BOOR Viermaandsrapportage

BOOR Viermaandsrapportage januari t/m april 2014

Vastgesteld door het algemeen bestuur op 11 juni 2014

BOOR Viermaandsrapportage, januari t/m april 2014

1

Woord vooraf Voor u ligt de viermaandsrapportage over de maanden januari tot en met april 2014. Om de nieuwe raadsleden goed te informeren, hebben wij deze keer nog gekozen voor een uitgebreide verslaglegging. Wij hebben ons daarbij beperkt tot een inhoudelijke toelichting op zaken die in de eerste vier maanden aan de orde zijn geweest. De afgelopen maanden hebben wij ingezet op het versterken op de kwaliteit van de scholen. Het algemeen bestuur heeft een onderwijscommissie gevormd om de kwaliteit van het onderwijs op al onze scholen te monitoren. Om het (speciaal) basisonderwijs te ondersteunen bij het vormen van lerende organisaties en opbrengstgericht werken, hebben wij de handen ineen geslagen met School aan Zet. Daarnaast heeft het team Kwaliteit, kennis & onderzoek op acht basisscholen een audit uitgevoerd om de kwaliteit van het onderwijs in kaart te brengen. Het afgelopen jaar hebben wij grote stappen gezet in het op orde krijgen van de bedrijfsvoering. De financiële resultaten en de liquiditeitspositie zijn sterk verbeterd. De forecast voor 2014 is ten opzichte van de begroting 2014 € 663.000 positiever. Het verwachte resultaat komt daarmee uit op € 4.528.000. Dit resultaat zal worden toegevoegd aan het weerstandsvermogen van de scholen. Het positieve resultaat stelt ons in staat het weerstandsvermogen van de scholen - en daarmee ook van BOOR op totaalniveau - te versterken. Dit is hard nodig gezien het te lage weerstandsvermogen, de risico’s en de financiële onzekerheden in de (nabije) toekomst. Er moet veel werk verzet worden en deze klus kan alleen gezamenlijk geklaard worden. Rond diverse thema’s zijn werkgroepen gevormd met schooldirecteuren. Deze werkgroepen richten zich op het praktisch uitvoeren van de doelstellingen uit ons jaarplan. We krijgen steeds beter zicht op de financiële performance van BOOR. We hebben vertrouwen in de toekomst! Rotterdam, 11 juni 2014 Huub van Blijswijk Voorzitter college van bestuur Didier Dohmen Lid college van bestuur Anne de Visch Eybergen Lid college van bestuur


2

Inhoudsopgave 1. Wat hebben we afgelopen vier maanden gedaan?

4

1.1.

Organisatie en bestuur

4

1.2.

Onderwijs en kwaliteit

6

1.3.

Personeel

9

1.4.

Facilitair

12

1.5.

Bedrijfsvoering en financiën

16

2. Financiële realisatie en forecast

20

2.1.

Totaaloverzicht

20

2.2.

Sector (speciaal) basisonderwijs

26

2.3.

Sector (voortgezet) speciaal onderwijs

28

2.4.

Sector voortgezet onderwijs

30

2.5.

Sectoroverstijgende kosten

32

Bijlagen

33

Bijlage 1: Toezichtkader

34

Bijlage 2: Liquiditeitsprognose

37


3

1.

Wat hebben we afgelopen vier maanden gedaan?

1.1.

Organisatie en bestuur

1.1.1.

College van bestuur is voltallig Per 1 februari 2014 is Anne de Visch Eybergen toegetreden tot het college van bestuur. Het bestuur is hiermee voltallig. Huub van Blijswijk is voorzitter en portefeuillehouder primair onderwijs, Anne de Visch Eybergen is portefeuillehouder voortgezet onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs en Didier Dohmen is portefeuillehouder financiën en bedrijfsvoering.

1.1.2.

Extern lid versterkt auditcommissie In april 2014 is een extern lid benoemd dat zal worden toegevoegd aan de auditcommissie van het algemeen bestuur. Dit externe lid treedt met ingang van het nieuwe schooljaar in functie en zal in de auditcommissie vanuit externe deskundigheid een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de advisering aan het algemeen bestuur op het terrein van financiën en bedrijfsvoering.

1.1.3.

Onderwijscommissie van start In mei 2014 is de onderwijscommissie uit het algemeen bestuur met de werkzaamheden gestart. De belangrijkste taak van de onderwijscommissie is het algemeen bestuur adviseren over onderwijskwaliteit in de breedste zin des woords.

1.1.4.

Ondertekening bestuurs- en managementcontracten In maart 2014 vond bij BOOR de ondertekening van bestuurs- en managementcontracten plaats. In het bestuurscontract tussen het algemeen bestuur en het college van bestuur verplichten de leden van het college zich om de doelstellingen uit het jaarplan en het strategisch beleidsplan te realiseren. In het managementcontract tussen het college van bestuur en de bovenschoolse directeuren wordt de realisatie van diezelfde doelstellingen afgesproken. Ook de directeur van BOOR Services ondertekende een managementcontract. Het ondertekenen van de contracten met de schoolleiders in het voortgezet onderwijs en de bovenschoolse directeur (voortgezet) speciaal onderwijs volgt binnen korte tijd.

1.1.5.

Evaluatie aanbevelingen commissie governance De gemeente Rotterdam en BOOR hebben gezamenlijk opdracht gegeven voor de evaluatie van de aanbevelingen van de commissie governance openbaar onderwijs. De evaluatie wordt uitgevoerd door de afdeling concern auditing van de gemeente. Inmiddels is een conceptrapportage uitgebracht. De eindrapportage wordt in juni 2014 verwacht.


4

1.1.6.

Werving en selectie bovenschoolse directeuren primair onderwijs Begin 2014 is de werving en selectie van bovenschoolse directeuren primair onderwijs afgerond. Per 1 maart 2014 is het deels nieuwe team van bovenschoolse directeuren primair onderwijs van start gegaan. Het team van in totaal acht bovenschoolse directeuren primair onderwijs is hiermee compleet. In aansluiting hierop zijn de scholen voor primair onderwijs ingedeeld in zeven nieuwe scholengroepen voor (speciaal) basisonderwijs en de scholengroep (voortgezet) speciaal onderwijs met elk een eigen bovenschoolse directeur.

1.1.7.

Visie op de toekomst van het voortgezet onderwijs Eind februari 2014 heeft een studiedag van het college van bestuur met de schoolleiders voortgezet onderwijs plaatsgevonden waar de visie op de toekomst van de sector voortgezet onderwijs uitgebreid is besproken. Er is specifieke aandacht besteed aan het onderwijsaanbod van de BOOR-scholen.

1.1.8.

Kwaliteitsverbetering binnen BOOR Services Begin april 2014 is in het algemeen bestuur gesproken over uitbreiding en kwaliteitsverbetering binnen BOOR Services. Hierover zijn besluiten genomen die in de komende periode worden uitgewerkt. Vrijwel alle medewerkers van BOOR Services hebben een tweedaagse cursus projectvaardigheden afgerond. Voor het team Huisvesting is een organisatie- en ontwikkelplan opgesteld. Dit team wordt in de toekomst binnen onze organisatie de dienstverlener op het gebied van huisvestings- en facilitaire diensten, inclusief ict. Het plan is besproken in het algemeen bestuur, de auditcommissie, het bestuurlijk managementteam primair onderwijs en het college van schoolleiders. De afronding van het besluitvormingsproces is voorzien medio juni 2014. In verband met het vertrek van een beleidsadviseur is een vacature uitgezet voor een fulltime beleidsconsulent om het team Huisvesting tijdelijk voor een jaar te versterken tot er besloten is langs welk scenario het team zich verder gaat ontwikkelen.

1.1.9.

Versterking van de medezeggenschap De uitvoering van het project Deltaplan Medezeggenschap is in volle gang. De medezeggenschapsraden van de scholen en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden hebben de geactualiseerde reglementen vastgesteld. Ook is een nieuw medezeggenschapsstatuut aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden aangeboden. Er is opnieuw een aantal cursussen gegeven. Eind april is de procedure gestart voor de verkiezingen van de drie gemeenschappelijke medezeggenschapsraden, vanwege de zittingstermijn die binnenkort afloopt.


5

1.1.10. Werkgroepen ingericht voor de uitvoering van de doelstellingen Er moet veel werk verzet worden bij BOOR. Deze klus kan alleen gezamenlijk geklaard worden. Daarom zijn er werkgroepen gevormd rond thema's die nog veel inspanning vragen om de doelstellingen van BOOR te behalen. Er zijn onder andere werkgroepen terugdringen ziekteverzuim, financiën, mobiliteit, juridische zaken, ict en huisvesting. Deze werkgroepen richten zich op het praktisch uitvoeren van afspraken die reeds zijn vastgelegd. De werkgroepen vormen een mix van ervaren directeuren met veel kennis van het onderwerp, directeuren die zich willen ontwikkelen op dit gebied en specialisten binnen de scholen. Deze samenwerking leidt tot hernieuwde betrokkenheid en veel uitwisseling en verspreiding van expertise.

