BPUG: Hét platform voor het toepassen van PRINCE2®, MSP®, P3O®, M_o_R®, MoP™ & MoV™ in Nederland PRINCE2®, MSP®, M_o_R®, P3O®, MoP™ & MoV™ are Registered Trade Marks of the Office of Government Commerce
Centraal PMO: Hoe spin je het web? BPUG seminar 31 mei 2011
BPUG Seminar 2011 “Run the Business – Change the Business” www.bpug.nl
2
Even voorstellen Mireille Aaftink
Judith Engelberts
• • • •
•
Manager PMO @ Prorail 4 jaar werkervaring in PMO-omgeving Bank- & verzekeringswezen ICT dienstverlening
[email protected]
• •
Kennismanager @ WIN Project Support Vz. IPMA PMO interessegroep 5 jaar werkervaring in PMO-omgeving • Bank- & verzekeringswezen • Energiesector • Publieke sector
[email protected]
Agenda PMO in haar omgeving Tips & trucs
PMO in een projectorganisatie
Doel en resultaat centraal PMO
Project Support op project-, programma- en portfolio niveau
Verbindingen leggen in projectorganisatie met centraal PMO Zijn we er dan?
Te behalen resultaten
PMO in een projectorganisatie Portfolio Board
Portfolio Office
Programma manager
Programma Office
Project A
Project B
Project Office
Project Office
Project Office
Team x
Project C
Team y
Team 1
Team 2
Team 3
Team x
Team y
PMO Prorail ICT-Services
Afdeling x
Afdeling Projecten
Portfolio Manager
Project Management Office
Afdeling projectmanagement
Portfolio Analist Programma Coördinator
Project coördinator Programma X
Project X
Project X
Programma X
Project X
Project X
Inzicht & Transparantie PM
Project Management Office Implementeren en continu verbeteren van de informatielijnen o.a. door: • Status in kaart brengen (geld, tijd, kwaliteit) van project/programma • Opstellen van rapportages • Verzorgen van de communicatie • Inrichten documentstructuur
Resultaat: Eén aanspreekpunt Eén centrale locatie met projectinformatie
Inzicht & Transparantie PMO ProRail PM
Project Management Office taken • Status in kaart brengen (geld, tijd, kwaliteit) van project/programma. • Opstellen van rapportages. • Verzorgen van de communicatie • Inrichten documentstructuur. • Kwaliteitcontroles. • Begeleiden afsluiting/ opstart project • Basis project/ programma opzetten/ beheren.
Resultaat: Eén aanspreekpunt/ loket Eén centrale locatie met projectinformatie Uniform werken
Portfolio-, progamma- en projectoffices Doel
Project Office
Programma Office
Portfolio Office
Kenmerken
Focus op planning, projectfinanciën, Structuur en support bieden binnen een project en inzicht verschaft in documentbeheer, rapportage en change control. Inhoudelijke controle op het de status en voortgang van het project en haar deliverables project Inzicht verkrijgen in de mate van realisatie van het gedefinieerde resultaat.
Focus op financiën, planning, risk- & issuemanagement en benefit management.
Aansluiting op beleid en de strategie en ondersteunen bij de keuze in projectenportfolio (decision enabling )
Focus met name op de planning en financiën van het projectportfolio, resourcemanagement en risk- & issuemanagement
Status PMO Prorail Doel (waarna toe)
Kenmerken (huidig)
Portfolio Office
-Geïmplementeerd portfolioproces. Besluitvorming over portfolio’s.
- Portfoliodashboards. -Geïmplementeerd proces. -Gebruik broninformatie.
Programma Office
Uniform programmamanagement (Top down).
-Afhankelijkheden -programma issues/ risico’s -Programma financiën -Planning
Alle ICT projecten ondersteunen.
