Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala
A projekt szemlélet megerősítése
Budapest, 2009. november 23.
IFUA Horváth & Partners Kft. H-1119 Budapest Fehérvári út 79. Telefon: +36 (1) 382 88 88 Fax: +36 (1) 382 88 89
[email protected] http://www.ifua.hu A HORVÁTH & PARTNERS csoport tagja THE PERFORMANCE ARCHITECTS Zurich
Atlanta Barcelona Berlin Bucharest Budapest Düsseldorf Munich Stuttgart Vienna
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
2/21
Tartalom 1.
BEVEZETÉS, VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ
3
2.
A MUNKAMÓDSZER
4
3.
PROJEKTSZERŰ MŰKÖDÉS ELEMZÉSE
5
3.1.
Erősségek
5
3.2.
Gyengeségek
6
3.3.
Lehetőségek
6
3.4.
Veszélyek
7
4.
A PROJEKTMENEDZSMENT ÉRETTSÉGI VIZSGÁLAT
8
5.
JÖVŐKÉP
9
6.
JAVASLATOK A PROJEKTSZERŰ MŰKÖDÉS FEJLESZTÉSÉRE
7.
10
6.1.
Szervezet
11
6.2.
Folyamatok
15
6.3.
Szereplők
16
6.4.
Módszerek, technikák, támogató informatikai megoldások
17
MELLÉKLET
18
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
3/21
Bevezetés, vezetői összefoglaló
1.
Jelen anyagunk célja a projekt szemlélet megerősítése a Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában. Az ÁROP projekt keretein belül a projekt szemlélet erősítését három módon szeretnénk elősegíteni: 1. A Polgármesteri Hivatal projektszerű működésének elemzésével, illetve erre vonatkozó javaslatok megfogalmazásával (jelen dokumentum) 2. Projekt menedzsment kézikönyvvel, ami alkalmazható projektszabályzatként, vagy egy témában hozott eljárási rend szakmai, módszertani mellékleteként, illetve 3. a projekt szemlélet erősítését célzó oktatással. A pályázati lehetőségek megragadása az Önkormányzat életében jelenleg a források megszerzésének legfőbb eszköze. A pályázatok eredményes megvalósításának legjobb eszköze a feladatok komplexitásából és egyediségéből fakadóan a projektszerű működés. A projektek megvalósítása a Hivatal általános működési keretei között komoly nehézségekbe ütközik, így a projekt szemlélet erősödése a XX. kerületi Önkormányzatnál a továbbfejlődés előfeltétele. Pesterzsébet jelenlegi projektmenedzsment gyakorlatát vizsgálva megállapítottuk, hogy vannak a projekt szemlélet irányába tett lépések, kezdeményezések, pl. a Pályázati Csoport kialakítása, projektmenedzsment eszközök alkalmazása jelentőségteljesebb pályázatok, projektek megvalósítása során. A pályázatok eredményesek. Meg kell említenünk ugyanakkor, hogy az Önkormányzat és a Hivatal által alkalmazott projektmenedzsment több vonatkozásban fejlesztendő. A projekt szemlélet erősítése céljából a következő javaslatokat tettük:
Javasoljuk átfogó projekt szemlélet elterjesztését Pesterzsébet Önkormányzatánál. Ennek keretében javasoljuk o a projektmenedzsmentért felelős szervezet – Projekt Iroda – megerősítését, o a projekt folyamatok definiálását a projektszerű működés jobb átláthatósága érdekében, o projektmenedzsment módszertan alkalmazását a projektszerű működés során.
Javasoljuk stratégia vezérelt projekt menedzsment bevezetését. Ennek keretében javasoljuk o a fejlesztési stratégia lebontását akciókra, o a stratégiából lebontva projekt elképzelések körvonalazását, o az adott irányú pályázati lehetőségek tudatos keresését, valamint o mindezeknek megfelelően a szelektív pályázást (a pályázatokra fordítható szűkös önerő legjobb felhasználásával)
Javasoljuk továbbá a munkatársak motivációjának növelése érdekében a teljesítmény, a közös célok szolgálatának elismerését a Hivatalon belül. Ez lehetséges a kiemelkedő eredmények, teljesítmények o erkölcsi megbecsülésével, és o anyagi ösztönzéssel.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
2.
4/21
A munkamódszer
Az ÁROP projekt jelen feladata kapcsán a projektmenedzsment témában végzett helyzetfelmérés, valamint a javaslatok megfogalmazása során az alábbi munkamódszereket alkalmaztuk:
Interjúzás
SWOT analízis
Dokumentum elemzés
Projektmenedzsment területen használt legjobb gyakorlat alkalmazása
Munkánk során a XX. kerületi Önkormányzatnál a következő munkatársakkal folytattunk interjúkat:
Szabados Ákos polgármester
Kovács Eszter alpolgármester
Komoróczy László alpolgármester
Dr. Kiss Irén címzetes főjegyző
Sztakó Istvánné aljegyző
Dr. Nagy Attila, a Pályázati Csoport vezetője
Horváth József irodavezető, Közbeszerzési Iroda
Kaposvári Nóra osztályvezető helyettes, Pénzügyi Osztály
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
5/21
Projektszerű működés elemzése
3.