1.2.

Onderwijs en kwaliteit

1.2.1.

Monitoren en sturen op onderwijskwaliteit Het algemeen bestuur heeft een onderwijscommissie gevormd. Samen met Huub van Blijswijk en Anne de Visch Eijbergen monitoren de leden van de onderwijscommissie de ontwikkelingen op het gebied van kwaliteit van het onderwijs op alle BOOR-scholen. Om steviger te sturen op de kwaliteit van het onderwijs op de (speciaal) basisscholen hebben we de handen ineen geslagen met School aan Zet. Deze organisatie is het uitvoerend orgaan van de PO-raad en biedt scholen ondersteuning bij het duurzaam verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs. BOOR heeft School aan Zet gevraagd om de (speciaal) basisscholen te ondersteunen bij het vormen van lerende organisaties en opbrengstgericht werken. Deze thema's staan elke scholengroepvergadering centraal, zodat schoolleiders kunnen leren van elkaars ervaringen. School aan Zet biedt BOOR twee jaar ondersteuning. Het team Kwaliteit, kennis & onderzoek van BOOR Services heeft in de eerste maanden van 2014 op acht basisscholen een audit uitgevoerd om de kwaliteit van het onderwijs in kaart te brengen. Deze kwaliteitskaart geeft scholen inzicht in hun sterke punten en leerpunten. Op basis hiervan worden plannen om de onderwijskwaliteit te verbeteren gemaakt of bijgesteld.

1.2.2.

Tevredenheidspeilingen De scholen voor (speciaal) basisonderwijs hebben in het eerste kwartaal allemaal de medewerkertevredenheidspeiling afgenomen. Elke school ontvangt een rapportage met aanbevelingen. De bestuursrapportage wordt begin juni verwacht. Op basis hiervan kunnen eventuele beleidsmatige aanpassingen worden gedaan.


6

De scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs hebben onder personeel, ouders en (indien mogelijk) leerlingen een onderzoek verricht. De respons van de zelfevaluatievragenlijst onder personeel is 63%. In totaal werkten 276 ouders mee aan het oudertevredenheidsonderzoek en 652 leerlingen vulden het leerlingtevredenheidsonderzoek in. De resultaten zijn verspreid op sectoren schoolniveau en er wordt een sectoranalyse geschreven. Op basis van de analyse kunnen eventuele beleidsmatige aanpassingen worden gedaan. 1.2.3.

Professionalisering Vanuit BOOR Services en het administratiekantoor Vizyr zijn verschillende nascholingen georganiseerd onder de naam BOOR Classes. De afgelopen periode zijn er scholingen geweest over arbo, leerling en recht, ziekteverzuim, financiën, risicoinventarisatie en -evaluatie, beoordelingsgesprekken en passend onderwijs. Binnenkort volgen onder andere pensioenvoorlichting en een training over ontwikkelingsperspectieven. In totaal hebben dit schooljaar al ruim 250 medewerkers deelgenomen aan de verschillende nascholingen. Op basis van behoefte van medewerkers zal nieuwe nascholing worden aangeboden. Daarnaast hebben basisscholen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om teamtrainingen te volgen op het gebied van meer- en hoogbegaafdheid. Deze trainingen worden verzorgd vanuit het Minervaproject. Dit schooljaar zijn er acht teams geschoold in het bieden van passend onderwijs aan meer- en hoogbegaafden. Daarnaast zijn twee scholen officieel gecertificeerd als Minervaschool. Dit houdt in dat deze scholen kinderen in staat zijn kinderen met specifieke onderwijsbehoeftes op het gebied van meer- en hoogbegaafdheid het juiste onderwijsaanbod te geven. De intern begeleiders van de (voortgezet) speciaal onderwijs scholen zijn gestart met een serie masterclasses. De masterclasses dragen bij aan de expertise ontwikkeling ten aanzien van het opbrengstgericht werken, daarnaast stimuleren de bijeenkomsten de uitwisseling van best practices tussen de scholen. De masterclasses vloeien voort uit de bijeenkomsten van de Kenniskring: het ib-netwerk van het (voortgezet) speciaal onderwijs. Het eerste deel van de masterclass Opbrengstgericht werken en analyse vond in april plaats. Het komende trimester volgt deel II en een masterclass omtrent het Ontwikkelingsperspectief. In het najaar organiseert de sector een masterclass omtrent het werken vanuit een collectieve ambitie binnen schoolteams. Directies van scholen sluiten dan tevens aan.


7

1.2.4.

Bezoek aan De School In januari is met een groep schoolleiders een bezoek gebracht aan basisschool De School in Zandvoort. Deze school werkt op basis van het socratisch principe en is vijftig weken per jaar open. Veel nieuwe ideeën zijn hier opgedaan en verschillende schoolleiders verwerken deze in hun nieuwe schoolplannen.

1.2.5.

Bijeenkomst De gelukkige klas Bij de bijeenkomst De gelukkige klas op 24 april waren ook veel schoolleiders aanwezig. Op deze bijeenkomst onder leiding van emiritus hoogleraar orthopedagogiek Luc Stevens stond pedagogische tact centraal. Hoe kun je je onderwijs zo inrichten dat kinderen zich daadwerkelijk veilig voelen en tot ontplooiing komen? Het plan is om drie pilotscholen te trainen in dit concept. Afname cito-eindtoets De cito-eindtoets van 2014 is in februari afgenomen en de scholen hebben in maart de ruwe scores ontvangen. Op basis van de inspectieregels mochten nog enkele kinderen, bijvoorbeeld kinderen die korter dan vier jaar in Nederland wonen, worden uitgesloten bij de berekening van het schoolgemiddelde. 44 Locaties hebben een voldoende eindtoetsresultaat behaald. Deze resultaten zijn doorgesproken met de inspectie. Scholen die onvoldoende hebben gescoord zijn opgenomen in een intensief intern verbeteringstraject.

1.2.6.

Vanaf 2015 wordt het afnamemoment van de cito-eindtoets verplaatst naar april. Dit betekent dat de inschrijving voor het voortgezet onderwijs al is afgerond, voordat deze toets is afgenomen. Er zijn dus nieuwe afspraken nodig in Rotterdam over de doorstroom van het primair onderwijs naar het voortgezet onderwijs. De gezamenlijke besturen hebben een werkgroep samengesteld om het huidige beleid te evalueren en nieuw beleid te formuleren. BOOR is vertegenwoordigd in deze werkgroep en denkt intensief mee over nieuwe procedures. 1.2.7.

Interne audits (voortgezet) speciaal onderwijs De (voortgezet) speciaal onderwijs scholen verrichten interne audits om de onderwijskwaliteit te waarborgen en verder te ontwikkelen. Het auditdoel dat dit schooljaar centraal staat is Opbrengstgericht werken door middel van het ontwikkelingsperspectief en leerroutes. In het eerste trimester van 2014 hebben de auditteams tien interne audits verricht en is het auditrapport besproken met het schoolteam en de bovenschools directeur. Er vonden zes re-audits plaats, om te kijken of er aandacht is besteed aan de eventuele ontwikkelpunten uit het auditrapport. Middels een kort verslag wordt er gerapporteerd. Zowel de bovenschools directeur als het auditteam ontvangen het verslag van de re-audit.


8

1.3.

Personeel

1.3.1.

Dynamiek in directieposities De uitbreiding van de bovenschoolse directie primair onderwijs en de pensionering van een aantal schooldirecteuren heeft tot gevolg dat er een fors aantal directievacatures is ontstaan op de scholen voor primair onderwijs. Vanwege de vacaturestop in de sector worden deze functies intern vervuld, waardoor er weer nieuwe directiefuncties ontstaan. Hierdoor is in de eerste vier maanden een forse en gewenste mobiliteit ontstaan onder directieleden in het primair onderwijs.

1.3.2.

Omvang personeel Onderdeel/sector

Aantal fte

(Voortgezet) speciaal onderwijs

514

Voortgezet onderwijs

937

(Speciaal) basisonderwijs

1.470

BOOR Services

27

College van bestuur

3

FOKOR

2

Early Bird

6

Totaal

2.959

Cijfers per 30 april 2014, afgerond op volledige fte (enkele afrondingsverschillen)

Ten opzichte van de stand eind vorig schooljaar (medio 2013) is dit een afname van 50 fte. 1.3.3.

Verhouding man/vrouw en onderwijzend/ niet onderwijzend personeel Aantal fte

Totaal fte

%

Fte vrouw

%

Fte man

%

207

7%

93

4%

115

13%

2.113

71%

1.518

73%

594

67%

Ondersteunend personeel met onderwijstaken

300

10%

262

13%

37

4%

Ondersteunend personeel met overige taken

340

12%

203

10%

137

16%

2.959 100%

2.076

100%

Directie Onderwijzend personeel

Totaal

883 100%

Cijfers per 30 april 2014, afgerond in hele getallen (enkele afrondingsverschillen)


9

1.3.4.

