ByteGear? ByteGear is een Orthodontiepraktijk Management Systeem. ByteGear wordt door Synerga B.V. ontwikkeld in opdracht van een groep collega-orthodontisten. In nauwe samenwerking met deze opdrachtgevers annex gebruikers is een fraai programma ontwikkeld voor toepassing in de orthodontiepraktijk. En ook u kunt daarvan meeprofiteren!
Inhoudelijk Wat kunt u van ByteGear verwachten? Een paar steekwoorden: Betaalbaar, gebruikersvriendelijk, flexibel, moderne technieken, Windows 7/8, luisterend oor, uitstekende support.
Moderne Microsoft® Office Fluent™ interface in diverse kleuren
Hieronder zullen we een en ander nader toelichten.
Programma onderdelen ByteGear wordt geleverd als all-in-one pakket. Kiest u voor ByteGear, dan krijgt u het complete pakket. Dat pakket bevat verschillende programma onderdelen. Hieronder treft u een opsomming aan van de programma onderdelen die op dit moment beschikbaar zijn.
Handige uitschuifbare panelen voor het snel in kunnen zien van allerlei gegevens zoals patiëntgegevens, foto’s en de wachtkamer Synerga B.V. Synerga B.V. ▪ Vierhavensstraat 18 ▪ 3029 BE Rotterdam ▪ Tel. 010-4250220 ▪
[email protected]
ByteGear ByteGear Orthodontiepraktijk Management Systeem is feitelijk het hoofdprogramma waarin u alles registreert wat betrekking heeft op de patiënt. Denk aan de patiëntgegevens, afspraken, verrichtingen, declaraties, nota’s etc. Hieronder worden kort een aantal onderdelen binnen deze module besproken. Patiëntbeheer De patiëntgegevens worden op een centrale plek beheerd. Het inbrengen van nieuwe patiënten gaat eenvoudig door het opvragen van de gegevens bij VECOZO dan wel SBV-Z in combinatie met de online postcode check. Verder wordt u zoveel mogelijk werk uit handen genomen door veel zaken automatisch bij te houden zoals de behandelstatus van patiënten, de afspraakstatus etc. Tegelijkertijd houdt u uiteraard wel altijd zelf de touwtjes in handen.
Door gebruik te maken van kleurcoderingen (die u zelf kunt opgeven) is er altijd een optimaal overzicht van de beschikbare vrije ruimte. Ook is via een kleurmarkering in één oogopslag te zien welke afspraken er op een dag al zijn gedeclareerd en welke niet.
Indien gewenst kunt u vanuit de agenda patiënten die binnenkomen aanmelden en op een later tijdstip in een stoel plaatsen. Patiënten die niet komen kunt u afwezig melden. U houdt dus altijd een goed overzicht van de patiëntenstroom in de praktijk waarbij het programma zelf bijhoudt voor welke patiënten er nog afspraken gemaakt moeten worden. Is er eenmaal een nieuwe afspraak gemaakt, dan kan de patiënt automatisch een e-mail ontvangen met daarin alle afspraken!
Agenda ByteGear bevat één of meerdere agenda’s voor het plannen van alle afspraken. Per agenda worden er tot 14 stoelen ondersteund.
Dagoverzicht Naast de agenda kan er ook gewerkt worden met het dagoverzicht. In het dagoverzicht wordt automatisch voor u bijgehouden welke patiënt zich waar bevindt.
