C e v o r A. Beroepsprofielen van bedienden Leertraject. Hulpboekhouder. tempera in opdracht van Cevora Augustus

CevorA

Beroepsprofielen van bedienden Leertraject

Hulpboekhouder tempera in opdracht van Cevora Augustus 2008 Michel Albertijn Johan Desseyn

www.cevora.be

Inhoudstafel 1.

Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

2. 2.1 2.2 2.3

Schets van de kwalificatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definitie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opdrachten per compententiecluster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Situering van de kwalificatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. 3.1 3.2

De kwalificatie in detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Leeswijzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 De kwalificatie ‘hulpboekhouder’ : samenstellende competenties en onderliggend kennen, kunnen en zijn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3 3 4 6

4. Reliëf in de kwalificatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.1 Welk reliëf ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.2 Het leertraject . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.2.1 Competenties nodig vor de aanwerving (0 maanden) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.2.2 Competenties die eerst aangeleerd worden (binnen de eerste twee maanden na aanwerving) . . . . . 21 4.2.3 Competenties die vervolgens aangeleerd worden (binnen de vier maanden na aanwerving) . . . . . . . 23 4.2.4 Competenties die vervolgens aangeleerd worden (binnen de zes maanden na aanwerving) . . . . . . . 24 4.2.5 Competenties die vervolgens aangeleerd woorden (tussen zes maanden en één jaar na aanwerving) 25 4.2.6 Samenvatting: het leertraject . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

4.3 Behoefte aan formele opleiding door externe verstrekker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 5. 5.1 5.2 5.3 5.4

Bijlage : profiel van de geïnterviewden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Respondenten telefonische bevraging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Geconsulteerde experten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprekspartners face-to-face interviews voor ontwikkeling kwalificatieprofiel . . . . . . . . . . . Gesprekspartners face-to-face interviews voor aanbrengen reliëf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31 31 31 32 32

Beroepsprofielen van bedienden - Leertraject - Hulpboekhouder

1

1. Inleiding Een kwalificatieprofiel beschrijft een kwalificatie. Een kwalificatie is een afgerond (maatschap pelijk relevant) en gevalideerd geheel van com petenties. Kwalificatieprofielen beschrijven alle competenties en hun onderliggende kennen, kunnen en zijn, nodig om een beroep uit te oefenen op het niveau van een volleerde profes sional. Parallele studie naar het profiel van boekhouder. Dit rapport kadert in een ruimer onderzoek naar de noodzakelijke competenties voor boekhoud kundige bedienden. Parallel met dit rapport werkte Tempera daarom een analoog profiel uit voor de kwalificatie boekhouder. Het genoemde rapport vertoont dezelfde opbouw, met uitzon dering van het hoofdstuk dat reliëf aanbrengt in het profiel. Dat laatste hoofdstuk is op vraag van Cevora enkel in het rapport voor hulpboek houder opgenomen.

De competenties van de hulpboekhouder. Dit onderzoek brengt de competenties voor hulpboekhouder in kaart. Het beschrijft het volledige repertorium aan kennis, kunde en zijn dat bedrijven verwachten van hun hulpboekhouders. Overstijgt de bedrijfsspecifieke invulling van functies. Kwalificaties, en niet functies, vormen het uitgangspunt voor het voorliggende profiel. Functies blijken immers te veel contextgevoelig. De invulling ervan verschilt van bedrijf tot bedrijf. Het is afhankelijk van de (sub)sector, de werkorganisatie, de verwachtingen van een specifieke werkgever, … Ze vormen daardoor geen stabiele eenheid die in aanmerking komt voor een bedrijfsoverstijgend onderzoek. Kwalificaties daarentegen verwijzen naar consistente gehelen die de bedrijfsspecifieke settings overstijgen. Beschrijft de volleerde professional. Door zijn bedrijfs- en functieoverschrijdende ambitie bevat het kwalificatieprofiel de competenties nodig voor alle mogelijke specialisaties en vervolmakingsniveaus voor een hulpboekhouder. Het inventariseert de professionele competenties die een volleerde beroepsbeoefenaar beheerst. De man of vrouw die een volledige kwalificatie beheerst kan aan de slag in elke afgeleide functie. Reliëf in de kwalificatie. De beschrijving van de samenstellende competenties van de kwalificatie hulpboekhouder wordt aangevuld met een hoofdstuk dat reliëf aanbrengt in het geschetste profiel. Het hoofdstuk belicht eerst het leertraject van een hulpboekhouder. Vervolgens peilt het naar behoeftes aan formele opleidingen voor bepaalde competenties. Dit laatste hoofdstuk legt accenten, en moet Cevora toelaten keuzes te maken bij de organisatie en evaluatie van opleidingen.

2


2. Schets van de kwalificatie 2.1. Definitie De hulpboekhouder boekt commerciële, financiële en diverse verrichtingen en houdt een klassement bij van de boekhoudkundige stukken. Hij of zij kan eenvoudige boekhoud kundige rapporten aanmaken en bereidt mee de jaarafsluiting voor. De hulpboekhouder staat in voor de facturatie, het debiteuren- en het crediteurenbeheer. In vele gevallen is de hulpboekhouder ook verantwoordelijk voor een deel van de loonadministratie en soms behoort ook de nacalculatie tot zijn of haar takenpakket.


3

2.2. Opdrachten per competentiecluster Competentieclusters Binnen een kwalificatieprofiel worden de competenties overzichtelijk gerangschikt in competentiegroepen. Een groep bundelt alle kennen, kunnen en zijn binnen een inhoudelijk afgebakend beroepsdomein. Elk kwalificatieprofiel vertrekt van zeven verschillende competentiegroepen: • Vaktechnische competenties: alle kennen, kunnen en zijn met betrekking tot de ontwikkeling, behandeling, uitvoering en verwerking van beroepseigen producten en beroepseigen activiteiten; • Administratieve competenties: alle kennen, kunnen en zijn dat betrekking heeft op het correct verzamelen, registreren, klasseren en beheren van gegevens. Het kan zowel gaan om administratie verbonden aan het eigen werk als om administratie op bedrijfsniveau;

Vaktechnische opdrachten. De hulpboekhouder boekt facturen en financiële verrichtingen. Hij of zij maakt bepaalde aangiftes aan en bereidt de afsluiting van boekperiodes voor. De hulpboekhouder doet de facturatie, evenals het debiteuren- en crediteurenbeheer en de loonadministratie. In bepaalde gevallen is de hulpboek houder ook verantwoordelijk voor de nacalculatie. Administratieve opdrachten. De hulpboekhouder doet de briefwisseling in verband met de boekhouding en houdt daar een klassement van bij. Ook het bijhouden van een boekhoudklassement is zijn of haar taak. Leidinggevende opdrachten. De hulpboekhouder heeft geen taken als leidinggevende. Sociaal-communicatieve opdrachten. De hulpboekhouder behandelt vertrouwelijke gegevens discreet en communiceert zowel met interne als externe contacten. Zijn of haar communicatie is gericht op het verlenen of bekomen van informatie en op het maken of afdwingen van afspraken.

• Leidinggevende competenties: alle kennen, kunnen en zijn dat betrekking heeft op het opleiden, begeleiden, motiveren en evalueren van medewerkers; • Sociaal-communicatieve competenties: alle kennen, kunnen en zijn, noodzakelijk om mondeling en schriftelijk op een sociaal correcte manier te kunnen communiceren met medewerkers, klanten en andere externe contacten. Het betreft zowel taalkundige competenties als competenties met een meer psychologische dimensie;

4


Bestuurlijk-organisatorische opdrachten. De bestuurlijkorganisatorische opdrachten van de hulpboekhouder situeren zich op het inrichtende en operationele vlak. De hulpboekhouder signaleert eventuele problemen en moeilijkheden en brengt verbeterideeën aan. Hij of zij maakt een persoonlijke planning op, en leeft afspraken na. Hij of zij blijft efficiënt functioneren in stressvolle situaties. Afhankelijk van de bedrijfsorganisatie en –cultuur is de hulpboekhouder ook beschikbaar buiten de traditionele kantooruren en verlegt hij of zij snel de aandacht. Commerciële opdrachten. De hulpboekhouder is klantvriendelijk en resultaatgericht in zijn of haar communicatie met externen. Veiligheids-, gezondheids- en milieugerelateerde competenties. De hulpboekhouder is attent voor ergonomische aspecten verbonden aan zijn of haar bureauwerk. Hij of zij past als kantoorbediende de richtlijnen in verband met brandveiligheid en afvalsortering toe.

