Jaarverslag 2013
Koningsstraat 138/2 – 1000 Brussel
Inhoud 1. De Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B) ........................................................................................................................... 3
2.
1.1.
Zijn opdrachten ............................................................................................................................................................................................................... 3
1.2.
De dienst van de Voorzitter en het directiecomité ..................................................................................................................................................... 4
1.3.
Het organogram .............................................................................................................................................................................................................. 7
1.4.
De begroting .................................................................................................................................................................................................................... 8
1.5.
Het personeel van de FOD............................................................................................................................................................................................. 9
De waarden ............................................................................................................................................................................................................................ 10 2.1.
Integriteit........................................................................................................................................................................................................................ 10
a.
De centrale cel ............................................................................................................................................................................................................... 11
b.
De andere begrotingscellen ......................................................................................................................................................................................... 13
c.
De cel "geneesmiddelen" ............................................................................................................................................................................................. 16
2.2.
Vertrouwen..................................................................................................................................................................................................................... 19
2.3.
Transparantie................................................................................................................................................................................................................. 22
2.4.
Openheid ........................................................................................................................................................................................................................ 27
2.5.
Respect ........................................................................................................................................................................................................................... 33
2.6.
Verdraagzaamheid ........................................................................................................................................................................................................ 35
2.7.
Professionele verantwoordelijkheid ............................................................................................................................................................................ 40
1
Beste lezers, Om zijn opdrachten zo goed mogelijk te vervullen heeft de FOD Budget en Beheerscontrole ook dit jaar gewerkt met respect voor de waarden die hij in zijn managementplan vastgelegd heeft. Alle leidinggevenden en medewerkers van onze FOD moeten zich bij hun werkzaamheden laten leiden door deze morele beginselen met het oog op de verwezenlijking van de in het managementplan bepaalde doelstellingen. In het jaarverslag 2013 stellen we onze activiteiten voor in het licht van de volgende waarden die onze FOD hoog in het vaandel draagt: -
Integriteit Vertrouwen Transparantie Openheid Respect Verdraagzaamheid Professionele verantwoordelijkheid
Deze waarden worden in alle diensten zonder onderscheid beleefd, maar elke directeur-generaal of stafdirecteur zal ze verschillend belichten, in functie van zijn visie erop. De naleving van deze waarden in de samenwerking met onze partners en het publiek is belangrijk. Bovendien waarborgen deze waarden samenhang en eenheid in het werk en de relaties binnen de organisatie. Onze economie staat in het teken van een permanente controle op de overheidsuitgaven. Aldus vinden de waarden die onze FOD verdedigt dagelijks een weerklank in het werk van alle medewerkers.
Veel leesplezier! Alfons Boon Voorzitter van het directiecomité 2
1. De Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B) 1.1.
Zijn opdrachten
Als horizontale Federale Overheidsdienst moet de FOD B&B een bevoorrechte gesprekspartner en raadgever zijn bij de andere Federale Overheidsdiensten (FOD's), Programmatorische Overheidsdiensten (POD’S) en federale overheidsinstellingen, met inbegrip van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid (OISZ), om de regering en het parlement in te lichten over de toestand van de begroting. In dat opzicht stelt de FOD B&B inzake begroting en de bijhorende controle een kader voor en instrumenten waarmee de Minister en de regering maar ook de overheidsdiensten een doeltreffend begrotingsbeheer kunnen voeren. Voor de boekhouding stelt de FOD B&B een systeem ter beschikking waarmee de hele financiële cyclus kan worden beheerd en dat de nadruk legt op een juiste en volledige financiële rapportering van de federale overheid. De FOD B&B stelt zijn competenties ten dienste van de FOD's, POD's en OISZ en zal dat in de toekomst blijven doen om hen zo goed mogelijk te ondersteunen. Op het vlak van deontologie en management support wenst de FOD B&B zijn bevoorrechte relatie met de brede groep van ambtenaren en overheidsinstellingen in stand te houden. Daartoe biedt hij instrumenten en methodologische steun en legt hij concreet uit welk beleid er moet worden gevoerd inzake beheerscontrole en deontologie. Met deze aanpak wil de FOD de beheerscontrole verbeteren en het imago en de werking van het staatsapparaat versterken. Om in zijn opdracht te slagen ontwikkelt de FOD B&B in zijn bevoegdheidsdomeinen een expertisecentrum om de federale overheidsdiensten te ondersteunen. Deze kennis- en ervaringsdeling gebeurt via uitwisseling van knowhow binnen verschillende fora en netwerken of door informatie en voorbeeldpraktijken via het internet vlot toegankelijk te maken. De FOD B&B werkt in een “Shared Services “- omgeving voor zijn ondersteunende diensten. Zo gebruikt hij zijn middelen optimaal en deelt hij zijn competenties met de andere horizontale FOD's.
3
1.2.
De dienst van de Voorzitter en het Directiecomité
De dienst van de Voorzitter staat in voor de voorbereiding, het secretariaat en de opvolging van de vergaderingen van het Directiecomité. Met het oog op transparantie naar onze medewerkers toe verspreiden de directeurs generaal de belangrijkste beslissingen van het directiecomité binnen hun diensten, waarna deze op het intranet gepubliceerd worden. Om de interne communicatie te versterken, leidt de dienst van de Voorzitter ook het secretariaat van een tussenstructuur, het Managementteam. Dat is samengesteld uit alle leidinggevenden van de diensten van de FOD met de bedoeling de communicatie te bevorderen tussen de diensten onderling en tussen de directie en de verschillende diensten. De vergaderingen van het Managementteam willen ook het delen van kennis en informatie onder de medewerkers stimuleren en leiden tot een meer eenduidige, snellere en vlottere communicatie van de beslissingen van het directiecomité. De taak van de leidinggevenden bestaat erin toe te zien op de verspreiding van informatie bij hun medewerkers. Aldus versterkt onze FOD de transparantie voor zijn medewerkers op alle niveaus. De dienst van de Voorzitter bereidt het beleidsforum voor van de stafdirecteurs Begroting en Beheerscontrole. Hij maakt de notulen op van deze vergaderingen en staat in voor de opvolging ervan. Via dit forum versterkt de FOD de vertrouwensrelatie, door de stafdirecteurs te betrekken bij het vastleggen van de krachtlijnen van de FOD inzake begroting, boekhouding, interne controle en deontologie. Door te overleggen met de stafdirecteurs B&B van de andere departementen en hen te betrekken bij zijn beleidsbeslissingen, wil de FOD zijn respect te betonen voor hun bekommernissen van de stafdirecteurs B&B van de andere departementen. In het kader van de opvolging van het managementplan beheert de dienst van de Voorzitter de balanced scorecard, die maandelijks opgevolgd wordt en aanleiding kan geven tot aanpassingen wanneer de doelstellingen in het gedrang komen. In 2013 heeft de dienst van de Voorzitter, in samenwerking met de stafdienst ICT, het interne project voor documentbeheer (document management system of DMS) voortgezet. Het DMS vangt de binnenkomende briefwisseling in elektronische vorm op en behandelt die als workflow. Op termijn zal ook de uitgaande post via dit DMS kunnen worden verzonden in elektronische vorm.
4
Sinds april 2012 is een medewerkster van de dienst van de Voorzitter lid van de cel Optifed 1. Ze staat er in voor de coördinatie en de opvolging van een reeks projecten. Onze FOD beklemtoont aldus zijn wil om beroepsverantwoordelijkheid aan de dag te leggen als overheidsdienst.
De cel algemene ondersteuning, die deel uitmaakt van de dienst van de Voorzitter, voert een reeks opdrachten uit i.v.m. de werking van de FOD B&B. Het gaat om de logistiek, het beheer van de archieven, de bibliotheek, het onthaal en het beheer van de cafetaria. Daarnaast Staat ze in voor de praktische organisatie van evenementen. Deze cel coördineert ook de activiteiten inzake duurzame ontwikkeling en verzorgt het secretariaat van het Comité voor veiligheid en gezondheid op het werk. De FOD B&B bekommert zich over duurzaam aspect van zijn werking. Daarom moedigt hij zijn medewerkers aan te handelen met respect voor de Europese vereisten inzake leefmilieu. In dit perspectief wordt regelmatig interne informatie meegegeven over de aandacht die we moeten besteden aan duurzame ontwikkeling en aan de concrete acties die we moeten ondernemen inzake leefmilieubeheer (papier, elektriciteit) en het gebruik van dienstvoertuigen. Nieuwe projecten zoals eXL-Budget, e-Budget of het gebruik van SharePoint liggen in de lijn van dit duurzame beleid. Ze moedigen het gebruik aan van documenten in elektronische vorm, vergemakkelijken het gebruik ervan en brengen deze documenten samen. Naar jaarlijkse gewoonte heeft de FOD B&B samen met onze buren in het gebouw, het Centrum voor Gelijkheid van Kansen, deelgenomen aan de dag van de duurzame ontwikkeling door aan alle medewerkers een duurzaam ontbijt aan te bieden. Dankzij deze sensibilisering en eenieders gedrag heeft ons gebouw 2013 het EMAS-certificaat gekregen. Onze FOD is een open overheidsdienst, die oog heeft voor zijn verantwoordelijkheden. Daarom heeft hij ook deelgenomen aan de actie "bloed inzamelen op het werk", georganiseerd door de FOD P&O in samenwerking met het Rode Kruis. Bedoeling is de medewerkers te sensibiliseren voor het dalende aantal donoren en hen aan te moedigen bloed te geven.
1
Het Optifedproject spoort doelmatige praktijken op binnen de federale overheid om ze vervolgens toe te passen in zoveel mogelijk diensten. Het gaat om initiatieven op gebieden als ICT, logistiek, aankoop van materiaal, hergroepering van activiteiten, enz.
5
Bij de oprichting van de FOD B&B werd een Comité voor veiligheid en gezondheid op het werk opgericht, overeenkomstig de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Met het oog op transparantie werd een globaal preventieplan uitgewerkt voor de periode 2010-2014 op basis van de SOBANE-strategie 2. Gelijklopend werd een actieplan voor 2013 opgemaakt en uitgevoerd, ter uitvoering van artikel 11 van het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Daarnaast werd ook een jaarverslag opgemaakt. Het directiecomité en het basisoverlegcomité hebben beide documenten goedgekeurd.