U bepaalt zelf de indeling van de agenda en middels zogenaamde periodieke markeringen kunt u aangeven welke behandeling wanneer op welke stoel gepland mag worden. Deze markeringen kunnen ook weer gebruikt worden om het programma zelf naar vrije plekken te laten zoeken. Het maken van afspraken is eenvoudig. U kunt letterlijk met 1 druk op de knop al een afspraak plaatsen. Wanneer u kaartvervangend werkt, kunt u eventueel gebruik maken van gegevens die al bij de stoel zijn opgegeven. Daarnaast kunt u zelf pauzes en vrije dagen opgeven om te voorkomen dat afspraken in vakanties worden gepland. Synerga B.V. Synerga B.V. ▪ Vierhavensstraat 18 ▪ 3029 BE Rotterdam ▪ Tel. 010-4250220 ▪
[email protected]
Bovenin wordt de stoelbezetting getoond. Per stoel ziet u een voortgangsbalkje dat aangeeft hoe ver de behandeling is. Daaronder kunt u zien welke patiënten in de wachtkamer zitten. Is een patiënt te laat dan is dat in één oogopslag te zien. Zit een patiënt lang te wachten? U geeft zelf aan in welke kleur dat getoond moet worden. Onderin kunt u exact zien wie er vandaag nog verwacht wordt, welke patiënten al geweest zijn en al of niet een nieuwe afspraak hebben. Wanneer patiënten zich niet via een zuil aanmelden, kunnen ze ook via het dagoverzicht op eenvoudige wijze worden aangemeld. Al of niet met gebruik van een barcode. Het dagoverzicht leent zich ook uitstekend om op zaal een goed overzicht te houden van de patiëntenstroom. Daarvoor is een speciale full screen modus voorhanden. Kaartvervangend werken Uiteraard is het mogelijk om met ByteGear kaartvervangend te werken. Alle gegevens die u voorheen noteerde in een papieren dossier kunt u kwijt in de digitale patiëntenkaart. U zult zien dat u in één scherm letterlijk alles bij de hand heeft wat u wilt zien. In de patiëntenkaart registreert u de anamnese gegevens, de diagnose, het behandelplan en wat er bij iedere behandeling wordt uitgevoerd. Voor het registreren van deze verrichtingen zijn diverse kolommen beschikbaar. U bepaalt zelf welke kolommen u wilt gebruiken en in welke volgorde.
zien zoals foto’s, gemaakte brieven, gescande documenten, afspraken, declaraties etc. In één oogopslag ziet u meteen hoe het met de behandeling staat. Kostenbegrotingen Het maken van een kostenbegroting is eenvoudig. U maakt eenmalig verschillende standaard kostenbegrotingen aan. Vervolgens kunt u met een paar klikken een kostenbegroting op maat maken bij een patiënt. Wijzigen de tarieven? Dan hoeft u aan de begrotingen niets aan te passen! Declareren Het declareren en factureren vanuit ByteGear is zo simpel mogelijk gehouden. U kunt er voor kiezen al bij de stoel in de patiëntenkaart te declareren aan de hand van zelf te definiëren declaratiecodes (die ook weer gekoppeld kunnen worden aan de afspraken code), maar u kunt dit bijvoorbeeld ook bij de balie laten doen. Door een koppeling tussen de diverse tarieven wordt u werk uit handen genomen terwijl tegelijkertijd strikte controles voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Factureren Vervolgens kunt u periodiek factureren. Dit gebeurt (optioneel) middels een kostenbesparende methode: Via verschillende door u in te stellen voorwaarden wordt er gekeken of de patiënt al een nota dient te ontvangen of niet. Deze voorwaarden zorgen er voor dat u zo weinig mogelijk nota’s verstuurt en toch zo snel mogelijk uw geld binnen krijgt. En of u nu rechtstreeks aan de patiënten factureert of gebruik maakt van een factoringmaatschappij zoals Fa-Med of Infomedics met of zonder Clearing, of de zorgverzekeraar declaraties via Vecozo verwerkt; of te maken hebt met een eigen bijdrage regeling; ByteGear ondersteunt het allemaal.
Door in de patiëntenkaart al bij de stoel de te plannen afspraak voor de volgende keer op te geven, wordt het maken van een afspraak bij de balie een stuk eenvoudiger gemaakt. Naast de gebruikelijke behandelgegevens zijn vanuit de patiëntenkaart ook allerlei andere gegevens in te
Koppeling boekhoudpakketen ByteGear bevat een koppeling met het optionele boekhoudpakket Multivers van Unit4 en met het online boekhoudprogramma Twinfield (de Twinfield module is als enige apart verkrijgbaar). Alle nota’s worden dan automatisch in uw boekhouding geplaatst. Door deze koppeling kunt u in ByteGear eenvoudig een lijst openstaande posten opvragen of per patiënt de openstaande posten inzien. De koppeling met Multivers is geïntegreerd in de
Synerga B.V. Synerga B.V. ▪ Vierhavensstraat 18 ▪ 3029 BE Rotterdam ▪ Tel. 010-4250220 ▪
[email protected]
ByteGear module. De koppeling met Twinfield is als afzonderlijke module aan te schaffen. Wilt u hier geen gebruik van maken, dan is dat uiteraard geen enkel probleem.