ID-medewerkers In de afgelopen periode heeft BOOR zich ingespannen om zoveel mogelijk medewerkers die werken op grond van de zogenaamde in- en doorstroomregeling te begeleiden naar passend werk, omdat de subsidie voor deze groep is komen te vervallen. Van de 44 oorspronkelijk met ontslag bedreigde medewerkers zijn er dertien aangesteld als facilitair medewerkers leertijduitbreiding op basis van een convenant met de gemeente Rotterdam, zes personen werden in vaste dienst aangesteld, vijf personen gingen met pensioen en vier personen werden arbeidsongeschikt verklaard.

1.3.5.

Mobiliteit Jaarlijks kent BOOR een periode waarin gekeken wordt naar de benodigde formatie voor het komende schooljaar en de op dat moment aanwezige formatie. Ook in de eerste vier maanden is deze stand van zaken opgemaakt. Doorgaans is de oorzaak van deze veranderde behoefte het leerlingenaantal. In de sector voortgezet onderwijs is een zogenaamd ‘herplaatsingsoverleg’ gehouden. De scholen brengen hier vacatures en boventalligheid bij elkaar. Voor leraren gaf dit proces weinig spanning, voor functies waarin geen bevoegd personeel voorhanden was werd werving in gang gezet. Uitzondering vormt personeel van het Overschie College, een school voor praktijkonderwijs. Deze school gaat over naar een school van collega-bestuur CVO. Zes personeelsleden hebben aangegeven de voorkeur te hebben om niet mee te gaan in deze overgang, maar de voorkeur te hebben voor een baan bij BOOR. Deze mensen zijn in doorsnee bevoegd voor het primair onderwijs, maarin sommige gevallen voor het voortgezet onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs. Zij worden begeleid naar een functie binnen BOOR. In het primair onderwijs ontstaat door krimp op scholen boventalligheid in de personele formatie, terwijl op scholen met groei of personeelsverloop juist vacatures ontstaan. In de tweede periode van vier maanden van het jaar worden daarom allerlei activiteiten georganiseerd, waaronder een interne banenmarkt, om beide knelpunten op te lossen. Bij het onderwijzend personeel wordt evenwicht verwacht in vraag en aanbod, met mogelijk een kleine restvraag. In het speciaal onderwijs is nog sprake van een geringe vraag naar leerkrachten. In alle sectoren is het moeizamer om onderwijsondersteunend personeel als conciërges en klassenassistenten te herplaatsen. Door beperkte middelen stellen scholen weinig van dit type vacatures open. Er wordt een onderzoek gestart naar de toekomstige behoefte aan ondersteunende personeelsleden. De werkgroep Mobiliteit onderzoekt voor alle functies in de sectoren (speciaal) basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs de mogelijkheid om te komen tot een wenselijke functieverblijftijd op een plek binnen BOOR en welk beleid bij kan dragen


10

aan een dergelijke maatregel. Tenslotte werd voorgenomen beleid geformuleerd om bij interne herplaatsing niet langer uit te gaan van het principe last in-first out, maar van een zogenaamd afspiegelingsbeginsel, waarbij rekening gehouden wordt met de leeftijdsopbouw van een team waar een of meerdere collega’s overgeplaatst moeten worden. 1.3.6.

Gezondheidsbeleid Binnen de sectoren (speciaal) basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs is een werkgroep aan de slag geweest met het ontwerpen van een nieuw beleid op het gebied van gezondheid. Maatregelen uit dit beleid zullen na de zomervakantie van 2014 worden gepresenteerd.

1.3.7.

Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is nog hoog. In het eerste kwartaal 2014 had BOOR een voortschrijdend ziekteverzuimcijfer van 8,0% (2013 8,1%) bij een meldingsfrequentie van 1,4 op jaarbasis. Per sector is dit onder te verdelen in 8,7% ziekteverzuim bij een frequentie van 1,2 in het primair onderwijs, 9,9% verzuim bij een frequentie van 1,5 in het speciaal onderwijs en 5,8% bij een frequentie van 1,8 in het voortgezet onderwijs. Het sterk verouderde programma dat de verplichtingen in het kader van de wet verbetering poortwachter bewaakt, werd vervangen door een modernere versie die deel uitmaakt van de internetapplicatie voor personeelsadministratie.

1.3.8.

Aanscherpen gesprekscyclus Op het personeelsdomein is tevens een werkgroep gestart op het terrein van professionalisering, met leden uit het (speciaal) basisonderwijs en speciaal onderwijs. Onderwerp van de werkgroep was vooral de gesprekscyclus, omdat in het jaarplan als prioriteit is benoemd dat elk personeelslid een formeel gesprek met zijn of haar leidinggevenden heeft gehad. Dit heeft ertoe geleid dat er voor de sector primair onderwijs voorstellen komen om de daar afgesproken gesprekscylus aan te scherpen. In de andere twee sectoren was hier geen noodzaak toe, omdat de gesprekscyclus aansluit bij het voornemen uit het jaarplan.

1.3.9.

Meerjaren bestuursformatieplan In de eerste maanden van 2014 is een nieuw meerjaren bestuursformatieplan opgesteld en voorgelegd aan de drie gemeenschappelijke medezeggenschapsraden. Het resultaat hiervan wordt zichtbaar in de komende maanden.

1.3.10. Integriteit In april zijn de klokkenluidersregeling en de integriteitscode vastgesteld door het algemeen bestuur. Er wordt een projectgroep samengesteld om de integriteitscode te implementeren.


11

1.4.

Facilitair

1.4.1.

Nieuwbouw en renovatie Voor het huisvestingsprogramma 2014 is een subsidie toegekend voor nieuwbouw van Wolfert Dalton. De voorbereiding van de aanbesteding voor het projectmanagement is inmiddels gestart. Voor de nieuwbouw van de Mytyl- en Tyltylschool is op ons verzoek door een extern adviesbureau een longlist opgesteld van mogelijke locaties. Die is inmiddels teruggebracht tot een shortlist en daaruit worden nu vier specifieke locaties nader onderzocht met alle pro’s en contra’s en ook wordt toegelicht waarom de andere locaties niet in aanmerking komen. Na afronding wordt een en ander met de gemeente verder afgestemd. De voorbereiding voor het realiseren van de Kindercampus Bloemhof (wijk in Rotterdam Zuid) is gestart. Kindercampus Bloemhof (brede school) is een project in Rotterdam Zuid. In dit project is voor beide locaties van basisschool Bloemhof (Putsebocht en Oleanderstraat) renovatie goedgekeurd door de gemeente. Stadsontwikkeling, ICS en BOOR zijn in overleg voor het maken van een ruimtelijk en technisch programma van eisen voor beide schoolgebouwen. De planvorming nieuwbouw van het Huis op Zuid waar basisschool Nelson Mandela na realisatie zal inhuizen, heeft vertraging opgelopen (momenteel zes weken). Oorzaak is het verschil tussen de kosten op basis van de samenwerkingsovereenkomst en de kosten op basis van de opgestelde programma’s van eisen. Door Stadsontwikkeling wordt aan een oplossing gewerkt. Het Wolfert College heeft de nieuwe locatie aan Walenburgerweg 130 in gebruik genomen. Het Einstein Lyceum is ingehuisd in de Campus Hoogvliet.

1.4.2.

De Bergse Zonnebloem Bij de nieuwbouw en renovatie van de Bergse Zonnebloem heeft de gemeente Rotterdam bij besluit van 15 april 2014 een bevel tot staking en gestaakt houden van de sloopwerkzaamheden aan BOOR bekend gemaakt, omdat de sloopwerkzaamheden niet waren voorafgegaan door een sloopmelding. De reden hiervoor was de mogelijke invloed van de activiteiten op de woningen in de naastgelegen Margrietstraat. Bij deze woningen was er al langere tijd sprake van ernstige funderingsproblemen en die zijn de afgelopen periode verslechterd. Hierdoor kwam de veiligheid en openbare orde in gevaar. De bouwstop liep tot 22 mei maar is nog niet opgeheven.


12

Daarnaast ging in de week van 10 april de aannemer Arcis failliet. Gesprekken met de curator voor een oplossing zijn momenteel gaande. Inmiddels zijn twee voorlichtingsavonden voor de ouders georganiseerd samen met vertegenwoordigers van de gemeente en het projectmanagement om de gevolgen en de mogelijke oplossingen voor de ontstane knelpunten te bespreken. Ook is vanuit BOOR een gesprek geweest met de bewoners van de Margrietstraat. 1.4.3.

