(c) www.eth.be
Distance Management Hoe geef je leiding aan medewerkers die je niet vaak ziet
Wim Stuyck
[email protected]
(c) www.eth.be
The European Training House • Training in leiderschap, communicatie, sales. • Een team van 12 trainers, meertalig en elk min. 10 jaar ervaring. • Lokatie: we werken waar u ons nodig hebt. • Persoonlijke opvolging en lean organisation.
(c) www.eth.be
(c) www.eth.be
Visie op opleiding: • learner-centered • performance based
(c) www.eth.be
Distance Management Leiding geven aan virtuele teams
(c) www.eth.be
technology
tele-worker
management
Flexwork
(c) www.eth.be
Programma • • • • • • • • •
De drie dimensies van een virtueel team De uitdagingen voor de Distance Manager Engagement versus controle Communiceren: wat, wanneer en hoe (niet) Team Building vanop afstand Vertrouwen opbouwen Praktische performantietools ontwikkelen Technologie en tools Eigenschappen van succesvolle virtuele teams herkennen en ontwikkelen
(c) www.eth.be
3 dimensies • Drie dimensies kunnen een virtueel team creëren:
tijd
plaats
cultuur
(c) www.eth.be
Win: • Tijd • Milieu • Kosten • verplaatsing • Parking • Office space • En …
(c) www.eth.be
Alfa waves
Beta waves
(c) www.eth.be
Job: “manager” Stelt doelen
Organiseert
Geeft feedback
Controleert
(c) www.eth.be
Uitdaging voor de distance manager
(c) www.eth.be
Uitdaging voor de distance manager • Controle … Zijn uw medewerkers productief wanneer jij er niet bent?
(c) www.eth.be
Mensen die OVER-gecontroleerd worden, reageren: • Afhankelijk, meegaand nemen zelf geen initiatief, passief, “wachten of orders”. • Worden creatief in manieren om de controle te ontwijken het wordt een “sport” om ongezien toch niet productief te zijn. • Apathie.
Te veel controle haalt de productiviteit naar beneden
(c) www.eth.be
Uitdaging voor de distance manager De beste controle van mensen die elders werken is de controle die ze op zichzelf doen (zelfcontrole). Uw uitdaging wordt dan: “Hoe moedig je zelfcontrole aan zonder zelf te controleren?”
(c) www.eth.be
Controle
Engagement
(c) www.eth.be
Controle <-> Engagement Lokt meegaandheid uit
Lokt responsabilisering uit
Gelooft dat toezicht nodig is
Gelooft dat ontwikkeling nodig is
Focus op hierarchie
Focus op klanten
Geeft leiding a.h.v. beleid
Geeft leiding a.h.v. principes
Doseert de informatieverspreiding
Gelooft in open informatieverspreiding
Nadruk op “hoe”
Nadruk op “wat”
Moedigt “hard werken” aan
Moedigt “resultaten halen” aan
(c) www.eth.be
Uitdaging voor de distance manager Geëngageerde medewerkers zijn productief, ongeacht of hun baas aanwezig is. Daarom moeten Distance Managers resultaten controleren i.p.v. mensen of activiteiten
(c) www.eth.be
oefening • Resultaatgerichte doelstellingen • SMART • SPORT
(c) www.eth.be
Kwaliteiten van afstandswerkers? • Initiatiefnemers • Verantwoordelijkheid • Zelfdiscipline. ▫ Dit zouden belangrijke parameters moeten zijn in de selectieprocedure ▫ Zelfdiscipline kan je deels observeren (werkplaats, agenda, voorbereiding, stiptheid, …). Sommige psychologische tests verschaffen inzicht.
(c) www.eth.be
Kwaliteiten van afstandswerkers? • En tegelijk in staat en bereid om open te communiceren. ▫ Om jou op de hoogte te houden ▫ Om hinderpalen met jou te bespreken ▫ Om jouw hulp te vragen waar nodig ▫ Om informatie en succesvolle methoden te delen (geen solo-spelers)
(c) www.eth.be
Kwaliteiten van afstandswerkers? • Vertrouwen hiervoor moet de manager:
▫ ▫ ▫ ▫
Regelmatig en open communiceren. Om vertrouwen te krijgen, moet je het geven. Wees eerlijk. Doe wat je zegt, en maak die acties zichtbaar. Door de afstand versterkt de indruk van apathie (“wat zijn die daar boven eigenlijk aan het doen?”) ▫ Wees bereikbaar en antwoord snel. ▫ Maak ook tijd voor niet werkgerelateerde activiteiten met het team. Bij kantoorcollega’s gaat dat vanzelf, bij virtuele teams moet de manager dat organiseren.
