Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala

Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala

1.d) Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása

Budapest, 2009. december 8.

IFUA Horváth & Partners Kft. H-1119 Budapest Fehérvári út 79. Telefon: +36 (1) 382 88 88 Fax: +36 (1) 382 88 89 [email protected] http://www.ifua.hu A HORVÁTH & PARTNERS csoport tagja THE PERFORMANCE ARCHITECTS Zurich

Atlanta  Barcelona  Berlin  Bucharest  Budapest  Düsseldorf  Munich  Stuttgart  Vienna 

Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala — Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása

2/21

Tartalom 1.

BEVEZETÉS

3

2.

JELENLEG HASZNÁLT ESZKÖZÖK ISMERTETÉSE

3

2.1. Symbion 2.1.1. A Symbion, mint rendelettár 2.1.2. A Symbion, mint határozattár 2.1.3. A Symbion mint a feladatok „szignálását” segítő szoftver

3.

4.

2.2.

Hálózati meghajtó

5

2.3.

FTP tárhely

5

2.4.

Honlap

5

PROBLÉMÁK

6

3.1.

Redundancia

6

3.2.

A hivatali workflow-követés hiánya

6

3.3.

A honlap nem megfelelő strukturáltsága

6

CÉLOK MEGHATÁROZÁSA

5. JAVASLATOK A RENDELETALKOTÁS DOKUMENTUMKEZELÉSÉNEK MEGVÁLTOZTATÁSÁRA 5.1. Meglévő eszközökre alapozó javaslat 5.1.1. Az FTP tárhely és a honlap használata során jelen lévő redundancia 5.1.2. A hálózati meghajtó és Symbion használata során keletkező redundancia 5.2. A meglévő rendszerek kiegészítése 5.2.1. Az FTP tárhely honlap általi kiküszöbölése 5.2.2. A Symbion kiváltása 5.3.

6.

3 3 4 4

Új eszközök bevezetése

MELLÉKLETEK

7 7 7 7 8 9 9 10 10

14

6.1.

Relevánsabb folyamatok leírása

14

6.2.

Az I: meghajtó könyvtárstruktúrája

19

6.3.

Az FTP tárhely könyvtárstruktúrája

20


1.

3/21

Bevezetés

Jelen dokumentum célja, hogy bemutassa Budapest Főváros XX. Kerület Pesterzsébet Önkormányzatában (továbbiakban: Pesterzsébet Önkormányzata) a határozat- és rendeletalkotási folyamat során meglévő és alkalmazott informatikai eszközöket, feltárja a gyenge pontokat, a továbbfejlesztés lehetséges útjaival kapcsolatban pedig olyan javaslatokat fogalmazzon meg, amelyek összhangban vannak Pesterzsébet Önkormányzata 2008 és 2010 közötti időszakra szóló IT stratégiai tervével (továbbiakban: IT Stratégia).

Jelenleg használt eszközök ismertetése

2.

Jelenleg Pesterzsébet Önkormányzatban kifejezetten a határozat- és rendeletalkotási folyamat támogatására, a folyamatkövetésre nem használnak külön szoftvert, azonban több módszert is alkalmaznak párhuzamosan az ezen döntési folyamatok során létrejövő dokumentumok tárolására és nyilvántartására. Az alábbiakban ezen szoftver, illetve módszerek kerülnek bemutatásra.

2.1.

Symbion

A Symbion egy olyan szoftver, amely alkalmas az önkormányzati határozat- és rendeletalkotási folyamat során keletkező összes dokumentum tárolására, beleértve az előterjesztéseket, módosító javaslatokat, jegyzőkönyveket is, azonban jelenleg kizárólag a rendeletek és határozatok nyilvántartására használják, holott a szoftver jelenlegi funkciójánál jóval többre is alkalmas lenne. 2.1.1.

A Symbion, mint rendelettár

A rendeletekről a rendszer eltárolja 

a rendelet címét,



a rendelet rövid leírását,



a rendelet megalkotásának idejét,



azt, hogy mely rendeletet módosítja, milyen rendeletet helyez hatályon kívül



csatolt dokumentumként magát a rendeletet,




4/21

illetve a rendszer lehetőséget biztosít más csatolmányok (előterjesztések, jegyzőkönyvek) tárolására, azonban ezt a funkciót nem használják.

