Breman, Spaans & Harnas

Z31-b34

Breman, Spaans & Harnas m a n a g e m e n t

c o n s u l t a n t s

BRAINSTORMSESSIE OVER KOSTEN EN EFFECTEN VAN VERVOERMANAGEMENT

•«SU

I I I 1

I I

INHOUDSOPGAVE

1.

Voorwoord

pag. 1

™

2.

Clustering van vervoermaatregelen

pag. 2

•

3.

Prioriteitenstelling

pag. 4

4. 5.

Uitwerking clusters van maatregelen Uitwerking kosten/effecten van vervoermanagement

pag. 4 pag. 9

6.

Bijlagen: - Bijlage 1: kosten-effecten schema's - Bijlage 2: programma - Bijlage 3: deelnemerslijst

m

m * •

I I I

I I I I I I I

I I I I I I I I 1 I 1 I 1 I I f I I f I

I i 1.

VOORWOORD

Voor u ligt het verslag van de brainstormsessie over kosten en effecten van vervoermanagement waaraan u hebt deelgenomen. De brainstorm vond plaats op 15 juni j.1. in Hotel Oud London in Zeist. De brainstorm was een initiatief van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat om een beeld te krijgen van de behoefte bij bedrijven aan inzicht in de kosten-effecten van vervoermanagement. De sessie werd begeleid door organisatie-adviesbureau Breman, Spaans en Harnas. De rapportage is bedoeld als een geheugensteun voor u als deelnemer. Derhalve zijn de resultaten voor de diverse discussie-onderdelen zo rechtstreeks mogelijk weergegeven.

Den Haag, juli 1993

Ministerie van Verkeer & Waterstaat

1

1 1 t I

2.

Na een welkomstwoord en een korte voorstelronde worden een veertigtal vervoermaatregelen geclusterd. Voor de brainstorm is door middel van een antwoordformulier aangegeven welke maatregelen in het kader van vervoermanagement uw bedrijf kan nemen of heeft genomen. Aan u wordt gevraagd deze maatregelen volgens eigen criteria te gaan clusteren. Hierdoor ontstaan negen clusters van maatregelen.

Carpooling - carpoolstimulering - positieve houding t.o.v. carpoolen - office-vision systeem ter beschikking stellen - het introduceren van een zo eenvoudig mogelijk carpoolsysteem

1 I

I 1

t

2.

Zakelijk Verkeer - aantal zakelijke lease auto's beperken - uitwerken van O V-alternatieven bij zakelijk verkeer - flexibel leasen; inzet huurauto; trein/high quality bus

3.

Communicatie - kostenbewustzijn - onderzoek naar werktijden, roosters en de woonplaatsen van de medewerkers - vervoerplannen (reisadvies op maat) - informatievoorziening op wat voor manier dan ook (bedrijfsbladen, gebiedsgerichte bladen, (overheids)bladen) - onderzoek naar reisgedrag van onze afnemers - communicatie

4.

Fietsfaciliteiten - aanschaf dienstfietsen i.v.m. afstanden tussen vestigingen - uitbreiding fietsenstalling alsmede het verbeteren van de beveiliging - aanleg douches ten behoeve van fietsers - ter beschikking stellen van fietsfaciliteiten - verander de kledingcultuur zo dat fietsen mogelijk wordt

5.

Parkeermaatregelen - parkeerbeleid formuleren - verhoging parkeertarief tot f 50,- per maand - parkeervergunningen

I I 1 I

1 I 1

I I Li

CLUSTERING VAN VERVOERMAATREGELEN

1 t 1 I

I t I 1 I I I 1 I 1 I I l I

1

6.

Openbaar Vervoer - locatiekeuze bij een OV-knooppunt - geef gebruikers van bedrijfsauto's de mogelijkheid in zich daartoe lenende omstandigheden Openbaar Vervoer te gebruiken - keuzevrijheid voor gratis abonnement - drempelverlaging OV door acceptatie kaarten - reiskostenvergoeding afgestemd op OV - NS-grootgebruikerscontract

7.

Verhuiskostenvergoeding - verhuiskostenvergoeding afhankelijk maken van nieuwe woonwerkafstand - vergoeding verhuiskosten - verhuiskostenregeling - plaatsingsplicht dichter bij huis met negatieve financiële prikkel - mogelijkheid bij verhuizing om te kiezen voor O V-jaarkaart i.p.v. verhuiskostenregeling

8.

Reiskostenvergoeding - maximering vergoeding reiskosten - reiskostenvergoeding woon-werkverkeer over maximaal 40 kilometer enkele reis en gebaseerd op tarieven OV

9.