(c) www.eth.be
De “distance manager” • Stelt de spelregels op • Leert anderen hoe ze zichzelf moeten managen
“De rol van de leider is uiteindelijk om anderen te helpen zichzelf te leiden”. Lao-Tzu (Taoistische filosoof)
(c) www.eth.be
De rol v.d. “distance manager”
(c) www.eth.be
De “distance manager” • Zorgt voor structuur: ▫ Definieert duidelijk rollen: “Wie doet wat” ▫ Beschrijft de verantwoordelijkheden: “Wie is verantwoordelijk?” ▫ Stelt duidelijke doelen: “Welke resultaten moet X halen”
• Stimuleert betrokkenheid: ▫ Team start-up ▫ Publieke rapportering (team dashboard) ▫ Elk lid van het team weet waarvoor andere teamleden verantwoordelijk zijn. ▫ Iedereen in het team kan zeggen: “dit is wat ik van jou nodig heb om mijn werk te kunnen doen”, ongeacht hiërarchische positie.
(c) www.eth.be
De “distance manager” • Bewaakt de persoonlijke dimensie van de teamleden. Hij weet van elk wat ze kunnen, verwachten en nodig hebben.
• Herkent de bijdragen: wanneer teamleden goed gepresteerd hebben of wanneer doelstellingen behaald zijn, is het de rol van de manager om deze bijdragen te erkennen: ▫ t.o.v. de persoon ▫ t.o.v. het team ▫ t.o.v. de organisatie
(c) www.eth.be
De “distance manager” • Geeft het voorbeeld in het gebruik van technologie en hulpmiddelen: ▫ ▫ ▫ ▫
GSM E-mail Vergaderingen Verplaatsingen
• Verzorgt een gedisciplineerde follow-up ▫ ▫ ▫ ▫
Antwoorden op vragen telefoontjes, voice-mail, mail, … Rapporten …
(c) www.eth.be
• Afleiding • Eenzaamheid
• Afhankelijk van technologie • Weinig (onmiddellijke) feedback
• Confidentialiteit • Niet kunnen stoppen met werken…
•…
(c) www.eth.be
(c) www.eth.be
Evalueer en stuur bij • Spreek OP VOORHAND af hoe jullie de samenwerking gaan evalueren. • Incl. “what if” de resultaten niet naar verwachting zijn. • Vraag akkoord van de medewerker. • Gebruik de confrontatietechniek
(c) www.eth.be
31
De uitdaging van gsm’s, skype, chatten en e-mail Communicatie tussen 2 mensen
WAT HOE LICHAAM
(c) www.eth.be
Communicatie • Een manager van een virtueel team moet BETER dan GOED communiceren, • Omdat je elkaar niet ziet heb je veel vaker misverstanden.
(c) www.eth.be
Wat kan je niet effectief doen van op afstand? • • • • • •
Mensen aanwerven Team opstarten Kickoff meetings Evaluatie/Milepost meetings Conflicten oplossen Evaluatie- en functioneringsgesprekken
(c) www.eth.be
Hoe verandert een virtueel team jouw job als leidinggevende? 1. Vraag resultaten, geen inspanning 2. Stel duidelijke doelstellingen 3. Creëer een team charter 4. Shared accountability
(c) www.eth.be
Culturele diversiteit
zichtbaar
• taal • kleding • eetgewoonten
gewoonten
• hoe toon je respect • do’s and don’ts
waarden
• religie • man/vrouw • baas/medewerker
(c) www.eth.be
Hoe verandert een virtueel team jouw job als leidinggevende?
Praktische tips: Do’s & don’ts
(c) www.eth.be
Do’s
&
• organiseer jezelf: ▫ 1 map voor elke medewerker (agenda, outlook, …) om gespreksonderwerpen te verzamelen. ▫ Vraag hen om hetzelfde te doen met jou.
Don’ts • Bellen of smsen voor elk idee dat in je opkomt: “Ah ja, ook nog dit …” • En vice versa: u bent geen helpdesk!