Met 1 klik kunt u alle correspondentie inzien:
Herinneringen Indien u zelf factureert aan de patiënten dan kunt u diverse soorten herinneringen aan de patiënten sturen. Daarbij kunt u optioneel aangeven of u administratiekosten en/of rente wilt berekenen. Het programma houdt automatisch voor u bij wie een wanbetaler is en corrigeert dit op het moment dat de nota betaald wordt. Zo houdt u een goed overzicht van alle patiënten die niet altijd op tijd aan hun betalingsverplichtingen voldoen. Uitgaande correspondentie en e-mails Via een koppeling met Microsoft Word kunt u met twee muisklikken correspondentie vanuit ByteGear versturen. U kunt zelf uw eigen Word documenten aanmaken waarin u gebruik maakt van invoegvelden. Letterlijk alles wat bij een patiënt geregistreerd wordt, kunt u in deze correspondentie meenemen. Inclusief foto’s die u bijvoorbeeld in Onyx Ceph of zelf beheert. Door de correspondentie in door uzelf te definiëren groepen op te nemen (correspondentie aan ouders of tandartsen of kaakchirurgen etc.) blijft alles overzichtelijk. U bepaalt daarbij zelf of u het document als Word document (.doc) of als PDF document op wilt slaan. Wilt u de correspondentie liever per e-mail versturen? Geen probleem. Geef bij de arts of patiënt een e-mail adres op, vink aan dat de correspondentie per e-mail verloopt en alle brieven die u maakt zullen automatisch per e-mail (via Outlook of Outlook Express of andere MAPI compatibele programma’s, of via SMTP) verzonden worden. Voordat u de brief verstuurt kunt een keuze maken uit door u zelf de definiëren standaard e-mail teksen. Ook het (achteraf) handmatig versturen van correspondentie per e-mail is eenvoudig. Drukt u brieven normaal gesproken af op voorbedrukt briefpapier? Dan is het zelfs mogelijk om op het moment dat u zo’n brief per e-mail verstuurt, automatisch een logo in te voegen. Ook kan het programma bij het versturen de brief omzetten naar PDF.
Naast het versturen van normale correspondentie kunt u uiteraard ook mailings versturen naar alle of bepaalde patiënten of artsen. Inkomende correspondentie en e-mails Ook de inkomende correspondentie kunt u beheren in ByteGear. Binnengekomen e-mails (met attachments) van bijvoorbeeld artsen kunnen bij de juiste patiënt opgeslagen worden met een simpele sleep beweging. Overige correspondentie zoals brieven kunnen eventueel gescand worden en ook worden opgeslagen bij de juiste patiënt. Hierdoor ontstaat er per patiënt een digitaal archief dat op simpele wijze in te zien is. Alle uitgaande en binnengekomen correspondentie wordt optioneel ook als regel opgenomen in de patiëntenkaart zodat u daar ook snel kunt zien wanneer welk document is aangemaakt dan wel binnengekomen. Koppeling telefooncentrale Heeft u een VOIP telefooncentrale? Dan kan ByteGear daarmee koppelen. Met 1 druk op de knop kunt u vanuit ByteGear een telefoonnummer draaien. En ook inkomende gesprekken kunnen worden opgevangen. Zodra er gebeld wordt kunt u zien om welke patiënt het gaat. Afhankelijk van het telefoongesprek kunt u dan zelf kiezen of u naar de patiëntgegevens wilt of naar de agenda of naar de behandelkaart etc. Afdrukken Het afdrukken van rapporten vanuit ByteGear zelf is zo eenvoudig mogelijk gehouden. Voor ieder overzicht kiest u eenmalig de juiste printer en/of papierbak, waarna ByteGear dit zal onthouden. Dit
