BOARD MANUAL PT PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA (PERSERO)

BOARD MANUAL

PT PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA (PERSERO)

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013

BOARD MANUAL


BOARD MANUAL



DAFTAR ISI

BAB I.

BAB II.

Hal PENDAHULUAN ....................................................................................................................... 1 1. Latar Belakang ................................................................................................................. 1 2. Maksud dan Tujuan ......................................................................................................... 1 3. Referensi ......................................................................................................................... 2 4. Daftar Istilah .................................................................................................................... 2 PRINSIP DASAR HUBUNGAN DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI ............................................ 4

BAB III. DEWAN KOMISARIS ................................................................................................................ 5 1. Fungsi Dewan Komisaris ................................................................................................. 5 2. Persyaratan Dewan Komisaris ........................................................................................ 5 3. Komposisi dan Keanggotaan ........................................................................................... 7 4. Masa Jabatan .................................................................................................................. 7 5. Program Pengenalan dan Peningkatan Kapabilitas ........................................................ 8 6. Komisaris Independen .................................................................................................. 10 7. Etika Jabatan Dewan Komisaris .................................................................................... 10 8. Tugas dan Kewajiban Dewan Komisaris ........................................................................ 12 9. Hak dan Wewenang Dewan Komisaris ......................................................................... 14 10. Rapat Dewan Komisaris ................................................................................................ 15 11. Evaluasi Kinerja Dewan Komisaris ................................................................................ 19 12. Organ Pendukung Dewan Komisaris ............................................................................. 20 a. Komite Dewan Komisaris ...................................................................................... 20 b. Sekretaris Dewan Komisaris .................................................................................. 21 13. Pertanggungjawaban Dewan Komisaris ....................................................................... 24 BAB IV. DIREKSI .................................................................................................................................. 25 1. Fungsi Direksi ................................................................................................................ 25 2. Persyaratan Direksi ....................................................................................................... 25 3. Komposisi dan Keanggotaan ......................................................................................... 27 4. Masa Jabatan ................................................................................................................ 27 5. Program Pengenalan dan Peningkatan Kapabilitas ...................................................... 28 6. Independensi (Kemandirian) Direksi ............................................................................. 29 7. Etika Jabatan Direksi ..................................................................................................... 30 8. Tugas dan Kewajiban Direksi ........................................................................................ 31 9. Pembagian Tugas Direksi .............................................................................................. 35 10. Hak dan Wewenang Direksi .......................................................................................... 38 11. Pendelegasian Wewenang Diantara Anggota Direksi ................................................... 41 12. Rapat Direksi ................................................................................................................. 42 13. Organ Pendukung Direksi ............................................................................................. 46 a. Satuan Pengawasan Internal ................................................................................. 46 b. Sekretaris Perusahaan ........................................................................................... 48 14. Hubungan dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi ..................................... 49 15. Pertanggungjawaban Direksi ........................................................................................ 50 BAB V.

RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM ..................................................................................... 52 1. RUPS Pengesahan RKAP ................................................................................................ 52 2. RUPS Pengesahan Laporan Tahunan ............................................................................ 52

i

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 3. 4.

RUPS Pengesahan RJPP ................................................................................................. 52 RUPS Penunjukan KAP .................................................................................................. 53


BAB I PENDAHULUAN 1.

LATAR BELAKANG Hubungan antara Dewan Komisaris dan Direksi dalam sistem tata hukum Indonesia merupakan hubungan yang berdasarkan pada prinsip two tiers system. Artinya bahwa terdapat pemisahan tugas dan kewajiban yang tegas dimana perusahaan dipimpin dan dikelola oleh Direksi, sedangkan Dewan Komisaris melakukan pengawasan dan pemberian nasihat terhadap tindakan yang dilakukan Direksi. Direksi dan Dewan Komisaris adalah dua organ yang terpisah dan berdiri sendiri. Dewan Komisaris dan Direksi mempunyai tanggung jawab untuk memelihara kesinambungan usaha perusahaan dalam jangka panjang. Oleh karena itu, Dewan Komisaris dan Direksi harus memiliki kesamaan visi, misi, nilai-nilai (values) dan strategi perusahaaan serta pengelolaan perusahaan yang baik berdasarkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) yang menghendaki kejelasan sistem dan struktur menyangkut hubungan antar Organ Perseroan. Kewenangan, tugas, hubungan kerja masing-masing Organ Perseroan didefinisikan secara jelas dan dijalankan dengan konsisten. Salah satu upaya untuk meningkatkan komitmen PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) terhadap penerapan prinsip-prinsip GCG tersebut adalah dengan disusunnya Board Manual yang merupakan seperangkat Pedoman Tata Laksana Hubungan Dewan Komisaris dengan Direksi dalam melaksanakan tugas, tanggung jawab dan wewenang. Board Manual disusun berdasarkan pada prinsip-prinsip hukum korporasi Indonesia yang menganut two tiers system yang memuat ketentuan Anggaran Dasar, peraturan perundang-undangan dan arahan Pemegang Saham yang mengatur tata kerja Dewan Komisaris dan Direksi serta praktik-praktik terbaik (best practices) dalam implementasi GCG.

2.

MAKSUD DAN TUJUAN Board Manual berisikan kompilasi dari prinsip-prinsip hukum korporasi, peraturan perundangundangan yang berlaku, arahan Pemegang Saham dan ketentuan Anggaran Dasar Perseroan yang mengatur tata kerja Dewan Komisaris dan Direksi. Board Manual merupakan hasil kodifikasi dari berbagai peraturan yang berlaku bagi PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dan praktik-praktik terbaik (best practices) GCG. Tujuan dari Board Manual adalah untuk mempermudah Dewan Komisaris dan Direksi dalam memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan tata kerja Dewan Komisaris dan Direksi. Untuk itu pengembangannya haruslah selalu dilakukan sesuai kebutuhan Perseroan. Perubahan-perubahan yang dilakukan harus didasarkan pada peraturan yang berlaku dan tidak melanggar ketentuan dalam Anggaran Dasar serta berdasarkan kesepakatan Dewan Komisaris dengan Direksi. Manfaat dari Board Manual adalah untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas dan pertanggungjawaban RUPS, Dewan Komisaris dan Direksi dalam pengelolaan Perseroan sejalan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip pengelolaan korporasi yang sehat.

Board Manual PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero)

1

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 Mengingat Board Manual merupakan kompilasi dari prinsip-prinsip hukum korporasi, maka dalam pelaksanaannya harus tetap mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berbagai ketentuan rinci yang terdapat dalam Anggaran Dasar Perseroan, arahan Pemegang Saham yang ditetapkan dalam RUPS dan berbagai ketentuan hukum lainnya tetap mengikat walaupun tidak secara spesifik diuraikan dalam Board Manual ini. 3.

REFERENSI a. b. c.

Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1999 tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat. d. Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. e. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero), jo Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero). f. Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Per-12/MBU/2012 tentang Organ Pendukung Dewan Komisaris/Dewan Pengawas Badan Usaha Milik Negara. g. Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Per-01/MBU/2012 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Anggota Direksi Badan Usaha Milik Negara. h. Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara. i. Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Per-05/MBU/2006 tentang Komite Audit Bagi Badan Usaha Milik Negara. j. Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Kep-101/MBU/2002 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. k. Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Kep-102/MBU/2002 tentang Penyusunan Rencana Jangka Panjang. l. Surat Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor Kep-103/MBU/2002 tentang Pembentukan Komite Audit bagi Badan Usaha Milik Negara. m. Anggaran Dasar PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero). n. Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Pedoman GCG) PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero). o. Pedoman Umum GCG Indonesia, Komite Nasional Kebijakan Governance, 2006. p. Pedoman Komisaris Independen, Komite Nasional Kebijakan Governance, 2004. 4.

DAFTAR ISTILAH Istilah-istilah yang digunakan di dalam Board Manual ini, kecuali disebutkan lain, mengandung pengertian sebagai berikut: a.

Anak Perusahaan adalah Perseroan Terbatas yang sebagian besar sahamnya dimiliki oleh BUMN dan/atau Perseroan Terbatas yang dikendalikan oleh BUMN.

b.

Anggota Dewan Komisaris adalah Anggota dari Dewan Komisaris yang merujuk kepada individu.

c.

Anggota Direksi atau Direktur adalah Anggota dari Direksi yang merujuk kepada individu.


2

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 d.

Dewan Komisaris adalah Organ Perseroan yang bertugas melakukan pengawasan atas kebijakan Direksi dan apabila diperlukan memberikan nasihat kepada Direksi dalam menjalankan Perseroan. Dewan Komisaris merupakan keseluruhan anggota Dewan Komisaris sebagai suatu kesatuan Dewan (Board).

e.

Direksi adalah Organ Perseroan yang bertanggung jawab penuh atas pengurusan Perseroan untuk kepentingan dan tujuan Perseroan serta mewakili Perseroan, baik di dalam maupun di luar pengadilan, sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar. Direksi merupakan keseluruhan Direktur sebagai satu kesatuan Dewan (Board).

f.

Direktur Utama adalah Direktur yang berhak dan berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta mewakili Perseroan dengan ketentuan semua tindakan Direktur Utama tersebut telah disetujui dalam Rapat Direksi.

g.

Jajaran Manajemen adalah Direksi beserta Pejabat Satu Level di Bawah Direksi yang membantu pengelolaan Perseroan.

h.

Jajaran Perseroan adalah Dewan Komisaris, Komite-Komite Dewan Komisaris, Direksi dan Pegawai Perseroan.

i.

Komisaris Utama adalah Anggota Dewan Komisaris yang mengkoordinasikan segala kegiatan Dewan Komisaris.

j.

Pekerja adalah setiap orang yang mempunyai hubungan kerja berdasarkan suatu perjanjian kerja dengan Perseroan dengan mendapat upah baik yang berstatus organik maupun non organik (tidak termasuk Direksi, Dewan Komisaris dan Organ Pendukung Dewan Komisaris). Termasuk istilah Pekerja dalam hal ini adalah Karyawan dan Pegawai.

k.

Organ Perseroan adalah RUPS, Dewan Komisaris dan Direksi.

l.

Organ Pendukung Dewan Komisaris adalah organ pendukung yang berada di bawah Dewan Komisaris yang terdiri dari Sekretaris Dewan Komisaris dan Komite-Komite Dewan Komisaris.

m. Perusahaan atau Perseroan adalah PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero). n.

Program Pengenalan adalah program yang diadakan bagi Anggota Dewan Komisaris dan Direktur yang baru pertama kali menjabat di Perseroan.

o.

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah Organ Perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Dewan Komisaris dan Direksi dalam batas yang ditentukan dalam Undang-Undang Perseroan Terbatas dan/atau Anggaran Dasar Perseroan.


3


BAB II PRINSIP DASAR HUBUNGAN DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI Hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan salah satu hal yang sangat penting agar masing-masing organ tersebut dapat bekerja sesuai fungsinya masing-masing dengan efektif dan efisien. Prinsip-prinsip dalam menjaga hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dengan Direksi adalah sebagai berikut: 1.

Hubungan kerja Dewan Komisaris dan Direksi merupakan hubungan check and balances dengan tujuan akhir untuk meningkatkan kinerja dan kemajuan Perseroan.

2.

Dewan Komisaris menghormati fungsi dan peran Direksi dalam mengurus Perseroan sebagaimana telah diatur dalam peraturan perundang-undangan maupun Anggaran Dasar Perseroan.

3.

Direksi menghormati fungsi dan peran Dewan Komisaris dalam melakukan pengawasan dan pemberian nasihat terhadap kebijakan pengurusan Perseroan.

4.

Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan yang bersifat formal, yaitu senantiasa dilandasi oleh suatu mekanisme baku atau korespondensi yang dapat dipertanggungjawabkan.

5.

Setiap hubungan kerja yang bersifat informal dapat saja dilakukan oleh masing-masing Anggota Dewan Komisaris dan Direksi, namun tidak dapat dipakai sebagai kebijakan formal sebelum melalui mekanisme atau korespondensi yang dapat dipertanggungjawabkan.

6.

Dewan Komisaris berhak mendapatkan akses informasi Perseroan secara akurat, lengkap dan tepat waktu. Direksi bertanggungjawab atas akurasi, kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian informasi Perseroan kepada Dewan Komisaris.1

7.

Direksi bertanggung jawab untuk menyampaikan laporan-laporan yang diperlukan oleh Dewan Komisaris secara berkala sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

8.

Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan kelembagaan dalam arti bahwa Dewan Komisaris dan Direksi sebagai jabatan kolektif yang merepresentasikan keseluruhan anggota-anggotanya sehingga setiap hubungan kerja antara Anggota Dewan Komisaris dengan Direktur harus diketahui oleh Anggota Dewan Komisaris dan Direktur lainnya.

1

Pasal 16 Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (GCG) pada BUMN


4


BAB III DEWAN KOMISARIS 1.

FUNGSI DEWAN KOMISARIS Dewan Komisaris sebagai Organ Perseroan bertugas dan bertanggungjawab secara kolektif untuk melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya Dewan Komisaris tunduk dan wajib taat pada ketentuan Anggaran Dasar Perseroan, keputusan RUPS dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dewan Komisaris adalah Organ Perseroan yang bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pedoman pelaksanaan fungsi pengawasan Dewan Komisaris yaitu:

2.

a.

Pengawasan Dewan Komisaris dilakukan terhadap pengelolaan Perseroan yang dijalankan oleh Direksi.

b.

Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris yang terdiri atas lebih dari 1 (satu) orang anggota merupakan majelis dan setiap anggota Dewan Komisaris tidak dapat bertindak sendiri-sendiri, melainkan berdasarkan keputusan Dewan Komisaris.2

c.

Dalam melakukan pengawasan tidak boleh turut serta dalam mengambil keputusan operasional. Dewan Komisaris dapat mengambil keputusan mengenai hal-hal yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Perseroan atau peraturan perundang-undangan. Pengambilan keputusan tersebut dilakukan dalam fungsinya sebagai pengawas sehingga keputusan kegiatan operasional tetap menjadi tanggung jawab Direksi.

d.

Pengawasan dilaksanakan pada keputusan-keputusan yang sudah diambil (ex post facto) maupun keputusan-keputusan yang akan diambil (preventive basis).

e.

Pengawasan yang dilakukan tidak hanya berdasarkan atas informasi dari Direksi dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), tetapi juga dapat berdasarkan informasi dari sumber lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

f.

Pengawasan dilakukan tidak hanya dengan sekedar menyetujui atau tidak menyetujui terhadap tindakan-tindakan yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris, tetapi pengawasan dilakukan dengan mencakup semua aspek bisnis dan aspek operasional Perseroan.

PERSYARATAN DEWAN KOMISARIS a.

Persyaratan Umum Persyaratan umum merupakan persyaratan dasar bagi Anggota Dewan Komisaris yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu: 1)

2

Orang perseorangan yang cakap melakukan perbuatan hukum;

Pasal 14 Ayat (2) Anggaran Dasar Perseroan


5

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 2)

Memiliki akhlak dan moral yang baik;

3)

Memahami Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugasnya;

4)

Tidak pernah dinyatakan pailit oleh Pengadilan dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pencalonan;

5)

Tidak pernah menjadi Anggota Direksi atau Anggota Dewan Komisaris atau Anggota Dewan Pengawas yang dinyatakan bersalah menyebabkan suatu perusahaan dinyatakan pailit dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya;

6)

Tidak pernah dihukum karena melakukan perbuatan pidana yang merugikan keuangan negara dan/atau yang berkaitan dengan sektor keuangan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya;

7)

Tidak mempunyai hubungan keluarga sedarah sampai dengan derajat ketiga, baik menurut garis lurus maupun garis ke samping atau hubungan semenda (menantu atau ipar) dengan Anggota Dewan Komisaris dan/atau Direktur lainnya;

8)

Mampu bekerjasama sebagai Anggota Dewan Komisaris;

9)

Memiliki komitmen untuk menyediakan waktu yang memadai;

10) Memenuhi syarat integritas dan moral, bahwasanya yang bersangkutan tidak pernah terlibat: a. Perbuatan rekayasa dan praktik-praktik menyimpang ditempat yang bersangkutan bekerja atau pernah bekerja sebelum pencalonan; b. Perbuatan cidera janji yang dapat dikatagorikan tidak memenuhi komitmen yang telah disepakati ditempat yang bersangkutan bekerja atau pernah bekerja sebelum pencalonan; c. Perbuatan yang dikategorikan dapat memberikan keuntungan kepada pribadi calon Anggota Dewan Komisaris dan pegawai tempat yang bersangkutan bekerja atau pernah bekerja sebelum pencalonan; d. Perbuatan yang dapat dikategorikan sebagai pelanggaran terhadap ketentuan yang berkaitan pengurusan perusahaan yang sehat. 11) Memiliki keahlian dan kompetensi untuk mempertimbangkan dan menganalisa suatu masalah secara memadai dan independen; 12) Memiliki komitmen untuk mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku; 13) Bukan pengurus partai politik dan/atau calon/anggota legislatif; 14) Tidak sedang menduduki jabatan yang berpotensi menimbulkan benturan kepentingan dengan Perseroan atau bersedia mengundurkan diri jika terpilih sebagai Anggota Dewan Komisaris.


6

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 b.

Persyaratan Khusus Persyaratan khusus merupakan persyaratan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan sifat bisnis perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan. Persyaratan khusus menjadi salah satu substansi dari sistem dan prosedur nominasi serta seleksi yang dikembangkan oleh Dewan Komisaris yang diajukan kepada RUPS untuk disahkan. Pengembangan persyaratan khusus dimaksudkan untuk memperoleh calon Anggota Dewan Komisaris yang sesuai dengan kebutuhan Perseroan yang akan dijabarkan dalam bentuk kriteria-kriteria mendasar. Anggota Dewan Komisaris harus memiliki kompetensi teknis/keahlian, bahwasanya yang bersangkutan memiliki: 1) Pengetahuan yang memadai di bidang usaha Perusahaan; 2) Kemampuan untuk melakukan pengawasan strategis dalam rangka pengembangan Perusahaan; 3) Pemahaman masalah-masalah manajemen Perusahaan yang berkaitan dengan salah satu fungsi manajemen.

