Agenda In Timewax is de plannings informatie zowel per resource als per project beschikbaar. In de agenda zijn alle gemaakte boekingen zichtbaar. De weergave van de agenda kan worden aangepast aan de behoefte van de specifieke gebruiker. De agenda kan worden beheerd door de medewerker zelf en door een projectmanager of resource manager. Boekingen gemaakt in de Agenda zijn 1:1 zichtbaar in het Planbord, andersom zijn boekingen gemaakt in het Planbord direct beschikbaar in de Agenda.
Startscherm Na openen van de functie zal de agenda van de huidige week van de actieve resource worden getoond. Indien een gebruiker geen toegang heeft tot de agenda van andere resources zal de rechterkolom met de tab resources niet zichtbaar zijn. Ook de tab projecten is alleen beschikbaar indien de gebruiker toegang heeft tot deze optie.
• • • • • •
• •
Boekingen in de kleur van de resource zijn in de agenda gemaakt. Boekingen met de project – of resourcenaam vet hebben de status “Hard”. Boekingen met een groen vinkje zijn goedgekeurd. Grijze boekingen komen vanuit de regiokalender en zijn in de agendafunctie niet aan te passen. Aanpassen van de boekingen dient te worden gedaan in de functie Regiokalender. De witte blokken markeren de standaard werktijden van de geselecteerde resource. Boekingen met een project icoontje zijn gemaakt vanuit een aanvraag (project) en zijn niet aanpasbaar. Aanpassen van deze boekingen dient te worden gedaan in de optie Projecten (zie aanvraagboekingen). Door op het blokje voor de naam van de resource of van het project te klikken komt er een kleurenkiezer beschikbaar en kan de kleur worden aangepast. Door de ctrl-toets ingedrukt te houden en meerdere resources of projecten te selecteren zullen de agenda’s gelijktijdig worden getoond.
1/7
• • •
•
Er kan een organisatorische eenheid of op een functie worden gefilterd via de keuzelijst bovenin. Meer informatie over de resource kan worden getoond door op de stippeltjes achter de naam van de resource te klikken. Tot de vet getoonde resources heeft de actieve gebruikers volledige toegang. Van de overige resources kunnen alleen de boekingen worden bekeken. Om de lijst met resources aan te passen kan deze worden gefilterd. Klik hiervoor op de knop Filter. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alleen de resources van een bepaalde afdeling of project worden getoond. Na openen van het zoekscherm kan er door middel van diverse criteria worden gezocht. Het zoekresultaat kan direct worden geselecteerd door op de knop OK te klikken. Daarnaast is het mogelijk het zoekresultaat te selecteren en toe te voegen aan de lijst met geselecteerde resources. Klik hiervoor op de knop OK + verder zoeken. Hierna is het mogelijk verder te zoeken gebruikmakend van andere criteria. Wanneer de gewenste resources zijn gevonden zijn kunnen deze worden geselecteerd door op OK te klikken.
Boeking maken Om een boeking te maken dient met de muis de gewenste periode te worden “gesleept”. Na deze actie zal een boeking detailscherm worden geopend. Het is ook mogelijk alleen te dubbelklikken op een tijdsblok. Verplichte velden in het boekingsscherm: • Status • Project • Breakdown Optionele velden: • Volledige dag: indien deze keuze is aangevinkt zal er voor het aantal werkbare uren van de resource een boeking worden gemaakt. Aantal uren worden ingesteld in de sectie Werkuren op het stambestand van de resource. • Locatie • Omschrijving • Opmerking Het is mogelijk de tijden handmatig aan te passen. Op de tab Herhalende boekingen zijn de opties voor het herhalen van de boeking beschikbaar. Met deze opties is het mogelijk de boeking met de gewenste frequentie te herhalen. Indien een herhalende boeking is gekozen dient er verplicht een einddatum te worden gevuld.
2/7
Tip: na het aanmaken van de herhalende boekingen is er geen koppeling tussen de boekingen. Indien een of alle boekingen moet worden aangepast dient dit te worden gedaan via de knop lijst. Aanpassen van een boeking Een boeking kan worden aangepast door middel van de knop Wijzigen. Ook is het mogelijk de afspraak naar een andere moment te slepen. Door op de onder- of bovenrand van een boeking te klikken kan de begin- of eindtijd worden aangepast. Autoriseren Aangemaakte boekingen kunnen worden geautoriseerd. Na autorisatie is het niet meer mogelijk een boeking te wijzigen of te verwijderen. Indien een boeking aangepast moet worden dient deze te worden heropend in de functie Agenda autorisatie. Het activeren van deze mogelijkheid dient te worden gedaan in de functie Systeem Parameters. Om een gebruiker daadwerkelijk boekingen te laten autoriseren dient deze gebruiker toegang te krijgen tot de optie Autoriseer Agendaboekingen. Activeren van deze optie kan worden gedaan in de functie Profielen. Boekingen voor meerdere resources Het is mogelijk om direct voor meerdere resources een boeking te maken. Selecteer hiervoor de gewenste resources terwijl de ctrl-toets is ingedrukt. De agenda’s van de geselecteerde resources zullen worden getoond. Na selecteren van de resources dient het gewenste tijdsblok te worden geselecteerd. En kan er een boeking worden gemaakt zoals beschreven bij het onderdeel Boeking maken. Een andere optie is om een bestaande boeking bij een resource te selecteren en daarna op de knop Kopiëren te klikken. Nu zal het kopieerscherm worden geopend. In dit scherm kan de boeking voor alleen de actieve resource worden gekopieerd of voor meerdere resources. Resources kunnen worden toegevoegd door op het groene plusteken te klikken. In het geopende scherm is het mogelijk resources te zoeken op naam, gebruik, project, organisatorische eenheid of bedrijf. Door op de knop met het minteken te klikken zal de geselecteerde resource uit de lijst worden verwijderd. Ook is het mogelijk deze boekingen te laten herhalen met een zelf te bepalen frequentie. Een einddatum is verplicht. Aanvraagboekingen Het is mogelijk om een boeking te maken zonder resources. Dit zijn aanvraagboekingen. Indien gewenst kunnen resources (later) aan de boeking worden toegevoegd. Na opslaan zal de boeking direct in de agenda van de geselecteerde resource worden gemaakt.