Synerga B.V. Synerga B.V. ▪ Vierhavensstraat 18 ▪ 3029 BE Rotterdam ▪ Tel. 010-4250220 ▪
[email protected]
maakt het mogelijk vele overzichten met 1 druk op de knop naar de printer te sturen. Alles wat u kunt afdrukken, kunt u eventueel ook opslaan als een PDF bestand of direct per e-mail versturen (als PDF bestand). En diverse overzichten zijn de exporteren naar Excel. Query ByteGear bevat een krachtige Query module waarmee u zeer veel specifieke informatie uit het programma kunt filteren. Wilt u een bepaald overzicht hebben dat (nog) niet voorhanden is in ByteGear? De kans is groot dat u deze gegevens middels een Query kunt tonen. Een eenmaal aangemaakte Query kunt u opslaan en later eenvoudig hergebruiken. Koppeling met andere programma's ByteGear bevat een groeiend aantal koppelingen met programma’s van derden. Voorbeelden hiervan zijn OnyxCeph of Mediadent voor het beheer van foto’s en tracings. Foto's die in deze programma zijn opgeslagen, kunnen rechtstreeks in ByteGear getoond worden (zonder dat u het andere programma hoeft te starten) en gebruikt worden in de correspondentie richting arts of patiënt. Verder is er een koppeling met Sidexis voor de röntgenfoto's, Digimodel van Orthoproof voor het beheer van 3D modellen etc. Vanuit ByteGear kunt u ook direct gebruik maken van de Opdrachtbon generator van DigiModel.
Voor het aan- en afmelden wordt gebruik gemaakt van afsprakenkaartjes waarop de toekomstige afspraken van de patiënt staan en waarop een barcode geprint wordt. Door deze barcode bij de zuil te scannen, weet het programma direct welke patiënt zich aanmeldt of welke patiënt een nieuwe afspraak wil maken. Heeft de patiënt geen barcode, dan kan hij/zij zich ook aanmelden door bijvoorbeeld de 1e letter van de voornaam of achternaam op te geven. Na afloop van het bezoek kan de patiënt ook zelf een afspraak maken. Het programma zoekt zelf naar vrije plekken in de agenda. Middels de markeringen in de agenda weet het programma exact waar wel en waar geen afspraken gemaakt mogen worden en welke afspraken er gemaakt mogen worden. Is de afspraak gemaakt, dan krijgt de patiënt een nieuw kaartje. Deze kaartjes zijn ook met 1 druk op de knop vanuit ByteGear af te drukken.
Zuil/aanmeld programma Met het Zuil/aanmeld programma kunt u patiënten zich zelf aan laten melden of bij vertrek zelf een afspraak laten maken. ByteGear ondersteunt daarbij bijvoorbeeld Windows 8.1 tablets, de touchscreen zuilen van DIZ of gewoon andere touchscreen oplossingen.
Wachtkamer oproep programma Middels het Wachtkamer oproep programma kunnen patiënten via een LCD scherm op een elegante manier opgeroepen worden.
Synerga B.V. Synerga B.V. ▪ Vierhavensstraat 18 ▪ 3029 BE Rotterdam ▪ Tel. 010-4250220 ▪
[email protected]
Zodra in de patiëntenkaart een patiënt in de stoel wordt geplaatst verschijnt op het scherm in de wachtkamer de naam van de patiënt met het stoelnummer. Dit gaat gepaard met een geluidsignaal. U kunt het programma naar eigen hand zetten door zelf de kleuren, achtergronden, geluidsignalen of een slideshow van foto’s te kiezen.
LED oproep programma Ook met dit programma kunnen patiënten opgeroepen worden maar dan middels een LED lichtkrant in plaats van een LCD scherm.