3.

4.

KOMPOSISI DAN KEANGGOTAAN a.

Komposisi Dewan Komisaris terdiri atas 1 (satu) orang anggota atau lebih. Dalam hal Dewan Komisaris terdiri lebih dari 1 (satu) orang anggota maka salah seorang diantaranya diangkat sebagai Komisaris Utama.3

b.

Terhadap individu yang dicalonkan sebagai calon Anggota Dewan Komisaris, maka kepada yang bersangkutan dilakukan proses penilaian kemampuan dan kepatutan (fit and proper test).

c.

Dalam komposisi Dewan Komisaris, paling sedikit 20% (dua puluh persen) merupakan Komisaris Independen yang ditetapkan dalam keputusan pengangkatannya.4

d.

Pengangkatan Anggota Dewan Komisaris tidak bersamaan waktunya dengan pengangkatan Anggota Direksi.5

e.

Para Anggota Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh RUPS.6

f.

Anggota Dewan Komisaris diangkat dari calon-calon yang diusulkan oleh Pemegang Saham dan pencalonan tersebut mengikat bagi Rapat Umum Pemegang Saham.7

g.

Pembagian kerja diantara Anggota Dewan Komisaris diatur oleh mereka sendiri, dan untuk kelancaran tugasnya Dewan Komisaris dapat dibantu oleh seorang Sekretaris Dewan Komisaris yang diangkat dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris atas beban Perusahaan.8

MASA JABATAN a.

3 4 5 6 7 8

Masa jabatan Anggota Dewan Komisaris ditetapkan 5 (lima) tahun dengan tidak mengurangi hak RUPS untuk memberhentikan para Anggota Dewan Komisaris sewaktu-

Pasal 14 Ayat (1) dan (3) Anggaran Dasar Perseroan Pasal 13 Ayat (1) Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (GCG) pada BUMN Ibid, Pasal 14 Ayat (9) Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Pasal 14 Ayat (10) Ibid, Pasal 14 Ayat (11) Ibid, Pasal 14 Ayat (24)


7

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 waktu. Setelah masa jabatannya berakhir Anggota Dewan Komisaris dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan9.

S.

b.

Seorang Anggota Dewan Komisaris berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksudnya tersebut kepada Perseroan dengan tembusan kepada Pemegang Saham, Anggota Dewan Komisaris lainnya dan Direksi paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya, dan kepada Anggota Dewan Komisaris yang mengundurkan diri tersebut tetap dimintakan pertanggungjawabannya sejak pengangkatan sampai tanggal penetapan pengunduran dirinya dalam RUPS berikutnya.

c.

Jabatan Anggota Dewan Komisaris berakhir apabila10: 1) Meninggal dunia; 2) Masa jabatannya berakhir; 3) Diberhentikan berdasarkan Keputusan RUPS; 4) Tidak lagi memenuhi persyaratan menurut perundang-undangan yang berlaku; 5) Mengundurkan diri sesuai dengan ketentuan pada huruf b di atas.

d.

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dapat memberhentikan Anggota Dewan Komisaris sebelum habis masa jabatannya dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Tidak dapat melakukan tugasnya dengan baik; 2) Tidak melaksanakan ketentuan peraturan perundang-undangan dan/atau ketentuan Anggaran Dasar. 3) Terlibat dalam tindakan yang merugikan Perusahaan dan/atau negara; 4) Melakukan tindakan yang melanggar etika dan/atau kepatutan yang seharusnya dihormati sebagai Anggota Dewan Komisaris BUMN; 5) Dinyatakan bersalah dengan putusan pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap; 6) Mengundurkan diri.

e.

Apabila seorang Anggota Dewan Komisaris berhenti atau diberhentikan sebelum masa jabatannya berakhir, maka masa jabatan penggantinya adalah sisa masa jabatan Anggota Dewan Komisaris yang digantikannya.

f.

Apabila Perusahaan tidak mempunyai seorang pun Anggota Dewan Komisaris karena sebab apapun juga, maka dalam waktu selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari setelah terjadi lowongan, harus diselenggarakan RUPS untuk mengangkat Komisaris baru.

PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS a.

Program Pengenalan Dengan latar belakang Anggota Dewan Komisaris yang berasal dari berbagai pihak yang mewakili Pemegang Saham dan stakeholders dan diantara Anggota Dewan Komisaris dimungkinkan belum saling mengenal dan/atau belum pernah bekerja dalam satu tim sebelumnya, maka keberadaan Program Pengenalan (Orientasi) sangat penting untuk dilaksanakan.

9 10

Pasal 28 Ayat (3) Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang BUMN Pasal 14 Ayat (29) Anggaran Dasar Perseroan


8

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 Hal-hal yang perlu menjadi perhatian dalam pelaksanaan Program Pengenalan adalah sebagai berikut:

b.

1)

Program Pengenalan mengenai Perseroan wajib diberikan kepada Anggota Dewan Komisaris yang baru pertama kali menjabat di Perseroan.11

2)

Program Pengenalan dilaksanakan dalam rangka meningkatkan fungsi dan efektivitas kerja Dewan Komisaris.

3)

Rencana dan biaya Program Pengenalan dapat dianggarkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Dewan Komisaris.

4)

Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab atas pelaksanaan Program Pengenalan.12

5)

Materi yang diberikan pada Program Pengenalan meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Pelaksanaan prinsip-prinsip GCG oleh Perseroan; b. Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, dan lingkup kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana usaha jangka pendek dan jangka panjang, posisi kompetitif, risiko dan masalah-masalah strategis lainnya; c. Keterangan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan, audit internal dan eksternal, sistem dan kebijakan pengendalian internal, termasuk Komite Audit; d. Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris dan Direksi serta hal-hal yang tidak diperbolehkan;

6)

Program Pengenalan yang diberikan dapat berupa presentasi, pertemuan atau kunjungan ke fasilitas Perseroan, perkenalan dengan Jajaran Perseroan dan/atau Jajaran Manajemen di Perseroan serta program lainnya berdasarkan kebutuhan Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan dan tetap mengedepankan akuntabilitas dan efisiensi biaya.

7)

Program pengenalan dilaksanakan selambat-lambatnnya 30 (tiga puluh) hari kalender setelah RUPS memutuskan pengangkatan anggota Dewan Komisaris yang baru.

Program Peningkatan Kapabilitas Program Peningkatan Kapabilitas merupakan salah satu program penting agar Anggota Dewan Komisaris dapat selalu memperbaharui informasi tentang perkembangan terkini dari aktivitas bisnis Perseroan dan pengetahuan-pengetahuan lain yang terkait dengan pelaksanaan tugas Dewan Komisaris. Hal-hal yang perlu menjadi perhatian dalam pelaksanaan Program Peningkatan Kapabilitas Anggota Dewan Komisaris adalah sebagai berikut:

11 12

1)

Program Peningkatan Kapabilitas dilaksanakan dalam rangka meningkatkan fungsi dan efektivitas kerja Dewan Komisaris.

2)

Rencana dan biaya Program Peningkatan Kapabilitas bagi Anggota Dewan Komisaris dimasukkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Dewan Komisaris.

Pasal 43 Ayat (1) Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (GCG) pada BUMN Ibid, Pasal 43 Ayat (2)


9


6.

3)

Setiap Anggota Dewan Komisaris yang mengikuti Program Peningkatan Kapabilitas seperti seminar, pelatihan, workshop diwajibkan untuk berbagi informasi dan pengetahuan kepada Anggota Dewan Komisaris lain yang tidak mengikuti Program Peningkatan Kapabilitas.

4)

Materi yang diterima dari Program Peningkatan Kapabilitas harus terdokumentasi dengan rapi dalam suatu bagian tersendiri. Tanggung jawab dokumentasi terdapat pada Sekretaris Dewan Komisaris dan harus tersedia jika suatu saat dibutuhkan.

KOMISARIS INDEPENDEN Komisaris Independen merupakan Anggota Dewan Komisaris yang tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan keluarga dengan Anggota Dewan Komisaris lainnya, Anggota Direksi dan/atau Pemegang Saham pengendali atau hubungan dengan Perseroan, yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen. Agar tujuan tersebut tercapai, maka diperlukan Komisaris Independen yang telah menjadi kebutuhan bagi Perseroan. Jumlah Komisaris Independen adalah paling sedikit 20% (dua puluh persen) dari Anggota Dewan Komisaris dan komposisi tersebut dapat berubah sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.13 Komisaris Independen harus dapat menolak pengaruh, intervensi dan tekanan dari pemegang saham utama yang memiliki kepentingan atas transaksi atau kepentingan tertentu. Sebagai bagian dari Organ Pengawasan, Komisaris Independen diharapkan memiliki perhatian dan komitmen penuh dalam menjalankan tugas dan kewajibannya. Untuk itu Komisaris Independen Perseroan merupakan orang-orang yang memiliki pengetahuan, kemampuan, waktu dan integritas yang tinggi.

7.

ETIKA JABATAN DEWAN KOMISARIS Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Dewan Komisaris harus selalu melandasi diri dengan etika jabatan. Etika jabatan Dewan Komisaris meliputi namun tidak terbatas pada hal-hal sebagai berikut: a.

Etika berkaitan dengan Keteladanan Dewan Komisaris harus mendorong terciptanya perilaku etis dan menjunjung standar etika di Perseroan, salah satu caranya adalah dengan menjadikan dirinya sebagai teladan bagi Direksi dan karyawan Perseroan.

b.

Etika berkaitan dengan Kepatuhan terhadap Peraturan Perundang-undangan Dewan Komisaris wajib mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anggaran Dasar Perseroan, Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Pedoman GCG) dan Pedoman Etika dan Tata Perilaku (Code of Conduct) serta kebijakan Perseroan yang telah ditetapkan.

c.

Etika berkaitan dengan Keterbukaan dan Kerahasiaan Informasi Dewan Komisaris harus mengungkapkan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan selalu menjaga kerahasiaan informasi yang

13

Pasal 13 Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (GCG) pada BUMN


10

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 dipercayakan kepadanya termasuk rahasia Perseroan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kebijakan Perseroan. d.

Etika berkaitan dengan Peluang Perseroan Selama menjabat, Anggota Dewan Komisaris tidak diperkenankan untuk: 1) Mengambil peluang bisnis Perseroan untuk dirinya sendiri; 2) Menggunakan aset Perseroan, informasi Perseroan atau jabatannya selaku Anggota Dewan Komisaris untuk kepentingan pribadi yang bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan serta kebijakan Perseroan yang berlaku.

e.

Etika berkaitan dengan Benturan Kepentingan Benturan kepentingan adalah suatu kondisi tertentu di mana kepentingan Anggota Dewan Komisaris bertentangan dengan kepentingan Perseroan untuk meraih laba, meningkatkan nilai, mencapai visi dan menjalankan misi serta arahan Rapat Umum Pemegang Saham, yang pada akhirnya akan merugikan Perseroan. Anggota Dewan Komisaris tidak boleh merangkap jabatan lain sebagai14: 1) Anggota Direksi pada Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah dan Badan Usaha Milik Swasta. 2) Jabatan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, pengurus partai politik dan/atau calon/anggota legislatif dan/atau calon Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah. 3) Jabatan lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan. Berkaitan hal tersebut maka Anggota Dewan Komisaris: 1) Dilarang melakukan transaksi yang mempunyai benturan kepentingan dan mengambil keuntungan pribadi dari kegiatan Perseroan, selain honorarium dan fasilitas yang diterimanya sebagai Anggota Dewan Komisaris yang ditentukan oleh RUPS. 2) Mengisi Daftar Khusus yang berisikan kepemilikan sahamnya dan/atau keluarganya pada Perseroan maupun perusahaan lain. 3) Tidak memanfaatkan jabatan bagi kepentingan pribadi atau bagi kepentingan orang atau pihak lain yang terkait yang bertentangan dengan kepentingan Perseroan. 4) Menghindari setiap aktivitas yang dapat mempengaruhi independensi dalam melaksanakan tugas. 5) Melakukan pengungkapan dalam hal terjadi benturan kepentingan, dan yang bersangkutan tidak boleh melibatkan diri dalam proses pengambilan keputusan Perseroan yang berkaitan dengan hal tersebut.

f.

Etika berkaitan dengan Korupsi dan Penyuapan Anggota Dewan Komisaris senantiasa mencegah dan menghindarkan diri dari praktikpraktik korupsi, gratifikasi, dan penyuapan dalam cara, bentuk dan/atau untuk kepentingan apapun yang diyakini dapat merugikan Perseroan. Beberapa hal yang dilarang bagi Anggota Dewan Komisaris adalah sebagai berikut: 1) Dilarang untuk memberikan atau menawarkan, atau menerima baik langsung ataupun tidak langsung sesuatu yang berharga kepada pelanggan atau seorang pejabat

14



11


2)

8.

Pemerintah untuk mempengaruhi atau sebagai imbalan atas apa yang telah dilakukannya dan tindakan lain sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Suatu tanda terima kasih dalam kegiatan usaha seperti hadiah, sumbangan atau entertainment, tidak boleh dilakukan pada suatu keadaan yang dapat dianggap sebagai perbuatan yang tidak patut.

TUGAS DAN KEWAJIBAN DEWAN KOMISARIS a.

Tugas Dewan Komisaris Dalam menjalankan fungsinya, Dewan Komisaris bertugas untuk:

15 16 17 18

1)

Melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya baik mengenai Perseroan maupun usaha Perseroan yang dilakukan oleh Direksi serta memberikan nasihat kepada Direksi termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP), ketentuan Anggaran Dasar dan keputusan RUPS serta peraturan perundang-undangan yang berlaku, untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan.15

2)

Mematuhi Anggaran Dasar, keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dan peraturan perundang-undangan serta prinsip-prinsip profesionalisme, efisiensi, transparansi, kemandirian, akuntabilitas, pertanggungjawaban, serta kewajaran.16

3)

Memantau dan memastikan bahwa Good Corporate Governance telah diterapkan secara efektif dan berkelanjutan di Perseroan.17

4)

Memastikan bahwa Direksi telah menetapkan sistem pengendalian internal yang efektif untuk mengamankan aset perusahaan.

5)

Memastikan bahwa Direksi telah menetapkan kebijakan manajemen risiko, kebijakan teknologi informasi, kebijakan pengelolaan SDM, kebijakan akuntansi dan penyusunan Laporan Keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, kebijakan pengadaan barang dan jasa, dan kebijakan mutu dan pelayanan serta melakukan pengawasan terhadap penerapan kebijakan-kebijakan tersebut.

6)

Melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengelolaan anak perusahaan/ perusahaan patungan yang telah ditetapkan Direksi termasuk memberikan masukan terhadap kebijakan tersebut dan penerapannya.

7)

Melakukan penilaian dengan memberikan tanggapan tertulis terkait proses pengangkatan Anggota Direksi dan Dewan Komisaris Anak Perusahaan/Perusahaan Patungan untuk selanjutnya disampaikan kepada RUPS.18

8)

Memastikan bahwa Direksi telah mengungkapkan informasi penting perusahaan dalam Laporan Tahunan (termasuk Laporan Keuangan) kepada pihak lain sesuai

Pasal 15 Ayat (1) Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Pasal 15 Ayat (3) Pasal 12 Ayat (7) Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (GCG) pada BUMN Pasal 11 Ayat (10) Anggaran Dasar Perseroan


12

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 peraturan perundang-undangan yang berlaku secara tepat waktu, akurat, jelas dan obyektif.19 9)

b.

Menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh sewaktu menjabat sebagai Anggota Dewan Komisaris sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.20

Kewajiban Dewan Komisaris Dalam menjalankan fungsinya, Dewan Komisaris berkewajiban untuk21: 1)

Memberikan nasihat kepada Direksi dalam melaksanakan pengurusan Perseroan;

2)

Meneliti dan menelaah serta menandatangani Rencana Jangka Panjang Perusahaan dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan yang disiapkan Direksi;

3)

Memberikan pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) dan Rencana Kerja dan Anggara Perusahaan (RKAP) termasuk mengenai alasan Dewan Komisaris menandatangani RJPP dan RKAP;

4)

Mengikuti perkembangan kegiatan Perseroan, memberikan pendapat dan saran kepada RUPS mengenai setiap masalah yang dianggap penting bagi kepengurusan Perseroan;

5)

Melaporkan dengan segera kepada RUPS apabila terjadi gejala menurunnya kinerja Perseroan;

6)

Meneliti dan menelaah laporan berkala dan Laporan Tahunan yang disiapkan Direksi serta menandatangani Laporan Tahunan termasuk memberikan penjelasan, pendapat dan saran kepada RUPS mengenai Laporan Tahunan apabila diminta;

7)

Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan Dewan Komisaris dan dimasukkan ke dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP);

8)

Membentuk Komite Audit22;

9)

Mengusulkan penetapan Auditor Eksternal kepada RUPS berdasarkan usulan dari Komite Audit termasuk menyampaikan kepada RUPS mengenai alasan pencalonan tersebut dan besarnya honorarium/ imbal jasa yang diusulkan untuk Auditor Eksternal tersebut23;

10) Membuat risalah rapat Dewan Komisaris dan menyimpan salinannya; 11) Membuat Daftar Khusus yang di dalamnya memuat keterangan mengenai kepemilikan saham Anggota Dewan Komisaris beserta keluarganya pada Perseroan maupun perusahaan lain;

19 20 21 22 23

Pasal 34 Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Pasal 33 Ayat (2) Ibid, Pasal 15 Ayat (2) huruf b Pasal 2 Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-05/MBU/2006 tentang Komite Audit bagi BUMN Pasal 31 Ayat (1) dan (3) Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (GCG) pada BUMN


13

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 12) Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan selama tahun buku yang baru lampau kepada RUPS24; 13) Melaksanakan kewajiban lainnya dalam rangka menjalankan fungsi pengawasan dan pemberian nasehat, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundangundangan, Anggaran Dasar, dan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. 9.