De interne communicatie binnen onze FOD kadert eveneens in deze zin voor transparantie en openheid. Er werd een communicatienetwerk opgericht, dat een medewerker van elke dienst telt. Bedoeling is uitwisseling aan te moedigen en informatie te laten doorstromen. De maandelijkse uitwisselingen en discussies leiden tot regelmatige verbeteringen en aanpassingen van de interne communicatiemiddelen zoals de newscafés 3 of het intranet. Samen met het B-team – dat bestaat uit gemotiveerde en dynamische medewerkers van onze FOD - worden regelmatig teambuildingactiviteiten op touw gezet om informele contacten te stimuleren tijdens een culturele activiteit of een culinaire reis. Om zichtbaar te blijven voor burgers en partners, deelt onze FOD in het kader van zijn beroepsverantwoordelijkheid alle informatie over zijn opdrachten en activiteiten mee via zijn website www.begroting.be en zijn jaarverslag.
2
De SOBANE-strategie voor beroepsrisico's werd ontwikkeld om bij te dragen tot een dynamisch en doelmatig risicobeheer. Het bevat vier interventieniveaus: Screening (opsporing), OBservation (observatie), ANalyse en Expertise.
3
Maandelijkse infosessies om de medewerkers te informeren over verscheiden onderwerpen die rechtstreeks of onrechtstreeks de werking van de FOD betreffen.
6
1.3.
*
Het organogram
in dienst getreden op 15 november 2013
7
1.4.
De begroting
Het leeuwendeel van de begroting van de FOD B&B bestaat uit kredieten bestemd voor de interdepartementale provisie. Deze kredieten dekken de behoeften van de verschillende instellingen en projecten en worden verdeeld via een besluit tot overdracht. In totaal werd 55 679 euro overgedragen naar andere FOD's. De begroting 2013 van de FOD B&B bedraagt 32 190 duizend euro, als volgt verdeeld:
320
9.511
Personeel Egov Werking
17.846
1.872 2.641
Fedcom E Budget
8
1.5.
Het personeel van de FOD Voltijds Equivalent (VTE)
Andere: gedetacheerd, loopbaanonderbreking, …
9
2. De waarden 2.1.
Integriteit
Het begrip integriteit is ontleend aan het Latijnse woord 'integritas', dat verwijst naar de kwaliteit integer te zijn, onomkoopbaar, van onbesproken gedrag en daden. In onze dienst werken wij dagelijks hoofdzakelijk vanuit deze ingesteldheid. Het is inderdaad zeer belangrijk toe te zien op de toepassing van de besluiten van de regering. Wanneer de politieke macht beslist het geld van de belastingbetaler te investeren in projecten die de burgers en de Belgische staat ten goede komen, maar ook bij het gewone dagelijkse beheer van de Belgische begroting, handelt onze dienst met respect voor deze waarde. Wij willen ook onbesproken zijn in de wijze waarop wij de verschillende federale overheidsdiensten en onze andere partners behandelen. Ons moto is: "Ieder op gelijke voet". Wij behoeden ons voor elk gedrag dat een federale dienst of een instelling bevoordeelt, ongeacht of deze groot of klein is. Niet de omvang van de begroting telt maar het belang van de algemene rijksbegroting in haar geheel. Als informatiebron voor begrotingsgegevens en tussenpersoon tussen de Minister van begroting en de overheidsdiensten, verdedigen we ook ieders recht op duidelijke, juiste en transparante informatie, in de mate waarin dit bijdraagt tot de instemming van alle overheidsdiensten met de beleidsbeslissingen. Wie integer is, is rechtvaardig, eerlijk en loyaal. Deze eigenschappen helpen ons bij het volbrengen van onze zware controletaak. Luc Mabille, directeur-generaal van de dienst Begeleiding Begroting
10
Overeenkomstig de wettelijke en reglementaire grondslagen 4 is het de afdeling Begroting en Controle van de dienst Begeleiding Begroting die instaat voor de ondersteuning en het advies bij de opmaak en de aanpassing van de federale begroting. Om de voorbereiding zes cellen: -
en
de
opmaak
van
de
federale
begroting
te
kunnen
opvolgen,
bestaat
deze
afdeling
uit
een centrale cel; vier cellen die instaan voor de opvolging van de begrotingen van de FOD’s, instellingen van openbaar nut en openbare instellingen van sociale zekerheid; 5 een cel die de dossiers behandelt voor de terugbetaling van geneesmiddelen.
a. De centrale cel Binnen de afdeling Begroting en Controle werkt de centrale cel transversaal om de draaiboeken te bepalen waarmee het begrotingspad dat regering heeft uitgestippeld, kan worden nageleefd. Deze cel heeft een globale kijk op de ontvangsten en uitgaven van de federale Staat. coördineert immers de werkzaamheden binnen de afdeling Begroting en Controle van de dienst Begeleiding Begroting en werkt samen met Macrobudgettaire dienst om de gegevens te consolideren. Haar voornaamste taken bestaan erin de Minister van Begroting te ondersteunen de opmaak en de uitvoering van de begroting.
de Zij de bij
Net als andere jaren blonk de centrale cel uit in uiteenlopende aangelegenheden zoals: - de opstelling van omzendbrieven die de richtlijnen bevatten voor de voorafbeelding van de oorspronkelijke begroting en voor de begrotingscontrole, de omzendbrieven betreffende de begrotingsbehoedzaamheid, de afsluiting van het begrotingsjaar en andere begrotingsomzendbrieven ad hoc met betrekking tot de begrotingstechniek; - de opmaak van verslagen en samenvattende tabellen na de technische bilaterale vergaderingen; - de opvolging van de organieke fondsen; - de opvolging van de personeelskredieten en de personeelsplannen; - de opvolging van de uitvoering van de begroting en van de blokkeringen; 4
De wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de comptabiliteit van de federale staat. De wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut Het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels 5 cel gezagsdepartementen A, sociale cel, economische cel, cel gezagsdepartementen B
11
-
het beheer van het investeringsprogramma; de coördinatie van de begrotingswerkzaamheden; de deelname aan het project eXL-Budget; het verzamelen en analyseren van de inkomsten om de Middelenbegroting uit te werken; het beheer van de juridische en regelgevende aspecten van de begrotingsaangelegenheden in verband met de FOD B&B, waaronder: de voorbereiding van de Koninklijke besluiten tot verdeling van de interdepartementale provisie; het opstellen van de ontwerpen van begrotingswetten.
De eerste stap in het proces van de opmaak van de begroting is de opstelling van de begrotingsomzendbrief op basis van de vooruitzichten van het Federaal Planbureau. Deze brief deelt aan de verschillende instellingen de technische parameters mee voor de opmaak van hun begroting en legt de beginselen uit voor de opmaak van deze begroting. Hij beoogt de invoering van een homogeen en samenhangend begrotingsbeleid en biedt technische en juridische ondersteuning aan de medewerkers die de begrotingen coördineren. In 2013 was het economisch klimaat onstabiel. De sleutelfactoren van de economie werden veelvuldig naar beneden toe herzien. Daarom heeft de regering meermaals deze richtlijnen moeten bijsturen om zich in te passen in het begrotingspad dat is vastgelegd in het stabiliteitsprogramma voor België. De nieuwe kostenbesparende beslissingen werden dus systematisch herzien in overeenstemming met de beleidsbeslissingen. Dit heeft het werk van de afdeling Begroting en Controle beïnvloed, die instaat voor de aanpassing van de groeiparameters van de uitgaven, zowel in de richtlijnen aan de departementen als op het niveau van de controle op de toepassing van deze richtlijnen. Naast haar kennis van het begrotingsrecht moet de centrale cel ook lineaire maatregelen voor verschillende kredietsoorten invoeren: personeel, instellingen van openbaar nut, werkingskredieten, beleidscellen, facultatieve toelagen, enz. Dit vereist een rapporteringssysteem waarmee in vol vertrouwen op zeer korte tijd, met behulp van een onpartijdige standaardmethodologie en met nauwkeurige cijfers beslissingen kunnen worden uitgevoerd. In 2013 heeft de programmatuur eXL-BUDGET, die in een recordtempo en zonder bijkomende middelen interne is ontwikkeld, het werk van de medewerkers die instaan voor de begrotingen van de departementen vergemakkelijkt. Deze programmatuur zorgt voor een snellere, betere en veiligere rapportering, waarbij de departementen vooraf gedefinieerde begrotingstabellen krijgen die daarna sneller verwerkt worden met weinig gevaar op fouten. Vervolgens krijgen alle spelers van de begrotingscyclus volledige rapporten die ze dan grondig kunnen analyseren. Naast bovenvermelde activiteiten in verband met de opmaak en de opvolging van de begroting stelt de centrale cel, met het oog op openheid en transparantie, haar deskundigheid ter beschikking van transversale taken van de FOD, waaronder²:
12
-
de coördinatie van de schriftelijke parlementaire vragen; de opvolging van de dossiers inzake juridische en administratieve geschillen (Grondwettelijk Hof, Raad van State, gewone rechtscolleges); vertegenwoordiging van de FOD bij verschillende instanties (werkgroep eurocoördinatoren, Doorzichtigheidscomité, enz.).
b. De andere begrotingscellen Het gespannen economische klimaat in 2013 heeft een grote gestrengheid vereist in het werk om tot de nodige besparingen te komen. Om te beantwoorden aan deze beroepsverantwoordelijkheid is het werk van de cellen 6 aanzienlijk toegenomen in de loop van het jaar. Elk departement wordt vertegenwoordigd door een begrotingstitularis binnen de FOD B&B. Hij of zij is de bevoorrechte gesprekspartner voor bilateraal werk waarbij de evolutie van de uitgaven wordt opgevolgd gedurende de hele begrotingscyclus: -
6
analyse van de dossiers die voorgelegd worden aan de Minister van Begroting in het kader van de administratieve en begrotingscontrole; analyse van de begrotingsvoorstellen van de departementen; voorbereiding, opvolging en opstelling van de notulen van de technische bilaterale vergaderingen tussen de instellingen en de Minister van Begroting; opvolging van de beleidsbeslissingen en omzetting van de beslissingen van het conclaaf in definitieve begrotingsvoorstellen voor de departementen; opvolging van de parlementaire fase, waaronder een analyse van de opmerkingen van het Rekenhof en de ondersteuning van de Minister van Begroting in het parlementair debat; opvolging van specifieke acties, waaronder de blokkeringen in het FEDCOM-systeem naar aanleiding van de beslissingen die in 2013 genomen werden inzake begrotingsbehoedzaamheid.
