Bob Duijvestijn, Henk Mangnus
Schrift verkehr
Schriftelijke communicatie voor het economisch onderwijs
Walvaboek
Voorwoord Schriftverkehr is bestemd voor het middelbaar en hoger beroepsonderwijs en de bedrijfsopleidingen. In een achttal hoofdstukken worden de studenten voorbereid op succesvolle schriftelijke contacten met Duitstalige zakenpartners. Afhankelijk van de eisen die de opleiding stelt, kan met Schriftverkehr op ERK-niveau A2 tot B2 worden gewerkt. Elk hoofdstuk is als volgt opgebouwd: – een korte introductie, – bouwstenen voor brief of e-mail in de vorm van situatieve zinnen, – voorbeeldbrief of –mail, - opdrachten. Bij de totstandkoming van deze uitgave hebben we ons laten adviseren door ervaren collega’s en door personen uit het bedrijfsleven. Onze bijzondere dank gaat uit naar Marc Snijders (School voor commerciële dienstverlening ROC Tilburg) en Stefan Schmidt (Regiomanager of Gebietsleiter pro-beam AG & Co. KGaA). Hilvarenbeek, Bob Duijvestijn Henk Mangnus
Inhoud 1 Brief oder E-Mail?
5
2 Die Form
8
3 Anfrage
12
4 Angebot
19
5 Bestellung
26
6 Reklamation
33
7 Zahlungserinnerung
43
8 Ein passendes Wort
49
1 Brief oder E-Mail? Schreiben wir in der Geschäftskorrespondenz einen Brief oder eine EMail? Eine eindeutige Antwort auf diese Frage lässt sich nicht geben. Beachten Sie mal die Vor- und Nachteile beider Kommunikationsformen.
Schrijven we in de zakelijke correspondentie een brief of een e-mail? Een eenduidig antwoord op deze vraag is niet te geven. Kijk eens naar de voor- en nadelen van beide communicatievormen.
Der Brief
De brief
Status Ein Brief hat einen gewissen Status. Wenn man sich mehr oder weniger offiziell präsentieren will, wird der Brief bevorzugt.
Status Een brief heeft een zekere status. Wanneer men zich min of meer officieel wil presenteren, gaat de voorkeur uit naar de brief.
Aufmerksamkeit Ein Brief wird mit größerer Aufmerksamkeit gelesen als eine der vielen E-Mails.
Aandacht Een brief wordt aandachtiger gelezen dan één van de vele e-mails.
Persönlich Wenn die Nachricht einen persönlichen Charakter hat, ist der Brief angebracht. Man denke an Einladungen, Gratulationen, Danksagungen, Beileidsbezeugungen usw.
Persoonlijk Als de boodschap een persoonlijk karakter heeft, is de brief op zijn plaats. Te denken valt aan uitnodigingen, felicitaties, bedankjes, condoleances enz.
Rechtsgültigkeit Der Brief mit Unterschrift gilt als rechtsgültiges Dokument. Bei einer Anmahnung zum Beispiel wird deshalb der Brief den Vorzug bekommen. Weil sich eine E-Mail nicht handschriftlich unterzeichnen lässt, ist die Rechtsgültigkeit komplizierter.
Rechtsgeldigheid De brief met handtekening geldt als rechtsgeldig document. Bij een aanmaning bijvoorbeeld zal daarom de voorkeur uitgaan naar de brief. Omdat een email niet met de hand kan worden ondertekend, is de rechtsgeldigheid gecompliceerder.
Behörden Die Behörden bevorzugen den Brief, wenn nicht anders angegeben.
Overheid De overheid geeft de voorkeur aan de brief, tenzij anders aangegeven.
5
Kosten Nicht nur die Versandkosten sind höher als bei einer E-Mail, die ganze Abfertigung bis hin zum Briefkasten kostet erheblich mehr Zeit.
Kosten Niet alleen de kosten van verzending zijn hoger dan bij een e-mail, de totale afhandeling tot en met de brievenbus kost aanzienlijk meer tijd.