24 25 26 27 28 29 30

HAK DAN WEWENANG DEWAN KOMISARIS a.

Dewan Komisaris berhak dan berwenang untuk memasuki pekarangan, gedung dan kantor yang dipergunakan oleh Perseroan, melihat buku-buku, surat-surat, serta dokumendokumen lainnya, memeriksa kas untuk keperluan verifikasi dan lain-lain surat berharga serta memeriksa kekayaan Perseroan.25

b.

Jika dianggap perlu, Dewan Komisaris atas biaya Perseroan untuk jangka waktu terbatas dapat meminta bantuan ahli-ahli untuk melakukan pemeriksaan sesuai tugas dan wewenangnya.

c.

Dewan Komisaris berhak meminta penjelasan dari Direksi dan/atau pejabat lainnya mengenai segala persoalan yang menyangkut pengelolaan Perseroan.26

d.

Pembagian kerja dan keanggotaan komite diantara para Anggota Dewan Komisaris diatur oleh Dewan Komisaris, dan untuk kelancaran tugas Dewan Komisaris dapat dibantu oleh Sekretaris Dewan Komisaris dan komite-komite yang diangkat oleh Dewan Komisaris atas beban Perseroan.27

e.

Dewan Komisaris melalui keputusan yang diambil sesuai dengan tata cara pengambilan keputusan Dewan Komisaris, berhak memberhentikan untuk sementara waktu seorang atau lebih Anggota Direksi, jika ia (mereka) bertindak bertentangan dengan Anggaran Dasar Perseroan, atau terdapat indikasi melakukan kerugian Perseroan, atau melalaikan kewajibannya, atau terdapat alasan yang mendesak bagi Perseroan. Pemberhentian sementara dimaksud harus diberitahukan kepada yang bersangkutan dengan disertai alasan dari tindakan tersebut.28

f.

Dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah pemberhentian sementara dimaksud harus diselenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham yang akan memutuskan apakah mencabut atau menguatkan keputusan pemberhentian sementara tersebut. Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham dilakukan oleh Dewan Komisaris. Anggota Direksi yang diberhentikan sementara diberi kesempatan untuk hadir dan membela diri.29

g.

Apabila RUPS tidak diselenggarakan atau tidak dapat mengambil keputusan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari setelah pemberhentian sementara, maka pemberhentian sementara itu batal dengan sendirinya menurut hukum.30

Pasal 12 Ayat (6) Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (GCG) pada BUMN Pasal 15 Ayat (2) Anggaran Dasar Perseroan Ibid Ibid, Pasal 14 Ayat (24) Ibid, Pasal 10 Ayat (33) Ibid Pasal 10 Ayat (33) Anggaran Dasar Perseroan


14

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 h.

Apabila seluruh Anggota Direksi diberhentikan sementara dan Perseroan tidak mempunyai seorang pun Anggota Direksi, maka untuk sementara Dewan Komisaris diwajibkan untuk mengurus Perseroan. Dalam hal demikian, Dewan Komisaris berhak untuk memberikan kekuasaan sementara kepada seorang atau lebih diantara Anggota Dewan Komisaris atas tanggungan Dewan Komisaris.

i.

Setiap Anggota Dewan Komisaris berhak untuk menerima honorarium dan tunjangan/ fasilitas termasuk santunan purna jabatan yang jenis dan jumlahnya ditetapkan oleh RUPS dengan memperhatikan ketentuan yang diatur dalam peraturan Perseroan dan perundangundangan yang berlaku.

10. RAPAT DEWAN KOMISARIS a.

b.

31 32 33

Kebijakan Umum 1)

Rapat Dewan Komisaris adalah rapat yang diselenggarakan oleh Dewan Komisaris yang diadakan minimal setiap bulan 1 (satu) kali yang terdiri dari Rapat Internal Dewan Komisaris dan Rapat Dewan Komisaris bersama Direksi (RADIRKOM).

2)

Rapat Dewan Komisaris bersama Direksi (RADIRKOM) diselenggarakan sebagai bentuk koordinasi guna membahas laporan kinerja perusahaan, hal penting dan strategis serta masalah-masalah yang dihadapi Perseroan dalam rangka pelaksanaan fungsi pengawasan dan penasehatan yang dilakukan oleh Dewan Komisaris.

3)

Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama, dalam hal Komisaris Utama berhalangan, maka rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh seorang Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Komisaris Utama. Apabila Komisaris Utama tidak melakukan penunjukan, maka rapat dipimpin oleh Anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai Anggota Dewan Komisaris. Dalam hal Anggota Dewan Komisaris yang paling lama menjabat sebagai Anggota Dewan Komisaris lebih dari 1 (satu) orang maka Anggota Dewan Komisaris yang tertua dalam usia yang bertindak sebagai pimpinan rapat.31

4)

Rapat Dewan Komisaris dapat diselenggarakan sewaktu-waktu atas permintaan 1 (satu) atau beberapa Anggota Dewan Komisaris, permintaan Direksi, atau permintaan tertulis dari 1 (satu) atau beberapa Pemegang Saham yang mewakili sekurang-kurangnya 1/10 (satu persepuluh) dari jumlah saham dengan hak suara, dengan menyebutkan hal-hal yang akan dibicarakan.32

Jadwal dan Agenda Rapat 1)

Panggilan Rapat Dewan Komisaris dilakukan oleh Komisaris Utama atau oleh Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Komisaris Utama yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Sekretaris Dewan Komisaris.33

2)

Panggilan Rapat Dewan Komisaris disampaikan secara tertulis kepada setiap Anggota Dewan Komisaris paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan atau dalam waktu

Ibid, Pasal 16 Ayat (16), (17), (18) dan (19) Ibid, Pasal 16 Ayat (8) Ibid, Pasal 16 Ayat (9)


15

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat.34

c.

d.

e.

3)

Panggilan rapat harus mencantumkan agenda, tanggal, waktu dan tempat rapat.35

4)

Dalam setiap pelaksanaan Rapat Dewan Komisaris, Dewan Komisaris melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan tindak lanjut hasil keputusan rapat sebelumnya.

Tempat Rapat 1)

Rapat Dewan Komisaris diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau di tempat lain di wilayah Republik Indonesia.36

2)

Rapat Dewan Komisaris dapat juga dilakukan dengan menggunakan sarana telekonferensi, video konferensi atau melalui sarana media elektronik atau sistem komunikasi lain sejenis dimana para Anggota Dewan Komisaris yang berpartisipasi dalam rapat tersebut dapat saling berkomunikasi dan partisipasi demikian dianggap kehadiran secara langsung dalam rapat.

Kehadiran Dalam Rapat 1)

Seorang Anggota Dewan Komisaris dapat diwakili dalam rapat hanya oleh seorang Anggota Dewan Komisaris lainnya berdasarkan surat kuasa secara tertulis yang diberikan khusus untuk keperluan itu.37

2)

Rapat Internal Dewan Komisaris dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris, Sekretaris Dewan Komisaris atau pejabat lain yang ditugaskan oleh salah satu Anggota Dewan Komisaris, kecuali untuk rapat-rapat khusus yang hanya boleh dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris.

3)

Rapat Dewan Komisaris yang mengundang Direksi dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris, Direksi, Sekretaris Dewan Komisaris atau pejabat lain yang ditugaskan oleh salah satu Anggota Dewan KomisarisjDireksi, kecuali untuk rapat-rapat khusus yang hanya boleh dihadiri oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi.

Mekanisme Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan dalam rapat Dewan Komisaris harus berpedoman pada prinsipprinsip sebagai berikut:

34 35 36 37

1)

Semua keputusan Dewan Komisaris harus berdasarkan itikad baik, pertimbangan rasional dan telah melalui penelaahan secara memadai terhadap berbagai hal-hal yang relevan, informasi yang cukup dan bebas dari benturan kepentingan serta dibuat secara independen oleh masing-masing Anggota Dewan Komisaris.

2)

Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan dapat mengambil keputusan yang mengikat, apabila lebih dari 1j2 (satu per dua) dari jumlah Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili dalam rapat.

Pasal 16 Ayat (9) Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Ayat (10) Ibid, Ayat (6) Ibid, Ayat (14)


16


Keputusan Rapat Dewan Komisaris harus diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil dengan suara terbanyak. Apabila jumlah suara yang setuju dan tidak setuju berimbang, maka keputusan rapat adalah yang sama dengan pendapat pimpinan rapat. Pengambilan keputusan rapat mengenai diri orang dilakukan dengan pemilihan secara tertutup.38

4)

Setiap Anggota Dewan Komisaris yang hadir berhak untuk mengeluarkan 1 (satu) suara ditambah 1 (satu) suara untuk Anggota Dewan Komisaris yang diwakilinya.

5)

Suara blanko (abstain) dianggap menyetujui hasil keputusan rapat. Suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam rapat.39

6)

Anggota Dewan Komisaris diperkenankan untuk tidak setuju walaupun secara keseluruhan jumlah suara yang setuju lebih banyak. Dalam hal seperti ini maka keputusan tidak setuju tersebut harus tercatat dalam risalah rapat sebagai bentuk dari dissenting opinion.

7)

Untuk menjaga independensi dan objektivitas, setiap Anggota Dewan Komisaris yang memiliki benturan kepentingan diharuskan untuk tidak ikut serta dalam pemberian suara untuk pengambilan keputusan. Hal tersebut harus dicatat dalam risalah rapat.

8)

Dewan Komisaris dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Dewan Komisaris, dengan ketentuan semua Anggota Dewan Komisaris memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis dengan menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat Dewan Komisaris. Keputusan yang diambil dengan mekanisme tersebut disebut keputusan sirkuler.

9)

Keputusan Dewan Komisaris melalui sirkuler diajukan oleh salah seorang atau lebih Anggota Dewan Komisaris dan seluruh Anggota Dewan Komisaris harus memberikan persetujuan atas usulan yang diajukan dalam keputusan sirkuler tersebut. Apabila terhadap usulan yang diajukan terdapat Anggota Dewan Komisaris yang tidak memberikan persetujuan maka keputusan sirkuler tidak bisa diambil.

10) Dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari sejak diterimanya usulan permohonan dan penjelasan atau dokumen secara lengkap dari Direksi, Dewan Komisaris harus memberikan keputusan atas usulan permohonan dimaksud. Apabila dalam jangka waktu tersebut Dewan Komisaris tidak memberikan tanggapan maka Dewan Komisaris dianggap telah menyetujui usulan permohonan yang disampaikan oleh Direksi. 11) Dewan Komisaris mengkomunikasikan keputusan tersebut kepada Direksi dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari sejak keputusan disahkanjditandatangani oleh Dewan Komisaris.

38 39

Pasal 16 Ayat (20), (21) dan (23) Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Pasal 16 Ayat (24) dan (26)


17

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 f.

40

Risalah Rapat 1)

Risalah Rapat Dewan Komisaris harus dibuat untuk setiap Rapat Dewan Komisaris dan sebagai pengesahannya ditandatangani oleh Ketua Rapat dan seluruh Anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam rapat.40 Apabila risalah tersebut dibuat oleh Notaris maka penandatanganan tidak disyaratkan.

2)

Dalam risalah Rapat Dewan Komisaris harus dicantumkan pula pendapat yang berbeda (dissenting comments) dengan apa yang diputuskan dalam Rapat Dewan Komisaris (bila ada).

3)

Risalah Rapat Dewan Komisaris harus memuat dinamika rapat dimana tergambar jalannya rapat. Hal ini penting untuk dapat melihat proses pengambilan keputusan dan sekaligus dapat menjadi dokumen hukum dan alat bukti yang sah untuk menentukan akuntabilitas dari hasil suatu keputusan rapat.

4)

Pembicaraan dan keputusan dari rapat Dewan Komisaris yang menggunakan sarana telekonferensi, video konferensi atau melalui sarana media elektronik atau sistem komunikasi lain yang sejenis tersebut harus dituangkan dalam suatu risalah rapat. Apabila dalam pelaksanaan rapat digunakan rekaman audio, maka rekaman audio tersebut menjadi bagian yang tak terpisahkan dari risalah rapat.

5)

Risalah Rapat Dewan Komisaris harus mencantumkan: a. Tempat, tanggal dan waktu rapat diadakan b. Agenda yang dibahas c. Hasil tindak lanjut atas keputusan rapat sebelumnya d. Daftar hadir e. Lamanya rapat berlangsung f. Berbagai pendapat yang terjadi dalam rapat g. Individu yang mengemukakan pendapat h. Proses pengambilan keputusan i. Keputusan yang diambil j. Pernyataan keberatan terhadap keputusan rapat apabila tidak terjadi kebulatan pendapat (dissenting opinion).

6)

Risalah rapat harus dilampiri surat kuasa yang diberikan khusus oleh Anggota Dewan Komisaris yang tidak hadir kepada Anggota Dewan Komisaris lainnya.

7)

Draft risalah rapat harus sudah disampaikan oleh Sekretaris Dewan Komisaris kepada Anggota Dewan Komisaris selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak pelaksanaan Rapat Dewan Komisaris.

8)

Dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak tanggal dilaksanakannya rapat, setiap Anggota Dewan Komisaris yang hadir dan/atau diwakili dalam Rapat Dewan Komisaris harus sudah menandatangani risalah rapat tersebut.

9)

Perbaikan atas risalah rapat dimungkinkan dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak pelaksanaan rapat. Jika tidak ada usulan perbaikan atas isi risalah rapat dalam jangka waktu tersebut, maka seluruh peserta rapat dianggap menyetujui isi risalah rapat tersebut.

Pasal 16 Ayat (3) dan (4) Anggaran Dasar Perseroan


18

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 10) Asli risalah Rapat Dewan Komisaris disampaikan kepada Direksi untuk disimpan dan dipelihara, sedangkan Dewan Komisaris menyimpan salinannya.41 11) Setiap Anggota Dewan Komisaris berhak menerima salinan risalah rapat Dewan Komisaris, meskipun yang bersangkutan tidak hadir dalam rapat tersebut. 12) Salinan risalah Rapat Dewan Komisaris harus diadministrasikan secara baik, dijilid dalam kumpulan tahunan dan disimpan sebagaimana layaknya dokumen perusahaan oleh Sekretaris Dewan Komisaris serta harus tersedia bila diminta oleh setiap anggota Dewan Komisaris. 13) Dalam hal rapat tidak diikuti Sekretaris Dewan Komisaris, risalah rapat dibuat oleh salah seorang Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk dari antara mereka yang hadir. 11. EVALUASI KINERJA DEWAN KOMISARIS a.

Prinsip Dasar Pada dasarnya kinerja Dewan Komisaris dan Anggota Dewan Komisaris akan dievaluasi oleh Pemegang Saham dalam RUPS. Secara umum, kinerja Dewan Komisaris ditentukan berdasarkan tugas kewajiban yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku dan Anggaran Dasar Perseroan maupun amanat Pemegang Saham melalui RUPS. Hasil evaluasi terhadap kinerja Dewan Komisaris dan kinerja masing-masing Anggota Dewan Komisaris merupakan bagian tak terpisahkan dalam skema kompensasi dan pemberian insentif bagi Anggota Dewan Komisaris. Hasil evaluasi kinerja masing-masing Anggota Dewan Komisaris merupakan salah satu dasar pertimbangan bagi Pemegang Saham untuk pemberhentian dan/atau menunjuk kembali Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan. Hasil evaluasi kinerja tersebut merupakan sarana penilaian serta peningkatan efektivitas Dewan Komisaris. Dewan Komisaris juga dapat melakukan self assessment kinerja Dewan Komisaris yang dilakukan secara mandiri sebagai upaya untuk melakukan evaluasi internal Dewan Komisaris mengenai sejauhmana efektivitas pelaksanaan fungsi dan tugas Dewan Komisaris.

b.

Kriteria Evaluasi Kinerja Dewan Komisaris Kriteria evaluasi kinerja Dewan Komisaris ditetapkan dalam RUPS. Adapun kriteria evaluasi kinerja bagi Anggota Dewan Komisaris adalah sebagai berikut: 1) Tingkat kehadiran dalam Rapat Dewan Komisaris maupun rapat dengan komitekomite yang ada. 2) Kontribusi dalam proses pengawasan dan pemberian nasihat terhadap Jajaran Manajemen. 3) Keterlibatan dalam penugasan-penugasan tertentu. 4) Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kebijakan Perseroan. 5) Komitmen dalam memajukan kepentingan Perseroan.

41



19

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 12. ORGAN PENDUKUNG DEWAN KOMISARIS a.