Meerjarenonderhoudsplan en meerjareninvesteringsplan Het meerjarenonderhoudsplan en meerjareninvesteringsplan stelt ons in staat om projectmatig preventief onderhoud te plannen en om over actuele informatie te beschikken over de staat van onderhoud van de gebouwen. Om per 1 januari 2015 de beschikking te hebben over actuele gegevens wordt er een nulmeting uitgevoerd voor zowel de buiten- als de binnenkant. Aanvullende afspraken over de uitvoering van de nulmeting zijn al gemaakt. Resultaat voor BOOR is dat de meerjarenonderhoudsplannen door Stadsontwikkeling gemaakt gaan worden met een duur van 25 jaar (was 5 jaar). Ook worden de gymzalen meegenomen in de nulmeting. De opdracht is inmiddels verleend aan het Ingenieursbureau van Stadsontwikkeling en de schouwingen zijn gestart. De nulmeting heeft betrekking op de buitenzijde van de gebouwen. Ten aanzien van de meerjarenonderhoudsplan binnenzijde zijn de offertes voor begeleiding en uitvoering opgevraagd en ontvangen. De opdracht wordt in juni gegund.

1.4.4.

Meerjarenplan onderwijshuisvesting De oplevering van het meerjarenplan onderwijshuisvesting is voorzien in het najaar van 2014. In een ambitiedocument wordt de actuele stand van zaken ten aanzien onderwijshuisvesting én de ambities ten aanzien van het verlagen van de overcapaciteit weergegeven. Er wordt een nadere onderbouwing gegeven ten aanzien van de benodigde investeringen in onderwijshuisvesting, vooral ten behoeve van 144 zogenaamde aandacht panden. Een aantal schoolbesturen heeft aangegeven zich niet te herkennen in de gepresenteerde cijfers met betrekking tot de overcapaciteit. Het is dan ook van groot belang dat de gegevens waarop deze berekening is gebaseerd, bij de gemeente en de schoolbesturen worden geverifieerd. Hierover zijn inmiddels de volgende afspraken gemaakt: Er komt een verificatiegesprek per brinnummer dat bedoeld is om overeenstemming te bereiken over de uitgangspunten/gegevens waarop het meerjarenplan straks is gebaseerd. Voor de zomervakantie moet er helderheid zijn over het exacte aantal vierkante meters leegstand per schoolbestuur.


13

1.4.5.

Energiemanagement Per 1 januari is er een nieuw contract met Eneco voor de levering van elektra en gas. Eind 2013 zijn er afspraken gemaakt met Eneco en de begeleidende organisatie op het terrein van energiebeheer, zodat per ingangsdatum van het nieuwe contract het energieverbruik op schoolniveau is vast te stellen. Daarnaast moet het ertoe leiden dat er binnen BOOR benchmarkgegevens beschikbaar komen, die het mogelijk maken dat energieverbruik gekoppeld aan de staat van het gebouw leidt tot maatregelen binnen het meerjarenonderhoudsplan. In het eerste kwartaal van 2014 is de administratieve last bij de factuurverwerking teruggebracht door onder andere het factureren per kwartaal op bestuursniveau, met een onderverdeling naar schoolniveau.

1.4.6.

Vervanging managementinformatiesysteem huisvesting Het huidige facilitair managementinformatiesysteem voldoet niet en vervanging is dan ook noodzakelijk. Met een expert is op basis van de wensen en eisen en ervaringen en verbeterpunten (onder andere gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid) van gebruikers een programma van eisen opgesteld en dit is inmiddels vastgesteld. In juni vindt de aanbesteding plaats.

1.4.7.

Verhuur en medegebruik Naar aanleiding van het ontbreken van adequate informatie om het debiteurenproces dagelijks te kunnen monitoren is in overleg met het administratiekantoor Vizyr in Transparant, de informatietool voor niet-Exactgebruikers, een lay-out ontwikkeld zodat zowel de betalingen, de openstaande vorderingen en de incassoprocedures beter inzichtelijk en te volgen zijn voor het team huisvesting waardoor hier scherper op inkomsten gestuurd kan worden.

1.4.8.

Asbest Het grootste gedeelte van de gebouwen is geïnventariseerd op asbest. Op vrijwel alle scholen is een vorm van asbest aangetroffen. Er zijn elf scholen waarbij een sanering moet plaatsvinden in verband met een verhoogd gezondheidsrisico. De kosten hiervoor zijn ingediend door middel van spoedaanvragen bij de gemeente voor een totaalbedrag van € 45.000,00. De spoedaanvragen zijn inmiddels toegekend. De opdrachtverstrekkingen zijn de deur uit voor sanering en herstel. Asbest waarbij geen verhoogd gezondheidsrisico is vastgesteld moet verwijderd worden bij renovatie of sloop. Bij toekomstige verbouwingen wordt rekening gehouden met eventuele aanwezigheid van asbest.


14

1.4.9.

Brandveiligheid Eind januari zijn de jaarlijkse controles van de brandweer gestart. De controles hebben betrekking op de algehele brandveiligheid van de gebouwen. Hiertoe controleert de brandweer onder andere brandscheidingen, doorvoeringen, blusmiddelen en installaties. De eerste rapportages zijn inmiddels ontvangen. Het belangrijkste aandachtspunt dat hierin naar voren komt is dat er voor iedere brandmeldcentrale op school een opgeleid persoon (wettelijk verplicht) moet zijn, die het maandelijks beheer van de centrale uit moet voeren. Dit omvat een takenpakket waarvoor een opleiding noodzakelijk is in verband met certificering. Het team huisvesting gaat dit centraal organiseren waardoor kennisniveau en wijze van controleren uniform zijn.

1.4.10. Legionella In januari 2014 is gestart met risico-inventarisatie in de scholen. Hieruit is naar voren gekomen dat er nog voor € 32.000 aan aanpassingen plaats moeten vinden. Het gaat dan om het verwijderen dood leidingwerk, aanbrengen automatische spoelsystemen, chemische reiniging, aanbrengen/vervangen keerkleppen en eventueel extra monstername ter controle. Deze kosten komen ten laste van de exploitatie van de school. 1.4.11. Beheer en onderhoud De onderhoudsprojecten 2013 zijn allemaal afgerond. Voor 2014 (eerste halfjaar) zijn een paar grote projecten gestart, te weten: Dakvervangingen (ca. € 502.000) Houtrot/beglazing/schilderwerken (ca. € 814.000) Schoolpleinrenovaties (ca. € 200.000) Ketelhuisrenovaties (ca. € 140.000) Diverse bouwkundige aanpassingen die voortkomen uit de leegstandsreductie 1.4.12. Inkoop In het eerste kwartaal is de opzet van het centraal inkoopbeleid afgerond. Komende periode wordt het geïmplementeerd binnen de diverse sectoren en maakt het onderdeel uit van de dagelijkse bedrijfsvoering. Tijdens de uitvoering van het plan van aanpak loopt het aangaan of verlengen van inkoopcontracten via de centrale inkoopfunctionaris, om op deze manier procedurele afspraken te maken die passen binnen het inkoopbeleid van BOOR. 1.4.13. Inkoopvoordelen In samenwerking met de Onderwijs Inkoop Groep is in het eerste kwartaal gestart om alle posten beneden de aanbestedingsgrens te analyseren met als doelstelling om daar ook op korte termijn besparingen te realiseren. Inmiddels zijn besparingen gerealiseerd op het ict-beheer en de afvalverwerking voor ruim € 75.000.


15

1.4.14. Aanbestedingskalender De voorbereidingen voor de Europese aanbesteding van schoonmaak in het primair onderwijs en voor copiers/printers (BOOR-breed) zijn in het eerste kwartaal gestart. De afronding is voorzien in het laatste kwartaal van 2014. 1.4.15. Contractregister Om zowel de interne als de externe controle op contracten en het verloop daarvan te waarborgen is een contractregister ontwikkeld wat inmiddels gepubliceerd is op Intranet en wat te raadplegen is door de schooldirecties. 1.4.16. Ict Ict speelt een belangrijke rol bij het realiseren van onze ambities. De snelle technologische ontwikkelingen zijn van invloed op de inrichting van onze primaire processen en vraagt dan ook om een ict-beleidsplan op bestuursniveau. Hiervoor is een stuurgroep, bestaande uit vertegenwoordigers uit de diverse sectoren en externe deskundigen, ingericht die in het derde kwartaal 2014 een beleidsplan oplevert. 1.5.

Bedrijfsvoering en financiën

1.5.1.

Planning & controlcyclus 2013 In de eerste maanden van dit jaar, zijn de jaarstukken van BOOR over 2013 opgesteld. Deze jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag is opgesteld door het college van bestuur en BOOR Services, met input vanuit de sectoren. De jaarrekening is tot stand gekomen in de samenwerking tussen het administratiekantoor en het team Finance & Control van BOOR Services. In maart en (begin) april heeft controle plaatsgevonden van de jaarstukken door de accountant. Deze controle heeft geleid tot een goedkeurende controleverklaring. Zowel voor wat betreft het getrouwe beeld dat de jaarrekening geeft, als op de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het opstelproces van de jaarstukken is goed verlopen, mede door goede afspraken vooraf met het administratiekantoor en de financiële medewerkers in het voortgezet onderwijs. Ook de accountantscontrole is beter en meer gestructureerd verlopen dan in voorgaande jaren. Door het uitvoeren van interne controles en het aanleggen van goede dossiers en onderbouwingen, heeft de accountantscontrole ook aanzienlijk minder tijd (en geld) gekost. Deze extra voorbereiding van de kant van BOOR was mogelijk doordat het team Finance & Control nagenoeg volledig bezet is. De staat van baten en lasten over 2013 sloot met een voordelig resultaat van meer dan € 3 miljoen. Dit werd met name veroorzaakt door incidentele rijksmiddelen vanuit het najaarsakkoord. In de jaarstukken is een toelichting opgenomen op de opbouw van dit resultaat en op de afwijking van de prognose in de laatste kwartaalrapportage.