3/7
Klik op het tabje voor projecten en de lijst met beschikbare projecten zal worden getoond. Indien gewenst kan er worden gefilterd op een Portfolio via de keuzelijst boven de projectenlijst. Daarnaast kunnen de getoonde projecten worden gefilterd op basis van de diversie criteria. Het zoekresultaat kan direct worden geselecteerd door op de knop OK te klikken. Ook is het mogelijk het zoekresultaat te selecteren en toe te voegen aan de lijst met geselecteerde projecten. Klik hiervoor op de knop OK + verder zoeken. Hierna is het mogelijk verder te zoeken gebruikmakend van andere criteria. Wanneer de gewenste projecten zijn gevonden kunnen deze worden geselecteerd door op OK te klikken. Na het selecteren van een project kan een boeking worden gemaakt. Boekingen kunnen worden gemaakt door op een tijdsblok te dubbelklikken of door een tijdsperiode te selecteren door vanaf de gewenste begintijd naar de gewenste eindtijd te slepen. Hierna zal het boekingsscherm met het gekozen project worden getoond. Indien er slechts één breakdown beschikbaar is voor het gekozen project zal deze direct worden overgenomen. Klik om resources toe te voegen op de tab Resources. Om de boeking met een gewenste frequentie te herhalen klik op de tab Herhalende Boeking. Op de tab Aanvraag kunnen optioneel de zoekcriteria voor de resource aanvraag worden gedefinieerd. Deze criteria kunnen al op de breakdown (in de functie Breakdown) zijn gedefinieerd. Criteria kunnen altijd worden aangepast. Om een gebruiker daadwerkelijk boekingen op projecten te laten maken dient deze gebruiker toegang te krijgen tot de optie Projectagenda beheren. Activeren van deze optie kan worden gedaan in de functie Profielen (onderdeel van de menuoptie systeem). Lijstweergave Naast de grafische weergave van de agenda kunnen de boekingen ook worden weergegeven in een lijst. Om de lijstweergave te openen is de knop Lijst beschikbaar. Vanuit deze weergave zijn de volgende opties beschikbaar: • •
• •
•
De lijst kan worden gesorteerd op de gewenste kolom. Kolommen kunnen worden verplaatst door de header naar de gewenste kolom te slepen. De informatie kan worden gefilterd op project, resource of jaar. Meerdere boekingen kunnen worden verwijderd door op de knop Selecteer Alles te klikken of door met de ctrlknop de gewenste regels te selecteren. Een of meerdere boekingen kunnen door middel van de knop Herplannen opnieuw worden gepland (zie onder). 4/7
•
Een lijst met verwijderde boekingen zal worden getoond door op de knop verwijderde boekingen te klikken. Door middel van de knop Herstel kan een boeking worden teruggezet.
Om de agendaweergave weer te openen klik op de knop Agenda. Herplannen boekingen Vanuit de lijstweergave kan een selectie van boekingen worden gemaakt. Via de knop Herplannen kunnen de volgende onderdelen worden aangepast: • • •
Datum en tijd van de boeking Status Toekenning aan resources (Alleen vanuit de Aanvraagboekingen)
Afdrukken of versturen Om snel een planningsoverzicht te printen of te versturen is de optie Rapport beschikbaar. Via de knop Rapport kan deze worden geopend. De volgende opties zijn beschikbaar: • • •
Printen van een planningsrapport voor een of meerdere resources. Versturen van het planningsrapport aan een resource. Definiëren van de email opmaak.
