PMO binnen de Rabo. Het is tijd voor P3O. Soest, 12 januari PMO Rabobank Nederland

PMO binnen de Rabo Het is tijd voor P3O Soest, 12 januari 2011

PMO Rabobank Nederland

Agenda Wie ben ik? De Rabobank Groep Huidige inrichting veranderbedrijf / PMO Next step: PMO 2.0 Afsluiting Vragen?

2


Wie ben ik? o 44 jaar jong o Getrouwd met Anita, twee kinderen Willemijn en Hidde o 24 jaar in dienst bij de bank o HEAO-Bedrijfsinformatica, momenteel MBA-studie Nyenrode o Vele functies binnen de bank gehad, zowel binnen ICT als Business o Huidige functie: Manager PMO

3


Rabobank Groep

4


Rabobank Groep

9,5 miljoen klanten

1,7 miljoen leden

152 lokale banken

60.568 fte

Rabobank Nederland

Ondersteuning lokale Rabobanken

Staffuncties Rabobank Groep

Rabobank International

Situatie per 1 juli 2009

5


Rabobank Groep 9,5 miljoen klanten 1,7 miljoen leden 152 lokale Rabobanken met 1.061 vestigingen Rabobank Nederland Ondersteuning lokale Rabobanken • • • • • •

6

Bedrijven Particulieren Private Banking Groep ICT Bedrijfsmanagement Cooperatie en bestuur

Rabobank International • Food & agribusiness • Internationaal retailbankbedrijf • Wholesalebankbedrijf

Staffuncties Rabobank Groep • • • •

Investor Relations Long Term Funding MVO Overige stafafdelingen


Groep ICT

ICT Beleid en Architectuur

Directeur Groep ICT

Programma- en Informatiemanagement

Systeemrealisatie

Beheer en Exploitatie

Klantcontact

Programmamanagement

PMO

7


Huidige inrichting veranderbedrijf / PMO

8


Huidige situatie (2009-2010) PPC

Portfolio x

Programma x

Project x

Portfolio x

Programma x

Project x

•

Ontstaan van portfolio’s in de organisatie (7 in aantal, opgedeeld naar logische aandachtsgebieden: Vermogen, SAP, Financieren, Betalen & Sparen, CRM, Bedrijfsvoering en Infrastructuur).

•

Opkomst van BIP (Business Informatie Plannen) per programma/portfolio

•

Centralisatie van ondersteuning. Een PMO voor gehele veranderbedrijf (business als ICT)



Ontstaan van portfolio’s niet vanuit de bestuurder geïnitieerd Er is nog niet sprake van een echte invoering van portfoliomanagement. Functie portfoliomanager is er officieel niet. Een senior programmamanager voert de regie van een portfolio naast zijn eigen werk.

Programma x

Project x

 

Project x

Project x

Project x

Project x

Project x

Project x

9


Businessomgeving (intern/extern) (politiek, economisch, sociologisch, technologisch, demografisch, juridisch)

Missie / visie Strategie, businessplannen, initiatieven

Portfolio’s Portfolio’s Portfolio’s

Programma’s Programma’s Programma’s

Operationele omgeving Continuiteitsbedrijf (volumebedrijf)

Inspanningen Inspanningen Inspanningen

Projecten Projecten Projecten Veranderbedrijf (ontwikkelbedrijf)

Businessomgeving (intern/extern) (politiek, economisch, sociologisch, technologisch, demografisch, juridisch)

10


Het PMO en haar “klant”-omgeving

Lijnmanagement

Portfoliomanagers

Clarity

Programmamanagers

Lijnmanagement GICT: SR PB / OBT (SPOC-rol)

Ondersteunin; Trainingen Superuserschap

PMO

PPC

Lijnmanagement

Ondersteuning: Portfolio Programma Project

Rapportages

GICT: PIM, SR PB BM: Portfolio, Control

SLIM

Projectmanagers

Lijnmanagement 11


Sr. Programma managers

PMO PMO Frontoffice Backoffice

BCM’er

Lijnmanagement

Het PMO en haar “klant”-omgeving

Lijnmanagement

PMO PMO PMO Vermogen Vermogen Financieren FinancierenInfra Infra

Programmamanagers

PMO SAP SAP

PMO BedrijfsBedrijfsvoering voering

PMO B&S PMO Distr./CRM

BIM’er

Rapportages, Administratieve processen KennisKwaliteits Standaards, management Tooling Processen