16

1.5.2.

Planning & controlcyclus 2014 Forecast 2014 De begroting voor 2014 is in oktober 2013 vastgesteld door het algemeen bestuur en vervolgens goedgekeurd door de gemeenteraad. Twee keer per jaar wordt een verwachting van het financiële resultaat (een forecast) opgesteld. In de eerste maanden van 2014 is een eerste forecast tot stand gekomen. De uitkomsten van de forecast zijn opgenomen in deze viermaandsrapportage (paragraaf 2.1). De afwijkingen van de oorspronkelijke begroting betreffen in het basisonderwijs met name de invulling van de taakstelling en in het voortgezet onderwijs een hogere rijksbijdrage en hogere personele lasten. De tweede forecast zal in september worden opgesteld. De uitkomsten hiervan worden opgenomen in de tweede viermaandsrapportage van 2014 welke in september/oktober wordt opgesteld. Maandrapportages De financiële administratie wordt maandelijks afgesloten. Dit gebeurt binnen tien werkdagen na afloop van de maand. Daarna ontvangen de scholen een financiële rapportage van het administratiekantoor. Deze maandrapportages zijn qua opzet gewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Naast de begroting en de realisatie is ook een kolom forecast toegevoegd. Op deze wijze hebben de scholen op een gedetailleerd niveau inzicht in de begroting, de actuele verwachting van het resultaat (forecast) en de werkelijke baten en lasten. Het team Finance & Control van BOOR Services voert maandelijks controles uit op deze rapportages. Bijzonderheden worden afgestemd met de bovenschools directeuren (die dit op hun beurt weer afstemmen met de schooldirecteuren) en de rectoren. Met deze werkwijze wordt beoogd afwijkingen van de begroting of forecast in een vroeg stadium te signaleren en hierop gericht actie te ondernemen.

1.5.3.

Planning & controlcyclus 2015 Kaderbrief 2015 In de eerste maanden van 2014 is een begin gemaakt met de planning & controlcyclus van 2015. De kaders voor de meerjarenbegroting 2015-2018 zijn verwerkt in de kaderbrief. Hierin is aandacht besteed aan zowel beleidsmatige als financiële uitgangspunten. Voorbeelden van beleidsmatige uitgangspunten zijn het vacaturebeleid, investeringsbeleid en centrale inkoop. Voor wat betreft de financiële kaders is zoveel als mogelijk aangehaakt bij de actualiteit, zoals het onderhandelaarsakkoord voor een nieuwe cao in het voortgezet onderwijs en inschattingen van de po- en vo-raad over de verwachte ontwikkeling van


17

de rijksbijdragen. Aan de hand van deze kaders wordt de komende maanden de begroting 2015-2018 opgesteld. De kaderbrief is opgesteld door het college van bestuur en vervolgens behandeld in diverse gremia, waaronder het college van schoolleiders, het bovenschools managementteam en de drie gemeenschappelijke medezeggenschapsraden. Formatiebegroting 2014-2015 In de maanden maart en april zijn de formatiebegrotingen 2014-2015 (en latere jaren) voor scholen in het primair onderwijs opgesteld. Deze begrotingen sluiten met een minimaal rendement van 1%. Daarmee is de taakstelling voor 2014 gerealiseerd. In de komende maanden zal de mobiliteit op gang komen en zullen boventallige medewerkers (op krimp-scholen) de vacatures op andere scholen invullen. 1.5.4.

Administratiekantoor Ook in de afgelopen maanden is getracht te komen tot een Service Level Agreement (SLA) met het administratiekantoor. Met deze overeenkomst maken we helder welke zaken bij het administratiekantoor zijn belegd en welke kwaliteit we daarvan verwachten. Dit proces is nog niet afgerond. De verwachting is dat dit vóór de zomervakantie gereed zal zijn.

1.5.5.

Administratieve knelpunten Eén van de belangrijkste speerpunten voor 2014 is het op orde krijgen van de financiële administratie en informatievoorziening. In de afgelopen maanden heeft – in samenwerking met het administratiekantoor en financiële medewerkers in het voortgezet onderwijs – een brede inventarisatie plaatsgevonden van de knelpunten die (nog) bestaan op deze terreinen. Deze knelpunten variëren van de leesbaarheid van stukken tot technische knelpunten en onduidelijkheden rondom boekingsgangen in de financiële administratie. De komende maanden zullen deze knelpunten stuk-voor-stuk worden opgepakt.

1.5.6.

Aanbevelingen accountant De accountant heeft in de managementletter 2013 in totaal 56 aanbevelingen opgenomen op het gebied van de administratieve organisatie, interne controle en beheersingsmaatregelen. Deze aanbevelingen sluiten grotendeels aan bij onze eigen bevindingen. De aanbevelingen zijn onderverdeeld in hoge, midden of lage prioriteit. De aanbevelingen zijn door BOOR Services omgezet in concrete acties, belegd bij diverse personen binnen BOOR en gekoppeld aan een deadline. De stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van deze actiepunten wordt frequent gemonitord door het bestuur en afgestemd met de audit commissie en de accountant.


18

Van de 56 aanbevelingen zijn er vijftien gereed, 34 zijn in uitvoering en twee moeten nog worden opgestart (conform de planning). De uitvoering van vijf aanbevelingen is vertraagd. Deze hebben betrekking op de SLA met het administratiekantoor, het afsluiten van managementcontracten met schooldirecteuren en de invoering van een BOOR-brede rapportagetool. Het samenvattende beeld is als volgt:

Status Afgerond In uitvoering Nog starten Vertraging / problemen Totaal

Hoog 7 14 1 4 26


Prioriteit Midden 5 17 0 1 23

Laag 3 3 1 0 7

Totaal 15 34 2 5 56

19

2.

Financiële realisatie en forecast

2.1.

Totaaloverzicht De cijfers over de eerste vier maanden van 2014 en de forecast voor geheel 2014 op totaalniveau zijn als volgt: Bedragen x € 1.000

Begroting 2014

Forecast 2014

Baten Rijksbijdrage Ministerie van OCW Overige overheidsbijdrage Overige baten Totaal baten

214.931 21.185 8.838 244.954

71.807 7.232 3.466 82.504

216.818 21.893 10.333 249.044

Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Afschrijvingen Overige materiële lasten Totaal lasten

199.580 15.731 3.551 22.264 241.126

66.666 4.856 1.406 5.746 78.675

201.210 15.706 4.183 22.842 243.941

35 -/- 815 -/- 780

36 -/- 190 -/- 154

27 -/- 602 -/- 575

-817

0

0

3.865

3.676

4.528

Financiële baten en lasten Financiële baten Financiële lasten Totaal financiële baten en lasten Taakstelling (S)BAO Resultaat

2.1.1.

Realisatie januari - april

Uitgangspunten bij de cijfers De in de tabel opgenomen bedragen zijn afkomstig van de volgende bronnen: 

Begroting 2014: Deze cijfers zijn afkomstig uit de op 29 oktober 2013 door het algemeen bestuur vastgestelde begroting, welke op 19 december 2013 door de gemeenteraad van Rotterdam is goedgekeurd.



Realisatie januari tot en met april: Deze bedragen zijn afkomstig uit de financiële administratie en de maand rapportages, die wij van het administratiekantoor hebben ontvangen. Wij hebben de financiële realisatie intern geanalyseerd en eventuele afwijkingen van de begroting verklaard.



Forecast 2014: Deze cijfers zijn gebaseerd voor het (speciaal) basisonderwijs en (voortgzet) speciaal onderwijs op de, in maart en april, opgestelde formatiebegrotingen 2014-2015 en de tot nu toe bekende afwijkingen in de realisatie voor het huidige schooljaar 2013-2014. De forecast voor de sector voortgezet onderwijs is gebaseerd op de meest actuele inzichten van 2014.


20

2.1.2.