KOMITE DEWAN KOMISARIS Dewan Komisaris berhak membentuk, mengubah dan mengatur keanggotaan komitekomite pendukung Dewan Komisaris dengan tetap berdasarkan pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Komite-komite tersebut bertanggung jawab membantu Dewan Komisaris dalam menjalankan tugas-tugas pokoknya, serta merumuskan kebijakan Dewan Komisaris dalam bidang-bidang tertentu, namun demikian keputusan akhir tetap di tangan Dewan Komisaris atau dapat diwakilkan ke komite-komite tersebut melalui Surat Keputusan Dewan Komisaris. Pembentukan komite-komite disahkan dengan Surat Keputusan Dewan Komisaris. Pembentukan komite tambahan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan disahkan dengan Surat Keputusan Dewan Komisaris. Apabila pada suatu saat, komite-komite tersebut tidak relevan atau tidak diperlukan lagi, maka komite-komite tersebut dapat diakhiri keberadaannya. Adapun komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris saat ini yaitu Komite Audit. Keberadaan dan pelaksanaan fungsi Komite Audit berpedoman pada ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

42 43 44

1)

Tugas utama Komite Audit adalah membantu Dewan Komisaris dalam42: a. Memastikan efektivitas sistem pengendalian internal dan efektivitas pelaksanaan tugas Auditor Eksternal dan Satuan Pengawasan Intern; b. Menilai pelaksanaan kegiatan serta hasil audit yang telah dilaksanakan oleh Satuan Pengawasan Intern maupun Auditor Eksternal; C. Memberikan rekomendasi mengenai penyempurnaan sistem pengendalian manajemen dan pelaksanaannya; d. Memastikan bahwa telah terdapat prosedur evaluasi yang memuaskan terhadap segala informasi yang dikeluarkan perusahaan; e. Melakukan identifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris serta tugas-tugas Dewan Komisaris lainnya. f. Memantau penerapan GCG oleh Perseroan; g. Memastikan Laporan Keuangan disajikan seCara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum; h. Memantau tindak lanjut temuan hasil audit yang dilaksanakan oleh manajemen; i. Memberikan rekomendasi atas penunjukkan dan/atau pemberhentian Auditor Eksternal.

2)

Keanggotaan Komite Audit berjumlah maksimal 3 (tiga) orang yang terdiri dari 1 (satu) orang Anggota Dewan Komisaris dan 2 (dua) orang lainnya dari pihak independen dengan berbagai keahlian, pengalaman dan kualitas lain yang dibutuhkan yang bukan merupakan Karyawan Perseroan.43

3)

Komite Audit diketuai oleh seorang Anggota Dewan Komisaris. Apabila Komisaris Independen telah ditetapkan, maka Komite Audit diketuai oleh seorang Komisaris Independen.44

Pasal 13 Ayat (1) Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-12/MBU/2012 tentang Organ Pendukung Dewan Komisaris/Dewan Pengawas BUMN Ibid, Pasal 2 Ayat (3) Pedoman Komisaris Independen, Komite Nasional Kebijakan Governance, 2004


20


Salah seorang anggota Komite Audit yang berasal dari pihak independen memiliki keahlian dan pengetahuan di bidang akuntansi, hukum, keuangan dan manajemen risiko serta seorang lainnya memiliki pengetahuan di bidang industri yang menjadi core bussiness dan/atau bidang-bidang lain yang dibutuhkan oleh Perseroan.

5)

Dalam menjalankankan fungsinya, Komite Audit berpedoman pada Piagam (Charter) Komite Audit.

6)

Masa jabatan anggota Komite Audit yang bukan berasal dari Anggota Dewan Komisaris yaitu maksimal 3 (tiga) tahun dan dapat diperpanjang satu kali selama 2 (dua) tahun masa jabatan dengan tidak mengurangi hak Dewan Komisaris untuk memberhentikannya sewaktu-waktu.45

7)

Anggota Komite Audit yang bukan berasal dari Anggota Dewan Komisaris tidak boleh merangkap sebagai anggota komite lain di Perseroan maupun anggota komite pada perusahaan lain.46

8)

Sebelum tahun buku berjalan Komite Audit menyusun dan menyampaikan rencana kerja dan anggaran tahunan kepada Dewan Komisaris untuk ditetapkan.47

9)

Komite Audit menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugasnya secara triwulan dan tahunan kepada Dewan Komisaris.48

10) Terkait fungsi Komite Audit dalam memastikan pelaksanaan audit internal di Perseroan adalah sebagai berikut: a. Komite Audit memberikan rekomendasi atas penunjukkan dan/atau pemberhentian Kepala Satuan Pengawas Internal yang diajukan oleh Direktur Utama kepada Dewan Komisaris. b. Komite Audit mereview rencana kerja Satuan Pengawas Internal Komite Audit menilai efektivitas pelaksanaan tugas Satuan Pengawas Internal. c. Komite Audit mengevaluasi dan menindaklanjuti hasil temuan pemeriksaan Satuan Pengawas Internal. d. Mengkaji Internal Audit Charter dan masalah-masalah yang ditemukan oleh Auditor Intern serta menentukan pemeriksaan khusus oleh Satuan Pengawas Internal, apabila terdapat dugaan terjadinya kecurangan, penyimpangan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b.

SEKRETARIS DEWAN KOMISARIS Untuk membantu kelancaran pelaksanaan tugasnya, Dewan Komisaris berhak mengangkat Sekretaris Dewan Komisaris atas biaya Perseroan. Sekretaris Dewan Komisaris menjalankan tugas-tugas administrasi dan kesekretariatan yang berkaitan dengan seluruh kegiatan Dewan Komisaris. Sekretaris Dewan Komisaris berasal dari luar Perseroan. Persyaratan Sekretaris Dewan Komisaris adalah sebagai berikut: 1) Berasal dari luar Perseroan; 2) Memiliki integritas yang baik; 3) Memahami sistem pengelolaan dan pengawasan;

45 46 47 48

Pasal 14 Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-12/MBU/2012 tentang Organ Pendukung Dewan Komisaris/Dewan Pengawas BUMN Ibid, Pasal 31 Ayat (3) Ibid, Pasal 24 Ayat (1) Ibid, Pasal 26 Ayat (2)


21

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 4) 5)

Memahami fungsi kesekretariatan; Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan baik.

Fungsi Pokok Sekretaris Dewan Komisaris yaitu memberikan dukungan kepada Dewan Komisaris dalam memberikan nasihat-nasihat serta pengawasan dalam kaitannya dengan pengurusan Perseroan oleh Direksi dan segenap jajarannya. Tugas Sekretaris Dewan Komisaris yaitu: 1)

Menyediakan informasi untuk kebutuhan Dewan Komisaris dalam rangka pengambilan keputusan.

2)

Mempersiapkan bahan-bahan yang diperlukan berkaitan dengan laporan-laporan rutin Direksi dalam mengelola Perseroan seperti: RKAP, Laporan Tahunan, Laporan Triwulanan, Laporan Hasil Pemeriksaan Internal Audit, dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan.

3)

Mempersiapkan bahan-bahan atau materi yang diperlukan berkaitan dengan hal-hal yang harus mendapatkan keputusan dari Dewan Komisaris berkenaan dengan kegiatan pengelolaan Perseroan yang dilakukan oleh Direksi dan segenap jajarannya.

4)

Menyiapkan dan mengkoordinasikan agenda rapat dengan pihak-pihak yang hadir dalam rapat.

5)

Menyiapkan dan mengirimkan undangan rapat kepada pihak-pihak yang akan menghadiri rapat.

6)

Melakukan konfirmasi mengenai waktu, tempat, kehadiran, serta hal-hal lain yang dipandang perlu demi kelancaran rapat.

7)

Menyelenggarakan rapat-rapat Dewan Komisaris, baik internal Dewan Komisaris maupun dengan Direksi dan jajarannya serta pihak-pihak lainnya.

8)

Membuat risalah rapat atas pelaksanaan rapat-rapat rutin maupun non rutin Dewan Komisaris.

9)

Menyampaikan risalah rapat kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

10) Mempersiapkan pertimbangan-pertimbangan, pendapat, saran-saran dan keputusan lainnya dari Dewan Komisaris untuk para Pemegang Saham, Direksi dan pihak-pihak terkait dengan pengelolaan Perseroan. 11) Menindaklanjuti setiap keputusan Dewan Komisaris dengan cara sebagai berikut: a. Mencatat setiap keputusan yang dihasilkan dalam forum-forum pengambilan keputusan serta penanggungjawabnya. b. Memantau dan mengecek tahapan kemajuan pelaksanaan hasil keputusan rapat/pertimbangan pendapat, saran-saran dan keputusan-keputusan Dewan Komisaris lainnya. c. Melakukan upaya untuk mendorong pelaksanaan tindak lanjut keputusan rapat, pertimbangan, pendapat, saran dan keputusan-keputusan Dewan Komisaris lainnya kepada penanggung jawab terkait.


22

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 12) Menyelenggarakan kegiatan di bidang kesekretariatan di lingkungan Dewan Komisaris, baik untuk keperluan Dewan Komisaris maupun komite-komitenya. 13) Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan tata persuratan dan kearsipan. 14) Melaksanakan dan mengkoordinasikan pengamanan atas data dan dokumendokumen yang berada dalam penguasaan atau lingkup kerja Dewan Komisaris, dengan cara sebagai berikut: a. Melakukan dan mengkoordinasikan pengadministrasian hasil rapat-rapat di lingkungan Dewan Komisaris, baik dengan Direksi beserta jajaran dan pihak-pihak lainnya. b. Melakukan dan mengkoordinasikan pengadministrasian risalah rapat Dewan Komisaris, baik internal maupun rapat bersama Direksi. c. Melakukan dan mengkoordinasikan penyusunan jadwal kegiatan Dewan Komisaris dalam melaksanakan fungsi-fungsi serta kelengkapan-kelengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. d. Memimpin, mengarahkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan sistem dan prosedur yang ada di lingkungan kerja Dewan Komisaris. e. Melakukan dan mengkoordinasikan pengadministrasian bahan-bahan/dokumen/ laporan yang diberikan oleh Direksi kepada Dewan Komisaris. Berdasarkan persetujuan dan penugasan dari Dewan Komisaris maka wewenang yang dilimpahkan kepada Sekretaris Dewan Komisaris adalah sebagai berikut: 1)

Menetapkan sistem dan prosedur persuratan maupun kearsipan di lingkungan Dewan Komisaris.

2)

Melihat catatan-catatan, risalah-risalah rapat Dewan Direksi, dokumen-dokumen Perseroan maupun laporan-laporan dalam rangka kegiatan penyediaan informasi yang diperlukan oleh Dewan Komisaris.

3)

Meminta data/informasi/penjelasan yang dibutuhkan Dewan Komisaris kepada pihakpihak yang terkait di dalam maupun di luar Perseroan untuk keperluan pelaksanaan tugas Dewan Komisaris.

4)

Mengingatkan serta meminta penjelasan dari satuan kerja/pihak terkait atas keterlambatan penyediaan bahan-bahan/laporan/dokumen yang dibutuhkan oleh Dewan Komisaris.

5)

Memasuki pekarangan-pekarangan dan gedung-gedung yang dipergunakan oleh Perseroan.

6)

Mewakili Dewan Komisaris untuk berhubungan dengan pihak-pihak di luar Perseroan dan/atau di dalam Perseroan sesuai dengan penugasan yang diberikan serta kebijakan yang telah ditentukan oleh Dewan Komisaris.

7)

Mengusulkan rencana/program kerja Dewan Komisaris dalam kaitannya dengan fungsi-fungsi kesekretariatan Dewan Komisaris di Perseroan.


23


Mengusulkan agenda rapat-rapat Dewan Komisaris dengan pihak-pihak di dalam atau di luar Perseroan.

9)

Sesuai dengan arahan Dewan Komisaris, mengundang Direksi/pejabat-pejabat Perseroan lainnya (dengan sepengetahuan Direksi), Komite-komite Dewan Komisaris/ pihak-pihak di luar Perseroan untuk menghadiri rapat yang diselenggarakan oleh Dewan Komisaris.

10) Menghadiri rapat-rapat dengan pihak-pihak di dalam atau di luar Perseroan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh Dewan Komisaris. 11) Menggunakan fasilitas-fasilitas kesekretariatan Dewan Komisaris untuk melaksanakan tugas-tugasnya. 13. PERTANGGUNGJAWABAN DEWAN KOMISARIS a.

Pertanggungjawaban Dewan Komisaris dilakukan melalui RUPS Tahunan yang diselenggarakan paling lambat bulan Juni setelah tahun buku Perseroan ditutup.

b.

Dewan Komisaris harus menyampaikan pertanggungjawaban pengawasan atas pengelolaan Perseroan oleh Direksi. Laporan pengawasan Dewan Komisaris disampaikan dalam Laporan Tahunan untuk memperoleh persetujuan RUPS.

c.

Laporan Tahunan, serta bahan-bahan lain yang akan dibahas dalam RUPS harus tersedia sebelum RUPS diselenggarakan, sesuai mekanisme yang berlaku untuk memungkinkan Pemegang Saham melakukan penilaian.

d.

Dengan diberikannya persetujuan atas Laporan Tahunan dan pengesahan atas Laporan Keuangan berarti RUPS telah memberi pelunasan dan pembebasan tanggung jawab sepenuhnya (acquit et decharge) kepada para Anggota Dewan Komisaris atas pengawasan pengelolaan Perseroan oleh Direksi, yang telah dijalankan selama tahun buku yang lalu sejauh hal-hal tersebut tercermin dari Laporan Tahunan.

e.

Pelunasan dan pembebasan tanggung jawab tersebut tidak mengurangi tanggung jawab masing-masing Anggota Dewan Komisaris dalam hal terjadi tindak pidana atau kesalahan dan/atau kelalaian yang menimbulkan kerugian bagi pihak ketiga yang tidak dapat dipenuhi dengan aset Perseroan.


24


BAB IV DIREKSI 1.

FUNGSI DIREKSI Direksi adalah Organ Perseroan yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan Perseroan untuk kepentingan Perseroan, sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan serta mewakili Perseroan, baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar. Direksi bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pengelolaan Perseroan dalam rangka mencapai visi, misi dan sasaran yang telah digariskan dalam Anggaran Dasar Perseroan serta menjalankan keputusan yang telah diambil dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Direksi sebagai Organ Perseroan bertugas dan bertanggung jawab secara kolegial dalam mengelola Perseroan. Dengan demikian, masing-masing Anggota Direksi dapat melaksanakan tugas dan mengambil keputusan sesuai dengan pembagian tugas dan wewenangnya, namun pelaksanaan tugas masing-masing Direksi tetap merupakan tanggung jawab bersama. Dalam menjalankan tugasnya, Direksi harus selalu menerapkan prinsip-prinsip GCG dan mematuhi hukum serta regulasi yang berlaku.

2.

PERSYARATAN DIREKSI a.

Persyaratan Umum Persyaratan umum merupakan persyaratan dasar bagi Anggota Direksi yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu: 1)

Orang perseorangan yang cakap melakukan perbuatan hukum;

2)

Memiliki akhlak dan moral yang baik;

3)

Memahami Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugasnya;

4)

Tidak pernah dinyatakan pailit oleh Pengadilan dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pencalonan;

5)

Tidak pernah menjadi Anggota Direksi atau Anggota Dewan Komisaris atau Anggota Dewan Pengawas yang dinyatakan bersalah menyebabkan suatu perusahaan dinyatakan pailit dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya;

6)

Tidak pernah dihukum karena melakukan perbuatan pidana yang merugikan keuangan negara dan/atau yang berkaitan dengan sektor keuangan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatannya;

7)

Tidak mempunyai hubungan keluarga sedarah sampai dengan derajat ketiga, baik menurut garis lurus maupun garis ke samping atau hubungan semenda (menantu atau ipar) dengan Anggota Direksi dan/atau Dewan Komisaris lainnya;

8)

Mampu bekerjasama sebagai Anggota Direksi;


25


Memiliki komitmen untuk menyediakan waktu yang memadai;

10) Memenuhi syarat integritas dan moral, bahwasanya yang bersangkutan tidak pernah terlibat: a. Perbuatan rekayasa dan praktik-praktik menyimpang di tempat yang bersangkutan bekerja atau pernah bekerja sebelum pencalonan; b. Perbuatan cidera janji yang dapat dikatagorikan tidak memenuhi komitmen yang telah disepakati ditempat yang bersangkutan bekerja atau pernah bekerja sebelum pencalonan; c. Perbuatan yang dikategorikan dapat memberikan keuntungan kepada pribadi calon Anggota Direksi dan pegawai tempat yang bersangkutan bekerja atau pernah bekerja sebelum pencalonan; d. Perbuatan yang dapat dikategorikan sebagai pelanggaran terhadap ketentuan yang berkaitan pengurusan perusahaan yang sehat. 11) Memiliki keahlian dan kompetensi untuk mempertimbangkan dan menganalisa suatu masalah secara memadai dan independen; 12) Memiliki komitmen untuk mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku; 13) Bukan pengurus partai politik dan/atau calon/anggota legislatif; 14) Tidak sedang menduduki jabatan yang berpotensi menimbulkan benturan kepentingan dengan Perseroan atau bersedia mengundurkan diri jika terpilih sebagai Anggota Direksi. b.

Persyaratan Khusus Persyaratan khusus merupakan rincian dari kompetensi dan hal-hal lain yang disyaratkan bagi Anggota Direksi sesuai kebutuhan Perseroan. Persyaratan khusus merupakan salah satu substansi dari sistem dan prosedur nominasi serta seleksi yang dikembangkan untuk selanjutnya diajukan kepada RUPS agar disahkan. Adapun persyaratan khusus bagi Anggota Direksi yaitu: 1)

Dari aspek kompetensi teknis/keahlian, bahwa yang bersangkutan memiliki: a. Pengetahuan yang memadai di bidang usaha Perseroan; b. Pengalaman dan keahlian di bidang pengurusan Perseroan; c. Kemampuan untuk melakukan pengelolaan strategis dalam rangka pengembangan Perseroan; d. Pemahaman masalah-masalah manajemen perusahaan yang berkaitan dengan salah satu fungsi manajemen.

2)

Dari aspek psikologis, bahwa yang bersangkutan memiliki tingkat intelegensi dan tingkat emosional yang memadai untuk melaksanakan tugasnya sebagai Anggota Direksi.

3)

Persyaratan khusus lainnya yang ditetapkan oleh RUPS.


26

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 3.

4.

49 50 51 52 53 54

KOMPOSISI DAN KEANGGOTAAN a.

Jumlah Anggota Direksi ditetapkan oleh RUPS sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. Apabila Anggota Direksi terdiri atas lebih dari 1 (satu) orang, maka salah seorang diantaranya diangkat sebagai Direktur Utama.49

b.

