BTW Hoog 19% wordt 21% Instructies voor de nieuwe instellingen

BTW Hoog 19% wordt 21% - Pag 1 V3.6

BTW Hoog 19% wordt 21% Instructies voor de nieuwe instellingen Inleiding Per 1 oktober 2012 wijzigt het percentage voor het hoge BTW tarief van 19% naar 21%. De belastingdienst heeft aangekondigd dat er een overgangsregeling van kracht is en het is belangrijk dat u daar kennis van neemt via de site van de belastingdienst. Laat u eventueel ook goed informeren c.q. begeleiden door uw accountant of boekhouder. Naast een goed begrip van de nieuwe regels zal in elke Asperion administratie een aantal nieuwe instellingen nodig zijn om deze geschikt te maken voor de nieuwe BTW-regels. Veel instellingen zijn dermate administratie specifiek dat ze niet via een geautomatiseerd proces uitgevoerd kunnen worden. Doel van dit document is om u alvast voor te bereiden op het werk dat u te doen staat. Het tijdstip waarop de nodige nieuwe instellingen het beste uitgevoerd kunnen worden zal in dit document duidelijk worden.

Samenvatting nieuwe BTW regels In het kort komt het erop neer dat het moment waarop de prestatie wordt verricht beslissend is voor het tarief: 1. Prestaties verricht ná 30 september en die reeds vóór 1 oktober gefactureerd worden, mogen het nieuwe btw tarief van 21% hanteren. Dit om te voorkomen dat er aanvullende facturen gemaakt moeten worden. De ondernemer die dienst afneemt mag deze conform de regels voor het recht op aftrek terugvorderen via de aangifte. 2. Prestaties gefactureerd tegen het 21% tarief vóór 1 oktober moeten bij voorkeur worden opgenomen in rubriek 1c van het aangifte formulier of in rubriek 1a ( momenteel de rubriek voor het 19% tarief). Met ingang van 1 oktober 2012 moet het algemene btw tarief van 21% aangegeven worden in rubriek 1a, vanaf 1 oktober aangeduid met “hoog tarief” 3. Bij doorlopende prestaties die reeds voor 1 oktober zijn gestart, eindigen ná 30 september en reeds zijn gefactureerd tegen het 19% tarief moet de afrekenperiode worden gesplitst: voor het deel van de prestaties dat plaatsvindt ná 1 oktober geldt het nieuwe 21% tarief. Voor het reeds gefactureerde deel ná 1 oktober tegen het 19% tarief moet in beginsel een aanvullende factuur worden uitgereikt voor de extra verschuldigde btw. Dit mag ook nog meegenomen worden bij de eerstvolgende jaarfactuur in januari 2013 als “na gefactureerde btw 2012” Let op! Deze extra verschuldigde btw moet wel voldaan worden over het tijdvak oktober 2012 of het 4e kwartaal 2012, afhankelijk van het aangifte tijdvak Uiteraard heeft dit consequenties voor uw administratie(s) en het is verstandig om reeds kennis te nemen van de benodigde stappen die nodig zijn de administratie(s) hierop in te richten.


Dit document beschrijft : 1. 2. 3. 4.

De Mutaties die geraakt worden door de percentage wijziging De BTW structuur van Asperion Uitgangspunten voor het invoeren van het nieuwe BTW regime Stappenplan om met de nieuwe BTW regels te kunnen werken.

1. Mutaties die geraakt worden door de percentage wijziging In het algemeen geldt dit voor alle mutaties / boekingen die nu onder het 19% btw tarief vallen:        

Uitgaande verkoopfacturen vanuit facturatie Ingevoerde Verkoopfacturen Inkomende inkoopfacturen ( NL – ICT – IMPORT- BTW verlegd NL) Direct op de kosten geboekte mutaties Ingelezen orders vanuit de webshop Ingelezen in – en verkoopfacturen in csv formaat Ingelezen kasmutaties via memoriaal Artikelbestanden met een verkoopprijs inclusief BTW