Organisatie Vervoermanagement - strakker beleid ten aanzien van declaraties zakelijk verkeer - uitsplitsing van activiteiten t.a.v. vervoermanagement naar zakelijk reisverkeer en woon-werkverkeer; deze vragen niet dezelfde benadering (andere beslissers en andere overwegingen) - 33% besparen op dienstreizen met de auto - geef op elke uitnodiging voor bedrijfsbezoek (sollicitatie, bijeenkomst etc.) aan hoe het bedrijf met het openbaar vervoer te bereiken is - werk samen met bedrijven in de regio

i

3.

PRIORITEITENSTELLING

i

I I f i

I I

I 1 I

f I I 1 I I I i

Na het clusteren van maatregelen geeft u aan welk cluster van maatregelen het belangrijkst is. Het criterium daarbij is welk cluster van maatregelen in uw optiek het meest positieve effect sorteert. Hieruit kwam naar voren dat de volgende clusters van maatregelen het belangrijkst zijn: 1. Carpooling 2. Zakelijk Verkeer 3. Organisatie van een Vervoerplan

4.

UITWERKING CLUSTER VAN MAATREGELEN

Aan de hand van deze clusters worden drie subgroepen samengesteld. De groepsindeling is als volgt: Subgroepje 1: Carpooling - dhr. S.C.A. Peters, Lease Plan Holding - dhr. G.J.A.M. de Weert, Rabobank Nederland - mw. C. Herweijer, MAKRO Zelfbediening Groothandel - mw. I. van Steden, Randstad Uitzendbureau (Hedwig Streefland/ Breman, Spaans & Harnas)

Subgroepje 2: Zakelijk Verkeer - dhr. H.M. Franssen, Koninklijke Nedloyd Groep N.V. - dhr. W.C.G.N. van Paridon, PTT Nederland - dhr. Metselaar, Randstad Uitzendbureau - mw. A. Kok, IBM Nederland (Paul Kok/ Ministerie van Verkeer en Waterstaat)

Subgroepje 3: Organisatie van een Vervoerplan - mw. J. Eliasberg, MAKRO Zelfbediening Groothandel - dhr. T.F. Kolijn, VCC Amsterdam Zuidoost - dhr. R.R. van Zijll, IBM Nederland NV - dhr. Groenewoud, Aegon Verzekeringen (Cecely Loontjes/ Ministerie van Verkeer en Waterstaat)

De groepen krijgen ruim drie kwartier de tijd om een KATWOE-schema (zie volgende pagina) in te vullen. De KATWOE is een methode om een bepaalde activiteit (bijvoorbeeld het invoeren van carpoolmaatregelen) vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Deze activiteit brengt een veranderingsproces

i I i

i I i i

I I l i I

1 I i i i

I i

(ot ook wel transformatieproces) op gang. Dit veranderingsproces vormt het uitgangspunt voor het invullen van het KATWOE-schema en bestaat uit één cluster van maatregelen. Op de volgende pagina's staan de KATWOE's voor de drie clusters van maatregelen weergegeven. In de KATWOE wordt ook het begrip Weltanschauung gehanteerd. Hiermee wordt de optiek bedoeld van waaruit bedrijf situaties benaderd.

Katwoe Carpooling KATWOE

RESULTAAT VAN DE DISCUSSIE

Klanten

- resultaat voor werknemer positief - resultaat voor werkgever negatief

Actoren

de werknemers regelen het carpoolen onderling

Transformatieproces

carpoolregeling

Weltanschauung

- kostenbesparend voor de werknemer - minder verkeersproblemen - toename arbeidsproductiviteit

Omgeving

- fiscale regelgeving - overheidsvergoeding voor administratie - integraal overheidsbeleid infrastructuur

Eigenaar

de werknemer

Toelichting op de KATWOE over Carpooling Klanten De werknemer gaat alleen carpoolen als het hem een financieel voordeel oplevert. Het opzetten van een carpoolsysteem en de administratie en kosten hiervan zijn voor rekening van de werkgever. Dit vinden de deelnemers van de carpoolsubgroep onterecht. Actoren De werknemers worden als actoren beschouwd, omdat zij het carpoolen onderling regelen. Als carpooling vanuit het bedrijf wordt geregeld, ervaren de medewerkers dit als omslachtig vanwege de administratieve 'rompslomp'. Daarnaast spelen er nog twee factoren waardoor medewerkers niet zonder meer positief staan tegenover carpoolen. Ten eerste is het niet eenvoudig om duidelijke afspraken te maken over de gezamenlijke terugreis van de werkplek naar huis in verband met overwerk e.d.. Ten tweede speelt het privacyargument een rol; men wil niet met iedereen carpoolen. Transformatieproces Het invoeren van carpoolmaatregelen.