Pesterzsébet Önkormányzatának projektszerű működését a „SWOT analízis” módszerével elemeztük. A SWOT betűszó a következő dimenziók angol kezdőbetűiből áll össze:
Strengths – Erősségek (az Önkormányzat belső erősségei e témában)
Weeknesses – Gyengeségek (az Önkormányzat belső gyengeségei)
Opportunities – Lehetőségek (az Önkormányzat külső lehetőségei)
Threaths – Veszélyek (az Önkormányzatot fenyegető külső veszélyek)
3.1.
Erősségek
Az Önkormányzat belső erősségei
Az Önkormányzat belső gyengeségei
Gyengeségek
Lehetőségek
Az Önkormányzat külső lehetőségei
Az Önkormányzatot fenyegető külső veszélyek
Veszélyek
A négy dimenziót az alábbi szemléltető ábra foglalja össze:
Erősségek
Pesterzsébet Önkormányzatánál a projekt szemlélethez kapcsolódóan az alábbi erősségeket azonosítottuk:
Erősségek
A projektekhez szükséges potenciális emberi erőf orrások a szervezeten belül elszórtan rendelkezésre állnak. A f elsővezetés kezdeményező, stratégiai szemléletű és hosszútávon gondolkodó. A projektérdekeltség egyes elemei már előf ordulnak a szervezetben (megbízási szerződések). Az eddigi pályázati, közbeszerzési és projektmunka közvetlen eredményei láthatóak. Létrejött a pályázatokat, projekteket támogató központi szervezet, és vannak vele kapcsolatot tartó szakterületi f elelősök. A projektek eljárásrendje kezd kialakulni. A projektek esetében is f ontos munkamódszerek (pl. tervezés, tanulságok gyűjtése) néhány esetben (bár szervezet és vezetőf üggően) működnek a szervezetben.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
3.2.
6/21
Gyengeségek
3.3.
A projektekkel kapcsolatos szerepek, felelősségek nem eléggé tisztázottak. A pénzeszközök hiánya legfőbb akadálya a fejlesztések megvalósításának. Hiányzik a szervezeten belül a projektmenedzsment módszertanok ismerete. Hiányoznak a sikeres projektmenedzsmentet támogató szervezeti feltételek. A projekt folyamatok nem szabályozottak elég egyértelműen és részletesen. Feladatok-felelősök-határidők nyilvántartása nem általános, rendszertelen és hiányosan kommunikált. Hiányzik egy, a projektek sikerét támogató egyértelmű, minden résztvevőre kiterjedő érdekeltségi rendszer. A stratégia alkotás, célkijelölés, akciótervezés folyamata nem előkészített, átgondolt és a megvalósítás gyakran eltér a tervektől. A Hivatal kultúrája nem támogatja a változásokat, a hatékony munkatársi együttműködést, és a felelősségvállalást. A sikeres pályázást, projekt előkészítést, végrehajtást akadályozza a szervezeti egységek közötti együttműködés alacsony szintje.
Gyengeségek
A helyzetfelmérés alapján a projekt szemlélethez kapcsolódóan az alábbi gyengeségek azonosíthatóak:
Lehetőségek
Projektmenedzsment területen az Önkormányzat előtt az alábbi lehetőségek nyitottak:
Lehetőségek
Egy most bevezetett jól értelmezhető projekt szabályzat megalapozhatja a (nyugdíjazások és a természetes fluktuáció következtében a következő időszakban) újonnan belépő munkatársak projekt szemléletét és gyakorlatát. Az új projekt szabályzás körülbelül egy év alatt bevezethető és a gyakorlat elterjeszthető. A felsővezetők támogatják a szervezett projektmenedzsment kultúrájának fejlesztését. Vannak önálló, a jövőképnek és elvárásoknak jelenleg is megfelelő szakterületi vezetők. Mintaként használható a mindig rendkívül sikeres "választások lebonyolítása" projekt. A projektek anyagi díjazása a hivatali keretek között is megoldható, és hasonlóra van gyakorlati példa is egyes területeken. Erre forrás is rendelkezésre áll 2009. II. félévében. A jövőbeni fejlesztések alapja lehet a teljes szervezet fegyelmezett szabálykövetése. A szervezetben rendelkezésre áll a projektekben potenciálisan sikeresen együttműködő munkatársi csapat. A sok kiírt pályázat lehet a fejlesztések hiányzó pénzügyi forrása.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
3.4.