2. De BTW structuur van Asperion De BTW structuur van Asperion is zo ingericht dat élke BTW code een eigen unieke grootboekrekening heeft, waarop de af te dragen of te verrekenen BTW bedragen geboekt worden, zodat er altijd een controle achteraf mogelijk is. Eén of meerdere BTW codes worden op hun beurt weer gekoppeld aan een regel / rubriek van het omzetbelastingformulier. Dit is uiteraard alleen van toepassing op de BTW codes die ook meegenomen moeten worden naar de aangifte. Op basis van de BTW codes worden de af te dragen en te verrekenen bedragen verzameld voor de aangifte. Aan de hand van het af te dragen btw bedrag berekent het programma vervolgens de grondslag voor het BTW bedrag ( omzet excl BTW) en toont dit bedrag op de aansluitpagina, als controle getal ter vergelijking met de bedragen op de aangifte. Dit getal zal in de meeste gevallen aansluiten bij de BTW aangifte en bij de omzet excl BTW op de balans / winst en verlies rekening. Soms wijkt dit iets af, wanneer de BTW bedragen afgeronde bedragen zijn. Het verschil op de aansluitpagina kan dan genegeerd worden. Uiteraard zal Asperion de aansluit pagina zo aanpassen dat beide percentages (19% en 21%) apart getoond worden en de bedragen correct worden meegenomen naar de aangifte.


3. Uitgangspunt voor het invoeren van het nieuwe BTW regime In het stappenplan zoals wordt beschreven in hoofdstuk 4 wordt uitgelegd hoe het nieuwe BTW regime het beste in een administratie ingevoerd kan worden. Dat stappenplan is gebaseerd op het volgende uitgangspunt :

BTW-codes Uitgangspunt voor het stappenplan is dat alle “oude” 19%- BTW-codes en bijbehorende BTWgrootboekrekeningen blijven bestaan en dat er nieuwe 21%-BTW-codes en bijbehorende BTWgrootboekrekeningen worden aangemaakt. Dit maakt de rapportage, met name over de transitieperiode, nauwkeurig en volledig controleerbaar achteraf.

Grootboekrekeningen omzet Grootboekrekeningen waarop de omzet wordt geboekt (standaard de 8-rubriek, grootboekrekeningen 8000 en verder) bevatten een koppeling met een BTW code. Het is NIET nodig om ook nieuwe aparte grootboekrekeningen voor de omzet 21% aan te maken. Het volstaat om de op dit moment gekoppelde BTW codes te wijzigen naar de nieuwe code voor 21%. Is het percentage in de omschrijving van deze omzet-grootboekrekening of verdichting vermeld dan volstaat het om deze omschrijving te wijzigen in ‘Hoog’. Hiermee voorkomt u heel veel werk, wanneer u denkt aan de instellingen in het programma waar middels een verkoopsoort een koppeling is gemaakt met de debiteuren, artikelen, vaste facturen, financiële mutaties , webshops en overige imports. Via de koppeling van de factuurregels met de Verkoop btw codes 19% of 21% blijft het altijd mogelijk om het omzet bedrag excl btw op te vragen voor de afzonderlijke percentages. De consequentie is wel dat bijv. Omzetstromen die tegen 19% en tegen 21% zijn gefactureerd, alleen in dit boekjaar, op dezelfde rekening komen. Voor de BTW berekening maakt dit echter niets uit. En als u toch nieuwe omzet grootboekrekeningen aan wilt maken voor het nieuwe btw tarief, inventariseer en controleer dan heel nauwkeurig of u alle koppelingen en instellingen heeft nagelopen en/ of gewijzigd.Dit laatste zal mogelijk (veel) meer handelingen vereisen om uitgevoerd te worden

Grootboekrekeningen inkopen Ook deze laten we intact, maar ook hier moet de ingestelde BTW-code gewijzigd worden.


4. Stappenplan om met de nieuwe BTW regels te kunnen werken In de bijlage treft u een inventarisatie / controle document aan om vooraf in kaart te brengen wat relevant is voor de administratie en aangepast moet worden.

Stap 1 Inventariseer de bestaande 19% - BTW code (s ) Gebruik daarbij het inventarisatie formulier als hulpmiddel a. Open via de Setup Wizard het BTW overzicht: Menu Algemeen> Setup Wizard > Basisinstellingen > BTW codes b. Stel vast welke BTW codes 19% er in gebruik zijn en opnieuw moeten worden aangemaakt tegen het 21% tarief. Open deze BTW-codes via het pennetje en noteer de de instellingen op het inventarisatie formulier.

TIP : Als er BTW codes in de tabel staan die niet gebruikt worden, zet ze dan meteen op “niet beschikbaar”. Dan worden ze niet meer getoond bij het boeken.


Stap 2 Aanmaken nieuwe grootboekrekeningen voor de BTW Het betreft hier de grootboekrekeningen waarop de BTW bedragen geboekt worden. Open via de Setup Wizard het grootboekrekening overzicht: Menu Algemeen> Setup Wizard > Rekeningschema > Grootboekrekeningen a. Controleer eerst of voor elke nieuwe BTW code reeds een grootboekrekening ter beschikking staat met rekeningtype ‘BTW code rekening’.

b. In de meeste gevallen zullen ze opnieuw moeten worden aangemaakt. Via de kopieerfunctie kunt u snel nieuwe grootboekrekeningen toevoegen.