1

I I I 1 I I

I I I I I 1

1 I I

I I I 1 I

Weltanschauung In de optiek van de subgroep Carpooling levert carpoolen voordelen op voor: - de werknemer (kostenbesparing) - de werkgever (toename van de arbeidsproductiviteit) - de maatschappij (minder verkeersproblemen) Omgeving De maatregelen van de Fiscus werken negatief op vervoermanagement. Daarom is een integraal overheidsbeleid wenselijk (ook wat betreft de infrastructuur). De werkgever maakt alleen maar kosten bij het invoeren van een vervoerplan terwijl dit per saldo weinig of niets oplevert. Om deze reden is een vergoeding van de overheid aan bedrijven wenselijk. Eigenaar De werknemers moeten uiteindelijk concreet gaan carpoolen. Zij zijn dus ook degenen die bepalen of er uiteindelijk gecarpoold wordt. Katwoe Zakelijk Verkeer Opmerking:

het zakelijk verkeer komt ten laste van het bedrijf in de vorm van tijd, geld en faciliteiten

KATWOE


Klanten

- werknemers - sollicitanten - derden

Actoren

-

bedrij f/management zakelijke reizigers belaste omgeving (buurtbewoners) overheid/maatschappij

Transformatieproces

-

informatie en beïnvloeding beheren parkeerveiligheid alternatief voor dwang op autogebruik aankweken kosten/evt. milieubewustzijn

Weltanschauung

- bereikbaarheid - milieu - kostenbesparing

Omgeving

- technische omgeving - informatie technologie - infrastructuur

Eigenaar

Bedrijf

i I I I 1 1 I

I I I I 1

I I I I I I I I f

Toelichting op de KATWOE over zakelijk verkeer Bij het onderdeel 'omgeving' staat het begrip informatie-technologie. Hierbij wordt gedacht aan het vergaderen via een computernetwerk; dit scheelt reiskosten en reistijd. Met het begrip 'infrastructuur' wordt gedacht aan het werken in de trein wat een voordeel oplevert voor het bedrijf. Onder 'Eigenaar' verstaat de subgroep Zakelijk Verkeer het bedrijf, dat wil zeggen de bedrijfsleiding (die moet drager van het systeem zijn en tevens initiatiefnemer). Katwoe Organisatie van een Vervoerplan

KATWOE


Klanten

- bedrijf - medewerkers

Actoren

Bedrijf eventueel samen met anderen en de medewerkers

Transformatieproces

Organisatie van vervoerplan

Weltanschauung

Het bedrijfsbelang bestaat uit een financieel aspect en een bereikbaarheidsaspect. Ook heerst er binnen bedrijven de optiek dat wettelijke regelingen een kader kunnen scheppen voor de organisatie van vervoermanagement.

Omgeving

-

Eigenaar

Management DeOR

de overheid arbeidsmarkt infrastructuur financiële status

Toelichting op de KATWOE over Organisatie van een Vervoerplan Klanten Het bedrijf heeft een financieel voordeel en de medewerkers ondervinden minder stress. Actoren Bij zakelijk verkeer gaat het om maatregelen waarvan het initiatief vanuit de bedrijfsleiding komt. Ook de invoering, implementatie en bewaking wordt van bovenaf geregeld. Door goede communicatie kan de bedrijfsleiding proberen hiervoor een breed draagvlak te krijgen voor de nieuwe regelingen.

