Centraal Referentieadressenbestand “De gemeente als CRAB-adresbeheerder”
Inleiding Op 1 juni 2011 wordt het CRAB (Centraal Referentieadressenbestand) de authentieke geografische gegevensbron voor adressen in Vlaanderen. Rond die periode treedt ook het CRAB-decreet in werking. Dit houdt in dat de Vlaamse steden en gemeenten de initiators van adresgegevens in het CRAB worden. Ze zullen exclusief en zelfstandig de CRAB-adresgegevens voor hun grondgebied beheren. Het gemeentebestuur kan een heel nuttige rol spelen in het organiseren van de gemeentelijke diensten om enerzijds de rol van initiator van adresgegevens op te nemen, en anderzijds om erop toe te zien dat de vruchten van een kwalitatief adresbestand kunnen geplukt worden. Deze managementsummary biedt een introductie tot het CRAB en tot de “Handreiking adresbeheer”. Eerst wordt het concept van een “Handreiking” toegelicht, daarna volgt een korte introductie tot het CRAB. Vervolgens overloopt deze brochure beknopt de belangrijkste aandachtspunten die het CRAB voor de steden en gemeenten met zich brengt. Wat houdt het gemeentelijk adresbeheer in en welke scenario’s zijn er ter beschikking om de rol van CRAB-adresbeheerder op te nemen? Ten slotte wordt er nog een overzicht meegegeven van de potentiële meerwaarde van het CRAB zowel bij de lokale besturen als bij andere overheden.
Het CRAB in een notendop Het acroniem “CRAB” staat voor “Centraal Referentieadressenbestand”. Het is een bestand, een databank waarin alle geldige adressen van Vlaanderen opgenomen zijn. Wanneer een overheidsinstantie een adres nodig heeft, moet deze instantie steeds het correcte adres in het CRAB terug kunnen vinden. Adresproblematiek Er bestaan veel databanken met adressen, denk maar aan het Rijksregister, de KBO (Kruispuntbank Ondernemingen) of zelfs diverse adressenlijsten die in een gemeentebestuur gebruikt worden. Deze bestanden missen uniformiteit, zijn onvolledig of hebben geen geografische component. In deze databanken zijn adressen niets meer dan een eigenschap van een ander gegeven. Deze databanken bevatten niet per definitie de schrijfwijze van een straatnaam zoals die in het betreffende gemeenteraadsbesluit opgenomen is. Ze kunnen busnummers bevatten die nooit door de gemeente zijn toegekend. Kortom, de adresgegevens missen een authentiek karakter. Authentieke geografische gegevensbronnen
Foto: Claire Van Der Meulen
2
Een oplossing hiervoor is de creatie van een authentieke geografische gegevensbron voor adressen. Dit is één centraal, volledig en uniform bestand met Vlaamse adressen waaruit alle toepassingen hun adressen kunnen ophalen. Het CRAB wordt deze authentieke geografische gegevensbron en is alsdusdanig erkend door de Vlaamse Regering. Dit houdt in dat alle overheden verplicht adresgegevens uit het CRAB zullen moeten gebruiken voor het uitvoeren van hun taken van algemeen belang.
3
Het CRAB-decreet De regelgeving hieromtrent is vastgelegd in het CRAB-decreet van 8 mei 2009 en een uitvoeringsbesluit op dat decreet. Enkele kernpunten: • de gemeenten zijn de unieke initiator van adresgegevens (de adrescomponenten “straatnaam”, “huisnummer” en “subadres”); • de gemeenten verzorgen de inhoud en de kwaliteit van alle adressen op hun grondgebied; • de gemeente stelt een contactpunt aan, dit zijn één of meerdere personen die gemachtigd zijn de CRAB-gegevens te wijzigen; • het AGIV beheert de databank en verzorgt de ontsluiting naar de gebruikers; • het CRAB-decreet zal rond juni 2011 in werking treden; • na inwerkingtreding van het decreet hebben de gemeenten maximaal 4 jaar de tijd om het CRAB te controleren, te corrigeren, aan te vullen en ten slotte te valideren; • op 1 juni 2011 wordt het CRAB de authentieke geografische gegevensbron voor adressen; • gebruikers van het CRAB kunnen fouten en onvolledigheden melden aan de adresbeheerder, de gemeente waar het adres gelegen is; • het contactpunt van de gemeente geeft binnen de tien dagen antwoord op een melding, of binnen de zes maanden indien bijkomend onderzoek vereist is.