De begrotingscellen van de FOD B&B hernemen de FOD's en POD's per thema
13
De dienst heeft in 2013 2 280 dossiers behandeld in het kader van de administratieve en begrotingscontrole, wat een stijging met 30,5 % inhoudt in vergelijking met 2012, als gevolge van de strengere controle die door de regering gewenst wordt. In 2013 werden 1043 dossiers voorgelegd aan de Ministerraad, wat minder is dan in 2012 (versterkt mechanisme van begrotingsbehoedzaamheid voor uitgaven die moeten worden voorgelegd aan de Ministerraad) en vooral minder dan in 2011 (regering in lopende zaken met versterkte begrotingsbehoedzaamheid voor uitgaven die moeten worden voorgelegd aan de Ministerraad). Dankzij de ontwikkeling van het programma eXL-Budget konden we in 2013 twee complexe oefeningen maken met een transparante aanrekening op de begroting per cijferkolom, onder meer voor het monitoringcomité: -
de begrotingscontrole 2013 (lineaire besparingen op personeel, werking, de instellingen van openbaar nut, de sociale diensten, besparingen bij Landsverdediging, ontwikkelingssamenwerking, NMBS, op de provisie, annulering van de index, enz.); de oorspronkelijke begroting 2014 (lineaire besparingen op personeel, werking, de instellingen van openbaar nut, facultatieve toelagen, besparingen bij Landsverdediging, ontwikkelingssamenwerking, de NMBS, op de provisie, annulering van de index, enz.).
Om haar Europese afspraken te respecteren heeft de regering in 2013 ook talrijke maatregelen genomen inzake begrotingsbehoedzaamheid. De dienst Begeleiding Begroting kreeg tot taak de beslissingen uit te voeren:
14
-
opstelling en uitvoering van vier omzendbrieven inzake begrotingsbehoedzaamheid: een omzendbrief om 400 miljoen euro te blokkeren, voornamelijk op personeel, werking en investeringen; een omzendbrief om enkel herverdelingen van basisallocaties toe te laten die slaan op verplichte en onvermijdelijke uitgaven; een omzendbrief om de uitgaven te beperken tot deze die verplicht en onvermijdelijk worden geacht; een omzendbrief voor de afsluiting van de vastleggingen.
-
de opvolging van de uitvoering van de begroting via vijf opvolgingsrapporten, op basis van gegevens die de departementen hebben opgestuurd. Op het einde van het jaar heeft de controle van de vastleggingen een dagelijkse opvolging uitgevoerd;
-
verschillende kredietblokkeringsoefeningen werden uitgevoerd: april 2013: blokkering van 400 miljoen euro, voornamelijk op personeel, werking, investeringen, de Regie der gebouwen en de provisie; juli 2013: besparingen via blokkeringen voor een totaalbedrag van 269 miljoen euro (tweede begrotingscontrole); augustus 2013: blokkering van 200 miljoen euro op de basisallocaties voor overdracht; september 2013: besparingen via blokkeringen voor een totaalbedrag van 45 miljoen euro (tweede begrotingscontrole);
-
de eerste toepassing van de begrotingsbehoedzaamheid voor de ION en de daarmee gelijkgestelde instellingen.
In de loop van 2013 heeft de centrale cel in samenwerking met de Macrobudgettaire dienst, de werkzaamheden in het raam van de omzetting van de Europese richtlijn 2011/85/EU van de Raad van 8 november 2011 tot vaststelling van voorschriften voor de begrotingskaders van de lidstaten juridisch ondersteund. De centrale cel heeft ook de werkzaamheden voortgezet ter voorbereiding en opstelling van een ontwerpomzendbrief met betrekking tot de vastlegging van meerjarenovereenkomsten en -overheidsopdrachten. De dienst heeft ook deelgenomen aan de werkzaamheden van de Task force die is opgericht in het kader van de zesde staatshervorming. Meer bepaald voor de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) werden begin 2013 de vierde bestuursovereenkomsten afgewerkt. De OISZ hebben dus gedetailleerde begrotingsvoorstellen voorgelegd aan de Minister van Begroting. Naast de gewone activiteit voor de opvolging van de uitvoering van de overeenkomsten (toepassing van artikel 14, bijhouden van de statistische tabellen, enz.), werd de door de regering besliste onderbenutting van 127,2 miljoen euro gevalideerd. De maandelijkse bijeenkomsten in dit kader zijn verlopen in een sfeer van vertrouwen en samenwerking, waarbij de nodige middelen werden vrijgemaakt, binnen de grenzen van de toegewezen begrotingen, om 15
moderniseringsprojecten te verwezenlijken die belangrijk zijn voor de burger (pensioenmotor, enz.). De cel OISZ heeft haar doelstellingen bereikt, ondanks het feit dat haar leden veelvuldig voor andere taken moesten instaan (versterkte controle van de vastleggingen, algemene begrotingsopvolging, enz.).
c. De cel "geneesmiddelen" De opdracht van de cel geneesmiddelen bestaat erin de Minister van Begroting advies te geven bij dossiers van farmaceutische bedrijven voor de terugbetaling van geneesmiddelen ten laste van de begroting geneeskundige verzorging. Het reglementair kader is vervat in het koninklijk besluit van 21 december 2001 tot vaststelling van de procedures, termijnen en voorwaarden inzake de tegemoetkoming van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen in de kosten van farmaceutische specialiteiten. Met het oog op transparantie zetelen de leden van deze cel in de commissie voor terugbetaling van geneesmiddelen bij het RIZIV, als waarnemer of als expert van de Minister van Begroting. De voorstellen worden vervolgens administratief gecontroleerd. Daarna worden ze voor akkoord voorgelegd aan de Minister van Begroting, die zich binnen de 10 dagen moet uitspreken. De aanwezigheid op de vergaderingen van de Commissie maakt het mogelijk vooruit te lopen op eventuele problemen en contacten te leggen met de andere actoren om deze technische en complexe materie beter te begrijpen. In 2013 werden 557 dossiers voor begrotingsakkoord voorgelegd. Voor 180 dossiers werd een antwoordbrief voor de Minister van Begroting opgesteld en een uitdrukkelijk begrotingsakkoord verleend. Voor de overige dossiers werd na nazicht een stilzwijgend akkoord verleend (na het verstrijken van de termijn van 10 dagen). Bij deze laatste gaat het bijvoorbeeld om de opname van generische geneesmiddelen waarvan de vergoedingsbasis reglementair is vastgelegd of om formele wijzigingen zonder weerslag op de begroting. Na een afname van het aantal dossiers in 2012, steeg hun aantal 2013 met 18 % (hetzij 85 dossiers). Het aantal dossiers waarvoor een uitdrukkelijk begrotingsakkoord werd verleend is gestegen van 162 naar 180 dossiers (+11 %).
16
Het gaat bijvoorbeeld om de goedkeuring van de overeenkomsten 7 tussen het RIZIV en de farmaceutische industrie. Dit aantal complexe dossiers steeg van 8 naar 18 dossiers in 2012, naar 21 dossiers in 2013 en neemt nog verder toe. Naast het schrijven van een adviesnota en ontwerpbrief aan de Minister van Begroting neemt een vertegenwoordiger van de FOD B&B deel aan de voorafgaande onderhandelingen (meestal ongeveer 3). In 2013 werd voor vijf aanvragen geen akkoord bereikt in de werkgroep. Voor 2 dossiers werd na verdere onderhandelingen tussen de beleidscellen van beide ministers (Begroting en Sociale Zaken) en de betrokken firma toch een ultiem akkoord gevonden. De evolutie van de uitgaven inzake farmaceutische verstrekkingen ingeschreven in de gedeeltelijke begrotingsdoelstelling 3,a) 8 van de begroting geneeskundige verzorging is in de loop van de laatste tien jaar gestegen. Tussen 2000 en 2011 zijn de uitgaven met 80 % toegenomen. Ze vertegenwoordigen ongeveer 16 % van de globale uitgaven van de verzekering voor geneeskundige verzorging. In 2013 heeft de regering besparingsmaatregelen genomen voor een totaalbedrag van 159,4 miljoen euro (-259,4 miljoen euro op jaarbasis). De herziene raming voor 2013 komt uit op een daling met 1,48 % in vergelijking met 2012. Er zijn bijkomende besparingsmaatregelen genomen voor 101,5 miljoen euro. Toch wordt verwacht dat de uitgaven in 2014 nog zullen stijgen, ook al worden deze getemperd door bijkomende inkomsten (heffing op de marketingactiviteiten van de farmaceutische firma’s en terugstorting van de firma’s in het kader van de overeenkomsten). De vooropgestelde begrotingsdoelstellingen werden evenwel niet gehaald. Ook in 2012 en 2013 wordt de overschrijding deels gecompenseerd door een terugvordering bij deze bedrijfstak.
De beroepsverantwoordelijkheid van de FOD B&B bestaat erin zich verder in te zetten om de uitgaven op te volgen en na te gaan of de besparingsmaatregelen worden behaald. Anderzijds moet de FOD op kritische wijze de aanvragen tot inschrijving op de lijst van vergoedbare geneesmiddelen en de wijzigingen van deze lijst behandelen, die voor akkoord aan de Minister van Begroting moeten worden voorgelegd, met het oog op een rationeel beheer van de toegekende middelen.
7 Deze “Risk sharing”-overeenkomsten gaan over de tijdelijke terugbetaling van nieuwe, vernieuwende en dure geneesmiddelen waarvan de resultaten nog onduidelijk en onzeker zijn. Ze hebben tot doel de weerslag op de begroting van de terugbetaling onder controle te houden. 8 De begroting geneeskundige verzorging wordt begrensd op het niveau van de totale uitgaven en vormt de globale begrotingsdoelstelling. De globale begrotingsdoelstelling wordt verdeeld over de verschillende sectoren van de gezondheidszorg (bv. artsen, kinesitherapeuten, farmaceutische verstrekkingen) die elk een gedeeltelijke begrotingsdoelstelling krijgen toegewezen.