Veszélyek
A jövőben várhatóan csökkenni fognak a pályázati és központi anyagi források, míg az Önkormányzat feladatai nőhetnek is. A megalapozott, átgondolt, elfogadott terveket a felsővezetés ad hoc akciói felboríthatják. A képviselők politikai megosztottságából fakadó bizalom hiány többlet feladatok generálásával akadályozhatja a Hivatal munkáját. Az esetleges szakterületi vezető cserék hátráltatják a Hivatal gördülékeny munkáját. A politikai bizonytalanság miatt a fejlesztési munkák (előkészítés, pályázás, döntések, stb.) lelassulhatnak egy + fél évre, és ezen időszak alatt hozott intézkedések is visszavonhatók. Az Önkormányzat nem képes magát (szervezetét, embereit, működését) megváltoztatni a külső szükségleteknek (jogszabályok változás) megfelelően. A városfejlesztési Kft. külső volta miatt nehezen irányítja a Hivatal munkatársait, ezért nem tudja betölteni funkcióját. A konzorciumi partnerek esetleg visszaléphetnek a pályázás vagy a megvalósítás fázisában.
Veszélyek
Pesterzsébet Önkormányzatát a tárgyalt területen az alábbi külső veszélyek fenyegetik a következő időszakban:
7/21
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
4.
8/21
A projektmenedzsment érettségi vizsgálat
A helyzetfelmérés előzőekben bemutatott eredményei alapján a XX. kerületi Önkormányzatot elhelyezhetjük egyfajta projektmenedzsment érettségi skálán. Az ötfokozatú skálán való elhelyezkedés a szervezet projektmenedzsment érettségi fokát mutatják meg. A következő ábra megmutatja, hogy a XX. kerületi Önkormányzat az egyes érettségi szintek jellemzőinek teljesülése alapján ezen érettségi skálának „Informális projektmenedzsment folyamatok” szintjén helyezkedik el.
A projektmenedzsment érettségi skálán Pesterzsébet Önkormányzata a 2. szint környékén található 5. Szint Optimalizált projektmenedzsment folyamatok
3. Szint Standardizált projektmenedzsment folyamatok 2. Szint Informális projektmenedzsment folyamatok 1. Szint Megbízhatatlan projektmenedzsment folyamatok
Az önkormányzatra teljesül
Az önkormányzatra nem teljesül
„Tanulságokat” folyamatosan gyűjtik A projektmenedzsment módszertant rendszeresen elemzik és megújítják A projektmenedzsment teljesítmény javításának eljárása használatban van A vezetés a folyamatos fejlesztésre fókuszál Integrált projekt életciklus modell alkalmazása folyik Szabványok meghatározott gyűjteményét használják és ellenőrzik A projektek stratégiai célokat szolgálnak Eredmények, üzleti hasznok visszamérése zajlik Belső projektmenedzsment tréning van Megalakult a Project Management Office Van kidolgozott és formálisan jóváhagyott módszertan Team tagok kapnak információkat a projektmenedzsment módszertanról, és alkalmazzák őket A szabványokat a projektekben alkalmazzák, a vezetés támogatja használatukat A középpontban az egyedi projektek sikere áll Formálisan jóváhagyott projektmenedzsment módszertan nincs, alap projektmenedzsment folyamatok működnek, de nem minden projektben Team tagok kapnak információkat a projektmenedzsment módszertanról, de nem alkalmazzák őket A projekt „tanulságokat” nem gyűjtik A projektmenedzsmentet szórványosan alkalmazzák A dokumentálás formális és hiányzik a projektmenedzsment standardok ismerete projektmenedzsment tréningek nincsenek Alacsony a projektek szervezeti támogatottsága
4. Szint Ellenőrzött projektmenedzsment folyamatok
Jelmagyarázat:
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
5.
9/21
Jövőkép
A felsővezetői interjúk alapján a XX. kerületi Önkormányzat projektek kezelésére vonatkozó jövőképe a következőkben foglalható össze: Pesterzsébet Önkormányzata eredményesen valósítja meg a projektjeit projektszemléletű, hatékonyan dolgozó, egyértelmű szerepek és munkamegosztás alapján sikeresen együttműködő munkatársaival. Ez az alábbi négy dimenzió együttes teljesülését jelenti:
Egyértelmű szerepek és munkamegosztás
Projekt szemlélet
Eredményes projektek
Hatékony munka és kommunikáció
A jövőkép megvalósításáról a következőt fogalmazhatjuk meg: A jövőkép megvalósításának eszközei a stratégián alapuló akciótervezés illetve a projekteket támogató szervezet, mely keretet ad a projekt szabályzat betartásával dolgozó rátermett és képzett projekt csapat együttműködésének.
Pesterzsébet a jövőképben dinamikus Önkormányzatként jelenik meg, ami a projektmenedzsment vonatkozásában a következő elemek együttes megvalósulásával lehetséges: Tervszerűség
Projektmenedzsment képzés •Dinamikus Rátermett projekt csapat
Projekteket támogató szervezet
Önkormányzat
Projektszabályzat betarttatása
Projektek szabályzása
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
10/21
Javaslatok a projektszerű működés fejlesztésére
6.