A rendszer lehetőséget biztosít a rendeletek közötti egyszerű keresésre. 2.1.2.

A Symbion, mint határozattár

A határozatokról a rendszer eltárolja 

a határozat címét,



a határozat rövid leírását,



a határozat megalkotásának idejét,



azt, hogy mely határozatot módosítja, milyen határozatot helyez hatályon kívül



csatolt dokumentumként magát a határozatot,



illetve a rendszer lehetőséget biztosít más csatolmányok (előterjesztések, jegyzőkönyvek) tárolására, azonban ezt a funkciót nem használják.

A rendszer lehetőséget biztosít a határozatok közötti egyszerű keresésre. 2.1.3.

A Symbion mint a feladatok „szignálását” segítő szoftver

A Symbion alkalmas a határozatokhoz, rendeletekhez tartozó végrehajtási határidők kezelésére is, ezt részben ki is használják a Hivatalban. Lehetőség van az egyes feladatokhoz tartozó felelősök meghatározására, illetve végrehajtási határidők hozzárendelésére. A szoftverben a felelős mező mindig a mindenkori polgármestert jelenti, a végrehajtásért a gyakorlatban felelős embert az utasított mezőben tárolja a rendszer. Lehetőség van mind a felelősre, mind az utasítottra keresni a Symbionban, ezt a funkcióját a gyakorlatban félévente használják a Szervezési Osztály Önkormányzati Csoportjánál. Ekkor kiszűrik azokat az ügyeket, amelyek végrehajtási idejében késés lépett fel, és az eredmények alapján értesítik az utasítottakat ezekről az ügyekről.


2.2.

5/21

Hálózati meghajtó

A hivatalon belül a határozat- és rendeletalkotási folyamatok során létrejövő dokumentumok széleskörű tárolására és nyilvántartására az I: meghajtóként ismert hálózati meghajtót használják. A bizottsági és képviselő-testületi előterjesztéseket, határozatokat, jegyzőkönyveket, munkarendeket, napirendeket, valamint a rendeleteket is ezen a meghajtón tárolják. A meghajtó használata a gyakorlatban úgy jelenik meg, hogy amikor az egyes szervezeti egységek átadják egymásnak az anyagot, akkor az egymás számára küldött e-mailhez nem csatolják a szükséges dokumentumot, hanem megírják az e-mailben, hogy az anyag az I: meghajtó melyik könyvtárában található. Az I: meghajtó könyvtárstruktúráját az 1. számú melléklet tartalmazza.

2.3.

FTP tárhely

A hálózati I: meghajtó mellett egy FTP tárhelyet is használnak a szóban forgó dokumentumok tárolására a Hivatalban. Az FTP tárhelyen szintén tárolnak bizottsági és testületi anyagokat, azonban az előterjesztések esetén terjedelmi korlátok miatt mindig csak a legfrissebb található meg rajta. Az FTP tárhelyen alapjában véve a képviselők és külsős bizottsági tagok részére tárolják a dokumentumokat. A jogosultságkezelés tekintetében elmondható, hogy minden egyes felhasználó saját felhasználói névvel és jelszóval rendelkezik, továbbá minden egyes felhasználó esetén külön meg van határozva, hogy mely könyvtárakat érheti el. Ennek a zárt napirendi pontokhoz tartozó anyagok miatt van külön jelentősége, ugyanis így mindenki csak a saját bizottságához tartozó titkos anyagokat érheti el. A gyakorlatban a képviselők, külsős bizottsági tagok értesítése az új anyagok elkészültéről emailben történik, amihez nem csatolják az anyagot, csupán jelzik, hogy az az FTP tárhelyen megtalálható, onnan letölthető. A FTP tárhely könyvtárstruktúrája a hálózati meghajtóéhoz hasonlatos, a részletes információk a 2. számú mellékletben találhatók meg.

2.4.

