BPUG-bijeenkomst 3 juli 2013 “PRINCE2 en IPMA bij leveranciersorganisaties” Michel Rutgers IPMA B gecertificeerd projectmanager
[email protected] 1
Programma 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Introductie Profiel Practical Approach Vergelijking IPMA / PRINCE2 IPMA professionalisering IPMA voor leveranciers PRINCE2 voor leveranciers Implementatie IPMA/PRINCE2 bij leverancier
2
Introductie 1. 2. 3. 4. 5.
Naam Functie Organisatie Ervaring met PRINCE2 Ervaring met IPMA
3
Profiel Practical Approach -1 Diensten Practical Approach: 1. Inhuren projectmanagers 2. Inrichten van portfolio-, programmaen/of projectmanagement 3. Inhuren facilitators 4. Workshoptrainingen 5. Projectmanagementtrainingen • • •
IPMA PRINCE2 SCRUM 4
Profiel Practical Approach -2 Wij werken met een team van: 1. Ervaren projectmanagers 2. Ervaren programmamanagers 3. Ervaren portfoliomanagers 4. Ervaren facilitators. Zij verzorgen ook de trainingen.
5
Klanten Practical Approach • • • • • • • •
ICT-bedrijven Telecombranche (KPN, Ziggo) Financiële branche Zorgverzekeraars Productiebedrijven Reisbranche Rijksoverheid en gemeentes Bouw- en installatiebranche 6
Partners Practical Approach 1. Hedeman Consulting – Bert Hedeman 2. De project Academie – Roel Riepma 3. Eye for Improvement – PRINCE2 trainingen
7
7
IPMA professionalisering 1. IPMA wereldwijd toegepast 2. IPMA competenties 3. IPMA certificeringsniveaus 4. IPMA toetsing 5. IPMA slagingspercentages 6. Slagingsgarantie Practical Approach 7. Waarom certificeren?
8
8
IPMA wereldwijd toegepast IPMA (International Project Management Association) een in Zwitserland gevestigde, internationale organisatie
voor de promotie van projectmanagement.
De organisatie is actief in 40 landen Wereldwijd zijn er al meer dan 130.000 “IPMA-certificaathouders”, waarvan in Nederland: • • • •
5 IPMA A certificaathouders 337 IPMA B certificaathouders 1357 IPMA C certificaathouders 6477 IPMA D certificaathouders
IPMA is vooral competentiegericht. 9
9
IPMA competenties
Contextuele competenties Technische competenties
Gedragsmatige competenties
IPMA D %
IPMA C %
IPMA B %
Technisch
60
70
45
Gedragsmatig
20
15
25
Contextueel
20
15
30 10
IPMA certificeringsniveaus IPMA A: Certified Projects Director Minimaal vijf jaar ervaring in aansturen van groep van programma’s en projecten
IPMA B: Certified Senior Projectmanager Laatste acht jaar minimaal vijf jaar projectmanager, waarvan drie jaar voor complexe projecten en twee jaar voor beperkt complexe projecten projecten
IPMA C: Certified Projectmanager Minimaal drie jaar projectmanager beperkt complexe projecten
IPMA D: Certified Project Management Associate Geen ingangseisen
IPMA Level B programma management Minimaal 5 jaar ervaring met programmamanagement, waarvan 3 jaar als verantwoordelijk programmamanager van minder complexe programma’s 11
IPMA toetsing (1) IPMA IPMA IPMA IPMA IPMA
A: assessment B projectmanagement: assessment C: examen + assessment D: examen B programmamanagement: assessment
Voor IPMA D en C examen geldt: • Toetsing alle 46 competenties mogelijk! • 3,5 uur examen, waarvan • 1 uur meerkeuzenvragen • 2,5 uur open vragen 12
IPMA toetsing (2) Voor IPMA C en B assessment geldt: 1. Getoetst op alle 46 competenties! 2. Twee assessoren 3. Duur: 75 minuten 4. Assessoren testen projectmanagementcompetenties op basis van: • curriculum vitae en projectenlijst • 360° feedback • projectrapport