17
De afdeling Controle van de vastleggingen van de dienst Begeleiding Begroting gaat na of de uitgaven van de FOD's overeenkomstig de regel- en wetgeving gebeuren en correct worden aangerekend in de algemene en begrotingsboekhouding. Integriteit is een waarde die de afdeling Controle van de vastleggingen hoog in het vaandel draagt. Voor de controleur van de vastleggingen is het zelfs een kernwaarde. Want al krijgt de controleur vaak te maken met bijzondere toestanden (elke FOD of POD heeft zijn specifieke kenmerken), hij moet te allen tijde een juiste aanrekening op de begroting en in de boekhouding waarborgen, met respect voor alle administratieve regels. Integriteit bij de controle van de vastleggingen bestaat erin dezelfde regels en dezelfde controleprocessen toe te passen, ongeacht het departement en zijn eventuele bijzonderheden (werking, operationele aspecten, decentralisatie, opdrachten, enz.). Binnen deze afdeling is het essentieel belangenconflicten tussen de controleur en de medewerkers van het gecontroleerde departement te vermijden. De controleur mag geen enkele gunst verlenen, zelfs niet impliciet. Enkel op die manier kan hij een homogene controle waarborgen op de departementen. 2013 was een complex jaar: voorlopige kredieten, monitoring van de uitgaven, blokkering van een deel van de toegekende kredieten, vastleggingsstop vanaf 22 november 2013 (met uitzondering van dringende en dwingende uitgaven), weigering van provisionele vastleggingen op het einde van het jaar …. De controleurs hebben steeds alles in het werk gesteld om deze beslissingen eenvormig en homogeen toe te passen voor alle FOD's en POD's, ook al was dat niet altijd even gemakkelijk en werd dit soms niet goed aanvaard/begrepen door onze collega’s van deze FOD’s/POD’s.
18
2.2.
Vertrouwen
Vertrouw en is de sleutel tot succesvolle IT-projecten. Dat vertrouwen moet dan wel ergens op zijn gebaseerd; verantwoord vertrouwen. En hier komt ICT in beeld. Als we kunnen laten zien dat we onze eigen controlesystemen, zoals gebruikersdatabases en bijvoorbeeld de hieraan gekoppelde rollen, goed op orde hebben, als we die systemen zo inrichten dat er niet mee gesjoemeld kan worden, dan is er een goede basis voor vertrouwen. Informatietechnologie is alom aanwezig in ons leven. Daarin ontwikkelen we acties en innovatieve oplossingen om de privacy én veiligheid te waarborgen. ICT vormt zo het fundament van vertrouwen in de digitale samenleving. Hoewel slechts een deel van de oplossingen op ICT gebaseerd worden, zullen ook andere componenten zoals regelgeving, normen, economische en juridische aspecten aangepakt moeten worden. Het is onze ambitie om op samenhangende wijze vanuit een technologisch en sociaal perspectief veiligheid, vertrouwen en privacy te waarborgen voor alle gebruikers. De beveiliging van informatiesystemen bestaat uit een geheel van maatregelen en controles die worden uitgevoerd om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie opgeslagen door de informatiesystemen te waarborgen. Deze maatregelen en controles overspannen het technische, organisatorische, juridische en maatschappelijke domein. Een veiligheidsinfrastructuur, zoals die bij ons ingebouwd is op verschillende lagen, wordt ingezet om de bescherming van informatiesystemen te waarborgen door risico's te beperken. Er is niet één beveiligingsmechanisme dat aan alle veiligheidseisen kan beantwoorden. Het is een geheel van maatregelen in samenspraak met de gebruikte technologie. Marc Vervaene, stafdirecteur ICT
Eens te meer heeft de stafdienst ICT, weliswaar vooral achter de schermen, heel veel werk verricht om onze medewerkers en collega's in staat te stellen vlotter en veiliger te werken. Het gaat er ons om beroepsernst aan de dag te leggen uit respect, door onze gebruikers optimaal bij te staan en de verschillende applicaties binnen de FOD en de beleidscel te ondersteunen. Wij hebben behoorlijk wat tijd geïnvesteerd aan de
19
ontwikkeling van VOIP-telefonie in de beleidscel. Anderzijds ging veel van onze tijd naar de afwerking van de volledige uitrol van Windows 7 en de Office 2010-toepassingen binnen onze FOD. Net als de vorige jaren heeft de stafdienst ICT zijn rol gespeeld van openheid door externe klanten van de FEDCOM- applicatie bij te staan om technische problemen op te lossen. In de loop van de laatste maanden hebben we voorbereidingen getroffen om de activa en de gebruikers vlot te laten migreren naar een nieuw ticketinstrument. De tijdelijke toepassing eXL-Budget onderging nog een aantal aanpassingen en verbeteringen om de werkzaamheden bij de opmaak van de algemene uitgavenbegroting en de middelenbegroting nog beter te ondersteunen. SharePoint werd op twee niveaus verder ontwikkeld. Voor de Kanselarij, in het kader van de ICT Shared Services, werden aanvraagformulieren voor afwezigheden en verlof, met een goedkeuringsworkflow ontwikkeld. Voor het portaal van de ICT Shared Services werden verschillende rapporten over de creatie van incidenten op de ticketingtool gemaakt evenals formulieren waarmee de verschillende lokale aanspreekpunten via het web tickets kunnen aanmaken en opvolgen. Om de Financiële reportingstool SSIOCOM 9 te voeden werden imports en exports ontwikkeld met onze Fedcom-applicatie. Het Oracle internetportaal, dat reeds meer dan 10 jaar dienst deed, was aan vernieuwing toe en werd gemigreerd naar het bestaande “standaard” Sharepoint platform. Een platform waarop verschillende nieuwe sites (fcg-oab, forumcom, ican 10) een nieuwe en eigen plaats vonden, net zoals de eerste versie van het nieuwe DocumentManagementSysteem waarin onder andere alle sporen van de briefwisseling aan de FOD gericht, teruggevonden kunnen worden, vermits de testen van eind 2012 positief onthaald werden. Dit alles met de nodige linken naar de verschillende gebruikers en hun respectievelijke rollen. Zodat iedere gebruikers groep in vol vertrouwen kan samenwerken met de collega’s. En net zoals de voorgaande jaren wist ons competence-center voor Sharepoint bijstand te verlenen aan de andere leden van de ICT Shared Services.
9
Om de ICT-budgetten op te volgen heeft Fedict Shared Services het SSIOCOM-model ontwikkeld, waarmee de vastleggingen en vereffeningen in verband met de ICTdiensten opgevolgd kunnen worden. Tot in 2010 ging het nog om een manueel proces gebaseerd op rekenbladen. De SSIOCOM-versie die in 2011 ontwikkeld werd kan de gegevens rechtstreeks uit FEDCOM halen. Daarna worden deze gegevens verrijkt met bijkomende informatie. Het eindresultaat is een samenvattende tabel waarin elke klant zijn bijdrage tot de begroting en zijn verbruikskosten terugvindt. Zo belicht SSIOCOM ook de besparingen die door het Shared Service-model gegenereerd worden. 10 Het gaat om verschillende extranetsites van de FOD B&B (fcg-oab : voorstelling van de vergaderingen en documenten voor de werkgroep Opleiding Algemene Boekhouding, forumcom: controle van de vastleggingen, ican: netwerk interne controle)
20
Naast de dagelijkse ondersteuning zoals autorisatiebeheer, transportbeheer, de dagelijkse backups en de tweewekelijkse refreshes van RS1, werden er voor de Fedcom-applicatie, verschillende projecten gerealiseerd langs de ‘technische’ kant van de applicatie. Er werd voornamelijk voor de FOD Financiën, CLM (Contract Lifecycle Management) geïnstalleerd, getest en in productie gezet. De SAP Solution Manager kreeg een upgrade naar de huidige versie 7.1. Ten behoeve van de rapportering werd Business Objects geïnstalleerd als BI/BO omgeving. Wegens wijzigende marktevoluties werden eveneens nieuwe interfaces gebouwd of bestaande interfaces gewijzigd. Ook hier kreeg het DMS project de nodige aandacht zodat via e-scanning en e-prior de factuurgegevens tot in de bestaande applicatie kunnen stromen, zonder het leefmilieu extra te belasten met de papieren facturen. Tot slot, maar absoluut niet minder belangrijk naar de toekomst toe werd de bestaande hardware van het Fedcom-project volledig gemigreerd naar nieuwe aangepaste machines.
21
2.3.
Transparantie
In figuurlijke zin verwijst het woord transparantie naar een sociale praktijk geleid door openheid en toegang tot informatie op gebieden die de publieke opinie aanbelangen. Het houdt ook de zorg in verslag uit te brengen over een activiteit, zijn fouten te erkennen. Het eerste doel van transparantie is een vertrouwensrelatie op te bouwen. Het is dus het tegenovergestelde van ondoorzichtigheid. Beleidsmatig en in economisch opzicht slaat transparantie op het kennen van de beslissingen en hun motiveringen, op de manier waarop deze beslissingen worden genomen, op de werkelijke kostprijs van projecten, op veiligheidskwesties bij een activiteit of een project, op toegang tot informatie, enz. Transparantie is een van de voornaamste eisen die burgers stellen aan beleidslieden en economische spelers. Voor deze laatsten bestaat de uitdaging erin een evenwicht te vinden tussen wat wel of niet mag worden onthuld. Bij onze activiteiten binnen de Federal Accountant krijgt transparantie een bevoorrechte plaats. Deze is namelijk belangrijk in termen van begrip, leesbaarheid, samenwerking en vector voor het naleven van de normen en regels die een betrouwbare en waardige financiële en budgettaire boekhouding beheersen. Transparantie en openheid veronderstellen dat iedereen bereid is tot dialoog en zonder voorbehoud kan praten over thema's waarmee we te maken krijgen in ons werk en in onze besluitvorming. Dit betekent dat we alle beroepsinformatie delen. Marc De Spiegeleire, directeur-generaal van de dienst Federale Accountant
Transparantie is een centrale waarde in onze activiteit maar zeker niet de enige die speelt. Het ultieme doel van het FEDCOM-systeem, dat de federale boekhouding onderspant, is een vlotte toegang mogelijk te maken naar alle soorten rapporten, via betrouwbare, integere en dus vertrouwenswaardige gegevens. Deze verplichting tot integriteit maakt deel uit van onze beroepsverantwoordelijkheid: het standaardgebruik van het FEDCOM-systeem vormt de ruggengraat waarmee we de financiële en boekhoudactiviteiten van de overheidsdiensten correct kunnen uitvoeren en observeren. 22
Elk team van de Federal Accountant draagt dus in functie van zijn opdracht bij tot de goede uitvoering van de waarden van onze FOD, zowel bij het uitvoeren van de dagelijkse taken als bij de implementatie van nieuwe projecten. 1.