Jelen projekt keretében a következő négy területre vonatkozóan megfogalmazunk fejlesztési javaslatokat Pesterzsébet Önkormányzat projektszerű működésének javítására:
Szervezet
Folyamatok
Szereplők
Módszerek, technikák, támogató informatikai megoldások
A helyzetfelmérés eredményeként az alábbi ábrán szereplő fejlesztési akciócsoportokat definiáltuk: Szervezet
Projekteket támogató szervezet kiterjesztése Egyértelmű szerepek és munkamegosztás kialakítása Standard projekt szervezet definiálása*
Módszerek, technikák, támogató IT
Hatékony munka és kommunikáció módszereinek és technikáinak bevezetése Sablonok a projekt munkához*
Folyamatok
Projektszerű működés fejlesztése
Tervszerűség fejlesztése a stratégia lebontásával Projektek végrehajtásának szabályzása Projektszabályzat betarttatása Projektek általános folyamatának szabályzása*
Szereplők
Projektmenedzsment képzések Projekt szemlélet és a közös célok erősítése Rátermett projekt csapat összeállítása Projektérdekeltség megteremtése
Az akciócsoportok részletei a következő fejezetekben kerülnek kifejtésre.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
6.1.
11/21
Szervezet
A szervezeti dimenziót tekintve
Javasoljuk a projekteket támogató szervezet kiterjesztését, megerősítését.
E javaslat megvalósítása érdekében a következő lépéseket javasoljuk: o A Pályázati Csoport alakuljon Pályázati és Projekt Irodává. o A Pályázati és Projekt Iroda legyen felelős a projektek támogatásáért a projekt szabályzat alapján. A projekt szabályzat két féle képen állhat össze: 1. Lehetséges a jelenleg is alkalmazott pályázati eljárási rend1 további projekt elemekkel való kibővítése. A bővített eljárási rend melléklete lehet a jelen munka keretei között elkészült Projektmenedzsment kézikönyv, mint szakmai, módszertani iránymutatás. 2. A fent említett Projektmenedzsment kézikönyv funkcionálhat projekt szabályzatként is a jelenlegi pályázati eljárási specifikus részeinek átemelését követően, az eljárásrend „utódjaként”.
Javasoljuk egyértelmű projekt szerepek és munkamegosztás kialakítását, bevezetését az Önkormányzatnál.
Ennek keretein belül elérendő célok:
o
Minden résztvevőnek legyen egyértelmű, mi a szerepe a projektekkel kapcsolatban.
o
A projekt szabályzatban előírt feladatokat a Projekt Iroda és a Hivatal vezetése kérje számon.
Javasoljuk standard projekt szervezet definiálását.
A projekt szervezet felépítését tekintve a következő elemekből áll2: o
Program Bizottság
o
Projektirányító Bizottság
o
Projektszponzor
o
Projektvezető
o
Projekttitkár
o
Projekt portfólió koordinátor
o
Team vezető
o
Team tag
1
Pesterzsébet Önkormányzata polgármesterének és jegyzőjének 3/2009. sz. együttes utasítása a pályázatok eljárási rendjének szabályozásáról. 2
A szerepek részletesebb kifejtését az e munka keretein belül elkészült Projektmenedzsment kézikönyv tartalmazza.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
12/21
Az ellátandó funkciók / szerepek az Önkormányzat jelenlegi és újonnan létrehozandó szervezeti egységei között oszlanak meg. A következő táblázat e funkciók, szerepek lehetséges és javasolt megoszlását foglalja össze. Önkormányzat Projekt Iroda vezetői munkatársak Program Bizottság Projektötlet gazdája Projektirányító Bizottság Projektszponzor
X X X X
Projektvezető Projekttitkár Projekt portfólió koordinátor
Team vezető – team tag Pályázatíró Közbeszerző Háttérterv, elemzés készítő Fővállalkozó (operatív kivitelezés vezető) Kivitelező Műszaki ellenőr, minőségbiztosító Jogász
Kapcsolódó Önkormányzati Külső hivatali intézmények szakterületek vezetői, megbízottak* munkatársai munkatársai
x
X X X x X X X
x x x x X
X X
X x
X x
X
X
X
X
X
X
Jelölések: X: javasolt szerep hozzárendelés x: elképzelhető szerep hozzárendelés
x
X x x X
X x * A külső megbízottak egy sajátos típusát képezik az Önkormányzat által létrehozott külső projektszervezetek (pl. Városfejlesztő Kft.)
Az előzőek nyomán általánosságban elmondható, hogy
A különböző szervezeti megoldások ötvözésével optimalizálható a projektek kezelése.
A következő ábra összefoglalja a projektfeladatok különböző szervezeti megoldásainak előnyeit és hátrányait.