Terhadap individu yang dicalonkan sebagai calon Anggota Direksi, maka kepada yang bersangkutan dilakukan proses penilaian kemampuan dan kepatutan (fit and proper test).

c.

Calon Anggota Direksi yang telah dinyatakan lulus uji kelayakan dan kepatutan (fit and proper test) wajib menandatangani Kontrak Manajemen sebelum ditetapkan pengangkatannya sebagai Anggota Direksi.

d.

Para Anggota Direksi diangkat dan diberhentikan oleh RUPS.50

e.

Anggota Direksi diangkat dari calon yang diusulkan oleh Pemegang Saham dan pencalonan tersebut mengikat bagi RUPS.51

f.

Pengangkatan Anggota Direksi tidak bersamaan waktunya dengan pengangkatan Anggota Dewan Komisaris.

g.

Pembagian tugas dan wewenang setiap Anggota Direksi ditetapkan oleh RUPS. Apabila RUPS tidak menetapkan pembagian tugas dan wewenang tersebut, maka pembagian tugas dan wewenang diantara Anggota Direksi ditetapkan berdasarkan keputusan Direksi.52

MASA JABATAN a.

Masa jabatan Anggota Direksi ditetapkan 5 (lima) tahun dengan tidak mengurangi hak RUPS untuk memberhentikan para Anggota Direksi sewaktu-waktu. Setelah masa jabatannya berakhir Anggota Direksi dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan.

b.

Seorang Anggota Direksi berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksudnya tersebut kepada Perseroan dengan tembusan kepada Pemegang Saham, Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi lainnya paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya, dan kepada Anggota Direksi yang mengundurkan diri tersebut tetap dimintakan pertanggungjawabannya atas tindakan-tindakan yang belum diterima pertanggungjawabannya oleh RUPS.53

c.

Jabatan Anggota Direksi berakhir apabila54: 1) Meninggal dunia; 2) Masa jabatannya berakhir; 3) Diberhentikan berdasarkan Keputusan RUPS; 4) Tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Anggota Direksi berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan; 5) Mengundurkan diri sesuai dengan ketentuan pada huruf b di atas.

Pasal 10 Ayat (1) Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Pasal 10 Ayat (7) Ibid, Pasal 10 Ayat (10) Ibid, Pasal 11 Ayat 26 Ibid, Pasal 10 Ayat (28) dan (32) Ibid, Pasal 10 Ayat (30)


27


S.

d.

RUPS dapat memberhentikan Anggota Direksi sebelum habis masa jabatannya dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Tidak dapat memenuhi kewajibannya yang telah disepakati dalam Kontrak Manajemen; 2) Tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan baik; 2) Tidak melaksanakan ketentuan peraturan perundang-undangan dan/atau ketentuan Anggaran Dasar. 3) Terlibat dalam tindakan yang merugikan Perseroan dan/atau Negara; 4) Melakukan tindakan yang melanggar etika dan/atau kepatutan yang seharusnya dihormati sebagai Anggota Direksi BUMN; 5) Dinyatakan bersalah dengan putusan Pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap; 6) Mengundurkan diri.

e.

Apabila seorang Anggota Direksi berhenti atau diberhentikan sebelum masa jabatannya berakhir, maka masa jabatan penggantinya adalah sisa masa jabatan Anggota Direksi yang digantikannya.

f.

Apabila pada suatu waktu oleh sebab apapun seluruh jabatan Anggota Direksi lowong maka dalam waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah terjadi lowongan harus diselenggarakan RUPS untuk mengisi lowongan jabatan Direksi tersebut. Selama jabatan seluruh jabatan Anggota Direksi lowong dan RUPS belum mengisi jabatan Anggota Direksi yang lowong tersebut maka untuk sementara Perseroan diurus oleh Dewan Komisaris atau pihak lain yang ditetapkan oleh RUPS dengan kekuasaan dan wewenang yang sama.

PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS a.

Program Pengenalan Program Pengenalan (Orientasi) sangat penting untuk dilaksanakan, karena Anggota Direksi dapat berasal dari berbagai latar belakang, sehingga untuk dapat membentuk suatu tim kerja yang solid, Program Pengenalan tersebut wajib untuk dijalankan. Hal-hal yang perlu menjadi perhatian dalam pelaksanaan Program Pengenalan adalah sebagai berikut:

55 56

1)

Program Pengenalan mengenai Perseroan wajib diberikan kepada Anggota Direksi yang baru pertama kali menjabat di Perseroan.55

2)

Program Pengenalan dilaksanakan dalam rangka meningkatkan fungsi dan efektivitas kerja Direksi.

3)

Biaya Program Pengenalan dianggarkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Direksi.

4)

Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab atas pelaksanaan Program Pengenalan.56

5)

Materi yang diberikan pada Program Pengenalan meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Pelaksanaan prinsip-prinsip GCG oleh Perseroan.

Pasal 43 Ayat (1) Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan (GCG) pada BUMN Ibid, Pasal 43 Ayat (2)


28


c. d.

b.

Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, dan lingkup kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana usaha jangka pendek dan jangka panjang, posisi kompetitif, risiko dan masalah-masalah strategis lainnya. Keterangan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan, audit internal dan eksternal, sistem dan kebijakan pengendalian internal, termasuk Komite Audit. Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Direksi dan Dewan Komisaris serta hal-hal yang tidak diperbolehkan.

6)

Program Pengenalan yang diberikan dapat berupa presentasi, pertemuan atau kunjungan ke wilayah operasi dan fasilitas Perseroan, perkenalan dengan Jajaran Manajemen dan Karyawan di Perseroan serta program lainnya dan tetap mengedepankan akuntabilitas dan efisiensi biaya.

7)

Program pengenalan dilaksanakan selambat-lambatnnya 30 (tiga puluh) hari kalender setelah RUPS memutuskan pengangkatan anggota Direksi yang baru.

Program Peningkatan Kapabilitas Program Peningkatan Kapabilitas menjadi penting agar Direksi dapat selalu mengikuti perkembangan terbaru tentang core business Perseroan di bidang perdagangan dan selalu siap mengantisipasinya bagi keberlangsungan dan kemajuan Perseroan. Hal-hal yang perlu menjadi perhatian dalam pelaksanaan Program Peningkatan Kapabilitas Anggota Direksi adalah sebagai berikut:

6.

1)

Program Peningkatan Kapabilitas dilaksanakan dalam rangka meningkatkan efektivitas Direksi.

2)

Rencana dan biaya untuk melaksanakan Program Peningkatan Kapabilitas harus dimasukkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Direksi.

3)

Setiap Anggota Direksi yang mengikuti Program Peningkatan Kapabilitas seperti seminar, pelatihan, workshop diwajibkan untuk berbagi informasi dan pengetahuan kepada Anggota Direksi lain yang tidak mengikuti Program Peningkatan Kapabilitas.

4)

Materi yang diterima dari Program Peningkatan Kapabilitas harus terdokumentasi dengan rapi dalam suatu bagian tersendiri. Tanggung jawab dokumentasi terdapat pada Sekretaris Perusahaan dan harus tersedia jika suatu saat dibutuhkan.

INDEPENDENSI (KEMANDIRIAN) DIREKSI Agar Direksi dapat bertindak sebaik-baiknya demi kepentingan Perseroan secara keseluruhan, maka independensi Direksi merupakan salah satu faktor penting yang harus dijaga. Untuk menjaga independensi, maka Perseroan menetapkan ketentuan sebagai berikut: a. Selain Direksi, pihak lain manapun dilarang melakukan atau campur tangan dalam kepengurusan Perseroan. b. Direksi harus dapat mengambil keputusan secara obyektif, tanpa benturan kepentingan dan bebas dari segala tekanan dari pihak manapun. c. Anggota Direksi dilarang melakukan aktivitas yang dapat mengganggu independensinya dalam mengurus Perseroan.


29

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 7.

ETIKA JABATAN DIREKSI Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Direksi harus selalu melandasi diri dengan etika jabatan. Etika jabatan Direksi meliputi namun tidak terbatas pada hal-hal sebagai berikut: a.

Etika Keteladanan Direksi harus mendorong terciptanya perilaku etis dan menjunjung standar etika di Perseroan. Salah satu caranya adalah dengan menjadikan dirinya sebagai teladan bagi Karyawan.

b.

Etika Kepatuhan terhadap Peraturan Perundang-undangan Direksi wajib mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anggaran Dasar Perseroan, Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Pedoman GCG) dan Pedoman Etika dan Tata Perilaku (Code of Conduct) serta kebijakan Perseroan yang telah ditetapkan.

c.

Etika berkaitan dengan Keterbukaan dan Kerahasiaan Informasi Direksi harus mengungkapkan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku dan selalu menjaga kerahasiaan informasi yang dipercayakan kepadanya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kebijakan Perseroan.

d.

Etika berkaitan dengan Peluang Perseroan Direksi dilarang untuk: 1) Mengambil peluang bisnis Perseroan untuk dirinya sendiri; 2) Menggunakan aset Perseroan, informasi Perseroan atau jabatannya selaku Direksi untuk kepentingan pribadi di luar ketentuan peraturan perundang-undangan serta kebijakan Perseroan yang berlaku; 3) Berkompetisi dengan Perseroan yaitu menggunakan pengetahuan dari dalam untuk mendapatkan keuntungan bagi kepentingan selain kepentingan Perseroan.

e.

Etika berkaitan dengan Keuntungan Pribadi Setiap Anggota Direksi dilarang mengambil keuntungan pribadi dari kegiatan Perseroan, selain gaji dan fasilitas yang diterimanya sebagai Anggota Direksi Perseroan, yang ditentukan oleh RUPS.

f.

Etika berkaitan dengan Benturan Kepentingan Anggota Direksi tidak boleh merangkap jabatan lain sebagaiS7: 1) Anggota Direksi pada Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah dan Badan Usaha Milik Swasta; 2) Anggota Dewan Komisaris/Dewan Pengawas pada BUMN; 3) Jabatan struktural dan fungsional lainnya pada instansi/lembaga pemerintah pusat dan/atau daerah;

57



30

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 4) 5)

Jabatan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, pengurus partai politik dan/atau calon/anggota legislatif dan/atau calon Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah. Jabatan lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan.

Berkaitan hal tersebut maka Anggota Direksi: 1) Dilarang melakukan transaksi yang mempunyai benturan kepentingan dan mengambil keuntungan pribadi dari kegiatan Perseroan, selain honorarium dan fasilitas yang diterimanya sebagai Anggota Direksi yang ditentukan oleh RUPS. 2) Mengisi Daftar Khusus yang berisikan kepemilikan sahamnya dan/atau keluarganya pada Perseroan maupun perusahaan lain. 3) Tidak memanfaatkan jabatan bagi kepentingan pribadi atau bagi kepentingan orang atau pihak lain yang terkait yang bertentangan dengan kepentingan Perseroan. 4) Menghindari setiap aktivitas yang dapat mempengaruhi independensi dalam melaksanakan tugas. 5) Melakukan pengungkapan dalam hal terjadi benturan kepentingan, dan yang bersangkutan tidak boleh melibatkan diri dalam proses pengambilan keputusan Perseroan yang berkaitan dengan hal tersebut. g.

Etika berkaitan dengan Korupsi dan Penyuapan Direksi senantiasa mencegah dan menghindarkan diri dari praktik-praktik korupsi, gratifikasi, dan penyuapan dalam cara dan bentuk apapun untuk kepentingan apapun yang diyakini dan dianggap dapat merugikan Perseroan.

8.

TUGAS DAN KEWAJIBAN DIREKSI a.

58

Umum 1)

Menjalankan segala tindakan yang berkaitan dengan kepengurusan Perseroan untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan serta mewakili Perseroan baik di dalam maupun di luar Pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian dengan pembatasan-pembatasan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar dan keputusan RUPS.58

2)

Mencurahkan tenaga, pikiran, perhatian dan pengabdiannya secara penuh pada tugas, kewajiban dan pencapaian tujuan Perseroan.

3)

Mematuhi Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan perudang-undangan serta wajib melaksanakan prinsip-prinsip profesionalisme, efisiensi, transparansi, kemandirian, akuntabilitas, pertanggungjawaban dan kewajaran.

4)

Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan Perseroan sesuai dengan maksud dan tujuan serta kegiatan usahanya.

5)

Menyiapkan susunan organisasi Perseroan lengkap dengan perincian dan tugasnya.

6)

Menyimpan dan memelihara Daftar Khusus, Risalah RUPS, Risalah Rapat Dewan Komisaris, dan Risalah Rapat Direksi.



31


b.

c.

d.

Menjalankan kewajiban-kewajiban lainnya sesuai dengan ketentuan yang diatur di dalam Anggaran Dasar Perseroan dan yang ditetapkan oleh RUPS berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Terkait dengan RUPS 1)

Menyelenggarakan dan menyimpan Daftar Pemegang Saham dan dokumen-dokumen terkait dengan RUPS sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

2)

Memberikan informasi material secara accurate, reliable, timely, consistent dan use!ul yang memungkinkan bagi Pemegang Saham untuk membuat keputusan.

3)

Menyediakan bahan RUPS kepada Pemegang Saham yang diberikan secara cumacuma kepada Pemegang Saham.

4)

Memberikan laporan berkala menurut cara dan waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta laporan lainnya setiap kali diminta oleh Pemegang Saham.

5)

Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan jalannya Perseroan, terutama Laporan Keuangan baik dalam bentuk Laporan Tahunan maupun dalam bentuk laporan berkala lainnya menurut cara dan waktu yang ditentukan dalam Anggaran Dasar Perseroan serta setiap kali diminta oleh RUPS.

6)

Memberikan penjelasan kepada RUPS mengenai Laporan Tahunan (Annual Report).

7)

Menandatangani dan menyampaikan Laporan Tahunan (Annual Report) kepada RUPS untuk disetujui dan disahkan. Dalam hal Direktur tidak menandatangani Laporan Tahunan, maka harus disebutkan alasannya.

8)

Memanggil dan menyelenggarakan RUPS Tahunan dan/atau RUPS Luar Biasa.

Terkait dengan Strategi dan Rencana Kerja 1)

Menyiapkan visi, misi, tujuan, strategi dan budaya Perseroan.

2)

Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan Perseroan sesuai dengan maksud dan tujuan serta kegiatan usahanya.

3)

Menyiapkan rencana pengembangan Perseroan tepat pada waktunya.

4)

Menyiapkan pada waktunya RJPP serta mengupayakan tercapainya sasaran-sasaran jangka panjang yang tercantum dalam RJPP.

5)

Menyiapkan pada waktunya RKAP yang merupakan penjabaran tahunan dari RJPP serta mengupayakan tercapainya target-target jangka pendek yang tercantum dalam RKAP.

Terkait dengan Manajemen Risiko 1)

Bertanggung jawab atas pelaksanaan manajemen risiko di Perseroan.


32


e.

2)

Menyusun kebijakan dan strategi manajemen risiko secara komprehensif di tingkat korporat.

3)

Mengembangkan budaya manajemen risiko pada seluruh jenjang organisasi, antara lain meliputi komunikasi yang memadai kepada seluruh jenjang organisasi tentang pentingnya penerapan manajemen risiko yang efektif.

4)

Bertanggung jawab atas pelaksanaan kebijakan manajemen risiko Perseroan secara keseluruhan, termasuk mengevaluasi dan memberikan arahan strategi manajemen risiko.

5)

Memastikan peningkatan kompetensi sumber daya manusia yang terkait dengan penerapan manajemen risiko, antara lain dengan cara menetapkan program pendidikan dan latihan secara berkesinambungan terutama yang berkaitan dengan sistem dan proses manajemen risiko.

6)

Melaksanakan kaji ulang (review) secara berkala mengenai pelaksanaan sistem manajemen risiko di Perseroan.

Terkait dengan Pemberantasan Korupsi Direksi atau Anggota Direksi dilarang untuk memberikan atau menawarkan atau menerima baik langsung ataupun tidak langsung sesuatu yang berharga kepada pejabat pemerintah dan pihak-pihak lain yang mempengaruhi atau sebagai imbalan atas apa yang telah dilakukannya dan tindakan lainnya sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

f.

Terkait dengan Sistem Pengendalian Internal Direksi bertanggung jawab untuk menetapkan suatu Sistem Pengendalian Internal yang efektif yang mencakup: 1)

Lingkungan pengendalian internal dalam Perseroan yang disiplin dan terstruktur yang terdiri dari: a. Integritas, nilai etika dan kompetensi karyawan. b. Filosofi dan gaya manajemen. c. Cara yang ditempuh manajemen dalam melaksanakan kewenangan dan tanggung jawabnya. d. Pengorganisasian dan pengembangan sumber daya manusia. e. Perhatian dan arahan yang dilakukan oleh Direksi.

2)

Pengkajian dan pengelolaan risiko usaha yaitu suatu proses untuk mengidentifikasi, menganalisis, menilai dan mengelola risiko usaha yang relevan.

3)

Aktivitas pengendalian, yaitu tindakan-tindakan yang dilakukan dalam suatu proses pengendalian terhadap kegiatan Perseroan pada setiap tingkat dan unit dalam struktur organisasi Perseroan, antara lain mengenai kewenangan, otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi, penilaian atas prestasi kerja, pembagian tugas dan keamanan terhadap aset Perseroan.


33


g.

h.

4)

Sistem informasi dan komunikasi, yaitu suatu proses penyajian laporan mengenai kegiatan operasional, finansial, dan ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku pada Perseroan.

5)

Monitoring, yaitu proses penilaian terhadap kualitas Sistem Pengendalian Internal termasuk fungsi internal audit pada setiap tingkat dan unit struktur organisasi Perseroan, sehingga dapat dilaksanakan secara optimal, dengan ketentuan bahwa penyimpangan yang terjadi dilaporkan kepada Direksi dan tembusannya disampaikan kepada Dewan Komisaris untuk diteruskan pada Komite Audit.