Het team "Autorisatie, normering en wetgeving" staat in voor de voortzetting van de vorming van het wettelijke kader en voor de voortdurende bijwerking van de wetgeving. Het werkt de boekhoudkundige regelgeving uit en de machtigingen voor toegang tot het FEDCOM-systeem.
2.
Het team "Functioneel beheer" heeft als opdracht het systeem te onderhouden en te ondersteunen. Een helpdesk ontvangt van de gebruikers functionele problemen en lost ze op. Het team staat ook in voor de invoering en het beheer van de stamgegevens (klanten, leveranciers). Het analyseert en ondersteunt nieuwe projecten. Het biedt technische ondersteuning bij de invoering van begrotingsverrichtingen zoals het opladen van de begroting, het beheer van de organieke en virtuele fondsen, kredietblokkeringen, herverdelingen, enz.
3.
Het team "Softwareontwikkeling" past de programmering aan van FEDCOM en e-Budget tegemoet te komen aan de vragen van onze klanten (FOD's/POD’S) en ontwikkelt in BI/BW/BO om rapporten over de boekhouding en over de begroting te genereren.
4.
Het team "Management support, Project Management Office en veranderingsbeheer" heeft tot taak de leiding van de dienst Federale Accountant bij te staan. Het coördineert ook de portfolio van een twintigtal projecten van de dienst. Het staat in voor het veranderingsbeheer in verband met de FEDCOM-toepassing.
5.
Het team "Kwaliteitscontrole" voert testen uit op alle configuraties en ontwikkelingen vooraleer deze in productie worden gebracht in het systeem. Het ziet er op toe dat de procedures en opleidingen tot stand komen; het coördineert het opladen van het verloop van de vaste activa van de FOD's/POD’s in FEDCOM.
6.
Het team "Rapportering" staat in voor de opvolging van de boekhoudverrichtingen van de FOD's/POD’S, de maandelijkse en jaarlijkse afsluiting van de boekhouding en de opmaak van de wettelijke boekhoudkundige rapporten. Aan de hand van deze rapporten kan men de uitvoering van de begroting opvolgen en controleren, in de loop van het jaar de nodige wijzigingen doorvoeren, volgens de besluiten van de regering. Dit team werkt nauw samen met de centrale cel van de dienst Begeleiding Begroting, die de gegevens levert en verzoeken tot wijziging uitvoert, zoals eventuele blokkeringen.
23
De transparantie van de gebruikte processen, regels en systemen vormt de basis voor een goed begrip en samenwerking voor degenen die ze moeten gebruiken en uitvoeren. De betrouwbaarheid en integriteit van de gegevens moet eveneens aan de basis liggen van de leesbaarheid van de informatie in de periodieke rapporten die het systeem levert.
Zo had het project CONSOLIDATSPF in 2013 tot doel een geconsolideerd beeld van de boekhouding van de federale overheid te leveren, na het wegwerken van verrichtingen tussen entiteiten (of tussen FOD's en POD's) aan de hand van geconsolideerde financiële rapporten overeenkomstig de uitvoeringsbesluiten van de wet van 22 mei 2003. Bovendien heeft de dienst Federale Accountant in hetzelfde jaar samengewerkt met de FOD's Financiën en Mobiliteit om hen te helpen bij het invoeren van een analytische boekhouding, waarmee ze betere financiële informatie en een meer gedetailleerde analyse van hun kosten krijgen. Tot slot heeft de dienst Federale Accountant sinds 4 juli 2013 het formaat van de overschrijvingen aangepast aan de Europese norm SEPA (Single Euro Payments Area). Dankzij de transparantie van de ingevoerde boekhoudnormen en financiële regels, is een relevante analyse mogelijk van de financiële staten en kunnen de cijfers worden vergeleken over verschillende jaren, tussen verschillende overheidsniveaus en tussen staten. In het kader van het project Business Intelligence, heeft de dienst Federal Accountant in 2013 een nieuw rapporteringsinstrument ingevoerd: Analysis for Office, dat verschillende Excelrapporten ter beschikking stelt. Deze rapporten zijn continu verbonden met SAP, wat ervoor zorgt dat de gegevens in real time worden bijgewerkt. Het FEDCOM- systeem werd ook bijkomend uitgebreid om te blijven beantwoorden aan nieuwe behoeften van zijn partners: -
E-Catalogue werd gelanceerd: een webapplicatie van het elektronisch platform voor overheidsopdrachten die beheerd wordt door de dienst e-Procurement. Met deze applicatie kan men een opdracht aanmaken om bestellingen te plaatsen via een elektronische catalogus. Momenteel wordt een link uitgewerkt tussen e-catalogue en FEDCOM. Daarmee zal men de gegevens van de e-catalogus kunnen gebruiken om een bestelbon in FEDCOM op te maken. 24
-
-
Er werd een CLM-module (Contract Lifecycle Management) geïmplementeerd, waarmee contracten in FEDCOM opgemaakt en bewaard kunnen worden via een gebruiksvriendelijke interface. Het opvolgen van de overeenkomsten wordt vergemakkelijkt door verschillende rapporteringsmogelijkheden. Het project CLM ging op 4 november 2013 effectief van start in de FOD Financiën. E-SCANNING, systeem voor de digitalisering van binnenkomende facturen, wordt sinds 30 januari 2014 gebruikt bij de FOD Financiën, de eerste piloot van het project dat is opgestart in 2013.
Deze nieuwe toepassingen zullen op termijn ook aan andere belangstellende organisaties aangeboden kunnen worden. Enkele cijfers: Momenteel telt de FEDCOM-applicatie: • • •
3.200 gebruikers doorheen alle organisaties meer dan 241.000 leveranciersgegevens meer dan 195.000 klantengegevens
Maandelijks worden er zowat 8 miljoen verrichtingen uitgevoerd.
In 2013 hebben de organisaties die hun gegevens in het systeem ingevoerd hebben het volgende geproduceerd: • • •
meer dan 72.000 bestelbonnen meer dan 203.000 vastgestelde rechten meer dan 748.000 leveranciersfacturen
25
Aantal tickets die per maand werden geopend / gesloten 500 400 300 200 100 0
Ouverts
Fermés
26
2.4.
Openheid
Bij wijze van opmerking vooraf zou ik willen benadrukken dat het begrip “waarde” nauw gelinkt is aan onze werkzaamheden. Het beleid dat het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie ten uitvoer legt, spitst zich immers vooral toe op de waarden van het deontologisch kader van het federaal openbaar ambt. Wij kiezen de waarde openheid uit, omdat je het een basiswaarde zou kunnen noemen: ze leidt naar andere waarden, zoals respect voor anderen, transparantie, enz. Deze openheid van geest komt net als alle andere waarden van onze FOD tot uiting in onze activiteiten; de volgende bladzijden vatten deze samen. Het is niet mijn bedoeling hier een lijst op te maken van al onze activiteiten, maar eerder een feit te belichten dat het jaar 2013 getekend heeft en zal bijdragen tot deze open geest: de dienst Management Support en het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie werden samengebracht onder één leiding. Het gaat niet om een eenvoudige wijziging van het organogram van onze FOD. Het samenbrengen van beide diensten is zinvol omdat het de pijler “Beheerscontrole” van onze FOD versterkt. Uiteraard beschikt elke dienst over zijn eigen deskundigheid en voert hij specifieke opdrachten uit. Toch vormt deze nieuwe structuur voor beide diensten een echte kans om samen te werken met het oog op “kruiscompetenties”, wat ongetwijfeld tot emulatie kan leiden. In het raam van zijn interne controle-opdracht brengt Management Support de integriteitsrisico's voor een organisatie onder de aandacht. Zo kan die organisatie er beter op inspelen en gepaste correctiemaatregelen treffen. Het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie heeft verschillende instrumenten ontwikkeld die bijdragen tot het voorkomen van integriteitsschendingen. Voor mij geeft deze gebeurtenis een concrete vorm aan de waarde openheid, zowel binnen onze FOD omdat zo de complementariteit van onze diensten en nieuwe synergieën gestimuleerd worden, als tegenover andere organisaties door de verhoogde uitstraling van onze opdracht. Peter De Roeck, directeur van de dienst Management Support en van het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie
27
In 2013 zijn de dienst Management Support en het Bureau voor bestuurlijke ethiek en deontologie samengebracht onder één leiding. De dienst Management Support is een expertisecentrum op het vlak van interne controle en interne audit. Hij treedt op als intern consultant en referentiepartner voor de federale overheidssector inzake uitwerking, optimalisatie en harmonisering van interne de controlesystemen. Het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie heeft als opdracht toe te zien op de integriteit in het federaal administratief openbaar ambt. Het treedt op als expertisecentrum op het vlak van integriteitsbeheer. Als consultant ondersteunt het de instellingen van het federaal administratief openbaar ambt. Zoals u kan lezen, liggen al onze activiteiten in de loop van 2013 duidelijk in de lijn van de fundamentele waarden van onze FOD. Met het oog op samenhang beschrijven we eerst de werkzaamheden van de dienst Management Support en van het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie waarvoor deze diensten samenwerken. Daarna volgen de meer specifieke activiteiten. De kennisoverdracht delen en waarborgen Met het oog op transparantie en openheid, maar ook op beroepsverantwoordelijkheid hechten wij veel belang aan kennisdeling tussen collega's, maar ook aan kennisoverdracht naar nieuwe medewerkers van onze dienst. Wij houden regelmatig sessies om de medewerkers van het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie en van de dienst Management Support de gelegenheid te geven hun kennis en ervaring uit te wisselen over instrumenten die ze hebben ontwikkeld of over specifieke thema's om de andere dienst er vertrouwd mee te maken. Wij vermelden hier graag de voorstelling van het COSO-model en van BUDICO (project voor de modernisering van het internecontrolesysteem van de FOD B&B), een uiteenzetting over het verschil tussen interne audit en forensic audit, kennisdeling inzake belangenconflicten, denkoefeningen over referentiewerken over integriteit in het openbaar ambt. Hierbij spelen ook waarden als respect en verdraagzaamheid. Deze sessies veronderstellen immers dat men de deskundigheid van de ander erkent maar ook dat het nodig is zich op het niveau te plaatsen van de leerling.