Polgármesteri Hivatalon belüli feladatvégzés
Számonkérhető feladatok és felelősség
Jogszerű működés biztosítása
Szabályozott feladatok, átlátható működés
Külső szereplők általi feladatvégzés
Rugalmas munkavégzés
Meglévő kapcsolati rendszer
Nagyobb érdekeltség a projektek sikeres megvalósításában
Speciális tudás bevonható
Rugalmatlanabb szervezet
Kevésbé átlátható rendszer
Kapacitáshiányok és feleslegek feloldása nehézkesebb
Számonkérhetőség biztosítása nehezebb
Jogszerű működés nem biztosított
Erős kontrollt igényel
A tudás a Hivatalon kívülre kerül
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
13/21
A projektszerű működés szervezeti támogatására vonatkozó javaslatainkat a következőkben foglalhatjuk össze:
Pályázati és Projekt Iroda létrehozása projektvezetoi kapacitásokkal Kapcsolódó osztályok Közbeszerzési funkciók
Pályázati funkciók
Projekt Iroda funkciók
Funkciók: Eddigi funkciók
Funkciók: Eddigi funkciók
Funkciók: Projektmenedzsment módszertan gondozása Projektvezetok megbízása Projektek összességének kezelése
• •
•
• • •
Eddigi szakértok + 1 közbeszerzési szakember
Kapcsolódó osztályok
Pályázati és Projekt Iroda
+1 pályázati szakember
Projektvezetok: Dr. Nagy Attila Horváth József Igény esetén új projektvezetok Projekt adminisztrátorok (kezdetben + 1 fo)
Projektekkel kapcsolatos feladatok Funkciók: Projektteam tagi és Projekttitkári szerep ellátása
Projektteam tagok és titkár • Igény esetén bevonva • Projektérdekeltséggel
A megoldás számos előnnyel rendelkezik:
Van a projektekért felelős szervezet (Pályázati és Projekt Iroda).
Van felelőse a projektmenedzsment módszertannak.
Az eddigi két, projektekkel foglalkozó szervezeti egység (Pályázati Csoport és Közbeszerzési Iroda) együtt a korábbiaknál hatékonyabban tud dolgozni.
A projektek – és ebből kifolyólag az ellátandó feladatok – számának növekedése esetén van a szervezetben helye a további projektvezetőknek.
A Pályázati és Projekt Iroda létrehozásának feltétele két új státusz létrehozása:
1 pályázati szakember
1 projekt adminisztrátor
A fenti státuszok bevonásának oka, hogy Dr. Nagy Attila és Horváth József projektvezetői feladataik mellett nem rendelkeznének elegendő szabad kapacitással a pályázatok és a közbeszerzések napi operatív feladatainak elvégzéséhez. A projektekhez kapcsolódó adminisztrációs munkák elvégzéséhez pedig szükséges egy projekt adminisztrátor bevonása.3 A Polgármesteri Hivatal oldaláról történő projektvezetési tevékenység tartalma változó attól függően, hogy külső szolgáltatók bevonásával, vagy anélkül áll fel a projektszervezet.
3
A projektadminisztrátor lehetne pl. a korábban a Pályázati Csoportnál dolgozó kolléga.
Fővállalkozó nélkül
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
Polgármesteri Hivatal oldali projektvezető feladatai
•
Projekt tervezése (végrehajtás)
•
Beszállítók kezelése
•
Projekt összefogása
•
Operatív projektmenedzsment
Fővállalkozó bevonásával
Polgármesteri Hivatal oldali projektvezető feladatai •
Végrehajtás tervezés minőségbiztosítása
•
Fővállalkozó beszámoltatása
•
Eredmények minőségcontrollja
•
Eredmények átvétele
14/21
Beszállítók feladatai
• Szerződés szerinti végrehajtás • Készültség riportálása A fővállalkozói tevékenységet elláthatja egyedi szerződés alapján külső vállalkozás vagy a Pesterzsébet Városfejlesztő Kft.
Fővállalkozó feladatai •
Végrehajtás tervezése
•
Szerződés végrehajtása
•
Alvállalkozók kezelése
•
Operatív kivitelezés vezetése
A Pesterzsébet Városfejlesztő Kft-vel kapcsolatos feladat megosztásra vonatkozó javaslataink: Stratégiai megfontolás:
A Pesterzsébet Városfejlesztő Kft. hosszútávú szerepét egy, az Önkormányzat stratégiai céljait megvalósító átfogó létesítménygazdálkodási koncepció alapján érdemes meghatározni.
Rövidtávú javaslat:
A Pesterzsébet Városfejlesztő Kft.-nek egyelőre csak a létrehozását közvetlenül előidéző projektben legyen feladata, illetve az ennek nyomán megkötött szerződésben előírt szerepét töltse be.
Az Önkormányzat biztosítsa a Kft. szerződésben vállalt feladatainak ellátásához szükséges erőforrásokat.
A Program Bizottság hatalmazza fel a Projekt Irodát, hogy a projekt zárását követően az együttműködés tapasztalatai alapján vizsgálja felül a Városfejlesztő Kft. további szerepét.
A rövidtávon javasolt megoldás előnyei:
Ez a megoldás eleget teszt a pályázatban előírtaknak.
Ez a legkisebb kockázattal járó megoldás.
A projektműködés támogatását alapvetően megvalósító szervezeti egységek (és az itt megszerzett tudás, kompetencia) az Önkormányzaton belül maradnak.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
6.2.
15/21
Folyamatok
A projekt folyamatok tekintetében az alábbi javaslatokat fogalmazhatjuk meg.
Javasoljuk a tervszerűség fejlesztését a stratégia lebontásával4 o A stratégia tartalmazzon egyértelműen rögzített célokat és kapcsolódó intézkedéseket (akciókat). o Az akciók legyenek priorizálva a stratégiai célok alapján. o A stratégiának való megfelelés felülvizsgálata legyen rendszeres.