Automatisch wordt het eerstvolgende vrije grootboekrekeningnummer voorgesteld. Dit kunt u indien gewenst overschrijven. c. De omschrijving wordt overgenomen. Verwijder de aanduiding ‘Kopie van’ en pas ‘19%’ aan naar ‘21%’. De overige instellingen laat u ongewijzigd. d. Klik op ‘Toevoegen’ e. Voeg alle benodigde grootboekrekeningen toe. Let op dat er een aantal Inkoop BTW codes zijn die 2 grootboekrekeningen nodig hebben: inkopen binnen Europa ( zg ICT leveringen), inkopen van buiten Europa en de inkopen binnenland waarbij de Omzetbelasting naar u is verlegd. f.

Noteer op het inventarisatie formulier achter de nieuw aan te maken BTW code de grootboekrekening die hier zojuist voor aangemaakt is.


Stap 3 Aanmaken nieuwe BTW code (s ) en koppeling met nieuwe BTW-grootboekrekeningen Nu de nieuwe BTW grootboekrekeningen beschikbaar zijn, kunnen de BTW codes worden aangemaakt. Alle nieuwe BTW codes moeten op dezelfde wijze worden aangemaakt als de 19% codes die ze gaan vervangen, waarbij alleen het percentage 19 vervangen moet worden door 21 én aan de juiste (nieuw aangemaakte) grootboekrekening(en) moet worden gekoppeld. Open nogmaals de BTW code tabel en klik in het blok BTW codes Verkoop of BTW codes Inkoop op de knop TOEVOEGEN om de nieuwe BTW code (s) aan te maken. Gebruik de het inventarisatieformulier om snel de juiste instellingen in de nieuwe codes over te nemen.


Stap 4 Toewijzen nieuwe BTW code (s ) bij de grootboekrekening(en) Aan verkoop/ omzetrekeningen en inkoop/ kostenrekeningen kan standaard een BTW-code toegewezen worden. Deze wordt dan bij het boeken standaard voorgesteld.

a. Als er grootboekrekeningen gebruikt worden die de “19%” in de omschrijving gebruiken, zoals “Omzet BTW 19%”, dan is het verstandig deze omschrijving generieker te maken door er van te maken “Omzet BTW Hoog”. Dit geldt ook voor de omschrijving van de Verdichtingen en de Verkoopsoorten.

b. Open in de Setup Wizard het BTW overzicht: Menu Algemeen> Setup Wizard > Basis gegevens > BTW codes c. Selecteer de nieuwe BTW code en klik op de vink aan de rechterkant op de regel. In het voorbeeld is gekozen voor BTW code “Omzet BTW 21%”

d. Het grootboekschema wordt getoond Zet nu een vink voor de grootboekrekening (en) waarop de nieuwe BTW code van toepassing is.


e. Kies onderaan de pagina voor Opslaan. De nieuwe BTW code zal nu worden opgehaald tijdens het maken van een boeking op deze zojuist geselecteerde grootboekrekening (en).

TIP : Een BTW code gekoppeld aan een debiteur wordt alleen als eerste voorgesteld, wanneer dit in de Setup Wizard is aangegeven bij de optie Facturatie. Wanneer hiervoor niet is gekozen wordt de BTW code opgehaald van de grootboekrekening.

TIP : Een BTW code gekoppeld aan een crediteur is preferent en gaat vóór de BTW code gekoppeld aan de grootboekrekening. Alleen indien er geen BTW code is ingesteld op de crediteurkaart, zal het programma de BTW code gekoppeld aan de grootboekrekening gebruiken.