De wil tot openheid en beroepsverantwoordelijkheid komt ook tot uiting in de deelname van onze medewerkers aan verschillende colloquia, opleidingen, seminaries en studiedagen in België maar ook in het buitenland. Denken we maar aan de jaarlijkse IAS-conferentie (interne-auditdienst van de Europese Commissie) met als thema: “Hoe kunnen auditors rekening houden met de noden van de verschillende
28
belanghebbende partijen?” (voor Management Support). Het Bureau nam deel aan het colloquium "Anti-fraud and anti-corruption measures in relation to the use of European Structural and Investment Funds".
Management Support en het Bureau als expertisecentra Zoals hiervoor aangegeven vormen de dienst Management Support en het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie een expertisecentrum. Tegen deze achtergrond voeren beide diensten consultancyopdrachten uit en geven ze opleidingen. Zo geven ze vorm aan waarden als openheid en beroepsverantwoordelijkheid. Langs deze weg kunnen de andere organisaties nieuwe kennis verwerven en deze materies beter begrijpen om zo de instrumenten te gebruiken die onze diensten hebben ontwikkeld of zich erop te inspireren. De waarden vertrouwen en integriteit spelen ook een sleutelrol in deze opdrachten. Het is immers van essentieel belang voor de organisaties die een beroep doen op de consultancydiensten dat ze erop kunnen rekenen dat hun gegevens vertrouwelijk behandeld worden. De dienst Management Support heeft onder meer consultancyopdrachten uitgevoerd en opleidingen/presentaties gegeven bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie, de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers en de Algemene Administratie van Douane en Accijnzen bij de FOD Financiën. Het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie heeft op zijn beurt consultancyopdrachten uitgevoerd en opleidingen/presentaties gegeven bij onder meer de FOD Financiën, de FOD Justitie, de FOD Buitenlandse Zaken en bij buitenlandse delegaties.
De netwerken Elke dienst beschikt over een netwerk dat hij faciliteert en animeert: -
Het Internal Control and Audit Network (ICAN) is het contactnetwerk van Management Support. Sinds 2010 brengt het de verantwoordelijken samen voor de inventaris van de documentatie over het internecontrolesysteem van de federale overheidsinstellingen. Zijn opdracht bestaat er in de invoering van de interne controle binnen deze instellingen te vergemakkelijken, te harmoniseren en te ondersteunen doorheen de uitwisseling van ideeën en goede praktijken terzake. Het ICAN telt ongeveer 80 leden en komt gemiddeld tien keer per jaar bijeen. 29
In 2013 heeft het ICAN op zijn bijeenkomsten onder meer volgende thema's besproken: De organisatie van workshops rond het thema “De interne controle in 100 vragen” De Europese benadering van de interne controle Het jaarverslag artikel 7 door het Auditcomité van de federale overheid (ACFO) -
Het Netwerk integriteit van de federale overheid (NIFO); opgericht door het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie. Sinds 2010 brengt het de integriteitscoördinatoren samen die de federale instellingen hebben aangesteld. Zijn opdracht bestaat erin de invoering van het federaal integriteitsbeleid te ondersteunen. Het netwerk komt drie keer per jaar samen en telt een zestigtal leden. In 2013 heeft het zich over de volgende thema's gebogen: Corruptiebestrijding Ethisch leiderschap Objectiviteit en neutraliteit in de overheidssector
Beide netwerken vormen platformen voor de uitwisseling van expertise (een extranetsite staat ter beschikking van de leden van het netwerk), goede praktijken en opleiding waarbij de waarden transparantie, openheid, beroepsverantwoordelijkheid, integriteit, vertrouwen en respect hun volledige betekenis krijgen. De uitwisselingen die in dit kader plaatsvonden verlenen immers een grotere zichtbaarheid aan de instrumenten en de praktijken die in de verschillende departementen werden ontwikkeld, leiden tot debatten in een constructieve en aangename dialoog en zijn een bron van inspiratie om de bestaande instrumenten te verbeteren.
Aanwezigheid van de dienst op internationaal vlak De dienst Management Support en het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie nemen beide deel aan verschillende sessies georganiseerd door internationale organisaties (OESO, Verenigde Naties, Europese Unie, Raad van Europa), elk op zijn gebied. Deze ontmoetingen bevorderen de uitwisseling van deskundigheid en goede praktijken. Ze helpen ons de aanbevelingen of de internationale verplichtingen uitgaande van deze instanties te concretiseren. De deelname van onze medewerkers aan deze sessies biedt onze dienst de mogelijkheid zich de waarden openheid, transparantie en beroepsverantwoordelijkheid op concrete wijze eigen te maken Dankzij deze kansen tot uitwisseling en de sfeer van wedijver kan vooruitgang geboekt worden in de concretisering van de aanbevelingen en internationale verplichtingen.
30
De leden van het Bureau hebben deelgenomen aan verschillende sessies van instanties die bevoegd zijn inzake overheidsintegriteit en meer bepaald aan de vergaderingen van de OESO in juni en november 2013 over belangenconflicten, overheidsopdrachten, lobbywerk en media. Het Bureau heeft ook bijgedragen tot de uitwerking van een besluit van de Raad van Europa over de bescherming van de klokkenluiders en heeft deelgenomen aan de voorbereidende werkzaamheden voor de opmaak van het verslag van de Europese Commissie over corruptie. Als gesprekspartner van de Verenigde Naties in het kader van het Verdrag tegen corruptie, neemt het Bureau elk jaar deel aan de werkgroep "Preventie van corruptie" in Wenen. Tot slot heeft het Bureau de voorbereiding aangevat van de peer-review van België door de VN. Deze zou moeten plaatsvinden in de periode 2015-2019 en moet nagaan in welke mate België de verplichtingen van de Conventie nakomt. De dienst Management Support neemt deel aan het netwerk van deskundigen in interne controle in de lidstaten van de EU-27 (Public Internal Control Network) alsook aan de werkgroep opgericht door dit netwerk. De werkgroep wordt gevormd door zeven vrijwillige landen: België, Bulgarije, Frankrijk, Nederland, Oostenrijk, Polen en Portugal. Zijn opdracht bestaat erin thema’s voor te leggen voor de volgende bijeenkomst van het PIC-netwerk in mei 2014 in Den Haag. Hij formuleert voorstellen voor de toekomst van het compendium van internecontrolesystemen van de overheid in de lidstaten van de EU en werkt samen met de interne auditdienst van de Europese Commissie om de communicatie en de uitwisseling van praktijken inzake interne controle en interne audit tussen de lidstaten te vergemakkelijken. We ronden dit overzicht van de activiteiten van onze dienst voor het jaar 2013 we af met de specifieke activiteiten die beide entiteiten van onze dienst hebben uitgevoerd. Het Bureau heeft in 2013 het federaal integriteitsbeleid doeltreffend en samenhangend ondersteund door de bestaande integriteitsinstrumenten bij te werken en een aantal nieuwe instrumenten te ontwikkelen die de waarden integriteit en beroepsverantwoordelijkheid vorm geven: -
-
De wet van 15 september 2013 maakt het voor een federaal ambtenaar mogelijk een vermoedelijke integriteitsschending binnen zijn organisatie te melden en beschermd te worden tegen eventuele vergeldingsmaatregelen. Deze wet vormt het sluitstuk van een werk van lange adem voor het Bureau, dat ook instaat voor de opstelling van het uitvoeringsbesluit bepaald in artikel 3 van de wet. De aanpassing van het deontologisch kader, gepubliceerd in 2007, in navolging van het besluit van de Ministerraad dit kader om de vier jaar te herzien. Deze termijn werd verlengd om in het kader de bepalingen op te nemen uit de nieuwe wet van 15 september 2013 op de melding van integriteitsschendingen. De mededeling en de omzendbrief over de draaideurconstructie bij overheidsopdrachten werden afgewerkt. Deze omzendbrief verbiedt de opdrachtnemers van overheidsopdrachten een beroep te doen op diensten van een voormalig personeelslid van de aanbestedende Staat, wanneer er een zeer nauw verband bestaat tussen de vorige en de nieuwe activiteiten van deze persoon. Dit verbod geldt voor twee jaar. Bedoeling is eventuele belangenconflicten te vermijden bij overheidsopdrachten. 31
-
-
Het Bureau heeft de voorbereidende werkzaamheden opgestart voor de invoering van een systeem voor eerstelijnsklachtenbeheer, in overeenstemming met de bepalingen van de omzendbrief van de Ministerraad van 1 februari 2013 (Belgisch Staatsblad van 22 maart 2013). Externe klanten zoals burgers en instellingen die een beroep doen op de diensten van de federale overheid hebben recht op een klantgerichte dienstverlening. Dit systeem voor eerstelijnsklachtenbeheer zal operationeel binnen de FOD B&B vanaf 1 januari 2014. Er werd een derde golf van de bevraging "integriteit op het werk" georganiseerd binnen de federale wetenschappelijke instellingen, de instellingen van openbaar nut en de openbare instellingen van sociale zekerheid, in samenwerking met het Leuvens Instituut voor Criminologie (K.U.Leuven). In de periode 2009-2012 vonden de eerste twee golven plaats bij 14 verschillende federale instellingen en diensten. Doel is een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de integriteit binnen de federale organisaties.
De dienst Management support heeft de volgende acties ondernomen die voorvloeien uit zijn opdracht om de interne controle binnen de overheid te optimaliseren. Tussen de regels van deze acties door vinden we de waarden transparantie, openheid, vertrouwen en respect terug. -
Het BUDICO-project heeft de modernisering van de interne controle van de FOD B&B tot doel. In dat kader heeft de dienst Management Support fase 2 van het project geïmplementeerd in verschillende diensten en heeft hij een monitoringsysteem ontwikkeld. Opstelling van het verslag art. 7 van de FOD B&B over de werking van het internecontrolesysteem en de verbeteringen die worden overwogen. Dit verslag wordt elk jaar opgemaakt door de leidinggevende van de FOD. De dienst Management Support heeft meegewerkt aan de opstelling ervan en heeft hierbij een ad hoc werkprocedure bepaald.