Antwort Das Warten auf eine Antwort dauert beim Brief länger als bei einer E-Mail.
Antwoord Het wachten op een antwoord duurt bij de brief langer dan bij een e-mail.
Die E-Mail
De e-mail
Eine geschäftliche E-Mail ist im Grunde ein elektronisch versandter Brief.
Een zakelijke e-mail is in feite een elektronisch verzonden brief.
Weltweit E-Mail hat sich international durchgesetzt.
Wereldwijd E-mail is internationaal verbreid.
Schnelligkeit Die Zeit zwischen Versand und Empfang beträgt nur wenige Sekunden.
Snelheid De tijd tussen verzending en ontvangst bedraagt slechts enkele seconden.
Kosten Nicht nur der Versand ist erheblich billiger, auch die vorhergehende Strecke.
Kosten Niet alleen de verzending is aanzienlijk goedkoper, ook het traject ervoor.
Anhänge Anhänge lassen sich leicht mitschicken, auch Bildmaterial.
Bijlagen Bijlagen zijn gemakkelijk mee te sturen, ook beeldmateriaal.
Adressaten Eine E-Mail kann man an eine große Anzahl Empfänger gleichzeitig versenden.
Geadresseerden Een e-mail kan aan een groot aantal ontvangers gelijktijdig worden verzonden.
Antwort E-Mail ermöglicht eine schnelle Reaktion.
Antwoord E-mail maakt een snelle reactie mogelijk.
Umwelt Eine E-Mail spart Papier und damit die Umwelt.
Milieu Een e-mail spaart papier en daarmee het milieu.
Zugänglichkeit Elektronische Post kann man von jedem Ort einsehen.
Toegankelijkheid Elektronische post kan vanaf iedere locatie worden ingezien.
6
Bequem Kein Papier, keine Umschläge, kein Briefkasten usw.
Gemakkelijk Geen papier, geen enveloppen, geen brievenbus enz.
Archivierung Mails und Anhänge lassen sich leicht und systematisch speichern.
Archivering Mails en bijlagen kunnen gemakkelijk en systematisch worden opgeslagen.
Weiterleitfunktion Wenn die Nachricht auch für andere von Bedeutung ist, kann man sie mit Mausklick weitersenden.
Doorstuurfunctie Als het bericht ook voor anderen van belang is, kan het met een muisklik worden doorgestuurd.
Das Fax
De fax
Das Fax und der Brief unterscheiden sich nur durch die Versandart. Das Fax wird hier deshalb nicht eigens behandelt.
De fax onderscheidt zich van de brief alleen door de wijze van verzending. De fax wordt hier daarom niet speciaal behandeld.
Zum Schluss
Tot slot
In machen Situationen hat die E-Mail fast das Alleinrecht. Man denke dabei an – Kommunikation zwischen Verwandten, Freunden und Bekannten, – Reservierungen, – betriebsinterne Kommunikation, – Bestellungen übers Internet.
In sommige situaties heeft de e-mail bijna het alleenrecht. Te denken valt daarbij aan – communicatie tussen familie, vrienden en kennissen, – reserveringen, – bedrijfsinterne communicatie, – bestellingen via internet.
Was den weiteren Geschäftsverkehr betrifft, wird die Wahl von der Betriebskultur und der Kommunikationsart abhängen.
Wat het verdere zakelijke verkeer betreft zal de keus afhankelijk zijn van de bedrijfscultuur en de aard van de communicatie.
7
2 Die Form Der Brief Briefkopf
Vermeulen Fietsenfabriek BV Industriepark 301 5022 NH Tilburg Nederland e-mail:
[email protected]
Adressat
Haras Fahrräder Roermonderstraße 172 52074 Aachen Duitsland
Datum
05.03.20..