• Bestuurlijk-organisatorische competenties: alle kennen, kunnen en zijn dat te maken heeft met het werkbeheer: -op strategisch vlak: competenties die toe laten om beleidslijnen en –strategieën uit te zetten en te realiseren; - op strategisch vlak: competenties die toe laten om beleidslijnen en –strategieën uit te zetten en te realiseren; - op inrichtend vlak: competenties om de organisatie waarin de beroepsbeoefenaar werkt te ontwikkelen, in stand te houden en permanent te verbeteren; - op operationeel vlak: competenties nodig voor het efficiënt plannen, organiseren en controleren van de eigen werkorganisaties en die van de medewerkers. • Commerciële competenties: alle kennen, kunnen en zijn dat erop gericht is om de organisatie op de markt te positioneren, de positie te bevestigen of te verstevigen; • Veiligheids-, gezondheids- en milieugerelateerde competenties: alle kennen, kun nen en zijn nodig om de eigen veiligheid en gezondheid, die van medewerkers en die van de omgeving te verzekeren. Variabel van kwalificatie tot kwalificatie. Niet voor elke kwalificatie zijn alle competentie groepen van toepassing. Het kan zijn dat voor de ene kwalificatie bijvoorbeeld slechts vier groepen worden ingevuld, terwijl een andere kwalificatie competenties heeft in alle groepen. Ook zullen er steeds groepen zijn die veel competenties bevatten en groepen met weinige competenties.


5

2.3. Situering van de kwalificatie Schematische voorstelling van de meest voorkomende variaties Onderstaande voorstelling synthetiseert de voornaamste relaties tussen de verschil lende functies waarin kwalificatiehouders hulpboekhouder gevraagd worden en de variaties in bedrijfsgerelateerde kenmer ken.

Boekhoudkundig takenpakket is geen voltijdse taak • Bepalende factoren : • bedrijfsgrootte

Kwalificatie hulpboekhouder + kwalificaties • Voorbeelden : • + algemene administratie • + (telefonisch) onthaal

Arbeidsdeling (opsplitsing over verschillende functies of functie-houders • • •

Bepalende factoren : bedrijfsgrootte sector (B2B, B2C, projectaanpak, …)

Kwalificatie hulpboekhouder - bepaalde deelaspecten • • • •

6

Voorbeelden : - facturatie - crediteurenbeheer - loonadministratie

Transversaal beroep. Hulpboekhouders werken in alle sectoren. Bovendien komen zowel in grote als in kleine ondernemingen medewerkers met het profiel hulpboekhouder voor. Variaties in functie-invullingen. De manier waarop en de mate waarin de kwalificatie wordt ingezet in diverse functies vertoont variatie. Hieronder volgt een bespreking van de meest voorkomende variaties. Voltijds of aangevuld met andere kwalificaties. Het takenpakket van een hulpboekhouder is in bepaalde gevallen niet omvangrijk genoeg om een voltijdse job te creëren. Met name in kleine bedrijven vormt het takenpakket van de hulpboekhouder zelden een voltijdse tijdsbesteding. In vele gevallen vullen ze hun takenpakket dan ook aan met opdrachten die op andere kwalificaties beroepen. Opdrachten waarmee het takenpakket van de hulpboekhouder in kleine bedrijven courant gecombineerd worden, zijn: - algemene administratie; - (telefonisch) onthaal; - aankoop; - marketing; - commerciële binnendienst (met inbegrip van evaluatie verkoop); - stockbeheer – logistiek. De hoger vermelde combinaties vertonen echter geen vast patroon. De ene keer wordt hulpboekhouder gecombineerd met algemene administratie, dan met aankoop, nog een andere keer met marketing en in een vierde bedrijf is de hulpboekhouder verantwoordelijk voor de drie bijkomende takenpakketten. Alle vaktechnische competenties of deelaspecten. In sommige bedrijven vervallen bepaalde vaktechnische opdrachten van de hulpboekhouder. De specifieke arbeidsorganisatie leidt er tot het opsplitsen (en her groeperen) van de verschillende opdrachten over verschillende functies. Het is ook mogelijk dat kwalificatiehouders die eenzelfde functie bekleden toch niet in dezelfde mate identieke competenties moeten aanspreken. In bedrijven met een grote boekhoudafdeling kan de arbeidsdeling zich zeer ver doorzetten. De onderstaande opdrachten van de hulpboekhouder zijn het meest gevoelig voor variaties in de arbeidsorganisatie: - crediteurenbeheer; - nacalculatie; - facturatie; - loonadministratie.


Verschillende afbakeningen binnen de boekhoudkundige lijn. De functie-invulling van de hulpboekhouder is eveneens gekoppeld aan de verantwoordelijkheids¬afbakeningen ten aanzien van de andere functies in de boekhoudkundige lijn ((externe) boekhouder, financieel directeur, directie). Het zijn met name de opdrachten die het meest beroep doen op de integriteit van de medewerker, die het vaakst elders in de boekhoudkundige lijn worden onder gebracht. Voorbeelden zijn: - uitvoeren van betalingen; - boeken van loonstaten. Invulling van flexibiliteit. De invulling die een bedrijf geeft aan het begrip “flexibiliteit” bepaalt mee het vereiste profiel voor de hulpboekhouder. Hoe kijkt het bedrijf aan tegen flexibiliteit? Betekent flexibiliteit dat je altijd beschikbaar moet zijn voor het werk? Of komt het erop aan lucide om te springen met uiteenlopende verzoeken? De verwachtingen die op dat vlak aan de hulpboekhouder gesteld worden, weerspiegelen voor een groot stuk de heersende bedrijfscultuur binnen de onderneming.

Afbakening verantwoordelijkheden binnen de boekhoudkundige lijn • Bepalende factoren : • bedrijfscultuur • vertrouwen

Kwalificatie hulpboekhouder bepaalde deelaspecten • Voorbeelden : • - uitvoeren betalingen • - boeken van loonstaten

Invulling van flexibiliteit • Bepalende factoren : • bedrijfscultuur

Kwalificatie hulpboekhouder bepaalde deelaspecten • Voorbeelden : • - flexibele beschikbaarheid • - mentale flexibiliteit


7

3. De kwalificatie in detail Beroepsspecifieke beschrijvingen Dé uitdaging bij het beschrijven van het noodzakelijke kennen, kunnen en zijn voor een bepaald beroep, is het bepalen van de geschikte mate van detail in de beschrijving. Te weinig detail leidt in een extreem geval tot één nietszeggende competentie: ‘kan de werkgever tevreden houden om ontslag te vermijden’, teveel detail leidt tot een oneindige reeks competenties die even absurd zijn: ‘kan de wijsvinger gebruiken om te tikken’, ‘kan de middenvinger gebruiken om te tikken’, ‘kan de ringvinger gebruiken om te tikken’, … Een beroepsspecifieke beschrijving moet het opzet zijn. Maar ook de beperking ‘beroepsspecifiek’ is niet feilloos. Als een beroepsspecifieke beschrijving betekent dat het lezen van een individuele competentie toelaat om de kwalificatie waarvan ze deel uitmaakt feilloos te achterhalen, zijn beroepsspecifieke beschrijvingen ongetwijfeld te hoog gegrepen. Als ondergrens, in de zin dat het lezen van een individuele competentie minstens een aantal kwalificaties moet uitsluiten, is het criterium ‘beroepsspecifiek’ zeker wel hanteerbaar.

3.1. Leeswijzer Competenties volgens vaste syntax. Elke individueel geformuleerde competentie volgt een vaste grammaticale opbouw. Deze zorgt ervoor dat de competenties herkenbaar en eenvoudig te interpreteren zijn. • Kan: elke competentie wordt ingeleid door ‘kan’. Het woord maakt de activiteit die in de daaropvolgende infinitiefzin volgt tot een competentie. Het verwijst naar de bekwaamheid van de kwalificatiehouder om de verwachte opdrachten waar neembaar in de praktijk te brengen. Zonder deze werkwoordsvorm zou de omschrijving geen competentie definiëren maar enkel een taak. • Middel: de infinitiefzin die volgt op ‘kan’, begint soms met een bijwoordelijke bepaling van middel. Dit is het geval als het middel om de taak uit te voeren essentieel is om de bedoelde competentie te beschrijven. Het middel is over het algemeen een concreet instrument dat gebruikt wordt om de taak uit te voeren. • Onderwerp: het onderwerp van de infinitiefzin identificeert wat geproduceerd, bewerkt of verwerkt moet worden om de competentie te beheersen. • Werkwoord: de infinitief beschrijft wat de kwalificatiehouder juist moet doen ten aanzien van het onderwerp. Het werkwoord verwijst naar een handeling van productie, bewerking of verwerking. • Doel: de infinitiefzin wordt afgerond met een bijwoordelijke bepaling van doel. Deze beschrijft waarvoor iemand de genoemde handeling moet uitvoeren. Het versterkt het beroepsspecifieke karakter van de beschrijving, maar geeft vooral een aanwijzing van het niveau waarop iemand een handeling moet beheersen. Formuleren waarvoor iemand iets (het onderwerp) moet produceren, bewerken of verwerken (het werkwoord), zegt impliciet hoe goed de beroepsbeoefenaar deze competentie moet beheersen. Onderliggend kennen, kunnen en zijn. Bij elke competentie worden de voornaamste onderliggende componenten die noodzakelijk zijn om de competentie te beheersen, vermeld. Competenties kunnen steunen op zowel cognitieve, motorische als psychosociale componenten.