Toelichting algemeen beeld Forecast De forecast voor 2014 bedraagt € 4.528.000 en ligt daarmee € 663.000 boven de begroting. Het verwachte voordelige resultaat zal aan het einde van het jaar worden toegevoegd aan het weerstandsvermogen van de scholen. Zowel de baten als lasten vallen naar verwachting hoger uit. In de rijksbijdrage zijn nog deels de – pas na het opmaken van de begroting – toegezegde extra inkomsten vanuit het najaarsakkoord opgenomen. Ook de eind 2013 bekend geworden hogere gemiddelde personeelslast (GPL) is bij het voortgezet onderwijs opgenomen in de forecast. De overige baten zijn hoger als gevolg van het opnemen van de inkomsten ouderbijdrage in het voortgezet onderwijs, hiertegen over staan ook uitgaven leerlinggerichte activiteiten. Deze zijn opgenomen onder de overige materiële lasten. De personele lasten bij het voortgezet onderwijs zijn – als gevolg van de caoonderhandelingen – in de forecast vanaf 1 augustus 2014 met 1,2% opgehoogd. De taakstelling voor de sector (speciaal) basisonderwijs is grotendeels ingevuld door besparingen in de personele lasten, bijvoorbeeld door vertrekkend personeel niet te vervangen. Indien daarmee rekening wordt gehouden, liggen de werkelijke personele lasten ongeveer op het niveau van de begroting. De verhoging van de afschrijvingslasten in de forecast hebben betrekking op Lansingerland. De afschrijving op de tijdelijke huisvesting was nog niet volledig in de begroting 2014 opgenomen. In de paragrafen 3.2 tot en met 3.5 worden per sector het resultaat januari tot en met april 2014 en de verschillen tussen de begroting en de forecast 2014 nader toegelicht. Realisatie Het resultaat tot en met april 2014 bedraagt € 3.676.000 voordelig. Dit resultaat over de eerste vier maanden kan niet één-op-één worden vertaald naar een resultaat voor het gehele jaar. Als gevolg van een seizoenspatroon in de lasten, worden deze niet gelijkmatig gedurende het jaar gerealiseerd. Zo zal de aanschaf van leermiddelen en lesmateriaal met name rond de zomerperiode plaatsvinden. Ditzelfde geldt voor huisvestingskosten. In de zomerperiode worden veelal extra schoonmaak- en onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd. Het verwachte resultaat over het gehele jaar is opgenomen in de forecast.


21

Risico’s BOOR wordt geconfronteerd met risico’s op tal van terreinen. Deze risico’s kunnen voor een deel financieel worden vertaald en voor een deel niet. De risico’s kunnen worden onderverdeeld in strategische en operationele risico’s. In de begroting en forecast 2014 is nog geen rekening gehouden met de financiële impact van onderstaande risico’s:

2.1.3.

Strategische risico’s # 1.

2.

Omschrijving risico

Financiële impact

Doordecentralisatie huisvesting in het primair onderwijs kan zorgen voor hogere onderhoudslasten, die niet gedekt

De omvang kan eerst worden

worden uit de hogere bijdrage van de gemeente.

bepaald na de – nu lopende – schouw van de gebouwen.

Bij een aanhoudende daling van het aantal leerlingen (met

Het financiële risico kan

name in het primair onderwijs) kunnen personele fricties ontstaan. Mede als gevolg van het werkgelegenheidsbeleid

worden beperkt door een goede prognose van de

van BOOR.

ontwikkeling van het leerlingaantal en door in geval van personele frictie een zorgvuldig traject te doorlopen. Het risico kan desondanks oplopen naar een bedrag van circa € 1 miljoen.

3.

Vanwege een verouderd meerjarenonderhoudsplan

De financiële impact wordt

ontbreekt het totaaloverzicht van de investerings- en

ingeschat op € 600.000.

onderhoudsopgave binnen BOOR. Het huidige budget wordt ingezet om dusdanig onderhoud te plegen aan de gebouwen dat deze voldoen aan de minimaal wettelijke vereisten. Het risico bestaat dat - gezien de staat van het onderhoud - de uitgaven te laag zijn geraamd. Het totaaloverzicht ontstaat bij het opstellen van een MOP, het risico wordt verlaagd door “slim” onderhouden en het inregelen van een monitoring-systeem op uitvoering van de MOP. 4.

Ontwikkelingen passend onderwijs kunnen leiden tot een

Op dit moment kan de

lagere bekostiging voor scholen in het speciaal onderwijs en afname van leerlinggebonden financiering.

financiële impact van de invoering van passend onderwijs niet worden bepaald.


22

# 5.

Omschrijving risico

Financiële impact

Minder aantrekkelijke scholen door negatief imago. Dit kan

De financiële impact is sterk

gevolgen hebben voor het aantal ouders en kinderen dat

afhankelijk van de werkelijke

voor een BOOR-school kiest. Met als gevolg een lagere rijksbijdrage.

daling van het aantal leerlingen. In de schoolbegrotingen worden voorzichtige ramingen voor de ontwikkeling van het leerlingaantal gehanteerd. In het primair onderwijs wordt al gerekend met dalende leerlingaantallen.

6.

7.

Het relatief hoge ziekteverzuim binnen BOOR zorgt voor druk op het zittende personeel. Er is al beleid om het

Voor dit risico zijn enkele buffers in de exploitatie

ziekteverzuim te laten dalen, maar nog onvoldoende

ingebouwd. Het rest-risico ligt

handhaving.

tussen € 0,5 en € 1 miljoen.

In de afgelopen jaren was sprake van onvoldoende sturing

In potentie heeft dit risico een

en beheersing binnen BOOR. Door de maatregelen in het afgelopen jaar, is dit risico aanmerkelijk gedaald. Met name

grote impact. Door de genomen maatregelen,

het verzorgen van maandelijkse (financiële) rapportages, het analyseren van de cijfers en het bespreken daarvan

schatten wij dit als beperkt in.

met (bovenschoolse) directies en schoolleiders, zorgen voor een tijdige signalering van knelpunten en risico’s. Waar nodig wordt concreet actie ondernomen. 8.

BOOR kent op onderdelen een verouderde ict-

Het risico wordt ingeschat op

infrastructuur. Door het niet meer kunnen updaten van

circa € 300.000.

oude software, wordt BOOR gedwongen om te investeren in de ict. Met het opstellen van concreet beleid op dit gebied (planning in 2014) en een daarvan afgeleid investeringsprogramma en het benutten van bestaande investeringsbudgetten, wordt getracht de impact van het risico te verlagen en de uitgaven te spreiden in de tijd.

Operationele risico’s # 1.

Omschrijving risico

Financiële impact

Eind 2014 zal de verantwoording en de afrekening van de

De ROB inkomsten bedragen

gemeentelijke subsidie in het kader van het Rotterdams

voor het schooljaar 2013-2014

Onderwijsbeleid 2013-2014 plaatsvinden. Indien blijkt dat de afgesproken doelstellingen niet gerealiseerd zijn,

circa € 11 miljoen. De omvang van de eventuele

bestaat de kans op gedeeltelijke terugbetaling van reeds uitgegeven subsidiegelden. Vanuit de centrale staf vindt

terugbetaling is afhankelijk van de mate waarin afspraken

controle plaats op de realisatie van de doelstellingen.

worden nagekomen.


23

# 2.

Omschrijving risico

Financiële impact

Voor de huisvesting van Wolfert Pro en Wolfert Lyceum

Het maximale risico voor 2014

wordt een bijdrage ontvangen van de gemeente

bedraagt € 66.000. Dit bedrag

Lansingerland. Onlangs is gebleken dat de gemeente Lansingerland het voornemen heeft om deze bijdrage met

zal toenemen, aangezien het aantal leerlingen de komende

€ 150 per leerling te verlagen.

jaren zal toenemen. Onderhandelingen hierover met de gemeente vinden momenteel plaats.

3.

Per 1 augustus 2014 gaat het Overschie College over naar

De financiële impact wordt

CVO Rotterdam. Op dit moment worden nog gesprekken gevoerd met CVO over de bijdrage van BOOR in de

duidelijk bij het opstellen van de financiële afrekening,

exploitatiekosten.

waarin ook de exploitatiekosten over 2014 en de eventuele verrekening van de vaste voet worden meegenomen. Ook de overdracht van de materiele vaste activa wordt dan verrekend.

4.

Het stopzetten van de bouwwerkzaamheden bij de Bergse

De omvang van de financiële

Zonnebloem kan mogelijke nadelige financiële gevolgen hebben voor BOOR. Zie paragraaf 1.4.3.

gevolgen zijn niet bekend en hangen sterk af van de besluitvorming door de gemeente.

5.

De inspectie heeft een onderzoek uitgevoerd naar de

Dit onderzoek kan leiden tot

bekostiging van leerlingen in het speciaal onderwijs in relatie tot het basisonderwijs (rugzakleerlingen).

de terugvordering van een deel van de rijksbijdrage tot een bedrag van circa € 200.000.

6.

Het college van bestuur heeft het voornemen om drie

De financiële gevolgen lopen

interim projectdirecteuren aan te stellen. Enerzijds om de

op tot circa € 300.000,

kwaliteit van zwakke scholen te verbeteren, anderzijds als vervanger bij scholen waar een vacature op directieniveau

waarvoor nog geen volledige dekking is gevonden.

is ontstaan.