Indien er meerdere resources geselecteerd zijn in de agenda worden deze allemaal getoond. Per resource kan er nu worden gekozen om het rapport direct te openen als pdf (via het pdf icoontje) of om de planning direct in een e-mail naar de resource te versturen (e-mail icoontje). Eventueel extra commentaar kan worden gevuld in het veld “Rapport opmerkingen”. Dit commentaar zal onderaan het rapport worden getoond. Om de gewenste boekingsinformatie op te nemen kunnen de opties “Toon agendaboekingen” en “Toon agendaomschrijving” worden geselecteerd. Indien de optie e-mail is gekozen zal er een extra scherm verschijnen waar het gewenste e-mail sjabloon kan worden gekozen en eventueel een ander e-mail adres kan worden meegegeven. Door middel van de knop Voorvertoning kan de e-mail worden bekeken. Aanpassen van de e-mail sjablonen kan worden gedaan via de optie “Wijzig sjablonen”.
5/7
E-mail sjablonen kunnen worden opgemaakt met of zonder HTML-opmaak. Ten behoeve van het opmaken van de e-mail zijn de volgende standaard objecten beschikbaar: • {resource.firstNames} : De voornaam van de geselecteerde resource; • {resource.lastName} : De achternaam van de geselecteerde resource; • {resource.fullName} : De volledige naam van de geselecteerde resource. Abonneren op een planning Er is een integratie mogelijk met agendasystemen zoals MS Outlook volgens het iCalendar formaat. Planningen kunnen up-to-date worden geraadpleegd in een persoonlijke agenda. Planningen kunnen worden bekeken per resource, afdeling of project Voor het gebruik van deze functie kan de gewenste koppeling worden geopend door de resource of het project te selecteren en op de tekst iCalender link te klikken. De getoond verwijzing kan nu worden gekopieerd en worden geplakt het gewenste agendasysteem. Versturen van herinneringen Vanuit de lijstweergave is het mogelijk herinneringen te versturen. Op basis van een gemaakte selectie kan worden bepaald welke resources een herinnering dienen te ontvangen. In de kolom Gewijzigd kunnen alle boekingen met een bepaalde mutatiedatum worden geselecteerd. De mutatiedatum is ofwel de aanmaakdatum ofwel de laatste datum dat een boeking is aangepast. Door middel van de filters bovenaan de pagina kan de gewenste resource, het project of een specifieke mutatiedatum worden geselecteerd. Na selectie door middel van de knop Selecteer alles of door het selecteren van meerdere regels met gebruik van de Shift/Ctrl-toets kunnen de boekingen worden geselecteerd welke moeten worden meegenomen in de herinnering. Door op de knop Verstuur herinnering te klikken zal het e-mail scherm worden geopend. Kies nu het gewenste sjabloon en de mail zal worden verstuurd. E-mail sjablonen kunnen worden opgemaakt met of zonder HTML-opmaak. Ten behoeve van het opmaken van de e-mail zijn de volgende standaard objecten beschikbaar: • {resource.firstNames} : De voornaam van de geselecteerde resource; • {resource.lastName} : De achternaam van de geselecteerde resource; • {resource.fullName} : De volledige naam van de geselecteerde resource. • {project.name} : Naam van het project • {breakdown.name} : Naam van de breakdown • {calendarEntry.date} : Datum van boeking • {calendarEntry.startTime} : Starttijd van de boeking • {calendarEntry.endTime} : Eindtijd van de boeking • {calendarEntry.location} : Waarde uit het veld Locatie • {calendarEntry.description} : Waarde uit het veld Omschrijving • {calendarEntry.remarks} : Waarde uit het veld Opmerkingen
6/7
•
{entries.start}/{entries.end}
: Objecten welke tussen deze objecten staan worden herhaald, dus als er meerdere boekingen zijn geselecteerd dan zullen er ook meerdere boekingen in een e-mail worden weergegeven.
Beveiliging en toegang Om per gebruikersgroep te sturen welke opties beschikbaar zijn in de functie kunnen er in het profiel van de gebruiker een aantal onderdelen worden geactiveerd of geblokkeerd. De volgende opties zijn beschikbaar: • Agenda openen : Mag een gebruiker de functie openen? • Agenda opslaan : Mag een gebruiker boekingen aanmaken? • Agenda verwijderen : Mag een gebruiker boekingen weggooien? • Agenda voor andere resources : Mag een gebruiker de agenda voor ander resource zien? • Autoriseer agendaboekingen : Mag een gebruiker boekingen (de-)autoriseren? • Project agenda beheren : Mag een gebruiker boekingen maken vanuit een project (een tweede tabje komt beschikbaar met projecten)? • Bekijk iCal links : Mag een gebruiker de iCal link zien en daarmee deze kopiëren naar een eigen agendasysteem? • Bekijk lijstweergave : Mag een gebruiker boekingen tonen als een lijst. • Start rapportage : Mag een gebruiker een planningsrapport (pdf) starten? • Kopieer boekingen : Mag een gebruiker boekingen kopiëren? • Bekijk verwijderde boekingen : Mag een gebruiker verwijderde boekingen zien? • Herstel verwijderde boekingen : Mag en gebruiker verwijderde boekingen herstellen? • Herplannen boekingen : Mag een gebruiker boekingen opnieuw plannen? • Verstuur herinneringen : Mag een gebruiker herinnering e-mailen? Naast de functionele toegang kan ook de databeveiliging worden ingesteld. Instellen van deze beveiliging dient te worden gedaan in de functie Gebruiker.
7/7