8


Kerncompetentie en aanvullende competenties. Hoewel in een volledige kwalificatie¬beschrijving alle competenties hun plaats hebben, is niet elk van hen even doorslaggevend voor de beroepsuitoefening. Daarom maakt een kwalificatieprofiel een onderscheid tussen kerncompetenties en aanvullende competenties. Kerncompetenties verwijzen naar het kennen, kunnen en zijn dat cruciaal is bij het realiseren van de kernopdrachten van een bepaald beroep. Kerncompetenties worden op een witte achtergrond weergegeven, aanvullende competenties op een grijze achtergrond. Onderverdeling in competentieclusters en deelkwalificaties. De competenties worden ingedeeld in competentieclusters en deelkwalificaties. De competentieclusters bundelen alle kennen, kunnen en zijn binnen een inhoudelijk afgebakend beroepsdomein. Ze zijn tot op zekere hoogte het artefact van de methodiek voor het opstellen van het kwalificatieprofiel, maar zijn ook nuttig om snel wegwijs te raken in de grote hoeveelheid informatie. De deel kwalificaties vormen kleinere gehelen van competenties. Ze zijn steeds gekoppeld aan een deel van iemands takenpakket en zijn in geval van doorgedreven arbeidsdeling de meest voor de hand liggende eenheden om te transfereren tussen functies.

Een bibliotheekidee Het groeperen van competenties in clusters en deelkwalificaties heeft enerzijds tot doel het geheel overzichtelijker te maken. Anderzijds gebeurt dit met oog op het creëren van een competentiebibliotheek, waarin competentie(s) (groepen) gestandaardiseerd beschreven worden. Volledige clusters, of deelkwalificaties, kunnen dan overgenomen worden in het kwalificatieprofiel waar ze van toepassing zijn. Zo kan een beter inzicht verkregen worden in de gemeenschappelijke competenties die kwalificaties delen.


9

3.2. De kwalificatie ‘hulpboekhouder' : samenstellende competenties en onderliggend kennen, kunnen en zijn Competenties

Vaktechnische competenties

Onderliggend kennen, kunnen en zijn

1. kan (inkomende en uitgaande) facturen, creditnota’s en debetnota’s en rekeningafschriften klaarmaken (sorteren per post (coderen) en boekperiode, nummeren, stempelen, dateren)

om ze sneller in te (kunnen) voeren in de (analytische) boekhouding

- kennis onderscheid tussen verschillende boekhoudkundige stukken (facturen, creditnota, debetnota) - kennis werkafspraken omtrent het voorbereiden van een boekhoudkundig document voor invoer (nummeren, stempelen, ordenen, …) - kennis (analytisch) rekeningstelsel en betreffende afspraken (bvb. vanaf wanneer wordt iets als investering geboekt)

2. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) (inkomende en uitgaande) facturen (ook investeringsfacturen), creditnota’s en debetnota’s boeken

om vorderingen te registreren (in de boekhouding)

- kennis toepassing boekhoudpakket - kennis interpretatie boekhoudkundige stukken (naam leverancier, te betalen som, …) - werkafspraken voor het inboeken - gevoel voor cijfers - precisie, punctualiteit

3. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) rekening afschriften en kasboek boeken

om financiële verrichtingen te registreren (in de boekhouding)

- kennis toepassing boekhoudpakket - kennis interpretatie boekhoud kundige stukken - werkafspraken voor het inboeken - kennis richtlijnen in verband met BTW-tarief - gevoel voor cijfers - precisie, punctualiteit

4. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) loonstaten boeken

om loonstaten te registreren (in de boekhouding)

-

I BOEKEN

5. kan kasboek bijhouden

6. kan kas controleren

10

om contante verrichtingen te registreren

om na te gaan of het kastotaal overeenstemt met het kasboek


kennis toepassing boekhoudpakket kennis interpretatie loonstaten precisie, puntualiteit werkafspraken voor het inboeken (wat op welke post?)

- kennis contante inkomsten en uitgaven - bedrijfsinterne afspraken omtrent het bijhouden van het kasboek - geld tellen - kennis interpretatie kasboek

Competenties



7. kan teveel aan contanten in de kas vaststellen en klaarmaken om mee naar de bank te gaan

om te vermijden dat er teveel geld in de kas zit

- bedrijfsinterne afspraken omtrent bedrag in kas - bedrijfsinterne afspraken rond het klaarmaken van contanten om ze naar de bank te doen

8. kan aan de hand van eenvoudige, gerichte, en goed gedefinieerde controleprocedures (afpunten, controle BTW-nr. in aankoopdagboek, …) eigen (deel van de) boekhouding controleren

om fouten (tikfouten bij invoer, op verkeerde post geboekt, fout BTWtarief) te ontdekken

- kennis toepassingen boekhoud pakket (afpunten rekeningen, …) - kennis werkafspraken omtrent gebruik rekeningposten, BTWtarieven, … - gevoel voor grootordes - gevoel voor cijfers - goed geheugen voor cijfers

9. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) en aan de hand van boekingen in diverse posten dagboek fouten in (eigen (deel van de)) boekhouding verbeteren

om fouten recht te zetten en sluitende boekhouding te verzekeren

- kennis toepassingen boekhoud pakket - kennis werkwijze voor fouten recht te zetten in dagboek diversen (inzicht debet-credit)

II RAPPORTEN EN AANGIFTES AANMAKEN 1. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) BTW-aangiftes aanmaken

om te voldoen aan aangifteplicht BTW

- kennis toepassing boekhoudpakket

2. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) Intrastataangiftes aanmaken

om te voldoen aan intracommunautaire aangifteplicht (in- en uitvoer van goederen)


3. kan boekhoudkundige/statistische gegevens over het bedrijf aanleveren

om vragen vanuit FOD Economie te beantwoorden

- kennis bronnen van boekhoud kundige en bedrijfseigen kerncijfers - kennis courante toepassingen elektronische rekenbladen

om alle openstaande (inkomende en uitgaande) facturen in kaart te brengen op het einde van het boekjaar


III VOORBEREIDEN JAARAFSLUITING 1. kan listing aanmaken


11

Competenties 2. kan aan de hand van gegevens inventaris overzicht van de stock opmaken



om correcte waardebepaling en controle bij afsluiten boekjaar toe te laten

- kennis courante toepassingen tekstverwerkingsprogramma - kennis courante toepassingen elektronische rekenbladen - kennis toepassing software stockbeheer

om (terug)betaling voor diensten en producten te vorderen

- kennis interpretatie van bestelbonnen, bevestigde offertes, facturen, creditnota’s, debetnota’s - kennis prijzen producten en diensten - kennis tekstverwerkingssoftware en elektronische rekenbladen - kennis werkafspraken in verband met BTW-tarief - gevoel voor grootordes (om rekenfouten te ontdekken)

IV FACTURATIE 1. kan aan de hand van een bestelbon of bevestigde offerte (en eventuele betalingsbewijzen) uitgaande facturen, creditnota’s en debetnota’s opstellen en controleren

V KLANTENBEHEER (DEBITEURENBEHEER-BOEKHOUDKUNDIG LUIK) 1. kan klantenlistings aanmaken

om overzicht te krijgen van openstaande facturen


2. kan klantenfiches aanmaken en up-to-date houden

om efficiënte klantencontacten te bevorderen

- kennis toepassing boekhoudpakket - attent zijn voor veranderingen status klanten

3. kan aan de hand van de bedrijfs interne afspraken de voorgeschreven procedure(s) (telefonische en schriftelijke rappels, overleg met zaakvoering, aangetekend schrijven, …) kiezen

om klanten tot betaling te doen overgaan en winstderving te vermijden

- kennis bedrijfsinterne afspraken - kennis van de status van klanten - kennis interpretatie ‘bewijsstukken’ betaling