Handreiking adresbeheer Om de steden en gemeenten optimaal te begeleiden bij het opnemen van hun rol, worden door het AGIV een aantal initiatieven genomen. Een daarvan is de aanmaak van een “Handreiking” rond CRAB-conform adresbeheer. Deze handreiking is een inspiratiebron, een leidraad voor gemeenten die hun adresbeheersprocessen op het CRAB zullen afstemmen. Er mag geen verwarring bestaan met een handleiding, waarin uitgelegd wordt hoe een bepaalde opdracht aangepakt moet worden. De regelgeving rond het CRAB en de regelgeving gerelateerd aan adresbeheer laat de steden en gemeenten veel vrijheid om een eigen traject naar het doel te bepalen: een succesvol beheer en gebruik van het CRAB. De handreiking tracht hierbij te helpen door alle informatie aan te reiken die een gemeente nodig heeft om een eigen traject naar een CRAB-conform adresbeheer uit te stippelen. De handreiking zal gaandeweg aangevuld worden met voorbeelden uit de praktijk en getuigenissen van adresbeheerders die ermee aan de slag gaan. De handreiking is specifiek bedoeld voor de gemeentelijke adresbeheerders. Om het CRAB kenbaar te maken bij beleidsmedewerkers, schepenen, … stellen we u deze managementsummary voor. Dit document vraagt geen technische voorkennis. Na lectuur van dit document zult u: • weten wat het CRAB en het CRAB-decreet inhouden; • de implicaties voor uw bestuur en/of organisatie kennen; • weten welke acties u kunt ondernemen. Wenst u meer te weten over dit onderwerp, dan verwijzen we u graag naar de “Handreiking CRAB-adresbeheer”, die beschikbaar is op de website van het AGIV (www.agiv.be > Downloads > Producten en diensten > CRAB).
VLAAMSE GEMEENSCHAP — COMMUNAUTE FLAMANDE VLAAMSE OVERHEID N. 2009 — 2287 [C − 2009/35562]
8 MEI 2009. — Decreet betreffende het Centraal Referentieadressenbestand (1) Het Vlaams Parlement heeft aangenomen en Wij, Regering, bekrachtigen hetgeen volgt : decreet betreffende het Centraal Referentieadressenbestand. HOOFDSTUK I. — Inleidende bepalingen Artikel 1. Dit decreet regelt een gemeenschaps- en gewestaangelegenheid.n Art. 2. Voor de toepassing van dit decreet wordt verstaan onder : 1° adres : identificatie van een adresseerbaar object met adrescomponenten zoals een gemeentenaam, eenstraatnaam, een huisnummer en een subadres; 2° adresseerbaar object : geografisch object dat met een adres kan worden geïdentificeerd; foto: Ivo Lemaire
4
5
De gemeente als CRAB-adresbeheerder De gemeenten krijgen de belangrijke rol van “initiator van CRAB-adresgegevens” toebedeeld. Wat betreft straatnaamgeving, is de wet duidelijk: uitsluitend een gemeente kan, door middel van een gemeenteraadsbesluit, een straatnaam creëren, wijzigen en opheffen. Bij huisnummers, en zeker appartement- of busnummers, is de wet minder eenduidig. In feite is de enige wettelijke bepaling hieromtrent dat een gemeente verplicht een bevolkingsregister moet onderhouden, met daarin het verblijfsadres van elke inwoner. Deze regelgeving sluit niet uit dat huisnummers kunnen ontstaan buiten de wetenschap van de gemeente. Deze grijze zone waarin huisnummers zich bevinden, zorgt vaak voor problemen. Een voorbeeld zijn bouwpromotoren die een opgelegde appartementnummering niet naleven. Dit kan leiden tot post die niet bezorgd kan worden. Een ander voorbeeld zijn mensen die zelf een huisnummer creëren om de post van verschillende inwoners te scheiden. Dit wekt de illusie dat het gebouw in kwestie een meergezinswoning is. Wanneer de gemeente beschikt over een kwalitatief adressenbestand, zullen dergelijke ongewenste situaties sneller aan het licht komen. Het merendeel van de gemeenten beschikt vandaag echter niet over een volledig adressenbestand van hun grondgebied. Zo kunnen verschillende adressen- of straatnaamlijsten ontstaan die op de verschillende diensten gebruikt worden. Deze lijsten beginnen vaak een eigen leven te leiden. Elke dienst houdt eigen lijsten bij en beperkt zich tot de adresgegevens die voor de eigen dienst relevant zijn. Dit is dubbel werk en verhoogt de kans op fouten. Bovendien kunnen ongewenste adressen op deze manier toch in de adressenlijsten terechtkomen. Met het CRAB wordt het heel wat eenvoudiger om enerzijds aan kwalitatief adresbeheer te doen, en anderzijds de vruchten te plukken van een goede kennis van geldige adressen op het eigen grondgebied.