Stap 5 - Koppelen nieuwe BTW code (s ) aan debiteuren en crediteuren bestanden Door een Debiteur of Crediteur van een standaard BTW-code te voorzien kan het boekingsproces aanzienlijk versneld worden. Dit wordt handmatig ingesteld op de debiteur- of crediteur kaart. Als alle debiteuren en crediteuren van een nieuwe code voorzien moeten worden, dan is er een snellere manier via een export van stamgegevens gevolgd door een import. Voor beide bestanden kan dezelfde werkwijze worden gevolgd. Om deze conversie te versnellen heeft Asperion speciale bestandsdefinitie templates aangemaakt. Er is een apart instructiedocument beschikbaar waarin de vereiste handeling in detail wordt uitgelegd. De werkwijze komt globaal op het volgende neer (voor debiteuren stamgegevens) : a. Exporteer het speciale bestand waarin per debiteur ook de bestaande BTW-code is weergegeven. b. Open het bestand met een programma als Excel en verander in één keer alle oude “19%” BTW codes in de nieuwe “21%” BTW codes. c. Importeer het aangepaste bestand. d. In principe is de conversie hiermee klaar. Maar een controle is raadzaam. Dus controleer op de debiteurenkaarten (TAB Fin./Fiscaal) steekproefsgewijs of de nieuwe codes zijn overgenomen. Volg dezelfde werkwijze hetzelfde voor de crediteuren.

Stap 6 - Verkoopprijzen artikelbestand herberekenen Wanneer op de artikelkaart gewerkt wordt met prijzen inclusief BTW, dan zullen deze prijzen mogelijk opnieuw moeten worden berekend. Het aanpassen van de prijzen gaat op analoge wijze als voor de debiteuren stamgegevens, met speciaal beschikbaar gestelde template bestandsdefinitie(s). Als prijzen op de artikelkaart exclusief BTW zijn, dan hoeft er in principe niets te gebeuren.

Stap 7 - Vaste Facturen controleren De factuur regels in de reeds bestaande vaste facturen moeten gecontroleerd worden op de BTW codes. Open elke vaste factuur en controleer de huidige BTW code in de factuurregels. Alle “19% BTW codes” moeten vervangen worden door de overeenkomstige “21% BTW codes”. Als er sprake is van heel veel vaste facturen in een administratie, gelieve dan tijdig contact op te nemen met de HelpDesk voor eventuele assistentie.


Stap 8 - Vaste Memoriaal Boekingen controleren Ook hier geldt hetzelfde : indien er in de vaste memoriaal boeking boekingsregels zijn aangemaakt met een gekoppelde BTW code, dan zullen ook deze gecontroleerd moeten worden en zal de BTW code mogelijk opnieuw moeten worden geselecteerd.

Stap 9 - Import van In- en Verkoopfacturen als financiële mutatie Belangrijk is dat de nieuwe 21% BTW codes voorzien zijn van de juiste conversiecodes zoals deze in het importbestand worden aangeboden c.q. gebruikt, controleer het bestand en de BTW-codes of deze op elkaar zijn afgestemd alvorens financiële mutaties te importeren.

Stap 10 - Import van Webshoporders De BTW codes komen op verschillende wijzen mee met een aXML of csv bestand. Dat is afhankelijk van de gebruikte webshop. Ga eerst na welke importwijze op uw administratie van toepassing is : a. Er wordt gebruik gemaakt van conversiecodes, handel dan op dezelfde wijze als bij financiële mutaties. b. Als BTW-codes niet met het bestand meekomen, dan worden ze afgeleid via de ingestelde verkoopsoorten. In dat geval hoeft er niets gedaan te worden als de, aan de verkoopsoorten gekoppelde grootboekrekeningen al gekoppeld zijn aan de nieuwe BTW-codes.

Stap 11 - Controleren, controleren, controleren Het kan niet vaak genoeg gezegd worden : Controleer altijd of gewijzigde instellingen ook daadwerkelijk het vereiste effect c.q. resultaat in de administratie tot gevolg hebben. Let in de eerste weken na de aanpassingen of facturen en boekingen op correcte wijze worden voorgsteld en verwerkt. Dit kan steekproefsgewijs : bij de eerste facturen, de eerste boekingen, de eerste vaste facturen etc. Klopt de rapportage? Ziet de factuur(layout) eruit zoals dit moet? Bij twijfel : contacteer de HelpDesk dan kunnen we meekijken en u begeleiden naar de juiste oplossing.

Asperion Customer Support ©2012 – Copyright Asperion Hosting BV


Disclaimer Asperion’s taak is om er voor te zorgen dat het programma werkt zoals het moet werken, mede op grond van de door de gebruiker gekozen instellingen. En als dat niet zo is, dan wordt dit met hoogste prioriteit gecorrigeerd. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om er voor te zorgen dat een administratie goed is ingesteld. Want verkeerde instellingen kunnen leiden tot verkeerde uitkomsten waar Asperion geen verantwoordelijkheid zal nemen. De HelpDesk staat dan uiteraard wel klaar om u te adviseren.

BTW Hoog 19% wordt 21% Instructies voor de nieuwe instellingen

Recommend Documents