Uiteraard zal aanstelling niet plaatsvinden, voordat deze dekking is gevonden.

7.

Uit een recente controle is gebleken dat de BOOR scholen

De omvang van de bijstelling

niet in alle gevallen de leerlinggewichten juist hebben

wordt pas bekend bij controle

bepaald. Op dit moment vindt hierop een reparatieslag plaats, maar dit zou kunnen leiden tot een neerwaartse

van de inschrijvingen (in oktober 2014).

bijstelling van het aantal gewichtenleerlingen (en daarmee een lagere rijksbijdrage).


24

# 8.

9.

Omschrijving risico

Financiële impact

Bij het opmaken van de jaarstukken 2013 heeft een

De financiële impact kan

inschatting plaatsgevonden van de noodzakelijke kosten

oplopen tot tienduizenden

voor de afwikkeling van lopende juridische geschillen. Onder andere als gevolg van de fraudeconstateringen uit

euro’s. De exacte omvang hangt sterk af van het verloop

voorgaande jaren. Het risico bestaat dat de inschattingen te

(en de doorlooptijd) van de

laag zijn of procedures langer doorlopen dan verwacht, waardoor de juridische kosten verder oplopen.

juridische procedures.

In 2013 is een onderzoek van de belastingdienst afgerond.

De financiële impact daarvan

Uit dit onderzoek is een forse naheffing gebleken. Naar

wordt de komende maanden

aanleiding van de bevindingen van de belastingdienst, zijn diverse aanpassingen gedaan in procedures om een

duidelijk, maar kan oplopen tot een bedrag tussen € 50.000

dergelijke naheffing te voorkomen. Een laatste onderdeel van deze aanpassingen betreffen de fiscale gevolgen van

en € 100.000.

het verstrekken van tablets aan medewerkers.


25

2.2.

Sector (speciaal) basisonderwijs De cijfers over de eerste vier maanden van 2014 en de forecast voor geheel 2014 voor de sector (speciaal) basisonderwijs zijn als volgt: Bedragen x € 1.000

Sector (speciaal) basisonderwijs

Begroting 2014


Forecast 2014


101.831 16.869 2.997 121.697

34.251 5.802 1.484 41.537

102.255 A 17.181 B 3.052 122.488


101.968 9.055 1.542 8.137 120.702

32.273 2.897 573 3.353 39.195

101.395 C 9.114 1.587 7.870 D 119.966

10 -/- 75 -/- 65

2 0 2

2 0 2 E

Financiële baten en lasten Financiële baten Financiële lasten Totaal financiële baten en lasten Taakstelling Resultaat

-/- 817 1.747

F

2.343

2.524

De forecast voor de sector (speciaal) basisonderwijs bedraagt € 2.524.000 en is daarmee € 777.000 hoger dan de begroting. Onderstaand worden de belangrijkste afwijkingen toegelicht. A. Rijksbijdrage Ministerie van OCW In de forecast zijn de inkomsten vanuit het herfstakkoord voor behoud van jonge leerkrachten opgenomen. In 2014 heeft dit een voordelig effect van € 572.000. Hier tegenover staat een ontvangen afrekening van zwangerschapsuitkeringen over oude jaren van € 131.000. B. Overige overheidsbijdrage De overige overheidsbijdragen vallen naar verwachting circa € 300.000 hoger uit. Dit wordt veroorzaakt door een hogere aanvraag voor gelden uit het Rotterdams Onderwijs Beleid voor 2014-2015.


26

C. Personele lasten De taakstelling voor de sector (speciaal) basisonderwijs, is grotendeels ingevuld door besparingen in de personele lasten. Bijvoorbeeld door vertrekkend personeel niet te vervangen. Indien daarmee rekening wordt gehouden, liggen de werkelijke personele lasten ongeveer op het niveau van de begroting. D. Overige materiële lasten De materiele lasten vallen waarschijnlijk € 267.000 lager uit dan begroot. De belangrijkste besparing is gerealiseerd door een lagere doorbelasting van sectoroverstijgende kosten, zoals bestuur, BOOR Services en het administratiekantoor. Conform de bij de vaststelling van de begroting 2014 gemaakte interne afspraken, is de verdeling van deze kosten over de sectoren eind 2013 bijgesteld. Een groter deel van de kosten komt ten laste van andere sectoren. E. Financiële baten en lasten In de begroting waren rentelasten opgenomen voor de rentelasten van de rekeningcourant als gevolg van roodstand. De liquiditeitspositie is echter verbeterd waardoor deze rentelasten niet meer worden verwacht in 2014. F. Taakstelling Als gevolg van een daling van het leerlingaantal (en daardoor een daling van de rijksmiddelen), moesten ook ingrepen in de uitgaven plaatsvinden. Bij het opmaken van de begroting voor 2014 was wel bekend wat de omvang van de ombuiging was, maar nog niet op welke wijze deze kon worden gerealiseerd. Inmiddels is deze taakstelling volledig ingevuld. Voor een groot deel door het niet vervangen van vertrekkend personeel. Ook zijn inkoopvoordelen gerealiseerd, als gevolg van het opnieuw aanbesteden van diverse diensten en producten.


27

2.3.

Sector (voortgezet) speciaal onderwijs De cijfers over de eerste vier maanden van 2014 en de forecast voor geheel 2014 voor de sector (voortgezet) speciaal onderwijs zijn als volgt: Bedragen x € 1.000

Sector (voortgezet) speciaal onderwijs

Begroting 2014


Forecast 2014


38.003 764 1.177 39.944

12.539 126 202 12.867

37.637 A 830 1.571 B 40.038


33.054 1.912 472 3.050 38.488

10.732 566 121 950 12.369

32.845 1.881 491 3.365 C 38.582

0 0 0

0 0 0

0 0 0

1.456

498

1.456

Financiële baten en lasten Financiële baten Financiële lasten Totaal financiële baten en lasten Resultaat

De forecast voor de sector (voortgezet) speciaal onderwijs bedraagt € 1.456.000 en ligt daarmee op het niveau van de begroting. Onderstaand worden de belangrijkste afwijkingen toegelicht. A. Rijksbijdrage Ministerie van OCW De rijksbijdragen zijn in de forecast ca. € 370.000 lager dan begroot. Dit betreffen de inkomsten van Scoor die vanaf het schooljaar 2014-2015 van het samenwerkingsverband komen en daardoor niet langer onder de rijksbijdragen worden verantwoord, maar onder de overige baten. B. Overige baten De overige baten vallen hoger uit dan begroot, als gevolg van de verschuiving van de inkomsten van Scoor (zie ook de toelichting bij de rijksbijdragen). C. Overige materiële lasten De overige materiele lasten zijn in de forecast circa € 300.000 hoger dan begroot. Circa € 180.000 hiervan wordt verklaard door een hogere doorbelasting van sectoroverstijgende kosten, zoals de kosten voor bestuur, BOOR Services en het


28

administratiekantoor. Conform de bij de vaststelling van de begroting 2014 gemaakte interne afspraken, is de verdeling van deze kosten over de sectoren eind 2013 bijgesteld. Het restant wordt veroorzaakt door enerzijds een verschuiving van de dotatie voor het meerjarige investeringsplan van huisvestinglasten naar de materiele lasten van € 80.000. En anderzijds een verschuiving van materiële kosten voor projecten in het kader van het Rotterdams Onderwijsbeleid vanuit de personele lasten voor € 60.000.


29

2.4.

Sector voortgezet onderwijs De cijfers over de eerste vier maanden van 2014 en de forecast voor geheel 2014 voor de sector voortgezet onderwijs zijn als volgt: Bedragen x € 1.000


Begroting 2014


Forecast 2014


75.096 3.554 4.664 83.314

25.017 1.304 1.695 28.016

76.926 A 3.883 B 5.710 C 86.519


64.559 4.764 1.537 11.076 81.936

22.552 1.199 676 2.491 26.918

66.907 D 4.711 2.106 E 11.554 F 85.279

Financiële baten en lasten Financiële baten Financiële lasten Totaal financiële baten en lasten

25 -/- 740 -/- 715

15 -/- 185 -/- 170

25 -/- 602 -/- 577

663

927

663

Resultaat

De forecast voor de sector voortgezet onderwijs bedraagt € 663.000 en ligt daarmee op het niveau van de begroting. Op onderdelen heeft een aantal verschuivingen plaatsgevonden tussen de budgetten. Door het vroege moment waarop de begroting is opgesteld, konden niet alle budgettaire ontwikkelingen worden meegenomen in de begroting. De verschuivingen zijn door de rectoren voorgesteld, na overleg met het college van bestuur. Naast deze verschuivingen, worden hierna nog enkele significante afwijkingen toegelicht. A. Rijksbijdrage Ministerie van OCW De forecast voor de rijksbijdrage ligt € 1.830.000 hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door een hogere gemiddelde personeelslast (GPL), hogere materiële bekostiging, het budget jonge leerkrachten en de verwachte rijkscompensatie (50%) van de 1,2%-loonsverhoging per 1 augustus 2014.