Terkait dengan Keterbukaan dan Kerahasiaan Informasi 1)

Wajib mengungkapkan informasi penting dalam Laporan Tahunan (Annual Report) dan Laporan Keuangan kepada pihak lain sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku secara accurate, reliable, timely, consistent dan use!ul.

2)

Mengungkapkan pelaksanaan prinsip-prinsip GCG yang telah dilaksanakan.

3)

Informasi rahasia yang diperoleh sewaktu menjabat sebagai Direktur Perseroan, termasuk rahasia Perseroan harus tetap dijaga sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.

4)

Dalam hal menjaga kerahasiaan informasi Perseroan, Direksi dituntut untuk mengutamakan kepentingan Perseroan daripada kepentingan individu atau kelompok.

Terkait dengan Laporan Tahunan (Annual Report) Direksi wajib menyampaikan Laporan Tahunan kepada RUPS setelah ditelaah oleh Dewan Komisaris paling lambat bulan Juni setelah tahun buku Perseroan berakhir. Informasi yang diungkapkan dalam Laporan Tahunan mencakup materi diantaranya: 1) Laporan Keuangan yang terdiri atas sekurang-kurangnya neraca akhir tahun buku yang baru lampau dalam perbandingan dengan tahun buku sebelumnya, laporan laba rugi dari tahun buku yang bersangkutan, laporan arus kas, dan laporan perubahan ekuitas, serta catatan atas laporan keuangan tersebut. 2) Laporan mengenai kegiatan Perseroan. 3) Laporan pelaksanaan Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan. 4) Rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan usaha Perseroan. 5) Laporan mengenai tugas pengawasan yang telah dilaksanakan oleh Dewan Komisaris selama tahun buku yang baru lampau. 6) Nama anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris. 7) Gaji dan tunjangan bagi anggota Direksi dan gaji atau honorarium dan tunjangan bagi anggota Dewan Komisaris Perseroan untuk tahun yang baru lampau.

i.

Terkait dengan Stakeholders 1)

Memastikan terjaminnya hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan atau perjanjian yang dibuat oleh Perseroan dengan Pekerja, Rekanan, Mitra Kerja, Pemasok, Pelanggan dan stakeholders lainnya.


34


j.

k.

2)

Memastikan Perseroan melakukan tanggung jawab sosial perusahaan (corporate social responsilibility) secara konsisten dan berkesinambungan.

3)

Memastikan Perseroan memperhatikan kepentingan stakeholders.

4)

Memastikan bahwa aset-aset dan lokasi usaha serta fasilitas Perseroan lainnya memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku berkenaan dengan pelestarian lingkungan hidup, kesehatan dan keselamatan kerja.

5)

Dalam mempekerjakan, menetapkan besarnya gaji, memberikan pelatihan, menetapkan jenjang karir, serta menentukan persyaratan kerja lainnya untuk Pekerja, Perseroan tidak melakukan diskriminasi karena latar belakang etnik seseorang, agama, jenis kelamin, usia, cacat tubuh yang dipunyai seseorang atau keadaan khusus lainnya yang dilindungi oleh peraturan perundang-undangan.

6)

Menyediakan lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk tekanan (pelecehan/ harrasment).

Terkait Sistem Akuntansi dan Keuangan 1)

Menyusun sistem akuntansi berdasarkan prinsip-prinsip standar akuntansi keuangan yang berlaku.

2)

Memastikan kehandalan data yang mencakup kelengkapan, akurasi, klasifikasi dan otorisasi yang memadai sehingga laporan keuangan yang dihasilkan tepat waktu, tepat guna dan bebas dari salah saji material.

3)

Mengadakan dan memelihara pembukuan dan administrasi Perseroan untuk menghasilkan penyelenggaraan pembukuan yang tertib, kecukupan modal kerja dengan biaya modal yang efisien, struktur neraca yang baik dan kokoh.

Terkait dengan Tugas dan Kewajiban Lain Menjalankan tugas dan kewajiban lainnya sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar dan yang ditetapkan oleh RUPS berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku.

9.

PEMBAGIAN TUGAS DIREKSI a.

DIREKTUR UTAMA Direktur Utama selain melaksanakan koordinasi tugas Anggota-Anggota Direksi lainnya, juga bertanggungjawab terhadap kegiatan Satuan Pengawas Intern, legal, Sekretaris Perusahaan, strategic planning, business development dan staf ahli/penasihat Perusahaan, berupa: 1) Menyusun dan melaksanakan srategi kebijakan yang telah ditetapkan Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Direksi berkaitan dengan pekerjaan Satuan Pengawas Internal (SPI), Hukum & Korporasi dan Sekretaris Perusahaan & Humas; 2) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang Satuan Pengawas Intern (SPI), Hukum & Korporasi dan Sekretaris Perusahaan & Humas untuk ditetapkan oleh Direksi, Dewan Komisaris dan Pemegang Saham;


35

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

b.

Menentukan prioritas kerja dalam rangka melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan; Melaksanakan produk SPI antara lain termasuk namun tidak terbatas pada Laporan Audit, Pelaksanaan Audit Khusus untuk Serah Terima Jabatan, Investigasi dan Koordinasi dengan Badan Pengawas Keuangan (BPK) Menyelesaikan/menghadapi tuntutan dari pihak ketiga, menindaklanjuti temuantemuan SPI ke dalam ranah hukum; Melaksanakan pencitraan Perusahaan dan kerjasama publikasi dengan media; Melakukan pembinaan sumber daya manusia dalam Direktorat terkait antara lain usulan promosi, mutasi, demosi dan lainnya; Mengusulkan calon Kepala Cabang, Kepala Divisi dan Supervisor untuk diputuskan oleh Direksi; Menandatangani seluruh surat dan/atau kontrak yang diperlukan sesuai SOP yang berlaku.

DIREKTUR KOMERSIL I Direktur Komersil I menangani Komoditi yang ada deregulasi/penugasan, komoditi yang banyak berhubungan dengan Pemerintah, komoditi yang akan dikembangkan dan property di luar yang digunakan perusahaan (UPG) berupa: 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang komersial untuk ditetapkan oleh Direksi, Dewan Komisaris dan Pemegang Saham; 2) Menentukan prioritas kerja dalam rangka melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan; 3) Menyusun dan menjalankan rencana penjualan termasuk target penjualan, laba kotor dan jenis komoditi yang telah ditetapkan dalam anggaran Perusahaan sesuai SOP yang berlaku; 4) Melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan di atas dan pekerjaan pengadaan dan penjualan komoditi termasuk penetapan target-target penjualan yang harus dicapai antara lain: omzet, laba kotor dan jenis komoditi; 5) Melaksanakan pengembangan komoditi dan pasar; 6) Melaksanakan pengendalian piutang dan persediaan barang; 7) Melaksanakan tertib administrasi niaga antara lain termasuk namun tidak terbatas pada laporan sales mingguan, administrasi pajak dan lainnya; 8) Melakukan pembinaan sumber daya manusia dalam Direktorat terkait antara lain usulan promosi, mutasi, demosi dan lainnya 9) Mengusulkan calon Kepala Cabang, Kepala Divisi, dan Supervisor untuk diputuskan oleh Direksi; 10) Menandatangani seluruh surat dan/atau kontrak pembelian dan/atau penjualan sesuai SOP yang berlaku;

c.

DIREKTUR KOMERSIL II Direktur Komersil II menangani core competency (semen, aspal, pupuk dan pestisida, consumer product, farmasi dan alat kesehatan) berupa : 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang komersial untuk ditetapkan oleh Direksi, Dewan Komisaris dan Pemegang Saham; 2) Menentukan prioritas kerja dalam rangka melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan;


36


Menyusun dan menjalankan rencana penjualan termasuk target penjualan, laba kotor dan jenis komoditi yang telah ditetapkan dalam anggaran Perusahaan sesuai SOP yang berlaku; 4) Melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan di atas dan pekerjaan pengadaan dan penjualan komoditi termasuk penetapan target-target penjualan yang harus dicapai antara lain: omzet, laba kotor dan jenis komoditi; 5) Melaksanakan pengembangan komoditi dan pasar; 6) Melaksanakan pengendalian piutang dan persediaan barang; 7) Melaksanakan tertib administrasi niaga antara lain termasuk namun tidak terbatas pada laporan sales mingguan, administrasi pajak dan lainnya; 8) Melakukan pembinaan sumber daya manusia dalam Direktorat terkait antara lain usulan promosi, mutasi, demosi dan lainnya; 9) Mengusulkan calon Kepala Cabang, Kepala Divisi, dan Supervisor untuk diputuskan oleh Direksi; 10) Menandatangani seluruh surat dan/atau kontrak pembelian dan/atau penjualan sesuai SOP yang berlaku. d.

DIREKTUR UMUM DAN SDM Direktur Umum dan SDM menangani SDM dan general affairs (termasuk aset yang dipakai sendiri) berupa: 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang umum dan SDM untuk ditetapkan oleh Direksi, Dewan Komisaris dan Pemegang Saham; 2) Menentukan prioritas kerja dalam rangka melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan; 3) Menyusun dan melaksanakan kebijakan srategis yang telah ditetapkan meliputi pengadaan dan pengelolaan aktiva yang termasuk dalam lingkup pekerjaan di bidang umum; 4) Menyusun dan melaksanakan strategi dan kebijakan manajemen SDM secara terintegrasi yang mencakup analisa beban kerja dan perencanaan SDM, pengembangan kompetensi SDM, pelaksanaan pembinaan dan mengusulkan pengembangan karir untuk Kepala Cabang, Kepala Divisi dan Supervisor, mengusulkan kesejahteraan pegawai (remunerasi, program pensiun/jaminan hari tua, dan program jaminan pelayanan kesehatan pegawai), penyusunan peraturan Perusahaan di bidang SDM; 5) Menyusun dan melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan untuk pengembangan organisasi di bidang SDM, pembinaan dan pengendalian SDM, pengelolaan dan pelaksanaan administrasi penggajian pegawai serta pengintegrasian seluruh aktivitas pengelolaan SDM di unit Perusahaan; 6) Menyusun dan melaksanakan kebijakan pengembangan SDM secara terintegrasi yang mencangkup review, perbaikan, analisis/pengklasifikasian, diskripsi tugas pokok/ fungsi, mekanisme/hubungan antar unit kerja, penyusunan peraturan dinas, analisis dan pengukuran klasifikasi jabatan/golongan; 7) Melaksanakan pembinaan dan pengendalian SDM secara terintegrasi yang mencangkup perencanaan dan pelaksanaan program pengadaan/pemenuhan pegawai, pengelolaan kinerja SDM, pembinaan hubungan kerja dan penyelesaian masalah/sengketa kepegawaian, penatausahaan pemberhentian/pensiun pegawai, pengelolaan system informasi SDM serta pengelolaan dan pelaksanaan administrasi penggajian pegawai; 8) Menandatangani seluruh surat dan/atau kontrak yang diperlukan sesuai SOP yang berlaku.


37

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 e.

DIREKTUR KEUANGAN DAN TI Direktur Keuangan menangani akuntansi dan perpajakan, restructuring, kontrol keuangan dan IT berupa: 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang keuangan dan teknologi informasi untuk ditetapkan oleh Direksi, Dewan Komisaris dan Pemegang Saham; 2) Menentukan prioritas kerja dalam rangka melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan; 3) Menyusun dan melaksanakan strategi manajemen keuangan, manajemen risiko dan teknologi informasi yang telah diputuskan oleh Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Direksi; 4) Melaksanakan kebijakan strategis yang telah ditetapkan di atas dan pekerjaan manajemen keuangan, akuntansi dan pajak, manajemen risiko dan teknologi informasi; 5) Mendukung dan melaksanakan technical support dalam di bidang teknologi informasi; 6) Memberikan dukungan teknis di bidang teknologi informasi terhadap individu ataupun secara kolektif; 7) Menyusun dan melaksanakan manajemen pencatatan dan pelaporan keuangan akuntansi dan pajak sesuai dengan PSAK yang berlaku dan SOP Perusahaan antara lain termasuk namun tidak terbatas pada rekonsiliasi pembukuan, monitoring piutang dan persediaan, pelaporan triwulan dan lainya; 8) Melakukan pembinaan sumber daya manusia dalam Direktorat terkait antara lain usulan promosi, mutasi, demosi dan lainnya; 9) Mengusulkan calon Kepala Cabang, Kepala Divisi dan Supervisor untuk diputuskan oleh Direksi; 10) Menandatangani seluruh surat dan/atau kontrak yang diperlukan sesuai SOP yang berlaku.

10. HAK DAN WEWENANG DIREKSI a.

Umum Secara umum hak dan kewenangan Direksi adalah sebagai berikut59:

59

1)

Menetapkan kebijakan kepengurusan Perseroan.

2)

Mengatur penyerahan kekuasaan Direksi kepada seorang atau beberapa orang Anggota Direksi untuk mengambil keputusan atas nama Direksi atau mewakili Perseroan di dalam dan di luar Pengadilan.

3)

Mengatur penyerahan kekuasaan Direksi kepada seorang atau beberapa orang pekerja Perseroan baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama atau kepada orang lain, untuk mewakili Perseroan di dalam dan di luar Pengadilan.

4)

Mengatur ketentuan-ketentuan tentang kepegawaian Perseroan termasuk penetapan gaji, pensiun atau jaminan hari tua dan penghasilan lain bagi pekerja Perseroan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 11 Ayat (2) huruf a , Anggaran Dasar Perseroan


38


Mengangkat dan memberhentikan pekerja Perseroan berdasarkan peraturan kepegawaian Perseroan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6)

Mengangkat dan memberhentikan Sekretaris Perusahaan.

7)

Memberi penghargaan dan sanksi (reward and punishment) Pekerja Perseroan berdasarkan peraturan kepegawaian Perseroan.

8)

Melakukan aktivitas di luar Perseroan yang tidak secara langsung berhubungan dengan kepentingan Perseroan seperti kegiatan mengajar, menjadi pengurus asosiasi bisnis dan sejenisnya sebatas menggunakan waktu yang wajar dan sepengetahuan Direktur Utama atau Direktur lainnya.

9)

Memperoleh cuti sesuai ketentuan yang berlaku.

10) Mempergunakan saran profesional. 11) Menerima gaji berikut tunjangan/fasilitas lainnya termasuk santunan purna jabatan yang jenis dan jumlahnya ditetapkan oleh RUPS. 12) Apabila Perseroan mencapai tingkat keuntungan, maka Direksi dapat menerima insentif sebagai imbalan atas prestasi kerjanya yang besarnya ditetapkan oleh RUPS. 13) Melakukan segala tindakan dan perbuatan lainnya mengenai pengurusan maupun pemilikan kekayaan Perseroan, mengikat Perseroan dengan pihak lain dan/atau pihak lain dengan Perseroan, serta mewakili Perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian dengan pembatasan-pembatasan sebagaimana diatur di dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar dan/atau keputusan RUPS. b.

60

Wewenang Direksi yang dalam pelaksanaannya memerlukan persetujuan tertulis Dewan Komisaris.60 1)

Mengagunkan aktiva tetap untuk penarikan kredit jangka pendek.

2)

Mengadakan kerja sama dengan badan usaha atau pihak lain berupa kerja sama lisensi, kontrak manajemen, menyewakan aset, Kerja Sama Operasi (KSO), Bangun Guna Serah (Build Operate Transfer/BOT), Bangun Milik Serah (Build Own Transfer/BOwT), Bangun Serah Guna (Build Transfer Operate/BTO) dan kerja sama lainnya dengan nilai Rp. ...................... atau jangka waktu .............. tahun sebagaimana ditetapkan RUPS.

3)

Menerima atau memberikan pinjaman jangka menengah/panjang. Kecuali pinjaman (utang atau piutang) yang timbul karena transaksi bisnis, dan pinjaman yang diberikan kepada Anak Perusahaan Perseroan, dengan ketentuan pinjaman kepada Anak Perusahaan Perseroan dilaporkan kepada Dewan Komisaris.

4)

Menghapuskan dari pembukuan piutang macet dan persediaan barang mati.



39


c.

5)

Melepaskan aktiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku dalam industri pada umumnya sampai dengan 5 (lima) tahun.

6)

Menetapkan struktur organisasi 1 (satu) tingkat di bawah Direksi.

Wewenang Direksi yang dalam pelaksanaannya harus mendapatkan persetujuan RUPS setelah sebelumnya mendapat tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris.61 1)

Mengagunkan aktiva tetap untuk penarikan kredit jangka menengah/panjang.

2)

Melakukan penyertaan modal pada perusahaan lain.

3)

Mendirikan Anak Perusahaan dan/atau perusahaan patungan.

4)

Melepaskan penyertaan modal pada Anak Perusahaan dan/atau perusahaan patungan.

5)

Melakukan penggabungan, peleburan, pengambilalihan, pemisahan, dan pembubaran Anak Perusahaan dan/atau perusahaan patungan.

6)

Mengikat Perseroan menjadi penjamin (borg atau avalist).

7)

Mengadakan kerja sama dengan badan usaha atau pihak lain berupa kerja sama lisensi, kontrak manajemen, menyewakan aset, Kerja Sama Operasi (KSO), Bangun Guna Serah (Build Operate Transfer/BOT), Bangun Milik Serah (Build Own Transfer/BOwT), Bangun Serah Guna (Build Transfer Operate/BTO) dan kerja sama lainnya dengan nilai di atas Rp. .................... atau jangka waktu melebihi .............. tahun.

8)

Tidak menagih lagi piutang macet yang telah dihapusbukukan.