13
IPMA slagingspercentages Gemiddeld slagingspercentages examens voor alle opleidingsbureau ’s is: IPMA C examen = 68,8 % IPMA D examen = 82,5% Voor het assessment is score van Practical Approach de laatste vier jaar 100% voor IPMA C en B Practical Approach geeft om deze reden een slagingsgarantie af (zie volgende slide)
14
Slagingsgarantie Slagingsgarantie van Practical Approach houdt in: 1. Indien u niet slaagt voor het IPMA D of C examen begeleiden wij u individueel zonder extra kosten bij het 1e herexamen. 2. Indien u na de intake van Practical Approach een advies krijgt u in te schrijven voor het IPMA C praktijkdeel of het IPMA B assessment en u slaagt desondanks niet voor het assessment dan krijgt u de kosten voor de begeleiding terug. Meer informatie over ons IPMA opleidingsaanbod en prijzen vindt u op www.practicalapproach.nl
15
Waarom certificeren? • Aanbod dekt gehele vakgebied projectmanagement af • Internationaal erkend • Meer niveaus: stapsgewijs carrièrepad • Brengt kennis aan meet competenties • Maakt kwaliteit projectmanagers vergelijkbaar
16
16
Vergelijking IPMA / PRINCE2 Technische competenties - 1 IPMA competentie
In Prince 2?
Projectmanagementsucces
Nee
Belanghebbenden
Grotendeels
Eisen en doelen
Ja business case!
Kansen en risico's
Grotendeels
Kwaliteit
Grotendeels, kwaliteitsreview goed beschreven
Projectorganisatie
Alleen stuurgroep aansturing
Teamwerk
Nee
Probleemoplossing
Nee
Projectstructuren Scope en op te leveren resultaten
Alleen PBS, geen WBS (PMBOK) Onderdeel PID 17
Vergelijking IPMA / PRINCE2 Technische competenties - 1 IPMA competentie
In Prince 2?
Tijd en projectfasering
Ja, IPMA kent meerdere faseringsmodellen
Mensen & middelen
Nee
Kosten en financiën
Nee
Inkoop en contracten
Nee
Wijzigingen
Ja
Beheersing en rapportage
Ja
Informatie en documentatie
Nee
Communicatie
Nee
Projectstart
Ja
Afsluiting
Ja 18
Vergelijking IPMA / PRINCE2 Gedragsmatige competenties - 1 IPMA competentie
In Prince 2?
Leiderschap
Nee
Betrokkenheid en Motivatie
Nee
Zelfbeheersing
Nee
Assertiviteit
Nee
Ontspanning
Nee
Openheid
Nee
Creativiteit
Nee
Resultaatgerichtheid
Nee
Efficiëntie
Nee
Overleg en advies
Nee
Onderhandelen
Nee 19
Vergelijking IPMA / PRINCE2 Gedragsmatige competenties - 1 IPMA competentie
In Prince 2?
Conflicten en crises
Nee
Betrouwbaarheid
Nee
Respect en inlevingsvermogen
Nee
Ethiek
Nee
20
Vergelijking IPMA / PRINCE2 Contextuele competenties IPMA competentie
In Prince 2?
Programma-oriëntatie
Deels, zit vooral in MSP
Portfolio-oriëntatie Project-, programma- en portfolio-implementatie
Nee
Staande organisatie
Nee
Primair proces Systemen, producten & technologie
Nee
Personeelsmanagement Gezondheid, beveiliging, veiligheid en milieu
Nee
Financiën
Nee
Juridische aspecten
Nee
Nee
Nee
Nee
21
Conclusies vergelijking IPMA en PRINCE2 1. Alle PRINCE2 elementen zitten in IPMA, vooral in de technische competenties van IPMA 2. Geen gedragsmatige competenties in IPMA 3. Alleen contextuele competentie “Programma oriëntatie” zit deels in Pince2
22
Technische competenties IPMA voor leveranciers - 1 IPMA competentie
Relevant?
Projectmanagementsucces
Ja
Belanghebbenden
Ja
Eisen en doelen
Eigen business case en business case klant!