Javasoljuk a projektek végrehajtásának szabályzását o Legyen egyértelmű, mit kezelünk projektként. o Készüljön el a projekt szabályzat, mely szabályozza a projektek lebonyolításának folyamatát, a kapcsolódó szerepeket, felelősségeket és hatásköröket.
A siker érdekében nélkülözhetetlen a projekt szabályzat betarttatása o A Projekt Irodának legyen ellenőrzési jogköre a projektszabályzat betartásával kapcsolatban. o Legyen a szabálytalanságoknak definiált fellebbviteli fóruma.
Az átláthatóság és egyértelműség érdekében javasoljuk a projektek általános folyamatának szabályzását
A projektek általánosan a következő folyamati lépésekből állnak össze5: o
Generálás és priorizálás
o
Költségvetés tervezés
o
Pályázat figyelés
o
Pályázat indítás
o
Megvalósíthatósági tanulmány készítés
o
Műszaki tervek elkészítése
o
Pályázatíró cég kiválasztása
o
Támogatási szerződéskötés
o
Kivitelező cég megbízása
o
Végrehajtás
o
Projekt zárása és értékelése
o
Projekt fenntartása
o
Projektek beszámolása
o
Változtatáskezelés
4
A stratégia lebontására vonatkozóan jelen projekt keretében az „Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében” feladathoz kapcsolódóan részletes javaslatokat fogalmazunk meg. 5
A projektek általános folyamatának részletesebb kifejtését az e munka keretein belül elkészült Projektmenedzsment kézikönyv tartalmazza.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
o
6.3.
16/21
Projekt jelentések
Szereplők
A projektekben résztvevő szereplőkre vonatkozóan a következő javaslatokat tesszük:
Javasoljuk rendszeres projektmenedzsment képzések tartását az érintett munkatársak számára az alábbiak szerint: o
Rendszeres projektvezetői képzések.
o
Egynapos projekt szemlélet alapozó képzés minden team tagnak.
o
A tudás és a szerzett tapasztalatok megosztását támogató alkalmak szervezése a projektekben érintettek számára.
Javasoljuk a projekt szemlélet és a közös célok erősítését az alábbi eszközökkel: o
Minden érintett ismerje meg a projekt szabályzatot oktatás formájában.
o
A sikeres projektek kapjanak nagyobb publicitás (pl. projektmenedzser díj, cikkek a helyi sajtóban, jutalmak)
Javasoljuk egy rátermett projekt csapat összeállítását o
Projekt titkári rendszer bevezetésével, valamint új projektvezetők "kinevelésével".
o
A projektek, így a feladatok bővülése esetén javasoljuk új projektvezetők felvételét, vagy átvételét a Pályázati és Projekt Irodába.
A munkatársak motiválása érdekében javasoljuk a projektérdekeltség megteremtését. o
A projekt szereplőknek legyen meg a lehetősége a résztvevők munkájának anyagi elismerésére a tényleges teljesítmény és felelősség alapján.
o
Az ezzel kapcsolatos szabályok legyenek egyértelműek.
Összefoglalásképpen elmondhatjuk, hogy a projektek eredményes megvalósításához az összes szereplő együttműködésére, összehangolt munkájára van szükség. Összehangolt munka nélkül a projekt folyamatok megakadnak, az elszigetelt erőfeszítések eredménytelenek maradnak, és hosszútávon a teljes aktivitás színvonala lecsökken.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
17/21
Önkormányzat Döntéshozatal vezetői Ötletek és pályázás jóváhagyása Projektek indítása, leállítása Erőforrás problémák feloldása Projektvezető kinevezése Projekt Iroda munkatársak
Projekt controlling, admin.
Pályázás Közbeszerzés Projekt adminisztrálása Projektek összességének kezelése (eredmények, költségek, hatások)
Projekt szereplői
Projekt tagok biztosítása Kapcsolódó szakterületek A projektötlet kidolgozása munkatársai és A projekt vezetése önkormányzati Részvétel a projektben intézmények Szakterület képviselete Szakmai minőségbiztosítás
A teljes projekt Projektek kivitelezése szervezet A projekt végrehajtása Szakmai minőségbiztosítás Munkák átvétele Projekt termék használatba vétele
6.4.
Módszerek, technikák, támogató informatikai megoldások A sikeres projekt munkához javasoljuk a hatékony munka és kommunikáció módszereinek bevezetését. o
Legyen rendszeres projektmunka értékelés és visszacsatolás.
o
Legyenek tudásmegosztást szolgáló események.
o
A team tagok vegyenek részt munkaszervezési képzéseken, tréningeken.
Javasoljuk a projekt munkához sablonok bevezetését és alkalmazását.