PPC

Doorrekenen/ Challengen projectplanningen

Projectmanagers

Lijnmanagement GICT: SR PB / OBT /PIM 12

Nu geen klant, wellicht in de toekomst


Inrichting PMO volgens

Organization Portfolio Office (permanent – support PPC)

(ligt binnen directoraat Bedrijfsmanagement)

Portfolio Office A

(permanent Set up to support a division, geographical area or business function)

Portfolio Office B

(permanent – Set up to support a division, geographical area or business function)

Programme/ Project Office A (temporary – set up to support a specific initiative)

PMO Backoffice (general support)

Programme/ Project Office B (temporary – set up to support a specific initiative)

PMO Frontoffice 13


PMO Frontoffice

PMO Backoffice Portfolio assistent

Portfolio ondersteuner •

Signaleren van afwijkingen zowel kwantitatief (geld/uren) als kwalitatief (managementproducten) op programmaniveau Coördinatie PMO-team Faciliteren bij (her) prioriteren / (her)plannen van projecten Faciliteren en beheren van afhankelijkheden / samenhang, risico’s, issue’s (kwaliteits-management) Faciliteren en beheren resourcemanagement op portfolioniveau

• •

9

Deelportfolio (deel) Portfolio’s

•

•

• • • •

•

Faciliteren interne communicatie Beheer portfolio/ programma documentatie Notuleren van stuurgroepen Agendabeheer portfolio- plus programmamanager(s) Faciliteiten beheer portfolio / programma

Specialist Backoffice •

Ontwikkelen en maken van financiële en kwalitatieve rapportages inzake voortgang Superuser en 2e lijnssupport m.b.t. tooling (o.a. Clarity, SAP, Sharepoint) Kennis- en kwaliteitsmanagement Doorrekenen/challengen van projectplanningen (SLiM)

•

• •

•

Ondersteuning MT PIM (deze kosten zitten niet in opslag uurtarief PMO Frontoffice)

Programma ondersteuner •

+/- 50

Programma's Programma's Programma's

Signaleren van afwijkingen zowel kwantitatief (geld/uren) als kwalitatief (managementproducten) op projectniveau Faciliteren en beheren van de verplichtingen/contracten Beheren van planningen en capaciteitaanvragen Beheren van de projectendocumentatie (Sharepoint) 1e aanspreekpunt voor programma/projectmanagers voor processen en tooling

• • • •

+/- 800

Projecten Projecten Projecten

Project ondersteuner • •

Afhankelijk van nog uit te werken business case Wordt geleverd indien stuurgroep akkoord is

Eén team per portfolio (€ 30-35 mio) +/- 1.300 tijdschrijfcodes

•Funding door programma’s •Extra ondersteuning als stuurgroep akkoord is

Medewerker Backoffice • • • • • •

Openen en sluiten van projectcodes Aanmaken programma / projectensites Onderhoud projectadministraties (SR/B&E) Factuurcontrole Onderhoud PSA/PIDadministratie Maken van de PSK (project/systeemkaarten) rapportage

Eén overall team •Funding door opslag op uurtarief PMO frontoffice

PMO Frontoffice Roles & Functions Roles

Functions Portfolio Build, Prioritisation, Analyses and Reporting

Portfolio Ondersteuner

Programme and Project Set up and Closure Stakeholder Engagement Commercial (including Supplier Management – o.a. OBT) Capacity Planning and Resource Management Performance Monitoring (o.a. SLiM, metrics)

PMO - Frontoffice

Monitor, Review and Reporting Programma Ondersteuner

Risk, Issue en Change Management Finance administration Planning and Forecasting Configuration and Assets Management