(c) www.eth.be
Do’s & Don’ts • Veronderstellen • Let op details en dat “geen nieuws is subtiliteiten goed nieuws”. (aarzelingen, late reacties, emoties, …)
(c) www.eth.be
Do’s & Don’ts • Proactieve coaching: • Alleen coachen als coaching voor-, tijdens er problemen zijn. en op het eind van het project. • Communiceer regelmatig en consequent.
(c) www.eth.be
Do’s & Don’ts • Socratisch coachen: • Geef de stel open vragen en laat antwoorden die uw medewerker de ander moet zelf(standig) de uitvoeren. oplossing vinden:
(c) www.eth.be
Socratisch coachen • • • • •
Wat heb je gedaan bereikt deze week? Waarom heb je dat gedaan? Hoe heb je dat aangepakt? Wat was het resultaat? Hoe draagt dit resultaat bij tot onze doelstellingen? / Wat is de toegevoegde waarde daarvan?
(c) www.eth.be
Socratisch coachen • • • • •
Wat wil je de volgende dagen/weken bereiken? Hoe zal je weten dat het succesvol was? Hoe kan je jouw vooruitgang meten? Welk resultaat verwacht je? Hoe draagt dat bij aan onze team doelstellingen? • Welke alternatieven heb je? • Wat zijn jouw prioriteiten? • Hoe kan ik helpen?
(c) www.eth.be
Do’s & Don’ts Doordat je geen face to face contact hebt, is het nog belangrijker om goed te luisteren en echt proberen te begrijpen.
• Leer empathisch luisteren ▫ Om vertrouwen op te bouwen ▫ Om echt te begrijpen wat de ander bedoelt ▫ Om de emoties in de boodschap te herkennen
(c) www.eth.be
Do’s & Don’ts Empathisch luisteren Hoe doe je dat in de praktijk? • Bereid je gespreksonderwerpen voor op een blad; zo hoef je je geen zorgen te maken dat je iets zal vergeten en kan je de ander laten uitpraten. • Bereid je kernvragen voor: goede open vragen en laat de ander daarna uitspreken. • Concentreer je enkel op het gesprek (terwijl geen mails enz.) • Maak tijd voor het gesprek. Als de ander het gevoel heeft dat het vooruit moet gaan, zal je weinig informatie krijgen.
(c) www.eth.be
tips Mensen zijn meer dan een e-mail adres! • Creëer een team web page (of blog) ▫ ▫ ▫ ▫
Foto’s Info per medewerker: hobby’s, sporten, favoriete gerechten, gezin, … Verantwoordelijkheden per persoon Waar, wanneer en hoe te bereiken
• Zorg voor visuele herkenning
▫ Een foto van het team, een foto-agenda, een desktop foto, …
• Vier elk succes, elke mijlpaal en persoonlijke belevenissen (verjaardagen, geboorten, …)
(c) www.eth.be
tips Beheer alle informatie centraal jij Team
Team
info Team
Team
(c) www.eth.be
Samengevat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Vorm een team van mensen met zelfdiscipline. Stel het kader. Spreek af hoe en wanneer we communiceren. Stel doelen voor het team en de leden. Definieer de rol en verantwoordelijkheid van elke medewerker. Stel (Socratische) vragen. Bereid ook een plan B voor. Beloon op resultaten. Geef het voorbeeld.
(c) www.eth.be
technology
tele-worker
management
Flexwork
(c) www.eth.be
teleworker
Flexwork
(c) www.eth.be
Nieuwe competenties voor de afstands- of thuiswerker Initiatiefnemers Verantwoordelijkheid Zelfdiscipline
Dit zouden belangrijke parameters
moeten zijn in de selectieprocedure, opleiding en evaluatie
(c) www.eth.be
Zelfdiscipline voor de afstandswerker • Zelfdiscipline is een vaardigheid • Die je kan ontwikkelen • Vooral thuiswerkers zijn omgeven door potentiële afleiders. Sommige mensen zijn hier gevoeliger voor dan anderen • Zelfdiscipline is essentieel voor succesvol afstandswerken
(c) www.eth.be
Zelfdiscipline kan je leren
(c) www.eth.be
En nu jij ! • van controle -> engagement • van focus op activiteit -> focus op resultaat • stel duidelijke doelen (smarter than smart) • gedisciplineerde communicatie
(c) www.eth.be
aanbevolen lektuur • Distance Management:
•Zelfdiscipline verbeteren:
(c) www.eth.be
Bedankt
Vragen?
[email protected]
