brieven BUKAZU. BUKAZU 2015 versie 2.0 1

Emailbrieven BUKAZU Inleiding Dit manual beschrijft de emailmogelijkheden van BUKAZU. BUKAZU beschikt over een zeer uitgebreide emailfaciliteit die u kunt personaliseren en volledig naar eigen inzichten kunt aanpassen. Advies Het emailberichtenverkeer dat voorgeprogrammeerd zit in BUKAZU is gebaseerd op jarenlange ervaring met het verhuren van vakantieobjecten. Deze emails sluiten naadloos aan op het boekingsproces van BUKAZU. Het advies is om op voorhand gebruik te maken van de voorgeprogrammeerde instellingen en eerst te kijken of uw eigen werkwijze is aan te passen aan het boekingsproces van BUKAZU voordat u instellingen aanpast. Met de standaardinstellingen maakt u namelijk maximaal gebruik van het programma en de daarin verwerkte kennis en ervaring. Het kan echter zijn dat het verzenden van bepaalde emails niet bij uw situatie past. In dat geval zet u de betreffende mails uit. De tekstinhoud van de mails moet u uiteraard wel op uw situatie aanpassen, waarbij het advies is om zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke tekst te blijven om aansluiting te blijven houden bij het voorgeprogrammeerde boekingsproces. 2 Niveaus De emails kunnen op 2 niveaus worden ingesteld: op verhuurderniveau en op objectniveau. Het verhuurderniveau is het hoogste niveau. Daar stelt u de standaarden in voor uw account. Deze standaarden ‘importeert’ u vervolgens bij elk object afzonderlijk. Op objectniveau maakt u de mails vervolgens ‘naar wens’. Het instellen van uw standaarden is zeer belangrijk omdat u deze later steeds opnieuw gebruikt voor elk object dat u toevoegt. Meerdere talen U kunt emails in meerdere talen instellen. Door voor een bepaalde taal te kiezen bij het boeken maakt uw huurder kenbaar in welke taal hij/zij uw mails gaat ontvangen. Het mailsysteem haalt dan de betreffende mail uit het vakje met De of En. Belangrijk is dus dat u gelijk de Duitse en Engelse mails ook aan uw wensen aanpast. Voor de eigenaar, beheerder of schoonmaak kunt u aangeven in welke taal zij hun mails dienen te ontvangen. Opbouw boekingsproces Het boekingsproces kent een aantal opeenvolgende stappen: - Het nemen van een optie en de afhandeling daarvan - De boekingsaanvraag en de afhandeling daarvan - De betalingen en de afhandeling daarvan - Een eventuele tussentijdse annulering - De voorbereiding van de aankomst en het verblijf - Alle zaken die afgehandeld worden na het vertrek. In het schema hierna worden per stap alle mails die standaard in het systeem aanwezig zijn toegelicht. BUKAZU 2015 versie 2.0

1

schoonmaak

beheerder

eigenaar

verhuurder

E-mails

huurder

Gebeurtenis in boekingsproces

Actie door

Naam email in systeem

Optie Huurder

Verhuurder

vraagt een optie aan

huurder krijgt terugmelding verhuurder krijgt bericht

Optieaanvraag klant

wijst optieaanvraag af

huurder krijgt bericht

Annulering optieaanvraag klant

bevestigt optieaanvraag


Optiebevestiging klant

eigenaar krijgt melding

Optiebevestiging eigenaar

Optieaanvraag verhuurder

Systeem

optietermijn bijna verstreken: huurder nog niet gereageerd

huurder krijgt herinnering

Herinnering optie klant

Systeem / verhuurder

Huurder heeft geen gebruik gemaakt van optie: optie vervalt automatisch of verhuurder annuleert optie handmatig

huurder krijgt bevestiging

Annulering optie klant


Annulering optie eigenaar

verhuurder krijgt bevestiging

Annulering optie verhuurder

Boeking Huurder

doet boekingsaanvraag

huurder krijgt terugmelding verhuurder krijgt bericht

Boekingsaanvraag klant Boekingsaanvraag verhuurder

Verhuurder

wijst boekingsaanvraag af


Annulering boekingsaanvraag klant

bevestigt boekingsaanvraag

huurder krijgt boekingsbevestigin g

Boekingsbevestigin g klant


Boekingsbevestigin g eigenaar

beheerder krijgt melding

Boekingsbevestigin g beheerder

schoonmaak krijgt melding

Boekingsbevestigin g schoonmaak

BUKAZU 2015 versie 2.0

2

Betaling Verhuurder

als verhuurder geen betaling heeft ingevoerd binnen x dagen na boeking, verstuurt het systeem automatisch de herinnering. Ook indien te weinig is overgemaakt (voor het de eerste betaling).