VI LEVERANCIERSBEHEER (CREDITEURENBEHEER) 1. kan leverancierslistings aanmaken

om overzicht te krijgen van openstaande facturen


2. kan leveranciersfiches aanmaken en up-to-date houden

om efficiënte leverancierscontacten te bevorderen

- kennis toepassing boekhoudpakket - attent zijn voor veranderingen status leverancier

12


Competenties



3. kan aan de hand van de bestelbon (de bevestigde offerte), de leveringsbon (het inklaringsdocument) en eventuele betalingsoverzichten inkomende facturen (creditnota’s en debetnota’s) controleren

om na te gaan of aangerekende kosten overeenstemmen met bestelde en geleverde prestaties of producten (inhoudelijke controle)

- kennis interpretatie facturen, creditnota, debetnota, bestelbon/ bevestigde offerte, leveringsbon, inklaringsdocumenten, … - zin voor grootordes - snel relevante details opmerken in boekhoudkundige stukken

4. kan inkomende facturen (creditnota’s en debetnota’s) controleren

om na te gaan of ze voldoen aan de vormvereisten (formele controle)

- kennis vormvereisten facturen, creditnota’s, debetnota’s - snel relevante details opmerken in boekhoudkundige stukken

5. kan aan de hand van het overzicht van de prestaties per leverancier erelonen en commissies aanmaken

om belastingsadministratie te informeren over de door de leverancier ontvangen commissies en erelonen

- kennis werkafspraken (voor wie moet fiche opgesteld worden?)

6. kan aan de hand van een betalingsprogramma (bvb. Isabel, …) betalingsopdrachten geven

om openstaande facturen te vereffenen

- kennis toepassing betalingsprogramma - kennis openstaande facturen - kennis interpretatie van een factuur

VII LOONADMINISTRATIE 1. kan als centraal aanspreekpunt voor personeel (bedienden en arbeiders), zaakvoering en sociaal secretariaat fungeren

om vlotte communicatie over personeelskwesties ((informatie) vragen, antwoorden, klachten, ed.) te garanderen

- luisterbereidheid - zin voor synthese en eenvoud - vakterminologie

2. kan prestaties/aanwezigheden (bvb. prikkaarten), verlof¬aanvragen, opgenomen vakantiedagen, ziektebriefjes, afwezigheden, tankkaarten, … samenbrengen

om vergelijking te maken tussen gefactureerd bedrag en resultaat nacalculatie

- kennis prijzen producten en diensten - kennis reële kosten producten en diensten

3. kan aan de hand van een vergelijking met het zelf aangeleverde overzicht van geleverde en te betalen prestaties loonbrieven en loonstaten controleren

om na te gaan of ze correct zijn

- kennis interpretatie loonbrief en loonstaat

om vergelijking te maken tussen gefactureerd bedrag en resultaat nacalculatie

- kennis prijzen producten en diensten - kennis reële kosten producten en diensten

VIII NACALCULATIE 1. kan reële kosten per gefactureerde opdracht/bestelling becijferen


13

Competenties

Administratieve competenties


IX BRIEFWISSELING 1. kan e-mails (bvb. briefwisseling met klanten, leveranciers, belastingsadministratie, …) verwerken (opstellen, beantwoorden, versturen, doorsturen en ontvangen)

- om interne en externe communicatie te voeren in het domein van de boekhouding (bevestiging saldi opvragen bij banken, leveranciers, gegevens van andere afdelingen van het bedrijf, …) - om elektronische aangiftes te kunnen uitvoeren (BTW-aangiftes)

- kennis toepassing e-mail client - kennis werkafspraken in verband met behandeling e-mails

2. kan briefwisseling met betrekking tot de boekhouding (bvb. brie fwisseling met klanten, leveranciers, belastingsadministratie, …) verwerken (opstellen, beantwoorden, versturen, doorsturen en ontvangen)

- om externe communicatie te voeren in het domein van de boekhouding (verkeerde facturen met een toe lichting omtrent de fout opnieuw naar de afzender sturen, betalingsherinnering verzenden, …)

- kennis werkafspraken in verband met behandeling briefwisseling

3. kan aan de hand van een klassement in– en uitgaande post in verband met de boekhouding (brieven administratie, rappels) systematisch verzamelen, ordenen (…) en bewaren (zowel op papier als digitaal)

- om specifieke brieven snel terug te vinden - om verloop van een communicatie te kunnen aantonen en reconstrueren

- zin voor orde - zin voor systematiek

om specifieke boekhoudkundige stukken snel terug te vinden

- kennis elektronisch gegevensbeheer - zin voor systematiek - zin voor orde - kennis onderscheid tussen verschillende boekhoudkundige stukken (facturen, creditnota, debetnota)

X BOEKHOUDKUNDIG KLASSEMENT 1. kan aan de hand van een klassement boekhoudkundige stukken (facturen, leveringsbonnen, rekeningafschriften, BTW-listings, …) systematisch verzamelen, ordenen (eventueel matchen, (anti)chronologisch schikken), en bewaren (zowel op papier als digitaal)

14


Competenties 1. kan vertrouwelijke gegevens discreet behandelen

2. kan telefonisch, in face to face gesprekken, schriftelijk (per brief en mail) met interne en externe contacten (directe collega’s, andere afdelingen, klanten, leveranciers, banken, verzekeraars, …) op een taalniveau dat het imago van het bedrijf niet schaadt communiceren

Administratieve Sociaalcommunicatieve competenties competenties om te vermijden dat gevoelige informatie beschikbaar is voor personen of organisaties waarvoor ze niet bestemd is - om verduidelijkingen en informatie over te brengen of te bekomen (wie is verantwoordelijk voor welke factuur?) - om afspraken te maken (correctie factuur vragen, …) - om afspraken af te dwingen (klanten openstaande facturen doen betalen, …)

Onderliggend kennen, kunnen en zijn - discretie - deontologische code

- - - - - - - - -

vakterminologie gesprekstechnieken vreemde talen inlevingsvermogen, diplomatie resultaatgerichtheid assertiviteit kalmte sociale intelligentie diplomatie


15

Competenties

Bestuurlijk-organisatorische competenties


1. kan problemen en moeilijkheden in verband met het eigen werk (stroeve informatiedoorstroming tussen afdelingen, met externe boekhouder, te hoge werkdruk, onduidelijke verwachtingen, …) signaleren

om desefficiënties in de werking van de boekhoudafdeling te optimaliseren

- attent zijn voor desefficiënties - commerciële ingesteldheid - resultaatgerichtheid - assertiviteit

2. kan verbeterideeën in verband met het eigen werk aanbrengen

om desefficiënties in de boekhoudafdeling te optimaliseren

- attent zijn voor desefficiënties - commerciële ingesteldheid - resultaatgerichtheid - assertiviteit - zin voor initiatief

3. kan persoonlijke planning opmaken

om het eigen werk te organiseren in functie van (reglementair vastgelegde) deadlines (bv. BTW-aangifte)

- kennis moeilijkheidsgraad en tijds intensiteit van de taken - bedrijfskennis (kennis doelen en beschikbare middelen) - kennis time-management - zelfstandigheid/autonomie - gevoel voor teamwork (rekening houden met tijdsbesteding van anderen)

4. kan afspraken met interne en externe contacten (planning, ad hoc afspraken, …) naleven

- om vlotte informatiedoorstroming te garanderen (tussen afdelingen, naar klanten toe, …) - om gezamelijke opdrachten te volbrengen (afsluiten boekjaar, …)

- time-management - discipline - gevoel voor teamwork - nauwgezetheid, discipline

5. kan buiten de traditionele kantooruren voor het werk beschikbaar zijn

om in drukke periodes het vele werk tijdig af te krijgen

- (organisatorische) flexibiliteit

6. kan tijdelijk onder hoge werkdruk en in stresserende situaties werken

om te vermijden dat in drukke periodes de kwaliteit van het geleverde werk daalt

- stressbestendigheid

7. kan de aandacht snel van focus wisselen

om uiteenlopende taken snel en efficiënt met elkaar af te wisselen

- mentale flexibiliteit

8. kan boekhoudkundige moeilijkheden en problemen aan de boekhouder voorleggen

om een oplossing te vinden voor de moeilijkheid

- vakterminologie

16


Competenties 1. kan klantvriendelijk en resultaat gericht communiceren

Competenties

Commerciële competenties


om vlotte en effectieve communicatie met externen (o.a. klanten, leveranciers, banken, verzekeraars, …) te bevorderen

- kennis principes van klantgerichtheid - kennis principes van resultaat gerichtheid - schriftelijke, mondelinge en nonverbale communicatievaardigheden