Portfolio assistent

Communications Secretariat

15

PMO Backoffice Roles & Functions

Roles

Functions Standards and Methods (Prince2, MSP, P3O, MoR, Voortbrengingsproces (VBP), processes, ect)

Kennis specialist

Tools (Superuserschap Clarity/OWB, SAP, Sharepoint, ManRap) Management Dashboards

PMO - backoffice

Learning and Knowledge Management Assurance and Quality

Administratief medewerker

Routine-matig administratief werk (Het gaat hier om zaken als factuurcontrole / Openen/sluiten projectcodes / aanmaken “kale” Sharepointsites / onderhoud projectadministratie’s (SR) / SliM ondersteuning secretarieel / ondersteuning opleiding (PM SR )/ onderhoud PSA administratie )

16

Next step: PMO 2.0

17


De omgeving vraagt nu om versnelde realisatie van de PMO 2.0 ambitie PPM

*)

“Het onafhankelijk geweten van het ontwikkelbedrijf OAB” “Het ondersteuningsloket van het ontwikkelbedrijf”

*) PPM = Project Portfolio Management

PPM 2.0: Professioneler portfoliomanagement OAB Professionele ondersteuner en luis in de pels (geweten) voor PPC

•Professionele ondersteuner ontwikkelbedrijf OAB •Gewaardeerd adviseur op businessportfolio/programma/project niveau

Volwaardig Centre of Excellence

PMO 2.0: Volgende ontwikkelstap afdeling PMO

Scope klantgebied is ICT en Business PMO dient een lerende organisatie te zijn

Waarom is PMO 2.0 opgestart? • •

• • •

•

19

Klantomgeving stelt steeds hogere eisen aan ondersteuning (zie o.a. rapport iPMO scan B&S) Meer werkdruk in diverse portfolio’s (Vermogen, B&S, Financieren). Mede veroorzaakt door laatste budgetuitbreidingen. Ondersteuning binnen portfolio is fragmentair (in zuilen) ingeregeld Bij alle geleverde diensten van PMO is een kwaliteitsimpuls noodzakelijk De scope van de werkzaamheden van programma ondersteuners overstijgt de capaciteit van de PMO individuen (geen duidelijk focus) De huidige inrichting van PMO bemoeilijkt de invoering van herziene diensten en nieuwe diensten


Huidige inrichting PMO Ondersteuner gekoppeld aan programma voor uitvoering van gehele dienstenpalet.

Portfolio

20

Programma

Programma

Programma

Programma

PMO

PMO

PMO

PMO

Risico- en issuemanagement




changemanagement

changemanagement

changemanagement

changemanagement

Administratie

Administratie

Administratie

Administratie

Consultancy / advies




Configuratiemanagement




Roadmapping & Planning




Stakeholdermanagement




Vendormanagement

Vendormanagement

Vendormanagement

Vendormanagement

Rapportages

Rapportages

Rapportages

Rapportages

Kwaliteitsmanagement




Communicatie

Communicatie

Communicatie

Communicatie

Administratie

Administratie

Administratie

Administratie

Facilitaire ondersteuning




Etc.


Voorgestelde inrichting PMO Kanteling voor Programma Ondersteuner naar specialisatie in enkele diensten voor alle Programma’s binnen Portfolio Portfolio ondersteuning

Portfolio

Focus op Consultancy / advies en Rapportage. Daarnaast voor alle overige diensten ondersteuning voor portfolio Programma/project ondersteuning Risico- en issuemanagement


Programma Tijdelijk PMO

Programma

Indien nodig tijdelijke PMO’s, op basis van PMO2.0.

Programma

Portfolio ondersteuner (SPOC voor portfolio en programma)

Capaciteitmanagement Administratie Configuratiemanagement Changemanagement Stakeholdermanagement Rapportages Consultancy / advies Kwaliteitsmanagement

Project

Project

Project

Project

Project

Communicatie Vendor management

21

Programma ondersteuner (bedient programma en project)



Voorgestelde inrichting PMO 1.

Portfolio ondersteuners treden op als gewaardeerd adviseur van portfolio en programma management en rapporteren over het portfolio. Advies en ondersteuning kan betrekking hebben op alle diensten van het dienstenpalet.