Betalingsherinnerin g eerste betaling klant

Verhuurder / systeem

betaling 1e termijn is na x dagen nog niet door verhuurder bevestigd in het systeem betaling 1e termijn is na x dagen nog niet door verhuurder bevestigd in het systeem. Boeking wordt automatisch door systeem geannuleerd.

huurder krijgt 1e aanmaning

Eerste aanmaning betaling klant

huurder krijgt bericht annulering

Annulering boeking klant

idem eigenaar

Annulering boeking eigenaar

idem beheerder

Annulering boeking beheerder

idem schoonmaak

Annulering boeking schoonmaak

huurder heeft geld 1e termijnbetaling overgemaakt en verhuurder heeft betaling in systeem gezet genereert automatisch factuur voor 2e betalingstermijn (systeem houdt rekening met reeds betaalde bedragen)

huurder krijgt bevestiging betaling

Betalingsbevestigin g betaling klant 1

huurder krijgt factuur

Factuur volgende betaling


als verhuurder geen betaling heeft ingevoerd voor het verstijken van betalingstermijn verstuurt het systeem automatisch de herinnering. Ook indien te weinig is overgemaakt.


Betalingsherinnerin g tweede betaling klant


betaling 2e termijn is na x dagen nog niet door verhuurder bevestigd in het systeem


Eerste aanmaning tweede betaling klant


betaling 2e termijn is na x dagen nog niet door verhuurder bevestigd in het systeem


Tweede aanmaning tweede betaling klant

huurder / verhuurder

huurder heeft geld 2e termijnbetaling overgemaakt en verhuurder heeft betaling in systeem gezet

Huurder krijgt betalingsbevestigin g

Betalingsbevestigin g betaling klant 2


huurder / verhuurder

Systeem


3

Bij annulering na definitieve boeking (en betaling)

Huurder/verhuurde huurder annuleert boeking. r Verhuurder vult bedrag in dat huurder moet betalen (% of vast bedrag). Huurder krijgt eindafrekening conform deze voorwaarden, met automatische verrekening reeds betaalde bedragen.

huurder krijgt eindafrekening

Eindafrekening annulering klant

bericht aan eigenaar, beheerder en schoonmaak

Annulering boeking eigenaar / beheerder / schoonmaak

Aankomst en verblijf Systeem

huurder krijgt verblijfticket: x - huurder krijgt dagen voor aankomst verblijfticket idem voor eigenaar idem voor beheerder idem voor schoonmaak eigenaar krijgt creditnota

Verblijfticket klant verblijfticket eigenaar Verblijfticket beheerder Verblijfticket schoonmaak Creditnota eigenaar

Systeem

x-tijd voor de aankomst van de huurder krijgt de eigenaar een creditnota (waarin commissie is verrekend)

Systeem

externe huurder krijgt x-dagen welkomstbrief + voor aankomst een bijlages welkomstbrief met alle objectgegegevens, sleuteloverdracht, e.d.

Welkomstbrief klant

Systeem

x dagen voor aankomst wordt verzoek rekeningnummer verzonden indien deze niet is opgegeven

verzoek rekeningnummer

Verzoek rekeningnummer

Na vertrek Systeem

vraagt verhuurder om terugstorten borg te accorderen

verhuurder krijgt bericht

Inplannen teruggave borg

Verhuurder

Na terugrapportage beheerder over toestand object (evt. schades) maakt de verhuurder de eindafrekening op. (als de borg vooraf is betaald) verstuurt x dagen na vertrek evaluatiebrief (indien gewenst naar eigen en externe huurderen)