E-mail/SMS herinnering service Middels dit programma (dat op de achtergrond als een service draait) kunt u patiënten automatisch per e-mail en/of per SMS aan hun afspraak herinneren. Eens per dag verstuurt dit programma een e-mail en/of een SMS naar alle patiënten die over x dagen een afspraak hebben. U bepaalt eventueel zelf hoe laat en hoeveel dagen van tevoren. Bij de e-mail kunt u eventueel ook het afspraken kaartje als PDF bestand mee laten sturen waarmee patiënten zich bij de zuil aan kunnen melden.
Afspraken upload service Om op eenvoudige wijze zonder veel kosten op uw huidige website de mogelijkheid te bieden voor patiënten om hun afspraken in te zien, kunt u dit programma gebruiken. Ook dit programma draait op de achtergrond als een service. Ieder uur (of een ander interval) worden de afspraken naar uw website gestuurd. Patiënten kunnen dan aan de hand van hun geboortedatum en postcode inloggen op de website en hun toekomstige afspraken raadplegen.
Twinfield module ByteGear kan gekoppeld worden met het online boekhoudprogramma Twinfield. Daarvoor is een aparte module aan te schaffen.
Internet koppeling Dit onderdeel is nog in ontwikkeling. Hiermee koppelt u uw administratie op een veilige manier rechtstreeks aan het internet waardoor het mogelijk wordt voor patiënten om al hun afspraken
direct in te zien, om zelf een afspraken te maken of andere gegevens te raadplegen. Voor deze module zal wel extra server software nodig zijn.
Waarom ByteGear? U vraagt zich misschien af waarom u voor ByteGear zou kiezen. Daarvoor zijn meerdere redenen te noemen. AOP ByteGear wordt ontwikkeld voor en is eigendom van Automatisering Orthodontistenpraktijken B.V. Zij bepalen de te varen koers en sturen samen met de gebruikers Synerga aan bij de ontwikkeling van het programma. Zo ontstaat er een programma van gebruikers, voor gebruikers. Eigen inbreng Heeft u echter zelf een goed idee of een individuele wens? Dan kan ook die veelal ingebouwd worden in ByteGear. Wanneer zo’n idee van een gebruiker aan ByteGear wordt toegevoegd, dan zal dit zonder extra kosten beschikbaar worden gemaakt bij alle ByteGear gebruikers. Over Synerga Een programma kan niet zonder goede support. Synerga heeft goede ondersteuning hoog in het vaandel staan en zal er alles aan doen om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. We zijn altijd bereikbaar en kunnen bij vragen of problemen, indien u dat wenst, op eenvoudige wijze via Internet met u meekijken. Dit kan eenvoudig vanuit ByteGear opgestart worden.
ByteGear zien? U wilt een demonstratie van ByteGear en zien hoe het pakket eruit ziet? Dat kan! Het is mogelijk ByteGear in werking te zien bij bijvoorbeeld één van de praktijken die ByteGear gebruikt. U ziet dan meteen hoe het pakket in de praktijk gebruikt wordt! Een andere mogelijkheid is dat één van de Synerga medewerkers langskomt en u meer laat zien van het programma.
Synerga B.V. Synerga B.V. ▪ Vierhavensstraat 18 ▪ 3029 BE Rotterdam ▪ Tel. 010-4250220 ▪
[email protected]
Indien u een demonstratie wilt, neem dan contact met ons op om een afspraak te maken. Dat kunt u eventueel doen via onze website http://www.bytegear.nl
Over Synerga Klantgericht Synerga onderscheidt zich vooral door de klantgerichte aanpak. Onze filosofie: het leveren van een systeem dat naadloos aansluit op de specifieke processen van de cliënt en daarbij alle support verlenen die nodig is. Wij zorgen er voor dat we altijd te bereiken zijn om uw vragen per direct te kunnen beantwoorden.
Contact gegevens Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op: Synerga B.V. Vierhavensstraat 18 3029 BE Rotterdam Telefoon: 010-4250220 E-mail:
[email protected] http://www.synerga.nl http://www.bytegear.nl
Synerga B.V. Synerga B.V. ▪ Vierhavensstraat 18 ▪ 3029 BE Rotterdam ▪ Tel. 010-4250220 ▪
[email protected]