Honlap

A Symbionon, az I: meghajtón és az FTP tárhelyen kívül a kerület honlapján is szerepelnek a képviselő-testület, a bizottságok meghívói, napirendjei, anyagai és jegyzőkönyvei – a bizottságok esetében az előterjesztéseket publikálják ugyan a honlapon, de elérésük nem egysze-


6/21

rű. Ezek az anyagok mindenki számára hozzáférhetőek, azonban – természetes módon – a zárt ülések anyagai nem találhatók meg itt.

Problémák

3. 3.1.

Redundancia

A jelenleg alkalmazott gyakorlattal a legfőbb probléma, hogy az adatok döntő része több helyen is tárolásra kerül. Az adatok redundáns kezelése okozta problémák legfőképpen nem a tárhely nagy méretében keresendők, – a mai adattárhely árak mellett ez nem jelent komoly problémát – hanem az adatok inkonzisztenciájának veszélye jelenti a fő problémaforrást. Az egyszerre több helyen azonos verziójú dokumentumok tárolása magában hordozza a hibalehetőséget.

3.2.

A hivatali workflow-követés hiánya

A következő jelentős problémát a hivatali workflow, azaz a munkafolyamat követhetőségének hiánya jelenti. A határozat és rendeletalkotási folyamat korszerű IT támogatásához szükséges lenne egy olyan szoftver alkalmazása, amelyen keresztül egy anyag elkészítésében érintett személyek nyomon követhetik az előterjesztések aktuális állapotát. Egy a folyamatkövetésre rendszeresített szoftver segítségével a vezetők gyorsan és egyszerűen ellenőrizhetik az aktuális döntés-előkészítési folyamatok teljes életútja során azok állapotát, lényeges adatait. A folyamatos egyszerű ellenőrizhetőség akár a döntés-előkészítési folyamatok időigényének lerövidüléséhez is vezethet.

3.3.

A honlap nem megfelelő strukturáltsága

A képviselő-testületi és bizottsági anyagok honlapon való elérhetőségét illetően problémát jelent a strukturálatlanság, a kereshetőség hiánya, ami az alábbiakban jelenik meg: 

a bal oldali menüből nem elérhetőek a testületi, bizottsági anyagok,



a képernyő jobb felső sarkában található keresőt használva nem érhetők el a korábbi testületi, bizottsági anyagok,



az anyagokat a honlap-térképről sem lehet megfelelően elérni, bár utalás található a korábbi ülések anyagaira, azok nem linkként jelennek meg a térképen.


4.

7/21

Célok meghatározása

A célokat a feltárt problémák, illetve az IT Stratégia figyelembevételével határoztuk meg. Így az első számú cél a redundancia lehető legnagyobb arányú kiküszöbölése. Erre már az első javaslatcsomagban ajánlunk lehetséges megoldásokat. A második jelentős probléma kiküszöbölésére, a workflow, a munkafolyamatok nyomon követhetőségének hiányára is javaslatot teszünk a harmadik javaslatcsomagunkban, ehhez azonban új szoftver beszerzése ajánlott. Az IT Stratégia terveiben is szereplő honlap-fejlesztés során a harmadik probléma is megoldásra kerülhet, miszerint a honlapon nem jól strukturáltan szerepelnek a testületi és bizottsági anyagok.

5.

Javaslatok a rendeletalkotás dokumentumkezelésének megváltoztatására

5.1.

Meglévő eszközökre alapozó javaslat

Az első javaslatcsomag a jelenleg használatban lévő eszközökre épít, a jelenleg használt eszközök módosított használatával, a meglévő módszerek újragondolásával igyekszik pozitív irányú változást előidézni a jelenlegi folyamatokban. Mindaddig, amíg az IT Stratégiában is megfogalmazott fejlesztések, köztük egy korszerű irat- és dokumentumkezelő rendszer kialakítása nem történik meg, érdemes fontolóra venni ezen egyszerűbb javaslatokat. 5.1.1.