30

B. Overige overheidsbijdrage De overige overheidsbijdragen worden circa € 330.000 hoger ingeschat dan begroot. Dit betreft onder andere een vrijval van een schuld op de balans die in 2013 was gereserveerd om terug te betalen aan de subsidiegever en waarvan onlangs is gebleken dat deze niet hoeft te worden terugbetaald. C. Overige baten De forecast van de overige baten ligt circa € 1.000.000 hoger dan begroot. Het betreft budgettair neutrale posten, zoals ouderbijdragen en subsidiebaten voor projecten. Tegenover deze baten staan ook lasten (opgenomen onder de overige materiële lasten). In de oorspronkelijke begroting waren deze baten en lasten netto geraamd. In de forecast zijn ze bruto opgenomen. D. Personele lasten De hogere personele lasten zijn voor een groot deel te verklaren door de recent overeengekomen loonsverhoging per 1 augustus aanstaande. E. Afschrijvingen De afschrijvingskosten voor de tijdelijke huisvesting Lansingerland zaten nog niet volledig in de begroting. De dekking hiervoor is gevonden in een verschuiving met andere begrotingsposten, waaronder lagere rentelasten op de financiering van deze huisvesting. F. Overige materiële lasten Zoals in de toelichting op de overige baten is aangegeven, is een deel van de ouderbijdrage en projecten per saldo netto in de begroting opgenomen. In de forecast worden deze baten en lasten bruto opgenomen. Daarnaast is in de forecast een bedrag van € 70.000 opgenomen voor kosten als gevolg van project P. Deze kosten waren in de begroting niet voorzien en betreffen met name juridische- en communicatiekosten. Tot slot is onder de overige materiële lasten ook een hogere doorbelasting van sectoroverstijgende kosten opgenomen. Conform de bij de vaststelling van de begroting 2014 gemaakte interne afspraken, is de verdeling van deze kosten over de sectoren eind 2013 bijgesteld.


31

2.5.

Sectoroverstijgende kosten De cijfers over de eerste vier maanden van 2014 en de forecast voor geheel 2014 voor de sectoroverstijgende kosten zijn als volgt: Bedragen x € 1.000

Begroting 2014 Lasten Bestuur


Forecast 2014

782

200

782

2.949

927

2.949

200

51

200

Vizyr

4.951

1.633

4.951

Totaal lasten

8.882

2.811

8.882

Sector (speciaal) basisonderwijs Sector (voortgezet) speciaal onderwijs

5.604

1.487

5.226

1.333

389

1.461


1.945

633

2.195

Totaal toerekening

8.882

2.509

8.882

BOOR Services Accountant

Toerekening

Bestuur De forecast voor bestuur is gelijk aan de begroting. In de afzonderlijke posten binnen de begroting zijn wel verschuivingen te verwachten. De salariskosten van het college van bestuur liggen lager dan in de begroting was opgenomen. De afwikkeling van een aantal juridische zaken brengen naar verwachting hogere kosten met zich mee dan was begroot. Per saldo zullen de kosten gelijk blijven. BOOR Services De forecast voor BOOR Services is gelijk aan de begroting. Met name door het (nog) niet opvullen van vacatures en lagere loonkosten dan begroot, is er voordeel ontstaan in de begroting. Hier staat het voornemen tot een tijdelijke capaciteitsuitbreiding en het vormen van een calamiteitenbudget in 2014 tegenover. Zie ook paragraaf 1.1.8. Accountant In het najaar van 2014 zal het contract voor de accountantscontrole opnieuw worden aanbesteed. De verwachting is dat hierdoor een kostenvoordeel gerealiseerd wordt. Voorzichtigheidshalve is dit voordeel nog niet meegenomen in de forecast. Vizyr De kosten voor ons administratiekantoor zijn vastgelegd in een meerjarig contract tot en met 2016.


32

Bijlagen


33

Bijlage 1: Toezichtkader In het toezichtkader zijn diverse kengetallen benoemd, waarover BOOR jaarlijks of elk kwartaal verantwoording aflegt. In onderstaande tabel zijn de kengetallen opgenomen waarover bij de kwartaalrapportages verantwoording moet worden afgelegd. Financiële kengetallen

Onderwerp Liquiditeitsprognose

Schoolsoort (po,

Uitkomst eerste vier maanden

Soort

Kaders /

Frequentie

informatie

Norm

Rapportage

vo of so)

Vier

Cijfer

Zie art. 3.1

Bestuursrapportages

Po, vo en so

Zie bijlage 2

Vier maanden

Cijfers

Zie art. 3.1

Bestuursrapportages en Begroting

Po, vo en so

Zie hoofdstuk 0

Vier

Cijfers

Zie art. 3.1

Bestuursrapportages

Po, vo en so

Zie hoofdstuk 0

maanden Prognose

Realisatie

maanden

en Jaarrekening

HR kengetallen SchoolOnderwerp

Soort

Kaders /

Frequentie

informatie

Norm

Kwartaal

Aantal

Omvang personeel

soort (po,

Uitkomst eerste vier

Rapportage

vo of so)

maanden

Omvang en

Bestuursrapportages,

Po, vo en so

Zie paragraaf 1.3.2

aantal komen in overeen-

jaarplan / begroting en Jaarverslag

Po, vo en so

Zie paragraaf 1.3.3

Po, vo en so

Zie paragraaf 1.3.10

stemming met begrotingsafspraken Verhouding onderwijzend niet

Bestuursrapportages,

Kwartaal

onderwijzend personeel Integriteitsbeleid

jaarplan en Jaarverslag Kwartaal

Beleidsmaatregelen

Bestuursrapportages, jaarplan en jaarverslag

BOOR Kwartaalrapportage 3e kwartaal 2013

35

Organisatieontwikkeling SchoolOnderwerp

Soort

Kaders /

Frequentie

informatie

Norm

Kwartaal

Kwaliteitsslag bedrijfsvoering

Versterken bestuursbureau

Compartimentering (verantwoordelijkheid laag in de organisatie)

BOOR Kwartaalrapportage 3e kwartaal 2013

Kwartaal

Kwartaal

soort (po,

Uitkomst eerste vier

Rapportage

vo of so)

maanden

Inhoudelijke

Bestuurs-

Po, vo en so

Zie paragraaf 1.5

stand van zaken

rapportages, jaarplan

Inhoudelijke

Bestuurs-

Po, vo en so

Zie paragraaf 1.1.8

stand van zaken


Inhoudelijke

Bestuurs-

Po, vo en so

Zie paragraaf 1.1

stand van zaken


en Jaarverslag

en Jaarverslag

en Jaarverslag

36

Bijlage 2: Liquiditeitsprognose 2014

2015

Mei

Juni

Juli

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Jan

Febr

Mrt

April

21.683

20.279

21.052

15.025

13.294

14.794

14.794

14.794

21.504

19.613

19.099

19.099

Overige overheidsbijdragen en subsidies

103

472

3.398

7.863

725

186

87

87

6.630

0

0

0

Overige baten

697

535

260

260

560

564

565

560

460

160

160

160

Personele uitgaven

20.422

21.020

15.462

13.585

16.100

14.590

14.550

19.550

20.777

14.441

14.441

14.481

Materiële uitgaven

3.769

4.477

2.084

1.940

3.547

3.015

2.431

2.546

2.333

2.333

2.333

2.333

-1.708

-4.211

7.165

7.623

-5.068

-2.061

-1.536

-6.656

5.484

2.999

2.484

2.444

109

109

109

109

109

109

109

109

110

110

110

110

6

6

15

6

6

15

6

6

15

6

6

14

Financieringskasstroom

103

103

93

103

103

94

103

103

95

104

104

96

Inkomsten investeringen

0

2.305

0

0

285

0

0

0

0

0

0

0

Uitgaven investeringen

568

3.098

2.929

780

1.086

1.261

1.161

781

100

130

130

150

Investeringskasstroom

-568

-793

-2.929

-780

-801

-1.261

-1.161

-781

100

130

130

150

-2.172

-4.901

4.329

6.946

-5.766

-3.228

-2.594

-7.334

5.679

3.233

2.719

2.690

Saldo begin van de periode

15.071

12.898

7.997

12.326

19.272

13.506

10.278

7.684

350

6.029

9.263

11.981

Saldo eind van de periode

12.898

7.997

12.326

19.272

13.506

10.278

7.684

350

6.029

9.263

11.981

14.671

(Rijks)bijdragen OCW

Operationele kasstroom Inkomsten financiering Uitgaven financiering

Totaal kasstroom Saldo Liquide middelen

Colofon

Stichting BOOR Pakhuis Maaspoort Tweede verdieping Prins Hendrikkade 14 3071 KB Rotterdam Postbus 23058 3001 KB Rotterdam 010-2540800 [email protected] www.stichtingboor.nl @stichtingboor

BOOR Viermaandsrapportage

Recommend Documents