Betreff
Angebot
Anrede
Sehr geehrte Damen und Herren,
Brieftext
wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom 3. März. Aus beiliegendem Katalog empfehlen wir für Ihre Zwecke besonders die Modelle Passat und Südwind. Beide Elektrofahrräder wurden eigens für hügeliges Gelände entwickelt. Technische Einzelheiten finden Sie im Katalog. Die genannten Preise gelten ab Tilburg. Bei einer Abnahme von 10 Stück können wir Ihnen einen Sonderrabatt von 5% geben. Rechnen Sie bitte mit einer Lieferzeit von zwei bis drei Wochen nach Eingang Ihrer Bestellung.
Gruß
Mit freundlichen Grüßen
Firmenname
Vermeulen Fietsenfabriek BV
Unterschrift
Joachim Hendriks
Name des Unterzeichners
Joachim Hendriks, Verkaufsleiter
Anlage(n)
Anlage Katalog
8
Toelichting bij de opbouw van de brief Briefkopf (briefhoofd) Meestal voorgedrukt, bevat naam en adres van de afzender; ook telefoonnummer, e-mailadres, rekeningnummer en eventueel verdere gegevens. Adressat (geadresseerde) De naam en het adres van de ontvanger staan links. De naam van het land staat of in de taal van de afzender of in die van de ontvanger. Op de envelop staat de naam van het land in de taal van de afzender. Bauunternehmen Willy Reineke Kempenstraße 123 48765 Münster Duitsland Bij personen: Frau Mathilde Wittkampf … Herrn Johann Krause … Datum (datum) De datum wordt meestal rechts geschreven. Hij staat gewoonlijk op dezelfde hoogte als de laatste regel van het adres van de ontvanger. In zakelijke brieven blijft de plaatsnaam meestal weg, in persoonlijke brieven echter wordt hij wel aangegeven. Na de getallen voor dag en maand staat een punt. Uit praktische overwegingen wordt in deze uitgave de datum niet volledig weergegeven. 2.11.20.. Breda, 02.11.20.. Breda, 2. November 20.. Breda, den 2. November 20.. Betreff (onderwerp) Het ‘onderwerp’ is een inhoudsopgave in trefwoorden. Het woord ‘Betreff ’ wordt niet geschreven. Het eerste woord van de ‘Betreff ’ wordt met een hoofdletter geschreven, aan het eind staat geen punt. Bijvoorbeeld: Anfrage Angebot für Waschmaschinen Letzter Zahlungstermin
9
Anrede (aanhef) De aanhef eindigt met een komma. Algemene aanhef: Sehr geehrte Damen und Herren, Als de naam van de contactpersoon bekend is: Sehr geehrte Frau Wittkampf, Sehr geehrter Herr Schobben, Brieftext (tekst van de brief) De brief begint links aan de kant. Het eerste woord na de aanhef wordt met een kleine letter geschreven (als het geen zelfstandig naamwoord is of een vorm van ‘Sie’). Gruß (groet) De groet begint met een hoofdletter en eindigt zonder punt of komma. Mit freundlichen Grüßen Mit freundlichem Gruß Hochachtungsvoll (verouderd) Unterschrift (handtekening) Onder de groetformule staat de naam van het bedrijf, daaronder volgt de handtekening. Onder de handtekening staat de naam van de ondertekenaar, eventueel met functie en emailadres. Anlage(n) (bijlage(n)) Links onder de groetformule wordt de bijlage aangegeven. Onder het woord Anlage volgt kort de inhoud van de bijlage. Ook gangbaar is dat na Anlage een dubbele punt staat en de inhoud ernaast. Anlage: Prospekt De bijlage moet in de tekst van de brief vermeld worden.
Die E-Mail Voor zakelijke e-mails gelden bij de aanspreekvormen en de stijl dezelfde regels als voor zakenbrieven. Adresse (adres) De velden voor het adres (Aan …) en een eventuele kopie (CC …) zijn aangegeven. Betreff (onderwerp) Ook dit veld is aangegeven. Dit veld moet altijd worden ingevuld.
10