Az FTP tárhely és a honlap használata során jelen lévő redundancia

Jelenleg a képviselők és bizottsági tagok a nyílt ülést igénylő napirendi pontokhoz tartozó anyagokat mind a honlapról, mind az FTP tárhelyről le tudják tölteni, azonban a zárt ülésekhez tartozó dokumentumok csak az FTP tárhely segítségével tölthetők le. Ahhoz, hogy a zárt anyagokat csak az arra jogosultak tölthessék le a honlapról, mindenképpen annak fejlesztése szükséges, azonban ezzel a fejlesztési lehetőséggel nem számol ez a javaslatcsomag. Az, hogy a képviselők és a külsős bizottsági tagok az ülések anyagait le tudják tölteni az FTP tárhelyről és mindenki csak azon anyagokhoz fér hozzá, melyhez van jogosultsága, ez egy jó megoldás. Az FTP tárhelyet ki lehetne váltani úgy, hogy a nyílt ülések anyagait a honlapról volna lehetőség letölteni, míg a zárt ülésekhez kapcsolódó dokumentumokat e-mailben kapnák meg a


8/21

képviselők és a bizottsági tagok. Azonban ennek megvan az a hátránya, hogy az anyagok elérhetősége korlátozott, hiszen amennyiben webes felhasználói felülettel nem rendelkező elektronikus postafiókra küldik meg az anyagot, abban az esetben azt a felhasználó csak akkor tudja letöltetni, amennyiben az elérhető számára az elektronikus postafiókja. Ebből a problémából kifolyólag az e-mailes értesítőkre csak akkor érdemes áttérni, amennyiben garantált, hogy minden címzett olyan címre kapja az anyagokat, amelyhez tartozik webes felhasználói felület. A honlap nagyobb volumenű fejlesztése nélkül is orvosolható az a két a strukturáltság hiányával kapcsolatos hiba, miszerint a bal oldali menüsorban nem találhatók meg a bizottsági és képviselő-testületi anyagok, illetve, hogy az oldaltérkép segítségével nem lehet azokat megtalálni. Amennyiben a jelenlegihez hasonlóan Pesterzsébet Önkormányzata a bizottsági előterjesztéseket nem kívánja publikálni, a fenti javaslat ebben az esetben is alkalmazható, ez esetben a zárt ülések anyagaihoz hasonlóan a bizottsági előterjesztések is e-mailben kerülnének megküldésre. 5.1.2.

A hálózati meghajtó és Symbion használata során keletkező redundancia

A redundancia csökkentésének másik területe a hivatali dolgozók számára az anyagok megfelelő hozzáférése. Jelenleg az összes anyag megtalálható a hálózati meghajtón, és egy része a Symbion nevű szoftverben is. Ezek alapján a következő lehetőségek kínálkoznak, amennyiben nem kerülnek új eszközök, szoftverek bevezetésre a Hivatalban. 1) Az egyik lehetőség a jelenlegi rendszer fenntartása, amely szerint a hálózati meghajtót használják alapvetően a különböző dokumentumok tárolására, a Symbion pedig határozat- és rendelettárként üzemelne. Ez azonban a jelenlegi helyzethez képest semmilyen előremutatást nem mutatna, csupán formalizálva lenne, hogy a Symbion nem több, mint egy határozat- és rendelettár. Amint az említésre került, a Symbiont segítségül használják a végrehajtási idők nyomon követése során, azonban nem a Symbiont használják az ezzel kapcsolatos üzenetek, értesítések megküldésére, azt csak lekérdezések futtatására alkalmazzák a Szervezési Osztály Önkormányzati Csoportjánál, így ez a szerepe kiváltható akár egy jól megszerkesztett és karbantartott excel táblával is.


9/21

2) A másik lehetőség, hogy a dolgozók átállnak a Symbion rendszer használatára, és minden dokumentumot abba fognak feltölteni, illetve onnan fogják letölteni a munkához szükséges anyagokat. Ahhoz, hogy ez működhessen, részletesebben meg kell ismerni a Symbion jogosultságkezelő modulját, ugyanis pontosan szabályozni kellene, hogy ki mely anyagokhoz férhessen hozzá. Továbbá ennek a lehetőségnek a bevezetéséhez szükséges a dolgozók oktatása, hogy azok, akik eddig nem használták a Symbiont a jövőben alkalmasak legyenek erre a feladatra. Amennyiben ezzel a lehetősséggel él a Hivatal, egy szoftver segítségével megoldásra kerülhet az anyagok tárolásának, kereshetőségének, illetve a végrehajtási határidők követésének az igénye.

5.2.