Veiligheids-, gezondheids-, en milieugerelateerde competenties


XI ERGONOMIE VOOR ZITTEND BEELDSCHERMBEDIENDE 1. kan problemen en moeilijkheden (te hoge werkdruk, onduidelijk of te hoge verwachtingen, stoelen zijn versleten, …) signaleren 2. kan verbeterideeën (aankoop nieuwe stoelen, …) aanbrengen

3. kan ergonomische en gezondheidsadviezen opvolgen

om de eigen gezondheid (en (eventueel) die van anderen) niet te schaden

- attent zijn voor desefficiënties - commerciële ingesteldheid - resultaatgerichtheid

om de eigen gezondheid (en (eventueel) die van anderen) niet te schaden

- kennis bestaande situatie - kennis ergonomische richtlijnen

om gezondheidsrisico’s die verband houden met het werk van zittend beeldschermbediende te beperken

- kennis ergonomische richtlijnen

XII BRANDVEILIGHEID VOOR KANTOORBEDIENDE 1. kan de brandveiligheidsvoor schriften toepassen

om in geval van brand het gebouw veilig te kunnen verlaten

- kennis brandveiligheidsvoorschriften

XIII AFVALSORTERING VOOR KANTOORBEDIENDE 1. kan kantoorafval (papier, inktpatronen, …) scheiden en sorteren

om gescheiden afvalophaling mogelijk te maken

- afvalsorteervoorschriften


17

4. Relief in de kwalificatie 4.1. Welk reliëf? Chronologisch leertraject voor een beginnend medewerker. Punt 4.2. brengt het leertraject van een beginnende hulpboekhouder in kaart. Het beschrijft de instapdrempel voor een persoon zonder specifieke beroepservaring en detailleert de daarop volgende leerstadia voor een voltijdse medewerker. Volgende vragen krijgen een antwoord: - welke competenties zijn noodzakelijk om kans te maken op een aanwerving? - welke competenties dient de beginnende hulpboekhouder als eerste onder de knie te krijgen? - hoe verloopt het verdere leerproces?

Leertraject op basis van inschatting werkgevers. Het vertrekpunt zijn de huidige verwachtingen van werkgevers die hulpboekhouders aanwer ven en tewerkstellen. De studie stelt dus géén ideaalbeeld voorop. Het chronologisch leertra ject beschrijft de realistische inschatting die in de praktijk gehanteerd wordt. Het onderzoek registreert het leertraject van een startende onervaren hulpboekhouder die zich op heden bij bedrijven aandient.

Behoefte aan formele opleiding door externe verstrekker. Punt 4.3. beschrijft de mogelijkheden en behoeftes aan formele opleidingen voor bepaalde competenties. Werkgevers werd gevraagd voor welke competenties ze een formele opleiding door een externe verstrekker wenselijk vonden. Enkel competenties die hulpboekhouders volgens de respondenten na aanwerving aanleren, kwamen in aanmerking. De werkgevers konden een onderscheid maken tussen een bedrijfspecifieke opleiding op maat of bedrijfsoverschrijdende vormingen die gezamenlijk georganiseerd worden voor meerdere bedrijven.

4.2. Het leertraject 4.2.1 Competenties nodig voor de aanwerving (0 maanden) Betekenisvolle aanwervingsdrempel. Bij aanwerving moeten reeds 20 van de 48 competenties beheerst zijn. Met 42 procent van de competenties als aanwervingsvoorwaarde geldt voor kandidaat-hulpboekhouder dus een niet te verwaarlozen drempel.

Mediaanwaarde als criterium Om te bepalen wanneer een hulpboekhouder een competentie moet beheersen, wordt van de inschatting van de verschillende geïnter viewde werkgevers (zie bijlage 5.3.) de medi aan genomen. Daarmee geldt de middelste waarde als criterium voor het bepalen van het leermoment. Een mediaan van twee maanden zegt bijvoorbeeld dat minstens de helft van de geïnterviewden deze competentie situeert als aangeleerd na hoogstens twee maanden. De mediaan wordt boven het rekenkundig gemid delde verkozen, omdat hij minder afhankelijk is van extreme scores.

18


Tabel 1 : Competenties die beheerst moeten zijn bij aanwerving Categorie

I.

IV.

VI.

BOEKEN

FACTURATIE

LEVERANCIERSBEHEER (CREDITEURENBEHEER)

Competentie

Aantal maanden na aanwerving

1. kan (inkomende en uitgaande) facturen, creditnota’s en debetnota’s en rekeningafschriften klaarmaken (sorteren per post (coderen) en boekperiode, nummeren, stempelen, dateren) om ze sneller in te (kunnen) voeren in de (analytische) boekhouding 2. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) (inkomende en uitgaande) facturen (ook investeringsfacturen), creditnota’s en debetnota’s boeken om vorderingen te registreren (in de boek houding) 3. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) rekeningafschriften en kasboek boeken om financiële verrichtingen te registreren (in de boekhouding) 5. kan kasboek bijhouden om contante verrichtingen te registreren 6 kan kas controleren om na te gaan of het kastotaal overeenstemt met het kasboek 8. kan aan de hand van eenvoudige, gerichte, en goed gedefinieerde controleprocedures (afpunten, controle BTWnr. in aankoopdagboek, …) eigen (deel van de) boekhouding controleren om fouten (tikfouten bij invoer, op verkeerde post geboekt, fout BTW-tarief) te ontdekken

0

1. kan aan de hand van een bestelbon of bevestigde offerte (en eventuele betalingsbewijzen) uitgaande facturen, creditnota’s en debetnota’s opstellen en controleren om (terug)betaling voor diensten en producten te vorderen

0

1. kan leverancierslistings aanmaken om overzicht te krijgen van openstaande facturen 2. kan leveranciersfiches aanmaken en up-to-date houden om efficiënte leverancierscontacten te bevorderen 3. kan aan de hand van de bestelbon (de bevestigde offerte), de leveringsbon (, het inklarings¬document) en eventuele betalings¬overzichten inkomende facturen (creditnota’s en debetnota’s) controleren om na te gaan of aangerekende kosten overeenstemmen met bestelde en geleverde prestaties of producten (inhoudelijke controle) 4. kan inkomende facturen (creditnota’s en debetnota’s) controleren om na te gaan of ze voldoen aan de vormvereisten (formele controle)

0


19

Categorie

Competentie


2. kan briefwisseling met betrekking tot de boekhouding (bvb. briefwisseling met klanten, leveranciers, belastingsadministratie, …) verwerken (opstellen, beantwoorden, versturen, doorsturen en ontvangen) om externe communicatie te voeren in het domein van de boekhouding (verkeerde facturen met een toelichting omtrent de fout opnieuw naar de afzender sturen, betalingsherinnering verzenden, …) 3. kan aan de hand van een klassement in– en uitgaande post in verband met de boekhouding (brieven administratie, rappels) systematisch verzamelen, ordenen (…) en bewaren (zowel op papier als digitaal) om specifieke brieven snel terug te vinden, om verloop van een communicatie te kunnen aantonen en reconstrueren

0

1. kan aan de hand van een klassement boekhoudkundige stukken (facturen, leveringsbonnen, rekeningafschriften, BTW-listings, …) systematisch verzamelen, ordenen (eventueel matchen, (anti)chronologisch schikken), en bewaren (zowel op papier als digitaal) om specifieke boekhoud kundige stukken snel terug te vinden

0

1. kan vertrouwelijke gegevens discreet behandelen om te vermijden dat gevoelige informatie beschikbaar is voor personen of organisaties waarvoor ze niet bestemd is

0

XII. BESTUURLIJKORGANISATORISCHE COMPETENTIES

5. kan buiten de traditionele kantooruren voor het werk beschikbaar zijn om in drukke periodes het vele werk tijdig af te krijgen 6. kan tijdelijk onder hoge werkdruk en in stresserende situaties werken om te vermijden dat in drukke periodes de kwaliteit van het geleverde werk daalt

0

XIII. COMMERCIËLE COMPETENTIES

1. kan klantvriendelijk en resultaatgericht communiceren om vlotte en effectieve communicatie met externen (o.a. klanten, leveranciers, banken, verzekeraars, …) te bevorderen

XIV. ERGONOMIE VOOR ZITTEND BEELDSCHERMBEDIENDE

2. kan verbeterideeën (aankoop nieuwe stoelen,…) aanbrengen om de eigen gezondheid(en (eventueel die van anderen) niet te schaden

0

XVI. AFVALSORTERING VOOR KANTOORBEDIENDE

1. kan kantoorafval (papier, inktpatronen, …) scheiden en sorteren om gescheiden afvalophaling mogelijk te maken

0

IX.