Implementatietraject Vooraleer een gemeente aan de slag kan met het CRAB, moet een implementatietraject doorlopen worden. 1. In een eerste fase moet afgewogen worden wat er juist beheerd zal worden (inhoudelijk scenario), wie dat gaat beheren (organisatorisch scenario) en hoe dat beheerd kan worden (technologisch scenario). 2. Zijn deze scenario’s bepaald, dan kan de adresbeheerder van start gaan met de “initiële validatie” van het bestaande CRAB. Dit is een controle van de bestaande inhoud, met correcties en aanvullingen waar nodig. 3. Wanneer het CRAB door de gemeente “gevalideerd” is, start de derde fase: de bijhouding. Deze derde fase is van groot belang, omdat de validatie van het CRAB tot gevolg heeft dat de gemeente zijn rol van unieke initiator van adresgegevens voor zijn grondgebied opneemt.
6
Het uittekenen van de drie scenario’s is een belangrijke fase, waarin het bestuur van de gemeente een belangrijke rol kan spelen. Het heeft een impact op de gemeentelijke dienstverlening, op de interne organisatie en op het beschikbare budget.
Wie beheert wat en hoe? Inhoudelijk scenario Het CRAB bevat heel wat meer gegevens dan wat volgens het CRAB-decreet door de gemeente beheerd moet worden. Bij het uittekenen van het inhoudelijk scenario moet bepaald worden of het CRAB-beheer beperkt zal blijven tot de decretale verplichting, of dat ervoor gekozen wordt om het CRAB meer uitgebreid en gedetailleerd te beheren. De minimale vereiste volgens het CRAB-decreet is de bijhouding van alle geldige straatnamen, huisnummers en subadressen (dit zijn appartement- of busnummers). Huisnummers en straatnamen moeten bovendien een relatie krijgen met een geografische kaart. Dat is het GRB (Grootschalig Referentiebestand) waar beschikbaar, een kadasterkaart elders. Dit kan eenvoudig schematisch voorgesteld worden:
subadres
huisnummer
straatnaam
perceel of gebouw op kaart
voorstelling straat op kaart
Op vraag van verschillende steden en gemeenten voorziet het CRAB een aantal extra mogelijkheden om aan vollediger en verfijnder adresbeheer te doen. Adresposities Een eerste extra mogelijkheid is het beheer van bijkomende adresposities. Dit zijn eenvoudige adrespunten die een verfijnde locatie van het adres in kwestie aanduiden. Bijvoorbeeld: de aanduiding van de ingang van een gebouw is nuttig voor de hulpdiensten. Wanneer een gebouw meerdere ingangen heeft die elk naar verschillende appartementen leiden, verschaft de aanduiding van de ingang belangrijke bijkomende informatie. Status Van zowel de adrescomponenten (straatnaam, huisnummer en subadres) als van de geografische voorstelling kan een status bijgehouden worden. Dit laat toe om gegevens op te nemen nog voor ze officieel in gebruik zijn, bijvoorbeeld om te verzekeren dat een nummer in een voorlopig dossier behouden blijft in de verdere levensloop van het dossier.