32
2.5.
Respect
Het spreekt voor zich dat de stafdienst B&B zich bij haar opdrachten laat leiden door de waarden van de FOD. Aangezien deze waarden onze leidraad zijn, besteden wij extra aandacht aan respect. Deze term kan immers ruim toegepast worden op onze activiteiten. De stafdienst heeft als opdracht de financiële processen eigen aan de FOD te ondersteunen. Uit de praktijk blijkt dat respect de basis vormt om een klantvriendelijk beheer te garanderen. Uit respect voor de klanten is het immers een vereiste het geheel van de waarden te garanderen en te respecteren. Onze klanten vormen een heterogene groep. Samengevat bestaan deze uit: de Minister, de medewerkers van onze FOD, de diensten van de FOD, de diensten die ons controleren (IF, Federale Accountant, Audit, enz.), de bedrijven en organisaties waar wij bestellingen plaatsen, het Rekenhof dat aan het Parlement kan garanderen dat wij de regels respecteren en ons eveneens raad geven, het Parlement en de burger. Het begrip respect is afgeleid van het Latijnse woord “respicere” (terugkijken, acht slaan op). Dit houdt in dat wij bij ons handelen steeds nagaan en opvolgen of we onze opdrachten correct uitvoeren. Wij vertrekken steeds van de behoeften en noden van onze klanten en streven een zo goed mogelijke dienstverlening na met respect voor van de regelgeving waarbij tijdigheid en rapportering een centraal aspect vormen. Ludo Waterschoot, stafdirecteur Budget en Beheerscontrole
De stafdienst Budget en Beheerscontrole staat in voor het financieel beheer van de FOD B&B, gaande van de opmaak van de begroting tot de bewaking van de uitvoering ervan, de opvolging van de betalingen en het bijhouden van de boekhouding. Ter informatie van het directiecomité stelt hij maandelijks boordtabellen op waarmee de FOD en de beleidscel de evolutie van de uitgaven kunnen opvolgen. De stafdienst houdt regelmatig contact met de diensten Begeleiding Begroting en Federal Accountant van de FOD B&B, met de Inspectie van Financiën, het Rekenhof en de controleurs van de vastleggingen. Blijk geven van transparantie en openheid is onontbeerlijk om zijn dagelijkse taken behoorlijk uit te voeren.
33
Als deel van de Shared Services wil de stafdienst B&B een gemeenschappelijk beleid te ontwikkelen om de begrotingsprocessen te beheren. Om de opmaak van de begroting te verbeteren en beter te organiseren, heeft de dienst actief meegewerkt aan de ontwikkeling van de informatisering van de begrotingscycli. De invoering van eXL-BUDGET, die de dienst Begeleiding Begroting heeft ontwikkeld, betekent het begin van de informatisering van de begrotingscycli. Het ligt in het verlengde van het project e-BUDGET (dat op de SAP-technologie berust). Sinds FEDCOM is opgestart en er aanpassingen zijn aangebracht, heeft de stafdienst B&B een grondige kennis verworven van de kwaliteiten, mogelijkheden en beperkingen van dit systeem. Dankzij deze kennis kan de stafdienst B&B in vol vertrouwen steeds meer volledige en juiste gegevens leveren, de andere diensten beter ondersteunen en zo op financieel vlak een doelmatiger interne controle bieden. Door met FEDCOM te werken, kan de dienst immers beter de ontvangsten opvolgen, boordtabellen opstellen, aangepaste rapporten leveren voor de verschillende diensten, weten welk bedrag aan kredieten verbruikt werd, informatie verstrekken over de lopende facturen en zo onder meer de beleidscellen inlichten en advies verstrekken op basis van kwartaalrapporten over de uitvoering van de begroting. In 2013 heeft de dienst 756 bestelbonnen verwerkt, waarvan 35 % voor rekening van de beleidscellen. De stafdienst B&B heeft 2.260 facturen behandeld (waarbij ook de kredietnota's), waarvan 159 via kasuitgaven. De gemiddelde betaaltermijn bedroeg 21,7 dagen; 0,9 % van de facturen werden betaald op 50 dagen (voornamelijk om technische redenen). Het Rekenhof en de controleurs van de vastleggingen hebben enkele technische opmerkingen geformuleerd. Waar nodig heeft de dienst zijn werking aangepast aan de opmerkingen. 318 uitgavenverrichtingen werden uitgevoerd bij de inkomsten.
34
2.6.
Verdraagzaamheid
Het HR-beleid van de Federale Overheid is erop gericht dat de groep van personeelsleden van elke overheidsdienst een weerspiegeling van de multiculturele samenleving is waarin wij leven. Culturele diversiteit, gelijkheid van kansen en tewerkstelling van personen met een handicap zijn de sleutelelementen van het diversiteitsbeleid. Inmiddels zijn heel wat regels getroffen om de uitwerking hiervan te ondersteunen. De FOD B&B en de stafdienst P&O in het bijzonder werken volop mee aan de transversale werkgroep diversiteit; bij selecties en bevorderingen is deze materie een prioritaire bekommernis van het directiecomité. Verdraagzaamheid als waarde is evenwel veel breder dan de 3 focussen van het diversiteitbeleid. In onze FOD werken elke dag statutaire en contractuele personeelsleden, mannen en vrouwen, mensen van alle leeftijdsgroepen, personeelsleden van niveau A, B, C en D, Franstaligen en Nederlandstaligen samen. In dit opzicht is de samenstelling van het personeel van de organisatie en van elk team in het bijzonder zeer divers. De laatste jaren heeft de FOD B&B in het kader van het traject leiderschapsontwikkeling sterk ingezet op het richting geven aan en het evolueren naar een waarde gedreven organisatie. Verdraagzaamheid is één van deze waarden. Hoe geeft de FOD B&B dit beleid en deze waarden handen en voeten? Door gewenst gedrag te expliciteren; door als groep van leidinggevenden hierover aan de hand van een casus praktijkervaringen uit te wisselen. Door leidinggevenden te coachen om zich dit gedrag eigen te maken om zo met deze verscheidenheid op een open en constructieve manier om te gaan. Ook het versterken van het samenwerken als team is één van de objectieven van dit traject. Een team dat met een open en verdraagzame attitude van zijn diversiteit zijn sterkte maakt. Luc Wintmolders, stafdirecteur P&O
35
In 2013 werd de omwenteling, die is ingezet in 2012 op het vlak van Human Resources binnen het federaal openbaar ambt, voortgezet met de invoer van de nieuwe evaluatiecyclus, de hervorming van de overgang naar het niveau A, de stage niveau A en de hervorming van de loopbanen. De stafdienst P&O zette in 2013 in op snelle en duidelijke communicatie rond de op til zijnde veranderingen, opdat de overgang naar deze nieuwe reglementering en de gerelateerde processen binnen de organisatie op een transparante en open manier zouden verlopen. Met de vernieuwing van de evaluatiecyclus en de koppeling van de evaluatie aan de loopbanen, wordt binnen de federale overheid resoluut gekozen voor een verdere professionalisering van de dienstverlening. De arbeidsrelatie is essentieel prestatie- en resultaatsgericht en doet daarmee een beroep op de professionele verantwoordelijkheid van alle partijen. De stafdienst P&O ondersteunde de invoer van deze evaluatiecyclus door de leidinggevenden individueel te begeleiden in hun taak. Daarnaast werd parallel ingezet op het proactief aanpassen van de administratieve procedures en eigen reglementering aan deze wijzigende juridische context met het oog op het behoud van eenzelfde kwalitatief hoogstaande dienstverlening op het vlak van de processen in de personeelsadministratie. De centrale personeelsadministratie werkte in 2013 via het project Capelo mee aan de digitalisering van de personeelsdossiers voor de pensioendienst. Dit project moet de efficiëntie van de behandeling van pensioendossiers en simulaties van pensioenen op basis van het loopbaantraject van personeelsleden vergroten. Grote aandacht ging daarbij naar de betrouwbaarheid, transparantie en validatie van de ingevoerde gegevens, door de individuele personeelsleden op de hoogte te brengen van de gegevens die in hun dossier werden overgemaakt. Daarnaast werd in 2013 aan de individuele personeelsleden ook een overzicht bezorgd van het opgebouwde ziektecontingent op basis van de gegevens waarover de personeelsadministratie beschikt. In 2013 werd de HR-partnerrol vanuit de stafdienst P&O ingevoerd en uitgebouwd. Daarmee werd een belangrijke stap gezet naar het bouwen van een vertrouwensrelatie met elke leidinggevende en DG. De leidinggevenden konden in een sfeer van vertrouwen, respect en verdraagzaamheid hun vaardigheden in het begeleiden van hun medewerkers en teams verder ontplooien binnen het leiderschapsontwikkelingstraject dat in 2013 werd voortgezet. Het leiderschapstraject maakte het tevens mogelijk enkele overlegstructuren binnen de organisatie meer te structureren en vaste vorm te geven, opdat de beslissings- en overlegprocessen op een transparante manier kunnen verlopen. De opmaak en de monitoring van het jaarlijks personeelsplan verliepen zoals steeds binnen de strakke budgettaire marges op een professionele en integere manier. De stafdienst P&O verzorgt daarnaast ook de geplande bevorderings- en selectieprocedures, die met een rigoureuze aandacht voor gelijkheid, objectiviteit en respect voor de kandidaten worden uitgevoerd. In 2013 verwelkomde de FOD Budget en Beheerscontrole zes nieuwe personeelsleden. Van zeven personeelsleden werd in de loop van 2013 afscheid genomen. Vier personeelsleden van het niveau A werden bevorderd naar de hogere klasse. 36
Naast deze grote uitdagingen bleef het dagelijkse werk niet liggen: onthaal van nieuwe personeelsleden, verzorgen van inschrijvingen voor opleidingen, organisatie van het sociaal overleg, op een professionele en integere manier antwoorden op vragen van personeelsleden omtrent hun administratieve situatie, enz. Samenstelling van het personeel Op 31 december 2013 telde de FOD B&B 153 personeelsleden. De FOD B&B geeft sinds jaren, waar mogelijk binnen de budgettaire marges, de voorkeur aan statutaire benoeming van zijn personeelsleden. Eind 2013 waren ongeveer 84 % van de personeelsleden vast benoemd. De verdeling mannen/vrouwen is eind 2013 licht positief voor het mannelijk geslacht, die 53 % van het personeel uitmaken. Sinds 2009 wordt een graduele stijging van de tweetaligheid van het personeel van de FOD B&B genoteerd. In 2013 bereikte het tweetaligheidspercentage 65 %. De FOD B&B biedt de gelegenheid aan zijn personeelsleden om regelmatig thuis te werken, indien de functie die zij uitoefenen dit mogelijk maakt. De FOD Budget en Beheerscontrole telde eind 2013 ruim 40 % telewerkers.