A meglévő rendszerek kiegészítése

A második javaslatcsomag sem számol kimondottan a projekthez kapcsolódóan új eszközök, új szoftverek beszerzésével, azonban alapoz azon – az IT stratégiában is megtalálható – tervre, miszerint a közeljövőben beszereznének egy új irat- és dokumentumkezelő szoftvert, illetve új honlapot fejlesztenének. 5.2.1.

Az FTP tárhely honlap általi kiküszöbölése

Amint az már korábban megfogalmazásra került, jelenleg az anyagokat a képviselők és bizottsági tagok letölthetik az FTP tárhelyről, ugyanakkor a zárt ülések anyagai kivételével ugyanezek a honlapról is elérhetőek. A honlap megfelelő irányú fejlesztésével az FTP tárhely használata kiküszöbölhető. Ehhez az szükséges, hogy a honlapon kialakításra kerüljön egy olyan elzárt rész, amihez csak a képviselők és a külsős bizottsági tagok férhetnének hozzá névre szóló felhasználó névvel és jelszóval, és az FTP tárhely jelenlegi működéséhez hasonlóan mindenki csak a saját maga számára szükséges anyagokat érné el. Ezzel együtt a honlapon fennmaradna egy olyan publikus rész is, ahonnan a lakosság számára válna lehetővé a nyilvános anyagok letöltése.


10/21

Az új honlapot mindenképpen úgy érdemes kialakítani, hogy a képviselő-testületi és bizottsági anyagokat könnyebben el lehessen érni, illetve, hogy az egyes anyagok címére, az ülések dátumaira lehessen keresni. 5.2.2.

A Symbion kiváltása

Az alcímben olvasható cél azért került meghatározásra, mert amennyiben korszerű irat- és dokumentumkezelő kerül beüzemelésre a Hivatalban, a Symbion jelen formában való alkalmazása értelmét veszti. A szoftver jelenleg a rendelkezésre álló információk alapján alapvetően rendelet- és határozattárként üzemel, ezt egy modern dokumentumtár ki tudja váltani. Ebben az esetben az I: meghajtó jelenlegi szerepe megmaradna, ugyanilyen formában kerülne alkalmazásra, a döntési folyamatok során létrejövő dokumentumokat a hálózati meghajtóról egyszerűen el tudnák érni a hivatali dolgozók. A szervezeti egységek közötti anyagcsere a maihoz hasonlóan e-mailen keresztül történne értesítések küldésével, az anyagokat pedig utána a hálózati meghajtóról tudnák letölteni a jelenlegi gyakorlatnak megfelelően. Ebben az esetben a rendeletekhez és határozatokhoz tartozó végrehajtási idők nyilvántartására és követésére kell megoldást találni. Mivel jelenleg sem hálózati megoldásként használják a Symbiont, nem használják üzenetek gyűjtésére, ezért azt egy jól megszerkesztett excel tábla ki tudja váltani.

5.3.

Új eszközök bevezetése

A harmadik javaslatcsomag az Informatikai Stratégiában meghatározott követelményekkel összhangban egy olyan integrált rendszer bevezetésére tesz javaslatot, amely az összes megismert feladatot és problémát egyedül képes ellátni és kezelni. Ez jelenthet egy korszerű, testre szabható, egyszerűen kezelhető irat- és dokumentumkezelő rendszert, amivel megoldható a különböző irodák közötti követhető és dokumentált információcsere. Emellett akár jelenthet egy olyan irat- és dokumentumkezelő szoftvert, amely megfelelő interface-szel (interface = adatátadásra alkalmas csatlakozási pont rendszerek között) rendelkezik ahhoz, hogy egyszerűen hozzá lehessen csatolni egy testületi döntés-előkészítő és –támogató rendszert. Ilyen rendszerek bevezetése esetén nagyon fontos, hogy az indulásnál megtörténjen a megfelelő testreszabás, hiszen nincs két ugyanolyan Hivatal, a működés részleteiben mindenhol vannak egyedi jellemzők. Éppen ezért pontos követelménylistát sem lehet meghatározni egy