Kansen en risico's
Ja
Kwaliteit
Ja
Projectorganisatie
Vaak is OG PM van aannemer of van klant
Teamwerk
Ja
Probleemoplossing
Ja
Projectstructuren
Ja
Scope en op te leveren resultaten Ja 23
Technische competenties IPMA voor leveranciers - 2 IPMA competentie Tijd en projectfasering
Relevant?
Mensen & middelen
Ja
Kosten en financiën
Ja
Inkoop en contracten
Ja
Wijzigingen
Ja
Beheersing en rapportage
Ja
Informatie en documentatie
Ja
Communicatie
Ja
Projectstart
Ja
Afsluiting
Ja
Ja
24
Gedragscompetenties IPMA voor leveranciers - 1 IPMA competentie
Relevant?
Leiderschap
Ja
Betrokkenheid en motivatie
Ja
Zelfbeheersing
Ja
Assertiviteit
Ja
Ontspanning
Ja
Openheid
Ja
Creativiteit
Ja
Resultaatgerichtheid
Ja
Efficiëntie
Ja
Overleg en advies
Ja
Onderhandelen
Ja 25
Gedragscompetenties IPMA voor leveranciers - 2 IPMA competentie
Relevant?
Conflicten en crises
Ja
Betrouwbaarheid
Ja
Respect en inlevingsvermogen
Ja
Ethiek
Ja
26
Contextuele competenties IPMA voor leveranciers - 1 IPMA competentie
Relevant?
Programma-oriëntatie
Deels
Portfolio-oriëntatie Project-, programma- en portfolio-implementatie
Nee
Staande organisatie
Ja
Primair proces Systemen, producten & technologie
Ja
Personeelsmanagement Gezondheid, beveiliging, veiligheid en milieu
Deels
Financiën
Nee
Juridische aspecten
Ja
Deels
Ja
Mate afhankelijk type project
27
IPMA relevant voor leveranciers?
1. Alle technische competenties relevant, alleen: • • •
Klant heeft business case waar leverancier op kan inspelen Leverancier heeft eigen business case Leverancier heeft vaak PM van aannemer of van klant als opdrachtgever
2. Alle gedragscompetenties relevant 3. Contextuele competenties grotendeels relevant (Financiën?) 28
PRINCE2 processen voor leveranciers PRINCE2 processen
Relevant?
Starting Up a Project (SU)
Deels
Initiating a Project (IP)
Deels
Directing a Project (DP)
Deels
Controlling a Stage (CS)
Deels
Managing a Stage Boundary (SB)
Deels
Managing Product Delivery (MP)
Ja
Closing a Project (CP)
Deels
29
PRINCE2 componenten voor leveranciers PRINCE2 component
Relevant?
Organization
Vaak alleen PM klant of PM hoofdaannemer als OG
Plans
Alleen teamplan
Progress
Deels, alleen voortgangsrapportage
Risk
Ja
Ruality Change
Ja
Nee, wel rekening mee houden mogelijke changes van klant
30
PRINCE2 technieken voor leveranciers PRINCE2 techniek
Relevant?
Productgerichte planning Ook gebruik WBS Aanpak wijzigingsbeheer
Deels: impactanalyse changes uitvoeren
Kwaliteitsreview
Ja
31
Implementatie IPMA/PRINCE2 bij leverancier Opdrachtgever (projectmanager van klant of van hoofdaannemer
Verzoek tot project
Projectaanvraag
Goedkeuren projectopdracht
Goedkeuren projectplan
Projectopdracht accoord
Projectplan accoord
Projectopdracht
Start up
Start up
Projectdefinitie
Projectplanning
Projectplan
Projectresultaat updates
Evalueren resultaten
Verlenen decharge
Project laatste update
Projectdecharge formulier
Kick off Projectuitvoering
Project: Projectmanager
Projectafsluiting O.a. onderhoudscontracten opstellen
32
Implementatie PRINCE2 bij LostBoys - 1
Bedrijfs- of Programmamanagement
DP
OP Opstarten v/e Project
Dirigeren v/e Project( stuurgroep)
IP Initiëren v/e Project
BF Beheersen v/e Fase
MF Managen Faseovergangen
AP Afsluiten v/e Project
MP Managen Productoplevering PL
Opstellen v/e Plan 33
Implementatie PRINCE2 bij LostBoys - 2
1. Ingerichte processen 2. Offerteproces 3. Dirigeren project 4. Beheersen fase 5. Managen productopleveringen 6. Managen faseovergangen 7. Afsluiten project 8. Risicomanagement 9. Kwaliteitsmanagement 10. Configuratiemanagement Naast het ontwikkelen van templates is een CM-tool en een issuemanagementtool geïmplementeerd (Jira). 34
Projectinrichting
Uitvoering
Oplevering
Nazorg
Inhoud
Inhoud
Inhoud
Inhoud
Het kunnen opstarten van de projectactiviteiten. De nadruk ligt op organisatorische aspecten die zowel extern als intern gericht zijn.