huurder krijgt eindafrekening

Eindafrekening boeking klant

huurder krijgt evalutiebrief

Evaluatiebrief klant

Systeem


4

Standaarden instellen en activeren Via het gaat u naar <emails>. In dit menu stelt u de standaardwaarden in van al uw emailverkeer. U kunt hier emails toevoegen, verwijderen, personaliseren en alle instellingen van het verzenden wijzigen. Daarna importeert u deze standaardwaarden voor ieder object apart en maakt ze eventueel specifiek voor dat object. Dat laatste doet u via het submenu <email templates> bij het betreffende verhuurobject. Door op de knop te drukken kunt u de email zien zoals deze naar de ontvanger wordt gestuurd. Nadat u de standaarden hebt ingesteld importeert u deze voor uw object door binnen het submenu <email templates> op de knop te klikken. Daarna kunt u iedere mail voor dit specifieke object nog eens apart (de)activeren of wijzigen. Ook kunt u de instellingen van het verzenden van iedere mail afzonderlijk wijzigen. Bij elk verhuurobject kunt u bij ‘Email templates’ onder pdf’s toevoegen die meegestuurd worden met de e-mails (bijvoorbeeld bij een verblijfticket de omgevingsbeschrijvingen, huurvoorwaarden, huisregels of adressen/openingstijden van locale winkels). Bij de bijlages klikt u op en vervolgens upload u uw bijlage in pdf-vorm in het Nederlands, Duits en/of Engels. Daarna gaat u naar de e-mail waarbij u de bijlage wilt meezenden. Onderin het scherm staan alle bijlages, die u geupload hebt, vermeld. U klikt hier de bijlage aan die u bij die betreffende e-mail wilt verzenden. U kunt onbeperkt bijlages meezenden. Verzenden en verzendtermijnen Overzicht mails met aanduiding of het een systeemmail (S) is of dat hij alleen verstuurd wordt indien de verhuurder dit handmatig aanklikt (H). Algemene e-mails: 1. Optieaanvraag klant (S): zodra de klant online geboekt heeft 2. Optieaanvraag verhuurder (S): zodra de klant online geboekt heeft 3. Annulering optieaanvraag klant (H): handmatig door verhuurder wanneer boeking niet mogelijk is 4. Optiebevestiging klant (H): handmatige bevestiging door verhuurder 5. Optiebevestiging eigenaar (H): gelijk met optiebevestiging klant 6. Herinnering optie klant (S): automatisch 3 dagen na optieaanvraag 7. Annulering optie klant (S): automatisch na 4 dagen indien optie niet bevestigd is 8. Annulering optie eigenaar (S): automatisch na 4 dagen indien optie niet bevestigd is 9. Boekingsaanvraag klant (S): zodra de klant online geboekt heeft 10. Boekingsaanvraag verhuurder (S): zodra de klant online geboekt heeft 11. Annulering boekingsaanvraag klant (H): handmatig door verhuurder wanneer boeking niet mogelijk is 12. Boekingsbevestiging klant (H): handmatige bevestiging door verhuurder 13. Boekingsbevestiging eigenaar (H): gelijk met boekingsbevestiging klant 14. Boekingsbevestiging beheerder (H): gelijk met boekingsbevestiging klant BUKAZU 2015 versie 2.0

5

15. Boekingsbevestiging schoonmaak (H): gelijk met boekingsbevestiging klant 16. Annulering boeking klant - met kosten (H): handmatig door verhuurder met annuleringskosten 17. Annulering boeking eigenaar - met vergoeding (H): handmatig door verhuurder met annuleringskosten 18. Verblijfticket klant (S): vanaf x dagen voor aankomst 19. Verblijfticket eigenaar (S): vanaf x dagen voor aankomst 20. Verblijfticket beheerder(S): vanaf x dagen voor aankomst 21. Verblijfticket schoonmaak (S): vanaf x dagen voor aankomst 22. Welkomstbrief (voor externe klanten, indien e-mailadres ingevuld is) (S): vanaf x dagen voor aankomst 23. Evaluatiebrief (voor normale en externe klanten, indien e-mailadres ingevuld is) (S): x dagen na vertrek