X.

XI.

20

BRIEFWISSELING

BOEKHOUDKUNDIG KLASSEMENT

SOCIAALCOMMUNICATIEVE COMPETENTIES


0

4.2.2. Competenties die eerst aangeleerd worden (binnen de eerste twee maanden na aanwerving) Na twee weken een eerste leerdrempel. Tussen de aanwerving en het einde van de tweede week tewerkstelling, moet de beginnende hulpboekhouder drie extra competenties aanleren. Na twee weken ligt de totale competentiedrempel daarmee op 23 van de 48 vaardigheden. Dat betekent dat een beginnend hulpboekhouder na twee weken voltijdse werkervaring bijna de helft – 48 procent - van de competenties van een volleerde hulpboekhouder onder de knie moet hebben. Leerdrempels blijven zich in eerste weken snel opvolgen. Van een beginnend hulpboekhouder wordt verwacht dat hij in de twee maanden tewerkstelling snel nieuwe competenties oppikt. Bedrijven leggen de lat immers niet alleen na twee weken, maar ook na een maand, vijf weken, anderhalve maand, … Telkens zijn er nieuwe competenties waarvan verwacht wordt dat de beginnende hulpboekhouder ze onder de knie heeft. Na twee maanden voltijdse tewerkstelling moet de startende beroepsbeoefenaar al 32 van de 48 competenties, of 67 procent van de kwalificatie, op zak hebben.

Tabel 2 : Competenties die eerst aangeleerd worden (binnen de eerste twee maanden na aanwerving) Categorie

I.

V.

VI.

V.

BOEKEN

Competentie

7. kan teveel aan contanten in de kas vaststellen en klaarmaken om mee naar de bank te gaan om te vermijden dat er teveel geld in de kas zit

Aantal maanden na aanwerving 0,5

KLANTENBEHEER (DEBITEURENBEHEERBOEKHOUDKUNDIG LUIK)

1. kan klantenlistings aanmaken om overzicht te krijgen van openstaande facturen


6. kan aan de hand van een betalingsprogramma (bvb. Isabel, …) betalingsopdrachten geven om openstaande facturen te vereffenen


2. kan klantenfiches aanmaken en up-to-date houden om efficiënte klantencontacten te bevorderen 3. kan aan de hand van de bedrijfsinterne afspraken de voor geschreven procedure(s) (telefonische en schriftelijke rappels, overleg met zaakvoering, aangetekend schrijven, …) kiezen om klanten tot betaling te doen overgaan en winstderving te vermijden

1

1. kan problemen en moeilijkheden (te hoge werkdruk, onduidelijke of te hoge verwachtingen, stoelen zijn versleten, …) signaleren om de eigen gezondheid (en (eventueel) die van anderen) niet te schaden

1


0,5

0,5


21

Categorie

Competentie


VOORBEREIDEN JAARAFSLUITING

1. kan listing aanmaken om alle openstaande (inkomende en uitgaande) facturen in kaart te brengen op het einde van het boekjaar

1,25

BOEKEN

9. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) en aan de hand van boekingen in diverse posten dagboek fouten in (eigen (deel van de)) boekhouding verbeteren om fouten recht te zetten en sluitende boekhouding te verzekeren

1,5

2. kan telefonisch, in face-to-face gesprekken, schriftelijk (per brief en mail) met interne en externe contacten (directe collega’s, andere afdelingen, klanten, leveranciers, banken, verzekeraars, …) op een taalniveau dat het imago van het bedrijf niet schaadt communiceren om verduidelijkingen en informatie over te brengen of te bekomen (wie is verantwoordelijk voor welke factuur?), om afspraken te maken (correctie factuur vragen, …), om afspraken af te dwingen (klanten openstaande facturen doen betalen, …)

1,5


3. kan ergonomische en gezondheidsadviezen opvolgen om gezondheidsrisico’s die verband houden met het werk van zittend beeldschermbediende te beperken

1,5


4. kan afspraken met interne en externe contacten (planning, ad hoc afspraken, …) naleven om vlotte informatiedoorstroming te garanderen (tussen afdelingen, naar klanten toe, …), om gezamelijke opdrachten te volbrengen (afsluiten boekjaar, …)


7. kan de aandacht snel van focus wisselen om uiteenlopende taken snel en efficiënt met elkaar af te wisselen

III.

I.

XI.

22



1,625

2

4.2.3. Competenties die vervolgens aangeleerd worden (binnen de vier maanden na aanwerving) Leertempo daalt in maanden 3 en 4. Eens de kaap van twee maanden tewerkstelling gerond, daalt het leertempo voor de beginnende hulpboekhouder. In de komende weken volgen de leerdrempels zich weliswaar nog steeds snel op, maar het aantal bijkomende competenties dat verwacht wordt, daalt. In totaal moet de beginnende hulpboekhouder in maanden drie en vier slechts zes extra competenties aanleren. Na vier maanden beheerst hij 38 van de 48 competenties, goed voor 79 procent van het totale profiel.

Tabel 3: Competenties die vervolgens aangeleerd worden (binnen de vier maanden na aanwerving) Categorie

Competentie



1. kan problemen en moeilijkheden in verband met het eigen werk (stroeve informatiedoorstroming tussen afdelingen, met externe boekhouder, te hoge werkdruk, onduidelijke verwachtingen, …) signaleren om desefficiënties in de werking van de boekhoudafdeling te optimaliseren

2,5

IX.

1. kan e-mails (bvb. briefwisseling met klanten, leveranciers, belastingsadministratie, …) verwerken (opstellen, beantwoorden, versturen, doorsturen en ontvangen) om interne en externe communicatie te voeren in het domein van de boekhouding (bevestiging saldi opvragen bij banken, leveranciers, gegevens van andere afdelingen van het bedrijf, …), om elektronische aangiftes te kunnen uitvoeren (BTW-aangiftes)

3


3. kan persoonlijke planning opmaken om het eigen werk te organiseren in functie van (reglementair vastgelegde) deadlines (bv. BTW-aangifte)

3

XV. BRANDVEILIGHEID VOOR KANTOORBEDIENDE

1. kan de brandveiligheidsvoorschriften toepassen om in geval van brand het gebouw veilig te kunnen verlaten

3,125

I.

4. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) loonstaten boeken om loonstaten te registreren (in de boekhouding)

BRIEFWISSELING

BOEKEN


8. kan boekhoudkundige moeilijkheden en problemen aan de boekhouder voorleggen om een oplossing te vinden voor de moeilijkheid

3,5

4


23

4.2.4. Competenties die vervolgens aangeleerd worden (binnen de zes maanden na aanwerving) Minder leerdrempels en minder aan te leren competenties in maanden 5 en 6. In de vijfde en zesde maand tewerkstelling daalt het aantal leerdrempels. Voor één competentie ligt de lat na vier en een halve maand tewerkstelling, voor drie andere competenties ligt de lat na zes maanden tewerkstelling. In totaal verwerft de beginnende beroepsbeoefenaar in maanden vijf en zes dus nog vier extra competenties. Na een half jaar tewerkstelling resulteert dat in 42 verworven competenties. De beginnende hulpboekhouder heeft daarmee 88 procent van het profiel onder de knie.

Tabel 4 : Competenties die vervolgens aangeleerd worden (binnen de zes maanden na aanwerving) Categorie

Competentie



2. kan verbeterideeën in verband met het eigen werk aan brengen om desefficiënties in de boekhoudafdeling te optimaliseren

II.

RAPPORTEN EN AANGIFTES AANMAKEN

2. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) Intrastat-aangiftes aanmaken om te voldoen aan intracommunautaire aangifteplicht (in- en uitvoer van goederen)

6


5. kan aan de hand van het overzicht van de prestaties per leverancier erelonen en commissies aanmaken om belastingsadministratie te informeren over de door de leverancier ontvangen commissies en erelonen.

6

1. kan reële kosten per gefactureerde opdracht/bestelling becijferen om vergelijking te maken tussen gefactureerd bedrag en resultaat nacalculatie

6

VI.

VIII. NACALCULATIE

24


4,5

4.2.5. Competenties die vervolgens aangeleerd worden (tussen zes maanden en één jaar na aanwerving) Vervolmaking van maand zeven tot maand twaalf. In het tweede semester van de tewerkstelling vervolmaakt de beginnende hulpboekhouder zich. De zes overgebleven competenties van de kwalificatie verwerft hij in de tweede jaarhelft. Na één jaar beheerst hij alle 48 competenties van het profiel. Toch betekent dat niet dat het leertraject af is na een jaar tewerkstelling. Tot het leertraject moet immers ook het verfijnen en perfectioneren van reeds beheerste competenties gerekend worden. Dat proces van vervolmaking kan zich verder spreiden over de loopbaan van de hulpboekhouder. Tabel 5 : Competenties die vervolgens aangeleerd worden (tussen zes maanden en één jaar na aanwerving) Categorie

II.