Gedurende de uitvoering van het project houdt de projectleider de inhoudelijke voortgang in de gaten, stuurt op de mijlpalen in het projectplan en houdt de kwaliteit van producten in de gaten. Periodiek vindt voortgangsoverleg en kwaliteitsbeoordelingen plaats, zowel intern als extern. projectleider stelt waar Projectplan bij en laat opdrachtgever bijstelling goedkeuren.
De projectleider en het projectteam leveren de producten zoals genoemd in projectplan. Iedere oplevering levert een verantwoording op over de geplande en gerealiseerde tijd, geld en capaciteit en leerpunten voor volgende projecten. Een goede projectverantwoording met evaluatie vergroot de tevredenheid van de opdrachtgever en daarmee de kans op vervolgopdrachten.
Het na het afsluiten van het project onderhouden van contact met de opdrachtgever en het bepalen of de doelen van de opdrachtgever met het door significant opgeleverde projectresultaat zijn bereikt. Dit kan leiden tot vervolgopdrachten voor Significant. Ook vindt evaluatie van gebruikte checklists en tools plaats waarbij best-practices worden gearchiveerd voor toekomstige projecten.
Intern: • Opzetten projectdossier • Opstellen stakeholderanalyse • Opstellen Projectplan • Interne kick-off • Risicoanalyse • Inrichten projectorganisatie • Intakegesprek projectmedewerker • Bepalen in te zetten checklists en tools en deze toesnijden op project
Extern: Externe kick-off
Intern: • Voorgangsoverleg • Interne voorgangsrapportage • Risicomanagement • Terugkoppeling ontwikkeldoelen
Extern: • Manage verwachtingen klant • Externe voorgangsrapportage • Tussentijdse evaluatie extern • Wijzigingsmanagement
Intern: • Evaluatie project – intern • Functioneringsgesprek • Evaluatie gebruikte tools en checklists
Extern: • • • •
Evaluatie project – extern Overdracht projectresultaat Epiloog/naschrift Feestelijke afsluiting
Intern: • Evalueren gebruikte checklists en tools. • Best practices aanleveren aan QA-manager (PL) en archiveren (QA-manager) • Kennisoverdracht binnen PMC en vakgroep
Extern Bezoeken aan klant te bepaling of doel klant met project is gehaald.
Projectinrichting
Checklists: • Stakeholderanalyse • Risico- analyse en management • Kick-off project – intern • Kick-off project – extern • Projectorganisatie • projectdossier Tools: • Inhoud projectplan • Stakeholdersoverzicht • Template planning • Verslag intakegesprek • Toegepaste checklists en tools
Uitvoering
Oplevering
Checklists: Wijzigingsmanagement
Checklists: Projectevaluatie
Tools: • Agenda projectvergadering • Actielijst • Voortgangsrapportage • Urenrapportage op medewerker • Urenrapportage op projectniveau • Verslag evaluatie- en beoordelingsgesprek
Tools: • Projectevaluatieformulier • Verslag evaluatie- en beoordelingsgesprek
Nazorg
Checklists : • Interne evaluatie • Externe evaluatie • Overdracht project • Projectdossier Tools: • Overdrachtsrapporta ge • Epiloog • Externe evaluatie 36 • Interne evaluatie • Evaluatie toegepaste checklists en tools
Vragen
37