11/21

ilyen tanulmány keretein belül, azonban egy előzetes követelménylista összeállítható, ami már önmagában egy meglehetősen hosszú felsorolás. Az új rendszernek a következő követelményeknek kell megfelelnie, az alábbi tulajdonságokkal kell rendelkeznie: 

a rendszernek saját jogosultságrendszerrel kell rendelkeznie, ezen belül 

az egyes ülésekhez lehetővé kell tenni vendégek felvételét, és hozzájuk kapcsolódóan be lehessen állítani, hogy a jogosultságuk időben és tartalomban meddig terjed ki,



biztosítania kell a tárolt dokumentumok hozzáférési jogosultságának a kezelést,



a tárolt dokumentumokat csak azok a felhasználók olvashassák, módosíthassák, akiket az adminisztrátor kijelöl;



lehetőséget kell adnia a bizottságok dinamikus kezelésére;



biztosítania kell a képviselő-testületi és bizottsági ülések előre tervezhetőségét naptárban való kijelöléssel;



adjon lehetőséget az ülésekhez napirendi pontok hozzárendelésére és azok dinamikus kezelésére;



adjon lehetőséget az egyes ülésekhez meghívó és jegyzőkönyv tárolására;



adjon lehetőséget az egyes napirendi pontokhoz az előterjesztések rögzítésére;



adjon lehetőséget az egyes napirendi pontokhoz a módosító javaslatok rögzítésére;



adjon lehetőséget az egyes napirendi pontokhoz a határozatok rögzítésére;



adjon lehetőséget az egyes napirendi pontokhoz a szavazati arányok rögzítésére;



adjon lehetőséget az egyes napirendi pontok kapcsán eltárolni, hogy nyílt vagy zárt ülést igényel-e, a sorszámát, illetve az előterjesztés nevét, előterjesztőjét, azt, hogy mely bizottságoknak kell tárgyalnia az anyagot;




12/21

adjon lehetőséget a felhasználók számára az anyagok egyenkénti letöltésére, ugyanakkor az egy üléshez tartozó anyagok egy tömörített fájlban való letöltésére is;



adjon lehetőséget arra, hogy a napirendi pontokat bármikor át lehessen nyilvánítani nyílt, vagy zárt napirenddé;



adjon lehetőséget kereső-szavas keresésre valamennyi dokumentumra nézve;



adjon lehetőséget a rendszer az előterjesztés életútjának tervezésére, az előterjesztő kijelölhesse, hogy kinek kell ellenőriznie az előterjesztését, onnantól kezdve pedig egy szabályozott úton haladjon tovább az előterjesztés egészen a publikációig;



adjon lehetőséget a rendeletekhez és határozatokhoz tartozó végrehajtási határidők rögzítésére és követésére;



adjon lehetőséget az egyes folyamatokhoz több dokumentum párhuzamosan való hozzárendelésére;



adjon lehetőséget az elkészült anyagok honlapon való automatikus publikációjára;



adjon lehetőséget a dokumentumkezelővel való integrációra, amennyiben külön dokumentumkezelő és döntéstámogató szoftver kerül beszerzésre;



adjon lehetőséget a publikált anyagok állampolgári véleményezésére.

Egy olyan szoftver, ami ezeket a követelményeket kielégíti, egyrészt megoldja a rendeletalkotás során született dokumentumok tárolásának, nyilvántartásának kérdéskörét egy helyen, azaz kiváltaná a jelenlegi I: meghajtót és a Symbiont. Ezen túlmenően kiváltaná az FTP tárhelyet is, mivel a jogosultságkezelés által mindenki, minden hivatali dolgozó, minden képviselő, minden külsős bizottsági tag hozzáférhetne a saját maga számára szükséges anyagokhoz, akár a belső hálózaton belülről is, akár interneten keresztül. Harmadrészt pedig a jelenlegi lehetőségekhez képest további funkcionalitást biztosítana, hogy az előterjesztések életútja egyszerűen nyomonkövethetővé, ellenőrizhetővé válna, ami az előkészítési folyamat gyorsaságához is vezethet. Negyedrészt megfelelő konfigurálás esetén a honlapszerkesztők feladatát is könnyítheti egy ilyen rendszer, ugyanis a napirendi pontoknak, a napirendi pontokhoz tartozó anyagoknak a


13/21

rendszerben való publikálást össze lehet kötni a honlapon való publikálással, automatizálható ez a folyamat. Így mindamellett, hogy kevesebb munkájuk lenne a honlapot szerkesztőknek, a publikálás során a rossz anyagok feltöltésének esélye is kiküszöbölhető. Mivel a rendszerben és a honlapon garantáltan azonos dokumentumok jelennének meg.