37
Verdeling van het personeel per niveau
De meerderheid van de personeelsleden van de FOD B&B is tewerkgesteld in een functie in het niveau A of B. Dit vloeit voort uit de opdracht en de taken van de FOD B&B. Eind 2013 zijn ongeveer 86 % van de personeelsleden van het niveau A en B (64 % niveau A en 22 % niveau B).
38
Verdeling van het personeel per leeftijdsklasse
24 % van de personeelsleden zijn jonger dan 35 jaar, 40 % tussen 35-49 jaar en 36 % van de personeelsleden is 50 jaar of ouder. 11 personeelsleden van de FOD B&B zijn ouder dan 60 jaar en kunnen de komende jaren met pensioen gaan. De stafdienst P&O houdt daarmee rekening bij de opmaak van het personeelsplan. Hij onderneemt de gepaste acties om de leeftijdspiramide positief te beïnvloeden door nieuwe aanwervingen. In dat verband plant hij ook acties om de kennisoverdracht tussen generaties te vergemakkelijken.
39
2.7.
Professionele verantwoordelijkheid
Indien je de term professionele verantw oordelijkheid op google intypt kom je al snel terecht in een juridische context en een jargon dat angst inboezemt. Men heeft het dan over juridische geschillen over aansprakelijkheid van artsen of andere beroepsgroepen. Het was niet die betekenis die de Macrobudgettaire dienst voor ogen had toen op de teamvergadering beslist werd dat professionele verantwoordelijkheid als waarde van FOD dicht aansloot bij onze manier van werken en een belangrijke waarde is voor de dienst. Wat houdt professionele verantwoordelijkheid dan wel in? Het vertrekt vanuit betrokkenheid, zowel bij het concreet werk als bij de organisatie. Het houdt in dat er steeds de nodige aandacht en de wil is om een bepaalde kwaliteitsnorm te hanteren bij het werk. Het houdt in dat men zich loyaal opstelt naar de organisatie en de collega’s. Uiteindelijk komt het erop neer dat we ons als groep inzetten om goed werk af te leveren en een uitdaging niet uit de weg gaan. Zonder deze houding was de dienst er nooit in geslaagd om in 2013 een resem nieuwe taken en uitdagingen op zich te nemen. Gert De Smet, directeur-generaal van de Macrobudgettaire dienst
De Macrobudgettaire verzorgt het secretariaat van het Monitoringcomité 11 Daartoe verzamelt, controleert en analyseert hij ramingen en vooruitzichten van de fiscale ontvangsten, interestlasten, ontvangsten en uitgaven van de socialezekerheidsstelsels van verschillende instellingen (Federaal Planbureau, FOD Financiën, FOD Sociale zekerheid, enz.). Het Monitoringcomité keurt de ontwerpnota's die de Macrobudgettaire dienst uitwerkt goed. Dan worden ze "Rapport van het monitoringcomité" genoemd. In 2013 heeft het Monitoringcomité drie rapporten gepubliceerd, in maart, in juni en in september.
11
Het monitoringcomité is samengesteld uit: de voorzitter van de FOD B&B, die het comité voorzit, de voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid, de administrateur-generaal van de RSZ, de administrateur-generaal van het RIZIV, de administrateur-generaal van het RSVZ en de korpschef van de Inspectie van Financiën
40
Aan de hand van deze rapporten kan de regering de uitvoering van de begroting opvolgen en overgaan tot de gepaste begrotingscontroles. Ook al bestaat het Monitoringcomité pas sinds 2010, toch wordt het, doorheen zijn rapporten, al als een onmisbaar instrument voor het begrotingsbeleid van de federale regering beschouwd. Bij de voorbereiding van de nota van het Monitoringcomité, werken de medewerkers van de Macrobudgettaire dienst op transparante wijze om de relevantie van de gegevens te waarborgen.
De Macrobudgettaire dienst staat ook in voor het secretariaat van de Algemene Gegevensbank en de publicatie van zijn jaarverslag. De opdracht van de Algemene Gegevensbank bestaat erin de statistieken in verband met de overheidsfinanciën van de centrale overheid te beheren (federaal niveau, gemeenschappen en gewesten) en erop toe te zien dat de betrokken statistieken eenvormig zijn, zodat onder meer het Instituut voor de Nationale Rekeningen kwaliteitsvolle nationale rekeningen kan opmaken. Het secretariaat verzamelt de begrotingsgegevens en zorgt ervoor dat de verschillende overheden de economische en de functionele hergroepering gelijkvormig toepassen. Inzake statistieken over de overheidsfinanciën maakt de Macrobudgettaire dienst de economische en functionele hergroeperingen van de federale overheid op. Deze vormen voor het Instituut voor de nationale rekeningen de basis voor de opmaak van de overheidsrekeningen. Ze worden gepubliceerd op de website van de FOD B&B, waar u ze kan raadplegen.
Elke maand stelt de Macrobudgettaire dienst een nota in verband met de primaire uitgaven op voor het Schatkistcomité. Deze nota bevat de evolutie van de totstandkoming van de vastleggings- en vereffeningskredieten, de evolutie van het vastleggings- en vereffeningsritme van de uitgaven in de departementen, van de grote posten en van de economische aard van de uitgave. Tot de taken van de Macrobudgettaire dienst behoort ook de coördinatie van de opmaak van de Algemene Toelichting zowel bij de oorspronkelijke begroting als bij de begrotingscontroles. Meer gespecialiseerde teksten komen rechtstreeks toe via de betrokken diensten. De Macrobudgettaire dienst staat in voor de opstelling van teksten over de transversale onderwerpen, zoals het begrotingsbeleid of de primaire uitgaven. In 2013 werd de begroting 2014 op tijd ingediend bij de Kamer van volksvertegenwoordigers.
41
Twee begrotingscontroles vonden plaat in 2013: in april/mei en in juni/juli. Als dragers van beroepsverantwoordelijkheid zijn de medewerkers van de Macrobudgettaire dienst zeer flexibel opdat de begrotingsdocumenten binnen de wettelijke termijn ingediend kunnen worden bij de Kamer van volksvertegenwoordigers.
De Macrobudgettaire dienst speelt ook een belangrijke rol op internationaal vlak. Op Europees vlak coördineert de dienst de werkzaamheden voor de omzetting van de nieuwe Europese begrotingsregels (TSCG 12, Six-pack 13, Two-pack 14). In 2013 stond de dienst in voor het secretariaat van een administratieve interfederale werkgroep over dit onderwerp. Deze werkgroep heeft zijn verslag ingediend op de interministeriële conferentie van 26 juli. Op vraag van de regering heeft de Macrobudgettaire dienst bijgedragen tot de uitwerking van het samenwerkingsakkoord van 13 december 2013 betreffende de uitvoering van artikel 3, § 1, van het Verdrag inzake stabiliteit, coördinatie en bestuur in de Economische en Monetaire Unie.
Het jaarlijks in te dienen Stabiliteitsprogramma, waarin de lidstaten hun begrotingsbeleid moeten toelichten, is een belangrijk referentiedocument. De Macrobudgettaire dienst heeft het stabiliteitsprogramma 2014-2017 voorbereid in samenwerking met de studiedienst van de FOD Financiën. De Ministerraad heeft het goedgekeurd op 26 april 2013.
In december 2009 heeft de Europese Unie een procedure wegens buitensporig begrotingstekort opgestart tegen België. Ondanks alle inspanningen was de Raad van de Europese Unie van oordeel dat de maatregelen die België genomen heeft om zijn tekort en zijn schuldgraad terug te dringen, onvoldoende bleven. Daarom kreeg België in 2013 een aanmaning. Als gevolg daarvan moet België elk kwartaal 12
Verdrag inzake stabiliteit, coördinatie en bestuur in de economische en monetaire unie Six pack: een geheel van vijf verordeningen en een richtlijn, die in 2011 goedgekeurd werden, voornamelijk met het oog op de versterking van het stabiliteits- en groeipact en het begrotingskader van de lidstaten. 14 Two pack: een geheel van twee verordeningen die in 2013 werden aangenomen. Ze beogen voornamelijk een betere opvolging van de budgettaire en economische toestand van de lidstaten en leggen daartoe onder meer de lidstaten de verplichting op ontwerpbegrotingsplannen te publiceren. Deze verordeningen gelden enkel voor de lidstaten uit de eurozone. 13
42
een rapport voorleggen aan de Europese Commissie over de uitvoering van de begroting van de gezamenlijke overheid. De regering belastte de Macrobudgettaire dienst Begeleiding Begroting met de taak deze rapporten uit te werken. De Europese Commissie kreeg de eerste rapporten op 21 september en op 21 december 2013. In december kreeg ze ook een rapport over maatregelen om de coördinatie van het begrotingsbeleid te versterken. Voor het eerst moest België krachtens de Europese verordening 473/2013 (two pack) een ontwerpbegrotingsplan voorleggen aan de Europese overheid. Dat stelt de krachtlijnen voor van de begroting 2014 van de gezamenlijke overheid en geeft een overzicht van de belangrijkste begrotingsmaatregelen van de verschillende entiteiten. De Macrobudgettaire dienst heeft het ontwerpbegrotingsplan opgemaakt, in samenwerking met de Gemeenschappen en Gewesten, elk voor wat hem of haar aanbelangt. Door hun werkwijze aan te passen aan de Europese verplichtingen geven de medewerkers van de dienst blijk van openheid en beroepsverantwoordelijkheid.
De Macrobudgettaire dienst is een van de bevoorrechte gesprekspartners van de Europese Commissie inzake begrotingsbeleid. Andere internationale organisaties zoals het IMF en de OESO stellen ook vaak vragen aan deze dienst. In 2013 heeft de Macrobudgettaire dienst bijgedragen tot het antwoord op vragen over begrotingskwesties voor de vragenlijsten van maart en november.
43