Dienstenpakket: -Issue- / risicomanagement -Financiën -Kwaliteit -Communicatie -Begeleiden workshops
Project Office
Decision Enabling PPM
Portfoliomanagement Office Ondersteunen bij de keuze tot het uit te voeren projectenportfolio door: • Inventariseren alle projecten & programma’s • Opstellen van criteria en beoordelen van de business cases • In kaart brengen en bijhouden van voortgang, status en kwaliteit • Inzicht creëren in inzetbaarheid van resources
Resultaat: Afstemming projecten en programma’s op beleid en strategie en capaciteitsmanagement
Decision Enabling PMO ProRail PPM Portfoliomanagement Office Taken: •In kaart brengen en bijhouden van voortgang, status en kwaliteit • Inzicht creëren in inzetbaarheid van resources • Inventariseren en rapporteren status alle projecten & programma’s • Kwaliteitscontroles managementdocumentatie • Ondersteuning methode link met strategie per project
Resultaat: Afstemming projecten en programma’s maakbaar heid en (strategie)
Inzicht & Transparantie PM
Project Management Office Implementeren en continu verbeteren van de informatielijnen o.a. door: • Status in kaart brengen (geld, tijd, kwaliteit) van project/programma • Opstellen van rapportages • Verzorgen van de communicatie • Inrichten documentstructuur
Resultaat: Eén aanspreekpunt Eén centrale locatie met projectinformatie
Inzicht & Transparantie PMO ProRail PM
Project Management Office Taken • Status in kaart brengen (geld, tijd, kwaliteit) van project/programma/: • Opstellen van dashboards • Verzorgen van communicatie • Inrichten documentstructuur • Kwaliteitscontroles
Resultaat: Eén aanspreekpunt Eén centrale locatie met projectinformatie
Behaalde resultaat Met de inrichting van support op project-, programma-, en portfolio management niveau: - Inzicht - Transparantie - Keuzes mogelijk maken - Bijsturen mogelijk maken - Efficiëntie - Leren door kwaliteitscontroles en audits
Zijn we er nu? Afstemming projecten en programma’s op beleid en strategie en capaciteitsmanagement Afstemming projecten en programma’s maakbaarheid en (strategie) Eén aanspreekpunt en één centrale locatie met projectinformatie Verbinding van projecten & programma’s met de hele projectorganisatie Heldere procedures en een duidelijke werkwijze Kennisborging t.b.v. de totale projectorganisatie
BPUG Seminar 2011 “Run the Business – Change the Business” www.bpug.nl
16
Verbindingen creëren binnen de projectorganisatie Portfolio Board
Portfolio Office
Centraal PMO / Centre of Excellence
Programma manager
Programma Office
Project A
Project B
Project Office
Project Office
Project Office
Team x
Project C
Team y
Team 1
Team 2
Team 3
Team x
Team y
Standaardisatie & Structuur Lijn
Centraal PMO Implementeren en continu optimaliseren van de projectprocessen, tools en templates door: • Bepalen PM-methodiek • Vaststellen TVB per functie • Team samenstellen • Creëren van standaard templates • Inrichten projectprocessen
Resultaat: Eén duidelijke werkwijze Heldere procedures Kennisborging Specifieke opleiding
Standaardisatie & Structuur PMO ProRail Lijn
Centraal PMO CoE Taken: • Creëren van standaard templates. • Opstellen pm handboek. • Het loket. • Ondersteuning opstart en afsluiting project. • Vraagbaak
Resultaat: Eén duidelijke werkwijze. Eén punt! Uniform werken.
Draagvlak Vanaf start…………… • • •
Verwachtingen managen (nee zeggen) Aannamebeleid Meerwaarde laten zien
20
Resultaat tot nu toe… Project Ervaring met ondersteuning op basis van dienstenpakket: Klantcijfer van ruim een 8. Programma Geïmplementeerd dienstenpakket programmaondersteuning Portfolio • Portfolioproces geïmplementeerd: dashboards! • Kwaliteitscontroles • De PLEK voor projectportfoliomanagement Center of Excellence Begin gemaakt……….. ↓
21
Plannen voor 2011 Portfoliomanagement Niveau besluitvorming portfoliomanagement Center of Excellence • Op de kaart zetten • Verder uitbouwen • Wij zijn het Center of Excellence van de afdeling Projecten
22
Bedankt!
23