6. 6.1.

Mellékletek Releváns folyamatok leírása

1. Bizottsági anyagok ellenőrzése

14/21


2. Képviselő-testületi anyagok ellenőrzése

15/21


3. Bizottsági anyagok kiküldése

16/21


4. Képviselő-testületi anyagok kiküldése

17/21


5. Előzetes egyeztetések a pénzügyi irodával

18/21


6.2.

19/21

Az I: meghajtó könyvtárstruktúrája

Első szint

Második szint

Harmadik szint

Negyedik Megjegyzés szint

Bizottsági anyagok

Határozatok

Bizottságok

Évek

A könyvtárakban ülésenként található egy word dokumentum a határozatokkal, illetve egy keres.doc, amiben minden egyes határozat benne van az adott évből.

Bizottsági anyagok

JKV

Bizottságok

Évek

A könyvtárakban ülésenként található egy word dokumentum a jegyzőkönyvvel.

Testületi anyagok

Testületi elő- Évek terjesztések

Ülések

A könyvtárakban találhatók az adott üléshez tartozó előterjesztések, word, illetve excel formátumban. A file nevében az előterjesztés sorszáma szerepel, illetve a címe. A könyvtárban megtalálható az ülésre szóló meghívó.

Testületi anyagok

JKV

Évek

-


Testületi anyagok

Határozat

Évente

-


Testületi anyagok

Munkaterv

Évente

-

A könyvtárakban megtalálhatók az éves munkatervek word, valamint excel formátumban.

Testületi anyagok

Rendeletek

Évente

-

A könyvtárakban évente megtalálhatók a rendeletek word, illetve a mellékletek excel formátumban.

Testületi anyagok

Rendeletek

Egységes szerkeze- tű rendeletek


Testületi anyagok

Rendeletek

Rendeletnyilvántartás

20/21

Ebben a könyvtárban szerepelnek a hatályos rendeletek évenkénti bontásban.

-

. A szignálás nem az I: meghajtón, hanem a Symbionon keresztül történik meg.

6.3.

Az FTP tárhely könyvtárstruktúrája

Első szint

Második szint

Harmadik szint

Negyedik Megjegyzés szint

Bizottságok

Részletesen nem került áttekintésre az alkönyvtár struktúrája, azonban az hasonló az I: meghajtó felépítéséhez, illetve az FTP Képviselő-testület alkönyvtárának felépítéséhez.

Képviselőtestület

Előterjesztések Nyílt napirendek

-

Mindig az utolsó üléshez tartozó anyagok vannak fent terjedelmi korlátok miatt, a korábbi üléseket illetően csak a meghívók vannak fent. Az anyagokat általában az ülések utáni hétfőn veszik le.

Képviselőtestület

Előterjesztések Zárt napirendek

-

Mindig az utolsó üléshez tartozó anyagok vannak fent terjedelmi korlátok miatt, a korábbi üléseket illetően csak a meghívók vannak fent. Az anyagokat általában az ülések utáni hétfőn veszik le.

-


Határozatok Évente

-

JKV

Nyílt dek

napiren- Évek

-


JKV

Zárt dek

napiren- Évek

-

A könyvtárakban ülésenként található egy word dokumentum a jegyző-


21/21

könyvvel. Munkaterv

Évente

-

-

A könyvtárakban megtalálhatók az éves munkatervek word, valamint excel formátumban.

Rendeletek

Évente

-

-

A könyvtárakban évente megtalálhatók a rendeletek word, illetve a mellékletek excel formátumban.

Rendeletek

Egységes szerkezetű rendeletek

-

-

Rendeletek

Rendeletnyilvántartás

-

-

Ebben a könyvtárban szerepelnek a hatályos rendeletek évenkénti bontásban.

Budapest Főváros XX. kerület Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatala

Recommend Documents