II.


1. kan prestaties/aanwezigheden (bvb. prikkaarten), verlof¬aanvragen, opgenomen vakantiedagen, ziektebriefjes, afwezigheden, tankkaarten, … samenbrengen om het sociaal secretariaat een overzicht te geven van de geleverde en te betalen prestaties

6,5


2. kan aan de hand van gegevens inventaris overzicht van de stock opmaken om correcte waardebepaling en controle bij afsluiten boekjaar toe te laten

7,5


1. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) BTW-aangiftes aanmaken om te voldoen aan aangifteplicht BTW

9


3. kan boekhoudkundige/statis¬tische gegevens over het bedrijf aanleveren om vragen vanuit FOD Economie te beantwoorden

12

1. kan als centraal aanspreekpunt voor personeel (bedienden en arbeiders), zaak¬voering en sociaal secretariaat fungeren om vlotte communicatie over personeels¬kwesties ((informatie)vragen, antwoorden, klachten, ed.) te garanderen 3. kan aan de hand van een vergelijking met het zelf aangeleverde overzicht van geleverde en te betalen prestaties loonbrieven en loonstaten controleren om na te gaan of ze correct zijn

12

VII. LOONADMINISTRATIE

III.

Competentie

VII. LOONADMINISTRATIE


25

4.2.6. Samenvatting: het leertraject Aanzienlijke instapdrempel en steil leertempo in eerste twee maanden. Het leertraject van een hulpboekhouder start met een behoorlijke instapdrempel. Meer dan veertig procent van de competenties moet reeds beheerst worden bij aanwerving. Ook in de eerste weken na aanwerving blijven de verwachtingen hoog gespannen. Na twee maanden dienen al meer dan twee derde van de competenties verworven te zijn. Milder leertempo vanaf maand drie. Vanaf maand drie daalt het leertempo. De overblijvende competenties van het profiel worden geleidelijker aangeleerd. Na zes maanden voltijdse tewerkstelling is wel 88 procent van de kwalificatie verworven. Schematische voorstelling van het leertraject. Grafiek 1 stelt het leertraject van een hulpboekhouder voor. De X-as onderscheidt de verschillende leerperiodes, de Y-as geeft het aantal te beheersen competenties voor een hulpboekhouder weer. De grafiek illustreert dat een beginnend hulpboekhouder snel de competenties onder de knie dient te krijgen. Grafiek 1 : Het leertraject tijdens de eerste zes maanden 60

Aantal competenties

50 40 30 20 10 0

Bij aanwerving

Op twee maanden

Op vier maanden

Aantal nog te verwerven competenties Aantal verworven competenties

26


Op zes maanden

Dalend leertempo In tegenstelling tot grafiek 1 die het aantal ver worven taken cumulatief weergeeft ten aanzien van het volledige kwalificatieprofiel, schetst onderstaande tabel het leertempo per afgeba kende periode in het leertraject. Een beginnende hulpboekhouder moet op korte tijd veel nieuwe competenties onder de knie krijgen. In de eerste twee maanden leert hij een kwart van het profiel. In maanden drie en vier valt het tempo echter terug tot bijna de helft. In de laatste maanden van het eerste semester daalt het leertempo nog wat verder. De beginnende hulpboekhouder leert tijdens maand vijf en zes nog acht procent van de kwalificatie.

Periode in het leertraject

Verworven aandeel van het kwalificatieprofiel

Tijdens de eerste twee maanden

25%

Tijdens maand drie en vier

13%

Tijdens maand vijf en zes

8%

4.3. Behoefte aan formele opleiding door externe verstrekker Diffuus draagvlak voor formele bedrijfsoverschrijdende opleidingen Onderstaande tabel geeft per geïnterviewd bedrijf een overzicht van het aantal competenties waarvoor een formele bedrijfsoverschrijdende opleiding door een externe verstrekker aangewezen leek.

Bedrijf

Aantal gekozen competenties

CTG Belgium

7

Vedior Interim

3

Belgomedia

5

TEXAF

2

Adehis

3

Cowi Belgium

7

Graniou Belgium

2

Tuthill Lubex distrib

0

Charleroi expo

3

SCAM

1

Formele opleiding door externe verstrekker. Op aangeven van de stuurgroep peilde het onderzoek naar de behoeftes aan formele opleidingen door een externe verstrekker. Cevora wil op die manier achterhalen voor welke competenties de behoeftes aan opleiding het grootst zijn. Alleen competenties voor een hulpboekhouder die werkgevers hadden gesitueerd in het leertraject na aanwerving werden voorgelegd. Telkens konden de respondenten aangeven of een formele opleiding door een externe verstrekker voor die competentie wenselijk was of niet. Bij het beoordelen van de wenselijkheid van een opleiding hoefden ze enkel de meest aangewezen leerweg te bepalen. De op heden gevolgde leerweg of het bestaande aanbod aan opleidingen werd buiten beschouwing gelaten. Bedrijfsspecifieke of bedrijfsoverschrijdende opleiding. Om de exacte opleidingsbehoeftes te kunnen inschatten kregen de respondenten de mogelijkheid om een onderscheid te maken tussen formele opleidingen die op maat van het bedrijf worden georganiseerd, en opleidingen die tegelijk voor meerdere bedrijven toegankelijk zijn. Ook hier gold dat de voorkeur voor een bedrijfsspecifieke of een bedrijfsoverschrijdende opleiding enkel moest overeenstemmen met de meest aangewezen leerweg, en niet met de op vandaag gevolgde leerweg of het bestaande aanbod aan opleidingen. Geen behoefte aan formele, bedrijfsspecifieke opleidingen door externe verstrekker. Van geen van de competenties die gemiddeld tot het leertraject na aanwerving wordt beschouwd, vond minstens één van de respondenten het aangewezen dat het via een formele, bedrijfsspecifieke opleiding, werd aangeleerd. Het onderzoek leverde dus geen aanwijzingen op voor behoeftes aan formele, bedrijfsspecifieke opleidingen door een externe verstrekker. Gevarieerde wensen ten aanzien van formele, bedrijfsoverschrijdende opleidingen door externe verstrekker. Negen van de tien bevraagde bedrijven zeggen van minstens één competentie dat een formele, bedrijfsoverschrijdende opleiding door een externe verstrekker wenselijk is. Toch leveren de antwoorden van de respondenten geen eensgezinde vraag op naar dergelijke opleidingen. Slechts één competentie wordt immers door drie bedrijven genoemd, de rest krijgt twee (negen competenties) of zelfs slechts één vermelding (elf competenties).


27

Tabel 6: Competenties waarvoor een formele, bedrijfsoverschrijdende opleiding door externe verstrekker gewenst is Categorie

Competentie

Aantal vermeldingen


4. kan afspraken met interne en externe contacten (planning, ad hoc afspraken, …) naleven om vlotte informatie doorstroming te garanderen (tussen afdelingen, naar klanten toe, …), om gezamelijke opdrachten te volbrengen (afsluiten boekjaar, …)

3

I.

8. kan aan de hand van eenvoudige, gerichte, en goed gedefinieerde controleprocedures (afpunten, controle BTW-nr. in aankoopdagboek, …) eigen (deel van de) boekhouding controleren om fouten (tikfouten bij invoer, op verkeerde post geboekt, fout BTW-tarief) te ontdekken

2

1. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) BTW-aangiftes aanmaken om te voldoen aan aangifteplicht BTW 2. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bvb. Navision, Cubic, ProAcc, …) Intrastat-aangiftes aanmaken om te voldoen aan intracommunautaire aangifteplicht (in- en uitvoer van goederen) 3. kan boekhoudkundige/statis¬tische gegevens over het bedrijf aanleveren om vragen vanuit FOD Economie te beantwoorden

2

1. kan reële kosten per gefactureerde opdracht/bestelling becijferen om vergelijking te maken tussen gefactureerd bedrag en resultaat nacalculatie

2

II.

BOEKEN


VIII. NACALCULATIE

28


Categorie XI.



III.

IV.

V.