9)

Melepaskan dan menghapuskan aktiva tetap Perseroan, kecuali aktiva tetap bergerak dengan umur ekonomis yang lazim berlaku dalam industri pada umumnya sampai dengan 5 (lima) tahun.

10) Menetapkan blue print organisasi Perseroan. 11) Menetapkan dan merubah logo Perseroan. 12) Melakukan tindakan-tindakan lain dan tindakan yang memerlukan persetujuan tertulis Dewan Komisaris seperti disebutkan pada poin 1) di atas namun belum ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP). 13) Membentuk yayasan, organisasi dan/atau perkumpulan baik yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan Perseroan yang dapat berdampak bagi Perseroan. 14) Pembebanan biaya Perseroan yang bersifat tetap dan rutin untuk yayasan, organisasi dan/atau perkumpulan baik yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan Perseroan.

61



40

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 15) Pengusulan wakil Perseroan untuk menjadi calon Anggota Direksi dan Dewan Komisaris pada perusahaan patungan dan/atau Anak Perusahaan yang memberikan kontribusi signifikan kepada Perseroan dan/atau bernilai strategis yang ditetapkan RUPS. 11. PENDELEGASIAN WEWENANG DIANTARA ANGGOTA DIREKSI

62 63 64 65

a.

Direktur Utama berhak dan berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta mewakili Perseroan.

b.

Dalam hal Direktur Utama tidak hadir atau berhalangan karena sebab apa pun, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, maka salah seorang Anggota Direksi yang ditunjuk secara tertulis oleh Direktur Utama berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta melaksanakan tugas-tugas Direktur Utama.62

c.

Dalam hal Direktur Utama tidak melakukan penunjukan, maka Anggota Direksi yang terlama dalam jabatan berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta melaksanakan tugas-tugas Direktur Utama.63

d.

Dalam hal terdapat lebih dari 1 (satu) orang Anggota Direksi yang terlama dalam jabatan, maka Anggota Direksi yang terlama dalam jabatan dan yang tertua dalam usia yang berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta melakukan tugas-tugas Direktur Utama.64

e.

Dalam hal salah seorang Anggota Direksi selain Direktur Utama berhalangan karena sebab apapun, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, maka Anggota-Anggota Direksi lainnya menunjuk salah seorang Anggota Direksi untuk melaksanakan tugas-tugas Direksi yang berhalangan tersebut.65

f.

Direksi untuk perbuatan tertentu berhak mengangkat seorang atau lebih sebagai wakil atau kuasanya dengan memberikan kepadanya kekuasaan yang diatur dalam surat kuasa.

g.

Direksi dapat menetapkan Pelaksana Harian (PLH) Direktur untuk mengisi kekosongan jabatan Direktur dalam hal Anggota Direksi yang bersangkutan berhalangan sementara. Berhalangan sementara maksudnya adalah jabatan masih terisi tetapi karena sesuatu hal Anggota Direksi yang bersangkutan tidak dapat melaksanakan tugas jabatannya, seperti berhalangan karena cuti dan tugas kedinasan di dalam maupun di luar negeri.

h.

Penetapan Pelaksana Harian (PLH) Direktur mengikuti ketentuan berikut: 1) Penunjukan Pelaksana Harian (PLH) Direktur dilakukan melalui penerbitan surat keputusan Direksi. 2) Di dalam surat keputusan tersebut harus disebutkan secara jelas tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh Pelaksana Harian (PLH) Direktur selama Anggota Direksi yang digantikan berhalangan sementara. 3) Pengangkatan sebagai Pelaksana Harian (PLH) Direktur tidak boleh menyebabkan Anggota Direksi yang diangkat sebagai Pelaksana Harian (PLH) Direktur tersebut dibebaskan dari jabatan definitifnya dan tetap melaksanakan tugas dalam jabatan definitifnya.

Pasal 11 Ayat (21), Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Pasal 11 Ayat (22) Ibid, Pasal 11 Ayat (23) Ibid, Pasal 11 Ayat (24)


41


Kewenangan yg melekat pada Pelaksana Harian (PLH) Direktur selama menggantikan jabatan Direktur yang bersangkutan adalah sama dengan wewenang yg melekat pada jabatan tersebut dan tidak dibatasi pada tindakan-tindakan tertentu saja.

12. RAPAT DIREKSI a.

b.

66 67 69

Kebijakan Umum 1)

Rapat Direksi adalah rapat yang diselenggarakan oleh Direksi yang diadakan minimal setiap bulan 1 (satu) kali.

2)

Berdasarkan bentuknya, Rapat Direksi dikelompokkan menjadi 3 (tiga) yaitu Rapat Internal Direksi, Rapat Direksi dengan pejabat satu tingkat di bawah Direksi, dan Rapat Direktorat. Berdasarkan sifatnya, Rapat Direksi dikelompokkan menjadi 3 (tiga) yaitu Rapat Rutin, Rapat Khusus dan Rapat Terbatas.

3)

Rapat Direksi dipimpin oleh Direktur Utama. Dalam hal Direktur Utama berhalangan maka salah seorang Direktur yang ditunjuk secara tertulis oleh Direktur Utama yang memimpin Rapat Direksi. Dalam hal Direktur Utama tidak melakukan penunjukan maka salah seorang Direktur yang terlama dalam jabatan sebagai Anggota Direksi yang memimpin Rapat Direksi. Dalam hal Direktur yang paling lama menjabat sebagai Anggota Direksi lebih dari 1 (satu) orang, maka Direktur yang terlama dalam jabatan dan yang tertua dalam usia yang bertindak sebagai pimpinan rapat.66

4)

Rapat Direksi dapat diselenggarakan setiap waktu apabila dipandang perlu oleh seorang atau lebih Anggota Direksi, atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih Anggota Dewan Komisaris, atau atas permintaan tertulis dari 1 (satu) orang atau lebih Pemegang Saham yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara.67

Jadwal dan Agenda Rapat 1)

Panggilan Rapat Direksi dilakukan oleh Anggota Direksi yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Sekretaris Perusahaan.

2)

Panggilan Rapat Direksi disampaikan secara tertulis kepada setiap Anggota Direksi dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan atau dalam jangka waktu yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat.68

3)

Panggilan rapat harus mencantumkan agenda, tanggal, waktu dan tempat rapat.69

4)

Dalam setiap Rapat Direksi, Direksi melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan tindak lanjut hasil keputusan rapat sebelumnya.

Pasal 12 Ayat (11), (12), (13) dan (14) Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Pasal 12 Ayat (4) Ibid, Pasal 12 Ayat (7)


42

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 68

Ibid, Pasal 12 Ayat (6)

69

Ibid, Pasal 12 Ayat (7)


43

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 c.

d.

e.

Tempat Rapat 1)

Rapat Direksi diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau di tempat lain di wilayah Republik Indonesia.70

2)

Rapat Direksi dapat juga dilakukan dengan menggunakan sarana telepon konferensi atau sistem komunikasi lain sejenis dimana para Anggota Direksi yang berpartisipasi dalam Rapat tersebut dapat saling berkomunikasi dan partisipasi demikian dianggap kehadiran secara langsung dalam Rapat.

Kehadiran Dalam Rapat 1)

Seorang Anggota Direksi hanya dapat mewakili seorang Anggota Direksi lainnya dalam Rapat Direksi berdasarkan surat kuasa secara tertulis.71

2)

Rapat Direksi dihadiri oleh para Direktur. Rapat Direksi dapat mengundang Anggota Dewan Komisaris dan pejabat satu level di bawah Direksi atau pejabat lain.

Mekanisme Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan dalam Rapat Direksi harus berpedoman pada prinsip-prinsip sebagai berikut:

70 71 72 73

1)

Semua keputusan Direksi harus berdasarkan itikad baik, pertimbangan rasional dan telah melalui penelaahan secara mendalam terhadap berbagai hal-hal yang relevan, informasi yang cukup dan bebas dari benturan kepentingan serta dibuat secara independen oleh masing-masing Direktur.

2)

Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat, apabila lebih dari � (satu per dua) dari jumlah Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili dalam rapat.

3)

Keputusan Rapat Direksi harus diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil dengan suara terbanyak. Apabila jumlah suara yang setuju dan tidak setuju berimbang, maka keputusan rapat adalah yang sama dengan pendapat pimpinan rapat. Pengambilan keputusan rapat mengenai diri orang dilakukan dengan pemilihan secara tertutup.72

4)

Setiap Anggota Direksi yang hadir berhak untuk mengeluarkan 1 (satu) suara ditambah 1 (satu) suara untuk Anggota Direksi yang diwakilinya.

5)

Suara blanko (abstain) dianggap menyetujui hasil keputusan rapat. Suara yang tidak sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam rapat.73

6)

Anggota Direksi diperkenankan untuk tidak setuju walaupun secara keseluruhan jumlah suara yang setuju lebih banyak. Dalam hal seperti ini maka keputusan tidak

Pasal 12 Ayat (5) Anggaran Dasar Perseroan Ibid, Pasal 12 Ayat (16) Ibid, Pasal 12 Ayat (17), (18) dan (20) Ibid, Pasal 12 Ayat (22) dan (23)


43

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 setuju tersebut harus tercatat dalam risalah rapat sebagai bentuk dari dissenting opinion. 7)

Untuk menjaga independensi dan objektivitas, setiap Anggota Direksi yang memiliki benturan kepentingan diharuskan untuk tidak ikut serta dalam pemberian suara untuk pengambilan keputusan. Hal tersebut harus dicatat dalam risalah rapat.

8)

Direksi dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Direksi, dengan ketentuan semua Anggota Direksi memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis dengan menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat Direksi. Keputusan yang diambil dengan mekanisme tersebut disebut keputusan sirkuler.

9)

Keputusan Direksi melalui sirkuler diajukan oleh salah seorang atau lebih Anggota Direksi dan seluruh Anggota Direksi harus memberikan persetujuan atas usulan yang diajukan dalam keputusan sirkuler tersebut. Apabila terhadap usulan yang diajukan terdapat Anggota Direksi yang tidak memberikan persetujuan maka keputusan sirkuler tidak bisa diambil.

10) Keputusan-keputusan yang menyangkut aspek-aspek strategis harus dilakukan melalui mekanisme Rapat Direksi. Aspek-aspek strategis tersebut antara lain meliputi semua perbuatan Direksi yang harus mendapatkan persetujuan RUPS setelah mendapatkan rekomendasi tertulis Dewan Komisaris serta semua perbuatan Direksi yang harus mendapatkan persetujuan tertulis Dewan Komisaris. 11) Dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari sejak disampaikannya usulan tindakan beserta dokumen pendukung dan informasi lainnya secara lengkap di dalam rapat, Direksi harus memberikan keputusan atas usulan tindakan dimaksud. 12) Direksi mengkomunikasikan keputusan tersebut kepada tingkatan organisasi di bawahnya yang terkait dengan keputusan tersebut dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari sejak keputusan disahkanjditandatangani oleh Direksi. f.

74

Risalah Rapat 1)

Risalah Rapat Direksi harus dibuat untuk setiap Rapat Direksi dan sebagai pengesahannya ditandatangani oleh Ketua Rapat dan seluruh Anggota Direksi yang hadir dalam rapat.74 Apabila risalah tersebut dibuat oleh Notaris maka penandatanganan tidak disyaratkan.

2)

Dalam risalah Rapat Direksi harus dicantumkan pula pendapat yang berbeda (dissenting comments) dengan apa yang diputuskan dalam Rapat Direksi (bila ada).

3)

Risalah Rapat Direksi harus memuat dinamika rapat dimana tergambar jalannya rapat. Hal ini penting untuk dapat melihat proses pengambilan keputusan dan sekaligus dapat menjadi dokumen hukum dan alat bukti yang sah untuk menentukan akuntabilitas dari hasil suatu keputusan rapat.



44


5)

Pembicaraan dan keputusan dari rapat Direksi yang menggunakan sarana telekonferensi, video konferensi atau melalui sarana media elektronik atau sistem komunikasi lain yang sejenis tersebut harus dituangkan dalam suatu risalah rapat. Apabila dalam pelaksanaan rapat digunakan rekaman audio, maka rekaman audio tersebut menjadi bagian yang tak terpisahkan dari risalah rapat. Risalah Rapat Direksi harus mencantumkan: Tempat, tanggal dan waktu rapat diadakan Agenda yang dibahas Hasil tindak lanjut atas keputusan rapat sebelumnya Daftar hadir Lamanya rapat berlangsung Berbagai pendapat yang terjadi dalam rapat Individu yang mengemukakan pendapat Proses pengambilan keputusan Keputusan yang diambil Pernyataan keberatan terhadap keputusan rapat apabila tidak terjadi kebulatan pendapat (dissenting opinion).

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

6)

Risalah rapat harus dilampiri surat kuasa yang diberikan khusus oleh Anggota Direksi yang tidak hadir kepada Anggota Direksi lainnya.

7)

Draft risalah rapat harus sudah disampaikan oleh Sekretaris Perusahaan kepada Anggota Direksi selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak pelaksanaan Rapat Direksi.

8)

Dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak tanggal dilaksanakannya rapat, setiap Anggota Direksi yang hadir dan/atau diwakili dalam Rapat Direksi harus sudah menandatangani risalah rapat tersebut.

9)

Perbaikan atas risalah rapat dimungkinkan dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak pelaksanaan rapat. Jika tidak ada usulan perbaikan atas isi risalah rapat dalam jangka waktu tersebut, maka seluruh peserta rapat dianggap menyetujui isi risalah rapat tersebut.

10) Satu salinan Risalah Rapat Direksi disampaikan kepada Dewan Komisaris untuk diketahui.75 11) Setiap Anggota Direksi berhak menerima salinan risalah rapat Direksi, meskipun yang bersangkutan tidak hadir dalam rapat tersebut. 12) Salinan risalah Rapat Direksi harus diadministrasikan secara baik, dijilid dalam kumpulan tahunan dan disimpan sebagaimana layaknya dokumen perusahaan oleh Sekretaris Perusahaan serta harus tersedia bila diminta oleh setiap Anggota Direksi. 13) Dalam hal rapat tidak diikuti Sekretaris Perusahaan, risalah rapat dibuat oleh salah seorang Anggota Direksi yang ditunjuk dari antara mereka yang hadir.

75



45

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 13. ORGAN PENDUKUNG DIREKSI a.

SATUAN PENGAWASAN INTERNAL Fungsi Satuan Pengawasan Internal, yaitu: 1) Menjadi penilai independen yang berperan membantu Direktur Utama dalam mengamankan investasi dan aset Perseroan secara efektif. 2) Melakukan analisa dan evaluasi efektivitas sistem dan prosedur pada semua bagian dan unit kegiatan Perseroan. 3) Melakukan koordinasi dengan Komite Audit dan mendampingi pelaksanaan audit oleh auditor eksternal agar kelancaran proses audit dapat tercapai. Tugas Satuan Pengawasan Internal yaitu memastikan apakah jaringan pengorganisasian dari proses-proses manajemen risiko, pengendalian, dan tata kelola, sebagaimana yang telah dirancang dan dilaksanakan oleh manajemen telah berjalan secara memadai dan berfungsi secara baik. Hal ini dimaksudkan guna memastikan bahwa: 1) Semua risiko yang ada telah diidentifikasi dan dikelola secara cukup. 2) Interaksi antara Satuan Pengawasan Internal dengan berbagai satuan pengelola (governance group) berjalan sebagaimana mestinya. 3) Semua informasi mengenai keuangan, manajerial dan kegiatan operasional yang penting disajikan secara akurat, dapat dipercaya dan tepat waktu. 4) Semua tindakan perbuatan pegawai tidak ada yang bertentangan dengan kebijakan, standar, prosedur dan ketentuan hukum maupun regulasi yang berlaku. 5) Semua sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan usaha didapatkan secara ekonomis, digunakan secara efisien, dan dipelihara secukupnya. 6) Semua program, rencana dan tujuan Perusahaan dapat dicapai. 7) Kualitas dari proses pengendalian organisasi telah disempurnakan secara terbuka. 8) Semua isu mengenai ketentuan hukum dan regulasi yang berdampak buruk kepada Perseroan telah diketahui dan diatasi secara memadai. Tanggung jawab Satuan Pengawasan Internal yaitu melaksanakan seluruh kegiatan yang berada dalam lingkup pemeriksaan meliputi pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan serta efektifitas sistem pengendalian intern yang diterapkan Perusahaan. Oleh karena itu Kepala dan seluruh Auditor Satuan Pengawasan Internal bertanggungjawab untuk: 1) Membangun sebuah rencana audit tahunan yang fleksibel dengan menggunakan metodologi berbasis risiko yang memadai, mencakup risiko dan pengendalian yang menurut hasil indentifikasi yang dilakukan manajemen perlu mendapat perhatian. 2) Mengimplementasikan rencana audit tahunan yang telah ditetapkan. 3) Memelihara profesionalisme auditor dengan pengetahuan, keterampilan, pengalaman serta program sertifikasi yang memadai melalui pendidikan yang berkesinambungan dan keterlibatan dalam kegiatan organisasi profesi. 4) Mengevaluasi serta menilai fungsi-fungsi yang dimerger atau dikonsilidasikan dan jasajasa, proses-proses, kegiatan-kegiatan, serta proses pengendalian yang mengalami perubahan sebagai akibat pembangunan baru, pengimplementasian maupun penyempurnaannya 5) Memeriksa atau mengkaji: a) Kecukupan dan efektifitas pengendalian intern yang ada; b) Kehandalan dan integritas keuangan dan kegiatan operasional, termasuk alat untuk mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasi dan melaporkan informasi dimaksud;


46

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 c)