E-mails mbt het betalingssysteem: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Betalingsbevestiging (H): handmatig nadat betaling is ingegeven Betalingsherinnering 1e betaling (S): x dagen na vervaldatum Eerste aanmaning 1e betaling (S): x dagen na vervaldatum Annulering boeking klant (S): x dagen na vervaldatum Annulering boeking eigenaar (S): gelijk met annulering boeking klant Annulering boeking beheerder (S): gelijk met annulering boeking klant Annulering boeking schoonmaak (S): gelijk met annulering boeking klant Eindafrekening boeking klant (H): invullen kosten annulering Factuur 2e betaling (S): x dagen voor 2e vervaldatum Betalingsherinnering 2e betaling (S): x dag na 2e vervaldatum Eerste aanmaning 2e betaling (S): x dagen na 2e vervaldatum Tweede aanmaning 2e betaling (S): x dagen na 2e vervaldatum Teruggave borg (H): handmatig na invullen door verhuurder

_______________________________________________________________________________

Tip: verander zo weinig mogelijk aan de verzendinstellingen Wijzigingen aan de instellingen van e-mails kunnen tot gevolg hebben dat de e-mails niet meer verzonden worden of op verkeerde momenten verzonden worden. Geef bij voorkeur opdracht aan de BUKAZU-programmeur opdracht dit voor u uit te voeren, zodat u zeker weet dat de mails goed verstuurd worden. _______________________________________________________________________________ E-mailbrieven aanmaken Hier kunt u compleet nieuwe e-mailbrieven maken op het niveau van verhuurder. Als ze klaar zijn, importeert u deze mails vervolgens bij elk object. Daarna kunt u bij elk object de mails en bijlagen apart wijzigen, zodat er unieke mails per object ontstaan.


6

De meeste mails bestaan uit een e-mail met een bijlage. Deze bijlage haalt gegevens uit het systeem, zoals persoonsgegevens of betalingsgegevens. In het gedeelte Algemeen kunt u aangeven wie de ontvanger van de mail is en de naam van de email. Als u als verhuurder een kopie van de e-mail in uw postbak wilt ontvangen, kunt u het betreffende vakje aanvinken. Dit kunt u voor elke brief apart doen. Bij de Inhoud kunt u de tekst van de e-mail naar wens invoeren. Bij de Bijlages kunt u een complete nieuwe bijlage maken. Dit wordt een bijlage waarbij de gegevens uit het systeem gehaald worden. Eigen gemaakt pdf's kunt u alleen bij een object toevoegen. Voorwaarden e-mails aanmaken Bij Voorwaarden bepaalt u hoe en wannneer uw e-mails verzonden worden:  Systeemmail: als dit aangevinkt is wordt de mail automatisch verstuurd op basis van de daaropvolgende intstellingen  Voor basisaccount: dit zijn algemene mails die geen betrekking hebben op de financiën  Voor plusaccount: dit zijn mails die wel betrekking hebben op de financiën  Bookingtype normaal: elke boeking die volledig door het BUKAZU-systeem wordt afgehandeld  Bookingtype extern: een boeking van een andere verhuurder, die nog wel een enkele mail uit het BUKAZU-systeem ontvangt (bijv. de welkomstbrief)  Bookingtype eigenaar: een boeking gedaan door de eigenaar  Status is optie: als dit aangevinkt staat betreft het een mail die alleen verstuurd wordt bij een optie  Boekingsstatus: hier kunt u aangeven of de mail betrekking heeft op een nieuwe boeking, definitieve boeking, on hold boeking of een geannuleerde boeking  Bij Moment geeft u aan wanneer een mail verstuurd moet worden. Het aantal dagen voor of/na een bepaald moment in het systeem (bijv. 1 dag na het 1e betalingsdatum of 20 dagen voor de vertrekdatum)  Bij Payment geeft u aan aan welke betalingsvoorwaarden moet zijn voldaan voor het versturen van deze mail. In dit geval wordt de 'betalingsherinnering eerste betaling' verstuurd 1 dag - na de eerste betalingsdatum - indien minder dan 27% van de complete huursom ontvangen is.  If iban unknown aanvinken als deze mail verstuurd moet worden als het iban-vakje van de huurder leeg is. Voor de mail ‘verzoek rekeningnummer’. Het onderdeel Voorwaarden is het meest essentiële deel van de instellingen en ook het meest ingewikkelde deel! Indien u niet zeker bent hoe het deze instellingen aan te passen of te gebruiken, kunt u ons ook de opdracht geven de mails goed voor u in te richten. De kosten hiervoor worden per uur berekend.

<start verzenden mails> BUKAZU 2015 versie 2.0

7

brieven BUKAZU. BUKAZU 2015 versie 2.0 1

Recommend Documents