2.

Programma ondersteuners specialiseren op een aantal diensten en ondersteunen daarbij programma’s en projecten binnen 1 portfolio.

3.

Tijdelijke PMO’s kunnen worden ingericht op programma of project niveau als dit nodig is. Het PMO wordt dan ingericht gebaseerd op de PMO2.0 basis dienstverlening.

22


De omgeving en hoe het PMO is georganiseerd Overall regie: MT PMO Trajecten

Trajecten

Trajecten

Trajecten

Trajecten

1

2

3

4

Etc.

Diensten Portfolio’s Distributie

Betalen & Sparen Portfolio-ondersteuner Lid regieteam

Vermogen Portfolio-ondersteuner Lid regieteam :Financieren Portfolio-ondersteuner Lid regieteam

Bedrijfsvoering Portfolio-ondersteuner Lid regieteam

SAP Portfolio-ondersteuner Lid regieteam

Infra Portfolio-ondersteuner Lid regieteam

23

Capaciteits mgt

Administratie

Rapportage

Configuratie mgt

Change mgt

Etc…

Facilitaire ond.

Diensteigneraar:

Diensteigneraar:

Diensteigneraar:

Diensteigneraar:

Diensteigneraar:

Diensteigneraar:

Diensteigneraar:

Diensteigneraar:

Programma ondersteuner(s)



Programma

Programma

Programma



Portfolio assistent(en)

Klant








Klant







Programma ondersteuner


Klant









Klant









Klant









Klant









Klant

Prestatie verbeterplan

Portfolio-ondersteuner Lid regieteam

Roadmap&Plan

ondersteuner(s) ondersteuner(s) ondersteuner(s) Portfolio accountplan


Inrichting PMO volgens

Organization Portfolio Office (permanent – support PPC)

Portfolio Office A

(permanent Set up to support a division, geographical area or business function)

Portfolio Office B

(permanent – Set up to support a division, geographical area or business function)

Centre of Excellence (PMO Backoffice) (general support)

Programme/ Project Office A (temporary – set up to support a specific initiative)

Programme/ Project Office B (temporary – set up to support a specific initiative)

PMO Frontoffice 24


Afsluiting

25


Toegevoegde waarde PMO • Kwalitatieve verbetering.

Verbeterde bestuurbaarheid door sterke bijdrage aan op orde brengen en houden van planning – forecast – administratie, waardoor de noodzakelijke transparantie ontstaat in de portfolio’s, programma’s en projecten.

• Efficiëntere en effectievere werkwijze.

Door invoering van een standaard werkwijze zijn we in staat het huidige werk met minder mensen te doen.

• Richten op kerntaken.

Ander gevolg van efficiënter en effectiever werken is dat programma – en projectmanagers zich meer op hun kerntaken kunnen richten en wellicht daardoor ook in staat zijn beter en meer projecten c.q. programma’s te managen.

• Transparantie en betere bestuurbaarheid.

Doen we nog steeds de goede

dingen en doen we die goed.

• Continue inzicht

in en bewaking van standaard werkwijzen (programma – en projectmethodieken) en kwaliteit.

• Continue beschikbaarheid van

kennis op het gebied van PPM. Hierdoor wordt o.a. een snelle en kwalitatief goede opstart van projecten, programma’s en portfolio’s haalbaar. Tevens toepassing van best practices

Tips • Zoek een sponsor op strategische niveau in de organisatie • Maak een duidelijk (visie)plan waar je naar toe wil en COMMUNICEER hierover • Houd rekening met de volwassenheid/professionalisering van project-/programma-/portfoliomanagement (gebruik hier een maturity model voor) • Kijk wat je sterke punten zijn van je PMO-organisatie en bouw hierop uit naar de gewenste organisatie -> creëer eerst toegevoegde waarde! • Definieer eerst een basis dienstenpallet (waar meeste behoefte aan is) en breidt dit vervolgens uit

Vragen? 28


PMO binnen de Rabo. Het is tijd voor P3O. Soest, 12 januari PMO Rabobank Nederland

Recommend Documents