A projektek egyes fázisaiban az alábbi sablonok támogathatják a mindennapi munkavégzést.6
6
o
Pályázati lista
o
Projektötlet
o
Projektötlet lista
o
Projektjavaslat adatlap
o
Projektek priorizálása
o
Kommunikációs mátrix
o
Emlékeztető
o
Státuszjelentés
o
Havi beszámoló
o
Teljesítésigazolás
o
Projekt zárójelentés
A sablonok az e munka keretein belül összeállított Projektmenedzsment kézikönyv mellékletében találhatóak Word és Excel dokumentumokként.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
18/21
Melléklet
7.
Az alábbiakban a kiemelt projekt szerepek leírásait mutatjuk be. A szerepek részletes leírásait az e munka keretein belül összeállított Projektmenedzsment kézikönyv tartalmazza.
Program Bizottság az Önkormányzat szintjén hangolja össze, optimalizálja a projektek céljait és ráfordításait Feladatok, hatáskör, felelősség – Program Bizottság A Program Bizottság az Önkormányzat stratégiájának, akciótervének és projektjeinek összhangját teremti meg a következőkkel: Az akciók és az Önkormányzati fejlesztési stratégia összhangjának biztosítása A projektportfólió társadalmai hasznosságának maximalizálása A projektportfólió kiegyensúlyozása különböző szempontok szerint (geográfiailag, ágazatok, stb. szerint)
Tagok – Program Bizottság
Önkormányzat vezetői: Képviselő-testület választott tagjai Polgármester Alpolgármester Jegyző Aljegyző
Ezek alapján a hatáskörébe tartozik: Döntés a pályázatokon való indulásról, Döntés a projektportfólió összeállításáról vagyis az egyes projektek indításáról, mellőzéséről, Szükség esetén döntés egyes projektek leállításáról, Döntés a projektekre szánt források elosztásáról,
A Program Bizottság állandó, azaz minden projekt fölött áll. A Program Bizottság szerepét a XX. kerületi Önkormányzat esetében a Képviselő-testület látja el.
A Projektirányító Bizottság a projekt legfelső döntéshozó szerve Feladatok, hatáskör, felelősség – Projektirányító Bizottság
A projekt során felmerülő koncepcionális és stratégiai kérdések véleményezése, Az elkészült (rész)eredmények megvitatása és elfogadása, A projekt során felmerülő felsővezetői döntést igénylő kérdések megvitatása, A projekt és a projekt során meghozott döntések kommunikálása a szervezeten belül, A projektekhez kapcsolódó beszámolók elfogadása, A projekt működése során a kijelölt feladatok határidőre történő végrehajtását akadályozó, problémák megoldását segítő döntéshozatal, A projektterv módosításainak elfogadása, változtatáskezelés. Rendszeres ülésezés során: Kockázatelemzés Intézkedések megfogalmazása és nyomon követése
Tagok – Projektirányító Bizottság
Önkormányzat vezetői: Polgármester Alpolgármester Jegyző Aljegyző Projektben érintett egyéb szervezetek vezetői: Intézményvezetők Társaságok vezetői, stb. Külső megbízottak vezetői: Fővállalkozó A Projektirányító Bizottság a projekt legfelső döntéshozó szerve. A Projektirányító Bizottság összetétele minden projektben egyedileg határozandó meg.
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
19/21
A Projektszponzor a projekt egyszemélyes döntéshozó támogatója Feladatok, hatáskör, felelősség - Projektszponzor
Az erőforrás gazdával egyeztetve döntés a projekt operatív indításáról, a projektszervezetről, A projekt céljainak és kereteinek meghatározása, A projektszponzor az a vezető, aki jellemzően A projektterv elfogadása, kezdeményezi a projektet, akinek a területén jelenik meg leginkább a projekt eredménye, A projekt működésével kapcsolatos döntések meghozatala, és akinek a támogatása leginkább szükséges a projekt végrehajtásához.
A Projektvezetés, illetve egyéb felelős személyek rendszeres, illetve alkalomszerű beszámoltatása,
Az elkészített szakaszzáró anyagok elfogadása,
A projekt vezetésében jelentkező konfliktusok kezelése,
Interfész funkció betöltése a projekt és a hivatali szervezet között,
A projekt és a projekt során meghozott döntések szervezeten belüli egyértelmű kommunikálásnak a kialakítása,
Az erőforrás gazdával egyeztetve az egyes fázisoknak megfelelően a munkavégzés elrendelése.
Ő az, aki átveszi a projekt eredményét. Ezért a projektszponzort „Megrendelő”-nek is szokták nevezni. A projektszponzor személye minden projektben egyedileg határozandó meg.
A Projektvezető a projekt operatív irányítását végzi Feladatok, hatáskör, felelősség - Projektvezető
A projekt tervének elkészítése és betartása, betartatása, A projekt előrehaladásához szükséges döntések meghozatala,
Közreműködés a projekt tagjainak kiválasztásában,
Résztvevők figyelmeztetése a vállalt feladatok végrehajtására,
A projekt előrehaladását potenciálisan gátoló tényezők felismerése, Kockázatok figyelése, és azok bekövetkezése esetén beavatkozás , A felmerülő konfliktusok megoldása,
Az általánosan elfogadott módszertanok szerint a projektvezető az a szereplő, aki felelős a projekt megtervezéséért, és az (idő, költség, és erőforrás kereteken belüli) sikeres végrehajtásáért (a cél eléréséért).