1 I I I 1 I I

I I I I I

I 1 I I 1 I I I I

Transformatieproces De organisatie van het vervoerplan. Weltanschauung De overtuiging dat een vervoerplan op lange termijn belangrijk is (geen ruimtegebrek), moet vanuit het bedrijf zelf komen en niet alleen vanuit de overheid. Omgeving - De overheid legt een verplichting voor een vervoerplan op. - Door de krapper wordende arbeidsmarkt moeten bedrijven zich beter profileren. Dit kan onder andere door goede secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals de faciliteiten die voortvloeien uit een vervoerplan). - Wijzigingen in de infrastructuur zijn wellicht nodig om bedrijven bereikbaar te houden. - De recessie is van invloed op de financiële situatie bij bedrijven; of er geld is voor een vervoerplan hangt hiervan af. Eigenaar De invoering van een vervoerplan wordt bepaald door de overheid en door het management van bedrijven. Naar aanleiding van de presentaties van de KATWOE's ontstond er een plenaire discussie over de argumenten die men intern kan gebruiken om de 'Eigenaar' van het vervoersysteem te overtuigen van de noodzaak van vervoermanagement. Allereerst wordt opgemerkt dat bedrijven de overheid moeten zien als een geheel waarbij ministeries een geïntegreerd beleid presenteren (het beleid van de Fiscus staat haaks op dat van het Ministerie van Verkeer & Waterstaat). Eén van de deelnemers vraagt zich wel af hoe ver je gaat met een vervoerplan. Een ander antwoordt dat men binnen zijn bedrijf een vervoerplan ziet als een pakket van faciliteiten dat het bedrijf haar medewerkers aanbiedt. Medewerkers moeten min of meer vrijwillig tot een bepaald vervoergedrag komen, omdat vervoergedrag een ingeslepen gedragspatroon is. Daarom werken individuele vervoer-adviezen niet. Een tweede belangrijk criterium voor het vervaardigen van een vervoerplan is het al dan niet aanwezig zijn van vervoersproblemen (zoals het bereikbaarheidsprobleem of parkeerproblemen). Een vervoerplan dat slechts op ideële gronden gebaseerd is, werkt niet. Tenslotte wordt er opgemerkt dat de vervoersproblematiek draait om het beperken van de mobiliteitsgroei; per saldo neemt de mobiliteit toe. Dit is een onoplosbaar probleem.

I I I I 1 I I

I I I I I

I I 1 1 I I I I I

5.

UITWERKING KOSTEN/EFFECTEN VAN VERVOERMANAGEMENT

Aansluitend op de plenaire discussie heeft elke subgroep een kwartier de tijd om een schema in te vullen over inzicht in het belang van kosten en effecten van een cluster van maatregelen (in dit geval kosten en effecten van carpoolen, van zakelijjk verkeer en van de organisatie van een vervoerplan). Door de beperkte tijd die voor dit onderdeel is uitgetrokken, blijkt het niet eenvoudig om de schema's in te vullen. Bijlage 1 bestaat uit de ingevulde schema's. De resultaten uit de schema's leveren geen eenduidig beeld op. Wel kan gesteld worden dat de deelnemers de kwantificeerbaarheid van kosten en effecten noodzakelijk vinden.

I I I I I I I

I I

I I I I I I I I I I I

BIJLAGEN

I I I I I I | M

I I I I 1 1 I I I I I I t

BIJLAGE 1 Kosten-effecten schema's

INZICHT IN HET BELANG VAN KOSTEN EN EFFECTEN VAN CARPOOUNG

Wat zijn de effecten (OPBRENGSTEN)?

Wat voor informatie is nodig i.v.m. de besluitsluitvorming over carpooling?

Is deze informatie binnen uw bedrijf beschikbaar?

Invloed op besluitvorming (0-1-2-3-4-5)

Kwantificeerbaarheid van effecten noodzakelijk (j/n)

Werknemer f 600,per maand per persoon

5

Ja

Rekenmodel

Boerenverstand

Minder congestie

2

Ja

Reistijd OV

Sommige informatie wel. andere niet

Minder kosten parkeerplaatsen

3

Ja

m 2 prijzen: - aantal parkeerplaatsen - aantal bezoekers - aantal functies

Nee

INZICHT IN HET BELANG VAN KOSTEN EN EFFECTEN VAN CARPOOUNG

Wat zijn de effecten (KOSTEN)?

Wat voor informatie is nodig i.v.m. de besluitvorming over carpooling?




Administratie

0

Ja (OR)

Tijdsbeslag/Systeem

Nee

Arbeidstijden

4

Ja

Werktijden/Flexibiliteit

Ja

INZICHT IN HET BELANG VAN KOSTEN EN EFFECTEN VAN ZAKEUJK VERKEER


Verlaging vergoeding auto Kilometer budgettering zakelijk verkeer



3 (lage acceptatiegraad)

Ja

Opinie personeel

Verschilt

Ja

Kostenoverzicht zakenverkeer

Verschilt

1

Wat voor informatie is nodig i.v.m. de besluitsluitvorming over zakelijk verkeer?


INZICHT IN HET BELANG VAN KOSTEN EN EFFECTEN VAN ZAKEUJK VERKEER

Wat zijn de effecten (KOSTEN)?

Verhoging vergoeding OV



Wat voor informatie is nodig i.v.m. de besluitvorming over zakelijk verkeer?