7
Een speciale status die toegekend kan worden, is “niet officieel”. Met deze status heeft de adresbeheerder de optie om ongeldige adressen (bijvoorbeeld ontstaan na een bouwovertreding) in het CRAB bij te houden, zonder hiermee een vermoeden van geldigheid te creëren. Geometrie Adrescomponenten moeten gekoppeld worden aan een geografische kaart, het Grootschalig Referentiebestand (GRB) indien beschikbaar, zo niet aan percelen op de kadasterkaart. Huisnummers zullen bij voorkeur aan een gebouw gekoppeld worden. Dit kan enkel indien de gemeente over een GRB beschikt en dat gebouw al in het GRB opgenomen is. In het CRAB heeft de adresbeheerder nu de mogelijkheid om zelf gebouwen op de kaart in te tekenen, zodat verzekerd kan worden dat van elk bestaand adres geweten is aan welk gebouw het is toegekend. Men kan zelfs gebouwen intekenen nog voor de bouw ervan begonnen is. Dit is zeker voor de nutssector relevante informatie. Er is immers heel wat activiteit op en rond een adres tijdens bouwwerken. Een duidelijke opname van dat adres in het CRAB kan de bouwheer problemen besparen. Rijksregister De adressen volgens het Rijksregister zullen nog een tijd blijven bestaan, naast de adressen volgens het CRAB. De adresbeheerder heeft wel de mogelijkheid om voor elk CRAB-adres aan te duiden wat het overeenstemmende adres volgens het Rijksregister is. Dit is voornamelijk nuttig binnen de eigen organisatie. Tenslotte zullen inwoners nog steeds geregistreerd worden met een adres in het Rijksregister. Een eenduidige relatie tussen beide adressen kan de gemeentelijke diensten efficiënter doen werken. Al deze mogelijkheden indachtig, kan de inhoud van het CRAB als volgt voorgesteld worden:
Organisatorisch scenario Wanneer bekend is wat er juist beheerd zal worden, kan bepaald worden wie dat zal doen. Hier kunnen drie varianten beschreven worden: 1. volledig gecentraliseerd beheer: één beheerder die alle bewerkingen uitvoert; 2. volledig decentraal beheer: wie als eerste op de hoogte is van een wijziging, voert deze door in het CRAB; 3. een combinatie van centraal en decentraal beheer: bepaalde bewerkingen bij één beheerder, specifieke bewerkingen bij de ambtenaar die als eerste op de hoogte is. Ongeacht de gekozen variant, moet er steeds één eindverantwoordelijke zijn. Dit is het “contactpunt” voor het CRAB. De eindverantwoordelijkheid kan echter zowel door één ambtenaar als door een team van beheerders opgenomen worden. Technologisch scenario Er staan drie technologische oplossingen ter beschikking van de gemeenten om het CRAB te beheren: 1. het “Loket voor Authentieke Registratie” (LARA), de gratis online applicatie van het AGIV;
WEBGRAB
2. een geïntegreerde applicatie van een softwareleverancier; 3. synchronisatie van de eigen adressendatabank met het CRAB.