Sistem yang dibangun untuk memastikan kepatuhan kepada rencana, kebijakan, prosedur, undang-undang dan regulasi yang dampaknya signifikan terhadap kegiatan operasional dan pelaporan; d) Alat untuk mengamankan aset dari berbagai kerusakan, kehilangan, pencurian, dan penyalahgunaan; e) Penggunaan semua sumber daya yang ada secara ekonomis dan efisien; f) Program dan kebijakan operasi apakah telah berfunngsi sebagaimana mestinya dan memberikan hasil sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan semula. 6) Membuat laporan berkala mengenai ringkasan hasil kegiatan audit. 7) Melakukan kajian terhadap tindak lanjut temuan audit yang dilaksanakan oleh auditee. 8) Selalu menginformasikan kecenderungan perkembangan dan praktik yang berhasil di bidang Internal Auditing kepada Komite Audit. 9) Membuat daftar ukuran dari tujuan utama berikut hasilnya untuk kepantingan Komite Audit. 10) Turut serta dalam studi mengenai keuangan dan manajemen, dan dalam pelaksanaan investigasi terhadap kegiatan dalam Perusahaan yang dicurigai mengandung risiko kecurangan, dan melaporkan hasilnya kepada manajemen dan Komite Audit dalam hal auditor tidak dimaksudkan untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sama dengan pejabat khusus di bidang investigasi fraud. 11) Turut serta dalam mempertimbangkan rentang atau ruang lingkup pekerjaan (scope of work) dari Auditor Eksternal maupun pemeriksaan lain (BPK dan BPKP) untuk mendapatkan cakupan audit (audit coverage) yang optimal dengan biaya yang memadai. Wewenang Satuan Pengawasan Internal, yaitu: 1) Menyusun, mengubah dan melaksanakan Internal Audit Charter termasuk menentukan prosedur dan lingkup pelaksanaan pekerjaan audit. 2) Mendapatkan akses terhadap semua dokumen, data, pencatatan, personal dan fisik, informasi atas objek audit yang dilaksanakan berkaitan dengan pelaksanaan tugas. 3) Melakukan verifikasi dan uji kehandalan terhadap informasi yang diperoleh, dalam kaitan dengan penilaian efektivitas sistem audit. 4) Menilai dan menganalisa aktivitas Perseroan, namun tidak mempunyai kewenangan dalam pelaksanaan dan tanggung jawab atas aktivitas yang direview/diaudit. 5) Mengalokasikan sumber daya auditor internal, menentukan fokus, ruang lingkup dan jadwal audit, penerapan teknik yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan audit, mengklarifikasi dan membicarakan hasil audit, meminta tanggapan lisan/tertulis pada auditee, memberikan saran dan rekomendasi. 6) Mendapatkan saran dari narasumber yang profesional dalam kegiatan auditing. 7) Menyampaikan laporan dan melakukan konsultasi dengan Direktur utama, berkoordinasi dengan pimpinan lainnya dan jika diminta oleh pimpinan dapat memberikan peringatan/warning atau teguran bila terjadi penyimpangan. 8) Mengusulkan staf Satuan Pengawas Internal untuk promosi, rotasi, mengikuti pendidikan, pelatihan, seminar dan kursus yang berkaitan dengan kelancaran tugastugas audit atau untuk memenuhi kompetensi staf/auditor sesuai tuntutan dan jenjang karier yang telah ditetapkan oleh Perseroan.


47


SEKRETARIS PERUSAHAAN Fungsi Sekretaris Perusahaan dijalankan oleh Divisi Sekretaris Perusahaan dan Hubungan Masyarakat yang bertanggungjawab secara langsung kepada Direktur Utama yang memiliki fungsi pokok yaitu membantu Direksi di bidang kesekretariatan perusahaan, administrasi perusahaan, hubungan kemasyarakatan, protol, kerjasama antar perusahaan, promosi perusahaan dan bidang lain yang merupakan unsur penunjang kegiatan perusahaan. Tugas pokok Divisi Sekretaris Perusahaan dan Hubungan Masyarakat yaitu melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan dan administrasi pimpinan perusahaan serta melaksanakan kegiatan hubungan kemasyarakatan, promosi dan kemitraan perusahaan. Tugas-tugas Divisi Sekretaris Perusahaan dan Hubungan Masyarakat adalah sebagai berikut: 1) Membuat rencana kerja dan anggaran tahunan divisinya. 2) Membuat rencana program CSR. 3) Menyusun rencana promosi perusahaan. 4) Membuat dan memperbarui secara berkala Daftar Khusus. 5) Membuat dan memperbarui secara berkala Daftar Pemegang Saham. 6) Bertanggung jawab dalam penyelenggaraan RUPS. 7) Memastikan Perseroan mematuhi ketentuan tentang keterbukaan dan pengungkapan informasi dalam Laporan Tahunan (Annual Report). 8) Melaksanakan penyelenggaraan rapat-rapat dalam lingkungan Direksi, baik yang bersifat rutin maupun non-rutin. 9) Menyelenggarakan kegiatan di bidang kesekretariatan dalam lingkungan Direksi dan Perseroan serta pengadministrasiannya. 10) Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan komersil dan non komersil. 11) Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen perusahaan. 12) Membantu dan berperan secara aktif untuk kelancaran kegiatan divisi komersil (persyaratan tender, menyediakan market tools). 13) Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stakeholder. 14) Mengkoordinasikan dalam proses penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP), Laporan Manajemen, dan Laporan Tahunan (Annual Report). 15) Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan/atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal. 16) Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Direksi. 17) Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi termasuk menghadiri Rapat Direksi dan membuat Risalah Rapat Direksi. 18) Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan. 19) Melakukan up-date website perusahaan. 20) Membina hubungan baik dengan media massa. 21) Melaksanakan kegiatan sponsorship perusahaan. Wewenang Divisi Sekretaris Perusahaan dan Hubungan Masyarakat adalah sebagai berikut: 1) Menetapkan sistem dan prosedur persuratan maupun kearsipan dalam lingkungan Direksi dan Perseroan. 2) Melihat catatan-catatan, risalah-risalah rapat Direksi, dokumen-dokumen Perseroan maupun laporan-laporan dalam rangka kegiatan penyediaan informasi yang diperlukan oleh Direksi.


48


Meminta laporan kemajuan pelaksanaan hasil keputusan Direksi yang dilaksanakan oleh person in charge. 4) Meminta data/informasi/penjelasan yang dibutuhkan Direksi kepada pihak-pihak terkait di dalam maupun di luar Perseroan untuk keperluan pelaksanaan tugas Direksi. 5) Meningkatkan serta meminta penjelasan dari person in charge (PIC) Perseroan yang mengalami keterlambatan dalam tahapan proses pelaksanaan keputusan Direksi. 6) Mengingatkan serta meminta penjelasan dari satuan-satuan kerja/pihak terkait atas keterlambatan penyediaan bahan-bahan/informasi/data yang dibutuhkan oleh Direksi. 7) Mewakili Direksi untuk berhubungan dengan pihak-pihak di luar Perseroan dan atau di dalam Perseroan sesuai dengan penugasan yang diberikan serta kebijakan yang telah ditentukan. 8) Mengusulkan agenda rapat-rapat Direksi dengan pihak-pihak di dalam/luar Perseroan. 9) Menghadiri rapat-rapat Direksi dengan pihak-pihak di dalam/luar Perseroan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya. 10) Menggunakan fasilitas-fasilitas kesekretariatan untuk melaksanakan tugas-tugasnya. 14. HUBUNGAN DENGAN ANAK PERUSAHAAN DAN PERUSAHAAN AFILIASI a.

b.

Prinsip Umum 1)

Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi merupakan badan hukum tersendiri yang memiliki Organ Perusahaan yang berbeda.

2)

Mekanisme yang berlaku di antara Perseroan dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi harus dilakukan melalui mekanisme korporasi yang sehat dan menerapkan prinsip-prinsip GCG.

3)

Dalam bertransaksi dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi, Perseroan senantiasa melandasi diri dengan prinsip-prinsip sebagai berikut: a. Transparansi, adanya keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan untuk melaksanakan transaksi dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan norma-norma etika bisnis. b. Akuntabilitas, adanya kejelasan fungsi, pelaksanaan dan pertanggung jawaban segenap Jajaran Manajemen ketika bertransaksi dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi. c. Kemandirian, bahwa dalam melaksanakan transaksi dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi, segenap Jajaran Manajemen bertugas secara profesional tanpa adanya benturan kepentingan maupun pengaruh/tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat. d. Kewajaran, adanya keadilan bagi semua pihak, baik bagi Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi maupun pihak-pihak tidak terafiliasi, dalam bertransaksi dengan Perseroan.

Pemisahan Fungsi Direktur baik sendiri-sendiri maupun bersama harus mampu memisahkan fungsi dan peranan jabatannya sebagai Direksi Perseroan, Pemegang Saham dan/atau Dewan Komisaris Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi.


49

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 c.

Mekanisme Pengawasan Mekanisme pengawasan terhadap Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi dilakukan dengan: 1) Penempatan wakil Perseroan sebagai Anggota Dewan Komisaris dan/atau Direktur Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi. 2) Keberadaan unit khusus yang menangani pengawasan dan pelaporan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi (jika diperlukan).

d.

Transaksi dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi 1)

Transaksi bisnis dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi harus dilakukan atas dasar arm’s length relationship sebagaimana layaknya transaksi bisnis dengan pihak yang tidak terafiliasi.

2)

Pada prinsipnya Perseroan mengedepankan prinsip kesetaraan terhadap Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi.

3)

Perlakuan istimewa hanya akan diberikan dengan kondisi dan batas waktu tertentu sepanjang sesuai dengan kepentingan Perseroan dalam jangka panjang serta memperoleh persetujuan RUPS dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.

4)

Apabila terdapat benturan kepentingan antara Perseroan dengan Anak Perusahaan dan Perusahaan Afiliasi, maka kepentingan Perseroan harus didahulukan.

15. PERTANGGUNGJAWABAN DIREKSI a.

Pertanggungjawaban Direksi dilakukan melalui RUPS Tahunan yang diselenggarakan paling lambat pada bulan Juni setelah tahun buku Perseroan ditutup.

b.

Direksi harus menyusun pertanggungjawaban pengelolaan Perseroan dalam bentuk: 1) Laporan Keuangan Tahunan yang terdiri dari Neraca dan Perhitungan Laba Rugi dari tahun buku yang bersangkutan serta penjelasan atas dokumen tersebut untuk mendapat pengesahan RUPS. 2) Laporan Tahunan (Annual Report) mengenai keadaan dan jalannya Perseroan, hasil yang telah dicapai, perkiraan mengenai perkembangan Perseroan di masa yang akan datang, kegiatan utama Perseroan dan perubahannya selama tahun buku serta rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan Perseroan untuk mendapatkan persetujuan RUPS.

c.

Laporan Keuangan Tahunan, Laporan Tahunan (Annual Report), serta bahan-bahan lain yang akan dibahas dalam RUPS harus tersedia sebelum RUPS diselenggarakan, sesuai mekanisme yang berlaku untuk memungkinkan Pemegang Saham melakukan penilaian.

d.

Dengan diberikannya persetujuan atas Laporan Tahunan (Annual Report) dan pengesahan atas Laporan Keuangan berarti RUPS telah memberi pelunasan dan pembebasan tanggung jawab sepenuhnya (acquit et decharge) kepada para Direktur atas pengurusan Perseroan yang telah dijalankan selama tahun buku yang lalu sejauh hal-hal tersebut tercermin dari Laporan Tahunan (Annual Report).


50

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 e.

Pelunasan dan pembebasan tanggung jawab tersebut tidak mengurangi tanggung jawab masing-masing Direktur dalam hal terjadi tindak pidana atau kesalahan dan/atau kelalaian yang menimbulkan kerugian bagi pihak ketiga yang tidak dapat dipenuhi dengan aset Perseroan.


51


BAB V RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan Organ Perseroan yang memiliki semua kewenangan yang tidak didelegasikan kepada Dewan Komisaris dan Direksi. RUPS berfungsi sebagai sarana bagi Pemegang Saham dalam mempengaruhi dan mengarahkan Perseroan. 1.

RUPS PENGESAHAN RKAP Prosedur pengesahan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) adalah sebagai berikut: a. Direksi menyiapkan draft RKAP dengan berkoordinasi dengan Komite Dewan Komisaris. b. Direksi menyampaikan usulan draft RKAP kepada Dewan Komisaris untuk ditelaah dan disetujui. c. Dewan Komisaris melakukan kajian atas draft RKAP dan bila dipandang perlu, Dewan Komisaris memberikan masukan/nasehat untuk perbaikan. d. Apabila ada masukan/nasehat dari Dewan Komisaris, maka Direksi melakukan perbaikan draft RKAP untuk diajukan ulang kepada Dewan Komisaris. e. Apabila tidak ada masukan/nasehat, maka Direksi mengajukan permohonan persetujuan RKAP kepada Pemegang Saham paling lambat 60 (enam puluh) hari sebelum dimulainya tahun buku yang akan datang. f. RUPS memberikan persetujuan dan pengesahan terhadap RKAP yang diajukan paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah tahun anggaran berjalan (tahun anggaran RKAP yang bersangkutan).

2.

RUPS PENGESAHAN LAPORAN TAHUNAN Prosedur pengesahan Laporan Tahunan adalah sebagai berikut: a. Direksi menyiapkan draft Laporan Tahunan. b. Direksi menyampaikan draft Laporan Tahunan kepada Dewan Komisaris untuk ditelaah dan disetujui. c. Dewan Komisaris melakukan kajian atas draft Laporan Tahunan dan bila dipandang perlu, Dewan Komisaris memberikan masukan/nasehat untuk perbaikan. d. Apabila ada masukan/nasehat dari Dewan Komisaris, maka Direksi melakukan perbaikan Laporan Tahunan untuk diajukan ulang kepada Dewan Komisaris. e. Dewan Komisaris dan Direksi menandatangani Laporan Tahunan untuk diajukan kepada RUPS. f. Direksi mengirimkan undangan penyelenggaraan RUPS Tahunan, paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum RUPS diadakan dengan tidak memperhitungkan tanggal pemanggilan dan tanggal RUPS diadakan. g. Direksi menyelenggarakan RUPS Tahunan yang diadakan paling lambat pada bulan Juni setelah penutupan tahun buku yang bersangkutan. h. RUPS memberikan putusan terhadap Laporan Tahunan yang diajukan.

3.

RUPS PENGESAHAN RJPP Prosedur pengesahan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) adalah sebagai berikut: a. Direksi menyiapkan draft RJPP dengan berkoordinasi dengan Komite Dewan Komisaris. b. Direksi menyampaikan usulan draft RJPP kepada Dewan Komisaris untuk ditelaah dan disetujui.


52

Lampiran Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT PPI (Persero) Nomor 62/DK/PT.PPI/XII/2013 Nomor 43/DU/SKD/PPI/XII/2013 c. d. e. f.

4.

Dewan Komisaris melakukan kajian atas draft RJPP dan bila dipandang perlu, Dewan Komisaris memberikan masukan/nasehat untuk perbaikan. Apabila ada masukan/nasehat dari Dewan Komisaris, maka Direksi melakukan perbaikan RJPP untuk diajukan ulang kepada Dewan Komisaris. Apabila tidak ada masukan/nasehat, maka Direksi mengajukan permohonan persetujuan RJPP kepada Pemegang Saham. RUPS memberikan persetujuan terhadap RJPP yang diajukan.

RUPS PENUNJUKAN KAP Penetapan oleh RUPS Prosedur penetapan KAP melalui RUPS Perseroan adalah sebagai berikut: a. Dewan Komisaris menyusun Term Of Reference (TOR) dan short list calon KAP kepada Direksi, paling lambat 90 (sembilan puluh) hari sebelum RUPS dilaksanakan. b. Direksi selanjutnya menyusun Kerangka Acuan Kerja dan Owner Estimate yang akan digunakan dalam proses pengadaan jasa KAP. c. Kerangka Acuan Kerja dan Owner Estimate disampaikan ke fungsi pengadaan untuk dilakukan proses pengadaan jasa KAP oleh Panitia Pengadaan Barang dan/atau Jasa sesuai ketentuan yang berlaku, paling lambat 60 (enam puluh) hari sebelum RUPS dilaksanakan. d. Panitia Pengadaan Barang dan/atau Jasa melakukan proses pengadaan jasa KAP dan selanjutnya mengajukan usulan pemenang kepada Direksi. e. Direksi mengirimkan usulan pemenang kepada Dewan Komisaris untuk ditelaah lebih lanjut. f. Dewan Komisaris mengajukan permohonan penetapan KAP kepada RUPS. g. RUPS memberikan putusan terhadap KAP yang diajukan. Penetapan melalui pelimpahan wewenang dari RUPS kepada Dewan Komisaris Prosedur penetapan KAP melalui pelimpahan wewenang dari RUPS kepada Dewan Komisaris adalah sebagai berikut: a. RUPS menetapkan kewenangan penunjukan KAP kepada Dewan Komisaris. b. Dewan Komisaris menyusun Term Of Reference (TOR) dan short list calon KAP dan menyampaikannya kepada Direksi, paling lambat 90 (sembilan puluh) hari sebelum RUPS dilaksanakan. c. Direksi menyusun Kerangka Acuan Kerja dan Owner Estimate. d. Kerangka Acuan Kerja dan Owner Estimate disampaikan ke fungsi pengadaan untuk dilakukan proses pengadaan jasa KAP oleh Panitia Pengadaan Barang dan/atau Jasa sesuai ketentuan yang berlaku, paling lambat 60 (enam puluh) hari sebelum RUPS dilaksanakan. e. Panitia Pengadaan Barang dan/atau Jasa melakukan proses pengadaan jasa KAP dan selanjutnya mengajukan usulan pemenang kepada Direksi. f. Direksi mengirimkan usulan pemenang kepada Dewan Komisaris untuk ditelaah lebih lanjut. g. Dewan Komisaris menetapkan KAP yang diajukan.


53


BOARD MANUAL PT PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA (PERSERO)

Recommend Documents