4

Ja

Opinie personeel aanbod OV (kwalitatief en kwantitatief)

Verschilt/Ja

INZICHT IN HET BELANG VAN KOSTEN EN EFFECTEN VAN DE ORGANISATIE VAN EEN VERVOERPLAN



Kwantificeerbaarheid van effecten noodzakelijk (J/N)

Potentieel hoog

3

-

-

-

Extra plaatsen

3

-

-

-

Wat voor informatie is nodig i.v.m. de besluitslu'rtvorming over organisatie vervoerplan?


INZICHT IN HET BELANG VAN KOSTEN EN EFFECTEN VAN DE ORGANISATIE VAN EEN VERVOERPLAN Wat zijn de effecten (KOSTEN)?


Kwantificeerbaarheid van effecten noodzakelijk (J/N)

Wat voor informatie is nodig i.v.m. de besluitvorming over de organisatie van een vervoerplan?


Systeem beperkt maar tijd op niveau/LAAG

2

Nee

Duidelijk plan

Ja

Informatie en Bïïnvloeding/HOOG

2

Ja

Duidelijk plan Routing via bedrijfsbranche

Ja

Beheren parkeergelegenheid/MIDDEL

3

Ja

Budget en Plan

Ja

2

Ja

Plan

(Fiscaal) ?

2

Nee

Communicatieplan

Ja

Alternatief dwang autogebruik/GOEDKOOP Aankweken kostenbewustzijn/HOOG

I I I I I I |

BIJLAGE 2

m

Programma Brainstormsessie

I I I I I I I I I I I I I

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

PROGRAMMA 12.00 - 13.00:

Lunch

13.00 - 13.30:

Inleiding De inleiding bestaat uit een welkomswoord plus een toelichting op de bijeenkomst.

13.30 - 14.00:

Het begrip vervoermanagement Bij dit onderdeel stimuleren wij het ontstaan van een gemeenschappelijk begrippenkader wat betreft vervoermanagement.

14.00 - 15.00:

Argumentatie over vervoermanagement binnen bedrijven De totale deelnemersgroep wordt opgesplitst in sub groepjes bestaande uit 5 personen. Vervolgens vindt aan de hand van een aantal vragen een uitwisseling van gedachten plaats; deze uitwisseling gaat over het effect wat invoering van vervoermanagement binnen het bedrijf vervoorzaakt.

15.00 - 15.15:

Theepauze

15.15 - 15.45:

Plenaire discussie over de argumentatie binnen subgroep] es Elk subgroepje presenteert de resultaten van de gedach tenuitwisseling waarna er tijd is voor een korte plenaire discussie.

15.45 - 16.45:

Behoefte aan informatie over kosten/effecten Het ministerie van Verkeer en Waterstaat is geïnteres seerd in de informatiebehoefte binnen bedrijven wat betreft de kosten/effecten van vervoermanagement. Bestaat er binnen bedrijven een beeld van de kosten/ effecten van vervoermanagement? Is inzicht in de kosten/effecten van vervoermanagement belangrijk bij de beslissing voor invoering hiervan? In subgroepjes worden deze vragen en andere met elkaar doorgesproken.

16.45 - 17.00:

Sluiting

•

BIJLAGE 3 Deelnemerslijst

I I I I I I I

I

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

DEELNEMERSLIJST

Deelnemer

Bedrijf

mw. A. Kok

IBM Nederland NV

dhr. R.R. van Zij 11

IBM Nederland NV

mw. I. van Steden

Randstad Uitzendbureau

dhr. Metselaar

Randstad Uitzendbureau

dhr. S.C.A. Peters, PHD

Lease Plan Holding

dhr. W.C.G.N. van Paridon

PTT Nederland

dhr. Groenewoud

Aegon Verzekeringen

dhr. G.J.A.M. de Weert

Rabobank Nederland

dhr. H.M. Fransen

Koninklijke Nedloyd Groep N.V.

mw. C. Herweijer

MAKRO Zelfbediening Groothandel

mw. J. Eliasberg

MAKRO Zelfbediening Groothandel

dhr. T.F. Kolijn

VCC Amsterdam Zuidoost

dhr. P.A. Kok

Ministerie van V&W

mw. C. Loontjes

Ministerie van V&W

dhr. W.R.N. Harnas

Breman, Spaans & Harnas Management Consultants

mw. H.W.Th. Streefland

Breman, Spaans & Harnas Management Consultants

Breman, Spaans & Harnas

Recommend Documents