FACTURATIE


Competentie 2. kan telefonisch, in face to face gesprekken, schriftelijk (per brief en mail) met interne en externe contacten (directe collega’s, andere afdelingen, klanten, leveranciers, banken, verzekeraars, …) op een taalniveau dat het imago van het bedrijf niet schaadt communiceren om verduidelijkingen en informatie over te brengen of te bekomen (wie is verantwoordelijk voor welke factuur?), om afspraken te maken (correctie factuur vragen, …), om afspraken af te dwingen (klanten openstaande facturen doen betalen, …) 1. kan problemen en moeilijkheden in verband met het eigen werk (stroeve informatiedoorstroming tussen afdelingen, met externe boekhouder, te hoge werkdruk, onduidelijke verwachtingen, …) signaleren om desefficiënties in de werking van de boekhoudafdeling te optimaliseren 2. kan verbeterideeën in verband met het eigen werk aanbrengen om desefficiënties in de boekhoudafdeling te optimaliseren 8. kan boekhoudkundige moeilijkheden en problemen aan de boekhouder voorleggen om een oplossing te vinden voor de moeilijkheid

Aantal vermeldingen

2

2

1. kan listing aanmaken om alle openstaande (inkomende en uitgaande) facturen in kaart te brengen op het einde van het boekjaar 2. kan aan de hand van gegevens inventaris overzicht van de stock opmaken om correcte waardebepaling en controle bij afsluiten boekjaar toe te laten

1

1. kan aan de hand van een bestelbon of bevestigde offerte (en eventuele betalingsbewijzen) uitgaande facturen, creditnota’s en debetnota’s opstellen en controleren om (terug)betaling voor diensten en producten te vorderen

1

3. kan aan de hand van de bedrijfsinterne afspraken de voorgeschreven procedure(s) (telefonische en schriftelijke rappels, overleg met zaakvoering, aangetekend schrijven, …) kiezen om klanten tot betaling te doen overgaan en winstderving te vermijden

1


29

Categorie IX.

XI.

BRIEFWISSELING



XIII. COMMERCIËLE COMPETENTIES

30

Competentie

Aantal vermeldingen

1. kan e-mails (bvb. briefwisseling met klanten, leveranciers, belastingsadministratie, …) verwerken (opstellen, beantwoorden, versturen, doorsturen en ontvangen) om interne en externe communicatie te voeren in het domein van de boekhouding (bevestiging saldi opvragen bij banken, leveranciers, gegevens van andere afdelingen van het bedrijf, …), om elektronische aangiftes te kunnen uitvoeren (BTW-aangiftes) 2. kan briefwisseling met betrekking tot de boekhouding (bvb. briefwisseling met klanten, leveranciers, belastings administratie, …) verwerken (opstellen, beantwoorden, versturen, doorsturen en ontvangen) om externe communicatie te voeren in het domein van de boekhouding (verkeerde facturen met een toelichting omtrent de fout opnieuw naar de afzender sturen, betalingsherinnering verzenden, …)

1

1. kan vertrouwelijke gegevens discreet behandelen om te vermijden dat gevoelige informatie beschikbaar is voor personen of organisaties waarvoor ze niet bestemd is

1

3. kan persoonlijke planning opmaken om het eigen werk te organiseren in functie van (reglementair vastgelegde) deadlines (bv. BTW-aangifte) 6. kan tijdelijk onder hoge werkdruk en in stresserende situaties werken om te vermijden dat in drukke periodes de kwaliteit van het geleverde werk daalt 7. kan de aandacht snel van focus wisselen om uiteenlopende taken snel en efficiënt met elkaar af te wisselen

1

1. kan klantvriendelijk en resultaatgericht communiceren om vlotte en effectieve communicatie met externen (o.a. klanten, leveranciers, banken, verzekeraars, …) te bevorderen

1


5. Bijlage: profiel van de geïnterviewden 5.1. Respondenten telefonische bevraging Dhr. Adriaensen Michel - Administratief Manager Veiling Hoogstraten - Hoogstraten Mevr. Campo Dina - Zaakvoerster Garage Houtman - Mortsel Dhr. De Cuyper Danny - Financieel Manager Flanders Expo - Gent Mevr. Descamps Véronique - Hoofd Boekhouding Icemark - Oostende Dhr. De Stoop Luc - Financieel Manager Drukkerij Verraes - Heule Mevr. Smeets Hilde - Zaakvoerster Wasserij Nova - Maaseik Dhr. Soenen Jan - Controller-boekhouder Hollandia Zaadhandel - Merksem Mevr. Van Gool Eva - Hoofd Boekhouding Poster Print Publi – Lier Dhr. Van Houdt Luc - Hoofd Boekhouding Louis Mols Algemene Aannemingen - Arendonk Dhr. Vannieuwkerke Jan - Manager Interne Boekhouding Stater Belgium - Brussel

5.2. Geconsulteerde experten Mevr. Foucart Martine Teamverantwoordelijke opleidingen financiën en management Forem Dhr. Jegers Ludwig Zelfstandig docent boekhouding Dhr. Lossie Adolf Zelfstandig docent boekhouding Mevr. Plétinckx Christelle Opleider EPS/Coördinator studiegroep boekhouder Cevora Beroepsprofielen van bedienden - Leertraject - Hulpboekhouder

31

5.3. Gesprekspartners face-to-face interviews voor ontwikkeling kwalificatieprofiel Dhr. Coessens Rik – General Manager I.D. Phar – Haaltert Mevr. Van Goethem Els – Zaakvoerster Autocars Strobbe – Lovendegem Mevr. Vanhout Krista – Hoofd Boekhouding Uitgeverij Averbode – Averbode

5.4. Gesprekspartners face-to-face interviews voor aanbrengen reliëf Mevr. Garitte - Hulpboekhouder TEXAF - Brussel Dhr. Goncalves Jorge – Administratief en financieel Manager Charleroi expo - Charleroi Dhr. Hashimoto Yuriko – Administrafief en Financieel Manager Cowi Belgium – Brussel Dhr. Keyaert Rudy - Financieel Directeur CTG Belgium - Diegem Mevr. Lewalle Martine – Hoofd Boekhouding Belgomedia – Verviers Mevr. Legaye - Boekhouder Tuthill Lubex distrib – Nijvel Dhr. Massart – Administratief en Financieel Directeur Graniou Belgium – Nijvel Dhr. Pirson Jean-Claude – Hoofd Boekhouding Adehis - Namen Mevr. Rovise – Hoofd Boekhouding SCAM - Andenne Dhr. Van Lijck – Hoofd Boekhouding Vedior Interim – Brussel

32


E. Plaskylaan 144 1030 Brussel Tel. (02) 734 62 11 Fax (02) 734 52 32 e-mail : [email protected] http://www.cevora.be

Onze gewestelijke kantoren Antwerpen-Limburg Wommelgemsteenweg 18 2110 Wijnegem Tel. (03) 320 82 90 - Fax (03) 320 82 99 e-mail : [email protected]

Hainaut-Brabant wallon Chaussée de Charleroi 38 6061 Charleroi Tel. (071) 23 01 40 - Fax (071) 23 01 49 e-mail: [email protected]

Oost- en West-Vlaanderen Derbystraat 323 - Maaltecenter Blok G 9051 Gent Sint-Denijs-Westrem Tel. (09) 242 88 70 - Fax (09) 242 88 71 e-mail : [email protected]

Namur-Liège-Luxembourg Rue Côte d’Or 68 4000 Liège - Sclessin Tel. (04) 254 50 77 - Fax (04) 254 45 37 e-mail: [email protected]

Cevora vzw is het vormingscentrum van het Paritair Comité 218 (ANPCB). Elk jaar organiseert Cevora een brede waaier van opleidingen. Deze zijn toegespitst op de behoeften van de ondernemingen en staan open voor alle bedienden van het ANPCB.

Cevora vzw wordt paritair beheerd door de sociale partners van het ANPCB: ACLVB, BBTK, LBC, VBO en de hierbij aangesloten federaties en UNIZO.

© CEVORA 2008. Alle rechten voorbehouden. Het voorliggende document mag enkel gereproduceerd worden teneinde, enkel voor privé-gebruik, kosteloos informatie te verstrekken. De auteur en uitgever dienen hierbij steeds vermeld te worden. Iedere andere reproductie, adaptatie, vertaling en publieke mededeling zijn verboden zonder de schriftelijke toestemming van CEVORA, Eugène Plaskylaan 144, 1030 Brussel.

www.cevora.be

Verantw. uitg.: Cevora vzw - René Spaey, E. Plaskylaan 144 – B-1030 Brussel - 20080906

Onze hoofdzetel

C e v o r A. Beroepsprofielen van bedienden Leertraject. Hulpboekhouder. tempera in opdracht van Cevora Augustus

Recommend Documents