Tervezett erőforrás rendelkezésre nem állása esetén a szakterületi vezető felkérése pótlólagos erőforrás biztosítására. A projektvezető lehet Projekt portfólió koordinátornak adatok szolgáltatása státuszban a Projekt Irodán (javasolt) vagy valamely másik Projektbeszámolási sablonokhoz szükséges adatok funkcionális egységnél, Erőforrás felhasználás tényadatai esetleg a Pesterzsébet Projekttagoktól adatok bekérése Városfejlesztő Kft.-nél. Projektterv nyomon követéséhez tényadatok biztosítása A projekt tervadatainak módosítása esetén a projektportfólió koordinátor tájékoztatása a megváltozott tervadatokról
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
20/21
A Projekt team végzi az operatív projektmunkát, ellátja a projekt munkatervében meghatározott feladatokat Feladatok, hatáskör, felelősség – Projekt team
A feladatok határidőre, a rendelkezésre álló erőforrások felhasználásával, az előírt minőségi elvárásoknak megfelelő végrehajtásában való részvétel, illetve annak felügyelete, folyamatos figyelemmel kísérése,
A feladatok végrehajtása során felmerülő problémákról, változásokról a projektvezetés informálása,
Folyamatos kockázatelemzés a kockázatkezelési eljárás szerint,
Meghatározott időközönként jelentések elkészítése,
Tájékoztatás a teammunka előrehaladásáról a projektvezetés felé,
Szükség esetén javaslattétel a projektterv módosítására,
A projektadminisztráció támogatása a projektdokumentációk szakmai szempontú nyomon követésével,
Projektvezetőknek adatok szolgáltatása,
Erőforrás felhasználás tényadatainak riportálása,
Projekt megvalósítás nyomon követéséhez tényadatok szolgáltatása.
A Projekt team belső tagjai a Hivatal szervezeti egységeinél vannak státuszban. A Projekt team külső tagjai más jogi személyektől jönnek, és szerződések alapján együtt dolgoznak a projektben.
A projekttitkár feladata az operatív projektmunka koordinálása, valamint a projekten belüli és kívüli, projekttel kapcsolatos tájékoztatás Feladatok, hatáskör, felelősség – Projekttitkár
A projektdokumentáció egységes kezelése, naprakészen tartása,
Találkozók, megbeszélések, tárgyalások, rendezvények technikai előkészítése (szervezés, meghívók adminisztrációja, résztvevők értesítése stb.),
Közreműködés a PIB ülések, illetve a PIB elé kerülő anyagok előkészítésében (a projektvezető támogatása), A projekttitkári szerep opcionális, a projektvezetőn
Emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek elkészítése, szétküldése az érintetteknek,
Feladatlisták kezelése, határidők ellenőrzése,
Sablonok használata és terjesztése,
A projekten belüli együttműködés elősegítése, a projektben résztvevő munkatársak tájékoztatása,
Tájékoztatás a projekt előrehaladásáról, projekt státuszriportok készítése,
A változások dokumentálásának felügyelete.
múlik, hogy alkalmazza-e. A projekttitkár alapvetően a projektvezető munkáját támogatja, hiányában a projektvezetőre hárulnak az itt felsorolt feladatok (illetve ő delegálhatja a teamen belül). A projekttitkári szerep kifejezetten alkalmas a projektvezetői munkára való felkészülésre, felügyelet melletti tapasztalatgyűjtésre .
Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — A projekt szemlélet megerősítése
21/21
A projektportfólió koordinátor feladata a projektek teljesítésének nyomon követése Feladatok, hatáskör, felelősség – Projektportfólió koordinátor
Az elfogadott módszertan alapján a projektigények priorizálásának támogatása, Az elfogadott projektek átfogó, éves szintű tervezése, mely alapján látható a projektek egymáshoz való viszonya, időbeli ütemezése, Az elfogadott projektek nyomon követése, beszámolók készítése, A projektportfólió koordinátor a projektek önkormányzat szintű összefogásáért Erőforrás controlling a futó és az induló projektekre vonatkozóan, dolgozik. Erőforrás ütközés esetén javaslat készítése projektek Nagy szerepe van abban, hogy a Program átütemezésére,leállítására, Bizottság valóban döntési helyzetben legyen (azaz minden szükséges Projektvezetőktől adatok bekérése információval rendelkezzen) a projektekkel Projektbeszámolási sablonokhoz szükséges adatok kapcsolatos döntések meghozatalakor. Erőforrás felhasználás tényadatai Projektterv nyomon követéséhez tényadatok bekérése Új projektigények módszertan szerinti priorizálása, a projekt indításáról a döntés előterjesztése, Erőforrás problémák esetén az érintett funkcionális vezetők, az érintett projektvezetők és – szükség esetén – a felsővezetők időben történő értesítése, Projekt előrehaladásáról, problémáiról a döntéshozók tájékoztatása, Beszámolási rendszer üzemeltetése.