1
adrespositie
subadres + status + RR-adres
huisnummer + status + RR-adres
straatnaam + status + RR-adres
perceel of gebouw op kaart + status + geometrie
voorstelling straat op kaart + status + geometrie
xGRAB
2
3
applicatie
applicatie
lokale adresdb
Gemeente
lokale adresdb
AGIV LARA* GRAB-services (raadplegen, bewerken)
CRAB
synchroniseren
* Loket voor Authentieke Registratie
8
9
De eerste optie heeft de laagste drempel. Het Loket voor Authentieke Registratie is gratis en onmiddellijk beschikbaar. Deze optie heeft als nadeel dat het een online loket betreft: er is dan ook geen integratie met bestaande GIS-software en de performantie is afhankelijk van de internetverbinding. De tweede optie laat wel integratie in het bestaande GIS toe. Een adresbeheerder kan het CRAB vanuit zijn vertrouwde omgeving bijwerken. Deze applicaties houden bovendien zowel online het centrale CRAB bij, als een lokale kopie ervan. Hierdoor wordt de afhankelijkheid van het internet sterk gereduceerd. In de derde optie wordt op geregelde tijdstippen een synchronisatie uitgevoerd tussen een lokaal beheerde adresdatabank en het CRAB. Dit vereist een technologie die een CRABconforme export kan maken van de lokale databank, en die om kan gaan met verschilbestanden die eventueel terug geleverd worden na uitvoering van de synchronisatie. Dit zijn de technologische scenario’s voor adresbeheer. Het is belangrijk om ook te denken aan het zuivere raadplegen van het CRAB. Administratieve software allerhande wordt best aangepast om gebruik te maken van het CRAB. Hiervoor staat het AGIV in contact met de belangrijkste softwareleveranciers.
Enkele concrete voorbeelden: • bij een openbaar onderzoek zal altijd het juiste adres gebruikt worden; • veiligheidsdiensten zoals politie en brandweer kunnen zich sneller naar de juiste plaats begeven; • ruimtelijke analyses bij een impactstudie zullen accurater kunnen gebeuren; • bedrijven en ondernemingen in de gemeenten kunnen directer aangeschreven worden; • bij evenementen, wegwerkzaamheden of calamiteiten kan men de gegevens van omwonenden van een straat of inwoners binnen een bepaalde straal onmiddellijk verzamelen.
Meerwaarde De winst van het CRAB uit zich op verschillende vlakken. Een efficiëntere interne werking, een betere uitwisseling van gegevens met andere instanties en een eenduidige verankering van adressen, zoals ze door de gemeente toegekend zijn. Dit leidt tot kostenbesparing, een efficiëntere overheid en betere dienstverlening. Kostenbesparing: • een foutief adres moet slechts in 1 bestand gecorrigeerd worden; • wijzigingen moeten slechts in 1 bestand doorgevoerd worden; • fraudebestrijding. Efficiëntere overheid: • alle gemeentelijke diensten hebben hetzelfde adressenbestand ter beschikking; • bestanden met adresgegevens kunnen aan elkaar gekoppeld en op kaart voorgesteld worden; • eenvoudige ruimtelijke analyses. Betere dienstverlening: • efficiëntere contacten met burgers en bedrijven; • verhoging openbare orde en veiligheid; • verbetering toezicht, handhaving, naleving; • versterking gebiedsgericht beleid.
10
Besluit Om tot een succesvolle implementatie van het CRAB binnen de gemeentelijke administratie te komen, is steun van het lokale bestuur onontbeerlijk. In de eerste plaats houdt adresbeheer met het CRAB enkele beleidsmatige keuzes in. De organisatie ervan is een dienstenoverschrijdende opdracht. De sturing van deze opdracht kan best op een overkoepelend niveau gebeuren. In de tweede plaats opent een kwalitatief adressenbestand heel wat mogelijkheden voor gemeentelijke opdrachten waarin niet aan adresbeheer gedaan wordt, maar waarin wel veelvuldig gebruikgemaakt wordt van adresinformatie. Het inpassen van het CRAB in deze opdrachten vraagt een aanpassing van bestaande processen, een aanpassing die met de steun van het bestuur heel wat vlotter kan verlopen. Het uiteindelijke doel is niet zozeer alleen maar te voldoen aan de verplichtingen die opgelegd worden in het CRAB-decreet. Een goede implementatie zorgt niet alleen voor een kwalitatief adressenbestand, het zal eveneens een maximaal gebruik van dit bestand opleveren.
11
V.U.: Armand De Troyer - AGIV - Gebr. Van Eyckstraat 16, BE-9000 Gent AGIV ©
Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen
Gebroeders Van Eyckstraat 16 BE-9000 Gent
T +32 9 261 52 00 F +32 9 261 52 99
[email protected] www.agiv.be
