aan de Raad van Toezicht een verslag van haar beraadslagingen, bevindingen en aanbevelingen (Bijlage 3). De verslagen van vergaderingen van de auditcommissie worden zo spoedig mogelijk na de vergaderingen verspreid onder alle leden van de Raad van Toezicht. 5.4. Indien daartoe verzocht, verstrekt de voorzitter van de auditcommissie nadere informatie aan de Raad van Toezicht tijdens vergaderingen van de Raad van Toezicht omtrent de resultaten van de besprekingen van de auditcommissie. 5.5. Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de auditcommissie. Een lid van de Raad van Toezicht oefent dit recht uit in overleg met de voorzitter van de auditcommissie.
6. Diversen 6.1. De auditcommissie toetst en beoordeelt jaarlijks de toereikendheid van dit reglement, brengt verslag uit van deze beoordeling aan de Raad van Toezicht en doet zonodig wijzigingsvoorstellen aan de Raad van Toezicht. 6.2. De Raad van Toezicht kan dit reglement te allen tijde wijzigen en/of de aan de auditcommissie toegekende bevoegdheden herroepen. 6.3. Het jaarlijkse verslag van de Raad van Toezicht, als bedoeld in artikel 17 van het Reglement van de Raad van Toezicht, vermeldt de samenstelling van de auditcommissie, het aantal vergaderingen van de auditcommissie en de belangrijkste aldaar aan de orde gekomen onderwerpen. 6.4. Dit reglement en de samenstelling van de auditcommissie worden op de website van de stichting geplaatst.
25-09-2007
3
Bijlage 1
Wet- en regelgeving
De auditcommissie: verkrijgt rapportages van het Bestuur over het voldoen aan wet- en regelgeving door TBV Wonen en haar dochterondernemingen; stelt de procedures vast voor het ontvangen en omgaan met de klachten betreffende boekhouding, interne controles en andere controleaangelegenheden; bespreekt met het Bestuur, zonodig bijgestaan door anderen en de externe accountant de discussiepunten met regelgevende instanties die van materiële invloed kunnen zijn op het volkshuisvestingverslag, de jaarrekening en de waarderingsgrondslagen; bespreekt voor zover noodzakelijk met de juridische adviseurs de onderwerpen die van materiële invloed kunnen zijn op het volkshuisvestingverslag, de jaarrekening of de nalevingvoorschriften.
25-09-2007
4
Bijlage 2
Externe accountant
De auditcommissie: evalueert de rol van de externe accountant en beoordeelt de kwaliteit van de verrichte werkzaamheden; beoordeelt en bespreekt: a. met de externe accountant: -
de relatie tussen de externe accountant en TBV Wonen; de interne kwaliteitsprocedures van de externe accountantsorganisatie; materiële onderwerpen die naar voren zijn gekomen bij onderzoek door de externe accountant en eventueel bij onderzoeken door overheidsinstanties of andere professionele autoriteiten, zoals onder meer het Centraal Fonds Volkshuisvesting en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw.
b. de capaciteiten, prestaties en onafhankelijkheid van de externe accountant, houdt daarbij rekening met de mening van de Raad van Toezicht en het Bestuur en rapporteert haar bevindingen aan de Raad van Toezicht c. jaarlijks met het Bestuur: -
de scope en reikwijdte van de controle de vereiste en gewenste mate van onafhankelijkheid van de externe accountant de materialiteit die de externe accountant zal hanteren, uitgaande van een bovengrens die door de accountant is gesteld
d. het beleid van TBV Wonen betreffende de inleen van medewerkers van de externe accountant of het aannemen van personeel dat recent deel heeft uitgemaakt van het team van de externe accountant.
25-09-2007
5
Bijlage 3 -
Verslaggeving
De auditcommissie beoordeelt en bespreekt met het Bestuur, zonodig bijgestaan door anderen, en de externe accountant: het gecontroleerde volkshuisvestingverslag en de gecontroleerde jaarrekening(en); belangrijke verslaggevingonderwerpen en de bij het opstellen van de jaarrekening; gehanteerde schattingen. Belangrijke onderwerpen kunnen zijn: - kwaliteit van het resultaat; - belangrijke verschillen tussen de gerealiseerde en begrote prestaties - waarderingsgrondslagen in het algemeen; - toereikendheid van de interne risicobeheersing- en controlesystemen en de genomen maatregelen in geval van belangrijke leemtes in de beheermaatregelen. de effecten van wijzigingen van de in Nederland algemene aanvaarde verslaggevingregels (wet- of regelgeving van toezichthoudende organisaties zoals de Raad voor de Jaarverslaggeving) of in het Besluit Beheer Sociale Woningbouw met een effect op het volkshuisvestingverslag en de jaarrekening. Off- balance- const r uct i esendedaar aanger el at eer der i si co’ s.
-
De auditcommissie beoordeelt en bespreekt met de externe accountant de uitkomsten van zijn onderzoek(en) en rapportages terzake, waaronder het rapport van bevindingen en de management letter.
-
Deaudi t commi ssi ebespr eektmethetBest uur ,degr oot st ef i nanci ël er i si co’ sende stappen die zij heef tgenomenom dez er i si co’ st ebewakenent ebeheer sen.Deaudi t commi s si ebeoor deel tde interne risicobeheersing- en controlesystemen en procedures van TBV Wonen.
-
De auditcommissie beoordeelt de toelichtingen van het Bestuur, zonodig bijgestaan door anderen, opmat er i ël el eemt eni ndei nt er nebeheer si ngmaat r egel en,f r audeender i si co’ svanf r aude.
25-09-2007
6
